Leerzame start landelijke inkooppilot

Bestuu r & Organ isati e

Leerzame start landelijke inkooppilot

Van der Zwan: ‘Wanneer de macht der getallen telt, bijvoorbeeld bij uniformen kan landelijk worden ingekocht’

Het startschot voor de pilot Faciliteit Landelijke Inkoop Brandweer Nederland (FLIB) klonk halverwege 2014. Gedurende twee jaar wordt gekeken naar de voordelen die gezamenlijke inkoop, bijvoorbeeld van materieel en verzekeringen, met zich mee kunnen brengen. Stuurgroepvoorzitter John van der Zwan liet een jaar geleden aan Brand&Brandweer weten hoge verwachtingen te hebben. Hij is nog net zo enthousiast, maar heeft ook een paar wijze lessen geleerd.

Door Casper Ferwerda

‘M

ijn visie is dat landelijke inkoop leidt tot meer kwaliteit voor minder geld’, zegt Van der Zwan.

‘Daarnaast denk ik dat het inkoopvak professioneler wordt wanneer in het land kennis wordt gedeeld over een complex onderwerp als inkoop. Mijn verwachtingen zijn in de eerste maanden van het FLIB al aardig uitgekomen.

Nog niet overal, helaas. Maar dat is ook niet erg.’

Balans De FLIB is in opdracht van de Raad van Brandweercommandanten (RBC) ondergebracht bij het IFV. Om meerdere langlopende inkooptrajecten uit te voeren, en zo een goed beeld te krijgen van de efficiëntievoordelen, duurt de pilot twee jaar. Van der Zwan: ‘De brandweer was op het gebied van inkoop sterk lokaal ingericht. Maar je zag steeds vaker regio’s die elkaar opzochten en

38

nummer 1/2 januari/februari 2015 - Sdu Uitgevers

samen gingen inkopen.’

Hoewel meerdere onderzoekers hebben vastgesteld dat landelijk inkopen veel voordeel kan opleveren, gaat dit volgens Van der Zwan niet overal op. Verschillende vormen van inkoop, regionaal, interregionaal en landelijk, moeten daarom naast elkaar blijven bestaan. ‘Met de pilot zoeken we naar de juiste balans. Het hangt van het product af op welke manier je inkoopt. Regionaal zou dat onderhoud van installaties kunnen zijn, interregionaal verzekeringen en landelijk, wanneer de macht der getallen meer telt, denk ik aan uniformen, gas, water, elektriciteit en arbodiensten.’

Samen met het veld Na de start van de FLIB op 1 juli werden al gauw vier vacatures ingevuld. Van der Zwan: ‘Er zijn drie managers aangesteld die zich bezighouden met het begeleiden van inkoopprocessen: Jack Ramakers, Ruud Scheerder en Gerbrand Bijkerk. Ieder heeft een eigen portfoliomap.’ Daarnaast werd Denise Baecklant als inkoop-

Brand&Brandweer

Fotografie: Peter Hofman

Bestuu r & Organ isati e

accountmanager aangetrokken. ‘Zij bekijkt welke regio’s toe zijn aan welke aanschaf en brengt hen bij elkaar om samen te kijken naar de mogelijkheden voor gezamenlijke inkoop. Hiervoor is een inkoopkalender opgesteld. Daarmee weten we de komende twee jaar waar de behoeften liggen. Momenteel is de FLIB betrokken bij de landelijke inkoop van haakarmvoertuigen, dompelpompunits, energie, tankpassen en (bulk)brandstof. Binnenkort beginnen we met telefonie, dienstkleding en ademlucht.’

‘De regio’s weten zelf het best waar behoefte aan is’ Van der Zwan gaf voor de start van de FLIB aan dat evalueren tijdens en na de pilot van grote waarde is. Wordt efficiënter ingekocht? Is de inkooporganisatie professioneler geworden? Ook naar de betrokkenheid van het veld moet goed worden gekeken.

‘Het laatste punt vind ik belangrijk. Bij elk inkoopproces waar de FLIB een rol speelt, worden de regio’s nadrukkelijk betrokken. Zij vormen zelf een stuurgroep. Er is geen ‘superstuurgroep’ vanuit de FLIB. Dat kan ook niet. Dan zou ons team overal verstand van moeten hebben. We hebben het veld juist hard nodig. De regio’s weten zelf het best waar behoefte aan is. En dus is het logisch dat zij betrokken worden en hoofdverantwoordelijk zijn voor de gezamenlijke inkoop. Het FLIB-team ondersteunt daarbij.’

Inkoopvacatures Over de betrokkenheid van het veld is Van der Zwan zeer te spreken. ‘De deelnemers vinden het leuk om het inkoopproces mede vorm te geven. Ze zijn ook vakinhoudelijk tevreden.’ Eén van de aspecten die daarbij een rol speelt, is kennisdeling. ‘Er is behoefte om van gedachten te wisselen en kennis en ervaringen te delen.

Het gaat immers om soms zeer complexe processen, zeker bij een Europese aanbesteding. Voor verschillende regio’s was inkoop

altijd iets wat ze erbij deden. Nu men met elkaar om tafel zit, krijgt het een boost. Het is mooi om te zien dat diverse regio’s vacatures uitschrijven voor inkoopmedewerkers. Het belang wordt steeds meer onderkend.’

Van der Zwans woorden worden onderstreept door reacties na een tweedaagse bijeenkomst met 23 inkopers uit diverse regio’s.

Maarten Zijp, voorzitter van de vakgroep Inkoop, liet naderhand weten: ‘Het FLIB-team presenteerde zichzelf en de lopende projecten. Ik zie dat er sprake is van een nauwe samenwerking tussen de vakgroep Inkoop en de FLIB. Er vindt een goede uitwisseling plaats. We worden steeds meer één groep.’ Ook FLIB-inkoopaccountmanager Baecklant kijkt met een positief gevoel terug.

‘Iedereen reageerde enthousiast op de ontwikkelingen. Het is fijn te merken hoeveel draagvlak er is en dat de FLIB een kans krijgt om de meerwaarde te laten zien.’

Wijze les Maar niet alle inkoopprocessen zijn volgens plan verlopen. Van der Zwan moest ook een paar tegenslagen verwerken. Zo besloot minister Opstelten van Veiligheid en Justitie om de landelijke inkoop bij de Nederlandse politieorganisatie stil te leggen. ‘Bij sommige inkoopprocessen, zoals van voertuigen voor diverse doeleinden, trokken we samen op. We bekijken nu hoe we op de nieuwe situatie kunnen anticiperen. Ik verwacht medio 2015 een antwoord op deze vraag te hebben.’

De grootste domper voor het FLIB-team was bij de inkoop van personele verzekeringen. ‘Dit traject hebben we inmiddels stopgezet’, zegt Van der Zwan. ‘We dachten vooraf dat gezamenlijk inkopen door twaalf regio’s beter zou uitvallen dan wanneer elke regio dit apart zou doen. Dit was een paar jaar geleden ook het geval toen zeven regio’s samen inkochten. Dat bleek ditmaal niet op te gaan. Wanneer meerdere regio’s tegelijk willen inkopen, wordt het totale risicogebied groter. Hierdoor stijgt de premie.’ Welke les hieruit geleerd kan worden? ‘Dat je aan de voorkant nog beter marktonderzoek moet doen. Als het een paar jaar geleden wel lukte om een kostenbesparing te realiseren, wil dit niet automatisch zeggen dat het nu weer zo zal zijn. De markt kan in een relatief korte periode behoorlijk veranderen. Je moet dus steeds opnieuw de situatie bekijken. Uiteraard is het jammer dat dit traject niet is geslaagd, maar het is wel een wijze les. En daar is de pilot uiteindelijk voor bedoeld. Ook hier blijkt hoe groot het draagvlak in het land is: de betrokken regio’s hebben aangegeven dat zij in 2015 opnieuw samen willen optrekken bij het aanbesteden van deze verzekeringen.’ ■

Landelijke seminar Vakgroep Inkoop Brandweer Nederland, het FLIB en het IFV organiseren 12 februari een seminar voor inkopers uit de veiligheidsregio’s.

Ook juristen, projectleiders en andere betrokkenen uit de regio’s die te maken hebben met inkoop(processen) en bijgespijkerd willen worden over de laatste ontwikkelingen, zijn welkom. Er zijn twaalf informatieve en praktische workshops, bijvoorbeeld over jurisprudentie en nieuwe regelgeving, de basisbeginselen van Europese aanbestedingen en gesprekstechnieken met leveranciers.

Kijk voor meer informatie en aanmelden (sluiting: 1 februari 2015) op www.brandweernederland.nl.

John van der Zwan: ‘Landelijke inkoop leidt tot meer kwaliteit voor minder geld.’

Brand&Brandweer

Sdu Uitgevers - nummer 1/2 januari/februari 2015

39