Istorija arhiva Za istoriju arhiva može se reći da je i duga i kratka. Duga – zato što ideja o osnivanju arhiva seže još u Staru Grčku, a kratka – zato što su do Francuske buržoaske revolucije osnovana samo dva arhiva. Ne zna se pravo poreklo reči arhiv. Smatra se da je najverovatnije postala od grčke reči аркеон, što je značilo palata suda, magistrat, jer su prvi spisi koji su bili čuvani bili baš sudski spisi. I u latinskom jeziku postoji reč archivium. U celom svetu reč arhiv i danas ima dva značenja: 1. mesto gde se čuva arhivska građa (u Srbiji reč arhiv znači samo to) 2. sama arhivska građa (u Srbiji je to arhiva) Arhivom se nazivaju i skriptarnice na određenim institucijama, gde se čuva građa pre nego što dospe u arhiv. Šta su zapravo arhivi? Arhivi su ustanove koje skupljaju, sređuju i čuvaju dokumenta i spise koje su proizvele svojim radom javne ustanove, državni i društveni organi i pojedinci, i njihov je zadatak da ta dokumenta i spise daju na korišćenje državi, pojedincima i nauci. Arhiv je s jedne strane državna institucija, a s druge strane kulturno-naučna institucija. Ne postoje privatni arhivi u smislu institucija, ni jedan pojedinac ne može da dođe u posed nekog važnog državnog dokumenta. Arhivi mogu biti opšti i specijalizovani. Opšti se najčešće nazivaju i državni ili istorijski arhivi i nadležnost nad njima u našoj državi ima Arhiv Srbije. Pod nadležnosti Arhiva Srbije su i specijalizovani arhivi. -Arhiv kao fizičko čuvanje građe i arhiv kao institucija¬Arhivska građa je najčešće čuvana tamo gde se proizvodila, na dvorovima, pri crkvama. Ta građa se čuvala pod određenim uslovima, ali nije se sistematski prikupljala i obrađivala. Sedište vladara i crkve se često menjalo, a arhiv se selio zajedno sa njima, tako da je veliki deo građe na taj način izgubljen. Srbija nije uopšte imala prestonicu sve do despota Stefana Lazarevića, čija je prestonica bila prvo Beograd, a potom Manasija. Sedište njegovog naslednika Đurđa Brankovića bilo je Smederevo. Različiti su kriterijumi kada se može govoriti da postoji arhiv kao institucija. Od 1278. godine, od kada se vode notarski spisi, postoji Dubrovački arhiv koji je drugi najstariji arhiv u svetu koji i danas radi. Godine 1293. donet je zakon o postojanju arhiva u Dubrovniku. Od 1326. godine postoji Kotorski arhiv, ali on ne postoji kao institucija zato što Kotor tada nije bio samostalan i zato što nije postojala svest o važnosti dokumenata za istoriju. Da bi arhiv bio institucija, morao je da ispoštuje sve tačke iz definicije arhiva. Dubrovačke vlasti imale su svest o vrednosti arhiva za istoriju i strašnim kaznama bili su kažnjavani oni koji bi ukrali dokument iz arhiva. Kralo se zbog materijalne koristi, krale su se tapije, knjige dugova, da bi se uništile ili falsifikovale.
Čuvanje dokumenata od početka je bila administrativna potreba. Često su se dokumenta krala i to je jedan od načina da se uništi građa, a arhivi su takođe stradali i u požarima, dokumenta su se gubila i tokom selidbi. Prva najstarija arhivska građa potiče iz XIV veka pre nove ere. Radi se o egipatskim glinenim pločicama i one predstavljaju sudske zapise. Pronađene su 23 pločice. Prva naredba da se čuvaju dokumenti jeste iz VI veka p.n.e. i potiče iz Atine. Tada je organizovano nešto što liči na arhiv. Rešeno je da se u svetom hramu Metreonu zauvek čuvaju sva dokumenta koja donosi Veće staraca (Aeropag), a to su bili zakoni. Postojali su nomofilaci (čuvari zakona), koji su čuvali dokumenta od oštećenja i krađe. Samo 100-ak godina kasnije, u V veku p.n.e. Rimljani su doneli odluku da se u hramu Boga Saturna čuvaju dokumenta Senata i dokumenta državne blagajne. Ipak, za sve ovo vreme nema svesti o arhivu kao modernoj instituciji, mada postoji svest o potrebi da se dokumenta sačuvaju. Prvi arhiv koji i danas postoji je Vatikanski arhiv. On pokazuje kako se razvija jedan arhiv, od ideje da se nešto treba čuvati do moderne institucije. U IV veku hrišćanska crkva postaje privilegovana u Rimu, i da dobija određene zemljišne posede. Papa je naredio da se sve tapije i sva dokumenta koja svedoče o imovini srkve čuvaju na jednom mestu. Prvi cilj arhiva bio je da se vodi knjiga prihoda. U VI veku Vatikanski arhiv postao je moderni, kada je tadašnji papa doneo odluku da se skupljaju sva dokumenta, da se organizuju i da se na svakih 5 godina građa iz cele zemlje šalje u arhiv i da se ta građa čuva večno. Vatikanski arhiv je i crkveni arhiv (jer se u njemu čuvaju i duhovni dokumenti) i državni arhiv (u njemu se čuvaju i državni dokumenti i odluke). To je najveći arhiv dokumenata, danas ih ima preko milijardu, i to je najstariji živi arhiv koji danas postoji na svetu (živ je zato što država još uvek postoji). Posle Vatikanskog arhiva najstariji je Dubrovački arhiv. U VI veku postoji pokušaj cara Justinijana da oformi arhiv u Vizantiji. On naređuje da se u svakoj temi (provinciji) u najvećem njenom gradu uredi „javna zgrada u koju će da se smeste svi pisani spomenici nastali u toj temi“, a glavna zgrada će biti u Carigradu, i da ta građa bude svima dostupna.. Ipak, to nikada nije ostvareno, ali sama ta ideja koja je postojala bila je veoma moderna, kao što je i danas. Doduše, u nekoliko provincija postojali su arhivi, što je doprinelo da se razvije istorijska nauka. Srednji vek je doba kada nema mnogo svesti o važnosti dokumenata za istoriju. Dokumenta se čuvaju pri crkvama ili vladarskim dvorovima koji se često sele. U kasnom srednjem veku počinju da se čuvaju ne samo vladarska dokumenta već i trgovački spisi. Mnogi gradovi u Italiji su veoma uredno čuvali dokumenta, čuvali su ih po esnafskom principu, ali nije postojao arhiv. Posle Vizantije, tek u XVIII veku postoji pokušaj da se stvori moderan arhiv. Radi se o Rusiji u doba Petra Velikog. On je 1720. godine izdao propis o tome da se građa svih ministarstava prenese i čuva u dva arhiva. Kada je Petar Veliki umor, ova ideja je zaboravljena, dokumenta su rasturena i pokušaj osnivanja arhiva je propao. Moderni arhivi se vezuju za Francusku, za Francusku buržoasku revoluciju iz 1789. godine. Arhivi se razvijaju kao nacionalne institucije. Arhivi se u Evropi stvaraju u XIX veku. Po izbijanju revolucije, Francuska narodna skupština je bila sve – zakonodavna, izvšna i sudska vlat. Ona je zbog toga istakla potrebu da se njena dokumenta čuvaju. Zato je formiran arhiv Narodne skupštine, a 1790. godine donet je zakon kojim se ovaj arhiv imenuje za nacionalni.Godine 1794. formirana je glavna direkcija francuskih arhiva, popisana su 23 grada u
Francuskoj koja su bila dužna da formiraju arhive, a nad njima je bio Nacionalni arhiv Francuske. Prvi moderni arhiv postao je nadležan za sve, ne samo za provincijalne državne arhive, već i za crkvene. Ni danas crkvena dokumenta nastala na području Francuske ne idu u Vatikanski (gde ih šalju sve ostale katoličke zemlje), već ostaju u Nacionalnom arhivu Francuske,a u Vatikanski arhiv šalju se kopije. Od 1794. godine arhiv je regulisan kao institucija. Godie 1842. Francuska je završila stvaranje arhivske mreže. Arhiv Francuske u Parizu ima preko 4300 hektara, a građa je smeštena po raznim palatama u Parizu. Arhivi su nastajlai u XIX veku. Kraljevina Dveju Sicilija osnovala je arhiv 1813. godine, ali je ubrzo osvojena od strane Nemaca, a arhiv je uništen. Godine 1802. donet je dekret, a 1804. godine osnovan je arhiv. Argentina arhiv formira 1821. godine, Meksiko 1823., Brazil 1838. Centralni arhiv u Londonu osnovan je 1838. Španija je 1858. godine osnovala Antikvarijum. To je bila institucija koja je sadržala arhiv, biblioteku i muzej, koje su se posle razdvojile. Mađarska arhiv osniva 1877. godine u Pešti, a u Beču je arhiv osnovan tek 1894. godine. Nemačka je ujedinjena 1878. a arhiv je stvoren tek 1919. godine. SAD su osnovale arhiv 1934. godine. Te godine arhivu su poverene samo dve vrste građe – najstarija građa od doseljavanja kolonista do formiranja Amerika, i sva federalna građa, ona koja je pod nadležnošću predsednika i FBI. Sve ostalo se čuva u Kongresnoj biblioteci u Vašingtonu. Povelja za deklaraciju nezavisnosti čuva se takođe u biblioteci, zato što to nije federalni dokument, nije ga doneo predsednik. Amerika nema mrežu arhiva, već sve federalne države svoju građu čuvaju u centralnim bibliotekama i nemaju nikakvu obavezu prema arhivu. Arhivistika 9.predavanje Arhivi u Srbiji U srednjem veku građa se uglavnom čuvala u dvorovima, gde je i nastajala, a samo mali deo toga je sačuvan. Srpska arhivska građa ostala je u arhivima mnogobrojnih država koje su vladale ovim prostorima (Venecija, Austrija, Austrougarska, Turska, a crkvenih spisa ima u arhivima u Grčkoj), pa su za nas važni i arhivi u tim zemljama. Posebno su značajni Dubrovački i Kotorski arhiv. Kako je kod nas u samostalnoj Srbiji nastao arhiv? Ideja o osnivanju arhiva potiče od Društva srpske slovesnosti (slovesnost=mudrost), koje je 1846. godine predložilo da jedan od njegovih zadataka bude prikupljanje građe za srpsku istoriju, a naročito građu iz Prvog srpskog ustanka. Tako zamašan posao nije mogla da ostvari jedna instistucija, ali ova građa ipak je poslužila za nešto – od nje je nastao arhiv SANU. Smatra se da je arhiv u Srbiji nastao 1898. godine, kada je država donela prvi zakon na državnom nivou – Zakon o državnoj arhivi. Tada je jačala ideja jugoslovenstva. Iste godine donet je Zakon o arhivu u Zagrebu. Godine 1900., 1. maja po novom kalendaru formiran je i zvanično otvoren državni arhiv, koji je od početka tretiran kao državna i nacionalna institucija. Osnovu tog prvog državnog arhiva predstavlja građa knjaževske kancelarije, popečiteljstva inostranih dela, veliki narodni sud. Sva građa do 1870. godine odnah je preuzeta i odmah se počela primenjivati praksa da se građa šalje u arhiv nakon 30 godina od nastanka. Arhiv Srbije je u početku imao četiri odseka:
1. politički odsek – u njemu se nalazi građa iz knjaževske kancelarije i ministarstva inostranih poslova, državni odnosi sa drugim vladama 2. istorijski odsek – u njemu se nalaze crkveni dokumenti, vojni dokumenti, politička istorija, tj. istorijski događaji u Srbiji 3. administrativni odsek – i njemu se nalaze fondovi organa državne uprave, policijski fondovi 4. zakonodavni odsek – u njemu se nalazi građa svih sudova u Srbiji Naš arhiv je najbogatiji arhiv što se tiče pečata. Već od samog početka rada arhiva formirano je i Odeljenje za čuvanje starih pečata, već tada je postojala svest o sfragistici. Arhiv Srbije imao je veliku zbirku rimskih pečata. Postojao je i Odbor državne arhive, nešto kao upravni odbor. Nije se mnogo razvila mreža arhiva do Drugog svetskog rata. Kada je formirana Kraljevina Srba, Hrvata i Slovenaca postojala su tri arhiva: Beogradski, Dubrovački i Zagrebački arhiv, a Kotorski je prebačen u Zadar koji je bio pod Italijom. Do 1941. godine formiran je i Državni arhiv u Novom Sadu, arhiv SANU i Arhiv Ministarstva inostranih poslova. Već se tada začela ideja o formiranju državnog arhiva Jugoslavije. Arhiv Srbije je u Prvom svetskom ratu više opustošen nego u Drugom. Deo dokumenata je odnet u Beč, a posle rata je veći deo toga vraćen. Deo koji je odnet u Sofiju vraćen je samo delimično. U Drugom svetskom ratu arhiv nije rušen, jer je u njemu bilo sedište Gestapoa. Građa je tokom rata prebačena u zgradu dabašnjeg Mašinskog fakulteta (tada je to bio Tehnički fakultet), a tamo ju je sredio Milan Jovanović Stoimirović. Godine 1944. moderno sređivanje arhivske građe nastavio je Petar Kolendić. Godine 1948. Vlada Srbije je naredila svim gradskim i sreskim vlastima da popišu svu građu u svojim oblastima i da obezbede prostor gde će se ona skladištiti i čuvati. Tako nastaje mreža arhiva, a danas ih u mreži ima 26. Pre ove naredbe iz 1948. godine osnovan je Istorijski arhiv Beograda, on je osnovan 1946. godine. Godine 1951. osnovan je Državni arhiv FNRJ, odnosno Državni arhiv Jugoslavije, koji je danas mrtav arhiv. U njemu se čuva građa od 1.12.1918. do 23.05.2006. i to je građa iz fondova Kraljevine Jugoslavije, FNRJ i Srbije i Crne Gore. Arhiv Srbije je danas javna ustanova koja ima zadatak da vrši zaštitu, sređivanje u obradu arhivske građe i da tu građu daje na korišćenje i da je publikuje. U njegovom su sastavu dev zgrade: jedna u Karnegijevoj ulici, kod Univerzitetske biblioteke, a druga je zgrada u Železniku i to je depo. Građa koja u arhivu postoji je građa od 1914. do 1979. godine. Ima nešto preko 1000 fondova u Arhivu Srbije. Ima oko 50 zbirki, a građa iznosi nešto preko 12 km. U Arhiv Srbije ne dolaze istoričari koji se bave srednjim vekom, jer se naša srednjevekovna građa nalazi u Dubrovniku. Najstariji dokument u Arhivu Srbije je Dečanska povelja o osnivanju manastira Dečani iz 1330. godine. Imamo još samo nekoliko dokumenata od pre XIX veka. Uglavnom su to dokumenta od 1804. godine, tj. od Prvog srpskog ustanka. Najstariji fond je fond Baranjske županije. Baranja je bila deo Vojvodine, a taj fond je bio zaturen u Belom manastiru i tek pre tri godine je prebačen u Beograd. Sva dokumenta državnih organa u Arhivu Srbije podeljena su na stari i novi period. Stari period je pre formiranja Kraljevine Srba, Hrvata i Slovenaca, od 1918. do 1941. godine. Fondovi u Arhivu Srbije koji pripadaju starom periodu:
Najznačajniji fond od kojeg je sve počelo je fond Knjaževske kancelarije (KK). U njemu se nalaze dokumenta od Drugog srpskog ustanka, tj. od 1818. do 1839. godine. Knjaževska kancelarija je obavljala sve dužnosti. U ovom fondu se nalaze dokumenta lične kancelarije kneza Miloša, iz inostranog i unutrašnjeg odeljenja. Ta građa podrazumeva uredbe, neredbe, prepise Miloša kao vladra, ali lna i njegovih ličnih dokumenata. Građa je na raznim jezicima. Fond Državnog saveta (DS). U njemu se nalazi građa od 1835. do 1915. godine. Državni savet je formiran da bi ogranićio vlast kneza Miloša, i opstao je punih 80 godina. U ovom fondu se nalazi premerak Sretenjskog ustava - prvog srpskog ustava, koji je doneo državni savet. Državni savet ima uredbeno i sudbeno odeljenje, odnosno imao je i zakonodavnu i sudsku vlast. Fond Narodne skupštine (NS). U njemu se nalazi građa od 1858. do 1918. godine. Svetoandrejskom skupštinom počinje parlamentarni živpt u Srbiji, a tada još uvek ne postoje političke partije. Svaki kraj u Srbiji davao je poslanike za skupštinu. Fond Narodne skupštine veoma je zanimljiv i sadrži i stari i novi deo (novi deo je od 1944. godine do sada). U njemu se nalazi zanimljiv izborni materijal, pisma, rukom pisani zapisnici, koji su bili drugačiji od onih za javnost. Fond Ministarstva unutrašnjih dela (MUD). U njemu se nalazi građa od 1838. do 1915. godine. Ovaj fond podeljen je na dva dela, u jednom se nalazi građa od 1838. fo 1962. godine, a u drugom od 1862. do 1915. godine. U sklopu Ministarstva unutrašnjih dela postojala su sledeća odeljenja: ekonomsko, karantisko-sanitetsko (odeljenje zdravlja), vojno, poštansko, građevinsko, prosvetno odeljenje (do 1859. godine). Srbija je treća zemlja u svetu koja je formirala antropometrijsko odeljenje (forenzičarsko) 1894. godine Fond Ministarstva inostranih dela (MID). U njemu se nalazi građa od 1862. do 1918. godine. Bilo je podeljeno na: političko (diplomatija, političke veze sa strancima, koje je imalo odsek za štampu) i administrativno. Fond Ministarstva pravde (MP). U njemu se nalazi građa od 1838. do _____ godine. Imalo je dva odeljenja: administrativno i sudbeno. U periodu 1839.-1918. godine ovde je bilo i prosvetno odeljenje. Fond Ministarstva finansija (MF). U njemu se nalazi građa od 1839. do 1918. godine. Ovo ministarstvo formirano je kada je sa vlasti zbačen knez Miloš. Postoje i četiri fonda prosvetnih ustanova Ministarstvo prosvete (MPs), Licej, Velika škola i Univerzitet. Ministarstvo prosvete imalo je dva odeljenja: prosvetno i crkveno. Prosvetno odeljenje imalo je nastavni, školski i književni odsek. Fond Liceja (L). U njemu se nalazi građa od 1838. do 1863. godine. Licej se ne smatra pravom pretečom Univerziteta. Imao je samo filozofski odsek, a tek 1853. gdoine podeljen je na opšti odsek, pravni odsek i jestarstveno-tehnički odsek. Fond Velike škole (VŠ). Prava preteča Univerziteta je Velika škola. U ovom fodnu se nalazi građa od 1863. do 1905. godine, koliko je i trajala Velika škola. U njenom sklopu su postojali Filozofski, Pravni i Tehnički fakultet. Fond Univerziteta. Nalazi se u novom periodu, zbog toga što Univerzitet još uvek postoji. Arhivistika 10.predavanje Arhivi u Srbiji – nastavak - Novi period
Od kulturnih ustanova u novom periodu su fondovi raznih zadužbina. Najvažniji je fond Arhive Srbije, u kome se nalazi građa od 1898. godine do danas, zatim fond Narodne biblioteke Srbije, fond Društva Seti Sava, fond Narodnog pozorišta, fond Mitropolije beogradske. Postoje posebni fondovi za novi period koji se tiču okupacije. Od 1941. do 1949. godine imamo fondove tzv. Nedićeve Srbije. Ta građa je dugo posle rata bila nedostupna za javnost. U ovom novom periodu nalazi se i fond Univerziteta. Univerzitet je nastao 1905. godine, kada su pored Filozofskog, Pravnog i Tehničkog fakulteta, otvoreni još i Medicinski, Bogoslovski, Poljoprivredno-šumarski i Veterinarski fakultet. Vremenom su počeli da se otvaraju i fakulteti van Beograda. U novom periodu postoje i tzv. fondovi političko-društvenih organizacija i fondovi radnih akcija. U Arhivu Srbije postoji i 47 ličnih fondova. Neki od važnijih su fond Ilije Garašanina, fond Nikole Pašića (koji je podeljen na dva dela: poslovni fond se nalazi u Arhivu Srbije, a lični fond je u Arhivu SANU), zatim fond Stojana Novakovića, fond Nikolaja Velimirovića. U Arhivu Srbije nalazi se i zbirka pečata i zbirka geografskih karata od XIV do XX veka. Biblioteka Arhiva Srbije je veoma bogata. Ima uglavnom specifične knjige, a ima i neke knjige kojih nema u Narodnoj biblioteci Srbije. Fond knjiga je oko 83.000. U Arhivu Srbije postoji 7 posebnih dokumenata i za njih se izrađuje regest. Ti dokumenti su sledeći: 1. Dečanska povelja – To je povelja o osnivanju manastira Dečani, doneo ju je Stefan Dečanski 1330. godine. To je jedini naš srednjevekovni dokument koji se čuva u Srbiji (ostali se nalaze u Beču, Pešti i Dubrovniku). 2. Povelja austrijskog cara Leopolda – Doneta je 1695. godine. Njome je srpska opština u Budimu proglašena privilegovanom, što znači da nije više bila u obavezi da plaća porez caru. 3. bakropis manastira Hilandara – Nastao je 1757. godine i to je najstariji prikaz manastira Hilandara. 4. Sretenjski ustav – Donet je 15,2.1835. godine, ima 15 listova. U Arhiv je primljen 1901. godine, potom je nestao, a u Arhiv Srbije vraćen je 1946. godine. 5. rukopis Memoara prote Mateje Nenadovića 6. dva pasoša Vuka Karadžića 7. venčani list kralja Aleksandra Karađorđevića i kraljice Drage Mašin – To je crkveni venčani list iz 1922. godine. Arhiv Srbije nadležan je za mrežu arhiva u Srbiji, a svaki od njih nosi naziv istorijski arhiv i ukupno ih ima 36. U mrežu arhiva spada i Arhiv Jugoslavije koji je danas mrtav arhiv, a spada takođe i pokrajinski arhiv u Novom Sadu. Arhiv Jugoslavije osnovan je 1953. godine, kao državni arhiv FNRJ. Njegov zadatak bio je da uspostavi celinu dokumenata svihorgana više država pod imenom Jugoslavija. To je danas mrtav arhiv. Ovde imamo podelu na fondove Kraljevine Jugoslavije i fondove Socijalističke Federativne Republike Jugoslavije. Ti fondovi su iz perioda 1.12.1918. – 23.5.2006. U Arhivu Jugoslavije nalaze se fondovi privatnih škola, štamparija... Ima skoro 7000 fondova i još ima 51 lični fond ili zbirku. Jedna od ličnih zbirki je zbirka predsednika Vlade Milana Stojadinovića. Arhiv Srbije ima bogatu biblioteku sa oko 17.000 knjiga.
Istorijski arhiv Beograda. Pre Zakona o osnivanju arhiva, donet je zakon da se osnuje ovaj arhiv, što je i učinjeno 1945. godine. Zadatak je bio da se u njemu smesti građa Zemunskog magistrata. Zemun je tek 1934. godine ušao u sastav Beograda. Fond Zemunskog magistrata sadrži građu od 1749. do 1934. godine, i to je najstariji fond u Istorijskom arhivu Beograda. Ovaj fond sadrži 1532 matične knjige i 2323 kutije sa građom. Pored fonda Zemunskog magistrata, u Istorijskom arhivu Srbije nalazi se i fond Uprave grada Beograda. U njemu se nalazi građa od 1839. do 1944. godine. Uprava grada Beograda imala je dve funkcije: sudsko-administrativnu i policijsku. Narodno pozorište je delom bilo državno, a delom ga je finansirala uprava grada. Veoma je značajna građa od 1941. do 1949, godine, jer ukazuje na kulturni život tokom okupacije. Fond specijalne policije takođe postoji u Istorijskom arhivu Beograda. Građa iz ovog fonda je posebno obrađena. Godine 2005. ovde je pristigla građa Odeljenja za zaštitu naroda. Ovde se nalazi i fond Skupštine grada Beograda, koja je nasledila upravu grada Beograda. Taj fond datira od 1944. godine do danas. Za sada ima više od 3000 knjiga i 2500 kutija građe. Posebnu dragocenost čine crkvene matične knjige, kojih ima 509. Tu se nalaze pravoslavne, rimokatoličke i jevrejske crkvene knjige u periodu od 1721. do 1913. godine. Lični fondovi nisu mnogu bogati, ali zato postoji velika zbirka geografskih karata i plakata. Istorijski arhiv Beograda imao je veliki broj dokumenata iz drugih arhiva koja se tiču Beograda i tu građu je objavio u 4 toma. Nalazi se takođe i snimljena građa iz Dubrovnika, Beča, Istambula. Najstariji dokument je poseban dokument – turski spis Razgovor hrišćanina i Osmanlije o raju iz 1691. godine. Arhivistika 11.predavanje Arhiv Srpske akademije nauka i umetnosti Društvo srpske slovesnosti osnovano je 26.11.1841. godine, a 1846. došlo je na ideju da sakupi dokumenta iz I i II srpskog ustanka. Jedan od članova Društva, Avram Petronijević, izradio je i plan prikupljanja te građe, ali ta ideja nije uspela. Godine 1844. Društvo srpske slovesnosi preraslo je u Srpsko učeno društvo. Stalo se sa idejom o osnivanju Arhiva Srbije, a ta građa koja je do tada bila prikupljena ostala je u Srpskom učenom društvu i 1870. godine je inventarisana. Godine 1882. kralj Milan je ukazom i zakonom osnovao Srpsku kraljevsku akademiju, kojoj je pripala građa Srpskog učenog društva. Tada je prvi put ta građa arhivistički obrađena. Srpska kraljevska akademija je celokupnu građu podelila u dve zbirke: 1. stara zbirka – koja ima 263 rukopisne i štampane knjige pre XIX veka; taj fond se sada nalazi u biblioteci 2. istorijska zbirka – koja sadrži 1397 dokumenata; iz nje je nastao arhiv Zakonski je arhiv Srpske kraljevske akademije nastao 1899. godine, kada je donet Zakon o Srpskoj kraljevskoj akademiji i u njenu se arhiv pominje kao javna ustanova. Akademija je bila smeštena u Brankovoj 15, a 1952. godine dobija novu zgradu i tada arhiv počinje da radi po svim arhivističkim principima. Predsedništvo Srpske akademije nauka i umetnosti donelo je 1956. godine Pravilnik o radu arhiva.
Arhiv SANU podeljen je na dva dela 1. arhiv same ustanove – SANU ne šalje svoja dokumenta u Arhiv Srbije, već ih čuva u Arhivu SANU. Ovde se nalaze svi tekući fondovi koji proističu iz rada SANU. To su: fondovi same Akademije (fond Društva srpske slovesnosti, fond Srpskog učenog društva, fond Srpske kraljevske akademije i fond Srpske akademije nauka i umetnosti) fondovi zapisnika sa skupšine, odbora itd. fondovi dosijea preminulih članova Akademije 2. fondovi koji ovaj arhiv čine specijalizovanim zbirka rukopisnih knjiga od XIII do XIX veka koja se čuva u biblioteci, ali pripada arhivu istorijska zbirka – koja sadrži oko 50.000 dokumenata, to so isprave, povelje iz srednjeg veka, raznorazni prepisi, memoari, sećanja, beleške, rukopisi književnih dela, foto-albumi, notni zapisi; lični i porodični fondovi se takođe čuvaju u istorijskoj zbirci, npr. deo ličnog fonda Nikole Pašića, lični fond Vuka Kradžića, Jovana Cvijića, Pavla Popovića, Aleksandra Belića, Danila Kiša etnografska zbirka - rukopisne zbirke etnografske građe, narodne pesme, tu se npr. nalazi lični fond akademika Veselina Čajkanovića) orijentalna zbirka - to je najvažnija orijentalna zbirka u Evropi, ima 262 rukopisne knjige i dokumenta na turskom i arapskom jeziku, od XV do XX veka zbirka medalja Akademija nauka ima odeljenje i u Sremskim Karlovcima. Rukopisno odeljenje Matice srpske Matica srpska je najdugovečnija ustanova u Evropi. Osnovana je 1826. godine u Pešti, a jedan od osnivača bio je i Jovan Sterija Popović. Rukopisno odeljenje Matice srpske bilo je u sklopu Matice srpske od 1826. do 1847. godine. Onda se shvatila potreba da ga treba izdvojiti od Matice, tako da je od 1847. do 1945. godine postojala Srbsko-narodna zbirka, ali to još uvek nije bilo Rukopisno odeljenje. Od 1945. do 1961. godine formiran je poseban Odsek za građu i rukopise pri biblioteci Matice srpske. Tek od 1961. godine postoji arhiv, tj. Rukopisno odeljenje Matice srpske, tek tada se on odvojio od biblioteke i postao samostalan. To je arhiv iako nema reč arhiv u svom nazivu. U ovom arhivu se nalazi fond Matice srpske (od 1826. godine do danas), koja svoju građu ostavlja u svom arhivu, a ne daje je pokrajinskom arhivu u Novom Sadu. Arhiv u Novom Sadu radi restauraciju i konzervaciju građe. Rukopisno odeljenje Matice srpske sadrži: fond Matice srpske – koji je obrađen do 1945. godine, i do tada ima 130.000 dokumenata i 158 knjiga zapisnika zbirka pisama – to je najvažnija zbirka, za sada je obrađeno oko 60.000 pisama, a još 3x više ih ima koja još uvek nisu obrađena. Najstariji dokument je jedno pismo iz 1669. godine. Tu se između ostalog nalazi prepiska Janka Veselinovića, Jovana Jovanovića Zmaja, Stojana Novakovića, Isidore Sekulić, Vuka Karadžića, Miloša Crnjanskog, Alekse Šantića, Ive Andrića, Tome Vučića Perišića... U ovoj zbirci se ne nalazi zvanična prepiska ovih ličnosti, već su tu samo njihova lična pisma koja su dospela u arhiv. Zvanična pisma se nalaze u fondu Matice srpske.
zbirka rukopisa – najvažniji u ovoj zbirci su rukopisi kniga, od kojih su neke objavljene a neke nisu, ima oko 20.000 originala i 2.000 kopija iz inostranih arhiva. Ovde se nalaze dela Jovana Dučića, Alekse Šantića, Sime Matavulja, Miloša Crnjanskog... 80% građe iz ove zbirke čine rukopisi književnih dela, ali ima i ugovora, molbi, žalbi, testamenti... zbirka fotografija – ima oko 18.000 najrazličitijih fotografija. U ovoj zbirci postoji i podzbirka koju čini oko 2.000 fotografija srpskih pisaca.
Dubrovački arhiv Dubrovački arhiv je drugi najstariji živi arhiv u svetu, posle Vatikanskog. Takođe, posle Vatikanskog arhiva, to je drugi arhiv u svetu po godišnjoj posećenosti. Od njega su veći jedino Vatikanski arhiv, Nacionalni arhiv Francuske i možda Nacionalni arhiv Nemačke (za ovaj treći se ne zna tačno da li je veći). Za nas je značajan zato što se u njemu nalazi veliki broj srpskih srednjovekovnih dokumenata. U Dubrovniku se čuvalo svaki, pa i najmanji dokument, npr. svako je morao, kada dobije pismo i pročita ga, da ga preda arhivu. Beležilo se sve što su građani radili. Zato je broj dokumenata u arhivu danas dostigao brojku od skoro milijardu. Od samog početka postojala je svest da se sva dokumenta moraju čuvati na jednom mestu i ona su se obrađivala po određenim principima, ta je građa veoma lepo sređena. Kotorski arhiv U njemu postoje dokumenta iz XIV veka, a sam arhiv formiran je tek u XIX veku. U njemu se nalaze srpska dokumenta iz srednjeg veka. Zaštita registraturskog materijala i arhivske građe van arhiva Šta je registraturski materijal? Registraturski materijal je su sva dokumenta koja nastaju radom neke institucije. Samo deo toga, ali veći deo, izdvaja se i postaje arhivska građa. Registraturski materijal je sa jedne strane operativna dokumentacija, a sa druge strane izvor arhivske građe. Pošto se nikada ne zna šta će biti arhivska građa, tj. šta će biti vredno, arhiv po zakonu ima pravo uvida i nadelžnosti nad registraturskim materijalom sve dok se iz njega ne odvoji arhivska građa. Ništa ne sme biti uništeno dok nadležni arhiv ne da dozvolu za to. Tvorci građe imaju obavezu u toku i posle rada sa dokumentima, koja je propisana i zakonom: „Tvorac građe je obavezan da uz pomoć nadležnog arhiva čuva o štiti građu od njenog nastanka do predaje nadležnom arhivu.“ Obaveze tvorca građe proističu iz kancelarijskog poslovanja i glavna njegova obaveza je da vodi arhivsku knjigu i to u dva primerka. Arhivska knjiga je evidencija celokupnog registraturskog materijala. Tvorac građe dužan je da svake godine preda jedan primerak arhivske knjige
nadležnom arhivu. Arhiv tako ima globalnu predstavu o registraturskom materijalu i pre dolaska građe u arhiv, pa otprilike može da pretpostavi šta će od toga postati arhivska građa. U arhivskoj knjizi mora da stoji: 1. količina registraturskog materijala – broj dokumenata i dužina u metrima 2. vrsta registraturskog materijala – npr. da li je diploma, upisnica, zapisnik... 3. vreme nastanka svakog dokumenta 4. očuvanost – u kakvom je stanju građa 5. smeštaj – gde je smeštene građa Pored arhivske knjige tvorac mora da datira svaki dokument, mora da formira predmet i mora da izrađuje delovodni protokol u kome uvek mora da se napiše o čemu se radi. Arhivistika 12.predavanje Obaveza arhiva je da vodi računa i da utiče na čuvanje i smeštaj građe u registraturi. Arhiv ima odlučujuću ulogu pri izlučivanju bezvrednog materijala. Moderni arhivi imaju nadležnost tako da niko osim njih, bez dozvole ne može da izvadi ni papirić. Arhiv formira arhivsku građu već u registraturi. On može odmah da da dozvolu da sami tvorci izlučuju materijal koji nema svojstvo arhivske građe. Ono što nema operativni značaj, kao na primer poslovne beleške, može biti izlučeno. Obaveza tvorca građe pored arhivske knjige je da obavesti arhiv o svim promenama u registraturi. Obaveza tvorca je da vodi računa o predaji građe u arhiv. Građa koja se sredi za arhiv ostaje kod tvorca građe najduže 30 godina i ne sme ništa da se doda ili izuzme kada se tako pripremi. Ta građa nije nedodirljiva kada se pripremi za arhiv, ona može da se koristi, vali pre toga moraju da se donesu tri akta kako bi se zaštitila sama građa (tvorci se ponašaju kao arhiv). Ova akta se donose na nivou ustanove, jer građa može biti različita od ustanove do ustanove. Ta akta su: 1. Propisi o evidentiranju, čuvanju i klasifikaciji građe 2. Propisi o korišćenju dokumenata 3. Lista kategorija sa rokovima čuvanja. Lista kategorija se odnosi na ceo registraturski materijal. Važna je kao i arhivska knjiga , s tim što lista kategorija predstavlja prvi korak u određivanju bezvrednog arhivskog materijala i odabiru arhivske građe. Lista kategorija se pravi tek kada je arhivski materijal sređen. Ona sadrži istorijat tvorca registratora materijala i to sa što detaljnijim promenama. Dostavlja se nadležnom arhivu koji može da uzvrati primedbama i u tom slučaju ne postoji pravo žalbe na primedbu, već se ona mora poštovati. Kada istekne rok čuvanja materijala (rok može biti različit, duži – do 30 godina, srednji-od 3 do 5 godina i krači – do 6 meseci) izdvoji se bezvredni materijal i ono što ostane dobija svojstvo arhivske građe. Postoji posebna procedura sa poverljivim dokumentima kao što su poslovne tajne preduzeća (recept Coca Cola-e). Obaveze arhiva i tvorca građe se prepliću, što i jeste poenta. Obaveze arhiva su da vodi četiri evidencije o svim registraturama u državi (sve firme, preduzeća, sve),zaštita registraturskog materijala i odabir arhivskog materijal. Prema tome, arhiv na osnovu liste kategorija vodi četiri evidencije :
1. Registar (katalog) aktivnih registratura : - redni broj upisa u registraturu - datum upisa (od tog datuma počinje da se stvara registarski materijal) - naziv registrature - adresa - oznaka registrature Ovde se pišu sve promene naziva, a fond se uvek vodi po poslednjoj promeni. Naziv registrature mora da odražava sve promene. 2. Kartoteka registrature - daje prvi opis materijala. Na prvoj strani se ponavlja sve sa registra aktivne registrature i piše se šifra delatnosti. Na drugoj strani se pišu važni podaci o tome koliko arhiv kontroliše tu registraturu. - datum izvršenog stručnog nadzora (kada je došao neko iz arhiva) - datum preuzimanja arhivske knjige - datum izlučivanja bezvrednog materijala (može da nema bezvrednog materijala) - datum preuzimanja arhivske građe - period iz kog je registraturski materijal - približna dužina u metrima ukupnog registraturskog materijala - približna dužina u metrima izlučenog materijala Sve ovo vode i arhiv i tvorac građe i sve mora da se poklopi. Tak na osnovu ovoga vodi se dosije registratura za svaku registraturu posebno. 3.Dosije registratura - istorijat tvorca građe (prepiše se iz liste kategorija;može se dodati neka nova informacija) - organizaciona struktura tvorca građe (važno je zato što se strukture menjaju) - arhivske knjige (pridodaju se sve arhivske knjige registrature,svake godine po jedna) - zapisnici o reviziji registraturskog materijala (svaki put kada dođe službenik iz arhiva on pravi zapisnik; obično na 5 godina) - zapisnici o izlučivanju bezvrednog materijala (kada je dokument nastao, po kom osnovu se izlučuje) - zapisnik o preuzimanju arhivske građe (od strane nadležnog arhiva) – obično je kraći od prethodnih, doda se možda nešto što nadležni potpiše i to je to. - prepiska registrature sa arhivom – potvrda registrature da nije greška
4.Registar registratura čiji je rad prestao (pasivna) Dodaće se pored onih navedenih kod registra aktivnih registratura sledeće: - datum prestanka rada registrature - osnova prestanka rada registrature Registraturski materijal je do trenutka izlučivanja bezvrednog materijala, a ono što ostane postaje arhivska građa.
Vrednovanje (valorizacija) i odabir arhivske građe Odabir arhivske građe je glavni problem u poslednjih pola veka, zbog obilja arhivske građe. Odabir znači da od dokumenata u registraturskom materijalu odaberemo ono što ima trajnu vrednost, odnosno ono što nema rok čuvanja. Analizom dokumenta određuje se njihova vrednost. Prvi izbor predlaže i vrši tvorac građe. To se radi određenom metodologijom. Arhivi moraju da ustanove koje registrature neće stvoriti arhivsku građu, takva su na primer mala preduzeća, i da im kažu da u arhiv treba da pošalju samo dokument o osnivanju i gašenju, ostalo se sve baca posle određenog vremena. Izrađuju se tri vrste liste kategorija: 1. specijalne liste kategorije – njih pravi glavni arhiv (kod nas je to Arhiv Srbije), to su opšti državni planovi, izveštaji, naredbe Vlade, ukazi... 2. resorne liste kategorije – mogu da ih izrađuju i sami tvorci, a izrađuju se za sve resorse (npr. za sva ministarstva) 3. pojedinačne liste kategorija – izrađuju se u svakoj instituciji uz pomoć arhiva, pomoću njih će se posle formirati fondova Tvorac predlaže arhivu ili arhiv sam ustanovljava četiri vrednosti za čuvanje: bez vrednosti – čuva se od 6 meseci do 5 godina, čuva se dok se ne završi neki proces rada materijal sekundarne vrednosti – od 5 do 15 godina, čuva se najčešće na sudovima predmet trajne vrednosti – kod nas je to vreme od 15 do 75 godina. Sve što se čuva duže od 15 godina čuva se trajno kod nas i dobija svojstvo arhivske građe. Ovo su sve principi čuvanja kod tvorca građe, a sve što dođe u arhiv čuva se trajno. Dugo je postojao pogrešan pristup, kada se razmišljalo šta treba uništiti. Kasnije se taj pristup promenio, pa tvorci i arhiv razmišljaju o tome šta treba sačuvati. Savremena arhivistika vodi računa o vrednovanju i odabiru arhivske građe. U Srbiji su postojale dve faze: 1. pasivan odnos tvorca građe i arhiva prema građi Gledalo se samo šta treba uništiti. Posle I i II svetskog rata masovno se uništavala građa, a uništavali su je sami tvorci. Posle II svetskog rata u nedostatku hartije, registraturski materijal se uništavao za potrebe reciklaže. Godine 1950. donet je zakon kojim je istorijsko-arhivski materijal stavljen pod zaštitu države. Sav materijal je imao svojstvo arhivske građe sve dok se ne odabere ono što je vredno. Godine 1952. Vlada Jugoslavije definisala je arhivski materijal i objavila da se uništavanje može vršiti samo pod nadzorom arhiva. Ipak, još uvek je bio zastupljen princip da se traži šta nema arhivsku vrednost. 2. pozitivan odabir arhivske građe Godine 1967. doneta su „Načela o odabiranju arhivske građe iz registraturskog materijala“. Sav registraturski materijal može biti arhivska građa. Tad je prvi put jasno rečeno da se bezvredni materijal mora izlučivati iz celokupnog materijala tvorca, a ne samo iz nekih delova. Istaknuto je da je bezvredni materijal ne samo onaj koji nem aoperativnu vrednost, već i onaj koji nema svojstvo arhivske građe.
Tek 1967. godine doneta je naredba da se izrađuju liste kategorija, da svi moraju da ih izrađuju sa rokovima čuvanja. Arhiv je dobio mnogo više obaveza, zadužen je da proveri i popiše šta je izlučeno. Urađene su još neke stvari: dokumenta o izlučivanju materijala nisu se do tada čuvala građa nastala pre 1945. godine se može izlučivati samo u arhivima građa do 1850. godine i iz dva svetska rata ne sme se nikako izlučivati Na osnovu ovih načela urađeni su kriterijumi za odabir i vrednovanje arhivske građe. Ovo su kriterijumi za arhivističku valorizaciju. Radi se tako da se izdvoji po jedan primerak dokumenta. Arhivisti ili istoričari ili oni koji se bave pomoćnim istorijskim naukama moraju pre vrednovanja proučiti svaki dokument. Treba pre svega utvrditi autentičnost svakog dokumenta iz registraturskog materijala – falsifikati se ne čuvaju trajno. Ipak, čuvaju se falsifikati koji su imali veliki uticaj na istoriju, npr. Milanski edikt je falsifikat, tek je pre 20-ak godina nađen original Milanskog (Konstantinovog) edikta, ali se i ovaj falsifikovani i dalje čuva. Treba utvrditi originalnost dokumenta – kopije i koncepti se čuvaju samo ako nema originala. Čuva se hijerarhijski važniji dokument – original, overena kopija, neoverena kopija. Proučavaju se spoljna obeležja dokumenta. Ako postoje dva ista dokumenta, čuva se onaj koji ima pečat. Proučava se takođe i autorizacija. To je važno za lične i porodične fondove. Ivo Andrić je na jednom od svojih rukopisa romana „Na Drini ćuprija“ napisao „ovo ide u štampu“, i to je autorizovani dokument. Pomoću kriterijuma odabira se arhivska građa, a ono što ostane izlučujemo. Postoje dva tipa kriterijuma: spoljni kriterijumi i unutrašnji ili suštinski kriterijumi. I spoljni kriterijum 1. stepen očuvanosti dokumenta (fizičko stanje dokumenta) – koristi se kod kompletiranog fonda u arhivu. Ako imamo više primeraka dokumenta, čuvamo onaj koji je bolje očuvan. 2. stepen sačuvanosti dokumenata – ako smo došli do nekog perioda iz koga imamo malo dokumenata, čuvaćemo i nešto što inače ne bismo čuvali, da bi postojalo svedočanstvo i o tom periodu, na tome i sami arhivi insistiraju. 3. vreme nastanka dokumenta – čuvaju se dokumenta iz ranijeg perioda, do 1850. godine i iz oba svetska rata. 4. mesto nastanka dokumenta – ako je neko mesto u jednom trenutku bilo jako važno za istoriju tog naroda, čuvaju se dokumenta iz tog perioda koja se inače ne bi čuvala. Npr. Niš je u I svetskom ratu kratko vreme, od avgusta do decembra 1945. godine, bio prestonica i sva dokumenta iz Niša iz tog perioda se čuvaju. II unutrašnji ili suštinski kriterijum Dva su tipa suštinskih kriterijuma: A. na osnovu tvorca građe 1. društevni položaj tvorca građe – gde se nalazi u hijerarhiji, mnogo više se čuva iz državnih institucija 2. posao tvorca građe – kojim se poslom bavi, u kakvom je odnosu sa drugim institucijama, koje su mu još nadležnosti i na kom i kolikom području 3. formalna ili suštinska važnost tvorca građe – Mora se imati u vidu gde je ležala formalna, a gde suštinska moć. U totalitarnim društvima partijska građa nije toliko važna kao građa skupštine, skupština je imala formalnu moč, a partijska građa je od suštinske važnosti.
4. unutrašnja organizacija tvorca građe – prati se geneza svih dokumenata, što olakšava ocenjivanje njihove vrednosti 5. opšti značaj tvorca građe – misli se na najširi značaj u političkom, kulturnom i socijalnom smislu na nivou države Kriterijumi za vrednovanje registraturskog materijala na osnovu sadržaja dokumenata Postoji 10 vrsta dokumenata u registraturskom materijalu: 1. dokumenta o istorijatu tvorca građe Istorija tvorca građe mora biti i u arhivskoj knjizi i u listi kategorija. To su dokumenta o postanku ustanove, dokumenta o promenama naziva i dokumenta o gašenju ustanove. Sva ova dokumenta se trajno čuvaju i sigurno postaju arhivska građa. 2. dokumenta o osnovnoj delatnosti tvorca građe Sva ova dokumenta se čuvaju trajno. Npr. na Filološkom fakultetu postoje dve osnovne delatnosti: obrazovna i naučna. Sva građa se čuva na fakultetu 30 godina, a onda se šalje u arhiv. 3. dokumenta o pratećim delatnostima tvorca građe Trajno se čuvaju ona dokumenta iz pratećih delatnosti koja su u bliskoj vezi sa osnovnom delatnošću. Npr. na Filološkom fakultetu postoji Centar za učenje srpskog kao stranog jezika, i ta dokumenta će se čuvati. 4. zbirna (akumulativna) dokumenta Ova dokumenta daju jedan akumulativni pregled delatnosti jedne ustanove. Tu spadaju izveštaji, zapisnici, tabele, grafikoni... Princip je da se zapisnici čuvaju trajno, a ostala dokumenta (tabele, grafikoni, itd.) se čuvaju na godišnjem nivou. Ova dokumenta su najraznorodnija i najvažnija za funkcionisanje ustanove. 5. dokumenta sa trenutnim sadržajem To su na primer trebovanja. 6. dokumenta sa delimičnim sadržajem To su najčešće nacrti izveštaja i koncepti. Ne čuvaju se trajno ako postoje originali. Čuvaju se ako imaju podatke koji se ne nalaze na originalu. 7. dokumenta sa ponovljenim sadržajem To su najčešće kopije. Ne čuvaju se trajno, a čuvaju se samo ako su overene i u nedostatku originala. 8. dokumenta sa sintetizovanim sadržajem To su dokumenta koja su fokusirana na određen problem. Takva su na primer dokumenta koja nastaju kao vizije za neko određeno vreme, o nekim budućim projektima. Čuvaju se trajno jer mogu biti značajna za nauku. 9. dokumenta o istaknutim ličnostima To su dokumenta koja su sačinile istaknute ličnosti te institucije: direktori, vlasnici firmi, dekani. To su dosijei, pisma, prepiska. Ne misli se na privatnu prepisku, već npr. ako je dekan u svoje ime poslao neko pismo ministarstvu (privatno pismo, a opet vezano za njegov položaj). Čuvaju se i ocene istaknute ličnosti o radu zaposlenih. 10. rukopisne beleške To su beleške koje se nađu u ustanovi, a nisu zavedene. To su npr. rukopisne beleške koje je napisao direktor i njih bi trebalo čuvati u arhivu, ako su blisko vezane sa poslom koji obavlja osoba koja ih je napisala. Ostala dokumenta se ne čuvaju. Beleške se nekada mogu naći i na marginama nekih knjiga, pa se onda te publikacije čuvaju samo zbog tih beleški.
Lista kategorija Listom kategorija se konačno ustanovljuje šta ima svojstvo arhivske građe, koji su rokovi čuvanja i šta treba izlučiti. Lista kategorija daje: I istorijat tvorca građe II strukturu popisa liste III obrazloženje liste II Struktura popisa liste: 1. preambula – tu stoji zakonski osnov 2. naziv donosioca liste – listu kategorija pravi institucija. Donosilac liste je ponekad tvorac građe, a ponekad imalac registraturskog materijala. Npr. na nekim fakultetima svaka katedra pravi svoju listu kategorija, a tvorac je fakultet. 3. struktura organizacione šeme - tvorac građe je dužan da da što detaljniju šemu organizacije ustanove, pregled osnovnih i pratećih delatnosti. 4. naziv tvorca građe 5. redni broj kategorije 6. sadržaj kategorije 7. rok čuvanja 8. napomena – kada je arhiv dao saglasnost da se usvoji lista kategorija Lista kategorija se večno čuva u arhivu, a građa odlazi u arhiv posle 30 godina. III Obrazloženje liste Obrazloženje treba da bude što detaljnije, u njemu se daje metodologija i kriterijumi kojima se čovek rukovodio prilikom formiranja liste kategorija. Kada se sve to završi, vrši se izlučivanje svega onoga gde stoji da nema trajan rok čuvanja. Sastavlja se komisija od tri člana koja ponovo pročešljaju one delove liste kategorija gde stoji da nešto nema trajan rok čuvanja, i tek kada komisija da odobrenje može se izvršiti izlučivanje građe. Kada se izluči bezvredni materijal, formira se dokumentacija, popiše se svaki uništeni dokument i taj popis se čuva i zapisuje u delovodni protokol. Sledeći korak je preuzimanje arhivske građe. Tek posle izlučivanja govori se o arhivskoj građi. Iako građa dolazi u arhiv tek posle 30 godina, ona se za sve to vreme čuva u instituciji kao arhivska građa. Arhiv ima nadelžnost nad tom građom, pravo uvida u nju, i ako se građa ne čuva u adekvatnim uslovima, posle opomene se uzima i prenosi u arhiv i pre isteka tih 30 godina. Dok se građa čuva u instituciji, dostupna je javnosti, kao i kasnije kada dospe u arhiv. Arhivska građa pre dolaska u arhiv Šta se dešava pre nego što arhiv preuzme građu? Ta građa mora da bude odabrana na osnovu liste katagorija, mora da bude završeno njeno pretvaranje iz registraturskog materijala u arhivsku građu. Mora da su određeni i istekli rokovi čuvanja. Postoji situacija sa policijskom građom koja i pre isteka 30 godina ide u arhiv, ali ne
može da se prenese u arhiv pre nego što ne isteknu rokovi čuvanja i dok se ne izluči sva nepotrebna građa. Po našem zakonu rok čuvanja za trajnu građu je 30 godina u registraturi, a potom se građa zauvek čuva u arhivu. Ako nije hitno potrebno, građu ne treba davati na korišćenje dok je u registraturi, osim ako je građu potrebno koristiti za operativne svrhe (odnosno za svakodnevne poslove). Građa se iz registrature ne daje na korišćenje za naučno-istraživačke potrebe, da se ne bi oštetila. Čak i kada se odobri korišćenje arhivske građe, ona se ne sme iznositi iz depoa registrature. Građa mora da bude potpuno sređena i popisana pre nego što dođe u arhiv. Ipak, uvek bar 15 % građe nije sređeno po arhivističkim principima, pa mora da se sređuje u arhivu. Postoje dva principa kada se građa ne preuzima: 1. nikad se ne preuzimaju delovi građe – Arhiv Srbije nikad ne preuzima građu samo nekih fakulteta. Ako jedan fakultet nije ispunio uslove čuvanja ili sređivanja građe, biće kažnjen, ali arhiv neće preuzeti građu ni svih ostalih fakulteta, dok taj jedan ne ispuni uslove. To se rado zato što se u arhivu građa sređuje u celini po godinama. 2. registraturski materijal se uzima kada se ugasi pravno lice – neće se čekati da registraturski materijal postane arhivska građa, već se preuzima sav registraturski materijal. Ta građa se se potom sređuje, vrednuje i izlučuje u arhivu. Građa se uvek preuzima komisijski. Komisija se sastoji od 5 članova (2 iz arhiva i 3 iz institucije). Pravi se zapisnik u 5 primeraka (4 primerka idu arhivu, a 1 instituciji). Od trenutka kad se napravi zapisnik institucija više nema ništa sa tom građom. Zapisnik sadrži: 1. naziv tvorca građe (npr. Filološki fakultet) 2. mesto i datum primošredaje (npr. 5.5.2009. Beograd, Filološki fakultet) 3. beleške o stanju građu (fizičko stanje i da li je građa sređena i popisana) 4. popis građe (najvažniji deo) 5. količina građe (količina građe u metrima, broj fascikli, broj kutija, broj kutija delovodnog protokola) 6. raspon godina građe (kod manjih preduzeća građa se ne uzima svake godine, već u nekom određenom periodu, npr. na svakih pet godina) 7. mišljenje tvorca građe o korišćenju građe – tvorac može da predloži da se građa ne daje na korišćenje neko vreme, ako je građa bolesna ili ako je u pitanju državna tajna (iako je prošlo 30 godina). Arhiv to mišljenje može da prihvati, ali ne mora. Jedino tajna policija može da naredi arhivu da se nešto ne sme koristiti i to arhiv mora da poštuje. Lični i porodični fondovi Postoje lični i porodični fondovi. Lični fondovi predstavljaju arhivsku građu u privatnoj sredini. Arhivi bi trebalo da vrše nadzor i nad ličnom građom. S druge strane, arhiv nema pravo da zabrani npr. nekom piscu da uništi svoju građu (ali arhiv ima pravo da državnoj ustanovi zabrani da uništava građu). Naslednici nemaju pravo da uništavaju građu. Ovde se sada javljaju četiri segmenta koje treba zadovoljiti: lična sloboda, vlasničko pravo, Zakon o kulturnim dobrima i Zakon o autorskim pravima. Građu štiti Zakon o kulturnim dobrima. Država ima pravo da oduzme građu naslednicima ako je oštećuju, jer je ta građa kulturno dobro.
Šta biva kada naslednici odluče da prodaju građu? Arhiv ima pravo preče kupovine. Naslednici moraju građu prvo da ponude arhivu i arhiv za nju ponudi neku cenu. Naslednici mogu da prihvate tu cenu ili da zatraže sazivanje komisije koja će proceniti da li je cena koju je ponudio arhiv srazmerna stvarnoj vrednosti građe. Ako je arhiv ponudio realnu cenu, onda naslednici moraju da građu prodaju arhivu, a ukoliko je arhiv ponudio manju svotu novca, naslednici imaju pravo da građu ponude nekoj instituciji, ali ne i pojedincu. Građa u arhiv može da stigne i putem poklona. Naslednici mogu da poklone građu arhivu, ali da zadrže autorska prava. Naslednici mogu da naslede građu koja nije sređena, a ne žele da je prodaju. Tada mogu da daju građu arhivu kao depozit, da kažu da je to depozit dok su oni živi a posle njihove smrti da građa pripadne arhivu. Građa koja je depozit se može čuvati ili u arhivu ili kod naslednika, ali i kada ostaje kod naslednika čuva se u boljim uslovima. Arhivi moraju da prate aukcije po svetu, jer se možda tamo nađe neki dokument koji će arhiv poželeti da otkupi. Arhivi takođe održavaju i kontakte sa antikvarijatima. Nacionalni arhiv mora da pravi evidenciju i popis građe privatnih lica. Ova evidencija predstavlja ugovor. U evidenciji stoje: 1. prezime i ime tvorca 2. podaci o imaocu građe (generalije) 3. broj dokumenata (okvirno) 4. vrsta građe 5. količina građe 6. raspon godina građe (okvirno) 7. kakva su dokumenta po materijalu (hartija, disketa, magnetofonska traka) 8. vrsta dokumenta (da li je dokument original ili kopija) 9. tehnika reprodukcije (kompjuter, mikročitač) 10. u kom je stanju građa (koliko je sačuvana i njena očuvanost) 11. da li je neko delo već objavljivano (ako jeste imamo pravo da ga ponovo objavimo i bez dozvole naslednika, a ako nije nemamo to pravo) 12. namere imaoca građe (imalac mora svojom rukom da napiše koje su njegove namere sa građom) Na osnovu ovog popisa arhiv procenjuje koji je prioritet prilikom preuzimanja građe. Prioritet će imati građa koju je sačinila neka značajna ličnost (npr. neki poznati pisac). Osim toga, prioritet će imati građa koja je bolje sređena, koja je obimnija i građa koju imalac poklanja arhivu ili je daje u depozit. Prijem građe u arhive Arhiv mora pre svega da obezbedi uslove za smeštaj i čuvanje građe. Depo je mesto gde se prima i čuva građa. Sledećih 6 stvari treba uraditi sa građom koja stigne u depo: 1. Prijem i smeštaj građe, 2. Fizička zaštita, 3. Izdavanje građe, 4. Izrada kopija (kopije se izrađuju na licu mesta, pravi ih nadležni službenik i overavaju se pečatom),
5. Prave se prve sumarne evidencije o fondovima i zbirkama (koliko ima dokumenata, koliko fascikli, kutija), 6. Vrši se topografsko obeležavanje polica i prostorija (ovo je veoma važno), kod nas se obeležava čirilicom, Topografsko obeležavanje Prvo se obeleži depo, sprat pa soba. Depo – velikim slovom Sprat – rimskim brojem Soba – arapskim brojem Između oznaka se stavlja kosa crta ( / ). Nakon toga se obeležavaju police koje imaju redove i pregrade. Police se obeležavaju rimskim brojevima, s leva na desno. Potom se obeležava red u polici – arapskim brojem, odozgo na dole. Obeležava se i pregrada u redu – s leva na desno, malim slovom azbuke. Primer topografske oznake u Arhivu Srbije Б I 12 / VIII 4 a Depo Б Sprat prvi Soba 12 / Polica br. 8 Red četvrti Pregrada a Kada građa nekog fonda (institucije) stigne prvi put u arhiv, pravi se plan smeštaja, koji mora biti detaljan kako se građa ne bi često pomerala. Zato je veoma važno da se dobro prouči lista kategorija i arhivske knjige, da se zna organizaciona struktura fondova. Na taj način arhivista prati i zna šta će se primiti nakon 30 godina iz neke institucije. Važno je isplanirati u koji će se depo smestiti neka građa. Može se pretpostaviti da će se neka građa tražiti češće i zato je treba držati pristupačnije. Takođe je bitno da se zna na kom je materijalu i u kom stanju građa koja pristiže, kako bi se obezbedila posebna i odgovarajuća zaštita. Takođe, važno je znati da li je građa kompletno predata (da li postoji operativna građa koja još ne može da dođe u arhiv) zbog čega treba predvideti i ostaviti prostor za naknadno primljenu građu. Ukoliko je došlo do promena u organizacionim jedinicama tvorca građe, potrebno je da arhiv o tome bude obavešten. Na pr. Arhiv mora da zna da li su osnovane nove katedre na nekom fakultetu kao bi mogao da planira da će se pojaviti građa. Isto tako, arhiv treba da planira prostor ukoliko dođe do smanjenja fonda nekog fakulteta. Sve ovo preduzima se kako bi se obezbedili: • •
Preciznost Dostupnost
Od najveće koristi za planiranje smeštaja arhivske građe je arhivska knjiga, koju arhivista proučava oko godinu dana pre nego što arhivska građa stigne u arhiv. On takođe pregleda i listu kategorija da bi video koliko je materijala izlučeno iz arhivske knjige. U depou se radi i istorijska periodizacija dokumenata (uglavnom za državne organe). U Arhivu Srbije postoji 12 istorijskih perioda: I. Ustanci (Prvi i Drugi srpski ustanak – period od 1804 -1815) II. Vazalna kneževina (1815 – 1867) III. Kneževina (1867 – 1882) IV. Kraljevina (1882 – 1918) V. ?? VI. ??? VII. Nedićeva Srbija – vlada nacionalnog spasa (1941 – 1944) VIII. NOB (1941 – 1945), tu spadaju i NOO (narodnooslobodilački odbori) IX. Socijalistička Republika Srbija (1946 – 1992) X. Srbija (1992 – 2003) XI. Srbija (2003 – 2006) XII. Republika Srbija (2006 - ) Sta treba imati u vidu kada se pravi plan za smeštaj građe jednog fonda ? Nakon provere celovitosti – 1) Karakteristike dokumenta (vrsta materijala, jer neka dokumenta moraju da se čuvaju u specijalnim uslovima) 2) Operativni značaj (pristupačnije treba smestiti ona dokumenta koja su operativnija) 3) Istorijski značaj (pojedina dokumenta se smeštaju u sef) Unitar svakog od navedenih istorijskih perioda, građa se može grupisati po vrsti delatnosti tvorca fonda, značaju građe (ponekad se za značajnu građu formira poseban fond), po prijemu građe (šta je pre pristiglo). Knjiga prijema arhivske građe Arhiv pravi knjigu prijema arhivske građe, i ona je osnov za sređivanje arhivske građe u arhivu. To je osnovno sredstvo evidencije građe. Osnovni princip ove knjige je da se unosi svaki papir i dokument koji je primljen. U knjigu prijema arhivske građe unosimo sledeće: 1) Redni broj prijema 2) Datum primopredaje 3) Naziv fonda (recimo Prvi opštinski sud ili Filozofski fakultet) 4) Od koga se građa preuzima – pravno (Okružni sud ili Univerzitet) 5) Raspon godina građe (ako se građa redovno preuzima znaće se i godine) 6) Gde je građa bila smeštena (u registraturi ili na nekom tavanu) 7) Količina građe (okvirno prema arhivskoj knjizi) 8) Vrsta građe 9) Stepen sređenosti građe (sređena, nesređena) 10) Osnov preuzimanja (veoma važno, da li je zakonski osnov ili lični fond dobijen poklonom, otkupom i sl.), da bi se arhiv zaštitio i da arhivi ne konkurišu jedni drugima
11) 12)
Topografska oznaka za ceo fond Uslovi korišćenja građe (pr. Tajna policija je dala fond ali da se ne može koristiti)
Postoje dve faze u smeštaju građe: I. Privremeni smeštaj (građa je često zaražena glivicama i onda se mora privremeno smestiti dok se ne saniraju problemi) II. Konačan smeštaj garađe U depou će se napraviti i podela arhivske građe. Podela arhivske građe Podela se vrši u arhivu, kada građa stigne u njega. Dokumenta su raznorodna i nije ih lako klasifikovati. Možemo na razne načine klasifikovati arhivsku građu. Podeal se vrši prema četiri osnova. 1. na osnovu materijala Ovo je spoljašnja podela. Arhivska građa se deli na osnovu materijala da bi se mogla izdvajati iz jednog fonda zbog starosti dokumenta (npr. ako imamo neki dokument na papirusu ili pergametnu izdvojićemo ga iz fonda) i da bi se što bolje zaštitila (svaki materijal traži drugačije uslove čuvanja). 2. po funkcionalnom osnovu Ovo je takođe spoljašnja podela. Vrši se ređe nego što bi trebalo, jer se tako može bolje pratiti geneza nekih dokumenata. Najviše takve građe ima u fondovima državnih organa i sudova. Ta dokumenta se dele na dve velike celine: a) opšta pravna akta – predstavljaju kontakt institucije sa spoljnim svetom i mogu biti zakonodavna (ustav, budžet. zakoni, ukazi), izvršna (naredbe, ugovori) i sudska (tužbe, žalbe, presude) b) dokumenta nastala radom same institucije 3. po osnovu kancelarijskog poslovanja (registraturska podela) Tu počinje arhivistička obrada. a) Osnovni arhivski dokument po ovom kriterijumu je akt. Akt je svaki pisani dokument kojim se pokreće, dopunjuje, menja, prekida ili završava neka delatnost. Akt predstavlja volju neke ustanove ili pojedinca i preuzima ulogu isprave ili povelje. Akt može da ima više verzija: koncept, minut, original i kopija. Da bi akt bio originalan mora da ima tačmo određeno spoljno obeležje: zaglavlje (podaci o pošiljaocu) adresa pošiljaoca (mora da stoji na samom aktu) predmet (tema akta) sadržaj ime i prezime ovlašćenog lica funkcija ovlašćenog lica potpis ovlašćenog lica pečat institucije Akt mora da ima i unutrašnja obeležja:
-
sve osobenosti sadržaja kakav je sadržaj (da li je celovit ili parcijalan; da li je tekstualan ili neki drugi sadržaj) kakav je karakter akta (naredbodavan, savetodavan, normativan)
Kopija je vrlo važna za arhiv. Ona ostaje kod pošiljaoca. U arhivu mora jasno da se prati tok dokumenta, jer samo original i kopija zajedno čine celoviti dokument. b) Predmet - Akta koja se tiču istog čoveka ili istog pitanja stvaraju jedan predmet (ili dosije). Akta se udružuju u jedan predmet. Formiranje predmeta je važan posao i sa pravnog stanovišta. Podela arhivske građe – nastavak Delovodni protokol je potvrda o postojanju akta, njegovo vreme nastanka i karakat sadržaj. Delovodni protokoli mogu biti jednostavni i predmetni. Jednostavni delovodni protokol vodi se u malim sredinama i izgleda ovako 2009/1453. To je 1453. akt bez obzira kom predmetu pripada. Ovakav jednostavni delovodni protokol vodi se npr. Na Filološkom fakultetu. U predmetnom delovodnom protokolu se sakupljaju predmeti. On izgleda ovako: 2009/24-153. To znači da se radi o 153. aktu u 24. predmetu. Ovakvi delovodni protokoli vode se uglavnom u državnim organima i sudovima. Da bi se našao broj u delovodnom protokolu, postoje registri gde se akta beleže azbučnim redom ili po predmetu ili po prezimenu. U sudovima su registri najčešće predmetni i vode se po imenu tuženog ili tužioca. Postoje dva sistema arhiviranja akta po kancelarijskom poslovanju: 1. po sistemu slobodnih dosijea To znači da se u ovom sistemu akta udružuju u predmete, a od predmeta se formira dosijea koji se stavlja u kutiju ili fasciklu koja dobija svoj broj. 2. hronološki sistem Vodi se strogo prema datumima. Primer za to su matične knige (knjige rođenih, krštenih, venčanih i umrlih) i zemljišne knjige. One se vode hronološki. Matične knjige se inače vode od XVI veka.
Podela arhivske građe u samom arhivu Kada građa stigne u arhiv, mora u njemu da se podeli. Postoje četiri vrste jedinica arhivske građe u arhivu. 1. fond Fond se stvara od građe koja je nastala procesom rada neke institucije ili pojedinca. Jedan fond čini građa iz jedne institucije, čine ga akta nastala unutar jedne institucije, zatim originalna akta koja su primljena od druge institucije ili pojedinaca, dokumenta koja su upućena drugim institucijama. Kad se preuzima jedan fond primarni su arhivski, a ne naučni principi. Arhivska građa mora verno da preslika kako je bilo u registraturi – to je princip celovitosti. Ne sme se nešto oduzeti ni
dodati onome što je bilo u registraturi. Drugi je princip provenijencije – ne sme se menjati redosled dokumenata. Kad se u arhivu stvori građa, to je s jedne strane i dalje pravno-dokazni materijal, a s druge strane izlučena je bezvredna građa i to postahe kulturna baština. Građa se ne sme rasparčavati i rasturati. Kada je fond formiran, tada se govori o organizovanoj arhivskoj građi. Arhivska građa je izvorni, reprodukovani i kompjuterizovani dokumentarni materijal koji ima pravni, istorijski, naucni i kulturni značaj. Arhivska građa podleže strogim principima obrade i čuvanja. Svaki fond dobija naziv po poslednjem nazivu institucije. Fond jedne institucije mora da oslikava organizacionu strukturu institucije. Fondovi institucija se još zovu i opšti fondovi, jer je njihov tvorac pravno lice. Svi ti opšti fondovi imaju tzv. potfondove. U Arhivu Srbije postoji fond Univerziteta, primarni potfondovi su fakulteti, sekundarni potfondovi su katedre. Potfodnovi se stvaraju tamo gde je već podeljena institucija na celine, onako kako je podeljena građa u instituciji stvara se potfond u arhivu. Više potfondova mogu da se udruže u kompleks fondova. Tu se nalaze potfondovi srodnih ustanova. Vrlo se retko prave, a kod nas ih uopšte nema na nacionalnom nivou. Kod nas postoji kompleks fondova srodnih institucija koje se nalaze u jednom arhivu. Radi se na izradi kompleksa fondova osnovnih škola čiji se fondovi nalaze u jednom arhivu. Lični fondovi naziv dobijaju prema imenu i prezimenu tvorca fonda, npr. Ivo Andrić. Porodični fondovi se prave za porodice kod kojih ima dokumenata srodnog tipa, bar dve ili više poznate ličnosti. U ličnom i porodičnom fondu poštuje se princip provenijencije, naročito ako je tvorac sam napravio neki red u fondu. 2. zbirka Zbirka se uglavnom pravi po nekim spoljnim kriterijumima. Prave se i po podeli na osnovu materijala, npr. pravi se zbirka fotografija u koju će ući i fotografije i negativi. Zbirka je arhivska jedinica koja ima mešovitu građu i stvorena je veštački u arhivu, a stvorena je združivanjem dokumenata na osnovu neke tačke združivanja. Tačka združivanja je npr. na osnovu materijala – pa tako postoji zbirka gramofonskih ploča ili cd-ova, koje nisu spojene po predmetu. Tačka združivanja može biti i vrsta dokumenata – pa tako može postojati zbirka geografskih karata ili plakata, zbirka fotografija. Zbirka varia – to su dokumenta kojima se ne zna poreklo. Varia znači različito. Pravi se kada u arhiv stirgnu dokumenta za koja se ne zna odakle su, npr. neka pisma, i ona se čuvaju u ovoj zbirci, to su dokumenta kojima se ne zna tvorac. Ove zbirke mogu biti korisne za istraživače jer tu mogu da se nađu neki dokumenti koji mogu biti korisni za istraživanje. 3. slobodni spisi To su spisi koji su najčešće dosta oštećeni, bez datuma, dokumenta koja nemaju ni početak ni kraj, kojima se ne može naći dosije. To se stavlja kao slobodni ili lutajući spis. 4. dokument Dokument je vrlo redak. Izuzetni dokumenti se čuvaju kao posebni. U Arhivu Srbije se čuva 11 posebnih dokumenata, a najstariji dokument je Dečanska povelja iz 1330. godine. Neki od tih dokumenata su proglas o stvaranju Kraljevine, proglas o diktaturi kralja Aleksandra, proglas od 29.11.1945. kada je osnovana Demokratska federativna Jugoslavija.
Arhivistika kao nauka Arhivistika je dugo smatrana pomoćnom istorijskom naukom. Arhivistika se temelji na stručnim i naučnim principima. Predmet rada arhivistike je arhivska građa. Arhivistika kombinuje metode iz više naučnih fondova. U stručnom pogledu arhivistika se bavi delatnošću arhiva, tj. pravilima odabiranja, vrednovanja, evidentiranja, sređivanja i zaštite arhivske građe. U naučnom pogledu domen arhivistike je mnogo širi. Ona se bavi teorijskim problemima, uslovima korišćenja dokumenata i bavi se naučno-istraživačkim radom u arhivima. Sve zadatke arhivistike možemo svesti u osam glavnih zadataka: 1. arhivistika utvrđuje stručne i naučne standarde za rad u arhivima 2. utvrđuje principe rada 3. utvrđuje principe zaštite arhivske građe i registraturskog materijala 4. valorizacija i kategorizacija arhivske građe 5. vrši obradu arhivske građe 6. utvrđuje uslove korišćenja arhivske građe 7. izgrađuje jedinstven siste informisanja o arhivskoj građi 8. bavi se teorijom arhivistike u najširem smislu Prema svim ovim zadacima kroz istoriju se nastojalo da se podeli arhivistika. Otac arhivistike Euđenio Kazanova je utemeljio podelu arhivistike na četiri dela: 1. arhivska tehnika – najuža stručna stvar 2. čista arhivistika – arhivska teorija 3. istorija arhiva 4. arhivsko zakonodavstvo Nemac po prezimenu Majsner je arhivistiku podelio na: 1. primenjena 2. čista arhivistika – teorija i istorija arhiva, pravo Kazanovino podelu je doradio Hrvat Krešimir Nemet. Svu arhivistiku je podelio na: 1. arhivsku teoriju 2. arhivsku tehniku 3. arhivsku praksu 4. istoriju arhiva 5. arhivsko zakonodavstvo Na osnovu svega ovoga nastala je najšira podela arhivistike na: 1. arhivistika u užem smislu – to je nešto što objedinjuje arhivsku teoriju i praksu, ona proučava probleme koji su nastali iz rada arhiva 2. arhivistika u širem smislu – fizička i tehnička zaštita arhivske građe, arhivska tehnika (tehnička sredstva za obradu arhivske građe), istorija arhiva i arhivske službe, istorija institucija, arhivsko zakonodavstvo