Conéctemos con la formulación de proyectos

Conectémonos formulación de proyectos con la

Presentación

El proyecto Conexión Urabá – Nueva Colonia – Apartadó a 110 kV es ejecutado por EPM con el propósito de mejorar la confiabilidad del sistema eléctrico de la región de Urabá y atender el crecimiento esperado de la demanda de energía generado por la construcción de los puertos y las nuevas vías 4G en la zona, con lo cual se contribuye al desarrollo de la región de Urabá.

Como parte de la contribución al desarrollo territorial que EPM realiza con la ejecución del proyecto Conexión Urabá – Nueva Colonia – Apartadó a 110 kV, EPM en su apuesta por sumarse a iniciativas de desarrollo local, participa en iniciativas de carácter voluntario en su área de influencia que contribuyan a fortalecer las capacidades organizacionales de las comunidades en alianza con el Distrito y el Municipio. En este caso, en las veredas

Los Cuarenta, Barro Colorado, Puerto Escondido y La Pola, el barrio 19 de Marzo del corregimiento Nueva Colonia, del distrito de Turbo; y en el centro poblado del corregimiento Churidó Pueblo del municipio de Apartadó.

La cartilla que tienen en sus manos hace parte del proceso formativo ejecutado por EPM, a través de la Fundación EPM, llamado Fortalecimiento Comunitario, a través del cual se contribuye al desarrollo local y al fortalecimiento de capacidades de las comunidades con el módulo de Formulación de Proyectos.

El objetivo de la cartilla es brindar información genérica relacionada con la formulación de proyectos y su estructura, además, se presenta el modelo Canvas como una opción simple, gráfica y práctica para la definición de planes de negocio. De esta manera no solo se ofrece un insumo para que las Juntas de Acción Comunal formulen proyectos, sino para que los miembros de la comunidad en general puedan idear emprendimientos a través de las herramientas presentadas.

Esta cartilla contiene, entre otros elementos, los siguientes puntos relevantes:

• Generalidades conceptuales acerca de los proyectos y lineamientos básicos para estructuración de la formulación: diagnóstico, justificación, definición de objetivos, metas, descripción de los proyectos, duración, cronograma, público objetivo o beneficiarios, localización del proyecto, recursos, presupuesto, producción, divulgación y publicidad.

• Gestión de recursos: redes de apoyo y redes institucionales.

1.Conceptualización y generalidades

1.1 ¿Qué es un proyecto?

La guía PMBOK del Project Management Institute (2021) en su séptima edición define un proyecto de la siguiente manera:

Esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. La naturaleza temporal de los proyectos indica un principio y un final para el trabajo del proyecto o una fase del trabajo del proyecto. Los proyectos pueden ser independientes o formar parte de un programa o portafolio. (p. 31)

En la Guía de Formulación de Proyectos Sociales con Marco Lógico de la ONG Plataforma social, se entiende el proyecto como: una serie de actividades ordenadas, que movilizan un número determinado de recursos, para lograr unos objetivos definidos, en un periodo de tiempo, en una zona determinada y para un grupo de personas beneficiarias, solucionando problemas específicos o mejorando su situación. (p. 11)

A continuación, se incluye un cuestionario que ayuda a tener un acercamiento con la estructura de un proyecto y a organizar nuestras ideas y acciones futuras:

¿Qué se quiere modi car?

Preguntas claves Estructura del proyecto Diagnóstico

¿Por qué se quiere hacer?

¿Para qué se quiere hacer?

¿Cuánto se quiere hacer?

¿Cómo se va a hacer?

¿Cuándo se va a hacer?

¿Para quién se va a hacer?

¿Dónde se quiere hacer?

¿Con qué se va a hacer?

¿Cuánto cuesta hacerlo?

Justi cación

Objetivos Metas

Descripción del proyecto

Cronograma de actividades

Población objeto o bene ciarios

Localización geográ ca

Recursos

Presupuesto

1.2 ¿De dónde nace un proyecto y qué tipologías existen?

Los proyectos comienzan a partir de un problema, necesidad o con la intención de aprovechar la oportunidad que genera una idea.

El propósito de los proyectos es generar acciones o cambios en pro de obtener los resultados que se desean (objetivos) o aprovechar oportunidades, por lo que es indispensable analizar potencialidades y reflexionar acerca de las posibles soluciones para algunas problemáticas con miras de dar respuesta a las mismas dentro de un tiempo determinado.

Así mismo, se menciona que los proyectos se categorizan se acuerdo con muchas tipologías, siendo así, algunos autores lo definen según su nivel de complejidad (baja, media o alta complejidad); según la procedencia de los recursos (públicos, privados, mixtos); según el sector (agropecuario, educativo, financiero, eléctrico, ambiental, entre otros); según áreas de conocimiento especificas (médico, tecnológico, artístico, entre otros); por su orientación o finalidad (emprendimiento, productivos, comunitarios, sociales, investigación, entre otros); según locación (regional, local, nacional, internacional).

Fuente: https://plani cacionsocialunsj. les.wordpress.com/2011/09/guc3ada-elaboracic3b3n-proyectos-productivos-sociales

Responder a estas preguntas nos da unas condiciones mínimas para tomar decisiones que garanticen organización, racionalidad, compatibilidad y coherencia en las diferentes acciones.

Por lo anterior, la presente cartilla pretende mostrar una propuesta de estructura con lineamientos básicos para formular un proyecto, y, de acuerdo con el tipo, la comunidad podrá complementar la propuesta, ya que, a nivel comunitario, un proyecto puede ser productivo y traer un beneficio económico; puede ser un proyecto social y mejorar las condiciones de vida de los beneficiarios; puede ser un proyecto ambiental y aportar a la sostenibilidad del territorio; puede ser un proyecto de obra civil y traer beneficios de empleabilidad y mejoras locativas y de infraestructura. Es decir, como Junta de Acción Comunal, pueden formular proyectos de diferentes tipos y traer de esta manera, varios beneficios a las comunidades que no necesariamente sea de tipo económico.

1.3 Estudios del proyecto

La evaluación de un proyecto se debe realizar durante todo el ciclo del proyecto, aunque realizar unos estudios previos a la formulación del mismo, nos ayudará a tener un conocimiento más amplio frente al contexto en que se llevará a cabo, detectar posibles inconvenientes e incluso, analizar la viabilidad de este.

Por lo tanto, se recomienda realizar algunos estudios que complementen el diagnóstico tales como:

• Estudio de mercado: indicará si el mercado es o no sensible al bien o servicio producido por el proyecto y la aceptabilidad que tendría para su consumo o uso. Estudia los fenómenos de oferta y demanda, las características del mercado, definido este como un espacio social, virtual, flexible y dinámico, conformado por la organización como tal, por sus usuarios reales y potenciales y por los competidores teniendo en cuenta el ciclo de vida de los productos o servicios. Un ejemplo de ello puede ser, si vamos a formular un proyecto de emprendimiento relacionado con bebidas gaseosas, validar si tenemos demanda, es decir, público interesado en adquirir las bebidas, qué características tiene el público y los precios que hay en el mercado de bebidas por parte de los competidores.

• Estudio técnico: estudia las posibilidades materiales, físicas, químicas de producir el bien o servicio que espera generarse del proyecto. Involucra los costos directos e indirectos de fabricación del producto o de prestación del servicio, es decir, aquí evaluaremos todo lo que requerimos de acuerdo con la naturaleza de nuestros productos, bienes o servicios.

• Estudio jurídico: al realizar un estudio jurídico se determinan las implicaciones normativas que regulan la instalación y operación del proyecto, por lo tanto, se deben indagar leyes, decretos, resoluciones, ordenanzas, acuerdos y demás requerimientos que puedan exigir algunas instituciones autorizadas frente al proyecto. Por ejemplo, si nuestro proyecto está relacionado con el sector de alimentos, debo conocer los requisitos para obtener el registro sanitario ante el INVIMA, o si es un vivero, cómo nos podemos certificar ante el ICA para poder vender nuestros productos a personas jurídicas.

• Estudio organizacional o de gestión: se refiere a la capacidad administrativa para emprenderlo. Define las condiciones mínimas que se hacen necesarias para emprender el proyecto tanto en lo funcional, como en lo estructural. Por lo tanto, define el organigrama, manuales de funciones y procedimientos, estrategias operativas y cronograma del proyecto.

• Estudio financiero o de costos: analiza la rentabilidad de la inversión. Para ello se debe identificar, clasificar y programar las inversiones que se requieren realizar, como, por ejemplo, en activos fijos como maquinaria; se identifican las principales fuentes de financiación del proyecto, es decir, si realizaremos el proyecto con recursos propios, a través de deuda, por medio de inversionistas o la mezcla de estas opciones. Así mismo, si la totalidad o parte de la fuente de financiación es a través de una deuda, se debe tener en cuenta el costo de financiamiento, ya que se deberá cubrir también la tasa de interés generada por esta. En este estudio también se elabora el presupuesto de ventas o ingresos y el presupuesto de costos y gastos de producción, administración y ventas. En general, este estudio nos permite definir si el proyecto es viable, es decir, si a futuro vamos a conseguir ganancias o no, con el desarrollo de nuestro proyecto.

1.4 El ciclo de vida del proyecto

Es el conjunto de etapas a través de las cuales pasa un proyecto, desde que se propone una idea para resolver un problema o una necesidad, pasando por sucesivas etapas de estudio, formulación y priorización, hasta la ejecución de la inversión y su puesta en funcionamiento (operación), donde se generarán los beneficios previstos para la población objetivo de dicha inversión.

Identi cación Formulación

Se identi ca el problema o la necesidad que se va a satisfacer y las alternativas básicas mediante las cuales se resolverá el problema.

2. Técnicas y herramientas de ideación y acercamiento diagnóstico

2.1 Árbol de problemas: técnica

para identificar y priorizar los problemas

Es una técnica participativa que ayuda a definir problemas, causas y efectos de manera organizada; genera un modelo de relaciones causales en torno a un problema.

Se origina con la identificación del problema más importante que constituirá el tronco del árbol; luego, se identifica sus causas (raíces del tronco), y consecuencias o efectos, las hojas y ramas.

En las raíces se expresan las causas y orígenes del problema central; pueden jerarquizarse, ordenándose en causas principales y secundarias. Y se realiza el mismo proceso con las consecuencias (efectos).

Es la etapa centrada en el diseño de las alternativas del proyecto, es decir, las opciones técnicamente viables para alacanzar los objetivos perseguidos.

EFECTOS Si este problema no se soluciona.

¿Qué consecuencias trae?

Consiste en el análisis de los efectos o impactos, e cacia, e ciencia o pertinencia del proyecto, veri cación de los logros, lecciones aprendidas, recomensaciones de acciones correctivas y retroalimentación.

Fase en la que se usa la capacidad generada por el proyecto con el n de entregar bienes o servicios con los cuales los bene ciarios solucionan el problema o satisfacen la necesidad que le dió origen al proyecto.

Evaluación Ejecución

A continuación, se presenta un ejemplo de un árbol de problemas, en el cual se analizan las causas y consecuencias de un problema por la falta de agua.

Pasos para su elaboración:

1 2 3

Situación

Identi car los principales problemas con respecto a la situación en cuestión.

Integrar

Revisar esquema completo y veri car su lógica e integridad.

Mucho tiempo dedicado a buscar agua

Consecuencias

Formular en pocas palabras el problema central.

Anotar las causas del problema central.

Esquema Efectos

Elaborar un esquema que muestre las relaciones de un Árbol de Problemas.

Problema Causas 4 5 6

Anotar los efectos provocados por el problema central.

Problema central

Largos desplazamientos para buscar agua

Afectación a la salud

Causas

Dé cit en el acceso de agua apta para el consumo humano

Llegada de mas pobladores

Mal estado de la infraestructura en el acueducto veredal Disminución del caudal de la fuente de agua Mala calidad del agua

2.2 Matriz FODA: herramienta para el análisis y el diagnóstico

El análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) consiste en realizar una evaluación de los factores fuertes y débiles que, en su conjunto, diagnostican la situación interna. Esta evaluación da cuenta de las habilidades y capacidades que posee, o de las que carece, una organización, un proyecto, un emprendimiento o una persona; así como su evaluación externa, es decir, las oportunidades y amenazas, que están relacionadas con factores externos como por ejemplo una nueva ley, un tratado de libre comercio, un cambio en el periodo de gobierno. También es una herramienta que puede considerarse sencilla y que permite obtener una perspectiva general de la situación estratégica de una organización determinada. (Talancón, 2007)

Cuando se habla de una situación interna, por ejemplo, un mal servicio prestado por el personal de atención al público, se pueden establecer ciertos controles como la evaluación del servicio o implementar acciones como realizar capacitaciones o formación al personal para mejorar la situación.

Una situación externa implica realizar cambios a nivel de organización por las nuevas tendencias que se presenten, por ejemplo, el ICA exige que los viveros se certifiquen para poder comercializar los árboles. Es una situación que no podemos controlar ni cambiar, lo que requiere tomar medidas en el vivero para conseguir la certificación.

Para el análisis de FODA se debe responder cada una de las siguientes preguntas:

• ¿Cómo se puede explotar cada fortaleza?

• ¿Cómo se puede aprovechar cada oportunidad?

• ¿Cómo se puede detener cada debilidad?

• ¿Cómo se puede defender de cada amenaza?

Fortalezas

Son aquellos aspectos que dependen de usted y que bene cian a su negocio. Por ejemplo: la variedad de productos que vende y de mercados que atiende, la calidad, con abilidad y durabilidad de producto.

Acuérdese de identi car aquellas fortalezas que realmente lo diferencien de los demás.

Oportunidades

las oportunidades son situaciones que no dependen de usted pero que pueden bene ciarlo. Por ejemplo: la aprobación de una ley, formas más baratas de hacer su producto o un nuevo mercado al cual llegar.

Debe estar muy atento a estas oportunidades porque podrían impactar positivamente su negocio.

Son elementos que también dependen de usted y que pueden perjudicar a su negocio. Es importante saber que las debilidades están bajo su control.

Por ejemplo la ausencia de materia prima, altos costos de envíos, fallas en los procesos de producción o malos trabajadores.

Recuerde que no basta con listar estas debilidades, usted debe encontrar soluciones para este problema.

D

Las amenazas tampoco dependen de usted y afectan el futuro de su negocio.

Por ejemplo, que un competidor venda más barato su producto, catástrofes naturales o posible publicidad negativa. Plantee acciones que le ayuden a mitigar los riesgos que estas amenazas representan.

0 F A

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3. Estructura de la formulación de un proyecto

3.1 Diagnóstico

La Guía Metodológica General para la Formulación y Evaluación de Programas y Proyectos de Inversión Pública de la DGIP, plantea que la finalidad del diagnóstico es identificar los tipos de demandas o necesidades no satisfechas en un territorio, en una población o en una comunidad y poder formarse una idea de la naturaleza y magnitud actual de las necesidades o problemas por resolver, así como de la trascendencia futura de dichos problemas si no se toman medidas para resolverlo en el corto plazo. (p. 16)

3.2 Justificación del proyecto

Inicialmente, se debe identificar y delimitar cuál será el área de influencia o localización de la solución que se proponga, se deberá realizar una indagación frente a las condiciones socioeconómicas, es decir, indagar sobre los problemas de productividad, climatología, aspectos físicos, tipos de suelos, aspectos económicos, sociales y ambientales y las amenazas ante el riesgo de desastres. Además, la infraestructura básica económica y social existente, la descripción del sistema productivo, la distribución del ingreso y empleo, grados de afectación de la comunidad, aspectos legales, tributarios, cultura de uso de los productos que satisfacen la necesidad, determinantes institucionales y normativos, enfatizando los que más relación tengan con la naturaleza prevista del problema: económico, social o ambiental. Debe tenerse en cuenta que el diagnóstico no necesariamente focaliza un problema específico y puede referirse más bien a un conjunto de problemas o a un complejo de variables asociadas a una situación problema.

Una vez realizado el diagnóstico que nos permitirá conocer nuestra realidad, será posible identificar el problema que nos interesa solucionar con la implementación del proyecto. La descripción del problema debe completarse con una justificación, es decir, por qué nos hemos propuesto elaborar nuestro proyecto, es preciso definir la situación que deseamos mejorar con nuestro proyecto. Con la justificación, se responde al ¿Por qué se va a hacer el proyecto? En este punto también se pueden abordar de manera general como aporte a la justificación, los efectos o consecuencias evidenciados en el árbol de problemas como puntos a resolver, aprovechar, mejorar, mitigar o eliminar.

De ahí, la necesidad de avanzar en la identificación del problema que requiere la formulación de un proyecto específico para solucionarlo, en la que se puede utilizar la técnica del árbol de problemas, descrita en el numeral 2.1 y una vez priorizado el problema, nos ayuda en la formulación de los objetivos y justificación del proyecto.

3.3 Definición de objetivos generales y específicos

Una vez tenemos claridad con respecto al problema a resolver, debemos plantear qué queremos con nuestro proyecto productivo, o bien, cuál es la razón por la que se ejecutará y para ello, hay que plantear un objetivo. Un proyecto debe contar con un objetivo general y con objetivos específicos.

• Un objetivo general es una idea de lo que se quiere lograr con el proyecto, responde el para qué realizamos este proyecto y para qué queremos resolver este problema.

• Un objetivo específico es una idea de las actividades que se quieren desarrollar dentro del proyecto, deben ser sencillos y claros. Estos nos ayudarán a definir las acciones que debemos seguir para alcanzar lo que nos proponemos con nuestro proyecto.

Los objetivos deben ser observables (apreciables o medibles), que se puedan evaluar y se deben formular con un verbo en infinitivo (ar, er, ir). Por ejemplo: construir, diseñar, fomentar, el cual, además no debe haber más de un verbo de estas características en el objetivo.

La técnica del árbol de problemas nos ayuda a definir los objetivos, ya que una vez se defina el problema a resolver con el proyecto, se hace la conversión de lo negativo a lo positivo; el problema central se redacta en positivo y las causas quedan convertidas en lo que se debe hacer para mitigar la causa, tal como se muestra en el siguiente ejemplo:

Dé cit en el acceso de agua apta para el consumo humano Problema central

Llegada de más pobladores

Mal estado de la infraestructura en el acueducto veredal Disminución del caudal de la fuente de agua Mala calidad del agua

Objetivo general

Mejorar el suministro de agua potable para la población XXX

Remodelar la planta de potabilización

Realizar un tratamiento adecuado en la planta de potabilización

Reforestar las riveras de las fuentes de agua

Realizar la instalación del servicio de acueducto a las nuevas viviendas

de problemas

3.4 Metas

Con base en los objetivos específicos que formulamos anteriormente, se debe concretar qué queremos lograr en nuestro proyecto productivo. A la cuantificación de estos logros los vamos a llamar metas o resultados. Las metas son los pasos que hay que dar para lograr los objetivos específicos formulados en el proyecto. Las metas se definen en forma cuantitativa, describiendo “qué” y “cuándo” se genera y en qué período. Formular las metas es lo que nos va a permitir hacer seguimiento y comprobar el cumplimiento de los objetivos.

3.5 Descripción del proyecto

Es preciso hacer una descripción de nuestro proyecto en la cual tendríamos que detallar: cómo lo vamos a realizar, con qué y con quiénes. Esto nos permitirá reconocer cuáles son las cosas que tenemos y cuáles necesitamos gestionar. Es muy importante realizar una descripción clara y precisa de nuestro proceso. Es fundamental decidir anticipadamente qué se debe hacer y redactarlo por adelantado.

En esta descripción debemos detallar cómo lo vamos a realizar, para ello tendremos en cuenta:

• Qué tipo de proyecto vamos a realizar.

• Con quiénes vamos a realizarlo.

• Con qué recursos contamos y cuáles nos hacen falta.

• De qué manera pensamos sacarlo adelante.

• Qué actividades realizaremos y en qué tiempo.

• Dónde vamos a realizarlas.

3.6 Duración del proyecto

Se especifica la fecha probable de inicio y finalización del proyecto.

3.7 Cronograma de actividades

El cronograma es una representación gráfica de la información sobre los tiempos que duran cada una de las tareas y actividades durante la ejecución y operación del proyecto, con el fin de cumplir con unos plazos establecidos. Sin embargo, esta herramienta gráfica no solo facilita la organización de las actividades, sino que también favorece el desarrollo, seguimiento y control de cada una de las tareas que componen el proyecto.

Consiste en hacer una descripción detallada de las actividades que vamos a llevar a cabo y cómo vamos a distribuirlas en el tiempo.

Debemos plantearnos cuáles son las acciones que nos van a ayudar a lograr nuestros objetivos. Al elaborar el cronograma de actividades vamos a estar pensando en cuál va a ser el recorrido a seguir para lograrlo y eso es “planificar”.

El siguiente es un ejemplo. Dependiendo de la necesidad, podemos hacer un cronograma por días, semanas o meses:

Tomado de https://www.obs-edu.com/int/blog-project-management/ planificacion-de-las-actividades-y-tiempo-de-un-proyecto/herramientaspara-elaborar- el-cronograma-de-actividades-de-un-proyecto

Actividades Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6

3.8 Población objetivo o beneficiarios

La población objetivo es un subconjunto de la población total (población de referencia) a la que están orientados los productos o servicios del proyecto.

Se la define normalmente por la pertenencia a un segmento socioeconómico (con o sin NBI – Necesidades Básicas Insatisfechas), grupo etario (menores de edad, jóvenes, adultos mayores), localización geográfica (zona rural o urbana) y carencia específica (discapacidad, desescolarizados, entre otros).

Los beneficiarios constituyen la razón de ser del proyecto, los que padecen el problema o la carencia que será suplida por el proyecto. Son los beneficiarios los que consumen o usan los bienes o servicios generados por el proyecto para su satisfacción y la cantidad o nivel de consumo de estos bienes o servicios, debe ser analizada previamente para determinar la viabilidad y el dimensionamiento del proyecto.

Nota: también es importante mencionar que, hay poblaciones que son grupos de interés del proyecto no porque sean beneficiarios directos o indirectos del mismo, sino que son actores que tienen relación con el mismo, por ejemplo, un proyecto de mejora de infraestructura para una comunidad “x” pero que perjudica en ruido o movilidad a una comunidad “y”, todos estos aspectos se deben tener en cuenta para generar las acciones concernientes, ya sea socializaciones, permisos, negociaciones, entre otros.

3.9 Localización del proyecto

Es el lugar en donde se realizará el proyecto, se debe señalar cuál es su cobertura espacial o sea debe indicarse la zona que cubrirá el proyecto, los lugares próximos al lugar de ejecución del proyecto que también se beneficiarán del mismo (calle, barrio, corregimiento, vereda, municipio, departamento, región).

Se hace una reseña breve del lugar donde se realiza la actividad y sobre todo la posesión del predio, si es propio, arrendado, en comodato u otros. Debe adjuntarse certificación o resolución en el caso de ser necesario.

Finalmente, se debe realizar una descripción general de la zona, desde lo económico y cultural.

3.10 Recursos

Para realizar un proyecto es necesario contar con unos recursos que posibiliten que el proyecto se lleve a cabo. Los recursos para prever son: humanos (con quién hacer), materiales y financieros (con qué hacer).

• Recursos humanos: identificar a las personas que participarán para llevar a cabo el proyecto y cada una de sus actividades. Definir y distribuir las distintas funciones y tareas. Identificar las distintas actividades y las personas responsables de su realización, así como la capacitación de las personas, la experiencia y el tiempo que podrán dedicar al proyecto. Así mismo, se deberá considerar aliados o proveedores en caso de ser necesario.

• Recursos materiales: se debe hacer una enumeración lo más detallada posible de los recursos materiales que deberán ser utilizados en las tareas del proyecto. Por ello, hay que tener presente:

• Las instalaciones necesarias: terrenos, local, oficinas y/o bodegas.

• Utensilios e inmobiliario para la dotación de las instalaciones.

• Instrumentos, materiales, herramientas, entre otros.

• Material audiovisual, de transporte, publicitario, entre otros.

• Recursos financieros: tener previsto los gastos de desarrollo. Elaborar un presupuesto realista que cubra los gastos materiales, de reuniones, de transporte, de locales, de equipos, de nómina, entre otros. La financiación permite enunciar cómo serán previstos los gastos y qué institución, organización, o actividades van a financiar el proyecto.

3.11 Presupuesto

El presupuesto es la relación de gastos e ingresos del proyecto. El presupuesto se define a través de la suma de cada uno de los costos de las diferentes actividades y alcances.

En este se organizan y estiman los gastos y recursos financieros en los que se necesita incurrir para que un proyecto se pueda llevar a cabo.

La rentabilidad es uno de los elementos más importantes para que un proyecto sea exitoso, y esta se logra en gran medida con un buen presupuesto.

El presupuesto consiste en identificar y clasificar:

• Los gastos.

• Los ingresos adquiridos o en proceso de adquisición.

Cualquier presupuesto se divide en dos columnas: gastos e ingresos, que a su vez se dividen en varias categorías:

• Costos: los costos son todos aquellos gastos en los que se incurre para realizar una tarea, un trabajo o un proyecto determinado. Están directamente relacionados con la producción de bienes o la entrega de servicios. Las dos principales clases de costos que se conocen son los costos variables y costos fijos.

• Costos variables: como su nombre lo indica, el costo variable hace referencia a los costos de producción que varían dependiendo del nivel de producción. Todo aquel costo que aumenta o disminuye, según aumente o disminuya la producción, se conoce como costo variable.

Algunos ejemplos son:

• Materias primas.

• Mano de obra directa.

• Costos fijos: los costos fijos son aquellos que la empresa debe pagar independientemente de su nivel de operación, es decir, produzca o no produzca, debe pagarlos de manera habitual.

Por ejemplo, el costo del local o planta en el que se tienen las máquinas para producir los productos es un costo fijo pues se paga el mismo alquiler todos los meses. El costo de los salarios de los operarios también es un costo fijo, ya que todos los meses hay que pagarles a los trabajadores.

• Gastos: Los gastos son el dinero que no tiene que ver con la producción del bien o servicio, pero que se necesitan hacer para el funcionamiento del proyecto. Algunos ejemplos son: inversión en publicidad, la compra de artículos de limpieza y de cafetería, gastos de oficina como papelería, gastos de personal administrativo o de seguridad, los honorarios pagados por servicios contables, los gastos de seguros.

• Ingresos: son todos aquellos recursos que se obtienen de la venta o como resultado de producir un bien o servicio.

Algunos ejemplos son:

• Venta de productos.

• Prestación de servicios.

Concepto Presupuesto mes de febrero

• Superávit: es aquel excedente que queda del ejercicio de la labor, o entendido también como la cantidad numérica que queda de la diferencia entre los ingresos y los costos, que no siempre es positivo y cuando su valor es negativo se puede denominar “Déficit”.

• Imprevistos: es el rubro que se calcula dentro del presupuesto para cubrir todos aquellos gastos en que se pueda incurrir durante el ejercicio de la labor y que no se esperaban tener durante el desarrollo de un proyecto. El cálculo de estos nunca podrá exceder el 10% de los costos.

• Utilidad Neta: es la cantidad adicional que se calcula recibir por la producción del bien o servicio, después de haber cubierto los costos totales del proyecto (costos, gastos e imprevistos), esta se puede calcular con base en la capacidad instalada de producción o con base en el número de productos o servicios que se espera vender.

El presupuesto de un proyecto permite:

• El proceso de toma de decisiones.

• Considerar diferentes opciones políticas más o menos ambiciosas.

• Anticipar tus resultados futuros.

• Confrontar tus deseos con las realidades económicas.

• Solicitar financiación o buscar socios/inversionistas.

• Presentar un proyecto creíble y viable.

• Analizar y comparar regularmente tu presupuesto con los gastos e ingresos reales.

• Ajustar el proyecto si es necesario.

3.12 Producción

• Cantidad de producción mensual: se define el producto y la cantidad que esperamos producir mensualmente.

• Cálculo del precio de un producto: para definir el precio de venta del producto se debe tener en cuenta el costo unitario de ese producto, el precio de venta en el mercado de un producto o servicio similar y lo que pretendemos ganar con la venta de ese bien.

• Costo unitario: es la relación que resulta de dividir el costo de producción mensual con respecto a la cantidad de producto que nos hemos propuesto producir en un mes.

• Presentación del producto: es la caracterización que le vamos a dar a la presentación final del producto: envases, etiquetas, cajas, entre otros.

3.13 Divulgación y publicidad del proyecto

Las actividades de divulgación y publicidad suelen tener lugar en todas las fases de un proyecto, desde los momentos iniciales del programa hasta la presentación de los resultados finales. De nada sirve un buen proyecto si los destinatarios lo desconocen, ya que, en ese caso, no se podrán realizar las actividades oportunamente. Se debe hacer lo posible para que esa divulgación llegue a las personas y organizaciones relacionadas con el proyecto. Es importante dar a conocer el proyecto, pero también, es necesario convencer a los posibles clientes de que el producto o servicio que ofrecemos satisface sus necesidades.

4. Redes de apoyo y redes

institucionales

Es muy importante garantizar que nuestro proyecto sea sostenible en el tiempo, por lo que se hace necesario indagar sobre la manera de garantizar la rentabilidad económica y minimizar los riesgos. Para ello existen redes de apoyo que permiten el acceso a recursos fundamentales para el proyecto tales como: información, difusión, contactos, ideas, capacitación, financiamiento, entre otros.

Una clave para encontrar apoyo a los proyectos es realizar una búsqueda de organizaciones públicas o privadas que estén relacionadas con el quehacer de tu negocio o idea, y que puedan ayudarte a impulsarla. Incluye en tu búsqueda instituciones que apoyen emprendedores de todas las industrias. Identifica qué oportunidades se ajustan a tu proyecto. Entre las que puedes encontrar existen financiación, educación, formalización y créditos, y si encuentras una convocatoria que te interese, consolida y postúlate con una muy buena idea: creativa, con potencial, y acorde a tu proyecto; si no lo consigues, aprende y no desfallezcas en tu idea, sigue preparándote para otras oportunidades. De ahí, la necesidad de avanzar en la identificación del problema que requiere la formulación de un proyecto específico para solucionarlo, en la que se puede utilizar la técnica del árbol de problemas, descrita en el numeral 2.1 y una vez priorizado el problema, nos ayuda en la formulación de los objetivos y justificación del proyecto.

A continuación, se describen algunos fondos de financiamiento a nivel nacional e internacional para la gestión de recursos:

• Parque del Emprendimiento - Parque E (sede UDEA, Apartadó): tienen una amplia oferta en consultorías de marketing y direccionamiento estratégico para los negocios y los nuevos emprendedores.

https://parquedelemprendimiento.co/.

• Corporación Ventures: cuenta con un concurso para emprendedores y con una plataforma de información de financiamiento:

http://www.ventures.com.co/index.php/corporacion/corporacionventures/programas/ ventures-financiacion.html

http://www.ventures.com.co/index.php/corporacion/corporacion-ventures/programas/v entures-concurso.html

• INNpulsa: aunque su enfoque está alineado con los emprendimientos dinámicos, la entidad pública en ocasiones abre convocatorias para emprendimientos de tipo ambiental:

https://www.innpulsacolombia.com/

• Fondo Emprender del SENA: siempre vale la pena explorar las convocatorias que la entidad hace. En versiones pasadas ha realizado convocatorias para emprendedores sociales: http://www.fondoemprender.com/SitePages/Home.aspx

• Banco Interamericano de Desarrollo (BID): ): el BID tiene iniciativas como Idear soluciones para los emprendedores e innovadores latinoamericanos: http:// www.fondoemprender.com

• SISCLIMA: tiaunque no está enfocado exclusivamente a emprendedores, esta herramienta institucional es un esfuerzo público-privado para motivar el financiamiento de proyectos que contribuyan a cumplir las metas de prevención, mitigación y adaptación ante el cambio climático: http://www.finanzasdelclima.co/

• Corporaciones Autónomas Regionales y Plan Nacional de Negocios Verdes del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible: aquí se pueden encontrar lineamientos para crear y escalar emprendimientos sostenibles de acuerdo con la realidad de cada una de las regiones del país:

http://www.ventures.com.co/index.php/corporacion/corporacionventures/programas/ ventures-financiacion.html

• Red de Emprendedores Bavaria: también ofrece concursos para emprendedores: http://redemprendedoresbavaria.net/

• La Corporación Financiera Nacional: apoya proyectos de emprendimiento para muchos tipos de sectores industriales.

http://www.cfn.fin.ec/financiamiento-para-emprendedores/

• El programa Emprende País de la Fundación Bolívar Davivienda: apoya iniciativas de emprendimiento con alto potencial. https:// www.fundacionbolivardavivienda.org/emprende-pais/

• Microempresas de Colombia: diagnóstico, asesoría y acompañamiento empresaria.

https://microempresas.co/

Finalmente, se encuentran las oportunidades para buscar capital en iniciativas de Crowdfunding (basta con buscar en internet las múltiples plataformas que hay sobre esto), iniciativas de Crowdsourcing (es cierto, no necesariamente se puede encontrar dinero a través de iniciativas como esta, pero sí apoyo para desarrollar alguna idea) e iniciativas de Crowdlending.

Si quieres un modelo simple que te ayude a estructurar las ideas, te recomendamos Canvas que te pueda ayudar a aterrizar las ideas de tu proyecto.

Es un sencillo esquema que permite observar de manera gráfica y organizada los componentes de un negocio, la forma como se creará valor y si será competitivo.

Ofrece una estrategia organizada de pensamiento que te ayudará a reflexionar de manera ordenada sobre tu modelo de negocio:

• ¿QUÉ queremos hacer?

• ¿CÓMO vamos a lograrlo?

• ¿A QUIÉN se lo vamos a vender?

• ¿CUÁNTO beneficio podríamos obtener?

5. Otras herramientas para el diseño de un plan de negocios o proyectos de emprendimientos

5.1 Plan de negocios a través del modelo Canvas

Consta de nueve elementos descritos a continuación:

• Propuestas de valor: muestra los elementos destacables del producto/ servicio. Aquello que el cliente busca y en ocasiones se diferencia de la competencia.

• Segmento de clientes: analiza las características del público objetivo.

• Canales: los medios que utilizas para hacer llegar la propuesta de valor al cliente.

• Relación con clientes: la manera de relacionarte con los clientes, la forma de ese trato, así como su frecuencia y otras características destacables.

• Fuentes de ingresos: la procedencia de los principales ingresos y las formas de recibir esos ingresos.

• Recursos clave: aquellos activos que se consideran más importantes para el mejor funcionamiento del negocio.

• Actividades clave: son aquellas acciones que provocan que el negocio pueda ofrecer valor a los clientes.

• Asociaciones clave: aquellas relaciones con empresas/instituciones/personas que provee al negocio una garantía de mejor funcionamiento.

• Estructura de costos: analiza sobre en qué recaen los principales costos de la empresa. En aquella actividad o recurso sobre la que empleas más recursos económicos.

Aliados clave

Actividades clave Propuesta de valor Recursos clave

Estructura de costos Flujo de ingresos

Relación con clientes

Canales

Segmento de clientes

Referencias

• Project Management Institute [PMI] (2021). Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Guía del PMBOK). Publicado por Project Management Institute, Inc.

• División de Desarrollo Social, CEPAL. Manual formulación, evaluación y monitoreo de proyectos sociales.

https://dds.cepal.org/redesoc/publicacion?id=242

• Formulación y evaluación de proyectos. TORO DIAZ, J. Manizales, octubre 2007.

• Guía Metodológica General para la Formulación y Evaluación de Programas y Proyectos de Inversión Pública. Dirección General de Inversiones Públicas (DGIP)

• Guía para la formulación de proyectos productivos. Grupo EPM.

• Guía de Formulación de Proyectos Sociales con Marco Lógico. Plataforma de ONG de Acción Social, Madrid.

• Herramientas para la formulación de proyectos. Cámara de Comercio de Medellín, Medellín, 2010.

• Talancón, H. P. (2007). La matriz FODA: alternativa de diagnóstico y determinación de estrategias de intervención en diversas organizaciones. Enseñanza e investigación en psicología.

• Toro D, J. (2007). Formulación y evaluación de proyectos.

https://typeset.io/papers/formulacion-y-evaluacion-de-proyectos-30em16zewo

• ANDI, (2017). Guía del emprendedor social actualizada.

https://www.andi.com.co/Uploads/GUIA%20PARA%20EL%2 EMPRENDEDOR%20SOCIAL%20ACTUALIZADA.pdf

• Cultura Emprendedora. Guía didáctica Modelo Canvas.

http://culturaemprendedora.extremaduraempresarial.es/wp-content/ uploads/2012/09/Guia-Did%C3%A1ctica_Modelo-Canvas-1.pdf

• El País. Cómo pueden financiarse los emprendedores

https://www.laopinion.com.co/economia/como-pueden-financiarse-los-emprendedores-159101#OP

• OBS Business School (2021) Tipos de proyectos y sus principales caracteristicas

https://www.obsbusiness.school/blog/tipos-de-proyectos-y-sus-principalescaracteristica#:~:text=Proyectos%20simples%3A%20aquellos%20 cuyas%20tareas,la%20de%20un%20proyecto%20simple.