Bibliothèque ATELIER
Février 2015
TRAVAIL COLLABORATIF
Avertissement L’enssib alerte sur le fait que les outils présentés ici sont susceptibles de ne pas garantir la sécurité informatique ni la confidentialité des données de l’usager.
http://www.agora-project.net/ Agora-Project est un espace de travail collaboratif complet et intuitif. Cette application est accessible partout et à tout moment via un simple navigateur Web après identification et ne nécessite pas d’installation. C’est un logiciel de groupware libre développé en PHP / MySQL Agora Project propose une offre gratuite et des offres payantes :
PARAMÈTRES GÉNÉRAUX INSCRIPTION Cliquer sur sur la page d’accueil du site. Remplir le formulaire et utiliser un courriel valide pour confirmer la création du compte. Le créateur d’un compte en est aussi l’administrateur général. SITE, ESPACES ET MODULES On peut générer à partir du compte (ou site) initial, une infinité d’espaces ou groupes de travail. Chaque utilisateur peut être affecté à un ou plusieurs groupes de travail. Le nombre d'utilisateurs et d'espaces est potentiellement illimité (3 utilisateurs maximum avec la version gratuite). Chaque espace peut intégrer plusieurs modules. Dans chaque module, il y a des conteneurs (dossiers, sujets du forum, agendas, etc.). Dans chaque conteneur, il y a des éléments (fichiers, messages du forum, événements, etc.). Chaque conteneur possède ses propres droits d'accès. Les 2 espaces Les 9 modules Les éléments
Ce compte comprend deux espaces. L’espace « atelierenssib », actif à l’écran, comporte 9 modules. Le module Agenda contient deux éléments, comme l’Annuaire des contacts. Le module Tâches et le module Favoris ne contiennent qu’un élément chacun. Les éléments sont marqués par des étoiles .
Paramétrer le site Cliquer sur
dans le coin supérieur gauche de la page = Paramétrage général
Paramétrer les espaces • •
Cliquer sur dans le coin supérieur gauche de la page = Paramétrage de l’espace, pour paramétrer l’espace actif Cliquer sur le nom de l’espace, en haut à gauche, pour paramétrer l’ensemble des espaces = Gérer les espaces du site
C’est ici que l’administrateur de l’espace décide : • du statut privé ou public • des accès et droits généraux des utilisateurs • des accès aux modules
C’est ici que l’administrateur de l’espace décide : • des accès et droits généraux des utilisateurs • des accès aux modules
Paramétrer les événements Les événements sont créés et modifiés dans leur module respectif.
Par exemple, pour créer un lien favori, cliquer sur Ajouter un lien dans le module Favoris
Pour gérer un événement, cliquer sur le coin supérieur gauche de l’événement pour afficher le menu :
GESTION DES UTILISATEURS Chaque utilisateur peut être affecté à plusieurs espaces d’un même site
Rôles
• Utilisateur Personne ayant un compte sur le site (nom, prénom, identifiant et mot de passe sont obligatoire). • Administrateur d'espace C'est un utilisateur pouvant administrer un espace, notamment : o modifier le profil de l'espace : modules, description, fond d'écran, etc. o modifier ou supprimer tous les dossiers et éléments de son espace, même s'il n'en est pas l'auteur (mais il ne peut pas agir si l'élément n'est accessible qu'en lecture seule et partagée avec un autre espace.) o ajouter des utilisateurs sur son espace (+ envoi d'invitations par mail + import via fichier csv) o gérer tous les groupes d'utilisateurs de son espace • Administrateur général Il administre tous les espaces et accède à tous les éléments du site. Il peut également : o créer ou supprimer des espaces
gérer tous les utilisateurs du site : affectation aux espaces, suppression, etc. paramétrer le site : description, fond d'écran, couleur de l'interface, langue par défaut, fuseau horaire, etc. o sauvegarder le site (Base de Données + fichiers) • Invités Ce sont les personnes extérieures qui visitent un espace «public» : ils ne possèdent pas de compte et ne sont donc pas authentifiés sur le site. o o
Espace public : accès authentifié et accès invité
• Groupe d'utilisateurs Les groupes d'utilisateurs sont des ensembles d'utilisateurs au sein d'un même espace. Par exemple, dans l'espace «Acquéreurs», il peut y avoir un groupe «Acquéreurs droit», un groupe «Acquéreurs histoire», etc.
Droits • • •
Chaque conteneur (dossiers, sujets du forum, agendas) possède ses propres droits d'accès et est affecté à des utilisateurs, dans un ou plusieurs espaces. Le droit le plus élevé est prioritaire : si Acquéreur1 est affecté en lecture et que « Tous les utilisateurs de l’espace » est coché en écriture, alors Acquéreur1 sera aussi affecté en écriture. Dans une arborescence, le dossier racine est accessible en écriture par défaut. Mais il est possible de ne donner accès qu'en lecture à certains espaces. Dossiers
Lecture
Affichage du dossier et des éléments qu'il contient
Écriture limité
Création d'éléments Modification et suppression des éléments que l’utilisateur a créé
Écriture
Création d'éléments Modification et suppression de tous les éléments du dossier
Accès total
Agendas Affichage de l'agenda et des événements qu'il contient (sauf les événements privés) Création d'événements Modification et suppression des événements que l’utilisateur a créé
Création d'événements Modification et suppression de tous les événements Modification des droits Modification des d'accès du dossier droits d'accès de l'agenda Suppression du dossier réservé à l'auteur du Suppression de dossier et aux l'agenda administrateurs
Sujets du forum Affichage du sujet et des messages qu'il contient
Actualités et éléments indépendants Affichage de l'actualité / de l'élément
Création de messages Modification et suppression des messages que l’utilisateur a créé c'est le choix par défaut Création de messages Modification et suppression de tous les messages du sujet. Modification des droits d'accès au sujet Suppression du sujet réservé à l'auteur du sujet et
Modification et suppression de l'actualité / de l'élément
aux administrateurs d'espace Note
Chaque élément (fichier, tâche..) hérite des droits d'accès de son dossier. Par contre, les éléments à la racine ont leur propre droit d'accès : ils sont indépendants.
Agendas perso : réservé au propriétaire de l'agenda et l'administrateur général Agendas de ressources : réservé à l'auteur de l'agenda et les admininstrateurs d'espace
Création/Invitation Dans le module Utilisateurs de l’espace, cliquer sur : • • •
Ajouter… ou Inviter… ou Groupes…
Ces commandes sont aussi accessibles depuis le menu général
FONCTIONNALITÉS / MODULES • • • •
Gestionnaire de fichiers Il sert à stocker et partager des fichiers dans une arborescence. Les anciennes versions peuvent être sauvegardées. Les images sont affichées sous forme de vignette et peuvent être visualisées dans un diaporama. Les vidéos (Mpeg/Flash) peuvent être vues directement dans un lecteur vidéo (plugin nécessaire).
• • • • • • •
Agenda personnel et agenda de ressource Chaque utilisateur possède un agenda personnel, tout le temps accessible. Il peut le désactiver depuis son profil d'utilisateur. Des agendas de ressources peuvent être créés pour gérer des réservations de salle, véhicule, vidéoprojecteur, etc. Principe d'organisation : dans chaque agenda il y a des événements, et chaque événement peut être affecté à plusieurs agendas. Exemple : l'événement «réunion mensuelle» peut être affecté à l'agenda de Mme Dewey et sur l'agenda de la «salle de réunion». Il est possible d'afficher plusieurs agendas pour effectuer des comparaisons d'emploi du temps : très utile pour connaître les disponibilités de chacun avant de fixer une réunion. Chaque événement peut être assigné à une catégorie («rendez-vous», «réunion», etc.) et chaque catégorie peut être affecté à un ou plusieurs espaces. Des fichiers joints peuvent être intégrés à chaque agenda et événement. Il est possible d'exporter et d’importer les événements d'un agenda (au format .ical)
Gestion des catégories d'événement
Création d'un événement
Création d'un agenda de ressource
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Forum Le forum est un espace de discussion organisé et hiérarchisé : Thèmes (facultatifs) → Sujets → Messages Les messages sont mis en page via un éditeur de texte : police, couleur, taille, tableau, image Chaque thème peut être affecté à un ou plusieurs espaces. Des fichiers joints peuvent être intégrés aux sujets et aux messages.
Ajouter un message
Gérer les thèmes des sujets
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Gestionnaire de tâches Cet outil gère des tâches dans une arborescence. Pour chaque tâche, il est possible de préciser : o une date de début et/ou de fin o un état d'avancement en % o une priorité (basse, normale, haute, critique) o un budget disponible et un budget engagé o des responsables parmi les utilisateurs Un diagramme de Gantt simplifié est affiché si des périodes de début/fin sont spécifiées. Des fichiers joints peuvent être intégrés à chaque tâche.
Création d'une tâche
Affichage d'une tâche
Annuaire de contacts Les contacts (personne physique ou morale) sont stockés dans une arborescence. Une carte Google Map peut être affichée pour localiser des contacts ayant une adresse. Des fichiers joints peuvent être intégrés à chaque contact. Note : les utilisateurs du site ne sont pas automatiquement intégrés à l'annuaire de contact. Il est possible d’importer une liste de contacts (donner un titre aux champs à afficher)
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Messagerie Cet outil permet l'envoi d'emails à des utilisateurs du site et/ou des contacts. Des pièces jointes peuvent être intégrées aux courriels.
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Gestionnaire de favoris Ce module gère des liens Internet (favoris) stockés dans une arborescence. Chaque lien peut être prévisualisé avec une vignette. Des fichiers joints peuvent être intégrés à chaque lien.
Utilisateurs de l'espace
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Affiche tous les utilisateurs de l'espace (ou de tout le site → réservé à l'administrateur général). Le profil de chaque utilisateur peut y être modifié par son propriétaire ou l'administrateur général. Chaque utilisateur peut inviter de nouvelles personnes à rejoindre l'espace (invitation envoyé par courriel). Pour qu'un utilisateur puisse inviter, cochez «utilisateur +» dans le paramétrage de l'espace.
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Actualités et nouveaux éléments (Tableau de bord) Permet l'affichage d'actualités avec si besoin des pièces jointes Le tableau de bord affiche également les nouveautés (derniers éléments ajoutés) et les éléments en cours (événements et tâches ayant lieu sur la période affichée)
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LiveCounter & Messagerie Instantanée Le LiveCounter affiche les utilisateurs connectés en même temps que vous (cf. barre de menu).
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La messagerie instantanée permet un dialogue en direct avec les autres personnes connectées.
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Moteur de recherche Il effectue une recherche sur tous les éléments de l'espace dont l'accès nous est autorisé. La recherche avancée permet une sélection des champs et modules de recherche. Le moteur de recherche est accessible depuis la barre de menu :
Cliquer sur
dans le coin supérieur gauche de la page puis sur
DOCUMENTATION ET SOURCES •
AGORA-PROJECT - Espace Numérique de Travail (ENT), [sans date]. [en ligne]. http://www.agora-project.net
Sur le site, un guide et un forum sont à disposition.
•
Agora-Project - Travail collaboratif - Logiciels Libres - Framasoft, [sans date]. [en ligne]. http://www.framasoft.net/article4344.html • Tutoriel agora project Cietice, 17:14:22 UTC. [en ligne]. [ http://fr.slideshare.net/dothomas/tutoriel-agora-project-cietice • Dotproject - Gestion de projet - Logiciels Libres - Framasoft, [sans date]. [en ligne]. http://www.framasoft.net/article3577.html • KmProject - Logiciels collaboratifs, [sans date]. [en ligne]. https://kmproject.wikispaces.com/Logiciels+collaboratifs • PIQUIER, Alexandre. Guide pratique du travail collaboratif, 2009. [en ligne]. • http://www.a-brest.net/IMG/pdf/Guide_pratique_du_travail_collaboratif.pdf • Travail collaboratif, 2014. Wikipédia [en ligne]. http://fr.wikipedia.org/w/index.php?title=Travail_collaboratif&oldid=108000837 Le travail est souvent naturellement collectif et collaboratif, c’est-à-dire qu’il fait interagir plusieurs acteurs pour la réalisation de tâches qui visent à atteindre un but commun. La notion de travail collaboratif désigne aujourd’hui un travail qui n’est plus fondé sur l’organisation hiérarchisée traditionnelle, et plus spécifiquement un nouveau mode de travail (éventuellement intégré dans un modèle économique de production) où collaborent de nombreuses personnes grâce aux technologies de l’information et de la communication. Les outils nouveaux permettent de maximiser la créativité et l’efficience d’un groupe associé à des projets d’envergure même si elles sont très dispersées dans l’espace et le temps. Le projet d’encyclopédie en ligne, libre et multilingue, Wikipédia est un exemple de résultat d’un travail collaboratif « en réseaux coopératifs » • Les outils collaboratifs en ligne pour l’entreprise, [sans date]. CommentCaMarche [en ligne]. http://www.commentcamarche.net/faq/16568-les-outils-collaboratifs-en-ligne-pour-l-entreprise • Wimi | Gestion de projet en ligne - Collaboration en ligne., [sans date]. [en ligne]. [ https://fr.wimi.pro/
AUTRES OUTILS EN LIEN Exemple d’outils de travail collaboratif DIIGO DROPBOX
https://www.diigo.com https://www.dropbox.com/
GOOGLE DRIVE https://drive.google.com/ ISSUU
http://issuu.com
NETVIBES
http://www.netvibes.com/fr
SLIDESHARE
http://fr.slideshare.net
TITANPAD TRELLO
https://titanpad.com/ https://trello.com/
ZOTERO
https://www.zotero.org/
CALAMÉO
http://fr.calameo.com/
ONEDRIVE HUMYO VIMEO
https://onedrive.live.com/about /fr-fr/ www.humyo.fr https://vimeo.com
YOUTUBE DAILYMOTION FLICKR DELICIOUS
https://www.youtube.com http://www.dailymotion.com/fr https://www.flickr.com/ https://delicious.com/
Outil de Social Bookmarking Outil gestion, de partage et de stockage de documents. Outil création, de partage et de stockage de documents. Outil de publication, de partage et de stockage de documents. Outil de veille et de médiation qui propose notamment une app Dropbox Outil de partage et de stockage de documents. Outil de travail collaboratif Outil de gestion de projet avec mise en commun de documents Outil de gestion de références bibliographiques et de pages Web qui permet de partager ses documents Outil de stockage et de partage. Version gratuite offrant peu de possibilités Outil de stockage et de partage Outil de stockage et de partage Partage de vidéos Fonctionne aussi avec Dropbox Partage de vidéos Partage de vidéos Partage de photos Outil de social bookmarking
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