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Programa Comunique Mais PL A NO DE AÇ ÃO
2013
Sumário 1. O QUE É COMUNICAÇÃO?
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2. PROGRAMA COMUNIQUE MAIS
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2.1 FLUXO DE INFORMAÇÃO 5 2.2 O QUE É NOTÍCIA
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2.3 MEIOS DE COMUNICAÇÃO 7 AGENDA PÚBLICA 8 E-MAIL - NOTÍCIA DA SEMANA 8 MURAL 8 SOMOS MAIS - INFORMATIVO IMPRESSO 9 SITE / INFORMATIVO 10 2.4 AÇÕES DO PROGRAMA
Documento elaborado por Brandalise Setembro de 2013
www.brandalise.arq.br
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Programa Comunique Mais | Plano de Ação
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1. O que é Comunicação?
A comunicação é o fio condutor de todas as atividades e relacionamentos humanos. Literalmente, nada acontece sem que haja prévia comunicação. Comunicar bem não é só transmitir ou receber bem uma informação. Comunicação é a troca de entendimento e sentimento, e ninguém entende outra pessoa sem considerar além das palavras, as emoções e a situação em que fazemos a tentativa de tornar comuns conhecimentos, idéias, instruções ou qualquer outra mensagem, seja ela verbal, escrita ou corporal.
GUIA DE PROCEDIMENTOS A comunicação é um processo que envolve a cultura de um povo, de uma região, de uma empresa. Para se obter resultados satisfatórios, é necessário que a linguagem utilizada seja facilmente compreendida por todos. Os procedimentos padronizados produzem facilidade na compreensão geral do assunto tratado e isso inclui as normas de organização de uma reunião, de um comunicado, informativo, mural, de uma diretriz para procedimentos.
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2. Programa Comunique Mais
O programa Comunique Mais é uma iniciativa da Master para mobilizar comunicação interna além das seguintes funções: • Promover estímulo a comunicação interna saudável; • Produzir pesquisas formais e informais sobre a qualidade da comunicação interna; • Acompanhar os resultados obtidos pelos meios de comunicação interna como mural, informativo, caixa de sugestões, etc; • Acompanhar a necessidade de melhorias nos processos de comunicação; • Acompanhar os resultados das reuniões formais dos setores da empresa; • Qualificar as informações obtidas pelas pesquisas e outros, distribuindo pelos meios disponíveis na empresa; • Centralizar-se como receptor de sugestões sobre o processo de comunicação na empresa. As informações serão distribuídas dentro de ações Comunique Mais, pelos seguintes meios de comunicação: • Informativo Impresso - Somos Mais • Mural, através de cartazes temáticos mensais • E-mail de notícia semanal • Agenda Pública • Site: notícias de interesse externo • Ações de capacitação e desenvolvimento interno.
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2.1 Fluxo de informação
O fluxograma abaixo mostra o caminho das informações: desde sua entrada através de fontes internas (setores, reuniões, etc.) e externas (comunidade, mercado, etc.), passando por seu tratamento e classificação pelo coordenador do programa até o encaminhamento aos meios de comunicação mais adequados.
fontes internas
unidades setores reuniões
email semanal de notícias
AMA parceiros canais diretos
fontes externas
agenda pública
central de notícias Master
Brandalise murais
comunidade mercado clientes fornecedores
informativo impresso
www site
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2.2 O que é notícia?
GERENCIAMENTO DAS INFORMAÇÕES PELO COORDENADOR DO PROGRAMA: Orientações Gerais: • Todas as informações devem merecer tratamento relevante; • Verificar se o assunto está em linguagem clara para divulgação aos demais setores da empresa; • Se o assunto não estiver muito claro deve-se verificar os detalhes com o setor de origem; • Antes de divulgar nos meios, mostrar para o setor de origem se a informação está de acordo e não foi modificada para divulgação; • Acompanhar cada assunto divulgado até o final da condução e respectivas conseqüências, quando for o caso; como numa sugestão de melhoria feita por algum setor e que foi encaminhada ao respectivo setor para providências. Isso para manter o público interessado a par do processo de melhoria solicitado. São Notícias: • Todas as atitudes pertinentes aos programas contemplados pela empresa como ações sociais, grupos de ajuda, eventos organizados ou que a empresa participe; • Assuntos regionais que mereçam divulgação como festas da comunidade, eventos esportivos, religiosos, etc.; • Assuntos particulares que merecem divulgação como receitas de culinária, formaturas, nascimentos de filhos, etc.; • Classificados de vendas ou compras de objetos gerais para negócios particulares dos funcionários; • Divulgar o cumprimento de metas dos trabalhos respectivos de cada setor; • Atitudes relevantes de algum colaborador ou grupo de colaboradores que devem ser conhecidas pelos demais. Aos Setores, são notícias:
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• Todas as atitudes inovadoras que causem impacto positivo na produção; • Todas as soluções encontradas para resolver problemas; • Todo assunto que o setor entender que deve ser divulgado como estímulo para outros setores; • Todas as atitudes pertinentes a vida da organização e que merece ser compartilhada com todos; • Dicas extraídas de livros, filmes, cursos, escolas, etc, sobre assuntos relevantes para a formação profissional.
2.3 Meios de Comunicação Cada meio de comunicação tem seus objetivo e particularidades. A tabela abaixo mostra como as informações devem ser direcionadas e tratadas em cada meio:
Meios
Quem (Públicos)
(Linguagem)
(Conteúdo)
O que
Por que
Colaboradores
Direta Técnica
Agenda de viagens (nome do funcionário, período, local)
Unificar a informação
Colaboradores
Formal Textos curtos
Notícias do setor, alcance de metas e setores, divulgação e campanhas internas
Informar Divulgar
Colaboradores
Formal Simples Ilustrada
Diretrizes (fixo), avisos, comunicados oficiais, divulgação, treinamentos, eventos ACER
Motivar Informar Divulgar
Colaboradores Familiares
Formal Simples Textos curtos
Notícias sobre a empresa e funcionários, cobertura de eventos, matérias educativas
Motivação, valorização do funcionário, arquivo de notícias
Colaboradores Relações Externas
Formal Simples Textos curtos
Notícias da empresa de interesse externo, notícias do setor
Informar ao mercado, site sempre atualizado, mais ágil que informativo impresso
Agenda Pública
Email Notícias
Murais
Como
Informativo
Site Notícias
www
(Objetivos)
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AGENDA PÚBLICA Arquivo em Microsoft Excel, gravado na rede interna, que centraliza as informações de localização dos funcionários, marcando o período e local das viagens. Objetivo: informar e divulgar. Periodicidade: diário Conteúdo: nome do funcionário, período, local. Público: todos os funcionários com acesso à rede interna de computadores. Linguagem: direta e técnica. Responsáveis pela atualização: funcionários da Master. E-MAIL - NOTÍCIA DA SEMANA Meio para informar aos funcionários os assuntos mais importantes da semana relacionada à empresa. Objetivo: informar e divulgar. Periodicidade: semanal Conteúdo: Notícias do setor da suinocultura e alimentação, lançamentos Sulita, alcance de metas nos setores, divulgação de ações e programas internos. Público: todos os funcionários com acesso a e-mail. Linguagem: formal, textos curtos. Responsáveis pela atualização: elaboração da notícia - funcionários da Master / criação do e-mail - Brandalise. MURAL Local que centraliza os avisos e divulgações oficiais da empresa. Devem estar em locais de fácil acesso e grande fluxo de pessoas, serem bem iluminados e sem obstáculos que possam prejudicar sua visualização. A manutenção deve ser constante para que se mantenha atrativo. Objetivo: informar e divulgar. Periodicidade: cartazes alusivos - mensal / cartazes informativos - sob demanda Conteúdo: datas alusivas, comunicados, divulgações. Público: todos os funcionários.
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Linguagem: formal, cartazes com textos curtos e ilustrados (fotos, desenhos, tabelas), os títulos devem estar bem definidos e em destaque. Responsáveis pela atualização: criação de padrões - Brandalise / Atualização Master. SOMOS MAIS - INFORMATIVO IMPRESSO Objetivo: instrumento de valorização e retenção do colaborador, tornando-se fator de motivação para sua participação e seu desenvolvimento na empresa; integração entre os diferentes segmentos da empresa. Público: Funcionários, parceiros e suas respectivas famílias. Periodicidade: trimestral Conteúdo: gestão empresarial, investimentos, ações socioambientais, notícias dos setores de administrativo / RH / qualidade / segurança / produção, visão de futuro e inovação, visitas recebidas, matérias educativas. Linguagem: formal, textos curtos com linguagem jornalística, sempre ilustrado com fotos ou desenhos. Responsáveis pela atualização: conteúdo - Master e Brandalise / Editoração Brandalise. Seções: • Mensagem: Mensagem de líder (diretor, gerente, coordenador) de setor da empresa, abordando o tema central da edição. • Equipe Master: Matéria sobre conquistas coletivas alcançadas por equipes, setores ou unidades da empresa. Uso de depoimentos de funcionários. Objetivo: Reconhecimento da contribuição dos esforços coletivos para o sucesso da empresa. • Master Mais: Matérias sobre investimentos da empresa visando melhorias em estrutura, tecnologia, processos. Objetivo: Reforçar o porte e a credibilidade da empresa. Apresentar a contrapartida da empresa em relação às contribuições dos funcionários. • Notícias: Notícias das unidades próprias e parceiras, dos escritórios e informações sobre programas de qualidade, premiações, eventos internos e externos, convenções, palestras. Uso de depoimentos de funcionários. Objetivo: Manter os funcionários e parceiros informados sobre o que acontece na empresa. • Matéria de capa: Matéria com foco educativo, elaborada pela Brandalise, abordando temas atuais de interesse dos funcionários (ex.: casa própria, economia doméstica, saúde).
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Uso de depoimentos de funcionários. Objetivo: Oferecer aos funcionários e parceiros informações que contribuam para seu crescimento profissional e pessoal. • Boas Práticas: Relatos das ações positivas de diferentes segmentos da empresa (unidades, indústria, administrativo) sob o ponto de vista dos funcionários. Objetivo: Divulgar e integrar os diferentes segmentos da empresa através de profissionais de destaque. • Mais conquistas: Relato da trajetória de funcionário bem sucedido na empresa. Objetivo: Mostrar as contribuições da empresa para a evolução profissional, pessoal e financeira dos funcionários. • Aqui você tem mais: Banners de divulgação dos programas de incentivos aos funcionários (ex.: Participação nos lucros, trainee, bolsa de estudo). Objetivo: Maior divulgação dos benefícios oferecidos pela empresa visando a retenção de funcionários. • Banners de divulgação: Benefícios, datas alusivas, eventos internos. • Matérias motivacionais de periodicidade flexível: o Sou mais eu: Depoimento de funcionário ou parceiro narrando seu talento pessoal (ex.: música, pintura, esporte, culinária) Objetivo: Valorizar os talentos pessoais dos funcionários e parceiros. o Minha música: Relato de 3 ou 4 funcionários e parceiros sobre músicas que tenham marcado suas vidas. o Mais família: Fotografias de 3 ou 4 funcionários e parceiros com suas respectivas famílias. o Cultura e lazer: Notícias da Associação e Dicas de opções de lazer e passeios nas cidades, filmes em cartaz, dicas de livros. o Receita de família: Receitas enviadas pelos funcionários e parceiros. o Concursos culturais: Concursos de fotos, receitas, frases temáticas, etc. O campeão é divulgado na próxima edição. SITE / INFORMATIVO O site é voltado principalmente para o público externo, mostrando notícias mais atuais e de interesse do mercado. Objetivo: informar de forma ágil ao mercado o que acontece na empresa, deixar o site atualizado. Periodicidade de atualização: mensal. Conteúdo: informações do setor, recebimento de prêmios, certificações, notícias do informativo de interesse público.
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Público: todos os funcionários. Linguagem: formal, textos curtos com linguagem jornalística, sempre ilustrado com fotos ou desenhos. Responsáveis pela atualização: conteúdo - Master / Atualização - Brandalise.
2.4 Ações do Programa Eventos de Sensibilização das Lideranças Objetivo: Realizar sensibilização com as lideranças, de forma regional, abordando o Plano de Comunicação, relevância e participação dos lideres. Papel dos Lideres para uma comunicação mais Clara e Objetiva. Periodicidade: semestral (reunião ou workshops) Conteúdo: Todo conteúdo contido no plano de comunicação/Aspectos relacionados a Comunicação Interpessoal. Público: todas as lideranças. Linguagem: verbal (expositiva) Responsáveis pelo evento: RH - Master / Confecção e Atualização do Material - Brandalise. Treinamento e Capacitação das Equipes de Trabalho Objetivo: Realizar cursos de capacitação para as equipes de trabalhos visando sensibilizar a todos para a importância da comunicação. Melhorar a comunicação inter pessoal. Permitir maior transparência na comunicação. Conteúdo: Relacionado aos processos de comunicação (inter e intra pessoal). Periodicidade de atualização: semestral Público: todas as equipes das unidades de produção. Linguagem: verbal (expositiva) Responsáveis pelo evento: RH - Master / Confecção e Atualização do Material - Brandalise. Manutenção dos Meios de Comunicação: AGENDA PÚBLICA: diariamente E-MAIL - NOTÍCIA DA SEMANA: semanal MURAL: cartazes alusivos - mensalmente / cartazes informativos - sob demanda SOMOS MAIS - INFORMATIVO IMPRESSO: trimestralmente SITE / INFORMATIVO: mensalmente.
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