AGRUPAMENTO ESCOLAS D. AFONSO HENRIQUES
MANUAL DE PROCEDIMENTOS ESCOLA BÁSICA DE ALCANEDE BIBLIOTECA ESCOLAR
Introdução ..................................................................................................................................... 2 1.
Espaços e áreas funcionais ................................................................................................ 2 1.1.
Organização do espaço ................................................................................................. 3
2.
Tipologia de documentos .................................................................................................. 3
3.
Aquisição de Fundo Documental ...................................................................................... 4
4.
Circuito documental .......................................................................................................... 4 4.1.
Carimbagem .................................................................................................................. 5
4.1.1.
Material livro: monografias ....................................................................................... 5
4.1.2.
Material livro: publicações periódicas e manuais escolares ..................................... 5
4.1.3.
Material não livro: CDs, CDRoms e DVDs .................................................................. 5
4.2.
Registo ........................................................................................................................... 6
4.3.
Catalogação, classificação e indexação ......................................................................... 6
4.3.1.
Campos de preenchimento obrigatório – monografias ............................................ 8
4.4.
Cotação........................................................................................................................ 11
4.5.
Arrumação ................................................................................................................... 12
5.
Difusão da Informação .................................................................................................... 12
6.
Critérios de desbaste....................................................................................................... 13
7.
Dossiês temáticos ............................................................................................................ 13
8.
Itinerância do fundo documental.................................................................................... 14
Manual de Procedimentos – Biblioteca Escolar
1
Introdução A Biblioteca Escolar tem uma função educativa de grande relevo no seio da comunidade escolar. Ela é o centro de recursos da escola impulsionadora da dinamização de atividades curriculares e extracurriculares. Mas para que a Biblioteca Escolar possa desempenhar o seu papel, é necessário que a mesma esteja organizada de modo a tornar fácil e célere o acesso à informação. Assim, desde que se deteta a necessidade de adquirir um documento, até ao momento em que o mesmo fica acessível ao utilizador, há uma série de etapas de tratamento documental que devem ser percorridas, de acordo com padrões profissionais e no respeito pelas regras definidas e constantes no presente Manual de Procedimentos. O Manual de Procedimentos é um documento em aberto e em constante reestruturação, mas que tem a vantagem de permitir a uniformização e a continuidade nas decisões tomadas. Este documento define o circuito do documento na Biblioteca Escolar: seleção; aquisição; registo; carimbagem; catalogação; classificação; indexação; cotação; arrumação nas estantes; e difusão da informação.
1. Espaços e áreas funcionais Todas as bibliotecas escolares necessitam de espaço adequado onde se possa explorar as tecnologias disponíveis para a preparação, processamento e armazenamento de todos os materiais da biblioteca, assim como, de espaço que permita aos alunos e professores utilizar plenamente estes materiais, através da leitura, visionamento, audição e capacidade de processamento e recuperação da informação. A biblioteca deve enquadrar-se no design da arquitetura da escola, localizar-se perto dos centros de maior circulação e ser de fácil acesso a todos os utilizadores, incluindo deficientes. Deve ser dotada de boas condições de iluminação, acústica, temperatura e humidade e o mobiliário deve ser adequado à idade dos utilizadores.
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1.1. Organização do espaço
A biblioteca escolar encontra-se organizada por diferentes espaços/zonas interligados que permitem a consulta dos diversos documentos aí existentes. Esses espaços são:
Área de acolhimento/atendimento – a receção;
Área de leitura informal – onde se encontram as publicações periódicas;
Área de leitura/ trabalho;
Área audiovisual;
Área de informática.
2. Tipologia de documentos
Monografias – publicações contendo texto e/ou ilustrações que apresentam unidade de conteúdo, constituídas por um ou mais volumes publicados numa mesma data ou em datas diferentes.
Obras de referência – obras que permitem uma primeira abordagem sobre qualquer assunto e orientam o leitor para leituras subsequentes. (Ex: enciclopédias, dicionários, atlas, bibliografias, …)
Publicações periódicas – publicações impressas em partes sucessivas, com periodicidade variável, designação numérica e continuidade. (Ex: jornais, revistas, boletins bibliográficos, boletins informativos, …)
Material não-livro – todos os materiais informativos, de apoio pedagógico e de caráter lúdico que não se incluem nos anteriores. (Ex: mapas, fotografias, diapositivos, transparências, cartazes, cassetes áudio e vídeo, CD’s, DVD’s e documentos eletrónicos online,…)
O equilíbrio entre diferentes suportes, segundo padrões internacionalmente aceites, implica uma proporcionalidade entre material livro e não-livro de 3 para 1, ou seja, de 75% para impressos e 25% para materiais não impressos.
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3. Aquisição de Fundo Documental Na seleção e aquisição do fundo documental tem-se em conta que as aquisições - nos mais variados suportes - deverão ir ao encontro, interesse e curiosidade dos alunos e da especificidade das diferentes Áreas Curriculares Disciplinares e Não Disciplinares.
A seleção das aquisições é efetuada pelo professor bibliotecário de acordo com:
Ficha de Proposta de Departamentos - sugestões de aquisição – preenchida pelos diferentes departamentos, de acordo com as necessidades de apoio ao currículo e depois de verificado que o fundo documental não responde às necessidades.
Caixa de Sugestões, na Biblioteca Escolar – à disposição de todos os utilizadores.
Novidades editoriais.
A aquisição do fundo documental é decidida de acordo com a política de gestão da coleção.
4. Circuito documental Todos os documentos entrados na Biblioteca são objeto de um conjunto de procedimentos técnicos específicos. A finalidade do tratamento é colocar os documentos à disposição dos leitores/utilizadores, permitindo a identificação de cada um deles, a sua posterior recuperação e o controlo do mesmo quando se encontra em circulação.
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4.1. Carimbagem
O carimbo é a marca de posse da instituição e é aposto em todos os documentos entrados na Biblioteca Escolar. Nas publicações periódicas é colocado apenas o carimbo que identifica a instituição, não se procedendo ao respetivo registo.
Carimbo de registo - com o nome da Escola, o número de registo e a data de entrada.
O carimbo nunca deve ser colocado em cima de uma imagem ou em página em que possa lesar ou ofender a mancha de informação Sempre que possível o carimbo é colocado na folha de rosto, no canto inferior direito.
4.1.1. Material livro: monografias
São carimbadas todas as obras com o carimbo de registo e identificação da Biblioteca, no local já referenciado para o efeito. Nas obras com folhas plastificadas, ou material em que a tinta não adere, o carimbo é colocado numa etiqueta que deve ser colada no local estabelecido para carimbar.
4.1.2. Material livro: publicações periódicas e manuais escolares
São carimbados apenas com o carimbo da instituição e da seguinte forma:
Revistas – na página de sumário;
Jornais – Junto ao título;
Manuais Escolares – folha de rosto. 4.1.3. Material não livro: CDs, CDRoms e DVDs
O carimbo de registo aplica-se na contracapa. No próprio documento será colada uma etiqueta com o carimbo de registo.
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4.2. Registo
Todos os documentos (monografias e material não livro), entrados na biblioteca, serão registados sequencialmente nos respetivos livros de registo O registo é realizado de acordo com as normas seguintes:
Cada obra tem o seu registo;
Vários exemplares da mesma obra têm números de registo diferentes;
No caso de uma obra ser publicada em vários volumes, cada volume tem o respetivo número de registo;
Quando uma obra é acompanhada por material de outro formato, este terá um registo diferente. No entanto far-se-á referência a “material acompanhante” no livro de registo e no programa informático indicando o formato desse material.
4.3. Catalogação, classificação e indexação
Para a operação de catalogação seguem-se as Regras Portuguesas de Catalogação. A classificação rege-se pela Classificação Decimal Universal (CDU), versão editada pela Biblioteca Nacional de Portugal(BNP), tendo sido elaborada uma tabela simplificada:
0 004
Generalidades
030 1
Dicionários. Enciclopédias. Obras de referência
159.9
Psicologia
2
Religião
3
Informática
Filosofia
Ciências Sociais
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6
32
Política
33
Economia
331
Trabalho
339.92
União Europeia
34
Direito
341.1
Organizações internacionais
366
Consumo
37
Educação
37-053.6
Adolescência
37(076)
Exercícios para resolver
39
Etnografia
5 502/504
Ciências Naturais. Matemática Natureza. Ambiente
51
Matemática
52
Astronomia
53/54
Física. Química.
55
Geologia. Meteorologia
56
Paleontologia
57
Biologia
6 61
Ciências Aplicadas. Tecnologia Medicina Saúde
613.88
Sexualidade
63
Agricultura
641
Alimentação
7 71/72
Arte. Desporto Arquitetura
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7
73/76
Artes plásticas
77
Cinema. Fotografia
78
Música
79
Divertimentos. Espetáculos.
796/799
Desporto
8 81’35
Língua. Literatura Ortografia
81’36
Gramática
82
Literatura
82-1
Poesia
82-2
Peças de teatro
82-93
Literatura infantil e juvenil
821.134.3
Literatura portuguesa
9 908
História. Biografia. Geografia Monografias
91
Geografia
912
Mapas. Atlas. Globos
929
Biografias
93/94
História
94(469)
História de Portugal
Para abrir uma subclasse exige-se um número mínimo de dez exemplares. A BE utiliza o Porbase 5, software normalizado para o registo e classificação do fundo documental.
4.3.1. Campos de preenchimento obrigatório – monografias
No programa foram definidos campos de preenchimento obrigatório.
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010 ISBN Mod Acq e/ou preço - oferta / compra / reposição Depósito legal (só se indica caso não haja ISBN)
101 LÍNGUA Cod. audiência 1 – adulto, geral / juvenil geral / primária ^a – língua da publicação ^c – língua do documento original
102 PAÍS DA PUBLICAÇÃO
200 TÍTULOS E MENÇÕES DE RESPONSABILIDADE ^a – Título próprio ^e – Informação de outro título (subtítulo) ^f – Primeiro responsável (indicar a responsabilidade principal ou coresponsabilidade, abrindo um segundo campo de “Primeiro responsável”). ^g – Outros responsáveis (quando existem mais do que três responsáveis, apenas se indica o primeiro).
205 EDIÇÃO ^a – Menção da edição
210 PUBLICAÇÃO, DISTRIBUIÇÃO, IMPRESSÃO ^a – Lugar ^c – Nome ^d- Data ^g – Nome do impressor ^h – data da impressão
215 DESCRIÇÃO FÍSICA ^a – Paginação ^e – Material acompanhante
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225 COLEÇÃO ^a – Título próprio ^v – Indicação de volume
300 NOTAS GERAIS ^a – PNL(Plano Nacional de Leitura) ou PTJPL(Projeto Todos juntos podemos ler)
610 TERMOS NÃO CONTROLADOS ^a – Termo de indexação – abrir tantos campos quantos os termos de indexação.
675 CLASSIFICAÇÃO DECIMAL UNIVERSAL ^a – Notação ^v – Edição
700 CABEÇALHO DA MENÇÃO DE RESPONSABILIDADE PRINCIPAL (autor-pessoa física) ^a - Palavra de ordem ^b – Outra parte do nome
701 CABEÇALHO DA MENÇÃO DE CO-RESPONSABILIDADE PRINCIPAL (autor pessoa física) ^a - Palavra de ordem ^b – Outra parte do nome ^4 – Código da função
702 CABEÇALHO DA MENÇÃO DE RESPONSABILIDADE SECUNDÁRIA (autor pessoa física) ^a - Palavra de ordem ^b – Outra parte do nome ^4 – Código da função
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710 CABEÇALHO DA MENÇÃO DE RESPONSABILIDADE PRINCIPAL (coletividade-autor) ^a - Palavra de ordem
711 CABEÇALHO DA MENÇÃO DE CO-RESPONSABILIDADE PRINCIPAL (coletividade-autor) ^a - Palavra de ordem
712 CABEÇALHO DA MENÇÃO DE RESPONSABILIDADE SECUNDÁRIA (coletividade-autor) ^a - Palavra de ordem
930 COTA SUMÁRIO ^d – Cota como consta na etiqueta
966 COTA ^a – Número de registo ^1 – Localização na estante ^s – Cota como consta na etiqueta
4.4. Cotação
A cota é o código que possibilita a identificação, arrumação e a rápida localização dos documentos na Biblioteca. A cotação obtém-se pela atribuição de uma notação alfanumérica que inclui referências à notação numérica da classe ou subclasse do conhecimento, representada na classificação e identificada previamente no documento, e a utilização das três primeiras letras do apelido do autor. Terminado o processo de tratamento documental, o documento encontra-se em condições de ser arrumado e ficar disponível para consulta. A cota é registada no documento, a lápis, junto do carimbo de registo.
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4.5. Arrumação
A arrumação dos documentos é efetuada com base na cota, utilizando a CDU. Deverão ser ordenados por classe CDU – assunto – e dentro deste, por ordem alfabética, do apelido do autor. A colocação dos documentos nas estantes efetua-se da esquerda para a direita e de cima para baixo.
As estantes/prateleiras são sinalizadas com as classes CDU, e, se necessário com subdivisões que se considerem pertinentes para facilitar o acesso aos documentos.
Dentro da estante arrumam-se os documentos, pela cota, de acordo com os seguintes critérios: primeiro os sem autor, depois os com autor, por ordem alfabética do apelido e, por último, as coleções.
Quanto ao material não livro, por razões de segurança, expõe-se ao público, para livre acesso, apenas as embalagens, encontrando-se os documentos em arquivo próprio.
Não é permitido o empréstimo domiciliário de obras de referência, dicionários e enciclopédias, como previsto no Regimento da BE. Neste caso, será colocada uma etiqueta de cor vermelha na lombada do documento, junto da cota.
5. Difusão da Informação Os documentos que entram na biblioteca, depois de passado o circuito de tratamento documental, são colocados em exposição no espaço “Novidades”. Paralelamente, é dada informação através da página Web, Blog da BE e ainda em reunião de Conselho Pedagógico.
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6. Critérios de desbaste Adotou-se o método “MUSTY” para a realização do desbaste da coleção. O acrónimo MUSTY reúne 6 critérios que tornam um exemplar candidato ao desbaste: Tradução livre M – Contém erros científicos e/ou factuais U - Em muito mau estado, sem hipótese de restauro S – Temos uma nova edição ou uma fonte melhor T – Sem mérito literário ou científico (ter em conta os interesses dos alunos / professores) Y – Coerência da coleção. Sem interesse para esta coleção
Segundo este método, um exemplar que respeite pelo menos um destes critérios é um candidato ao desbaste. Para tomar a decisão, deverá analisar-se também a data de edição ou copyright.
7. Dossiês temáticos Uma vez que não é possível guardar todas as revistas e jornais que dão entrada na Biblioteca, depois de seguidas as normas definidas no documento: “Política de Desenvolvimento da Coleção”, são organizados dossiês temáticos:
O
tratamento
da
informação
faz-se
mediante
a
seleção
de
assuntos/temas pertinentes para o currículo, servindo os interesses dos utilizadores;
Selecionam-se os artigos que vão surgindo em jornais, revistas ou retirados online;
Identifica-se a fonte, a data e o tema do dossiê onde o documento vai ser arquivado.
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FONTE: “Jornal Público” DATA: 12/12/07 TEMA: Energias
Organiza-se a pasta, cronologicamente, do artigo mais antigo para o mais recente;
Prepara-se um índice que se vai atualizando;
É publicitada a listagem de dossiês existentes;
Arquivam-se os dossiês temáticos numa estante de livre acesso.
8. Itinerância do fundo documental O fundo documental poderá circular entre as diferentes escolas e turmas do Agrupamento, de acordo com regras definidas no Regimento da BE. Os docentes requisitantes são responsáveis pela sua devolução.
A professora bibliotecária A Diretora
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