POLÍTICAS PARA LA ASIGNACIÓN DE ESPACIOS PARA GRADOS NOVIEMBRE Y DICIEMBRE 2015 Reciban un Cordial Saludo; En aras de tener una mayor equidad en el uso de los espacios por parte de las Instituciones Educativas de la zona, se han implementado unas políticas que buscan ser consecuentes con el Pacto Ciudadano y el reglamento para la reservación de espacios del Parque Biblioteca Belén. Por lo anterior se establecen los siguientes criterios para la adjudicación de espacios destinados a la ceremonia de grados de fin de año: 1. 2. 3. 4.
5.
Se asignará una fecha por jornada y por Institución Educativa. Se establece un máximo de 3 horas por acto. A partir del 16 de noviembre y hasta el 12 de diciembre las reservas para las Instituciones Educativas serán exclusivamente para la ceremonia de graduación. Los horarios establecidos para los actos serán los mismos de prestación de servicios del Parque Biblioteca Belén. Lunes a viernes 7:00 AM a 8:00 PM, sábados de 9:00 AM a 8:00 PM y domingos y festivos de 10:00 AM a 4:00 PM Para la realización de los ensayos se contará con las siguientes fechas: Semana del 1 al 15 de noviembre en horarios de 8:00 AM a 8:00 PM de lunes a viernes, sábados de 9:00 AM a 8:00 PM y domingos de 10:00 AM a 4:00 PM los horarios serán asignados guardando estricto orden de solicitud, y se otorgarán por un máximo de 2 horas.
Logística del evento: 1. 2. 3. 4.
Los pendones institucionales con los que cuenta el teatro no pueden ser cubiertos o desmontados. Se debe respetar el horario asignado, y terminado el evento se debe retirar toda la decoración o elementos utilizados en la ceremonia. El espacio quedará limpio y organizado. Si requiere tiempo para montaje y desmontaje de decoración por favor hacerlo saber el día de la reunión para concertar y asentar en la agenda. El Teatro cuenta con las ayudas técnicas como videobeam, computador, atril, sonido, mesa principal, banderas;
5. 6. 7. 8. 9.
10.
11.
12. 13. 14. 15.
16.
17.
(Colombia, Antioquia, Medellín), himnos; (Colombia, Antioquia). Toda Institución designará un encargado de toda la logística del evento y deben pasar por escrito un libreto o guión de la ceremonia. La ceremonia se realizará a puerta cerrada, por lo tanto la institución designará un responsable del control e ingreso de los invitados. No se permite el cobro o recolecta de dinero por ningún concepto en las instalaciones del parque. Solo se aceptarán fotógrafos acreditados mediante una carta de autorización con sellos o membrete de la institución educativa correspondiente. La exhibición y venta de fotografías en las instalaciones del parque biblioteca no está permitida, por lo tanto la institución educativa debe idear mecanismos previos con los estudiantes y fotógrafos que eviten situaciones incomodas o que generen desorden durante la graduación. Cualquier cambio o novedad en la reservación, pueden comunicarla a través del correo electrónico: logística.belen@bibliotecasmedellin.gov.co, o al número telefónico 385 67 95. No se permite la asignación por parte de una empresa de eventos para la realización de las ceremonias de grados de las instituciones educativas, solo las instituciones directamente pueden solicitar estos espacios. No se permite la decoración con mirellas ni con silicona. No está permitido el uso de juegos pirotécnicos, elementos que requieran encendido con fuego o dispositivos explosivos de confeti o aleluyas. Si requiere montaje de escenografía por encima del 1.5 metros de altura deberá disponer de personal acreditado y autorizado con certificado de alturas. El cuidado y custodia de los equipos y objetos personales estará a cargo de las personas responsables y encargados de los eventos. En caso de pérdida El Parque Biblioteca no asume responsabilidad. La reserva de los espacios no implica reserva del parqueadero, ya que es de servicio público y está a disposición de las distintas áreas que integran el Parque, tenga en cuenta invitar a los asistentes a su ceremonia para que utilicen otros medios de transporte alternativos ya que la capacidad de nuestro parqueadero es muy reducida. El consumo de alimentos y bebidas dentro de los espacios cerrados puede ocasionar deterioro del piso en madera y tapete, por lo tanto no está permitido. Aunque se ha permitido la entrega de bebidas y alimentos en los exteriores del teatro, generalmente la Institución pierde control de sus invitados
quienes ingresan al auditorio consumiendo dichos alimentos, nuestra recomendación es omitir este punto en la programación de su ceremonia. La destinación de las sillas y mesas del parque biblioteca, son exclusivamente para apoyo en las inscripciones y procesos de asistencia. En ningún momento se destinarán para servir refrigerios o alimentación.