Pequenas
Melhorias
Grandes Resultados Finanรงas
Alziro Fernandes Valejo da Silva Gisela Brumana da Silva
Pequenas
Melhorias
Grandes Resultados Finan莽as
SEBRAE/ES Vit贸ria, 2014
Pequenas
Melhorias
Grandes Resultados Finanรงas
© 2014. Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas – SEBRAE/ES. Todos os direitos reservados. A reprodução não autorizada desta publicação, no todo ou em parte, constitui violação dos direitos autorais (Lei n° 9610/98).
INFORMAÇÕES E CONTATOS Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas – SEBRAE/ES Unidade de Capacitação Empresarial – UCE Avenida Jerônimo Monteiro, 935, Centro, Vitória/ES - CEP: 29.010-003 Telefone: 0800 570 0800 Site: www.es.sebrae.com.br Presidente do Conselho Deliberativo Marcos Guerra Diretor Superintendente José Eugênio Vieira
Sumário FINANÇAS 1. CAIXA 2. MOVIMENTO BANCÁRIO 3. CONTROLE DE CONTAS A RECEBER
Diretor de Atendimento Ruy Dias de Souza
4. CONTROLE DE CONTAS A PAGAR
Diretor Técnico Benildo Denadai Gerente da Unidade de Atendimento Individual – UAI Janine Bebber Chamon
5. PRAZOS MÉDIOS
Gerente da Unidade de Capacitação Empresarial – UCE João Vicente Pedrosa Moreira
6. FLUXO DE CAIXA
Equipe Técnica Greice de Menezes Xavier - UAI Marceliy Frassi Bridi – UCE Consultor Conteudista Alziro Fernandes Valejo da Silva – Aval Consultoria Gisela Brumana da Silva – BPM Comércio, Serviço e Participações
7. CAPITAL DE GIRO 8. DEMONSTRATIVO DE RESULTADO
SILVA, Alziro Fernandes Valejo da. Pequenas Melhorias Grandes Resultados: finanças, gestão de estoque e compras/ Alziro Fernandes Valejo da Silva, Gisela Brumana da Silva- Vitória: SEBRAE/ES, 2014. 52 p.: il. Color.(Sebrae Total; v.2)
9. FORMAÇÃO DE PREÇO GESTÃO DE COMPRAS E ESTOQUE
Finanças. Título. CDU 658.15
ANEXOS
6 8 11 14 20 21 24 27 28 31 36 37
6
FINANÇAS
Muitos empresários não têm esta resposta. Se você tem este número, parabéns!
Você acha importante acompanhar as entradas e saídas de dinheiro da sua empresa?
Isso é importante para você? Claro que sim!
Tenho certeza que sua resposta é sim. Certamente, você já ouviu dizer que o maior motivo de quebra de empresas é o descontrole financeiro. Mas será que é difícil organizar o caixa de um negócio? Vamos imaginar uma dona de casa como se fosse a gerente financeira de uma empresa. Ela tem que somar o valor total das entradas de dinheiro da família (salários, comissões, etc.) e comparar com o total das contas a pagar da casa (aluguel, farmácia, supermercado, escola, etc.). Na prática, ela está fazendo a gestão financeira da família para que ninguém se endivide. Regra fundamental a ser seguida:
O total das saídas de dinheiro tem que ser menor que o das entradas.
Desafio Será que você consegue fazer este tipo de trabalho nas contas de sua empresa? É o que faremos juntos, a partir de agora. Mãos à obra!
Tanto uma grande rede de supermercados quanto um mercadinho de bairro, precisam ter o seu caixa organizado. Além do caixa, existem outros controles financeiros importantes e que você deverá implantá-los em sua empresa. Então vamos ver em que podem melhorar seus atuais controles?
ALGUNS DOS CONTROLES FINANCEIROS BÁSICOS ¬ Controle Diário de Caixa; de ¬ Controle Movimento Bancário;
¬ Controle de Contas a Receber; ¬ Controle de Contas a Pagar
7
8
1. CAIXA Para que fazer? Para que se mantenha constantemente atualizado o Saldo de Caixa disponível para a empresa, permitindo que o empresário tome suas decisões no dia-a-dia. Como fazer? É um controle simples e de fácil utilização. Nele devem ser registradas todas as entradas e todas as saídas de dinheiro ocorridas no seu caixa, no mesmo dia em que elas acontecem.
9 Empresa: Casa da Vovó Ltda. Controle diário de caixa
Saldo do dia anterior
¬
Um breve histórico para identificar o que está ¬ ocorrendo – recebimento do cliente, pagamento do fornecedor, número da duplicata ou do cheque, etc.; do recebimento (entrada) ¬ Oouvalor do pagamento (saída); saldo é assim calculado: Valor da ¬ OEntrada menos o Valor da Saída.
1.000,00
DESCRIÇÃO
ENTRADA
01
Venda à vista NF nº 126
500,00
1.500,00
01
Recebimento de venda à prazo
600,00
2.100,00
01
Pagamento de compra à vista
100,00
2.000,00
01
Pagamento de DP nº 654/ X Atacado
800,00
1.200,00
01
Depósito em cheque no banco X
1.000,00
200,00
1.900,00
X-X
Totais
1.100,00
SAÍDA
Janeiro/15
DATA
Conforme modelo a seguir, anotando: A data em que ocorreu a operação de recebimento (entrada) ou de pagamento (saída);
Mês/ano:
SALDO A TRANSPORTAR
SALDO
200,00
Nota: o modelo para preenchimento encontra-se nos Anexos, no final deste material.
ANÁLISE: Para que o seu controle de caixa possa ser seu aliado, mantenha-o sempre atualizado, pois a finalidade dos controles financeiros é gerar informações úteis e confiáveis para que o empresário possa analisá-las e tomar decisões. Você deve anotar na coluna Entrada os recebimentos de vendas, efetuados no Caixa:
¬ Feitas em uma só parcela à vista;ou
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¬ A parte recebida à vista (a entrada);ou ¬ Relativos a cada uma das parcelas de venda a prazo.
Da mesma forma, você deve anotar na coluna Saída tanto os pagamentos das compras e de outros compromissos assumidos, efetuados no Caixa:
¬ Feitas em uma só parcela à vista;ou ¬ A parte paga à vista (a entrada);ou ¬ Relativos a cada parcela de compra a prazo. Atenção quando fizer uma transferência do Caixa para um Banco. Apesar do saldo do Caixa diminuir, a empresa não está fazendo nenhum pagamento. O dinheiro só está mudando de endereço, do Caixa para a conta do banco (ou vice versa).
DICAS: A principal função do controle Caixa é monitorar o saldo disponível. Mas ele também é muito eficiente para que se perceba se foram praticados erros de registro ou desvios de recursos – faça sua conferência diariamente. E quando o dinheiro começa a faltar no Caixa? Verifique se aumentaram:
¬ Os estoques; ¬ As compras à vista; ¬ Os prazos concedidos aos seus clientes;
(clientes em atraso) - melhore ¬ Aseuinadimplência cadastro e seu sistema de cobrança;
¬ As retiradas dos sócios; ¬ As saídas de recursos do negócio para outras atividades. E quando o dinheiro estiver sobrando no Caixa? Verifique se houve: nas compras maior do que o ¬ Redução necessário – não podem faltar mercadorias, senão poderemos perder vendas no futuro; muito forte nos prazos das vendas – ¬ Redução acompanhe o que o seu mercado vem praticando, senão poderemos perder competitividade no futuro, e em consequência, perder vendas.
2. MOVIMENTO BANCÁRIO Para que fazer? Para que se mantenha constantemente atualizado o saldo disponível em contas bancárias da empresa, permitindo que o empresário tome suas decisões no dia a dia. Como fazer? Este controle funciona de modo semelhante ao de Controle de Caixa, porém controla os saldos das contas bancárias da empresa.
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É um controle simples e de fácil utilização. Nele devem ser registrados, no mesmo dia em que acontecem, todos os créditos (entradas) e todos os débitos (saídas) ocorridos nas contas dos bancos. Conforme modelo a seguir, anote:
breve histórico para identificar o que ¬ Um ocasionou o crédito (recebimento de cliente ou crédito em conta) ou o débito (pagamento de fornecedor ou débito em conta) ou transferências, entre outros. saldo é assim calculado: Valor do ¬ OCrédito menos o Valor do Débito.
Nele você deve anotar na coluna Crédito os recebimentos, efetuados nas contas bancárias, das vendas:
¬ Feitas em uma só parcela à vista;ou ¬ A parte recebida à vista(a entrada);ou ¬ Relativos a cada uma das parcelas de venda a prazo. Da mesma forma, você deve anotar na coluna Débito tanto os pagamentos realizados pelas contas bancárias das compras:
Empresa: Casa da Vovó Ltda. CONTROLE DEMOVIMENTO BANCÁRIO Agencia: 2222-3
Mês/ano:
Janeiro/15
Conta Nº: 123.456-23
Saldo do dia anterior HISTÓRICO
CRÉDITO
01
Recebimento boletos nº 126 e 127
400,00
1.400,00
01
Depósito de cheques
800,00
2.200,00
01
Pagamento de fornecedores/Ch. 886
700,00
1.500,00
01
Débito em conta/ parcela empréstimo
300,00
1.200,00
01
Transferência para Caixa
600,00
600,00
1.600,00
X-X
1.200,00
DÉBITO
1.000,00
DIA
Totais
ANÁLISE: Para que o seu Controle de Movimento Bancário possa ser seu aliado, mantenha-o sempre atualizado.
data em que ocorreu a operação de ¬ Arecebimento ou de pagamento;
Banco: Brasil
Nota: o modelo para preenchimento encontra-se nos Anexos, no final deste material.
SALDO A TRANSPORTAR
SALDO
600,00
¬ Feitas em uma só parcela à vista;ou ¬ A parte paga à vista (a entrada);ou a uma compra feita sendo ¬ Relativos parte à vista e parte a prazo. Registre quando paga uma parcela de compra a prazo. Atenção quando fizer uma transferência de uma conta bancária para seu Caixa. Apesar do saldo do banco diminuir, a empresa não está fazendo nenhum pagamento. O dinheiro só está mudando de endereço, da conta do banco para o Caixa.
DICAS: Aqui, valem as mesmas dicas que você recebeu no Controle de Caixa.
13
14
15
Faça o seu Controle de Movimento Bancário para saber se os lançamentos realizados pelos bancos estão corretos.
Empresa: Casa da Vovó Ltda.
Existem empresas que esperam pelo extrato do banco para atualizar seus controles – e se for cobrado algum valor maior que o que deveria? Você terá como identificar?
DIA
CLIENTE
DESCRIÇÃO
VALOR
20
João da Silva
Boleto nº 1.234
CONTROLE DE CONTAS A PAGAR E A RECEBER
20
O ideal era que todas as nossas vendas fossem à vista.
Empresa: Casa da Vovó Ltda.
Considerando-se que isto dificilmente aconteça, temos que conviver tanto com vendas quanto com compras a prazo. Para manter os controles de previsão das datas dos recebimentos (das vendas a prazo) e dos pagamentos (das compras a prazo) precisamos dos Controles de Contas a Receber e de Contas Pagar. Pois, na prática, quando damos prazo para o cliente nos pagar, estamos financiando esses clientes.
3. CONTROLE DE CONTAS A RECEBER Para que fazer? Para que se tenha um controle de recebimento das vendas a prazo, te auxiliando a tomar suas decisões no dia a dia. Como fazer? Devem ser registradas as datas e os valores previstos e o acompanhamento dos efetivos recebimentos das vendas a prazo.
Controle de contas a receber
Mês/ano: Janeiro/15 RECEBIMENTO DATA
VALOR
1.000,00
20/01
1.000,00
Carlos Oliveira Cheque nº 5.678
600,00
20/01
600,00
Totais do dia
1.600,00
20/01
1.600,00
Controle de contas a receber DIA
CLIENTE
DESCRIÇÃO
VALOR
21
Fornecedora BB
Boleto nº 1.234
20
Atacado Ceará
Mês/ano: Janeiro/15 RECEBIMENTO DATA
VALOR
800,00
21/01
800,00
Cheque nº 5.678
600,00
20/01
600,00
Totais do dia
1.400,00
20/01
800,00
Nota: o modelo para preenchimento encontra-se nos Anexos, no final deste material.
ANÁLISE: O objetivo do controle de Contas a Receber é identificar quando e quanto deverá receber dos seus clientes. É sua agenda de recebimentos e ela deverá estar sempre atualizada. Acompanhe de perto seus títulos a receber que ainda estão ‘em aberto’ (ainda não recebidos). Sempre que seus clientes atrasam os pagamentos, você precisará de mais dinheiro para tocar seu negócio, o que te exigirá sacrifícios, reduzindo seu lucro.
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DICAS: Fique atento caso precise: Antecipar o recebimento de cheques pré-datados ¬ recebidos e vendas feitas através de cartões de crédito; constantemente os limites de contas ¬ Utilizar correntes/cheques especiais, pois isso demonstra
Atualizar esses dados, portanto deve ser uma tarefa contínua, aproveitando a visita do cliente para uma nova compra ou em função de uma campanha. A análise desses dados é fundamental para avaliar os riscos da venda a crédito e para definir a capacidade de crédito que cada cliente apresenta. Veja um modelo de Ficha Cadastral sugerido pelo SEBRAE:
descontrole e aumenta suas despesas financeiras; empréstimos para ¬ Realizar capital de giro com frequência. Acompanhe bem de perto os recebimentos de clientes tentando identificar quem são os que regularmente atrasam os pagamentos. Talvez você possa reduzir o valor de crédito ou descontos concedidos a clientes, ou ainda, aumentar a intensidade da cobrança sobre eles. Mas com certeza um cliente que sempre pagou bem e teve um problema momentâneo não deverá receber o mesmo tratamento que outro que sempre costuma atrasar e que se nega a pagar juros. É justo que o mal pagador pague mais juros, pois ele oferece mais risco para a empresa.
Seus bons clientes: o maior patrimônio de sua empresa.
DICAS SOBRE VENDAS A CRÉDITO ¬ FICHA CADASTRAL Manter os dados cadastrais dos clientes sempre atualizados é fundamental para sua segurança comercial (vender e receber).
MODELO DE FICHA CADASTRAL Data de cadastro: I - IDENTIFICAÇÃO DO CLIENTE Nome: CPF: RG: End. Residencial: Telefones (residêncial e celular): Filiação: II - INFORMAÇÕES DO CÔNJUGE Nome: CPF: RG: Empresa onde trabalha: Remuneração mensal: R$
Data Nasc.: Est. Civil:
Data Nasc.:
III - INFORMAÇÕES PROFISSIONAIS Empresa onde trabalha: End.: Telefone comercial: Data de admissão: Cargo: Remuneração mensal:
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18
¬ DOCUMENTAÇÃO
IV - INFORMAÇÕES PATRIMONIAIS Casa Própria: ( ) Sim ( ) Não Veículo próprio: ( ) Sim ( ) Não V - REFERÊNCIAS COMERCIAIS E PESSOAIS Empresas onde já comprou a prazo Empresa: Empresa:
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Com o objetivo de reduzir os riscos de não receber suas vendas você deve fazer uma análise dos documentos abaixo e definir qual o valor vai autorizar que cada cliente compre a prazo em sua empresa: • Carteira de identidade e CPF; Tel.: Tel.:
• Carteira de trabalho e contracheque; • Comprovante de residência;
Referências bancárias Banco: Banco:
Desde: Desde:
Referências pessoais Nome: Nome:
Limite: R$ Limite: R$
Tel.: Tel.:
Caso julgue necessário, conte com os serviços de centrais de informação e proteção ao crédito. Oriente-se com seu contador, pois alguns deles prestam serviços gratuitos enquanto outros cobram taxas pelos mesmos. Seguem alguns dos mais conhecidos:
Cartão(ões) de Crédito: 1) 2
Limite: R$ Limite: R$
VI - Observações
Declaro, sob as penas da lei, que as informações acima são verdadeiras. Local,
• Comprovante de renda.
de
de
Cliente
• SCR - O Sistema de Informações de Crédito do Banco Central é um banco de dados sobre operações e títulos com características de crédito e respectivas garantias contratados por pessoas físicas e jurídicas perante instituições financeiras no país. • SERASA EXPERIAN - É uma ferramenta de busca online para a sua empresa consultar dados cadastrais, comportamentais e financeiros de consumidores e empresas. Permite obter, em tempo real, informações atuais e históricas em um único clique, além de possibilitar a busca por nome ou razão social, caso você não possua o CPF ou o CNPJ do cliente. • SPC BRASIL - Cadastro positivo – é um banco de dados com informações de consumidores que têm histórico favorável de pagamento. A expectativa é que, colocada em prática, possa favorecer a queda dos juros bancários para os bons pagadores.
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4. CONTROLE DE CONTAS A PAGAR
ANÁLISE: O objetivo do Controle de Contas a Pagar é identificar quando e quanto deverá pagar a seus fornecedores. É sua agenda de pagamentos e deverá estar sempre atualizada.
Para que fazer? Para que se tenha um controle de pagamento das compras a prazo, auxiliando o empresário a tomar suas decisões no dia a dia. Como fazer? Devem ser registradas as datas e os valores previstos e o acompanhamento dos efetivos pagamentos das compras à prazo, conforme modelo a seguir. Empresa: Casa da Vovó Ltda. CONTROLE DE CONTAS A PAGAR DIA
FORNECEDOR
13
Casa Cidadã
13
Atacado Ceará
Mês/ano: Janeiro/15
DESCRIÇÃO
VALOR
Boleto nº 1.234
PAGAMENTO DATA
VALOR
2.600,00
13/01
2.600,00
Cheque nº 5.678 1.300,00
13/01
1.300,00
13/01
3.900,00
Totais do dia
3.900,00
Acompanhe de perto seus títulos a pagar que ainda estão ‘em aberto’ (ainda não pagos). Sempre que sua empresa atrasar o pagamento de um compromisso, vai pagar juros e precisará de mais dinheiro para tocar seu negócio, o que te exigirá sacrifícios, reduzindo seu lucro.
DICAS: Em tempos de caixa mais magro, por estar enfrentando alguma dificuldade financeira, por exemplo, estabeleça suas prioridades de pagamentos, de acordo com o grau de importância de cada fornecedor para o seu negócio, sempre considerando os valores que já se comprometeu a pagar. Negocie um novo prazo que você possa realmente cumprir e se reprograme. Desse modo sua empresa passará a ter mais credibilidade no mercado e você menos estresse na gestão financeira do seu negócio.
Empresa: Casa da Vovó Ltda. CONTROLE DE CONTAS A PAGAR
Mês/ano: Janeiro/15
DIA
FORNECEDOR
DESCRIÇÃO
VALOR
14
Fornecedora BB
Boleto nº 4.500
14
Distribuidora Vila
Nota nº 627 Totais do dia
PAGAMENTO DATA
VALOR
1.700,00
14/01
1.700,00
900,00
14/01
900,00
2.600,00
14/01
2.600,00
Nota: o modelo para preenchimento encontra-se nos Anexos, no final deste material.
5. PRAZOS MÉDIOS PRAZO MÉDIO DAS VENDAS A PRAZO Para que fazer? Para sabermos a média de dias que estamos concedendo para que os nossos clientes nos paguem.
21
22
Como fazer? Identificando, mês a mês, os valores vendidos a prazo e os respectivos prazos concedidos, conforme abaixo.
Meses
À Vista
30 dias
45 dias
60 dias
TOTAL
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Como fazer? Identificando, mês a mês, os valores comprados a prazo e os respectivos prazos concedidos, conforme abaixo. Meses
À Vista
30 dias
45 dias
60 dias
TOTAL
Janeiro
8.500,00
7.300,00
6.800,00
7.400,00
28.000,00
Janeiro
3.970,00
4.712,00
4.216,00
5.458,00
18.356,00
Fevereiro
9.600,00
8.500,00
5.000,00
7.800,00
29.100,00
Fevereiro
4.652,00
5.270,00
3.100,00
5.136,00
18.158,00
Março
7.200,00
9.500,00
8.000,00
6.400,00
28.900,00
Março
3.164,00
5.890,00
4.960,00
4.168,00
18.182,00
TOTAL
25.300,00
25.600,00
19.800,00
21.600,00
92.300,00
TOTAL
11.786,00
15.872,00
12.276,00
14.762,00
54.696,00
E após, calculando o prazo médio das vendas no período:
E após, calculando o prazo médio das vendas no período: PRAZOS (1)
VALOR - R$ (2)
PONDERAÇÃO (3) = (1) X (2)
A Vista
25.300,00
0,00
30 dias
25.600,00
768.000,00
45 dias
19.800,00
891.000,00
60 dias
21.600,00
936.000,00
TOTAL
92.300,00
2.955.000,00
Prazo Médio das Vendas = Total da coluna (3) ÷ Total da coluna (2) = 2.955.000,00 ÷ 92.300,00 = 32 dias (Estamos concedendo, em média, 32 dias para que nossos clientes nos paguem o que compraram a prazo).
PRAZO MÉDIO DAS COMPRAS A PRAZO Para que fazer? Para sabermos a média de dias que os nossos fornecedores estão nos concedendo para pagarmos as nossas compras.
PRAZOS (1)
VALOR - R$ (2)
PONDERAÇÃO (3) = (1) X (2)
A Vista
11.786,00
0,00
30 dias
15.872,00
476.160,00
45 dias
12.276,00
552.420,00
60 dias
14.762,00
885.720,00
TOTAL
54.696,00
1.914.300,00
Prazo Médio das Compras = Total da coluna (3) ÷ Total da coluna (2) = 1.914.000,00 ÷ 54.696,00 = 35 dias (Estamos recebendo dos nossos fornecedores, em média, 35 dias para pagarmos as nossas contas).
ANÁLISE: A empresa está recebendo de seus fornecedores, em média 35 dias para pagar as compras que faz. E está concedendo parte desse prazo para que seus clientes te paguem, ou seja, 32 dias.
24
Esta é uma situação confortável para o caixa da empresa, porém é importante acompanhar a inadimplência dos clientes (atrasos nos pagamentos) e manter boa política de concessão de crédito e de cobrança.
6. FLUXO DE CAIXA Como fazer? Este importante controle financeiro é elaborado usando as informações lançadas nos controles já vistos: Caixa, Bancos, Contas a Receber e Contas a Pagar, conforme apresentado abaixo, durante o período de 01/10 a 30/11. 01 a 15/10
16 a 31/10
01 a 15/11
16 a 30/11
350,00
9,00
5.984,00
133,00
18.250,00
19.350,00
19.020,00
19.720,00
Vendas à vista
3.000,00
3.850,00
3.920,00
3.720,00
Recebimentos
14.800,00
15.200,00
14.850,00
15.650,00
450,00
300,00
250,00
350,00
26.091,00
13.375,00
26.371,00
18.775,00
Pagamentos de fornecedores
8.980,00
9.950,00
9.000,00
7.400,00
Retirada dos sócios
1.300,00
1.300,00
1.300,00
1.300,00
Salários
4.650,00
4.650,00
Encargos sociais
1.246,00
1.246,00
a) Saldo inicial b) Entradas
Outras entradas (venda deimobilizados, juros, etc.). c) Saídas
Comissões
1.250,00
Fretes e embalagens
680,00
Impostos e taxas
1.250,00 700,00
5.200,00
Despesas com bancos
700,00
700,00
5.450,00
260,00
250,00
250,00
250,00
Aluguel
1.175,00
1.175,00
1.175,00
1.175,00
Pagamentos de empréstimos
1.350,00
1.350,00
7.950,00
(1.367,00)
1.078,00
d) Saldo do período (a+b-c)
Para que fazer? Para que se tenha uma visão futura de como estará a situação da empresa, comparando o que estará disponível no Caixa e nos bancos, com os compromissos a pagar, em determinado período.
DESCRIÇÃO
25 (7.491,00)
e) Necessidade de financiamentos
7.500,00
5.984,00
1.500,00
Nota: o modelo para preenchimento encontra-se nos Anexos, no final deste material.
ANÁLISE: Este controle tanto é usado para fazer o planejamento financeiro do negócio (visão futura do caixa), quanto para acompanhar as reais entradas e saídas de Caixa. O objetivo é analisar cada operação de Caixa, observando os prazos em que cada uma acontece.
DICAS: Tipos de Entradas de Caixa:
¬ Vendas à vista; ¬ Recebimentos de duplicatas, cartões e cheques pré-datados; enda de imobilizados (imóveis, veículos, máquinas, ¬ Vequipamentos); ¬ Juros de aplicações financeiras; ¬ Empréstimos de sócios, bancários, investidores, etc.
26
Tipos de Saídas de Caixa:
¬ Compras à vista; ¬ Pagamentos de duplicatas de fornecedores; ¬ Pagamento de taxas, impostos e honorários; ¬ Pagamento de despesas estruturais; ¬ Sócios; ¬ Aquisição de bens; ¬ Pagamento de empréstimos e juros. Estrutura do Fluxo de Caixa, num determinado período: (+)
1) Saldo Inicial
(+)
2) Entradas de Caixa
(-)
3) Saídas de Caixa
(=)
4) Saldo de Caixa = (2) Entradas - (3) Saídas
(=)
5) Saldo Final de Caixa = (1) Saldo Inicial + (3) Saldo de Caixa
Importante:
¬ ¬ Verifique os saldos bancários diariamente; ¬ Muita atenção para os saldos negativos; ¬ Acompanhe as previsões e o que está sendo realizado; ¬ Atenção para os vencimentos das contas; ¬ Fique de olho na inadimplência dos clientes; ¬ Analise as disponibilidades (Caixa e bancos) para fazer sua retirada. Crie o hábito de registrar tudo (entradas e saídas);
7. CAPITAL DE GIRO
27
Para que fazer? Para que se conheça qual é o total de recursos financeiros necessários para manter em funcionamento a atividade principal da empresa, no curto prazo. Gerenciar capital de giro é equilibrar os valores a receber com os valores a pagar, tomando as decisões estratégicas mais acertadas para que se obtenham os melhores resultados financeiros para o negócio. Como fazer? A conta é bem simples de ser feita. A fórmula que define o cálculo do capital de giro no curto prazo (Circulante) é = Créditos (Ativo) –Débitos(Passivo). Na prática: Créditos = Ativo Circulante
Débitos = Passivo Circulante
Caixa e em bancos
40.000,00
Contas a pagar
40.000,00
Contas a receber
20.000,00
Impostos:
10.000,00
Estoques
50.000,00
Salários e Encargos
15.000,00
Outras despesas
10.000,00
TOTAL: 110.000,00
TOTAL: 75.000,00
CAPITAL DE GIRO (CDG) = Créditos – Débitos = 110.000,00 – 75.000,00 = 35.000,00 Isto significa que esses recursos estão dentro da empresa e ela não precisará buscar dinheiro fora (empréstimos) para girar o negócio. Outro cálculo importante é o da Necessidade de Capital de Giro (NCG).
28
A fórmula também é simples: (Caixa + Banco + Estoque + Contas a Receber) – (Contas a Pagar) (110.000,00) – (40.000,00) =>NCG = 70.000,00
DEMONSTRATIVO DE RESULTADO ASSUNTO
Mês 1 Valor
ANÁLISE:
1. Vendas Brutas Totais
Deve-se estar atento para a comparação entre CDG e NCG que apresenta o saldo de Tesouraria.
2. (-) Impostos s/ vendas
temos CDG > NCG, o saldo da Tesouraria ¬ Quando é positivo e não teremos problemas de caixa;
3. (=) Vendas Líquidas
temos CDG < NCG, devemos nos ¬ Quando preocupar, pois saldo da Tesouraria é negativo
4. (-) CMV/CPV/CSV
e teremos que obter empréstimos.
DICA: ideal é que o prazo de pagamento das compras seja ¬ Osempre maior que prazo do recebimento das vendas, pois a empresa não terá necessidade de buscar empréstimos para pagar suas contas.
29 Mês 2
%
Valor
%
60.000,00
(à vista + a prazo) (ver com o contador) (1-2)
50.000,00
100,00
0
100,00
3.770,00
7,54%
4.524,00
7,54%
46.230,00
92,46%
55.476,00
92,46%
33.000,00 (fornecedores)
27.500,00
55%
0
55%
3.000,00
6%
3.600,00
6%
5. (-) Gastos Variáveis (outros) (custos e despesas) 6. (=) Margem de Contribuição
18.876,00 (3-4-5)
15.730,00
31,46%
0
31,46%
(custos e despesas)
2.500,00
5%
2.500,00
(6-7)
13.230,00
26,46%
16.376,00
27,29%
(bancos, financeiras, empréstimos).
1.000,00
2,00%
1.000,00
1,67
0,00
0,00%
0,00
0,00%
7. (-) Gastos Fixos 8. Resultado Operacional Líquido 9. (-) Gastos Financeiros
8. DEMONSTRATIVO DE RESULTADO Para que fazer? Para acompanhar qual o resultado que a empresa está obtendo, ou seja, se lucro ou prejuízo, e ainda qual valor. Como fazer? Para que se obtenha o resultado que a empresa vem alcançando é necessário preencher o modelo seguir.
10. (+) Receitas Financeiras (aplicações, descontos, etc.) 11. Resultado Líquido do Mês
15.376,00 (8-9-10)
12.230,00
24,46%
0
25,63%
Nota: o modelo para preenchimento encontra-se nos Anexos, no final deste material.
ANÁLISE: de que enquanto o Fluxo de Caixa aponta qual é ¬ Lembre-se a posição financeira do Caixa, ou seja, se há falta (déficit) ou
30
sobra (superávit) de dinheiro, o Demonstrativo de Resultado apresenta uma posição econômica do negócio, ou seja, se está gerando lucro ou prejuízo.
¬ forma, nem sempre o lucro aparece no Caixa, pois ¬ Dessa poderá estar no estoque ou no contas a receber (inclusive Todo empresário precisa fazer as duas análises de sua empresa.
no negócio, em função das necessidades ¬ Rdeeinvestimento atualização tecnológica dos equipamentos da empresa; A plicação em ações de marketing e treinamento para ¬ os colaboradores; de lucro entre os sócios, na proporção do ca¬ Distribuição pital social de cada um.
quando há inadimplência), por exemplo.
DICAS: O Demonstrativo de Resultados, também conhecido como DRE, serve de base para diversos cálculos importantíssimos para a boa gestão financeira de uma empresa. Vamos ver dois deles: Lucratividade ¬ É obtido pela divisão do valor do lucro dividido pelo valor das vendas totais. Lucratividade => (Lucro = 12.230,00) / (vendas = 50.000,00) x 100 = 24,46%. Ponto de Equilíbrio ¬ É o valor das vendas que faz com que a empresa cubra todos os seus gastos – vendendo este valor não estará obtendo nem lucro, nem prejuízo. Fórmula: (Valor dos Gastos Fixos / Valor da Margem de Contribuição) X (Valor das Vendas Totais) Cálculo: Ponto de Equilíbrio = (2.500,00 / 15.730,00) X 50.000,00 = 7.946,60 A partir desse valor das vendas, a empresa começa a acumular lucro. Procure fazer uma reserva para futuras dificuldades de pelo menos 10% do lucro de cada exercício. O restante deverá ser dividido em três partes:
9. FORMAÇÃO DE PREÇO Para que fazer? O preço de venda é uma importante ferramenta de gestão financeira para qualquer tipo de negócio. O motivo para se preparar preços de produtos e serviços está ligado ao fato de que precisamos de preços competitivos que remunerem todos os nossos gastos, além de nos proporcionar o lucro suficiente para:
¬ Permitir a permanência da empresa no mercado; ¬ Proporcionar seu crescimento; e os investimentos realizados, ¬ Retornar conforme expectativas do empreendedor. Como fazer? Existem vários métodos para o cálculo do preço de venda de um produto ou um serviço. Para este trabalho optou-se pela técnica do “Mark-up Multiplicador”, onde se calcula um número que, ao ser multiplicado pelo custo de uma mercadoria, obtém-se o seu preço de venda.
31
32
33
Para que se tenha sucesso na formação de preço é fundamental:
¬ Conhecer todos os custos do negócio; que os preços devem seguir uma estratégia ¬ Entender – nem acima, pois a empresa perde a competitividade, nem abaixo, pois poderia incorrer em prejuízo;
¬
O ‘mark-up’ é um referencial e não deve ser aplicado para todos os produtos e serviços da empresa, linearmente;
decisão final dos preços deve ser ¬ Abalizada pela prática de preços, adotada pela concorrência no mercado onde ele atua. PASSO A PASSO: Este passo a passo deve ser seguido, sempre que for preencher o simulador a seguir, inclusive se utilizando da Tabela de Taxa de Marcação, apresentada logo depois do simulador. 1. Anotar o valor do Custo Final de Aquisição; 2. Anotar os percentuais do item 2 – Cálculo do mark-up; 3. Somar os percentuais e anotar o total na linha Total do mark-up; 4. Consultar a Tabela de Taxa de Marcação adiante, descobrir qual o Índice de Marcação e anotá-lo na linha 3. Índice da Taxa de Marcação;
SIMULADOR DE PREÇO DE VENDA 1. CUSTO FINAL DE AQUISIÇÃO
R$ 100,00
2. CÁLCULO DO MARK-UP 2.1. Impostos (ver com o contador)
7,54%
2.2. Despesas Comerciais (comissões, frete de entrega, cartão de crédito, etc.).
6,00%
2.3. Custo Fixo sobre as Vendas (ver no Demonstrativo de Resultados)
5%
2.4. Lucratividade esperada (testar a viabilidade da expectativa do empresário)
20%
2.5.
% Total do mark-up=
38,54%
3. ÍNDICE DA TAXA DE MARCAÇÃO (ver Tabela a seguir)
1,6393
4. PREÇO DE VENDA À VISTA (Aquisição X Taxa de Marcação)
R$ 163,93
Nota: o modelo para preenchimento encontra-se nos Anexos, no final deste material.
DICAS: Use a tabela abaixo para facilitar os cálculos no simulador de preços, item 3 – Índice de Taxa de Marcação.
5. Multiplicar o valor do Custo Final de Aquisição pelo Índice da Taxa de Marcação, encontrando o PREÇO DE VENDA À VISTA.
TABELA DE TAXA DE MARCAÇÃO %
Taxa de Marcação
%
Taxa de Marcação
%
Taxa de Marcação
5
1,0526
9
1,0989
13
1,1494
6
1,0638
10
1,1111
14
1,1628
7
1,0753
11
1,1236
15
1,1765
8
1,0870
12
1,1364
16
1,1905
34
Neste caso, vale a conhecida lei da oferta e da procura – ela diz que quanto maior a procura pelos clientes e uma baixa oferta por parte dos fornecedores ou poucos concorrentes, a tendência é que as empresas aumentem seus preços, obtendo, dessa forma, uma melhor lucratividade.
%
Taxa de Marcação
%
Taxa de Marcação
%
Taxa de Marcação
13
1,1494
37
1,5873
61
2,5641
14
1,1628
38
1,6129
62
2,6316
15
1,1765
39
1,6393
63
2,7027
16
1,1905
40
1,6667
64
2,7778
17
1,2048
41
1,6949
65
2,8571
18
1,2195
42
1,7241
66
2,9412
19
1,2346
43
1,7544
67
3,0303
20
1,2500
44
1,7857
68
3,1250
21
1,2658
45
1,8182
69
3,2258
22
1,2821
46
1,8519
70
3,3333
FORNECEDOR
23
1,2987
47
1,8868
71
3,4483
MINHA EMPRESA
24
1,3158
48
1,9231
72
3,5714
Concorrente 1
25
1,3333
49
1,9608
73
3,7037
Concorrente 2
26
1,3514
50
2,0000
74
3,8462
Concorrente 3
27
1,3699
51
2,0408
75
4,0000
Concorrente 4
28
1,3889
52
2,0833
76
4,1667
29
1,4085
53
2,1277
77
4,3478
30
1,4286
54
2,1739
78
4,5455
31
1,4493
55
2,2222
79
4,7619
32
1,4706
56
2,2727
80
5,0000
33
1,4925
57
2,3256
81
5,2632
34
1,5152
58
2,3810
82
5,5556
35
1,5385
59
2,4390
36
1,5625
60
2,5000
ANÁLISE: Depois de calculado o preço de venda através dos cálculos dos custos, conforme visto no Simulador de Preço de Venda é importante que se leve em consideração o segundo fator na definição final do preço de venda: a demanda por mercadorias ou por serviços, por parte do mercado.
35
Outro fator a ser analisado para que se defina o preço de um produto ou serviço é o preço praticado pelos concorrentes no mercado. Faça uma pesquisa de preços antes de definir os seus – segue um modelo:
TABELA DE ANÁLISE DE PREÇOS DA CONCORRÊNCIA Prod. “A”
Prod. “B”
Prod. “C”
Prod. “D”
Prod. “E”
Com base na análise da tabela acima (análise da concorrência) é que você deve tomar a decisão de qual será o preço de venda de cada um dos seus produtos.
37
Anexos
38
Modelo de controle diário de caixa
Empresa: Controle diário de caixa
Mês/ano:
HISTÓRICO
ENTRADA
SAÍDA
Modelo de controle de movimento bancário Empresa:
Saldo do dia anterior DATA
39
SALDO
CONTROLE DE MOVIMENTO BANCÁRIO Banco:
Agência:
Mês/ano: Conta:
Saldo do dia anterior DIA
Totais SALDO A TRANSPORTAR
HISTÓRICO
CRÉDITO
DÉBITO
Totais SALDO A TRANSPORTAR)
SALDO
40
Modelo de contas a receber
Empresa: CONTROLE DE contas a receber DIA
CLIENTE
DESCRIÇÃO
Totais
VALOR
Mês/ano: recebimento DATA VALOR
Modelo de contas a pagar Empresa: CONTROLE DE contas a PAgar DIA
CLIENTE
DESCRIÇÃO
Totais
VALOR
41 Mês/ano: recebimento DATA VALOR
42
Modelo de prazo médio das vendas
MESES
Valores a receber, por prazo, em dias. À Vista dias dias dias TOTAL
Modelo de fluxo de caixa Empresa: CONTROLE: FLUXO DE CAIXA DESCRIÇÃO a) Saldo inicial
TOTAL PRAZOS (1)
b) Entradas de Caixa VALOR - R$ (2)
TOTAL Prazo médio das Vendas:
PONDERAÇÃO (3) = (1) X (2)
dias
c) Saídas de Caixa
Modelo de prazo médio das compras MESES
À Vista
dias
dias
dias
TOTAL
TOTAL
PRAZOS (1)
VALOR - R$ (2)
TOTAL Prazo médio das Compras:
PONDERAÇÃO (3) = (1) X (2)
d) Saldo de Caixa (a+b-c) dias
43
e) Necessidade de financiamento
Mês/ ano:
44
Modelo de Capital de Giro
Créditos = Ativo Circulante
Demonstrativo de Resultado
Débitos = Passivo Circulante
Caixa e bancos
Contas a pagar
Contas a receber
Impostos:
Estoques
Salários e Encargos
Outros créditos TOTAL CRÉDITOS:
45
Mês
Mês
ASSUNTO Valor
%
Valor
%
1. Vendas Brutas Totais (à vista + a prazo)
100 %
100 %
Outras despesas
2. (-) Impostos s/ vendas (ver com o contador)
%
%
TOTAL DÉBITOS:
3. (=) Vendas Líquidas
%
%
%
%
5. (-) Gastos Variáveis (outros) (custos e despesas)
%
%
6. (=) Margem de Contribuição (3-4-5)
%
%
7. (-) Gastos Fixos (custos e despesas)
%
%
%
%
9. (-) Gastos Financeiros (bancos, financeiras, empréstimos).
%
%
10. (+) Receitas Financeiras (aplicações, descontos, etc.)
%
%
11. Resultado Líquido do Mês (8-9-10)
%
%
4. (-) CMV/CPV/CSV Capital de Giro = Total dos Créditos – Total dos Débitos =
.
(1-2)
(fornecedores)
8. Resultado Operacional Líquido
(6-7)
46
Formação de Preço SIMULADOR DE PREÇO DE VENDA
1. CUSTO FINAL DE AQUISIÇÃO DE UM PRODUTO 2. CÁLCULO DO MARK-UP 2.1. Impostos (ver com o contador) 2.2. Despesas Comerciais (comissões, frete de entrega, cartão de crédito, etc.). 2.3. Custo Fixo sobre as Vendas (ver no Demonstrativo de Resultados) 2.4. Lucratividade esperada (testar a viabilidade da expectativa do empresário) 2.5. Total do Mark-up (somar os percentuais acima) =
% % % % % %
3. ÍNDICE DA TAXA DE MARCAÇÃO (ver Tabela a seguir) 4. PREÇO DE VENDA À VISTA (Aquisição X Taxa de Marcação) R$
TABELA DE ANÁLISE DE PREÇOS DA CONCORRÊNCIA FORNECEDOR MINHA EMPRESA Concorrente 1 Concorrente 2 Concorrente 3 Concorrente 4
Prod. “A”
Prod. “B”
Prod. “C”
Prod. “D”
Prod. “E”
Anotações
47
48
Referências ARNOLD, J. R. Tony. Administração de Materiais. São Paulo: Atlas, 1999
ANTUNES JÚNIOR, José Antônio Valle. Negócio a negócio: caderno de Ferramentas. Brasília: Sebrae Nacional, 2010. ESFERA EDITORIAL. Finança$ passo a passo: Gestão de estoques. ed. Esfera Editorial: Curitiba, 2003.5 v. GITMAN, Lawrence J. Princípios de Administração Financeira. 7ª edição. São Paulo. Editora Harbra, 1997. GUSMÃO, Sérgio. Planejamento e Controle de Estoques. Porto Alegre: SEBRAE/RS, 2004. MACHADO, José Roberto. Administração de Finanças Empresariais. Rio de Janeiro: Editora Qualitymark, 2002. OLIVEIRA, Dilson Campos. Manual Como Elaborar Controles Financeiros. Belo Horizonte: Sebrae/MG, 2005. PORTER, Michael. Estratégia Competitiva. Campus Editora: Rio de Janeiro, 2010. VIANA, João José. Administração de Materiais: um enfoque prático. São Paulo: Atlas, 2000. SILVA, Alziro Fernandes Valejo. Manual de Consultoria Simplificada. Vitória, Sebrae/ES, 2012.
Ficha técnica Projeto gráfico e diagramação Link Editoração Ilustrações Leonardo Rangel