CAD Centro de Administración Documental Todo lo que debes saber sobre el CAD
¿Qué es el CAD? El Centro de Administración Documental (CAD) gestiona, organiza y conserva los documentos institucionales según las Tablas de Retención Documental (TRD). ¡Tu aliado para garantizar transparencia, acceso y preservación de nuestra información! El CAD cuenta con la ventanilla para la recepción de correspondencia, que actúa como uno de los canales de atención al usuario, en la que se reciben, registran y distribuyen los comunicados, PQRSDF y facturas que llegan a la Fundación EPM.
¿Qué acciones realiza? Cumplimiento normativo: asegura que la gestión documental se realice conforme a las leyes y regulaciones pertinentes del Archivo General de la Nación (AGN), evitando incumplimientos y promoviendo buenas prácticas. Planeación de la gestión documental: elabora los diferentes instrumentos archivísticos basados en la normatividad para darle un orden y estructura a los procesos al interior de la institución. Radicación y distribución de documentos: garantiza la radicación y distribución de la correspondencia que ingresan o salen de la Fundación EPM. Transferencia documental: administra el proceso de transferencia de documentos desde las distintas áreas de la institución al CAD, conforme a la normativa y a las Tablas de Retención Documental (TRD), realiza revisión y aprobación de las transferencias. Conservación y custodia: se encarga de almacenar y preservar la documentación institucional entregada por las dependencias, asegurando que se mantenga en condiciones adecuadas para su consulta futura.
Facilitación del acceso a la información: proporciona acceso a documentos, promoviendo la transparencia y el control de acceso a documentos de carácter reservado según nuestra tabla de control de acceso. Seguimiento a los archivos de gestión: realiza capacitaciones y seguimientos periódicos a los archivos de gestión sobre la trasferencia documental para garantizar que esta se esté llevando a cabo de acuerdo con las políticas establecidas.
¿Qué documentos se transfieren? Físicos y digitales, según lo establecido en las TRD. Consúltalas en nuestro sitio web, en la sesión de transparencia, numeral 7.1.5 Tabla de Retención Documental. Para transferir documentos físicos se debe tener en cuenta lo establecido en el instructivo de aplicación de TRD INS_021_Instructivo para la implementación de las TRD.pdf.
¿Como se transfiere? Documentación digital: Creando carpetas en SAIA, siguiendo las capacitaciones disponibles. Creacion de expedientes SAIA (carpeta digital).mp4 Video Transferencia CAD. Documentación física: Identifica documentos con tiempo cumplido. Organiza, clasifica, ordena y describe. Diligencia el inventario de transferencia. Rotula carpetas y cajas. Entrega al CAD junto con el inventario digital. Ajusta las observaciones del CAD. Para más información consultar aquí.
Beneficios y riesgos Beneficios Documentacón centralizada. Acceso rápido para consultas y auditorías. Cumplimiento normativo. Reducción de riesgos.
Riesgos Pérdida de información importante. Eliminación indebida de documentos históricos en los archivos de gestión.
¿Cuando transferir? Según el cronograma anual publicado en el boletín Actualízate y por correo electrónico. Si tienes alguna inquietud, notifica al CAD por correo electrónico para realizar el seguimiento: gestiondocumental@fundacionepm.org.co
Todos somos responsables de la conservación y el manejo adecuado de los documentos, para preservar nuestra memoria institucional.