Vägen till ett möte
CONVENTION BUREAU
En växtplats för stora idèer
Det är när vi möts som det händer Borås kan bli platsen för ditt nästa möte eller kongress. Tillsammans kan vi sätta Borås på kartan och utveckla den stad vi verkar i och visa på den drivkraft vi har här. Låt idéer frodas på hemmaplan och passa samtidigt på att visa upp vår stad ifrån sin bästa sida. Det är när vi möts som det händer. Möten omsätts till kunskap. På möten presenteras bland annat de senaste forskningsresultaten, nya arbetsmodeller visas och möten mellan människor uppstår. Ett möte på hemmaplan innebär dessutom att fler från Borås kan deltaga och våra framgångar får en större plats i rampljuset. Visst, det innebär ofta ett merarbete men värdet att få det till Borås gör ändå resan värd. Något många av våra redan aktiva mötesarrangörer i stan vittnar om. Och det finns hjälp att få. På Borås Convention Bureau löser vi allt det praktiska, från ansökan om att få mötet till Borås till boende, lokaler och aktiviteter. Att anlita oss och den kompetens vi erbjuder kostar inget. Du får inspiration, information och en massa stöd. Se oss som en resurs och låt oss komma in i ett tidigt skede, långt innan något beslut är fattat om var, när och hur mötet ska hållas. Tillsammans ser vi till att just ditt möte ska bli verklighet.
SÅ HÄR GÅR DET TILL Här presenterar vi hur det kan se ut att ta ett möte till Borås. Oftast är processen enklare. Oavsett är Borås Convention Bureau med er från början till slut. BORÅS CONVENTION BUREAU
LOBBYING
PCO
1. ANALYS
2. PRELIMINÄRBOKNINGAR
3. ANSÖKAN
Processen inleds med en gemensam analys av möjligheterna att få mötet förlagt på hemmaplan.
I syfte att säkerställa att tillräcklig kapacitet finns på hotell, mötesanläggningar samt lokaler för sociala arrangemang, gör Borås Convention Bureau preliminärbokningar för den aktuella perioden på konferensanläggningar. I detta skede kan Borås Convention Bureau också begära in en första offert från anläggningar och PCO-företag.
Tillsammans produceras en formell ansökan där Borås presenteras som mötesstad. Eventuellt bifogas en offert. Ansökan lämnas oftast vid en bestämd tidpunkt till huvudorganisationen, som sedan gör en första bedömning, i jämförelse med konkurrerande städer.
• Hur ser beslutsprocessen ut? • När är första öppna år för ansökan? • Hur ser historiken ut för mötet? • Finns det ingångar till huvud organisationen? • Vilka verksamheter kan, vill och har möjlighet att arbeta med mötet?
LOBBYING U TV Ä RD ER IN G
LOBBYING
4. VISNINGSRESA
5. BESLUT
6. GENOMFÖRANDE
Besöket syftar till att ge huvudorganisationens nyckelpersoner en uppfattning om huruvida anläggningar, hotell och sociala aktiviteter motsvarar de krav som ställs. Ofta besöks även institutioner och organisationer och eventuell industri för diskussion om exempelvis innehåll i mötet. Borås Convention Bureau förbereder, genomför och finansierar ett sådant besök.
Beslut föregås oftast av en omröstning där möjlighet ges att påverka beslutet genom en presentation om staden. Huvudorganisationen fattar beslut om vilken av de aktuella städerna mötet ska förläggas till. Om inte organisationen har en egen PCO, kan en sådan utses. Den valda PCO:n följer därefter processen till genomförande i regel flera år efter beslut.
Marknadsföring av mötet, hemsida, ekonomi, utställare, sponsorer, vetenskapligt program, talare, abstrakthantering, avtal, fakturering, namnlistor till hotellen, delegatankomster, logistisk, registrering på plats, teknikkontroll och en sista korrigering av bankettprogrammet.
En växtplats för stora idèer
BORÅS CONVENTION BUREAU Borås Convention Bureau är en del av destinationsbolaget Borås TME AB. Ett av näringslivet och kommunen samägt bolag. Vi hjälper de i Borås som funderar på att ta hit en nationell eller internationell konferens eller kongress. Förutom oss ingår också arbetet med att stötta stadens olika publika evenemang och Borås Tourist Center. Det hålls i Borås en mängd konferenser och kongresser på ett år som på många olika sätt ger Borås stora värden. Många människor utifrån får möjligheten att upptäcka Borås vilka samtidigt genererar ekonomiska effekter på våra hotell, restauranger och mötesanläggningar. Inte minst genererar dessa möten kunskap till vår stad. När mötet hålls i Borås ges många fler boråsare möjlighet att deltaga och våra verksamheter i Borås får en chans att visa upp sitt arbete. Oavsett om det är ett kommunalt möte, företagsmöte, föreningsmöte, möte via högskolan, SP/RISE eller SÄS.
PROFESSIONELL MÖTESADMINISTRATÖR En PCO - Professional Congress Organiser är ett företag som är specialiserat på att vara en mötesadministratör för konferenser, kongresser och rese- och hotellarrangemang. De är en hjälp för organisationer och andra mötesarrangörer att genomföra effektiva och bra möten. Några av de tjänster som erbjuds är: • Hotellhantering och resebokningsservice • Hantering av anmälningar och registreringsavgifter • Bokning av måltider och sociala arrangemang • Marknadsföring • Ekonomi och budgetering
Anna Lilja, projektledare +46 (0)734 - 32 75 06 anna.lilja@boras.com Erik Johnson, projektledare +46 (0)768 - 88 32 98 erik.johnson@boras.com boras.com/kongress
CONVENTION BUREAU