Propuesta de manual de procedimientos para unidades de información

Escuela Superior de Bellas Artes “Manuel Belgrano” Lanín 1947 – Neuquén Capital

Propuesta de Lineamientos para desarrollo de Manual de Procedimientos en Unidades de Información en el contexto Educativo en la provincia de Neuquén.

(Carácter provisorio aproximativo)

Biblioteca de la ESBA

Septiembre 2016

biblioesbanqn@gmail.com

Introducción.

Es la pretensión del presente, dar una pauta para el desarrollo de manual de procedimiento de cada unidad de información como expresión explicita de una práctica contextualizada y profesional.

Sin embargo también establecerá, dada la naturaleza del sistema educativo criterios homogéneos al momento de armonizar en un marco desde las ciencias de la documentación en el sistema educativo.

Dada la especificidad, también operará para visibilizar cuáles son las implicancias de una Unidad de Información en el Sistema Educativo; tanto a nivel interno y reflexivo del campo documental, así como para el resto de la comunidad en todos sus actores.

Es preciso también, determinar que una primera instancia habrá que realizar una sensibilización hacia el interior de las prácticas profesionales y hacia la comunidad que involucra el ejercicio de la práctica (docentes y estudiantes principalmente) para poner en situación y dar a conocer la especificidad del campo profesional. Esto último no solamente para dar cuenta de las acciones desde las unidades de información (UI) en el sistema, sino también fundamentando y delimitando las razones de las acciones correspondientes de una buen ejercicio de la profesión.

Fundamentación.

Tradicionalmente se asumió al objeto de la bibliotecología con las expresiones monográficas asociado a la preservación de la información contenida, especialmente determinando al libro como el formato por excelencia del tratamiento documental, e inclusive al libro de texto. En la actualidad este paradigma ha sido superado por las prácticas de hecho de la sociedad respecto a los usos de los recursos informativos y los desplazamientos que implican los conceptos de “sociedad de la información” o “sociedad del conocimiento” sumando a las Tic’s y su impacto en la gestión de medios y contenidos. Esto ha puesto en relieve que la especificidad dentro del campo de la bibliotecología como la entendíamos no radica en la preservación como un hecho fundamental, sino en el desarrollo de una respuesta hacia su comunidad de usuarios y que lo determinante en todo caso se encuentra en la gestión de la información indistintamente de la forma en que se encuentre.

Así mismo tradicionalmente la denominación “biblioteca” se ha naturalizado a tal punto de ser operativamente reconocible aun si las prácticas en las mismas excedan este acotado concepto.

Habría que considerar una denominación más adecuada se corresponda con la expresión de “Unidad de Información” (UI); entendiéndose ésta como la unidad organizativa especializada en sistematización de productos y servicios que brindan accesibilidad a la información, y a su vez pedagógicamente desarrolla usuarios autónomos mediante la alfabetización documental.

Para la educación, en su complejidad; entender este cambio de paradigma implica jerarquizar los considerandos que involucran a sus Unidades de Información respecto de una política sistemática que dimensione a los profesionales de la información como un recurso prioritario para el desarrollo curricular de los planes de estudios.

Consideraciones Generales.

Caracterización de articulación Ciencias de la Documentación y Sistema Educativo.

Las Ciencias de la Documentación se encuentran en el campo de las Ciencias de la Información. La especificidad está dada por su objeto de estudio, el documento. Entendiéndose a un documento como un objeto con forma y contenido, para el caso de la documentación existen varias naturalezas. Tradicionalmente las Ciencias de la Documentación contienen a la Bibliotecología, la Archivología y la Museología. Esta especificación denota las diferentes relaciones entre forma y contenido específicas de cada campo.

La Bibliotecología (Biblioteconomía según otro paradigma del cual sensiblemente se diferencia), conceptuada en la tradición de la ilustración y la modernidad ha adquirido estrecha relación al formato de códice (libro). Así como la educación, a la que asistió en sus propósitos, se conformó alrededor de una práctica lineal y segmentada por áreas del conocimiento. Las disciplinas, que también estructuran la lógica jerárquica de los Sistemas de Clasificaciones, segmentan por áreas el contenido del conocimiento.

Sin embargo, podemos dar cuenta que en nuestra práctica al momento de la pesquisa de la información los servicios ofrecen una diversidad de fuentes y formatos, con el afán de diversificar una respuesta que en principio un solo ítem no puede resolver. El aprendizaje se sirve de múltiples recursos no todos formales como los planteados por la educación. Este aspecto, de comprender al sujeto de la educación, nos da una lectura de cómo considerar nuestro ejercicio profesional.

Los planes de estudios en “bibliotecología” tipifican las UI determinando las características particulares adecuadas. Las “bibliotecas escolares” de por sí ya son por defecto en su concepto Unidades de Información Especializadas. La misma debe ser centralizada (excluyendo las “bibliotecas de aula”, “la caja de libros” u otras variantes similares), con el fin de gestionar una única política por institución escolar, que responda por acuerdos institucionales rápidamente a las necesidades de información. En otro sentido, pueden realizare acciones desde la biblioteca mediante proyectos razonados y acordados para la implementación de acciones dentro de una política de extensión desde la biblioteca.

Todos los considerandos de las Ciencias de la Documentación (bibliotecología, archivología y museología) conllevan un fuerte carácter tradicional respecto a la conservación. Este carácter, como ya se ha mencionado no dinamiza el uso de la información, pues el paradigma conservador no puede relegar el acceso al conocimiento, menos aun cuando la misma es tan volátil y requiere actualizarse cosntantemente. Una de las pautas de conservación en las UI responde al estado de

los ítems del Fondo Documental. Deberá observarse la misma, no desde el impedimento de acceso a las fuentes; sino en la promoción del uso responsable por parte de la comunidad la cual será alentada desde todo el personal institucional. Como una medida anticipatoria se deberá evaluar regularmente el estado de los ítems y en caso de detectar un incipiente deterioro anticipar casos de mayor gravedad. Una política más que recomendable es poseer un proyecto de conservación mediante encuadernación que tienda a retrasar el natural desgaste de los ítems del acervo.

Aspectos mínimos e indispensables de una Unidad de Información.

Una Unidad de Información necesita al menos cuatro aspectos indispensables para su desarrollo.

Esto son un Espacio Físico, un F ondo Documental al cual gestionar, Recursos Materiales para operar en sus servicios y personal calificado.

Espacio físico: Debido a la tarea específica de una UI, el espacio debe encontrarse adaptado para contener y llevar a cabo sus propósitos. Al menos tres áreas serán delimitadas: Área del Fondo Documental, Área de administración y procesos técnicos y finalmente Área de sala/s de lectura. El espacio físico debe ser seguro, para lo cual a las normas de seguridad vigentes determinarán la conveniencia de disponer una correcta circulación en caso de siniestro (con señalética visible) y extintores estratégicamente dispuestos.

El espacio recomendable debe estar calefaccionado en lo posible a 20°c, la iluminación natural en sala de lectura debe ser abundante e indirecta y no así tanto en el Fondo Documental, se recomienda ventilar los sectores regularmente y al momento de culminar el servicio apagar todo equipamiento e iluminación artificial, contando con un tablero del sector que corte el suministro eléctrico (también útil en caso de emergencia).

El área del fondo Documental es la que contiene el Fondo Documental en sí, amueblado adecuadamente para tal fin protege y dispone de los ítems según su tipología en condiciones óptimas de conservación y recuperación. Es destacable para un diseño de política de UI determinar estructuralmente si el Fondo será cerrado, semicerrado o lo que comúnmente se denomina a “estante abierto”. Esto determinara diferentes dinámicas de trabajo según el criterio del personal.

El área de administración y procesos técnicos es el espacio exclusivo del personal y en él se contiene toda la información administrativa, registros, reglamentos, recursos técnicos para el tratamiento técnico-administrativo y gestión de servicios.

El área/s de Sala/s de lectura, dependiendo del desarrollo de la política de la UI y del espacio que se disponga o requiera, es el sitio en el que la comunidad de usuarios desarrolla la consulta de fuentes documentales. Hay que destacar que en el caso de consulta de ítems de referencia es éste el espacio por defecto para ello.

Otro aspecto a considerar que deberá establecerse en el correspondiente reglamento de servicio es la característica de “uso en sala”, determinar si será una sala silenciosa o

parlante es importante aunque complejo si se dispone solamente de un único espacio.

Sin embargo hay que reconocer que el uso de las fuentes documentales trasciende el espacio de la sala de la UI, siendo estas otras instancias (consultas en aula u otro sector y préstamo domiciliario) reguladas por sus reglamentos de servicios específicos. En las áreas que sea necesario la señalética se dispondrá de modo que sea directa y comprensible (secciones del Fondo Documental, Fondos especiales, etc.). Igualmente las condiciones generales de la UI deberán estar explícitamente visibles (horario de atención, condiciones para cada servicio).

Fondo Documental: la existencia de una colección expresada en cualquier formato y sistematizada adecuadamente según criterios formales de las Ciencias de la Documentación configura un Fondo Documental. La capacidad de respuesta de una UI dependerá de la variedad de representaciones que se dispongan en su acervo. El fondo documental será cambiante y siempre se alentará a su acrecentamiento tanto en cantidad como en calidad. Este criterio que se delinea con el tiempo se determinará en el diseño de la colección, a lo que el personal profesional responsable deberá observar en su proyección. Los fondos son de carácter público, de allí que necesiten regularse mediante los servicios que se prestan en la UI. Recursos materiales: por medio de los recursos materiales, se implementan medios y prácticas.

Las cuestiones mobiliarias serán las adecuadas para llevar a cabo los servicios (mesas y sillas adecuadas, etc…) . El equipamiento (recursos informáticos u otros equipos) reafirman que en esencia no contienen información, pero si la procesan. De ello se deduce que determinados formatos del fondo necesitan un medio específico de interpretación desde la tecnología para su despliegue y posterior acceso. Y que estos formatos abordarán el conocimiento con otras prácticas pedagógicas como recurso didáctico contextualizado a la realidad.

Personal calificado: El personal de una UI debe poseer conocimiento del campo documental. De la formación específica y su práctica es que se establece realmente un criterio sólido de la misión de la UI. Todo lo expresado como tareas y acciones de una UI es contenido formal específico en la formación de un profesional. Aunque no siempre se cuenta con personal calificado en todas las UI, si es relevante que los criterios que operen en ellas sean los que responden a lo profesional del campo de la Documentación. El personal responsable de la UI debe acordar dichos criterios, reconociendo las implicancias que exige la tarea del profesional de la información. En parte, el presente “Lineamiento para desarrollo de un Manual de Procedimientos”, opera en una doble articulación: a- Trata de establecer la complejidad de las UI dando cuenta de la descripción de tareas y acciones específicas que son privativas de la formación profesional en una pretensión de normalizar las prácticas heterogéneas. Crea un espacio de

autorreflexión de los profesionales y evidencia las acciones faltantes alentando a resolver los diseños de cada UI. b- Informa al resto de la comunidad educativa cuál es la especificidad de una UI para ser reconocida en su rol dentro del Sistema Educativo aspirando a situar la práctica profesional en un adecuado ejercicio.

Ciclo documental.

Si el objeto de la Unidad de la Información es la finalidad de resolver las necesidades informativas de su comunidad a la vez que desarrolla una alfabetización en dichas competencias como labor didáctica… Se hace evidente la necesidad de gestionar una sistematización acorde y una metodología operativa uniforme en el tratamiento de los ítems que componen su fondo documental. Para ello abordaremos el ciclo documental que logra a través de las distintas instancias operatorias dar cuenta de las tareas y actividades que se realizan en las unidades.

I - De la admisión de ítems y expurgo.

Selección: la selección tiene dos facetas. Puede clasificarse como selección positiva en el caso de incorporaciones de ítems al fondo documental, lo que conllevará todo su tratamiento técnicoadministrativo desarrollado a continuación y sujeto a registros para posteriores lecturas estadísticas que den cuenta de las variables de autoevaluación de cada UI. La selección positiva estará determinada por las necesidades documentales de la Unidad de Información en particular, teniendo estrecha relación con los desarrollos curriculares de los planes de estudio de la Institución escolar, ateniéndose a los documentos PEI (Proyecto Educativo Institucional) y PCI (Proyecto Curricular Institucional). Es relevante que la necesidad esté expresada en las planificaciones de las aéreas y/o asignaturas; así como también es necesario que los docentes tengan acceso a explorar el fondo documental determinando mediante acuerdos departamentales hacia el interior de sus cátedras la especificación de dichas necesidades, sugiriendo a su vez la incorporación de nuevos materiales. Estas sugerencias serán una de las vertientes de las cuales el personal de la Unidad de Información tomará en cuenta para una política de desarrollo de colecciones. Se registrará mediante una desiderata.

Naturaleza de las incorporaciones.

Los materiales pueden ser incorporados al fondo mediante compra, canje o donación, indistintamente sean estas a titulo institucional o particular. En todos los casos se dejará constancia del tipo de procedencia, al igual que a la denominación de la persona física o Institucional en el registro de inventario.

En el caso de que el ingreso sea por compra se dispondrá de los recursos genuinos que gestiona la biblioteca a título de “Bono contribución” en la determinación de los socios. Queda explicito que el acceso a la información es irrestricto para la comunidad educativa, por lo cual cualitativamente la denominación de socio sólo implica el servicio de préstamo domiciliario bajo un reglamento en particular que regule los plazos, compromisos y responsabilidades.

El canje puede entenderse en el sentido material de intercambio de ítems (ya sea con otras UI o comercialmente si se dispone de excedente seleccionado negativamente para expurgo), o bien como contraprestación por parte de algún usuario para la asociación con beneficio de préstamo domiciliario. En este último caso el ítem deberá responder a los criterios de selección positiva que disponga la biblioteca.

Las donaciones serán evaluadas en la pertinencia respecto de las necesidades de la UI. En caso de no responder adecuadamente bien podría disponerse hacia otra UI (sea esta Biblioteca Escolar o Biblioteca Popular), o disponerse para canje comercial generando la opción de optimizar la incorporación de los ítems cualitativamente necesarios.

Naturaleza de Expurgo.

El expurgo (materiales de selección negativa) operará de manera sistemática dentro del desarrollo de colecciones. Cada UI deberá establecer los criterios de actualización de información dentro de su especificidad que den cuenta de poseer un Fondo Documental acorde al desarrollo curricular de su institución. Debe considerarse la importancia, para una política de desarrollo de colecciones, la actualidad de la información y la diversidad. El deterioro es una de las causas de expurgo más corrientes, se evaluará en caso de que el contenido sea vigente la recuperación del ítem mediante encuadernación u otro medio. En caso de que no sea recuperable, tampoco tendrá real sentido su permanencia en el Fondo Documental y se operará la baja del inventario, registrándose la razón de la misma.

Un caso particular de selección negativa, es la que se determinará no por políticas de desarrollo de colecciones sino por razones fortuitas. Es el caso de los ítems extraviados o sustraídos. Será prioridad la restitución del ítem por parte del usuario responsable, igualmente se confeccionará su incorporación a una lista de mora, hasta tanto no sea restituido.

El modo de hacer oficial la tarea de expurgo se materializa en la confección del Registro de Expurgo. El ítem seleccionado negativamente, al ser patrimonial debe consignar así mismo su desafectación del Fondo Documental. Para ello, así como el alta se oficializa con el sellado institucional, la baja igualmente se consignará mediante un sellado de parecidas características, que además de identificar la UI, mencione fehacientemente la “baja de la colección” y disponga de un espacio donde se consigne la fecha de baja. Este registro se podrá complementar con el sello institucional. En todo caso el registro de expurgo también detallará la razón de la baja del fondo documental, y conformará un elemento más del informe anual del ejercicio de la UI. Particularidades.

El caso de no poder determinar dicha responsabilidad por ausencia de registro de préstamo conlleva una problemática no deseada, que redunda en el desconocimiento de responsabilidades para restituir los ítems faltantes.

Las prácticas determinan en los hechos concretos las posibilidades que muchas veces exceden criterios normativos. Es por ello que se plantea la intangibilidad del Fondo Documental. Esto responde a que en caso de no encontrarse el personal responsable de gestión de la UI, la práctica ha demostrado que parte de la comunidad suele ingresar a la misma y hace uso de los servicios sin los considerandos profesionales. Es importante resaltar que este tipo de acciones vulneran el carácter patrimonial de las colecciones, dando a lugar a pérdidas de ítems de manera irrecuperable. Así mismo, se reconoce que no basta solamente con disponer de un responsable en la UI, sino que el mismo debe poseer un perfil específico en su formación profesional que es excluyente y exigible. La incorporación de otras figuras operativas como cambio de funciones, además de solventar una inadecuada solución que repercute en los servicios y procesos específicos, también reviste una provisionalidad extrema y evita la incorporación de personal especializado.

II - Procesos Administrativos.

Los ítems deben estar habilitados y reconocidos por la UI. Para ello se realiza la oficialización en el registro de inventario mediante la descripción de sus datos específicos y se imprime el sello institucional de la UI sobre el ítem. Esta responde a que los fondos documentales son patrimonio del estado bajo gestión de cada UI. La administración de una UI involucra aspectos formales bajo un criterio de gestión. Sumado a los aspectos necesarios formales desde lo documental, igualmente se involucra a la gestión de estadísticas que permiten establecer parámetros de ajuste de la práctica profesional.

Sellado.

Sellado de signatura: Este sello imprime el carácter de exlibris, identificando a la UI y determinando los campos en los que a posterior se registrara la signatura topográfica que identifica al ítem en su sección dentro del fondo documental. Generalmente de forma rectangular (3 x 6 cm) debe ser claro al identificar a la UI. El mismo se sitúa en la portada como pauta formal, pudiendo complementarse otras partes del ítem que se crean convenientes (cantos, portadillas, colofón, contratapas).

Sellado foliador: Sellado de menores dimensiones (símil foliador, 2 cm de diámetro), su función es dentro del ítem reafirmar la pertenencia al Fondo Documental, y pretende salvar los casos fortuitos. Se recomienda, más allá de la norma tradicional de paginaciones impares en series aisladas, o inicios de capítulos… la aplicación de al menos 20, dependiendo el criterio de cada ítem en singular.

Inventario.

El registro inventario describe y detalla todos los ítems que pertenecen al fondo documental de una UI. Para ello la determinación de los elementos a registrar se basan en algunas de las áreas formales de descripción documental. Área de título y subtítulo: registro del título y subtitulo literal como se expone en la portada del ítem o equivalente. Área de Autor/es o responsables institucionales: Registro de responsables de autoría sean estos personas físicas o institucionales. Área de edición: consigna el número de edición del ítem Área de Editor: se registra en tres fases. Ciudad de edición del ítem por su denominación oficial, Nombre comercial del editor responsable y año de edición del ítem. Área de descripción física: en caso monográfico se consignara la paginación como extensión y opcionalmente la dimensión del mismo, observar casos especiales no monográficos (Recursos continuos: se toma la descripción del ítem más antiguo como caso testigo, material audiovisual o sonoro: se registra la totalidad del tiempo, etc…). Área de número normalizado: Se refiere al registro del ISBN (monografías), ISSN (recursos continuos), o cualquier expresión equivalente de otros formatos.

A estas áreas se le adicionan otros datos específicos y necesarios para la identificación administrativa.

Fecha de ingreso: registra la fecha en que se realiza el registro, y es el patrón ordenador por el cual el registro de inventario desarrolla su extensión.

Número de inventario: Es el número irrepetible que identifica cada ítem.

Procedencia: se consigna la naturaleza de origen del ítem. Donación, canje o compra. Y en caso de corresponder el nombre de la persona o institución.

Determinación de sección dentro del Fondo Documental: en caso de poseer un único inventario para cualquier naturaleza de ítem, se determina la pertenencia a la sección específica según el diseño del Fondo Documental (hemeroteca, sonoro, audiovisual, mapoteca, referencia, otros) Signatura topográfica: es muy útil registrar el resultado de los procesos técnicos en el inventario para identificar a los documentos en el fondo a partir de su criterio cronológico de ingreso. Con esta información puede especificarse estadísticamente el crecimiento de expresiones del fondo en cada clase en un lapso de tiempo. Conviene registrarlo con carácter provisorio, ya que durante el desarrollo de la colección en el tiempo pueden variar los criterios.

Observaciones: Generalmente de criterio abierto a cuestiones singulares de cada fondo, en esta área se puede igualmente registrar la fecha y razones de expurgo o baja.

Nota: se adjunta modelo en anexo.

Administración.

La administración de cualquier organización conlleva un diseño de gestión. En caso particular de cualquier UI, la gestión contemplará la conformación estructural del fondo Documental y los servicios dados.

Es relevante contextualizar una colección a los fines de maximizar sus servicios prestados, por lo cual establecer criterios y/o secciones especiales en el fondo documental organizará una práctica a futuro sin mayores sobresaltos. Es un caso vital determinar por ejemplo si el registro de inventario será unificado o por sección de formatos. Este simple aspecto repercutirá en la posibilidad de sistematización por base de datos informática ya que generalmente el software especializado contempla la discriminación de tipologías de recursos. En todo caso, de ser descentralizado, se deberá especificar cómo son los procesos del ciclo documental para cada servicio en particular.

Las tareas en una UI determinarán distintos productos internos, los cuales aportarán mediante su tratamiento crítico y razonado parámetros de corrección de acciones e interpretaciones de la dinámica de servicios. Algunos a considerar serán: Desideratas: expresión de documentos requeridos por los usuarios que no poseen representación en el fondo documental. Son las necesidades de incorporación registradas para determinar prioridades de adquisición. Una fuente de desiderata está dada por el desarrollo curricular de la Institución. Otra desiderata surge de la misma practica de referencia ante pedido espontáneo de un tema / expresión novedoso por parte de la comunidad. Otro aspecto que conforma una desiderata es la lectura crítica que realice el profesional a cargo de la UI al detectar lotes vacantes en su fondo documental.

Registro de mora: se consignará en un registro los ítems en mora y usuarios responsables a fin de operar los correspondientes reclamos.

Estadísticas: Existen varias fuentes para desarrollo de estadísticas: Disponiendo de una adecuada notación en el servicio de préstamo, pueden extraerse para evaluación anual la cantidad de préstamos y su tipología (sala, aula, domiciliario).

Los ítems no devueltos consignados en el registro de mora son pasibles de dimensionar la naturaleza de los documentos no recuperados para comprender las razones de dicho faltante.

El registro de inventario puede determinar el crecimiento de ítems, su procedencia (compra, canje, donaciones), la naturaleza de esta procedencia (particular o institucional), la tipología de formatos (monográficos, recursos continuos, fílmico, digital,

etc …). Así mismo también permite acceder a dimensionar el expurgo en determinado periodo, o desde Del registro de socios se puede especificar cómo está compuesto el carácter colaborativo de nuestros usuarios respecto de la construcción de fondos genuinos o materiales. Dará la pauta para confeccionar políticas de promoción de socios.

Registro de mobiliario, equipamiento y otros: Se signará en dos aspectos (mobiliario y equipamiento) la descripción de los ítems a los fines de dar cuenta del otro aspecto patrimonial de carácter no documental en la UI. En este aspecto administrativo sólo se registra la existencia y el estado de los mismos, a posterior en el diseño de servicios deberán regularse los reglamentos correspondientes que se establezcan según la naturaleza de cada uno.

En este apartado es importante el estado de los materiales y la detección de las averías, no solamente para lograr la reparación por parte del responsable, sino también para poder restituir y sustentar el servicio que en esencia debe realizarse hacia la comunidad de la UI. Mobiliario: detalle de todo lo que refiere a estanterías, sillas, mesas de lectura, mostradores, escritorios, cajoneras, carritos, armarios, vitrinas, exhibidores, mapotecas, etc… Se consignará además de la descripción, una pauta de dimensiones y una consideración de observación de su estado.

Equipamiento: se considera equipamiento a todo los elementos que en esencia revisten el carácter de medios de acceso a la información.

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En el caso de equipos informáticos se registrarán todas las características del modelo y sus accesorios: Marca y/o modelo, código de equipo, características de procesaros, capacidad del disco interno, periféricos teclado, mouse, otros; impresoras, parlantes, multifunciones, y todo lo que refiera o se relacione al aspecto informático. Será necesario detallar si el uso es para tareas técnico-administrativas o como parte de algún servicio a los usuarios.

Otros equipos que se pueden encontrar en una UI son: televisores, proyectores de diapositivas, video reproductores, reproductores de DVD, equipos de audio, cámaras fotográficas o filmadoras, etc… En estos casos se detallará de igual modo toda la pauta específica para cada elemento: marca, modelo, estado y accesorios si los tuviera.

Otros: No es poco común que en la UI se cuente con material didáctico de naturaleza especial e inclusive expresiones que revisten el carácter de obras u objetos museísticos o históricos.

Estos al ser objetos singulares que no operan como ítem documental, realia, equipamiento o mobiliario… es necesario disponer un apartado especial de sus características y redimensionar su carácter patrimonial.

III – Procesos Técnicos.

Es en este aspecto donde la formación específica determina la necesidad del personal calificado.

Las tareas de procesos técnicos son un eje central en la formación, y además excluyente de cualquier otra disciplina. Gran parte del diseño de servicios desde un Fondo Documental se corresponderá a la pericia de su personal al respecto.

Formalmente los ítems son tratados desde dos aspectos fundamentales. La catalogación y la clasificación, refieren a un Análisis Descriptivo Documental (por áreas específicas) y a un Análisis de Contenido (que determina la naturaleza del contenido en sí y se encuentra tabulado). Así como el concepto “biblioteca” ha tenido que redimensionarse para especificar su objeto en el tratamiento de la información, la catalogación se corresponde al paradigma de confección de uno o varios catálogos mediante fichas bibliográficas. Actualmente este sistema está en desuso, y se cuenta con herramientas informáticas específicas y accesibles para desarrollar bases de datos especializadas. Es por ello que se preferirá la denominación técnica de “Análisis Descriptivo Documental” ya que la misma no se encuentra determinada por el formato del documento, sino que considera a cualquier documento como un ítem factible de ser descripto formalmente.

Análisis Descriptivo Documental: teniendo como referencia concreta las AACR2 (se omite las recientes RDA debido a la dificultad de acceso), ésta establece específicamente las áreas y la forma de los contenidos de cada una de ellas. Algunas ya la hemos adelantado en la confección del registro de inventario. Área de título y mención de responsabilidad. Área de la edición. Área de publicación. Área de descripción física. Área de la serie. Área de notas. Área del número normalizado.

Cabe mencionar que por ser materia de la formación específica sólo nos limitaremos a mencionarlas. La descripción en sí será tarea de la consulta de las reglas para cada ítem en particular.

Así mismo cualquier sistema informático especializado (para nuestro caso actual Aguapey) posee una guía de usuario que sustenta la adaptación de estos y otros campos anexos en la tarea de confección de registros informatizados.

Análisis de contenido: en la intención de uniformar un criterio que como mínimo pueda interrelacionar a las distintas UI en su desarrollo, y por recomendación desde las ciencias de la Documentación respecto a la especificidad de tipología de “biblioteca” en relación a la Educación será más que recomendable el uso del Sistema de Clasificación Dewey (CDD).

Optando por una versión abreviada en cuyo caso (tratándose de UI especializadas) se complementará con otras de mayor detalle según el área que implique la especialización. El no uso del Sistema de Clasificación Universal (CDU), radica en la gran extensión de sus clases y sub-clases, conllevando a un grado demasiado elaborado y poco práctico al momento de recuperar los ítems.

Lenguaje Documental: En la actualidad la recuperación ítems desde el Fondo Documental mediante bases de datos tiene estrecha relación con los motores de búsquedas on line. En ellos los términos de búsqueda están sujetos a operaciones booleanas de descriptores (unitérminos). Esta lógica se replica en las bases de datos locales que se confeccionan desde el software especializado (Aguapey). Así mismo la determinación de descriptores se encuentra desarrollada en las listas de encabezamiento de materia (Sears: lista de encabezamiento de materia, Lista de Encabezamiento de Materias para Bibliotecas) y pueden ser guías para desambiguar el descriptor del ítem. Otra fuente de consulta para la determinación de los términos de búsqueda documental está dada por los Tesauros.

Volviendo a los descriptores como expresión del lenguaje documental, es parte del análisis al abordar cualquier ítem la determinación de la temática especifica. Se preferirá el desarrollo de lenguaje por descriptores unitérminos ya que los encabezamientos de materia tradicionales no siempre podrán operar óptimamente según los criterios booleanos de recuperación. Se podrán considerar la incorporación de algunos términos de lenguaje coloquial (no formal como lenguaje documental) en caso de ser necesario.

Todas estas fuentes resultarán en la creación de “palabras claves” (keywords) que serán las que posibilitarán la recuperación de los documentos.

En todo caso, cualquiera sea el criterio y recursos que disponga, corresponde establecer explícitamente cuáles serán los documentos que se consultarán para desarrollar el Lenguaje Documental de la UI. Un aspecto allegado es registrar las decisiones que se toman en cuanto a la cantidad de descriptores o palabras claves a usarse para cada ítem o tipo de documento. Se tendrá en cuenta que a mayor cantidad de descriptores también será mayor la especificidad, lo cual es recomendable para una recuperación óptima.

Signatura topográfica: la confección dela signatura topográfica dará a cada ítem su lugar en el fondo documental y lo hará recuperable. Dependiendo del tipo de ítem debe consignar al menos estos elementos: Signatura de clase (el determinado por CDD al momento del Análisis Documental).

Signatura de autor (para el caso operativo las tres primeras letras del apellido de autor serán suficiente).

Signatura de inventario: el número por el cual el ítem es reconocido en el inventario.

Estos elementos son mínimos, también puede consignarse convenientemente la pertenencia a un fondo especial, detalle de año y numero de publicación (en caso de recursos continuos ya que se inventaría el título de la publicación por única vez), número de volumen (en caso de una expresión perteneciente al sector de referencia), u otros a considerar. En el caso monográfico (libros en general) es la confección de un rótulo de aproximadamente 3 x 3 cm. Dispuesto en la parte inferior a aproximadamente 3 cm sobre el lomo del texto. En otros casos de materiales cuyo formato no sea monográfico adaptar la signatura para cada caso.

Sistema de gestión informático (software especializado Aguapey): La Biblioteca Nacional de Maestros (BNM) desarrolló mediante el Programa BERA un software de gestión de bases de datos documentales con la intención de regular, optimizar y reforzar los objetivos de las Unidades de Información en el ámbito de la Educación. En el ideal de la situación presupone que están dadas las condiciones para la aplicación del software en cualquier UI siempre y cuando se cuente con un equipo informático en condiciones de sustentar la gestión de registros. Este aspecto es importante no solamente por la especificidad de la herramienta informática, sino por el hecho de regular para todo el sistema una pauta común y formal desde las Ciencias de la Documentación.

Aguapey posee asignados todos los campos necesarios para la Descripción Documental indistintamente del formato en su módulo de carga, para el cual se sirve de la formación profesional para su correcta confección. Si hay un producto que es realmente valioso en una UI, se reconoce que el mismo es la expresión de un catálogo bien desarrollado bajo pautas formales (ya sea analógico o digital). Este aspecto es lo que permitirá la recuperación de la información requerida para la comunidad de la UI. Cabe destacar las numerosas capacitaciones realizadas y el asesoramiento por parte del CEDIE y la BNM al respecto.

En lo local de la UI hay que destacar que el responsable profesional se servirá de su formación, experiencia y de la consulta a su comunidad para lograr especificar y desarrollar los términos de búsqueda y recuperación pertinentes. Esto en realidad es una extensión del servicio de referencia y de la interacción con la comunidad de usuarios.

Un aspecto al que hay que brindarle una especial atención es a la seguridad y estabilidad de la Base de Datos. Se recomienda regularmente realizar copias de seguridad (backups) con la finalidad de preservar este producto de la labor profesional, que insume tanto esfuerzo y tiempo en su desarrollo.

IV – Servicios y productos.

Se entiende por productos en las Ciencias de la Documentación al resultado de procesos que pueden ser de carácter interno (estadísticas, registros de morosos, desideratas, reglamentos de cada servicio, reglamento de asociación, manual de procedimientos, registro de compras donaciones o canje, proyectos), o bien externo (boletines informativos de materiales incorporados, repertorios de materiales por materia, listados de recursos continuos o material audiovisual). Un producto que determinará pauta para una evaluación interna y externa es la confección de un informe anual que exprese todas las variables de lo ocurrido en la UI en el periodo de un ciclo lectivo (políticas, acciones, proyectos, estadísticas, estado y variabilidad de servicios, proyecciones de acciones a mediano plazo, y sus resultados) . Desde este instrumento se pueden tomar acciones a futuro y delinear un plan para llevarlas a cabo.

Los servicios son las acciones reguladas que se orientan a la comunidad con el fin de satisfacer sus necesidades de información. Cada servicio deberá disponer de su correspondiente reglamento y será dado a conocer a la comunidad para regular las prácticas.

Servicio de Referencia: no hay que confundir el sector de Referencia (que nuclea un tipo de ítem particular) con el servicio aquí descripto. En el Servicio de Referencia los responsables de la UI orientan a los usuarios guiando la búsqueda de sus necesidades de información. Es una acción constante de interacción que debe conservar una pauta ética profesional. El diálogo, y en todo caso la repregunta determinará la necesidad específica del usuario para dar a conocer qué representaciones de su interés posee el Fondo Documental. En caso de no disponer una respuesta in situ, es muy útil referir otras posibilidades en otras UI. La orientación no sólo responde a dar solución a una representación de contenido, sino también acerca del uso de los recursos. La tarea pedagógica también se sirve de esta instancia al plantear una acción respecto a la alfabetización informativa (métodos de búsqueda, estrategias de consulta para cada tipo de ítem, la búsqueda asociada a partir de las referencias de autores, señalamiento formal para redacción de declaración de fuentes documentales y todo acción que tienda a que el usuario pueda definir un criterio propio frente a la información). En este aspecto, la formación de usuarios autónomos encuentra en esta instancia una oportunidad favorable, ya que la asistencia del personal determina una cultura institucional. Y el modo en que se lleva a cabo determina cuáles serán las características de dicha cultura respecto a la información. Este aspecto es muy subjetivo, ya que se apela a una pauta ética que adquiere su dimensión en la especificidad de la formación profesional, si bien no es estrictamente determinante.

Difusión Selectiva de Información: Teniendo presente los considerandos del PEI y el PCI actualizados, y sumado a la interrelación como profesional con los diferentes departamentos o áreas, puede anticiparse cronológicamente ciertas necesidades de información. A lo cual, la redacción de ítems que versen sobre material existente, actualizado o novedoso puede establecer otro presupuesto al momento de abordar áulicamente alguna temática. Si bien el repertorio redactado será un producto, la acción de consulta, acuerdo, elaboración y posterior difusión será un servicio valorable para el desarrollo curricular de la comunidad. Otro momento clave se desarrollará con los

docentes cuando éstos determinen su planificación anual, teniendo como respuesta posible la necesidad de incorporación de nuevos ítems para el Fondo Documental.

Servicios de Préstamo: la instancia de espacio y tiempo en los préstamos tipifican diversas variantes. Habrá de determinar los plazos y condiciones para cada uno de estos; pudiendo desarrollar un solo reglamento que contemple las distintas facetas. en Sala: La consulta en sala es la más inmediata y responde generalmente a una necesidad de pronta resolución. Habrá que especificar qué cuestiones estarán permitidas durante la estancia en Sala de Lectura. Aspectos tales como si se permiten alimentos, si se determina una naturaleza parlante o silenciosa, de la responsabilidad de los usuarios para con el cuidado de las fuentes y sus objetos personales, si se permite el fotocopiado de documentos, y otros… deberán estar explícitos y acordados con su comunidad de usuarios y refrendados por la autoridad institucional. El acceso a las fuentes documentales es irrestricto en esta instancia, siempre y cuando se conserve un ambiente propicio para desarrollar una adecuada consulta. Áulico: este préstamo opera generalmente en lotes de ítems necesarios para el desarrollo de algún contenido en el aula. Por cuestiones de optimización, se recomienda que el docente prevea dicha necesidad acordando cuales serán los ítems utilizados. Así mismo se hará solidariamente responsable de la restitución en buenas condiciones de dicho material, ya que la responsabilidad de la instancia áulica recae en él. También esta instancia es irrestricta dependiendo de la naturaleza de los ítems (cabe mencionar que existen expresiones en una UI que sólo operan en consulta en Sala de Lectura (Referencia y Hemeroteca por citar a modo de ejemplo).

Domiciliario: esta modalidad apela a un carácter societario. Más allá de la política de la UI en la generación de sus recursos genuinos, no invalida este aspecto a considerar un aporte pecuniario como contraprestación del beneficio de un préstamo domiciliario. Es importante destacar que una biblioteca no es una empresa (sino una organización social que también es institución). La esencia del aporte deviene de la voluntad colaborativa por parte de los actores de la comunidad. Deberá establecerse en todo caso los correspondientes registros de socios con sus datos de contacto, reglamento de asociación con especificación de responsabilidades y plazos, fijación de un monto (se recomienda un monto accesible de carácter anual).

Así mismo el beneficio de retirar material documental a domicilio estará sujeto a la existencia del mismo sin que perjudique al resto de la comunidad, esto deberá explicitarse previamente. Generalmente los ejemplares únicos no se sujetan a préstamos domiciliarios.

Una observación radica en que los datos personales de los socios son sólo a los fines de contacto en caso de mora, quedando los mismos al reguardo de los profesionales bajo un criterio ético de protección de datos personales. En caso de operar algún reclamo por

mora, deberá informarse a las autoridades Institucionales para cursar un reclamo desde la oficialidad de la Institución. Regularmente se deberá informar a la UI sobre la condición de regularidad de los estudiantes (o de cese de docentes) para asegurar la devolución del material si este se encontraba bajo esta modalidad de préstamo. Ante cada préstamo domiciliario se asienta en el Registro de Prestamos, y se consigna en una ficha particular del socio que acumulará los ítems adeudados por el mismo. Ante la devolución se señala la misma en el Registro de Préstamo y se da de baja de la ficha individual del socio. Este sistema es un modelo mixto del “sistema de registros cruzados”, y permite por cada socio conocer las moras de ítems.

Servicio de Hemeroteca: el servicio responde a una sección particular del fondo documental cuya característica radica en la provisionalidad de su contenido, sujeto también a la imposibilidad de completitud (comúnmente bajo la forma de revistas). Los ítems de hemeroteca no operan dentro de la posibilidad de préstamo domiciliario, si en cambio en la consulta en sala o aula. Dada la extensión breve de los artículos publicados y dependiendo del estado de los ítems puede mediarse un préstamo para fotocopiado o digitalización.

Servicio de Material Audiovisual o Especial: para acceder a la información en algunos formatos especiales es necesario contar con un medio específico. El material audiovisual (DVD, microformas, diapositivas, VHS, o cualquiera que revista esta característica) necesitará de un dispositivo en particular para desplegarse y ofrecer su contenido. El material audiovisual, visual, óptico informático, u otro que exprese una naturaleza similar no es objeto de préstamo domiciliario. Tampoco está sujeto a la modalidad de préstamo domiciliario el equipamiento que opere como un medio (proyectores, reproductores de audio, sistemas de sonido, cámaras fotográficas, filmadoras, etc…). Por una cuestión de previsión, se establecerá la reserva de equipos con antelación para evitar superposiciones y anticipar la demanda de los mismos. Igualmente se establecerá un breve reglamento que disponga la regulación en particular de estos materiales.

Servicio de Extensión: se determina como a toda actividad que realice la UI hacia la comunidad accesoria a su funcionamiento técnico-administrativo formal. La misma se potencia con la participación de otros actores institucionales cuyo proyecto acordado con la UI resulta en actividades conjuntas reforzando multidisciplinarmente los propósitos educativos.

Actividades tales como café literario, grupos de estudio, ajedrez, charlas vocacionales y otras imaginables situarán ala UI como una parte importante y activa en su comunidad. Se recomienda desarrollar estas actividades mediante proyecto, lo cual permitirá tener parámetros evaluables por parte de todos los actores y permitirá perfeccionar las propuestas e inclusive generar otras nuevas.

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Anexos

Registro de inventario.

Registro de socios.

Registro de prĂŠstamo.

Ficha de prĂŠstamos domiciliarios.

Reserva de Material Especial / Audiovisual.

Modelos de tejuelos.

Modelo de ficha Cardex (Recursos Continuos).