Dossier auditoria administrativa by Bibiana Meneses

DOSSIER FORMATIVO INTEGRADOR AUDITORIA ADMINISTRATIVA

BIBIANA MENESES GUEVARA 221288 FERNANDA SERRANO CARRASQUILLA 221287 FABIO ALBERTO GONZALEZ MARTINEZ 230775

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONOMICAS PROGRAMA DE CONTADURIA PÚBLICA VII SEMESTRE 2017

DOSSIER FORMATIVO INTEGRADOR AUDITORIA ADMINISTRATIVA

BIBIANA MENESES GUEVARA 221288 FERNANDA SERRANO CARRASQUILLA 221287 FABIO ALBERTO GONZALEZ MARTINEZ 230775

PRESENTADO A: ANETH MAGRETH MUÑOZ VILLEGAS

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONOMICAS PROGRAMA DE CONTADURIA PÚBLICA VII SEMESTRE 2017

CASO ELECTRODOMÉSTICOS BIAN LTDA. Es una empresa que nació hace 3 años, y su principal actividad económica es la compra y venta de electrodomésticos, satisfaciendo las necesidades de los consumidores y generando recursos, además de ser fuentes de empleo para la ciudad de Ocaña Norte de Santander. El desarrollo de este trabajo está basado en una Auditoría Administrativa a la empresa ELECTRODOMÉSTICOS BIAN LTDA. Para esto se desarrolló una investigación sobre las debilidades existentes en dicho negocio. Se inició con el estudio Preliminar donde se elaboró un programa de auditoría para recopilar y obtener información útil y conocimiento preliminar sobre el desempeño de la empresa, luego de haber realizado este estudio se procedió a realizar una planificación específica que permitió procesar y obtener información suficiente, competente y relevante, para determinar y desarrollar los hallazgos encontrados y a través de un borrador de informe se presentó las conclusiones y recomendaciones del caso. MISION. Satisfacer las necesidades de todos nuestros clientes ocañeros en cuanto a la venta de electrodomésticos de última tecnología y excelente calidad preocupándonos por el reconocimiento y la rentabilidad del negocio. VISION. En el año 2020 seremos una empresa dedicada a la venta de electrodomésticos reconocida en nuestra región, por los productos de alta calidad y excelente servicio. VALORES CORPORATIVOS 

SOLIDARIDAD: Nos sentimos comprometidos con el acontecer de la empresa y asumimos que nuestras acciones afectan a los demás.



EQUIDAD: Facilitamos el desarrollo integral del socio, mediante la distribución justa e imparcial de los beneficios.



HONESTIDAD: realizamos todas las operaciones con trasparencia y rectitud.



LEALTAD: Somos fieles a la empresa y buscamos su desarrollo y permanencia en el tiempo.



RESPONSABILIDAD: Obramos con seriedad, en consecuencia con nuestros deberes y derechos como asociados, acorde con nuestro compromiso con la empresa.



RESPETO: Escuchamos, entendemos y valoramos al otro, buscando armonía en las relaciones interpersonales, laborales y comerciales.



CONFIANZA: Cumplimos con lo prometido al ofrecer los mejores productos a un precio justo y razonable.



TRABAJO EN EQUIPO: Con el aporte de todos los que intervienen en los diferentes procesos de la empresa buscamos el logro de los objetivos organizacionales.

BASE LEGAL DE LA EMPRESA ELECTRODOMÉSTICOS BIAN LTDA. La base legal con la que cuenta y es administrada la empresa es la siguiente:   

Ley de régimen tributario interno, la empresa actualmente cumple con todas las responsabilidades fiscales. Organismo de control superintendencia financiera de sociedades, la empresa cuenta con las certificaciones. Instituto se seguridad social. La empresa ELECTRODOMÉSTICOS BIAN LTDA. Paga a todos los empleados la seguridad social.

JUNTA DE SOCIOS GERENTE

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CONTADOR PÃ&#x161;BLICO

AUXILIAR CONTABLE

SERVICIOS GENERALES

DEPARTAMENTO DE VENTAS

VENDEDORES

ALMACENISTA

POLÍTICAS DE LA EMPRESA ELECTRODOMÉSTICOS BIAN LTDA. La organización actualmente viene desarrollando su actividad principal en base a disposiciones internas que se entiende como normas o políticas las mismas que regulan la compra de materiales y la venta del producto. POLÍTICAS DE COMPRA 

Tener continuidad en el abastecimiento de la empresa



Evitar la duplicación de pedidos, reducir o eliminar los desperdicios, evitar tener productos obsoletos para malas gestiones de compras



Solicitar el envío de muestras antes de realizar la orden de pedido



Negociar descuentos y condiciones de pago



Mantener los niveles de calidad de los productos

POLÍTICAS DE VENTA     

El vendedor entregara cualquier pedido y se le dará respuesta en 3 días hábiles y a partir de ese momento inicia el periodo de entrega. La empresa ofrecerá productos a crédito contado máximo de 6 meses. La empresa ofrecerá productos a corto plazo con el método de pago trimestral. se ofrece descuentos 10% por pronto pago. Los planes para retribuir a nuestros clientes contemplan descuentos, cambios de modelo, envíos gratis, según sea el caso.

PROVEEDORES.      

SONY SAMSUNG LG PANASONIC PHILIPS WHIRLPOOL

CLIENTES. Los clientes de la empresa ELECTRODOMÉSTICOS BIAN LTDA. Son los habitantes de la ciudad de Ocaña, dentro de sus mejores clientes se destacan Laura Solano Quintero y David Ujueta Camargo.

HORARIO DE TRABAJO. El horario de trabajo se distribuye de la siguiente manera la entrada 8:00 am hasta las 12:00 y en la tarde de 2:00 hasta las 6:00pm. De lunes a sรกbado.

MANUAL DE FUNCIONES

NOMBRE DEL CARGO: Gerente

DEPENDENCIA: Junta de Accionistas

NIVEL: Administrativo

CARGO: 1

REQUISITOS Edad: 27 a 35 años Estudios profesionales en administración y con experiencia en las actividades del puesto.

FUNCIONES 

Liderar el proceso de planeación estratégica de la organización, determinando los factores críticos de éxito, estableciendo los objetivos y metas específicas de la empresa.



Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas propuestas.



A través de sus subordinados vuelve operativos a los objetivos, metas y estrategias desarrollando planes de acción a corto, mediano y largo plazo.



Crear un ambiente en el que las personas puedan lograr las metas de grupo con la menor cantidad de tiempo, dinero, materiales, es decir optimizando los recursos disponibles.



Implementar una estructura administrativa que contenga los elementos necesarios para el desarrollo de los planes de acción.



Ejercer un liderazgo dinámico para volver operativos y ejecutar los planes y estrategias determinados.



Desarrollar un ambiente de trabajo que motive positivamente a los individuos y grupos organizacionales.

MANUAL DE FUNCIONES

NOMBRE DEL CARGO: Contador

DEPENDENCIA: Gerencia

NIVEL: Administrativo

CARGOS: 1

REQUISITOS Edad: 28 a 60 años Profesional contador público, alta tolerancia a trabajar bajo presión, capacidad para trabajar en equipo.

FUNCIONES 

Planificar y coordinar todas las funciones relacionadas con el área contable y de impuestos con el fin de obtener la.



consolidación de los Estados Financieros y el cumplimiento de las obligaciones tributarias. Coordina la ejecución de políticas relacionadas con el área contable, asegurándose que se cumplan los principios de contabilidad y las normas internacionales, al igual que las políticas de la Entidad y las normas fiscales vigentes. Elaborar estados financieros mensuales con información oportuna y verídica Verificar y depurar cuentas contables. Revisar y comparar gastos mensuales: Preparar pagos y servicios públicos y nómina. Correspondencia con los bancos.



    

MANUAL DE FUNCIONES

CARGO: Auxiliar Contable NIVEL: administrativo

DEPENDENCIA: Contador Público CARGO: 1

REQUISITOS Edad: 25 a 45 años Estudios profesionales en administración y con experiencia en las actividades del puesto. FUNCIONES  Atender de manera ágil, amable y eficaz las llamadas telefónicas del conmutador.  Recibir la correspondencia, radicarla y entregarla, tanto interna como externa.  Atender todas aquellas personas que necesiten información.  Mantener actualizados los documentos legales de la compañía y entregar al personal que lo requiera.  Elaborar la nómina y liquidación de seguridad social.  Revisión de la contabilización de los documentos.  Clasificar adecuadamente de acuerdo a los centros de costos existentes los documentos contables

MANUAL DE FUNCIONES

NOMBRE DEL CARGO: Vendedor

DEPENDENCIA: Departamento de ventas

NIVEL: Administrativo

CARGOS: 1

REQUISITOS Edad: 25 a 37 años Estudios realizados en administración de empresas, ingeniería comercial. FUNCIONES 

Antes de la venta. organizar el tiempo, establecer contacto previo con el cliente, preparar las rutas, preparar las visitas.



Durante la venta, la visita. Presentación, oferta, tratamiento de objeciones, cierre de la venta.



Después de la venta, el seguimiento. Análisis de cumplimiento de objetivos, informe de gestión diario, atender reclamaciones e incidencias.



Investigar el área asignada



Explorar permanentemente la zona asignada para detectar clientes potenciales.



Preparar pronósticos de venta en función del área asignada para ser evaluados por la supervisión.



Definir las necesidades de material promocional.



Programar el trabajo en su área, anticipando los objetivos de cada gestión.



Cerrar las operaciones de venta a los precios y condiciones determinados por la empresa.

MANUAL DE FUNCIONES

CARGO: Auxiliar de Bodega

NIVEL: Dpto. Ventas

DEPENDENCIA: Jefe de Ventas

CARGOS: 1

REQUISITOS Edad: 25 a 35 años Bachiller como mínimo, con experiencia en el manejo de paquetes computacionales, con experiencia de un año en manejo de unidades vehiculares, sexo Masculino, licencia de conducir Liviana (Vigente) FUNCIONES     

Control y manejo de inventarios Recepción de mercancías proveniente de los diferentes proveedores Despacho de mercancía a mostrador Mantener el orden y aseo de la bodega La bodega debe estar organizada por marcas

MANUAL DE FUNCIONES

NOMBRE DEL CARGO: Vigilante

DEPENDENCIA: Departamento Operativo

NIVEL: Servicios Generales

CARGOS: 1

REQUISITOS Edad: 25 a 45 años Estar en posesión o en condiciones de obtener el título de graduado educación secundaria obligatoria, de técnico u otros equivalentes a efectos profesionales o superiores.

FUNCIONES 



 



Ejercer la vigilancia y protección de bienes muebles e inmuebles, así como la protección de las personas que puedan encontrarse en los mismos. Efectuar controles de identidad en el acceso o en el interior de inmuebles determinados, sin que en ningún caso puedan retener la documentación personal. Evitar la comisión de actos delictivos o infracciones en relación con el objeto de su protección. Poner inmediatamente a disposición de los miembros de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad a los delincuentes en relación con el objeto de su protección, así como los instrumentos, efectos y pruebas de los delitos, no pudiendo proceder al interrogatorio de aquéllos. Efectuar la protección del almacenamiento, recuento, clasificación y transporte de dinero, valores y objetos valiosos. Llevar a cabo, en relación con el funcionamiento de centrales de alarma, la prestación de servicios de respuesta de las alarmas que se produzcan, cuya realización no corresponda a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad.

MANUAL DE FUNCIONES

NOMBRE DEL CARGO: Aseadora

DEPENDENCIA: Departamento Operativo

NIVEL: Servicios Generales

CARGOS: 1

REQUISITOS Edad: 25 a 40 años

FUNCIONES   



Realiza las tareas de aseo correspondientes, de acuerdo con el programa y con las normas y procedimientos respectivos Informa al vigilante de turno, de las novedades que encuentre en el desarrollo de su trabajo. Reemplaza al vigilante, en las labores de vigilancia desde la portería o conserjería, cuando este deba ausentarse para su colación, concurrir a los servicios higiénicos u otra causal propia del servicio. Devuelve al vigilante, o deja guardados en los lugares asignados, los artículos o insumos de aseo sobrantes.

INFRAESTRUCTURA. La empresa ELECTRODOMÉSTICOS BIAN LTDA. Funciona en la ciudad de Ocaña norte de Santander en la Calle 12b N. 8-16.

RECURSOS TECNOLOGICOS.

Cantidad

Descripción

Computadores Portátiles

Tabletas

Fotocopiadoras

PRODUCTOS Y SERVICIOS QUE OFRECE 



TELEVISORES - Televisor UHD 4K - SMART TV -MULTI HDR CON DOLBY VISION Y HI FI - Televisor UHD 4K 65 "- Multi HDR (HDR 10 + Premium Dolby Vision) HI FI - SMART TV - Televisor UHD 4K 65 " - HI FI - SMART TV - TV UHD 4K 60 "- Multi HDR (HDR 10 + Premium Dolby Vision) - HI FI SMART TV EQUIPO DE SONIDO - Sistema de audio en casa de alta potencia con tecnología Bluetooth® y Wi-Fi® MHC-GT7DW - LG X-Boom DJ Pro CM9940 - Equipo Mini LG CM9960 4800 W - Equipo Mini SONY MHC-GT4D//M - Equipo Mini LG CJ98 3500W - Equipo Minicomponente PANASONIC MAX500 - Equipo mini Sony HCD SHAKE X3



NEVERAS - Nevecon Tipo Europeo 4-puertas, No frost, 784 lts, Acero inoxidable - Nevecon, no frost, 792lts, inverter linear compressor - Nevecon Tipo Side by Side, No frost, 668 Lts, Door-in-Door, Platinum Silver 1 - Nevecon Tipo Europeo 4-puertas, No frost, 889 Lts, Door-inDoor, Acabado Diamond Black ESTUFAS - Estufa Haceb ARCF 60-V GAS EE GP NE - Estufa ARCF 60-V GAS EE GN NE - Estufa SP-T GAS EE GN NE - Estufa SP-T GAS EE GN PL

PREPARACION DEL PROYECTO DE AUDITORÍA

PROPUESTA TÉCNICA Naturaleza: Auditoria administrativa Alcance: Se pretende llevar a cabo un análisis del departamento de ventas para identificar problemáticas y así mismo proponer alternativas que ayuden a mejorar las actividades a realizar. Antecedentes: se le realizó una auditoría financiera Objetivos: Sentar bases para la ejecución de la auditoria de manera puntual. Establecer una dinámica de trabajo que permita una interacción fluida de las acciones. Implementar una estructura de trabajo que ordene las iniciativas y los recursos con una visión integradora. Lograr que la auditoria convierta las debilidades en fortalezas y las amenazas en oportunidades. Estrategias: El auditor realizara visitas periódicas para conocer el desarrollo de las actividades del establecimiento, mediante la observación dará un diagnóstico de los procesos que se realizan en el interior y el desenvolvimiento tanto del administrador como de los trabajadores. Justificación: Elaborar un diagnóstico del área de operaciones para evaluar su funcionamiento. Acciones: Aplicación de cuestionarios, cédulas, entrevistas y observación directa en el área a auditar. Recursos: Bibiana Meneses Guevara Fernanda Serrano Carrasquilla Fabio González. Resultados: Identificar los procesos utilizados en el establecimiento para proceder a estandarizarlos. Tipificar los escenarios de acción en que se desempeña en el área de operaciones. Elaborar recomendaciones y observaciones de orden administrativo para aplicarlas al área. Emitir opinión sobre posibles irregularidades en el área. Detectar los factores internos y externos que influyen en el funcionamiento del área. Asignación de la Responsabilidad: sobre Bibiana Meneses Guevara, Fernanda Serrano Carrasquilla y Fabio González.

Capacitación: Instrumentarla a través de libros o documentales que se puedan adquirir, para estudiar con mayor detalle los pasos a seguir adecuadamente y si es necesario acudir a su asesor respectivo; de la misma manera con esta información ayudarse para analizar las estrategias que se van aplicar en el proceso de auditoría. Actitud: La labor de investigación se realizara de la manera más objetiva y sin perjuicios por parte del auditor. Diagnóstico Preliminar Para enriquecer la documentación recabada se investigara sobre esta información para afirmarla y complementarla. Elaboración de un diagnóstico sobre el estado actual del funcionamiento de la organización. Se revisaran las actividades que realiza el personal para precisar si se llevan a cabo conforme las instrucciones del área. Visitas programadas a la empresa para recolectar la información necesaria a través de entrevistas y aplicación de cuestionarios, así como información directa e investigación documental. Los ajustes se harán de acuerdo con la planeación y para concretarlos, la propuesta técnica se someterá a un estudio por parte del dueño del negocio que a la vez hace de administrador, el mismo que nos dará la autorización para realizar las modificaciones procedentes. La determinación de las acciones se apegará al programa definido. Proponer mecanismos de acción que apoyen a la mejora continua. El informe de auditoría de debe preparar de acuerdo con los resultados que se obtengan INSTRUMENTACIÓN Recopilación de la Información: La recopilación de la información se realizó con las herramientas diseñadas para ello. La correspondiente a estructura, misión y visión de la empresa fue proporcionada Por el titular de la organización. El resto de la información fue captado por el auditor en cédulas para la detección y registros de hallazgos y evidencias, así como el registro de aspectos relevantes. Técnicas de recolección: Decidí aplicar las siguientes técnicas, debido a la facilidad y rapidez de las mismas para obtener la información necesaria. Investigación documental Observación directa Entrevista Cuestionarios Cédulas Medición: Esta actividad se basó en los siguientes indicadores: Indicadores de Operación Indicadores Cualitativos: Proceso mediante el cual el área respectiva administra los recursos para generar los bienes y servicios requeridos por la organización. Como promueve la rentabilidad de los recursos productivos. Forma en que estimula el respeto a las condiciones ambientales.

Indicadores Cuantitativos: Con la aplicación de este indicador se pretende justificar cuántos trabajadores de toda la empresa están inmersos en las operaciones: Personal asignado a la producción / Total del personal Con este indicador se debe determinar el costo de producción de los artículos terminados: Costo de Producción Artículos / Productos terminados Con este indicador ase intenta conocer la cantidad de equipo y maquinaria al que se le da mantenimiento preventivo en relación con el total de la maquinaria y equipo del área: Mantenimiento preventivo de equipo y maquinaria / Cantidad de equipo y maquinaria Con este indicador se debe precisar el valor del equipo y maquinaria respecto al activo fijo de la empresa: Valor de los equipos y maquinaria /Activo Fijo PAPELES DE TRABAJO. Los papeles de trabajo a utilizar serán minutas, donde el auditor del equipo llevará un resumen de lo ocurrido durante el proceso de información necesaria para la auditoría. Evidencia. En las visitas que se realizó se comprobó: Evidencia Física No se cuenta con un organigrama, manual de organización, ni manual de procedimientos. No se cuenta con un documento que contenga descripciones de los puestos No existen señalamientos específicos en el área de operaciones No existe un extractor de aire o ventilador que ayude a purificar el ambiente en la medida necesaria. Algunas máquinas no se encuentran en funcionamiento. Evidencia Testimonial La opinión de tres clientes a los cuales se les realizó un pequeño cuestionario fue que el servicio en general era bueno, pero todavía falta para excelente, a la vez que acuden al local por los precios bajos a nivel de la competencia.

EMPRESA ELECTRODOMESTICOS BIAN LTDA. ÍNDICE Archivo Permanente Administración de la Auditoría Información Enviada Información Recibida

DE P/ T AP AP AP1. 1/1 AP2. 1/4

Archivo de Planificación

APL

Planificación Preliminar Programa de Auditoria Preliminar Entrevista al Gerente Entrevista con empleados Evaluación Control Interno Matriz Preliminar de Riesgo Reporte Planificación Preliminar

PP PP1. 1/2 PP2. 1/1 PP3. 1/1 PP4. 1/3 PP5. 1/1 PP6. 1/2

Archivo Corriente Planificación Específica Programa de Auditoría Específica Evaluación Control interno Reporte Específico

AC PE PE1. 1/1 PE2. 1/3 PE3. 1/1

Establecimiento Auditado Cedula Narrativa de Entrevista al Gerente Cedula Narrativa de Entrevista a Empleados Cedula Narrativa Cumplimiento Legal Cedula Aplicación Indicadores de Gestión Cedula Narrativa Listado del Personal Cedula Análisis de precios Cedula Flujo grama de Procesos Cedula Horario de Trabajadores Cedula Narrativa Control Inventario Cedula Narrativa Servicio y Facturación Cedula Narrativa de procesos

EA EA1. 1/1 EA2. 1/1 EA3. 1/1 EA4. 1/1 EA5. 1/2 EA6. 1/1 EA7. 1/1 EA8. 1/1 EA9. 1/1 EA10.1/1 EA11.1/1

Seguimiento y Monitoreo Matriz de Seguimento Cédula de Seguimento y Monitoreo

SM SM1. 1/1 SM2. 1/1

Hoja de Hallazgos Hoja de Hallazgos

HH HH. 1/2

Informe Final Informe Final

IF IF. 1/2

AP. AP1. 1/1 FIRMA DE AUDITORIA AUDIT CO

CIRCULAR

Ocaña, Octubre 01 del 2017

Sres. ELECTRODOMESTICOS BIAN LTDA.

De conformidad con el dueño de la empresa se ha llegado al acuerdo de realizar una AUDITORIA ADMINISTRATIVA A LA ORGANIZACION DE LA EMPRESA , la misma que se les informa que se realizara a partir del de 1 de Octubre al 30 de Noviembre del 2017 donde se designara a la Auditor (a) AUDIT CO a realizar el trabajo en comendado. A la vez quiero solicitarles su total colaboración y disponibilidad para proporcionar a la auditora toda la información necesaria, con el fin de cumplir con los plazos dispuestos.

Atentamente,

Fernanda Serrano C. FERNANDA SERRANO C. Gerente de la firma de auditores

AP. AP2. 1/4

AP. AP2. 2/4

AP. AP2. 3/4

AP. AP2. 4/4

APL. DD1. 1/2 FIRMA DE AUDITORIA AUDIT CO. ORDEN DE TRABAJO Ocaña, Octubre 01 del 2017 Señores ELECTRODOMESTICOS BIAN LTDA

Cordial Saludo De conformidad con lo establecido en la carta convenio por mutuo acuerdo, de realizar una auditoria administrativa a la empresa ELECTRODOMESTICOS BIAN LTDA. Alcance: El examen de Auditoría Administrativa a realizarse a la empresa que cubrirá el período comprendido entre el 1 de Octubre al 30 de Noviembre del 2017. Objetivos: Determinar los niveles eficiencia, efectividad y economía en la administración de la empresa. Verificar el cumplimiento de las funciones por parte de cada empleado que labora en él. Medir la efectividad de las tareas realizadas dentro de los procesos que se realizan diariamente. Evaluar el control dentro del establecimiento y ver qué tan eficaces son los métodos actualmente utilizados para el mismo. Elaborar el respectivo borrador de informe como revelación y resultado del trabajo realizado en el área. Una vez realizada la Planificación Preliminar y la Matriz Preliminar con enfoque de auditoría debe formular los programas de auditoría, realizar la ejecución del trabajo en el campo hasta llegar al borrador de informe con el memorando de síntesis de borrador, mismos que deberán ser presentados. Atentamente,

Fernanda Serrano C. FERNANDA SERRANO C. Gerente de la firma de auditores.

APL. DD1 2/2

FIRMA DE AUDITORES AUDIT CO

ELECTRODOMESTICOS BIAN LTDA

C CR

O A

P T CC

I S IN IP

APL.PP1. 1/1

FIRMA DE AUDITORIA AUDIT CO ELECTRODOMESTICOS BIAN LTDA PROGRAMA DE AUDITORIA PRELIMINAR Inicio: 1 Octubre 2017

Término: 30 Noviembre 2017

Objetivo: Evaluar y definir la estructura organizacional de la empresa en tal forma que permita desarrollar las funciones y operaciones con eficiencia y control adecuado. Procedimientos: Núm. Actividad del Programa 1 1.1.

1.2

1.3

1.4

2. 2.1

2.2

2.3

Aspectos Generales Programar y efectuar entrevista preliminar con el dueño de la empresa a efecto de oficializar la actividad y a sus empleados. Solicitar para efecto de archivo permanente toda la información primordial del negocio, como son RUT, copias de afiliaciones de los trabajadores, entre otros. Solicitar manuales de procedimientos existentes y precisar si están en operación y si son adecuados al funcionamiento actual. Elaborar nota descriptiva de los procesos que realiza en el desarrollo de sus actividades. Levantamiento de Información Seleccionar los puestos a entrevistar, para ello tomar en cuenta la posición jerárquica y determinar si es posible hora y fecha Elaborar de preferencia en forma previa la temática que se abordará en la entrevista y si es posible hora y fecha.

Revisar la información recopilada en la entrevista e identificar los casos que se deben ampliar o aclarar en su

Personal Responsable

Ref.

Fecha

FERNANDA SERRANO

APL. PP2. 1/1 APL. PP3.1/7

02-10-17

AP.AP1.2/3 AP.AP2.1/8

03-10-17

BIBIANA MENESES

AP.PP1.3/3

04-10-17

FERNANDA SERRANO

APL.PP6.1/1

05-10-17

BIBIANA MENESES

FABIO FERNANDA SERRANO

APL. PP2. 1/1 APL. PP3.1/7

BIBIANA MENESES

APL. PP2. 1/1 APL. PP3.1/7

BIBIANA MENESES

06-10-17 07-10-17

08-10-17

09-10-17

3.1

3.2

3.3

3.4

caso. Elaboración de un Diagnóstico conceptual y detallado.

BIBIANA MENESES

APL.PP4.1/1

10-10-17

Analizar la información obtenida en la fase preliminar general realizando una cédula narrativa del proceso administrativo. Realizar una matriz de riesgo preliminar para evaluar el proceso administrativo. Depurar la información recopilada por medio de las entrevistas y considerar la más significativa para emplearla como referencia en el transcurso de la actividad evaluatoria.

FERNANDA SERRANO

APL.PP6.1/1

11-10-17

FABIO

APL.PP5.1/1

12-10-17

FERNANDA SERRANO

13.-10-17

Estudiar la información generada en el proceso evaluatorio y elaborar como resultado un informe que contenga como mínimo el diagnóstico dirigido al negocio, el cual constate la labor desarrollada.

BIBIANA MENESES

14-10-17

ELABORADO POR: Fabio González. FECHA: 15/ 10/ 2017

SUPERVISADO POR: Fernanda Serrano C. FECHA: 15/10/2017

APL.PP2.1/1 FIRMA DE AUDITORIA AUDIT CO. ELECTRODOMESTICOS BIAN LTDA. ENTREVISTA AL GERENTE PERIODO: Del 1 de Octubre Al 30 de Noviembre del 2017 NOMBRE Luis Fabián Mejía CARGO Gerente FECHA 05/10/17 1. ¿Existe un sistema de organización en el cual las personas que trabajan en el establecimiento sepan sus responsabilidades? 2. ¿Al momento que usted supervisa el trabajo, sabe quien cumple cada función exactamente? 3. ¿Se cuenta con un plan de planificación y motivación para el personal? 4. ¿Considera usted que las instalaciones del negocio son las más adecuadas para realizar su trabajo, tanto en las áreas de preparación del producto, bodega, despacho y facturación? 5. ¿Existe dentro de los procesos que se realizan un sistema de información adecuado que permitan tener información ágil y oportuna? 6. ¿El personal que trabaja cuenta con el perfil adecuado para realizar sus labores? 7. ¿Existe una persona responsable que supervise las actividades de cada trabajador? 8. ¿Se cuenta con un plan de capacitación y motivación al personal? 9. ¿Está usted conforme con el trabajo que realizan sus empleados? 10. ¿Con que frecuencia reúne a sus trabajadores para conocer deficiencias? 11. ¿Existen claramente detallados los objetivos propuestos? Elaborado Por: Bibiana Meneses Guevara Fecha:05/10/17

APL.PP3.1/1 FIRMA DE AUDTORIA AUDIT CO. ELECTRODOMESTICOS BIAN LTDA. ENTREVISTA AL VENDEDOR PERIODO: Del 1 de Octubre Al 30 de Noviembre del 2017 NOMBRE Pablo Andrés Quintero CARGO Vendedor FECHA 05/10/17 1. ¿Conoce usted las funciones exactas que tiene que desempeñar? 2. ¿Cuáles son sus funciones? 3. ¿Existen problemas, que no permiten agilizar el trabajo? 3. ¿Durante cuántas horas realiza su trabajo? 4. ¿Es remunerada por horas extras? 5 ¿Cómo se siente en las horas de trabajo? 6. ¿Considera usted que el salario que percibe va de acuerdo al trabajo que usted realiza? 7. ¿Cuenta con todas las condiciones necesarias para realizar su trabajo? 8. ¿Se siente identificado con el ambiente laboral? 9. ¿Cuenta con capacitación y motivación periódica sobre las funciones que desempeña? 10. ¿Cuenta usted con todos los derechos laborales? ELABORADO POR: Bibiana Meneses Guevara FECHA:05/10/17

APL.PP2.1/1

FIRMA DE AUDTORIA AUDIT CO. ELECTRODOMESTICOS BIAN LTDA. ENTREVISTA AL AUXILIAR DE BODEGA PERIODO: Del 1 de Octubre Al 30 de Noviembre del 2017 NOMBRE. Daniel Felipe Sarmiento CARGO Auxiliar de Bodega FECHA 05/10/17 1. ¿Conoce usted las funciones exactas que tiene que desempeñar? 2. ¿Cuáles son sus funciones? 3. ¿Existen problemas, que no permiten agilizar el trabajo? 4. ¿Durante cuántas horas realiza su trabajo? 5. ¿Es remunerada por horas extras? 6 ¿Cómo se siente en las horas de trabajo? 7. ¿Considera usted que el salario que percibe va de acuerdo al trabajo que usted realiza? 8. ¿Cuenta con todas las condiciones necesarias para realizar su trabajo? 9. ¿Se siente identificado con el ambiente laboral? 10. ¿Cuenta con capacitación y motivación periódica sobre las funciones que desempeña? 11. ¿Cuenta usted con todos los derechos laborales? ELABORADO POR: Bibiana Meneses Guevara. FECHA:05/10/17

APL.PP4. 1/3 FIRMA DE AUDITORIA AUDIT CO. ELECTRODOMESTICOS BIAN LTDA CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PERIODO: Del 1 de Octubre Al 30 de Noviembre del 2017 No.

PREGUNTAS SI

PLANEACION ¿En quién recae la responsabilidad de la Planeación de la empresa? ¿Se ha desarrollado estrategias para mejorar los procesos y de esta manera mejorar las ventas de la empresa? ¿Cuenta usted con políticas a las que se deba regir para desarrollar ciertas actividades? ¿Tiene usted programas de trabajo para los días más complicados?

RESPUESTAS OTRAS OBSERVACIONES Gerente

No existen manuales de procedimientos.

Políticas de Compra y venta.

¿Existen niveles de jerarquía dentro de su negocio?

¿La visión de su negocio constituye la declaración fundamental de sus valores, aspiraciones y metas?

¿La visión enmarca la experiencia y un conocimiento profundo de su trabajo?

¿Considera la visión como un atributo primordial a la planeación?

¿El personal que trabaja dentro de la empresa conoce los objetivos?

Pirámide de Entreno: Principios básicos, técnicas marciales, principios físicos, mente intención.

Aún siguen con el objetivo de tener los mejores productos de calidad.

APL.PP4. 2/3 10

¿Se brinda capacitación permanente o por lo menos de manera semestral? ORGANIZACION ¿La división y distribución de funciones es la correcta para su empresa?

¿El personal que trabaja en su establecimiento tiene el perfil adecuado?

¿Cuenta usted con los suficientes conocimientos para dirigir el negocio?

¿Cree usted que la organización estructural de la empresa es la adecuada?

DIRECCION ¿Existe por parte del gerente la suficiente capacidad de liderazgo?

La mayoría dominan las actividades que le corresponde.

¿La comunicación dentro del local es la suficiente?

¿Existe motivación para el personal que trabaja en su establecimiento?

¿Cuándo existe algún conflicto se lo soluciona rápidamente y de la mejor manera posible?

¿Para la toma de decisiones se cuenta con información rápida y oportuna?

¿Se maneja creatividad e innovación?

Suficiente para tratar de lo concerniente en la empresa, en ocasiones hay descanso en el personal.

CONTROL 1

¿Cuenta con un sistema de información que le ayude a control las ventas diarias?

Software Contable visual TNS.

APL.PP4. 3/3 2

¿Dentro del establecimiento se cuenta con un manual de funciones? ¿Se cuenta con la suficiente capacitación para manejar la caja registradora?

POR ELEMENTOS ESPECIFICOS 1 ¿Las adquisiciones que se realiza X son controladas de acuerdo a las ventas? 2

Software Contable visual TNS.

¿Se maneja un control de inventarios? ¿La distribución del espacio físico es el adecuado para el trabajo? ¿Cuenta con algún sistema informático para la Contabilidad de la empresa?

Software Contable visual TNS.

¿Se tiene un control de proveedores?

Soporte contable, facturas.

¿Se ha planificado algún proyecto a futuro?

Expandirnos en el año 2020.

¿El servicio al cliente se basa en normas de procedimientos que estipule la empresa?

Software Contable visual TNS.

ELABORADO POR: Bibiana Meneses Guevara FECHA:06/10/17

APL.PP5. 1/1

FIRMA DE AUDITORIA AUDIT CO. ELECTRODOMESTICOS BIAN LTDA. MATRIZ PRELIMINAR DE RIESGO Inicio: 1 Octubre 2017

No.

Componente

Término: 30 Noviembre 2017

RIESGO DE CONTROL Alto Medio

Bajo

PLANIFICACION ESTRATEGICA La empresa cuenta con una 1. planificación estratégica Debidamente elaborada, para que tanto sus trabajadores como el dueño tengan el conocimiento de sus objetivos.

ENFOQUE DE AUDITORIA

Ayudar a la empresa a visionar sus objetivos específicos.

Indagación al personal sobre las funciones que realiza cada empleado.

ESTRUCTURA ORGANICA 2.

Se cuenta con un organigrama funcional , donde se detallan las actividades que deben realizar

PROCESOS 3.

No existe un manual de procedimientos sin embargo se está estructurando o definiendo uno con el fin de mejorar el desempeño

Indagación al personal sobre las funciones que realiza cada empleado.

DESPACHO Y FACTURACIÓN 4.

En el área de despacho y facturación todo se realiza con normalidad, la facturación se hace en software contable y la persona a cargo si sabe utilizar la correctamente; en lo que se refiere a despacho el servicio es bueno.

ELABORADO POR: Bibiana Meneses Guevara. FECHA: 07/10/17

Se comprobara mediante inspección en un día de trabajo normal para verificar.

APL.PP6. 1/2 FIRMA DE AUDITORIA AUDIT CO. ELECTRODOMESTICOS BIAN LTDA. REPORTE PLANIFIFICACION PRELIMINAR Del 01 de Octubre Al 30 de Noviembre 2017 MOTIVO DEL EXAMEN. La Auditoria administrativa se realiza para evaluar la eficiencia, eficacia y económica de los procesos administrativos de la empresa ELECTRODOMESTICOS BIAN LTDA. OBJETIVOS DEL EXAMEN. Determinar los niveles eficiencia, efectividad y economía en la administración de los procesos que se realiza dentro del local. Verificar el cumplimiento de la base legal que está implantada en la empresa. Medir la efectividad de las tareas operativas realizadas internamente, a través de la aplicación de indicadores de gestión. Evaluar el control interno del establecimiento, a fin de mejorar los controles existentes para un adecuado desempeño. Elaborar el respectivo borrador de informe como revelación y resultado del trabajo realizado. ALCANCE: El examen de Auditoría Administrativa a realizarse en la empresa Electrodomésticos Bian Ltda., cubrirá el período comprendido entre el 01 de Octubre al 30 de Noviembre 2017. CONOCIMIENTO PRELIMINAR DE LA EMPRESA. La empresa cuenta con una persona responsable de la administración, que posee el perfil requerido para desarrollar todas las actividades referentes al manejo de la empresa. Consta de dos áreas: área administrativa y área de ventas. ACTIVIDADES PRINCIPALES Las actividades principales que se desarrollan en la son las siguientes: Compra y venta de electrodomésticos. NIVEL DE CONFIANZA. El nivel de riesgo dentro de la empresa es bajo ya que existe una organización establecida, que vigila el trabajo que se realiza; por lo cual la empresa debe establecer medidas que garantice el manejo adecuado las actividades que se desarrollan, por lo tanto el nivel de confianza detectado es alto. CONCLUSIONES Existe un organigrama funcional que determina las responsabilidades de cada trabajador, lo cual hace que cada trabajador conozca cuáles son sus funciones. existe un manual de funciones donde se especifica claramente cómo se debe desarrollar los procesos y determina tiempos para cada labor, por tanto esto agiliza las actividades de la empresa. Existe un control eficiente en los inventarios. Se realizan capacitación técnicas para el personal. De las siete personas que trabajan dentro del establecimiento están afiliadas al Seguro Social.

APL.PP6. 2/2 RECOMENDACIONES Diseñar e implementar un manual de procesos, en el cual se especifique cada uno de ellos por área, donde estén paso a paso como realizar cada método de trabajo y las técnicas que se van a utilizar para desarrollar en el menor tiempo posible con eficacia y eficiencia todos los procesos para obtener el producto final a la venta, además del servicio que se va a brindar al cliente.

Fernanda Serrano Carrasquilla Atentamente,

Bibiana Meneses Guevara. Fabio González Auditores.

AC.PE1.1/2 FIRMA DE AUDITORIA AUDIT CO. ELECTRODOMESTICOS BIAN LTDA. PLANIFICACIÓN ESPÉCIFICA Período: Del 01 de Octubre al 30 de Noviembre 2017

N°

PROCEDIMIENTOS OBJETIVO: Procesar y obtener la información suficiente, relevante, pertinente, que permita determinar los hallazgos encontrados para la presentación de conclusiones y recomendaciones.

REF PT AP.P2 1/4

RESP BIBIANA MENESES

Analice la información obtenida y presente una cédula narrativa de la entrevista realizada al dueño del local y empleados responsables de todos los procesos que se realizan. Verifique el cumplimiento de la base legal del local.

AC.EA1.1/2

FERNANDA 06/10/2017 SERRANO

FECHA 05/10/2017

FABIO GONZALEZ

07/10/2017

08/10/2017

Proponga los respectivos organigramas funcional, estructural y personal.

BIBIANA MENESES

Analice y evalúe a través de una cédula narrativa información obtenida en el listado de personal

FERNANDA 09/10/2017 SERRANO

Analice y compare los precios de la empresa con la competencia.

BIBIANA MENESES

10/10/2017

Diseñe los procesos de las áreas de:……… Verifique la estabilidad del personal en el registro de documentos del local.

FABIO GONZALEZ FERNANA SERRANO

11/10/2017

12/10/2017

OBSERVACIONES Certificado de sanidad, y cámara de comercio no hemos obtenido de parte de la empresa.

Realice una evaluación de control interno del establecimiento.

Desarrolle la hoja de hallazgos como resultado de la auditoría realizada.

FERNANADA 14/10/2017 SERRANO

Elabore los papeles de trabajo que creyere convenientes.

FABIO GONZALEZ

15/10/2017

Realice el respectivo borrador del informe de auditoría.

BIBIANA MENESES

16/10/2017

ELABORADO POR: Fabio González. FECHA: 20/10/2017

BIBIANA MENESES

13/10/2017

AC.PE2. 1/3 FIRMA DE AUDITORIA AUDIT CO. ELECTRODUMESTICOS BIAN LTDA. EVALUACION CONTROL INTERNO PERIODO: Del 1 de Junio Al 30 de Junio del 2017 No.

COMPONENTES PLANIFICACION 1 Existe planificación dentro de la empresa 2 Existen estrategias para funcionamiento de la empresa 3 No existen programas de trabajo para las actividades fuertes del año 4 No existen niveles de jerarquías el dueño es el único que emite órdenes. 5 La visión de la empresa se encuentra clara para el gerente y los empleados pero falta el manual de procedimientos para poder llegar a la eficacia y eficiencia. 6 La misión está bien definida dentro de la empresa 7 No existe capacitación técnica para los procesos que se desarrollan en la empresa. ORGANIZACIÓN 8 La división y distribución de funciones es deficiente 9 El personal que trabaja si cuenta con el perfil adecuado

PONDERACION

CALIFICACION

OBSERVACIONES Existe planificación lo cual agiliza el trabajo de los empleados. Aunque no tienen manual de procedimientos.

La persona que está a cargo cuenta con el perfil adecuado para administrar la empresa. La organización estructural de la empresa es poco adecuado DIRECCION Si existe liderazgo por parte del gerente. Falta comunicación en el interior de la empresa Existe motivación para los empleados del negocio Falta información oportuna para la toma de decisiones En momentos de conflicto se soluciona de la mejor manera los problemas. CONTROL Se tiene un sistema de información de ventas (software contable) No se cuenta con manuales de procesos Falta de capacitación para los sistemas de información que existe.

ELEMENTOS ESPECÍFICOS Las adquisiciones que se realizan se controlan de acuerdo a las necesidades de la empresa. Se tiene un sistema para control de inventarios

Adquirieron un programa de Software que el encargado sabe manejar muy bien.

La distribución del espacio físico no es la adecuada 147 ELABORADO POR: Bibiana Meneses Guevara FECHA: 25/10/2017

116

AC.PE3.1/1 FIRMA DE AUDITORIA AUDIT CO. ELECTRODOMESTICOS BIAN LTDA. REPORTE ESPECÍFICO PROCESO DE ADMINISTRACION PERIODO: Del 1 de Octubre al 30 de Noviembre del 2017 PLANIFICACIÓN: Dentro de esta etapa tenemos que la visión, misión, objetivos están bien planteados y se revisara en lo posterior que se cumplan. Se tienen estrategias definidas para el cumplimiento de nuestras metas. Las políticas internas de la empresa están bien establecidas y el personal lo conoce plenamente. No cuenta con un manual de procedimientos donde se detallen los pasos a seguir de las actividades a desarrollarse diariamente. ORGANIZACIÓN: La estructura de la empresa está formada por el organigrama estructural que nos demuestra la jerarquía de los trabajadores de la organización desde allí parten las órdenes hacia los demás en forma circular. El organigrama funcional nos ha especificado las funciones que debería realizar cada persona que labora en la empresa, y para ello hemos verificado teniendo como resultado que las funciones están bien distribuidas y se están llevando a cabo correctamente. Los instrumentos técnicos con los que cuenta la empresa son adecuados para el funcionamiento del mismo en un 90%.

DIRECCIÓN: Con lo que respecta a esta etapa la comunicación ha sido de gran ayuda en las decisiones que se toman por parte del gerente hacia los empleados. La motivación es económica para los trabajadores de la empresa. El sistema de información con el que se cuenta es básico para lo que se refiere ventas. La creatividad e innovación ha ayudado en la empresa a cumplir con el objetivo y ser competitivo en el mercado. CONTROL: El control dentro de la empresa es eficiente, en lo que respecta a inventarios, horarios de trabajo, y en los procesos diarios de las actividades, pero no existe un manual de procedimientos que especifique como realizar paso a paso cada función, por lo que el nivel de control es medio por que se elevan los riesgo puesto que los empleados no saben cómo deben realizar sus funciones. ELABORADO POR: Fabio González FECHA: 26/10/2017

AC.EA1. 1/1 FIRMA DE AUDITORIA AUDIT CO. ELECTRODOMÉSTICOS BIAN LTDA. CÉDULA NARRATIVA DE ENTREVISTA AL GERENTE Período: Del 01 de Octubre Al 30 de Noviembre 2017 Análisis de la información de acuerdo a las entrevistas realizadas al Sr Gerente Propietario: En base a la entrevista realizada se puede concluir que la empresa cuenta con reglamentos y normas que muestran las responsabilidades que debe cumplir dentro de ella, las instalaciones son adecuadas para el funcionamiento de la misma; se puede obtener información de manera oportuna y rápida por que se cuenta con un Software Contable Visual TNS, que facilita el registro de las operaciones. Las personas que trabajan dentro de la organización cuentan con el perfil adecuado para realizar sus funciones correctamente. La supervisión ha sido efectiva cubriendo todas las áreas de la empresa, determinado si la realización de las funciones es la correcta. Los trabajadores conocen clara mente y ejecutan las funciones en pro del cumplimiento los objetivos propuestos por la empresa.

C,V,IN ELABORADO POR: Fernanda Serrano C. FECHA: 26/10/2017

AC.EA2. 1/1 FIRMA DE AUDITORIA AUDIT CO ELECTRODOMESTICOS BIAN LTDA. CÉDULA NARRATIVA DE ENTREVISTA A LOS EMPLEADOS Período: Del 01 de Octubre Al 30 de Noviembre 2017 Análisis de la entrevista realizada a empleados: En base a la información obtenida de cada uno de los responsables se puedo definir que el horario de trabajo corresponde a ocho horas días, en ciertas ocasiones dos o tres horas más dependiendo de la cantidad de pedidos que se requiere despachar. Estas horas adicionales solo son remuneradas. Fuera de su horario de trabajo cuentan con un permiso de 30 a 60 minutos para tomar el lunch. Existe un ambiente de trabajo adecuado que permite desempeñar sus actividades normalmente, sin embargo consideran que debería aumentar su salario y desarrollar un plan de capacitación y motivación debido a su inexistencia Cruce de información con entrevistas realizadas V,A,C ELABORADO POR: Fernanda Serrano Carrasquilla. FECHA: 26/10/2017

AC.EA3. 1/1 FIRME DE AUDITORIA AUDIT CO. ELECTRODOMESTICOS BIAN LTDA. CÉDULA NARRATIVA DEL CUMPLIMIENTO DE LA BASE LEGAL Período: Del 01 de Octubre Al 30 de Noviembre 2017 En lo que respecta al local, su base legal consta de cumplir con lo establecido por el cómo cumplir con el SRI, IESS, MSP, Ministerio de Turismo, Municipio Patentes de la Ilustre Ciudad de Riobamba. En la verificación de los mismos que se realizó pudimos constatar que cuenta con todos los permisos requeridos y está al día en sus declaraciones. Con excepción de que solo se encuentran afiliadas tres personas al IESS, por lo que podría desembocar en problemas para el local. V,A,C,P ELABORADO POR: Bibiana Meneses Guevara. FECHA: 28/10/2017

AC.EA4. 1/1

FIRMA DE AUDITORIA AUDIT CO ELECTRODOMESTICOS BIAN LTDA APLICACIÓN DE INDICADORES DE GESTION Período: Del 01 de Octubre Al 30 de Noviembre 2017 Visión = Empleados que lo conocen / Total de empleados

8/8: 1

Misión = Empleados que la conocen / Total de empleados

8/8: 1

= Empleados que participan en su definición / Total de empleados Políticas = Políticas aplicadas / Políticas establecidas

20/16

División y distribución de funciones = Empleados / Número de áreas. 8/3 Sistema de Control = Controles automáticos / Total de controles ELABORADO POR: Fabio González FECHA: 03/11/2017

15/10

AC.EA5. 1/2

FIRME DE AUDITORIA AUDIT CO LECTRODOMESTICOS BIAN LTDA CEDULA NARRATIVA DEL LISTADO DEL PERSONAL Período: Del 01 de Octubre Al 30 de Noviembre 2017 1. GERENTE: Luis Fabián Mejía. Administrador/ Junta de Socios. Edad: 29 años. Nivel: Administrativo. Estudios Profesionales en administración, experiencia de actividades del puesto 3 años. FUNCIONES  Liderar el proceso de planeación estratégica de la organización, determinando los factores críticos de éxito, estableciendo los objetivos y metas específicas de la empresa. 

Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas propuestas.



A través de sus subordinados vuelve operativos a los objetivos, metas y estrategias desarrollando planes de acción a corto, mediano y largo plazo.

2. VENDEDOR: Pablo Andrés Quintero. Vendedor/ Departamento de ventas. Edad: 25 años. Nivel: Administrativo. Estudios realizados de administración de empresas, ingeniería comercial. FUNCIONES   

Antes de la venta. organizar el tiempo, establecer contacto previo con el cliente, preparar las rutas, preparar las visitas. Durante la venta, la visita. Presentación, oferta, tratamiento de objeciones, cierre de la venta. Después de la venta, el seguimiento. Análisis de cumplimiento de objetivos, informe de gestión diario, atender reclamaciones e incidencias.

3. AUXILIAR DE BODEGA: Daniel Felipe Sarmiento. Jefe de Ventas/ Departamento de ventas. Edad: 30 años. Bachiller como mínimo, con experiencia en el manejo de paquetes computacionales, con experiencia de un año en manejo de unidades vehiculares, sexo Masculino, licencia de conducir Liviana (Vigente) FUNCIONES  

Control y manejo de inventarios Recepción de mercancías proveniente de los diferentes proveedores



Despacho de mercancía a mostrador. 4. CONTADOR PÚBLICO: Karen Alvernia. Gerencia. Edad: 35 años. Profesional contador público, alta tolerancia a trabajar bajo presión, capacidad para trabajar en equipo. FUNCIONES  Planificar y coordinar todas las funciones relacionadas con el área contable y de impuestos con el fin de obtener la.  

Cumplen con un perfil adecuado que permita cumplir con las responsabilidades asignadas. El personal que consta en nómina tiene horarios diferentes de ingreso y salida a su trabaja, existen dos turnos de labores.

CR,P ELABORADO POR: Fernanda Serrano Carrasquilla FECHA: 07/11/2017

AC.EA6. 1/1

FIRMA DE AUDITORIA AUDIT CO ELECTRODOMESTICOS BIAN LTDA. CÉDULA NARRATIVA DE ANÁLISIS DE PRECIOS Período: Del 01 de Octubre Al 30 de Noviembre 2017

Lavadoras: $ 1.199.920 Neveras: $ 888.230 Estufas: $ 482.230

$ 2.429.000 $ 987.999 $ 733.420

El crecimiento del mercado de electrodomésticos en el país tuvo su mejor dinámica histórica. Mejores condiciones para la importación de neveras, lavadoras, televisores, celulares, portátiles, hornos, y aire acondicionado, entre otros, permitieron que más familias colombianas pudieran renovar las máquinas de sus hogares, gracias a unos precios favorables, incrementando así las ventas de nuestra empresa.

ELABORADO POR: Bibiana Meneses Guevara. V,A,C FECHA: 10/11/2017

AC.EA7. 1/1 FIRMA DE AUDITORIA AUDIT CO ELECTRODOMESTICOS BIAN LTDA. FLUJOGRAMA DE PROCESOS PerÃodo: Del 01 de Octubre Al 30 de Noviembre 2017

ELABORADO POR: Fernanda Serrano Carrasquilla FECHA: 15/11/2017

AC.EA8. 1/1 FIRMA DE AUDITORIA AUDIT CO ELECTRODOMESTICOS BIAN LTDA. CEDULA NARRATIVA HORARIO DE TRABAJADORES Período: Del 01 de Octubre Al 30 de Noviembre 2017 La empresa Electrodomésticos Bian Ltda. Cumple con el horario de trabajo de la siguiente manera: La entrada es a partir de las 08:20 a.m. hasta las 12:00 a.m. En la tarde desde las 02:00 p.m. hasta las 06:00 p.m. Respectivamente en los días Lunes a sábado.

P,T ELABORADO POR: Bibiana Meneses Guevara FECHA: 18/11/2017

AC.EA9. 1/1

FIRMA DE AUDITORIA AUDIT CO ELECTRODOMESTICOS BIAN LTDA CEDULA NARRATIVA CONTROL DE INVENTARIO PERIODO: Del 1 de Octubre al 30 de Noviembre del 2017 Dentro de esta área hemos verificado que la persona encargada, en este caso la auxiliar contable no ha actualizado los inventarios del mes anterior, aún no se ha planeado la realización del inventario físico, no tiene control del volumen de operaciones que salen de la bodega sin previa revisión, y algunas veces lo realiza cualquier empleado, no hay un responsable directo. V,A,O,I ELABORADO POR: FERNANDA SERRANO C. FECHA: 20/11/2017

AC.EA10. 1/1

FIRMA DE AUDITORIA AUDIT CO ELECTRODOMESTICOS BIAN LTDA CEDULA NARRATIVA AREA DE DESPACHO, SERVICIO Y FACTURACION PERIODO: Del 1 de Octubre al 30 de Noviembre del 2017 Dentro de esta área de la empresa Electrodomésticos Bian Ltda. Se encuentra el encargado en caja y despacho es la misma persona quien se encarga de cobrar, en este caso, el Almacenista Marlon Galvis. Se emiten facturas siempre y cuando el cliente lo necesite o de lo contrario se trabaja con los tickets de la caja registradora que son debidamente autorizados por el encargado de este perfil. V,A,I ELABORADO POR: FERNANDA SERRANO C. FECHA: 22/11/2017

AC.EA11. 1/1

FIRMA DE AUDITORIA AUDIT CO ELECTRODOMESTICOS BIAN LTDA CÉDULA NARRATIVA DE PROCESOS PERIODO: Del 1 de Octubre al 30 de Noviembre del 2017 AREAS: Gerencia. RESPONSABLE: Fernanda Serrano Carrasquilla FECHA: 22/11/2017 OBJETIVO: Revisar los manuales de procedimientos y funciones con los que cuenta la empresa. COMENTARIO: Al momento de solicitar la Auditora, los manuales de procedimientos, se ha detectado que no existe y sólo adquieren el manual de funciones; se está manejando de manera empírica, por lo cual cumplen con las funciones relacionadas en el manual de la empresa ELECTRODOMESTICOS BIAN LTDA. V,A,C ELABORADO POR: Fernanda Serrano Carrasquilla FECHA: 25/11/2017

HH. 1/2 FIRMA DE AUDITORIA AUDIT CO ELECTRODOMESTICOS BIAN LTD HOJA DE HALLAZGOS No. 1 PERIODO: Del 1 de Octubre Al 30 de Noviembre del 2017 INEXISTENCIA DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Condición: En la empresa ELECTRODOMÉSTICOS BIAN LTDA no existe un MANUAL DE PROCEDIMIENTOS para el establecimiento, teniendo en cuenta que un manual de procedimientos da un carácter formal u oficial para una determinada tarea o conjunto de tareas, convirtiéndose en una guía orientadora en la consecución de un resultado eficaz y eficiente. Por lo anterior, la elaboración de Manuales de Procedimientos dentro de la institución o empresa es una función de los directores, gerentes y demás personas con autoridad para la toma de decisiones, conducentes a mantener bien informados a los colaboradores sobre la forma de realizar las tareas de su competencia y evitar así, confusiones a la hora de llevar a cabo sus funciones, pero sirven, a la vez, como un instrumento de rendición de cuenta acerca de qué, cómo, cuándo y dónde se ejecutan las labores que son responsabilidad de cada funcionario. Sin perjuicio de la descripción específica de los pasos a seguir para cumplir con tareas específicas, los Manuales de Procedimientos deben cumplir con otros objetivos no menos importantes para el buen desarrollo de la gestión administrativa, entre los cuáles podemos mencionar. 1.- Dar a conocer a todo el personal involucrado los objetivos, relaciones de dependencia, responsabilidades y políticas institucionales. 2.- Propiciar la uniformidad del trabajo, permitiendo que diferentes colaboradores puedan realizar diferentes tareas sin ningún inconveniente. 3.- Evitar duplicidad de funciones y, a la vez, servir como indicador para detectar omisiones. 4.- Propiciar mejoras en los procedimientos vigentes en procura de una mayor eficiencia administrativa. 5.- Facilitan la inducción de los nuevos colaboradores de la institución. 6.- Permite la integración de todos los colaboradores así como la funcionalidad integral del personal. 7.- Propicia el ahorro de esfuerzos y recursos 8.- Es un instrumento útil para los evaluadores y auditores del Control Interno. En conclusión, un Manual de Procedimientos debidamente elaborado, permite al funcionario de la institución o empresa conocer claramente qué debe hacer, cómo, cuándo y dónde debe hacerlo, conociendo también los recursos y requisitos necesarios para cumplimentar una determinada tarea. Al facilitaría el desarrollo de las funciones administrativas y operativas ayudando a la comunicación interna, de la misma manera para llegar a cumplir con los objetivos propuestos y evaluar las actividades del personal.

HH. 2/2

Criterio: Propiciar la uniformidad del trabajo, permitiendo que diferentes colaboradores puedan realizar diferentes tareas sin ningún inconveniente. Causa: Algunos colaboradores están realizando procedimientos erróneos debido a que no se cuenta con un manual donde diga cómo deben desarrollar sus tareas paso por paso. La falta de control ha provocado que dentro del negocio se produzcan errores significativos que retrasen el progreso del mismo. Efecto: Las tareas de los empleados gastan más tiempo del que deberían, se cometen más errores, la información no confiable y oportuna genera inconsistencias y pérdidas en los procesos que se realizan dentro del local. CONCLUSIÓN: No se cuenta con manual de procedimientos, que contenga de forma metódica, los pasos y operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones de un área de la empresa. RECOMENDACIONES: Al Sr Gerente propietario de la empresa ELECTRODOMESTICOS BIAN LTDA. 



Dentro del proceso de mejoramiento continuo de la calidad que deben adoptar las organizaciones modernas para atender eficazmente las necesidades y expectativas de sus usuarios o beneficiarios tanto externos como internos, se recomienda LA CREACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTO como un mecanismo de planificación idóneo y expedito para orientar el rumbo de sus esfuerzos hacia el logro de los objetivos institucionales, además que contribuye a la creación de lineamientos y descripción de procedimientos para guiar a sus trabajadores a la hora de realizar sus trabajos. Dentro del proceso de mejoramiento continuo de la calidad que deben adoptar las organizaciones modernas para atender eficazmente las necesidades y expectativas de sus usuarios o beneficiarios tanto externos como internos, se evidencia la importancia de la realización de manuales como un mecanismo de planificación idóneo y expedito para orientar el rumbo de sus esfuerzos hacia el logro de los objetivos institucionales, además que contribuye a la creación de lineamientos y descripción de procedimientos para guiar a sus trabajadores a la hora de realizar sus trabajos.

ELABORADO POR: Bibiana Meneses Guevara

FECHA: 27 de Noviembre de 2017

IF. 1/2

FIRMA DE AUDITORIA AUDIT CO. INFORME FINAL Señores ELECTRODOMESTICOS BIAN LTDA. La Ciudad Hemos practicado una auditoria de Gestión sobre el área de ventas, con un enfoque de evaluación de control interno y Panorama de riesgos, para los meses de octubre y noviembre de 2017, la Administración es responsable de la elaboración y ejecución del plan de Gestión y Resultados; de mantener una estructura efectiva de Control interno para el logro de los objetivos del establecimiento relacionados con la información financiera oportuna, el cumplimiento de las leyes reguladoras que le afectan y las estrategias para la conducción ordenada y eficiente del negocio. Nuestra obligación es la de expresar opiniones, recomendaciones y conclusiones sobre el cumplimiento de los objetivos, metas y programas del plan de gestión y resultados del establecimiento, así como de las estrategias para su ejecución eficiente. Realizamos el trabajo de acuerdo con las normas de auditoria aplicable de la Auditoria de Gestión en las cuales se establecen los criterios, indicadores, características y modelos para la evaluación del ambiente de control interno y panorama de riesgos. Las normas de auditoria requieren que el trabajo se planifique y se lleve de tal manera se obtenga una seguridad razonable sobre si el área de operaciones se ha conducido de manera ordenada en el logro de las metas y objetivos propuestos; el grado en que la administración ha cumplido los objetivos y programas de manera eficiente, efectiva y económica; y si es confiable la información que sirvió de base para el cálculo de los indicadores de desempeño en la evaluación del Plan de Gestión. RECOMENDACIONES:  



Se recomienda intensificar los controles por parte de los propietarios del establecimiento en el área de ventas con el fin de supervisar que las actividades se realcen correctamente Se recomienda la creación de un manual de procedimiento como un mecanismo de planificación idóneo y expedito para orientar el rumbo de sus esfuerzos hacia el logro de los objetivos institucionales, además que contribuye a la creación de lineamientos y descripción de procedimientos para guiar a sus trabajadores a la hora de realizar sus trabajos. Se recomienda capacitar y evaluar periódicamente al personal con el fin de mejorar la calidad del servicio ofrecido

IF. 2/2

CONCLUSIONES:  

Dentro del área de ventas se encontraron algunas falencias que deben ser controladas oportunamente para que no afecten el establecimiento. Existen controles pero, deben ser intensificados por parte de los propietarios para llevar a cabalidad el Plan de Gestión.

Fernanda Serrano C. FERNANDA SERRANO C. Gerente de la firma de auditores