G E L D E RL A N D
Sambis
geeft lokaal de ruimte In Sambis hebben de Gelderse bibliotheken een systeem ontwikkeld dat, blijkens de meest recente benchmark Kosten Bibliotheeksysteem, qua prijskwaliteitverhouding in de openbare bibliotheeksector als beste uit de bus komt. In 2014 werd in Gelderland ten behoeve van de exploitatie en het beheer van een gezamenlijk bibliotheeksysteem de vereniging Sambis (‘Samenwerkende bibliotheken in één systeem’) opgericht. Inmiddels zijn daar met uitzondering van de Bibliotheek Gelderland Zuid alle Gelderse basisbibliotheken plus Rijnbrink lid van. Over het hoe en waarom vertellen Lianne Busser, directeur-bestuurder Bibliotheek Veluwezoom en voorzitter bestuur Sambis, Ton Mengerink, directeur-bestuurder Bibliotheek Oost-Achterhoek en penningmeester, en Perry de Wit, adviseur informatiemanagement, ingehuurd van Rijnbrink. Lianne: ‘We wilden in 2011 een slag slaan als het ging om de informatievoorziening voor bibliotheken, en hoe we daar gezamenlijk iets in konden doen. Iedereen had zoiets van: we moeten echt iets met dat bibliotheeksysteem. Het is te duur, het is te versnipperd, we kunnen het als kleine bibliotheken eigenlijk niet zelf behappen. We hebben daarom een bureau in de arm genomen en dat leidde tot een heel mooi businessplan van hoe we het zouden kunnen aanpakken: de kosten ervan gaan verrekenen, de aansturing doen. We hebben een aantal
werkgroepen neergezet, en vanuit de bibliotheken is er gewerkt aan een Pakket van Eisen. Nadat we daar allemaal onze krabbel onder gezet hadden, zijn we gaan aanbesteden: een Europese aanbesteding.’ Perry: ‘We zeiden: beste leverancier, dit willen de bibliotheken hebben, komt u maar met een mooi aanbod. Het was een tweetrapsraket: kwaliteit op een bepaald niveau, en daarboven ga je naar de kosten kijken. Uiteindelijk leidde dat ook qua kosten tot een heel mooi aanbod.’ Ton ‘In die tijd moest mijn bibliotheek fors bezuinigen, dus de overstap naar een goedkoper systeem was heel welkom. Een voordeel was dat bibliotheken niet gedwongen werden om op één moment allemaal samen over te stappen naar Sambis. Een stuk of vijftien bibliotheken wilden meteen meedoen, andere een jaar later, enzovoorts. De garantie vooraf was: iedereen heeft voordeel. Als je tekent dat je over drie jaar meedoet, weet je dat je over drie jaar voordeel krijgt. Dan heb je geen afkoopsom bij je huidige systeem of andere afkoopsommen die je bij direct overstappen kunt hebben.’
Bibliotheekblad 2
2020
15
