Reglamento - Préstamo y uso de espacios Sistema de Bibliotecas Públicas

Cód. DE-GECU-030 Versión. 3

Documento Especifico DE-GECU Reglamento de Préstamo y Uso de Espacios

Reglamento Préstamo y Uso de Espacios en Unidades de Información del Sistema de Bibliotecas Públicas de Medellín Las Unidades de Información son equipamientos de la Secretaría de Cultura Ciudadana del Municipio de Medellín, que ofrece el servicio de préstamo de espacios y equipos técnicos para el desarrollo de actividades educativas, artísticas y recreativas a toda la ciudadanía, haciendo posible el desarrollo social y cultural de las comunidades y favoreciendo espacios para el encuentro, el intercambio cultural y la sana convivencia, por lo tanto, los espacios no podrán ser utilizados para desarrollar eventos de tipo político, religioso y/o social.

1.

Requisitos para Acceder al Servicio  Mínimo ocho (8) días antes (10 para el caso de los teatros, ver Protocolo de préstamo y uso de teatros) a la realización del evento, usted deberá diligenciar en físico el formato “FO-GECU Solicitud Reserva de Espacios”, o en su defecto, el formulario en línea alojado en la página web www.bibliotecasmedellin.gov.co (Servicios en línea > Préstamo de espacios), de acuerdo a la Unidad de Información seleccionada.

2.

Condiciones del Servicio.  La solicitud será evaluada, teniendo en cuenta la finalidad, cantidad de usuarios participantes, utilización de reservas anteriores, entre otros. La notificación de aprobación o negación de la reserva se hará en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles a partir de la solicitud, mediante correo electrónico. La solicitud no garantiza la reserva, esta solo se hace efectiva una vez se da respuesta en forma expresa.  La Unidad de Información se reserva el derecho de adjudicar parcial o totalmente la cantidad de horas solicitadas, esto con el fin de garantizar un mayor número de usuarios beneficiados de los servicios.  Por seguridad, los espacios deben ser utilizados sólo por un número igual o inferior a la capacidad máxima instalada.  El solicitante debe realizar una visita previa para conocer los espacios ofrecidos, con el fin de que la planeación del evento sea la adecuada.  El responsable de la reserva, deberá solicitar la entrega del espacio y los recursos reservados al menos 15 minutos antes de la hora prevista para el inicio del evento.

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 Para los eventos o actividades que requieran montaje y desmontaje, se debe tener en cuenta los tiempos a la hora de realizar la reserva, ya que, estos se realizan sólo en el horario de servicio y se acordarán con el responsable en la Unidad de Información.  Los equipos o mobiliario que el usuario utilice para el montaje del evento deberán ser retirados dentro del tiempo de reserva del espacio. No se permite almacenar elementos escenográficos, de utilería, vestuario, implementos y equipos en los espacios. La administración de la Unidad de Información y el personal de vigilancia no se harán responsables de los daños o pérdidas.  El uso de espacios no tiene ningún costo, es por ello que, los responsables de la actividad no pueden cobrar a los participantes conceptos como matrícula, inscripción, mensualidad o comercialización de productos del grupo organizador.  Antes de entregar y al recibir, el responsable de la biblioteca realizará en presencia del usuario la verificación de estado del espacio (condiciones físicas, entrega y funcionamiento de los equipos) y solicitará firma como constancia del recibo y la devolución.  El préstamo de espacio requerido por menores de edad, debe ser solicitado y acompañado por un adulto responsable

3.

Responsabilidades del Usuario  Recibir el espacio y responsabilizarse del buen uso, custodia y cuidado de los elementos y la infraestructura, ya que, esta no podrá ser modificada, ni afectada por los usuarios, no se permite clavar, pegar información impresa o similar en paredes, ventanales, puertas, entre otros).  Utilizar los espacios y equipos técnicos sólo para el desarrollo de actividades educativas, artísticas, culturales y recreativas.  Respetar el tiempo que se les asignó para el uso del espacio, de tal manera que no se afecte el desarrollo de la actividad siguiente. Así mismo, se deberá respetar el horario establecido en la Unidad de Información.  No consumir alimentos en las cubiertas de la Unidad de Información. Para los demás espacios deberá concertarse con el personal administrativo y seguir sus instrucciones.  No consumir licor, cigarrillo, ni cualquier tipo de sustancias psicotrópicas en las áreas de la Unidad de Información de acuerdo a lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1335 de 2009.

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 Dar un manejo adecuado al volumen de los equipos de audio o video para no afectar eventos o actividades que se realicen en la Unidad de Información.  Cuidar los objetos personales, la Unidad de Información no se hará responsable de pérdidas.  Proveer y hacer uso de los elementos de seguridad requeridos para las actividades programadas.  Entregar el espacio y demás bienes en las mismas condiciones en que se recibió.  Recordar que el servicio es personal e intransferible. Esto implica que no debe solicitar el espacio y entregárselo para uso a otras personas.  En caso de cancelación del evento informar al menos con 24 horas de anticipación a la Unidad de Información, para proceder a la cancelación de la reserva.  Al recibir el espacio con su firma acepta las condiciones relacionadas en el presente reglamento.

4.

Sanciones:  En caso de daños en la infraestructura, mobiliario o elementos de ayuda o pérdida, hurto o extravío de bienes muebles, el responsable del evento debe cubrir los gastos de reparación o reposición del bien, dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes al evento, salvo que la reposición y/o adecuación ameriten otro tiempo, que en todo caso debe ser pactada con la coordinación de la Unidad de Información para su respectivo seguimiento.  Si el usuario incumple las normas para la prestación del servicio, se bloqueará el acceso a préstamos.

Nota: La Unidad de Información ante el préstamo de los espacios, no genera ninguna relación laboral con artistas, técnicos, personal que participe en el montaje de obras, conferencistas u otros.

Todas las actividades serán supervisadas por personal de la Unidad de Información, quienes estarán a cargo del manejo de las llaves y de los espacios.