Propuesta de control interno para optimizar la liquidez by Biblioteca "Licda. Etelvina Trejo de Palencia"

UNIVERSIDAD PEDAGOGICA DE EL SALVADOR FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS “PROPUESTA DE CONTROL INTERNO PARA OPTIMIZAR LA LIQUIDEZ, ASESORA PUBLICITARIA CENTROAMERICANA, S.A. DE C.V. 2009-2011” TRABAJO DE GRADUACIÓN PARA OPTAR AL TITULO DE LICENCIATURA EN CONTADURÍA PÚBLICA

PRESENTADO POR: IVANIA GUADALUPE RODRIGUEZ KARE JULISSA VASQUEZ DEL CID MISAEL ANTONIO DOMINGUEZ PÉREZ ASESOR: LIC. ELÍAS ANTONIO GÓMEZ DE LEÓN SAN SALVADOR, 2010

Marco Conceptual

1.1

Introducción

1.2

Objetivos

1.3

Antecedentes de Problema

1.3.1

Control Interno

1.3.2

Importancia del Control Interno

1.3.3

Historia del Control Interno

1.3.4

Evolución del Control Interno

1.3.5

Antecedentes del Control Interno en El Salvador

1.3.6.

Elementos de una estructura de Control Interno según Normas de Auditoria

1.3.6.1

Ambiente de Control

1.3.6.2

Sistema Contable

1.3.6.3

Procedimiento de Control

1.3.7

Las Normas y el Control Interno

1.3.8

Enfoque Contemporáneo del Control Interno según informe COSO II

1.3.8.1

Componentes del Control Interno

1.3.9

Liquidez

1.4

Justificación

1.5

Planteamiento del problema

1.5.1

Antecedentes de la empresa Asesora Publicitaria

Centroamericana, S.A. de C.V.

1.6

Alcances y limitaciones

1.7

Recuento de conceptos y categorías a utilizar

2. 2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4 2.1.5 2.1.6 2.1.7

40 40 40 41 43 44 45 45

2.1.7.1 2.1.7.2 2.1.7.3 2.1.7.3.1 2.1.8 2.1.8.1 2.1.8.2 2.1.8.3 2.1.8.4 2.1.8.5 2.1.9 2.1.10 2.1.11 2.1.11.1 2.1.11.2 2.1.12

Marco Teórico Fundamentación Teórica Metodológica Proceso Administrativo Planeación Organización Integración de Personal Dirección Control Aplicación de políticas y estrategias administrativas Para fortalecer áreas funcionales de la organización Políticas Clasificación de las políticas Estrategias Formulación de estrategias Control Control interno Importancia del control interno El control administrativo El control contable El control financiero Elementos de una estructura de control interno según auditoría Componentes del control interno según informe COSO II Liquidez Importancia y Ventajas de la Liquidez Relevancia que tiene la liquidez para la Administración Optimización

2.1.13

Sistema Contable

2.1.13.1

Importancia de los Sistemas Contables

2.1.13.2 2.1.13.3 2.1.13.4 2.1.14 2.1.14.1 2.1.14.2 2.1.14.3 2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.2.1

Estructura de un Sistema Contable Utilización de la información contable Importancia de la auditoría en el control interno El control interno según la Norma Internacional de Auditoría Riesgo inherente Riesgo de control Riesgo de detección Construcción del Marco Empírico. Monografía Metodología de la Investigación Población

73 74 75 76 77 77 77 77 77 81 82

45 46 47 48 49 50 51 52 52 52 53 53 54 58 60 61 70

2.2.2.2 2.2.2.3 2.2.2.3.1 2.2.2.3.2 2.2.2.3.3 2.2.2.3.4 2.2.2.3.5 2.2.2.3.6 2.2.2.3.7 2.4 2.5 3 3.1 3.2 3.3 3.3.1. 3.4 3.5 3.6 3.6.1 3.6.2 3.6.3

Procedimientos para la obtención de datos Técnicas e Instrumentos utilizados Entrevista Cuestionario Presentación de datos Procedimiento estadístico Diseño de instrumento de recopilación de la Información: Cuestionario Exposición de los resultados Limitaciones de la investigación Formulación Metodológica de lo investigado Desarrollo y Definición Teórica Marco Operativo Descripción de los sujetos de Investigación Procedimientos para recopilación de datos Especificación de la Técnica para el análisis de datos Análisis e Interpretación de Resultados Cronograma Recursos Índice Preliminar sobre informe final Marco Conceptual Marco Teórico Marco Operativo Sugerencia de Control Interno para la empresa Bibliografía

82 82 83 83 83 83 83 88 101 103 104 107 107 107 108 108 114 116 116 116 116 117 117 121

CAPITULO I 1. Marco Conceptual 1.1 INTRODUCCION El siguiente documento denominado “Propuesta de control interno para optimizar la liquidez, en Asesora Publicitaria Centroamericana, S.A. de C.V., San Salvador 2009”, tiene como objetivo recomendar un modelo de control interno para optimizar la liquidez y los recursos y así lograr una gestión empresarial eficiente, la base sobre la cual haremos la recomendación será el informe COSO, ya que es el último estudio realizado sobre este tema tan importante. La tendencia actual hacia la globalización de la economía resalta la importancia del concepto competitividad, para impulsar regiones económicas, naciones, empresas y profesionales graduados en todas las disciplinas del conocimiento, quienes están obligados a realizar sus mejores esfuerzos, inversiones e ideas para garantizar sobrevivir y sobresalir con éxito ante sus competidores. El entorno donde se desarrolla la empresa salvadoreña se vuelve cada vez más competitivo, tanto para las organizaciones públicas como para las privadas, lo que les obliga a sistematizar y actualizar procesos que les permitan alcanzar metas, ser auto sostenibles y mejorar su posición en el mercado. En las últimas décadas en El Salvador se ha buscado fortalecer integralmente el crecimiento empresarial, con el ofrecimiento de planes de financiamiento de acuerdo a sus necesidades, facilitándole el acceso a los mercados internacionales y brindándole oportunidades de capacitación. A pesar de todo esto no se ha alcanzado en gran medida un desarrollo eficiente. Con los Tratados de Libre Comercio (TLC´s), que conlleva a la apertura ampliación de

mercados, las exigencias de calidad cada vez son mayores,

principalmente para la micro y pequeña empresa, situación que ha generado la urgente necesidad de prepararse para afrontar la competencia y así garantizar mantenerse y crecer en el mercado ya conquistado. 5

En El Salvador es notoria la preocupación del gobierno y de los diferentes sectores económicos por encontrar soluciones que refuercen las capacidades empresariales, que permitan competir y obtener ventajas que garanticen su desarrollo económico. En este país cuyo parque industrial está mayoritariamente conformado por el sector de la micro y pequeña empresa,

es urgente la

aportación de ideas administrativas y de mercadeo que contribuyan a mejorar el nivel de competitividad existente. Aunque se hacen los esfuerzos por parte de la micro y pequeña empresa para adoptar una serie de herramientas que ayuden a generar productos y servicios de calidad, que cumplan con las exigencias de los clientes y que respalden al recurso humano, organizacional y financiero, están más enfocadas a cuestiones de mejorar procesos productivos y de negocios, descuidando una parte fundamental en la gestión administrativa como lo es el diseño de políticas y estrategias que orienten y canalicen los esfuerzos que realiza la organización. Por ello los autores del presente trabajo han decidido aportar una herramienta técnica que fortalezca el nivel organizacional y mercadológico de una típica pequeña empresa salvadoreña dedicada a la industria publicitaria denominada “Asesora Publicitaria Centroamericana S.A. de C.V.” Dada la importancia que para el éxito de la empresa tiene la aplicación de acertadas políticas y estrategias administrativas y mercadológicas, este trabajo pretenderá contribuir a mejorar la administración de la empresa antes mencionada La investigación se desarrolla de la siguiente manera: En el Capítulo I denominado “MARCO CONCEPTUAL” contiene cinco apartados que se describen así: 1.2) Antecedentes del Problema, que abarca los dos temas principales del trabajo, que son: EL CONTROL INTERNO Y LA LIQUIDEZ;

1.3)

Justificación, explica lo importante de la investigación y el aporte teórico que se 6

pretende alcanzar; 1.4) Planteamiento del Problema, es la respuesta a una necesidad dentro de la entidad por lo cual se hace la sugerencia de control interno para su aplicación; 1.5) Alcance y Limitaciones, describe los alcances y las limitaciones existentes relacionadas a la investigación; y 1.6) Recuento de conceptos y definiciones utilizados en la investigación. En el segundo capítulo se desarrolla el Marco Teórico donde se presenta la fundamentación teórico – metodológica Además se presenta la construcción del marco empírico, la formulación teórico metodológica de lo investigado y el desarrollo y definición teórica. En el tercer capítulo se presentan los resultados de la investigación realizada a la misma; a través de encuestas, cuestionarios y observación directa, que permitió conocer y detectar la situación en que se encuentra la compañía. El presente estudio como parte de la formación y cumplimiento de requisito de graduación en la especialidad de contaduría Pública, permitirá mediante el análisis, tener un panorama general sobre la necesidad que actualmente pueda tener la pequeña empresa de contar con herramientas técnicas que incluya aspectos que fortalezcan la gestión administrativa y contable, permitiendo con ello la toma de decisiones eficientes y eficaces. 1.2 Objetivos de la Investigación Objetivo General Recomendar un modelo de Control interno para optimizar la liquidez de la empresa Asesora Publicitaria Centroamericana, S.A. de C.V., enfocado al control Financiero y Administrativo, que permita optimizar los recursos y lograr una gestión empresarial eficiente.

Objetivos Específicos 1.

Determinar el nivel de liquidez de la empresa a fin de establecer la situación financiera actual y administrativa de Asesora Publicitaria Centroamericana, S.A. de C.V.

Explicar a la gerencia la importancia de la liquidez dentro de la empresa.

Proporcionar a la gerencia una herramienta que ayude a salvaguardar los activos de la empresa y evite pérdidas por fraudes.

1.3

Antecedentes del problema

1.3.1. Control Interno El origen del control interno suele ubicarse en el tiempo con el surgimiento de la partida doble, que fue una de las medidas de control en esa época pero no fue hasta fines del siglo XIX que los hombres de negocios se preocuparon por formar y establecer sistemas adecuados para la protección de sus intereses. Como primer herramienta de ello, está el nacimiento y evolución de los números, con los cuales empezaron a realizar cuentas simples e incluso utilizaban los dedos de manos y pies, piedras y palos para su conteo, hasta llegar al desarrollo de verdaderos sistemas de numeración que además de la simple identificación de cantidades permitió el avance en otro tipo de operaciones. Su aplicación puede observarse en los antiguos imperios en los que ya se percibía una forma de control y cobro de impuestos. El hecho de que los soberanos exigieran el mantenimiento de las cuentas de su residencia por dos escribanos independientes, esto evidencia que de alguna manera se tenía tipos de controles para evitar desfalcos.

Napoleón Bonaparte en el año de 1807, a través de la corte de cuentas vigilaba los asuntos contables del estado y le otorgaba atribuciones para investigar, juzgar y dictar sentencias. Esto sirvió para que muchos países de América y Europa que estaban en proceso de organizar sus instituciones republicanas los tomaran como modelo. La implantación de un sistema de control interno ha adquirido especial importancia y ha ido ampliando sus ámbitos de aplicación en diferentes áreas de control debido a que, a medida que la empresa crece, los propietarios se alejan del control rutinario de las operaciones frecuentes de la organización. La estructura organizativa de la empresa se caracterizaba porque propiedad y dirección coincidían en la misma persona. Sin embargo, en tiempos más recientes, la internacionalización y el crecimiento de muchas empresas ha provocado una dispersión de la propiedad y la separación entre estas. Y si se toma en cuenta el mundo económico integrado que existe hoy en día se observa la necesidad de integrar metodologías y conceptos en todos los niveles de las diversas áreas administrativas y operativas de una empresa, con el fin de ser competitivos y responder a las nuevas exigencias empresariales. Es por ello que surge de esa manera una nueva perspectiva sobre el control interno donde se brinda una estructura común que es documentada en el informe “COSO” El Comité de Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión Treadway (C.O.S.O.) es una organización voluntaria del sector privado, establecida en los Estados Unidos y dedicada a proporcionar orientación al ámbito privado y gubernamental sobre aspectos críticos de gestión de la organización, control interno de la empresa, gestión del riesgo, el fraude y la presentación de informes financieros. El “Informe C.O.S.O.” es un documento que especifica un modelo común de control interno con el cual las organizaciones pueden implantar, gestionar y 9

evaluar sus sistemas para asegurar que éstos se mantengan funcionales, eficientes y eficaces. Según el informe COSO define dicho control de la siguiente manera: "Es el plan de organización y coordinación, normas y procedimientos orientados a permitir a la dirección el ejercicio efectivo de la gestión con el propósito de alcanzar sus objetivos organizacionales, tales como efectividad y eficiencia de las operaciones, confiabilidad de la información

financiera y cumplimiento de las

leyes y regulaciones aplicables”1 “El control interno se define como el conjunto de principios, fundamentos, reglas, acciones,

mecanismos,

instrumentos

procedimientos

que

ordenados,

relacionados entre sí y unidos a las personas que conforman una organización, se constituye en un medio para lograr el cumplimiento de su función administrativa, sus objetivos y la finalidad que persigue, generándole capacidad de respuesta ante los diferentes públicos o grupos de interés que debe atender; confiabilidad de la información financiera, cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. 2 El control interno es indispensable dentro de la organización de cualquier entidad, si no se tiene control sobre las actividades que se ejecutan ninguna empresa podrá existir, ya que este control es una necesidad para que pueda hacer frente a la competencia y mantenerse operando en el mercado. En la empresa Asesora Publicitaria Centroamericana, S.A. de C.V. desde su fundación hasta la actualidad no cuenta con un sistema de control interno que le permita una administración eficiente y es imprescindible que cuente con un sistema de control interno adecuado y eficaz que le permita supervisar que lo que esté sucediendo sea conforme a los objetivos de la empresa, por lo tanto éste 1 Control Interno, Estructura Conceptual integrada (COSO) Samuel Mantilla Pág. # 4 2 Instituto Americano de Contadores Públicos. Control Interno/Estructura Conceptual Integrada. Herramientas de Evaluación, 2001. 10

debe de brindar en un porcentaje muy alto de seguridad de que la información que se generé ha sido elaborada, bajo un esquema de control que disminuirá la probabilidad de tener errores sustanciales. “El sistema de control interno debe de estar preparado para descubrir y evitar cualquier irregularidad que se relaciona con la falsificación o fraudes, etc.” 3 1.3.2. Importancia del control interno El Control Interno es importante porque contribuye a la seguridad del sistema contable que se utiliza en la empresa, fijando y evaluando los procedimientos administrativos, contables y financieros que ayudan a que la empresa pueda registrar cada operación que se realiza en esta. Así mismo contribuye a detectar las irregularidades y errores y propugna por la solución factible evaluando todos los niveles de autoridad, la administración del personal, los métodos y sistemas contables para que así el auditor pueda dar cuenta veraz de las transacciones que se realizan en la organización. Tomando en cuenta que el “control interno”, es una expresión utilizada con el objeto de describir todas las medidas adoptadas por los accionistas y directores para dirigir y controlar las operaciones de sus empresas. Normalmente para una empresa específica se refiere a su “Sistema de Control Interno”, las técnicas específicas para ejercer un control sobre las operaciones y recursos varía de una empresa o entidad a otra según la magnitud, naturaleza, complejidad y dispersión geográfica de las operaciones de la entidad. Sin embargo, los siguientes pasos básicos deben ser parte de un Sistema de Control interno Gerencial eficaz: a) Establecer normas, metas u objetivos (criterios). b) Analizar el rendimiento y evaluar los resultados (comparación). c) Tomar acciones correctivas.

3 Catacora Carpio Fernando (1997) Sistemas y Procedimientos Contables.1ª. Edición, Venezuela, Impreso en Colombia Págs. 238-240 11

Cada uno de éstos pasos implica algún tipo de acción. Su eficacia depende de la competencia y actitud de todos los funcionarios y empleados directamente encargados de llevar a cabo una tarea y de rendir cuenta de los resultados. El proceso administrativo cubre todos los niveles de supervisión y su eficacia depende de los esfuerzos de funcionarios y empleados.

El término “Control Interno” abarca la organización, políticas, procedimientos y prácticas empleadas para administrar las operaciones de una entidad y promover el cumplimiento de las responsabilidades asignadas en forma efectiva, para alcanzar los resultados deseados. Lo esencial del Control Interno está en las acciones tomadas para llevar a cabo operaciones, dichas medidas incluyen el corregir las deficiencias y adaptar las operaciones, para que estén de conformidad con las normas o con los objetivos deseados. Hablar de control

es sencillo; sin embargo implica un carácter abstracto e

inmaterial, ya que implica una serie de acciones a través de las cuales se hace palpable y por consiguiente tiene un resultado el cual es medible o evaluable. El control es inherente a la entidad y específicamente a la administración, personificada en sus órganos de decisión y ejecución correspondiente. 1.3.3 Historia del control interno Como resultado del auge que tomó el comercio en los pueblos de Egipto, Fenicia, Siria entre otros países del Medio Oriente se desarrolló la contabilidad de partida simple. En estas épocas los sistemas de anotaciones habían sido sencillos debido a la reducida cantidad de operaciones. Cada individuo habría podido ejercer su propio control. Con el advenimiento de los antiguos estados e Imperios se hallan vestigios de sistemas de controles en las cuentas públicas. Si bien en un principio el Control Interno comienza en las funciones de la administración pública, hay indicios de que desde una época lejana se empleaba 12

en las rendiciones de cuenta de los sectores de los estados feudales y haciendas privadas. Posteriormente, con el incremento del comercio en las ciudades italianas durante el año 1400, se produjo una evolución de la contabilidad como registro de las transacciones, apareciendo los libros de contabilidad para controlar las operaciones de los negocios. En este ambiente comercial, el monje veneciano Fray Luca Pacciolli mejor conocido como Luca Pacciolli, matemático, desarrolló en 1494 la partida doble, analizando el hecho económico desde dos puntos de vista: partida y contrapartida. Desde mediados del siglo XVIII, con la Revolución Industrial, iniciada en Inglaterra, se fueron introduciendo de modo creciente las máquinas que eran operadas por varias personas para la producción de artículos industriales, haciéndose cada vez más complejos los procesos en los cuales intervenían más personas y como consecuencia de esto surge la necesidad de controlar las operaciones.

2.1.3.4

Evolución del control interno

Ya a finales del siglo XIX se demostró la importancia del control sobre la gestión de los negocios y que éste se había quedado rezagado frente a un acelerado proceso de la producción. En el campo empresarial, el concepto de control interno se ha ido fortaleciendo con nuevos elementos que al conjugarse se constituyen en la columna vertebral de toda organización, según se advierte en la siguiente definición: “Control Interno es el conjunto de métodos y medidas adoptadas por la alta dirección de una organización, para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y la veracidad de su información, promover la eficiencia en las

operaciones, estimular la observancia de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos proyectados”4. De acuerdo con esta definición, el control interno abarca la organización, los procedimientos y las prácticas empleadas para administrar las operaciones de la empresa, promover el cumplimiento efectivo de los deberes asignados y alcanzar los resultados deseados. El control interno debe su existencia dentro de una entidad por el interés de la propia administración. Ningún administrador desea ver pérdidas ocasionadas por error o fraude o a través de decisiones erróneas basadas en informaciones financieras no confiables. Con el informe COSO DE 1992, el Committe of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, conocido como

COSO, (Comité

Organismos

patrocinadores), publicó el marco Conceptual-Integrated Framework,

con la

finalidad de establecer una definición común de control interno y proporcionar un estándar mediante el cual las organizaciones puedan evaluar y mejorar sus sistemas de control. Como respuesta a una serie de escándalos e irregularidades que provocaron grandes pérdidas millonarias a los inversionistas En septiembre de 2004, nuevamente el Committe of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission publicó el Enterprise Risk Management-Integrated Framework y sus aplicaciones técnicas asociadas,

amplía el concepto de control interno,

proporcionando la identificación, evaluación y gestión integral del riesgo, denominado Informe COSO II. El COSO en su estudio define el control interno como aquel proceso que se encarga de realizar el Consejo de Administración, la dirección y el colectivo

4 Estupiñán-Gaitan, Rodrigo., Control Interno y Fraude, Ecoe, Colombia, 2003, p. 7. 14

restante de una entidad, con el propósito de otorgar un nivel razonable de confianza en la consecución de los siguientes objetivos:  Asegurar la exactitud y confiabilidad de los datos de la contabilidad y de las operaciones financieras.  Proteger los recursos contra el despilfarro, el fraude o el uso ineficiente, así como evaluar el desempeño de todas las divisiones administrativas y funcionales de la entidad (eficacia y eficiencia de las operaciones).  Asegurar el cumplimiento de las políticas normativas económicas de la entidad. De todo esto se deduce que el control interno es el sistema nervioso de una empresa ya que

abarca toda la organización, sirve como un sistema de

comunicación de dos vías, y está diseñado para hacer frente a las necesidades de una empresa específica. Incluye mucho más que el sistema contable y cubre cosas tales como: las prácticas de empleo y entrenamiento, control de calidad, planeación de la producción, política de ventas y auditoría interna. Toda operación lleva implícito el control interno. El trabajador lo ejecuta sin percatarse de que es miembro activo de su ejecución. Cuando se ejecuta un proceso el concepto de control debe funcionar dentro de él. El Control Interno es realizado por las personas en cada nivel de la entidad, ya que desde la dirección de la empresa hasta el último trabajador deben sentirse partícipe del mismo, de este modo cada uno de ellos podrá adquirir un alto grado de conciencia al momento de evaluar los riesgos, aplicar controles y estar en condiciones de responder adecuadamente a ello. Pues es imposible que la entidad se encuentre en condiciones de conocer todos aquellos riesgos a los que está expuesta en cualquier momento. El control interno solamente va a proporcionar un grado razonable de seguridad a la administración de la entidad, por lo que conociendo sus limitaciones, se podrá 15

garantizar la consecución de los objetivos, éste no puede ser un elemento restrictivo, sino que posibilite los procesos, permitiendo y promoviendo la consecución de los objetivos en uno o más ámbitos independientes, pero con elementos comunes

1.3.5 Antecedentes del Control Interno En El Salvador La historia de la Contaduría Pública y los procesos de control interno en El Salvador, podría decirse que es reciente y se inició a principios del siglo XX con la fundación de un colegio que enseñaba comercio, el cual estaba dirigido por un ciudadano de origen italiano. Entre los años de 1915 y 1930 se fundaron y comenzaron a funcionar colegios, cuya especialidad era la enseñanza de contabilidad, comercio y conocimientos generales de leyes mercantiles y tributarias; entre dichos colegios figuraron: El Nuevo Colegio Mercantil, bajo la dirección de Samuel E. Mármol; Escuela Estrada, dirigida por Víctor Estrada; Nuevo Colegio de Comercio y Hacienda, el cual se convirtió después en el Instituto Orantes y Colegio don Pedro Mena, llamado después el Instituto El Salvador. Estos colegios otorgaban títulos de Tenedor de Libros, Contador de Hacienda, Profesor de Comercio, Perito Mercantil y Contador. Todos estos títulos fueron extendidos inicialmente sin reconocimiento del Estado, debido a que en esa época no existían programas de estudios oficiales, por lo que cada colegio tenía sus propios programas e impartían los conocimientos según sus propios criterios de allí que cada uno expedía títulos bajo diferentes nombres. Un paso muy importante que surgió en El Salvador en busca de los procesos de control interno fue reconocer la profesión de Contador Público oficialmente, es por ello que nace la Organización y Fundación de la Corporación de Contadores de El 16

Salvador, este mismo año se dieron dos nuevos acontecimientos de trascendencia pública la cual contribuyo con los procesos de control interno en las organizaciones estos fueron:  El reglamentó de la enseñanza de contabilidad, es decir, el Estado reconoció la profesión de contador, por lo cual los títulos que se expedían de Tenedor de Libros y Contador fueron reconocidos legalmente.  A todas aquellas personas que antes de la reglamentación de la enseñanza de contador, habían obtenido sus títulos, los cuales no eran reconocidos; el Estado emitió un decreto para legalizar dichos títulos. El 15 de octubre de 1940, fue publicado en el Diario Oficial No.233, el Decreto Legislativo No.57 que daba vigencia a la Ley del Ejercicio de las Funciones del Contador Público Certificado, dando nacimiento oficial a la profesión del contador Público. El 25 de octubre de 1944 en cumplimiento de los artículos 2 y 18 de la ley se creó el primer Consejo Nacional de Contadores Públicos, el cual estaba formado por 5 miembros, los cuales fueron nombrados por el Poder Ejecutivo. Con la promulgación del Código de Comercio, por el decreto legislativo No.671 del 8 de mayo de 1970, publicado en el Diario Oficial No. 140 del 31 de julio de 1970 y puesto en vigencia a partir del uno de abril de 1971, se reglamentaron las disposiciones legales que regulan en parte el ejercicio de la profesión del contador público. En El Salvador, las instituciones gubernamentales poseen dos entidades encargadas de ejercer el control sobre la administración

financiera de los

recursos del estado las cuales son el Ministerio de Hacienda que es el encargado de la dirección y coordinación de las finanzas públicas esto según el artículo tres de la Ley de Administración Financiera (AFI) y la Corte de Cuentas de la República; en cambio las empresas privadas no disponen de regulaciones legales o técnicas que las obliguen a implementar un sistema de control interno especifico que incluya todos los conceptos modernos para la adecuada administración de 17

riesgos; y en su defecto, queda a discreción de los gobiernos corporativos de cada organización el establecer la estructura de control interno que más convenga a sus intereses particulares y que permitan cumplir con las regulaciones legales y técnicas puntuales existentes, tomando en consideración lo anterior, hay muchas empresas que han empezado a diseñar su control interno en base al informe COSO 2.1.3.6 Elementos de una Estructura de Control Interno La estructura de control interno en una entidad consiste en políticas y procedimientos programados, para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos específicos de la entidad; pese a que la estructura podrá incluir una amplia variedad de objetivos, políticas y procedimientos relacionados, solo algunos de ellos tal vez sean relevantes para una auditoría de Estados Financieros de la empresa5. Por lo general, los procedimientos son políticas relevantes en una auditoría, se refiere a la capacidad de la entidad en tener un sistema de control interno eficiente. Para efectos de una auditoría de Estados Financieros, la estructura de control interno de una entidad consiste en los siguientes elementos:  El ambiente de Control  El Sistema Contable  Los Procedimientos de Control6 La división de la estructura de control interno en estos tres elementos, facilita la discusión de su naturaleza y la manera en que el auditor la considera en una auditoría. 1.3.6.1 Ambiente de Control 5 Instituto Mexicano de Contadores (1988) Declaración de Normas de Auditoria 1a. Edición, México. Editorial: Litograf, S.A. Pág.53 6 Instituto Mexicano de Contadores (1988) Declaración de Normas de Auditoria 1a. Edición, México. Editorial: Litograf, S.A. Pág.53 18

El ambiente de control representa el efecto colectivo de varios factores el cual restablece la efectividad de procedimientos y políticas especificas en su organización, tales factores incluyen lo siguiente:  La filosofía y estilo de operación de la gerencia 

Estructura organizativa de la entidad  Funcionamiento del consejo de administración y sus comités, en particular el comité de auditoría.



Métodos de control administrativo para supervisar y dar seguimiento al desempeño, incluyendo auditoría interna.



Políticas y prácticas de personal



Diferentes influencias externas que afectan las operaciones y prácticas de Una entidad. 1.3.6.2 Sistema Contable El sistema contable consiste en los métodos y procedimientos establecidos para identificar, reunir, clasificar e informar las transacciones de una entidad 7. Un sistema contable efectivo, toma en cuenta el establecimiento de métodos y registros para:  Identificar y registrar todas las transacciones válidas  Describir oportunamente todas las transacciones con suficiente detalle para permitir la adecuada clasificación de las mismas, para incluirse en la información financiera.  Cuantificar el valor de las operaciones de modo que se registre el valor monetario adecuado en los Estados Financieros.  Determinar el período en que las transacciones ocurren permitiendo registrarlas en el período contable apropiado  Presentar

debidamente

las

transacciones

revelaciones

correspondientes en los Estados Financieros.

7 Instituto Mexicano de Contadores (1988) Declaración de Normas de Auditoria 1a. Edición, México. Editorial: Litograf, S.A. Pág.54 19

El sistema contable de una empresa es un conjunto de registros, procedimientos y equipos que rutinariamente trata con los eventos que afectan su desempeño y posición financiera. Dicho sistema mantiene la contabilidad de los activos y pasivos de la empresa. Los administradores deben estar alertas a la importancia de los sistemas y controles. Los registros contables se llevan por varias razones, una razón primordial es para ayudar a los administradores a operar entidades de manera más eficiente y efectiva. Cualquier persona que constituye una empresa pronto descubrirá que es absolutamente esencial contar con procedimientos de control interno, para poder registrar cada operación que se realiza dentro de esta. Aun las organizaciones más pequeñas deben tener algún tipo de registro. La prueba de costo -beneficio se cumple fácilmente a menos que se tenga una recopilación ordenada de los registros, se obtiene un caos intolerable. En resumen, un sistema contable es una sabia inversión en el negocio. El enfoque del sistema está en las transacciones repetitivas voluminosas, que casi siempre caen dentro de una de las cuatro categorías siguientes: •

Desembolsos de efectivo

•

Entradas de efectivos

•

Adquisición de bienes o servicios, incluyendo la nomina de los empleados

•

Ventas u otro tipo de entrega de bienes o servicios.

Ningún administrador en la actualidad puede arriesgarse a no tener una conciencia de los atributos de un sistema de control interno adecuado a sus necesidades y los beneficios que estos ocasionan. Para que un Sistema Contable se maneje a la perfección hay que tomar en cuenta lo siguiente: Separación de Obligaciones, autorización apropiada, documentos adecuados, procedimientos apropiados, salvaguardas físicos, personal confiable con responsabilidades claras; cabe mencionar que todo esto forma parte de los procedimientos de control, sin embargo lo detallaremos uno a uno dentro del elemento sistema contable. Separación de obligaciones:

Para que un Sistema Contable sea eficiente se tiene que tomar en cuenta la separación de obligaciones, ya que esta no solo ayuda a asegurar una recopilación de datos precisos sino que también limita las oportunidades de hacer un fraude que requeriría del acuerdo de dos o más personas. Este es sumamente importante y se divide en cuatro partes: •

Separación de la responsabilidad operativa de la de llevar registros. Toda función contable debe divorciarse de los departamentos operativos.

•

Separación de la custodias de los activos de contabilidad.

•

Separación de la autorización de transacciones de la custodia de los activos relativos.

•

Separación de obligaciones dentro de la función contable.

Un objetivo principal en la separación de las obligaciones es el de asegurarse de que una persona, actuando por sí sola, no puede hacerle un fraude a la compañía. Autorización apropiada La autorización puede ser general o especifica. La autorización general comúnmente se encuentra por escrito, fija límites a pagar sobre el precio a recibir, sobre límites de crédito que se otorgan a los clientes. También puede haber prohibiciones absolutas. La autorización específica usualmente significa que un administrador superior debe permitir cualquier desviación particular de los límites fijados en la autorización general. Documentos Adecuados Los documentos y los registros varían de manera considerable, desde documentos fuente como facturas de venta, órdenes de compra, Nota de Remisión etc. El objetivo es el registro inmediato, completo y a prueba de manipulación indebida. Se promueve utilizando el barrido óptico de datos de códigos de barras, utilizando dispositivos tales como cajas registradoras y diseñando formas para un registro fácil. El registro inmediato es particularmente importante en el manejo de ventas en efectivo. Los dispositivos utilizados incluyen las cajas registradoras con señales o timbres fuertes y cintas de recopilación. 21

Sin comprobantes foliados el cajero puede destruir la copia para la empresa del comprobante de registro y embolsarse el efectivo. Procedimientos Apropiados La mayoría de las organizaciones tienen manuales de procedimientos que especifican el flujo de documentos y proporcionan la información e instrucciones que facilitan el registro adecuado. Las revisiones rutinarias y automáticas son las maneras principales para obtener los procedimientos apropiados.

Salvaguardas Físicos. Obviamente, las pérdidas de efectivo, inventarios, y registros se minimizan con el uso de las cajas de seguridad, guardias y acceso limitado. Muchas compañías requieren que todos los visitantes firmen un registro y usen un gafete de visitante. Los empleados también utilizan gafetes con su nombre que están codificados para mostrar a las instalaciones que tienen acceso. Las puertas a las áreas de investigación o a los cuartos de computadoras frecuentemente solo se pueden abrir con llaves especiales o utilizando un código especifico. Algunas veces, los negocios pequeños son en particular vulnerables al robo de activos físicos. Personal Confiable con responsabilidades claras El elemento más importante para obtener el éxito en el control es el personal. Los individuos

incompetentes

deshonestos

pueden

dañar

sistema,

independientemente de lo bien que se cumpla con los otros puntos de la lista de verificación. A los individuos se les debe delegar autoridad, responsabilidad y obligaciones que correspondan con sus capacidades, intereses, experiencia y confiabilidad. La confiabilidad comienza en la parte más alta de la organización. La administración operativa debe vigilar todo el sistema para verificar que esté funcionando de la manera prevista y para detectar los cambios que deban implementarse. Además, la supervisión y evaluación adecuada de los empleados

son esenciales. El sistema contable más moderno y dinámico será deficiente si no se están siguiendo sus procedimientos prescritos de manera consciente. La responsabilidad significa trazar las acciones a la parte más baja de la organización como sea factible, de manera que los resultados puedan relacionarse con individuos. El impacto psicológico de fijar responsabilidades tiende a promover el cuidado y la eficiencia. Los empleados frecuentemente tienen un mejor desempeño cuando deben explicar las desviaciones en los procedimientos requeridos. 1.3.6.3. Procedimiento de Control “Los procedimientos de control son políticas adicionales al ambiente de control y del sistema contable, establecidos por la gerencia para proporcionar una seguridad razonable para lograr los objetivos de la entidad. También podrán integrarse a componentes específicos del ambiente de control y del sistema contable, por lo general podrán incluirse como procedimientos de control los siguientes:  Debida autorización de transacciones y actividades  Segregación de funciones que disminuyen las oportunidades para cualquier persona de ocultar información en el curso normal de sus funciones, asignando a diferentes personas las responsabilidades de autorizar, registrar las transacciones y custodiar los activos.  Diseño y uso de documentos y registros apropiados  Dispositivos de seguridad adecuados sobre acceso, uso de activos, instalaciones aseguradas y autorización para acceso a los programas de cómputo.  Conciliaciones, comparación entre activos y contabilidad registrada” 8 8 Instituto Mexicano de Contadores (1988) Declaración de Normas de Auditoria 1a. Edición, México. Editorial: Litograf, S.A. Pág.54-55 23

1.3.7 Las Normas y el Control Interno Debe estudiarse y evaluarse apropiadamente la estructura del control interno de la empresa cuyos estados financieros se encuentran sujetos a auditoría como base para establecer el grado de confianza que merece y consecuentemente, para determinar la naturaleza, el alcance y la oportunidad de los procedimientos de Auditoría9 El estudio del control interno constituye la base para confiar en los registros contables y así poder determinar la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos o pruebas de Auditoría. En la actualidad se ha puesto mucho énfasis en los controles internos, su estudio y evaluación conlleva a todo un proceso que comienza con una comprensión continúa con la evaluación preliminar, pruebas de cumplimiento y reevaluación de control. En la Norma Internacional de Auditoria 400, “Evaluación de riesgo y control interno se es establecen

normas y proporciona lineamientos para obtener una

comprensión de los sistemas de contabilidad y de control interno sobre el riesgo de auditoría y sus componentes: riesgo inherente, riesgo de control y riesgo de detección”10  Riesgo Inherente: riesgo de error material de una afirmación de Estados Financieros, suponiendo que no hubo controles relacionados. Al desarrollar un plan global de auditoría, deberá evaluarse el riesgo inherente a nivel del Estado Financiero, para evaluarlo el auditor usa juicio profesional, enumerando factores como ejemplo: la integridad de la administración, la experiencia y conocimiento, la naturaleza del negocio.  Riesgo de control: riesgo de error material que podría ocurrir en una cuenta y no sea evitado o detectado oportunamente por el control interno., El auditor

9 Instituto Mexicano de Contadores (2001) Normas Internacionales de Auditoría, 6ª. Edición. Pág.63 10 Instituto Mexicano de Contadores (2001) Normas Internacionales de Auditoría, 6ª Edición. México. Pag. Sin número 24

debe evaluar a un alto nivel para hacer algunas aseveraciones: ejemplo, los sistemas de contabilidad y de control interno de la entidad no son efectivos  Riesgo de detección: riesgo de que los procedimientos de los auditores conduzcan a concluir que una afirmación sobre unos Estados Financieros no está materialmente errada, cuando de hecho si existe error. El nivel de riesgo de detección este se relaciona directamente con los procedimientos sustantivos del auditor. El auditor debe tener una comprensión de los sistemas de contabilidad y de control interno suficiente para planear la auditoria y desarrollar un enfoque de auditoría efectivo. El auditor deberá usar juicio profesional para evaluar el riesgo de auditoría y diseñar los procedimientos de auditoría para asegurar que el riesgo se reduce a un nivel aceptablemente bajo. 1.3.8 Enfoque Contemporáneo Según Informe COSO II: De acuerdo al nuevo enfoque de control impulsado por el Comité de Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión Treadway (COSO ERM), integrado por: The Institute of Internal Auditors, American Institute of Certified Public Accountants,

American

Accounting

Association,

Institute

Management

Accountants y Financial Executives Institute; el marco estructural del control interno tiene como premisa principal “La Administración de Riesgos Empresariales o Riesgos del Negocio” (ERM), que se define como: “Un proceso efectuado por la junta de directores de una entidad, la administración y su personal, aplicada y basada sobre la estrategia global y a nivel global (largo y ancho) de la empresa,

diseñado para identificar y administrar los eventos

potenciales que puedan afectar a la entidad, de tal forma que le permita proveer evaluación y aseguramiento razonables acerca del logro de los objetivos globales de la entidad”.11

11 Coso II Enterprise Risk Management – Integrated Framework, Septiembre 2004 25

Este nuevo enfoque de gobierno empresarial riguroso y coordinado, persigue asegurar y responder a todos los riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos estratégicos y financieros de una organización, enfocando su accionar a la “Administración de los Riesgos Empresariales” (ERM), sin abandonar los elementos que conforman el concepto integral de control interno, como son: la salvaguarda de recursos, exactitud y veracidad de la información, la eficiencia en las operaciones, la observancia de políticas prescritas y el cumplimiento de las metas y objetivos proyectados.

1.3.8.1 Componentes del Control Interno Existen en la actualidad dos versiones del Informe COSO, La versión de 1992 y la de 2004, siendo esta ultima una ampliación del Informe original, para dotar al Control Interno de un mayor enfoque hacia el Enterprise Risk Management, o gestión del riesgo. Para iniciar se presenta la siguiente ilustración la cual refleja la interacción de y posterior descripción de los componentes entre coso I con Coso II, así: Se puede observar que el COSO I poseía nada más cinco componentes interrelacionados entre sí, derivados de la forma como la administración maneja el negocio y como están integrados a los procesos. Y luego nace el informe COSO II, necesitando darle un mayor enfoque a la gestión de riesgos, es por eso que se amplían los componentes a ocho elementos. Es así como el primer componente dentro del COSO I: Ambiente de Control se desglosa en tres componentes dentro del informe COSO II, los cuales son Ambiente Interno, Establecimiento de Objetivos e Identificación de Riesgos; y el otro cambio importante dentro del segundo informe es que el componente Evaluación de riesgos se subdivide a un componente más llamado Respuesta a los riesgos.

El enfoque de administración de riesgos planteado por el informe COSO II ERM, consta de ocho componentes interrelacionados, que dependen de la forma como la administración maneja la organización y se deben integrar directamente en los procesos administrativos de rutina; los componentes en cuestión, son: a)

Ambiente interno.

El ambiente interno abarca el tono de una organización y establece la base de cómo el personal de la entidad percibe y trata los riesgos, incluyendo la filosofía de administración de riesgo y el riesgo aceptado, la integridad, valores éticos y el ambiente en el cual ellos operan. Los factores que se contempla son:  Filosofía de la administración de riesgos  Apetito al riesgo  Integridad y valores éticos  Visión del Directorio  Compromiso de competencia profesional  Estructura organizativa  Asignación de autoridad y responsabilidad  Políticas y prácticas de recursos humanos b)

Establecimiento de objetivos.

Los objetivos deben existir antes de que la dirección pueda identificar potenciales eventos que afecten su consecución. La administración de riesgos corporativos asegura que la dirección ha establecido un proceso para fijar objetivos y que los objetivos seleccionados apoyan la misión de la entidad y están en línea con ella, además de ser consecuentes con el riesgo aceptado. c)

Identificación de riesgos.

Técnicas e identificación de riesgos  Existen técnicas focalizadas en el pasado y otras en el futuro  Existen técnicas de diverso grado de sofisticación  Análisis PEST (Factores políticos ó gubernamentales, económicos, tecnológicos y sociales).  Análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) Ejemplos: • Inventarios de eventos •

Análisis de información histórica (de la empresa/sector)

• Indicadores de excepción • Entrevistas y cesiones grupales guiadas por facilitadores • Análisis de flujos de procesos Potencialmente los eventos tienen un impacto negativo, positivo ó combinado, representando los primeros riesgos inmediatos, medianos ó de largo plazo, los cuales deben ser evaluados dentro del ERM. d) Evaluación de riesgos. Los riesgos se analizan considerando su probabilidad e impacto como base para determinar cómo deben ser administrados. Los riesgos son evaluados sobre una base inherente y residual bajo las perspectivas de probabilidad (posibilidad de que ocurra un evento) e impacto (su efecto debido a su ocurrencia), con base en datos pasados internos (pueden considerarse de carácter subjetivo) y externos (más objetivos). e)

Respuesta al riesgo.

La dirección selecciona las posibles respuestas - evitar, aceptar, reducir o compartir los riesgos - desarrollando una serie de acciones para alinearlos con el riesgo aceptado y las tolerancias al riesgo de la entidad. Las categorías de respuesta al riesgo son: 28



Evitarlo: Se toman acciones de modo de discontinuar las actividades que generan riesgo  Reducirlo: Se toman acciones de modo de reducir el impacto, la probabilidad de ocurrencia del riesgo o ambos  Compartirlo: Se toman acciones de modo de reducir el impacto o la probabilidad de ocurrencia al transferir o compartir una porción del riesgo  Aceptarlo: No se toman acciones que afecten el impacto y probabilidad de ocurrencia del riesgo En cuanto a la visión del portafolio de riesgos en la respuesta a los mismos, ERM establece: • ERM propone que el riesgo sea considerado desde una perspectiva de la entidad en su conjunto de riesgos • Permite desarrollar una visión de portafolio de riesgos tanto a nivel de unidades de negocio como a nivel de la entidad • Es necesario considerar como los riesgos individuales se interrelacionan • Permite determinar si el perfil de riesgo residual de la entidad está acorde con su apetito de riesgo global. f)

Actividades de control.

Las políticas y procedimientos se establecen e implantan para ayudar a asegurar que las respuestas a los riesgos se llevan a cabo efectivamente.

Información y comunicación

La información relevante se identifica, captura y comunica en forma y plazo adecuado para permitir al personal afrontar sus responsabilidades. Una comunicación efectiva debe producirse en un sentido amplio, fluyendo hacia abajo, a través, y hacia arriba de la entidad.

Monitoreo

La anterior gráfica revela que básicamente los diferentes componentes del sistema giran alrededor del ambiente interno y externo de la organización, evidenciando de esta manera la importancia y protagonismo del gobierno corporativo en la implementación y vigencia de estos componentes. 1.3.9 LIQUIDEZ Para que una empresa pueda hacer frente a sus obligaciones corrientes a corto plazo, implica la capacidad puntual de convertir los activos o de obtener disponibilidad para hacer frente a las obligaciones de corto plazo. Algunos autores se refieren a este concepto de liquidez con el término de solvencia, definiéndola como la capacidad que posee una empresa para hacer frente a sus compromisos de pago. Se puede definir varios grados de solvencia dentro de estos tenemos en primer lugar la solvencia final, expresada como la diferencia existente entre el activo total y el pasivo exigible. Recibe este nombre de solvencia final porque se sitúa en una perspectiva que podemos considerar 12 Coso II Enterprise Risk Management – Integrated Framework, Septiembre 2004 30

“última”: la posible liquidación de una empresa. Con esta solvencia medimos si el valor de los bienes de activo respalda la totalidad de las deudas contraídas por la empresa. Una falta de liquidez grave significa que la empresa es incapaz de hacer frente a sus compromisos de pago actuales. Esto puede conducir a una disminución del nivel de operaciones, a la venta forzada de bienes de activo o, en último término, a la suspensión de pagos a proveedores e incluso a la quiebra de la misma. Por lo tanto, para los propietarios de la empresa, la falta de liquidez puede suponer:  Una disminución de la rentabilidad.  Pérdida de control de la empresa.  Pérdida total o parcial del capital invertido. Como es lógico, los acreedores de la empresa también se verán afectados por la falta de liquidez:  Pérdida total o parcial de las cantidades prestadas. Las importantes implicaciones de todas estas consecuencias justifican la gran relevancia que se da a las medidas de la liquidez a corto plazo. Así también dentro de la liquidez tenemos el efectivo que se define como “el activo más líquido de un negocio, el cual lo comprende el dinero en caja, dinero en bancos y sus equivalentes. Para analizar mejor la liquidez en una empresa, se pueden usar ciertas herramientas como las razones financieras, siendo éstas

indicadores que

permiten relacionar las cuentas de los estados financieros se determina la dependencia entre una cuenta y otra relacionada, o la capacidad de influir entre una y otra cuenta, que pueden darse por periodos de tiempo o eventos aislados.

Dentro de las razones financieras tenemos:  Razones de Liquidez  Razones de Actividad  Razones de Endeudamiento y  Razones de Rentabilidad. 1.4

JUSTIFICACION

Dado que en El Salvador el sector servicios carece de apoyo técnico en materia de controles financieros y administrativos que les permitan realizar sus actividades en forma eficaz y eficiente, y si a eso se le suma que los propietarios y los administradores poseen poco conocimiento sobre dichos controles, el sector no logra un crecimiento y desarrollo equilibrado y sostenible. Tomando en cuenta que la rentabilidad mide la efectividad de la gerencia de una empresa, y queda demostrada por las utilidades obtenidas a través de las ventas realizadas en un período determinado y la utilización de las inversiones; dichas utilidades son la conclusión de una buena administración competente, en donde se pone de manifiesto una planeación inteligente, una reducción integral de costos y gastos y en general de la observación de cualquier medida que pueda ser utilizada para la obtención de utilidades, y de esa manera que el negocio sea rentable. El sector servicio de la mediana empresa es cada vez más importante para la economía nacional, puesto que contribuye a la recolección de impuestos y a la generación de empleos, contribuyendo así a que la situación económica y financiera de nuestro país crezca, por lo cual se hace necesaria la capacitación en áreas básicas de administración y finanzas en este sector. Pretendemos que en la medida que se lleven a cabo este tipo de investigaciones, se contribuirá con todas aquellas empresas de publicidad y en especial con Asesora Publicitaria Centroamericana, S.A. de C.V. y será a través de los sistemas 32

de control interno que se pongan en práctica dentro de esta, los cuales permitirán procesar todas las operaciones que realizan dentro de la organización y obtener Estados Financieros confiables y oportunos para una buena toma de decisiones y así como también minimizar o evitar riesgos tanto administrativos o financieros para una mayor eficiencia en el uso de los recursos. 1.5 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA La pequeña empresa Salvadoreña se ha visto obligada a evolucionar, debido al proceso

globalización

experimentado

mercado

internacional

especialmente como consecuencia de los Tratados de Libre Comercio, que han ocasionando resultados positivos y negativos en las empresas y en la economía a nivel general. Ante estos cambios experimentados la pequeña y mediana empresa ha visto la necesidad de prepararse a nivel técnico, humano, financiero y administrativo para poder contar con las herramientas y recursos suficientes que ayuden a contrarrestar las amenazas de la competencia a nacional e internacional. Un hecho relevante digno de mencionar es que el 15 de marzo de 2001, se amplía la apertura comercial centroamericana y con esta las puertas del mercado nacional salvadoreño a empresas estadounidenses y de igual manera se amplían las oportunidades a empresas salvadoreñas que deseen exportar a los Estados Unidos. Con la firma

del

Tratado de Libre Comercio entre Centroamérica y

Estados Unidos (TLC), se obtienen beneficios como, eliminación de barreras arancelarias, apertura de espacios comerciales y un panorama atractivo para la inversión, lo que provoca el fortalecimiento y creación de pequeñas empresas salvadoreñas y un incremento en los índices de generación de empleo. Pero no solamente se obtuvo beneficios, sino que se adquirieron nuevas responsabilidades para hacer frente a la competencia de las empresas internacionales que incursionan en el mercado nacional, las cuales por lo general 33

poseen mayor solidez comercial y empresarial. Ante esta situación se deja a la vista que la pequeña y mediana empresa se encuentra en una situación de vulnerabilidad si no cuenta con herramientas administrativas de planeación y organización, políticas internas, estrategias bien definidas y sistemas de control interno, que le aseguren la solidez administrativa y competitividad, pues muchas empresas nacieron como un negocio familiar informal, donde el proceso administrativo o la planeación estratégica se realizaba de forma empírica, sin considerar que estos elementos técnicos son importantes para su desarrollo. La empresa “Asesora Publicitaria Centroamericana, S.A. de C.V..”, según conversaciones con la gerencia, no posee un sistema de control interno, el cual contribuya para la optimización de los recursos con los que cuenta dicha organización, con el propósito de elaborar recomendaciones para que estos logren sus metas de desempeño y rentabilidad y prevenir las pérdidas de recursos dentro de esta; así como también que ayude a asegurar la confiabilidad de la información financiera asegurando el cumplimiento de la legislación nacional de nuestro país y debido a la importancia que ha tomado el control en los últimos años por medio de sus informes COSO I (Comité de Organismos patrocinadores), y COSO II, se hace imprescindible la elaboración de la siguiente propuesta para una buena toma de decisiones.

1.5.1 ANTECEDENTES

EMPRESA

ASESORA

PUBLICITARIA

CENTROAMERICANA, S.A. DE C.V. Está sociedad nació el 21 de Agosto de 1996, en donde su giro principal es el de brindar servicios de publicidad, así como también asesoramiento en el mismo ramo. Entre algunas compañía destacadas a las cuales se les ha dado servicio están: Telefónica, Industrias la constancia, Pizza Hut entre otras, las cuales ponen de manifiesto su confianza en que esta empresa de a conocer sus marcas y la variedad de productos que distribuyen en el mercado Salvadoreño, ya que se

cuenta con vallas publicitarias y módulos ubicados estratégicamente a nivel nacional para llamar la atención del consumidor. Su principal accionista un salvadoreño de nacimiento y por tener otras empresas a nivel centroamericano, opta por el nombre de Asesora Publicitaria bajo el concepto de asesoramiento publicitario. Inician con 5 empleados los cuales poseen experiencia en el giro principal del la compañía, actualmente tiene sus propias instalaciones, ubicadas en 83 Avenida sur No. 24, colonia Escalón, y cuentan con un total de 10 empleados, lo cual evidencia que con el pasar de los años siguen ganando mercado y creciendo en infraestructura. Asesora Publicitaria Centroamericana tal y como se pudo indagar con conversaciones sostenida con la Gerencia y Contador General, previa a esta investigación, no cuenta con un instrumento de control interno que les ayude a la optimización de los recursos de la compañía, dando la pauta para realizar este estudio.

1.6 ALCANCES Y LIMITACIONES ALCANCES Las políticas y estrategias administrativas se consideran elementos claves de planeación que puedan contribuir a fortalecer el desempeño organizacional y publicitario de una empresa, es por ello que para hacer posible la presentación de la siguiente propuesta de control interno para la optimización de los recursos en Asesora Publicitaria Centroamericana, fue necesario indagar sobre los procesos de recolección de datos que han desarrollado durante un período determinado en el pasado dentro de la compañía. Para efecto de sustentar nuestro tema a desarrollar, se investigó y analizó el informe COSO I (Comité de Organismos patrocinadores), y COSO II, Antes de la implementación del informe COSO, las empresas no tenían sus controles bien definidos, debido a que no contaban con esta herramienta que les ayudará a integrarlos y por ende a ejecutarlos de una manera eficaz y eficiente. 35

Luego surgió como una respuesta que planteaba la diversidad de conceptos, definiciones e interpretaciones existentes en torno al control interno, el informe plasma el resultado de una tarea realizada desde cinco años y el objetivo fundamental era definir un nuevo marco conceptual del control interno, capaz de integrar las diversas definiciones y conceptos que venían siendo utilizados sobre este tema, para que tanto las organizaciones públicas y privadas, como las auditorías internas y externas contasen con un marco conceptual común. Según este informe el control interno es un proceso realizado por

administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la obtención de los objetivos en tres categorías distintas siendo estas la eficacia y eficiencia en las operaciones financieras, la fiabilidad de la información financiera y cumplimiento de leyes y las normas. El informe COSO se divide en cinco componentes del control interno en una empresa, los cuales son: Ambiente de Control, Evaluación de Riesgos, Actividades de Control, Información y Comunicación, y Monitoreo. Luego en el año 2004 surge el informe COSO II, el cual es una ampliación del informe original para dotar al Control Interno de un mayor enfoque hacia la gestión de riesgo. Por tal razón el COSO I se orienta a establecer un marco con actividades de control y el COSO II detalla los elementos Ambiente Interno, Establecimiento de Objetivos e Identificación de Riesgos, siendo la diferencia en que éste último informe cuenta con componentes adicionales que hacen que el sistema de control interno sea mejor y con funciones mas descentralizadas y por ende existe un mejor control de todas las actividades.

Los informes antes mencionados reflejan los alcances efectuados con relación al tema en estudio. Cada uno de ellos brinda planteamientos teóricos y consideraciones generales sobre el control interno para facilitar el registro de las operaciones dentro de una organización

LIMITACIONES En la década de los años 80, el sistema de control interno evoluciono, según normas de auditoría. Fue en el año de 1985 que se creó el COSO, el cual aun no derogó los SAS (Declaración de Normas de Auditoría). En el año de 1992 se publica el informe COSO I, marco integrado sobre el control interno, éste si derogo a las normas de auditoría, teniendo como propósito que las empresas tuvieran un concepto común sobre el tema planteado, el cual constaba de cinco componentes que generaban insatisfacción a los sectores involucrados. La decisión del comité de ampliar el concepto de control interno, proporcionó una mejor identificación, evaluación y gestión integral del riesgo denominado informe COSO II, el cual obedece a una fundamentación orientada al riesgo. En este caso al departamento de contabilidad de Asesora Publicitaria Centroamericana, S.A. de C.V., se orienta a que todas aquellas decisiones que tengan que ver con salvaguardar los recursos que la empresa posee se manejen eficientemente, así como también se lleve un control adecuado y oportuno dentro de la contabilidad a fin de que estén totalmente de acuerdo con los controles en COSO II de tal manera que la empresa determinará la implementación que éste establece. Así también se presentan consideraciones generales sobre sistemas de Control Interno, pero no presentan lineamientos específicos sobre el diseño que debe poseer un sistema de control interno, sino

únicamente presentan las

características que éstos deben reunir para que la empresa produzca con alta 37

calidad bienes y servicios y garantice que el consumidor los adquirirá porque le satisfacen sus expectativas, es necesario que aplique eficientemente las fases del proceso administrativo que le permita establecer de forma lógica y ordenada las actividades que realizará en tal sentido. 1.7

Recuento de Conceptos y Categorías

Para comprender de manera clara y exacta el enfoque del presente estudio, es necesario mencionar las diferentes categorías y conceptos relacionados al fenómeno objeto de la investigación, en la primera categoría que conforman el fenómeno de estudio se tiene control interno, descrito como: "El plan de organización y coordinación, normas y procedimientos orientados a permitir a la dirección el ejercicio efectivo de la gestión con el propósito de alcanzar sus objetivos organizacionales, tales como efectividad y eficiencia de las operaciones, confiabilidad de la información

financiera y cumplimiento de las leyes y

regulaciones aplicables”. Otro concepto que se utilizó dentro de la investigación define el control interno como: “El conjunto de métodos y medidas adoptadas por la alta dirección de una organización, para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y la veracidad de su información, promover la eficiencia en las operaciones, estimular la observancia de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos proyectados”. El él párrafo de la importancia del control interno se describen los pasos básicos que deben ser parte de un Sistema de Control interno Gerencial eficaz, los cuáles son: a.) Establecer normas, metas u objetivos (criterios). b.) Analizar el rendimiento y evaluar los resultados (comparación). c.) Tomar acciones correctivas.

Dentro de la Evolución del Control Interno también se describen los objetivos del informe COSO que son:  Asegurar la exactitud y confiabilidad de los datos de la contabilidad y de las operaciones financieras.  Proteger los recursos contra el despilfarro, el fraude o el uso ineficiente, así como evaluar el desempeño de todas las divisiones administrativas y funcionales de la entidad (eficacia y eficiencia de las operaciones).  Asegurar el cumplimiento de las políticas normativas económicas de la entidad También se tomó en cuenta que para efectos de una auditoría de Estados Financieros, la estructura de control interno de una entidad consiste en los siguientes elementos: El Ambiente de Control, El Sistema Contable y Los Procedimientos de Control. El Ambiente de Control: representa el efecto colectivo de varios factores el cual establece la efectividad de procedimientos y políticas específicas en su organización. El Sistema Contable: consiste en los métodos y procedimientos establecidos para identificar, reunir, clasificar e informar las transacciones de una entidad. Los Procedimientos de Control: son políticas adicionales al ambiente de control y del sistema contable, establecidos por la gerencia para proporcionar una seguridad razonable para lograr los objetivos de la entidad. También el apartado de las Normas de Control Interno definidas como los conceptos de riesgos según se muestra:

 Riesgo Inherente: son aquellos que se presentan inherentes a las características del Sistema de Control Interno.

 Riesgo de control: es aquel que existe y que se propicia por falta de control de las actividades de la empresa y puede generar deficiencias del Sistema de Control Interno.

 Riesgo de detección: Es aquel que se asume por parte de los auditores que en su revisión no detecten deficiencias en el Sistema de Control Interno.

Otro concepto utilizado según el informe COSO II que define el control interno de la siguiente manera: “ Un proceso efectuado por la junta de directores de una entidad, la administración y su personal, aplicada y basada sobre la estrategia global y a nivel global (largo y ancho) de la empresa, diseñado para identificar y administrar los eventos potenciales que puedan afectar a la entidad, de tal forma que le permita proveer evaluación y aseguramiento razonables acerca del logro de los objetivos globales de la entidad” Los componentes del control interno en el informe COSO II, describen los ocho elementos que lo integran, los cuales son los siguientes: a.

Ambiente interno.

Establecimiento de objetivos.

Identificación de riesgos.

Evaluación de riesgos.

Respuesta al riesgo.

Actividades de control.

Información y comunicación

Monitoreo

Y como segunda categoría se tiene el término liquidez que se usa para designar el dinero y los activos que se convierten con facilidad en dinero. Se dice que los activos presentan diferentes grados de liquidez. Por definición el dinero es en sí 40

mismo el más líquido de todos los activos; los demás tienen diversos grados de liquidez, de acuerdo con la facilidad con que pueden convertirse en efectivo.

CAPITULO II 2. MARCO TEÓRICO 2.1 FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA METODOLÓGICA Tomando en cuenta que para poder presentar el presente trabajo de investigación es necesario realizar una serie de pasos los cuales contribuirán a la realización de nuestro tema de investigación, éste se denomina Propuesta de Control Interno para optimizar la Liquidez, Asesora Publicitaria Centroamericana, S.A. de C.V.; la finalidad es contribuir con un análisis de la situación operacional de esta sociedad, definiendo a continuación cada una de las etapas que deben considerarse para procesar y registrar cada una de las operaciones que se realizan en la misma. 2.1.1 Proceso Administrativo. El proceso administrativo se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que componen la empresa, a dirigir y controlar sus actividades. Se ha comprobado que la eficiencia de estas es mucho mayor que la suma de las eficiencias

de los trabajadores, y

que ella debe alcanzarse mediante la

racionalidad, es decir la adecuación de los medios a los fines que se desean alcanzar. “Desde hace algunos siglos muchos estudiosos y administradores se han percatado de que la clara y útil organización de los conocimientos facilita el análisis de la administración Así pues, al estudiar la administración es de gran utilidad dividirla en cinco funciones administrativas según Koontz : planeación, organización, integración de personal, dirección y control, en torno de las cuales pueden organizarse los conocimientos que se hallan en base a esas funciones” 13

13Koontz, Harold, AAVV. Administración; una perspectiva Global. 12ª. Edición, Mc Graw Hill, México 2004. pág. 7. 41

Aunque este marco ha sido sujeto a ciertos cambios, por tanto, cabe decir que la “administración es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente los objetivos específicos”14. 2.1.2 Planeación En la actualidad, en su mayoría, las empresas practican la planeación, aunque no siempre el grado de formalidad con que lo hacen, vendrá a ser el mismo para todas. Esta, se puede considerar como un proceso sumamente complejo, que demandará un método sistemático para la identificación y análisis de los factores externos a la organización y su adecuación a las capacidades que posee la empresa. Esta busca analizar la situación presente y la que se espera a futuro de la empresa, determinando la dirección de la misma y el desarrollo de los medios necesarios para el cumplimiento de sus objetivos. Según Koontz, Harold, “La planeación es un procedimiento que implica la selección de misiones y objetivos, las acciones para cumplirlos requiere de la toma de decisiones, es decir, de optar entre diferentes cursos de acción futuros”. 15 Para Koontz, “la planeación estratégica, está integrada por planes, clasificados de la siguiente manera”:16 1.

Propósitos

Objetivos o metas

Estrategias

Políticas

Procedimientos

Reglas

14Idem pág.6. 15 Koontz, Harold, AAVV. Administración; una perspectiva Global. 12ª. Edición, Mc Graw Hill, México 2004. pág. 122 16

Koontz, Harold, AAVV. Administración; una perspectiva Global. 12ª. Edición, Mc Graw Hill, México 2004. pág. 124

Programas

Presupuestos

Los ocho planes antes mencionados, se convierten en los pilares de la organización, pues son ellos los que servirán de guías para el establecimiento de los planes operativos y las funciones generales de esta. Asimismo, constituyen las fuentes de información financiera a través de los presupuestos, que servirán para la toma de decisiones a la hora de proyectar actividades a futuro o para realizar comparaciones con los resultados esperados. Para que estos pilares continúen a largo plazo sosteniendo la organización, es necesario poseer políticas empresariales que orienten o encausen el pensamiento de los ejecutivos o los tomadores de decisiones, y anteponiéndose a

estas

políticas deben existir las estrategias que ayuden a alcanzar los objetivos básicos a corto y largo plazo de la sociedad, y presentar los mecanismos de acción y los recursos necesarios para el cumplimiento de los objetivos propuestos. La planeación es un proceso sistemático y consciente de toma de decisiones acerca de las metas y actividades que toda empresa persigue. Esta no constituye una respuesta informal de una crisis; es un esfuerzo determinado, dirigido y controlado por los gerentes, el cual se nutre a menudo de los conocimientos y experiencias de empleados de todas las áreas de la empresa; ésta proporciona a las personas y unidades un mapa claro a seguir en sus actividades futuras y situaciones cambiantes. La planificación es fundamental, debido que ésta, permite que la empresa esté orientada al futuro, facilitándole la coordinación en la toma de decisiones y resaltando los objetivos organizacionales. Para todo ello se vuelve necesario determinar con anticipación los recursos a utilizar para que la empresa se desarrolle eficientemente, y pueda diseñar métodos y procedimientos de operación, para evitar operaciones o procesos 43

innecesarios alcanzando un mejor sistema de trabajo, sin caer en el error de tomar decisiones por azar o por conocimientos aplicados de forma empírica. Con todo ello, la empresa poseerá una alternativa de desarrollo y la reducción de riesgos que imposibiliten su crecimiento, logrando aprovechamiento de los recursos, reducción de los gastos totales y desarrollándose con recursos alternativos. 2.1.3 Organización Para que una función organizacional pueda existir y poseer significado hacia los individuos, debe constar de objetivos verificables que son los elementos importantes de la planeación, una idea clara de los principales deberes o actividades y un área discrecional o de autoridad precisa, la persona que ejerza una función determinada sepa que puede hacer cumplir las metas” 17. Un eficaz desempeño de una función se debe tomar en cuenta el suministro de la información necesaria y de otros instrumentos indispensables para su ejercicio. En este sentido la organización consiste en “identificación y clasificación de las actividades requeridas, agrupación de las actividades necesarias que contribuyan al cumplimiento de los objetivos, la asignación de cada grupo de actividades a un administrador dotado de la autoridad y la estipulación de coordinación horizontal y vertical en la estructura organizacional”18. Una estructura organizacional debe diseñarse de manera tal que pueda determinar quien realizará las tareas y quien será el responsable de los resultados, y así eliminar los obstáculos al desempeño que resulta de la confusión e incertidumbre respecto de la asignación de actividades, para tender redes de toma de decisiones y comunicación que respondan y sirvan de apoyo a los objetivos empresariales.

17 Koontz, Harold AAVV, Administración una perspectiva Global, 12ª. Edición. Mc Graw Hill, México 2004. pág. 242 18 Idem 242 44

En una organización funcional los trabajos están especializados y agrupados de acuerdo con las funciones de negocios y habilidades que requieren: producción, marketing, recursos humanos, investigación y desarrollo, finanzas, contabilidad, entre otros. El nivel básico de una estructura funcional organizada alrededor de la cadena de valor de la compañía. 2.1.4 Integración de Personal “Es la función administrativa que se ocupa de dotar de personal a la estructura de la organización, a través de una adecuada y efectiva selección de personas que han de ocupar los puestos dentro de la estructura. Esto se realiza mediante la identificación de los requerimientos de fuerza de trabajo, las personas disponibles, el reclutamiento, selección, contratación, ascenso, evaluación, compensación y capacitación o desarrollo, tanto de candidatos como de empleados en funciones a fin de que se puedan cumplir de forma eficaz y eficientemente sus tareas. Para la integración de personal se requiere de sistemas abiertos, aplicándose dentro de la empresa, la que a su vez se vincula con el ambiente externo. Por lo tanto, es necesario tomar en cuenta factores internos de la empresa como políticas de personal, ambiente organizacional y el sistema de compensación. Por lo general sin compensaciones adecuadas resulta casi imposible atraer y conservar la administración de calidad. Pero tampoco es posible ignorar las condiciones externas; la alta tecnología demanda, excelentes administradores y personal capacitado. 2.1.5 Dirección “Esta fase del proceso administrativo consiste en influir en las personas para que contribuyan al cumplimiento de las metas organizacionales y grupales”. 19

Las

19 Koontz, Harold AAVV, Administración una perspectiva Global, 12ª. Edición. Mc Graw Hill, México 2004. pág.494 45

personas asumen diferentes papeles, al trabajar a favor de las metas, un administrador debe tomar en cuenta la dignidad de las personas por su integridad. Dentro de esta fase se evalúa la motivación del personal que alude a diversos impulsos,

deseos,

necesidades,

anhelos

otras

fuerzas,

cual

los

administradores deben procurar introducir en los miembros de la empresa la mentalidad de contribuir a los beneficios de la empresa y de sus compañeros de equipos de trabajo. Asimismo, el liderazgo se vuelve parte de la fase de dirección, donde éste se convierte en el arte o proceso de influir en las personas para que se esfuercen voluntaria y entusiastamente en el cumplimiento de metas grupales. 2.1.6 Control Esta se convierte en la medición y corrección del desempeño a fin de garantizar que se han cumplido los objetivos de la empresa y los planes ideados para alcanzarlos la planeación y el control están estrechamente relacionados, en algunos casos se considera que estas dos funciones no pueden separarse, no obstante desde el punto de vista conceptual es conveniente separarlas. El proceso básico de control implica tres pasos: 1. Establecimiento de normas 2. Medición del desempeño con base en esas normas 3. Corrección de las variaciones respecto de normas y planes. 2.1.7 Aplicación de políticas y estrategias administrativas para fortalecer áreas funcionales de la organización. Debido a la importancia que representan las políticas y estrategias en el plan estratégico organizacional, para la realización de esta propuesta de control interno, consideramos incorporar en el marco teórico estos dos elementos, que se vuelven indispensables en el desarrollo y fortalecimiento organizacional dentro de una institución. 46

2.1.7.1 Políticas Política es el arte con que se maneja un asunto. Generalmente este vocablo tiene dos acepciones: el que se utiliza en la burocracia gubernamental, y que se refiere a la red de interacciones por medio de las cuales se adquiere, transfiere y ejerce el poder, que no tiene nada que ver con las metas de un determinado grupo social y otro, en el que se le considera una etapa del proceso de la planeación dentro de una organización. Para Koontz, Harold, las políticas son “enunciados o interpretaciones generales que orientan el pensamiento de los administradores en la toma de decisiones.” 20 Es en las políticas donde se definirá un área dentro de la cual habrá de tomarse una decisión y se garantiza que ésta sea consistente y contribuya a los objetivos, ayudando a decidir sobre algunos asuntos, antes que

se conviertan en

problemas. Mientras que para Stoner, “una política es un lineamiento general para la toma de decisiones, establece los limites de las decisiones, indicando a los gerentes que decisiones deben tomar y cuales no. De tal manera se canaliza las ideas de los miembros de la organización, de modo que estas sean congruentes

con los

objetivos de la organización.”21 Las empresas deberán basarse en ello para la toma de decisiones y elaborar los planes operativos, convirtiendo las ideas en elementos reales, donde será necesario seleccionar los métodos de acción a utilizar para la resolución de actividades y procesos que conlleven a alcanzar los propósitos, metas y objetivos de la misma, esto implicará que la política

Koontz, Harold AAVV, Administración una perspectiva Global, 12ª. Edición. Mc Graw Hill, México 2004. pág. 156

Stoner,. James A. F., Administración, 6ª Edición, Editorial Prentice Hall, México, 1996, pág. 325. 47

necesariamente deberá contener una concepción de los objetivos que persigue la empresa, para servir como marco de referencia en su planificación. 2.1.7.2 Clasificación de las Políticas De acuerdo con el nivel jerárquico en que se formulen y con las áreas que abarquen, las políticas pueden ser: 1.

Estratégicas o generales: Estás se formulan a nivel de la alta gerencia y su función es establecer y emitir lineamientos que guíen a la empresa como una unidad integrada.

Tácticas o departamentales: Son lineamientos específicos que se refieren a cada departamento.

Operativas o específicas: Se aplican principalmente en las decisiones que tienen que ejecutarse en cada una de las unidades de las que consta un departamento. Por lo regular, se asignan a los niveles inferiores.

Las políticas, no interesando su nivel, deben estar interrelacionadas y deben contribuir a lograr las aspiraciones de la empresa; asimismo, su redacción debe ser clara, accesible y de contenido realista, de tal forma que su interpretación sea uniforme. De acuerdo a su origen, las políticas pueden ser: 1.

Externas: Cuando se originan en factores externos a la empresa, por ejemplo: la competencia, el gobierno, los sindicatos, las asociaciones comerciales e industriales, asociaciones profesionales, proveedores, clientes, etc.

Consultadas: Son las que se originan de actos esporádicos que dan lugar a que el personal tenga que recurrir a su jefe inmediato para poder solucionar un problema.

Formuladas: Son emitidas por diversos niveles superiores, con el propósito de guiar la correcta acción y decisión del personal en sus actividades.

Implícitas: Las políticas implícitas son aquellas que se originan en la costumbre y se dan por aceptadas en virtud de que se aplican, aunque no estén oficializadas por escrito.

2.1.7.3 ESTRATEGIAS Este término se deriva del vocablo griego strategos, que significa “general”, ha sido utilizado de diferentes maneras. Algunos autores consideran como parte de ella los puntos terminales (propósito, misión, metas, objetivos), como los medios para alcanzarlos ya sean políticas y planes, otros lo subrayan como el proceso estratégico la importancia de los medios para obtener los fines. El concepto estrategia se define como: “la determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de los cursos de acción y la asignación de recursos necesarios para su cumplimiento”. 22 En diferentes circunstancias los pasos para la formulación de estrategias puede variar de acuerdo al tipo de empresa y su entorno. Para Richard Kock, la verdadera clave de la estrategia “consiste en las capacidades, la tecnología y los atractivos característicos de las empresas, su capacidad colectiva de aprender, debido a que la estrategia demuestra toda su utilidad cuando combina el análisis, la intuición y el poder de la voluntad en la búsqueda del dominio general”23

22 Koontz, Harold, AAVV. Administración; una perspectiva Global. 12ª. Edición, Mc Graw Hill, México 2004. pág. 126 23 Kock, Richard, La Guía Financial Times de Estrategia: Como crear y aplicar una estrategia de éxito, 1ª. Edición, Editorial Prentice Hall, Madrid 2001. Pág. 7 49

2.1.7.3.1. FORMULACIÓN DE ESTRATEGIAS Quienes toman las decisiones estratégicas, después de haber analizado el ambiente externo y los recursos internos, ya cuentan con la información que necesitan para formular estrategias corporativas, de negocios y funcionales en la empresa. “A la comparación de las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, se le conoce como: Análisis FODA (Fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas)”24 Este ayudará a los ejecutivos a resumir los principales hechos y pronósticos que se derivan del análisis externo e interno, derivando una serie de afirmaciones que identifican los aspectos estratégicos primarios y secundarios a que se enfrenta la empresa. Para Thomas Bateman, la formulación de estrategias deberá orientarse a las siguientes: a.

Estrategias Corporativas.

Estrategias de Negocios.

Estrategias Funcionales.

a. La “Estrategia Corporativa: es la encargada de identificar el conjunto de negocios, mercados o industrias en los cuales compite la organización

y la

distribución de recursos entre esos negocios.”25 b. La estrategia de Negocios: Define las principales acciones mediante las cuales una organización construye y refuerza su posición competitiva en el mercado.” 26 24 Bateman, Thomas S., AAVV, Administración una ventaja competitiva, 4° Edición, editorial Mc Graw Hill, México, 2001. pág. 144 25 Bateman, Thomas S., AAVV, Administración una ventaja competitiva, 4° Edición, editorial Mc Graw Hill, México, 2001. pág. 144 26 50

Bateman, Thomas S., AAVV, Administración una ventaja competitiva, 4° Edición, editorial Mc Graw Hill, México, 2001. pág. 146

c. La estrategia Funcional: “Estas corren por cuenta de cada una de las áreas funcionales de las organizaciones para apoyar la estrategia del negocio. “ 27 Definiendo como áreas funcionales comunes: Producción, Recursos Humanos, Marketing, Investigación y Desarrollo, Finanzas y Distribución. 2.1.8 Control Dando seguimiento a la investigación de la propuesta de control interno para la optimización de la liquidez en nuestra empresa en estudio, es fundamental el control interno dentro de ésta, puesto que si se quiere tener un negocio eficaz y eficiente deben de existir métodos y procedimientos para poder registrar cada una de las operaciones que se realizan dentro de ésta; por lo expuesto anteriormente daremos a conocer algunas conceptualizaciones: Control “es un proceso de vigilar las actividades para cerciorarse de que se desarrollan conforme se planearon y para corregir cualquier desviación evidente” 28

2.1.8.1 Control interno “es un plan administrativo que busca la confiabilidad y exactitud de los registros contables, mediante la aplicación de medidas que buscan la protección de los bienes de la entidad, así como el cumplimiento de la legalización local y de las políticas empresariales que aseguren la eficiencia en las operaciones.” 29

Bateman, Thomas S., AAVV, Administración una ventaja competitiva, 4° Edición, editorial Mc Graw Hill, México, 2001. pág.147

28 Robbin,stephen P.Ob.Cit.Pag.599 29 Manuel de Jesús Fornos Gomez,serie de contabilidad(vol. 1-10)primera edición 2000,ediciones contables 51

Quiere decir que se busca la eficiencia para tener un rendimiento aceptable y tener la capacidad de funcionar correctamente mediante un buen control y lograr objetivos y metas que se ha propuesto la entidad. El control interno según la opinión del instituto de contadores públicos certificados: “el control interno comprende el plan de organización, todos los métodos coordinados y las medidas adoptadas en el negocio para proteges sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia en las operaciones y estimular la adhesión a las practicas ordenadas para la gerencia.”30 La definición anterior, posiblemente sea más amplia que el significado que a veces se le atribuye al término “control”, además, reconoce que un “sistema” de control se proyecta mas allá de aquellas cuestiones que se relacionan directamente con las funciones de los departamentos de la contabilidad y financieros. El control interno compete a toda la organización y se hace más urgente a medida que este crece y para que sea eficaz, cada miembro de la organización no solo los del área contable o la alta gerencia deben estar identificados con las normas de control, valores y principios éticos de la entidad, dicha identificación se alcanza mediante una adecuada divulgación de la visión, misión y el pensamiento estratégico de la empresa. 2.1.8.2. Importancia del Control La importancia del control es fundamental ya que el mejor plan se puede desviar, por lo tanto los controles se plantean para crear una mejor calidad en los bienes o servicios, enfrentar los cambios dentro de la organización y Delegación y el trabajo de equipo.

30 Instituto mexicano de contadores públicos AC.declaraciones sobre normas internacionales,1ra edición, México DF 52

2.1.8.3 El control administrativo “Existe un sistema de control interno el cual se denomina Administrativo, que es el plan de la organización que adopta una empresa con sus respectivos procedimientos, métodos y operaciones contables para ayudar mediante el establecimiento de un medio adecuado, al logro del objetivo administrativo de:  Mantener informado de la situación de la empresa  Coordinar sus funciones  Mantener una ejecución de sus proyectos en forma eficiente  Determinar si la empresa esta operando conforme a las políticas establecidas  Asegurarse que se están cumpliendo los objetivos establecidos” 31

2.1.8.4 El control contable “comprende el plan de organización y todos los procedimientos y registros que se relacionan con la salvaguarda de los activos para la confiabilidad de los registros financieros “32 debe de estar diseñado para proporcionar seguridad razonable en la elaboración y presentación de Estados Financieros

y que éstos sean

presentados oportunamente para la toma de decisiones. 2.1.8.5 El control financiero Es “un plan de organización, procedimientos y registros concernientes a la custodia de recursos financieros y materiales. La verificación de la exactitud, confiabilidad y oportunidad de los registros financieros.”

Esta es responsabilidad

31 Estupiñan Gaitan Rodrigo (2002). Control Interno y Fraudes con Base en los Ciclos Transaccionales. Análisis de Informe COSO. 1ª Edición Bogota, DC Editorial: Editores de Colombia. Pág. 7 32 Instituto mexicano de contadores públicos 33 Instituto mexicano de contadores públicos AC.declaraciones sobre normas internacionales,1ra edición, México DF 53

de la entidad principalmente de su titular o máxima autoridad dentro del trámite normal de las transacciones que se relacionan a las finanzas para lograr un eficiente control por medio de procedimientos. 2.1.9 Elementos de una estructura de control interno según auditoría Para efectos de una auditoría de Estados Financieros, la estructura de control interno de una entidad consiste en los siguientes elementos:  El ambiente de Control  El Sistema Contable  Los Procedimientos de Control34 “El ambiente de control interno que significa la actitud global, conciencia y acciones de directores y administración respecto del sistema de control interno y su importancia en la entidad. Un ambiente de control fuerte por ejemplo, controles presupuestales estrictos y uno de función de auditoría interna efectiva pueden complementar en forma muy importante los procedimientos específicos de control.”35 El sistema contable consiste en los métodos y procedimientos establecidos para identificar, reunir, clasificar e informar las transacciones de una entidad 36. “Procedimientos de control significa aquellas políticas y procedimientos además del ambiente de control que la administración ha establecido para lograr los objetivos específicos de la entidad. “ 37

34 Instituto Mexicano de Contadores (1988) Declaración de Normas de Auditoria 1a. Edición, México. Editorial: Litograf, S.A. Pág.53 35 Instituto mexicano de contadores públicos AC.declaraciones sobre normas internacionales,1ra edición, México DF 36 Instituto Mexicano de Contadores (1988) Declaración de Normas de Auditoria 1a. Edición, México. Editorial: Litograf, S.A. Pág.54 37 Instituto mexicano de contadores públicos AC.declaraciones sobre normas internacionales,1ra edición, México DF 54

“las normas técnicas de control interno constituyen directrices básicas para el funcionamiento de una actividad, una administrativa, proyecto o programas, regulan, guían y limitan las acciones a desarrollar, prescriben una línea de conducta general y aseguran uniformidad de procedimientos para actividades similares llevadas a cabo por diferentes funcionarios, empleados y unidades administrativas.”38 Para los efectos de control, se entenderá como norma cualquier disposición que tiende a regular la conducta y las acciones humanas. 2.1.10 Componentes del Control Interno según informe COSO II Este informe surgió con la finalidad de unificar a un solo criterio el concepto de control interno el cual surgió por la necesidad de darle un mayor enfoque a la gestión de riesgos, dicho informe consta de ocho componentes interrelacionados, que dependen de la forma como la administración maneja la organización y se deben integrar directamente en los procesos administrativos de rutina; los componentes en cuestión, son: i)

Ambiente interno.

El ambiente interno abarca el tono de una organización y establece la base de cómo el personal de la entidad percibe y trata los riesgos, incluyendo la filosofía de administración de riesgo y el riesgo aceptado, la integridad, valores éticos y el ambiente en el cual ellos operan. Los factores que se contempla son:  Filosofía de la administración de riesgos  Apetito al riesgo  Integridad y valores éticos  Visión del Directorio  Compromiso de competencia profesional  Estructura organizativa 38 Diseño del sistema de control de conformidad con las NT, Sandoval,waldemar,san salvador,UES,2002 55

 Asignación de autoridad y responsabilidad  Políticas y prácticas de recursos humanos j)

Establecimiento de objetivos.

Identificación de riesgos.

Los eventos internos y externos que afectan a los objetivos de la entidad deben ser identificados, diferenciando entre riesgos y oportunidades. Estas últimas revierten hacia la estrategia de la dirección o los procesos para fijar objetivos. Técnicas e identificación de riesgos  Existen técnicas focalizadas en el pasado y otras en el futuro  Existen técnicas de diverso grado de sofisticación  Análisis PEST (Factores políticos ó gubernamentales, económicos, tecnológicos y sociales).  Análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) Ejemplos: • Inventarios de eventos •

Análisis de información histórica (de la empresa/sector)

Evaluación de riesgos.

Los riesgos se analizan considerando su probabilidad e impacto como base para determinar cómo deben ser administrados. Los riesgos son evaluados sobre una base inherente y residual bajo las perspectivas de probabilidad (posibilidad de que ocurra un evento) e impacto (su efecto debido a su ocurrencia), con base en datos pasados internos (pueden considerarse de carácter subjetivo) y externos (más objetivos). m)

Respuesta al riesgo.

La dirección selecciona las posibles respuestas para evitar, aceptar, reducir o compartir los riesgos, desarrollando una serie de acciones para alinearlos con el riesgo aceptado y las tolerancias al riesgo de la entidad. Las categorías de respuesta al riesgo son: 

Evitarlo: Se toman acciones de modo de discontinuar las actividades que generan riesgo  Reducirlo: Se toman acciones de modo de reducir el impacto, la probabilidad de ocurrencia del riesgo o ambos  Compartirlo: Se toman acciones de modo de reducir el impacto o la probabilidad de ocurrencia al transferir o compartir una porción del riesgo  Aceptarlo: No se toman acciones que afecten el impacto y probabilidad de ocurrencia del riesgo. En cuanto a la visión del portafolio de riesgos en la respuesta a los mismos, ERM establece: • ERM propone que el riesgo sea considerado desde una perspectiva de la entidad en su conjunto de riesgos • Permite desarrollar una visión de portafolio de riesgos tanto a nivel de unidades de negocio como a nivel de la entidad • Es necesario considerar como los riesgos individuales se interrelacionan

• Permite determinar si el perfil de riesgo residual de la entidad está acorde con su apetito de riesgo global n) Actividades de control. Las políticas y procedimientos se establecen e implantan para ayudar a asegurar que las respuestas a los riesgos se llevan a cabo efectivamente. o)

Información y comunicación

Monitoreo

La totalidad de la administración de riesgos corporativos es monitoreada y se efectúan las modificaciones necesarias. Este monitoreo se lleva a cabo mediante actividades permanentes de la dirección, evaluaciones independientes o ambas actuaciones a la vez. “La administración de riesgos corporativos no constituye estrictamente un proceso en serie, donde cada componente afecta sólo al siguiente, sino un proceso multidireccional e iterativo en el cual casi cualquier componente puede e influye en otro.”39 2.1.11 LIQUIDEZ Para que una empresa pueda hacer frente a sus obligaciones corrientes a corto plazo, implica la capacidad puntual de convertir los activos o de obtener disponibilidad para hacer frente a las obligaciones de corto plazo. En economía, la liquidez representa la cualidad de los activos para ser convertidos en dinero efectivo de forma inmediata sin pérdida significativa de su valor.

39 Coso II Enterprise Risk Management – Integrated Framework, Septiembre 2004 58

La liquidez está relacionada con la solvencia, la cual significa, tener o contar con medios suficientes para satisfacer las propias deudas y cumplir con los compromisos adquiridos.

Se puede definir varios grados de solvencia dentro de estos se tiene en primer lugar la solvencia final, expresada como la diferencia existente entre el activo total y el pasivo exigible. Recibe este nombre de solvencia final porque se sitúa en una perspectiva que se puede considerar “última”: la posibilidad liquidación de una empresa. Con esta solvencia medimos si el valor de los bienes de activo respalda la totalidad de las deudas contraídas por la empresa. Una falta de liquidez grave significa que la empresa es incapaz de hacer frente a sus compromisos de pago actuales. Esto puede conducir a una disminución del nivel de operaciones, a la venta forzada de bienes de activo o, en último término, a la suspensión de pagos a proveedores e incluso a la quiebra de la misma. Por lo tanto, para los propietarios de la empresa, la falta de liquidez puede suponer:  Una disminución de la rentabilidad.  Pérdida de control de la empresa.  Pérdida total o parcial del capital invertido. Como es lógico, los acreedores de la empresa también se verán afectados por la falta de liquidez:  Pérdida total o parcial de las cantidades prestadas. Las importantes implicaciones de todas estas consecuencias justifican la gran relevancia que se da a las medidas de la liquidez a corto plazo. Así también dentro de la liquidez tenemos el efectivo que se define como “el dinero que la entidad tiene disponible dentro de sus instalaciones o depositado en una entidad del sistema financiero y sus equivalentes y este comprende:  Dinero en Caja: que es aquel que se encuentra resguardado dentro del negocio para hacerle frente a obligaciones inmediatas. 59

 Dinero en Bancos: es aquel que está depositado en un banco o institución financiera, ya sean en cuenta corriente, cuenta de ahorro o depósitos a plazos.  Sus Equivalentes: podemos mencionar el dinero invertido en la bolsa de valores por exceso de ingresos, ordenes de dinero, giros bancarios, etc. El efectivo es de vital importancia para el funcionamiento de cualquier entidad en particular, pues de esto depende el éxito o fracaso del negocio, tomando en cuenta el uso de los recursos financieros con que se cuenta, en función de establecer ¿Cuánto necesita la entidad para sus operaciones normales, de tal modo que estas no sean interrumpidas? Otra definición de liquidez es “la facilidad con la que un bien puede ser cambiado por dinero efectivo. La liquidez de un bien o activo es determinado por la clase de mercado en el que es negociado” 40 Por consiguiente, el efectivo va estrechamente relacionado con el pago de obligaciones, pues si hay efectivo, existe la posibilidad de efectuar pagos. El dinero constante es perfectamente líquido, porque posee mayor grado para realizar los pagos. Un cheque bancario es menos líquido que la moneda en efectivo, ya que no todos lo aceptan en pago. Una obligación hace que los negocios sean menos líquidos, en el sentido que estas se encuentran comprometidas, teniendo que efectuar pagos en un periodo especifico. Cosa que puede requerir esperar al vencimiento de la obligación, porque para el propietario de la obligación, también tiene la incertidumbre sobre el precio de venta, pues éste también rebaja el grado de liquidez, ya que si su venta requiere de tiempo y cuando se asume, tiene un precio imprevisible.

40 Diccionario Económico, Editorial Jurídica Salvadoreña 2ª edición 1995 Pág. 476 60

2.1.11.1 IMPORTANCIA Y VENTAJAS DE LA LIQUIDEZ Todos aquellos que deban evaluar una empresa también tienen que preocuparse en primer lugar de la liquidez: necesitan asegurarse de que la empresa esté en funcionamiento, y de que los incumplimientos en sus pagos sean improbables en el futuro cercano. Desde el punto de vista de los inversionistas y de la administración, el mantener grandes reservas de efectivo tampoco es una opción deseable. El efectivo ocioso es costoso para la empresa pues se pierden los rendimientos que se pudieran obtener con activos productivos. El mantener efectivo o el tener a la mano otros activos líquidos tiene que deberse a una razón intrínseca. Para los inversionistas y la administración, estas razones son más importantes que la capacidad para cumplir con estos pagos a partir del efectivo que generen los inventarios o las cuentas por cobrar, estas últimas son parte de la estrategia de ventas de la empresa. La mayoría de las empresas prefieren el pago anticipado de todas sus ventas, evitando así el riesgo de impago. Permiten que sus clientes paguen en 30, 60, 90 días o más, con el objetivo de incentivar a sus clientes para que compren en forma inmediata. De igual forma, se tienen existencias para ofrecer una mayor variedad de productos a los clientes, tal como lo justifica la estrategia de ventas, y para permitir que el proceso de producción se lleve a cabo con continuidad, sin interrupciones prolongadas. Este efectivo ocioso puede justificarse no con la idea de realizar pagos inmediatos, sino por la necesidad de crecimiento en el largo plazo puesto que debe existir flexibilidad en la empresa para a) asumir rápidamente los proyectos más deseables y b) afrontar contingencias causadas por problemas imprevistos. Cuanto más crecimiento busque una empresa y más riesgos afronte, más necesidad tendrá de contar con efectivo disponible de reserva. El efectivo a mano es esencial para aprovechar rápidamente las nuevas oportunidades que surjan de nuevos productos, los cambios en los gustos de los consumidores o en las condiciones del mercado. Cuando se produce el fracaso en un producto o una adversidad, una buena reserva de efectivo ayuda a manejar la situación haciendo 61

posible el cierre de un departamento y la busca de mejores oportunidades de inversión. Si bien todas las firmas deberían tener el colchón de seguridad que proporciona el efectivo disponible, ese dinero puede ser insuficiente para una empresa con un largo historial de resolución de sus problemas operacionales y que se enfrente a un mercado con gran potencial de crecimiento. Ese efectivo a la mano puede ser mínimo si la empresa tiene también acceso a fondos bancarios gracias a las buenas relaciones con estas instituciones. Además, el acceso a los mercados de capital reduce aún más la necesidad de mantener efectivo a la mano en las grandes empresas. 2.1.11.2 RELEVANCIA QUE TIENE LA LIQUIDEZ PARA LA ADMINISTRACION:

La administración del efectivo y los valores negociables es una de las áreas más importantes de la administración del capital de trabajo. Como ambos son los activos más líquidos de la empresa, pueden constituir a la larga la capacidad de pagar las cuentas en el momento de su vencimiento. En forma colateral, estos activos líquidos pueden funcionar también como una reserva de fondos para cubrir los desembolsos inesperados, reduciendo así el riesgo de una " crisis de solvencia". Dado que los otros activos circulantes (cuentas por cobrar e inventarios) se convertirán finalmente en activo mediante la cobranza y las ventas, el dinero efectivo es el común denominador al que pueden reducirse todos los activos líquidos.

Los "valores negociables" son instrumentos de inversión a corto plazo que la empresa utiliza para obtener rendimientos sobre fondos temporalmente ociosos. Cuando una empresa experimenta una acumulación excesiva de efectivo, utilizará una parte de él como un instrumento generador de intereses. Aun cuando los bancos pueden pagar intereses sobre los depósitos a la vista, los clientes perciben 62

generalmente tal compensación por los saldos en sus cuentas, en forma de honorarios reducidos por servicio o tasas menores de interés sobre préstamos, o bien ambas cosas. Ciertos sistemas de obtención de intereses altamente líquidos permiten a la empresa percibir utilidades sobre el efectivo ocioso, sin que por ello sacrifiquen parte de su liquidez. Las estrategias básicas que deberán seguir las empresas en lo referente a la administración del efectivo, son las siguientes:

1.- Cubrir las cuentas por pagar lo más tarde posible sin ganar la posición crediticia de la empresa, pero aprovechando cualesquiera descuentos en efectivo que resulten favorables.

2.- Utilizar el inventario lo más rápido posible, a fin de evitar existencias que podrían resultar en el cierre de la línea de producción o en una pérdida de ventas.

3.- Cobrar las cuentas pendientes lo más rápido posible sin perder ventas futuras debido a procedimientos de cobranza demasiado apremiantes. Pueden emplearse los descuentos por pronto pago, de ser económicamente justificables, para alcanzar este objetivo.

La dificultad principal de la administración del efectivo proviene de la falta de coordinación entre las entradas por concepto de ingresos y salidas por concepto de costos. El administrador financiero debe proyectar sus necesidades y excedentes de efectivo durante el año. por ejemplo, una empresa que tiene muchas ventas en una época del año, debe tener en cuenta que tendrá gastos durante todo el año, en consecuencia el gerente financiero tiene que buscar la forma de tener efectivo

durante la época de pocas ventas y de invertir los fondos excedentes en época de muchas ventas. Para efectos de analizar mejor la liquidez, es necesario que se tomen en cuenta las razones financieras relacionadas, siendo estas indicadores que permiten relacionar las cuentas de los estados financieros determinando la dependencia entre una cuenta y otra relacionada, o la capacidad de influir entre una y otra cuenta, que pueden darse por periodos de tiempo o eventos aislados. Dentro de las razones financieras tenemos: 

Razones de Liquidez

 Razones de Actividad 

Razones de Endeudamiento y



Razones de Rentabilidad.

a) Razones de Liquidez Son las que determinan la capacidad de una empresa para hacerle frente a sus pasivos a corto plazo, y evalúan su situación financiera. El objetivo de estas es medir la liquidez y son importantes porque ayudan a conocer la capacidad de la empresa de pagar sus cuentas a corto plazo sin interés, se enfocan en los activos y pasivos corrientes. La interpretación de éstas es que cuanto más alto es el resultado se considera que la empresa está más liquida para hacer frente a sus obligaciones. Dentro de éstas razones de Liquidez se tienen: i) Capital Neto de Trabajo ii) Índice de Solvencia iii) Prueba rápida o prueba del ácido i) Capital neto de trabajo El capital neto de trabajo se calcula deduciendo del activo corriente el pasivo corriente y, sirve para comprobar con que eficiencia se emplea el capital de trabajo en el negocio, representa los recursos necesarios para la operación de la empresa, es decir son esos recursos que después de haber liquidado sus 64

obligaciones a corto plazo, les queda para poder seguir con la operación de la empresa. Capital Neto de Trabajo = Activo Corriente – Pasivo Corriente El resultado representa la cantidad liquida, después de pagar los pasivos a corto plazo para seguir operando. ii) Índice de Solvencia Es la relación que existe entre el activo corriente y el pasivo a corto plazo. Determina la capacidad que tiene la empresa para hacerle frente a las obligaciones a corto plazo. Se calcula de la siguiente manera Activo corriente Índice de Solvencia

= ____________________ Pasivo a corto plazo

Lo ideal es que este índice sea mayor que 2; sin embargo para muchos expertos en el tema el hecho de que sea mayor a 1.25 es aceptable, e indicaría en ese caso que por cada dólar que la organización debe, posee 0.25 más. En general, cuánto más alta es la razón del corriente, se considera que la empresa es más liquida. iii) Prueba rápida o prueba del ácido Esta se calcula dividiendo el activo corriente menos los inventarios (por ser el activo menos liquido) entre el pasivo corriente. Proporciona una medida más exacta de la liquidez total, sólo cuando el inventario de la empresa no puede convertirse fácilmente en efectivo.

Activo corriente – Inventario Prueba del Ácido

= ________________________________ Pasivo Corriente

En ocasiones se recomienda un índice de 1 o mayor. b) Razones de Rentabilidad Es utilizada para medir el grado de éxito o fracaso de la operación del negocio; por lo general se utiliza como prueba definitiva de la efectividad de la administración. El objetivo de estas es medir la rentabilidad y/o productividad de la empresa, así como también son importantes porque ayudan a medir el grado de eficiencia con el cual la empresa utiliza sus activos y con cuánta eficiencia administra sus operaciones. La interpretación de estas es que entre más alto el porcentaje que se obtenga mejor es el margen de utilidad o Rentabilidad de la inversión. Dentro de estas razones se tienen: i) Margen de utilidad por ventas ii) Rentabilidad sobre activos iii) Rentabilidad sobre patrimonio i) Margen de utilidad por ventas Se calcula dividiendo la utilidad entre las ventas netas del período. Indica el margen de utilidad liquida que obtuvo el negocio en un período determinado, por cada dólar vendido. Utilidad Neta Margen de utilidad por ventas = ______________________ Ventas Netas Representa el porcentaje que se obtiene de utilidad neta, por cada $100.00 de venta en el ejercicio. ii) Rentabilidad sobre activos

Se calcula dividiendo la utilidad neta entre el activo total. Está representa el margen de utilidad obtenida por cada dólar invertido en los activos. Utilidad Neta Rentabilidad sobre los activos = ________________________ Activo total Este porcentaje entre más alto sea el rendimiento de los activos, mejor. El resultado es el porcentaje que se ha obtenido de ganancia por cada dólar de inversión en el activo. iii) Rentabilidad sobre patrimonio Se calcula dividiendo la utilidad líquida entre el patrimonio. Indica el grado de utilidad que genera la empresa por cada dólar invertido. Utilidad Liquida Rentabilidad sobre patrimonio = ______________________ Patrimonio Este porcentaje nos indica la utilidad que se ha obtenido por cada dólar de inversión en la actividad de la empresa. c) Razones de Actividad Son mediciones de la efectividad con que la empresa está usando los activos empleados; además determina la liquidez con que ciertos activos se pueden convertir en dinero. El objetivo de estas es medir la actividad o la administración de activos, éstas son importantes porque describen la forma eficiente o intensiva en que una empresa utiliza sus activos para generar ventas. Dentro de estas razones se tienen: 67

i) Rotación de cuentas por cobrar ii) Análisis de Antigüedad iii) Rotación de Inventarios iv) Rotación de activos i) Rotación de cuentas por cobrar Se calcula dividiendo las ventas netas por el promedio de cuentas por cobrar vigentes durante el año. Cuentas por cobrar x 30 Rotación de cuentas por cobrar =

________________________ Ventas netas al crédito

Indica la rotación que ha tenido la cartera de cuentas por cobrar y la facilidad que tiene para convertirse en efectivo.

ii) Análisis de Antigüedad Esta es una técnica para evaluar la composición de las cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Le suministra al analista la información concerniente a la proporción de cada tipo de cuenta que haya estado pendiente por un periodo específico. El análisis de la antigüedad exige que las cuentas por cobrar o por pagar de una empresa se desintegre en grupos de 30, 60, 90 y 120 o mas días. iii) Rotación de inventarios La rotación de los inventarios se calcula dividiendo el costo de lo vendido entre el inventario, mide la rapidez con que se venden los mismos.

De modo

general, mientras mayor sea la rotación, mejor será el funcionamiento de la empresa. Sin embargo, es posible que esté incurriendo en costo de agotamientos elevados porque no se dispone de inventarios suficientes. Esta

razón es útil porque proporciona una base para determinar si existen inventarios obsoletos o si hay problemas de fijación de precios. Rotación de inventarios

= Costo de lo vendido Inventarios

El resultado obtenido es importante solo cuando se compara con las de otras empresas del mismo giro ó con la rotación histórica del inventario de la misma empresa. Si al aplicar la razón de Rotación de inventario, y dividimos 360 entre el resultado de ésta, podemos obtener el número de veces de venta del inventario en un año. iv) Rotación de activos Esta nos indica la eficiencia con la que una empresa puede emplear sus activos para generar ventas. Se determina dividiendo las ventas netas del período entre el activo total. Ventas netas Rotación de activos

= ____________________ Activo total

Si la rotación es alta, implica que la compañía está utilizando eficientemente sus activos para generar ventas; si es baja, la compañía tendrá que usar sus activos con mayor eficiencia o bien deberá restringirlos; está medida es tal vez una de las de mayor interés para la administración, ya que indica si las operaciones de la empresa han sido eficientes financieramente. d) Razones de endeudamiento La situación de endeudamiento de una empresa indica el monto de dinero de terceros que se usa para generar utilidades.

El objetivo de estas es medir el grado en que la empresa se ha financiado por deuda externa, son de gran importante porque: ayuda a abordar la capacidad de la empresa de cumplir con sus obligaciones mayores a un año, o de manera general, su apalancamiento financiero. El análisis financiero se ocupa en especial de las deudas a largo plazo de la empresa, en la cual tenemos: i) Razón o índice de endeudamiento ii) Razón Pasivo – Capital i) Razón o índice de endeudamiento

Este índice mide la proporción total de activos aportados por los acreedores de la empresa. Esta razón se calcula como sigue: Pasivo total Razón de endeudamiento

= ____________________ Activo total

Cuanto mayor sea este índice, tanto mayor será la cantidad de dinero de otras personas que se esté utilizando para generar ganancias. ii) Razón Pasivo-capital Este cociente indica la relación entre los fondos a largo plazo que suministran los acreedores y los que aportan los propietarios de la empresa. Se calcula de la siguiente manera: Pasivo a L. Plazo Razón Pasivo - Capital

= _______________________ Capital Social

También sirve para calcular el porcentaje de los fondos a largo plazo que suministran los acreedores, incluyendo las deudas de largo plazo como el capital contable. 2.1.12 Optimización Ésta hace referencia a buscar una mejor manera de realizar una actividad, se puede dar en diversas áreas siempre con el mismo objetivo de mejorar el perfeccionamiento de algo a través de una gestión más eficiente de los recursos, ésta puede realizarse en distintos niveles, aunque lo recomendable es concretarla al final de un proceso como por ejemplo: si una persona desea optimizar su tiempo laboral, puede cambiar la organización de sus actividades, buscando apoyo en la tecnología o en otras personas, si la optimización es exitosa el sujeto podrá realizar más trabajo en menos tiempo, en resumen es la acción y efecto de optimizar.

2.1.13 Sistema Contable. Es importante mencionar que en la recomendación de control interno para la obtención de liquidez dentro de la empresa en estudio, es fundamental contemplar el área de la contabilidad, ya que se debe de registrar cada operación que se realiza en la misma, y al procesar toda esta información nos arrojan estados financieros los cuales sirven de herramienta a la gerencia o accionistas para una toma de decisiones y evaluar o corregir el rumbo que lleva la empresa. Es por ello que el sistema contable consta de los documentos comerciales, diarios, mayores, procedimientos y controles internos necesarios para producir estados financieros confiables y otro tipo de informes.

Dichos sistemas que se utilizan comúnmente van desde sistemas muy sencillos en los cuales los registros contables se llevan manualmente hasta sistemas sofisticados en los cuales los registros se llevan en discos magnéticos o programas diseñados especialmente para el registro de cada operación que se realice en la compañía. Es importante mencionar que el sistema contable en una empresa determinada debe diseñarse de acuerdo al tamaño y a las necesidades de esta. Los procedimientos de registro ilustrados que existen hasta ahora, exigen el registro de cada transacción mediante un asiento en el diario general, y luego el traslado de cada débito y crédito del diario general a la cuenta correspondiente del libro mayor. Hoy en día se debe acelerar este sistema contable elemental, de tal manera que el departamento de contabilidad pueda mantenerse al ritmo del flujo de las transacciones de un negocio más grande.

En la estructuración de un sistema contable, acorde a las necesidades de una empresa se utilizan dos recursos: el libro diario y el mayor auxiliar. Estos registros contables especializados se pueden ilustrar más fácilmente en el contexto de un sistema de contabilidad manual. No obstante, dichos libros se pueden utilizar aún con más ventaja en los sistemas contables computarizados.

Un sistema contable eficiente, toma en cuenta el establecimiento de métodos y registros que: 1)

Identifican y registran todas las transacciones.

2) Describen oportunamente todas las transacciones con suficiente detalle para permitir la adecuada clasificación de las mismas, para incluirse en la información financiera. 3) Cuantifican el valor de las operaciones de modo que se registre el valor monetario adecuado en los Estados Financieros. En toda organización o en cualquier negocio, de acuerdo a su desarrollo y crecimiento, es imprescindible la utilización de registros contables debidamente organizados y legalizados. En la actualidad todo proceso contable requiere de los sistemas computarizados, aunque su uso no es obligatorio, pero si se quiere ser competitivo en los mercados, ya sea nacionales o internacionales, hay que hacer uso de éstos; los beneficios son para toda la empresa; ya que se hace muy difícil llevar un adecuado control sobre las operaciones y transacciones financieras, sí no se cuenta con el auxilio de un dichos sistemas. La información generada de estos sistemas sirven a los gerentes para la toma de decisiones, que es la mayor responsabilidad de éstos.

2.1.13.1 Importancia de los Sistemas Contables Hoy en día la contabilidad es quizás una de las actividades por no decir la más importante dentro del campo de los negocios, dada su naturaleza de informar acerca del incremento de la riqueza, la productividad y el posicionamiento de las empresas en los ambientes competitivos. “Su importancia radica en los métodos y registros tales como:  Identificar y registrar todas las transacciones válidas.

 Describe oportunamente todas las transacciones con suficiente detalle y permite la adecuada clasificación de las mismas, para individualizarse en la información financiera.  Cuantificar el valor de las operaciones de modo que se registre el valor monetario adecuado en los estados financieros.  Determinar el período en que las transacciones ocurran permitiendo registrarlas oportunamente.  Presentar debidamente las transacciones y revelaciones correspondientes en los estados financieros”41

2.1.13.2 Estructura de un sistema contable Un sistema contable sigue un modelo básico diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo/beneficio. Este consta de los documentos comerciales, diarios, mayores, procedimientos y controles internos necesarios para producir estados financieros confiables y otros tipo de informes.

En cualquier negocio independientemente del sistema contable que utilice, se deben ejecutar tres pasos básicos relacionados con las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo este proceso involucra la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información contribuirá para ayudar en la toma de decisiones y estos son: 1) Registro de la actividad financiera: se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una organización se llevan a cabo muchas transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad.

41 López Salgado, Price Wáterhouse. Educación Continua II.2001 74

2) Clasificación de la información: llevar un registro completo de todas las actividades comerciales, esto implica comúnmente un volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil a las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información se debe clasificar en grupos o categorías y agrupar aquellas transacciones a través de las cuales ingresa o egresa dinero. 3) Resumen de la información: la información contable es de mucha utilidad para quienes toman decisiones, la cual debe ser resumida en estados financieros confiables, para que estos tomen las mejores decisiones para la empresa. Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificación y resumen constituyen los medios que se utilizan para crear la información contable. Sin embargo, el proceso contable incluye algo más que la creación de información, también involucra la comunicación de esta información a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable podrá ayudar en la toma de decisiones comerciales.

2.1.13.3 Utilización de la información contable La contabilidad va más allá del proceso de creación de registros e informes. El objetivo final de la contabilidad es la utilización de esta información, su análisis e interpretación. Los contadores se preocupan de comprender el significado de las cantidades que obtienen. Buscan la relación que existe entre los eventos comerciales y los resultados financieros; estudian el efecto de diferentes alternativas, por ejemplo la compra o el arrendamiento de un nuevo edificio; y buscan las tendencias significativas que sugieren lo que puede ocurrir en un futuro. Para que los usuarios puedan darle un uso eficaz a la información contable, deben tener un conocimiento acerca de cómo obtuvieron esas cifras y lo que ellas significan. Una parte importante de esta comprensión es el reconocimiento claro de las limitaciones de los informes de contabilidad. Un gerente general u otra 75

persona que este en posición de tomar decisiones y que carezca de conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciará hasta que punto la información contable se basa en estimativos más que en mediciones precisas y exactas. “Todo empresario necesita de información para la toma de sus decisiones y los datos de la contabilidad le son de mucho beneficio. La importancia de esta información es mayor cuanto más útil y confiable resulte; además, su grado de empleo aumenta cuando es apta y oportuna. No obstante, aunque la contabilidad es necesaria para las empresas, ya que muestra su realidad financiera y económica, su utilidad y confiabilidad son limitadas” 42. 2.1.13.4 Importancia de la Auditoría en el control interno Los auditores siempre se involucran en los Sistemas de control de las empresas, por lo tanto es imprescindible conceptualizar lo que se entiende que es auditoria siendo esta “un informe y examen

independiente que certifica que para la

elaboración de estados financieros se han empleado métodos y procedimientos de acuerdo a las leyes y a las normas internacionales de contabilidad generalmente aceptadas en el salvador en cumplimiento a las normas y políticas de la administración.”43 El objetivo de auditoría de los estados financieros es hacer posible al auditor expresar una opinión acerca de los estados financieros preparados respecto a todo lo importante de acuerdo a un marco de referencia de información financiera identificado.”44 También sirve para verificar si los procedimientos contables estén efectuados correctamente y debidamente respaldados mediante el auditor interno y externo, otra de las funciones que tienen los auditores es verificar que los activos 42 Peña, Norberto Técnicas de Sistemas Contables, tercera reimpresión, San José Costa Rica 1999, pp. 5-6 43 Manuel de Jesús fornos gomez,primera edición 2000,ediciones contables 44 Colmes, arthur W, auditoria principios y procedimientos, editorial hispano-americano, mexicodf, 1967. 76

y pasivos como los ingresos y egresos de la sociedad se reflejen claros y precisos en los libros contables de dicha empresa. La auditoria se clasifica en interna y externa que se entenderá como: Auditoría interna “es una actividad de evaluación independiente dentro de una organización de las operaciones contables, financiera en base a la medición y evaluación del desempeño.”45 El alcance de la auditoría interna comprende examinar y evaluar lo adecuado y efectivo de los sistemas de control interno de una empresa y calidad de ejecución al llevar a cabo las responsabilidades asignadas. Quiere decir que la auditoria es muy importante en el sector público y privado ya que buscan los mismos fines de vigilar y supervisas los activos y pasivos, recursos humanos de las empresas y que estén apegados a las leyes vigentes, normas y procedimientos para poder así dar una opinión sobre el estudio realizado. 2.1.14 El control interno según la Norma Internacional de Auditoría La NIA 400 Evaluación de Riesgo y Control Interno, tiene como propósito brindar lineamientos para obtener una comprensión de los sistemas de contabilidad y de control interno sobre el riesgo de auditoría y sus componentes: riesgo inherente, riesgo de control y riesgo de detección. Esta Norma observa que el auditor debe tener una comprensión suficiente de los sistemas de contabilidad y control interno para planear la auditoria, usando el juicio profesional para evaluar los riesgos y reducirlos a niveles aceptablemente bajos. “Esta norma clasifica los riesgos de auditoría de la siguiente manera: 2.1.14.1 Riesgo inherente 45 Manuel de Jesús fornos gomez,primera edición 2000,ediciones contables 77

Es la susceptibilidad del saldo de una cuenta o clase de transacciones a una representación errónea que pudiera ser de importancia relativa, individualmente o cuando se agrega con representaciones erróneas en otras cuentas o clases, asumiendo que no hubo controles internos relacionados. 2.1.14.2 Riesgo de control Es el riesgo de una representación errónea que pudiera ocurrir en el saldo de una cuenta o clase de transacciones y que pudiera ser de importancia relativa individualmente o cuando se agrega con representaciones erróneas en otros saldos o clases, que no se a prevenido o detectado y corregido con oportunidad por los sistemas de contabilidad y de control interno. 2.1.14.3 Riesgo de detección Es el riesgo de que los procedimientos sustantivos de un auditor no detecten una representación errónea que existe en un saldo de una cuenta o clase de transacciones que podría ser de importancia relativa, individualmente o cuando se agrega con representaciones erróneas en otros saldos o clases”. 46 2.2 Construcción del Marco Empírico 2.2.1 Monografía Departamento de San Salvador Ubicación geográfica Departamento que pertenece a la zona central de la Republica, está limitado por los siguientes departamentos: al Norte por Chalatenango, al Este por Cuscatlán y La Paz; y al Oeste por La Libertad.

46 www.normasinternaionalesdeauditoria/400 78

Demografía Según la Dirección General de Estadística y Censos, San Salvador es la ciudad más poblada del país, cuenta con 316,090 habitantes propios, y 1,566,629 habitantes en el Gran San Salvador o AMSS (Área Metropolitana de San Salvador) según último censo levantado. El centro de San Salvador se encuentra a una altura de 658 metros sobre el nivel del mar y su densidad poblacional es 2,067 habitantes por Km2. División político administrativa Para su administración el departamento se divide en 19 municipios, los cuales tienen categoría de ciudad, villa o pueblo. San

Salvador,

Mejicanos,

Soyapango,

Ciudad

Delgado,

Ayutuxtepeque,

Cuscatancingo, Tonacatepeque, Guazapa, San Martin, Apopa, Nejapa, Aguilares, Ilopango, El Paisnal, Santo Tomas, San Marcos, Panchimalco, Santiago Texacuangos, Rosario de Mora. Gobierno Local En la ciudad de San Salvador reside el gobierno departamental, y en cada cabecera municipal un concejo, integrado por un alcalde, un síndico y varios regidores. ASPECTOS FÍSICOS Hidrografía Los ríos que riegan el departamento, son: Lempa, Amayo, Matizate o Viejo, Acelhuate, Guaycume, Guazapa, Las Cañas, San Antonio, Tomayate, Mariona, Ilohuapa, Tihuapa, Huiscoyote, Papaleguayo, Chichicalapa, Huiza, Quezalate, Jutío, Jutillón, El Coco, Chichigüiste, El Muerto, Guacuchillo, Cuitapán, Shutía, Cuaya, Cuapa y Cusmajapa. Ríos y Lagos principales 79

Lempa, Las Cañas, Sucio, Lago de Ilopango. Orografía San Salvador, se encuentra en la meseta central está ubicado entre la cadena costera y las cordilleras fronteriza septentrional. Presenta los lagos: Coatepeque e Ilopango; llanuras, valles, colinas, macizos Volcánicos y esta regado por numerosos ríos, es la región más densamente poblada del país, debido a su favorable clima, excelentes vías de comunicación, vida cultural y economía; en esta meseta se asienta la capital de la republica y otras ciudades importantes. El Salvador por su ubicación geográfica, ubicado dentro de las demarcaciones del cinturón de fuego circumpacÍfico, se haya constantemente amenazado por terremotos, como por erupciones volcánicas. Desde 1520, acorde a registros históricos, se han producido acerca de 50 eventos destructivos, la mayoría de los cuales, puede considerarse de origen eminente técnico. Los daños han sido variables en relación a la fuerza y características de los sismos. Principales Cerros y Volcanes: San Jacinto, Volcán de San Salvador o Quezaltepeque, Volcán de Guazapa, Nejapa.

Clima De acuerdo con la altitud sobre el nivel del mar, existe en el departamento los diferentes tipos de climas: de 0 a 800 metros sobre el nivel del mar, sabana tropical caliente o tierra caliente, el cual abarca un 80% del área total del departamento, de 800 a 1200 metros sobre el nivel del mar, sabana tropical calurosa o tierra templada; de 1200 a 1800 metros sobre el nivel del mar, clima tropical de altura o tierra templada y de 1800 a 2700 metros sobre el nivel del mar, clima tropical de altura o tierra fría. El monto pluvial anual oscila entre 1600 y 2150 mm.

Vegetación La flora constituye los diferentes tipos de boques: bosque húmedo subtropical, cuyas especies arbóreas más notables son las siguientes: papaturro, ojushte, conacaste, volador, morro, madre cacao, pepeto y otros. En general la formación bosque húmedo subtropical abarca desde 0 a 1700 Metros sobre el nivel del mar, por las características climáticas en el país; bosque muy húmedo subtropical, cuyas especies arbóreas son las siguientes: Zopilocuavo, tambor, capulín de monte, mulo, níspero, ojushte, liquidámbar, roble y otros; y muy húmedo montano bajo, la característica más interesante de las formaciones boscosas de esta forma de vida es que constituyen medios de alta condensación que aumenta progresivamente con la altura de la vegetación, el uso más apropiado de estas áreas debe ser la producción de madera y agua, se pueden dedicar al cultivo de hortalizas y frutas, flores y pastos mejorados. Producción agropecuaria Los cultivos de mayor producción dentro del departamento son: frijol, café, caña de azúcar, plantas hortenses, frutas, tabaco, jícama, rábano y semillas oleaginosas. Hay crianza de ganado vacuno, porcino, caballar y mular; lo mismo que aves de corral, progresan la agricultura y la apicultura, en el distrito minero del Paisnal hay yacimiento de oro, plata, cobre, arcilla, cal y yeso. Industria y comercio Las industrias que sobresalen en el departamento son: fábrica de productos alimenticios, bebidas espirituosas, gaseosas y bebidas no espirituosas, cigarros, hilo, hilazas y tejidos, prendas de vestir, sombreros de fieltro, algodón, palma y otras fibras, artículos de cuero, muebles de madera y de metal, colchones, objetos de papel y de cartón, gases y oxígenos, fósforos y cerillos, fertilizantes, insecticidas, fungicidas y herbicidas, pinturas, barnices y lacas, productos farmacéuticos y medicinales, jabón y similares, detergentes, cosméticos, perfumes, pastas dentífricas, velas, fuegos artificiales, fabricas de artículos de hule, encuadernación y similares, productos plásticos, artículos de vidrio, cemento 81

hidráulico y productos de asbesto y cemento, fundiciones de hierro, acero y metales no ferrosos, cuchillos y herramientas manuales, estructuras metálicas, fabricas de productos de aluminio, corcho latas, construcción y fabricación de maquinas, fabricación y montaje de aparatos de radio, televisión, aire acondicionado, alambre, cable, platería y joyas. En este departamento se concentra la mayoría de distintas clases de actividades comerciales que se realizan en toda la república, la comercialización del departamento se lleva a cabo entre la ciudad de San Salvador y en las otras cabeceras municipales del departamento y con los departamentos vecinos. 2.2.2 Metodología de la Investigación. Luego de recolectar toda la información teórica la cual a servido de guía para identificar y conocer los sistemas de control interno y sistemas contables y la importancia que estos tienen para el procesamiento de toda la información que se realiza para la presentación de Estados Financieros de una manera eficiente y eficaz, con la finalidad de obtener información real y suficiente, que facilite la elaboración de una propuesta de control interno para optimizar la Liquidez en Asesora Publicitaria Centroamericana, S.A. de C.V., se llevaron a cabo una serie de pasos cronológicos, los cuales se realizaron aplicando el método científico; en lo referente a la parte bibliográfica y de campo; para determinar la necesidad de presentar nuestra propuesta de control Interno, acorde al tamaño y necesidades de esta empresa; generando información financiera oportuna y eficiente para la toma de decisiones. 2.2.2.1 Población La Población sujeto de estudio consta de cuatro personas, siendo estas mismas el número de muestras, las cuales se integran de la siguiente manera: gerencia administrativa, gerencia de ventas, contador general y Auxiliar Contable; de Asesora Publicitaria Centroamericana.

2.2.2.2 Procedimientos para la obtención de datos El procedimiento que se utilizado para obtener los datos, fue a través de la observación, auxiliándose de los instrumentos tales como la entrevista y el cuestionario; dirigido a la gerencia administrativa y contador general, de la empresa en estudio. Además la investigación bibliográfica y documental referente al tema, está respaldada por fuentes tales como: libros, leyes, revistas, folletos y otros documentos participantes en el proceso y contenido de la investigación. 2.2.2.3 Técnicas e Instrumentos Utilizados Con el fin de presentar la propuesta de control interno para optimizar la liquidez en Asesora Publicitaria, las variables identificadas en el problema planteado al inicio de la investigación, y teniendo presente que éstas corresponden a una situación de observación; los instrumentos de medición utilizados fueron los siguientes: 2.2.2.3.1 Entrevistas Para la recopilación de la información primaria, se realizaron visitas de campo utilizando un cuestionario previamente elaborado, para llevar a cabo las entrevistas a cada uno de los involucrados; por ser esta una técnica de las más confiables para la recolección de datos, y por medio de esta fué que se obtuvo la información oral de los entrevistados en forma directa.

2.2.2.3.2 Cuestionario Este instrumento, fue el documento previamente elaborado con doce preguntas, que sirvió de guía para realizar las entrevistas el cual fue dirigido a cuatro miembros de la empresa, por ser estos los responsables de la administración de los recursos con que cuenta esta organización; siendo esta misma cantidad el tamaño de la muestra; el objetivo de éste fue obtener información suficiente para realizar y presentar nuestra propuesta de Control Interno para optimizar la liquidez en esta entidad.

2.2.2.3.3 Presentación de los Datos Para la presentación y organización de la información obtenida de la investigación, la información de los datos es: la pregunta, el objetivo de esta y finalmente el análisis e interpretación de las respuestas obtenidas de cada pregunta. 2.2.2.3.4 Procedimiento Estadístico Para el cálculo de la muestra en estudio de la investigación se obtendrá por medio del muestreo no aleatorio o no probabilístico, es decir que las unidades elementales de la población, no se seleccionaran por procedimientos al azar o sin intervención de la aleatoriedad, la selección se hará de acuerdo al criterio de utilidad e importancia para el objeto de estudio; ya que la investigación esta enfocada a la gerencia administrativa, gerencia de ventas, contador general y auxiliar, de Asesora publicitaria Centroamericana. Para el análisis de la información recolectada en la investigación de campo, se utilizó el método deductivo, el cual consiste en obtener las conclusiones partiendo de lo general a lo específico. 2.2.2.3.5 Diseño del instrumento de recopilación de la información. 2.2.2.3.5 Cuestionario El cuestionario elaborado para la recopilación de la información, consta de doce preguntas, orientadas a conocer la situación actual de Asesora Publicitaria Centroamericana, relacionada con el control interno y la optimización de la liquidez. El cuestionario se estructuró con preguntas cerradas, la información obtenida permitió hacer un diagnóstico de la sociedad sujeta de estudio; lo cual sirvió de base para la elaboración de nuestra propuesta de control interno para la optimización de los recursos, complementándose con la investigación bibliográfica.

ENCUESTA DE INVESTIGACIÓN REALIZADA A PERSONAL ADMINISTRATIVO Y CONTABLE DE ASESORA PUBLICITARIA CENTROAMERICANA, S.A. DE C.V. UNIVERSIDAD PEDAGOGICA DE EL SALVADOR FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS LICENCIATURA EN CONTADURIA PÚBLICA

I. Solicitud de Colaboración Somos estudiantes de la Universidad Pedagógica de El Salvador, pertenecientes a la Facultad de Ciencias Económicas de la Carrera Licenciatura en Contaduría Pública, estamos realizando nuestro trabajo de graduación para optar al título de Licenciados en Contaduría Pública, dicho trabajo se denomina “propuesta de control Interno para optimizar la liquidez en Asesora Publicitaria Centroamericana, S.A. de C.V.” ubicada en el municipio de San Salvador. En razón de ello, y de la manera más atenta solicitamos a ustedes con mucho respeto, contestar el presente instructivo de investigación, garantizando completa confidencialidad en el manejo de la información y con la expectativa que los aportes que arroje esta investigación sea de utilidad para esta Sociedad que ustedes administran. 1.

¿Dentro de Asesora Publicitaria Centroamericana, poseen un manual de

control Interno?: Si 2. ¿Dentro de

No Asesora Publicitaria Centroamericana, S.A. de C.V. se lleva

contabilidad formal, según lo establece el Código de Comercio?: Si

No 85

3. ¿Cree usted que con un Sistema de control interno y Administrativo se lograría una gestión eficiente y eficaz para la toma de decisiones?: Si

4. ¿Considera usted que en Asesora Publicitaria Centroamericana, cuentan con las Técnicas contables adecuadas para generar información confiable a los accionistas, para que estos tomen decisiones oportunas?: Si 5.

No ¿Todos los comprobantes, reportes y Estados Financieros son revisados y

aprobados por departamentos ó individuos distintos de aquellos que han intervenido en su preparación? Si

6. ¿Estarían dispuestos a brindarles capacitación al personal que lo requiera, para que estos sean eficientes y eficaces en la implementación de un sistema de control interno?: Si

7. ¿En la actualidad ponen en práctica diferentes razones Financieras, sobre ciertas cuentas contables, que les permitan determinar la liquidez de estas?: Si

8. ¿Estarían dispuestos a poner en práctica, nuestra recomendación para optimizar la liquidez dentro de esta Sociedad?: Si 86

¿Considera que Asesora Publicitaria Centroamericana, S.A. de C.V., mantiene niveles óptimos de liquidez para ser una entidad rentable?

10. ¿Considera que Asesora Publicitaria Centroamericana, S.A. de C.V., mantiene niveles óptimos de liquidez para ser una entidad rentable? Si

11. ¿Considera que Asesora Publicitaria Centroamericana, S.A. de C.V., mantiene niveles óptimos de liquidez para ser una entidad rentable? Si

12. ¿Poseen metas a largo plazo que tengan que ver con la liquidez actual? Si

I. Solicitud de Colaboración Esta consistió en solicitar por escrito al objeto de estudio; su colaboración que concierne en contestar las preguntas que contiene la encuesta estructurada; haciendo una breve explicación del centro de estudios y del tema a investigar; y finalmente un agradecimiento.

II. Datos de Clasificación Esta parte indica ciertos apartados, del tema a desarrollar; y los más usuales son: Nombre de la sociedad, objetivo de la investigación, entre otros.

III. Cuerpo del cuestionario: Esta es la parte más importante, y es donde se encuentran las diferentes preguntas e indicaciones que van dirigidas al objeto de estudio.

IV. Datos de Identificación: Esta refleja la identificación del equipo de personas que ha recolectado la información en el ámbito investigado y comprende: Nombre del encuestador, lugar y fecha respectivamente cuando se levanto el cuestionario.

2.2.2.3.6 Exposición de Resultados La información obtenida se expone a través de un análisis e interpretación aplicada a los resultados de cada pregunta.

1. ¿Dentro de Asesora Publicitaria Centroamericana, poseen un manual de control Interno?: OBJETIVO: conocer si en dicha sociedad poseen un manual de control interno, el cual contribuye a un mejor registro de sus operaciones. Respuesta SI NO TOTAL

Análisis

Personas 0 4 4

% 0% 100% 1

Como podemos ver el 100% de los encuestados manifestaron que no cuentan con un manual de control interno, dentro de Asesora Publicitaria Centroamericana, y este es muy importante ya que permite conocer el funcionamiento interno en lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución, auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y a la capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. 2. ¿Dentro de

Asesora Publicitaria Centroamericana, S.A. de C.V. se lleva

contabilidad formal, según lo establece el Código de Comercio?: OBJETIVO: Identificar si cumplen con la legislación de El Salvador, que indica que las empresas deben llevar contabilidad formal. Respuesta SI NO TOTAL

Personas 4 0 4

% 100% 0% 1

Análisis Se puede observar que el total de personas encuestadas manifestaron que efectivamente dentro de Asesora Publicitaria Centroamericana, S.A. de C.V., la contabilidad se lleva de acuerdo a como lo establece el Código de Comercio de El Salvador.

3. ¿Cree usted que con un Sistema de control interno y Administrativo se lograría una gestión eficiente y eficaz para la toma de decisiones?:

OBJETIVO: Conocer de parte del personal entrevistado, que tan recomendable sería un sistema de control para la gestión empresarial. Respuesta SI NO TOTAL

Personas 4 0 4

% 100% 0% 1

Análisis El 100% de los encuestados opino que efectivamente un sistema de control interno contribuiría a una gestión eficaz y eficiente, que ayudaría a los accionistas a la toma de decisiones oportunas, ya que si bien es cierto en la empresa no tienen un sistema de control interno, reconocen de la necesidad de la implementación de éste, pues es a través de él, que se puede lograr una mejor gestión dentro de Asesora Publicitaria Centroamericana, S.A. 4. ¿Considera usted que en Asesora Publicitaria Centroamericana, cuentan con las Técnicas contables adecuadas para generar información confiable a los accionistas, para que estos tomen decisiones oportunas?: OBJETIVO: Identificar si en dicha organización poseen diferentes tipos de técnicas contables para el registro de las operaciones, las cuales contribuirán con el personal responsable en la toma de decisiones. Respuesta SI NO TOTAL

Personas 3 1 4

% 75% 25% 1

Análisis Como podemos observar el 75% de los empleados opinó que si cuentan con las técnicas contables necesarias para poder registrar cada una de las operaciones que se dan dentro de la organización, mientras que un 25% manifestó no estar de 90

acuerdo con dichas técnicas, por la burocracia que estás representan, no obstante dichas técnicas son importantes porque contribuyen a implementar el orden en el registro de cada una de las operaciones que se realizan en cada uno de los departamentos de la empresa. 5.

¿Todos los comprobantes, reportes y Estados Financieros son revisados y

aprobados por departamentos ó individuos distintos de aquellos que han intervenido en su preparación? OBJETIVO: Identificar si se respetan los niveles jerárquicos en la elaboración de informes para minimizar el riesgo de fraude, estafa o malversación de fondos. Respuesta SI NO TOTAL

Personas 3 1 4

% 75% 25% 1

Análisis Nos pudimos dar cuenta que la tercera parte de la población encuestada opinaron que si son supervisadas en cada una de sus actividades, mientras que la parte restante manifestó que no realizan revisión sobre sus funciones

6. ¿Estarían dispuestos a brindarles capacitación al personal que lo requiera, para que estos sean eficientes y eficaces en la implementación de un sistema de control interno?: OBJETIVO: Conocer si la gerencia estaría dispuesta a mandar a capacitar al personal, en caso de encontrar falta de capacidad para el desempeño de sus funciones, en cada uno de ellos. Respuesta SI

Personas 3

% 75% 91

NO TOTAL

1 4

25% 1

Análisis Con el 75% se observa que efectivamente la administración estaría dispuesta a mandar a capacitar al personal que lo necesite para que éstos sean más eficientes y eficaces en cada una de sus actividades, y de esta manera contribuir a registrar cada operación que se realiza dentro de la organización, mientras que el 25% restante no considera necesaria dicha capacitación.

7. ¿En la actualidad ponen en práctica diferentes razones Financieras, sobre ciertas cuentas contables, que les permitan determinar la liquidez de estas?: OBJETIVO: Identificar si la empresa en estudio utiliza como herramienta distintos tipos de razones financieras. Respuesta SI NO TOTAL

Personas 2 2 4

% 50% 50% 1

Análisis Del 100% de la población encuestada, podemos observar que el 50% manifiesta que si utilizan ciertas razones financieras para poder determinar la liquidez de algunas cuentas contables, mientras que la parte restante no ponen en práctica dichas razones financieras, estas razones o índices, que relacionan datos financieros entre sí, permiten a analistas expertos y capaces tener un mejor conocimiento de la situación y desempeño financiero de la empresa que el que podrían obtener mediante el análisis aislado de los datos financieros. 92

8. ¿Estarían dispuestos a poner en práctica, nuestra recomendación para optimizar la liquidez dentro de esta Sociedad?: OBJETIVO: Conocer si efectivamente nuestra recomendación la ejecutarían dentro de la organización, la cual contribuirá a mejorar la liquidez de la empresa en estudio. Respuesta SI NO TOTAL

Personas 3 1 4

% 75% 25% 1

Análisis Del total de encuestados la tercera parte manifiesta estar de acuerdo de poner en práctica nuestra recomendación para la optimización de la liquidez dentro de Asesora Publicitaria Centroamericana, mientras que la parte restante expreso no estar interesado a llevar a cabo dicha recomendación. Pudimos darnos cuenta que el personal que labora para dicha empresa, se encuentra optimista en que se ponga de manifiesto nuestra investigación, ya que esta servirá para una mejor gestión y en consecuencia mejorará la liquidez de la sociedad. 9. ¿Considera que Asesora Publicitaria Centroamericana, S.A. de C.V., mantiene niveles óptimos de liquidez para ser una entidad rentable? OBJETIVO: Identificar el nivel de liquidez que se maneja dentro de esta organización y verificar si ésta es rentable. Respuesta SI NO TOTAL

Personas 3 1 4

% 75% 25% 1

Análisis Como podemos observar tres de las cuatro personas entrevistadas consideran que la empresa en estudio mantiene sus niveles óptimos de liquidez, ya que como ejemplo la empresa tiene dinero en efectivo, para poder invertir y expandir el capital de la sociedad, cubrir gastos, pagar obligaciones, y adquirir todo tipo de bienes de capital. Mientras que la persona que opino negativamente dijo no estar enterada de dicha información. 10. ¿Poseen metas a largo plazo que tengan que ver con la liquidez actual? OBJETIVO: conocer si poseen metas a largo plazo que estén relacionadas con la liquidez que se maneja actualmente. Respuesta SI NO TOTAL

Personas 3 1 4

% 75% 25% 1

Análisis Tal y como se puede apreciar en la presente grafica, el 75% de la población encuestada opinó que efectivamente cuentan con metas a largo plazo relacionadas a la liquidez actual dentro de la organización, y el 25% restante manifiesta no estar enterado si poseen dichas metas. Éste es un punto fundamental ya que es necesario que toda empresa tenga proyecciones a futuro, de esta forma lograr la visión de la compañía, para ser rentable en este mundo de fluctuaciones constantes. 11. ¿Dentro de Asesora Publicitaria Centroamericana, los Estados Financieros que se elaboran son sujetos a Auditorias?:

OBJETIVO: Conocer si los diferentes tipos de Estados Financieros que se elaboran en la empresa en estudio son sujetos a auditorias, tanto internas como externas. Respuesta SI NO TOTAL

Personas 4 0 4

% 100% 0% 1

Análisis Todos los encuestados manifestaron que efectivamente los Estados Financieros que se elaboran dentro de Asesora Publicitaria Centroamericana, son sujetos a una firma de auditoría, ya que la legislación de El Salvador, así lo indica.

12.

¿El personal administrativo y contable tiene conocimiento de lo que es el

informe COSO? OBJETIVO: Identificar si tanto el personal administrativo y contable, posee algún conocimiento sobre lo que es el informe COSO. Respuesta SI NO TOTAL

Personas 2 2 4

% 50% 50% 1

Análisis Tal y como se puede observar un 50% opina tener conocimientos sobre dicho informe, el cual surgió con la necesidad de unificar a un solo criterio el Control Interno y prevenir los riesgos dentro de las organizaciones; mientras que el 50% restante manifestaron no tener conocimiento sobre este informe. 95

2.2.2.3.7 Limitaciones de la Investigación El control interno no es la solución a todos los problemas y deficiencias de una organización, es decir que no representa la "garantía total" sobre la consecución de los objetivos. El sistema de control interno sólo proporciona una grado de seguridad razonable, dado que el sistema se encuentra afectado por una serie de limitaciones inherentes a éste, como por ejemplo la realización de juicios erróneos en las toma de decisiones, errores o fallos humanos, etc. Además, si encontramos mutuo acuerdo en 2 o más personas, es muy probable que puedan eludir el sistema de control interno. Muchas personas creen que estableciendo un sistema de control interno, se acaban los riesgos y males que asechan a la empresa, y esto no es tan así, el control interno no es el remedio o solución final a todos los males. Dos conceptos a la hora de considerar las limitaciones del control interno: •

El control interno funciona a diferentes niveles con respecto a los diferentes objetivos. En el caso de los objetivos operacionales el control interno no puede proporcionar ni siquiera una seguridad razonable de que se conseguirás los objetivos.

•

El control interno no puede proporcionar una seguridad "absoluta" con respecto a cualquiera de las categorías de objetivos (Operacionales, Información Financiera y Cumplimiento).

Existen determinados hechos o circunstancias que son ajenos al control interno, y por otra parte ningún sistema hará lo que se quiera que haga, a lo sumo se podrá esperar la obtención de una seguridad razonable. No obstante, existen varios factores que influyen colectivamente en reforzar el concepto de seguridad razonable, como ser el efecto acumulativo de los controles.

La eficiencia de los controles se verá limitada por el riesgo de errores humanos en la toma de decisiones, siendo éstas tomadas dentro de límites temporales, de acuerdo a la información disponible y usualmente bajo presión. Dentro de la naturaleza de las decisiones que afectan al control, basadas en el juicio humano, podemos describir las siguientes: •

Disfunciones del sistema: Los controles internos a pesar de estar bien diseñados pueden fallar. Pueden cometerse errores originados en interpretaciones incorrectas, o por dejadez, despistes, olvidos o fatigas. Es probable también que ante un cambio de sistemas el personal aún no se encuentre bien capacitado o informado sobre el mismo, lo que originará la consecución de errores de control.

•

Elusión de los controles por la dirección: El sistema de control interno no puede ser más eficaz que las personas responsables de su funcionamiento. Siempre existe la posibilidad que el personal directivo eluda el sistema de control interno con fines particulares. En este caso siempre existe el intento de encubrir hechos no legítimos.

•

Confabulación: Cuando dos o más personas actúan colectivamente para cometer y encubrir un acto cuyo objetivo es el de eludir el sistema de control interno.

•

Relación costes/beneficios: A la hora de establecer un control siempre se evalúan los costos y beneficios de su implementación. El costo del control no debe ser mayor a lo controlado.

2.4 Formulación teórico - Metodológica de lo investigado La investigación de campo permitió obtener toda la información necesaria para responder a las interrogantes de la investigación; además permitió alcanzar sus objetivos. Comprendió métodos lógicos, fuentes y técnicas para captar la información requerida, tratamiento y presentación de nuestra propuesta de control interno. 97

Para efectos de esta investigación, se seleccionó el municipio de San Salvador, como campo geográfico y Asesora Publicitaria Centroamericana, como objeto de investigación. Con este trabajo de investigación se pretende aportar a dicha sociedad, datos valiosos para un control Interno y optimizar así una liquidez dentro de esta; lo cual se transformaría en la obtención de datos confiables para la toma de decisiones. Primeramente en el desarrollo de la investigación se realizaron visitas de campo en las que se efectuaron contactos, con las autoridades de esta sociedad dando lugar a la apertura de la investigación, posteriormente se realizo el cuestionario a la misma en sus diferentes niveles de responsabilidad, de los cuales pueden considerarse como resultados sobresalientes:  Que la toma de decisiones financieras y administrativas no es oportuna y adecuada ya que no cuentan con un control Interno que les permita una optimización de sus recursos.  La empresa no cuenta con un manual, ni políticas de control interno, que ayuden a una gestión empresarial eficiente.  En la visita que se realizó para la obtención de la información en Asesora Publicitaria

Centroamericana,

observo

que

cuentan

con

procedimientos y técnicas contables adecuadas para poder registrar cada una de las operaciones que se realizan en la empresa, así también el personal que es el encargado en procesar toda la información, carecen de ciertos conocimientos para poder desempeñar sus funciones de la mejor manera.  Se pudo observar que dentro de la empresa en estudio, no ponen en práctica diferentes tipos de Razones Financieras, que les permitan darse cuenta la importancia que éstas proporcionan, ya que, utilizándolas se logra 98

determinar si un rubro está en niveles óptimos de liquidez, rentabilidad y rotación. Entre otros. 2.5 Desarrollo y Definición Teórica Como se estableció en la los antecedentes del problema, el informe COSO DE 1992, el Committe of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, conocido como COSO, (Comité de Organismos patrocinadores), publicó el marco Conceptual-Integrated Framework, nació con la finalidad de

establecer una

definición común de control interno y proporcionar un estándar mediante el cual las organizaciones puedan evaluar y mejorar sus sistemas de control. En septiembre de 2004 volvieron a revisar el informe a raíz de anomalías y fraudes que se habían suscitado, en respuesta a ello se amplió este documento para evitar o reducir al máximo los riesgos a los que las empresas están expuestas en sus operaciones cotidianas. Esta idea vino a unificar los lineamientos de control interno establecidos por los países de manera individual y tener un parámetro para implantar, gestionar y evaluar los sistemas de control interno. El sistema de control interno juega un papel muy importante dentro de las organizaciones, pues son el sistema nervioso de la entidad, sin un sistema establecido, es difícil que existan objetivos y los lineamientos para lograrlos, A lo largo de los años las empresas han subsistido gracias a sus controles establecidos y el compromiso adquirido por cada uno de sus empleados a fin de maximizar el uso de los recursos que se les ha encomendado. Dentro de una empresa deben existir controles adecuados que vengan a satisfacer las

necesidades para la alta gerencia y así lograr los objetivos

establecidos. El control interno sienta bases para permitir la evaluación de los 99

procesos de toma de decisiones, cuando se

refiere al grado de efectividad,

eficiencia y economía de la empresa. El Control Interno es realizado por las personas en cada nivel de la entidad, ya que desde la dirección de la empresa hasta el último trabajador deben sentirse partícipe del mismo, de este modo cada uno de ellos podrá adquirir un alto grado de conciencia al momento de evaluar los riesgos, aplicar controles y estar en condiciones de responder adecuadamente a ello. Pues es imposible que la entidad se encuentre en condiciones de conocer todos aquellos riesgos a los que está expuesta en cualquier momento. El Control Interno, es importante para la empresa, por ser este directamente responsable del logro de los objetivos de la organización, estableciendo procedimientos y políticas específicas en la estructura administrativa con relación al registro, procesamiento e información de datos financieros; es además el punto de partida para establecer el control contable; por ello tiene que ver con el plan de organización y registros concernientes, encaminados al bienestar de la empresa. En el Salvador la mayoría de las empresas carecen de controles internos que ayuden al logro de los objetivos que persiguen, pues el costo de implementación de controles bien definidos y el monitoreo de los mismos es elevado y muchas de las entidades no están dispuestas a invertir en esta área. El control interno dentro de las empresas ayuda a detectar los riesgos antes que estos ocurran y de esta manera poder prevenir o reducir el impacto que estos representan, aunque no existe la fórmula para evitar los riesgos, un control bien definido puede garantizar un mejor funcionamiento y logro de resultados en las organizaciones. En El Salvador no existe una ley específica o manual de control interno que puedan adoptar las entidades, sin embargo hay leyes que exigen parte de los 100

controles que ayudan a que la información sea veraz y confiable para la toma de decisiones de la administración. Este tema es de interés general pues ninguna organización podrá subsistir sino emplea algún tipo de control, aunque se puede observar que cada departamento practica controles por simples que estos sean y pudiera ser que las personas no perciban la aplicación de estos en sus labores diarias. Recomendamos este manual de control interno por la importancia y necesidad que representa la aplicación de estos en cada uno de los niveles o departamentos dentro de las entidades, se vuelve imprescindible contar con un manual bien definido que muestre de una manera transparente cada una de las operaciones y facilitar la medición o comparación de resultados obtenidos. Generalmente se utilizan controles superficiales que no tienen mayor relevancia y ni mayor fundamento a la hora de tomar decisiones, esto complica el buen funcionamiento y hasta el principio de negocio en marcha de las empresas.

CAPITULO III 3

MARCO OPERATIVO

3.1

Descripción de los sujetos de la investigación

Al iniciar el presente estudio, se estableció que el sujeto de estudio es Asesora Publicitaria Centroamericana, S.A. de C.V., del Municipio de San Salvador, la cual fue considerada como una fuente de información primaria sobre el tema de investigación. Posterior a esta, el sujeto ya no es visto como una fuente de 101

información sino más bien como un autor principal en la ejecución del sistema de control interno. Considerando todo esto se toma la decisión de proponer a la empresa en estudio, un sistema de control interno que le garantice la salvaguarda de los activos y para que ésta posea las herramientas necesarias para alcanzar sus objetivos organizacionales, tales como efectividad y confiabilidad de la información

eficiencia de las operaciones,

financiera y cumplimiento de las leyes y

regulaciones aplicables. 3.2 Procedimientos para recopilación de datos El desarrollo del diagnóstico de la presente investigación, se realizó de forma descriptiva, la cuál consistió en analizar y evaluar la información que se recolectó, mediante datos primarios, que se obtuvieron de fuentes originales, el cual en este caso son, La Gerencia General, Gerencia de Ventas, Contador y Auxiliar, de Asesora Publicitaria Centroamericana, S.A. de C.V., quienes laboran para esta compañía. Así también los datos secundarios se obtuvieron de libros, artículos de revistas y trabajos de tesis.

Ejemplo de un diagrama:

102

3.3 Especificación de la técnica para el análisis de datos Para la recolección de la información se utilizó instrumentos técnicos como guiones de entrevistas y cuestionario, dirigidos a los encuestados, dicha información se realizó a través de la técnica descriptiva, en la cual se muestra la caracterización del fenómeno estudiado, para la cual se propone nuestro sistema de control interno. 3.3.1 Análisis e interpretación de los resultados. Esta sección contiene los resultados obtenidos en la investigación de campo, los cuales recopilamos mediante el cuestionario realizado a la Gerencia General, Gerencia de Ventas, Contador y Auxiliar. Al analizar los resultados del cuestionario se constató que: Pregunta No. 1 Se demuestra que en Asesora Publicitaria Centroamericana, S.A. de C.V., no cuentan con un manual de control interno, dentro de la compañía; el cual es muy importante ya que permite conocer el funcionamiento interno en lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución, auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y a la capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. El

100%

los

encuestados

manifestaron

que

Asesora

Publicitaria

Centroamericana, no cuenta con dicho manual de control interno. Pregunta No. 2 Se puede observar que el 100% de las personas encuestadas manifestaron que efectivamente dentro de Asesora Publicitaria Centroamericana, S.A. de C.V., la contabilidad se lleva de acuerdo a como lo establece el Código de Comercio de El Salvador, a pesar que no cuentan con los programas informáticos adecuados para

103

poder obtener un mejor registro de las operaciones que realizan y con lo que actualmente poseen tratan de hacer lo mejor posible. Pregunta No. 3 El 100% de los encuestados opino que efectivamente un sistema de control interno contribuiría a una gestión eficaz y eficiente, que ayudaría a los accionistas a la toma de decisiones oportunas, ya que si bien es cierto en la empresa no tienen un sistema de control interno, reconocen de la necesidad de la implementación de éste, pues es a través de él, que se puede lograr una mejor gestión dentro de Asesora Publicitaria Centroamericana, S.A. Pregunta No. 4 El 75% del personal encuestado opinó que si cuentan con las técnicas contables necesarias para poder registrar cada una de las operaciones que se dan dentro de la organización, mientras que un 25% manifestó no estar de acuerdo con dichas técnicas, por la burocracia que estás representan, no obstante dichas técnicas son importantes porque contribuyen a implementar el orden en el registro de cada una de las operaciones que se realizan en cada uno de los departamentos de la empresa. Ya que al poner en práctica dichas técnicas se contribuirá al logro de los objetivos propuestos dentro de un período determinado.

Pregunta No. 5 Nos pudimos dar cuenta que la tercera parte de la población encuestada opino que si son supervisadas en cada una de sus actividades, mientras que la parte restante manifestó que no realizan revisión sobre sus funciones. Cabe mencionar que la supervisión es muy importante en toda organización ya que es a través de esta que se pueden evitar o corregir ciertos errores.

104

Pregunta No. 6 Con el 75% se observa que efectivamente la gerencia estaría dispuesta, a mandar a capacitar al personal en caso de implementar un sistema de control interno independientemente a los distintos departamentos que estos pertenezcan, ya que de esta manera se contribuirá a que estos descubran y pongan en práctica el potencial que posee cada uno de ellos, mientras que el 25% no estaría de acuerdo en hacerlo, ya que no considera necesaria dicha capacitación, cabe mencionar que mientras más capacitado se encuentre el personal contribuirá a maximizar ganancias con la optimización de los recursos.

Pregunta No. 7 Del 100% de la población encuestada, podemos observar que el 50% manifiesta que si utilizan ciertas razones financieras para poder determinar la liquidez de algunas cuentas contables, mientras que la parte restante no ponen en práctica dichas razones financieras, estas razones o índices, que relacionan datos financieros entre sí, permiten a analistas expertos y capaces tener un mejor conocimiento de la situación y desempeño financiero de la empresa que el que podrían obtener mediante el análisis aislado de los datos financieros. Pregunta No. 8 Del total de encuestados la tercera parte manifiesta estar de acuerdo de poner en práctica nuestra recomendación para la optimización de la liquidez dentro de Asesora Publicitaria Centroamericana, mientras que la parte restante expreso no estar interesado a llevar a cabo dicha recomendación. Pudimos darnos cuenta que el personal que labora para dicha empresa, se encuentra optimista en que se ponga de manifiesto nuestra investigación, ya que esta servirá para una mejor gestión y en consecuencia mejorará la liquidez de la sociedad y por ende al incrementar sus ganancias el personal que labora para esta organización también se verá beneficiado con el crecimiento de ésta.

105

Pregunta No. 9 Como podemos observar tres de las cuatro personas entrevistadas consideran que la empresa en estudio mantiene sus niveles óptimos de liquidez, ya que como ejemplo la empresa tiene dinero en efectivo, para poder invertir y expandir el capital de la sociedad, cubrir gastos, pagar obligaciones, y adquirir todo tipo de bienes de capital. Mientras que la persona que opino negativamente dijo no estar enterada de dicha información. Ésta es una parte fundamental ya que se evidencia la disponibilidad de efectivo, con el que cuenta la empresa para hacer frente a sus obligaciones. Pregunta No. 10 Tal y como opinó el 75% de la población encuestada, que efectivamente cuentan con metas a largo plazo relacionadas a la liquidez actual dentro de la organización, y el 25% restante manifestó no estar enterado si poseen dichas metas. Éste es un punto fundamental ya que es necesario que toda empresa tenga proyecciones a futuro, de esta forma lograr la visión de la compañía, para ser rentable en este mundo de fluctuaciones constantes, ya que si una organización no se proyecta a futuro, puede ser que la competencia de ésta le logre quitar mercado y de esa manera desestabilizarlo, e incluso poder llevarlo a la quiebra, he ahí la importancia con contar con dichas proyecciones. Pregunta No. 11 Todos los encuestados manifestaron que efectivamente los Estados Financieros que se elaboran dentro de Asesora Publicitaria Centroamericana, son sujetos a una firma de auditoría, ya que la legislación de El Salvador, así lo indica y además esto sirve para dar confianza a la Junta Directiva o dueños de la compañía que los recursos que ellos han invertido se estén utilizando de una manera eficiente y eficaz, y tomar decisiones de acuerdo a la opinión que ha dado auditoria de los Estados Financieros. Pregunta No. 12 106

Tal y como se puede observar un 50% opina tener conocimientos sobre dicho informe, el cual surgió con la necesidad de unificar a un solo criterio el Control Interno y prevenir los riesgos dentro de las organizaciones; mientras que el 50% restante manifestó no tener conocimiento sobre este informe. Consideraciones Finales 1 a) Que tanto la gerencia general como la de ventas, y el contador general con su auxiliar de Asesora Publicitaria Centroamericana, consideran que la presentación de nuestra recomendación de control interno contribuirá a generar información financiera útil para la toma de decisiones,

lo que

evidencia que estos miembros están consientes de la necesidad de implementar dicha herramienta dentro de la organización. 2 b)

Que las autoridades de Asesora Publicitaria Centroamericana,

manifestaron que no poseen políticas de control interno; lo que limita el proceso sistemático de aplicación de las operaciones contables que realizan dentro de esta sociedad. 1 c)

Que las

autoridades de Asesora Publicitaria Centroamericana,

consideran que los procedimientos contables y registros de control interno son necesarios e indispensables para efectuar el registro de las operaciones que se realizan dentro de la compañía., por lo cual están optimistas en que se les presente nuestra recomendación. 1 2 d) Es indispensable que Asesora Publicitaria Centroamericana tenga su sistema contable y sistema de control interno completo e integral, que facilite el proceso sistemático de aplicación de las operaciones que éstas realiza; apegado a Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) y Normas Internacionales de Información Financiera con el propósito

establecer

resultados

confiables,

que

sirvan

administración para la toma de decisiones. 107

3 e) Que sería importante que todos los usuarios de la información contable pongan en práctica el uso de las razones financieras, ya que estas proporcionan información clara y precisa sobre ciertas cuentas contables lo cual será de mucha utilidad a las personas responsables de la toma de decisiones, para que éstos puedan evitar riesgos en el futuro. 4 f) Sería importante que todos los miembros que están involucrados con el proceso administrativo, operativo y contable, tengan conocimientos del informe COSO, el cual vino a unificar a un solo criterio el control interno y prevenir así los riesgos.

108

3.4 Cronograma UNIVERSIDAD PEDAGOGICA DE EL SALVADOR Dirección de investigación y transferencia tecnológica CRONOGRAMA DE ASESORA DE TESIS Especialidad

Licenciado en Contaduría publica

Asesor

Licenciado Elías Antonio Gómez de León

Tema

Propuesta de Control Interno para optimizar la liquidez en Asesora Publicitaria Centroamericana, S.A. de C.V., San Salvador, 2009-2010.

Alumnos

Domínguez Pérez, Misael Antonio; Rodríguez, Ivania Guadalupe; Vásquez del Cid, Karen Julissa

Firma de acuerdo: Asesor

Estudiante.

Fecha

San Salvador, 2010

JUL

DICIEMBRE

109

TIVI

PTI

DA DE S:

NIO

VIE

Inv esti 1.0 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5

INVESTIGACION DOCUMENTAL gac ión selección de Bibliografía a Utilizar Doc umLectura y Selección de Citas Bibliográficas entFichas Bibliográficas y de Resumen (Fichas elaboradas en SI y actualizadas) al / CaFichas de Conceptos / Categorías mpRedacción Fundamentación Teórica o

2.0

CONSTRUCCION DEL MARCO CONCEPTUAL

2.1

Introducción

2.2

Antecedentes del Problema

2.3

Justificación

2.4

Planteamiento del Problema

2.5

Alcances y Limitaciones

2.6

Recuento de Conceptos y Categorías a Utilizar

2.7

Reuniones con Asesor

2.8

Entrega Primer Avance

2.9

Corrección Primer Avance

2.10

Entrega Primer Avance Corregido

3.0

CONSTRUCCION DEL MARCO TEORICO

3.1

Fundamentación Teórico-Metodológica de lo Investigado

3.2

Construcción del Marco Empírico

3.2.1

Diseño de Instrumentos de Investigación

3.2.2

Levantamiento de Información

3.2.3

Aplicación de Instrumento

3.2.4

Procesamiento de la Información

3.2.5

Análisis de la Información

3.2.6

Elaboración del Informe

3.3

Historia de las Variables

3.4

Formulación Teórico-Metodológica de lo Investigado

3.5

Desarrollo y Definición Teórica(Posterior a contraposición de autores)

3.6

Reuniones con Asesor

3.7

Entrega Segundo Avance

3.8

Corrección Segundo Avance

3.9

Entrega Segundo Avance Corregido

110

4.0

CONSTRUCCION DEL MARCO OPERATIVO

4.1

Descripción de los Sujetos de la Investigación

4.2

Procedimiento para Recopilación de Datos

4.3

Especificación de la Técnica para el Análisis de los Datos

4.4

Cronograma

4.5

Recursos

4.6

Índice Preliminar Sobre Informe Final

4.7

Reuniones con Asesor

4.8

Entrega Tercer Avance

4.9

Corrección Tercer Avance

4.9

Entrega Tercer Avance Corregido BIBLIOGRAFIA GENERAL UTILIZADA ANEXOS

111

3.5 Recursos Para el desarrollo del presente trabajo de tesis se utilizó una serie de recursos para la obtención y ordenamiento de la información que se recolecto, comenzando por la propuesta que se les hizo a las autoridades de Asesora Publicitaria Centroamericana, S.A. de C.V., donde se les expuso los beneficios que le traería la recomendación de control interno, para la optimización de los recursos dentro de esta compañía. 3.6 Índice preliminar sobre informe final 3.6.1 Marco Conceptual Esta parte es donde se definen los antecedentes históricos de Asesora Publicitaria Centroamericana, S.A. de C.V., siendo su giro principal la prestación de servicios de publicidad en diferentes vallas publicitarias y cines de todo el territorio nacional. Esta sociedad al igual que otras organizaciones cuentan con una serie de limitantes, pero esto no es un obstáculo para que esta no mejore sus sistemas de control interno, para una mejor optimización de los recursos de la empresa. El principal problema con que cuenta la empresa Asesora Publicitaria Centroamericana, es no tener un sistema de control interno, el cual es una

herramienta importante que le

permitirá obtener Estados Financieros confiables y que estos les sirvan para medir su rendimiento económico y financiero. 3.6.2 Marco Teórico Contiene lo relacionado con el proceso administrativo, control interno y sistemas contables, así como también la construcción del marco empírico que es donde se desarrollo el trabajo de campo con

el Gerente General, Gerente Administrativo, Contador y Auxiliar de la

empresa en estudio, posteriormente se realizo el cuestionario y se analizo e interpreto cada una de las preguntas efectuadas a las autoridades de Asesora Publicitaria Centroamericana, S.A. de C.V., dejando por ultimo las definiciones propias de la investigación. 3.6.3 Marco Operativo Esta parte contiene la descripción del sujeto que se investiga, para luego establecer cuál es la situación que aqueja a la compañía referente al sistema de control interno, a continuación 112

se establecen los procedimientos que se siguieron para determinar la población y la muestra, así como también la técnica que se utilizó para realizar el trabajo de campo, luego se elaboró el cronograma de actividades donde se plasma el tiempo en el que se llevó a cabo cada una de las actividades en el desarrollo de la tesis, para dejar por ultimo la recomendación de un sistema de control interno. SUGERENCIA DE CONTROL INTERNO PARA LA EMPRESA Por sugerencias de la Unidad de Investigación no se elaboró una propuesta para la empresa en estudio, sin embargo para una mejor comprensión del presente documento, el equipo de trabajo dará la siguiente sugerencia de cómo implementar un sistema de control interno. Primeramente elaborando:  Un manual de Organización y Funciones  Un manual de procedimientos administrativos y contables  Un flujograma de las operaciones de la empresa Como instrucciones para el uso de los manuales:  El sistema debe ser aplicado por todos los propietarios y personal que laboran en la empresa.  El sistema servirá de guía de trabajo e instrumento de consulta que permita una permanente actualización y capacitación para los propietarios.  Los propietarios deben invertir en los recursos necesarios para poder ponerlo en práctica. Una herramienta útil para la aplicación de un sistema de control es contar con un buen equipo informático, ya que esto hace más práctico el trabajo; en la empresa debe de existir la disposición de darles ésta herramienta a su equipo de trabajo y por ende proporcionarles un programa que le facilite el control, se sugiere que hagan un esfuerzo para implementar esta alternativa para su negocio.

113

Es importante aclarar que en la empresa se cuenta con el equipo de cómputo o computadoras necesarias, sin embargo no cuentan con un programa especializado para el control de su activo fijo o inventario. Excel, este programa es una herramienta muy excelente para el control de inventarios y mucho más. Y ya que por la naturaleza de la empresa no utilizan la cuenta de inventarios, pero se podría utilizar esta herramienta para llevar muy controlado el activo fijo. La utilización de esta herramienta contribuirá mucho en el crecimiento de la empresa, por lo que es muy importante que los propietarios de la empresa tomen en cuenta esta alternativa para el control en su negocio. Cabe mencionar que hoy en día la competencia a dado origen a que se vuelva accesible la adquisición de una computadora y sus derivados, por lo que aunque muchas de las empresas ya están acostumbradas a realizar sus operaciones de manera práctica. Es muy provechoso poder hacer uso de estas herramientas, ya que si en un negocio no se están produciendo cambios para mejorar, lamentablemente la competencia en un momento inesperado ahogara el funcionamiento de la misma y se verá en serio problema. Las actividades importantes para la supervisión son:  REVISIÓN DE LAS ACTIVIDADES QUE SE REALIZAN EN EL DÍA. Todo propietario o encargado, debe supervisar constantemente el desarrollo de las actividades de sus empleados, debido a que muchos de los problemas que afronta la micro y pequeña empresa es que no aprovecha el tiempo y muchos de sus empleados están un nivel de ociosidad, por lo que esto hace que exista un descuido en el control.  VERIFICACIÓN DE LOS INVENTARIOS Y ACTIVO FIJO En esta rama, se hace necesario la verificación de los inventarios y del activo fijo, ya sea por el propietario o por el responsable de dichos rubros, ya que un error en los registros da oportunidad a fuga de producto, o perdida de dinero, por lo que se hace necesario una verificación de lo que se encuentra en registro y en lo físico. Otro de los factores por lo que se hace necesaria la verificación es por el estancamiento de producto que pueda tener cualquier negocio, ya que si no revisa bien sus inventarios al momento de adquirir producto, puede caer en el error de comprar productos para las estructuras publicitarias que ya posee y no es necesario adquirir por lo que es importante la verificación de inventarios. 114

 ASIGNACIÓN DE ACTIVIDADES LABORALES A LOS EMPLEADOS. En la actualidad hacer las cosas a través de otras personas se considera un aspecto esencial del proceso de la gerencia. La misión de delegación de tareas esta implícita en esta definición. No obstante, asombra ver que muchos gerentes o propietarios no puedan comprender que el hecho de aprender a delegar se considera solución para sus problemas de control interno. Por lo que es necesario que se tome en cuenta lo útil que es delegar responsabilidades dentro de la empresa, ya que muchos están teniendo problema por querer hacer todo el trabajo interno ellos solos, por lo que se hace vital la delegación dentro del negocio.

 SUPERVISIÓN DE LAS ENTRADAS Y SALIDAS DE TODAS LAS ACTIVIDADES QUE SE REALIZAN, Y QUE ESTÉN ACORDE A LA DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO. El control se encierra en la supervisión, para saber si los objetivos antes planteados son obtenidos, por lo que se hace necesaria la comparación. Esta es una herramienta muy útil, porque evita las anomalías en cualquier área de la empresa, debido a esto se hace fundamental que los propietarios o específicamente el departamento financiero de la empresa, comparen en todo, lo que ellos tienen en documentación con lo que está en físico, para ello se necesita que ellos lleven registros, documentos etc., en donde puedan apoyarse para la comparación de las entradas y salidas que se realizan dentro de sus negocios .VERIFICACIÓN DE LOS REGISTROS CONTABLES Para que el control sea efectivo, los propietarios o los delegados para supervisar, deben invertir tiempo en la verificación de los libros donde registran tanto las compras que hacen como las ventas, con el objetivo que este se dé cuenta si su negocio le está dando resultado, así como también puedan conocer si las compras las están realizando de acuerdo a lo que necesitan, y para saber lo que necesitan se hace necesario verificar el libro venta. Muchos toman la alternativa de contratar un auditor interno, que se encargará de velar para que todas las operaciones que se realizan dentro de la compañía sean correctas y estén de acuerdo a la legislación de El Salvador.

115

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