Mit einer technischen Gesamtlösung zu mehr Effizienz

Modern Work: Mit einer technischen Gesamtlösung zu mehr Effizienz

Die meisten Unternehmen kämpfen auch nach zwei Jahren intensivem digitalen Arbeiten noch regelmässig mit technischen Problemen – und verlieren dadurch pro Online-Meeting oder -Präsentation im Schnitt sieben wertvolle Minuten! Das Konzept Modern Work befasst sich neben der Einrichtung des individuellen Arbeitsplatzes auch mit der Einrichtung von technisch professionell ausgestatteten Räumen, in denen reibungslos gearbeitet werden kann. Wir erklären Ihnen, wieso eine Gesamtlösung eine Überlegung wert ist – und dass diese gar nicht so kostenintensiv ist.

Neue Anforderungen durch fortschreitende Digitalisierung

Mit der Pandemie hat sich in puncto Arbeit vieles verändert. Wir sind auf den gänzlich digitalen oder zumindest hybriden Zug aufgesprungen. Lange Zeit waren wir im Homeoffice und sind es teilweise immer noch. Auch nach überstandener Pandemie werden gewisse Aspekte dieser digitalen Arbeitsweise bestehen bleiben und Unternehmen sehen sich nun zum Handeln gezwungen. Zurzeit ist der Begriff «Modern Work» in aller Munde. Dieses Konzept sieht vor, dass ein Unternehmen seinen Mitarbeitenden zeitgerechte Arbeitsbedingungen schafft, damit sich diese wohlfühlen und effizient arbeiten können, ob im Geschäft oder zu Hause im Homeoffice.

Neue technische Herausforderungen

Das virtuelle Arbeiten bringt Vorteile, aber es kommen damit gleichzeitig Herausforderungen auf ein Unternehmen zu. In einem Grossraumbüro stellen die immer häufiger werdenden Calls für die anderen Anwesenden einen beachtlichen Störfaktor dar. Es werden Rückzugsmöglichkeiten in kleinen Räumen, sogenannten Huddle-Rooms, oder separate Call-Sitzungszimmer nötig. Für grosse Meetings bedarf es teilweise Konferenzräumen deren Equipment genauso einfach zu bedienen sein soll wie der eigene Laptop. Mitarbeitende können normalerweise nicht richtig einschätzen, dass die Kommunikation mit weiteren Personen, die am separaten Arbeitsplatz oder in einem Konferenzraum erfolgt, weitgehend andere Anforderungen an Kamera, Mikrofon und Lautsprecher stellt. Als Unternehmen möchte man nicht wertvolle Zeit damit verbringen, Räume immer wieder aufs Neue einzurichten oder technische Probleme zu beheben.

Die ersten Schritte zu einer modernen Technik

Ein Unternehmen, das seine Technik gemäss dem Modern-Work-Konzept anpassen möchte, sollte verschiedene Punkte beachten. In einem ersten Schritt ist es wichtig, zu definieren, was Modern Work für das eigene Unternehmen überhaupt bedeutet. Hierbei ist es zwingend, die Mitarbeitenden – aller Hierarchiestufen – miteinzubeziehen. So werden Bedürfnisse abgeholt und können angemessen adressiert werden.

Die Suche nach der optimalen Lösung

geeignete Zeitpunkt gekommen ist, einen Profi an Bord zu holen. Einen Partner zu haben, der eine einheitliche Lösung installiert, spart Zeit und Nerven – und schliesslich auch Ressourcen! Sieben Minuten werden pro Meeting und teilnehmende Person gespart! Zudem sind viele Lösungen heutzutage softwarebasiert und durchaus kosteneffizient: Mit einem Betrag von 1’000 bis 5’000 CHF pro Raum wird bereits eine enorme Qualitätsverbesserung erreicht.

Mit Kilchenmann zur geeigneten Lösung

Nachdem die Bedürfnisse abgeholt wurden, geht es daran, eine geeignete Lösung zu finden. Dabei ist wichtig, dass diese ganzheitlich ist und keine Systembrüche aufweist. Sie soll in jedem betroffenen Raum die optimalen Bedingungen für ein Meeting schaffen: Bild, Licht und Akustik stimmen auf Anhieb und man braucht sich nur mit einem Knopfdruck einzuwählen. Zudem ist man auch vor Cyber-Attacken geschützt. Die Suche nach einem Gesamtpaket ist nicht einfach, womit der Die Digitalisierung und nicht zuletzt die Pandemie haben technische Anforderungen mit sich gebracht, mit denen sich ein Unternehmen im Rahmen eines Modern Work Konzepts beschäftigen sollte. Wollen auch Sie eine Techniklösung, die reibungslos funktioniert und die Ihren Mitarbeitenden ein effizientes Arbeiten ermöglicht? Gerne schauen wir mit Ihnen die Optionen an, die sich für Ihr Unternehmen bieten. Kontaktieren Sie uns noch heute: mail@kilchenmann.ch

Bei der Kantonspolizei St.Gallen wird jetzt digital unterschrieben

Das Projekt «Justitia 4.0» sieht vor, dass die Schweizer Justiz künftig rein elektronisch funktioniert. Ein Knackpunkt dabei sind praktikable Lösungen zur Erstellung rechtsgültiger digitalisierter Handunterschriften. Die Kantonspolizei St.Gallen hat ein entsprechendes Tool entwickelt – und seit Februar 2022 im Einsatz.

Ab 2027 soll – mit wenigen Ausnahmen – die papierlose Aktenführung in der Schweizer Justiz gesetzlich verpflichtend werden. So sieht es das Projekt «Justitia 4.0» (www. justitia40.ch) vor. Was innovativ und praktisch klingt, birgt allerdings – wie jedes Digitalisierungsprojekt – so viele Fallstricke, wie Schritte nötig sind, um einen Justizfall abzuwickeln, über alle Stufen und Instanzen hinweg, von der Rapportierung eines Falls über dessen Verhandlung bis zur Archivierung der Akten.

» A. Eberhard von der Kantonspolizei-Station in Gams (links) wurde von Urs Studerus intensiv in die Testphase der Lösung zur Unterschriften-Digitalisierung eingebunden – und ist überzeugt vom neuen Tool.

Alle Polizeikorps müssen digitalisieren

Zuvorderst in dieser Prozesskette stehen die Schweizer Polizeikorps. Sie müssen sich von der bis anhin gebräuchlichen papiergebundenen Vorgangsverarbeitung verabschieden – zugunsten durchgängig digitaler Workflows, die zwar weniger «handfest» sind als kiloschwere Aktenordner, aber eben auch effizienter und transparenter.

Wie die rein elektronische Vorgangsverarbeitung funktionieren kann, zeigt die «myABI»-Plattform. Diese wurde von einer Arbeitsgemeinschaft erarbeitet, in der sich 18 Kantone engagieren – wobei die Kantonspolizeien von Zug, Graubünden und St.Gallen als Pilotkorps fungieren. Laut Urs Studerus, Leiter Projektmanagement & Engineering bei der Kantonspolizei St.Gallen, funktioniert «myABI» verlässlich und stösst bei den Anwender*innen bereits auf breite Akzeptanz. «Das liegt nicht zuletzt daran, dass wir das Tool so gestaltet haben, dass es die Workflows nur insoweit unterstützt, dass die Arbeit möglichst leichtfällt und Fehler vermieden werden. Andererseits bietet die Lösung aber auch die Spielräume, welche es in der oft von Unerwartetem geprägten Polizeiarbeit einfach braucht.» Konkret leitet «myABI» fallbasiert durch die Verarbeitung eines Vorgangs, etwa ein Diebstahl, Einbruch oder Verkehrsunfall. Spezielle Handlungen – zum Beispiel Rechtsmittelbelehrungen – werden mit Hinweisen unterstützt, sodass kein Schritt vergessen geht. Ein grosser Vorteil dabei ist, dass zentrale Basisdaten nur einmal erfasst werden müssen. «Das Tool erleichtert die Arbeit an der Front und dank passender Schnittstellen auch die Korps- und Institutionenübergreifende Zusammenarbeit, etwa mit der Staatsanwaltschaft», sagt Urs Studerus.Optimierungsbedarf erkennt er bei «myABI» derzeit vor allem noch bei der branchenübergreifenden Kooperation – bezüglich gewisser Inhomogenitäten bei den jeweils verwendeten Standards.

Herausforderung digitalisierte Handunterschrift

Neben der Realisierung von «myABI» war laut Urs Studerus die Entwicklung einer praktikablen Methode für die sichere und rechtsgültige Erfassung

» Die Unterschrift wird auf zertifizierten und normierten Unterschriften-Pads von Xyzmo eingelesen. Dabei werden wesentlich mehr Daten erfasst als nur die Form der gezogenen Linie.

<myABI> heraus gestartet und das unterschriebene PDF-Dokument wird auch in <myABI> sowie im Dokumentenarchiv abgelegt», erklärt Urs Studerus. «Sobald ein Vorgang, etwa eine Einvernahme, bis zur Unterschriftsreife abgearbeitet ist, unterzeichnen unsere Mitarbeitenden auf ihrem Laptop. Danach unterzeichnet die involvierte Person. Entweder auf dem separaten Pad – auf dem sie natürlich zuvor auch das Dokument nochmals lesen und dessen Inhalt prüfen kann –oder, wenn kein Pad zur Verfügung steht, auf dem Screen des Polizei-Laptops.»

Biometrische Signatur garantiert Rechtssicherheit

digitalisierter Handunterschriften ein wichtiges Puzzleteil auf dem Weg zur voll digitalisierten Vorgangsverarbeitung. «Die rechtssichere digitale Erfassung von Unterschriften ist ein essenzielles Element, um alle in der Polizeiarbeit relevanten Aufgaben durchgängig digital abbilden zu können – auch im mobilen Einsatz», betont Urs Studerus. Während Methoden zum rechtsgültigen Nachweis der Integrität und Authentizität elektronischer Dokumente (beispielsweise PDF/A-Dateien) wie die qualifizierte elektronische Signatur heute durchaus vielerorts etabliert seien, seien anerkannte Methoden zur Erstellung einer qualifizierten digitalen Unterschrift noch zu wenig verbreitet – nicht zuletzt, weil der Erwerb eines solchen Zertifikates nicht ohne Weiteres möglich ist.

«Eine Signatur hat zwei Komponenten: die eigentliche Unterschrift und die zweifelsfreie Identifikation der unterschreibenden Person», erklärt Urs Studerus. «Daher müssen Sie, wenn Sie bei einer/einem privaten Anbieter*in erstmalig eine qualifizierte elektronische Signatur erwerben wollen, dort persönlich vorstellig werden. Nur so gelingt ein sicherer Identifizierungs- und Authentifizierungsprozess.»

Spezifische Hard- und Software von «Namirial»

Übertragen auf die Polizeiarbeit an der Front bedeutet dies: Die Identifizierung einer Person wird vor Ort vorgenommen – durch die Polizeikräfte. Danach geht es darum, die von der identifizierten Person geleistete Unterschrift zu authentifizieren. Dazu verwendet die Kantonspolizei St. Gallen jetzt eine Lösung der italienischen Vertrauenslösungsanbieterin «Namirial», mit der auch die Zuger Polizei bereits Erfahrungen gesammelt hat. Diese Lösung besteht aus einer Software für die Serverumgebung, einer Client-Software für die Erfassung digitalisierter Handunterschriften und aus zertifizierter, normierter Hardware in Form eines Tablets mit PEN-fähigem Touchscreen oder Unterschriften-Pads sowie jeweils eines elektronischen Stiftes (PEN). So gestaltetet sich das Leisten einer Unterschrift für die involvierten Personen nahezu gleich wie bisher – mit dem einzigen Unterschied, dass auf einem Bildschirm statt auf Papier «geschrieben» wird. Den entscheidenden Beitrag im Hintergrund leistet die Unterschriften-Software von Namirial, wie Urs Studerus erläutert: «Neben Ort und Datum erfasst und speichert diese die gezeichnete Linie der Unterschrift, aber auch Anpressdruck, Geschwindigkeit sowie Lage und Winkel des Stiftes. Diese Daten werden verschlüsselt und direkt im PDF-Dokument gespeichert. So entsteht – durch die Kombination der Unterschriftendaten mit dem kryptografischen Verfahren – eine individuelle biometrische Signatur. Diese ist, wie eine konventionelle Handunterschrift, nötigenfalls mit einem forensischen Gutachten analysierbar. Ihr Beweiswert ist dem der klassischen Unterschrift mindestens ebenbürtig – oder übertrifft diesen sogar.»

Optisch erkennbar ist die in der biometrischen Signatur verborgene Datenflut nicht. «Sie sehen nicht mehr als die Unterschriftenlinie auf dem PDF-Dokument und können aus diesem auch nichts auslesen», erklärt Urs Studerus. «Der Schlüssel dazu liegt zu Teilen bei der Staatskanzlei und bei der Kantonspolizei. So ist sichergestellt, dass weder die Staatskanzlei noch die Kantonspolizei Zugriff auf die Daten haben und niemals eine Unterschrift fälschen könnten. Das gibt allen Sicherheit – der Polizei, der Justiz und den Bürger*innen, die digital unterschrieben haben.»

Seit 2021 im praktischen Einsatz, nun auch mit Pad

Im Fronteinsatz effektiv eingesetzt wird das UnterschriftenTool auf dem Laptop seit Mitte 2021. Bereits damals wurde die Client-Lösung von Namirial auf den Laptops aller Mitarbeitenden installiert, welche digitalisierte Unterschriften einlesen können müssen «Im Februar 2022 erhielt zusätzlich jeder Polizeiposten ein Pad und jeder Stützpunkt zwei Pads. Überdies wurden auch weitere Stellen wie etwa die Kriminalpolizei mit Geräten ausgerüstet», erklärt Urs Studerus. «Erfreulicherweise verlief gleich die erste Woche ohne wesentliche Probleme», konstatiert Urs Studerus, der mit seinem Team rund 18 Monate in das Projekt investierte – und

dabei durchaus auch Lehrgeld bezahlte. «Wir haben den Aufwand für Zertifizierungen und die Entwicklung gewisser Prozesse und Abläufe etwas unterschätzt. Auch musste der Lieferant noch ein bisschen Optimierungsarbeit leisten», erklärt er. «Doch jetzt haben wir das Roll-out hinter uns – und können uns ganz dem ChangeProzess widmen.» Dabei komme das neue Tool gut an. «Das direkte digitale Unterschreiben ist einfacher und natürlich deutlich schneller als das Ausdrucken, Unterschreiben und WiederEinscannen.»

Erfolgreiche Digitalisierung bedingt gutes Changemanagement

Für einen guten Start mit dem neuen Arbeitswerkzeug wurden Videoanleitungen erstellt, die den Mitarbeitenden der Kantonspolizei St.Gallen den effizienten Umgang mit dem neuen Tool vermitteln. Zudem bieten IT-affine Kolleg*innen in allen Regionen als Tutor*innen niederschwellige Unterstützung an – und das Team verfolgt anhand statistischer Auswertungen, wo das neue Werkzeug bereits wie häufig eingesetzt wird. «In einzelnen Gruppen wurden schon nach wenigen Wochen bereits rund 90 Prozent aller Vorgänge rein digital abgewickelt. Das zeigt uns: Es funktioniert, es ist praktikabel und es wird akzeptiert.»

Auf die Frage, welche Tipps er für Polizeikorps, die den Wechsel noch vor sich haben, auf Lager hat, führt Urs Studerus zwei Dinge an: «Erstens hat es sich gelohnt, dass wir im Vorfeld detailliert evaluiert haben, wo es wirklich eine Unterschrift braucht. Dabei stellten wir fest, dass sie bei zahlreichen Vorgängen, etwa einem Rapport, verzichtbar ist – weil ohnehin alles lückenlos und minutiös im System nachvollziehbar ist. Dieses Hinterfragen und Optimieren der eigenen Arbeitsweise, das bisweilen auch ein Umdenken seitens externer Partner*innen wie der Staatsanwaltschaft bedingt, hat uns geholfen, auf das Essenzielle zu fokussieren – zugunsten einer Schärfung der Anwendungsgenauigkeit.»

» Hat bald ausgedient: Die klassische Unterschrift auf Papier hat keinen höheren Beweiswert als eine mithilfe der richtigen Digitalisierungslösung erfasste biometrische Signatur.

Info

Organisation und Verantwortliche des Projekts «Justitia 4.0»

Das Projekt «Justitia 4.0» hat die Digitalisierung von Zivilverfahren sowie verwaltungsgerichtlichen Verfahren zum Ziel. Zudem umfasst es Strafverfahren ab deren Eingang bei den Staatsanwaltschaften und bis zu deren Übertragung an die Strafvollzugsbehörden. Parallel dazu existiert das Projekt «eDossier Gerichte» für die Digitalisierung aller gerichtlichen Verfahren.

Sein zweiter Tipp betrifft das gezielte und frühe Fördern von Akzeptanz, insbesondere durch das Beantworten von Fragen und die konsequente Beseitigung erkennbarer Hürden. Als Beispiel nennt er die Unterschriften-Pads. «Viele Mitarbeitende hatten Mühe mit der Vorstellung, dass die Klient*innen ihre Unterschrift auf dem Touchscreen der Polizei-Laptops leisten, diese also in die Hand nehmen werden. Mit der Einführung der Unterschriften-Pads waren diese Zweifel, die sowohl Sicherheits- als auch Hygienebedenken fokussierten, ausgeräumt – und die Akzeptanz stieg deutlich», erinnert sich Urs Studerus.

Er wird die konkrete Nutzung der Lösung in den kommenden Wochen und Monaten genau beobachten, analysieren – und natürlich gut zuhören, welche Erfahrungen die Anwender*innen im Rahmen der täglichen Polizeiarbeit mit dem Tool machen. So können Verbesserungen erarbeitet werden – damit das digitale Unterschreiben mit einem PEN bald so alltäglich sein wird, wie es bisher mit Kugelschreiber und Papier war. Während das Bundesamt für Justiz für die Gesetzgebung auf Bundesebene zuständig ist, erarbeiten die Justizkonferenz und die Konferenz der kantonalen Justiz- und Polizeidirektorinnen und -direktoren (KKJPD) die Plattform «Justitia.swiss». Dieses einheitliche schweizerische Justizportal soll künftig bei Gerichtsverfahren den Rechtsverkehr zwischen den Verfahrensbeteiligten sowie die Akteneinsicht in allen Verfahrensabschnitten und über alle Instanzen hinweg ermöglichen.

Die Projektleitung für «Justitia 4.0» liegt bei der KKJPD, welche – ebenso wie die Gerichte – vier Vertreter*innenplätze im Steuerungsausschuss besetzt. Als Co-Projektleiter amtieren aktuell KKJPDGeneralsekretär Florian Düblin und Bundesrichter Nicolas Von Werdt. Die Gesamtprojektleitung liegt in den Händen von Jacques Bühler, 1. Adjunkt des Generalsekretärs, Bundesgericht. Als sein Stellvertreter agiert Vital Meyer von der KKJPD.

La police cantonale de Saint-Gall utilise désormais la signature numérique

Le projet « Justitia 4.0 » prévoit que la justice suisse fonctionne à l’avenir uniquement par voie électronique. La mise en place de solutions pratiques pour l’établissement de signatures manuscrites numérisées juridiquement valables constitue l’un des points cruciaux. La police cantonale de Saint-Gall a développé un outil adapté et l’utilise depuis février 2022.

Dès 2027, la gestion des dossiers sans papier devrait être légalement obligatoire dans la justice suisse, avec quelques exceptions. C’est ce que prévoit le projet « Justitia 4.0 » (www.justitia40.ch). Ce qui semble novateur et pratique recèle toutefois, comme tout projet de numérisation, autant de pièges que d’étapes nécessaires au traitement d’une affaire judiciaire, à tous les niveaux et instances, du rapport d’une affaire à l’archivage des dossiers en passant par sa négociation.

Tous les corps de police doivent passer à la numérisation

Les corps de police suisses figurent en tête de cette chaîne de processus. Ils doivent abandonner le traitement des cas sur papier utilisé jusqu’à présent au profit de flux de travail numériques continus qui sont certes moins « tangibles » que des dossiers pesant des kilos, mais qui sont plus efficaces et plus transparents.

La plateforme « myABI » montre comment le traitement purement électronique des cas peut fonctionner. Celle-ci a été élaborée par une communauté de travail à laquelle participent 18 cantons, les polices cantonales de Zoug, des Grisons et de Saint-Gall faisant office de corps pilote. Selon Urs Studerus, responsable de la gestion de projet et de l’ingénierie à la police cantonale de Saint-Gall, « myABI » fonctionne de manière fiable et est déjà largement acceptée par les utilisateurs. « Cela est notamment dû au fait que nous avons conçu l’outil de manière à ce qu’il soutienne les flux de travail en facilitant au maximum les tâches et en évitant les erreurs. D’autre part, la solution offre également la marge de manœuvre dont on a tout simplement besoin dans le travail de la police, souvent marqué par l’inattendu. » Concrètement, « myABI » guide l’utilisateur à travers le traitement d’un cas, par exemple un vol, un cambriolage ou un accident de la route. Les activités spéciales, comme les informations sur les voies de recours, sont accompagnées

» Urs Studerus, responsable de la gestion de projet et de l’ingénierie à la police cantonale de Saint-Gall, a investi beaucoup de matière grise avec son équipe et analyse désormais comment celle-ci se comporte dans la pratique.

d’indications afin qu’aucune étape ne soit oubliée. La saisie unique des données de base centrales constitue un grand avantage. « L’outil facilite le travail de première ligne et la collaboration entre les corps de police et les institutions, par exemple avec le parquet, grâce à des interfaces adaptées », explique Urs Studerus. Il reconnaît que « myABI » doit encore être optimisée, en particulier concernant la coopération intersectorielle en raison de certaines inhomogénéités dans les normes utilisées.

Enjeu de la signature manuscrite numérisée

Outre la réalisation de « myABI », le développement d’une méthode pratique pour la saisie sûre et juridiquement valable des signatures manuscrites numérisées était, selon Urs Studerus, une pièce importante du puzzle sur la voie du traitement entièrement numérisé des cas. « La saisie numérique juridiquement sûre des signatures constitue un élément essentiel pour pouvoir reproduire numériquement toutes les tâches importantes dans le travail de la police, même en cas d’intervention mobile », souligne Urs Studerus. Tandis que les méthodes permettant d’apporter une preuve juridiquement valable de l’intégrité et de l’authenticité des documents électroniques (par exemple les fichiers PDF/A),

» Sur les pavés de signature certifiés et normalisés de Xyzmo, la personne qui signe peut lire et vérifier le document avant de le signer avec le stylo électronique.

comme la signature électronique qualifiée, sont aujourd’hui bien établies en de nombreux endroits, les méthodes reconnues pour la création d’une signature numérique qualifiée sont encore trop peu répandues, notamment car l’acquisition d’un tel certificat est compliquée.

« Une signature a deux composantes : la signature proprement dite et l’identification indubitable de la personne qui signe », explique Urs Studerus. « C’est pourquoi, si vous souhaitez acquérir pour la première fois une signature électronique qualifiée auprès d’un acteur privé, vous devez vous présenter personnellement sur place. C’est la seule façon de réussir un processus d’identification et d’authentification sûr. »

Matériel et logiciel spécifiques de « Namirial » La signature biométrique garantit la sécurité juridique

Ainsi, pour les personnes impliquées, le processus de signature est pratiquement le même qu’auparavant, à la seule différence que l’on « écrit » sur un écran et non sur du papier. Le logiciel de signature de Namirial apporte une contribution décisive en arrière-plan, comme l’explique Urs Studerus : « Outre le lieu et la date, celui-ci saisit et enregistre la ligne tracée de la signature, mais également la pression d’appui, la vitesse ainsi que la position et l’angle du stylo. Ces données sont cryptées et enregistrées directement dans le document PDF. Combiner les données de la signature avec le procédé cryptographique permet ainsi d’obtenir une signature biométrique individuelle. Tout comme une signature manuscrite conventionnelle, celle-ci peut être analysée, si nécessaire, à l’aide d’une expertise médico-légale. Sa valeur probante est au moins égale, voire supérieure, à celle de la signature classique. »

La masse de données cachée dans la signature biométrique n’est pas reconnaissable visuellement. « Vous ne voyez rien de plus que la ligne de la signature sur le document PDF et vous ne pouvez rien lire à partir de celui-ci », explique Urs Studerus. « La clé se trouve en partie à la Chancellerie d’État et à la police cantonale. Il est ainsi garanti que ni la Chancellerie d’État ni la police cantonale n’ont accès aux données et ne pourraient jamais falsifier une signature. Cela donne une sécurité à tout le monde : à la police, à la justice et aux citoyen-ne-s qui ont signé numériquement. »

Transposé au travail de la police sur le terrain, cela signifie que : l’identification d’une personne est effectuée sur place, par les forces de police. Il s’agit ensuite d’authentifier la signature apposée par la personne identifiée. Pour ce faire, la police cantonale de Saint-Gall utilise désormais une solution du fournisseur italien de solutions de confiance « Namirial », déjà utilisée par la police zougoise. Cette solution se compose d’un logiciel pour l’environnement serveur, d’un logiciel client pour la saisie des signatures manuscrites numérisées et d’un matériel certifié et normalisé sous la forme d’une tablette avec écran tactile compatible PEN ou d’un pavé de signature, chacun fourni avec un stylo électronique (PEN).

« La solution de signature fonctionne comme une application client sur les ordinateurs portables de nos collaborateurs. Elle est lancée directement à partir de « myABI » et le document PDF signé est également enregistré dans « myABI » ainsi que dans les archives de documents », explique Urs Studerus. « Dès qu’un cas, par exemple un interrogatoire, est traité jusqu’à ce qu’il soit prêt à être signé, nos collaborateurs signent sur leur ordinateur portable. La personne impliquée appose ensuite sa signature. Soit sur le pavé séparé, sur lequel elle peut bien sûr relire le document au préalable et en vérifier le contenu, soit, si aucun pavé n’est disponible, sur l’écran de l’ordinateur portable de la police. »

En pratique depuis 2021, désormais avec le pavé

L’outil de signature sur ordinateur portable est effectivement utilisé sur le terrain depuis le milieu de l’année 2021. Dès cette époque, la solution client de Namirial a été installée sur les ordinateurs portables de tous les collaborateurs qui doivent pouvoir lire les signatures numérisées. « En février 2022, chaque poste de police a reçu un pavé supplémentaire et chaque base deux pavés. D’autres services, comme la police criminelle, ont également été équipés de ces appareils », explique Urs Studerus. « La première semaine s’est heureusement déroulée sans problème majeur », constate Urs Studerus, qui a investi environ 18 mois dans le projet avec son équipe et qui a également payé l’apprentissage. « Nous avons un peu sous-estimé les efforts à fournir pour les certifications et le développement de certains processus et procédures. Le fournisseur a également dû accomplir un léger travail d’optimisation », explique-t-il. « Mais maintenant que le déploiement est derrière nous, nous pouvons nous consacrer entièrement au processus de changement. » Le nouvel outil est d’ailleurs bien accueilli. « La signature numérique directe est plus simple et bien sûr nettement plus rapide que l’impression, la signature et la numérisation. »

Une numérisation réussie nécessite une bonne gestion du changement

Pour bien prendre en main le nouvel outil de travail, des instructions vidéo ont été créées pour apprendre aux collaborateurs de la police cantonale de Saint-Gall à utiliser efficacement le nouvel outil. Des collaboratrices et collaborateurs à l’aise en informatique proposent en outre un soutien accessible dans toutes les régions en tant que tutrices et tuteurs et l’équipe suit les endroits où le nouvel outil est déjà utilisé et sa fréquence d’utilisation à l’aide d’évaluations statistiques. « Dans certains groupes, après quelques semaines seulement, près de 90 pourcentage de toutes les opérations étaient déjà effectuées de manière purement numérique. Cela nous montre que cela fonctionne, que c’est faisable et que c’est accepté. »

» Bientôt obsolète : la signature classique sur papier n’a pas plus de valeur probante qu’une signature biométrique capturée à l’aide de la solution de numérisation adéquate.

Lorsqu’on lui demande s’il a des conseils pour les corps de police qui doivent encore procéder au changement, Urs Studerus cite deux choses : « Premièrement, cela a valu la peine d’évaluer en détail au préalable les cas où une signature était réellement nécessaire. Nous avons constaté qu’il était possible de s’en passer pour de nombreux cas, comme pour un rapport, car tout est de toute façon traçable dans le système, sans faille et avec minutie. Cette interrogation et l’optimisation de notre propre méthode de travail, qui implique parfois également un changement de mentalité de la part de partenaires externes comme le parquet, nous ont aidés à nous concentrer sur l’essentiel, au profit d’une meilleure précision d’application. »

Info

Organisation et responsables du projet « Justitia 4.0 »

Le projet « Justitia 4.0 » a pour objectif la numérisation des procédures civiles et administratives. Il englobe en outre les procédures pénales dès leur réception par les parquets et jusqu’à leur transfert aux autorités d’exécution des peines. Parallèlement, il existe le projet « eDossier Gerichte » pour la numérisation de toutes les procédures judiciaires.

Son deuxième conseil concerne l’encouragement ciblé et précoce de l’acceptation, notamment en répondant aux questions et en éliminant systématiquement les obstacles identifiables. Il cite l’exemple des pavés de signature. « De nombreux collaborateurs avaient du mal à s’imaginer que les personnes apposeraient leur signature sur l’écran tactile des ordinateurs portables de la police car cela impliquait que ces personnes touchent leur matériel. L’introduction des pavés de signature a permis de dissiper ces doutes, qui se focalisaient à la fois sur les questions de sécurité et d’hygiène, et d’augmenter nettement l’acceptation », se souvient Urs Studerus.

Dans les semaines et les mois à venir, il observera et analysera de près l’utilisation concrète de la solution et écoutera attentivement les expériences des utilisatrices et utilisateurs avec l’outil dans le cadre du travail quotidien de la police. Des améliorations pourront ainsi être apportées pour que la signature numérique avec un PEN devienne bientôt aussi banale qu’elle l’était jusqu’à présent avec un stylo et du papier. Tandis que l’Office fédéral de la justice est responsable de la législation au niveau fédéral, la Conférence de la justice et la Conférence des directrices et directeurs des départements cantonaux de justice et police (CCDJP) élaborent la plateforme « Justitia.swiss ». Ce portail suisse unique de la justice doit permettre à l’avenir, lors de procédures judiciaires, les échanges juridiques entre les parties de la procédure ainsi que la consultation des dossiers à tous les stades de la procédure et dans toutes les instances.

La direction du projet « Justitia 4.0 » est assurée par la CCDJP qui, tout comme les tribunaux, occupe quatre places de représentants au sein du comité de pilotage. Le secrétaire général de la CCDJP Florian Düblin et le juge fédéral Nicolas Von Werdt sont actuellement codirecteurs du projet. La direction générale du projet est assurée par Jacques Bühler, 1er adjoint du secrétaire général, Tribunal fédéral. Son suppléant est Vital Meyer de la CCDJP.

Nella Polizia cantonale di San Gallo, ora si firma in digitale

Il progetto «Justitia 4.0» prevede che la Giustizia svizzera, in futuro, funzioni solo in modalità elettronica. Un punto critico sulla questione sono le soluzioni praticabili per la creazione di firme manuali digitalizzate legalmente valide. La Polizia cantonale di San Gallo ha sviluppato un apposito dispositivo e se ne serve da febbraio 2022.

Tutti i corpi di polizia devono passare alla digitalizzazione

I primi nella catena di processo sono i corpi della polizia svizzera. Questi dovranno dire addio al processo cartaceo finora in uso, in favore di flussi di lavoro interamente digitali, meno «maneggevoli» delle pesanti cartelle, ma anche più efficienti e trasparenti.

A partire dal 2027, salvo poche eccezioni, la gestione degli atti nella Giustizia svizzera dovrà essere condotta obbligatoriamente in modalità digitale. Questo è quanto prevede il progetto «Justitia 4.0» (www.justitia40.ch). All’apparenza una soluzione innovativa e pratica che, però, come ogni progetto di digitalizzazione, nasconde tante insidie quanti sono i passaggi necessari per l’elaborazione di un caso giudiziario a tutti i livelli e in tutte le istanze, dalla segnalazione di un caso all’udienza, fino all’archiviazione degli atti. Come funzionerà il processo meramente elettronico viene mostrato nella piattaforma «myABI». Questa è gestita da una comunità di lavoro impegnata in 18 cantoni, in cui le polizie cantonali di Zugo, dei Grigioni e di San Gallo fungono da corpi pilota. Secondo Urs Studerus, Direttore di Project management & Engineering presso la Polizia cantonale di San Gallo, «myABI» funziona in modo affidabile e gode di un buon grado di accettazione tra gli utenti. «Ciò è possibile, anche perché abbiamo progettato lo strumento in modo tale che i flussi di lavoro siano supportati solo nella misura in cui facilitino il lavoro ed evitino errori. D’altro canto, la soluzione offre anche margini di flessibilità decisamente necessari nel lavoro di polizia, spesso caratterizzato da imprevisti.» In concreto, «myABI» guida attraverso l’elaborazione di un caso, ad esempio un furto, un furto con scasso o un incidente stradale. Azioni speciali, come le indicazioni sui rimedi giuridici, sono supportate mediante avvisi per non saltare alcun passaggio. Un grande vantaggio è costituito dal fatto che i dati di base centrali vanno registrati una sola volta. «Lo strumento facilita il lavoro e, grazie ad apposite interfacce, agevola la collaborazione tra corpi e istituzioni, ad esempio con il Ministero pubblico», afferma Urs Studerus. Egli riconosce anche un potenziale di ottimizzazione in «myABI», in particolare nella cooperazione tra settori differenti, in merito a determinate disomogeneità nei rispettivi standard impiegati.

» La discrezione resta garantita: grazie ad un lungo cavo di collegamento, il pad per la firma (qui sul tavolo del meeting) può essere posizionato ad una distanza di sicurezza dalla postazione di lavoro.

«La soluzione di firma viene eseguita come applicazione client sui laptop dei nostri collaboratori. Si inizia direttamente da «myABI» e il documento PDF firmato viene salvato in «myABI» e nell’archivio documenti», chiarisce Urs Studerus. «Quando un processo, ad esempio un interrogatorio, è stato elaborato ed è pronto per essere firmato, i nostri collaboratori lo firmano sul proprio laptop. Poi firma la persona coinvolta. Lo fa su un pad a parte (su cui può naturalmente leggere prima il documento e controllare il contenuto) oppure, se non è disponibile un pad, firma sullo schermo del laptop della polizia.»

La sfida della firma digitale

Oltre alla realizzazione di «myABI», secondo Urs Studerus, lo sviluppo di un metodo praticabile per la registrazione sicura e legalmente valida delle firme digitalizzate è stato un pezzo importante del puzzle sulla strada verso un processo completamente digitalizzato. «La registrazione digitale delle firme legalmente sicura è un elemento essenziale per mappare digitalmente tutti i compiti rilevanti per il lavoro di polizia, anche nell’uso mobile», sottolinea Urs Studerus. Mentre i metodi per la prova legale dell’integrità e dell’autenticità dei documenti elettronici (ad esempio file PDF/A) come la firma elettronica sono oggi ben affermati in molti luoghi, i metodi riconosciuti per la creazione di una firma digitale qualificata sono ancora troppo poco diffusi, anche perché ottenere un simile certificato non è proprio facile. «Una firma presenta due componenti: la firma vera e l’identificazione univoca del firmatario», spiega Urs Studerus. «Pertanto, se si desidera acquistare per la prima volta una firma elettronica qualificata presso un fornitore privato, occorre presentarsi lì di persona. Solo così può aver luogo il processo di identificazione e autenticazione.»

La firma biometrica garantisce

» La soluzione, come qui nel veicolo operativo, è impiegabile anche in modalità mobile. La connessione dati necessaria è garantita dalla rete mobile o anche dall’hotspot WiFi nel una sicurezza giuridica veicolo operativo. Per le persone coinvolte, mettere una firma funziona quasi come prima, con l’unica differenza che «scrivono» su uno schermo anziché su carta. Il relativo contributo in background è fornito dal software per firme di Namiriali, come illustrato da Urs Studerus: «Oltre a luogo e data, esso registra e salva la linea disegnata per la firma ma anche la pressione, la velocità, la posizione e l’angolazione della penna. Questi dati vendono cifrati e salvati direttamente nel documento PDF. Pertanto, combinando i dati della firma con la procedura criptografica, si ottiene una firma biometrica individuale. Questa, come una firma convenzionale, può essere analizzata con perizia forense, laddove necessario. Il suo valore probatorio è equiparabile alla firma classica o è persino superiore.» A livello ottico, non è riconoscibile la marea di dati nascosti nella firma biometrica. «Non si vede altro che la riga della firma sul documento PDF e, pertanto, non è possibile captare nulla da essa», spiega Urs Studerus. «La chiave risiede in parte nella Cancelleria dello Stato e in parte presso la Polizia cantonale. Si garantisce così che né la Cancelleria dello Stato né la Polizia cantonale abbiano accesso ai dati e che non sia mai possibile falsificare una firma. Questo fornisce sicurezze a tutti, la polizia, la Giustizia e i/ le cittadini/e che firmano in modalità digitale.»

Hardware e software specifici di «Namirial»

Applicato al lavoro di polizia in prima linea, questo significa che l’identificazione di una persona viene effettuata in loco, da parte della polizia. Va pertanto autenticata la firma della persona identificata. La Polizia cantonale di San Gallo si avvale ora di una soluzione del fornitore di fiducia italiano «Namirial», con cui anche la Polizia di Zugo ha già fatto esperienza. Questa consiste nell’impiego di un software per l’ambiente server, un software client per la registrazione di firme digitalizzate e di un hardware certificato e a norma in forma di tablet con touch screen abilitato per PEN o con pad per la firma e una relativa pennetta elettronica (PEN).

Uso pratico dal 2021, ora anche con pad

Lo strumento di firma sul laptop è stato utilizzato efficacemente nelle operazioni in prima linea dalla metà del 2021. Già allora, la soluzione client di Namirial è stata installata sui laptop di tutti i collaboratori che devono essere in grado di leggere le firme digitalizzate. «Nel febbraio 2022, ogni stazione di polizia ha ricevuto un ulteriore pad e ogni base due. Anche altri uffici, come la polizia criminale, sono stati dotate di dispositivi», spiega Urs Studerus. «Fortunatamente, la prima settimana è trascorsa senza grossi problemi», afferma Urs Studerus, che ha investito circa 18 mesi nel progetto con il suo team, imparando a proprie spese. «Abbiamo un po’ sottovalutato lo sforzo per le certificazioni

e lo sviluppo di alcuni processi e procedure. Anche il fornitore ha dovuto eseguire delle operazioni di ottimizzazione», afferma. «Ma ora abbiamo la fase di roll-out alle nostre spalle e possiamo dedicarci interamente al processo di transizione.» Il nuovo strumento è stato ben accolto. «La firma digitale diretta è più semplice e, naturalmente, molto più veloce di stampa, firma e nuova scansione.»

La buona riuscita della digitalizzazione dipende dal change management

Per garantire un’introduzione ottimale all’uso del nuovo strumento di lavoro sono stati creati dei video di istruzione, i quali aiutano i collaboratori della Polizia cantonale di San Gallo ad utilizzare il nuovo strumento in modo efficiente. Inoltre, colleghi e colleghe con affinità informatiche offrono un supporto di base in tutte le regioni come tutor e, sulla base di valutazioni statistiche, il team traccia dove il nuovo strumento sia già in uso e con quale frequenza. «Nei singoli gruppi, circa il 90 percentuale di tutti i processi è stato elaborato in modalità esclusivamente digitale dopo poche settimane. Questo ci mostra che il metodo funziona, è praticabile e sarà accettato.» Alla richiesta di suggerimenti per i corpi di polizia che devono ancora apportare il cambiamento, Urs Studerus dice due cose: «In primo luogo, è valso la pena valutare in dettaglio e in anticipo dove fosse davvero necessaria una firma. Abbiamo così scoperto che non è necessaria per numerosi processi, come un rapporto, perché tutto nel sistema può comunque essere tracciato senza problemi e meticolosamente. Questa messa in discussione e ottimizzazione del nostro modo di lavorare, che a volte richiede anche un ripensamento da parte di partner esterni come il Ministero pubblico, ci ha aiutato a concentrarci sull’essenziale, migliorando l’accuratezza dell’applicazione.

» Presto obsoleta: la classica firma su carta non ha un valore probatorio maggiore di una firma biometrica acquisita con la giusta soluzione di digitalizzazione. Info

Il secondo suggerimento concerne una promozione mirata e precoce per favorirne l’accettazione, in particolare rispondendo alle domande ed eliminando così gli ostacoli riconoscibili. Come esempio menziona i pad di firma. «Molti collaboratori avevano problemi con l’idea che i/le clienti avrebbero firmato sul touchscreen del laptop della polizia e che, quindi, lo avrebbero preso in mano. Introducendo i pad per la firma, questi dubbi focalizzati sulla sicurezza e sull’igiene, sono stati eliminati e l’accettazione è salita», ricorda Urs Studerus.

L’uso concreto della soluzione nelle settimane e nei mesi a venire sarà tenuto sotto osservazione, analizzato e saranno ascoltate anche le esperienze degli/delle utenti nell’ambito del lavoro quotidiano con questo strumento. Potranno essere così apportati dei miglioramenti, affinché la firma digitale con una PEN diventi presto una realtà quotidiana, come sono state finora carta e penna.

Organizzazione e responsabile del progetto «Justitia 4.0»

Il progetto «Justitia 4.0» ha come obiettivo la digitalizzazione dei procedimenti civili e dei procedimenti giudiziari amministrativi. Comprende anche i procedimenti penali dal momento in cui giungono all’ufficio del Ministero pubblico e fino al loro trasferimento alle autorità di esecuzione delle pene. In parallelo, esiste anche il progetto «eDossier Tribunali» per la digitalizzazione di tutti i procedimenti giudiziari.

Mentre l’Ufficio federale di giustizia è competente per la legislazione a livello federale, la Conferenza sulla giustizia e la Conferenza dei direttori dei dipartimenti cantonali di giustizia e polizia (CDDGP) elaborano la piattaforma «Justitia.swiss». Questo portale di giustizia svizzero unico consentirà in futuro di effettuare transazioni legali tra le parti coinvolte nei procedimenti giudiziari e l’ispezione dei fascicoli in tutte le fasi del procedimento e in tutte le istanze.

La direzione del progetto per «Justitia 4.0» è affidata alla CDDGP che, come i tribunali, ha quattro seggi rappresentativi nel comitato direttivo. Sono attualmente co-direttori di progetto il segretario generale della CDDGP, Florian Düblin, e il giudice federale Nicolas Von Werdt. La direzione generale del progetto è affidata a Jacques Bühler, 1o aggiunto del Segretario generale, Tribunale federale. Il suo vice è Vital Meyer, della CDDGP.