T R A N S I T I E
Vlaamse bibliotheken in migratiegolven naar eengemaakt systeem Een megaklus kun je het wel noemen: de overstap van 313 Vlaamse bibliotheken naar het eengemaakte bibliotheeksysteem. In 2017 won het Nederlandse OCLC de aanbesteding voor het ontwikkelen van een Vlaams bibliotheeksysteem op basis van Wise. Alle Vlaamse bibliotheken stappen hier in zeven migratiegolven op over, intensief ondersteund door Cultuurconnect.
Sinds het begin van de digitalisering ontwikkelden de Vlaamse provincies allemaal hun eigen bibliotheeksoftware voor het beheren, invoeren en uitlenen van hun collecties en alle overige digitale processen. Sommige bibliotheken kozen ervoor om met weer een ander systeem te werken. In totaal werkten de 313 Vlaamse bibliotheken tot nu toe op meer dan zestig verschillende systemen van vijf verschillende leveranciers. Al die systemen moeten nu overschakelen op Wise. Voor elk systeem en elke bibliotheek moet een apart draaiboek worden gemaakt om alle gegevens vlekkeloos over te zetten. En dan zijn er per bibliotheek ook nog een hoop andere processen die synchroon moeten blijven lopen, zoals de betaalautomaten, de uitleensystemen en de inkoop bij lokale leveranciers (Vlaamse bibliotheken kopen hun boeken meestal bij lokale boekhandels). Tot slot moeten er per migratiegolf ook nog zo’n zeshonderd bibliotheekmedewerkers leren werken met het nieuwe systeem. Sommigen van hen zijn al decennialang gewend aan hun software.
Deadline 2022 Cultuurconnect ondersteunt de Vlaamse bibliotheken zeer intensief bij de overstap. Het in Brussel gevestigde bureau voor digitale innovatie in kunst en cultuur maakte de planning. Het helpt bij het inventariseren en overzetten van alle gegevens, organiseert train-de-trainerbijeenkomsten en terugkomdagen, en begeleidt de werkgroep Bibliotheeksysteem, die al tijdens de migraties nadenkt over innovaties en verbeteringen. Ook ontwikkelde Cultuurconnect een online leerplatform waar medewerkers zich via zelfstudie Wise eigen kunnen maken. Er is uitgebreid lesmateriaal voor alle trainers, en tot slot beheert het bureau ook de servicedesk. De planning is strak: ieder halfjaar vindt er een migratiegolf plaats in één provincie, als laatste volgen alle bibliotheken die niet op een provinciaal systeem zijn aangesloten. De provincie Limburg (30 bibliotheken) maakte in 2019 als eerste de overstap. Op dit moment is de tweede migratiegolf (57 Oost-Vlaamse bibliotheken, 5 Limburgse en de bib van Oostende) net afgerond. In maart 2020 is er de derde migratiegolf van 47 West-Vlaamse bibliotheken. Daarna volgen nog migratiegolven in
44
Bibliotheekblad 2 2020
Brussel, Vlaams-Brabant en Antwerpen. In 2022 moeten alle bibliotheken op Wise draaien. Lieselot van Maldeghem, communicatieverantwoordelijke bij Cultuurconnect: ‘Het grote voordeel van de overstap is dat toekomstige innovaties sneller en goedkoper kunnen worden ingevoerd in alle bibliotheken, en dat intensieve samenwerking tussen bibliotheken makkelijker wordt. De timing is tot nu toe boven verwachting goed verlopen. Medewerkers zijn heel geëngageerd en zeer betrokken. Op de dag van het live gaan maken ze er een feestje van.’
Nieuwe tools Al gedurende de overstap werken Cultuurconnect en de werkgroep Bibliotheeksysteem aan innovaties, vertelt Van Maldeghem: ‘Wise wordt elke paar maanden vernieuwd met kleine verbeteringen. Daarnaast werken we aan grotere innovaties, zoals een koppeling tussen de bestelmodule van Wise en de digitale winkelmandjes van de leveranciers. Daardoor kunnen bibliotheken straks hun bestellingen en budgetten opvolgen in Wise. En we werken aan een business intelligence tool waarmee data-analyse mogelijk wordt. Zo kunnen bibliotheken straks gemakkelijk hun uitleengegevens visualiseren aan het bestuur, en hun gegevens gebruiken voor marketing en inzicht in gebruikers en collectieuitleen.’ Maar voorlopig zijn die nieuwe tools nog toekomstmuziek. Eerst zullen de meeste bibliotheken de grote overschakeling door moeten maken. Bij iedere migratie wordt per bibliotheek een aantal medewerkers uitverkoren om het traject te trekken. Als ambassadeurs maken zij als eerste kennis met Wise tijdens een training. En op basis van hun huiswerk richten Cultuurconnect en OCLC hun nieuwe digitale omgeving in. Vervolgens is tijdens het live gaan de bibliotheek een week gesloten. In die week worden alle medewerkers ingewijd in Wise volgens het train-
