1
Autoridades de la Universidad Pedag贸gica de El Salvador
Rector: Ing. Luis Mario Aparicio.
Vice Rectora: Licda. Catalina Rodr铆guez de Merino.
Decano Facultad de Ciencias Econ贸micas: Lic. Manuel Antonio Ortega.
2
3
4
AGRADECIMIENTOS A DIOS TODO PODEROSO, por el maravilloso don de la vida, por guiarme a cada momento y permitirme la superación en los estudios, por regalarme la sabiduría y humildad a cada momento, para ser una ciudadana de bien. A MI MADRE, con mucho cariño por enseñarme el camino del bien con sus nobles consejos, animándome a cada momento para poder superarme en la vida. A MIS HERMANOS, por darme palabras de ánimo para poder llegar a culminar mis estudios. A MI ABUELITA, porque siempre me dio palabras que día a día me ayudaron a ponerme retos y confiar en la grandeza de DIOS. A MIS TIOS, que siempre me apoyaron dándome consejos en los momentos difíciles de la vida y contando con sus oraciones. A LOS CHIQUITOS de la familia, que con su inocencia reflejaban la grandeza de DIOS. A LOS AMIGOS, que estuvieron ahí, en los momentos difíciles dándome consejos para no desmayar; y lograr ser como guerrero frente a la batalla. A LOS COMPAÑEROS DE TESIS, por aportar sus conocimientos para la realización de nuestro trabajo. A NUESTRO ASESOR, Lic. Gilberto Durán, por darnos sus palabras de aliento para no desmayar en los momentos difíciles y por apoyarnos con sus conocimientos para la culminación de nuestra tesis. Glenda Damaris Ramírez Alvarado
5
DEDICATORIA
Agradezco primeramente a Dios, por estar siempre a mi lado, sin soltarme en ningún momento, por haberme dado la vida que tengo y la sabiduría de haber aprobado con éxito la carrera de Administración de Empresa.
Agradezco a mi padre, Ernesto Azahar Araujo y mi madre, Teresa de Jesús Pineda Escalante, por su apoyo incondicional y su esfuerzo por sacarme adelante haciéndome una persona con principios cristianos, siendo ésta la base de mi vida, y por la oportunidad que he tenido de alcanzar esta satisfacción en mi vida.
Agradezco a mi hermana y hermanos y sus familias por sus consejos, oraciones y ejemplo que han sido y seguirán siendo para mi persona, por la paciencia de mis ausencias que muchas veces por la responsabilidad adquirida en la universidad, no me permitía compartir con ellos momentos de felicidad.
Agradezco a mis compañeros de tesis, Glenda Damaris y Oscar Edgardo que muchas veces nos vimos frustrados por las inconsistencias de la investigación, pero el apoyo de cada uno y el aliento del Lic. Gilberto Durán, nos dio la fuerza para no desmayar y salir a flote, terminando con éxito nuestra investigación.
Agradezco
a mis compañeros de la universidad, que en todo momento me
apoyaron, principalmente a Julio Cesar Reyes ya que; me brindo más que su amistad, su confianza abriéndonos las puertas de la empresa Uniformes Industriales OR sin restricción alguna para realizar nuestra tesis.
Agradezco a todos mis amigos y personas queseé
vieron involucradas en el
proceso de mi formación profesional, por sus consejos y oraciones, alentándome en todo momento a no desmayar.
Heriberto Antonio Azahar Pineda.
6
DEDICATORIA
Primeramente le agradezco a Dios, por regalarme vida hasta este momento, por darme la sabiduría, fuerza y capacidad necesaria para lograr esta meta; la cual es muy importante en mi vida.
Le agradezco con mucho cariño a mi familia que de una u otra forma siempre me dieron su apoyo para seguir adelante; a mi Padre Fernando Ramírez y a mi Madre María Berta Mejía Calles,
por regalarme la vida y apoyarme siempre;
especialmente a mi Madre María Berta, a mis hermanos(as), a mi tía María Luisa, a mi tía María Inés; porque siempre me apoyaron incondicionalmente; de igual forma; a mi abuelo José Ángel Mejía (Q.D.D.G), por todos sus consejos y oraciones, los cuales me ayudaron mucho para alcanzar este objetivo. Y también a otros(as) familiares y amigos que estuvieron siempre pendientes de mi carrera, que de igual manera me brindaron su apoyo.
También un agradecimiento a nuestro asesor Lic. Gilberto Durán, que con sus conocimientos nos condujo para culminar este trabajo. A mis compañeros de tesis Glenda Damaris y Heriberto Pineda, por su apoyo y perseverancia que nos llevó a terminar nuestro gran objetivo.
De igual forma; le agradezco a la Empresa Uniformes Industriales OR, por su apoyo, ya que; por medio de su Gerente Julio Cesar Reyes, abrió sus puertas y nos permitió realizar nuestro trabajo; facilitándonos la información requerida.
Oscar Edgardo Ramírez Mejía
7
ÍNDICE Capítulo I
1
Marco Conceptual
Pág.
1.1
Introducción------------------------------------------------------------------
1-2
1.2
Antecedentes---------------------------------------------------------------
3
1.2.1
Antecedentes del problema------------------------------------------- 3
1.2.2
Antecedentes del estudio------------------------------------------------
4-11
1.2.3
Enfoque sistémico del proceso administrativo---------------------
12
1.2.4
Criterios sobre herramientas administrativas y financieras-----
13-14
1.3
Justificación de la investigación----------------------------------------
15
1. 3.1
Factibilidad------------------------------------------------------------------- 15
1.4
Planteamiento del Problema--------------------------------------------
16
1. 4.1
Situación Problemática---------------------------------------------------
16-17
1. 4.2
Enunciado del Problema-------------------------------------------------
17
1.5
Objetivos---------------------------------------------------------------------
18
1.5.1
Objetivos Generales------------------------------------------------------- 18
1.5.2
Objetivos Específicos-----------------------------------------------------
1.6
Alcances y Limitaciones-------------------------------------------------- 19-22
1.6.1
El Sistema-------------------------------------------------------------------
22-24
1.6.2
La Contabilidad-------------------------------------------------------------
24-25
1.6.3
Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF)
25-27
1.6.4
Uso de La Tecnología en los Esquemas de Control--------------
28
18
1.6.4.1 Innovación y Obsolescencia Tecnológica---------------------------
28-29
1.7
30-34
Recuento de Conceptos y Categorías a Utilizar-------------------
8
Capítulo II 2
Marco Teórico
Pág.
2.1
Fundamentación Teórico Metodológica----------------------------
35
2.1.1
El Término “Sistema” en un Sentido Amplio----------------------
35-36
2.1.1.1 Tipos de Sistemas Administrativos----------------------------------
36-38
2.1.1.2 Elementos Integrantes de los Sistemas Administrativos-----
38-39
2.1.1.3 Atributos de los Sistemas Administrativos.------------------------
39-41
2.1.2
41
La Administración y las Finanzas -----------------------------------
2.1.2.1 Datos Históricos----------------------------------------------------------2.1.3
41-43
Elementos Básicos de un Sistema Administrativo y Financiero------------------------------------------------------------------
44
2.1.3.1 Los Procesos de Administración-------------------------------------
44-48
2.1.3.2 El Proceso del Control -------------------------------------------------
48-49
2.1.4
El Control Contable------------------------------------------------------
50
2.1.4.1 La Contabilidad-----------------------------------------------------------
50
2.1.4.2 Datos Históricos de la Contabilidad---------------------------------
50-52
2.1.4.3 Las Finanzas--------------------------------------------------------------
52-54
2.1.5
Herramientas o Indicadores de Control Financiero-------------
54-74
2.1.6
Sistema de Control Interno--------------------------------------------
75
2.1.6.1 Evaluación de la Estructura de Control Interno de Acuerdo a Normas de Auditoria. (SAS 55)---------------------------------2.1.6.2 El Informe COSO.------------------------------------------------------2.1.7
75 75-80
Uso de la Tecnología---------------------------------------------------- 80-81
2.1.7.1 Requerimientos del Empresario--------------------------------------
81
2.1.8
82
La Empresa----------------------------------------------------------------
2.1.8.1 Objetivos de la Empresa.----------------------------------------------- 82-83 2.1.8.2 Funciones de los Objetivos de las Empresas--------------------
84
2.1.8.3 Las Pequeñas y Medianas Empresas-----------------------------
84-85
2.1.8.4 Los Recursos de las Empresas--------------------------------------
86-89
2.2
Fundamentación Teórica-----------------------------------------------
90-92
2.3
Construcción del Marco Empírico------------------------------------
93-94
2.4
Diseño del Instrumento-------------------------------------------------
95-97
2.5
Aplicación del Instrumento de Investigación----------------------
98 9
2.5.1
Cuestionario de Control Interno--------------------------------------
98-107
2.5.2
Especificación de la Técnica para la Elaboración del FODA
108-111
2.5.3
Cuestionario--------------------------------------------------------------
112-132
2.6
Formulación Teórico-Metodológica de lo Investigado----------
133-134
2.7
Desarrollo y Definición Teórica---------------------------------------
135-136
Capitulo III 3
Marco Operativo
Pág.
3.1
Descripción de los sujetos de la investigación-----------------------
3.2
Procedimientos para la recopilación de datos----------------------- 141-142
3.3
Desarrollo de la prueba piloto-------------------------------------------
3.4
Especificaciones de la técnica para el análisis de los datos----- 150
3.5
Cronograma------------------------------------------------------------------
151-154
3.6
Recursos----------------------------------------------------------------------
155
3.7
Índice preliminar sobre informe final-----------------------------------
156-157
3.8
Bibliografía-------------------------------------------------------------------- 158-159
137-140
143-149
Anexos----------------------------------------------------------------------------------- 160
10
CAPITULO I 1.0 MARCO CONCEPTUAL 1.1 INTRODUCCIÓN Un negocio en marcha, cualquiera que sea su naturaleza y su tamaño, descansa sobre un sistema; bueno o malo; competente o ineficaz, los sistemas existen; así para el ejemplo, un equipo de fútbol puede tener un sistema de juego y no ganar ningún partido. El enfoque consiste en exponer y describir un sistema
de
administración y finanzas que sea capaz de complacer a los reclamantes de bienes, es decir de los clientes, los inversionistas y otros. En este caso, el reclamante de retornos; el que aporta; necesita cuantificar los recursos, ya sea los que arriesga como los que recibe, en ese caso necesita implementar herramientas financieras al sistema de administración. Para la utilización de recursos administrativos, la base descansa sobre los principios de administración moderna como son: La planeación, la organización, la dirección, la ejecución y el control, sin que exista una secuencia determinante, la consideración de la misma ayuda a una mejor distribución de funciones y a señalar centros de responsabilidad y en relación a las demandas de herramientas financieras, se sugiere la utilización de medidores o indicadores para hacer de las operaciones una constante en la marcha del negocio, tales como: Las Razones Financieras, el Punto de Equilibrio, el Estado de Flujo de Efectivo, los Estados Financieros Básicos y el Presupuesto. Cuando la contabilidad tradicional pierde protagonismo, estas medidas son el auxiliar oportuno y adecuado en la toma de decisiones.
El desarrollo de esta tesis consta de tres capítulos, en el primero, se enfoca la importancia de este estudio, como son los antecedentes, donde se expone partes importantes de estudios o análisis anteriores referentes a la investigación y otros estudios realizados recientemente, en la justificación básicamente se define a la
importancia del estudio y su utilidad tanto para la empresa Uniformes Industriales como para otras interesadas en tomar en cuenta la investigación, el planteamiento del problema define como se ha de establecer la investigación explicando la situación problemática y a la vez definiendo el enunciado del problema, respecto de los alcances y limitaciones se visualizan desde donde y hasta que punto se logrará profundizar con la investigación, de tal manera que permitan definir de forma clara cuáles serán los elementos que la investigación cubrirá. Todos estos elementos que en su conjunto muestran, no sólo el planteamiento histórico y filosófico; sino también epistemológico y metodológico del estudio. Se justifica su importancia y como una derivación, se plantea el problema como un acercamiento al objeto de estudio.
En el segundo capitulo se desarrolla el marco teórico, donde se presenta la fundamentación teórico-metodológica que detalla las teorías de los diferentes autores, la cual se relacionan con los sujetos de investigación y se establece una definición propia de los sujetos de estudio. También se desarrolla el diseño del instrumento de la investigación; donde se elaboraron entrevistas y cuestionarios como parte fundamental para el acercamiento a al objeto de estudio.
El marco operativo conformado por el tercer capítulo, se puede encontrar la descripción de los sujetos de la investigación, la metodología empleada para la recopilación de datos, con los cuales se presentó un caso práctico, el cual detalla algunas de las herramientas o indicadores financieros. Asimismo se presenta el cronograma de actividades para el desarrollo de la investigación.
La presente investigación fue creada, como parte de la formación y cumplimiento, de requisito de graduación, en las especializaciones de Administración de Empresa y Contaduría Pública, permitiendo un análisis del panorama general sobre la necesidad que tienen las empresas de contar con un sistema administrativo y financiero que les permita un mejor aprovechamiento de los recursos.
1.2
ANTECEDENTES
1.2.1 Antecedentes de la empresa Uniformes Industriales “OR”, C.A. de C.V.
La empresa Uniformes Industriales “OR”, fue fundada en San Salvador en el año 2000, de acuerdo al pacto social, es parte del mercado Salvadoreño textil, ya que su función es dedicarse a la confección de uniformes industriales de hospitales, empresas de servicios, colegios, etc. Categorizada por el Ministerio de Hacienda como mediana empresa por medio de sus activos. La empresa está conformada por un Gerente General, un auditor interno, un contador y un auxiliar contable, cuatro vendedores, cuatro Operarios, una secretaria, oficios varios y un bodeguero. En cuanto a sus ventas ascienden a un promedio de $50,000.00 mensuales. Su actividad laboral es corte, confección, bordado, venta, comercialización y distribución de uniformes industriales. Se cuenta con líneas ejecutivas y corporativas. Sus principales productos son las playeras tipo polo, camisas, blusas, camisolas y pantalones industriales, gorras, chamarras, pantalones tipo dockers, batas, corbatas, máscaras, overoles, chalecos, uniformes para operarios (industria de producción), uniformes para mecánicos (industria automotriz), etc. Para el desarrollo de su propósito, asume el uso de los siguientes recursos: Capacidad instalada consistente, así por ejemplo: máquinas ranas, planas, remachadora y una adecuada área de producción. Un inventario de materia prima, equipo de transporte, cuentas por recuperar y efectivo en caja. Dentro de sus recursos posee algunos clientes cautivos, con una relativa participación en el mercado.
La empresa Uniformes Industriales OR, S.A. de C.V. tiene la visión de superar cualquier tipo de inconsistencia de carácter administrativo que en sus procesos cotidianos pueda tener, en tal sentido preveen un ambiente factible para lograr organizar su empresa de manera sistemática la cual funcione más eficiente en todas sus áreas: como recursos rumanos, ventas, la parte financiera, el área de materiales o materias primas, equipos y maquinarias, inventarios, políticas, metas, objetivos, estrategias, planes, y lograr dinamizar las actividades necesarias para la operatividad de la empresa.
1.2.2 Antecedentes del estudio.
Para el desarrollo del estudio se torna necesario reflejar algunos de los conceptos de diferentes autores en torno a los sujetos de la investigación. El vocablo sistema ha sido utilizado desde tiempos lejanos y, atendiendo a su sentido amplio. Es así como desde antes se habló y se escribió sobre sistemas filosóficos que a su vez fueron fuente o permitieron el planteamiento de otros sistemas: astronómicos, matemáticos, geográficos, etcétera. En la vida moderna se utiliza la palabra sistema en disciplinas muy diversas y su aplicación se ha generalizado enormemente. Oímos hablar (o leemos) sobre sistemas económicos, sistemas financieros, sistemas administrativos, políticos, sociales, sistemas de transportes, sistemas contables, etc. Cuando se emplea vulgarmente la palabra sistema no siempre su utilización es correcta respecto del concepto al cual se refiere. En 1964 en la Systems Science Conference se propuso y aprobó la siguiente definición de sistema: Un sistema es un conjunto de diversos elementos humanos y mecánicos integrados para lograr un objetivo común mediante el manejo y control de materiales, información, energía y hombres. Por su parte otros autores mencionan que: Sistema es un conjunto de elementos organizados que se encuentran en interacción, en busca de alguna meta común, operando para ello con datos o
información sobre varios elementos en una referencia temporal para producir entrada y salida de información. 1 André Gingras define a los sistemas como un conjunto de componentes que están interrelacionados y transforman elementos llamados entradas en otros elementos llamados salidas. El sistema generalmente es presentado de la siguiente manera: 2
Entradas
Sistema de transformación
Salidas
Elementos que integran un sistema: Personas Tecnología Gestión del conocimiento 3
Sistema administrativo es como la red de procedimientos relacionados de manera dinámica de acuerdo a un esquema integrado tendientes al logro de los fines de una empresa u organización 4
De acuerdo a investigaciones anteriores; como es el caso del estudio realizado en la Universidad Dr. José Matías Delgado, sobre Sistema Administrativo y financiero para el manejo de los recursos, donde se colocan las herramientas de control financiero y surgen como muy importantes para el esquema que resalta el control como fase de la administración, donde se da la retroalimentación, en el cual periódicamente se están evaluando resultados. La propuesta continúa señalando
1
Murdick Robert G. “Sistemas de Información Administrativa” México 1989. Gingras André, Los fundamentos de la Administración en la Historia, ed Gaeran Morin, 1982, pag.285 3 Rockart, J. F.: Nuevos criterios para el análisis de sistemas. Revista Administración de Empresas. Ed. Contabilidad Moderna. Tomo 1. Pág. 659 4 Barrios, J. D.: Sistemas y Procedimientos, Editorial Roble, México, pág.15 2
herramientas de control, por ejemplo: El siguiente gráfico se presentan las respuestas obtenidas en empresas de carácter familiar del país. 5
ESCALA PARA TOMA DE DECISIONES FLUJO DE EFECTIVO CONTROLES CONTABLES PUNTO DE EQUILIBRIO CONTROL PRESUPUESTAL RAZONES FINACIERAS 1 CLASIFICACION
2
3
MENOS
4
5
6
IMPORTANTE
IMPORTANTE
7
8
9
10
MUY IMPORTANTE
De acuerdo al gráfico, se considera de mucha importancia, las decisiones emanadas en la base a “controles contables”, es decir; con base a la contabilidad tradicional, la cual emite datos históricos. Mientras que algunas herramientas; como el Punto de Equilibrio y las Razones Financieras son de “menor importancia” para la toma de decisiones. Sin embargo, el alcance en este análisis pretende considerar como “muy importantes” herramientas de control financiero que permiten anticiparse a los acontecimientos de carácter también financiero, dentro del negocio, es decir: Los estados financieros, en su conjunto; pero con medidores como el Punto de Equilibrio, las Razones Financieras, los Presupuestos y el manejo del efectivo a través del Estado de Efectivo. Esto como insumo necesario para que el sistema que estructura el control interno cumpla con su cometido.
Cuando el profesor Henry Mintzberz de la Universidad de Mcgill se refiere a que los administradores están poniendo en la palestra de la discusión, los diferentes enfoques para el campo de los negocios, van más allá de las funciones clásicas 5
Tésis, Universidad Dr. José Matías Delgado, Sistema Administrativo y Financiero para el Manejo de los Recursos en la Mediana Empresa en El Salvador, 2008, pág.16
de la administración (planeación, dirección, organización, ejecución y control). Aclarando asimismo; que se tiende hacia un enfoque que él llama “Enfoque de Sistemas”, reconociendo la importancia de atender el manejo de dicho sistema, con la consideración que es un enfoque hacia un sistema integrado, el cual facilita la interacción con el entorno externo siendo éste un sistema abierto.6 La aplicabilidad de los conceptos de sistemas es muy amplia. Los sistemas tienen delimitaciones, pero interactúan con el exterior. Este enfoque reconoce la importancia de estudiar las interrelaciones de cada una de las fases del proceso administrativo, así como los subsistemas que son muy numerosos. 7 Un enfoque administrativo y financiero tiene un asidero importante en un sistema de control interno, el cual descansa sobre tres categorías de objetivos:
a) Efectividad y eficiencia de las operaciones. b) Suficiencia y confiabilidad en la información financiera. c) Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. 8
El sistema de control interno se desarrolla y vive dentro de la organización, con procedimientos o formas preestablecidas que aseguren su estructura interna y cumplimiento; además debe contar con un grupo humano idóneo para cumplir sus funciones.9 Este preestablecimiento tiende a modificar algunas conductas en la gestión de operaciones lo que impacta en resultados financieros.
En un estudio realizado por Kenneth J. Albert, donde destaca que los mecanismos o sistemas de control interno con frecuencia necesitan ser instituidos o controlados con asistencia externa o una evaluación independiente. Constantemente los principales dirigentes ejecutivos y los consejos de administración re-conocen la 6
Koontz y Weihrich, Administración una Perspectiva Global año 2004, edición 12ª, McgranHill, México, Pág.20. 7 Koontz y Weihrich, Administración una Perspectiva Global año 2004, edición 12ª, McgranHill, México, pag.22 8 Informe COSO, Comité of Sponsoning Organizations of the toladway. 9 Tesis, Universidad Dr. José Matías Delgado, Estudio y Evaluación de las Áreas de Catastro y Cuentas de la Alcaldía del Municipio de Colón, 2008
necesidad de evaluaciones independientes a medida que sus operaciones y sistemas elevan su nivel de complejidad. Las empresas tienden a evaluar sus resultados en términos de utilidad. Todos los administradores, desde luego, necesitan determinar si sus estructuras organizativas son firmes y adecuadas para alcanzar los objetivos. Los sistemas de control no reemplazan, sino que asisten, en la adecuación de la organización. Según Albert las empresas no tienen que estar en problemas para reconocer la necesidad de un control más estricto. Mucho más que antes, los ejecutivos y miembros exitosos de los consejos de directores, tanto de los sectores públicos como privados, están haciendo hincapié sobre los controles administrativos. 10 La tecnología de computadoras y técnicas nuevas y mejoradas para utilizar la información han hecho que los controles mejorados no sólo sean posibles sino aceptables; además han agudizado el interés por el control administrativo. En el sector de utilidades, desde luego, la administración está reconociendo que los mejores controles pueden incrementar las utilidades. Los síntomas de la necesidad de controles mejorados se muestran mucho antes de que las funciones o los negocios estén fuera de control. Estos síntomas incluyen:
10
Declinación de las utilidades
Pérdida de la posición de liderazgo
Intensa insatisfacción de los empleados
Falta de habilidad para identificar la utilidad del producto
Requerimientos de crédito excesivos
Albert J. Kenneth, Manual del Administrador de Empresas, pag78
Inadecuado uso de las instalaciones 11
Estos síntomas pueden reflejar mayores problemas subyacentes resultantes de la falta de controles en periodos anteriores. Pero rara vez son situaciones que no puedan ser corregidas por una administración y sistemas de control adecuados. Un signo frecuente de problema potencial es la lentitud en la reacción en el tiempo de entrega de los productos o servicios; los pedidos de productos no habituales requieren más de uno o dos días para ingresar y más de unos cuantos días o una semana para despacharse. Las demoras en actuar para satisfacer los requerimientos de servicio, que pueden variar de un día hasta varias semanas dependen del tipo de servicio. En la mayoría de los casos las agencias de servicios o industrias están obligadas a proporcionarlo de inmediato. Cuando se producen numerosas quejas, algo incorrecto con los procedimientos y operación por lo general está causando un tiempo de reacción lenta. La insatisfacción del cliente se establece eventualmente. Tal situación es el resultado de una carencia de control administrativo y financiero. Un negocio que requiere capital en forma permanente sin producir una rentabilidad adecuada evidentemente padece problemas de control. Por lo general, los requerimientos excesivos de capital se asignan a inventarios, cuentas por cobrar o, en algunos casos, edificios y equipo. Los mecanismos de control deben incluir comprobaciones regulares y eventuales sobre la rentabilidad y utilización del capital. Las organizaciones exitosas que ven descender sus utilidades pueden ser las víctimas de un incorrecto uso de capital. Es necesario determinar si existen éstos u otros problemas o si los productos o servicios han caído en la obsolescencia. En cualquier caso, todos estos síntomas de problema o problemas potenciales y las oportunidades para corregir o mejorar a través de un sistema adecuado y de control administrativo pueden ser aislados y definidos por medio de técnicas que 11
Albert J. Kenneth, Manual del Administrador de Empresas, pag79
se relacionan con el análisis objetivo de la operación de manera organizada. Por lo tanto, es esencial determinar la naturaleza de los problemas existentes para comprobar si las medidas de control pueden ser mejoradas y una mejor administración puede satisfacer la necesidad de estas mejoras. En caso contrario se requerirán medidas más drásticas u otros recursos adicionales. Una encuesta de controles señalará las áreas problemáticas del negocio, lo que la convierte en un primer paso de invaluable utilidad. 12 CASO INVESTIGADO DE UN SISTEMA DE CONTROL EN LAS AREAS ADMINISTRATIVAS Y FINANCIERAS. Un fabricante de equipo pequeño mostraba los clásicos síntomas de disminución de ventas y utilidades e incremento de los requerimientos de capital de trabajo que necesitaban créditos adicionales. Los problemas estaban adquiriendo tal magnitud que el banco no proporcionaría ni un solo crédito adicional e incluso dudaba en la renovación de los actuales. El propietario-gerente trató de vender la compañía ofreciéndola a un 50% de su valor en libros, pero al último momento decidieron no vender sino buscar ayuda para resolver sus problemas. Los consultores formularon un plan de trabajo que proporcionaría la información para determinar los problemas básicos y hacer recomendaciones específicas basadas en el análisis de las operaciones y personal de la empresa. El plan de trabajo incluía estos pasos iníciales: 1. Obtención y análisis de los estados financieros de la empresa y datos de operación (incluyendo las ventas por línea de producto tanto en unidades como en dinero, costos, productividad, fabricación y datos de los territorios de ventas) e información de personal (incluyendo rotación de personal y clasificación de los empleados). 2. Al mismo tiempo, el principal dirigente fue entrevistado, junto con los administradores responsables de ventas, ingeniería, manufactura y 12
Albert J. Kenneth, Manual del Administrador de Empresas, pag82
finanzas, para conocer sus impresiones actuales sobre el negocio, objetivos específicos, criterio de la administración, utilización de la información y necesidad de información adicional. Las entrevistas se ampliaron para aprender más de las operaciones específicas, incluyendo el procesamiento de datos, controles de producción y de inventarios, etc. 13 El objetivo básico de estas entrevistas no sólo fue determinar la forma en que estaba siendo administrada la empresa en esos momentos, sino llegar a una evaluación primaria de las fortalezas y debilidades de la empresa. El
proceso
de
obtención
de
información
incluyó
entrevistas
con
la
administración para determinar qué información se proporcionaba en ese momento y se usaba y qué información deseaban poseer los gerentes para poder asistirles en la mejora administrativa y su comportamiento. Recabar la información inicial y llevar a cabo las entrevistas requirió de cuatro semanas. Por tanto, se generó un material para discusión con la administración. Hubo algunas brechas en la información pero debido al criterio múltiple utilizado, la información financiera, datos de operación y entrevistas, las áreas importantes y las conclusiones eran razonable-mente evidentes. El resultado de análisis indicaba lo siguiente: 1. La compañía había operado con éxito por muchos años, fundamentalmente gracias a la fabricación de un producto patentado vendido a un número limitado de clientes de una industria específica. La administración había reconocido que la patente expiraría y que algunos clientes fabricarían el producto ellos mismos. 2. Los requerimientos de capital se habían incrementado debido a una elevación de inventarios y cuentas por cobrar. 3. La empresa contaba con bastante buena disponibilidad de datos financieros y operativos; sin embargo, no habían sido bien utilizados por la 13
Albert J. Kenneth, Manual del Administrador de Empresas, pag83
administración. Funcionaba un sistema de costos estándar que no había sido entendido o utilizado correctamente por diferentes niveles de la administración. La orientación de la contabilidad y su responsabilidad era la de elaborar "estados financieros" más que asistir al gerente operativo con la información administrativa y financiera para control de las operaciones y toma de decisiones. 4.
Los objetivos de la empresa no estaban claros o en muchos casos ni siquiera existían. 14
1.2.3 Enfoque Sistémico del Proceso Administrativo.
Bajo este criterio, el interés de la administración se enfoca al funcionamiento interno de las empresas, deben descubrirse las interacciones entre la empresa y su ambiente interno y externo. Entonces existe una cantidad de reclamantes para que este sistema funcione: los empleados exigen salarios mejores, los gobiernos impuestos, los consumidores productos acorde a sus necesidades y los accionistas, resultados que se traduzcan en dividendos. En la siguiente figura se presenta el enfoque del sistema, que descansa sobre los principios básicos que Fayol interpretó,
15
en el cual, mediante el uso de
herramientas de control financiero, se le pueda dar riqueza a la demanda de los inversionistas, lo que abre alternativas para mejorar a los empleados, pagar sus impuestos y garantizar el producto final para el consumidor, esto posibilita el buen manejo de los recursos. 16
ENFOQUE DE UN SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS AMBIENTE EXTERNO 14
Idem al 13 15 Koontz y Weihrich, Pág.26. 16 Enfoque modificado sobre de la idea de koontz y Henz Weihrich, Administración, pág28
RESPUESTA A LOS RECLAMANTES
PLANEACIÓN
DIRECCIÓN
SISTEMA
EJECUCIÓN
SE REVITALIZA EL
SISTEMA
SE REVITALIZA EL
ORGANIZACIÓN
HERRAMIENTAS DE CONTROL INTERNO
CONTROL
ESTADOS FINANCIEROS RAZONES FINANCIERAS PUNTO DE EQUILIBRIO
POR LA GENERACIÓN DE PRODUCTOS
PRESUPUESTOS
ESTADO DE EFECTIVO 17
AMBIENTE EXTERNO
17
Koontz y Weihrich, modificado pág. 28.
1.2.4 Criterios sobre Herramientas Administrativas y Financieras.
Hasta mediados del siglo XVIII las empresas se desarrollaron con gran lentitud. No obstante que siempre existió el trabajo organizado y dirigido en la historia de la humanidad, la vida de las empresas y sobre todo la historia de la organización es un capítulo reciente, iniciado hace poco tiempo. A partir de 1776, después de la invención de la máquina de vapor (1736-1819) creada por James Watt y su consiguiente aplicación en la producción, surgió una nueva concepción de trabajo que modificó por completo la estructura social y comercial de la época, y en casi un siglo provocó profundos y rápidos cambios políticos, sociales y económicos, mucho mayor que todos los cambios ocurridos en el milenio anterior. Este período conocido como Revolución Industrial, se inició en Inglaterra y se extendió con rapidez por todo el mundo civilizado de la época. La Revolución Industrial sustituyó el primitivo taller del artesano por la industrialización
y preparó el camino
para el surgimiento de las modernas
empresas y los desafíos de administrarlas.18 El elemento de control tradicional, como es la contabilidad, se acepta que es una herramienta que aparece con datos, después que han sido tabuladas las decisiones casi siempre en forma extemporánea. Sin embargo, Glend Welsch, considera que deben utilizarse herramientas de control financiero para “anticiparse a los acontecimientos e influir en las variables del negocio”. El establecimiento de un llamado “Plan Sustantivo”, divulga el hecho que las empresas deben prever su futuro por medio del establecimiento de objetivos cuantificables y además de establecer de esa forma enunciados a través de herramientas financieras como los presupuestos, se tiene acceso a medidores que permitan una mejor organización dentro del negocio.19 Así mismo, la existencia
de Normas
Internacionales de Información Financiera (NIIF), válidas y obligatorias en El Salvador finalmente, el uso de Razones, de Puntos de Equilibrio, de Estados de
18
Chiavenato, Idalberto, Administración pág.4 Welsch, Glenn, Presupuesto: Planeación y Control de las Utilidades. 1987 pág.7 Prentice Hall, México.
19
Efectivo, complementan este menú de herramientas, que sin ser una panacea, abonan a la obligatoriedad de que los administradores se aboquen a mecanismos de consulta y de retroalimentación, en cada momento de sus decisiones. Una combinación de estas denominadas herramientas de control financiero, junto a los principios enunciados desde tiempos por Frederick Taylor, Fayol y otros, pueden inferir que el manejo de los recursos de la organización serán mejor utilizados y por ende los resultados más pertinentes porque, aunque se da por sentado que cualquier organización, de hecho tiene un sistema para hacer sus actividades, algún resultado obtienen y posiblemente una determinada vida útil, sin embargo, cuando
se
delimitan
funciones,
automáticamente
se
crean
centros
de
responsabilidad, que también abonan a que las decisiones sean más oportunas, adecuadas, responsables y consistentes. La planeación, organización, dirección, ejecución y control, forman un sistema de ejecutorias; aceptados como momentos importantes de complementariedad. Así como no puede haber una compañía sin planes, ya que marchará para cualquier parte, sin rumbo; tampoco puede sobrevivir una compañía sin controles. Para Glenn Welsch, el hecho de manejar herramientas de control, incluso le permiten a la empresa la posibilidad de prever las utilidades, siendo éste, el fin primordial de un negocio de lucro. El planteamiento es sumamente atractivo, en el sentido que los inversionistas buscan retornos a sus aportaciones, en referencia a tasas competitivas y oportunas.20 De igual manera, para Van Horne, financiero como tal, se orienta en la toma de decisiones a “la racionalidad que permita el acercamiento a los objetivos de la empresa mediante el uso de herramientas de análisis que les interese a los suministrantes de capital para comprender el desenvolvimiento de las condiciones financieras”.21 Los inversionistas están interesados en las utilidades y la estabilidad de esas utilidades o sea; que las herramientas se deberían orientar a evaluar esa redituabilidad. Por ejemplo, Van Horne propone el uso de razones financieras como una herramienta para 20
medir el desempeño del negocio,
Welsch, Glenn pág.7 Van Horne, James Administración Financiera, Prentice Hall año 1988, 7ª edición, pág.835, México. 21
refiriéndose al uso de índices que relacionan dos piezas de información financiera. Así mismo, presenta el estado de efectivo para medir el curso del efectivo y equivalente de efectivo. Aunado al criterio de Welsch, de anticipación a los acontecimientos.
1.3 JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN El establecimiento de un sistema administrativo y financiero para el control de los recursos de la empresa Uniformes Industriales, OR, S.A de C.V. lograría una orientación
a garantizar
la marcha del negocio y abonaría a una cultura
empresarial en busca de mejores alternativas para reducir los niveles de exposición a riesgos en el manejo de sus apuestas de inversión. Una estructura administrativa y financiera descansa sobre un sistema, satisfactorio o no, las operaciones suceden, las decisiones se toman, sin entrar a evaluar la efectividad en el manejo de los recursos, alguna continuidad tendrá el negocio. Sin embargo, basar las decisiones en medidores que descansan en una estructura de control interno que permanentemente divulga y oriente sobre avisos o señales, la tendencia al control de los recursos se justifica. La dirección, los inversionistas, el fisco y aquellos usuarios finales de la información financiera, tomarán partida del lado de los directamente satisfechos con este sistema. De ese modo las empresas transforman insumos en mercaderías y éstas deben ser adquiridas por los clientes. Ese círculo precisamente requiere que sea idóneo para dar respuestas a la dirección y ésta a su vez a los inversionistas que son quienes han aceptado poner en juego sus recursos.
1. 3.1 Factibilidad
Para el desarrollo de la investigación se han conocido los criterios u opiniones de la administración de las empresa Uniformes Industriales OR, S.A. de C.V., y su respuesta optimista ofreció la apertura de canales de información que fuesen
requeridos para el estudio de manera total. En tal circunstancia, el establecimiento de herramientas de control que permitan un manejo en el uso de los recursos; después del análisis y presentación respectivos, sería el paso definitivo de la administración de la empresa.
1.4 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 1. 4.1 Situación Problemática.
Uniformes Industriales OR, S.A de C.V., pertenece al sector de medianas empresas en el área de textiles, referido el caso a que se garantice la marcha del negocio, por medio del uso pertinente de herramientas administrativas y financieras, dentro de un sistema montado en su interior. En ese sentido, la presente investigación pretende, de forma clara y comprensible, describir los procesos y las herramientas dentro de un sistema de administración y finanzas, para enumerarlos mediante el criterio llamado “Enfoque Sistémico del Proceso Administrativo”. (Koontz, pág.28) La situación problemática de algunas compañías tienden a enfrentar debilidades, similar al caso de Uniformes Industriales OR, S.A. de C.V., donde se evidencia: Retardo en la toma de decisiones de sus procesos, lo que podría ocasionar, cultura de morosidad para responder a tiempo a los pedidos de los clientes, la pobre habilidad de conocer oportunamente los resultados financieros y el conocimiento de los retornos en las inversiones y en la poca transparencia de responsabilidad de los requerimientos fiscales. El manejo adecuado de los recursos de estas organizaciones no sólo permitiría reducir el riesgo de fraudes y errores de operación mediante un mejor manejo de la estructura de control interno; sino también,
que haría más expedito el camino para la adjudicación de los
recursos y por ende se contaría con una mejor respuesta al proveedor y cliente.
El escenario descrito no es un descubrimiento inédito para Uniformes Industriales OR, S.A. de C.V.; es una realidad que acusa en nuestros países a la ausencia de políticas financieras, de fondos de inversión, de cultura organizacional que estimula la mediocridad en muchas de las decisiones.
Por lo anterior, se hace oportuna la creación de un sistema para que este tipo de empresas pueda garantizarse la marcha del negocio por tiempo indefinido manejando una sana estructura financiera y administrativa para el logro de objetivos de beneficio para sus inversionistas, sus empleados y la comunidad.
La empresa Uniformes Industriales OR, S.A. de C.V.; no tiene definido un sistema administrativo y financiero que le garantice un mejor desempeño en todos sus departamentos (según entrevista preliminar). El cual consiste en formular y describir procesos y lineamientos para alcanzar los objetivos en el plazo adecuad; los cuales sean de aplicación en la empresa tomando en cuenta los cambios sociales, administrativos, tecnológicos y legales que estén ocurriendo entorno;
en el
y en consecuencia, ajustar su visión y misión, objetivos, políticas y
estrategias que puedan hacer a la empresa, cada día, más competitiva en sus operaciones. El sistema enunciado ayudará a manejar herramientas de control administrativo y financiero y de esa manera comparar los resultados esperados por la empresa; así como también para aplicar las correcciones y conocer la capacidad que la empresa tiene en cuanto al control de sus recursos.
1. 4.2 Enunciado del Problema Uniformes Industriales OR, S.A. de C.V. no cuenta con un sistema administrativo y financiero, definido o descrito, que le facilite la comunicación expedita y que logre enriquecer las decisiones administrativas y financieras, de manera oportuna, para el control de sus recursos.
1.5
OBJETIVOS
1.5.1 Objetivo General Describir el sistema administrativo y financiero mediante herramientas de control interno, que permitan a la empresa “Uniformes Industriales OR, S.A. de C.V.” un mejor control y aprovechamiento de sus recursos.
1.5.2 Objetivos Específicos Recopilar la información que, a través de los reportes pertinentes, lleven a la toma de decisiones administrativas y financieras en la empresa Uniformes Industriales OR, S.A. de C.V. Describir el manejo de las áreas administrativas y financieras de la Empresa Uniformes Industriales OR, a fin de tamizarlo contra la propuesta descrita en el objetivo general respecto de manejar el control y aprovechamiento de los recursos.
Evaluar recomendaciones resultantes de la confrontación del sistema administrativo y financiero existente versus el propuesto, para un mejor aprovechamiento de las funciones administrativas y financieras, en beneficio de la empresa Uniformes Industriales.
1.6
ALCANCES Y LIMITACIONES
De a acuerdo con lo investigado por diferentes autores detallados en los antecedentes del problema, tales como: André Gingras, Henry Mintzberz, Kenneth J. Albert, Koontz y
Weihrich,
refieren el sistema como una interrelación y
transformación de variables que facilitan el control de las operaciones. El Informe COSO, asimismo pretende unificar herramientas sobre el control interno y lo orienta a convertirlo en un proceso dinámico para verificar metas y objetivos propuestos por la empresa. Por su parte Rockart, J. F., orienta al sistema dentro de una estructura como personas, tecnología y conocimiento.
Alcances: Para hacer posible la investigación se tomó en cuenta la estructura y funcionamiento administrativo y financiero de la empresa Uniformes Industriales OR, S.A. de C.V.; además se retoman los estudios realizados por varios autores relacionados con la problemática investigada, se verifica que cada autor retoma
una área en especifico, el agregado a otras investigaciones radica en realizar el enlace entre área administrativa y financiera con un enfoque directo al control interno, proporcionando a la empresa la descripción de cada herramienta que componen el sistema.
Limitaciones: El estudio se ha enfocado únicamente a la empresa Uniformes Industriales OR, S.A. de C.V.; con el fin de enumerar o describir los procesos para alcanzar un sistema administrativo y financiero factible de aplicar a su funcionamiento.
Según los abordajes anteriores, con respecto a definiciones básicas que forman parte importante de un sistema administrativo y financiero. Según Andrés Gingras define al sistema como un conjunto de componentes que están interrelacionados y trasforman elementos llamados entradas en otros elementos llamados salidas. Mientras que en 1964 Systems Sciencie Conference menciona que sistema es un conjunto de diversos elementos humanos y mecánicos integrados para lograr un objetivo común, mediante el manejo y control de materiales,
información, energía y hombres. Por su parte Ludwin Von
Bertalanffy define al sistema como parte de la empresa de múltiples actividades, el cual debe desarrollar esquemas de manera sistemática. En la parte enfocada a la administración Koontz y O`Donnell considera que administración es la dirección de un organismo social, y su efectividad es alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad a sus integrantes. G. P. Terry considera que la administración consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno. Henrry Fayol considera que la administración es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar.
En tal circunstancia Barrios, J.D. define Sistema Administrativo como una red de procedimientos relacionados de manera dinámica de acuerdo a un esquema integrado tendientes al logro de los fines de una empresa u organización. Por su parte Gochez Cano, Antonio, considera que son un conjunto de elementos
humanos, físicos y técnicos, interrelacionados e interactuados entre si, para planear, organizar, ejecutar dirigir y controlar la consecución de objetivos económicos para la empresa.
Al considerar el aspecto financiero el Diccionario Océano Uno Color, define el termino finanzas como un conjunto de actividades económicas relacionadas con las operaciones de la empresa, asimismo Barandiariàn Rafael, menciona que son todas aquellas funciones enfocadas a planear y controlar el flujo de fondos de una empresa, logrando así que los fondos de éstas se apliquen lo mejor posible. Asimismo tienen como objeto la administración óptima de los recursos económicos.
En el sentido que se da un enfoque de control interno al sistema administrativo y financiero, en este apartado Bradford Codmas y Arthur E. child define el control interno como el conjunto de métodos y medidas adoptados para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información, promover la eficiencia en las operaciones, estimular la observación de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos proyectados. Por su parte Holmes, Arthur W. lo define como un plan de organización y todos los métodos y medidas coordinadas adoptadas dentro de una empresa para salvaguardar sus bienes, comprobar la exactitud y veracidad de los datos contables, promover la eficiencia operantes y estimular la adhesión a los métodos prescritos por la gerencia, según el Informe COSO, el control interno es un procesos integrado a los procesos, efectuado por la administración, la dirección y el resto de personal de la empresa, diseñado con el objetivo de proporcionar una garantía razonable para el logro de objetivos.
Por otra parte y que se consideran también de mucha importancia, como son los propósitos de las organizaciones los cuales descansan sobre objetivos, políticas y estrategias, que también están inmersos en las definiciones anteriores; en tal sentido, se presentan las posiciones de autores con respecto a estos elementos;
McGraw–Hill, Inc. define los Objetivos como los fines o resultados deseados hacia los que se dirige el comportamiento, tratándose de algo más que simples estados del negocio deseables para el futuro. Reinaldo O. da Silva define los objetivos como un estilo o sistema de administrar, que relaciona las metas de la organización con el desempeño y el desarrollo individual, involucrando a todos los niveles administrativos y financieros. Lic. Américo Alexis Serrano Ramírez define los objetivos como el resultado que se espera obtener, y hacia el cual se encamina el esfuerzo de conjunto; se clasifican según el tiempo, a corto plazo, mediano plazo, largo plazo. Por su parte Stephen P. Robbins menciona que los objetivos de una organización es lo que en realidad persigue, conforme los definen las acciones de sus miembros, se fijan en la sima y luego se desglosan en submetas para cada nivel en la organización, la sima impone sus normas para todos los que están abajo. En el caso de las políticas Harol Koontz y Weihrich; las define como un área dentro de la cual debe tomarse una decisión y aseguran que la decisión sea consistente y contribuya a un objetivo. Lic. Américo Alexis Serrano Ramírez, las complementa como una guía o lineamientos de carácter general, que indica el marco dentro del cual los jefes y subordinados podrán tomar decisiones, utilizando su iniciativa y buen juicio. Las políticas guían hacia el logro de los objetivos. Por su parte Stephen P. Robbins, menciona que las políticas proporcionan directrices para canalizar los pensamientos del administrador en una dirección específica, sirviendo como guía que establece parámetros para la toma de decisiones. En lo relativo a las estrategias Harol Koontz y Weihrich las define como la determinación de objetivos fundamentales a largo plazo y la adopción de cursos de acción y distribución de recursos necesarios para alcanzar estos objetivos. Finalmente Munch las define como los lineamientos generales de la planeación de la empresa; esta labor la realizan los altos directivos para establecer los planes generales de la organización; generalmente es a mediano y largo plazo.
1.6.1 El Sistema
La estructura del control interno según Fayol (1841-1925) expresa que gobernar una organización consiste en la aplicación de las funciones básicas, contables financieras, de comercialización técnicas, de seguridad administrativa, mientras que administrar abarca las sub-funciones de todas éstas.22 Para él, gobernar y administrar conjuntamente se manejan por los términos descritos, Fayol involucra el control interno como un sistema dentro de otro mayor. Un sistema es un conjunto de reglas, principios o medidas, enlazadas entre si, (Diccionario Everest) al referir este concepto a la estructura de control interno de la organización los componentes del mismo expanden su cobertura hacia mayores unidades de la administración. Según las Normas de Auditoria del Instituto Americano de Contadores (SAS 55) son: El ambiente de control, el sistema contable y los procedimientos de control. El denominador común, como lo es el control interno, según este criterio viaja desde la estructura organizativa y los métodos de control administrativos, pasando por los métodos y registros contables hasta en procedimientos y políticas del negocio. Según el Diccionario Océano Uno Color, Sistema es el conjunto de cosas que, ordenadamente relacionadas entre si, contribuyen a un fin determinado. A efecto de comparación, al trasladar este concepto al planteamiento que emana del informe (COSO) (Comitee of Sponsoring Organizations, 1985, Estados Unidos) del control interno, lo presenta como un proceso integrado a los procesos mismos del negocio, diseñado para proporcionar una garantía razonable para el logro de los objetivos.
23
El COSO también traslada las aristas a “los procesos del
negocio”, en ese sentido aunque la administración es un todo que forma un sistema como lo explica Koontz y Weihrich, actúan a nivel de sistemas y multisistemas,
denominándolo
como
un Enfoque
Sistémico del Proceso
Administrativo. (Koontz y Weihrich, pág. 28).
22
K. Koontz y C. O´Donnell, La Administración Dinámica, pág.26 Tésis, Universidad Pedagógica de El Salvador, Elaboración de Normas Técnicas de Control Interno Especificas en las Áreas Administrativas, Financiera y de Cumplimiento Legal, para la Aplicación de la Unidad de Auditoria Interna, en El Hospital Nacional General de Ilobasco. 2007. 23
Un sistema de control interno que se refiera al control en la organización para el logro de sus objetivos, se visualiza como una administración estratégica que puede ser organizada desde dos puntos de vista, así: Lo que la organización pretende hacer y Lo que realmente hace
El primero se refiere al papel activo de la administración para llevar al negocio al logro de sus objetivos, haciendo una buena manipulación de sus recursos y descansa sobre la base de control del proceso administrativo.
Y el segundo se refiere al patrón de respuestas que se obtienen. Esto implica un papel reactivo por parte de su administración ajustándose a su entorno, cuando surge la necesidad de hacerlo.
El enfoque sistemático de Administración y Finanzas que puede visualizarse en una figura del Esquema Insumo Producto,
24
como se describe a continuación,
puede optimizar el proceso de transformación, dando
mejor respuesta a los
requerimientos de los clientes internos y externos; en la medida en que las decisiones sean alimentadas oportunamente con medidores financieros.
Esquema Insumo Producto (Sistema externo) Revitalización del Sistema
24
Koontz y Weihrich, Administración una Perspectiva Global, edición 12ª, McgranHill, Pág.28 año 2004, México
Insumos
Proceso de transformación
Producto
Ambiente externo
1.6.2
La Contabilidad
La contabilidad nació desde que el hombre tuvo necesidad de conocer el valor de sus posesiones, sus deudas y sus ingresos, hace aproximadamente 5000 años. En el país antes de 1982 se habían empleado principios de contabilidad tales como: FASB “Financial Accounting Standard BOARD”, PCGA de AICPA “ American Institute of Certified Public Accountant y el IMPC “ Instituto Mexicano de Contadores Públicos” hasta que se emitieron las NCF “Normas de Contabilidad Financiera de El Salvador”, por un comité técnico permanente, el cual recopiló los avances contables de diferentes países para adecuar las experiencias de éstos a nuestra realidad, dado que carecíamos de un ordenamiento sistemático propio. Sin embargo, la globalización condujo a efectuar cambios sustanciales en la práctica contable, por lo que el Consejo de Vigilancia de la Profesión de la Contaduría Pública y Auditoría ha adoptado las NICs, como la base de la contabilización de las operaciones de las empresas. Normas Internacionales de Contabilidad (NIC). El Comité de Normas Internacionales de Contabilidad (IASC) es un organismo independiente, de carácter privado, cuyo objetivo es conseguir la uniformidad en los principios contables que utilizan las empresas y otras organizaciones para su información financiera en todo el mundo. Se formó en 1973, mediante un acuerdo realizado por organizaciones de profesionales contables pertenecientes a Alemania, Australia, Canadá, los Estados Unidos de América, Francia, Holanda, Japón, México, Reino Unido e Irlanda. Desde 1983, los miembros del IASC son
todas las organizaciones de profesionales contables que son, a su vez, miembros de la Federación Internacional de Contadores (IFAC). En enero de 1999, éstos ascendían a 142 miembros en 103 países, representando a más de 2 millones de profesionales contables. Otras organizaciones están implicadas, asimismo, en el trabajo del IASC, y muchos países que no son miembros del IASC hacen uso de las Normas Internacionales de Contabilidad.25
1.6.3
Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF)
Fueron aprobadas en su forma original, por el Consejo del antiguo Comité de Normas Internacionales de Contabilidad (IASC), en marzo de 2000, y por los miembros del IASC en la asamblea celebrada en Edimburgo en mayo de 2000. En su reunión de diciembre de 1999, el Consejo del IASC había designado un Comité de nombramientos, para seleccionar a los primeros administradores. Estos administradores fueron nombrados el 22 de mayo de 2000 y asumieron su cargo el 24 de mayo de ese mismo año, como resultado de la aprobación de la constitución. En ejecución de sus obligaciones, según la constitución, los administradores constituyeron, el 6 de febrero de 2001, para reflejar la decisión de los administradores de crear el Comité de Interpretaciones de las Normas Internacionales de Información Financiera, y tras pública consulta, la constitución fue revisada el 5 de marzo de 2002. Se puede determinar que la implementación de diferentes herramientas necesarias como las NIIF, son fundamentales para el buen funcionamiento, contable y financiero de las empresas, a través de los estados financieros básicos, estado de efectivo, balance general, estado de resultados y estado de composición del patrimonio. En cuanto a su contenido, son simplemente normas que establecen reglas de valoración y presentación contable, aunque hay que reconocer que el indicar “simplemente” es muy arriesgado, dados los cambios que incorporan y, sobre
25
Marco Introductorio de las Normas Internacionales de Contabilidad
todo, su orientación encaminada a proporcionar la mejor información que puedan necesitar los inversores financieros. Además, tienen el propósito de contribuir a la armonización internacional y sectorial de los datos contables, de manera que sean útiles
para su comparación entre entidades distintas situadas en países
diferentes. Por ello, la adopción de las NIIF significará un cambio importante en la filosofía a que estamos acostumbrados, ya que actualmente, tal como se deduce de nuestras normas, la finalidad de la contabilidad es proporcionar la información contable que necesiten los usuarios en general, pero sin precisar una categoría específica de ellos. Una vez adoptadas las NIIF, dicha información se sesgará a favor de las necesidades de los inversores financieros, quedando los otros usuarios (principalmente los administradores de la entidad y empleados) relegados a un segundo plano, por entender que los datos que necesitan los podrán obtener con mayor precisión y comodidad acudiendo a otras fuentes. Es decir, que las NIIF están orientadas a servir al inversor financiero, desatendiendo otros aspectos, tales como: La protección de acreedores
y la distribución del resultado o la
fiscalidad. Cabe mencionar que las NIIF son normas que se derivan o retoman prácticamente todo el contenido y fondo de las NICs, de esta manera en el área financiera empresarial se convierte en la última normativa de aplicación alcanzada en El Salvador.26
Otras herramientas financieras de mucha importancia a tomar en cuenta son: Los ratios o razones financieras, los cuales dependen de la información obtenida en los cuatro estados financieros básicos, para varias partes interesadas que por lo regular necesitan tener medidas relativas de eficiencia operativa de la empresa. Aquí la palabra clave es relativa, porque el análisis de los estados financieros se basa en el uso de las razones o valores relativos. El análisis de razones financieras implica métodos de cálculo e interpretación
de razones
financieras para analizar y supervisar el desempeño de la empresa. Las fuentes
26
Marco Introductorio de las Normas Internacionales de Información Financiera
básicas de datos para el análisis de razones son el estado de resultado y el balance general. El estado de flujos de efectivo, el cual detalla el resumen de las entradas y salidas de efectivo de una empresa durante un período determinado. El punto de equilibrio, a veces llamado análisis del costo-volumen- utilidad, es utilizado por la empresa 1) para determinar el nivel de operaciones necesarias para cubrir todos los costos operativos y 2) para evaluar la rentabilidad asociada con los diversos niveles de ventas. El punto de equilibrio operativo es el nivel de venta necesario para cubrir todos los costos operativos. Donde los ingresos por ventas son exactamente iguales a los costos: no hay ni utilidades ni pérdidas. En ese punto, las utilidades antes de intereses e impuestos equivalen a cero. Y finalmente el presupuesto el cual representa el proyecto del negocio en términos numéricos; sus características de flexibilidad y movilidad a diferentes escenarios, optimiza la toma de decisiones. El alcance que se tendría en las ramas administrativas y financieras está fundamentado sobre la base de la teoría señalada a través de distintos autores, con lo cual se pueda lograr el aprovechamiento de oportunidades que se encuentren, asimismo permite la creación de nuevos métodos y procedimientos de trabajo que también les sean útiles para lograr anticiparse a los constantes cambios, tomar iniciativas y alcanzar una máxima productividad y así, lograr una situación de mejores oportunidades para la empresa, ya sea, en corto, mediano o largo plazo. Los procesos continuos destinados a superar las estructuras organizativas, la formación permanente de los cuadros administrativos y la pauta fundamental para elevar los niveles de eficiencia en la empresa, representan el enfoque para encauzar los esfuerzos y modernizar los sistemas administrativos. El avance tecnológico, el tamaño de las organizaciones y la rapidez con que se producen los cambios, por ejemplo: Políticos, económicos, jurídicos, fiscales y sociales, están obligando a idear procedimientos administrativos-financieros más dinámicos, fluidos y flexibles, que a veces tienden a romper con las estructuras y procedimientos del desempeño exacto y eficiente que aconseja la administración tradicional; a efecto de lograr valores programáticos que reclaman la unificación e
integración de insumos complejos, tanto internos como externos, dentro de un modelo de logros. Es decir, los requerimientos de operatividad para responder a la dinámica del ambiente en que se opera.
1. 6.4 Uso de la Tecnología en los Esquemas de Control Las funciones de la tecnología avanzan a un ritmo rápido, y ésta tendencia talvez continuará durante algunos años más. El incremento de funciones y la reducción de los costos posibilitarán nuevas y más importante aplicaciones de la tecnología, lo cual permitirá que las organizaciones mejoren su eficiencia y su eficacia en los esquemas de control. Sin embargo el incremento de los diversos usos de este nuevo potencial, hacen más difícil obtener una imagen real de los beneficios relativos a los costos asociados.
1.6.4.1 Innovación y Obsolescencia Tecnológica. La tecnología interviene cada vez más en la manufactura y en los servicios; tecnologías nuevas y mejoradas crean o apoyan sustitutos de productos, opciones alternas de servicios y excelente calidad. Además, algunos de los productos modernos pueden ser obsoletos mañana. De tal modo, la tecnología acelera las fuentes competitivas. Sin embargo, es probable que la tecnología de mayor impacto sea la de la información (Larzon, 1996 y Dertouzos 1997). Es la época en que; junto a las empresas multinacionales, surgen empresas nacionales de gran tamaño y una amplia variedad de empresas medianas y pequeñas (entre las que se encuentran las microempresas y las mini-empresas). La automatización y la computación aparecen en muchas empresas; aumentando en gran medida sus recursos y potencialidades y distanciándolas cada vez más de las empresas que no han
entrado en esta modernización. Además, el
ambiente se complica debido a la escasez de recursos, la inflación, las altas tasas de interés y los costos crecientes. El mundo se empequeñece todavía más por el
enorme desarrollo de las comunicaciones y de los negocios internacionales, pero también se vuelve más complejo y variable, lo cual trae consigo una novedad: la incertidumbre y la imprevisibilidad de los acontecimientos. Las computadoras se han apoderado, casi en su totalidad del mundo contemporáneo. Hoy en día casi resulta imposible imaginar la vida cotidiana, sin su presencia, más aún, se han hecho tan indispensables que a veces es inadvertible su presencia. Las tecnologías de información operan como motor de cambio que permiten dar respuestas a las nuevas necesidades de información y han creado movimientos importantes dentro de las empresas gracias a los avances que se tienen y la implementación de nuevos sistemas. Todos los esquemas de control se ven necesitados de la tecnología de las computadoras. Sin embargo, la contabilidad y sus conexos es una de las áreas que más ha evolucionado en el correr de los años, aunque la contabilidad se ha adaptado a las necesidades informáticas de los usuarios; pero su desarrollo se ha visto limitado por los recursos tecnológicos; es decir, Software y Hardware; de poca o dificultosa implementación, de manera especial en las pequeñas y medianas empresas.
1.7 RECUENTO DE CONCEPTOS Y CATEGORIAS A UTILIZAR La razón de ser del control de los recursos de una empresa descansa sobre un sistema administrativo y financiero. Al conceptualizar el término, se infiere en el sentido que en un sistema la fundamentación radica en diversos elementos humanos y mecánicos
integrados para lograr un objetivo común, mediante el
manejo y control de materiales,
información y personal; en este sentido se
considera a la empresa como sistema abierto que recibe demandas y emite respuestas. Con la llegada de la teoría de los sistemas, se evidenció con claridad la naturaleza sistémica de las organizaciones en general y de las empresas en particular.27 En función de estas características, el sistema es un todo organizado con lógica. Este aspecto de totalidad e integridad es el fundamento del sistema. Cuando se habla de naturaleza sistémica, ésta se refiere al funcionamiento global, total e integrado en que el todo es mayor (o diferente) que la suma de sus partes.28
27
Chiavenato Idalberto, Administración, Pág.46, 3ª edición, Mcgraw-Hill Interamericana, 2001.
28
Chiavenato Idalberto, administración, Pág.47
De acuerdo con el modelo de Sistema del Proceso Administrativo, algunos productos se convierten nuevamente en insumo. Es decir, recibe demandas de los clientes, los empleados, los inversionistas, se retroalimenta y emite respuesta a estos demandantes; A efecto de discernir centros de responsabilidad podemos analizar primeramente la parte administrativa un concepto de administración señala que es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el trabajo de los miembros de la organización y de usar los recursos disponibles para alcanzar las metas establecidas. Store, James A.F.R. Edgard Freeman y otros. Administración. 6° Edic. Prentice-Hall, México 1996. Profundizando así mismo en las funciones de los administradores basadas en los principios de administración, los cuales constituyen una estructura útil para organizar los conocimientos administrativos empresariales como los son La planeación la cual hace determinación de escenarios futuros,29 además la organización se destaca como el diseño y determinación
de las estructuras,
procesos, funciones y responsabilidades30 también se debe mencionar la dirección es donde se forman las fases del proceso administrativo mediante la conducción y orientación de los recursos y el ejercicio de liderazgo hacia el logro de la misión y visión de la empresa31 en la cual el control funciona como enlace donde se establecen estándares para evaluar los resultados obtenidos, con el objeto
de corregir desviaciones, prevenirlas y mejorar continuamente las
operaciones.32 De ahí se basa el enlace con otras funciones administrativas y financieras dentro de la empresa y la orientación hacia la estructura del control interno de la investigación. La esencia del control reside en la verificación de si la actividad controlada está alcanzando o no los resultados deseados. Cuando se habla de resultados deseados, se parte del principio de que estos resultados estaban previstos y 29
Lourdes Münch, Administración, Pág. 40, Pearson. Prentice Hall, México
30
Lourdes Münch, Administración, Pág. 45
31 32
Lourdes Münch, Administración, Pág. 50 Lourdes Münch, Administración, Pág. 55
requieren ser controlados. Entonces el control presupone la existencia
de
objetivos y de planes, ya que no se puede controlar sin que haya planes que definan lo que debe hacerse. El control verifica si la ejecución está de acorde con los que se planeó; y cuando más completos, definidos y coordinados sean los planes y mayor sea el período para el cual fueron hechos, más complejo será el control. En tal sentido se menciona y describe El Sistema de Control Interno de una empresa el cual está formado por todas las medidas tomadas para proteger al activo o bienes de la misma; ante posibles irregularidades, para comprobar la exactitud de las operaciones registradas y para asegurar a la administración que la información en que se basa para tomar sus decisiones es auténtica y fiable.
La función del control puede clasificarse como control administrativo y control Financiero. El Control administrativo es la comparación de los hechos reales con los estándares preestablecidos y la
posterior adopción
de
acciones correctivas
cuando se presentan desviaciones inaceptables. También
se describe como
conducta administrativa que consiste en medir y comparar el trabajo realizado con el objeto propuesto y adoptar medidas correctivas si los
resultados son
inadecuados. Es el monitor del sistema que mantiene las “cosas en línea”, facilitando la integración
de las actividades; verifica los puntos débiles y los
posibles errores, y determina asimismo si los objetivos, las metas y los planes establecidos se están concretando. El otro cuadro por conceptualizar, es el control financiero entendiéndose como finanzas al conjunto de actividades económicas relacionadas con los negocios y la banca.33 El principal objetivo financiero de una empresa es incrementar al máximo la riqueza de sus propietarios.34 Estas actividades necesitan monitorear su desempeño, para ello existen herramientas o indicadores de control financiero, en una diversidad de formas ya sean dentro o de conexos de la contabilidad. Pero básicamente herramientas como el Estado de Flujo de
33 34
Diccionario. Océano Uno Color, España. Mydoelton, D.R., La Esencia de la Administración Financiera, pág.1 Prentice Hall, México, 1997.
Efectivo cuya finalidad para la empresa en El Salvador es presentar en forma comprensible la información sobre el manejo de efectivo, es decir; su obtención y utilización por parte de la entidad durante un periodo determinado y, como consecuencia, mostrar una síntesis de que los cambios ocurridos en la situación financiera, para los usuarios de los estados financieros puedan conocer y evaluar la liquidez o solvencia de la entidad. Contabilidad Financiera que es la técnica mediante la cual se registra, clasifica, resume y presenta la información cuantitativa, expresado en unidades monetarias de las operaciones realizadas y los eventos económicos identificables y cuantificables que afectan a la entidad, pero que se pueden tomar decisiones con base en su análisis y su interpretación Las NIC´S (Normas Internacionales de Contabilidad) tratan sobre transacciones o fenómenos económicos comunes a los distintos giros empresariales. El objetivo de esta Norma consiste en establecer las bases para la presentación de los estados financieros con propósitos de información general, a fin de asegurar que los mismos sean comparables, tanto con los estados financieros de la misma entidad correspondientes a períodos anteriores, como con los de otras entidades diferentes.
A continuación se incluye el Balance General que representa una declaración resumida de la situación financiera de la empresa en un momento dado. Y Estado de Resultado que
proporciona un resumen financiero
de las operaciones
35
durante un periodo determinado.
Otra herramienta relevante es el Punto de Equilibrio este se define como el método del punto de equilibrio o punto critico, consiste en predeterminar un importe en el cual la empresa no sufra perdidas ni obtenga ganancias o utilidades, es decir el punto donde las ventas totales son iguales a los costos y gastos totales.36
35 36
Gitman, Lawrence J. Principios de Administración Financiera, Pág. 38 Gitman, Lawrence J. Principios de Administración Financiera, Pág. 423
Un cúmulo de cálculos emanados de la contabilidad lo representan Razones Financieras: La información obtenida en los cuatro estados financieros básicos es de mucha importancia para varias partes interesadas que por lo regular necesitan tener medidas relativas de eficiencia operativa de la empresa. Finalmente, la herramienta de control por excelencia es aquel que proyecta los propósitos de la organización: El presupuesto. Éste permite manipular variables situando al negocio en diferentes escenarios, lo optimiza en la
toma de
decisiones. En 1985 nació “COSO” (Committee of Sponsoring Organizetions): Es lo más actual en cuanto a control se refiere, estableciendo en su art. 39 que cada institución debe elaborar un proyecto de normas específicas para su sistema de control interno. 37
Un sistema de control interno basado en COSO, se nutre por medio de sistemas orientados a la tecnología de la información: Un sistema que se base en ella; se compone de una computadora digital y de equipo periférico conocido como hardware y del software igualmente indispensable; éste se compone de varios programas y rutinas para operar el sistema como lo es el sistema operativo. Igual que cualquier otro sistema el control interno tiene sus funciones específicas pero también tiene sus limitaciones: su función objetiva es contribuir a proteger contra los errores y el fraude, además de garantizar la confiabilidad de datos contables pero siempre existen limitaciones intrínsecas pudiendo cometer errores en la aplicación de los controles por que no se entienden bien las instrucciones, por juicios incorrectos, por negligencias, distracción o fatiga. “MMI Océano grupo editorial, S.A. Milanesat,
Barcelona (España) Pág. 238
Enciclopedia del Management.”
37
Tésis, Universidad Pedagógica de El Salvador, Elaboración de Normas Técnicas de Control Interno Especificas en las Áreas Administrativas, Financiera y de Cumplimiento Legal, para la Aplicación de la Unidad de Auditoria Interna, en el Hospital Nacional General de Ilobasco. 2007 pág.9
Hardware es el principal componente del hardware de una computadora digital es la unidad central de procesamiento (UCP) que procesa programas de instrucciones para manipular (mover y transformar) los datos, pueden ser números, caracteres, imágenes, sonidos o cualquier otra cosa de representarse en conjunto de caracteres, en este sentido cabe mencionar también el Software que se definen como sistemas orientados a la tecnología de la información que utiliza dos tipos principales. Software de sistemas y de aplicaciones. Software de sistemas son programas que controlan y coordinan los componentes del equipo y que ofrecen otros soportes al software de aplicaciones como un enlace también el Sistema Operativo es importante en el control de las operaciones de la tecnología de la información, pues sirve para controlar el acceso a los programas y a los datos almacenados, y además permiten llevar el registro de todas sus actividades; en tal sentido es necesario mencionar El software de aplicaciones los cuales son descritos como programas diseñados para ejecutar una tarea específica de procesamiento, como procesar la nómina. Tesis, Universidad Pedagógica de El Salvador. La empresa es la entidad integrada por capital y trabajo, como factores de la producción y dedicada a actividades, industriales, mercantiles o de prestación de servicios. En los diferentes países, se mide de acuerdo al número de empleados, ventas y activos, etc. El control de los siguientes centros que se mencionan permitirá el manejo de los recursos de la entidad, entendiéndose como tales los bienes o medios de subsistencia con que se cuenta.38
38
Diccionario Everest Español.
CAPÍTULO II 2 MARCO TEÓRICO 2.1 FUNDAMENTACIÓN TEÓRICO METODOLÓGICA
2.1.1 EL TÉRMINO “SISTEMA” EN UN SENTIDO AMPLIO El vocablo sistema ha sido utilizado desde tiempos lejanos y, atendiendo a su sentido amplio, los sistemas no constituyen nada nuevo para la historia del hombre. Es así como desde antes se habló y se escribió sobre sistemas filosóficos que a su vez fueron fuente o permitieron el planteamiento de otros sistemas: astronómicos, matemáticos, geográficos, etcétera. En términos generales es frecuente aplicar sistemas como un término abreviado que representa, involucra y suplanta a una frase más larga. Por ejemplo, cuando leemos “sistema económico” puede pretenderse que interpretemos algo así como la referencia a “índices de precios, cifras de empleo, nivel de inversión” etcétera, estrechamente ligados a otros factores de la economía, como nivel de la producción, salario real, etcétera. En otro orden de ideas, tomando conceptos de Robert Chin (Bennis, W. G.; Benne, K. D.; Chin, R.: “The Utility of System Models and Developmental Models for Practitioners” en The Planning of Change; Holt, Richart and Winston. Inc. New York, 1961, págs. 201/214, citado por P. P. Schoderbek en Management Systems, J. Wiley & Sons, Inc. New York) los sociólogos industriales pueden mirar a la fábrica como un sistema social donde multitud de personas trabajan juntas en un relativo aislamiento respecto del exterior, con intención de analizar qué ocurre respecto de las relaciones e interdependencias entre esas personas. Profundizando en el análisis del significado de sistema en su sentido amplio, nos encontramos con una gran variedad de conceptos que satisfacen su definición. Así del diccionario Webster extraemos las siguientes definiciones:
Una unidad compleja formada por varias partes, a menudo diferentes, sujetas a un plan común o sirviendo un propósito común. Un agregado o disposición de objetos reunidos en interacción o interdependencia; un conjunto de unidades combinadas en forma natural o artificial para formar un todo integral, orgánico, organizado; una totalidad que trabaja ordenadamente; una unificación coherente. Un grupo de dispositivos u objetos artificiales integrados en una red o utilizados en un propósito común. Por su parte, la Real Academia de la Lengua Española
define al sistema como “un conjunto de cosas que,
ordenadamente relacionadas entre sí, contribuyen a determinado objeto”.
El análisis de las definiciones surge que todo sistema está caracterizado por sus objetivos, elementos, estructura (o relación tecnológica) y su comportamiento. Una serie de elementos reunidos que formen un conjunto pero sin perseguir un objetivo o propósito común, no constituye un sistema. Al no tener ese objetivo común su comportamiento será caótico (lo contrario de sistemático). El objetivo de un sistema puede ser fijo e invariable a través del tiempo, o bien puede ser variable. En el primer caso el objetivo ha sido impuesto al sistema desde fuera del mismo, o desde su contexto. Como ejemplo puede mencionarse cualquier tipo de máquina o mecanismo tradicional. En el segundo caso el objetivo ha sido consecuencia de acciones previas de algunos elementos del mismo sistema; es decir, el objetivo resultante es generalmente un compromiso entre varios objetivos distintos, que podían tener algunos elementos del sistema. Cabe dentro de éste grupo, cualquier sistema integrado por hombres y mujeres, por ejemplo, la empresa. En este caso el objetivo resultante podrá variar en el tiempo de acuerdo al mayor o menor poder que detecten los elementos con objetivos propios.
2.1.1.1 Tipos de Sistemas Administrativos.
En la sección anterior hemos considerado distintas definiciones del vocablo sistema en su sentido amplio, y en la presente analizaremos en forma concreta la aplicación de ese concepto en las actividades administrativas. Nuestro propósito será demostrar a través de sucesivas elaboraciones, cómo las organizaciones modernas deben actuar bajo la forma de sistema; para lograr el máximo de eficiencia. Comentaremos por lo tanto, algunas definiciones especializadas. Se definen
los
sistemas
administrativos como
la
red
de procedimientos
relacionados de acuerdo a un esquema integrado tendientes al logro de los fines de una organización. Esto quiere decir que un conjunto de procedimientos relacionados y dentro de determinadas condiciones, constituyen un sistema. Así, el sistema de control de producción, por ejemplo, consiste en un conjunto de procedimientos de pedidos de materiales, procedimientos de despacho o ruteo, procedimientos de control, etcétera. Obsérvese la condición de “relación” como elemento indispensable para que un conjunto de partes configuren un sistema. En toda definición de sistema aparece siempre ese factor como común denominador; que transforma la individualidad de cada componente, de tal modo que ya no tiene sentido sino dentro de un conjunto. Los profundos cambios experimentados en los últimos años en el ambiente socio/político/económico en que se desarrolla la empresa moderna, unido esto a los avances de la tecnología, obligan y encaran urgentemente la necesidad de su remodelación y adecuación al concepto de sistema. Es indudable que en la gestión empresarial sobreviven aquellos que utilizan los mejores procedimientos y emplean los mejores medios
1
(tecnología
conocimiento) para alcanzar sus objetivos. La empresa actual en función de dos estructuras; una, que podría llamarse organizacional, que define las funciones y responsabilidades de sus componentes y el grado de relación entre los mismos; se trata de una estructura de carácter estático, dado que determina a través del organigrama y la definición de tareas, qué es lo que debe efectuar cada sector responsable, pero no indica que movimientos son necesarios para que la organización se mantenga al compás de la realidad del ambiente y le permita
1
Barrios, J. D.: Sistemas y Procedimientos, Editorial Roble, México, pág.15
alcanzar sus fines. Este segundo aspecto se cubre a través de una segunda estructura de naturaleza dinámica que es el reflejo de la aplicación de los sistemas administrativos a la resolución de los problemas dinámicos surgidos en la empresa. Debemos dejar bien en claro que el análisis de sistemas no debe encararse simplemente “como un medio para establecer la mejor manera de hacer con una computadora lo que se está haciendo manualmente,”2 por el contrario debe enfocarse como un proceso de detección de problemas (hoy agregaríamos y también de oportunidades) y apoyarse en un modelo. En este caso existirá mayor seguridad de que no deje de verse algún aspecto importante, que se observen y corrijan las deficiencias de los métodos en uso y que el sistema de información sea apto para adaptarse a los mejoramientos futuros que puedan introducirse en el proceso”.3 Si bien se consideramos que los sistemas y procedimientos constituyen un “campo” de actividad; así como “producción” y “comercialización” representan otros campos, debemos reconocer que toda función de organización y conducción lleva implícita la responsabilidad de formular los sistemas y procedimientos necesarios para cumplir su propósito. Quiere decir que, en este sentido, ese campo puede ser clasificado como uno de los varios elementos del manejo administrativo.
2.1.1.2 Elementos Integrantes de los Sistemas Administrativos.
Si bien, el planeamiento estratégico y la formulación de los objetivos corporativos son variables que se definen en el nivel más alto de la organización, el cumplimiento de los mismos se lleva a cabo a través de los niveles medios e inferiores que son los responsables de la ejecución, seguimiento y contralor de las rutinas, procesos, generación y transmisión de información que sean necesarios para su concreción.
2
Rockart, J. F.: Nuevos criterios para el análisis de sistemas. Revista Administración de Empresas. Ed. Contabilidad Moderna. Tomo 1. Pág. 659 3 Rockart, J. F.: Nuevos criterios para el análisis de sistemas. Revista Administración de Empresas. Ed. Contabilidad Moderna. Tomo 1. Pág. 664
En función de ello, los elementos que integran los sistemas administrativos son los que se indican a continuación. Personas: Son los ejecutores, usuarios y razón de ser de los sistemas administrativos
y
quienes
actúan
en
la
captura,
procesamiento,
almacenamiento, transmisión y utilización de información necesaria para la aplicación de esos sistemas. Tecnología: Es el equipamiento y técnicas necesarias para la ejecución de los procesos desarrollados por las personas (proveedores, procesadores y usuarios de la información) tales como: soportes (magnéticos u ópticos) donde se almacenan los datos e información; elementos de captura de datos (teclados, scanners, códigos de barra); elementos de procesamiento de la información (hardware y software); elementos de transmisión de información (redes locales o amplias); ruteadores; intranets; extranets). Gestión del conocimiento: El knowledge management se ha convertido en un elemento fundamental para el desarrollo de la conducción empresaria. Comprende la detección, captura, almacenamiento, organización, recuperación y transmisión del conocimiento necesario para ese desarrollo.
2.1.1.3 Atributos de los Sistemas Administrativos. Hemos explicado más arriba que el objetivo de los sistemas administrativos es facilitar a la dirección empresarial en la forma más eficiente el cumplimiento de sus objetivos corporativos y de sus políticas. Es decir que, en principio existe un orden de prerelación en el sentido de una relación de dependencia de los sistemas a las políticas de un orden superior. Las operaciones que integran los sistemas deberán encolumnarse dentro de los lineamientos de las políticas empresariales. Ahora bien, para que lo anterior sea factible, será necesario que las políticas sean trazadas siguiendo una línea coherente y bien definida que permita una fácil rutina en el momento de ser llevadas a la práctica. Cuando las políticas son intrincadas o aceptan una cantidad importante de situaciones de excepción o no son bien
definidas, ello conspira contra la posibilidad de formular y complementar sistemas administrativos claros, concisos, de fácil cumplimiento, que se mantengan vigentes en un tiempo prudencial y posible de controlar.
En Argentina, en los primeros días del año 2002 se dicta una ley de emergencia económica como consecuencia de desajustes que se venían arrastrando en el circuito financiero nacional (retiro masivo por parte de ahorristas de sus depósitos en bancos) lo que provoca limitaciones y un cambio importante en los procedimientos administrativos vinculados a operaciones de retiro de fondos y a una consecuente afectación a los programas de computación que administran el manejo de los cajeros automáticos y back-office. Esto produjo la necesidad de dictar disposiciones de “feriado bancario” a efectos de adecuar los sistemas a la nueva forma de operación. Es un ejemplo de cómo los procedimientos pueden verse afectados por disposiciones de orden superior. Afortunadamente la moderna tecnología, merced a la flexibilidad con que ahora son diseñados los sistemas, permite afrontar con rapidez, esta forma de desafío. Teniendo en consideración las reflexiones anteriores, concluimos en que los sistemas administrativos y las normas que los acompañan deben cumplir las siguientes condiciones: Deben producir la información necesaria para que las diversas áreas componentes de la empresa en sus diversos niveles, dispongan del conocimiento necesario para decidir o ejecutar, conforme a sus respectivos requerimientos y responsabilidades. Deben ser lo suficientemente flexibles como para responder a circunstancias cambiantes y dinámicas. Deben estar en condiciones de que sus pasos puedan ser ejecutados en la oportunidad en que las operaciones lo ameriten, Los plazos para las tareas de la administración empresarial deben cumplirse. Los elementos para la producción deben ser requeridos y estar disponibles cuando se les necesite. Si los recibe antes originarán inmovilización innecesaria de capital de trabajo; no disponer de ellos por atrasos en las operaciones de
adquisición o recepción implica demoras o paralización de la línea de producción. Deben responder a condiciones de alto grado de seguridad en todos los niveles y pasos de su ejecución. Deben existir formas o mecanismos que permitan controlar el cumplimiento de esta condición. El sistema administrativo debe asegurar la preservación del patrimonio de la organización evitando que se produzcan, o en su caso denunciando si se ha producido, algún acto o intento de malversación del mismo. Así también deberá prever que los compromisos u obligaciones que asuma la organización sean realmente justificados en razón de sus operaciones lícitas. Para ello incluirá las normas de control interno y legales y aplicará las tecnologías que sean necesarias para la ejecución correcta y transparente de las operaciones. Deben desarrollarse logrando alcanzar los resultados esperados utilizando un adecuado índice de aplicación de recursos (humanos y tecnológicos). La relación costo-beneficio debe estar siempre sujeta a análisis a fin de evitar erogaciones que hagan improductiva la aplicación del sistema. Por ejemplo los sistemas de administración de inventario de insumos y materias primas deben aplicar soluciones que justifiquen los costos que provoque su instalación y uso (no es lo mismo controlar bienes de valor importante que aquellos otros que unitariamente son insignificantes). Deben ser de aplicación “amigable”: fáciles de comprender y de inmediata aplicación. Deben mantener documentación actualizada.
2.1.2 LA ADMINISTRACIÓN Y LAS FINANZAS Administración: Un concepto de administración se basa en la idea central de una organizada toma de decisiones para manejar a la empresa. Es decir, que cada unidad operativa haga o cumpla el trabajo encomendado hasta lograr el objetivo común de la organización.
2.1.2.1 Datos Históricos a) La administración en la edad media. La administración en la edad media se caracterizó por la descentralización del gobierno como reacción de lo sucedido en el Imperio Romano y el Gobierno Democrático Griego, ya que éstos fueron altamente centralizados. Fue así como apareció el Feudalismo en el que los antiguos ciudadanos y habitantes del caído Imperio Romano se agruparon con personajes importantes en busca de protección. De la época medieval se tienen pocos datos de sistemas administrativos, principalmente en aquellos pequeños estados feudales y luego monárquicos. En esta época se dio una notable evolución en los sistemas administrativos, esto se debió a los resultados del debilitamiento del poder estatal en los últimos días del Imperio Romano, ya que, la autoridad pasa al terrateniente el cual tenía poderes extraordinarios para lograr fines tributarios.
b) La administración en la edad moderna. La administración en la edad moderna se caracterizó entre otras cosas por la consolidación y expansión de los regímenes monárquicos y también por la evolución administrativa que se operó en algunos estados, como consecuencia se llevaron acabo estudios para definir e integrar mejor las labores.
Los que sobresalieron en la época medieval fueron los Cameralitas quienes se interesaron
en
asuntos
económicos,
vinculados
con
los
pensamientos
mercantilistas británicos y con los fisiócratas franceses y otros proporcionando reformas y apoyando la sistematización de la administración pública. Además el cameralismo era una tecnología administrativa sobre aspecto de administración financiera y agrícola. La importancia de esta separación influye en la libertad política de un ciudadano, es decir; la tranquilidad del espíritu proviene de la confianza que tiene cada persona en su seguridad, para que esa libertad exista, es necesario un gobierno por cada poder. Es más, las leyes se deben ejecutar de manera imparcial de tal
forma que se eviten arbitrariedades que afecten la vida de los ciudadanos de un determinado país.
c) La administración científica. Como consecuencia de varias transformaciones fundamentales acontecidas en el siglo XIX, tanto en el sector público, como en la consolidación de los Estados Republicanos, en el sector Privado y en la Revolución Industrial. Fue necesario organizar grandes empresas para atender las crecientes
labores que
desarrollaban unas y otras persecuciones de sus propósitos. El ámbito de servicio público creció en relación con el auge de la actividad privada. Se inició además un gran proceso tecnológico con el industrialismo y ello obligó a buscar mejores técnicas de trabajo que permitieran aprovechar al máximo los recursos, fin que siempre han tratado de alcanzar todos los inversionistas. A pesar de que la tecnificación y carácter científico de la administración han sido considerados por varios tratadistas como conquistas del siglo pasado, lo cierto es que tuvieron su inicio en siglo XIX. Sin embargo, la verdadera sistematización de la administración no tuvo lugar sino hasta la primera década del siglo pasado con estudios realizados por el Francés Henry Fayol y el estadounidense Frederick W. Taylor, bases fundamentales del movimiento denominado “ADMINISTRACION CIENTIFICA”. Henry Fayol, en el año 1888 logró salvar de la ruina una gran compañía metalúrgica de Francia él puso a prueba un método en el cual había aplicado varias veces en otras labores llamado Administración Positiva, la esencia de esta doctrina está basada en la idea de que gobernar una empresa pública o privada es un arte que debe asegurar la aplicación racional de sus funciones básicas que son técnicas comerciales, financieras, de seguridad, de contabilidad y administrativas. Estas funciones básicas están presentes en toda empresa cualquiera que sea su naturaleza pero en diferentes proporciones según sean los distintos niveles jerárquicos y ocupacionales. Al mismo tiempo se refiere al aspecto metodológico de esta doctrina que está formada por principios y elementos para que puedan ser exitosos, estos son: La previsión (planeación), la organización, mando (dirección),
coordinación (ejecución) y control. Según Fayol, la administración debe comenzar por los niveles mas altos sin embargo; fueron completadas satisfactoriamente por las teorías de Frederick W. Taylor (1903) quien ofrece su teoría sobre Administración Científica, la cual ya había sometido a experimentación en diferentes empresas públicas y privadas. Su propósito era proporcionar un gobierno municipal eficiente y económico a través de métodos científicos de supervisión e información de sus actividades y de recopilación, clasificación y análisis. Para él, la autoridad se tenía que promover desde los niveles bajos a los altos contrarrestando las teorías de Fayol; gracias a Taylor se sistematizó el análisis de las labores pues comprobó que muchos factores afectaban el rendimiento de los trabajadores y daba como consecuencia una productividad menor; también los métodos mas adecuados a las tareas y división de trabajo, la distribución de la jornada de trabajo y otros aspectos que se pueden resumir los siguientes principios:
1. Desarrollar para cada elemento del trabajo del obrero una ciencia que reemplace los antiguos métodos empíricos. 2. Seleccionar científicamente y luego instruir, enseñar y formar al obrero. 3. Cooperar cordialmente con los obreros, para que todo el trabajo sea hecho de acuerdo con los principios científicos con que se aplican. 4. Distribuir equitativamente el trabajo y las responsabilidades entre la administración y los obreros.
2.1.3 ELEMENTOS BÁSICOS DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO 2.1.3.1 Los Procesos de Administración Principios administrativos
El trabajo de la administración es ayudar a la organización a hacer el mejor uso de los recursos para conseguir sus metas. ¿Cómo consiguen los administradores este objetivo? Realizando los
principios administrativos más importantes:
planeación, organización, ejecución, dirección y control. Los administradores de todos los niveles en todos los departamentos (ya sea en organizaciones pequeñas y grandes, en instituciones con o sin fines de lucro, o que operan en un sólo país o en todo el mundo) son responsables de ejecutar los principios. Lo bien que logren hacerlo determinara la eficacia y eficiencia de sus organizaciones. Planeación Planeación es el proceso que usan los administradores para identificar y seleccionar las metas y los cursos de acción
apropiados. Los tres pasos del
proceso de planeación son:
a) Decidir qué metas perseguirá la organización, b) decidir qué cursos de acción
se emprenderán para alcanzar esas metas y c) decidir cómo
distribuir los recursos de la organización para conseguir esas metas. Qué tan bien planeen los administradores determina qué tan eficaz y eficiente es la organización, es decir, su nivel de desempeño.4
Importancia de la Planeación5 Se constituye en la base de las demás fases del proceso administrativo. Permite
a
las
organizaciones
precisar
sus
objetivos
principales,
proporcionando guías claras para la toma de decisiones. Se constituye en un medio de control. Minimiza los costos, a través de la utilización racional de los recursos.
4
Gareth R. Jones y Jennifer M. George Administración Contemporánea, cuarta edición McGRAWHILL/ INTERAMERICANA EDITORES, S.A. de C.V. México, D.F. pág.10 5 Serrano Ramírez, Américo Alexis, Administración I Y II, 1ª Edición, 1999, Pág. 79
Se convierte en una herramienta de comunicación entre las gerencias de la empresa sobre los objetivos y cursos de acción establecidos. Reduce
la
toma
de
decisiones
basada
en
especulaciones
o
improvisaciones. Principios de la planeación6 Principios: (Verdades fundamentales que sirven como guía de conducta). Flexibilidad: La moda, los gustos y los precios de la competencia imponer sobre el fabricante una flexibilidad imperativa, una tolerancia a la que toda planificación debe adaptarse. Es decir, que todo plan debe ser flexible y adaptable a las nuevas circunstancias, por lo que se deben establecer ciertos márgenes para afrontar ciertas variaciones. Equilibrio: Debe existir un balance respecto a los factores de tiempo, esfuerzo y costos, al momento de ejercer la planificación. Unidad: Para un mismo propósito debe existir un solo programa de acción. Los planes específicos se integran al plan general. Continuidad: En un plan un paso debe seguir al otro de forma lógica sin que existan vacíos y además a la planeación se debe dar un seguimiento constante. Precisión: Los planes no deben hacerse con afirmaciones genéricas, sino de la forma mas concreta posible, de lo contrario serían una aventura. Sencillez: Estos deben comprendidos por todos, expresados en un lenguaje que permite a todos los trabajadores su comprensión. Realidad: No deben formularse metas inalcanzables, ni contar con medios o recursos que no existen o que serían muy difíciles de conseguir. Comparabilidad: deben de permitir comparar lo que se ha previsto con lo que realmente ha acontecido.
Organización
6
Serrano Ramírez, Américo Alexis, Administración I Y II, 1ª Edición, 1999, Pág. 80
Organización es un proceso con el que los
administradores establecen una
estructura de relaciones laborales, de modo que los miembros de la organización interactúen y cooperen en las metas que ésta tenga. Organizar consiste
en
agrupar a las personas en departamentos, de acuerdo con las actividades laborales que desempeñan. Al organizar, los administradores también trazan las líneas de mando y responsabilidad entre individuos y grupos, y deciden cuál es la mejor manera de coordinar los recursos de la organización, principalmente los recursos humanos.
Guillermo Gómez Ceja: “Es la estructuración técnicas de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos humanos y materiales de un organismo social, con el fin de lograr máxima eficiencia en la realización de los planes y objetivos señalados en la planeación.”7
El resultado de organizar es crear una estructura organizacional, que es el sistema formal de relaciones de actividades y rendición de cuentas que coordina y motiva a los miembros para que colaboren en la consecución de las metas organizacionales. Esta estructura determina la mejor manera de aprovechar los recursos de la organización para crear bienes y servicios. Organización Formal e Informal Dentro de la organización existen organizaciones formales e informales. La organización formal es la estructura intencional de papeles en una empresa organizada formalmente. La organización informal, según define Keinth Davis, es una red de relaciones personales que se dan espontáneamente.8
Dirección Al dirigir los administradores no sólo articulan una visión clara que deben seguir los miembros de la organización, sino también la revitalizan y facultan para que entiendan la parte que representan en la consecución de las metas de la 7
Gómez Ceja, Guillermo. Planeación y Organización de Empresas, 8ª Edición, MC Graw Hill, México, 1995, Pág.191 8 Serrano Ramírez, Américo Alexis, Administración I Y II, 1ª Edición, 1999, Pág. 104
organización. El liderazgo depende del ejercicio del poder, de la influencia, la visión, el convencimiento y las capacidades de comunicación para coordinar el comportamiento de
individuos y grupos con el objeto de armonizar sus
actividades y esfuerzos, además de alentar a los empleados a conseguir un desempeño superior. El resultado del liderazgo es
una gran motivación
y
dedicación para los integrantes de la organización. Importancia9 La dirección se considera como la etapa central y esencia dentro de las demás funciones administrativas, ya que se hace relevante la toma de las decisiones y el uso de la autoridad.
Es la fase que busca conciliar los intereses particulares y obtener los objetivos sociales, a través de los esfuerzos de la autoridad y de los integrantes de la organización. En esta fase es vital el “recurso humano”, ya que sin él y lo organizado de previo, no sería factible cumplir con lo planeado. Ejecución La ejecución es el proceso dinámico de convertir en realidad la acción que ha sido planeada, preparada y organizada. Al respecto Terry dice que “en la práctica, muchos gerentes creen que la ejecución es la verdadera esencia de la administración. La ejecución trata exclusivamente con personas. ”Según
el
Diccionario Everest, Cima es“ poner por obra una cosa. ”Y el diccionario Océano Uno Color; ejecutar es desempeñar con arte, alguna cosa. Cuando Frederick W. Taylor fundamentó la denominada “administración científica”, el principio de la ejecución fue básico, mediante la preocupación de la eficacia de las personas. El proceso tecnológico
y el industrialismo aportaron ejecutorias
óptimas para cada circunstancia. O sea que la ejecución tiene que ver con las personas que ejecutan y eso incluye; el software, la capacitación, las condiciones
9
Serrano Ramírez, Américo Alexis, Administración I Y II, 1ª Edición, 1999, Pág. 149
de trabajo, las prestaciones y la sistematización
de las funciones que se
deleguen.
Control Al controlar, los administradores evalúan en qué medida la organización consigue sus metas y emprende acciones para sostener y mejorar el desempeño. El resultado del proceso de control es la capacidad para medir el desempeño con exactitud y regular la eficiencia y la eficacia de la organización. Para ejercer el control, los administradores deben decidir qué metas medirán, quizá las metas que conciernen a la productividad, calidad o sensibilidad a los clientes. Luego tienen que diseñar sistemas de información y control que les den los datos que necesitan para evaluar el desempeño. La función del control también permite a los administradores evaluar su propio desempeño
en las tres funciones
gerenciales (planear, organizar y dirigir) y adoptar las medidas correctivas. 10
2.1.3.2 El Proceso del Control
El Control dentro de la Organización Control es un conjunto de normas, procedimientos y técnicas a través de las cuales se mide y corrige el desempeño para asegurar la consecución de objetivos y metas.11
El control es la función que consiste en observar, inspeccionar, verificar y registrar la ejecución de un plan de manera que puedan compararse continuamente los resultados obtenidos con los planes realizados en un principio y tomar las medidas necesarias para asegurar la realización de sus objetivos.
10
Gareth R. Jones y Jennifer M. George Administración Contemporánea, pág.379, cuarta edición McGRAW- HILL/ INTERAMERICANA EDITORES, S.A. de C.V. México, D.F. 11 Auditoria 2005, Samuel Alberto Mantilla, Ecoe Ediciones, 2003
Fayol define el control como la función que tiene por objeto cerciorarse de que todo se está llevando a cabo de acuerdo con el plan adoptado, las órdenes dadas y los principios establecidos. Koontz y O’ Donnell lo define como la función que comprende todas las actividades encaminadas a asegurar la realización de las operaciones, de acuerdo con los planes establecidos. Por tanto el control implica todo procedimiento necesario para alcanzar los objetivos, definidos mediante la función de planificación.
Brown y Moberg, en su libro Teoría de la Organización y la Administración, definen que “control es mantener las actividades de la organización en conformidad (alineados y en curso) con los planes y objetivos. El objetivo de los sistemas de control es inspeccionar todas las actividades e identificar las desviaciones significativas de los estándares de rendimiento esperado.”
Según Glenn Welsch, el control puede definirse simplemente como la acción necesaria para asegurar que se están alcanzando los objetivos, planes y políticas. Para ser efectivo debe descansar sobre una base firme de planificación y se fundamenta también en el concepto de retroalimentación, el cual requiere medición de resultados e inicia acciones correctivas diseñadas para asegurar el logro de los objetivos.
Para Gerardo Gutiérrez Plaza, en su libro La Administración por Control, el control es asegurarse que las acciones dirigidas se realicen de acuerdo con los objetivos predeterminados y dentro de los límites de la estructura organizacional.
Koontz y Weihrich, indican que la función administrativa de control es la medición y corrección del desempeño para asegurar que los objetivos de la empresa y los planes diseñados para lograrlos están siendo llevados a cabo.12
Importancia 12
Elementos de la administración Koontz y Weihrich 12va edición 2002, México. Pág. 32
El control es importante por las siguientes razones:13 a) Contribuye a medir y corregir la labor ejecutada por los subordinados, a fin de lograr los objetivos. b) Permite el análisis de lo realizado con lo planeado. c) Las técnicas y los sistemas de control son aplicables a cualquier actividad administrativa. d) Se constituye, para los jefes en una herramienta, a través de la cual se comprueban si los objetivos de la empresa son alcanzados conforme a la planificación.
2.1.4 EL CONTROL CONTABLE 2.1.4.1 La Contabilidad Para Alejandro Prieto, la contabilidad es un arte, que “reúne, clasifica y resume las operaciones y las interpreta”.
14
La delicadeza de Prieto, para muchos es
obsolescencia, los datos históricos que aporta obliga a que el empresario agregue a su control otros medidores, como los Presupuestos y el Punto de Equilibrio etc. El Control Contable, por sí solo
genera discusión sobre su efectividad: Pero
siempre está allí, a través de los siglos queda demostrado que Fray Luca Pasciole no se equivocó y el control en los negocios dejaría de serlo sin la contabilidad. A través
del tiempo se han hecho esfuerzos por regularlo. Incorporando
normativas mediante los principios e institucionalizando entidades encargadas de la vigilancia, para el buen manejo de la normativa. Antes fueron los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA), luego las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) y posteriormente las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). Las decisiones en la organización, redundan en el movimiento 13 14
Administración I y II, Lic. Américo Alexis Serrano Ramírez, 1ª Edición, 2003, página 227 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados
de fondos, en algo que lleva incluido un valor económico, estas pueden ocasionar pérdidas o beneficios y debe registrarse para luego interpretarse, este círculo virtuoso es donde la contabilidad ejerce su función de control y donde los PCGA antes y las NIC/ NIIF hoy tienen su asidero.
2.1.4.2 Datos Históricos de la contabilidad
a) La contabilidad en la edad moderna. En esta época el italiano Fray Lucas Pacciolli dio seguimiento a la partida doble que a la fecha no ha sido desvirtuada, desde su aparición ha resistido la prueba los siglos y se le ha encontrado aplicación en todos los campos de actividad y diversidad de formas de empleo, dando lugar a los llamados “Sistemas modernos de contabilidad” Posteriormente diversos autores presentan la contabilidad como un arte, como una técnica, como una ciencia, etc. Ejemplo: “Contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir de una manera significativa y en términos de dinero, las transacciones y sucesos que son de carácter financiero e interpretar los resultados de ello”. “Contabilidad es la ciencia que coordina y dispone en libros adecuados las anotaciones de las operaciones efectuadas por una empresa mercantil, con el objeto de poder conocer la situación de dicha empresa, determinar los resultados obtenidos y explicar las causas que han producido estos resultados”. “Contabilidad es la técnica establecida por los expertos para la registrar las operaciones económicas de las personas en forma practica, ordenada y suficiente para la determinación detallada de la situación patrimonial de las mismas y la ejecución de los estados respectivos”.
b) La Contabilidad del siglo XX La contabilidad es muy importante en la administración ya que es un área en la cual se registran todas las actividades ya sean esta económicas o financieras en el desarrollo de una determinada empresa pública o privada con o sin fines lucrativos logrando así la llamada actividad económica.
La actividad económica trae como consecuencia la transformación de los diversos elementos que forman el capital y su aumento o disminución según la actividad o gestión. Para que la gestión sea bien encaminada se necesita de un control e información exacta, verídica y honrada que demuestre si se cumple con un plan trazado. Todo esto se consigue por medio de los registros o anotaciones de resultado real y satisfactorio. Es decir que la ciencia contable no se reduce a cuentas en la que se desarrolla con orden y exactitud dichos hechos. La contabilidad representa además las operaciones en forma directa o indirecta para conocer la marcha y proceso de la situación económica o financiera de la empresa, así mismo nos ayuda a la toma de decisiones en un momento determinado. A principios del siglo XX, El Salvador no contaba con Contadores Públicos que satisficieran las necesidades de información en las empresas, así mismo no existían escuelas que enseñaran contabilidad. Con la incursión del país al mercado mundial es decir a mediados del siglo XX, las actividades agroexportadoras, desarrolladas por empresas extranjeras fueron demandando mayores conocimientos administrativos y de control; así arribaron a nuestro país compañías extranjeras dentro de las cuales podemos citar: Meardi Hermanos, Daglio y Cia entre otras. Estas compañías trajeron los primeros intentos de fomentar la enseñanza de la contabilidad en El Salvador, algo que era novedoso y necesario para el desarrollo económico y social de la región.
Fue en 1929 cuando se contrato a una firma de auditores de origen Inglés, para deficiencias. Esta firma fue la LAYTON BENNETT CHIENE & TAIT. Concluido su trabajo y presentado su informe, dos de los auditores de dicha firma se quedaron en el país, ejerciendo la Contaduría Pública en forma independiente, ellos fueron: William Bain y Lyon Sullivan quienes durante una década (19291939) ejercieron sólo ellos la Contaduría Pública. En el año de 1939 se dieron dos grandes acontecimientos:
a) Se reglamentó la enseñanza de Contabilidad, es decir, el Estado reconoció la profesión de Contador, por lo que se expidieron títulos reconocidos legalmente de Tenedor de Libros y Contador. b) Para todas aquellas personas que antes de la reglamentación de la enseñanza de Contador habían obtenido sus títulos, los cuales no eran reconocidos por el Estado, se emitió un decreto sobre legalización de títulos e incorporación de contadores, a fin de que legalizaren sus títulos y este tuviera el reconocimiento del Estado.
2.1.4.3 Las Finanzas Las finanzas son una rama indispensable de las actividades económicas y de importancia vital en la Administración, porque se necesita dinero para pagar los salarios, comprar materia prima, equipar una fábrica con la maquinaria requerida, y también para vender y esperar a que paguen los clientes. Las finanzas hacen posible satisfacer estas necesidades esenciales y su administración es de vital importancia para todas las empresas. Finanzas: Esta área es la encargada de los aspectos de dinero en una empresa y podemos agregar que: el ahorro, el gasto, el préstamo y la inversión de fondos están incluidos en este significado.
Para poder ampliar esta definición es necesario conocer otros términos como capital y títulos de capital.
Capital Es el que se encuentra constituido por elementos tales como dinero, crédito, patentes, máquinas y edificios. Se le considera al capital como la expresión de la propiedad total de una empresa formada por el monto invertido, las reservas y las utilidades no repartidas. 15
15
Díaz Callejas Osmín Ernesto y Mendoza de Díaz Judith Virginia, Administración de Empresas I.Pág.142.
Título de capital Es un derecho sobre los bienes, y pueden considerarse como una facultad o privilegio que se otorga
a una persona o a una entidad legal, por ley o por
autoridad. Ejemplo: posesión de pagarés, bonos, acciones y obligaciones en general. Los títulos,
de capital pueden convertirse en dinero u otros bienes
materiales, vendiéndolos o cobrándolos (cuando el emisor los redime).
Un concepto más completo de finanzas es el siguiente: “Las finanzas consisten en suministrar y usar dinero, títulos de capital, créditos y fondos de cualquier clase que se emplean en el funcionamiento de una empresa”.
Las finanzas son
igualmente importantes ya sea si la empresa crezca, permanezca relativamente estática, decrezca, se organice o esté modificando su actividad general; siempre hay necesidad financiera que satisfacer adecuadamente.
Problemas financieros Los problemas financieros se pueden originar en dos formas: 1. Lo que se necesita para sostener el negocio en los períodos de expansión o de contracción. 2. Las decisiones y acciones de las altas esferas de la empresa.
Para el primer caso, hay que conseguir suficiente capital y emplearlo en la ejecución de las operaciones en la escala que los jefes supremos consideren prudente. Pudieran necesitarse, para ampliar el negocio, fondos adicionales que podrán conseguirse ya sea vendiendo parte de la
propiedad o por medio de
empréstitos (esto es aplicable, a las empresa privadas solamente). En el caso de entidades públicas el financiamiento puede ser manejado por empréstitos, o por la elevación de impuestos y haciendo que se cumpla con esta disposición. El curso que haya de seguirse, su extensión y el plan general, implica decisiones que requieren conocimientos financieros y buen criterio. Algunos expertos afirman que la reducción de las actividades implica dificultades financieras de la misma magnitud que las que implica la expansión.
En el segundo origen
importante
de problemas financieros, las decisiones y
acciones de las altas esferas del negocio, se ejemplifica por la determinación del departamento de producción de manufacturas en grandes lotes, para reducir los costos. Como resultado, suele ser necesario acumular
fuertes existencias de
materiales que exigen fondos adicionales. En forma idéntica, el departamento de ventas pudieran empeñarse en lograr un aumento sin precedentes en las ventas ampliando el monto y plazo de los créditos, con el resultado que se necesite mayor capital en cuentas por cobrar. De la misma manera, el departamento de compras, anticipándose a un aumento de precios, pudiera comprar grandes cantidades de materia prima, lo cual exige fondos adicionales para tales compromisos y dar por resultados la
congelación
de fuertes sumas en existencias de materia prima. 16
2.1.5 HERRAMIENTAS O INDICADORES DE CONTROL FINANCIERO a) Estados Financieros Los estados financieros son el producto que se obtiene del procesamiento de grandes cantidades de transacciones, las cuales se estructuran y agregan en grupos de acuerdo con su naturaleza y función. La final del proceso de agrupación y clasificación consiste en la presentación de datos condensados y agrupados, que constituyen el contenido de las partidas, ya sea que aparezcan éstas en el cuerpo principal de los estados financieros o en las notas. Si una partida concreta no resulta significativa individualmente, se agregará con otras partidas, ya sea en los estados principales o en notas. Una partida que no tenga la suficiente importancia como para requerir presentación separada en el cuerpo principal de los estados financieros, puede sin embargo tenerla para ser presentada por separado en las notas a los mismos.
16
Díaz Callejas Osmín Ernesto y Mendoza de Díaz Judith Virginia, Administración de Empresas I.Pág.144.
Balance General El balance general representa una declaración resumida de la situación financiera de la empresa en un momento determinado. El estado balancea los activos de la empresa contra su financiamiento que puede ser de deuda o capital. Cada empresa deberá determinar, considerando la naturaleza de sus actividades, si presenta o no sus activos corrientes y sus pasivos corrientes como categorías separadas dentro del balance de situación general. Cuando la empresa opte por no realizar la clasificación mencionada, los activos y pasivos deben presentarse utilizando como criterio genérico su grado de liquidez.17 Como mínimo, en el cuerpo del balance se deben incluir líneas con los importes que correspondan a las siguientes partidas: a)
propiedades, planta y equipo;
b)
activos intangibles;
c)
Inversiones financieras (excluidas las mencionadas en los apartados d, f y g posteriores)
d)
Inversiones contabilizadas utilizando el método de la participación
e)
Inventarios
f)
Deudores comerciales y otras cuentas por cobrar
g)
Efectivo y otros medios líquidos equivalentes
h)
Acreedores comerciales y otras cuentas por pagar
i)
Pasivos y activos de naturaleza fiscal, según exige la NIC 12,
j) k)
Provisiones
l)
Pasivos no corrientes con intereses
m)
17
Impuesto sobre las ganancias
Intereses minoritarios
Normas Internacionales de Contabilidad, # 1, párrafo #53
n)
Capital emitido y reservas.18
Estado de Resultados
El estado de resultado proporciona un resumen financiero de las operaciones durante un período dado.
Como mínimo, en el cuerpo del estado de resultados se deben incluir líneas con los importes que correspondan a las siguientes partidas:
(a)
Ingresos;
(b)
Resultado de la operación;
(c)
Gastos financieros;
(d)
Participación en las pérdidas y ganancias de las empresas asociadas y negocios conjuntos que se lleven contablemente por el método de la participación.
(e)
Gasto por el impuesto sobre las ganancias;
(f)
Pérdidas o ganancias por las actividades de operación;
(g)
Resultados extraordinarios;
(h)
Intereses minoritarios, y
(i)
Ganancia o pérdida neta del periodo.19
Estado de cambios en el patrimonio Los cambios en el patrimonio neto de la empresa, entre dos balances consecutivos, reflejan el incremento o decremento sufrido por sus activos netos, esto es en su riqueza, a lo largo del período, sobre la base de los principios particulares de medición adoptados por la empresa y declarados en los estados 18 19
Normas Internacionales de Contabilidad, # 1, párrafo #66 Normas Internacionales de Contabilidad, # 1, párrafo #75
financieros. Salvo por el efecto de los cambios producidos por causa de las operaciones con los propietarios, tales como aportaciones de capital y dividendos, la variación experimentada por el valor del patrimonio neto representa el monto total de las ganancias y pérdidas generadas por las actividades de la empresa durante el período. La empresa debe presentar, como un componente separado de sus estados financieros, un estado que muestre:
(a)
La ganancia neta o pérdida neta del período;
(b)
Cada una de las partidas de gastos, ingresos, pérdidas o ganancias que, según lo requerido por otras Normas, se cargue o abone directamente al patrimonio neto, así como el total de esas partidas.
(c)
El efecto acumulado de los cambios en las políticas contables y en la corrección de errores fundamentales, según lo requiere el tratamiento por punto de referencia de la NIC 8, Ganancia o pérdida Neta del período, errores fundamentales y cambios en las Políticas Contables, además, la empresa debe presentar, ya sea dentro de este estado o en las notas.
(c)
Las operaciones de capital con los propietarios, así como los beneficios distribuidos a los mismos;
(e)
El saldo de las ganancias o pérdidas acumulados al principio del período y en la fecha de cierre del balance, así como los movimientos de los mismos durante el período.
(f)
Una conciliación entre el valor en libros y final de cada tipo de capital social, prima de emisión y reservas, informando por
separado de cada movimiento habido en los mismos.20
b) Razones financieras 21 Todos los administradores desarrollan un sistema de control de resultados para sus organizaciones. Primero eligen las metas o estándares de desempeño de resultados que creen que medirán
mejor la eficiencia, calidad, innovación
y
capacidad de respuesta ante los clientes. Luego miden si las metas y normas de desempeño se están alcanzando en el nivel funcional e individual de la organización. Los tres mecanismos principales
que los administradores usan
para evaluar el resultado o desempeño son las medidas financieras, las metas organizacionales y los presupuestos de operación.
Medidas financieras del desempeño Los administradores superiores tienen especial interés en el desempeño global de la organización y utilizan varias medidas financieras para evaluar el desempeño. Las más comunes son las razones de utilidad, las razones de liquidez, las razones de cobertura y las razones de calidad. Las razones de utilidad miden que tan eficientemente los administradores usan los recursos de la organización para generar utilidades. El rendimiento sobre la inversión (ROI), o el ingreso neto de una organización antes de impuestos, dividido entre sus activos totales, es la medida de desempeño financiero más utilizada, porque permite que los administradores de una organización comparen su desempeño con el de otras organizaciones. El ROI permite que los administradores evalúen la ventaja competitiva de una organización. El margen utilidad bruta es la diferencia entre el monto de ingresos generados por un producto y los recursos utilizados para fabricar 20 21
Normas Internacionales de Contabilidad, # 1, párrafo # 86 Gitman, Lawrence J. Principios de Administración Financiera, pp. 49-52
dicho producto. Esta medida información
sobre qué
proporciona
a los administradores
tan eficientemente una organización
está
utilizando sus recursos y qué tan atractivo encuentran los consumidores el producto. También ofrece a los administradores una forma de determinar qué tan bien construye su ventaja competitiva una organización. Las razones de liquidez miden qué tan bien los administradores han protegido los recursos organizacionales para cumplir sus obligaciones en el corto plazo. La razón circulante (activos circulantes divididos entre pasivos circulantes) dice a los administradores si tienen los recursos disponibles para satisfacer las demandas de los acreedores de corto plazo. La razón rápida nos dice si puede pagar estas demandas sin vender el inventario. 22 Las razones de apalancamiento, como la razón de deuda a activos o la razón de veces de cobertura, miden el grado en que los administradores recurren al endeudamiento (tomar dinero prestado) o capital (emitir nuevas acciones) para financiar las actividades que se realizan. Una organización está fuertemente apalancada si usa más deuda de capital, y la deuda puede ser más riesgosa si las utilidades no alcanzan a cubrir el interés generado por la deuda. Las razones de actividad proporcionan medidas de qué tan bien los administradores están creando valor con los activos organizacionales. La rotación de inventario mide qué eficientemente los administradores hacen rotar el inventario, de manera que no tengan exceso de inventario. Los períodos promedio de cobro arrojan eficientemente
los administradores
información
sobre qué tan
están cobrando
ingresos de los
clientes para pagar los gastos.
22
Gareth R. Jones y Jennifer M. George Administración Contemporánea, McGRAW- HILL/
INTERAMERICANA EDITORES, S.A. de C.V., México, cuarta edición, D.F., pág.384
Los administradores recurren a las medidas
de desempeño financiero por la
objetividad de éstas para determinar la eficiencia y eficacia de sus organizaciones. Cuando una organización no llega a cumplir sus normas de desempeño, como las metas de ROI, ingresos o precios de sus acciones, los administradores saben que deben emprender acciones correctivas. 23 Aunque la información financiera es un importante control de los resultados, ésta por sí misma no provee a los administradores toda la información que necesitan de los cuatro bloques para crear la ventaja competitiva. Los resultados financieros informan a los administradores cuáles son los resultados de las decisiones que ya tomaron, pero no dicen a los administradores cómo detectar nuevas oportunidades para crear una ventaja competitiva en el futuro. 24
La información obtenida en los cuatro estados financieros básicos es de mucha importancia para varias partes interesadas, que por lo regular necesitan tener medidas relativas de eficiencia operativa de la empresa. Aquí la palabra clave es relativa, porque el análisis de los estados financieros se basa en el uso de las razones o valores relativos. El análisis de razones financieras implica métodos de cálculo e interpretación
de razones financieras para analizar y supervisar el
desempeño de la empresa. Las fuentes básicas de datos para el análisis de razones son el estado de resultado y el balance general de la empresa. Partes interesadas El análisis de razones de los estados financieros de una empresa es de interés para los accionistas, acreedores y la propia administración de la empresa. Los accionistas actuales y los prospectos se interesan en los niveles de riesgo y rendimiento actual y futuro de la empresa, los cuales afectan directamente el precio de las acciones. A los acreedores de la empresa les interesa sobre todo la liquidez a corto plazo de la compañía y su capacidad para hacer pagos de intereses y del principal. Un asunto que también les interesa es la rentabilidad de 23
Gareth R. Jones y Jennifer M. George Administración Contemporánea, McGRAW- HILL/ INTERAMERICANA EDITORES, S.A. de C.V. México, D.F., cuarta edición, pág.385 24 Jones y Jennifer M. George Administración Contemporánea, McGRAW- HILL/ INTERAMERICANA EDITORES, S.A. de C.V. México, D.F., cuarta edición, pág.386
la empresa; quieren estar seguros de ella. La administración como los accionistas, se preocupa por todos los aspectos de la situación financiera de la empresa y trata de producir razones financieras que sean consideradas como favorables tanto para los propietarios como para los acreedores. Además la administración usa razones para supervisar el desempeño de la empresa de un periodo a otro. Los cálculos de las razones financieras no muestran
mayor información sino
están acompañados por la interpretación del valor de la razón. 25
Categorías de las razones financieras Por conveniencia, las razones financieras se pueden dividir en cinco categorías básicas: razón de liquidez, de actividad, de deuda, de rentabilidad y de mercado. Las razones de liquidez, actividad y de deuda miden principalmente el riesgo. Las razones de rentabilidad miden los rendimientos. Las razones de mercado abarcan riesgos y rendimiento. 26 Razón de liquidez La liquidez de una empresa se mide por su capacidad para satisfacer obligaciones a corto plazo conforme se venzan. La liquidez se refiere a la solvencia de la posición financiera global de la empresaria facilidad con la que paga sus deudas. Puesto que un precursor común para un desastre o quiebra financiera es la de baja o decreciente liquidez, estas razones financieras se ven como buenos indicadores líderes de problemas de flujo de efectivo. Las dos medidas básicas de liquidez son la razón de circulante y la razón rápida (prueba del ácido).27
Razón de circulante 25
Jones y Jennifer M. George Administración Contemporánea, McGRAW- HILL/ INTERAMERICANA EDITORES, S.A. de C.V. México, D.F., cuarta edición, pág.44 26 Jones y Jennifer M. George Administración Contemporánea, McGRAW- HILL/ INTERAMERICANA EDITORES, S.A. de C.V. México, D.F., cuarta edición, pág.48 27 Jones y Jennifer M. George Administración Contemporánea, McGRAW- HILL/ INTERAMERICANA EDITORES, S.A. de C.V. México, D.F., cuarta edición, pág.49
La razón del circulante, una de las razones financieras citadas más comúnmente, mide la capacidad de la empresa para cumplir con sus deudas a corto plazo. Se expresa como sigue:
Razón del circulante = Activos circulante Pasivo circulante
Razón rápida (prueba del ácido) La razón rápida (prueba del ácido) es similar a la razón del circulante, excepto que excluye el inventario, el cual es, por lo general, el activo circulante menos líquido. La liquidez generalmente baja del inventario es resultado de dos factores principales: 1) muchos tipos de inventarios no se pueden vender con facilidad porque son artículos terminados parcialmente, artículos para un propósito especial, etcétera, y 2) por lo común, un inventario se vende a crédito, es decir, se vuelve una cuenta por cobrar antes de convertirse en efectivo. La razón rápida se calcula como sigue:
Razón rápida = Activos circulantes - Inventario Pasivo circulante Razones de actividad Las razones de actividad miden la velocidad con las que varias cuentas se convierten en ventas o efectivo, es decir, ingreso o egreso. Con respecto a las cuentas corrientes, las medidas de liquidez por lo general son inadecuadas porque las diferencias en la composición de los activos y pasivos circulantes de una empresa
pueden
afectar
significativamente
su
liquidez
“verdadera”.
Por
consiguiente, es importante buscar más allá de las medidas de liquidez total y evaluar la actividad (liquidez) de cuentas corrientes específicas. Para medir la actividad de las cuentas corrientes más importantes hay varias razones, entre las cuales están los inventarios, las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar. También se puede evaluar la eficiencia con la que se usen los activos totales.
Rotación de inventario Por lo general, la rotación de inventario mide la actividad, o liquidez, del inventario de una empresa. Se calcula como sigue: Rotación de inventario = Costo de ventas Inventario Periodo promedio de cobro El período promedio de cobranza, o periodo promedio de cuentas por cobrar, es muy útil para evaluar las políticas de crédito y cobranza. Se obtiene dividiendo el saldo de las cuentas por cobrar entre el promedio de cuentas diarias.
Periodo promedio de cobranza =
Cuentas por cobrar
Promedio de ventas por día
=
Cuentas por cobrar Ventas anuales 360
Período promedio de pago El período promedio de pago, o período promedio de cuentas por pagar, se calcula de la misma manera que el período promedio de cobranza:
Periodo promedio de pago =
Cuentas por pagar Promedio de compras por día
=
Cuentas por pagar Compras anuales 360
Rotación de activos totales Rotación de activos totales indica la eficiencia con que la empresa utiliza sus activos para generar ventas. Esta rotación se calcula como sigue:
Rotación de activos totales =
Ventas
Activos totales Razones de deuda La posición de deuda de una empresa indica la cantidad
de dinero de otras
personas que se ha estado utilizando para generar ganancias. En general, el analista financiero está más interesado en las deudas a largo plazo, puesto que éstas comprometen a la empresa a una serie de pagos durante un periodo largo. Puesto que se tienen que satisfacer los derechos de los acreedores antes de que se distribuyan las ganancias a los accionistas, actuales prospectos están muy atentos a la capacidad de la empresa para liquidar sus deudas. A los prestamistas también les interesa el monto de la deuda de la empresa. Desde luego, la administración también se debe de interesar
por el endeudamiento.
En general, cuento mayor es la deuda que una empresa utiliza en relación con sus activos totales, mayor es el apalancamiento financiero. El apalancamiento financiero es el aumento del riesgo y rendimiento introducidos a través del uso de financiamiento de costo fijo, como deuda y acciones preferentes. Entre más deuda de costo fijo emplee una empresa, mayor serán su riesgo y rendimiento esperado.
Razón de deuda La razón de deuda mide la proporción
de activos totales financiados por los
acreedores de la empresa. Cuánto más alta es esta razón, mayor es la cantidad de dinero de otras personas que se está usando para generar ganancia. La razón se calcula como sigue:
Razón de deuda = Pasivos totales Activos totales
Razón de la capacidad de pago de intereses La razón de la capacidad de pago de intereses, a veces conocida como razón de cobertura de interés, mide la capacidad de la empresa para hacer pagos contractuales de intereses. Cuanto mayor es su valor, más capacidad tiene la
empresa para cumplir con sus obligaciones de intereses. La razón de capacidad de pago de intereses se calcula como sigue: Utilidades antes de Razón de la capacidad de pago de intereses = intereses e impuestos Intereses
Estado de resultados de formato común Una herramienta común para evaluar la rentabilidad en relación con las ventas es el estado de resultados de formato común. En este estado cada elemento se expresa como un porcentaje de ventas. Los estados de resultados de formato común son especialmente útiles para comparar el desempeño a través de los años. Tres razones de rentabilidad que se citan con mucha frecuencia, las cuales se pueden leer directamente de los estados de resultados de formato común, son: 1) el margen de utilidad bruta; 2) el margen de utilidad operativa, y 3) el margen de utilidad neta.
Margen de utilidad bruta El margen de utilidad bruta mide el porcentaje de cada dólar de ventas que queda después de que la empresa ha pagado todos sus productos. Cuanto más alto es el margen de utilidad bruta (es decir, cuanto más bajo es el costo relativo del costo de ventas), mejor. El margen de utilidad bruta se calcula como sigue:
Margen de utilidad bruta = Ventas – Costo de ventas = Utilidad bruta Ventas
Ventas
Margen de utilidad operativa El margen de utilidad operativa mide el porcentaje de cada dólar de ventas que queda después de deducir todos los costos y gastos que no son intereses, impuestos y dividendos de acciones preferentes. Representan las “utilidades puras” ganadas por cada dólar de ventas. La utilidad operativa es “pura” porque mide solamente las ganancias obtenidas por operaciones sin tomar en cuenta
intereses, impuestos y dividendos de acciones preferentes. Se prefiere un margen de utilidad operativa alto. El margen de utilidad operativa se calcula como sigue:
Margen de utilidad operativa = Utilidad operativa Ventas Margen de utilidad neta El margen de utilidad neta mide el porcentaje de cada dólar de ventas que queda después de que se han deducido todos los costos y gastos, incluyendo intereses, impuestos y dividendos de acciones preferentes. Cuanto más alto sea el margen de utilidad neta de la empresa, mejor. El margen de utilidad neta se calcula como sigue:
Margen de utilidad neta = Utilidades disponibles para las acciones comunes Ventas
Análisis Financiero aplicado con índices financiero Cuadro Sinóptico
Razones de Liquidez
No.
RAZON FINANCIERA
FÓRMULA
ANÁLISIS Permite
medir
la
capacidad que tiene la 1
Razón de solvencia
Activo corriente
empresa para cubrir sus
Pasivo corriente
deudas a corto plazo.
Resultado veces Muestra
el
activo
corriente que la empresa Capital neto de 2
trabajo
Activo corriente-Pasivo no tiene comprometido Corriente
con sus acreedores
Resultado veces Permite
medir
la
capacidad que tiene la empresa para cubrir sus deudas a corto plazo sin Activo corriente 3
Prueba ácida
inventario
el
valor
de
sus
inventarios.
Pasivo corriente Resultado veces
4
Solidez
Activo total Pasivo total Resultado en veces
Muestra la garantía de los activos totales para cancelar los pasivos totales al momento de liquidarse.
Razón de actividad
No.
RAZÓN FINANCIERA
FÓRMULA
ANÁLISIS
1
Rotación de
Mide las veces en que el
inventarios
Costo de ventas Inventario promedio
costo de los inventarios, se convierte en ventas
Resultado Veces 2
Rotación de cuentas
Ventas totales
por cobrar
Cuentas por cobrar promedio Resultado en veces
Plazo promedio de 3
realización
las cuentas por cobrar rotan antes de ser efectivas. Numero de días que
Promedio de cuentas por cobrar * 365
de cuentas por cobrar
Muestra las veces que
Ventas totales
tardan las cuentas por cobrar para ser realizadas en efectivo
Resultado en días Rotación de activos 4
fijos
Ventas totales
Muestra la eficiencia con
Activos fijos netos
la que se utilizan los activos
fijos
de
la
empresa para generar Resultado en veces
Ventas Muestra la eficiencia con
Rotación de activos 5
totales
la que se utilizan los Ventas totales
activos totales de la
Activos totales
empresa para generar Ventas
Resultado en veces
Razones de Endeudamiento
No.
RAZON FINANCIERA
FÓRMULA
ANÁLISIS Mide la proporción de activos que se le debe a
Razón de 1
los
endeudamiento
proveedores
Pasivos totales
acreedores de la
Activos totales
empresa
y
Resultado % Indica Razón deuda – 2
patrimonio
Pasivos totales Patrimonio Resultado %
la
parte
del
patrimonio
que
la
empresa tiene comproMetida con los acreedores.
Razones de Rentabilidad No.
RAZON FINANCIERA
FÓRMULA
ANÁLISIS Mostrará el margen que
1
tiene
Margen bruto de utilidad
la
empresa
al
cubrir su costo de venta Ventas totales –
este debe ser razonable
costo de ventas
para cubrir gastos de
Ventas totales
operación y tener utilidad
Resultado %
Refleja el margen que tiene
2
la
empresa
Utilidad de
cubrir
Margen de utilidad
operación
operativos y reconocer
De operación
Ventas totales Resultado %
Utilidad
los
al
gastos
Muestra la utilidad por Margen de utilidad neta 3
cada Utilidad neta del ejercicio Ventas totales
dólar
después
vendido
de
deducir
costos y gastos y reflejar la utilidad neta.
Resultado Dólares Indica la eficiencia con la cual
4
Rentabilidad sobre
Utilidad neta del
activos
ejercicio
Totales (ROA)
Activos totales
la
empresa
ha
utilizado los activos con relación a la utilidad del ejercicio
Resultado % Muestra el indicador de Utilidad neta del ejercicio 5
Rentabilidad sobre patrimonio (ROE)
la
relación
de
las
utilidades generadas con respecto a la inversión
Patrimonio
de los accionistas
Resultado %
c) El Punto de Equilibrio
El análisis de costo-volumen comprende tanto el análisis del margen de contribución como el punto de equilibrio. Pone el énfasis en el nivel de producción o de actividad productiva, en el cual los ingresos son exactamente iguales a los costos: No hay ni utilidad ni perdida. El análisis del punto de equilibrio se apoya en el fundamento de la variabilidad de los costos, la identificación y la medición separadas de los componentes fijo y variables del costo. El análisis del punto de equilibrio se aplica normalmente sobre una base de la empresa en conjunto; por lo
general comprende tanto: a) El análisis del punto de equilibrio, b) Las gráficas del punto de equilibrio. 28 Calculo del punto de equilibrio. El punto de equilibrio, así como otra importante información, pueden calcularse utilizando sencillos procedimientos matemáticos; pueden emplearse varias formulas para estos cálculos; las dos comúnmente utilizadas son las siguientes:29
PE=
Costos Fijos
. =
Razón de Margen de Contribución
Costos Fijos 1 - Costos Variables Ventas correspondientes
P= Costos Fijos
.
Margen de Contribución
Costos fijos: tienen relación directa con el factor constante y siempre van a permanecer constantes, por ejemplo, las amortizaciones, las depreciaciones, sueldos y salarios, los servicios básicos, etc.
Costos variables: Dependen de las ventas y sus variaciones tal es el caso de costos de venta, las comisiones sobre ventas, al importe delos impuestos causados por las ventas o ingresos, los gastos de empaque, embarques, gastos de publicidad, etc.
Margen de contribución: Es el exceso de los ingresos respecto a los costos variables, es la parte que contribuye a cubrir los costos fijos y proporciona utilidad.
28 29
Glen A. Welsch, Presupuesto: Planificación y Control de Utilidades, Quinta Edición, pág. 531 Glen A. Welsch, Presupuesto: Planificación y Control de Utilidades, Quinta Edición, pág. 535
d) Presupuestos
Presupuesto. Es la planeación de metas, objetivos en número. La experiencia en la planeación de la realización de un presupuesto es muy recomendable para lograr los objetivos, así mismo el futuro de la empresa descansa en este proceso. Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización. Por lo tanto el apegarse a dar un seguimiento a los presupuestos es la mejor manera o talvez la única para lograr los objetivos y la aplicación de los recursos en forma ordenada y previamente establecida. No pueden compartirse los conceptos de quienes afirman que sus negocios marchan bien sin presupuestos. En realidad, ellos no notan que cualquier decisión tomada ha sido previamente meditada, discutida y analizada. Es aquí donde, en efecto, utilizan los fundamentos del presupuesto, aunque no los tengan implantado como un sistema. Contrario a lo anterior, otros afirman que hacer gerencia es lograr objetivos por medio de otros y para ello se requiere. Fijar planes generales de acción para el futuro. Pensar con creatividad Vivir y pensar en función de cumplir y hacer cumplir los objetivos propuestos. Comparar resultados, hacer un análisis de variaciones y fijar soluciones adecuadas.
La gerencia debe entender que la instalación y vigilancia del sistema tiene su costo y por tanto debe concedérsele la importancia que merece. Los planes los
evaluara y analizara con el comité asesor (los jefes de los departamentos) y con la junta directiva. Al aprobar los planes se acepta que ellos reportaban los mayores beneficios y, por consiguiente, deben asignarse los recursos que mande su ejecución. La prudencia, la capacidad de análisis y el desempeño de funciones con un criterio de participación en la toma de decisiones, son cualidades que no debe olvidar el gerente de las empresas modernas.
a) Funciones de los presupuestos: La principal función de los presupuestos se relaciona con el control financiero de la organización. El control presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se está
haciendo,
presupuestados
comparando
los
resultados
con
sus
datos
correspondientes para verificar los logros o remediar
las diferencias. Los presupuestos pueden desempeñar tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organización. b) Importancia de los presupuestos: Presupuestos: Son útiles en la mayoría de las organizaciones como: Utilitaristas (compañías de negocios), no-utilitaristas (agencias gubernamentales), grandes (multinacionales, conglomerados) y pequeñas empresas. Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización. Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables. Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.
Facilitan que los miembros de la organización cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción. Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un determinado período, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas. Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las necesidades totales de las compañías, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria. Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a través de niveles sucesivos para su ulterior análisis. Las lagunas, duplicaciones o sobre-posiciones pueden ser detectadas y tratadas al momento en que los gerentes observan su comportamiento en relación con el desenvolvimiento del presupuesto. c) Objetivos de los presupuestos. Planear integral y sistemáticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en un período determinado. Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para logar el cumplimiento de las metas previstas. Coordinar los diferentes centros de costos para que asegure la marcha de la empresa en forma integral.
d) Finalidades de los presupuestos
Planear los resultados de la organización en dinero y volúmenes.
Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa.
Coordinar y relacionar las actividades de la organización.
Lograr los resultados de las operaciones periódicas.
e) Estado de flujo de efectivo
El Estado de Flujo de Efectivo, también se trata de un estado financiero básico, su importancia en este estudio es relevante por el recurso dinero y su estratégico uso en las decisiones de inversión, financiamiento y dividendo, que son el triumbirato del trabajo del financiero. Establece ciertos requisitos para la presentación de este documento financiero, así como otras informaciones relacionadas con él. Allí se afirma que la información sobre flujos de efectivo resulta útil al suministrar a los usuarios una base para la evaluación de la capacidad que la empresa tiene para generar efectivo y otros medios líquidos equivalentes, así como las necesidades de la empresa para la utilización de esos flujos de efectivo. 30
Los usuarios de los estados financieros están interesados en saber cómo la empresa genera y utiliza el efectivo y los equivalentes al efectivo. Esta necesidad es independiente de la naturaleza de las actividades de la empresa, incluso cuando el efectivo pueda ser considerado como el producto de la empresa en cuestión, como puede ser el caso de las empresas financieras. Básicamente, las empresas necesitan efectivo por las mismas razones, por muy diferentes que sean las actividades que constituyen su principal fuente de ingresos. En efecto, todas ellas necesitan efectivo para llevar a cabo sus operaciones, pagar sus obligaciones y suministrar rendimientos a sus inversores.
Beneficios del Estado de Flujo de Efectivo. El Estado de Flujo de Efectivo, cuando se usa conjuntamente con el resto de los estados financieros, suministra información que permite a los usuarios evaluar los cambios en los activos netos de la empresa, su estructura financiera (incluyendo su liquidez y solvencia) y su capacidad para modificar tanto los importes como las 30
Normas Internaciones de Contabilidad # 7, párrafo 90
fechas de cobros y pagos, a fin de adaptarse a la evolución de las circunstancias y a las oportunidades que se puedan presentar. Con frecuencia, la información histórica sobre flujos de efectivo se usa como indicador del importe, momento de la aparición y certidumbre de flujos de efectivo futuros. Es también útil para comprobar la exactitud de evaluaciones pasadas respecto de los flujos futuros, así como para examinar la relación entre rendimiento, flujos de efectivo netos y el impacto de los cambios en los precios. 31
2.1.6 SISTEMA DE CONTROL INTERNO 2.1.6.1 Evaluación
de la Estructura de
Control Interno de Acuerdo a
Normas de Auditoría. (SAS 55) Los últimos cincuenta años, en lo que atañe al control interno, el Instituto Americano de Contadores Públicos (AICPA, siglas en inglés), siendo el rector de la normativa contable y de auditoria aceptado universalmente; emitió las Declaraciones sobre Normas de Auditoria (SAS, siglas en inglés), en la denominada SAS 55, define lo que es esta estructura, como las políticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos de la entidad.32 Esta definición, generó un salto enorme en la visión empresarial sobre el cuido del patrimonio, ya que no sólo se refiere al manejo contable, sino que encara las decisiones de la administración hacia el cumplimiento
de los objetivos del negocio. Así mismo, el Instituto Americano de
Contadores Públicos define que, el establecimiento y mantenimiento de una estructura de
Control Interno representa una importante responsabilidad
administrativa, a fin de proporcionar una seguridad razonable de que se lograrán los objetivos de la entidad y que la gerencia deberá vigilar de modo constante la
31 32
Párrafo de alcance, Normas Internaciones de Contabilidad, # 7 Declaraciones Sobre Normas de Auditoría (Instituto de Contadores Públicos) Pág.55, 1976
estructura de control interno.33 También define la existencia de procedimientos de control como aquellos procedimientos y políticas adicionales al sistema contable establecidos por la gerencia.34
2.1.6.2 El Informe COSO. El denominado “Informe COSO” sobre control interno, publicado en E.E.U.U. en 1992, surgió como una respuesta a las inquietudes que planteaban la diversidad de conceptos, definiciones e interpretaciones existentes en torno a la temática referida. En el cual plasma los resultados de la tarea realizada durante más de cinco años por el grupo de trabajo que la TREADWAY COMMISSION, NATIONAL COMMISSION ON FRAUDULENT FINANCIAL REPORTING creo en Estados Unidos en 1985 bajo la sigla COSO (COMMITEE OF SPONSORING ORGANIZATIONS). La redacción del informe fue encomendada a Coopers & Lybrand, se trataba entonces de materializar un objetivo fundamental: “Definir un nuevo marco conceptual del control interno, capaz de integrar las diversas definiciones y conceptos que venían siendo utilizados sobre este tema, logrando así, que a nivel de las organizaciones públicas o privadas de la auditoria interna o externa, o de los niveles académicos o legislativos, se cuente con un marco conceptual común, una visión integradora que satisfaga las demandas generalizadas de todos los sectores involucrados.35 La definición del control interno se entiende como “el proceso que ejecuta la administración con el fin de evaluar operaciones específicas con seguridad razonable en tres principales categorías: Efectividad y eficiencia operacional, confiabilidad de la información financiera y cumplimiento de políticas, leyes y normas.36
Definición y objetivos del Informe de Control Interno según COSO 33
Declaraciones Sobre Normas de Auditoría (Instituto de Contadores Públicos) Pág.52, 1976 Declaraciones Sobre Normas de Auditoría (Instituto de Contadores Públicos) Pág.54, 1976 35 Fonseca Borja René, El Informe COSO, un nuevo Instrumento Empresarial, III Seminario Regional Interamericano, 2004, pag25 36 Fonseca Borja René, El Informe COSO, un nuevo Instrumento Empresarial, III Seminario Regional Interamericano, 2004, pag48 34
El control interno: “Es un proceso integrado a los procesos, y no un conjunto de pesados mecanismos burocráticos añadidos a los mismo, efectuado por el consejo de la administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar una garantía razonable para el logro de objetivos incluidos en las siguiente categorías:37 Eficacia y eficiencia de las operaciones Confiabilidad de la información financiera Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas.
Completan la definición algunos conceptos fundamentales: El control interno es un proceso, un medio para alcanzar un fin y no un fin en si. Lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles, no se trata solamente de manuales de organización y procedimientos. Solo puede adoptar un grado de seguridad razonable, no la seguridad total, a la conducción. Esta pensado para facilitar la consecución de objetivos en una o mas de las categorías señaladas, las que suelen tener puntos en común.
Estructura conceptual de COSO En el primer informe COSO emitido, se definió que el control constaba de cinco componentes interrelacionados que se derivan de la forma cómo la administración maneja el negocio y están integrados a los procesos administrativos. Luego, debido a los constantes cambios en el mundo actual, surgió la necesidad de emitir el segundo, el cual amplia los componentes del control, como es presentado en las graficas siguientes:
37
COMPONENTES DEL CONTROL
ESTRUCTURA CONCEPTUAL DE
INTERNO
COSO II
Mantilla B, Samuel Alberto, Control Interno Informe COSO ECOE, Edición, 1992, Colombia pag.14
SUPERVISIÓN
ACTIVIDADES
ACTIVIDADES
DE CONTROL
AMBIENTE DE CONTROL
RESPUESTA A LOS RIESGOS
VALORACIÓN DEL RIESGO
IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS
INFORMACION-COMUNICACIÓN
DEL RIESGO
DE CONTROL INFORMACION-COMUNICACIÓN
VALORACIÓN
INFORMACION
COMUNICACIÓN
SUPERVISION
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
AMBIENTE DE CONTROL Estos componentes se describen a continuación: a) Ambiente de control. El ambiente de control abarca el talante de una organización, que influye en la conciencia de los empleados sobre el riesgo y forma, la base de los otros componentes de la gestión de riesgos corporativos, proporcionando disciplina y estructura. (Gestión de Riesgos Corporativos, Marco Integrado-Técnicas de Aplicación). Los factores del ambiente interno son la filosofía de gestión de riesgos de una entidad, su riesgo aceptado, supervisión ejercida por el consejo de administración, la integridad, valores éticos y competencia de su personal y forma en que la dirección asigna la autoridad y responsabilidad, organiza y desarrolla a sus empleados.
El ambiente interno puede ocasionar un impacto negativo o positivo en el modo que se implante y el funcionamiento continuado de la gestión corporativa. Es de considerar también la filosofía de la gestión de riesgos de la organización definiéndola como: “El conjunto de creencias y actitudes compartidas que caracterizan el modo en que la entidad contempla el riesgo de todas sus actuaciones, desde el desarrollo e implementación de la estrategia hasta sus actividades cotidianas”38 ésta filosofía es diferente de una empresa a otra, ya que, dependerá de su propio giro.
b) Establecimiento de objetivos: Los objetivos se establecen a escala estratégica, estableciendo con ello una base para los objetivos operativos, de información y de cumplimento, estos objetivos están estrechamente relacionados con la misión que la entidad persigue y el riesgo que está dispuesta a tolerar. Al considerar las posibles formas de alcanzar los objetivos estratégicos, se pueden aplicar diferentes técnicas de la identificación y evaluación de riesgos. c) Identificación de eventos: bajo este componente la alta gerencia o máxima autoridad identifica los eventos o situaciones importantes que de ocurrir pueden afectar ya sea, positiva o negativamente a la empresa, de manera que se puedan implementar planes de acción que contrarresten el impacto negativo y se puedan aprovechar las oportunidades que se presenten. Al identificar los eventos que se desarrollan en la entidad, la gerencia debe contemplar los factores internos y externos que pueden generar riesgos y oportunidades en el contexto del ámbito de acción. d) Evaluación de Riesgos: permite a una entidad considerar la amplitud con que los eventos potenciales impactan en consecución de objetivos, los cuales deben examinarse, individualmente o por categoría. Los riesgos se evalúan con un doble enfoque: riesgo inherente y riesgo residual.
38
Gestión de Riesgos Corporativos, Marco Integrado-Técnicas de Aplicación, Pág.10
Riesgo inherente. Es aquel que se enfrenta la empresa en ausencia de acciones por la dirección para modificar su probabilidad de impacto. Riesgo residual. Es el que permanece después de que la dirección desarrolla sus repuestas a dichos riesgos.
e) Respuestas a Riesgos: Posteriormente de haber evaluado los eventos que ocasionan riesgos relevantes, la máxima autoridad determinará como responder a estos riesgos.
f) Actividades de Control: Este componente esta estrechamente relacionado con los anteriores, pues estas actividades de control se definen como políticas y procedimientos que ayudan a asegurar las respuestas de la dirección de riesgo.39
Estas actividades son medidas de control
establecidas y orientadas a eliminar o mitigar los riesgos identificados: debiendo estar inmersas en toda la empresa y en todos los niveles jerárquicos con las funciones que desarrolla cada empleado. Las actividades de control son consideradas una integración con las respuestas al riesgo, existiendo tres tipos de actividades que son: Controles generales, controles de aplicación y controles específicos de la entidad.
g) Información y comunicación: La información relevante se identifica, recolecta y comunica en una forma clara y oportuna, de esta manera a los integrantes
de
la
empresa
se
le
permita
llevar
a
cabo
sus
responsabilidades. Los sistemas de información pueden utilizar datos generados internamente y de fuentes externas de forma que facilite la gestión de riesgos y la toma de decisiones informadas relativas a los objetivos. La entidad se debe asegurar que exista un adecuado sistema de comunicación, que permita la identificación, registro y flujo de información. h) Supervisión: Este componente permite evaluar el funcionamiento de los componentes a lo largo del tiempo. Lo que lleva a cabo por medio de 39
Gestión de Riesgos Corporativos, Marco Integrado-Técnicas de Aplicación, Pág.79
supervisiones permanentes que son las realizadas en el curso normal de las actividades efectuadas por los servidores responsables de las mismas y por la jefatura inmediata y las supervisiones independientes realizadas por la unidad de auditoria interna y externa. La aplicación de los componentes de control interno mencionados anteriormente es necesaria para el buen funcionamiento de la empresa, por lo que se considera pertinente tomar en cuenta el marco conceptual del informe COSO para la descripción del sistema administrativo y financiero y su respectiva aplicación.
2.1.7 USO DE LA TECNOLOGÍA Los sistemas de control, son sistemas formales de establecimiento, supervisión, evaluación
y retroalimentación de metas que proporcionan información a los
administradores
sobre si la estrategia y estructura de la organización
están
funcionando de manera eficiente y eficaz. Los sistemas de control efectivo alertan a los administradores cuando las cosas van mal y
les concede tiempo para
reaccionar a las oportunidades y amenazas. Un sistema de control efectivo tiene tres características: es lo bastante flexible para permitir que los administradores reaccionen conforme sea necesario ante hechos inesperados; aporta información precisa y ofrece a los administradores una imagen real
del desempeño
organizacional; además proporciona a los administradores de manera oportuna, porque tomar decisiones con base a información articulada es un fracaso garantizado.
Informática: Es el espacio o módulo, dentro del esquema de control, donde se generan los diferentes software necesarios, para la información gerencial a nivel de toda la empresa.
Funciones básicas: Proporcionar el mantenimiento adecuado al Hardware y Software. Proporcionar asistencia técnica a los departamentos. Capacitar al personal en Software de oficina. Evaluar el rendimiento del recurso informático. Realizar investigación de tecnología de punta de índole informática. Planificar proyectos de índole informática. Realizar planes de operación e implementación de sistemas. Realizar auditorias periódicas de sistemas de Software y Hardware
2.1.7.1 Requerimientos del Empresario
Cualquier actividad humana, tiene una razón de ser. Luego, qué motivo lleva a una persona a arriesgar todo a partir de sus recursos en un negocio?; ya sea ha título de accionista común o accionista preferente, persigue un
beneficio
económico. Y no cualquier beneficio, él piensa en la denominada tasa de retorno. O sea, aquel beneficio que satisface sus expectativas económicas, que cubre sus costos, que es capaz de aliviar su riesgo y le permite seguir desempeñando su rol en el negocio. Si el empresario no es capaz de satisfacer su tasa de retorno, las empresas de lucro no existieran y por supuesto que no fuera posible generar fuentes de trabajo, si existiera el crecimiento económico. Las empresas que generan utilidades son la razón de ser de la vida económica de los países y estas actividades deben ejercer un efecto multiplicador en las economías; entonces, el buen manejo de sus recursos es una verdadera causa para el empresario.
2.1.8 LA EMPRESA
Definición: Código de Comercio de El Salvador (Art. 553) “la empresa mercantil está constituida por un conjunto de coordinado de trabajo, elementos materiales y de otros valores con el objeto de ofrecer al público con propósito de lucro y de manera
sistemática
bienes
o
servicios”. Filosofía
de
las
organizaciones
inteligentes. En los últimos tiempos se ha hecho muy conocida la expresión de organizaciones Inteligentes, para caracterizar a aquellas que se distinguen por un accionar sobresaliente en la satisfacción creciente de sus clientes, lograda a través del mejoramiento continuo de los servicios que se les entrega. Esta condición exige utilizar procedimientos apropiados, operados por un personal altamente motivado, en aprendizaje constante y con habilidad para innovarlos permanentemente. Una de las características mas importante de nuestro tiempo es la permanente e inquieta búsqueda por parte de las empresas de mejores procedimientos para hacer los mismos productos, o para crear nuevos bienes y servicios que cumplan mejor con las expectativas de los usuarios, esa actitud es la que a llevado a que el mismo conocimiento científico se explique cada vez en forma mas amplia o mas eficiente, con lo cual mejoran los
procesos que permiten ofrecer los mismos
productos en forma mas rápida y mas barata. Esta característica de los tiempos que nos toca vivir es amenazante para las empresas que nunca aprendieron a innovar por su cuenta. Son empresas que no se atrevieron a modificar la forma de operar de las máquinas, equipos o software que compraron, generalmente de segunda mano, por que no desarrollaron más confianza en su personal, si algo esta claro en el nuevo nivel de competencia que ha traído la globalización, es que no sirve ofrecer productos estándar. 40
2.1.8.1
Objetivos de la Empresa.
1- Satisfacer las necesidades de bienes y servicios que tiene la sociedad. 2- Proporcionar empleo productivo a todos los factores de producción. 3- Aumentar el bienestar de la sociedad mediante el uso económico de los 40
Chiavenato Idalberto, Administración 3ª edición, 2001 Bogotá, D.C., Colombia. pág.48
factores de producción. 4- Proporcionar un retorno justo a los factores de la entrada. 5- Crear un ambiente en el que las personas puedan satisfacer una parte de sus necesidades humanas normales.
Las empresas se pueden estudiar desde el punto de vista de sus objetivos, los cuales son la base de la relación entre la empresa y su ambiente. La empresa no busca un objetivo único, pues necesita satisfacer una gran cantidad de requisitos y exigencias impuestos no solo por el ambiente externo, sino también por sus miembros. Estos objetivos, que no son
estáticos sino dinámicos y están en
continua evolución, modifican las relaciones (externas) de la empresa con el ambiente, e internas, con sus miembros, se revalúan constantemente y se modifican en función de los cambios ambientales y de su organización interna.
Conviene recordar que: a) Cuando un objetivo se convierte en realidad, deja de ser objetivo deseado y se convierte en una situación real. Un objetivo es un estado que se busca, no un estado que se posee. b) Existen muchas empresas que legitiman y, simultáneamente, tienen dos o más objetivos. Algunas añaden nuevos objetivos a los originales. c) Casi todas las empresas poseen un órgano formal (por ejemplo, un departamento) que establece los objetivos iníciales y determina las modificaciones posteriores. En algunas empresas, los objetivos se establecen mediante los votos de los accionistas, el voto de los miembros, un consejo deliberativo, o incluso puede establecerlos el propietario que posee y dirige la empresa. d) Pueden ocurrir cambios y sustituciones de objetivos para los cuales la empresa no fue creada que los recursos no son adecuados o suficientes. Los resultados de una empresa se pueden medir, en la medida en que alcanza sus objetivos. La eficiencia de una empresa se mide por la cantidad de recursos utilizados para fabricar una unidad de producción. La eficiencia
aumenta a medida que los costos y los recursos utilizados disminuyen. La eficiencia está relacionada con el logro de los objetivos organizacionales. 41
2.1.8.2 Funciones de los Objetivos de las Empresas Las empresas son ciertas clases de organizaciones o unidades sociales que buscan alcanzar objetivos específicos, y su razón de ser es cumplirlos. Un objetivo de la empresa es una situación deseada que ella pretende alcanzar.
Desde esta perspectiva, los objetivos empresariales cumplen muchas funciones: a) Al representar una situación futura, los objetivos indican una orientación que la empresa trata de seguir, y establecen líneas rectorías para la actividad de los participantes. b) Construir una fuente de legitimidad que justifica las actividades de una empresa y su propia existencia. c) Sirven como estándares que permiten a sus miembros y a los extraños comparar y evaluar el éxito de la empresa es decir, su eficiencia y su rendimiento. d) Sirven como unidad de medida para verificar y comparar la productividad de la empresa o de sus órganos, e incluso de sus miembros.
Existen varios términos que expresan objetivos: metas, fines, misiones, propósitos, etc. En general, todas estas palabras significan un estado de cosas que algunos miembros juzgan deseables para su empresa, y procuran dotarlas con los medios y recursos necesarios para conseguirlas a través de ciertas estrategias, tácticas u operaciones, como se estudiará más adelante. Los objetivos oficiales de las empresas se presentan o comunican mediante documentos de la empresa, como los estatutos, actas de asambleas, informes anules, etc., o mediante pronunciamientos públicos de los directivos, que ayudan a comprender el comportamiento y las decisiones tomadas por los miembros de
41
Chiavenato Idalberto, Administración 3ª edición, 2001 Bogotá, D.C., Colombia. pág.49-50
la misma.
2.1.8.3 Las Pequeñas y Medianas Empresas La evolución del mundo de los negocios, la globalización de la economía, la mayor incidencia de la tecnología en los procesos industriales y el impacto de la electrónica, tanto en los aspectos productivos como en los de gestión y control de las actividades económicas, hacen que cada vez sea mas necesaria la constante actualización de los conceptos que marcan la dirección empresarial. La incesante aparición de nuevos productos y la evolución de los mercados llevan a una necesidad de conocer el día a día para poder reaccionar de una manera ágil y eficaz, a fin de evitar ser marginados del mercado por la competencia o por la obsolescencia de los productos ofertados. Si bien de un modo aparente esto parece limitarse al ámbito de las grandes empresas nacionales o multinacionales, hay que tener en cuenta que buena parte de la economía de los diferentes países se basa en las empresas pequeñas y medianas. Estas, ya sea por su propia y directa actividad, o como proveedores o subcontratistas de las grandes empresas, constituyen una sólida base del volumen económico, incluso en países de economía muy desarrollada, donde dichas empresas aportan el 45 por ciento del giro económico, y ocupan entre el 35 y el 55 por ciento de la población activa.
Todo lo expuesto nos lleva a considerar de manera imprescindible la toma de conciencia de que el pequeño y mediano empresario debe mantener, de un modo constante, una actitud de permanente actualización y optar siempre por métodos de gestión empresarial cada vez más sofisticados y profesionalizados.42 Tipología de las empresas por parte de (FUSADES) 43
42 43
Océano, Enciclopedia práctica de la pequeña y mediana empresa, pág. 121 Serrano Ramírez Américo Alexis, Administración I y II, 1ª edición 2003, pág. 54
POR SU TAMAÑO
ACTIVO DESDE
N° DE EMPLEADOS
MICRO EMPRESA
$ 11,428.57
HASTA 10
PEQUEÑA EMPRESA
$ 85,714.28
DE 11 A 19
MEDIANA EMPRESA
$ 228,571.42
DE 20 A 99
GRAN EMPRESA
$ 228,571.42 (mayor a)
MÁS DE 100
2.1.8.4 Los Recursos de las Empresas La empresa representa el punto de convergencia de innumerables factores de producción, es decir, de recursos productivos. Es tradicional señalar que los factores de producción que intervienen en todo proceso productivo son la naturaleza, el capital el trabajo. La naturaleza proporciona los materiales y las materias primas que deben procesarse y transformarse en productos o en servicios prestados. El capital provee los medios de pago para adquirir u obtener materiales o materias primas necesarios y para remunerar la fuerza laboral empleada. El trabajo representa la intervención humana o física de los materiales y materias primas para convertirlas en productos acabados o servicios prestados. Esta relación es simplista y superficial en exceso, pues el proceso productivo, y el número de variables que intervienen en éste, es mucho más grande y complejo. Además, esta relación enfoca el proceso productivo desde el punto de vista de un sistema cerrado, cuando en realidad presenta características definidas de sistema abierto, gracias al intenso intercambio con el ambiente. La empresa es un tipo de propósito social en el que se reúnen diversos recursos para alcanzar determinados objetivos. Sin recursos no se pueden conseguir objetivos. Los recursos son medios que las empresas poseen para lograr sus objetivos y realizar sus tareas: son bienes de servicios consumidos en la
realización de las actividades empresariales y constituyen los insumos o entradas necesarios para elaborar el producto final o el servicio prestado por la empresa. Cuando se habla de recursos, surgen las imágenes simplistas del dinero, el equipo, los materiales y el personal. No obstante, los recursos empresariales son diversos y complejos en extremo. Los recursos pueden ser propios o ajenos, es decir, pueden ser propiedad de la empresa que los adquiere y los incorpora para utilizarlos en sus actividades, o pueden ser obtenidos en préstamo, alquiler o leasing. Al contrario de lo que sucede en los eventos ambientales, el sistema puede decidir sobre los recursos y mantenerlos bajo control. 44
Clasificación de los recursos empresariales De modo genérico, los recursos empresariales se clasifican en cinco grupos: a) Físicos o materiales: recursos necesarios para ejecutar las operaciones básicas de la empresa, bien sea para prestar servicios especializados producir bienes o productos. Los recursos materiales constituyen el espacio físico, los predios, los edificios y los terrenos, el proceso productivo, la tecnología que los orienta y los métodos y procesos de trabajo dirigidos a la producción de bienes y servicios elaborados por la empresa. Gran parte de lo que se aplica a la tecnología también puede aplicarse al área de los recursos materiales y físicos de la empresa. Sin embargo, la tecnología no se limita sólo a los recursos físicos o materiales. Aunque el material y la maquinaria reciben el mayor énfasis de la tecnología, ésta no se limita a ellos.
b) Financieros: se refieren al dinero en forma de capital, flujo de caja (entradas y salidas), empréstitos, financiación, créditos, etc.- de disponibilidad inmediata o mediata para enfrentar los compromisos de la empresa. También influyen los gastos derivados de las operaciones de la empresa, inversiones de terceros y toda forma de efectivo que pase por la tesorería o la caja de la empresa. Los recursos financieros garantizan el suministro de los medios para adquirir 44
Chiavenato Idalberto, Administración 3ª edición, 2001 Bogotá, D.C., Colombia. pág.51
u obtener los demás recursos necesarios para la empresa. Hasta cierto punto, estos recursos definen buena parte de la eficacia de la empresa para alcanzar sus objetivos, ya que les permiten adquirir los recursos necesarios para que sus operaciones tengan un volumen adecuado. Es bastante común expresar el desempeño de la empresa en un lenguaje financiero, en términos de utilidades valores monetarios o en términos de liquidez de sus acciones. También es común, medir los recursos físicos o materiales en términos financieros, como el valor de las maquinarias y equipos de la empresa, el valor de inventario de materias primas o de productos acabados, etc., así como el valor patrimonial o valor de mercado de la empresa. c) Humanos: son las personas que ingresan, permanecen y participan en la empresa, cualquiera que sea su nivel jerárquico o la tarea que desempeñen. Los recursos humanos se distribuyen en el nivel institucional de la empresa (dirección), en el nivel inmediato (gerencia y asesoría) y en el nivel operacional (técnicos, empleados obreros, además de los supervisores de primera línea). Constituyen el único recurso vivo y dinámico de las empresas, deciden qué hacer con los demás recursos inertes y estáticos, y los manejan. Además, constituyen un recurso dotado de una vocación orientada al crecimiento y desarrollo. Las palabras aportan a las empresas habilidades, conocimiento, actitudes, comportamientos, percepciones, etc. Sean
directores, gerentes, empleados de oficina, obreros o técnicos, las personas desempeñan papeles muy diferentes (cargos) dentro de la empresa. Las personas son diferentes entre sí y constituyen un recurso muy diversificado, gracias
a
las
diferencias
individuales
de
personalidad,
experiencia,
motivación, etc. d) Mercadológicos: medios que la empresa utiliza para localizar, entrar en contacto e influir en sus clientes o usuarios. En este sentido, los recursos mercado lógicos incluyen también el mercado de consumidores y los clientes de los productos o servicios ofrecidos por la empresa. En consecuencia, los
recursos mercadológicos comprenden todas las actividades de investigación y análisis de mercado (de consumidores y competidores), la organización de ventas (incluida la previsión de ventas, ejecución y control), la promoción, la publicidad, la distribución de los diferentes productos a través de los canales adecuados, el desarrollo de nuevos productos para satisfacer la demanda del mercado, la definición de precios, la asistencia técnica al consumidor, etc. Si no existiesen los recursos mercadológicos, de nada servirían los demás recursos de la empresa, si ésta fuese despojada de sus clientes, consumidores o usuarios, perdería su propia razón de existir. También se denominan recursos comerciales al hacer referencia a las actividades directamente relacionadas con las operaciones de ventas. Corresponden al término marketing utilizado por los autores estadounidenses. e) Administrativos: Medios empleados en la planeación, organización, dirección, ejecución y control de las actividades empresariales. Incluye todos los procesos de toma de decisiones y distribución de información necesaria, además de los esquemas de coordinación e integración utilizados por la empresa. 45
Los cinco grupos de recursos empresariales pueden esquematizarse de la siguiente manera: 46
CLASIFICACION DE LOS RECURSOS EMPRESARIALES
RECURSOS
45 46
CONTENIDO
DENOMINACIÓN
CONCEPCIÓN
PRINCIPAL
TRADICIONAL
ESTADOUNIDENSE
Chiavenato Idalberto, Administración 3ª edición, 2001 Bogotá, D.C., Colombia. pág.52 Chiavenato Idalberto, Administración 3ª edición, 2001 Bogotá, D.C., Colombia. pág.54
Edificios y terrenos Maquinas y equipos Materiales
y
planta física
Instalaciones
Naturaleza
Material and machinery
Capital
Money
Trabajo
Man
No tiene
Marketing
Materias primas Materiales Tecnología de prod. Capital Flujo de dinero Crédito
Financieros
Gastos Financiación Ingresos Financiación Inversiones Directores Gerentes
Humanos
Jefes y supervisores Empleados de oficina y planta Mercado
Mercadológicos
de
clientes,
consumidores o usuarios
correspondencia
Administrativos
Planeación
Organización
Dirección
Ejecución
Control
Empresa
Management
2.2 FUNDAMENTACION TEÓRICA Con el objetivo de fundamentar los aspectos principales considerados por las diferentes corrientes de pensamientos de los autores presentados en el marco conceptual, específicamente en los alcances y limitaciones, los cuales forman
parte importante en desarrollo de los sujetos de la investigación, considerando algunos de los conceptos de mayor relevancia para la investigación, el cual surge del análisis comparativo de lo descrito por cada autor.
Al comparar lo descrito por cada autor, el grupo de investigación retoma
lo
descrito referente a sistema por Andrés Gingras el cual menciona que es un conjunto de componentes que están interrelacionados y trasforman elementos llamados entradas en otros elementos llamados salidas, debido a que le da un enfoque de resultados mediante la aplicación de un sistema en una empresa, al igual que lo descrito por Systems Sciencie Conference en 1964 que complementa lo dicho por Gingras, aporta la parte los objetivos y el control de los recursos. En la parte enfocada a la administración el grupo investigador; luego de comparar varios autores define quedarse con el concepto de Koontz y O`Donnell que considera que la administración requiere o buscar la efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de sus integrantes; la consideramos de mucho aporte he importancia; debido que al igual que el concepto sistema, relaciona a la administración con los objetivos establecidos por la empresa; además involucra otros recursos importantes como humanos y tecnológicos, eso hace que surja como un complemento.
En el análisis de sistema administrativo se define como nuestra base teórica, según Barrios, J.D.
los procedimientos relacionados de manera dinámica de
acuerdo a un esquema integrado tendientes al logro de los fines de una empresa u organización. Se retoma este concepto por el simple hecho que hace abordajes concretos sobre procedimientos,
a la vez realiza e incorpora un componente
como son los fines de la empresa, ya que; es a eso a lo que se quiere llegar.
Se verificaron varios aspectos en diferentes autores, el grupo investigación considera que Barandiarian Rafael, menciona aspectos muy importantes para el desarrollo del objeto de estudio,
son todas aquellas funciones enfocadas a
planear y controlar el flujo de fondos de una empresa, logrando así que los fondos de éstas se apliquen lo mejor posible. Asimismo tienen como objeto la administración óptima de los recursos económicos. Pero de igual forma Glenn Welsch, considera las finanzas como las herramientas para que la empresa logre anticiparse a los acontecimientos económicos. Por estas razones se consideran ambos aportes, ya que complementan ideas importantes contempladas en el desarrollo del estudio.
En cuando al enfoque de control interno la fundamentación teórica se retoma del concepto de Informe COSO, ya que el control interno es un proceso integrado a los otros procesos, efectuado por la administración, la dirección y el resto de personal de la empresa, diseñado con el objetivo de proporcionar una garantía razonable en el desarrollo de sus actividades; y por ende el logro de objetivos. Se considera que la definición de cumple con las expectativas de la investigación, porque cubre las áreas y actividades que se están investigando.
De igual forma otros aspectos importantes tomados muy en cuenta son los propósitos de las organizaciones; los cuales descansan sobre objetivos, políticas y estrategias, que en su conjunto forman una serie elementos que también están directamente relacionados con el objeto de estudio; en tal sentido, se considera como base lo dicho por el Lic. Américo Alexis Serrano Ramírez el cual define los objetivos como el resultado que se espera obtener, y hacia el cual se encamina el esfuerzo de conjunto; se clasifican según el tiempo, a corto plazo, mediano plazo, largo plazo. Se retoma esta definición por se considera que es la más completa, ya que cuenta con aportes de otros autores y el propio. En el caso de las políticas Stephen P. Robbins, menciona que las políticas proporcionan directrices para canalizar los pensamientos del administrador en una dirección específica, sirviendo como guía que establece parámetros para la toma de decisiones. Por su parte en lo relativo a las estrategias como grupo de investigación consideramos que lo descrito por es la que mas se acerca a la idea específica del
equipo y objeto de estudio Harol Koontz y Weihrich define como las determinación de objetivos fundamentales a largo plazo y la adopción de cursos de acción y distribución de recursos necesarios para alcanzar los objetivos. Las ideas y aportes de cada uno de estos autores se consideran como la parte medular de la investigación, ya que, proporcionan el soporte teórico necesario para la fundamentación del estudio.
2.3 CONSTRUCCIÓN DEL MARCO EMPÍRICO De acuerdo con la entrevista personal con el principal accionista, el gerente general, el auditor y el contador de la empresa Uniformes Industriales OR, S.A. de C.V. realizada el día sábado 6 de septiembre de 2008, se obtuvo información muy valiosa para el objetivo del estudio. La empresa nace en el año 2001 con el nombre de Comercial O.R., lo que ha llevado a la administración actual a evaluar y tratar de tomar acciones que le permitan mejorar el desarrollo de las operaciones de la empresa en general y así cumplir sus propósitos de rentabilidad. La inquietud se orienta a considerar que las pequeñas y medianas empresas en la región están caracterizadas hacia el interior por las formas de manejar sus recursos, tanto que la administración no permite ninguna exclusión de los riesgos en primera instancia, o a sumergirse en la crisis global (llámese riesgo sistemático). En ese sentido, se propone el uso de estrategias administrativas y de indicadores financieros, con el fin de realizar un acompañamiento a la contabilidad tradicional, los cuales faciliten la toma de decisiones en el tiempo necesario, el cual permite anticiparse ha los acontecimientos financieros y se logre proteger de mejor manera los recursos de la empresa.
COMPETENCIA TECNOLOGÍA MOROSIDAD COSTOS
RECURSOS DE LAS EMPRESAS
DE CONTROL
RIESGO NO SISTEMATICO
MANEJO DE
HERRAMIENTAS RIESGO SISTEMATICO NORMATIVAS CRISIS MUNDIAL PETROLEO GUERRA
FINANCIERO
En tal sentido se realizó la investigación basada en la realidad de la empresa Uniformes Industriales OR, S.A. de C.V. ubicando la sintonía que ésta debe tener en el desarrollo cotidiano de sus actividades, para que logre así; optimizar al máximo el uso de los recursos, tomando en cuenta que éstos día con día se vuelven más escasos.
2.4 DISEÑO DEL INSTRUMENTO Investigación de campo sobre la necesidad de un Sistema Administrativo y Financiero para el Control de Recursos de la Empresa Uniformes Industriales OR, S.A. de C.V.
A.
Generalidades de la investigación
La investigación de campo es la que nos permitirá obtener toda la información necesaria para responder las preguntas que se presentarán en la investigación; y así lograr los objetivos y, a la vez, evaluar la validez e importancia o relevancia para la empresa sobre el trabajo a realizar.
B.
Objetivos de la investigación
1.
Objetivo General Indagar y conocer sobre la necesidad de un Sistema Administrativo y Financiero para el Control de los Recursos de la Empresa Uniformes Industriales OR, S.A. de C.V.
2.
Objetivos Específicos Determinar la existencia del problema planteado sobre la falta de un Sistema Administrativo y Financiero formal que ayude al manejo de la gestión administrativa y financiera en la Empresa Uniformes Industriales OR, S.A. de C.V. para mejorar el control de los recursos misma. Recopilar información a través del instrumento de la entrevista para comprobar la necesidad que tiene la Empresa OR, S.A. de C.V. para la efectividad de las operaciones financieras que ésta realiza. Analizar y concluir sobre la base de los resultados obtenidos de la entrevista de la necesidad de elaborar un sistema administrativo y financiero, para mejorar sus controles en todas las áreas operativas mediante su aplicación.
C.
Metodología de la investigación
Para el desarrollo de la investigación se utilizó el método exploratorio, el cual proporciona las herramientas necesarias para obtener información confiable e inmediata, como base principal
para plantear la solución del problema
identificado.
1
Identificación de Fuentes de Información
1.1
Fuentes primarias
Estas consisten en obtener la información de la Empresa Uniformes Industriales OR, S.A. de C.V., a través del uso de la entrevista con el personal clave del desarrollo de sus funciones administrativas y financieras. Esto permitió contar con información confiable y válida para medir las variables que fueron planteadas y justificadas en el inicio de la investigación.
1.2
Fuentes secundarias
Consisten en la obtención de la información bibliográfica útil para la investigación, la conforman libros de texto relacionados con las variables en estudio, así como revistas, periódicos, materiales de apoyo de conferencias, revistas económicas publicadas por diferentes asociaciones privadas relacionadas al tema, ya sean éstas de información nacional como internacional, información estadística obtenida de Instituciones de Gobierno y la escritura de constitución de ésta y sus estados financieros.
1. Ámbito de la Investigación La investigación estuvo dirigida a la Empresa Uniformes Industriales OR, S.A. de C.V. San salvador 2008.
2. Administración de la Investigación La guía de entrevista fue dirigida a la gerencia de la Empresa Uniformes Industriales OR, S.A. de C.V. (Representante Legal) al accionista de mayor aportación y personal tales como: el contador y auditor. Fue conveniente que la administración de la entrevista se llevara a cabo por los miembros del equipo en forma directa con los sujetos de estudio y de esta manera lograr mayor aportación y valiosos elementos de mucha importancia para los objetivos de la investigación.
2.5
APLICACIÓN DEL INSTRUMENTO DE INVESTIGACION
2.5.1 Cuestionario de control interno (trabajo de campo) La empresa Uniformes Industriales OR., S.A. de C.V. dedicada a la elaboración y comercio de prendas varias de usos diversos, en el área de la
industria y
comercio, a la cual se le programó una visita de campo, que fue enfocada sobre estructura de control interno que ésta maneja, como objeto de verificación y a través de una muestra selectiva, mediante la técnica evaluará dicha estructura.
de control interno se
Durante el trabajo de campo, como pre-evaluación del tema de investigación, Sistema Administrativo y Financiero para el Control de los Recursos de la Empresa Uniformes Industriales OR, el cual fue dirigido al control de los recursos con un enfoque en el control interno; se tomó a bien realizar el sondeo mediante un cuestionario de control interno para verificar de manera mas detallada la posibilidad de identificar deficiencias que la empresa pudiera presentar en el desarrollo de sus actividades; ya sean éstas, tanto administrativas como financieras, el cual fue subdividido de la siguiente manera: Área de caja y bancos, pago, clientes, existencias y obligaciones, en el cual fue dirigido a la gerencia de la Empresa Uniformes Industriales OR, S.A. de C.V. (Representante Legal) al accionista de mayor aportación y personal tales como: el contador y el auditor; se realizó con el objeto de determinar deficiencias en el manejo y aplicación de operaciones varias en la aéreas ya menciones; en las cuales se puedan manifestar vacios en su aplicación y a la vez determinar el riesgo al cual pueden ser sujetos los recursos de la empresa.
La estructura de Control Interno pretende proporcionar una seguridad razonable para que la empresa pueda lograr sus objetivos específicos. En tal sentido, deberá tener una definitiva capacidad de registrar procesar, resumir e informar a la administración, a través de datos. Para tener una comprensión de la estructura de Control Interno se recurre a procedimientos basados en técnicas de auditoría como lo es el caso del cuestionario. Este orienta hacia puntos importantes y suministra por medio de las respuestas elementos básicos para la administración del negocio. El presente trabajo de investigación se orienta hacia los personas que tienen responsabilidad directa, (decisiones de aplicabilidad, de posteo y de verificación); esto sin detrimento de la responsabilidad de la administración en el montaje del control interno como lo es la administración del negocio, de acuerdo al American Institute of Certified Public Acountants. (SAS55). En este caso el cuestionario se presenta como una técnica de doble propósito, primero para recabar una evidencia e identificar desviaciones que debiliten la
estructura de control y por ende la capacidad de de manejar de manera 贸ptima los recursos y en segundo t茅rmino, para que el equipo de investigaci贸n tenga una mejor comprensi贸n del ambiente de control que se maneja dentro de la empresa.
Cuestionario de control interno EMPRESA UNIFORMES INDUSTRIALES OR
N
PREGUNTA
RESPUESTA DEFICIENCIA
A CAJA Y BANCOS EL 1 ¿Quién solicita los talonarios de cheques? CONTADOR 2 ¿Existe un control de cheques recibidos? SI ¿Quien recibe los cheques tiene acceso al control 3 de la cuenta de clientes SI ¿Los cheques recibidos son siempre nominales a 4 la empresa? NO ¿Lo que la caja recibe en el día lo deposita 5 íntegramente? NO 6 ¿Existe un boletín de caja o resumen? SI 7 ¿El saldo de caja concuerda con el mayor? A VECES 8 ¿Los recibos son numerados? SI 9 ¿Hay un control de la numeración de los recibos? SI EL 10 ¿Quién controla la numeración de los recibos? CONTADOR ¿Existen tipos especiales de talonarios de notas 11 fiscales para las ventas al contado? SI ¿Existe un boletín del recogimiento de las ventas 12 al contado en la caja general? SI ¿Es extraído más de un ejemplar del impreso de 13 depósito? A VECES EL 14 ¿Quién controla los depósitos? CONTADOR ¿Existe el criterio de un recibidor o muchos recibidores y un pagador o muchos pagadores en 15 el servicio de caja? NO 16 ¿Existen pagos fuera de la empresa? NO ¿Quién realiza las gestiones de cobro y el control 17 de los mismos? EL GERENTE ¿Algún empleado que realiza movimientos de caja 18 acumula también las siguientes funciones? a) ¿Autorización de pagos? NO b) ¿Control y autorización de las devoluciones de mercaderías y productos NO c) ¿Firma de cheques? NO d) ¿Registro en el mayor? NO e) ¿Control de comisiones? NO f) ¿Control de acciones? NO N
PREGUNTA ¿La administración endosa los cheques 19 blanco?
X X X X
X X
RESPUESTA DEFICIENCIA en NO
¿El mayor posee una cuenta para cada 20 movimiento con cada banco? 21 ¿Existe una cuenta general de bancos? ¿Son hechas confrontaciones periódicas entre las cuentas analíticas y la sintética de bancos (general 22 del mayor)? ¿Las conciliaciones bancarias coinciden con los 23 análisis del mayor? PAGOS ¿Los pagos se procesan siempre en cheques 1 nominales? 2 ¿La copia explica el destino?
SI SI
SI SI
B
3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
A VECES SI EL CONTADOR SI SI SI NO
¿Quién controla los cheques? ¿Los cheques son aprobados previamente? ¿Hay confrontación interna de las firmas? ¿Existe un programa de pago? ¿Existe un plan financiero mensual? ¿La caja paga sólo después del visto del control de los responsables? SI ¿Los bancos remiten mensualmente sus estados de cuenta? SI ¿A quién se comunica la discrepancia de los estados de cuenta? AL GERENTE ¿Son hechas conciliaciones de las emisiones de cheques contra los estados bancarios? SI EL ¿Quién hace las conciliaciones bancarias? CONTADOR ¿En caso de devolución del cheque ¿quién lo EL recibe? CONTADOR
X
X
X
X X
C CLIENTES ¿A toda expedición de productos o mercaderías 1 corresponde una nota fiscal? ¿Los créditos a los clientes son aprobados 2 previamente? ¿Quien aprueba los créditos posee base para tal 3 función? ¿El encargado de la sección de créditos acumula 4 funciones de ventas? ¿La cobranza está separada de la sección de 5 crédito? ¿Son expedidos los estados de cuenta mensuales 6 a los clientes?
SI NO
X
SI A VECES
X
NO
X
SI
N PREGUNTA 7 ¿Quién aprueba los descuentos a clientes?
RESPUESTA DEFICIENCIA EL GERENTE EL CONTADOR
8 ¿Quién revisa los cálculos de descuentos? ¿Quién aprueba los ajustes en cuentas de 9 clientes? EL GERENTE ¿Los encargados de los registros en las cuentas de clientes y cobranza son sustituidos por 10 rotación? NO ¿Existen casos de anticipos de dinero por parte de 11 clientes? SI ¿Los vendedores hacen cobranza para la 12 empresa? SI ¿Las devoluciones de mercadería de clientes 13 corresponden a su venta respectiva? SI
14 15 16 17 18
¿Quién calcula los intereses moratorios debitados a clientes? NADIE ¿Quién está autorizado a dispensar dichos intereses? EL GERENTE ¿Existe un registro de pedidos? NO ¿Existe control de los pedidos rechazados? NO ¿Se controlan los pedidos pendientes en cuanto a la facturación NO
X
X
X X X
D EXISTENCIAS
1 2 3 4 5
6 7 8 9 10
¿Existe un área para el manejo de las existencias? ¿Tiene una persona responsable para el manejo de mercadería? ¿Tiene el responsable otras secciones bajo su subordinación? ¿Todos los artículos comprados pasan por la empresa? ¿Sólo se hacen entregas en los almacenes mediante notas de requisición? ¿Los registros de las existencias de la empresa son hechos respetándose las fechas de las requisiciones o de las entregas? ¿Todas las requisiciones son atendidas en el mismo día? ¿Son levantados inventarios físicos anuales? ¿Las diferencias de existencia son detalladas? ¿Los materiales obsoletos e inadecuados son detallados?
SI SI NO SI NO
X
SI NO SI NO
X
NO
X
X
EL CONTADOR Y EL AUDITOR
12 ¿Quién asiste a los inventarios? N PREGUNTA RESPUESTA DEFICIENCIA 13 ¿Los inventarios son confrontados y revisados? SI 14 ¿Las existencias están debidamente aseguradas? NO X ¿Se observa alguna posibilidad de desvío de las 15 existencias? SI X ¿La contabilidad recibe copia de las órdenes de 16 compra y de los boletines de recepción? NO X ¿La contabilidad hace referencia de las facturas contra las órdenes de compra y boletines de 17 recepción?
NO
18 ¿Hay centralización del control de las compras?
SI
X
E OBLIGACIONES CORRIENTES ¿Las cuentas por pagar son controladas de modo 1 de evitar que sean hechos pagos no autorizados?
NO
2 ¿La autorización es procesada por el gerente? SI 3 ¿Es hecha rigurosa confrontación de las facturas, notas fiscales y órdenes de compra? SI ¿El responsable tiene contacto directo con los 4 proveedores? SI ¿Existe un control cronológico de las obligaciones 5 a pagar? NO ¿Existe la posibilidad de realizar en algunas 6 ocasiones pago dos veces? SI ¿Las deudas a largo plazo poseen proceso 7 especial de aprobación? SI 8 ¿Quién autoriza los diferentes pagos al banco? EL GERENTE
X
X
Evaluaci贸n del resultado del cuestionario de Control Interno
A.
Caja y Bancos De 23 cuestionantes en caja y bancos se cuantifican 6 debilidades, que representan el 26% del total. 1- 26% 2- 74%
B.
Pagos De 13 cuestionantes en pagos se cuantifican 5 debilidades, las cuales representan el 38% del total 1- 38% 2- 62%
C.
Clientes De 18 cuestionantes en clientes se cuantifican 8 debilidades, las cuales representan el 44% del total. 1- 44% 2- 56%
D.
Existencias De 18 cuestinantes en existencias se cuantifican 8 debilidades, que representan un 44% del total 1- 44% 2- 56%
E.
Obligaciones De 8 cuestionantes en obligaciones se verifican 2 debilidades, las cuales representan el 25% del total 1- 25% 2- 75%
Anรกlisis del resultado del cuestionario de control interno. Tomando en cuenta las diferentes cuestionantes realizadas al personal responsable de la empresa mpresa Uniformes Industriales OR OR,, se obtuvieron resultados, los cuales marcan la idea de cรณmo la empresa trabaja en cada una de las รกreas cuestionadas. En el caso de caja y bancos de 23 cuestionantes se encuentran 6
debilidades, las cuales representan un 26% del total, se considera elevado ya que, representa un poco más de la cuarta parte de las actividades con deficiencias siendo una de las áreas de mayor exposición en todas empresas, ya que, es ahí donde se maneja el efectivo y equivalentes, debe estar en constante chequeo para monitorearse su operatividad, con el afán de evitar cualquier desviación de los fondos. En el área de pagos se realizaron 13 preguntas de las cuales un 38% tiene ciertas irregularidades en su aplicación, y es de vital importancia, ya que es donde en gran medida se impacta la liquidez de la empresa, no se puede perder el control de los pagos, si eso ocurre se puede ocasionar duplicidad en las aplicaciones, siempre debe existir revisión estricta en cada emisión. Por su parte en el área de clientes, se realizaron 18 consultas de las cuales surgieron 8 debilidades, lo cual se considera elevado, ya que representa el 44%; siendo casi la mitad de sus actividades con deficiencias en sus aplicaciones, algo de debe ocasionar preocupación a la administración ya que, es en esta área donde se genera la recuperación y de no manejar de manera adecuada y controlada la cartera de clientes la empresa puede verse en problemas en el momento de realizar su flujos de efectivo, debido a que es su principal fuente de ingresos. Otra área verificada son las existencias, de 18 preguntas surgieron 8 deficiencias, las cuales representan el 44%, al igual que el área de clientes se considera grave, debido que la existencias forman parte del activo corriente, es donde la empresa tiene su futuro efectivo y equivalentes, por lo tanto merece la principal atención en su manejo operativo, y finalmente las obligaciones de un total de 8 cuestionantes se obtuvo 2 debilidades el representa el 25% se considera aceptable en el sentido que toda empresa puede caer en descuidos en algunas áreas, sin embargo; para no incurrir en gastos innecesarios, como pago de intereses o moras, esta área debe manejarse en la medida de lo posible de la mejor manera, con programaciones de pagos de acuerdo a la capacidad en sus flujos y las prioridades que éstas representan para la empresa.
La empresa
Uniformes Industriales OR; muestra su mayor deficiencia en la
segregación de funciones, los cuales gran parte de ellas las realiza el contador
ocasionando esto un alto nivel de exposición al riesgo; otras actividades se realizan de manera inadecuada; según información compartida recabada, ya sea por falta de conocimiento de su aplicación o por falta de las directrices oportunas.
Al ponderar las debilidades detectadas versus el universo de las interrogantes se cumple los propósitos de la técnica, por que las personas tienen responsabilidad directa en el manejo de los recursos, aceptan responsabilidad en alto grado sobre la debilidad de la estructura y el equipo de tesis obtuvo una mayor certeza en el conocimiento del control del negocio y sus niveles de exposición al riesgo de manejo deficiente de los recursos. Las debilidades en el control interno, no sólo anuncian la necesidad de medidas correctivas, incrementa los costos de las auditorias; si no que también en algunos de los casos ponen en un escenario de incertidumbre la opinión del auditor.
2.5.2 FODA, Uniformes Industriales OR, S.A. de C.V.
Especificación de la técnica La matriz FODA, es un instrumento que permite a una entidad, detectar la situación organizacional interna y externa ante la posibilidad de planificar estratégicamente su accionar a corto, mediano y largo plazo, tecnificando un diagnostico organizacional colectivo, que permite conformar un cuadro de la situación actual de la empresa, y de esta manera obtener las decisiones acorde con las funciones de los objetivos y políticas formuladas. El alcance de la matriz FODA, permite analizar la situación competitiva de una compañía, convirtiéndose en un marco conceptual para un análisis sistemático que facilita la combinación entre amenazas y oportunidades externas con las debilidades y fortalezas internas de la organización, siendo la matriz una generadora de importante información. A nivel interno de la organización las fortalezas son todas aquellas potencialidades materiales o humanas con la que cuenta la organización, siendo éstas de vital
importancia para su desarrollo y funcionamiento, ya que son habilidades competitivas que permiten alcanzar oportunidades generadas por el entorno; y las debilidades son las deficiencias materiales o humanas con las que cuenta la organización, convirtiéndose en las responsables principales en funcionamiento interno, por ser funciones en las cuales la empresa tiene dificultad para satisfacer al mercado o para enfrentar la competencia; y el externo, las oportunidades son las posibilidades de desarrollo que tiene la organización, estas se encuentran en el medio, económico, natural, geográfico, socio-político en la que se mueve la empresa, estas son posibilidades de negocio generadas por el cambio del entorno. Y las amenazas son las situaciones negativas que atentan contra el desarrollo de la organización, estas al igual que las oportunidades se encuentran en el medio que se desarrolla, y sus situaciones de riesgo que se presentan por cambios en el entorno, que puede ser peligroso si no existe una adecuada respuesta por parte de la empresa. El análisis del entorno, es vital para cualquier empresa, pero este debe de ser realizado a consecuencia por personas que conocen el negocio, de los productos y que estén informados sobre los cambios que se están dando. En este sentido; fue necesario e indispensable contar con la participación de los miembros de la Empresa Uniformes Industriales OR, S.A. de C.V. tales como: el gerente, el accionista de mayor aportación, el contador y el auditor, los cuales forman parte importante en la toma de decisiones de la empresa, para lo cual se programaron reuniones de manera grupal y entrevistas selectivas con cada uno de los involucrados en las diferentes áreas que permitieran al grupo de investigación indagar sus diversas opiniones.
FODA, Empresa Uniformes Industriales OR, S.A. de C.V.
F
O Aprovechar el
Mercado de clientes desde
Tratado de Libre Comercio (TLC)
hace 5 años
D
A
Falta de un adecuado
La competencia
ordenamiento
que existe en el
administrativo y
mercado
financiero
Variedad de
Alianzas
diseños para la
estratégicas con
demanda
otras empresas
Consistencia de
Oportunidad de
los
creación de nuevos
administradores
productos
Registros con atrasos (según sus
Inestabilidad política
administradores) Falta de un plan a
Riesgo del
largo plazo
mercado
Fortalecer el
Ausencia de
mercado cautivo
publicidad
Crisis actual
Falta de tecnología
Restricciones y costos de financiamiento
Altos costos en materias primas.
Análisis del FODA Al finalizar el estudio de varios aspectos, tanto generales como específicos de la empresa Uniformes Industriales OR, relacionados a su funcionamiento tanto administrativo como financiero; se ha tomado en cuanta la elaboración de la herramienta del FODA, para identificar de manera esquematizada y con mayor detalle las partes fuertes y débiles en las que la empresa debe trabajar con mayor énfasis.
Se han identificado fortalezas y debilidades, en las cuales podemos mencionar que cuenta con muchas partes importantes y rescatables que toda empresa debe tener, como por ejemplo su respectiva cartera de clientes, oportunidad de crear nuevos artículos, sus instalaciones propias y adecuadas, etc. Sin embargo, también se encuentran algunas de sus debilidades y amenazas, como lo son las partes en las cuales la administración deberá colocar mayor cuidado para lograr mejorar o minimizar, dentro de esta parte se encuentra la falta de un adecuado ordenamiento administrativo y financiero, la competencia en el mercado, la crisis actual, etc. En este sentido, el FODA forma parte importante en el desarrollo de la investigación ya que, permitió visualizar de manera clara y precisa las diferentes actividades que están relacionadas a todo el desarrollo del giro de la empresa y el objeto de estudio de la investigación.
2.5.3 .3
CUESTIONARIO
Universidad Pedag贸gica de El Salvador Facultad de Ciencias Econ贸micas
MODELO DEL CUESTIONARIO
Boleta a utilizar en la encuesta aplicable a la emp empresa resa Uniformes Industriales OR, OR S.A. de C.V.
TEMA:
Sistema Administrativo y Financiero para el Control de Recursos de la empresa mpresa Uniformes Industriales OR OR,, S.A. de C.V., San Salvador, 2008-2009
Técnica e Instrumento de la Investigación La técnica que se utilizara es la entrevista personal que consiste en preguntas que plantean temas que relacionan las variables en estudio.
Se elige este instrumento; ya que la entrevista permite la comunicación interpersonal entre investigador y el sujeto de estudio, eso permite tener la ventaja de poder acceder a la información de una forma verbal, obteniendo las respuestas a la interrogantes planteadas sobre el tema de estudio, el cual requiere en ocasiones una ampliación sobre los tópicos tratados; ya que el estudio es básicamente descriptivo.
Para conducir una entrevista de manera sistemática y ordenada se usará un cuestionario que será la guía de la entrevista como instrumento para hacer preguntas directas y cerradas con respuestas especificas y concretas con tendencia a los objetivos de la investigación. Para efectuar la recopilación de la información de manera directa por parte de los diferentes miembros de la administración de la Empresa Uniformes Industriales OR., relacionadas con las áreas administrativas y financieras, se ha considerado la utilización del cuestionario, ya que éste se convierte en una herramienta valiosa para la recolección de datos, así como para la evaluación de los mismos obtenidos en el proceso de la investigación.
CUESTIONARIO
1. ¿La empresa Uniformes Industriales “OR”, tiene una estructura organizativa donde se aprecia las funciones específicas de cada área de trabajo?
SI
(
)
NO ( 4 )
Propósito: Conocer si la empresa cuenta con una estructura organizativa formalmente establecida.
Respuestas
Frecuencias
Porcentaje
Si
0
0%
No
4
100%
Total
4
100%
0% 0%
Si No Total
100%
Interpretación: El 100% de los miembros encuestados de la empresa, respondieron que no cuentan con una estructura organizada formalmente, la cual le garantice a la empresa un mejor desarrollo de las actividades, alcanzando mayor eficiencia para el logro de sus objetivos y metas.
2. ¿La empresa Uniformes Industriales “OR”, establece objetivos y metas administrativas y financieras al inicio de cada año?
SI (
)
NO ( 4 )
Propósito: Conocer si la empresa “OR”, establece objetivos y metas administrativas y financieras, en los cuales se comprometan de acuerdo a proyecciones, tanto el área administrativa como el área financiera para alcanzar todas las actividades durante el año.
Respuestas
Frecuencias
Porcentaje
Si
0
0%
No
4
100%
Total
4
100%
0% 0%
Si No Total
100%
Interpretación: De acuerdo a la respuesta se obtuvo que no se establecen metas ni objetivos en las áreas administrativa y financiera, el personal trabaja de forma mecanizada y de acuerdo al criterio y conocimiento de cada responsable del área a la que pertenece.
3. ¿Considera que establecer objetivos y metas en las diferentes áreas de la empresa sería de beneficio a futuro?
SI ( 4 )
NO (
)
Propósito: Conocer si la empresa tiene interés en establecer objetivos y metas y trabajar de manera planificada en las diferentes áreas.
Respuestas
Frecuencia
Porcentaje
Si
4
100%
No
0
0%
Total
0
100%
0% 100% Si No Total
100%
Interpretación: La empresa cuenta con toda la disposición y se proyecta contar con objetivos y metas que ayuden a que su desempeño sea lo más eficiente posible.
4. ¿Considera de utilidad que la empresa cuente con un Sistema Administrativo y Financiero con el cual se pueda controlar mejor el uso y manejo de sus recursos? SI ( 4 )
NO (
)
Propósito: Saber la valoración e importancia que representa para la administración de la empresa Uniformes Industriales “OR”, nuestra investigación y el beneficio que traerá para la empresa.
Respuestas
Frecuencias
Porcentaje
Si
4
100%
No
0
0%
Total
4
100%
0% 100% Si No Total
100%
Interpretación: Se comprueba que el 100% de los encuestados se mostraron interesados y de acuerdo que un sistema administrativo y financiero seria de mucha utilidad, tanto para el desarrollo de sus actividades como también para lograr mayor eficiencia en el manejo y control de sus recursos.
5. ¿Cuenta con dicho sistema la empresa Uniformes Industriales OR, el cual facilite y garantice la tasa de retorno adecuada para los inversionistas?
SI (
)
NO ( 4 )
Propósito: Conocer si la empresa cuenta con las herramientas necesarias que le faciliten conocer sus resultados económicos.
Respuestas
Frecuencias
Porcentaje
Si
0
0%
No
4
100%
Total
4
100%
0% 0 Si No Total
100%
Interpretación: Se verifica que la empresa no tiene definido un sistema que le garantice conocer el retorno de su inversión al final del período.
6. ¿Existe una planificación en cuanto a las áreas administrativas y financieras que influya en las actividades requeridas de verificación, validación, monitoreo, inspección y pruebas específicas en la empresa Uniformes Industriales “OR”?
SI ( )
NO ( 4 )
Propósito: Saber si están implementando un control especifico en las áreas administrativas y financieras en cuanto a sus actividades rutinarias.
Respuestas
Frecuencias
Porcentaje
Si
0
0%
No
4
100%
Total
4
100%
0% 0 Si No Total
100%
Interpretación: Se confirma que el 100% de los encuestados no están utilizando a fondo todas las herramientas administrativas y financieras que la empresa cuenta para tener un mejor control de sus recursos de la empresa Uniformes Industriales “OR”.
7. ¿Considera suficientes para el buen manejo de los recursos los controles administrativos y financieros utilizados en la empresa Uniformes Industriales “OR”.?
SI (
)
NO ( 4 )
Propósito: Saber si la empresa está satisfecha con sus controles administrativos y financieros o si es necesario modificar los métodos de control que se están implementando, con el propósito de salvaguardar aún mejor los recursos.
Respuestas
Frecuencia
Porcentaje
Si
0
0%
No
4
100%
Total
4
100%
0% 0 Si No Total
100%
Interpretación: En la investigación se confirma que el 100% no esta satisfecho con los controles administrativos y financieros que ocupan en las diferentes áreas de trabajo de la empresa, considerando no tener herramientas suficientes para todas las actividades que deben realizar.
8. ¿Los controles de la empresa Uniformes Industriales “OR” tanto administrativos como financieros se realizan en forma oportuna y adecuada?
SI (
)
NO ( 4 )
Propósito: Verificar si los controles están siendo establecidos consistentemente y éstos ayudan de manera directa a fortalecer las operaciones de la empresa.
Respuestas
Frecuencia
Porcentaje
Si
0
0%
No
4
100%
Total
4
100%
0% 0 Si No Total
100%
Interpretación: Se logró constatar que los mínimos controles que la empresa intenta aplicar no logran llenar las expectativas para ayudar a determinar de forma oportuna y adecuada los resultados.
9. ¿Se efectúan evaluaciones de control interno de manera periódica en las áreas de mayor relevancia en la empresa?
SI (
)
NO ( 4 )
Propósito: Conocer si la empresa utiliza esa herramienta para la verificación, de tal manera que alerte sobre una exposición al riesgo de sus recursos.
Respuestas
Frecuencias
Porcentaje
Si
0
0%
No
4
100%
Total
4
100%
0% 0 Si No Total
100%
Interpretación:. Se verifica que en la empresa no se utiliza dicha herramienta o actividad ya todos los responsables respondieron que no a la interrogante; y por ende no existe forma de verificar algunas desviaciones que puedan estar ocurriendo.
10. ¿Cuáles de los siguientes aspectos considera que afectan en forma negativa las operaciones de la empresa Uniformes Industriales “OR”?
a)
Los controles administrativos
(
)
b)
Los controles contables
(
)
c)
La falta de financiamiento
(
)
d)
Todas las anteriores
(X)
Propósito: Conocer los factores que la empresa Uniformes Industriales “OR”, por medio de sus dirigentes consideran que le están afectando en sus actividades rutinarias en las diferentes áreas.
Interpretación: Se comprueba que el Gerente de “OR” necesita herramientas de apoyo tanto administrativas como financieras que le permitan la verificación de manera más oportuna de las operaciones.
11. ¿Cómo establece la empresa Uniformes Industriales OR, el capital requerido para el logro de sus propósitos financieros?
a) Financiamientos bancarios
(X)
b) Aporte directo de los inversionistas
(
)
c) Suficiente margen de las ventas al contado
(
)
d) Todas las anteriores.
(
)
Propósito: Conocer de que manera la empresa Uniformes Industriales
hace
frente a sus necesidades de capital y sus fortalezas o debilidades para financiarse.
Interpretación: Se verifica que la empresa utiliza los financiamientos bancarios para lograr satisfacer las necesidades financieras y de esa manera hacerle frete a sus obligaciones.
12. ¿Cree usted que la empresa Uniformes Industriales OR, tiene y maneja un suficiente y adecuado capital de trabajo para el logro de sus propósitos financieros?.
Propósito: Conocer
si la empresa Uniformes Industriales OR, cuenta con el
capital necesario para hacerle frente a sus obligaciones.
Respuestas
Frecuencias
Porcentaje
Si
0
0%
No
4
100%
Total
4
100%
0% 0 Si No Total
100%
Interpretación: La administración afirma
que la empresa OR, tiene ciertas
dificultades para financiarse y por ende cumplir a cabalidad con los propósitos del negocio
13. Si su respuesta es no ¿A qué atribuye esa deficiencia?
Propósito: Conocer cuales son algunas de las dificultades que enfrenta la empresa Uniformes Industriales.
a) Falta de información financiera oportuna
(
)
b) Debilidad de los reportes financieros
(
)
c) Problema de liquidez
(
)
d) Problema en recuperación de cuentas por cobrar
(
)
e) Todas las anteriores
(X)
Interpretación: Se verifica a través de la información algunas de las limitaciones con las que cuenta Uniformes Industriales OR.
14. ¿Qué tipo de herramientas financieras utiliza la empresa Uniformes Industriales “OR”, para verificar y evaluar la rentabilidad del negocio?.
a) Punto de equilibrio.
( x )
b) Presupuesto.
(
)
c) Flujo de efectivo.
(
)
d) Razones financieras.
(
)
e) Estados financieras básicos.
( x )
Mencione: La empresa solamente elabora para análisis, el balance general, el estado de resultado, y el punto de equilibrio,
Propósito: Saber si la empresa “OR” cuenta al menos con los estados financieros básicos que le permitan interpretar la situación económica de la empresa.
Interpretación: Se confirma que la empresa, no cuenta con todos los Indicadores financieros básicos, que le permitan tener de una manera mas clara todas las actividades financieras.
15. ¿Qué partes o áreas de la empresa le parecería que debe mejorar dado las debilidades identificadas en el cuestionario de control interno?
a) Cuentas por cobrar
(
)
a) Caja y bancos
(
)
b) Inventarios
(
)
c) Herramientas financiera
(
)
d) Procesos administrativos
(
)
e) Todas las anteriores
(X)
Propósito: Conocer el punto de vista de los responsables de la dirección de empresa, en que partes o actividades deben hacer énfasis para lograr mayor efectividad en sus resultados. Interpretación: Se logró comprobar que para la administración y colaboradores deben mejorar en todas las áreas, ya que perciben también las deficiencias que el cuestionario de control interno arroja.
16. ¿La empresa Uniformes Industriales “OR”, analiza cuidadosamente los resultados administrativos y financieros al final de cada período he implementa cambios?
SI ( 2 )
NO ( 2
)
Propósito: Conocer la importancia que la empresa le da a los resultados administrativos y financieros obtenidos de cada año.
Respuestas
Frecuencia
Porcentaje
Si
2
50%
No
2
50%
Total
4
100%
0%
50%
50%
Si No Total
Interpretación: La empresa analiza sus resultados finales respecto a sus ventas comparadas con sus proyecciones, en tal sentido, el análisis arrojado refleja que un 50% de las personas encuestadas nos dijeron que si se analizan y 50% indicó que no, debido a que dichos resultados no se verifican en conjunto y se puede verificar que la empresa le da la importancia adecuada a sus resultados de cada año, en cuanto a las ventas.
17. ¿Actualmente cuales de las siguientes políticas le están afectando màs a la empresa Uniformes Industriales “OR”, y considera que se necesita reforzarlas o mejorarlas?.
a) La política de ventas.
(
)
b) La política de cobro.
(
)
c) La política de crédito.
(
)
d) Todas las anteriores.
( X )
Propósito: Comprobar si la empresa puede detectar que políticas le benefician y cuales no le permiten la efectividad de su rentabilidad.
Interpretación: En la investigación se comprueba que la empresa considera que posiblemente su debilidad se sustenta en la estructura de las políticas mismas para cada una de las áreas por carecer de la estructura administrativa y financiera necesaria.
18. ¿Tiene la alta gerencia definidos los procesos administrativos e indicadores financieros que le permitan tener el control y análisis de los recursos de la empresa Uniformes Industriales “OR”?
SI (
)
NO ( 4 )
Propósito: Verificar con que procesos administrativos e Indicadores financieros cuenta la gerencia de la empresa para decidir que tipo de herramientas implementara en la empresa.
Respuestas
Frecuencias
Porcentajes
Si
0
0%
No
4
100%
Total
4
100%
0% 0 Si No Total
Interpretación: Se confirma que el 100% de los encuestados no cuentan con todas las herramientas administrativas y financieras que le permitan tener el control de todos sus recursos, necesitando con urgencia implementar las herramientas administrativas y financieras que aun no aplican.
19. ¿Recibe la administración de la empresa Uniformes Industriales “OR”, los estados financieros completos y de manera oportuna?
SI (
)
NO ( 4 )
Propósito: Saber que tan oportunos son los estados financieros y si reflejan todas las actividades de la empresa para la toma de decisiones.
Respuestas
Frecuencias
Porcentaje
Si
0
0%
No
4
100%
Total
4
100%
0% 0 Si No Total
100%
Interpretación: Se confirma que el 100% de los encuestados afirman que no cuenta con una eficiencia de los estados financieros contables oportunos, siendo un obstáculo para la toma de decisiones.
20. ¿Se cuenta en la empresa Uniformes Industriales “OR”, con los programas de (software) necesarios para presentar y controlar la información contable y la parte operativa de la empresa?
SI (
)
NO ( 4 )
Propósito: Saber con que tipo de programa contable, efectúa la empresa para agilizar las operaciones financieras, teniendo una herramienta confiable para la toma decisiones y sus transacciones diarias.
Respuestas
Frecuencias
Porcentaje
Si
0
0%
No
4
100%
Total
4
100%
0% 0 Si No Total
100%
Interpretación: Se confirma que el 100% de los encuestados dijeron que la empresa “OR” no cuenta con un sistema de contabilidad que le permita ser más efectivo en las labores financieras y sus operaciones.
Resumen e interpretación del cuestionario El modelo de la encuesta como instrumento de investigación captó la información necesaria que surgió de cada una de las interrogantes realizadas de manera directa a las personas responsables de la dirección de la empresa Uniformes Industriales OR, se realizaron cuestionamientos específicos y directos a cerca de las diferentes áreas de suma importancia e interés tanto para la realización de la investigación como para la empresa misma; las cuales servirían como insumo fundamental para continuar con el desarrollo del trabajo y que a su vez fueran de aplicación a la estructura de la empresa.
En ese sentido se concentró el cuestionario en los puntos claves para el objeto de estudio del grupo investigador, el cual pretendía recabar información encaminada al manejo de los recursos tanto en la parte administrativa como financiera.
Fue así como se abordaron a las personas responsables del manejo de OR, tales como el gerente, el contador, un accionista y el auditor, formando parte de la muestra, de un total de la población de 16, se tomó un 25%, evaluando que éstas personas encuestadas son las responsables de la toma de decisiones de la empresa. Se obtuvieron respuestas cerradas porque cada cuestionante tiene un propósito específico que cumplir, en tal sentido cada respuesta de SI o NO cubre las inquietudes o el objetivo del grupo de investigación.
En términos generales con la realización del cuestionario se considera como satisfecho el grupo de investigación, ya que; en concordancia, uno de los propósitos de los administradores y responsables de la toma de decisiones y en este caso en OR, es buscar mejores alternativas para reducir los niveles de exposición a riesgos en el manejo de sus recursos, además de haber confirmado las interrogantes del grupo de investigación. Y por otra parte se logró indagar si realmente la administración de la Empresa OR, se mostraba interesada en retomar una estructura de un Sistema Administrativo y Financiero que le permita el control de los recursos y un mejor funcionamiento en las diferentes áreas.
2.6 FORMULACION TEORICO-METODOLOGICA DE LO INVESTIGADO. Al estudiar el concepto de sistemas y describir cada una de sus etapas y componentes, basados en la teoría de varios autores, los cuales tienen su base teórica como lo describe Koontz y Weihrich donde detalla el “Enfoque de Sistemas” en el cual se debe reconocer la importancia de atender el manejo de dicho sistema, con la consideración que es un enfoque hacia un sistema integrado, sin embargo; en dicho enfoque se debe tomar muy en cuenta que los
aspectos formulados deben contener la idea teórica clara y factible para la aplicación a los procesos de la empresa. Por su parte Andrés Gingras define al sistema como un conjunto de componentes que se interrelacionados entre si los cuales trasforman elementos llamados entradas en otros elementos llamados salidas, Mientras que según el Informe COSO, la categoría de sistemas obtiene la estructura de control interno de la organización, el cual, con dicho concepto se considera que debe formarse una estructura que proporcione una seguridad razonable para el bienestar en el control de los recursos de la empresa tomando en cuenta varios factores como: la efectividad de las operaciones, la confiabilidad de la información, entre otros. Sin embargo, Glend Welsh, considera las herramientas de control financiero como medios para “anticiparse a los acontecimientos e influir en las variables del negocio”. Al igual que lo antes mencionado y también en el marco empírico, en el cual se establecen las herramientas de control financiero con un medio que blinda los recursos de cualquier incertidumbre; con esta base teórica sustenta o se contrapone el estudio teórico con el estudio empírico. También se considera que el hecho de manejar herramientas de control, incluso le permite a la empresa la posibilidad de prever las utilidades, siendo éste, el fin primordial de un negocio de lucro. Por su parte Van Horne, se orienta en la toma de decisiones; se ha considerado de manera empírica en el estudio, que con el manejo de todas las herramientas antes mencionadas en el desarrollo del estudio, es sin duda el mejor camino para la toma de decisiones de manera mas acertada.
Al igual que ellos otros autores como: Alexis Serrano Ramírez, Robbins, Koontz y Weihrich, Munch, entre otros, también definen como pasos o procesos muy importantes de un sistema administrativo y financiero, tales como los objetivos que son definidos como los fines o resultados esperados por la administración, con respecto a las políticas son guías o lineamientos sobre los cuales deberá tomarse una decisión. Por su parte también se considera que las estrategias
también forman parte de un sistema por lo tanto de acuerdo a los autores es la determinación de objetivos o planes a largo plazo.
Durante el proceso de investigación se encontraron elementos muy importantes como herramientas y procesos para el control de los recursos que en su conjunto la empresa Uniformes Industriales OR, S.A. de C.V., debe mejorar, y de esa manera logre alcanzar sus objetivos y metas propuestos, y a la vez un mejor aprovechamiento de sus recursos en cuanto a su manejo operacional. Debido a que esta investigación fue enfocada en las áreas administrativas y financieras de la empresa Uniformes Industriales OR, S.A. de C.V., y se detallaron herramientas de control necesarias para el buen funcionamiento; fue necesario sustentar de manera teórica cada una de las áreas en cuestión, para luego tomar en cuenta dentro del desarrollo teórico-metodológico, partes importantes de algunos autores que se considera que deberían ser descritos y aplicadas en la empresa. Se retoman los componentes mencionados por los siguientes autores: Henry Fayol, el cual dice que se debe asegurar la aplicación racional de sus funciones básicas, financieras y administrativas; de igual manera se retoma lo descrito en el informe COSO donde formula una estructura de control interno que proporcione una seguridad razonable en el control de los recursos de la empresa, así también Glend Welsh, considera las herramientas de control financiero como medios para “anticiparse a los acontecimientos” que puedan ocurrir en las operaciones de la empresa. Se toman estas definiciones considerando que cada autor formula un agregado o un aporte adicional importante con relación a otras teorías, el cual; abona a los objetivos perseguidos por el grupo de investigación.
2.7 DESARROLLO Y DEFINICIÓN TEÓRICA
Tomando en cuenta el estudio realizado de varios autores y variados puntos de vista; las definiciones y conceptos surgidos en el estudio desarrollado de la investigación, así como durante nuestra carrera
profesional; básicamente
contrastan en el sentido que la investigación está apegada a la teoría y realidad de la empresa, se ha permitido manejar definiciones básicas e importantes que fueron considerándose necesarias en el engranaje de la investigación.
Para el estudio del sistema administrativo y financiero, se desarrollaron diferentes corrientes de pensamiento y definiciones; según el autor Chiavenato Idalberto, la razón de ser del control de los recursos de una empresa descansa sobre un sistema administrativo y financiero. Al conceptualizar el término, se infiere en el sentido que sistema es un conjunto de diversos elementos humanos y mecánicos integrados para lograr un objetivo común, mediante el manejo y control de materiales, información y personal. Considerándose la empresa como sistema abierto recibe demandas y emite respuestas. Con la llegada de la teoría de los sistemas se evidenció
con claridad la naturaleza sistemática
de las
organizaciones en general y de las empresas en particular. Barrios J.D. “Sistemas y Procedimientos”, muestra un sistema administrativo como una red de procedimientos relacionados de acuerdo a un esquema integrado con el fin común de lograr los objetivos de la empresa, también Koontz y Weihrich definen al sistema de administración y finanzas como un enfoque sistémico visualizado en un Esquema de Insumo Producto. Por su parte, este grupo de investigación tomando en consideración algunos criterios define al sistema administrativo y financiero, como un conjunto de procesos, herramientas e indicadores que le permiten a la administración anticiparse a los acontecimientos operativos de la empresa. Asimismo la SAS 55 en la estructura de control interno, define un enlace entre el sistema administrativo y financiero, tomando como eje principal el cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos propuestos de la administración.
Por lo anterior, el enfoque del estudio considera que el área administrativa y financiera es un sistema que descansa sobre una estructura de control interno, llegando este a nivel también de sistema en el cual debería responder a la protección y buen manejo de los recursos de la organización. Ahí la utilización practica de un cúmulo de herramientas con medidores donde descansan; los flujos efectivos, los presupuestos, las razones financieras y el punto de equilibrio.
CAPITULO III 3.0
MARCO OPERATIVO
3.1
DESCRIPCIÓN DE LOS SUJETOS DE INVESTIGACIÓN
En el Marco Conceptual; a través de los conceptos expresados por los diferentes autores, se logró formar una fundamentación teórica aplicable de manera directa de la Empresa Uniformes Industriales OR, S.A. de C.V.; particularmente al manejo de sus recursos, mediante un sistema administrativo y financiero para un
mejor
control de sus operaciones.
Luego de estudiar las diferentes corrientes de pensamiento de los varios autores, antes citados, encontramos una serie de elementos fundamentales, que están presentes en el manejo de los recursos de la Empresa Uniformes Industriales OR, S.A. de C.V.; tales como: los sistemas, administración, objetivos, políticas, estrategias, financiero, control interno; y, dentro de ellos; el presupuesto. Con relación a la realidad del sujeto de investigación, en el que se basa el estudio, se logró verificar que hay varios de sus elementos y componentes que no se aplican dentro de la realidad del sistema administrativo y financiero actual. De esta forma, se estructuró la definición de cada elemento, contrastándolo con la forma de cómo se percibe, parte de los empleados, gerente y propietarios de Uniformes Industriales OR, manifiestan que sistema es todo, aún teniendo la capacidad organizativa no se tiene claro el manejo del proceso administrativo y financieros. Por lo tanto, como grupo investigador formulamos la nueva definición entre la base teórica planteada y lo encontrado en el campo. Los cuales proporcionen una seguridad razonable en el control de los recursos de la empresa, mediante herramientas de control financiero como medios para anticiparse a los acontecimientos que puedan ocurrir en las operaciones de la empresa. En la investigación consideramos, que el termino Sistema más utilizado por los diferentes autores, el que más se apega y cubre las expectativas de la investigación es el que se presentó en la conferencia con profesionales en 1964, y es la siguiente: Es el conjunto de diversos elementos humanos y mecánicos integrados, para lograr un objetivo común, mediante el manejo y control de 1
materiales, información, energía y hombre. En la empresa Uniformes Industriales OR. Define sistema como: un todo integrado para realizar una actividad; y cómo el sistema que se utiliza en las computadoras. Creemos que el encargado de la empresa conoce parte de la terminología sistema, pero no todo lo que abarca nuestra investigación, que son las partes administrativas y financieras enlazadas con el control interno para el manejo de los recursos. En la definición de la Administración consideramos que se apega más a los propósitos de nuestra investigación el autor Gochez Cano, Antonio, quien considera que Administración es un conjunto de elementos humanos, físicos y técnicos, interrelacionados e interactuados entre si, para planear, organizar, ejecutar dirigir y controlar la consecución de objetivos económicos para la empresa. El gerente de la empresa Uniformes Industriales OR, considera que el concepto más apropiado de Administración es el que se refiere a poner en marcha la empresa y que todo se esté desarrollando en función a sus actividades. El Gerente de la empresa, conoce la terminología de la administración, no obstante; su aplicación de los principios administrativos los resume en algunos y sólo para planear sus ventas por año, sin darse cuenta que se pueden aplicar en sus áreas Administrativas y Financieras. Así también, en cuanto a la definición de los Objetivos de una empresa, el que más se apega a los propósitos de nuestra investigación es el del autor Reinaldo O. da Silva, quien define a los objetivos como un estilo o sistema de administrar, que relaciona las metas de la organización con el desempeño y el desarrollo individual, involucrando a todos los niveles administrativos y financieros. El Gerente de la empresa Uniformes Industriales OR, define los objetivos como: lo que un empleado debe seguir durante cierto tiempo hasta cumplirlo. Como grupo de investigación consideramos que el Gerente de la empresa en estudio tiene conocimiento de los objetivos, pero no lo aplica para toda la empresa, sólo lo aplica al departamento de ventas, dejando en expectativa a los demás empleados sin objetivos que perseguir. Otra de las
definiciones son las Políticas que
consideramos más completa es la del autor Stephen P. Robbins, menciona que las políticas proporcionan directrices para canalizar los pensamientos del administrador en una dirección específica, sirviendo como guía que establece parámetros para la toma de decisiones. Al preguntar al Gerente de Uniformes Industriales OR, cómo definía políticas nos manifestó; que son las decisiones que se toman para lograr los objetivos de la empresa. Al visitar la empresa nos dimos 2
cuenta que no se aplican políticas que permitieran a la empresa un crecimiento continuo. Por otra parte
se consideran también de mucha importancia,
las
Estrategias que las empresas determinan para su desarrollo. Según el autor Harol Koontz y Weihrich, las define como la determinación de objetivos fundamentales a largo plazo y la adopción de cursos de acción y distribución de recursos necesarios para alcanzar estos objetivos. Al preguntar al Gerente de OR, cómo definía estrategias nos manifestó, son las acciones que en determinado momento se deben de tomar para alcanzar los objetivos. En la visita de campo que se realizó a Uniformes Industriales OR, pudimos comprobar que la empresa no las aplica estrategias necesarias para solucionar algunas dificultades en un momento determinado. Al considerar
el concepto Financiero por
el autor
Barandiarian Rafael,
menciona que son todas aquellas funciones enfocadas a planear y controlar el flujo de fondos de una empresa, logrando así que los fondos de éstas se apliquen lo mejor posible. Asimismo tienen como objeto la administración óptima de los recursos económicos. Mientras tanto el Gerente de Uniformes Industriales OR, lo define como la manera de controlar el recurso dinero de la empresa, en la visita de campo que se realizó a OR; pudimos comprobar que la empresa no tiene definida una política para sus recursos financieros, necesaria para hacerle frente a su situación económica. En cuanto a otra definición importante como grupo consideramos que el concepto que más se apega a la investigación es el Control Interno, según el
autor
Lourdes Múnch, definiendo que el Control Interno de una empresa, está formado por todas las medidas tomadas para proteger al activo o bienes de la misma; ante posibles irregularidades, para comprobar la exactitud de las operaciones registradas y para asegurar a la administración que la información en que se basa para tomar sus decisiones es auténtica y fiable. El encargado de la empresa considera que el control interno es controlar que todos los empleados estén haciendo su trabajo debidamente. Como grupo consideramos que el encargado de OR, maneja el concepto de control interno a su manera, pero no lo conoce de la forma cómo lo proponemos en la investigación de manera que tenga el control de sus recursos a la hora de tomar una decisión. Al retomar la definición de Presupuesto que consideramos más completa del autor Ramírez Padilla, David, herramientas que traducen a un lenguaje cuantitativo las acciones que formula la 3
alta administración
cuyo fin, es colocar a la organización
en determinada
situación financiera, deseada durante cierto período. Al preguntar al Gerente de Uniformes Industriales OR, su definición de presupuesto nos manifestó que es donde se registran todos los estados financieros que la empresa utiliza. El Gerente de Uniformes Industriales OR, conoce la aplicación del presupuesto pero no así su función, en cuanto a la toma de decisiones para la fiabilidad y operatividad de la empresa.
Pudimos constatar la situación de la empresa, realizando una visita de campo para verificar, cómo se manejan cada uno de los elementos del sujeto; contando con la información que nos pudo proporcionar el Gerente de Uniformes Industriales OR, conociendo así sus puntos de vista sobre ellos y de que manera son aplicados en la empresa. Con relación a la contraposición encontrada, entre los autores traídos a cuenta en nuestra investigación, versus el criterio identificado en la administración de Uniformes Industriales OR, en concordancia con los criterios seleccionados en cada corriente de pensamiento, desde los términos: sistema, administración, objetivo, políticas, hasta la definición de estrategias y control interno, concluyendo en la elemental herramienta del presupuesto, nos atrevemos a establecer nuestra determinantes técnicas en el sentido de considerar que se trata de un todo integrado de elementos humanos, materiales y financieros que se interrelacionan a través de las fases del proceso administrativo para lograr cumplir los objetivos de la administración, a través de directrices basadas en estrategias de corto y largo plazo; con énfasis en la estructura de control Interno el cual, descansa sobre medidores financieros destinados para tal fin (ejemplo el PRESUPUESTO); protegiendo y haciendo un adecuado uso de los recursos.
4
3.2 PROCEDIMIENTOS PARA LA RECOPILACIÓN DE DATOS En la investigación se realizaron diferentes formas para la recopilación de datos, los cuales formaron parte indispensable para el desarrollo del trabajo, la muestra utilizada no es de tipo probabilística, donde la elección de los elementos no depende de la probabilidad, si no de causas relacionadas con las características del investigador o de lo que hace la muestra,
aquí el procedimiento no es
mecánico ni con base de fórmulas de probabilidad, sino que depende del proceso de toma de decisiones de personas o de grupo de personas; desde luego, las muestras seleccionadas por decisiones subjetivas tienden a estar sesgadas; es por ello la utilización de la investigación del método descriptivo, la cual por la poca cantidad de empleados que laboran en la empresa y las labores que éstos realizan diariamente.
Se presentó un cuestionario de control interno delimitándolo, en caja y banco, pagos, clientes, existencias, obligaciones corrientes, identificando algunas de sus deficiencias así, la población total de la empresa Uniformes Industriales “OR” es de 16 empleados de éstos se toma una muestra del 25% lo cual equivale a 4 personas, las más influyentes en la dirección de la empresa, según lo requiere la parte administrativa y financiera de la investigación del tema, estas personas fueron, un accionista de mayor aportación, la gerencia de la empresa, el contador y el auditor, el manejo de la entrevista preliminar con los responsables de OR.; le permitió al grupo de investigación formarse una idea general y realizar un diagnóstico; el cual serviría como herramienta fundamental para continuar con la investigación, permitió visualizar y analizar de manera directa las formas o procedimientos para las aplicaciones de las diferentes actividades, donde se apreciaron muchas deficiencias y a la vez permitió la elaboración del FODA donde se puede analizar de manera esquematizada la situación organizacional de la empresa; las cuales dieron la pauta para fortalecer la idea del grupo.
Se utilizó también como instrumento de investigación la encuesta, conteniendo un total de 20 preguntas los cuales fueron procesadas o realizadas bajo la misma
5
población y muestra que el cuestionario de control interno, dichas preguntas fueron contestadas en un tiempo aproximado de 30 minutos, éstas respuestas contribuyeron a determinar la percepción de las debilidades, las formas de trabajar y la situación de manera puntual de enfrentar el manejo de las áreas administrativa y financiera de la empresa. Como parte del proceso de administración de la investigación, su vaciado fue posible mediante el traslado a los instrumentos diseñados en formatos adecuados para su posterior aplicación. Se estableció también la tabulación de los datos determinándola en dos partes, en el caso del cuestionario de control interno, se tabuló mediante 80 cuestionantes, de las cuales 29 de las respuestas arrojan deficiencias que representan el 36%. De este total 12 respuestas fueron positivas, pero con deficiencias en el momento o forma de su aplicación y representan el 15%, el resto de respuestas fueron negativas y con deficiencias total en su aplicación y manejo; las cuales suman un total de 17 haciendo un porcentaje del 21% con relación al total. La otra parte de la tabulación se manejó mediante la encuesta o cuestionario aplicado a la empresa, enfocado en las partes administrativas y financieras, de la siguiente forma, un total de 20 preguntas con respuestas cerradas de si o no, de las cuales se obtuvo que 3 de las 20 respondieron si formando un 15%, por su parte, 13 respondieron que no, representando un total de 65% y el resto que representa el 20%, se manejó mediante respuestas bajo opciones.
6
3.3
DESARROLLO DE LA PRUEBA PILOTO
En una supuesta situación en la empresa ABC, S.A. de C.V. se presentan los estados financieros: Balance General Proforma, Estado de Pérdidas y Ganancias Proforma, Estado de Efectivo Proforma y las principales Razones Financieras, para el caso; emanadas de dichos estados financieros, presentados a continuación. Dicha información proviene del presupuesto general de la empresa para el año económico 2008. El seguimiento presupuestal dentro del esquema de control interno, donde se validan las operaciones; el engranaje del sistema administrativo y financiero funciona para el caso; en el momento de información y control donde cada centro de responsabilidad incluye sus insumos de acuerdo a la actividad que le es pertinente. En nuestro ejemplo, el departamento de ventas y contabilidad se ven involucrados cuando se determina que las declaraciones mensuales de IVA no coinciden con la venta reportada; que el ingreso a caja no coincide con los cortes de caja periódicos, ni con el estado de efectivo; que el punto de equilibrio tomado como herramienta para direccionar la producción; tampoco coincide con las ventas reportadas y que el seguimiento del presupuesto esta exigiendo una adenda (modificación al presupuesto) cuya justificación no es clara. Una venta no reportada en los estados financieros la cual es de $ 39,000 menor a los ingresos de los cortes de caja, así mismo menor a las declaraciones de IVA. (Por supuesto que el presupuesto puede verse modificado de acuerdo a las situaciones del entorno y otros; que no forman parte de este ejercicio).
7
CASO SUPUESTO EMPRESA ABC, S.A. DE C.V. BALANCE GENERAL PROFORMA AL 31 DE DIC. DE 2008 REAL ACTIVO
REAL PASIVO
CORRIENTE
$110,600.00
CAJA Y BANCOS CUENTAS X COBRAR
$28,100.00
CORRIENTE
$ 63,000.00 $ 63,000
PROVEEDORES PRESTAMOS A CORTO PLAZO IMPUESTOS POR PAGAR
$40,000.00
CREDITO FISCAL
$ 2,500.00
INVENTARIOS
$23,000.00
NO CORRIENTE
$ 84,700.00
$ 70,000.00
$60,000.00
NO CORRIENTE PRESTAMOS HIPOTECARIOS
EDIFICIOS MAQUINARIA Y EQUIPO DEPRECIACIÓN MOBILIARIO Y EQUIPO DEPRECIACIÓN
$25,000.00 $ (4,500.00)
PATRIMONIO
$ 62,300.00
CAPITAL SOCIAL RESERVA LEGAL UTILIDADES POR APLICAR
$35,584.98 $ 2,436.55
$57,000.00
$ 5,000.00 $ (800.00)
TOTAL DE ACTIVOS $195,300.00
$ 149,600
$20,000.00 $ 3,000.00
$70,000.00
$24,278.47
TOTAL DE PASIVO Y PATRIMONIO $195,300.00
Nota: Este estado financiero se afectará en la medida que la investigación determine el responsable directo, así por ejemplo Deudores varios, etc., asimismo la modificación en la utilidad, la parte final (modificar las declaraciones) y el estado de efectivo (mientras pueda utilizar una cuenta de contingencia como “asuntos pendientes”)
8
EMPRESA ABC, S.A. DE C.V. ESTADO DE RESULTADO PROFORMA DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DIC. DE 2008
INGRESOS VENTA DE MERCADERIA OTROS INGRESOS COSTO DE VENTAS INVENTARIO FINAL COMPRAS GASTOS DE OPERACIÓN GASTOS DE VENTA GASTOS DE ADMINISTRACION GASTOS FINANCIEROS UTILIDAD ANTES DE IMPUESTO Y RESERVA (-) RESERVA LEGAL UTILIDAD ANTES DE IMPUESTO IMPUESTO SOBRE LA RENTA UTILIDAD DEL EJERCICIO
PROFORMA $390,882.86
REAL $429,882.86*
$284,956.74
$284,956.74
$71,118.28
$71,118.28
$34,807.84
$73,807.84
$2,436.55
$5,166.55
$32,371.29
$68,641.29
$8,092.82
$17,160.32
$24,278.47
$51,480.97
$388,482.86 $2,400.00
$284,956.74
$33,368.28 $28,100.00 $9,650.00
* Ver diferencia $39,000.00
9
ESTADO DE EFECTIVO PROFORMA DEL 01 DE ENERO AL 31 DIC 2008 SALDO INICIAL FLUJO DE OPERACIÓN UTILIDAD DEPRECIACIÓN RESERVAS MENOS AUMENTO EN DEUDORES COMERCIALES MAS DISMINUCION DE INVENTARIOS MENOS AUMENTO DE CUENTAS POR COBRAR MENOS DISMINUCION DE CUENTAS POR PAGAR
$6,500.00 $9,600.00 $24,278.47 $5,300.00 $2,436.55 -$9,500.00 $11,084.98 -$15,500.00 -$8,500.00
FLUJO DE INVERSIÓN
-$15,000.00
MENOS AUMENTO DE BIENES MUEBLES
-$15,000.00
FLUJO DE FINANCIAMIENTO AUMENTO DE PRESTAMOS AUMENTO DE CAPITAL
$20,000.00 $7,000.00
$27,000.00
SALDO FINAL
$28,100.00
Nota: Este estado financiero se afectará en la medida que la investigación determine el responsable directo, asimismo la modificación en la utilidad y en la cuantía de los posibles “Recursos Generados”. Mientras habrá una cuenta contingencial como asuntos pendientes.
RAZONES FINANCIERAS RAZON DE LIQUIDEZ INDICE DE SOLVENCIA
PROFORMA
REAL
ACTIVO CORRIENTE PASIVO CORRIENTE
$ 110,600.00 $ 63,000.00
$ 149,600 $ 63,000
PROFORMA
REAL
1.76 VECES
2.37
9% PORCENTAJE
17%
RAZON DE RENTABILIDAD MARGEN DE UTILIDAD DE OPERACIÓN UTILIDAD DE OPERACIÓN $ 34,807.84 VENTAS TOTALES $ 390,882.86
$ 73,807.84 $ 429,882.86
10
En este apartado se ha querido representar a forma de ejemplo la importancia que la empresa logre mantener un adecuado manejo de control interno. Una venta no reportada, fue identificada en una gestión de control a través de la estructura del control interno. Los ingresos de acuerdo al presupuesto era de ($390,882) no coincidió con el dato real debido a una irregularidad por el equivalente a $39,000. El monto no reportado modifica la utilidad real ($51,480.00) habiendo enviado señales mediante las herramientas financieras; como son el punto de equilibrio, el estado de efectivo, el estado de resultados, el presupuesto mismo y las razones financieras. La relación directa de los medidores seleccionados para garantizar una cobertura para los recursos de la empresa; se evidencia en el diagrama siguiente, resaltando la caja y la utilidad. Cualquier modificación impacta a cada una de ellas. Y, por lo menos la administración debería identificar el acontecimiento en alguna de estas áreas y tomar las medidas correctivas o diseñar nuevas estrategias administrativas y financieras, dependiendo la irregularidad que se encuentre. Independientemente de las medidas administrativas que requiere la alta dirección, el esquema valida su existencia, a través de los siguientes impactos.
ESQUEMA
QUE
RELACIONA
DIFERENTES
HERRAMIENTAS
FINANCIERAS (EMPRESA ABC, S.A. DE C.V.) RAZONES PRESUPUESTO Proyecto ingresos
ESTADO DE EFECTIVO UTILIDAD
$ 390,882 Proyecto egresos
(+) Depreciación $53,000
$356,074
(-) Flujo de Oper. $ 9,600
UTILIDAD $ 24,278 (+) Flujo de Inver. $15,000 (+) Flujo de finan. $27,000 CAJA
$ 28,100 (=) Nuevo Saldo $28,100
PUNTO DE
FINANCIERAS
EQUILIBRIO
Razones de
Ingresos
rentabilidad
$390,882
Margen de Utilidad
(-) Costos y
de Operación 9%
gastos
Razòn de liquidez
$ 356,074
Ìndice de
(=) UTILIDAD Solvencia 1.76 $ 24278
veces
11
C
O
DETALLE
N
T
R
O
L
I
N
T
E
R
N
O
ESTADO DE
PTO DE
RAZONES
EFECTIVO
EQUILIBRIO
FINANCIERAS
Venta no reportada ( Real )
$ 39,000
$39,000
Utilidad
$27,202
1-
Faltante en caja
$39,000
2-
La gráfica de equilibrio requiere ajuste
3-
$27,202
$39,000
$27,202
$39,000
Las razones financieras Reflejan la irregularidad en: Antes - Después EL índice de rentabilidad
9.0%
17%
El índice de liquidez
1.76
2.37
Luego de haber presentado cada una de las herramientas y elaborado la relación entre si, observamos en el resumen que cada herramienta hace su función determinada, al realizar la comparación en cada indicador; el estado de efectivo muestra una diferencia de $39,000 en ingresos, el estado de pérdidas y ganancias por su parte, muestra la diferencia en la utilidad de $27,202 menos, caja reflejó el faltante por $ 39,000, al igual que la gráfica del punto de equilibrio requiere de un ajuste de $ 39,000, en el caso de las razones financieras aplicadas, reflejan diferencias significativas, la razón de rentabilidad un 8% menos y en la razón de liquidez un 0.61 menos. Lo que representa que pueden afectar en gran medida a la administración en el momento de tomar de decisiones en base los resultados. Se puede evidenciar que con el manejo adecuado y oportuno de cada herramienta administrativa y financiera se logra tener un panorama amplio y seguro de lo que la empresa planeó, realizó y puede hacer para el futuro.
12
Lo detectado en el caso práctico mediante un sistema de control y con la implementación de indicadores financieros, forma parte de la razón de ser de la investigación, ya que; presenta un conjunto de elementos que se mencionan de manera directa en la investigación; y que forman parte importante en el engranaje de un sistema; en este caso el sistema de control interno. El caso fue presentado con datos hipotéticos ya que, solamente fue para enfocar y demostrar como puede ser aplicada la teoría sustentada; además por motivos de protección a la información financiera de la empresa Uniformes Industriales OR, S.A. de C.V.
13
3.4
ESPECIFICACIÓN DE LA TÉCNICA PARA EL ANÁLISIS DE
LOS DATOS.
Las técnicas conocidas para el análisis de los datos son: analítica y procedimental. Para el desarrollo de la investigación se utilizaron las técnicas mencionadas, de la siguiente manera: Utilizando en primer lugar la técnica procedimental, por la cual se recopiló información, sobre los sistemas administrativos y financieros. Posteriormente, se recopilo datos importantes relacionados con la empresa Uniformes Industriales OR, S.A. de C.V.; lo cual dio lugar a la ejecución de la entrevista para complementar los antecedentes de la empresa. La aplicación de ésta se llevó a cabo mediante visitas preliminares, las cuales consistieron en entrevistas directas con la administración de la empresa, en la cual se establecieron análisis
para el diagnóstico
de la situación
empresa, como elementos básicos para la investigación
actual de la
administrativa y
financiera para el control de los recursos de la empresa Uniformes Industriales OR, S.A. de C.V. Basados en los resultados obtenidos en el instrumento de recopilación de datos, fue necesario utilizar la técnica analítica, la cual consistió en interpretar los resultados de cada una de las interrogantes realizadas de manera directa con la administración de OR.
14
Dirección de Investigación Científica y Transferencia Tecnológica Cronograma Asesoría de Tesis
Especialidad: Lic. En Administración de Empresas y Lic. Contaduría Pública Asesor: Lic. Gilberto Armando Durán Tema: SISTEMA ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO PARA EL CONTROL DE LOS RECURSOS DE LA EMPRESA “UNIFORMES INDUSTRIALES OR, S.A DE C.V.”, SAN SALVADOR, 2008. Alumnos: Glenda Damaris Ramírez, Heriberto Antonio Azahar y Oscar Edgardo Ramírez Mejía. Fecha: 19 de junio de 2008. 2008 Actividades: Investigación Documental / Investigación de Campo
JUNIO Y JULIO
AGO.
OCT. NOV. SEPT. Y DIC.
2009 ENE Y FEB.
MAR.
MAYO Y ABRIL JUNIO JUL. AGOS
SEPT.
OCT.
12 3 4 123 4 123 4123 41234 1234 1234 1234 12341234 1 2341 234 Investigación Documental 1.1 Selección de bibliografía a utilizar 1.2 Lectura y selección de citas bibliográficas 1.3 Fichas bibliográficas y de resumen (fichas elaboradas en SI y actualizadas) 1.4 Fichas de conceptos categorías 1.5 Redacción fundamentación teórica Marco Conceptual a) Introducción b) Antecedentes del problema c) Justificación d) Planteamiento del problema e) Alcances y limitaciones f) Recuento de conceptos y categorías a utilizar Reuniones con Asesor Entrega Primer Avance 15
2008 Actividades: Investigación Documental / Investigación JUNIO
de Campo
Y JULIO
AGO.
SEPT.
2009 OCT. NOV. Y DIC.
ENE Y FEB.
MAR.
MAYO Y ABRIL JUNIO JUL. AGOS
SEPT.
OCT.
12 3 4 123 4 123 4123 41234 1234 1234 1234 12341234 1 23412 34 Primer Defensa Observaciones del Jurado Corrección de Primer Avance Entrega del Primer Avance Corregido Observaciones del Jurado Corrección de Primer Avance Segunda Entrega Primer Avance Corregido Marco Teórico a Fundamentación teórico-metodológica Investigación de campo Construcción Marco Empírico (trabajo de campo) a Diseño de instrumentos de investigación b Levantamiento de la información c Procesamiento de la información d Análisis de la información obtenida
16
2008 Actividades: Investigación Documental / Investigación de Campo
JUNIO Y JULIO
AGO.
SEPT.
2009 OCT. NOV. Y DIC.
ENE Y FEB.
MAR.
MAYO Y ABRIL JUNIO JUL. AGOS
SEPT.
OCT.
12 3 4 123 4 123 4123 41234 1234 1234 1234 12341234 1 23412 34 Segunda Defensa c Redacción de resultados Formulación teórico-metodológica de lo investigado. Desarrollo y definición teórica (posterior a contraposición de autores) Reuniones con asesor Entrega Segundo Avance Observaciones del Jurado Corrección segundo Avance Entrega segundo Avance Corregido Observaciones del Jurado Corrección segundo Avance Marco Operativo a Descripción de los sujetos de la investigación b Procedimientos para recopilación de datos c Desarrollo de prueba piloto d Especificación de la técnica para el análisis de los datos e Cronograma
17
2008 Actividades: Investigación Documental / Investigación de Campo
JUNIO Y JULIO
AGO.
SEPT.
2009 OCT. NOV. Y DIC.
ENE Y FEB.
MAR.
MAYO Y ABRIL JUNIO JUL. AGOS
SEPT.
OCT.
12 3 4 123 4 123 4123 41234 1234 1234 1234 12341234 1 23412 34 f Recursos g Índice preliminar sobre informe final Reuniones con asesor Entrega tercer Avance Corrección tercer Avance Defensa Trabajo de Graduación Observaciones del Jurado Corrección tercer Avance Entrega Trabajo de Graduación a DICTT
18
3.6 RECURSOS Los recursos utilizados fueron divididos en cuatro partes: los cuales formaron parte fundamental durante el desarrollo de la investigación en la empresa Uniformes Industriales OR, S.A. DE C.V.
1- Recursos Humanos: Formaron parte importante y determinante en el trabajo los miembros del equipo de investigación que dedicó tiempo y esfuerzo para obtener toda la información necesaria que permitiera lograr los objetivos propuestos por el grupo. Por otra parte también los miembros de la empresa que nos atendieron con mucho profesionalismo facilitando la información requerida por el grupo de investigación.
2- Técnicas: Fueron utilizadas las metodologías necesarias y sugeridas por la universidad para el desarrollo de la investigación especialmente en la cátedra de métodos y técnicas de investigación y seminario de graduación.
3- Tecnologías: El trabajo fue elaborado utilizando el recurso tecnológico que se logró tener al alcance, como lo son computadoras, impresores, memorias usb, etc.
4- Recursos Económicos: En este recurso fue necesario también el esfuerzo y sacrificio de cada miembro del equipo de trabajo; para lograr cubrir los gastos varios como los siguientes: Compra de papelería, uso de cibercafé, fotocopias, impresiones, anillados, empastados, alimentación, asesoría, pago de transporte, entre otros.
19
3.7 INDICE PRELIMINAR SOBRE INFORME FINAL En el desarrollo del trabajo se identificó y definió de manera esquematizada el funcionamiento que un sistema administrativo y financiero para el control de los recursos de la empresa Uniformes Industriales OR, S.A. de C.V.
CAPÌTULO I MARCO CONCEPTUAL
En el caso de los alcances y limitaciones se manejó como eje fundamental la descripción y aplicación de herramientas de control interno, que permitieran identificar mediante procesos administrativos y financieros la aplicación de herramientas o indicadores financieros las desviaciones o irregularidades en la actividades durante un período determinado, de esa manera que funcione como herramienta de alerta y dirección para el cumplimiento de sus objetivos. Para lograr tal objetivo fue necesario la investigación teórica tomando en cuenta varias corrientes de pensamiento de diferentes autores que describieran de una u otra forma a los sujetos de investigación y de esa manera proporcionaran un valor agregado al objeto de estudio, tomando en cuenta los avances y aportes adicionales que cada uno proporciona con sus definiciones.
CAPÌTULO II MARCO TEÒRICO
Construcción de marco empírico en esta parte se dirigieron entrevistas preliminares con las personas responsables de la administración de Uniformes Industriales OR., en las cuales se logró identificar algunas debilidades en el desarrollo de las actividades, logrando así; dirigir la investigación de acuerdo a la realidad de la empresa, de esta manera y con la base teórica se llegó a una idea esquematizada de los sujetos y objeto de la investigación. En el desarrollo y definición teórica, se menciona algunas de las corrientes de pensamiento que se consideran de mucha importancia en el desarrollo de la investigación de autores estudiados durante el desarrollo teórico tales como: Idalberto Chiavenato, Barrios 20
JD, Koontz y Weihrich y la SAS 55, etc, y la aplicación de los conocimientos obtenidos en la carrera profesional, en los cuales se obtuvo la base teórica para la investigación.
CAPITULO III
MARCO OPERATIVO
Descripción de los sujetos de la investigación, para este apartado fue necesaria la determinación de las diferentes corrientes de pensamiento de algunos autores, que en sus alcances logran dar aportes significativos a la investigación, de tal manera que sirvan como base para la aplicación a los sujetos de investigación en contraste con la investigación de campo. La cual se enfocó en la realidad encontrada en la empresa, tomando en cuenta la forma que los sujetos de investigación analizan y aplican cada parte del sistema descrito, para luego formular la definición del mismo.
21
3.8
BIBLIOGRAFÍA
Auditoria 2005, Samuel Alberto Mantilla, Ecoe Ediciones, 2003 Barrios, J. D.: Sistemas y Procedimientos, Editorial Roble, México Díaz Callejas Osmín Ernesto y Mendoza de Díaz Judith Virginia, Administración de Empresas I. Declaraciones Sobre Normas de Auditoría (Instituto de Contadores Públicos) Diccionario. Océano Uno Color, España. Diccionario Everest Español. Koontz y Weihrich, Elementos de la Administración, 12ª edición, México. año 2002 Fonseca Borja René, El Informe COSO, un nuevo Instrumento Empresarial, III Seminario Regional Interamericano, 2004 Gareth R. Jones y Jennifer M. George Administración Contemporánea, 4ª edición McGRAW- HILL/ INTERAMERICANA EDITORES, S.A. de C.V. México, D.F. Gestión de Riesgos Corporativos, Marco Integrado-Técnicas de Aplicación Chiavenato, Idalberto Administración v.1,3ªedición, Bogotá, D.C., Colombia, año 2001 Marco Introductorio de las Normas Internacionales de Contabilidad. Marco Introductorio de las Normas Internacionales de Información Financiera. My Doelton, D.R., La Esencia de la Administración Financiera, Prentice Hall, México, 1997 Mantilla B, Samuel Alberto, Control Interno Informe COSO ECOE, edición, Colombia, año 1992 Normas Internacionales de Contabilidad, # 1 Normas Internaciones de Contabilidad # 7 Lourdes Münch, Administración, Pearson. Prentice Hall, México
22
Gareth R. Jones y Jennifer M. George Administración Contemporánea, 4ª edición McGRAW- HILL/ INTERAMERICANA EDITORES, S.A. de C.V. México, D.F. Gitman, Lawrence J., Principios de Administración Financiera, 10ª edición Pearson Educación, México, 2003. Gómez Ceja, Guillermo. Planeación y Organización de Empresas, 8ª edición MC Graw Hill, México, 1995 Jones y Jennifer M. George Administración Contemporánea, McGRAWHILL/ INTERAMERICANA EDITORES, S.A. de C.V. México, D.F., 4ª edición Océano, Enciclopedia práctica de la pequeña y mediana empresa. Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados Koontz y Weihrich, Administración una Perspectiva Global, 12ª edición McgranHill, México, año 2004 K. Koontz y C. O´Donnell La Administración Dinámica Rockart, J. F.: Nuevos criterios para el análisis de sistemas. Revista Administración de Empresas. Ed. Contabilidad Moderna. Tomo 1. Serrano Ramírez, Américo Alexis, Administración I Y II, 1ª edición, 2003 Tesis, Universidad Dr. José Matías Delgado, Sistema Administrativo y Financiero para el Manejo de los Recursos en la Mediana Empresa en El Salvador, 2008 Tesis, Universidad Dr. José Matías Delgado, Estudio y Evaluación de las Áreas de Catastro y Cuentas de la Alcaldía del Municipio de Colón, 2008 Tesis, Universidad Pedagógica de El Salvador, Elaboración de Normas Técnicas de Control Interno Especificas en las Áreas Administrativas, Financiera y de Cumplimiento Legal, para la Aplicación de la Unidad de Auditoria Interna, en el Hospital Nacional General de Ilobasco, 2007 Van Horne, James Administración Financiera, Prentice Hall, 7ª edición, México, año 1988
23
Welsch, Glenn, Presupuesto: Planeación y Control de las Utilidades, PrenticeHill, México, año 1987.
24
A N E X O S
1
Experiencia, Calidad Y Servicio
Telefax: 2319-3788/ 2319 2319-3792/ 3792/ 23193811 E-Mail: Mail: Uniformesor@Hotmail.Com
2
MISIÓN Somos una empresa dedicada a la confección de uniformes industriales, centros educativos, hospitales y restaurantes. Contamos con el personal calificado quienes ayudan a que la calidad de nuestras prendas y servicio cumplan con los requerimientos de nuestro cliente.
VISIÓN Fortalecer el liderazgo en el negocio de los uniformes, mejorando continuamente nuestros procesos, calidad en nuestras prendas y el servicio.
3
Blusa en Oxford Cuello en V
Blusa Oxford Manga 戮
Blusa en Oxford Fino Blanca
Blusa en Oxford Pie de Cuello
Blusa en Oxford Combinada
Blusa Polo
Gabacha de Guinda Pantal贸n Dama Chumpa Dama en Sincatex Lona Strech Impermeable
Gabacha Doble de Guindar
Gabacha Manga Larga en Sincatex
Gorro en Dacron
4
Redecilla Sincatex
Camisa en Oxford
Gabacha Laboratorio Chumpa Dama Impermeable
Camisa en Oxford Dos Colores
Camisa en Oxford 100% Algod贸n
Camisas en Lona Camisa en Oxford Camisa en Sincatex Felgada Celeste Rayado Dos Colores Seguridad
5
Camisa en Oxford Combinado
Camisa Polo Cuello en V
Camisa Tipo Polo con Bordado
Camisa Tipo Polo Camisa Tipo Polo Camiseta con Logo con Franjas Gris Estampado
Chumpa Sport Impermeable
Chumpa para Cuarto Fr铆o
Chumpa en Nylon Chumpa en Tela de Impermeable Pants con Gorro
Chaleco para Cuarto Fr铆o
Pantal贸n para Cuarto Fri贸
6
Gorra en Macarthur Visera en Sincatex Gorra en Sincatex con Logo Bordado con Logo Estampado con Logo Bordado
Overol con Franja Camisa para Reflectiva Cocinero
Chaleco Seguridad
Pantal贸n de Meter Jeans Lona Stone Jeans Lona Lavada
7