PLA D’ACCIÓ 2012 Sant Joan Despí
SUMARI
Introducció ............................................................................................................................. p. 3
Línea estratègica 1. Coordinar la gestió de la Xarxa de Biblioteques de Sant Joan Despí ................ ............ p. 4-5
Línia estratègica 2. Millorar la difusió i comunicació dels serveis bibliotecaris................................. ................p. 6
Línia estratègica 3. Millorar la integració del servei bibliotecari en el teixit social i cultural del municipi. ... p. 7-8
Línia estratègica 4. Crear nous serveis bibliotecaris. ...........................................................p. 9
Cronograma ......................................................................................................................p. 10-11
Avaluació................................................................................................................................p. 12
2
INTRODUCCIÓ
La inauguració de la Biblioteca Mercè Rodoreda, el 23 d’abril de 2011, dóna origen a la Xarxa de Biblioteques de Sant Joan Despí (endavant XBSJD). Integrada per una biblioteca central, la Biblioteca Mercè Rodoreda, i una de proximitat, la Biblioteca Miquel Martí i Pol. Ser i funcionar com una organització única farà que els equipaments i, en conseqüència, el servei de lectura pública municipal sigui més eficient i eficaç en el futur. Establir les bases del funcionament de la XBSJD esdevé la màxima prioritat per a l’any 2012. Per aquest motiu el pla d’actuació de l’any 2012 s’adreça principalment a millorar la cooperació i coordinació de les dues biblioteques i a posicionar el servei de biblioteca pública al lloc que li correspon en l’entramat cultural i social del municipi.
Amb la inauguració de la segona biblioteca del municipi es millora notablement l’accessibilitat de la ciutadania al servei de lectura pública, especialment als habitants dels barris Centre i Pla del VentTorreblanca, animant a 3.136 persones a inscriure’s com a nous usuaris de les biblioteques públiques de la Diputació de Barcelona. Per altra banda, la presència de dos equipaments bibliotecaris al municipi fa que els antics usuaris, que anteriorment només tenien l’opció d’utilitzar la Biblioteca Miquel Martí i Pol, s’hagin repartit entre les dues biblioteques per raons de proximitat. Aquesta situació ha causat una reducció del nombre de visites i per tant de préstecs a la Biblioteca Miquel Martí i Pol. Incrementar les visites i els préstecs dels dos equipaments és un dels reptes que la XBSJD afrontarà de forma conjunta. Haver establert prèviament les bases de gestió i de funcionament de l’organització facilitarà l’obtenció d’aquest i d’altres reptes futurs.
La unitat de funcionament de la XBSJD es notarà en la millora de la gestió i de les relacions internes de l’organització però qui més ho notaran seran els usuaris perquè els objectius i actuacions proposats els garanteix un servei bibliotecari de confiança i de qualitat en el futur, que dia a dia compleixi les seves expectatives.
3
Línea estratègica 1. Coordinar la gestió de la Xarxa de Biblioteques de Sant Joan Despí 1.1. Objectiu estratègic: mantenir i millorar la qualitat del servei de lectura pública municipal. 1.1.1. Objectiu operatiu: redactar el manual de procediments comú de la XBSJD abans d’agost. Actuació
Responsables
Periodicitat
1. Elaboració de la plantilla de continguts del manual de procediments.
Àngels Gisbert i Mario Aguilera
Febrer-març
2. Redacció dels procediments, que constaran al manual elaborats per grups de treball amb representació de personal de les dues biblioteques.
Tot l’equip
Abril-maig
Àngels Gisbert i Mario Aguilera.
Juny
3. Reunió de supervisió i seguiment dels continguts del manual de procediments. 4. Redacció del document “Manual de procediments” definitiu.
Mario Aguilera
Juliol
Indicadors d’avaluació: - Existència de les plantilles de continguts del manual de procediments. - Nombre de reunions realitzades pels grups de treball. - Nombre de procediments redactats pels grups de treball. - Nombre de reunions de supervisió i seguiment dels continguts realitzats. - Existència del document “Manual de procediments”.
1.1.2 Objectiu operatiu: aprovar en sessió plenària la Carta de Serveis de la XBSJD i difondre-la a través de les eines de comunicació pública de la XBSJD abans de gener de 2013. Actuació
Responsables
5. Definició dels drets i deures dels usuaris de la XBSJD, que constaran a la Carta de Serveis.
Àngels Gisbert i Mario Aguilera
Març
6. Redacció de la Carta de Serveis.
Mario
Abril
7. Presentació de la Carta de Serveis a la Cap tècnica de cultura municipal per a l’aprovació Plenària municipal.
Mario Aguilera i Núria Poll (Cap tècnica de cultura)
Maig
8. Difusió de la Carta de Serveis a través dels mitjans de difusió i comunicació de les biblioteques.
Àngels Gisbert i Eva Marfil
Periodicitat
Novembredesembre
Indicadors d’avaluació: - Existència del document proposat com a Carta de Serveis. - Entrega del document proposat com a Carta de Serveis a la Cap tècnica de Cultura. - Data en la que el text és aprovat pel Ple Municipal. - Data de publicació del text al BOPB - Nombre de materials en paper i en format digital de difusió de la Carta de Serveis.
4
1.2. Objectiu estratègic: unificar la gestió de la XBSJD. 1.2.1. Objectiu operatiu: redactar la política de contractació d’activitats de dinamització sociocultural i de foment de la lectura abans de setembre. Actuació
Responsables
Periodicitat
9. Realització de reunions per establir els criteris de contractació de dinamitzadors.
Àngels Gisbert i Mario Aguilera
Març
10. Redacció del document on es recullen els criteris de contractació.
Mario Aguilera
Abril
11. Comunicació dels criteris de contractació als responsables d’activitats de cada biblioteca.
Àngels Gisbert, Mario Aguilera i Eva Marfil
Maig
Indicadors d’avaluació: - Nombre de reunions realitzades per a l’establiment dels criteris de contractació. - Existència del document amb els criteris de contractació. - Nombre de reunions celebrades per comunicar els criteris de contractació als responsables d’activitats.
1.2.2. Objectiu operatiu: redactar el document “Política de la col·lecció” de la XBSJD abans de setembre. Actuació
Responsables
Periodicitat
12. Celebració de reunions del grup de treball format pels responsables de la col·lecció de cada biblioteca per establir els continguts i criteris de la política de la col·lecció.
Marta Salas i Oriol Baró
13. Reunió de supervisió i seguiment dels continguts i criteris de la política de la col·lecció establerts pel grup de treball de la col·lecció.
Àngels Gisbert i Mario Aguilera
Març
14. Redacció del document “Política de la col·lecció”.
Marta Salas
Abril
Febrer
Indicadors d’avaluació: - Nombre de reunions realitzades pel grup de treball de responsables de la col·lecció. - Existència del document que reculli els acords i conclusions resultants de les reunions del grup de treball. - Nombre de reunions celebrades de supervisió i seguiment dels criteris de la política de la col·lecció. - Existència del document “Política de la col·lecció”
5
Línea estratègica 2. Millorar la difusió i comunicació dels serveis bibliotecaris. 2.1. Objectiu estratègic: millorar la visibilitat de les actuacions de les biblioteques. 2.1.1. Objectiu operatiu: augmentar un 100% el nombre de seguidors del facebook de la biblioteca abans de gener de 2013. Actuació
Responsables
Periodicitat
15. Incorporació diària d’informació d’actualitat cultural, municipal o de la biblioteca al facebook.
Esther Abril i Oriol Baró
Anual
16. Incorporació de l’adreça de facebook a les dades de contacte de la biblioteca, que consten als materials de difusió i comunicació.
Eva Marfil, Oriol Baró i el Departament de comunicació de l’Ajuntament.
Gener
Indicadors d’avaluació: - Nombre de notícies penjades al facebook de la biblioteca. - Nombre de materials de difusió i de comunicació de la biblioteca, que no disposin de l’adreça de facebook de la biblioteca a l’apartat de dades de contacte. 2.1.2. Objectiu operatiu: tenir un espai radiofònic mensual de 15 minuts per les biblioteques a RadioDespí a partir de gener. Actuació 17. reunió de presentació del projecte a la direcció de RadioDespí
Responsables Àngels Gisbert i Mario Aguilera
Periodicitat Gener
Indicadors d’avaluació: - Nombre de reunions realitzades amb la direcció de RadioDespí. - Nombre d’emissions radiofòniques realitzades durant l’any 2012. 2.1.3. Objectiu operatiu: publicar i difondre el primer “newsletter” mensual de la XBSJD el mes de març. Actuació
Responsables
Periodicitat
Esther Abril i Departament de comunicació municipal.
Febrer-març
19. selecció mensual de continguts.
Tot el personal
Març-desembre
20. enviament mensual del “newsletter” per correu electrònic.
Esther Abril i Oriol Baró
Març-desembre
18. disseny formal del “newsletter”.
Indicadors d’avaluació: - Existència de la plantilla amb el disseny formal del “newsletter”. - Nombre d’activitats, notícies i de ressenyes comunicades a través del “newsletter”. - Nombre de “newsletters” mensuals enviats.
6
Línea estratègica 3. Millorar la integració del servei bibliotecari en el teixit social i cultural del municipi. 3.1. Objectiu estratègic: millorar i ampliar la cooperació de la biblioteca amb altres agents municipals. 3.1.1. Objectiu operatiu: proporcionar materials de difusió d’informació bibliogràfica selectiva i de serveis específics a un 50% de les entitats i departaments municipals abans de gener de 2013. Actuació
Responsables
Periodicitat
21. Selecció de les entitats que rebran els materials elaborats per la biblioteca.
Àngels Gisbert i Mario Aguilera
Gener-febrer
22. Elaboració de guies de lectura temàtiques a mida per a entitats.
Marta Salas i Oriol Baró
Febrer-desembre
23. Elaboració de materials de difusió de serveis bibliotecaris específics per a entitats.
Marta Salas i Departament de comunicació municipal
Febrer-desembre
24. Distribució de les guies en format paper i digital per Eva Marfil, correu ordinari, correu electrònic i a través dels mitjans de Esther Abril i comunicació digitals de la XBSJD. Oriol Baró
Febrer-desembre
Indicadors d’avaluació: - Nombre de guies de lectura temàtiques a mida per a entitats realitzades. - Nombre de materials de difusió de serveis bibliotecaris específics per a entitats elaborats. - Nombre d’entitats que han rebut els materials elaborats per la biblioteca. - Nombre de visites guiades realitzades a la biblioteca per part de les entitats, que han rebut les guies de lectura i els serveis específics. - Nombre de reunions celebrades amb les entitats, que han rebut les guies de lectura i els serveis específics. - Nombre de col·laboracions realitzades amb les entitats, que han rebut les guies de lectura i els serveis específics.
7
3.1.2. Objectiu operatiu: realitzar durant l’any 2012 un mínim de 10 activitats socioculturals o de foment de la lectura en col·laboració amb altres agents del municipi. Actuació
Responsables
Periodicitat
25. creació d’una xarxa de contactes municipal.
Àngels Gisbert i Mario Aguilera
Anual
26. redacció de projectes de col·laboració amb els agents del municipi.
Àngels Gisbert i Mario Aguilera
Febrer-abril
27. realització de reunions amb els responsables dels agents implicats per a la identificació de necessitats, presentació de projectes de col·laboració i avaluació de les activitats realitzades.
Àngels Gisbert i Mario Aguilera
Febrer-desembre
Indicadors d’avaluació: - Nombre de contactes d’agents del municipi. - Nombre de projectes presentats a agents del municipi. - Nombre de projectes de col·laboració realitzats amb agents del municipi. - Nombre de reunions realitzades amb agents del municipi.
8
Línea estratègica 4. Crear nous serveis bibliotecaris. 4.1. Objectiu estratègic: estudiar la possibilitat de posar en funcionament el servei de préstec a domicili l’any 2013. 4.1.1. Objectiu operatiu: tenir definit i protocol·litzat el servei de préstec a domicili abans de novembre de 2012. Actuació
Responsables
Periodicitat
28. reunió amb l’assistenta social per identificar la població amb necessitats del servei de préstec a domicili.
Àngels Gisbert i Mario Aguilera
Juny
29. quantificació dels recursos necessaris per posar en funcionament el servei de préstec a domicili.
Àngels Gisbert i Mario Aguilera
Octubre
30. redacció i presentació del projecte a la Cap tècnica del Departament de Cultura de l’Ajuntament.
Àngels Gisbert i Mario Aguilera
Novembre
Indicadors d’avaluació: - Nombre de reunions realitzades amb l’assistenta social del municipi. - Existència del projecte de planificació del servei de préstec a domicili. - Nombre de reunions realitzades amb la Cap tècnica del Departament de Cultura de l’Ajuntament.
9
CRONOGRAMA. Línies estratègiques 1 i 2.
LÍNIA ESTRATÈGICA 2
LÍNIA ESTRATÈGICA 1
ACTUACIONS
G F
M A M J
J
A S O N D
Act.1. Elaboració de la plantilla de continguts del manual de procediments. Act.2. Redacció dels procediments, que constaran al manual elaborats per grups de treball amb representació de personal de les dues biblioteques. Act.3. Reunió de supervisió i seguiment dels continguts del manual de procediments. Act.4. Redacció del document “Manual de procediments” definitiu. Act.5. Definició dels drets i deures dels usuaris de la XBSJD, que constaran a la Carta de Serveis. Act. 6. Redacció de la Carta de Serveis. Act. 7. Presentació de la Carta de Serveis a la Cap tècnica de cultura municipal per a l’aprovació Plenària municipal. Act. 8. Difusió de la Carta de Serveis a través dels mitjans de difusió i comunicació de les biblioteques. Act. 9. Realització de reunions per establir els criteris de contractació de dinamitzadors. Act. 10. Redacció del document on es recullen els criteris de contractació. Act. 11. Comunicació dels criteris de contractació als responsables d’activitats de cada biblioteca. Act. 12. Celebració de reunions del grup de treball format pels responsables de la col·lecció de cada biblioteca per establir els criteris de la política de la col·lecció. Act. 13. Reunió de supervisió i seguiment delcontinguts del manual de procediments. Act. 14. Redacció del document “Política de la col·lecció”. Act. 15. Incorporació diària d’informació d’actualitat cultural, municipal o de la biblioteca al facebook. Act. 16. Incorporació de l’adreça de facebook a les dades de contacte de la biblioteca, que consten als materials de difusió i comunicació. Act. 17. reunió de presentació del projecte a la direcció de RadioDespí. Act. 18. disseny formal del “newsletter”. Act. 19. selecció mensual de continguts. Act. 20. enviament mensual del “newsletter” per correu electrònic.
10
CRONOGRAMA. Línies estratègiques 3 i 4
ACTUACIONS
G F
M A M J
J
A S O N D
21. Selecció de les entitats que rebran els materials elaborats per la biblioteca.
LÍNIA ESTRATÈGICA 3
22. Elaboració de guies de lectura temàtiques a mida per a entitats. 23. Elaboració de materials de difusió de serveis bibliotecaris específics per a entitats. 24. Distribució de les guies en format paper i digital per correu ordinari, correu electrònic i a través dels mitjans de comunicació digitals de la XBSJD. 25. creació d’una xarxa de contactes municipal. 26. redacció de projectes de col·laboració amb els agents del municipi.
LÍNIA ESTRATÈGICA 4
27. realització de reunions amb els responsables dels agents implicats per a la identificació de necessitats, presentació de projectes de col·laboració i avaluació de les activitats realitzades. 28. reunió amb l’assistenta social per identificar la població amb necessitats del servei de préstec a domicili. 29. quantificació dels recursos necessaris per posar en funcionament el servei de préstec a domicili. 30. redacció i presentació del projecte a la Cap tècnica del Departament de Cultura de l’Ajuntament.
11
AVALUACIÓ La primera sessió de seguiment per avaluar l’evolució de les actuacions i dels objectius proposats es realitzarà el mes de juny. A més dels indicadors, que consten al pla d’actuació, també s’analitzaran altres dades quantitatives i qualitatives, que s’hagin recollit com per exemple: fulls de suggeriments, queixes verbals, actes de reunions, etc. L’avaluació de seguiment constarà de dos actuacions: 1. La primera setmana del mes de juny les direccions analitzaran els indicadors i redactaran un document amb les conclusions d’aquest anàlisi. 2. La tercera setmana del mes de juny els indicadors i les conclusions seran analitzades per tot el personal.
Les conclusions que s’obtinguin d’aquestes dues reunions proporcionaran la informació necessària per a adoptar les mesures continuistes o correctives, dependrà de cada cas, necessàries del pla d’actuació per als propers mesos fins a finals d’any.
Les mesures adoptades seran comunicades a través de reunions amb el personal de la biblioteca i els responsables municipals.
12