ESBA - Unidad de Información - Manual de Procedimientos

Escuela Superior de Bellas Artes “Manuel Belgrano” Lanín 1947 – Neuquén Capital.

Biblioteca.

Manual de Procedimientos de la Unidad de Información.

Chocobar, E. Miguel.

Bibliotecario.

Neuquén, septiembre de 2016. --

Fundamentación.

El Manual de Procedimientos de una Unidad de Información es por defecto la explicitación de una cultura de trabajo que considera dos cuestiones fundamentales desde lo formal del campo de las Ciencias de la Documentación. En un sentido formaliza las prácticas a un criterio de aplicación concreto que trasciende lo particular de los agentes institucionales a cargo de la Unidad de Información.

En tal sentido es importante contextualizar las prácticas profesionales a la institución que enmarca el contexto inmediato de necesidades y acciones. Estas acciones en la UI de la ESBA cuentan con la complejidad de su especificidad en relación a dos complejidades: En un sentido al pertenecer a una institución formadora de formadores, se establece una estrecha relación a los planes curriculares. Es deseable que todo aspecto curricular que se desarrolla en el aula tenga un respaldo en la UI. Para ello, los docentes establecen sus programas y los respectivos presupuestos informativos (indistintamente del formato). La UI, sin embargo, considerando la magnitud de su comunidad de usuarios pretende acompañar las trayectorias desde la mayor diversidad de expresiones (un poco en detrimento de la cantidad).

La otra complejidad está dada por el campo de representaciones y la sensibilidad dentro del mismo. Hay que considerar que gran parte de los ítems contenidos en el fondo documental serían considerados en otro desarrollo de colecciones en la sección de referencia. Pero dado que se conjuga lo específico en formación de educadores (370) y lo multidisciplinar en el campo de las artes (700); estas clases (que son las de mayor desarrollo) necesitan un nivel de detalle bastante elevado.

Características: La Unidad de Información de la ESBA es la Unidad Centralizada dependiente de la Escuela Superior de Bellas Artes (ESBA), cuya primera referencia en el Sistema Educativo está dada con la Dirección de Nivel Superior y en segundo término con la Dirección de Educación Artística.

El cargo de “bibliotecario” es dependiente de la planta funcional de Nivel Superior. Así mismo, la orientación de los planes de estudio de la ESBA se encuentra nucleada en dos orientaciones (Arte Dramático y Artes visuales).

En el caso de Artes Visuales: Técnico Superior en Artes Visuales (Plan 598). TN. Profesorado en Artes Visuales (PAV, Plan 411). TM – TT – TN. Profesorado Superior Orientado (Plan 459 – Pintura, 460, Escultura y 461 – Grabado y Arte Impreso). TN. En Arte Dramático: Trayecto de formación Actor/Actriz (Plan 122). TN. Profesorado en Arte Dramático (PAD, Plan 416). TN. Profesorado Superior en Arte Dramático (Plan 458). TN. Nivel Medio: Ciclo de Educación por el Arte – CEA: 1° A 5° sección (7 a 11 años): Plástica, música, folcklore y teatro. TM – TT. Talleres de Orientación Definida – TOD: Artes visuales y/o Teatro y/o Folcklore. TV. Observación: Tanto en Arte Dramático como en Artes Visuales, el gobierno escolar se rige por el ROM (Reglamento Organizativo Macro) cuya figura es el Consejo Superior con representación de claustros. En el caso del CEA y TOD la dependencia es de Nivel Medio, y la autoridad institucional se configura en la Regencia.

El referente en el caso de la Tecnicatura Superior en Artes Visuales (Plan 598) es en INET. Los profesorados responden al INFD. Hay que destacar la prioridad desde la Unidad de Información de centrar esfuerzos en los aspectos curriculares que desarrollan los planes de estudios. En principio, al tratarse de una institución formadora de formadores, se apela a que los usuarios sean autónomos en la resolución de sus necesidades informativas. Es aspiración de la Unidad de Información, lograr de los futuros docentes competencias en la gestión de información y por extensión así mismo que logren transmitir dichas competencias en su práctica.

De la delimitación del presente MP. La expresión del Manual de Procedimientos nunca es un producto acabado, el mismo está sujeto a la dinámica contextual desde varios aspectos. Eventualmente, al momento de

realizar la instancia evaluativa se evidenciarán los ajustes necesarios en base a los resultados de las acciones, o en todo caso la carencia de algún aspecto a desarrollar que no haya sido tenido en cuenta.

Los parámetros evaluativos del funcionamiento de la UI estarán dados tanto cuantitativamente como cualitativamente. Los datos que resultan de la frecuencia de cada servicio, de los movimientos, incorporaciones y bajas del fondo documental, las intensidades a lo largo del ciclo lectivo y cada proyecto ejecutado y evaluado en acuerdo con otros sectores o actores de la institución ofrecerán datos a ser interpretados.

El presente MP no involucra la etapa proyectiva como extensión desde la UI. Es decir, que cualquier proyecto que implique una acción específica y que sea acordado, y a su vez exceda por alguna razón la naturaleza generalista situacional detallada en este documento, será evaluado en otro modulo respecto a los indicadores específicos que se hayan determinado en singular. Y aun a pesar de su evaluación diferenciada, se registrará conjuntamente en el informe anual de la UI.

Especificación de la UI. 1 - Fondo Documental: Se dispone en secciones de diferentes naturalezas a los fines de responder a una pauta que se adecue a una pauta organizativa formal. Este apartado identifica las tipologías de diferentes secciones del acervo documental. Las secciones están nomencladas como encabezamientos de signatura antecediendo a la signatura de clase (CDD). Así mismo cada sección determina un procesamiento específico debido a las características de sus ítems y establecen diferentes alcances en servicios. Existen secciones que no operan dentro del servicio de circulación externa (prestamos domiciliarios) recurriéndose para su consulta a la posibilidad de consulta en sala o gabinete.

A saber: Fondo General: Ítems usualmente monográficos que conforman el fondo general cuya expresión es la más típica de una Unidad de Información. Si consideramos la tipología tradicional de una biblioteca, esta sección responde a dicho presupuesto.

La clasificación determinará su ordenamiento por las correspondientes clases según el criterio del Sistema de Clasificación Decimal de Dewey (CDD).

A posterior se registrará la signatura de autor mediante el más común de las tipologías: Tres primeras letras del apellido de autor, o en su defecto tres primeras letras significantes del título que corresponda.

A continuación se consigna la signatura de inventario directamente de forma numérica sin adición de aclaración abreviada.

Las excepciones en las signaturas de autor a esta generalidad se darán en los casos de las categorías de clasificación disciplinares en las artes cuando sea de tratamiento “histórico, geográfico, etc…” Tabla 2. Es decir, en los casos de pintura (759.9), fotografía (770.9), escultura (730.9), arte impreso (769.9), dibujo (751.9…).

En estos desarrollos se continuará el desarrollo de la signatura según corresponde a la nacionalidad del artista, o de la expresión contenida en el ítem. Sin embargo la excepción estará dada en la signatura de autor al momento de determinar como de mayor relevancia la figura del artista, o colectivo artístico al momento de confeccionar la signatura de autor (y no la del autor del texto).

REF (Referencia): Material documental cuya característica responde a una aproximación y acceso inmediato a algún interés. Se conforma por material enciclopédico, diccionarios de todo tipo, repertorios, atlas y colecciones que generalmente se organizan en varios tomos y/o volúmenes. Los tejuelos consignan: Pertenencia a la sección, signatura de clase, Signatura de autor, número de volumen y/o tomo, y signatura de inventario. El ordenamiento topográfico responde a la lógica de clases de la CDD. HEM (Hemeroteca): La característica de los ítems determinados en el fondo responde al criterio de publicaciones de contenido abierto e incompleto (Revistas de cualquier periodicidad, anuarios, etc…). Esto comúnmente considerado como “recurso continuo” se especifica que el mismo es de carácter impreso (Pues existen ítems de iguales características de seriación en expresiones digitales). La hemeroteca es una sección apartada y no se intercala con el Fondo General. Conlleva la característica de que cada título se registra como un ítem mediante inventario (se usa como base de dicha descripción el más antiguo). Así mismo, dependiendo de la periodicidad se confecciona una ficha Cardex que registrará de manera sencilla las existencias de ejemplares de dicha publicación. El ordenamiento de las fichas Cardex en un fichero puede disponerse: alfabéticamente por la signatura de autor (se usa las tres primeras letras significantes del título omitiendo los artículos), ó respondiendo a la lógica normada por la CDD.

Para acceder a los artículos en particular, mediante analíticas subordinadas al registro base, se podrán determinar los elementos de acceso (autores, títulos, descriptores), esto siempre y cuando se cuente con un software de gestión documental.

Los tejuelos consignarán: pertenencia a la sección, signatura de clase, signatura de título, signatura de inventario, Año de publicación (vida de la publicación), número del ejemplar. La disposición topográfica responde a lo dispuesto por las clases de la CDD. CAT (Catálogos): Un item especialmente particular en la Unidad de Información es la expresión de catálogos de artistas y exposiciones. Se hace esta aclaración pues no todos los catálogos de artistas se corresponden a una instancia expositiva. Una diferenciación singular que excluye ítems a otra designación de clase está dada por determinar la correspondencia de un ítem como expresión de un catálogo institucional museístico (de carácter patrimonial).

a) Para el desarrollo de la clase de catálogo Institucional Patrimonial de un Museo corresponde clase 700.74…, adicionándose criterios de auxiliares de Tabla Auxiliar 2 de la CDD). No se subordina a la sección CAT (Catálogos) y queda integrado al Fondo General. La signatura de autor se uniforma a la expresión “MUS”. Se continúa desarrollando el restante armado de signatura topográfica con la signatura correspondiente a inventario.

b) Los catálogos de exposiciones y artistas (de cualquier disciplina o su combinatoria) se determinan como clase (CDD) 708.9… y a posterior adición de auxiliares geográficos (Tabla 2 CDD). En primer término en la expresión relativa a algún artista, o agrupación de ellos, país de nacionalidad (…82, en el caso de argentinos/as, …45, artistas italianos; …46, artistas españoles; etc…).

En caso de ser una muestra colectiva mixta determinar la signatura de clase a un término general. (ej.: …8, arte latinoamericano; …6, arte africano, …4, arte de Europa occidental, etc…).

Para el desarrollo de la signatura de autor se forzará la misma mediante la consignación de las tres primeras letras del apellido del o los artistas, su

denominación como colectivo o en todo caso las tres primeras letras significantes de la denominación de la muestra.

A continuación se signará el número de inventario.

Proyectual.

Esta sección proyectual, responde a la necesidad de regular una política a futuro y tiende a resolver aspectos formales para configurar una política institucional. Los ítems aquí problematizados ya existen en la UI, pero sin sistematización alguna que opere de manera tan fluida como en el general de la colección.

En principio está en etapa de análisis la pertinencia de las secciones MAP, LAM, ID-EX (FR, IN,PR, IT), AV, MED, SON, MUS. El resultado de terminar de conformar un conjunto armónico como fondo documental responde a varios factores, entre ellos la pertinencia, la actualización de contenidos y la pauta tecnológica de los medios para desplegarla información entre otros.

Las seccione propuestas [ARCH], [FONDO VIRTUAL] y [OBRAS] también están representadas en la colección, pero a diferencia de los casos anteriores, se observa una necesidad de formalizar dichas secciones debido a una resolución a futuro de previsión que excede la pauta del medio y valora lo patrimonial en el tratamiento de estos ítems.

MAP/LAM (Mapoteca / Láminas): Por tratarse de una expresión tradicional (mapas) y por contar (aunque en escaso número) en la UI este fondo se complementa con otra expresión de naturaleza similar (láminas). La especificidad del Desarrollo de Colecciones en la UI de la ESBA da como pauta la existencia de láminas de reproducciones de obras. Las mismas se situarán convenientemente dispuestas, y a su vez descriptas y clasificadas según lo especifica la CDD Y AACR2. Se consignará pertenencia a la sección MAP ó LAM, signatura de clase (CDD), signatura de autor o responsable (es su defecto título) mediante las tres primeras letras significantes del apellido o título, y signatura de inventario.

ID-EX : FR, EN, PR, IT (Idioma Extranjero + Lengua Francés, Inglés, Portugués, Italiano, etc…): Los ítems que se encuentren íntegramente en otra lengua y cumplan criterios de pertenencia a Referencia, Fondo General y Hemeroteca se agruparán a

los fines de establecer un fondo con otra base idiomática. Inclusive, hacia el interior de esta sección, se discriminará en idiomas a los fines se hacerlos accesibles a la consulta.

Se excluyen de este criterio todas las demás secciones correspondientes a: CAT (Catálogos), AV (Audiovisual), MED (Mediateca), SON-MUS (Sonido-Música); SONAUD (Sonido-Audio), MAP (Mapoteca), FDO-V (Fondo virtual), OP (Obras de arte), y ARCH (Archivo: Histórico ARCHH, de exposiciones ARCHEXP, de obras ARCHOP).

El resto de desarrollo de signatura se confecciona con los criterios de autoría e inventario genéricos tenidos en cuenta hasta el momento.

IMA (Imágenes fijas): La existencia de varios formatos relacionados a la imagen fija (no siempre fotográfica en su expresión como “copia”) determina un tratamiento particular. Las imágenes del repertorio están representadas por diapositivas (contenidas en vario modelos de estuches, cajas, cuadernillos de folios), cintas de celuloide con registro estereoscópico (presentadas en forma de fotobanda), y otras.

Se observa que las imágenes no son específicamente lo que comúnmente denominamos fotografías (ya que no se presentan como copias ampliadas sobre papel, sino en estos otros modos). Estas imágenes son de carácter analógico, existen tangiblemente; en caso de sistematizarlas se subordinaran a la signatura de sección IMA, y a posterior se continuará la signatura de clasificación (CDD). La signatura de autoría no siempre es clara de determinar y muy posiblemente se apele a las tres primeras letras significantes del título. Finalmente la signatura topográfica se concluye con el inventario. Esta sección es tan particular, pues depende de los medios específicos de proyección que aun siendo un formato discontinuo en parte (pues disponemos de un proyector de diapositivas), igualmente la expresión material del medio lo convierte en un ítem de especial valor documental, tanto en la forma como en el contenido.

AV (Audiovisual): Indistintamente del formato, se entiende como audiovisual al ítem que despliega su información en tal sentido (digital/óptico o analógico). Se determinará razonadamente cual es el criterio de caducidad en caso de expurgo cuando el medio tecnológico sea sensiblemente obsoleto (VHS, DVD, y otros). A criterio general (en caso de descripción mediante base soportada en Software Documental la desambiguación del formato se encuentra considerada en el campo de descripción determinado por norma en la Descripción General de Material [DGM]. En tanto el criterio topográfico se conformará de subsecciones que consideren dichas existencias para su rápida ubicación.

Los ítems de esta sección no son susceptibles de préstamos domiciliarios, el servicio dispuesto para el Fondo Audiovisual, en cualquiera de sus expresiones de formato se delimita a la locación de la institución; observando el adecuado tratamiento del usuario para su preservación (ya que usualmente los formatos resienten la normal manipulación y los mismos raramente son recuperables una vez vulnerados. Otro factor a considerar como determinante es el estado del medio que opera como reproductor del ítem, el mismo debe estar en adecuadas condiciones ya que de no ser así, conllevará el deterioro del material. En caso de no estar en condiciones el medio de reproducción, se suspenderá la prestación del servicio.

Hacia el interior de cada subsección se confeccionará una descripción topográfica que consigne: Pertenencia a la sección (AV), signatura de clase (CDD), signatura de autoría y mención de responsabilidad (tres primeras letras del Director, o productor de la información; en su defecto título) y signatura de inventario.

MED (Mediateca): Los materiales de mediateca, responden a criterios similares a los AV, pues los ítems son preexistentes al paradigma digital de comunicaciones actual. Sin embargo el caso típico se configura en los CD-ROM y DVD-ROM. En tal caso, al igual que los DVD, mucho del criterio de su vigencia (no en el sentido y pertinencia de contenido, sino en la presentación de su forma) responderá a la disponibilidad del medio que posibilite su despliegue.

FON (Fonoteca = Sonido, no música): esta sección responde a la información sonora (entrevistas, audios y otras que no se relacionan a la forma musical. En este caso el formato es físico y concreto, siendo el soporte un medio material tangible (CD, cassette, cinta, disco). A modo de poder discriminar taxativamente los componentes pertenecientes a esta sección, bien podría determinarse el carácter analógico del soporte (cassette, cinta, disco), y en todo caso la existencia física tangible (CD). La especificidad del formato está contemplada en el desarrollo de la Base de Datos en el campo de Descripción General de Material [DGM], y su disposición topográfica responderá a la asociación de cada subsección.

En esta sección, las formas del contenido pueden ser registros de entrevistas, de acciones o expresiones de arte sonoro entre otros. La clasificación se determinara por la materia de la que verse el contenido, la signatura topográfica se determinará por el apellido de la figura entrevistada, el apellido del realizador (En ambos casos tres primeras letras del mismo, y a posterior la signatura de inventario. En caso de

resultar de una autoría colectiva, se determina la signatura de autor desde la denominación del colectivo.

Todos los ítems de la sección se subordinan a una signatura de sección: SON. MUS (Música): Al igual que el caso anterior, la naturaleza en esta sección es sonora, pero exclusivamente musical. La música en los aspectos tradicionales se encuentra muy regulada desde la clasificación (todos los desarrollos de la clase 780 en CDD). El mayor problema es determinar la clase, ya que la misma suele presentarse y/o editarse de manera facetada. Generalmente, la música al ser performática y valernos de diversos registros cuyo momento histórico no es lineal, pueden existir distintas versiones o expresiones de la misma pieza (inclusive variando notablemente entre ellas). Generalmente en lo que comúnmente se denomina música clásica se considera para la signatura de autoría el apellido del director. En los otros casos la autoría recae en la denominación de la agrupación o en el apellido del compositor (cuando este sea el ejecutante) e inclusive en el artista interpretante de la pieza. A posterior la signatura de inventario cursa la generalidad de los otros casos. Toda esta sección del Fondo Documental se subordina a MUS.

[ARCH] (Archivo): La necesidad del archivo responde a dos vertientes: Archivo especializado facetado por regiones de presentaciones en arte visual (exposiciones) y arte dramático (teatro), y archivo histórico institucional.

La necesidad de contar con un archivo especializado en arte dramático y visual remite a la posibilidad de acceder a la información de muestras y puestas en escena que usualmente no generan catálogos o publicaciones de mayor permanencia. Estas muestras para fines de acceso desde la investigación se invisivilizan en el tiempo haciéndose irrecuperable una fuente que dé cuenta de los actores, productores, autores, artistas y gestores del quehacer artístico. Las publicaciones que lo componen son de carácter más que efímero desde la bibliotecología, por lo cual el ámbito más adecuado es el desarrollo de un archivo facetado regionalmente.

En otro sentido, y también con la finalidad de disponer recursos para la investigación el desarrollo de un archivo histórico de la ESBA dará cuenta de la vida institucional y de las acciones realizadas. Para determinar la tipología de ítems a incorporar en este archivo será necesario establecer un protocolo cuya rigurosidad está asociada a aspectos formales del registro histórico.

[FDO VIRTUAL]: Gestión de expresiones digitales en cualquier formato. La dificultad de gestión en un fondo digital es que el medio informático puede contener ítems cuya naturaleza no despliega un contenido uniforme. El mismo puede presentar tanto una amplia variedad de archivos que son accesibles solamente mediante un equipo informático, y sujetos a la disponibilidad, actualización y códec anexos para su interpretación y acceso. Formatos PDF, FLV, MP3, WAV, DOC, XLS, PPT, y muchos otros conviene sub-agrupar según un criterio relativo a la percepción de su despliegue. En principio a modo general las categorías video, música, sonido, documentos establecen a grandes rasgos un principio de ordenamiento.

Más allá del criterio de subdivisión, pueden alfabetizarse la denominación del archivo en la siguiente forma: “Mención de responsabilidad” – “Titulo de la expresión” Debido a las características posibles de ordenación y gestión de archivos se observará en todo momento el modo más práctico de categorizaciones.

[OBRAS]: se disponen en la UI de la ESBA conjunto de obras patrimoniales resultado de proyectos llevados a cabo en un contexto colaborativo con la comunidad y otras instituciones. Los casos más relevantes, son las colecciones de grabados que en su momento fueron producidos, expuestos y concebidos como obra en relación a un proyecto determinado; sin dejar de lado otra serie que se conforma con fines pedagógicos resultado de las donaciones de estudiantes que han sido depositadas por la UI. En ambos casos de colecciones (y en otros ítems a integrarse a futuro) será necesario realizar una descripción cuya naturaleza es del orden de lo museístico (ficha de descripción de obras y documentos anexos), y este resultado se plegará a otra sección del archivo. Igualmente debe considerarse la incorporación a la Base de Datos que se gestiona desde la UI, para reafirmar el carácter patrimonial bajo inventario único y para accederlos sin apelar a otra serie patrimonial.

2 – Procesos.

Estableciéndose que el concepto de Cadena Documental será adecuado al de Ciclo Documental, se entiende a éste último como un proceso continuo de evaluación abierta

que permite ajustar la práctica profesional en todo momento en base a indicadores establecidos con anterioridad, e inclusive permite incorporar nuevos indicadores y servicios, así como rediseñar la sección proyectual y la política de extensión.

Por una cuestión de secuencia se describirá las acciones sobre los ítems y los modos de trabajo desde la perspectiva de la circulación de los mismos y su operatoria en dicho proceso en cada instancia.

2.I – De la admisión (selección positiva) de ítems y expurgo (selección negativa).

La selección positiva es la variable de la política de desarrollo de colecciones que determina la incorporación de los ítems al acervo documental. En su contraparte, el expurgo establece la exclusión del fondo documental de algunos ítems que por alguna razón (pérdida, deterioro o desactualización) deben ser dados de baja de la UI. Adquisición (Selección positiva).

Las vías de adquisición que se contemplan son: compra directa, canje y donación.

Compra directa: contando con recursos genuinos y mediante la política de desarrollo de colecciones siempre en revisión se opera en la identificación de los ítems a incorporar. Como la UI depende de la Asociación Cooperadora “Jorge Michelotti” de la ESBA es necesario consignar en los recibos por compra los datos correspondientes de la persona jurídica a los fines de que la Asociación realice su balance contable. El destino de los fondos genuinos no será otro que la compra de ítems, no se establece el destino de los mismos para equipamiento u otros insumos, salvo en ocasiones los mínimos para cuestiones administrativas.

Canje: El canje opera en dos modos posibles. Puede contemplarse el canje de un ítem en concepto compensatorio al costo anual de una asociación. Esta modalidad sólo será considerada si el ítem en cuestión es adecuado para ser incorporado. No se contempla para esta modalidad las copias xerográficas de materiales.

La otra modalidad de canje es de carácter institucional, y será efectiva cuando además de canjearse material pertinente a la especificidad de la UI de la ESBA, también se disponga por selección negativa (y respectivos procesos de desvinculación del fondo documental) o excedente en depósito documentos como oferta de canje. En todo caso se realizará el descargo institucional para que la otra institución tenga referencia del destino de los ítems migrados de manera oficial. El

acuse de recibo en la UI de la ESBA se bastará con el señalamiento al momento de determinar la procedencia en el Registro de Inventario.

Donación: La incorporación por donación puede proceder de una persona física o jurídica.

Siempre se tiene en cuenta las características de los ítems y su correlación al desarrollo documental. En el caso de la persona física cuya voluntad sea la de donar materiales documentales, habrá que advertir sobre la cláusula de pertinencia; y en todo caso dar a conocer que de no ser seleccionado el ítem para su ingreso al fondo el mismo podrá ser destinado a otra UI o se preservará con finalidad de canje. Si la persona cumple con la característica de pertenecer a la comunidad educativa puede operarse y resolverse con el beneficio de la asociación anual.

Si la donación es de carácter institucional se realizará el correspondiente descargo mediante nota para notificar y resolver la gestión entre ambas instituciones.

En ambos casos al momento de realizar la anotación en el registro de inventario se consignará el carácter de donación y en todo caso la denominación de la persona física o jurídica de la que provenga el ítem.

Expurgo (Selección negativa).

Las causas que determinan el expurgo pueden ser: pérdida del ítem, desactualización (forma o contenido), pertinencia o deterioro.

Pérdida: es una variable fortuita, ya que la misma no es planificada y se corresponde a aspectos que son posibles en el ejercicio de los servicios. Generalmente identificado el usuario responsable corresponde el reclamo desde la UI. El mismo puede reiterarse en base a la ficha de asociación cuyos datos de contacto fueran declarados (estos datos están sujetos a esta instancia solamente, no pudiendo la UI hacer otro uso de los mismos más que para la elaboración de estadísticas internas y de contacto por mora). Así mismo vía Bedelía se reforzará el reclamo. En este caso, el usuario es solidariamente responsable por el ítem perdido (hurto, olvido) por lo que le corresponde la restitución de un ejemplar similar. Por la característica de la UI, las representaciones del Fondo Documental suelen ser tan específicas que difícilmente pueda cumplirse esta expectativa. Operará una suspensión en el servicio de préstamo domiciliario, lo cual no vulnera el acceso a la información del cual tiene derecho ya que se mantendrá la consulta en sala o préstamo a aula.

Desactualización (forma y/o contenido): la desactualización de la información (contenido) es un aspecto asociado a la información en general. La mayor o menor medida un ítem, que en algún momento ha sido considerado óptimo para su admisión pierde

sus cualidades respecto al tiempo resultando en ruido informacional al momento de realizar la recuperación deseada.

En su otra variable, hay que reconocer que las formas en que se presente el contenido esta mediado por otros dispositivos que a veces permiten su acceso. El aspecto tecnológico que media en la información y sus implicancias de vigencia afectarán directamente a los materiales codificados por los mismos. Es por esta razón que la UI debe preservar el medio de reproducción adecuado para cada formato. Este caso se hace muy evidente en los ítems en VHS que concurren a la necesidad de disponer de su correspondiente reproductor, e inclusive cumplir con normas específicas (PAL, NTSC). Este ejemplo del caso VHS, puede extender un criterio en los ítems de similares características: CD, CD-ROM-DVD, DVD-ROM, Vinilos, Cassettes, disquetes, y otros.

En todo caso la determinación de contar aún con esta representación en el Fondo Documental se determinará en un horizonte evaluativo posterior.

Pertinencia: en distintas instancias del desarrollo de la UI se han llevado políticas de hecho que determinaron la incorporación de ítems no siempre pertinentes. Estos sin embargo, aun estando en condiciones no responden a una pauta curricular o proyectual de la UI. En todo momento, de acuerdo al análisis de circulación deberá observarse este aspecto, u determinar en cada caso si la pertinencia amerita la desvinculación del Fondo Documental o no. Inclusive disponiéndose de una sección identificada, puede determinarse algún proyecto que revitalice algún servicio o línea de extensión.

Deterioro: Este caso es el más unívoco de todos. Puede presentarse habiendo identificado al responsable a cargo del ítem; o bien devenir del uso corriente. En caso de daño por la gestión del usuario operará la recuperación o restitución del ítem, tomando igual forma que el caso de pérdida. Si el daño se corresponde a la materialidad del ítem y no debido a una acción generada por el usuario En todos los casos, habiéndose determinado la decisión de Baja del Fondo Documental deberá signarse la misma en el Registro de Inventario (fecha de baja y razón) y a su vez confeccionar una nómina para adjuntar al informe anual. La operatoria sobre el ítem (si es que es accesible) corresponde a un sellado de baja (que consigna la fecha, razón) inscribiendo sobre el material la desvinculación del acervo. Este material será susceptible de ser cedido a otras UI, canjeado; y en todo caso dispuesto a la comunidad de la institución.

2.II – Procesos administrativos.

Registro de inventario.

Se establecerá un registro único para todos los ítems. En el mismo se dispondrán los campos de descripción documentales y otros campos anexos a los fines de facilitar la identificación y todos los aspectos relativos al material ingresado. La importancia de este aspecto es oficializar formalmente el carácter patrimonial de los ítems ingresados. Para el caso se determina un inventario único para todas las existencias del fondo documental, de tal modo que todo formato que soporte información (de cualquier tipo que sea) estará representado en el repertorio como un elemento formal institucional. Los datos a identificar son: Fecha de ingreso: fecha del asiento en la forma dd/mm/aa.

Signatura topográfica: Signatura de Sección: signado en mayúscula sostenida según el detalle de secciones anteriormente reseñado: (sin sección = Fondo General), HEM, CAT, ID.EX(IN,FR,PG,IT), MAP, LAM, IMA, MED, AV, AUD, SON, [ARCHIVO], [FONDO VIRTUAL], [OBRAS].

Signatura de clase: determinado por la CDD. Signatura de autor: tres primeras letras significantes de quien resulte autor, en su defecto en caso de obras de más de un autor o anónimas las tres primeras letras significantes del título. Considerar las excepciones en caso de las disciplinas artísticas y periodos históricos del arte.

Signatura de inventario: numeración correlativa sin repetición.

Designación General de Material [DGM]: de las posibles según AACR2 (1.1C), se prefiere lista 2: braille, conjunto, diagrama, diapositiva, dibujo técnico, diorama, estampa, forobanda, grabación sonora, juego, juguete, manuscrito, material cartográfico, microforma, modelo, música, original de arte, película, portaobjeto de microscopio, realia, reproducción de arte, recurso electrónico, tarjeta de actividad, tarjeta nemotécnica, texto, transparencia, videograbación. Recurrir a las AACR2, para determinación específica.

Título y subtitulo del ítem: extraído de la portada del ítem o de su equivalente. Si el ítem contiene varios títulos se consignaran los mismos separados por puntos.

Mención de responsabilidad: autor, autores, autor institucional, nombre del coordinador según corresponda.

Número de edición: número de edición del ítem y su correspondiente reedición (Ej. 3a. ed., 2 reimp.)

Ciudad de edición: nombre oficial de la ciudad en la cual se editó el ítem. En caso de ciudades homónimas, se aclara para desambiguar el país entre paréntesis. Ej. Córdoba (Córdoba, Argentina), Córdoba (España), CABA [se prefiere Buenos Aires].

Nombre del editor: entiéndase editorial o responsable editor.

Año de edición del ítem.

Descripción física: numeración de paginación en casos monográficos (CAT y Fondo General), numeración en romana y latina según corresponda. Idéntico criterio en caso de corresponderse a la sección HEM, considerando que la paginación será aproximada porque sólo se basa en un ítem arquetípico. Extensión total en h., min. si se corresponde a una extensión temporal. A continuación dimensiones en cm. (Ej. 15 x 21 cm. en caso de impresos en tipo códice, laminas o mapas).

Número normalizado: ISBN, ISSN o equivalente.

Procedencia: Compra, Canje o Donación (Ej. Compra UI, Canje Pérez, Juan, Canje MAMBA, Donac. Pérez, Juan, Donac. MNBA).

Baja y razón: en caso de baja se consigna la fecha de la misma (dd/mm/aa) y la razón: perdida, desactualización, pertinencia, deterioro.

Sellado.

El sellado de los ítems denota la pertenencia al Fondo Documental de la UI de la ESBA. El mismo tiene tres formas: sellado de alta (Ex-libris de la ESBA), sellado foliador, sellado numerador y sellado de Baja (desvinculación del Fondo).

Sellado de alta: necesariamente se ubica en la portada del ítem, o en el equivalente en caso de no ser monográfico. El sellado imprime su carácter patrimonial mediante la declaración “Biblioteca ESBA”, sitio para registrar la signatura topográfica del ítem (sección, clase, autor, núm. inventario, etc..) y sitio para signar la fecha de ingreso.

Este sellado puede replicarse en el colofón.

Sellado foliador: Intercalado entre la paginación extiende el carácter patrimonial hacia el cuerpo del documento (monografía, recurso continuo). En la UI de la ESBA este

sellado opera en todas las páginas en la esquina superior derecha sin superposición al texto o láminas. Igualmente se sellan los bordes frontal, superior e inferior.

Sellado numerador: responde a similares características del foliador sobre el cuerpo de ítem, acompaña a este a fin de signar la unidad en particular del documento. Se selecciona un margen lateral superior derecho o en todo caso inferior para su estampa.

Sellado de baja: El sello de baja es el que oficializa la desvinculación del ítem respecto del fondo documental. Un ítem que haya pertenecido al acervo expondrá en si todos los sellados correspondientes, incluso el de baja que apela a que el ítem no sea devuelto a la UI en caso de encontrarse fuera de su espacio usual. El sello denomina a la institución, reserva un sitio para la fecha de baja y la razón de la misma. Se dispone en el mismo plano que el sello de alta.

Tejuelado.

Descripto en este apartado el mismo se conforma luego de los procesos técnicos. La finalidad del tejuelado radica en la disposición de los ítems según el criterio desarrollado para la colección. Así, el mismo expresa la pertenencia a alguna sección del fondo, su clasificación, la signatura de autoría, inscripción de volumen/tomo, inventario, numeración de año de vida y número del ejemplar (en caso de material de hemeroteca).

En ítems monográficos y otros que guarden cierta similitud de dicha forma (VHS, revistas, catálogos) consta de una pequeña etiqueta que detalla las signaturas correspondientes.

En otros casos, se adaptará la información de las signaturas a los fines de poder acceder los contenidos cuando se los requiera.

Administración.

Se dispone de instrumentos de varias naturalezas: la interacción con los usuarios por un lado, otro las gestiones internas (que propician aspectos para el informe anual) y otra de gestión con otras instituciones.

La interacción con los usuarios determinan los pasos por los cuales se operan los registros de préstamos de cualquier naturaleza, la planilla de solicitud de asociación.

En las gestiones internas involucran los datos formales: registro de inventario, registro de bajas, registro de socios, registro de morosos, planillas secundarias de estadísticas en base a préstamos y circulación, tejuelado, fichas cardex, reservas de equipos y otras.

Las gestiones con otras instituciones (o personas físicas) plantea la posibilidad de solicitud de donaciones, canje y otros aspectos. Tomarán la forma de notas y serán refrendadas por alguna autoridad institucional.

Por una cuestión pragmática se adjuntan en anexo, como documento en planilla de cálculo.

2.III - Procesos técnicos.

Análisis de contenido: Opera con el Sistema de Clasificación Decimal Dewey (SCDD). En principio la edición de Ana María Ruis Dover y Elida Signorini de Strada, basada en la edición 20 (Córdoba, 1994) es un parámetro mínimo y general. En el caso de la UI de la ESBA, muchos aspectos (debido al nivel de especificidad) se resolverán en la versión SCDD edición 21 traducida bajo la dirección de Octavio G Roja L., y dirección técnica Margarita Amaya de Heredia (Bogotá, Rojas Eberhard Editores, 2000), disponible en digital.

Descripción documental: Se determina utilizar las Reglas de Catalogación Angloamericanas, 2da edición (AACR2). La no utilización de las Resource, Description & Acess (RDA) radica en la dificultad de su acceso (ya que siendo la sucesora de la AACR2) la norma anglosajona precedente y aún vigente difiere por su carácter de novedad y cambio de paradigma al estructurarse en base a los Requisitos Funcionales de los Registros Bibliográficos (FRBR). Este cambio de paradigma, como evolución de la AACR2 es lento encontrándose actualmente en evaluación en el ámbito Bibliotecológico. Hasta tanto, se ha manifestado que será necesario pensar en la sucesión del formato Marc 21, para su completa integración entre la forma expresada en la RDA y la arquitectura informativa presentada en Marc 21. Hasta entonces, la descripción se basará en las AACR2.

Lenguaje documental: En la sistematización de un Fondo Documental, el verdadero producto de una UI radica en el desarrollo de sus puntos de acceso (catálogos). En el sistema tradicional los puntos de acceso más relevantes son la autoría y el título del ítem; estos son por defecto los más relevantes e inequívocos en la recuperación de información. Sin embargo, de manera auxiliar las listas de encabezamiento de materias, los tesauros

y el desarrollo de keywords suplen aspectos no considerados por los casos de título y autor.

Mediante la gestión de software especializado (para el caso Aguapey) se puede desarrollar en la base de datos documental la indización por descriptores y su recuperación booleana. Lo que hay que tener en cuenta para no tener respuestas muy redundantes es implementar una especificidad de descriptores que logren representar los ítems sin generar ruido informativo (al menos no tanto) al momento de la pesquisa.

Dada la especificidad de la UI, los términos específicos de su campo serán determinantes al momento de la búsqueda y recuperación. Los aspectos disciplinares y el léxico específico de las artes y de las ciencias de la educación se expresarán lo más formalmente posible en su forma de monotérmino. De no ser posible se apelará a una generalidad que logre dar cuenta del contenido del ítem.

Por ejemplo, es redundante suponer un monotérmino general como “arte” pues casi todos los ítems del acervo responden al criterio. En tal caso deberá indagarse que aspecto responde específicamente al ítem: collage, pintura, ensamble, fotografía, biografía, historia y periodo, técnicas, obras de teatro, dramaturgia, etc.

Considerando asimismo que la información de los ítems deviene facetada y se necesitarán varios descriptores para su identificación.

Otro aspecto singular radica en que la dimensión del acervo aun no es muy amplia, y que por un tiempo aun será sencillo la ubicación de los ítems. También se tiene en cuenta que el horizonte de la UI ha casi duplicado las existencias en el último lustro y que esta característica es tendencia. A lo cual la necesidad de lograr una sistematización por Software Documental es prioritaria a fin de establecer un criterio formal que en un sentido dé pauta formal al acervo y en otro ayude a la formación de usuarios respecto de sus prácticas de necesidades informativas.

2.IV – Servicios. / Productos.

Los servicios son la respuesta de la UI a los requerimientos de su comunidad. Los productos en tanto, serán los dispositivos en ella que se organizan en función de brindar o facilitar los servicios.

Referencia: como servicio (no confundir con la sección del acervo de misma denominación), refiere a la acción del personal de la UI en la interacción con los usuarios para determinar una búsqueda adecuada en sus necesidades informativas.

La referencia opera en aptitudes y actitudes del factor comunicacional de los

actores intervinientes. El trato deberá ser ameno en todo caso, ya que la finalidad de toda la UI responde a las necesidades de su comunidad de usuarios.

De más está mencionar que la referencia no solo se acota a la UI, en casos en que la indagación de los usuarios exceda las representaciones del acervo se puede referir hacia otras UI (Cedie, Biblioteca Central de la UNCo, Bibliotecas Populares, etc…), referencias on line (sitios, instituciones) y otras.

Circulación: la circulación remite a la característica de préstamos de la UI. Existe una circulación interna (Sala, Aula, Gabinete, etc… ) y una externa (domiciliaria). Se tendrá especial atención sobre el material que no esté sujeto a préstamo domiciliario (HEM, REF,…). Todos los casos deben ser registrados, en primer lugar para registrar su afectación de préstamo, y en segunda instancia para la posterior elaboración estadística que dé cuenta de la evolución del servicio (al menos en lo cuantitativo por su expresión nominal, y cualitativo según su tipología).

Otros servicios asociados a secciones del acervo: Los servicios referentes a la tipología de la sección del acervo responden a la posibilidad de disponer sistematizadamente en la UI el considerando de dicho fondo. Cada sección de la UI asocia un servicio premeditado desde su confección que sustenta la existencia y gestión de la sección en sí.

Extensión: es parte de la vida de la comunidad desarrollar aspectos singulares respecto de la UI. Así mismo toda acción no considerada y que comprenda un desarrollo acorde a los aspectos formales de la UI y las Ciencias de la Documentación; pueden expresarse como proyectos de extensión. La importancia de concretar la extensión como una etapa proyectiva radica en la necesidad de determinar claramente las acciones y recursos con los que se disponen. La extensión, sustentada en una etapa proyectiva brinda otro aspecto no menos importante. Al considerar una instancia diagnóstica, bien puede detectarse aspectos no desarrollados que deberían ser de práctica habitual de una UI (un servicio a incorporar, reformular o poner en valor).

Cada proyecto de extensión se desarrollará en principio con sus supuestos de manera modular, si el mismo deviene en desarrollo o incorporación de un servicio, eventualmente se integrará a los considerandos del Manual de Procedimientos de la UI de la ESBA. En caso de que no resulte como una acción integrada a los aspectos más formales de la UI, se conservará como apartado modular, regular en su ejecución durante el ciclo lectivo y evidentemente ajustable según las correspondientes evaluaciones del mismo. En todo caso, tendrá su evaluación a ser adjuntada en el informe anual.

Informe anual: consensa a modo de síntesis los aspectos más relevantes sucedidos en la UI durante el ciclo lectivo. Consigna: cantidad de ítems en el acervo (inventario a la fecha de cierre del ejercicio), cantidad de incorporaciones documentales (ítems ingresados en el ciclo lectivo), naturaleza de las procedencias (donación, compra, canje), cantidad de ítems dados de baja (selección negativa) y sus razones (perdida, daño, desactualización, pertinencia) cantidad de usuarios en el ciclo lectivo (los usuarios sólo tienen vigencia por ciclo lectivo operándose en cada ciclo una nueva solicitud de asociación), la procedencia de los usuarios (cursos, turnos, planta funcional), detalle de usuarios morosos y de los ítems en mora, cantidad de ítems circulados (prestamos), tipología de circulación (sala, aula, domicilio), proyectos y su evaluación. Conclusiones y considerandos.