Meetings Västsverige by Borås TME

VÄSTSVERIGE MEDFÖLJER MEETINGS INTERNATIONAL #51 2012 SIDRUBRIK

Borås/Sjuhärad #02 SEP 2012

U. LF OLSSON KS-ORDFÖRANDE

Vi står upp och tar debatten om hur viktig mötesindustrin är

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Bor ås/Sjuh ärad w w w. m e e t i n g s v a s t s v e r i g e. s e | www. boras. com/kongress

effektiva möten:

Konferera i toppklass - på First Hotel Grand till oslagbara priser!

Dagskonferens från 369,Boka direkt på 033 - 799 00 19 Pris/person, exkl moms

www.firsthotelgrand.se

SIDRUBRIK

Conny Brännberg, vice ordförande för Västsvenska Turistrådet

VI HJÄLPER DEN LOKALA VÄRDEN ATT BLI EN HJÄLTE Mötesstrategin för Västsvenska Turistrådet bygger på ett starkt lokalt engagemang. För att förverkliga strategin behövs det ett aktivt regionalt förankringsarbete där man arbetar in mötesindustrin i den egna kommunens och kommunalförbundets planer och strategier. Det är i princip alltid en lokal värd som tar initiativ till att ett möte genomförs på en ort. Det är hon/han som bjuder in sina kollegor från andra delar av landet eller världen. Den lokala värden är motorn och hjälten i vår satsning på mötesindustrins utveckling i Västsverige. Mycket snart kan vi se tydliga resultat av det arbete vi har påbörjat, men den fulla effekten tar det flera år att avläsa. Det är först när många människor – beslutsfattare, forskare, myndighetschefer och andra som är engagerade i olika nätverk, forskarorganisationer och föreningar – blivit medvetna om vilka möjligheter som finns i mötesindustrin – som vi ser resultaten. Västsvenska Turistrådet är den motor, det stöd och den katalysator

som på ett effektivt sätt underlättar och snabbar på arbetet. Vi skapar fler Convention Bureauer som genererar fler möten. Två positiva ekonomiska effekter av att vi producerar allt fler möten i västra Sverige är också fler hotellnätter och restaurangbesök. Det är en av huvudorsakerna till att Västsvenska Turistrådet är engagerat i frågan. I första hand handlar det om att skapa ett forsknings- och innovationsklimat som stimulerar inflyttning och företagsutveckling, att nationellt och internationellt stärka universitetens, högskolornas och forskningsinstitutens varumärken, och därmed underlätta deras rekrytering av studenter och forskare. Det genererar också större möjligheter för nyföretagandet och stärker befintliga företag i Västra Götaland. Vi har Convention Bureauer i Göteborg, Borås och Skövde och det kommer flera. Nu måste vi få många fler att inse att det inte handlar om turism. Istället ska vi höja blicken för att vi har ett verktyg för samhällsutveckling där vi bör kunna vara helt

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Bor ås/Sjuh ärad w w w. m e e t i n g s v a s t s v e r i g e. s e | www. boras. com/kongress

överens mellan olika partier. Det verktyget måste kontinuerligt förfinas med nya kunskaper. Mötesindustrins utveckling kräver helt andra kunskaper och på en helt annan nivå. Det finns ett bra förslag för hur Sverige ska kunna använda sin mötesstrategi. Vi i Västsverige går före, vårt projekt, som vi utvecklar ytterligare i Västra Götalandsregionen, har kommit långt. Nu ska vi komma ännu längre. Vi ska vara piloten och språngbrädan för forskning och utveckling genom att hjälpa forskare att skapa fler möten i vår region. Vi har möjligheterna och den enda begränsningen som finns, finns inom oss själva. Conny Brännberg vice ordförande för Västsvenska Turistrådet För mer information om Västsvenska Turistrådet kontakta carin.klemetz@vastsverige.com

S IDRUBRI K

M EET I N G S I N T ER N AT I ON A L® VÄS TSVER I G E | B or ås /S juh ära d ww w.meetingsva stsver ige.se | w ww.bor a s.c om/k ongr ess

S TÅ N D P U N K T

Ulf Olsson, kommunstyrelsens ordförande

”VI STÅR UPP OCH TAR DEBATTEN OM HUR VIKTIG MÖTESINDUSTRIN ÄR” ”Framgångarna i Borås beror på att det är bra människor som har skapat en bra anda. Det här sättet att tänka har byggts upp under de senaste sju, åtta åren och gör att vi nu kan börja skörda gemensamma framgångar.” Det sa Hans Forsman, projektledare för kommunens visionsarbete Borås 2025, i förra numret av Meetings Västsverige/Borås. Ulf Olsson (S) är kommunalråd och kommunstyrelsens ordförande: – Självklart delar jag Hans Fors mans uppfattning. Mötesindustrins utveckling är en av de viktigaste framtidsfrågorna, därför står det målet tidigt i visionen. Möten och kongresser är starkt prioriterade frågor, och bland annat därför arbetar vi med frågan om det nya kongresshuset som en prioriterad fråga. På frågan om kommunen kan tänka sig att skapa en strategi för hur mötesindustrin ska kunna utvecklas och därmed dra till sig högskola och näringsliv i ett starkare gemensamt arbete, svarar Ulf Olsson: – Vi har ett väldigt bra samarbete med högskolan och näringslivet. Vi kan mycket väl utveckla en strategi. Idag arbetar vi med samma frågor, men har ingen skriftlig strategi. Mötesindustrin har hamnat i fokus för Borås kommuns utveckling de senaste åren, och där mitt i ljuset ska den finnas.

Ulf Olsson anser att för att få politik, universitet och näringsliv att samarbeta för att utveckla staden ska de fortsätta att jobba precis som nu. – Vi har ett mycket nära samarbete med näringslivet. SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut är en betydelsefull partner som har många möten. Med dem för vi diskussioner om att de ska kunna genomföra ännu fler av sina möten i Borås, det är ännu en faktor som pekar på vikten av ett nytt möteshus. – Vi för också samtal med sjukvården och högskolan, det är självklara frågor. Håller vi en hög kunskapsnivå i Borås inom högskola och sjukvård, och ser till att vårt näringsliv ges möjlighet att utvecklas är vi på rätt väg, och det anser jag att vi är. Enligt Ulf Olsson har Borås många områden inom vilka de är framgångsrika och har en stark position. Ett sådant område är det sätt de arbetar på tillsammans med näringsliv, högskola, kommun och forskningsinstitutet. En annan framgångsfaktor är Borås som stad betraktad. Ulf Olsson konstaterar att orten ligger bra till logistiskt med närheten till en internationell flygplats, Landvetter, och till Göteborg. Därutöver är Borås en lagom stor stad att ha möten i. – Vill man ha en kongress i Borås så märks det. Vi är tillräckligt stora

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Bor ås/Sjuh ärad w w w. m e e t i n g s v a s t s v e r i g e. s e | www. boras. com/kongress

för att ha det mesta. Lägger man ner lite krut på sitt möte så syns man bra. – Vi behöver ett kongresshus för att fysiskt, också på lång sikt, och med ett målmedvetet och strategiskt arbete skapa förutsättningar för många fler möten i Borås än idag. Men det gäller att ha en lång planeringshorisont. Ulf Olsson berättar att de vill skapa hjältar, och hjälpa dem med det praktiska kring deras möte. Det handlar om människor som har kontakter inom högskola, sjukvård, ideella föreningar, organisationer, politik och företag. – Alla som vill arrangera ett möte ska känna att vi gör allt för att det ska bli bra. Vi vet inte, men det kan vara ett möte som skapar en del av framtidens Borås. Ulf Olsson tror att politiken och politiker har en väldigt stor roll att spela för att bidra till att åstadkomma fler möten, kongresser och evenemang till Borås. De personerna kan stå upp på den lokala scenen för att beskriva mötesindustrins stora möjligheter. – Med det nya möteshuset genererar vi ett underskott i den kommunala budgeten, men vi vet också var överskottet skapas som gör investeringen och kostnadstäckningen värd hela resan. Vi ska stå upp inför kommunens invånare och media och förklara

S IDRUBRI K

M EET I N G S I N T ER N AT I ON A L ® VÄS TSVER I G E | B or ås /S juh ära d ww w.meetingsva stsver ige.se | w ww.bor a s.c om/k ongr ess

S TÅ N D P U N K T

hur vi har tänkt, och vad det nya huset betyder för Borås invånare. När det gäller att bygga upp mer sakkunskap inom mötesindustrins frågor i regionen tror Ulf Olsson att alla aktörer som jobbar med att generera kompetens är viktiga på lokal, regional och nationell nivå. – Alla ska jobba med att förmedla kunskap om hur betydelsefull mötesindustrin är. Den kunskapen ska ut i nämnder och styrelser för alla ska förstå hur viktigt det här arbetet är. Ulf Olsson betonar högskolans betydelse och säger att den är helt avgörande och enskilt viktigast. Högskolan i Borås har betydande examensrättigheter och är rankad som en av landets bästa högskolor. Även SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut med sina 1 200 anställda, där de flesta jobbar i staden, har en stor betydelse för Borås som mötesplats. En uttalad ambition från politikernas sida är att ett nytt kongresshus ska vara klart år 2015. Ulf Olsson säger att arbetet går jättebra, skisserna är klara för ombyggnaden av Folkets Hus. – Jag sticker gärna ut hakan och säger detta. Jag är inte heller ensam bland politikerna att inse de stora fördelarna med ett nytt möteshus. Ska vi fortsätta på den väg vi arbetat efter under en lång tid nu, är det här ett av stegen framåt. Jan Sturesson är en av PwCs globala ledare när det gäller utvärderingen av stora internationella evenemang som exempelvis fotbolls-VM i Sydafrika. Han har sagt att ”Politiker som blir rädda för att resa och arbeta mer med omvärldsanalys för att lära sig de snabba förändringarna i världen som påverkar också arbetet i våra svenska städer, de politikerna kommer på efterkälken för att de inte står upp och försvarar sitt arbete när media kör sina drev

mot just de politiker som faktiskt vill lära sig mer. Jag ser en stor fara i att politiker blir passiva och slutar bygga nya kunskaper på grund av enskilda journalisters stora okunskap om hur en stad och kommun utvecklas.” Ulf Olsson återkommer till ordet ”tydliga” och säger att de som politiker måste vara just det. Det går inte att ducka och tro att inte människor ställer frågor. – Vi ska stå upp och ta debatten om hur viktig mötesindustrin är och varför staden måste satsa på den. Vi politiker måste förklara varför vi inte bara vill, utan helt enkelt måste bygga om Folkets Hus till en modern mötesplats där de möten som genomförs förflyttar och höjer kunskaperna inom olika områden. Ulf Olsson säger att ett välplanerat möteshus tillför högskolan, företagen, samhället och därmed också enskilda individer i Borås nya kunskaper, nya kunskapsvägar, nya nätverk, idéer och innovationer på ett sådant positivt sätt att det i sig är en glädje att bygga en ny mötesplats. Omvärldsanalys är ett annat ord som Ulf Olsson gärna använder. Han menar att det är viktigt att göra studiebesök till andra städer, men också till andra världsdelar. – Vi ska visa att den omvärldsanalys och de kunskaper vi tar med oss hem är betydelsefulla för Borås fortsatta utveckling. Vi ska inte vara rädda för att stå upp i våra debatter om vikten av att också politiker inhämtar nya kunskaper och verkligen förstår att omvärldsanalys är ett av de viktigaste verktyg vi har för att sätta Borås på den mötesindustrikarta vi håller på att skapa.

WW W.M E E T INGSVAS TSVER I G E.S E | www.boras .c om /kongress

S IDRUBRI K

M EET I N G S I N T ER N AT I ON A L® VÄS TSVER I G E | B or ås /S juh ära d ww w.meetingsva stsver ige.se | w ww.bor a s.c om/k ongr ess

S T R AT EG I S K SATS N I N G

Björn Masuhr, mötesstrateg

RAPPORT VISAR NYTT MÖTESHUS BIDRAR TILL BORÅS TILLVÄXT Diskussionerna att bygga ett nytt hus i Borås för kongresser, konferenser, evenemang och företagsevent har pågått i några år. Mötesstrategen Björn Masuhr har för kommunens räkning skrivit en rapport om de samhällsekonomiska effekterna av att bygga en ny mötesanläggning. – Som bland andra konsultföretaget PwC har visat är de direkta ekonomiska konsekvenserna i samband med en investering i ett nytt möteshus, i förhållande till de andra effekterna i samhället som möten i sig ger, relativt små och har en snabbt avklingande inverkan. Trots det motiverar de i sig en investering i ett nytt möteshus, säger Björn Masuhr. Han menar att det som är synliga kostnader egentligen är en långsiktig investering i Borås framtid. Utan en ny anläggning produceras inte de möten som ger nya idéer, skapar nya

nätverk och nya investeringar i företag och forskning. – Lägg till multiplikator-effekten av att sätta staden på kartan inom näringsliv, forskning och utveckling, och man ser tydligt att en ny mötesanläggning är en av hörnpelarna som driver tillväxten i Borås. – Det finns över ettusen personer i Borås/Boråsregionen som kan sägas vara i direkt påverkande ställning för var ett kommande nationellt eller internationellt möte/evenemang ska placeras. De värdarna behöver uppmuntras till att vilja, våga och kunna bjuda in till möte. Men för att lyckas räcker det inte med att uppföra ett nytt hus. Nyhetens behag kan och bör utnyttjas, menar Björn Masuhr, men man måste också skapa en kultur av stolthet för Borås som stad. En stad som uppmärksammas parallellt med att staden och grannkommunerna

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Bor ås/Sjuh ärad w w w. m e e t i n g s v a s t s v e r i g e. s e | www. boras. com/kongress

stimulerar medarbetare och invånare att bjuda in till möten av olika slag. Värdarna blir därmed de bästa ambassadörer för Borås man kan önska sig. Runt om i landet finns det kongress- och konserthus som inte är tillräckligt funktionella eftersom de inte är flexibla nog. Enligt Björn Masuhr kan Borås undvika den fällan genom att se till att bygga en anläggning där det går att genomföra flera möten parallellt. Flexibiliteten i huset måste vara så stor att det snabbt går att ställa om mellan olika arrangemang. – Det är viktigare än design och form. Både för anläggningen men framför allt för avkastningen i hela projektet. Här behöver man föra en nära dialog med fler aktörer kring de behov och krav man kan ställa på en mötesanläggning. Ett tidigt engagemang kan skapa stor extraomsättning i kronor och dynamiskt utfall.

S T R ATEGI SK SATSN I NG

”Man kan inte få allt, men det gäller att bygga med så få kompromisser som möjligt”

När det gäller ekonomisk inverkan konstaterar Björn Masuhr att den bara är en del av helheten. Ett mötes ekonomiska påverkan i Borås kan hamna på cirka 200 miljoner kronor i ökad omsättning för bland andra restauranger, hotell, butiker, teknikleverantörer, buss- och taxibolag. Det gäller även för de artister som uppträder under invigningen/avslutningen, och sannolikt gynnas även lokala hantverkare när de får sälja sin konst till besökarna. För att huset ska fungera behöver det konstrueras som tre separata enheter vilka går att använda samtidigt. Orsaken är att en väl fungerande mötesplats kräver en jämn ström av gäster över tid. Björn Masuhr förklarar att två dagars byggnation, plus två dagars genomförande, plus en dags nedmontering och städning gör att huset inte klarar av att bära de personalkostnader och andra utgifter som exempelvis en restaurang av god kvalitet kräver. – Huset behöver formges så att det går att använda till flera parallella möten, men ändå vid något tillfälle per år också kunna användas till stora, prestigefulla och för staden som helhet, lönsamma arrangemang.

För att fullt ut inse skillnaden mellan en kongress och en konferens är det viktigt att förstå att kongresser har individuellt deltagande och flera parallella möten, något som kräver olika sorts service till skilda grupper – samtidigt. – Det logistiska arbetet måste få förutsättningar att fungera för flera parallella möten under samma tak, som är avskilda från varandra. Men de här frågorna har alltför ofta viftats bort av arkitekter. Logistik och säkerhet måste byggas in i huset redan från början, med separata ingångar och trapphus, skilda garderober, hissar, toaletter etcetera, för att överhuvudtaget kunna genomföra parallella möten och arrangemang. Dessutom krävs det en flexibilitet i storlek och kombinationer av mötesrum. Eller som Björn Masuhr säger: ”Man kan inte få allt, men det gäller att bygga med så få kompromisser som möjligt.” Det största mötesrummet bör kunna ta emot 1 000 gäster. Och kombinationen av de stora lokalerna ska kunna bli ett riktigt stort rum. Björn Masuhr förklarar att genom att ha den storleken på rummet uppstår möjligheter att kunna genomföra

konserter och kulturarrangemang som blir lönsamma för arrangörerna. Skapas den förutsättningen kan huset även fungera utanför den kommunala budgeten som anslås till kulturen och på så vis tillföra Borås många fler dimensioner och attraktioner än annars. En annan aspekt är att många prestigemöten, som även lockar mycket media, är kring 1 000 deltagare. Andra möten med drygt tusen deltagare har bland andra politiska partier, arbetsgivar- och fackliga organisationer. – Möte, måltid och utställning. Det går inte att räkna bort någon av de tre delarna, och de måste nästan alltid finnas med samtidigt. Annars går det inte att attrahera stora möten till en stad. Enligt Björn Masuhr skapar sammankopplingar dynamik och gör att mötesanläggningen genererar överskott till kommun och samhälle. För kultur och möten går alldeles utmärkt att förena. Universitetet och högskolan kan också ha stor nytta av att använda ett nytt möteshus. Dessutom bör man sträva efter ett nära samarbete med Textile and Fashion Center som har ambitionen att bli en internationell arena. Däremot bör ett nytt möteshus inte kombineras med en

M EET I N G S I N T ER N AT I ON A L® VÄS TSVER I G E | B or ås /S juh ära d ww w.meetingsva stsver ige.se | w ww.bor a s.c om/k ongr ess

S T R AT EG I S K SATS N I N G

”Förädlingen och förflyttningen av kunskap motiverar hela den investering som planeras i ett möteshus”

idrottsanläggning, behoven är alldeles för olika. På frågan om Borås har tillräckliga förutsättningar för att lyckas blir svaret att huset fortfarande inte är färdigritat. De skisser som finns visar på husets logistik och disposition i stora och små lokaler. För att lyckas får man absolut inte kompromissa bort funktion till förmån för design. – Det gäller att vara tydlig i beställningen till arkitekten som slutligen får uppdraget att rita byggnaden, och inta en tydlig roll som beställare i mötet med kreativa arkitekter. Björn Masuhr säger också att man inte behöver särskilt mycket kunskap för att inse vad som kommer ut av möten. Möten förädlar och förflyttar kunskap. De största värdena finns i många andra förtjänster, men de är svåra att bevisa på kort sikt på en ekonomiavdelnings Excel-ark. Inflyttningen till Borås kan ta fart när studenter, professorer och forskare ser vilka möjligheter som finns. Fler får jobb och forskare startar företag för att realisera sina innovationer. Utöver universitetet och kommunen finns det andra mötesintensiva aktörer i Borås. På Södra Älvsborgs sjukhus arbetar omkring 400 läkare,

och ytterligare flera hundra andra specialister som ingår i nationella och internationella nätverk vilka i sin tur har möten som genomförs varje år. SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut har en omfattande utbildnings- och mötesverksamhet och genererar många möten. – De genomförs idag ofta på andra orter, bland annat för att det saknas riktigt bra möteslokaler i Borås. Men det handlar inte bara om vetenskapliga och kommunala möten. I staden finns 30 huvudkontor för svenska företag med ledande nationella och internationella butiker inom så vitt skilda områden som mode, textil, handel, elektronik och drycker. – Vi kan hjälpa de lokala värdarna på respektive företag att skapa möten på hemmaplan. Sådana möten är oerhört viktiga för bolagens utveckling. I rapporten står det att en mötesanläggning kan förväntas leda till 40 000 hotellnätter. Klarar Borås det? – Nej, inte idag. Dessutom tror jag att siffran är lågt räknad. Visserligen får det plats med fler gäster på dagens befintliga hotell, men trots det behövs det 150–200 hotellrum de närmaste åren för att få plats med den volym som en ny anläggning och Textile och Fashion Centers expansion genererar.

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Bor ås/Sjuh ärad w w w. m e e t i n g s v a s t s v e r i g e. s e | www. boras. com/kongress

Björn Masuhr anser att Borås redan idag har flera bra och lämpliga arenor för sociala programaktiviteter som kan utvecklas ytterligare tack vare fler möten i framtiden. – Möten förbättrar och flyttar kunskaper. Vilket slags kunnande beror på vilken sorts möte vi talar om. Det är den här förädlingen och förflyttningen av kunskap som motiverar hela den investering som planeras i ett möteshus eftersom den ger Borås och regionen en möjlighet att positionera sig som en attraktiv marknadsplats.

M EET I N G S I N T ER N AT I ON A L® VÄS TSVER I G E | B or ås /S juh ära d ww w.meetingsva stsver ige.se | w ww.bor a s.c om/k ongr ess

F OR S K N I N G

Jan Jacobson, SP

SP ÖKAR SINA MÖTEN I BORÅS SP Sveriges Tekniska Forsknings institut ordnar minst ett större möte varje vecka. I deras roll är det viktigt att skapa kontakter med olika organisationer i samhället. Sådana möten kan vara sprungna ur svenska forskningsprojekt, standardisering eller nätverk med industrin. Ett exempel är ”FIVE Fire In Vehicles”, en världskongress som genomförs i Chicago under hösten. Liknande kongresser kan även hållas i Borås den dagen möteshuset står klart. SP–koncernen har 1 200 medarbetare. Det finns inte någon statistik för hur många möten de genererar, men det är väldigt många. Antalet nätverk medarbetarna är medlemmar i är också stort, liksom deltagandet i kongresser där de uppträder som talare och deltagare. Jan Jacobson är sektionschef för SP Elektronik. Han berättar att institutet har cirka 300 forskare, varav 28 är adjungerade professorer. Varje år utbildas ett sjuttiotal doktorander som arbetar i olika forskningsprojekt. Aktörer som SP samarbetar med är industrin, organisationer, myndigheter, universitet, högskolor och andra institut i Sverige och utomlands. Inom forskningsinstitutet finns det mycket spetskompetens. När det gäller inom internationell sådan nämner Jan Jacobson ytkemi, brandteknik, trä- och mätteknik.

– Nationellt är vi ledande inom bland annat områden som effektiv energianvändning och miljöteknik. Inom flera teknikområden är vi dessutom en brygga mellan högskoleforskning och industrin. SP leder projektet Active Test inom EUs sjunde ramprogram. Det har som syfte att sprida kunskap om prestandatester av aktiva säkerhetsfunktioner i vägfordon. Målet uppnås genom tre workshops, en webbplats, regelbundna nyhetsbrev, presentationer för forskarsamhället, dialog med europeiska standardiseringsorgan och en färdplan för behovet av framtida forskning. I höst genomförs en workshop där experter från fordonsindustrin och forskarsamhället deltar. Tidigare har ett liknande seminarium hållits på Tekniska högskolan i Aachen och vid provbanan Idiada i Barcelona. Nu har turen kommit till Borås. – Det är ett lämpligt val med tanke på närheten till den västsvenska fordonsindustrin och till forskningen vid bland annat Chalmers i Göteborg. Ämnet blir också extra aktuellt med tanke på att vi och Chalmers tillsammans startat byggnationen av Asta Zero, en ny anläggning som byggs utanför Borås för forskning och innovation kring aktiv säkerhet i fordon. Jan Jacobson räknar med att mötet lockar ett sextiotal deltagare. Majoriteten kommer från Europa, men vid tidigare workshops har det

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Bor ås/Sjuh ärad w w w. m e e t i n g s v a s t s v e r i g e. s e | www. boras. com/kongress

kommit deltagare från Nordamerika och Asien. De internationella gästerna bor på hotell i Borås, medan västsvenskarna sannolikt väljer att pendla till staden de två dagar mötet pågår. – Vi arbetar redan med planering för fortsatt forskning och nätverkande inom fordons- och trafiksäkerhet. Det är viktigt för oss att kunna bjuda in samarbetspartners för att de ska kunna se våra lokaler och laboratorier. Väl här kan de se våra storskaliga lab–resurser och då blir vi en ännu mer eftertraktad partner. SP Sveriges Tekniska Forsknings institut har över 10 000 kunder varje år. Koncernen deltar just nu i 67 europeiska forskningsprojekt, för nio av dem är institutet koordinator, det vill säga projektledare. Enligt Jan Jacobson kommer antalet möten med svenska och europeiska partners att öka. Borås läge i Västsverige med närheten till Landvetter flygplats är en bra möjlighet för att bjuda in till effektiva möten. – Borås Convention Bureau hjälpte oss från start med planeringen av vår workshop. Vi diskuterade hur programmet kunde läggas upp, lämpliga möteslokaler, hotellalternativ och hur vi ordnar en gemensam middag som deltagarna uppskattar. Det var väldigt smidigt att byrån höll i kontakterna med hotellen och att vi fick så mycket hjälp inför middagen.

S IDRUBRI K

M EET I N G S I N T ER N AT I ON A L ® VÄS TSVER I G E | B or ås /S juh ära d ww w.meetingsva stsver ige.se | w ww.bor a s.c om/k ongr ess

T ECHN I C A L VI S I TS

TECHNICAL VISITS STUDIEBESÖK UTÖVER DET VANLIGA Technical Visits öppnar dörrar till verkligheten, där det händer och när det händer. Den här sortens studiebesök vänder sig till dem som vill ha fördjupning och höja upplevelsen under en kunskapsresa i särskilda ämnesområden. I Borås finns ett ansenligt utbud av spetskompetens som många besökare vill ta del av. – Varje år kommer det flera utländska delegationer som besöker länets industri- och teknikföretag samt stadens och regionens anläggningar inom flera områden. Information om kommunal ledning och organisation är ofta efterfrågad och vi kan förmedla rätt kontakter, säger Nanna Siewertz Tulinius, internationell näringslivssamordnare i Borås stad. Produkterna under paraplyet Technical Visits ska ge gästen möjlighet att kunna fördjupa sig ordentligt inom varje verksamhetsområde. Besökaren ska få tillfälle att träffa forskare, civilingenjörer och andra personer som arbetar med produkten man erbjuder. Västra Götalandsregionen är en expansiv och dynamisk region. Här finns en lång tradition av små- och storföretagande som karakteriseras av ett bra företagsklimat och starkt entreprenörskap som utvecklas och förnyas. Högskolan i Borås erbjuder kunskapsmiljöer för forskning och utveckling. I området finns även

en tydlig regional identitet, korta beslutsvägar hos myndigheter och beslutsfattare, långsiktiga miljö- och energisatsningar samt en uttalad satsning på hållbar tillväxt. Nanna Siewertz Tulinius säger att områden där Borås är starkt är inom kretsloppsteknologier som kretsloppsinformation till medborgare och verksamheter, avfallsinsamling, -sortering, -förädling, energikonvertering av avfallsprodukter som fjärrvärme/kyla, el och fordonsbränsle. Pär Carlsson arbetar för Borås energi och miljö som chef för strategisk utveckling, och ansvarar för några av de Technical Visits som genomförs. – Vi har arbetat med Technical Visits sedan i slutet av 1980-talet, de senaste tio åren har vi haft en rejäl ökning. I bolaget har vi sedan länge en stark tradition att identifiera och tillvarata energiflöden i samhället och i samarbete med politiker, invånare och verksamheter. Pär Carlsson nämner politiker och kommunala tjänstemän, representanter från universitet och högskolor som betydelsefulla besökargrupper. När det gäller Technical Visits vid kommunens anläggningar är cirka 80 procent internationella gäster och de kommer från alla världsdelar. Flest studiebesök tar miljöanläggningen

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Bor ås/Sjuh ärad w w w. m e e t i n g s v a s t s v e r i g e. s e | www. boras. com/kongress

Sobacken emot, där tar gästerna del av hur man arbetar med insamling, behandling, beredning och biogasframställning. – Vi fokuserar på att kunna ta emot beslutsfattare som kommunala politiker och tjänstemän på ett bra, informationsrikt sätt. Alla övriga organisationer och skolklasser etcetera försöker vi styra till Navet Science Center, som är stadens kretsloppsinformationscenter. Pär Carlsson uppskattar att studiebesöken välkomnar cirka 500 personer per år till Borås, gäster som stannar i flera dagar. – Det är dagar som ger oss möjlighet att fördjupa relationer och skapa nya möjligheter. Framtiden för Technical Visits i Borås ser ljus ut och Pär Carlsson ser en fortsatt ökning av besökare. – Vi ska organisera oss och planera för att få ut mesta möjliga intäkt, direkt eller indirekt, från de som kommer på besök. Antingen till berörda bolag och avdelningar och/ eller till staden och dess verksamhetsutövare. Det gör vi bland annat genom att utveckla studiebesöken till så kallade utbildningsprogram i samarbete med Högskolan i Borås och SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut.

M EET I N G S I N T ER N AT I ON A L® VÄS TSVER I G E | B or ås /S juh ära d ww w.meetingsva stsver ige.se | w ww.bor a s.c om/k ongr ess

P R OF ESS I ON A L C ON G R ESS OR G A N I S ER

Ulla Conti, Resia

RESIA SAMARBETAR MED HÖGSKOLAN I BORÅS Borås är en stad som passar bra in i Resias strategi att få företag, nätverk, organisationer och institutioner att våga utnyttja sina möjligheter att få fler mötes- och kongressbesökare till orten. Ulla Conti är projektledare för PCO-satsningen (Professional Congress Organiser), och ska utveckla engagemanget lokalt. Hon förklarar att orsaken till att de har etablerat sig i Borås är för att orten har stora, växande företag och en utpräglad entreprenörsanda. – Ett exempel är Högskolan i Borås som vi startat ett samarbete med. Vi tror att de kan anordna ännu fler möten, och ledningen för högskolan har visat ett stort intresse för mötesindustrin. Det gäller att få forskare och anställda att ta på sig rollen som värd för ett möte och bjuda in till Borås. Resia har ett väl etablerat nätverk i staden, både med näringslivet och Borås Borås. Resebyråkedjans kontor är ett av deras större i Sverige med specialistkompetens inom konferens och kongress. Ulla Conti säger att de är övertygade om att deras lokala närvaro som PCO ger bra förutsättningar för att utveckla mötesindustrin lokalt. – Vi kan finnas med som en medspelare genom hela processen för de som vill föreslå Borås för en konferens eller kongress.

Företaget har 60 kontor i Sverige. I närmare 20 städer har de börjat utbilda och komma igång med PCO-verksamhet. När det gäller kompetensen ute i landet, det vill säga att jobba med exempelvis registrering, abstracthantering, administration kring ekonomi och projektledning, har många kontor under de senaste fyra åren arrangerat flera stora nationella och internationella konferenser och kongresser. Alla PCO-kontor har förstärkts genom internutbildning, och det är Ulla Conti som har hållit i utbildningspassen. – Vi har ett arbetsmaterial med mallar och rutiner så att vi arbetar på samma sätt överallt. Jag fortsätter att ge lokal support till de olika kontoren när det rör sig om större möten eller helt vetenskapliga möten med full projektledning och abstracthantering. Ulla Conti säger att en styrka är att de internt kan gå in och ge stöd i projektledningen om ett kontor får ett stort uppdrag som är för komplext för den erfarenhet som finns på just den arbetsplatsen. – Jag eller någon annan erfaren projektledare från något av de kontor som kommit längre kan kliva in och projektleda det lokala kontoret i planerings- och genomförandeprocessen. Ett professionellt PCO-företag har antingen egna system eller ett

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Bor ås/Sjuh ärad w w w. m e e t i n g s v a s t s v e r i g e. s e | www. boras. com/kongress

väl inarbetat samarbete med olika underleverantörer av system för online-registrering och hantering av betalningar. Resia har byggt ihop sitt eget ekonomisystem med sin leverantörs system. Det innebär att ekonomiadministrationen sköts smidigt för deltagarnas debitering av avgifter via kreditkort, faktura eller överföring via bank. Ytterligare samarbetspartners finns till exempel för abstracthantering. Ulla Conti ser många fördelar med att använda väl etablerade databasverktyg som har fler beställare och användare. – Vi är inte ensamma om att utveckla dem, utan det kommer önskemål och kravlistor från fler håll om ständiga uppdateringar, möjligheter till förbättringar och uppgraderingar. Vi har till exempel skapat en förenkling för de olika PCO-kontoren med färdiga grundupplägg för olika typer av konferenshemsidor. När det gäller sociala medier och interaktion för konferenser och kongresser har Resia inte fått några direkta önskemål från uppdragsgivarna att arbeta med Facebook eller Twitter. Däremot har det ibland funnits intresse för en sms-lösning där deltagarna kan ställa frågor direkt till talaren under pågående föreläsning. Grundfilosofin inom företaget är att vara lokalt närvarande med kontor

P R OFESSI O NA L CO NGRESS ORGANISE R

spridda över landet. Det gäller inom alla områden: privat- och affärsresor, grupp- och konferensresor samt kongress- och PCO-verksamheten. – Här skiljer vi oss från de flesta andra resebyråer och kongressbyråer. Genom att verka på samma ort som vår uppdragsgivare kan man säga att vi talar samma språk. Vi känner till vår lokala marknad, anläggningar,

kontor i delar av arbetet, även om ett annat kontor sköter projektledningen. Ulla Conti ser heller inga begränsningar att ta på sig projektledarskapet som Core PCO för ett möte som hålls i en svensk stad ena året, för att nästa gång genomföras utomlands. Sådana situationer uppstår eftersom många vetenskapliga, företags- och föreningsmöten roterar mellan olika

”Genom att verka på samma ort som vår uppdragsgivare kan man säga att vi talar samma språk” hotell, cateringföretag, udda middagslokaler och många andra leverantörer. Ulla Conti förklarar att de i sina lokala nätverk även har tagit på sig uppdraget att stimulera till värdskap: Våga vara värd i din egen stad. Det är något som får stor betydelse i mindre städer. Men, tillägger hon, det är viktigt att inte fastna i begreppet PCO-verksamhet, av det enkla skälet att de flesta som för första gången står inför beslutet att ta på sig ett värdskap till ett möte inte vet vad en PCO gör. – Vi är en kongressbyrå med rådgivande projektledning och vi hjälper till med praktisk administration. I mindre och mellanstora städer är det viktigt för oss att vara tydliga med att inget möte är för litet för att vara intressant. Resia har flera Core PCO-uppdrag, vilket innebär att företaget följer med och genomför samma kongress i olika städer runt om i landet. När det händer är det en styrka att kunna inkludera den nya stadens lokala

länder. Det innebär också att Resia kan kombinera två affärsområden eftersom de sedan länge har arrangerat grupp- och konferensresor utomlands. När det gäller de regionala marknadernas utveckling, lyfter Ulla Conti fram vad hon kallar den viktiga lokala triangeln, det vill säga Convention Bureaun (CVB), anläggningarna och den lokala PCOn. – Vi är medlem i den lokala Convention Bureaun i många av de städer där vi är aktiva. Vi ska jobba ännu mer tillsammans med CVBerna och göra gemensamma presentationer lokalt och till möjliga uppdragsgivare. På frågan varför man ska använda en PCO när man kan göra jobbet själv, svarar hon: – Många människor anlitar utan att blinka hantverkare för att måla, kakla, snickra, serva bilen etcetera. Varför? Jo, för att de vill ha ett bra resultat, de har inte tid eller kunskapen. En PCO är en hantverkare av konferenser och kongresser.

Enligt Ulla Conti står en Professional Congress Organiser för trygghet genom sin erfarenhet av att ständigt befinna sig i processen att arrangera möten. Kommittén eller den enskilde uppdragsgivaren får en projektledare som fungerar som konsult med löpande rådgivning. Vidare kan en PCO sätta ihop en komplett budget för mötet, bland annat för att man ska kunna besluta om vilken deltagaravgift som måste tas ut eller hur mycket sponsorfinansiering man måste söka för att klara av kostnaderna som mötet genererar. Andra arbetsuppgifter är att PCOn gör en projektplan med alla viktiga tidsgränser som måste hållas mot deltagare och leverantörer. PCOn ansvarar för att tidsramarna hålls och påminner uppdragsgivaren i god tid innan en deadline närmar sig. Ulla Conti konstaterar också att om en anställd på ett företag eller en institution ska lägga all administration och projektledning ovanpå sina vanliga arbetsuppgifter genererar det ofta mycket övertid, stress och ofta ett ineffektivt arbetssätt. Man ska inte heller glömma att den anställde på företaget inte är gratis. För att kvalitetssäkra uppdragen arbetar Resia med detaljerade checklistor. Det gäller att säkra den kvalitet som de vill leverera. En annan form av kvalitetssäkring generellt mellan kontoren är de framarbetade mallarna för alla delar av mötesprocessen. – Ett tungt argument är ändå vår erfarenhet. Vi har genomfört så många projekt som vi kan plocka fram optimala lösningar ifrån. Och så sitter vi på en idébank som är mycket värdefull. I slutänden sparar man både tid och pengar genom att anlita en PCO.

M EET I N G S I N T ER N AT I ON A L® VÄS TSVER I G E | B or ås /S juh ära d ww w.meetingsva stsver ige.se | w ww.bor a s.c om/k ongr ess

SIDRUBRIK

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Bor ås/Sjuh ärad w w w. m e e t i n g s v a s t s v e r i g e. s e | www. boras. com/kongress

M EET I N G S I N T ER N AT I ON A L® VÄS TSVER I G E | B or ås /S juh ära d ww w.meetingsva stsver ige.se | w ww.bor a s.c om/k ongr ess

SA M A R B ET E

Tommy Andersson, marknadschef, IK Ymer

MEDVETEN SATSNING GAV BORÅS FRIDROTTS-SM 2013 Anledningen till att staden vann kampen om friidrotts-SM nästa höst är ett bra samarbete som föreningarna har med Borås stad. Det goda klimatet bygger på ett lagarbete som utvecklats under många år och gör att Borås står inför andra stora arrangemang också, till exempel Finnkampen i innebandy nästa år, SM-veckan 2014 och O-ringen 2015. Tommy Andersson är marknadschef för idrottsklubben IK Ymer. Han berättar att samarbetet med och stödet från Borås stad, destinationsföretaget Borås Borås, Borås Convention Bureau och näringslivet har bidragit till att föreningarna törs ta sig an flera stora arrangemang. Utan stadens hjälp skulle de inte kunna genomföra evenemangen på den nivå som specialförbunden förväntar sig. Samtidigt bidrar alla stora arrangemang till en mer livfull och intressant stad för besökare och invånare. För fyra år sedan bildades en arbetsgrupp med uppgiften att söka större arrangemang till Ryavallen. Gruppen uppvaktade Svenska Friidrottsförbundet för att säga att de ville arrangera friidrotts-SM 2012. Men det var redan bestämt att

Stockholm skulle stå värd för mästerskapen i år eftersom det var hundra år sedan de olympiska spelen genomfördes på Stockholms stadion. – Våren 2011 lämnade vi in en ansökan gemensamt tillsammans med Borås stad för att få friidrotts-SM 2013. Vad som krävdes var att staden rustade upp Ryavallen och dess banor. Det fattades ett beslut att Ryavallen skulle byggas om för cirka 16 miljoner kronor, och få det ansiktslyft som behövdes för att bli en modern friidrottsarena. Även Uddevalla och Huddinge sökte arrangemanget, men Uddevalla drog tillbaka sin ansökan. I höstas bestämde sig tävlingskommittén för Borås eftersom de erbjöd det starkaste konceptet. Friidrottsförbundet kom och inspekterade Ryavallen redan för två år sedan, och Tommy Andersson och hans kollegor fick veta att Borås låg bra till för att bli arrangörsstad för friidrotts-SM och eventuellt även junior-EM. Inte långt därefter blev Borås tillsammans med två andra städer inbjudna till en möteshelg som tilltänkt stad för junior-EM eller ett U23-EM år 2015 alternativt 2017.

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Bor ås/Sjuh ärad w w w. m e e t i n g s v a s t s v e r i g e. s e | www. boras. com/kongress

– Borås stad och IK Ymer föreslog 2017 eftersom Ymer fyller hundra år som förening då. Eskilstuna sa ja till att lämna in en ansökan till junior- EM 2015, vilket Borås inte kunde eftersom vi är värd för O-ringen det året. Skulle inte Eskilstuna få arrangemanget om tre år är Borås redo att tillsammans med friidrottsförbundet gå in med en ansökan. I och med att IK Ymer tar på sig arrangörskapet av tävlingarna finns det andra frågor som kommer högre upp på dagordningen. Den stora frågan är hur klubben kan dra nytta av evenemanget för att skapa intresse och därmed hitta nya talanger och ungdomar som vill prova på friidrott. Tommy Andersson säger att arbetet med skolorna fortsätter för att öka uppmärksamheten för friidrotten och att hitta nya mötesplatser för de ungdomar som vill börja träna. Det ska bland annat ges möjlighet till prova-på-dagar i skolorna och att bjuda in dem till Ryavallen och Ryahallen för idrottsdagar och skolarrangemang. – Vi hoppas självklart att friidrotts- SM ger oss en skjuts i det arbetet. Det underlättar när man har något att visa upp, som ett stort mästerskap. Förhoppningsvis kan vi tack vare

SAMA RBETE

”Målet är att göra det bästa friidrotts-SM någonsin – inte bara som tävling utan också eventmässigt”

friidrotts-SM hjälpa till att få många nya kontakter och på så vis knyta ytterligare sponsorer till oss som vi också kan arbeta långsiktigt med. Tommy Andersson säger att planen är att de tillsammans med sina sponsorer och samarbetspartners ska arbeta aktivt för att hitta olika former av mötesplatser under de närmaste åren. Det kan till exempel vara att hitta varierande former av möten med intressanta personer. Under hösten innebär det till exempel frukostmöten och mingelkvällar där lokala, kända idrottare förläser eller att det kommer en bra talare från näringslivet. – Målet är att göra det bästa friidrotts-SM någonsin. Inte bara som tävling utan också eventmässigt. Vi vill också slå deltagarrekordet som är 681 starter. Arbetet med att marknadsföra Borås och friidrotts-SM har redan börjat. Det handlar om att nå olika slags media, att jobba i sociala medier och via hemsidor samt delta i marknadsaktiviteter för några friidrottsevenemang under 2012/2013. Men även att förse friidrottsklubbar med ett utbud av erbjudanden och tävlingar. Under nästa år ska Borås och friidrotts-SM bland annat synas under inomhus-EM, XL-galan,

Världsungdomsspelen, junior-SM och i samband med löparfester i Västsverige. – Sen gäller det att paketera arrangemanget och visa upp vår stad, göra den attraktiv för att också få hit besökare under tävlingarna. Det kan ske genom att erbjuda olika kringaktiviteter runt ett svenskt mästerskap och en SM-vecka. Det gäller att skapa en atmosfär runt själva SM också. Lite som ett mini-OS med musik, en bra speaker och gärna mycket publik. En titt på friidrotts-SMs hemsida visar att arrangören har fått fram bra erbjudanden på hotellrum. Normalt brukar rummen bli dyrare när ett evenemang ska genomföras, men så är det inte i Borås. – Vi har haft ett bra samarbete med hotellen i flera år. Tack vare det kan vi också diskutera fram bra priser för våra arrangemang. För hotellens del tror jag att det är viktigt att Borås får många bra evenemang. På sikt gynnar det hotellen också i andra sammanhang som exempelvis när det kommer kongresser, konferenser, företagsmöten och turister på besök. Arrangörerna av SM-helgen räknar med att det kommer cirka 1 000 aktiva och ledare, och att de stannar i

minst två nätter. Det innebär att det bara finns 300 bäddar över för de som vill besöka Borås den helgen. – Där har vi en akilleshäl. Men vi har tillsammans med Borås Borås och Borås Convention Bureau redan bokat större delen av hotellrummen under SM. Kring stora arrangemang brukar många andra slags möten läggas före, under och efter själva evenemanget. Friidrottsförbundets årsmöte är redan inplanerat, men Tommy Andersson ser fler möjligheter. Förutom årsmötet tittar de tillsammans med Borås Convention Bureau på att attrahera andra möten under SM-helgen som är relaterade till friidrott. Det är till exempel ett skadekonvent, en ordförandekonferens, tränarföreningens årsstämma och ett utbud av seminarier. – Vi diskuterar också att försöka locka elittränarmöten under 2013–2014 när Borås arrangerar SM-veckan. Det finns också resonemang om olika former av elitträningsläger för friidrottare, som uppföljningar i hopp och kast.

M EET I N G S I N T ER N AT I ON A L® VÄS TSVER I G E | B or ås /S juh ära d ww w.meetingsva stsver ige.se | w ww.bor a s.c om/k ongr ess

SIDRUBRIK

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Bor ås/Sjuh ärad w w w. m e e t i n g s v a s t s v e r i g e. s e | www. boras. com/kongress

S IDRUBRI K

M EET I N G S I N T ER N AT I ON A L® VÄS TSVER I G E | B or ås /S juh ära d ww w.meetingsva stsver ige.se | w ww.bor a s.c om/k ongr ess

J AG VI LL !

DEN LOKALA VÄRDEN VEM ÄR DET? Varje år förflyttas nästan 11 000 möten mellan olika städer i världen. Av dem kan nästan 7 000 möten välja att komma till Sverige. Den här sortens möten – oftast kallade kongresser eftersom alla deltagare anmäler sig individuellt – genomförs varje år, inom en del ämnesområden har kongresser arrangerats kontinuerligt sedan i slutet av 1800-talet. Många kongresser har 50–100 deltagare, men genomsnittsstorleken i världen är nästan 700 personer där mötet varar i snitt fyra dagar. Megamöten kan samla över 25 000 delegater och pågå i en hel vecka. Det här kan man läsa mer om på International Conference and Congress Association, ICCA, en organisation som lagrar kunskap om mötesindustrin internationellt. www.iccaworld.com ICCA arbetar inte med politiska möten eller företagsmöten utan koncentrerar sig på kunnande kring vetenskapliga möten med över 50 deltagare som roterar mellan minst tre länder och arrangeras på regelbunden basis. Det finns lika många möten i världen vilka cirkulerar mellan olika nationer som det finns ICCA-möten. Lägg sedan till alla möten som hålls i Sverige … Lokal värd – annars inget möte Många människor har förstått värdet av att genomföra ett möte på den

egna orten. Därför är det stor konkurrens om var ett blivande möte ska hållas. Varje möte har också egna rutiner för hur man bestämmer var ett kommande möte ska arrangeras. En gemensam nämnare är att välja städer dit man är inbjuden av en person som vill vara värd för mötet. En lokal värd ska inte kunna alla detaljer kring genomförandet, det gör specialister. Värdskapet handlar om att bjuda in och att styra dagordning och upplägg av mötet. Sextio procent av världens möten handlar om vård, medicin och omsorg. I Västra Götaland finns många läkare, vårdcentraler, specialkliniker på sjukhusen, tandläkarmottagningar och många privata specialister. Alla är inte verksamma i en styrelse för en internationell organisation, men många deltar varje år i ett eller flera möten som om några år skulle kunna genomföras i Västra Götalandsregionen. I Sverige har läkare inget vidareutbildningskrav på sig för att få behålla legitimationen, till skillnad från ibland annat USA, därför är kongresser väldigt betydelsefulla fortbildningskanaler för de som arbetar inom vården. Västa Götalandsregionens 49 kommuner har alla en överförmyndare, en miljöchef, näringslivschef, matematiklärare, en chef för den tekniska förvaltningen, byggnads- och hälsovårdsinspektörer och många

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Bor ås/Sjuh ärad w w w. m e e t i n g s v a s t s v e r i g e. s e | www. boras. com/kongress

andra ledare. Politiska partier genomför årligen regionala och ämnesvisa konferenser och regelbundet hålls partikongresser/stämmor som kan förläggas i regionen. Det finns flera aktiva personer i nationella idrotts-, kultur- och andra intresseorganisationer. Här finns lokalavdelningar av fackföreningar, yrkesföreningar, arbetsgivarföreningar och många, många fler. I Västra Götalandsregionen finns idag Convention Bureauer i Göteborg, Skövde/Skaraborg samt Borås/Sjuhäradsbygden och inom kort kommer ytterligare några orter att ha en Convention Bureau. Stolthet och lokala framgångar Genom att bjuda in till möten sätts ljuset på den egna verksamheten. Stolthet skapas och precis som inför OS i London gör hemmanationens atleter – de lokala värdarna – allt för att visa sig och sin verksamhet från den bästa sidan. Storbritannien blev tredje bästa nation i medaljstriden i årets olympiska spel. Ett möte i västra Götaland exponerar duktiga invånare och skapar därmed bättre förutsättningar för att de ska lyckas. Varför ett möte hos mig? Jag reser hellre Att bli värd för ett nationellt eller internationellt möte innebär nästan alltid att du får resa mer än någonsin därför att mötet måste förberedas.

J AG VI LL !

Högskolan i Borås

”En gemensam nämnare är att välja städer dit man är inbjuden av en person som vill vara värd för mötet”

Som värd för ett blivande möte är du också betydelsefull för dina kollegor eftersom de sannolikt vill hålla föredrag och vara med och påverka programmet. Snabbt får du också ett utvecklat nationellt och internationellt nätverk vilket du kan ha stor nytta och glädje av i ditt ordinarie jobb, och du blir en person som många vill ha som sin gäst. Mötesdagarna får du inte resa bort, då är du värd för dina kollegor från hela Sverige och/eller från hela världen. Vi har inte råd Erfarenheten från tusentals nationella och internationella möten talar sitt tydliga språk. Tar man extern hjälp, som visserligen är en utgift, går mötet med vinst. Försöker man spara in på professionell projektledning får man göra allt arbete själv och mötet riskerar ofta att gå med förlust. Professionellt genomförda möten innebär att ens lokala värd avlastas med nästan allt det administrativa och tidsödande arbete som det innebär att arrangera ett möte. Samtidigt blir det pengar över. De värden som skapas i form av uppmärksamhet som rätt utnyttjad kan användas för att rekrytera nya

medarbetare, behålla och stimulera dem och att exponera de egna kvaliteterna i verksamheten, kan ibland motivera en mindre förlust i själva mötet, men då som en del av PR-, rekryterings- eller marknadskostnader. De flesta som satt sig in i frågan inser att de inte har råd att avstå från att vara värd för mötet. Jag har inte tid Genom att ta in extern hjälp som avlastar administration och annan förberedelsetid, kan det rent av bli mer tid över till kärnverksamheten än annars. Alla kontakter som knyts, all den kunskap som tillförs den lokala värden och andra medarbetare på orten, alla idéer och erfarenheter som man får från tidigare års värdar och från de möten man gästar på väg fram till det egna mötet, gör nästan alltid att man själv och av andra uppfattas som mer effektiv än tidigare. Jag kan inte allt man behöver kunna Göteborgs-, Skövde/Skaraborgs- och Borås/Sjuhäradsregionens convention bureauer hjälper till med det mesta inför det att beslut fattas om vilken stad som ska väljas. Eftersom verksamheten finansieras av kommunerna

och näringslivet behöver inte du eller din organisation betala för den tjänsten. Arbetet är inte gratis men det kostar inte dig något. När en förening/organisation tillsammans med destinationens Convention Bureau har vunnit mötet till Västra Götaland bör ni kontraktera en Professional Congress Organizer, PCO, det vill säga ett företag som är specialiserat på att genomföra och administrera stora möten, hantera allt praktiskt, göra upphandlingar, hålla ordning på ekonomin, deltagarnas anmälningar, hotellrum, föredragshållare och hundratals saker till. Västra Götaland har mötesanläggningar, här finns mycket kompetens och outnyttjade möjligheter att utveckla och flytta kunskap till regionen. Känner du någon blivande lokal värd? Är du en av dem? Kontakta din Convention Bureau som hjälper dig att ta reda på förutsättningarna att bjuda in mötet. Kontaktuppgifter Göteborg Convention Bureau, 031-368 40 00 Borås Convention Bureau, 033-35 32 93/98 Skövde Convention Bureau, 0500-44 66 88

M EET I N G S I N T ER N AT I ON A L® VÄS TSVER I G E | B or ås /S juh ära d ww w.meetingsva stsver ige.se | w ww.bor a s.c om/k ongr ess

SIDRUBRIK

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Bor ås/Sjuh ärad w w w. m e e t i n g s v a s t s v e r i g e. s e | www. boras. com/kongress

S IDRUBRI K

M EET I N G S I N T ER N AT I ON A L® VÄS TSVER I G E | B or ås /S juh ära d ww w.meetingsva stsver ige.se | w ww.bor a s.c om/k ongr ess

BID

VAD ÄR EN BID? HUR SKAPAS DEN? Varje år genomförs det olika slags möten som flyttar från ort till ort. Ett år kan ett möte arrangeras i Göteborg, året därpå i Borås eller Skövde. Den här sortens möten är intressanta för många destinationer eftersom de positiva effekterna av att få vara arrangör för ett möte är många. På hemorten kan man fokusera på det egna ämnet, vilket innebär att fler inser att ni är duktiga inom ert ämnesområde. En annan positiv effekt är att det är enklare att rekrytera nya medarbetare när de ser vilka förutsättningar som erbjuds. Ett möte på hemmaplan bidrar också till att dina kollegor blir stolta. Andra gynnsamma konsekvenser är att fler gäster exempelvis besöker ortens restauranger och tar del av kulturutbudet, vilket gör det mer intressant för företagare och användare av kultur att bedriva sina verksamheter. Det bidrar till att destinationen och lokalbefolkningen hamnar i ett nytt ljus när de gästande mötesdeltagarna inte är där. Men hur gör man för att vinna ett möte?

Alla möten är olika. Mötes arrangörer har varierande krav på lokaler, vilken standard hotellet ska ha, krav på utställningsytor och mycket annat. Alla anläggningar och städer kan inte tillfredsställa de växlande behov som arbetet med ett möte kan innebära. Convention Bureaun är specialister på att lista ut vilka krav som mötet ställer och på att tolka de villkor som är specificerade i förväg. EN BID – ANBUDET – GER ALLA SVAR Convention Bureaun har mallar att utgå ifrån för sina respektive städer där ortens möjligheter listas. Utifrån mallarna skapas specialanpassade presentationer som svarar på ditt mötes krav och behov. Det handlar med andra ord inte om att skicka en turistbroschyr. En bid är ett affärsdokument, en handling som beskriver grundläggande fakta om orten och vilka förutsättningar som finns. Det gäller logistik, prisläget, tekniska förutsättningar, vilket stöd den lokala värden får av den svenska moderföreningen och andra som kan

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Bor ås/Sjuh ärad w w w. m e e t i n g s v a s t s v e r i g e. s e | www. boras. com/kongress

tänkas stödja ansökan. Biden ska även innehålla säljande information kring sociala programaktiviteter för deltagare, sponsorer och kommittéer. Mötet kostar, förutom stora summor pengar, deltagarnas tid och engagemang. Åtar man sig ett möte som orten inte klarar av riskerar den lokala värden sitt goda namn och rykte. Men har en bid arbetats fram, stämts av med anläggningar, hotell, teknikleverantörer med flera, kan den lokala värden och den beslutande organisationen känna sig säkra på att mötet blir framgångsrikt. Några vanliga frågor som en bid besvarar är: MÖTESLOKALER Räcker de när vi är maximalt antal deltagare i samma sal? Räcker antalet smårum, är de lagom stora? Hur ser lobbyn och entrén ut? Kan vi försäkra oss om att det bara är våra egna deltagare som släpps in? Var äter vi lunch, dricker kaffe? Är maten av tillräckligt hög kvalitet? Hur ligger anläggningen i förhållande till hotellet och olika slags kommunikationer?

BID

”En annan positiv effekt är att det är enklare att rekrytera nya medarbetare när de ser vilka förutsättningar som erbjuds”

RESAN Hur lätt är det att ta sig hit? Hur lång tid tar det jämfört med de städer vi tror eller vet att vi konkurrerar med? RESOR INOM ORTEN Hur enkelt är det att ta sig från/till flygplatsen och järnvägsstationen? Kan man parkera vid hotellen och/eller vid mötesanläggningen? Behöver vi förenkla transporterna inom orten eller räcker det med kollektivtrafikens utbud? BOENDE Var ska gästerna bo? Hur många hotellrum finns det på orten? Vilken standard och prisnivå har de? Hur ligger hotellen i förhållande till mötesplatsen? Hur många rum får vi preliminärboka? SOCIALT PROGRAM Vad gör vi på kvällarna? Var genomförs middagen för x hundra personer? Vilka teman ska vi välja? Vilka möjligheter finns för sponsorer, utställare och grupper av deltagare att boka en egen restaurang/ festvåning under de dagar mötet pågår? Vad kan vi erbjuda enskilda deltagares eventuella medföljare/respektive för programutbud i form av golf, kultur, shopping etcetera?

ORGANISATION Hur ska vi organisera arbetet? Hur garanterar vi att den lokala värden inte behöver göra allt själv? Hur sker anmälningar? Manuellt eller via internet? Hur marknadsförs mötet? Viken service får vi på plats av den person som hjälper till med allt praktiskt? EKONOMI Det krävs en väl genomarbetad och kvalitetssäkrad budget. Mötet ska minst gå på plus, minus noll. Helst ska det generera ett ekonomiskt överskott. Hur tryggas upphandlingar och uppföljning längs arbetets gång? UTSTÄLLNINGAR, SPONSORER, ANNAT LOKALT STÖD Vilka lokala subventioner från kommun, region och näringsliv kan vi få? Några andra aktörer? Kan vi få något utöver ekonomiskt stöd? Vad skulle det kunna vara? FÖRSLAG PÅ TEMA FÖR MÖTET En betydelsefull fråga: Kan vi utifrån våra specialkompetenser ha ett särskilt tema eller fokus som gör mötet extra intressant för deltagarna och intressant för media att bevaka.

LOKAL FÖRANKRING Den viktigaste frågan är nästan alltid vilken förankring den lokala värden har på den egna orten. Man behöver inte vara världsmästare, men att få bli värd för ett kommande möte innebär att man får ett stort – kanske det största – förtroende som kollegorna kan ge. Är du som lokal värd väl förankrad i nationella och internationella nätverk, i det lokala näringslivet och i ortens offentliga liv, borgar det för att du blir vald till värd för mötet. Frågeställningarna ovan är de som oftast återkommer när man ska skriva ett anbud. Självklart finns det många andra punkter också, och alla möten vill inte ha svar på frågorna ovan. Har du kontaktat din lokala Convention Bureau kan du känna dig lugn. Då ska du absolut kandidera för att få bli värd. Kontaktuppgifter Göteborg Convention Bureau, 031-368 40 00 Borås Convention Bureau, 033-35 32 93/98 Skövde Convention Bureau, 0500-44 66 88

M EET I N G S I N T ER N AT I ON A L ® VÄS TSVER I G E | B or ås /S juh ära d ww w.meetingsva stsver ige.se | w ww.bor a s.c om/k ongr ess

SIDRUBRIK

BORÅS CONVENTION BUREAU www.boras.com/kongress

Österlånggatan 1–3, 503 31 Borås Tel: 033-35 32 93/98 E-post: kongress@boras.com

ANNA LILJA

Telefon: 033-35 32 93 Mobil: 0704-55 32 93 E-post: anna.lilja@boras.com

ERIK JOHNSON

Telefon: 033-35 32 98 Mobil: 0768-88 32 98 E-post: erik.johnson@boras.com

www.meetingsvastsverige.se

ORDLISTA Mötesindustrin består av följande huvuddelar: kongresser, mässor, konferenser, företagsevent och incentive/belöningsresor. Abstract Gäller endast vetenskapliga kongresser. Sammandrag av forskares föredrag som skickas till kongresskommittén för bedömning om tid och utrymme ska ges under kongressen för muntlig presentation eller via poster. AIPC International Association Congress Venues. AMC Association Management Company. Hjälper föreningar och organisationer att med utgångspunkt i ett möte utveckla hela föreningen eller organisationen.

CHEFREDAKTÖR OCH ANSVARIG UTGIVARE Atti Soenarso

atti.soenarso@meetingsinternational.com PUBLISHER Roger Kellerman

roger.kellerman@meetingsinternational.com SKRIBENTER Roger Kellerman, Atti Soenarso. FOTOGRAF Sara Appelgren (alla foton där inte

annat anges). Övriga fotografer: Izabela Habur, Sergey Jarochkin, Christian Martínez Kempin, Mark Wragg. DESIGN KellermanDesign.com KONTAKT Meetings International Publishing,

P.O. Box 224, SE-271 25 Ystad, Sweden, Editorial Office +46 8 612 42 20, Commercial Office +46 8 612 42 96, info@meetingsinternational.se, www.meetingsinternational.se TRYCKERI Trydells Tryckeri – miljöcertifierade enligt ISO 14001 ISSN 1651-9663

Eftertryck av artiklar och annat material, helt eller delvis, förbjuds utan tillstånd från förlaget. Citering uppmuntras däremot, så länge källan uppges.

Badge Namnskylt. Bid En inbjudan till en förening/organisation om att man vill vara värd för en internationell kongress. Buzz session Gruppmöte. Clinic Praktik. Conference Den engelska benämningen på en kongress. Convention Den amerikanska benämningen på en kongress. (För en amerikan är The Congress den styrande politiska församlingen.) Core PCO En PCO som är avtalsbunden till en organisation och följer en kongress från stad till stad under flera år. Kontraktstiden är oftast tre år. Corporate meetings Företagsmöten. Local PCO Vanligen en Professional Congress Organiser, PCO, som bara är verksam i en stad.

CVB Convention Bureau. Ägs av en stad och arbetar för att skapa fler möten, evenemang och kongresser åt staden. DMC Destination Management Company. Står internationellt för aktiviteter och upplevelser i samband med kongresser och företagsmöten. Eventbyrå Specialister på att skapa eller förstärka ett evenemangs budskap eller underhållning. Ledande byråer arbetar allt oftare med upplevelsebaserad kommunikation och varumärkesbyggande. Facilitator Neutral mötesledare. Läs mer på www.iaf.org. Fam trips Familiarization trips används i inledningsfasen där man bjuder in företrädare/ beslutsfattare hos en organisation inför en planerad kongress eller ett större evenemang för att besöka värdstaden, träffa rätt personer och förvissa sig om att staden kan erbjuda det mötet strävar efter. Function rooms Möteslokaler. IAPCO International Association of Professional Congress Organizers. ICCA International Congress & Convention Association. Keynote presentation Huvudföredrag. Konferens Ett enskilt möte som samlar personer kring ett för inbjudaren viktigt ämne. Konferensen har en beställare och en faktureringsadress för hela mötet.

Kongress Ett, vanligen, regelbundet återkommande möte som samlar enskilda personer kring ett specifikt ämne med individuell anmälning och betalning. MPI Meetings Professional International. Internationellt nätverk. Multitrack sessions Parallella sessioner. Open Space Ett mötesformat. PCO En Professional Congress Organiser är en fackmässig kongressorganisatör. Två av världens största PCO-företag finns i Sverige: Congrex och MCI Group. Poster En utställningsskärm som erbjuds en vetenskapsman som framfört en önskan om att få berätta om sin forskning för sina kollegor men inte fått plats som talare. Poster exhibition Utställning med affischer. RFP Request for Proposal. Begäran om offert för en kongress, konferens eller ett företagsmöte. Begärs hos CVBer eller kongressanläggningar. SBTA Swedish Business Travel Association. SITE Society of Incentive Travel Executives. Site inspection Inspektionsresa för kontroll av anläggningar, hotell och leverantörer för att se till att ett möte ska kunna genomföras som det är tänkt. Think-tank Expertgrupp.

www.ideinvest.se

Borås. Gör det möjligt.

www.ideinvest.se

www.ideinvest.se www.ideinvest.se

www.ideinvest.se

Borås. Gör det möjligt.

Borås. Gör det möjligt. Borås Convention Bureau www.boras.com/kongress e-post: kongress@boras.com

Borås. Borås. Gör Gör det det möjligt. möjligt.

Borås Borås Convention Convention Bureau Bureau www.boras.com/kongress www.boras.com/kongress e-post: e-post: kongress@boras.com kongress@boras.com

Borås. Borås. Gör Gör det det möjligt. möjligt.

Borås Borås Convention Convention Bureau Bureau www.boras.com/kongress www.boras.com/kongress e-post: e-post: kongress@boras.com kongress@boras.com

www.ideinvest.se

Borås Convention Bureau www.boras.com/kongress e-post: kongress@boras.com

www.ideinvest.se

Borås Convention Bureau www.boras.com/kongress e-post: kongress@boras.com