Universidad Pedagógica de El Salvador Facultad de Ciencias Económicas
“SISTEMA DE REGISTRO EN LÍNEA, DE ADMINISTRACIÓN DE INFORMACIÓN DOCENTE DE LA UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA DE EL SALVADOR, SAN SALVADOR, 2008”.
PRESENTADO POR: ROGER GUSTAVO ARANA
TITULO A OPTAR TÉCNICO EN SISTEMAS DE COMPUTACIÓN
AGOSTO 2008 El SALVADOR, C.A.
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ÍNDICE 1. DATOS DE IDENTIFICACIÓN 1.1.
TEMA……………………………………………………………….3
1.2.
OBJETIVOS…………………………………………….…………3
1.3.
INTRODUCCIÓN……………………………………………….…4
1.4.
DEFINICIÓN DEL PROBLEMA…………………………………5
1.5.
JUSTIFICACIÓN…………………………………………………..6
1.6.
FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA ………………………………..7
1.6.1. Antecedentes Históricos.………………..……………………7 1.6.1.1.
La Computadora ……………………………………..…7
1.6.1.2.
Sistemas………………………………………………….9
1.6.1.2.1. Sistema De Automatización De Oficina …………10 1.6.1.3.
Administración De Información …….……………….10
1.6.1.4.
La Internet ……………………………………….………11
1.6.1.4.1. Paginas Web……………………….……….………...11 1.6.1.4.2. Aplicaciones ………………………….…….………..12 1.6.1.4.3. Servidores ……………………………….….………..12 1.6.1.4.4. Aplicaciones Web ……………….…………….…….12 1.6.1.5.
Sistemas En Línea …………………………………….13
1.6.1.6.
Lenguajes Scripts Del Lado Del Servidor .........…..14
1.6.1.6.1. Servidor Web Apache …………………………..…..14 1.6.1.6.2. PHP ………………………………………..….………..15 1.6.1.6.3. MYSQL ………………………………………...………16 1.7.
MARCO EMPÍRICO ………………………………..……………17
1.7.1. Investigación Preliminar …………………………….………17 1.7.2. Determinación De Requerimientos ……………….……….17 1.7.3. Diseño ……………………………………………………….…23 1.7.4. Desarrollo Del Sistema ……………………...………………25 1.7.5. Prueba Del Sistema ………………………….………………31 1.7.6. Implementación y Evaluación …………….……………….31 1.8.
Conclusiones ………………………………………………...…32
1.9.
Bibliografía ………………………………………………………33
1.10. Anexos …………………………………………………………...34 Página 2
1. DATOS DE IDENTIFICACIÓN
1.1. “SISTEMA
TEMA: DE
REGISTRO
EN
LÍNEA,
DE
ADMINISTRACIÓN
DE
INFORMACIÓN DOCENTE DE LA UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA DE EL SALVADOR, SAN SALVADOR, 2008”.
1.2.
OBJETIVOS
Objetivo General: Brindar una herramienta informática eficiente y eficaz, para el control de la información docente y mantener historial de los expedientes de los docentes de la Universidad Pedagógica de El Salvador.
Objetivo Especifico: Disminuir la redundancia de los datos de los docentes, generados por los procesos manuales que actualmente se desarrollan para el manejo de la información docente.
Utilizar las nuevas tecnologías para contribuir a la optimización de tiempo y trabajo.
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1.3.
INTRODUCCIÓN
Desde sus inicios, el hombre ha sido un ser pensante, que esta constantemente buscando mecanismos que le faciliten su existencia en la tierra y agilice los procesos y métodos que el emplea en sus diversas actividades del que hacer cotidiano. Hoy en día esto no ha cambiado, el hombre sigue buscando medidas de automatizar los procesos que se realizan manualmente, con el objetivo de minimizar costos y optimizar los recursos, como tiempo, esfuerzo, entre otros. Es así como en nuestra época, con tantos avances tecnológicos en informática, que existen sistemas de todos los tipos y para todas las necesidades, y si no existe se hace. El presente proyecto, no es la excepción a la regla, sino más bien es la confirmación de lo antes dicho a través de la estipulación de un proyecto que consiste en el desarrollo de un esquema que parte de un análisis y los elementos mínimos del proceso de la creación de expedientes Con el objetivo de brindar un mecanismo que facilite el sistema de manejo de expedientes docentes que existe actualmente.
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1.4.
DEFINICIÓN DEL PROBLEMA
Antecedentes: Recientemente nuestras vidas han sido cambiadas radicalmente por el internet, los hábitos de comunicación han sido influenciados por la vida en línea, ahora contamos con herramientas como el e-mail, el chat, y aplicaciones web, los cuales han proporcionado ventaja y desventaja en nuestra manera de ver el mundo. En la Universidad Pedagógica de El Salvador la información de los docentes se maneja de forma manual a través de hojas de expedientes, que los docentes tienen que llenar cada inicio de ciclo, y en la actualidad solo una persona manipula la información, generando a trazo en algunas ocasiones para hacer la asignación académica correspondiente a cada ciclo académico. La Universidad cuenta con sistemas en línea, sin embargo no esta contemplado en el registro en línea para docentes, el cual ayudaría en gran medida a agilizar los procesos de asignación académica.
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1.5.
JUSTIFICACIÓN
En los últimos años es observable un mundo globalizado, por lo que existe una demanda en los países, empresas e instituciones, involucrarse en un mundo de comunicación y de avances tecnológicos, la cual nos obliga a actualizarnos en el área de la informática y manejo de información. Es por ello que actualmente en el área de Registro Académico de la Universidad Pedagógica de El Salvador se carece de algún sistema o aplicación que nos facilite el manejo de información de los datos de los docentes de la institución, la universidad poco a poco va creciendo y eso implica que la información docente aumente con el paso del tiempo. Es indispensable proveer de un servicio eficaz y eficiente para que el usuario no se vea afectado por la pérdida de tiempo, por eso cada día es más importante echar mano de la tecnología para ayudarnos a optimizar los recursos e incrementar la productividad, de ahí la importancia de la implementación de nuevas ideas que ayudaran a mejorar el desempeño del departamento de Registro Académico y toda la universidad.
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1.6.
FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
1.6.1.
Antecedentes Históricos.
1.6.1.1. La Computadora. Uno de los inventos más importantes del último siglo fue la computadora, ha venido a cambiar nuestro modo de vida de una manera drástica. La computadora hizo su aparición por los años 50 y ha venido evolucionando por generaciones como menciona Forouzan, Behrouz A. de Anza College en su libro Introducción a las Ciencias de la Computación “Primera Generación La primera generación entre 1950 a 1959 se caracteriza por la aparición de computadoras comerciales. Durante este periodo, las computadoras eran utilizadas sólo por profesionales. Las computadoras eran voluminosas y usaban tubos de vacio como interruptores electrónicos. Segunda Generación Las computadoras de la segunda generación (aproximadamente de 1959 a 1965) utilizaban transistores en lugar de tubos al vacío. Esto redujo el tamaño así como su costo y las puso al alcance de las empresas medianas y pequeñas, dos lenguajes de alto nivel FORTRAN y COBOL, se inventaron y facilitaron la programación de la tarea de la operación de la computadora Tercera generación La invención del circuito integrado (transistores, cableado y otros componentes en un solo chip) redujeron su costo y el tamaño de las computadoras aún más, las
mini
computadoras
aparecieron
en
el
mercado.
Los
programas
empaquetados, popularmente conocido como paquetes de software, se volvieron disponibles. La generación duro más o menos de 1965 a 1975.
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Cuarta Generación La cuarta generación (aproximadamente 1975 a 1985) vio nacer las microcomputadoras. La primera calculadora de escritorio (Altair 8800) se volvió disponible en 1975. Los avances de la industria de la electrónica permitieron que subsistemas de computadoras completos cupieran en una sola tarjeta de circuito. Esta generación vio nacer las redes de computadoras. Quinta Generación Esta generación de duración indefinida comenzó en 1985. Presenció la aparición de las computadoras laptop y palmtop, mejoras en los medios de almacenamiento secundarios (CD-ROM, DVD, etc.), el uso de la multimedia y el fenómeno de la realidad virtual.” 1 Desde la primera generación que consistía en bulbos hasta las actuales que utilizan chip, microprocesadores, etc., actualmente su evolución es continua, debido a que existen empresas en el campo de la tecnología que se encargan de presentarnos nuevas propuestas en un corto tiempo. La computadora se le conoce como un ordenador que contiene un sistema digital con tecnología microelectrónica capaz de procesar información a partir de un grupo de instrucciones denominado programa. La estructura básica de una computadora incluye: •
Microprocesador (CPU).Memoria
•
Dispositivos de entrada/salida (E/S)
•
Buses que permiten la comunicación entre dispositivos.
La introducción de la computadora en una forma comercial fue a mediados de la década de los 70, eran usadas por pocas personas, pero ya en la actualidad
1
Forouzan, Behrouz A. (2003). Introducción a las Ciencias de la Computación de la manipulación de datos a la teoría de la computación (1 ed.) México: Editorial THOMSON, P4
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han tenido un mayor impacto en la sociedad que cualquier otro invento. Es un invento reciente, que no ha cumplido ni los cien años de existencia desde su primera generación, sin embargo es un invento que ha venido a revolucionar tecnológicamente muchas cosas que conocemos como el comercio, la manufactura, la educación, la salud etc. y la forma de comunicarnos.
1.6.1.2. Sistemas Un sistema de computación, también es conocido como Sistema de Información que contiene un conjunto de elementos interrelacionados entre si como por ejemplo campos, registros, archivos, bases de datos, programas y código, etc. Para crear un sistema de información se pueden usar software, llamados lenguajes de programación y gestores de bases de datos por ejemplo se puede crear un sistema de computación en el software siguiente: Oracle, Ms Access, My SQL, PHP, Visual Basic Net, Visual FoxPro Net, etc. Hoy en día la mayoría de empresas, pequeñas, medianas y grandes usan sistemas de información para facilitar sus transacciones, y ese les rinde dinero, tiempo y trabajo. Tipos de sistemas de información: •
Sistemas en sistemas de transacción.
•
Sistemas de automatización de la oficina.
•
Sistemas de información.
•
Sistemas de apoyo.
•
Sistemas expertos.
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1.6.1.2.1.
Sistemas de automatización de la oficina
Kendall y Kendall en su libro Análisis y Diseño de Sistemas dice que los sistemas de automatización “Son los que apoyan a los trabajadores de datos, quienes por lo general no generan conocimientos nuevos, sino más bien analizan la información con el propósito de transformar los datos o manipularlos de alguna manera antes de compartirlos o, en su caso, distribuirlos formalmente con el resto de la información y en ocasiones más allá de estas” 2.
1.6.1.3. Administración de Información Microsoft en su diccionario dice que el “Proceso de definición de la información, salvaguardia y distribución de datos dentro de un sistema u organización”.
4
La administración de Información en esta era tecnológica esta caracterizada por una dualidad. Por un lado, la tecnología puede ser aplicada para automatizar operaciones. Por otro lado, la misma tecnología genera simultáneamente Información sobre el proceso productivo y administrativo a través de la cual la una organización logra su trabajo. Hay herramientas para la administración de la información que ayudan a los administradores a recopilar, interpretar y utilizar la información esencial en forma fácil y efectiva, entre las, herramientas podemos encontrar sistema en línea, sitios web, y un sinfín de aplicaciones que se pueden utilizar.
2
E. Kendall, Kenneth y E. Kendall, Julie (2005). Análisis y diseños de sistemas (6 ed.) México: Editorial PEARSON EDUCACIÓN. P3 4 Diccionario de informática e internet de Microsoft (2003) España: MacGraw-Hill. P 426
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1.6.1.4. La Internet De la necesidad de comunicarse a distancias, comprendió el desarrollo de las redes de comunicación. La idea de una red de computadoras diseñada para permitir la comunicación general entre usuarios de varias computadoras se ha desarrollado en un gran número de pasos. La unión de todos estos desarrollos culminó con la red de redes que conocemos como Internet. Esto incluía tanto desarrollos tecnológicos como la fusión de la infraestructura de la red ya existente y los sistemas de telecomunicaciones. Un concepto muy sencillo de lo que es Internet es el que menciona Tanenbaum, Andrew S. en su libro Redes de computadoras la cual dice: “Internet no es del todo, una red, sino u inmenso conjunto de redes diferentes que usan ciertos protocolos comunes y proporcionan ciertos servicios comunes es un sistema poco común porqué nadie lo planeó y nadie lo controla.” 3 Las más antiguas versiones de estas ideas aparecieron a finales de los años 50. Muchas implementaciones prácticas de estos conceptos se empezaron a realizar entre los 60 y a lo largo de los 70. En la década de 1980, tecnologías que reconoceríamos como las bases de la moderna Internet, se empezaron a expandirse por todo el mundo y en los 90 se introdujo la World Wide Web, que se hizo común. A partir de la creación del Internet y su popularización aparecieron ciertos términos en los cuales podemos mencionar las páginas web, las aplicaciones web, servidores, etc.
1.6.1.4.1. Páginas Web El término de páginas web es muy sencillo y podemos decir que es un documento creado en HTML, pero para ampliar la información el libro de Internet para todos de Ana Martos, da el término siguiente:
3
Tanenbaum, Andrew S. (2005). Redes de computadoras (4 ed.). México: Editorial PEARSON EDUCACIÓN. P 50 Página 11
“Pagina lógica que contiene textos, imágenes, sonidos, animaciones, etc. Y que dispone de hipervínculos para poder enlazar con otras páginas.” 5 Según el termino del Diccionario de Informática e Internet de Microsoft “Es un documento en el World Wide Web. Una página web está formada por un archivo HTML, con archivos asociados para gráficos y guiones, en un directorio particular en una maquina particular (y así identificable por un URL)”.4
1.6.1.4.2. Aplicaciones Las aplicaciones no son más que un programa diseñado para realizar una tarea especifica como menciona en el diccionario de informática de Microsoft. “Es un programa diseñado para asistir en la realización de una tarea especifica, tal como un procesador de texto, contabilidad o gestión de inventario” 4
1.6.1.4.3. Servidores Son unas computadoras que controlan el acceso a la red y a todos sus recursos, también existen los servidores HTTP que son los que utilizan un software para proporcionar documentos HTML y los archivos y guiones asociados cuando los solicita el cliente, como un explorador web.
1.6.1.4.4. Aplicaciones web Las aplicaciones web no son más que la combinación de páginas web con un servidor HTTP. Con el nacimiento del internet se empezó la creación de aplicaciones web que es un sistema informático que los usuarios utilizan accediendo a un servidor web a través de Internet o de una intranet. Las aplicaciones web son populares debido a la practicidad del navegador web como cliente ligero. La facilidad para actualizar y mantener aplicaciones web sin distribuir e instalar software en miles de potenciales clientes es otra razón
4 5
Diccionario de informática e internet de Microsoft (2003). España: MacGraw-Hill. P 426 Martos, Ana (2001). Internet Para Todos (1 ed.). Madrid: Ediciones libertarias P 287
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de su popularidad. Aplicaciones como los webmails, wikis, weblogs, tiendas en línea y la Wikipedia misma son ejemplos bien conocidos de aplicaciones web. Es importante mencionar que una página Web puede contener elementos que permiten una comunicación activa entre el usuario y la información lo cual permite que el usuario acceda a ella de modo interactivo, gracias a que la página responderá a cada una de sus acciones, como por ejemplo diligenciamiento de formularios, participar en juegos diversos y acceder a manejador de base de datos de todo tipo. La vida en on-line nos ha venido a facilitar muchas cosas y una de las principales es el manejo de información que es una de las herramientas mas fuertes en una empresa o institución, actualmente se pueden utilizar muchas herramientas y lenguajes de programación para el desarrollo de aplicaciones web.
1.6.1.5. Sistemas en Línea. Un sistema en línea es que acepta materia de entrada directamente del área donde se creó. También es el sistema ene que le materia de salida, o el resultado de computación, se devuelve directamente a donde es requerido. Una característica común de los sistemas en línea es que entran datos a la computadora o se les recibe de ella en forma remota. Es decir, que los usuarios del sistema computacional normalmente interactúan con la computadora desde terminales que pueden ser localizadas a cientos de kilómetros de la computadora misma. Otra característica de un sistema en línea es que los datos almacenados, es decir, sus archivos o base de datos, usualmente se organizan de tal manera
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que los componentes individuales de información puedan ser recuperados, modificados o ambas cosas rápidamente y sin tener necesariamente que efectuar accesos a otros componentes de información del sistema
1.6.1.6. Lenguajes de scripts del lado del servidor. Lo primero que debe hacerse cuando se piensa desarrollar aplicaciones con interfaz web del lado del servidor es tener los programas necesarios e instalarlos. Existen muchas alternativas para estos programas; sin embargo, en el desarrollo del sistema se trabajará con los siguientes: 1. Apache Web Server, como servidor web, 2. PHP (Hypertext PreProcesor) como lenguaje de scripts del lado del servidor. 3. MySQL, como gestor de bases de datos.
1.6.1.6.1. Un servidor web Apache “Apache está diseñado para ser un servidor web potente y flexible que pueda funcionar en la más amplia variedad de plataformas y entornos. Las diferentes plataformas y entornos, hacen que a menudo sean necesarias diferentes características o funcionalidades. Apache se ha adaptado siempre a una gran variedad de entornos a través de su diseño modular. Este diseño permite a los administradores de sitios web elegir que características van a ser incluidas en el servidor seleccionando que módulos se van a cargar, ya sea al compilar o al ejecutar el servidor.” 6
6
The Apache Software Foundation (2008). Apache HTTP Server [en línea]. USA. Recuperado el 26 de julio del 2008, http://httpd.apache.org Página 14
¿Cuáles funciona este servicio? Un servidor es una computadora que entrega a otras computadoras (los clientes), una información que ellos requieren bajo un lenguaje común, denominado protocolo. Por lo tanto al ver una página Web es porque el servidor les entrega una página HTML vía protocolo HTTP (HyperText Transport Protocol) o protocolo para la transmisión de hipertexto, a través de una conexión TCP/IP por el puerto 80. Por lo tanto en el Servidor Web es donde se almacena la información estática accedida y/o las aplicaciones que la generan. ¿Cuáles son los beneficios al instalar un servidor Web en Linux? Apache puede soportar de una forma más fácil y eficiente una amplia variedad de sistemas operativos. El servidor puede personalizarse mejor para las necesidades de cada sitio web
1.6.1.6.2. PHP “PHP (Hypertext PreProcesor) nos permite jugar con sus pequeños fragmentos de código dentro de la pagina HTML y realizar determinadas acciones de una forma fácil y eficaz sin tener que generar programas realizados integralmente en un lenguaje distinto al HTML. Por otra parte, y es aquí donde reside su mayor interés con respecto a los lenguaje pensados para los CGI, PHP ofrece un sinfín de funciones para la explotación de ases de datos. Si ASP es parecido a Basic, PHP es parecido ha C++.” 7
7
The PHP Group (2001 - 2008). Apache HTTP Server [en línea]. USA. Recuperado el 27 de julio del 2008, http://httpd.php.net
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1.6.1.6.3. MYSQL “MySQL es un gestor de base de datos sencillo de usar y increíblemente rápido. También es uno de los motores de base de datos más usados en Internet, la principal razón de esto es que es gratis para aplicaciones no comerciales. Las características principales de MySQL son: Es un gestor de base de datos. Una base de datos es un conjunto de datos y un gestor de base de datos es una aplicación capaz de manejar este conjunto de datos de manera eficiente y cómoda. Es una base de datos relacional. Una base de datos relacional es un conjunto de datos que están almacenados en tablas entre las cuales se establecen unas relaciones para manejar los datos de una forma eficiente y segura. Para usar y gestionar una base de datos relacional se usa el lenguaje estándar de programación SQL. Es Open Source. El código fuente de MySQL se puede descargar y está accesible a cualquiera, por otra parte, usa la licencia GPL para aplicaciones no comerciales. Es una base de datos muy rápida, segura y fácil de usar. Gracias a la colaboración de muchos usuarios, la base de datos se ha ido mejorando optimizándose en velocidad. Por eso es una de las bases de datos más usadas en Internet.” 8
8
MySQL AB (1995 – 2008). MySql [en línea]. USA. Recuperado el 26 de julio del 2008, http://www.mysql.com Página 16
1.7.
MARCO EMPÍRICO Ciclo de Vida del Sistema
El Proyecto de Expedientes Docentes Consta de las Siguientes Actividades: 1.7.1. Investigación preliminar. En ésta etapa se presenta el estudio de la situación actual, que conduce a elaborar el diagnostico del problema y la factibilidad del mismo. Identificando debilidades y fortalezas en el manejo de las operaciones derivadas de los procesos de recopilación de información de los docentes, desarrolladas actualmente. La Universidad Pedagógica de El Salvador, cuenta con el área de Registra Académico, misma que realiza inscripción de alumnos, y otras actividades que están a su cargo, entre esas actividades se encuentra la de manejar información de los docentes que trabajan con la universidad a tiempo completo y hora clase y es un numero aproximado a los 200 docente. Dicho departamento cuenta con un sistema para el manejo de la información de los alumnos y de los docentes, el cual el sistema esta realizado en Visual Basic 6.0. La funcionalidad del sistema en que manejan los datos es muy general ya que solo contiene datos generales, por eso la forma en que se maneja es de una forma manual y mecanizada, también se manejan con las herramientas de office. 1.7.2. Determinación de Requerimientos. Esta etapa se emplean las técnicas de recopilación de datos (entrevistas, cuestionarios, revisión de registros, observaciones) que permita obtener la información necesaria para incluir las características y requerimientos del nuevo sistema.
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Para el presente trabajo utilizamos el método de entrevista y el de observaciones como se ha presentado y descrito en la investigación preliminar, por ese motivo podemos mencionar la situación actual de la forma de recopilación de la información docente que realiza la Universidad.
Resultados de las entrevistas realizadas al personal que maneja la información de los docentes de la universidad pedagógica de el salvador
PUESTO QUE DESEMPEÑA: Directora de administración académica TIEMPO DE LABORAR EN LA UNIVERSIDAD: 22 años
1. ¿La Universidad tiene computadoras para el uso de oficina? SI 2. ¿Con que equipo de computación cuentan en la institución? Computadoras personales y de escritorio 3. ¿Quienes utilizan las computadoras de la oficina? Todo el personal administrativo y docente a tiempo completo para realizar labores de tipo administrativo y académico, respectivamente. Estudiantes, para fortalecer conocimientos de asignaturas y de manera libre para efectos académicos. 4. ¿Qué tipo de Software utilizan? No respondió. 5. ¿Cuentan con un sistema que les permita llevar el registro de los de los expedientes docentes de la Universidad? Si, se cuenta con un sistema pero la mayoría de veces se maneja de forma manual la información y se almacena en archivos. 6. ¿Cuál es la forma en la que actualmente manejan el registro de los expedientes? De forma manual y mecanizado pero con datos muy generales (es incipiente).
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7. ¿Considera que es necesaria la utilización de un Sistema de Información para llevar un control de los expedientes Docentes de la Universidad? Si. ¿Por qué? Facilitaría el trabajo de selección docente y revisión por especialidad del conocimiento. 8. ¿Considera usted que un sistema de registro en línea les permitiría tener un mejor control (organización) de sus expedientes? Si, seria importante investigar que otras utilidades se pueden obtener
Entrevista Número 2.
PUESTO QUE DESEMPEÑA: Coordinadora de administración académica TIEMPO DE LABORAR EN LA UNIVERSIDAD: 13 años
1. ¿La Universidad tiene computadoras para el uso de oficina? SI 2. ¿Con que equipo de computación cuentan en la institución? Computadoras de escritorio, laptop y impresoras. 3. ¿Quienes utilizan las computadoras de la oficina? Todo el personal administrativo en algunos casos los docentes. 4. ¿Qué tipo de Software utilizan? Sistema operativo Windows xp. 5. ¿Cuentan con un sistema que les permita llevar el registro de los de los expedientes docentes de la Universidad? Si, pero no completo; aunque constantemente se actualiza de acuerdo a las necesidades existentes.
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6. ¿Cuál es la forma en la que actualmente manejan el registro de los expedientes? De forma física (currículos). Sistematizada: ciclo con ciclo se graban los nombres de docentes que impartirán clases para cada asignatura. 7. ¿Considera que es necesaria la utilización de un Sistema de Información para llevar un control de los expedientes Docentes de la Universidad? Si, facilitar algunos procesos administrativos y un mejor control del personal. 8. ¿Considera usted que un sistema de registro en línea les permitiría tener un mejor control (organización) de sus expedientes? Si es en red si ayudaría a la selección del personal, recolección de datos solicitados por otras instancias y una mejor distribución de la carga académica. FIN En la actualidad algunas universidad de nuestro país, han venido realizando durante todos estos años, la elaboración y manejo de expedientes docentes y algunas de ellas se almacena un historial docente, donde se anota en una hoja los datos del docente. Dicha hoja se esta manejando de una forma sistematizada, esto es de gran utilidad para los que manejan la información porque lo realizan cada ciclo, para tener un mejor marco de referencia de quienes pueden impartir las diferentes materias que la Universidad presta servicio. Todos los expedientes se van almacenando en el archivo de la Universidad, en unos estantes y en ciertos casos en cuartos especiales de archivos o bodegas; esto implica un alto costo de mantenimiento (esfuerzo, tiempo, compra de papelería, entre otros) del lugar para evitar el deterioro parcial o total de los expedientes, ya sea por el deterioro de los expedientes por plagas, la incomodidad y molestia que produce el polvillo del papel. Sin
dejar de lado, la gran cantidad de expedientes almacenados en el
departamento de archivos, ya que si se suscita un deterioro en un expediente, se perdería la finalidad que se pretende con todo expediente. Página 20
La forma actual en que se realiza el proceso de recolección de datos para la realización de los expedientes, en la Universidad es la siguiente: a) El docente se presenta a el área de registro académico con la secretaría para apuntarse llenar una ficha llamada expediente docente. b) Si el docente no se acerca a Académico, las secretarias de registro académico pasan por cada una de las aulas antes de la finalización de cada ciclo a que los docentes llenen dicha ficha de expediente docente y por las oficinas de la Universidad a que los docentes de tiempo completo lo hagan también. c) El docente llena la ficha de expediente con sus datos personales, seleccionando su disponibilidad de tiempo y las materias que puede impartir. d) La secretaria revisa si datos de la ficha son correctos. e) Una vez recolectas las fichas, la Directora de Registro Académico las ordena en un archivo, para revisarlas posterior mente para realizar la asignación de la carga académica de cada ciclo.
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Proceso de recolección de la información a través de la Ficha de Expediente Docente
Inicio
Para llenar la ficha Expediente Docente
¿Se presento el docente a registro académico llenar la ficha?
NO
La secretaria se presenta por las aulas de la universidad a que el docente llene la ficha
SI La secretaria revisa que todos los datos sean correctos
El docente llena la ficha con la información que registro académico solicita
Los expedientes son almacenados en un archivo
La Directora de Administración Académica revisa los expedientes para realizar la carga académica de cada ciclo
Fin
Solución propuesta La solución que se propone, contendrá la descripción del método a emplear para la instalación y ejecución de la nueva aplicación, en base a las características necesarias para que la aplicación desarrollada pueda funcionar adecuadamente y cumpla con su propósito. Página 22
1.7.3. Diseño. Esta etapa tiene como objeto la integración de los requerimientos del nuevo sistema, modelado con diagramas de flujo de datos (DFD) y diseño de entradas y salidas.
Diagrama de Flujo de Datos (DFD) Nivel Conceptual (Todo el Sistem a) lógico-físico 0 Datos
Carga Académica
Docente
Docente
Registro
Nivel 1 (Registro Docente)
Información Docente
1
Datos Docente
Llenar expediente
2
Carga Académica
Registrar Docente
Almacenar Información
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Nivel 2 (Llenar Expediente) 1.2 1.1 Información Docente
Expediente docente Buscar expediente
Se obtiene ficha Docente si existe
datos verificados expediente listo Verificar los datos si están actualizados o crear uno
Nivel 2 (Registrar docente)
2.1
Expediente Listo
Analizar expediente
expediente analizado
2.1
carga académica asignada
Asignar carga académica
Almacenar expediente
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Relación de datos
1.7.4. Desarrollo del sistema En ésta etapa se convierte el diseño, en la solución propuesta por medio de la codificación del diseño. Cuando se desarrollan aplicaciones basadas en Internet u orientadas al web, se tienen varias alternativas. La primera es desarrollar aplicaciones con páginas web estáticas. En este tipo de páginas se pueden construir sitios completos con páginas HTML que contienen enlaces con hipertexto y otros recursos incrustados en dichas páginas, como son: imágenes, vídeos, sonidos, etc. Esto vuelve un poco más atractiva la navegación. La segunda alternativa es crear aplicaciones con páginas web dinámicas, que pueden ejecutarse en el cliente o en el servidor dependiendo del lenguaje de scripts o del lenguaje de programación seleccionado. Las páginas web dinámicas del lado del cliente, como su nombre lo indica, se ejecutan en el cliente o navegador que las solicita; esto significa que toda la carga del Página 25
procesamiento de efectos gráficos, de sonidos, etc. y funcionalidades son soportadas por el navegador quien se encarga de interpretar las instrucciones del lenguaje de scripts utilizado. Las páginas web dinámicas del lado del servidor son reconocidas, interpretadas y ejecutadas en el servidor web. Cuando una página es solicitada por parte de un cliente, el servidor busca la página solicitada, ejecuta los scripts que esta contiene y genera una página web con código HTML como resultado. Esta página es enviada al navegador del cliente, en donde solamente se interpreta y se muestra (sin ejecutar) código HTML generado por el servidor web. La herramienta de programación a utilizar depende del análisis y diseño que hemos realizado y como el sistema tiene que ir orientado al internet y redes, utilizaremos la programación del lado del servidor que es la que basa en la ejecución de un programa o script en dicho servidor donde está hospedada la página. El código de programación es interpretado y ejecutado por este servidor y cuando ya lo ha procesado devuelve una página HTML al navegador del cliente que la solicitó. Existen diversas tecnologías para la programación web del lado del servidor, las cuatro más utilizadas y conocidas son: CGI (Common Gateway Interface) PHP (Hypertext PreProcesor) ASP (Active Server Pages) JSP (Java Server Pages) Pero para el presente desarrollo de el sistema utilizaremos es PHP, la cual es un lenguaje de scripts (o de secuencias de comando) que tiene poco tiempo de existir si se le compara con los demás; sin embargo, ha ganado mucha popularidad y difusión en poco tiempo debido a su simplicidad y potencia, además de que es un software de código abierto que puede ser descargado de forma gratuita.
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Dicho de una forma muy simple, una página PHP no es más que un programa de scripts que puede combinar código HTML con instrucciones en PHP que se guardan en un programa con extensión php (no html o htm) que se encarga de generar páginas web en HTML que pueden ser cargadas en el navegador del cliente. En la siguiente figura se muestra el funcionamiento de un servidor web que trabaja con PHP como lenguaje de scripts del lado del servidor.
Requerimientos para que el sistema funcione adecuadamente INSTALACIÓN DEL SERVIDOR WEB APACHE Lo primero que debe hacerse cuando se piensa desarrollar aplicaciones con interfaz web del lado del servidor es instalar los programas necesarios. Los programas necesarios son: 1. Un servidor web 2. Un lenguaje de scripts del lado del servidor y 3. Un manejador de bases de datos. Existen muchas alternativas para estos programas; sin embargo, para el presente proyecto se trabajará con los siguientes: Página 27
1. Apache Web Server, como servidor web. 2. PHP (Hypertext PreProcesor) como lenguaje de scripts del lado del servidor. 3. MySQL, como gestor de bases de datos. A pesar de que estos programas son nativos de sistemas operativos Lynux, existen versiones que pueden instalarse en sistemas operativos Windows. Una de las ventajas de estos programas es que son de libre distribuciรณn y por lo tanto reducen los costos de desarrollo cuando se pretende construir sitios para empresas o instituciones. Usted puede optar por descargar individualmente cada uno de los programas anteriores en las siguientes direcciones: http://httpd.apache.org/download.cgi (Apache Web Server)
http://www.mysql.com/ (MYSQL)
http://www.php.net/manual/es/ (PHP)
Esto puede volverse una tarea ardua y complicada si no se tiene cierto dominio de opciones de configuraciรณn y sobre todo si nunca ha instalado programa alguno. A pesar de que existen muchos manuales y tutoriales de instalaciรณn y configuraciรณn de estos programas. La instalacion se puede realizar instalando
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los tres programas por su cuenta de forma individual y ver que al final funcionen correctamente. Empero existe un programa llamado FoxServ que provee la ventaja de que al instalarlo instala y configura por su cuenta los tres programas anteriores sin que tener que realizar mayor esfuerzo. Lo único que se tiene que hacer durante la instalación, a parte de dar unos clic en los botones Siguiente, es proporcionar el usuario y contraseña que queremos dar a la base de datos MySQL, y talvez la dirección de correo del administrador del servidor. Por lo demás, sólo tendremos que probar que quedó correctamente instalado abriendo un navegador y digitando en la barra de direcciones localhost. Si nos aparece la siguiente pantalla significa que Apache quedó bien instalado
Para verificar si PHP esta bien instalado proceda a digitar en la barra de direcciones: localhost/phpinfo.php. Si aparece la siguiente pantalla significa que PHP quedó bien instalado.
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Luego, para probar la base de datos digite: localhost/phpmyadmin/. En esta opción se solicitará el usuario y la clave que se introdujo cuando se instaló el programa foxserv, si no se ingresa el usuario y clave correcta no se podrá ingresara al administrador de base de datos mysql (phpmyadmin). Si aparece la pantalla siguiente MySQL se instaló correctamente.
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1.7.5. Prueba del sistema. Uno de los objetivos de la fase de pruebas del sistema es verificar que el comportamiento externo del sistema software satisface los requisitos establecidos por los clientes y futuros usuarios del mismo. A medida que aumenta la complejidad de los sistemas software y aumenta la demanda de calidad, se hacen necesarios procesos y métodos que permitan obtener buenos conjuntos de pruebas del sistema En este caso solo se realizo la prueba piloto del sistema con el fin de asegurar que lo programado funciona correctamente y está libre de errores.
1.7.6. Implementación y Evaluación. Esta etapa contemplara aspectos referentes a la instalación de la nueva aplicación y los métodos de mantenimiento de la misma con el objeto de asegurar que cumple con las necesidades demandadas por los usuarios del nuevo Sistema Informático. Pero por motivos de tiempo, la fase de Implementación del Sistema llegará hasta las pruebas del mismo, con una muestra de datos.
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1.8. CONCLUSIONES El estudio preliminar del presente trabajo fue una base de información presentada a lo largo de una carrera profesional por lo cual estoy convencido de lo que estoy realizando de acuerdo a las expectativas y herramientas que me brindo la carrera de Técnico en Computación. El presente trabajo se realizo con la finalidad de realizar un estudio sobre el comportamiento de la manipulación y obtención de datos personales de los docentes de la Universidad Pedagógica, para poder brindar una herramienta que sirva para realizar mejor el proceso de obtención de datos de los docentes. Al finalizar este estudio de casos también he podido obtener una importante conclusión, la cual creo que la más importante, es que para la realización del sistema no se necesita grandes inversiones económicas ni tecnología de punta, ya que en la utilización de los software utilizados para desarrollar el sistema, son de uso libre y no se tiene que invertir en la compra de licencias, ya que la aplicación es multiplataforma.
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1.9. BIBLIOGRAFÍA 1. Forouzan, Behrouz A. (2003). Introducción a las Ciencias de la Computación de la manipulación de datos a la teoría de la computación (1 ed.) México: Editorial THOMSON. 2. E. Kendall, Kenneth y E. Kendall, Julie (2005). Análisis y diseños de sistemas (6 ed.) México: Editorial PEARSON EDUCACIÓN 3. Diccionario de informática e internet de Microsoft (2003) España: MacGraw-Hill. 4. Tanenbaum, Andrew S. (2005). Redes de computadoras (4 ed.). México: Editorial PEARSON EDUCACIÓN. 5. Martos, Ana (2001). Internet Para Todos (1 ed.). Madrid: Ediciones libertarias 6. The Apache Software Foundation (2008). Apache HTTP Server [en línea]. USA. Recuperado el 26 de julio del 2008, http://httpd.apache.org 7. The PHP Group (2001 - 2008). Apache HTTP Server [en línea]. USA. Recuperado el 27 de julio del 2008, http://httpd.php.net 8. MySQL AB (1995 – 2008). MySql [en línea]. USA. Recuperado el 26 de julio del 2008, http://www.mysql.com
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ANEXOS
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1.10.
ANEXOS
MANUAL DEL SISTEMA DE REGISTRO DOCENTE
Inicio o presentación de la página principal del sistema
Menú principal
Menú Usuario En esta opción es donde el administrador puede crear diferentes usuarios que tendrán los privilegios de administrar completamente la información. Los que no se encuentran registrados solo podrán ver la información sin poder realizar algún cambio. En esta parte del sistema se podrá realizar el cambio o modificación de los usuarios que están registrados, podrán cambiar su nombre, su contraseña, correo, etc., solamente tendrá que seguir una serie de pasos que el sistema le pedirá.
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Nuevo usuario Paso 1: En el menú de usuario, posicionar el puntero del ratón, el cual le desplegara una serie de opciones, en este caso seleccionar la opción Nuevo Usuario y damos clic.
El cual desplegara la pantalla siguiente.
Paso 2: En la pantalla que nos desplego, proseguimos a llenar el formulario, y luego le damos la clic al botón registrar. Si todos los datos son correctos nos desplegara una pantalla diciendo que el registro ha sido exitoso.
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Modificando usuario Paso 1: En el menú de usuarios seleccionar la opción Modificar Datos.
Paso 2: Ingresar su Nick para que el sistema busque sus datos. Esto sirve para realizar una mejor búsqueda de la información ya que solo existe un Nick por cada usuario.
Paso 3: Ingresando correctamente su Nick el usuario podrá ver sus dataos que puede modificar ejemplo:
Paso 4: una vez modificado los datos dar clic en el botón
.
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Eliminar usuario Paso 1: En este caso seleccionaremos la opción Eliminar Usuario.
Paso 2: Aparecerá la información del usuario a eliminar, en donde también contiene un botón eliminar, que es el que nos permite eliminar a el usuario. Si todo sale bien nos desplegara una pantalla afirmando la correcta eliminación del usuario.
Opciones de Expediente Docente
Menú Expediente Está opción contendrá el menú donde los docentes podrán ingresar para realizar su registro de los datos de información personal
Paso 1: Seleccionar La opción Nuevo Expediente.
Paso 2: Después de haber seleccionado la opción nuevo expediente se desplegara la pantalla donde el docente tiene que ingresar los datos que se le piden y que son requisitos de registro académico.
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Paso 3: Una ves ingresado los datos, daremos clic en el botón guardar, el botón borrar nos limpiara el formulario para repetir el ingreso de los datos. Si todos los datos están correctos desplegara un a página con un mensaje diciéndonos que todo esta correcto.
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Opción Administrar En esta opción como su nombre lo indica administraremos la información del expediente docente, nos desplegara el menú en donde podremos eliminar, modificar, y buscar expedientes.
Buscar Expediente
Paso 1: Primero seleccionaremos la opción Buscar Expediente, en la cual nos desplegara la pantalla siguiente. Esta opción nos da el privilegio de buscar cualquier expediente que queramos, la cual la búsqueda la podremos realizar de la forma en que mas nos convenga.
Paso 2: Una ves seleccionada el campo de la cual vamos a buscar el expediente ya sea por nombre, DUI, apellidos, etc. escribiremos los datos por la cual estamos buscando el expediente, si es por nombre escribiremos el nombre, si es por apellido escribiremos el apellido y así sucesivamente.
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Nota: por nombre y apellidos no es necesario escribir todo el nombre ya que el sistema buscara similitud en el dato que ingrese, por ejemplo si ingresamos una letra nos buscara todos los nombres coque contengan esa letra, esto facilita por si no se recuerda del nombre exacto del expediente, pero, para filtrar mejor su búsqueda ingrese parte del nombre. Para la búsqueda por .medio de DUI si deberá de ingresar el dato exacto en caso de que lo ingrese mal no le desplegara ningún contenido.
Modificar Expediente Esta opción nos permite cambiar datos de algún
expediente, el cual se
realizara ingresando el DUI del expediente a modificar, por razones de seguridad solo se hará por medio del DUI.
Paso 1: Seleccionar la opción modificar expediente en el menú opciones de expediente.
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Paso 2: ingresar el DUI del expediente a modificar.
Paso 3: En la pantalla que nos aparece aparecerán todos los datos del expediente, después de modificar los datos dar clic en el botón actualizar.
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Eliminar Expediente Paso 1: Seleccionar la opciรณn Eliminar Expediente.
Paso 2: ingresar el DUI del expediente a eliminar.
Paso 3: En la pantalla nos aparecerรก la informaciรณn que eliminaremos, dando clic en el botรณn eliminar, si todo sale bien nos desplegar un mensaje que el registro a sido eliminado satisfactoriamente.
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Menú de Materias y Carreras En este menú se encuentran las opciones que permitirán al administrador ingresar carreras nuevas, materias nuevas, así como modificar su contenido.
Nueva Carrera
Paso 1: Seleccionar la opción Nueva Carrera.
Paso 2: Llenar el formulario que se le presenta.
Paso 3: dar clic en el botón guardar una ves llenado el formulario, y a continuación le presentara un mensaje de que la carrera esta correctamente guardado.
Nueva Materia Paso 1: Seleccionar la opción Nueva Materia.
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Paso 2: Llenar el formulario que se le presenta.
Paso 3: dar clic en el botรณn guardar una ves llenado el formulario, y a continuaciรณn le presentara un mensaje de que la materia ha sido correctamente guardada.
Administrar Carreras y Materias
Paso 1: Seleccionar la opciรณn Administrar.
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Paso 2: A continuación se le presentaran unas series de opciones que le servirán para administrar las carreras y las materias.
Ver Carreras
Paso 1: Dar clic en el hipervínculo de ver carreras, el cual le desplegara todas las carreras que se encuentran registradas.
Buscar Materias
Paso 1: dar clic en el hipervínculo Buscar Materia.
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Paso 2: Seleccionar la forma en que se buscara la materia ya sea por nombre, por ciclo, facultad, por código o escuela a la que pertenece.
Paso 3: una vez seleccionada la opción dar clic en el botón enviar.
Paso 4: A continuación aparecerá la información de la materia que se esta buscando, en caso de que se este buscando por nombre deberá ingresar parte o el nombre completo de la materia.
Modificando Materia Paso 1: Dar clic en el hipervínculo Modificar Materia.
Paso 2: Ingresar el código de la materia
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Paso 3: Modificar los datos que aparecen en el formulario y dar clic en el botón enviar y a continuación le aparecerá una un mensaje de que la modificación se a realizado con éxito.
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Eliminar Materia Paso 1: Dar clic en el hipervínculo Eliminar Materia.
Paso 2: Ingresar el código de la materia
Paso 3: A continuación aparecerá la información de la materia eliminar.
Paso 4: dar clic en el botón eliminar.
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Menú Disponibilidad de Tiempo Disponibilidad de Tiempo
Paso 1: seleccionar la opción Disponibilidad de Tiempo.
Paso 2: Introducir el Dui para comprobar que su expediente fue creado, en caso de que digite mal el Dui o no exista no podrá seleccionar su disponibilidad de tiempo
Paso 3: Si ingreso correctamente el Dui el sistema automáticamente le mostrara todos los horarios que la universidad presta su servicio que es de lunes a domingo
Paso 4: una vez seleccionado su disponibilidad de tiempo el dar clic en el botón aceptar, y el sistema registrara su horario.
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Eliminar Horario Paso 1: seleccionar la opción Eliminar Horario.
Paso 2: Introducir el Dui para comprobar que usted ha seleccionado horario, en caso de que digite mal el Dui o no exista no podrá eliminar su disponibilidad de tiempo
Paso 3: seleccione el horario o las horas que desea eliminar y luego da clic en el botón Aceptar, luego aparecerá un mensaje confirmando su correcta eliminación.
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Menú Selección de Carga Académica
Selección de Materias Paso 1: En el menú podrá encontrar escuelas que existen en la universidad y que contiene sus respectivas materias.
Paso 1: ingrese su Dui, para que el sistema le muestre las materias que existen según la escuela que ha seleccionado.
Paso 2: seleccionar las materias que puede impartir, y luego dar clic en el botón aceptar.
Paso 3: A continuación aparecerán las materias que ha seleccionado
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Eliminar Carga Académica
Paso 1: Seleccionar la opción Eliminar Carga Académica.
Paso 2: Introducir el Dui para comprobar que usted ha contiene materias en la en sus registros, en caso de que digite mal el Dui o no exista no podrá eliminar su carga académica.
Paso 3: seleccione las
materias que desea eliminar y luego da clic en el botón
Aceptar, luego aparecerá un mensaje confirmando su correcta eliminación.
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Menú de Consultas
Consulta por Dui Paso 1: En esta opción haremos consultas buscando por Dui, escribiendo el Dui del Docente
Paso 2: Nos desplegara la información general del docente que estamos buscando desde su Información personal, horarios de disponibilidad y la carga académica que puede impartir.
Consulta por Nombre Paso 1: En esta opción haremos consultas buscando por Nombre del Docente, escribiendo completo o parte del nombre. En la parte inferior de este formulario aparecerán los nombres de todos los docentes registrados, ya que el escribiendo el nombre reduciremos el tiempo de búsqueda.
Paso 2: Una ves encontrado el nombre del docente lo seleccionamos, luego damos clic en el botón aceptar.
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Paso 3: Nos desplegara la información general del docente que estamos buscando desde su Información personal, horarios de disponibilidad y la carga académica que puede impartir.
Consulta por Nombre de Materia Paso 1: En esta opción haremos consultas buscando por Nombre de la materia, escribiendo completo o parte del nombre. En la parte inferior de este formulario aparecerán los nombres de todos las materias seleccionadas por los docentes, por ese motivo algunas se repetirán
Paso 2: Una ves encontrado el nombre del docente lo seleccionamos, luego damos clic en el botón aceptar.
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Paso 3: Nos desplegara la información general del docente que estamos buscando desde su Información personal, horarios de disponibilidad y la carga académica que puede impartir.
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