tímastjórnun
Thomas Möller
„the 5 master skills“ 1. Tímastjórnun 2. 3. 4. 5.
Samningatækni Markmiðasetning Kynningartækni Sölutækni
Tíminn er......? Dýrmætasta auðlindin
Tíminn er......? Fortíð (maybe I should have)...........NÚTÍÐ..........framtíð
TĂminn er......? ....naumur
Í dag ætlum við að staldra aðeins við....
ERTU Í KAPPHLAUPI VIÐ TÍMANN ? ER MEIRA EN NÓG AÐ GERA? MÖRG ÓKLÁRUÐ VERKEFNI ? ER STÖÐUGT ÁREITI ? TÍMINN FLÝGUR! TÍMAÞJÓFAR ? TÍMAÞRÖNG ? STREITA? VÁ!
TÍMAÞRÖNG – NÓG AÐ GERA ? KAPPHLAUP VIÐ TÍMANN ? ÓKLÁRUÐ VERKEFNI ? STÖÐUGT ÁREITI ? TÍMAÞJÓFAR ?
HVERNIG FORGANGSRAÐAR ÞÚ VERKEFNUM ? HVERNIG TEKUR ÞÚ Á TÍMAÞJÓFUM ? HVERNIG SKIPULEGGUR ÞÚ ÞIG ?
Markmið
• Vinna • Prívat
Forgangsröðun
Afleiðingar
• Miklar • Meðal • Litlar
Hugsaðu: hvaða ákvarðanir, verkefni, viðfangsefni .......
Hafa stærstar afleiðingar í för með sér fyrir þig og vinnustaðinn þinn
„Successful people do things that have big potential consequences for themselves or their business“
„The 90/10 rule applies most of the time“ „People who focus on A- tasks and finish them quickly get promoted quickly“
Brian Tracy
Hugsaðu þér ! Öll þín verkefni eru annaðhvort:
A verkefni
eða B verkefni
TVENNS KONAR VERKEFNI BÍÐA ÞÍN • A verkefni – Færa þig nær markmiðum – Hafa stærstar afleiðingar – Veitir ánægju- endorfín!
• B verkefni – Engin áhrif á markmið – Hafa litlar afleiðingar – Leiða til streitu
Um 40% vinnu fólks er B verkefni !
Hvernig ráðstafar þú tíma þínum ? Er samræmi milli......
Gilda, markmiða og áherslna ....og ráðstöfunar tíma þíns
14
Er samræmi....? Hvernig viltu vera að ráðstafa tíma þínum?
Hvernig ertu í raun að ráðstafa tíma þínum ?
16
17
Lykilspurningarnar eru....
Hvað geri ég næst? Eða.........Hver er besta notkun á tíma mínum núna? – Leiðtoginn Snýst um árangur og áhrif. Verkefni með miklar afleiðingar.
og...
Hvernig geri ég það best? Eða.........Hvernig næ ég bestum afköstum pr klst? - stjórnandinn
VIÐ LIFUM Í 3 HEIMUM !
VINNA
EINKALÍF
félagslíf
VINNAN RÆÐUR !
VINNA
EINKALÍF
félagslíf
Harðir tímar
16.3.2011
Mjúkir tímar
21
For parents in a hurry.
16.3.2011
23
Kassinn= tíminn sem þú hefur.
“Stjórnaðu því sem fer í kassann þinn... ..og hvað flæðir út ekki láta tilviljun eða þrýsting annarra ráða” Stephen R. Covey
JÁ við viðbótarverkefni........... .....þýðir NEI við öðru verkefni, áhugamáli, samskiptum, frítíma... Þú hefur jafn langan tíma og áður – 24 klst á dag
hver ræður yfir tíma þínum ? • • • • • • • • • • • •
Yfirmaðurinn ? Eigendur – fjárfestar ? Viðskiptavinurinn ? Birgjarnir ? Samkeppnin? Bankinn ? Samstarfsfólkið ? Krísur ? Tölvupósturinn ? Makinn og börnin ? Vinirnir og „social“ málin? Áhugamálin og “dótið” sem þú átt ?
- Þú ?
Busy....ness !
27
Ekki segja mér hve lengi þú vinnur. Segðu mér hverju þú kemur í verk Spakmæli frá www.velgengni.is
“time must be explicitly managed like money� Randy Pausch
ÞÚ GETUR STJÓRNAÐ TÍMA ÞÍNUM MEIRA EN ÞIG GRUNAR !!
TÍMASTJÓRNUN HJÁ YKKUR – TIL UMHUGSUNAR • Jákvætt viðhorf til verkefna mikilvægt – „hverju kom ég þó í verk í dag“? • Virðing fyrir tíma annarra mikilvæg – líka prívat tíma • Þekkja forgangsmálin – líka hjá hvort öðru í fyrirtækinu / skólanum • Tökum ekki að okkur verkefni nema tími sé fyrir hendi eða önnur bíði • Er einhver búinn með öll sín verkefni í lok dags?
• Verið meðvituð um ráðstöfun tímans......verðmætasta eign ykkar !
– Hvað er til ráða:
Tímaþjófar:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.
Truflanir Ónóg yfirsýn- óreiða Óvæntar „krísur“ Óskýr markmið Týnd skjöl Ómarkvissir fundir Óstundvísi - seint á fundi Of mikill tölvupóstur Allt á „síðustu stundu“ Langar skýrslur Leiðinlegt starf! Óþarfa félagsstarf
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.
“hvað get ég gert fyrir þig” Nota dagbók og verkefnalista Gera ráð fyrir þeim Hafa markmiðin í augsýn Kenna fólki skjalavistun Hafa meiri fundaraga í fyrirtækinu Virðing fyrir tíma annarra Senda minna, tala meira saman! Forsjálni og raunhæf tímaáætlun Hafa allt á einni A4 Finna annað betra! Hætta strax!
– Hvað er til ráða:
Tímaþjófar:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.
Facebook, msn,mbl .....! Tækjabilanir Óskýr samskipti. Óljós hlutverkaskipting. Akstur milli staða Of margir fundir Óskýr fyrirmæli og uppl. Töpuð tölvugögn Tjón og óhöpp Síminn – óþarfa samtöl Of mikið hringt til mín Þorði ekki að segja nei
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.
Ok sem smápása, stoppa ofnotkun Betri tæki, viðhaldsþjónustu Tölum skýrt saman- fá staðfestingu Skýrleiki – væntingar- ferlar Sameina erindi í eina ferð Aðeins halda fund ef þörf krefur Tvítaka fyrirmæli – vera viss Örugg afritun Fyrirbyggjandi aðgerðir Sérhæft fólk sem svarar - helpdesk Nota tölvupóstinn, “sendu mail” Ekki reyna að þjóna öllum!
Hvað er ein mínúta löng ?
Tími: huglægur eða hlutlægur ?
Ráðstöfun tíma okkar, er stærsta ákvörðun sem við tökum hverju sinni
Tímastjórnun TÍMI + STJÓRNUN + Hegðun.
Tracy: “95% of success in work and life
= positive perspective + good time management habits�
Jákvæð eða neikvæð? .....þú ræður !
hugsun
tal
líðan
hegðun
árangur
VENJUR – “rútínur” !! • Hegðun, viðbrögð, matarvenjur....VINNUVENJUR. • ALLAR BREYTINGAR ERU ERFIÐAR ! • Prófaðu að breyta “rútínum” • Það tekur 21 dag að breyta!
• “The 7 Habits....” Stephen Covey
.....aรฐ breyta hegรฐun ?
Youtube: pianotrappan
T铆mastj贸rnun = sj谩lfsstj贸rnun
Sjálfsstjórnun = Sjálfsagi “Self-discipline is crucial to a simpler, more contented life.” Dalai Lama
“Það er aldrei nægur tími til að gera allt.....
….en það er alltaf nægur tími til að gera mikilvægustu hlutina!” Hyrum Smith
OF LÍTILL TÍMI..... ...eða.. ERUM VIÐ MEÐ OF MÖRG JÁRN Í ELDINUM ?
ÞÚ ÁTT NÆGAN TÍMA !
Tímabókhaldið okkar...8760 klst á ári Bið 150 Undir stýri 450 Persónulegt 850 Fjölmiðlar 1100 Vinna 1800 Svefn 2600 1800 TÍMAR LAUSIR !!
hver er besta notkun (fjárfesting - arðsemi…)
tíma míns
NÚNA ?
Góðar vinnuvenjur ...uppskriftir + “verkfæri” sem spara tíma !
Talandi um verkfรฆri
Thomas Mรถller 2007
49
.....menn !
ears neck feet
Settu skýr...skrifleg markmið Prívat og í vinnunni !
MARKMIÐ... TÆKI TIL AÐ NÁ ÁRANGRI !
• Tímasettir draumar !
• Eitthvað markmið er betra en ekkert
......”hamingjan er hér og nú”
Hvenær vinnum við best?
Þegar markmiðin eru skýr! ....og svörun fæst strax !
Clarity Feedback Care
besta leiðin til að spá fyrir um framtíðina......
...er að skipuleggja hana!
Fjórar spurningar stefnumótunar ...........fólk og fyrirtæki!
• • • •
Hvar er ég í dag...? Hvert vil ég stefna ? Hvað þarf að gera ? Hvað get ég ?
NÚ
Framtíð
“you can always change your plan, ....but only if you have one”
Randy Pausch
Kláraðu mikilvægustu
(...og erfiðustu) verkefnin fyrst!.... ..helst strax á morgnana ! “FIRST
THINGS FIRST”
Stundaðu „zero based thinking“ - sokkinn kostnaður.
Miðað við það sem ég veit núna... ....hvað ætti ég að hætta að gera..... strax? Verkefni, samskipti, vörur, þjónusta starfsmenn, starf, tími, kostnaður, félagsskapur, venjur, sparnaður, fjárfesting. Rannsóknir sýna að um 70% ákvarðana reynast rangar
Jack Welch: „the reality principle“
„look at the world as it is, not what you wish“ „say to yourself: maybe I was wrong“ „hope is not a strategy“
Kláraðu mikilvægustu verkefnin með því að..... • Hafa einn fundarlausan dag í hverri viku. • • Haltu fund „með sjálfum þér“. •
Fá afnot af lokuðu herbergi...vinna í friði
• • •
Klára verkefnið heima? Mæta snemma.....enginn sími, engin truflun.....bara þú!
Mikilvægt...eða bara aðkallandi Mikilvæg
Fyrirbyggjandi aðgerðir Heilsan Tími með maka og börnum Finna ný tækifæri Stefnumótun Lesa bók (hringir ekki!) A- kúnnar A- vörur/þjónusta
Krísur og neyðarástand Verkefni komin á lokatíma Meðhöndlun kvartana
I II
IV III Ekki mikilvæg
Tímasóun-tímaþjófar Um 70% af tölvupósti
Ekki aðkallandi
Það sem er mikilvægt hjá öðrum Flestar truflanir, “droppað” inn Síminn segir...”svaraðu mér strax”!!
Aðkallandi
Vertu upptekin(n) þegar þú ert upptekin(n) ! Ekki láta trufla þig að óþörfu Ekki gleyma að taka pásur !
Að ná stjórn á truflunum - áreiti • Fólk „droppar“ inn – Gera kröfu um að tími sé bókaður fyrirfram – Birgjum og sölumönnum bannað að koma án bókunar – „hvað get ég gert fyrir þig“ ? – Gefa ákveðinn tíma: „þú hefur korter“ – Standandi fundur
• Síminn hringir: – Hafa á „silent“, velja síðan í hvern er hringt – Hafa öll mikilvæg símanúmer í „contacts“, þá veistu hvaða hringingum þú skalt svara strax, láta aðrar bíða – Skiptiborð biður um að sent verði tölvuskeyti
Að vinna óslitið
“á grænu ljósi”
“stop and go”! Að vinna óslitið og ótruflað... ...ein samfelld klukkustund nýtist betur en sex tíu mínútna skorpur
.....fáðu vinnufrið...mestu afköstin ! flæði”
• Þegar við getum einbeitt okkur – “
• Komdu þér í “flæði”,....... líka í vinnunni!
Settu lokatíma á verkefni • Enginn lokatími = engin verkefnalok • Gerðu samning um lokatíma • Ákveða í upphafi dags hvenær fara skal heim
Hvernig er unnið áður en farið er í frí?
Undirbúðu betur ! ALLIR HLUTIR GERAST TVISVAR
..fyrst í huganum.....síðan í raun!!
1 mínúta í undirbúningi skilar sér í 10 mínútna tímasparnaði =1000% arðsemi! .......góð fjárfesting! Hvernig planar þú fríið þitt ?
Náðu yfirsýn…. • • • •
Farðu yfir verkefnasafnið Taktu saman gögn um hvert verkefni Búðu til einn lista yfir verkefnin Farðu yfir listann með þínum yfirmanni • …..og forgangsraðaðu þeim!
HVER ERU 3 MIKILVÆGUSTU ? KLÁRAÐU ÞAU Í VIKUNNI !
“to-do lists help us break a complicated life into manageble small steps�
Randy Pausch
Randy Pausch
72
Meiri skýrleiki á vinnustaðnum - samanber HP könnunina
• Reglulegir fundir með samstarfsfólki • Verkefnaskrá fyrir hvert nýtt ár • Starfsmenn þekkja afurðir fyrirtækisins
• Ferlar skráðir og sjáanlegir • Mælikvarðar árangurs (KPI/CSF) “Clarity is the top motivator”
B.Tracy
A eรฐa
B
?
....framkvรฆmdu A fyrst
Móttaka og flokkun verkefna.
• • • • •
A...Algjör forgangur......gera strax B...Bíða....... skoða aftur C...Cjáðu til....... leysast af sjálfu sér D...”Delegeraðu” þeim, E...Eyddu - hentu þeim
Starfaðu í lotum… • • • •
Framleiðslutækni: “batch size = economics of scale” Hringja símtöl í lotum (notaðu heyrnartól) Afgreiða tölvupóst í lotum, slökkva af og til Notaðu þinn “besta tíma” vel
• “tek ekki símann” er í lagi! • Loka dyrum er í lagi • ....”take a break”
Lærðu að segja
NEI!
• Eitt öflugasta tímastjórnunartækið • Ef ekki samræmist þínum markmiðum eða tíma. • ..segðu bara
NEI ! (bara ekki við yfirmanninn !)
Rifjaðu upp hvenær þú hefðir átt að segja NEI, en ekki já.
Gerðu stór verkefni lítil
• Lausnin: Búta niður í smærri verk • Mikilvægum verkum slegið á frest
...hálfnað er verk þá hafið er!
Hafðu skipulag á skrifborðinu
• Skjalavarsla í lagi…hreinsa reglulega! • Draslið tekur frá þér athygli!! • Nota dagbók og verkefnalista. • MINNI PAPPÍR !!! – prenta minna út !! • Þú gerir aðeins eitt í einu: A1 á borðinu • Hreint skrifborð í lok dags..sem regla!
Þetta er “OUT” !
Þið eruð þekkingarstarfsmenn
• Hráefnið ykkar.... upplýsingar • Samskipti eru mikilvæg
• Það eru gerðar kröfur til ykkar um skipuleg og öguð vinnubrögð • Ykkar tími er dýrmætur, 1 klst/dag = 1 mánuður á ári !
Einfaldaðu! • óþarfa skjöl: í kassa, í geymslu, eyða! • FÆRRI HILLUR OG HIRSLUR! • taka til......allstaðar...góð tilfinning! • ferðastu með minni “farangur”! • Einfaldaðu einkalífið líka! • „simple living“ er málið
...haltu FÁA EN GÓÐA fundi • skýrt markmið og dagskrá • fundarstjóri og fundargerð • Byrja td 13.15.....15.42 !!
• haltu þig við efnið....byrja og enda á réttum tíma • halda fundi aðeins aðeins ef þörf krefur • niðurstöður í lokin – minnisblað – ákvarðanir • Hjá okkur mæta allir á réttum tíma!...loka hurðinni! • komdu aldrei á fund...óundirbúin(n)!
Vertu þinn eigin gæðastjóri • Yfirlesinn texti – það má treysta mér ! • Skráning upplýsinga – alltaf ok hjá mér!- tvítékkað ! • Gakktu ferlana í fyrirtækinu – sími, vefur, email..! • Undirbúa næsta notanda – gakktu frá eftir þig! • Allir eru viðskiptavinir............... – Líka innanhúss!
GERÐU ÞAÐ NÚNA - hugsun • Klára litlu 5 mínútna verkefnin ..... NÚNA • Ákveða NÚNA hvað á að gera við póstinn • Framsendu NÚNA verkefni og gögn á aðra
• Segðu NÚNA
NEI
.....sýndu ákveðni
• Hentu gögnum NÚNA sem þú þarft ekki • Settu gögn NÚNA á réttan stað • Ákveða NÚNA forgangsröðun verksins • “the law of single handling”
Meðhöndlaðu mál einu sinni ! • The law of single handling....probably the best time management tool “...Brian Tracy
– Þú getur aðeins gert þetta: • Pappírspóstur: framsenda, henda, raða, svara....
• Tölvupóstur: forward, delete, file, reply, print
Notaðu tölvupóstinn rétt • Afkastamikill samskiptamáti........getur gengið of langt ! • Afgreiddu litlu málin strax -settu annað í rétta möppu
• Hafðu 10-20 mál í innboxinu sem TO-DO LISTA
Notaðu tölvupóstinn rétt • Ef þú ert með þúsundir pósta í innboxinu: – – – –
Búðu til möppur (viðskiptavinir, starfsmenn, verkefni....) Búðu til möppu fyrir 2010, 2009..... Taktu upp nýja siði - Hreinsaðu innboxið á föstudögum Flokkaðu eftir „from“ – fljótara að eyða
• Vertu stuttorð(ur), ekki of mikið cc, • Forðastu „reply all“ • Vandaðu þig: email=sendibréf – snyrtilegt og flott • Passaðu þig: email = póstkort sem getur farið víða
Tímastjórnun – fyrstu aðgerðir ….hjá þér ! • Hugsaðu alltaf: er þetta A verkefni
eða B verkefni
?.....ALLTAF!
• Skipuleggðu næstu viku á föstudegi – Notaðu dagbók með verkefnalista – Ekki bóka þig of stíft....eigðu fundarlausa daga.
• Taktu til í kringum þig! – Einfaldaðu – skipuleggðu – hreinsaðu inboxið! – HVETTU SAMSTARFSFÓLKÐ TIL ÞESS SAMA !
• Náðu yfirsýn um fyrirliggjandi verkefni – Verkefnalisti – fækkaðu gulu miðunum – eitt blað! – Samræmd forgangsröðun innan sviðs þíns....fyrirtækisins / stofnunarinnar
Tímastjórnun - top 6 atriði • Yfirsýn – Verkefnalisti, starfsmannafundir, skýrleiki, fyrirmæli, gildi, stefna.
• Forgangsröðun – Helstu verkefni framundan...í hvaða röð vinnast þau, fyrst A...svo B.
• Skipulag – Skrifstofan, gögn, tölvupóstur, skjalakerfi, hreint borð og agi.
• Ákveðni – Segja NEI og segja JÁ með tilliti til markmiða og tíma
• Virðing – ....fyrir tíma annarra – stundvísi og vinnufriður
• Forsjálni – Raunhæf tímaþörf verkefna – í upphafi skyldi endinn skoða.
Lesið þetta: •
The One Minute Manager, Kenneth Blanchard and Spencer Johnson, Berkeley Books, 1981,
•
The Seven Habits of Highly Effective People, Stephen Covey, Simon & Schuster, 1989,
•
The Last Lecture, Randy Pausch, Hyperion books, New York 2008
•
Getting things done, David Allen, Penguin books 2008