Modul 4 Menerima dan evaluasi penawaran

Modul 4

Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Pelatihan Pengadaan—Tingkat Dasar

Proyek Modernisasi Pengadaan LKPP/MCA-I

1

BUKU PEDOMAN PESERTA PELATIHAN

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Modul 4 : Menerima dan Mengevaluasi Penawaran Pelatihan Pengadaan—Tingkat Dasar Proyek Modernisasi Pengadaan LKPP/MCA-I Buku Pedoman Peserta Pelatihan

2

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Daftar Isi ► SELAMAT DATANG ................................................................................................................................................................ 5 ► TUJUAN MODUL..................................................................................................................................................................... 5 ► AGENDA PELATIHAN ............................................................................................................................................................ 7 ► BIOGRAFI FASILITATOR ........................................................................................................................................................ 9 ► PENGENALAN MODUL ........................................................................................................................................................15 ► SESI 1 - GAMBARAN UMUM PENERIMAAN, PEMBUKAAN DAN EVALUASI DOKUMEN PENAWARAN ........................29 ► SESI 2 – PENERIMAAN DOKUMEN PENAWARAN............................................................................................................43 ► SESI 3 – PROSES PEMBUKAAN DOKUMEN PENAWARAN .............................................................................................57 ► HARI PERTAMA - MERANGKUM KEGIATAN ......................................................................................................................73 ► HARI KEDUA – MEMAPARKAN APA YANG DIPELAJARI PADA HARI PERTAMA ...........................................................75 ► SESI 4 – GAMBARAN UMUM EVALUASI PENAWARAN ....................................................................................................77 ► SESI 5 – MENYUSUN KRITERIA EVALUASI .......................................................................................................................95 ► HARI KEDUA - MERANGKUM KEGIATAN ....................................................................................................................... 117 ► HARI KETIGA - MEMAPARKAN APA YANG DIPELAJARI PADA HARI KEDUA .............................................................. 119 ► SESI 6 – EVALUASI PENAWARAN TEKNIS DAN PENAWARAN HARGA....................................................................... 121 ► KEGIATAN HARI PER TAMA ............................................................................................................................................. 143 ► KEGIATAN HARI KEDUA .................................................................................................................................................. 155 ► KEGIATAN HARI KETIGA .................................................................................................................................................. 163

Modul 3: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran Modul 4 : Menerima dan Mengevaluasi Penawaran —Tingkat Dasar Pengadaan—Tingkat Dasar Pelatihan

ProyekProyek Modernisasi Pengadaan Modernisasi Pengadaan LKPP/MCA-I LKPP/MCA-I Buku Pedoman Peserta Pelatihan Buku Petunjuk Fasilitator 3

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

4

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

► SELAMAT DATANG Selamat datang di modul "Menerima dan Mengevaluasi Penawaran". Terima kasih telah menghadiri pelatihan penting ini.

Pengadaan barang/jasa pemerintah yang efisien dan efektif merupakan suatu fungsi sektor pemerintah yang strategis dan merupakan suatu komponen dasar dalam tata kelola yang baik.

Seperti negara-negara lain, sistem pengadaan barang/jasa pemerintah yang saat ini diterapkan di Indonesia sangat rentan terhadap kecurangan, pemborosan, dan penyalahgunaan yang dapat mengakibatkan kebocoran dana yang signifikan dan penurunan kualitas barang, pekerjaan konstruksi, dan jasa. Proyek Modernisasi Pengadaan dirancang dengan tujuan untuk memberikan bantuan kepada Pemerintah Indonesia dalam melakukan penghematan pengeluaran pemerintah secara signifikan dengan tidak mengurangi - atau dengan meningkatkan - kualitas barang dan jasa yang diperoleh dari proses pengadaan. Proyek ini mencakup kegiatan-kegiatan untuk membangun jenjang karir bagi para pegawai negeri sipil bidang pengadaan, menciptakan peran dan struktur institusional yang memberikan kewenangan yang memadai bagi para pengelola pengadaan untuk mengimplementasikan praktik pengadaan yang baik, dan memperkuat pengendalian seperti audit pengadaan dan keuangan untuk memastikan adanya peningkatan kinerja institusional.

Modul ini dibagi ke dalam sesi-sesi pelatihan yang diadakan selama tiga hari; namun, lama pelatihan per hari dan per sesi dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

Modul ini diberikan berdasarkan prinsip-prinsip pembelajaran orang dewasa:  Pembelajaran bersifat mandiri  Pembelajaran sesuai dengan kebutuhan langsung dan sangat partisipatif  Pembelajaran dilakukan berdasarkan pengalaman (peserta pelatihan dan fasilitator saling belajar dari pengalaman satu sama lain)  Pelatihan mengalokasikan waktu untuk refleksi dan pemberian umpan balik yang bersifat korektif  Suasana saling menghormati tercipta antara fasilitator dan para peserta pelatihan Buku panduan ini disusun berdasarkan agenda harian pelatihan. Setiap bagian dimulai dengan pengenalan topik secara umum. Buku panduan ini juga menunjukkan perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap sesi pelatihan dan materi serta persiapan yang dibutuhkan.

► TUJUAN MODUL Di akhir pelatihan modul ini Anda akan dapat:  Mengetahui dan memahami langkah-langkah Penerimaan, Pembukaan dan Evaluasi Dokumen Penawaran dalam proses pengadaan  Mengenali Penerimaan Dokumen Penawaran sebagai tolok ukur penting dalam tahap evaluasi, menunjukkan pemahaman tentang tata kelola dan pengawasan, 5

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran



 



serta membedakan antara prosedur penyampaian penawaran dalam bentuk tercetak (hard copy) atau secara elektronik (soft copy) Mendefinisikan ruang lingkup kegiatan Pembukaan Dokumen Penawaran, serta memahami tugas dan tanggung jawab pemangku kepentingan utama yang terlibat dalam langkah ini Mengetahui tolok ukur utama dalam Evaluasi Dokumen Penawaran, serta mendefinisikan perubahan peran dan tanggung jawab pemangku kepentingan Mengetahui dan memahami berbagai jenis kriteria dan pendekatan evaluasi, serta menyadari pentingnya definisi tersebut dalam penyusunan dokumen permintaan penawaran Memahami cara melakukan Evaluasi Dokumen Penawaran dari segi kepatuhan, teknis dan harga

6

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

► AGENDA PELATIHAN HARI PERTAMA

Waktu 09:00 – 09:20 09:20 – 10:00 10:00 – 10:15 10:15 – 10:30 10:30 – 11:00 11:00 – 11:30 11:30 – 12:00 12:00 – 13:00 13:00 – 13:30 13:30 – 14:00 14:00 – 14:40 14:40 – 15:00 15:00 – 15:30 15:30 – 16:00

Topik Perkenalan dan Gambaran Umum serta Tujuan Modul Icebreaker Uji Pengetahun Prapelatihan Rehat Sesi 1: Gambaran Umum Penerimaan, Pembukaan dan Evaluasi Dokumen Penawaran Sesi 1, Kegiatan 1. Latihan Praktis: Jadwal Pengadaan Sesi 2: Penerimaan Dokumen Penawaran Ishoma Sesi 2, Kegiatan 1. Latihan Praktis: Dokumen Penawaran yang Terlambat Disampaikan. Soft copy Sesi 2, Kegiatan 2. Latihan Praktis: Dokumen Penawaran yang Terlambat Disampaikan. Hard copy Sesi 3: Proses Pembukaan Dokumen Penawaran Rehat Sesi 3, Kegiatan 1. Tantangan dalam Pembukaan Dokumen Penawaran Activity 1: Lampu Lalu Lintas Activity 2: Uji Pengetahuan Interaktif Sesi Tanya Jawab HARI KEDUA

Waktu

09:00 – 09:10 09:10 – 09:40 09:40 – 10:30 10:30 – 10:45 10:45 – 11:15 11:15 – 11:45 11:45 – 13:00 13:00 – 13:55 13:55 – 14:30 14:30 – 14:45 14:45 – 15:20 15:20 – 16:15

Topik Pembukaan Kegiatan 1. Peserta Mendiskusikan, Merangkum dan Memaparkan Apa yang Mereka Pelajari pada Hari Pertama Sesi 4: Gambaran Umum Evaluasi Penawaran Rehat Sesi 4, Kegiatan 1. Tahapan Penting dalam Proses Evaluasi Sesi 4, Kegiatan 2. Etika dan Integritas Ishoma Sesi 5: Menyusun Kriteria Evaluasi Sesi 5, Kegiatan 1. Latihan Praktis: Pembelian Pribadi Rehat Sesi 5, Kegiatan 2. Latihan Praktis: Kriteria Evaluasi Kegiatan 1: Percakapan Dua Keranjang Kegiatan 2: Uji Pengetahuan Interaktif Sesi Tanya Jawab

7

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

HARI KETIGA Waktu

Topik

08:00 – 08:10

Pembukaan Kegiatan 1. Peserta Mendiskusikan, Merangkum dan Memaparkan Apa yang Mereka Pelajari pada Hari Kedua Sesi 6: Evaluasi Penawaran Teknis dan Penawaran Harga Rehat Sesi 6, Kegiatan 1. Latihan Praktis: Merit Award Sesi 6, Kegiatan 2. Latihan Prakti: Metode Harga Ishoma Sesi 6, Kegiatan 3. Latihan Praktis: Daftar Kuantittas Sesi 6, Kegiatan 4. Latihan Praktis: Negosiasi Rehat Kegiatan 1: Membangun Menara Sesi Tanya Jawab Uji Pengetahuan Pascapelatihan Evaluasi Pelatihan

08:10 – 08:40 08:40 – 09:45 09:45 – 10:00 10:00 – 11:00 11:00 – 11:45 11:45 – 13:15 13:15 – 13:50 13:50 – 14:05 14:05 – 14:20 14:20– 15:00

8

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

â–ş BIOGRAFI FASILITATOR

MUHAMMAD NUR YAHYA Muhammad Nur Yahya memiliki pengalaman lebih dari 20 tahun sebagai Ahli Pengadaan Barang/Jasa, Auditor, Konsultan Pajak, Penilai Properti & Bisnis dan Ahli Pelaporan Keberlanjutan, pada Instansi Pemerintah, Lembaga Swadaya Masyarakat, Universitas, Kantor Akuntan Publik, Kantor Jasa Penilai Publik, Kantor Konsultan Pajak, Perusahaan Konsultan Manajemen & Pembangunan dan Proyek berskala Nasional dan Internasional. Sebagai Instruktur Pelatihan Ahli Pengadaan Barang/Jasa Tingkat Dasar & Menengah di LKPP dan pemegang International Certificate in Supply Chain Management dari ITC-WTO, Muhammad Nur Yahya berpengalaman dalam memberikan pelatihan, pembimbingan dan pendampingan bagi Unit Layanan Pengadaan Pemerintah Daerah pada tingkat provinsi, kota dan kabupaten. Muhammad Nur Yahya memiliki beberapa sertifikasi profesi serta menjadi anggota dari Ikatan Ahli Pengadaan Indonesia (IAPI), Ikatan Akuntan Indonesia (IAI), Institut Akuntan Publik Indonesia (IAPI), Ikatan Konsultan Pajak Indonesia (IKPI) dan Masyarakat Profesi Penilai Indonesia (MAPPI).

WAHYUDINATA HALIM Wahyudinata Halim memiliki pengalaman lebih dari 10 tahun di bidang pengadaan, keuangan, dan pelatihan di sejumlah industri, termasuk aspek pengadaan nonteknis (misalnya, aspek komersial dan prosedural) serta analisis pada semua tahap dalam siklus proyek. Ia juga memiliki pengalaman dalam melakukan pengadaan barang/jasa dan inisiatif pelatihan pengadaan untuk klien-klien pemerintah negara lain.

Pengalamannya mencakup, namun tidak terbatas pada kontrak, manajemen rantai pasokan dan pelatihan pengadaan. Ia memiliki pengetahuan dan pemahaman yang mendalam tentang peraturan pemerintah (misalnya Perpres No. 54/2010 dan perubahannya, yaitu Perpres No. 70/2012 dan Perpres No. 4/2015), Uni Eropa dan Bank Dunia, sistem pengadaan barang/jasa pemerintah, kebijakan, proses dan praktik-praktik pengadaan sebagaimana yang diterapkan pada berbagai jenis pengadaan yang dilakukan oleh organisasi internasional, seperti Commonwealth Procurement Guidelines, serta prinsip-prinsip dan prosedur yang berkaitan dengan pembayaran.

Baru-baru ini ia memperoleh Sertifikat di bidang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang disahkan oleh LKPP dan diakui oleh PPM Management.

9

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

MUHAMAD IDE AMBARDI Muhamad Ide Ambardi memiliki pengalaman kerja di bidang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah selama lebih dari 9 tahun. Ia pernah bekerja sebagai pejabat fungsional pengelola pengadaan barang/jasa di Unit Layanan Pengadaan Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK) dan ia juga pernah bekerja di Airnav Indonesia sebagai Senior Procurement Analyst.

Sebelumnya, Ia juga berpengalaman sebagai Pelatih dalam Pelatihan Anti Korupsi dalam Pengadaan Barang/Jasa di KPK dan Instruktur dalam Pelatihan Ahli Pengadaan Barang/Jasa Tingkat Dasar di LKPP. Muhamad Ide Ambardi memiliki pengetahuan praktis tentang cara mengelola Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah tanpa korupsi. Ia juga turut andil dalam memberikan bantuan bagi unit layanan pengadaan di KPK untuk mendapatkan Penghargaan National di Bidang Pengadaan 2014 dari LKPP untuk kategori Pionir Kelembagaan dan Sumber Daya Manusia ULP yang Permanen.

RIKA HARIATY Rika Hariaty memiliki pengalaman bekerja sama selama bertahun-tahun dengan Pemerintah Indonesia, di bidang pengadaan, pelatihan, kontrak dan manajemen pemangku kepentingan, Selain memiliki pengalaman lebih dari 10 tahun dalam hal konsultasi pengadaan, Rika Hariaty pernah bekerja terutama dengan organisasi internasional dan pemerintah yang memberinya pengalaman di bidang pengelolaan, penyelenggaran dan pelatihan untuk proyek-proyek infrastruktur. Pengalaman yang dimilikinya mencakup, namun tidak terbatas pada keahlian di bidang pengadaan.

10

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

JASON SINAGA Jason Sinaga, memiliki pengalaman 15 tahun lebih di bidang pengadaan dengan beberapa perusahaan multinasional yang bergerak di bidang kimia, elektronik, dll. Jason juga berpengalaman sebagai kepala pengadaan di beberapa proyek pembuatan pabrik dan ekspansi. Dia menangani pemakaian biaya hingga sebesar US$ 500 juta lebih. Keahliannya juga termasuk metodologi sumber strategis, manajemen penyedia, keterlibatan stakeholder, dan manajemen kontrak, terutama menekan biaya pembelian. Jason memiliki pengalaman ditugaskan dalam jangka pendek di Melbourne, Australia untuk mendukung cetak biru , integrasi dan implementasi sistem SAP ERP di perusahaan DOW Asia Pacific dan juga pernah ditugaskan untuk menangani pengadaan untuk negara lain seperti Malaysia, Singapura, dan Filipina. Ia mengikuti pelatihan untuk pelatih di Bangkok, rencana distribusi sumber daya di Shanghai, metodologi sumber strategis di Bangkok, six sigma methodologies, 5S concept, juga sebagai pelatih di bagian pengadaan.

SRI HANIZAR Sri Hanizar memiliki pengalaman luas di bidang pengadaan untuk organisasi internasional. Ia bekerja sebagai tenaga ahli untuk meningkatkan kualitas pengadaan dan manajemen kontrak di kantor Bank Dunia dan Bank Pembangunan Asia (ADB). Berdasarkan pengalamannya dalam bidang pengadaan dan manajemen kontrak dalam beberapa proyek di bidang pendidikan, ekonomi, infrastruktur, dan human/social development di Indonesia, ia sangat memahami reformasi dan modernisasi pengadaan di Indonesia. Sri Hanizar memiliki pengalaman lebih dari 20 tahun di bidang pengadaan dan pekerjaan yang berhubungan dengan pengadaan.

GIORGI TVALAVADZE Giorgi Tvalavadze memiliki pengalaman lebih dari 15 tahun di bidang pengadaan untuk proyek-proyek pembangunan internasional dan bantuan teknis. Klien-kliennya mencakup antara lain Pemerintah Georgia, MCAMoldova, berbagai Unit Pelaksana Proyek Bank Dunia, serta Direktur Pengadaan untuk Millenium Challenge Georgian Fund (MCA-Georgia) Giorgi Tvalavadze memiliki pengetahuan praktis tentang Pedoman Pengadaan Program, Persyaratan dan Dokumen Pengadaan Standar Millenium Challenge Corporation. Selain itu ia banyak bekerja dengan menggunakan Pedoman Pengadaan Bank Dunia, UNCITRAL Model Law on Procurement; Perjanjian Pengadaan Pemerintah WTO dan Petunjuk Pengadaan Uni Eropa; serta kerangka hukum sistem pengadaan pemerintah dalam perekenomian yang telah maju maupun yang sedang berkembang.

11

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

12

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

► ATURAN PELATIHAN SELAMAT DATANG! Selamat datang di modul keempat: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran.

Kami sangat senang Anda telah bergabung dengan kami dalam pelatihan ini.

Perkenankan para fasilitator untuk memperkenalkan diri, menjelaskan tujuan modul ini, dan memberikan informasi administratif.

ATURAN PELATIHAN 1. Untuk mendapatkan sertifikat pelatihan Anda harus:     

Memastikan kehadiran Anda setiap hari Menghadiri semua sesi, datang dan kembali dari rehat tepat waktu Berpartisipasi dalam semua kegiatan pelatihan Menyelesaikan Pengukuran Pengetahuan Pra dan Pascapelatihan Melengkapi Lembar Evaluasi Pelatihan

2. Setiap peserta yang menghadiri semua sesi, terlibat dan berpartisipasi dalam kegiatan pelatihan layak mendapat sertifikat 3. Tunjukan rasa hormat kepada sesama peserta dan fasilitator pelatihan 4. Ingat, kita hadir di sini untuk mempelajari keahlian dan cara “BERPIKIR” baru tentang pengadaan. Jadi bukalah pikiran Anda dan pusatkan perhatian pada bagaimana bersama-sama kita menjadikan pengadaan barang/jasa lebih baik 5. Yang terpenting adalah nikmati pelatihan ini dan selamat belajar!

6. Perhatikan tempat-tempat untuk merokok 7. Harap matikan dering telepon genggam Anda

13

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

14

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

► PENGENALAN MODUL Slide 1

SELAMAT DATANG DI MODUL 4

Menerima dan Mengevaluasi Penawaran Pelatihan Pengadaan – Tingkat Dasar

Proyek Modernisasi Pengadaan LKPP/MCA-I Pengembangan Sumber Daya Manusia

1

15

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 2

Pembukaan

2

16

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 3

Aturan Pelatihan 1. Untuk mendapatkan sertifikat pelatihan Anda harus: • Memastikan kehadiran Anda setiap hari • Menghadiri semua sesi, datang dan kembali dari rehat tepat waktu • Berpartisipasi dalam semua kegiatan pelatihan • Menyelesaikan Pengukuran Pengetahuan Pra dan Pascapelatihan • Melengkapi Lembar Evaluasi Pelatihan 2. Setiap peserta yang menghadiri semua sesi, terlibat dan berpartisipasi dalam kegiatan pelatihan layak mendapat sertifikat

3. Tunjukkan rasa hormat kepada sesama peserta dan fasilitator pelatihan 4. Ingat, kita hadir di sini untuk mempelajari keahlian dan cara “BERPIKIR” baru tentang pengadaan. Jadi bukalah pikiran Anda dan pusatkan perhatian pada bagaimana bersama-sama kita menjadikan pengadaan barang/jasa lebih baik 5. Yang terpenting adalah nikmati pelatihan ini dan selamat belajar!

6. Perhatikan tempat-tempat untuk merokok 7. Harap matikan dering telepon genggam Anda

17

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 4

Proyek Modernisasi Pengadaan Pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM) Gambaran Umum 4

18

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 5

Gambaran Umum Proyek SDM Alur Pelatihan Keahlian Pengadaan GAMBARAN UMUM Pelatihan Keahlian Pengadaan melengkapi program sertifikasi pengadaan LKPP dan pada batas-batas tertentu didasarkan pada pekerjaan yang telah dilaksanakan oleh program donor sebelumnya, yaitu ISP3 (Ausaid).

PERBEDAAN UTAMA Pelatihan akan memusatkan perhatian pada pengembangan keahlian yang sesungguhnya bagi peserta pelatihan dan menyelaraskannya dengan tingkat sertifikasi pengadaan yang dibuat oleh LKPP, yaitu tingkat dasar, tingkat lanjutan dan tingkat mahir

PENDEKATAN • Pengembangan pelatihan pengadaan berdasarkan hasil-hasil yang diperoleh dari Penilaian tentang Kebutuhan Pelatihan yang dilakukan pada tahun 2012 dan Laporan Akhir yang disampaikan pada September 2012. • Peningkatan pelatihan yang diberikan dengan sejumlah cara, seperti pembelajaran melalui media elektronik (E-learning), pelatihan dalam kelas, pelatihan di tempat kerja (on-the-job training) dan memasukkan program-program pengelolaan pengadaan lainnya, seperti Perjanjian Payung, Sistem 5 Informasi Pengelolaan Pengadaan, Katalog Elektronik dan Pengadaan Berkesinambungan.

19

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 6

Kurikulum & Silabus Pelatihan Tingkat Dasar Modul 1 Menerapkan prinsipprinsip dasar pengadaan Modul 2 Bagaimana merencanakan pengadaan sederhana Modul 3 Menyusun Dokumen Pengadaan Modul 4 Menerima dan Mengevaluasi Penawaran Modul 5 Mengelola Dokumen, Catatan, dan Berkas Kontrak terkait dengan Pengadaan Modul 6 Sistem Informasi Pengelolaan Pengadaan dan Perjanjian Payung

18 MODUL INTI Tingkat Lanjutan Modul 1 Merencanakan & Menyusun Pengadaan yang Kompleks Modul 2 Bagaimana Menusun Perkiraan Biaya dan Mengapa?

Modul 3 Bagaimana Menghitung Total Cost of Ownership (TCO) dan Mengapa?

Modul 4 Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Spesifikasi Modul 5 Bagaimana Memilih Model Kontrak yang Tepat Modul 6 Bagaimana Melaksanakan dan Mengelola Kontrak 6

20

Mahir Modul 1 Skema & Indikator Kecurangan Modul 2 Melaksanakan Kontrak Payung Modul 3 Perencanaan & Pelaksanaan Strategis Modul 4 Mengidentikasi & Mengelola Risiko dalam Pengadaan yang Rumit Modul 5 Mengelola Kontrak yang Strategis & Rumit Modul 6 Mengembangkan & Melakukan Evaluasi Penawaran untuk Pengadaan yang Rumit

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 7

Tujuan Modul •

•

•

•

•

•

Mengetahui dan memahami langkah-langkah Penerimaan, Pembukaan dan Evaluasi Dokumen Penawaran dalam proses pengadaan Mengenali Penerimaan Dokumen Penawaran sebagai tolok ukur penting dalam tahap evaluasi, menunjukkan pemahaman tentang tata kelola dan pengawasan, serta membedakan antara prosedur penyampaian penawaran dalam bentuk tercetak (hard copy) atau secara elektronik (soft copy) Mendefinisikan ruang lingkup kegiatan Pembukaan Dokumen Penawaran, serta memahami tugas dan tanggung jawab pemangku kepentingan utama yang terlibat dalam langkah ini Mengetahui tolok ukur utama dalam Evaluasi Dokumen Penawaran, serta mendefinisikan perubahan peran dan tanggung jawab pemangku kepentingan Mengetahui dan memahami berbagai jenis kriteria dan pendekatan evaluasi, serta menyadari pentingnya definisi tersebut dalam penyusunan dokumen permintaan penawaran Memahami cara melakukan Evaluasi Dokumen Penawaran dari segi kepatuhan, teknis dan harga

21

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 8

Agenda – HARI PERTAMA HARI PERTAMA Waktu

Topik

09:00 – 09:20

Perkenalan dan Gambaran Umum serta Tujuan Modul

09:20 – 10:00

Icebreaker

10:00 – 10:15

Uji Pengetahun Prapelatihan

10:15 – 10:30

Rehat

10:30 – 11:00

Sesi 1: Gambaran Umum Penerimaan, Pembukaan dan Evaluasi Dokumen Penawaran

11:00 – 11:30

Sesi 1, Kegiatan 1. Latihan Praktis: Jadwal Pengadaan

11:30 – 12:00

Sesi 2: Penerimaan Dokumen Penawaran

12:00 – 13:00

Ishoma

13:00 – 13:30

Sesi 2, Kegiatan 1. Latihan Praktis: Dokumen Penawaran yang Terlambat Disampaikan. Soft copy

13:30 – 14:00

Sesi 2, Kegiatan 2. Latihan Praktis: Dokumen Penawaran yang Terlambat Disampaikan. Hard copy

14:00 – 14:40

Sesi 3:: Tantangan Proses Pembukaan Dokumen Penawaran

14:40 – 15:00

Rehat

15:00 – 15:30

Sesi 3, Kegiatan 1. Tantangan dalam Pembukaan Dokumen Penawaran

15:30 – 16:00

Activity 1: Lampu Lalu Lintas Activity 2: Uji Pengetahuan Interaktif Sesi Tanya Jawab

22

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 9

Agenda – HARI KEDUA HARI KEDUA Waktu

Topik

09:00 – 09:10

Pembukaan

09:10 – 09:40

Kegiatan 1. Peserta Mendiskusikan, Merangkum dan Memaparkan Apa yang Mereka Pelajari pada Hari Pertama

09:40 – 10:30

Sesi 4: Gambaran Umum Evaluasi Penawaran

10:30 – 10:45

Rehat

10:45 – 11:15

Sesi 4, Kegiatan 1. Tahapan Penting dalam Proses Evaluasi

11:15 – 11:45

Sesi 4, Kegiatan 2. Etika dan Integritas

11:45 – 13:00

Ishoma

13:00 – 13:55

Sesi 5: Menyusun Kriteria Evaluasi

13:55 – 14:30

Sesi 5, Kegiatan 1. Latihan Praktis: Pembelian Pribadi

14:30 – 14:45

Rehat

14:45 – 15:20

Sesi 5, Kegiatan 2. Latihan Praktis: Kriteria Evaluasi

15:20 – 16:15

Kegiatan 1: Percakapan Dua Keranjang Kegiatan 2: Uji Pengetahuan Interaktif

Sesi Tanya Jawab

23

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 10

Agenda – HARI KETIGA HARI KETIGA Waktu

Topik

08:00 – 08:10

Pembukaan

08:10 – 08:40

Kegiatan 1. Peserta Mendiskusikan, Merangkum dan Memaparkan Apa yang Mereka Pelajari pada Hari Kedua

08:40 – 09:45

Sesi 6: Evaluasi Penawaran Teknis dan Penawaran Harga

09:45 – 10:00

Rehat

10:00 – 11:00

Sesi 6, Kegiatan 1. Latihan Praktis: Merit Award

11:00 – 11:45

Sesi 6, Kegiatan 2. Latihan Praktis : Metode Harga

11:45 – 13:15

Ishoma

13:15 – 13:50

Sesi 6, Kegiatan 3. Latihan Praktis: Daftar Kuantittas

13:50 – 14:05

Sesi 6, Kegiatan 4. Latihan Praktis: Negosiasi

14:05 – 14:20

Rehat

14:20 – 15:00

Kegiatan 1: Membangun Menara Sesi Tanya Jawab Uji Pengetahuan Pascapelatihan Evaluasi Pelatihan

24

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 11

Perkenalan Fasilitator

11

25

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 12

Kegiatan Interaktif No. 1-0-1 Icebreaker:

Lokasi Geografis Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda

26

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 13

Uji Pengetahuan Prapelatihan

27

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 14

REHAT

28

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

â–º SESI 1 - GAMBARAN UMUM PENERIMAAN, PEMBUKAAN DAN EVALUASI DOKUMEN PENAWARAN Slide 1

Sesi 1

Gambaran Umum Penerimaan, Pembukaan dan Evaluasi Dokumen Penawaran

Proyek Modernisasi Pengadaan 3

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ __ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

29

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 2

Tujuan Di akhir sesi ini, Anda akan dapat:  Menyadari ‘pentingnya’ penerimaan,

pembukaan, dan evaluasi dokumen penawaran  Mengetahui para pemangku kepentingan utama yang terlibat dalam proses ‘Evaluasi Penawaran’  Memahami perlunya etika dan integritas dalam seluruh langkah dalam proses penerimaan, pembukaan, dan evaluasi dokumen penawaran 2

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

30

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 3

Penerimaan, Pembukaan, dan Evaluasi dokumen penawaran dilakukan pada tahap ketiga dalam proses pengadaan 1

3

2 Perencanaan Pengadaan

Penyusunan Dokumen Pengadaan

4

Evaluasi & Pengumuman Pemenang

Administrasi & Pengelolaan Kontrak

Penerimaan, Pembukaan, dan Evaluasi Dokumen Penawaran  Merupakan langkah-langkah formal dalam proses pengadaan  Berfungsi sebagai pengendalian utama  Memerlukan komitmen dari Pemangku kepentingan untuk menerapkan Prinsip-Prinsip Pengadaan  Memerlukan dokumentasi formal untuk memastikan adanya jejak audit (audit trail) 3

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

31

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 4

Definisi Penerimaan, Pembukaan dan Evaluasi Dokumen Penawaran  Penerimaan Penawaran adalah proses formal untuk menerima tanggapan dari penawar dan menyimpannya dengan aman.  Pembukaan Penawaran adalah proses formal pembukaan dokumen penawaran sesuai dengan tata cara yang telah ditetapkan.  Evaluasi Penawaran dilakukan berdasarkan kriteria evaluasi untuk memberikan rekomendasi pemenang.

4

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

32

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 5

Penerimaan, Pembukaan dan Evaluasi Dokumen Penawaran dicantumkan dalam jadwal pengadaan guna memastikan penyelesaian secara tepat waktu Ilustrasi Jadwal Pengadaan Kegiatan

Tanggal

Pengumuman/ publikasi dokumen permintaan penawaran kepada penyedia barang/jasa

10 April

Masa Pemberitahuan dan Permintaan Penjelasan Kunjungan lokasi (jika perlu)

28 April

Batas Akhir Penyampaian Dokumen Penawaran Pemeriksaan Kepatuhan pada Dokumen Pengadaan Pembukaan Penawaran Teknis

7 Mei 8 Mei

Evaluasi penawaran secara internal

10 – 24 Mei

Presentasi Penjelasan Teknis oleh Penawar

25 – 30 Mei

Pembukaan Penawaran Harga

3 Juni

Negosiasi

6 – 10 Juni

Rekomendasi Pemenang secara internal

15 Juni

Penetapan dan pengumuman pemenang

30 Juni

Sanggahan Penawaran

5 Juli

Mulai berlangsungnya kontrak

15 Juli

Jadwal Pengadaan Procurement Schedule

Disepakati bersama dengan pemangku kepentingan

30 April

Diberitahukan kepada pemangku kepentingan internal guna memastikan kesediaan mereka untuk melaksanakan tugas

9 Mei

Diberitahukan kepada penawar sebagai bagian dari dokumen pengadaan

5

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ __

33

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 6

Siapa saja “Pemangku Kepentingan” yang terlibat dalam “Evaluasi Dokumen Penawaran”?

6

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

34

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 7

Hanya sebagian dari pemangku kepentingan terlibat dalam evaluasi penawaran Pemangku kepentingan dalam proses pengadaan

Instansi Pengadaan

Penyedia Barang/Jasa

Pemilik Anggaran

Ahli Teknis

Referensi klien penyedia barang/jasa

Manajer Program

Badan Regulasi Pemerintah

Kelompok Industri & Perdagangan

Pengguna

Pengelola Pengadaan

Bagian Hukum

Pemerintah

Pemangku kepentingan dalam evaluasi penawaran

Bagian Keuangan

Auditor

Organisasi Profesi

     

Pengelola pengadaan Bagian Keuangan Manajer Program Pengguna Ahli teknis Penyedia barang/jasa

Lain-lain

7

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

35

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 8

Mengapa etika dan integritas berhubungan erat dengan kegiatan penerimaan, pembukaan dan evaluasi dokumen penawaran?

8

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

36

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 9

Definisi Etika dan Integritas  Etika adalah sistem peraturan (baik internal maupun eksternal) yang dipatuhi, misalnya, pemahaman tentang baik dan buruk; kode etik perusahaan  Integritas adalah tentang kepatuhan terhadap etika, ini lebih merupakan pilihan daripada kewajiban

9

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

37

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 10

Etika & Integritas dapat mengurangi korupsi dan meningkatkan kepercayaan dalam pengadaan barang/jasa

Akan mengurangi korupsi dan kecurangan

Akan memperbaiki pandangan masyarakat terhadap pemerintah dan proses pengadaan

Akan membangun kepercayaan antara pemerintah dan sektor swasta

Akan membantu menghasilkan hasilhasil yang lebih baik sesuai dengan tujuan pengadaan

10

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

38

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 11

Contoh-contoh perilaku yang tidak etis dalam evaluasi dokumen penawaran  Bertindak tidak adil dan diskriminatif  Tidak memperlakukan semua penyedia barang/jasa dengan sama  Mengubah matriks evaluasi demi kepentingan salah satu penyedia barang/jasa  Memaksakan keputusan pada para evaluator  Tidak mengungkapkan konflik kepentingan yang ada atau yang mungkin timbul  Tidak mendokumentasikan kriteria pembuatan keputusan  Tidak memberikan umpan balik kepada penawar yang gagal  Tidak membuat dokumen yang siap untuk diaudit 11

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

39

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 12

Poin-poin penting Penerimaan, pembukaan dan evaluasi dokumen penawaran mengikuti proses baku karena ketiga hal ini merupakan poin pengendali utama dalam proses pengadaan.

Jadwal pengadaan harus mencakup langkah-langkah tersebut, penentuan waktu disepakati sebelumnya dengan para pemangku kepentingan dan didistribusikan melalui dokumen permintaan penawaran Evaluasi dokumen penawaran adalah hal yang penting, karena kita membelanjakan uang publik. Kita harus memastikan bahwa kita memaksimalkan nilai yang didapat dari pembelanjaan tersebut Ada berbagai pemangku kepentingan yang terlibat dalam proses evaluasi dan peran mereka dapat berubah selama jangka waktu pengadaan Etika dan integritas adalah perilaku yang penting dalam proses evaluasi 12

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

40

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 13

Terima Kasih!

Ada Pertanyaan?

13

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

41

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 14

Kegiatan Interaktif No. 1-1-1 Jadwal Pengadaan

Lihat buku kegiatan pada bagian akhir buku pedoman Anda

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

42

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

► SESI 2 – PENERIMAAN DOKUMEN PENAWARAN Slide 1

Sesi 2

Penerimaan Dokumen Penawaran

Proyek Modernisasi Pengadaan 4

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

43

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 2

Tujuan Di akhir sesi ini, Anda akan dapat:  Memahami tentang penerimaan dokumen penawaran  Mengetahui dan memahami perbedaan menerima dokumen penawaran dalam bentuk hardcopy dan softcopy.  Memahami pengendalian dan tata kelola secara keseluruhan 2

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

44

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 3

Apa yang dimaksud dengan “Penerimaan Dokumen Penawaran�?

3

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

45

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 4

Penerimaan dokumen penawaran

Penerimaan dokumen penawaran…

 Merupakan proses formal untuk menerima dokumen penawaran yang disampaikan oleh penawar  Dicap tanggal dan waktu penyampaiannya…  Harus disimpan dengan baik

4

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

46

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 5

Bagaimana Dokumen Penawaran sebaiknya diterima?

5

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

47

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 6

Dokumen penawaran dalam bentuk hardcopy • Penawar harus memastikan bahwa dokumen penawaran dikirimkan secara fisik ‒ ke lokasi yang sudah ditentukan sebelumnya ‒ sesuai dengan format yang dipersyaratkan  Contoh: Amplop tertutup dan menunjukkan referensi nomor dokumen permintaan penawaran dengan jelas  Contoh: Penawaran teknis dan penawaran harga dibuat dalam amplop terpisah ‒ Sebelum batas akhir pemasukan dokumen penawaran 6

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

48

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 7

Dokumen penawaran dalam bentuk softcopy • Penawar menyampaikan dokumen penawaran secara elektronik ‒ Melalui sistem eSourcing dengan proses penyampaian dokumen penawaran secara online ‒ Melalui email ke alamat email yang ditetapkan baik ke alamat email bagian pengadaan atau alamat email umum • Sistem akan merekam tanggal dan waktu penyampaian dokumen penawaran 7

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

49

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 8

Pengendalian internal seperti apa yang diperlukan untuk menerima dokumen penawaran?

8

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

50

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 9

Melalui pengendalian internal, dokumen penawaran dapat diterima dan disimpan dengan baik dengan cara…

• Memastikan hanya ada satu lokasi tempat penyampaian dokumen penawaran secara fisik yang berlaku bagi semua penawar • Memastikan semua dokumen penawaran yang diterima telah dicap tanggal dan waktu penyampaiannya dan sudah tercatat dalam sistem pengendalian internal • Memberikan tanda terima (termasuk tanggal dan waktu diterimanya dokumen penawaran) kepada setiap penawar yang telah menyampaikan dokumen penawaran • Dengan segera mengirimkan dokumen penawaran yang sudah diterima ke bagian penyimpanan dokumen internal • Membatasi akses terhadap bagian penyimpanan dokumen internal 9

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

51

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 10

Dokumen penawaran yang disampaikan dalam bentuk softcopy harus dimasukkan ke dalam ‘sistem’ eSourcing / eProcurement untuk pengendalian  Ada sistem log (pencatatan) dalam sistem eSourcing/ eProcurement, sehingga semua kegiatan termasuk penyampaian dokumen penawaran akan tercatat waktu dan tanggalnya  Detail Login dan password untuk setiap pengguna sistem harus berbeda.  Pengguna sistem akan teridentifikasi tugas dan tanggung jawabnya sesuai dengan profilnya ‒ Pengelola Pengadaan ‒ Panitia pengadaan yang membuka dokumen penawaran (bid opening committee) ‒ Panitia pengadaan yang melakukan evaluasi (evaluation committee) ‒ Pemberi Persetujuan (Wewenang)  Sistem ini terletak dalam Firewall atau merupakan bagian dari perangkat lunak berbentuk layanan atau Software As A Service (SAAS) 10

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

52

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 11

Apa yang sebaiknya kita lakukan jika ada penawar yang terlambat? • Jika penawar terlambat menyampaikan dokumen penawaran, secara teori dokumennya tidak dapat diterima. • Waktu tidak dapat dijadikan alasan keterlambatan oleh penawar. • Jika pengelola pengadaan menerima dokumen penawaran yang terlambat atas dasar pertimbangan berdasarkan informasi yang dimiliki, bukan perasaan (informed judgment), dasar pertimbangannya harus didokumentasikan dalam berkas pengadaan.

11

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ __ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

53

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 12

Poin-Poin Penting Penerimaan dokumen penawaran adalah proses formal untuk menerima penawaran yang disampaikan oleh penawar, yang harus dicantumkan tanggal dan waktu penyampaiannya dan disimpan dengan baik Dokumen penawaran dapat disampaikan dan diterima baik dalam bentuk hardcopy – paket/amplop tertutup– maupun softcopy / secara elektronik via email atau sistem eSourcing – Petunjuk penyampaian dokumen penawaran harus jelas Harus ada pengendalian internal agar dokumen penawaran dapat diterima dan disimpan dengan baik Pengelola pengadaan harus membuat keputusan berdasarkan informasi yang dimiliki dan didokumentasikan serta menggunakan pertimbangan profesional yang terbaik untuk menerima dokumen penawaran yang terlambat berdasarkan peraturan dan prinsip pengadaan barang/jasa 12

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

54

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 13

Kegiatan Interaktif No. 1-2-1 Latihan Praktis:

Dokumen penawaran yang terlambat disampaikan. Soft copy Lihat buku kegiatan pada bagian akhir buku panduan Anda

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

55

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 14

Kegiatan Interaktif No. 1-2-2 Latihan Praktis:

Dokumen penawaran yang terlambat disampaikan. Hard Copy Lihat buku kegiatan pada bagian akhir buku panduan Anda

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

56

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

► SESI 3 – PROSES PEMBUKAAN DOKUMEN PENAWARAN Slide 1

Sesi 3

Proses Pembukaan Dokumen Penawaran

Proyek Modrenisasi Pengadaan 1

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

57

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 2

Tujuan Di akhir sesi ini Anda akan dapat:  Mendefinisikan ‘Proses Pembukaan

Dokumen Penawaran’  Mengidentifikasi pemangku kepentingan utama yang terlibat dalam ‘Proses Pembukaan Dokumen Penawaran’  Memahami kegiatan dalam ‘Proses Pembukaaan Dokumen Penawaran’  Memahami pembukaan dokumen penawaran secara berurutan dan bersamaan 2

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

58

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 3

Apa yang dimaksud dengan “Proses Pembukaan Dokumen Penawaran�?

3

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

59

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 4

Proses pembukaan dokumen penawaran adalah…

• Langkah formal untuk membuka penawaran yang disampaikan dalam amplop tertutup dalam proses pengadaan • Pembukaan dokumen penawaran dapat dilakukan terhadap dokumen penawaran dalam bentuk tercetak (hardcopy) atau elektronik (softcopy) • Kadang-kadang dilakukan oleh panitia pengadaan yang membuka dokumen penawaran (‘Bid Opening Committee’) yang beberapa anggotanya bukan dari bagian pengadaan.

• Proses kegiatan ini akan dibuatkan berita acaranya.

• Panitia pengadaan akan meninjau berita acara pembukaan dokumen penawaran • Sering dilakukan secara berurutan, penawaran harga hanya akan dibuka apabila penawaran teknisnya memenuhi persyaratan 4

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

60

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 5

Mengapa proses formal “pembukaan dokumen penawaran� penting?

5

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

61

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 6

Pentingnya Proses formal pembukaan dokumen penawaran…

• Menegaskan kembali kepada pemangku kepentingan bahwa kegiatan pengadaan selaras dengan prinsip-prinsip dan proses pengadaan • Penawar memahami bahwa jika mereka menyampaikan dokumen penawarannya secara tepat waktu, dokumen penawaran mereka akan dibuka (dan dievaluasi) • Memberikan konfirmasi bahwa penawar menyampaikan penawaran mereka dalam kurun waktu yang tercantum dalam dokumen permintaan penawaran • Memberikan jejak audit (audit trail) yang jelas • Mengurangi kemungkinan masuknya penawar lain pada tahap selanjutnya • Selaras dengan prinsip-prinsip pengadaan (transparansi/kejujuran) • Mengurangi kemungkinan terjadinya korupsi 6

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

62

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 7

Apakah kepatuhan terhadap persyaratan yang tercantum dalam dokumen pengadaan harus diperiksa pada saat proses pembukaan dokumen penawaran?

 Panitia pengadaan yang membuka dokumen penawaran (bid opening committee) dapat melakukan pemeriksaan secara umum saja terhadap dokumen penawaran selama proses pembukaan ‒ Tidak ada penawaran harga yang disertakan dalam penawaran teknis ‒ Lisensi wajib telah disertakan  Namun, kepatuhan terhadap persyaratan yang tercantum dalam dokumen pengadaan harus diperiksa oleh panitia pengadaan yang melakukan evaluasi (evaluation committee) 8

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

63

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 8

Meskipun sedikit berbeda, pembukaan dokumen penawaran dalam bentuk hardcopy dan softcopy memiliki hasil yang sama Perbedaan

Kesamaan  Keduanya akan memiliki anggota panitia  Keduanya akan mengikuti proses pembukaaan dokumen penawaran secara formal  Keduanya akan dibubuhi dengan waktu dan tanggal pada saat dokumen penawaran diterima  Keduanya akan ditandatangani oleh anggota panitia (masing-masing secara fisik dan digital)  Keduanya menghasilkan jejak audit yang jelas







Pembukaan dokumen penawaran dokumen softcopy dilakukan secara online, sehingga anggota panitia tdak perlu hadir secara fisik di tempat yang sama (berbeda dengan dokumen hardcopy) Pembukaan dokumen penawaran softcopy hanya memerlukan sedikit waktu, sedangkan dokumen hardcopy kadang-kadang memakan waktu lama (tergantung penawarannya) Dalam pembukaan dokumen penawaran softcopy, tinjauan kepatuhan kurang dilakukan oleh anggota panitia pengadaan (tidak seperti dokumen penawaran hardcopy)

….Dokumen penawaran yang telah dibuka siap untuk dievaluasi 7

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ __ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

64

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 9

Apakah panitia pengadaan yang membuka dokumen penawaran harus melakukan pemeriksaan kepatuhan dalam proses pembukaan dokumen penawaran?  Panitia pengadaan yang membuka dokumen penawaran (bid opening committee) dapat melakukan pemeriksaan singkat terhadap dokumen penawaran selama proses pembukaan ‒ Tidak ada penawaran harga yang disertakan dalam penawaran teknis ‒ Lisensi wajib telah disertakan  Namun, kepatuhan terhadap persyaratan yang tercantum dalam dokumen pengadaan harus dinilai oleh panitia pengadaan yang melakukan evaluasi (evaluation committee) 8

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

65

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 10

Apa perbedaan antara pembukaan dokumen penawaran secara “berurutan dan bersamaan�?

9

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

66

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 11

Pembukaan dokumen penawaran secara berurutan dan bersamaan…

 Pembukaan dokumen penawaran secara berurutan dilakukan dengan urutan tertentu ‒ Pertama, penawaran teknis (dievaluasi berdasarkan matriks nilai) ‒ Kedua, penawaran harga untuk penawar yang dari segi teknis dianggap memenuhi syarat  Pembukaan dokumen penawaran secara bersamaan (paralel) jarang dan hanya dilakukan apabila ada justifikasi yang tepat (mis. pengadaan darurat atau di bawah tekanan waktu) 10

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

67

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 12

Poin-poin penting Pembukaan dokumen penawaran adalah kegiatan yang menjadi tahapan penting dalam keseluruhan proses pengadaan Pembukaan dokumen penawaran harus dilakukan oleh panitia pengadaan yang ditunjuk, yang mungkin anggotanya tidak berasal dari bagian pengadaan Pembukaan dokumen penawaran dapat diterapkan pada dokumen dalam bentuk hard copy atau soft copy, namun hasil akhirnya sama Sebagian besar dokumen penawaran dibuka secara berurutan, pertama penawaran teknis, dan diikuti dengan penawaran harga 11

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

68

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 13

Terima kasih!

Ada pertanyaan?

12

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ __

69

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 14

Kegiatan Interaktif No. 1-3-1 Latihan Praktis: Tantangan dalam Pembukaan

Dokumen Penawaran Lihat buku kegiatan pada bagian akhir buku pedoman Anda

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

70

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 15

Kegiatan Interaktif No. 1-0-3 Uji Pengetahuan Interaktif

Lihat buku kegiatan pada bagian akhir buku pedoman Anda

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

71

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

72

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

â–ş HARI PERTAMA - MERANGKUM KEGIATAN

Kegiatan Interaktif No. 1-0-2 Lampu Lalu Lintas: Pembukaan

Dokumen Hard Copy Lihat buku kegiatan pada bagian akhir buku pedoman Anda

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

73

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

74

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

► HARI KEDUA – MEMAPARKAN APA YANG DIPELAJARI PADA HARI PERTAMA

Kegiatan Interaktif No. 2-0-1 Diskusikan Apa yang Dipelajari

pada Hari Pertama

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ __

75

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

76

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

► SESI 4 – GAMBARAN UMUM EVALUASI PENAWARAN Slide 1

Sesi 4

Gambaran Umum Evaluasi Penawaran

Proyek Modernisasi Pengadaan 6

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

77

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 2

Tujuan Di akhir sesi ini, Anda akan dapat:  Mendefinisikan ‘evaluasi’

 Mengidentifikasi pemangku kepentingan utama yang terlibat dalam ‘evaluasi’

 Memahami tahapan penting dalam ‘evaluasi’  Membedakan praktik evaluasi yang tepat dan tidak tepat 2

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

78

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 3

Menurut Anda, apa yang dimaksud dengan “Evaluasi Penawaran�?

3

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

79

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 4

Apa yang dimaksud dengan ‘Evaluasi Penawaran’?

Evaluasi Penawaran adalah…

• Proses formal untuk membedakan penawaran yang diterima dan penawaran yang sahih…

• secara etis, adil, dan tepat waktu…

• dengan menggunakan matriks evaluasi yang ditetapkan…

• untuk memudahkan proses seleksi dan rekomendasi pemenang 4

_________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ __ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

80

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 5

Mengapa “Evaluasi Penawaran� penting?

5

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

81

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 6

Pentingnya evaluasi penawaran  Untuk membandingkan penawaran yang disampaikan para penawar  Meningkatkan kemungkinan penawar dengan nilai terbaik yang akan ditetapkan sebagai pemenang  Meningkatkan keyakinan pemangku kepentingan bahwa proses yang adil dan formal telah dijalankan  Jejak audit (audit trail) yang jelas dalam pengambilan keputusan  Memastikan penerapan prinsip pengadaan (keadilan/transparansi/kejujuran)  Mengurangi kemungkinan terjadinya korupsi  …sesuai dengan Hukum Perjanjian dalam hal ‘penerimaan’ penawaran secara formal 6

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

82

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 7

Apa saja tahapan penting dalam “Evaluasi Penawaran�?

7

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

83

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 8

Tahapan dalam Evaluasi Penawaran Identifikasi calon penawar (Perencanaan Pengadaan) Pengumuman Dokumen Pengadaan (Pelibatan Para Pihak terkait)

Proses Penyampaian Dokumen Penawaran (Dokumentasi dan Prasyarat)

Evaluasi Penawaran Teknis

Evaluasi Penawaran Harga & Negosiasi Harga

Rekomendasi Pemenang & Pemberian Kontrak 8

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

84

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 9

Matriks Penilaian Evaluasi merupakan dokumen penting dalam audit trail Matriks Penilaian Evaluasi

 Pemisahan peran dan tanggung jawab evaluator teknis dan harga  Penugasan evaluator teknis untuk mengevaluasi bagian tertentu dalam dokumen permintaan penawaran  Evaluasi kriteria teknis berdasarkan ‘technical knock out’  Matriks Penilaian Teknis Terkonsolidasi  Peninjauan harga dan biaya 9

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ _____ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

85

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 10

Peran dan tanggung jawab evaluasi serta jadwal evaluasi akan disepakati oleh para pemangku kepentingan  Rencana evaluasi mendokumentasikan proses seleksi secara formal  Evaluator menggunakan rencana evaluasi sebagai panduan  Matriks Evaluasi ‒ Kriteria Evaluasi ‒ Pembobotan  Peran dan tanggung jawab yang jelas  Jadwal Tata Kelola dan Pengendalian

Difinalisasi sebelum dokumen pengadaan dipublikasikan 10

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ __ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

86

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 11

Siapa saja “Pemangku Kepentingan” yang terlibat dalam “Evaluasi Penawaran”?

11

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

87

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 12

Walaupun terdapat berbagai pemangku kepentingan yang terlibat dalam proses pengadaan‌ Instansi Pengadaan

Penyedia Barang/Jasa

Pengguna

Bagian Keuangan

Pemilik Anggaran

Ahli Teknis

Pengelola Pengadaan

Auditor

Referensi Klien Penyedia Barang/Jasa

Manajer Program

Bagian Hukum

Organisasi Profesi

Badan Regulasi Pemerintah

Kelompok Industri & Perdagangan

Pemerintah

Lain-lain

12

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

88

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 13

…dalam proses evaluasi, hanya sebagian pemangku kepentingan saja yang terlibat, perannya pun berbeda Matriks Persyaratan/ Penilaian

Pengumuman Dokumen Pengadaan

Evaluasi Penawaran Teknis

 Pengelola  Evaluator pengadaan teknis mengelola dan melakukan mengakhiri evaluasi  Pengelola proses Pengadaan  Presentasi  Ahli teknis membuat Penjelasan menanggapi matriks Teknis oleh permintaan penilaian Penawar klarifikasi  Referensi teknis Klien  Penawar menyampaikan Penawar penawaran

 Ahli Teknis menyusun SOW

12

Evaluasi Penawaran Harga / Negosiasi

 Evaluasi harga

Pelaksanaan Kontrak

 Bagian hukum dan keuangan meninjau kontrak sebelum ditandatangani

 Peninjauan neraca keuangan   Pengelola pengadaan melakukan negosiasi

Pemberi wewenang meninjau keputusan penetapan pemenang dan menandatangani kontrak

 Pemilik Anggaran

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

89

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 14

Apa yang dimaksud dengan Etika dan Integritas? 

Etika adalah sistem peraturan (baik internal maupun eksternal) yang dipatuhi, misalnya, pemahaman tentang baik dan buruk; kode etik perusahaan



Integritas adalah tentang kepatuhan terhadap etika, ini lebih merupakan pilihan daripada kewajiban

14

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

90

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 15

Poin-Poin Penting Evaluasi penawaran adalah proses formal yang dilakukan secara tepat waktu menggunakan matriks evaluasi yang telah disepakati.

Dengan demikian, korupsi dapat dicegah dan dapat dipastikan bahwa penawar yang terpilih adalah penawar dengan nilai terbaik.

Evaluasi sangat penting dilakukan karena uang yang digunakan berasal dari dana publik, sehingga nilai yang dihasilkan harus semaksimal mungkin Terdapat berbagai tahapan dalam proses evaluasi, tetapi matriks penilaian evaluasi adalah hasil penting dari proses evaluasi Berbagai pemangku kepentingan terlibat dalam proses evaluasi dan perannya dapat berubah selama berlangsungnya pengadaan

Etika dan Integritas adalah perilaku penting selama proses evaluasi berlangsung 15

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

91

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 16

Terima kasih!

Ada pertanyaan?

16

92

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 17

Kegiatan Interaktif No. 2-4-1 Latihan praktis:

Tahapan Penting dalam Proses Evaluasi

Lihat buku kegiatan di bagian belakang buku panduan Anda

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

93

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 18

Kegiatan Interaktif No. 2-4-2 Latihan Praktis – Etika & Integritas

Lihat buku kegiatan di bagian belakang buku panduan Anda

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

94

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

► SESI 5 – MENYUSUN KRITERIA EVALUASI Slide 1

Sesi 5

Menyusun Kriteria Evaluasi

Proyek Modernisasi Pengadaan 7

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

95

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 2

Tujuan Di akhir sesi ini Anda akan dapat:  Mendefinisikan ‘Kriteria Evaluasi’ dan menjelaskan kepentingannya  Memahami apa metode dan kriteria evaluasi yang utama  Menentukan kriteria evaluasi mana yang perlu digunakan dan mengapa

2

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

96

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 3

Apa yang dimaksud dengan “Kriteria Evaluasi�?

3

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

97

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 4

Kriteria Evaluasi adalah

Kriteria Evaluasi‌

Merupakan dasar khusus untuk melakukan evaluasi dokumen penawaran

Kriteria evaluasi memberikan ukuran-ukuran pembobotan relatif (standar pembobotan), seperti manajemen, kinerja terdahulu dan kapabilitas teknis penawar atau penyedia barang/jasa, serta faktor-faktor seperti harga, yang digunakan untuk mengevaluasi penawaran

Sering dibuat dalam bentuk matriks untuk memastikan proses evaluasi berjalan semestinya Sering menggabungkan campuran variabel kriteria kepatuhan, teknis dan harga Akan menimbulkan peran dan tanggung jawab yang berkaitan Tujuannya adalah mengidentifikasi penawaran yang terbaik secara keseluruhan

4

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

98

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 5

Kriteria evaluasi penting karena… 

 

 

 



Menerapkan metode yang adil dan sama bagi semua calon penawar agar penawaran mereka ditinjau dan dipertimbangkan guna mendapatkan kontrak.

Memberikan jejak audit (audit trail) secara menyeluruh untuk pengambilan keputusan Agar selaras dengan pengambilan keputusan internal, karena kriteria evalusi disusun bersama dengan pemangku kepentingan ketika menyusun permintaan penawaran Mendukung konsep transparansi karena kita harus mempublikasikan kriteria evaluasi (tingkat tinggi) sebagai bagian dari permintaan penawaran Agar selaras dengan prinsip-prinsip pengadaan, yaitu transparansi, kejujuran, keadilan dan akuntablitas…. Karena pengadaan ini menggunakan uang rakyat!

Mengurangi kemungkinan terjadinya korupsi Memberi penegasan kepada penawar bahwa penawaran mereka akan dievaluasi dengan benar dan penawar yang memiliki penawaran dengan nilai terbaik akan direkomendasikan sebagai pemenang Memungkinkan pemberian sesi penjelasan bagi penawar yang gagal 5

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

99

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 6

Menyusun kriteria evaluasi  Menyusun kriteria evaluasi dengan cara mengidentifikasi dengan jelas faktor-faktor yang relevan dengan pemilihan penawar  Kemudian berikan prioritas atau pembobotan pada faktor-faktor yang relevan tersebut sesuai dengan pentingnya faktor-faktor tersebut dalam memenuhi barang/jasa yang dibutuhkan  Kriteria evaluasi harus dibuat masing-masing untuk setiap permintaan penawaran  Agar efektif, kriteria evaluasi harus memiliki karakteristik berikut: ‒ Jelas ‒ Bersifat relatif ‒ Memilahkan ‒ Tidak diskriminatif ‒ Realistis ‒ Dapat diukur ‒ Ekonomis ‒ Dapat dijustifikasi 6

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

100

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 7

Apa saja jenis“Metode Evaluasi� dan kriterianya?

7

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ __ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

101

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 8

Contoh-contoh kriteria dalam metode evaluasi antara lain: • Standar minimum yang harus dipenuhi • Terdapat 2 pilihan – lulus atau gugur –dikenal sebagai sistem ‘gugur’ • Dapat digunakan sebagai evaluasi yang berdiri sendiri (tidak ada referensi pada Kriteria Wajib harga)

Krteria Kualitas

Harga

• Kriteria evaluasi sering mencakup berbagai aspek teknis • Sering disebut ‘sistem nilai’, melalui serangkaian angka yang diterapkan untuk menentukan nilai yang layak diberikan pada penawaran

• Penilaian dan perbandingan penentuan harga yang diajukan oleh penawar • Membantu menentukan nilai untuk uang • Semakin rendah biaya yang diajukan, semakin tinggi nilai yang diberikan kepada penawar

8

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

102

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 9

Pertimbangkan kriteria evaluasi di bawah ini dan tentukan metode evaluasi yang paling tepat Kriteria Sistem Nilai

Penyediaan 12 tenaga ahli selama periode pelaksanaan

Sistem Gugur

Penyediaan 12 tenaga ahli dengan pengalaman yang cukup Rancangan metodologi pelaksanaan

Referensi dari klien penawar Penggunaan software manajemen proyek MS-Project

Pengalaman organisasi selama 5 tahun dalam memberikan hasil-hasil yang baik kepada klien

9

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

103

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 10

Dalam ‘Metode Evaluasi Sistem Nilai’, ‘pembobotan’ digunakan untuk membedakan tingkat prioritas kriteria…

Gambaran pembobotan dalam Kriteria Evaluasi • Pembobotan (dari 100%) dapat dibebankan pada kriteria evaluasi untuk menunjukkan prioritas • Penerapan bobot nilai perlu disepakati bersama pemangku kepentingan sebagai bagian dari proses ‘finalisasi’ kriteria evaluasi (matriks) • Karena jumlah total tidak boleh lebih dari 100%, penggunaan bobot nilai mencerminkan prioritas

Kualitas Biaya

‒ ‒ ‒ ‒ ‒

Pembobotan dalam Kriteria Evaluasi

10% sumber daya 10% manajemen proyek; 40% penawaran teknis 10% referesi dari klien 30% biaya

Sumber Daya

10%

Manajemen Proyek

10%

Teknis

40%

Referensi

10% 30%

Biaya barang/jasa

Jumlah

70%

100%

10

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

104

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 11

‌skala untuk menentukan penilaian dalam evaluasi yang ditetapkan membuat evaluator dapat memilah penawaran teknis  Skala mengidentifikasi kisaran nilai (misalnya dari 0 sampai 5)

Nilai

 Berikan keterangan untuk setiap nilai guna memastikan agar penerapannya konsisten  Evaluasi dilakukan secara perorangan sebelum semua penilaian tersebut dibahas bersama seluruh panitia pengadaan yang melakukan evaluasi  Evaluasi mutu diterapkan apabila harga barang/jasa harus seimbang dengan unsur-unsur teknis.

Keterangan nilai

0

Gagal memenuhi persyaratan (misalnya. Tidak ada tanggapan)

1

Standar sangat rendah, sangat tidak memadai, memiliki beberapa kelemahan atau satu kelemahan besar

2

Standar rendah, tidak memenuhi standar minimum dan memiliki beberapa kelemahan.

3

Memadai; memenuhi standar minimum, secara umum memenuhi kriteria. Namun memiliki beberapa kelemahan.

4

Standar penawaran dapat diterima dan memenuhi kriteria.

5

Standar penawaran baik dan memenuhi kriteria dalam semua hal.

11

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

105

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 12

Kriteria evaluasi tertentu harus didokumentasikan

TIDAK MENCAKUP SEMUANYA

Kriteria Evaluasi

Kesinambungan Teknis

Inovasi

Kapabilitas

Kriteria Evaluasi

Sertifikasi

Muatan Lokal

Kapasitas

Laporan Keuangan

Kompetensi

 Kapabilitas (pernah melakukan pekerjaan yang sama sebelumnya?)  Kapasitas yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan (sumber daya/peralatan)?  Pendekatan terhadap kesinambungan dan Corporate Social Responsibility (CSR)?  Sertifikasi yang dibutuhkan (mis. ISO9001)  Pendekatan metodologi yang kuat?  Pendekatan terhadap inovasi  Fokus pada muatan lokal?  Kondisi keuangan yang sehat?  Tanggapan teknis

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

106

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 13

Metode evaluasi apa yang harus saya terapkan? & Kriteria khusus apa yang perlu saya gunakan?

13

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

107

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 14

Ada banyak masukan untuk menentukan metode evaluasi & kriteria penilaian yang tepat Perencanaan

Pasar Penyedia Barang/Jasa

Persyaratan dan Pemangku Kepentingan Tingkat Tata Kelola, Jadwal dan Anggaran

Metode Pengadaan

Persyaratan (kebutuhan dan keinginan) Jumlah dan Skala kebutuhan;

Analisis Kebutuhan

Jumlah & Kapabilitas Penyedia Barang/Jasa; Tingkat Kompetisi dan Rantai Pasokan; Nilai sebagai calon pelanggan

Risiko

Apa Risikonya dan bagaimana cara Memitigasinya?

Apa Metode Pengadaan yang tepat?

Metode Evaluasi & Kriteria Penilaian 14

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

108

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 15

Poin-poin penting Kriteria evaluasi digunakan untuk mengukur faktor-faktor penting dalam evaluasi penawaran, misalnya manajemen, kinerja terdahulu, segi teknis dan harga Kriteria evaluasi disusun dengan secara jelas mengidentifikasi faktor-faktor yang relevan untuk memilih penyedia barang/jasa Agar efektif, kriteria harus: Jelas, Bersifat Relatif, Memilahkan, Tidak Diskriminatif, Realistis, Dapat Diukur, Ekonomis, Dapat Dijustifikasi Contoh kriteria metode evaluasi antara lain: Kriteria Wajib, Kriteria Kualitas dan Kriteria Harga Kriteria evaluasi khusus untuk semua jenis pengadaan harus didokumentasikan 15

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

109

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 16

Terima kasih!

Ada pertanyaan?

16

110

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 17

Kegiatan Interaktif No. 2-5-1 Latihan Praktis:

Pembelian Pribadi

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

111

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 18

Kegiatan Interaktif No. 2-5-2 Latihan Praktis:

Kriteria Evaluasi

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ __ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

112

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 19

Kegiatan Interaktif No. 2-0-2 Percakapan Dua Keranjang

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

113

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 20

Kegiatan Interaktif No. 2-0-3 Uji Pengetahuan Interaktif

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

114

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 18

Kegiatan Interaktif No. 2-5-2 Latihan Praktis:

Kriteria Evaluasi

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

115

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

116

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

â–º HARI KEDUA - MERANGKUM KEGIATAN

Kegiatan Interaktif No. 2-0-2 Percakapan Dua Keranjang

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

117

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

118

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

â–º HARI KETIGA - MEMAPARKAN APA YANG DIPELAJARI PADA HARI KEDUA

Kegiatan Interaktif No. 3-0-1 Diskusikan Apa yang Dipelajari

pada Hari Kedua

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

119

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran



120

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

► SESI 6 – EVALUASI PENAWARAN TEKNIS DAN PENAWARAN HARGA Slide 1

Sesi 6

Evaluasi Penawaran Teknis dan Penawaran Harga

Proyek Modernisasi Pengadaan 8

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

121

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 2

Tujuan Di akhir sesi ini, Anda akan dapat:  Mendefinisikan ‘Evaluasi’  Memahami tentang evaluasi penawaran teknis dan penawaran harga  Memahami teknik-teknik utama untuk mengevaluasi penawaran harga 2

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

122

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 3

Kepatuhan terhadap Dokumen Pengadaan  Biasanya dilakukan oleh pengelola pengadaan sebelum evaluasi penawaran teknis dimulai  Hal ini dilakukan untuk meninjau kepatuhan penawar dalam dokumen penawaran yang disampaikan terhadap persyaratan yang tercantum dalam dokumen pengadaan  Untuk meninjau apakah penawar telah menyampaikan ‒ Penawaran yang sudah ditandatangani dan dicap ‒ Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), Lisensi barang/jasa, asuransi, dan surat kuasa ‒ Lampiran dokumen yang dipersyaratkan  Nama dan nomor telepon narahubung  Jaminan penawaran (Bid Bond)  Format Penilaian Teknis  Format Penilaian Harga 3

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

123

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 4

Apa yang dimaksud dengan “Proses Evaluasi Penawaran Teknis�?

4

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

124

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 5

Evaluasi Penawaran Teknis • Dilakukan oleh pengguna dan ahli teknis dengan menggunakan kriteria evaluasi yang telah disepakati sebelumnya • Penawar memberikan informasi lebih lanjut tentang perincian teknis dalam proses klarifikasi (pertemuan untuk proses ini harus diatur oleh pengelola pengadaan) • Penawar seringkali diminta memaparkan perincian teknis yang diajukan (melalui proses yang diatur oleh pengelola pengadaan) • Pengguna harus menandatangani lembar kriteria evaluasi yang digunakan dan lembar persetujuan dari kepala instansi terkait 5

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

125

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 6

Presentasi Penjelasan Teknis oleh Penawar jika dikelola dengan baik dapat memudahkan proses evaluasi…  Memberikan penjelasan teknis khususnya untuk pengadaan kompleks yang barang/jasa yang diperlukan sangat spesifik  Semua penawar harus mendapat kesempatan yang sama untuk memberikan presentasi  Pengelola pengadaan harus mengatur pertemuan untuk presentasi tersebut, hadir, dan mencatat berita acara  Pengelola pengadaan harus memastikan pembahasan harga tidak terjadi  …dan pertukaran kartu nama tidak diperbolehkan 6

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

126

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 7

Apa saja yang termasuk dalam evaluasi penawaran harga?

7

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

127

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 8

Evaluasi Penawaran Harga  Dilakukan oleh pengelola pengadaan dengan menggunakan metode dan kriteria evaluasi yang sudah ditetapkan  Evaluasi harga bersifat kuantitatif, bukan kualitatif  Pengelola pengadaan harus meninjau biaya kepemilikan total (Total Cost Ownership) untuk memastikan evaluasi harga yang sebenarnya  Pengelola pengadaan dapat meminta klarifikasi tentang penghitungan harga  Ketua Tim pengadaan harus menandatangani lembar kriteria evaluasi  Dapat dijadikan dasar untuk melakukan negosiasi 8

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

128

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 9

Apakah pengelola pengadaan sebaiknya meminta penawar untuk membuat perincian penghitungan harga yang ditawarkan?

Manfaat • Penawar dapat dibandingkan dengan cara yang sama (like-for-like comparison) • Celah negosiasi dapat teridentifikasi (misalnya, jika penawar meninggikan biaya untuk sesuatu yang kurang bernilai) • Pengelola pengadaan dapat memberikan format penghitungan harga • Kesalahan dan ketidaksesuaian penghitungan harga oleh penawar dapat terlihat oleh pengelola pengadaan

Kekhawatiran Penawar • Kerahasiaan dalam penghitungan harganya • Kekhawatiran terkait keamanan • Kekhawatiran pengelola pengadaan akan mendekonstruksi harga yang ditawarkan, sehingga memperkecil margin keuntungan penawar

9

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

129

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 10

Hal yang dipertimbangkan dalam evaluasi dokumen penawaran Contoh • • • • • • • •

Harga terendah LPTA - Lowest Price Technically Acceptable Nilai pembobotan (sistem nilai) MEAT – Most Economically Advantageous Tender Biaya Kepemilikan Total (Total Cost Ownership) Perincian harga (Dekonstruksi Harga) Biaya tersembunyi Negosiasi

10

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

130

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 11

Proses Evaluasi Penawaran Harga  Evaluasi dengan sistem nilai dapat diterapkan untuk ‘Biaya Total’ atau ‘Per Bagian’  Harga yang diajukan penawar dibandingkan dengan menggunakan rumus  Tujuan penghitungan per bagian adalah untuk memusatkan perhatian dan mengidentifikasi celah negosiasi Per Bagian

Biaya Total Harga Terendah Harga Penawar

X Bobot Harga

Bobot Bobot Harga Terendah X maksimum X Harga Harga Penawar Per Bagian

11

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

131

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 12

Penawar mana yang menawarkan harga terendah?

Penawar

Harga Barang

Ongkos Kirim

Biaya Jasa

Total

A

12.000.000

termasuk

1.500.000

13.500.000

B

9.300.000

35%

1.000.000

13.555.000

C

9.850.000

20%

2.500.000

14.320.000

Dalam mata uang Rupiah

Hal-hal yang perlu diperhatikan • Harga yang ditawarkan perlu dianalisis lebih lanjut • Harga yang ditawarkan perlu dipertanyakan • Perlu diperiksa apakah ada persyaratan terselubung dari penawar

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

132

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 13

Negosiasi  Negosiasi dilakukan setelah penawaran harga selesai dievaluasi  Hal-hal yang perlu ditinjau dan disanggah terhadap penawar dimasukkan ke dalam Rencana Aksi Negosiasi  Negosiasi dapat melibatkan satu atau lebih dari satu penawar  Negosiasi ditujukan untuk mengurangi biaya dan meningkatkan nilai  Negosiasi mengidentifikasi apakah penawar mengambil keuntungan atau memasang harga yang terlalu tinggi (termasuk dalam rantai pasokan)  Praperencanaan sangat penting sehingga posisi harga yang diinginkan dan dapat diterima dapat didokumentasikan.

13

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

133

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 14

Rekomendasi Pemenang Rekomendasi Pemenang

Laporan Evaluasi  Laporan evaluasi mendetail tentang rekomendasi penawar yang memiliki nilai terbaik Rekomendasi Pemenang

 Justifikasi yang menjelaskan perbedaan utama di antara para penawar berdasarkan penawaran teknis dan harga yang diajukan  Konfirmasi Biaya Kepemilikan Total  Identifikasi Risiko

14

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

134

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 15

Poin-poin utama Evaluasi Penawaran Teknis dilakukan oleh pengguna dan ahli teknis dengan menggunakan kriteria evaluasi yang telah disepakati sebelumnya Penawar seringkali diminta memaparkan perincian teknis yang diajukan (melalui proses yang diatur oleh pengelola pengadaan) Pengelola pengadaan harus memastikan pembahasan harga tidak terjadi dalam proses evaluasi penawaran teknis Evaluasi penawaran harga dilakukan oleh pengelola pengadaan dengan menggunakan metode dan kriteria evaluasi yang sudah ditetapkan Pengelola pengadaan harus meninjau biaya kepemilikan total (Total Cost Ownership) untuk memastikan evaluasi harga yang sebenarnya 15

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

135

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 16

Terima kasih!

Ada pertanyaan?

16

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

136

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 17

Kegiatan Interaktif No. 3-6-1 Latihan Praktis: Pemberian Nilai

Lihat buku kegiatan di bagian belakang buku panduan Anda

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

137

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 18

Kegiatan Interaktif No. 3-6-2 Latihan Praktis: Metode Harga

Lihat buku kegiatan di bagian belakang buku panduan Anda

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

138

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 19

Kegiatan Interaktif No. 3-6-3 Latihan Praktis: Daftar Kuantitas (Bill of

Quantities)

Lihat buku kegiatan di bagian belakang buku panduan Anda

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

139

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 20

Kegiatan Interaktif No. 3-6-4 Latihan Praktis: Negosiasi

Lihat buku kegiatan di bagian belakang buku panduan Anda

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

140

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Slide 21

Kegiatan Interaktif No. 3-0-2 Latihan Praktis:

Membangun Menara

Lihat buku kegiatan di bagian belakang buku panduan Anda

Latis: Membangun Menara

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

141

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

142

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

► KEGIATAN HARI PERTAMA

Kegiatan No. 1-0-1 Hari 1 | Sesi 0 | Kegiatan 1

Lokasi Geografis Tujuan: 1. Libatkan peserta dalam percakapan yang dinamis.

2. Dorong peserta agar saling mengenal satu sama lain.

3. Bangun hubungan (networking).

Petunjuk untuk Peserta: 1. Mintalah peserta dari masing-masing ULP untuk secara bergantian berbagi informasi berikut ini dengan peserta lain:  Pertama, mintalah peserta untuk menandai lokasi ULP peserta di peta.  Bagikan informasi tentang ULP peserta (kapan didirikan, berapa banyak pengadaan dalam satu tahun)  Bagikan informasi tentang obyek turis dan peninggalan budaya di daerah tempat ULP peserta berada (tradisi, makanan, tarian, informasi menarik lainnya)

143

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Kegiatan No. 1-1-1 Hari 1 | Sesi 1 | Kegiatan 1

Jadwal Pengadaan

Tujuan: Agar peserta dapat mempertimbangkan dengan seksama dampak perubahan terhadap jadwal pengadaan.

Petunjuk untuk Peserta: 1. Bacalah skenario berikut.

2. Diskusikan apakah wajib memberitahukan para penawar dan jawab pertantanyaan berikut:  Pertanyaan 1 – Apakah Anda wajib memberitahukan penawar tentang perubahan tanggal dalam jadwal pengadaan? Jika ya mengapa?  Pertanyaan 2 – Bagaimana Anda memastikan bahwa di masa yang akan datang tidak akan terjadi kesalahpahaman dengan pemangku kepentingan utama terkait dengan jadwal pengadaan?  Pertanyaan 3 – Mengapa proses penerimaan, pembukaan dan evaluasi dokumen penawaran merupakan langkah formal dalam proses pengadaan?

144

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Skenario Kementerian Perhubungan telah meminta untuk membangun 3 pangkalan kapal baru untuk meningkatkan pemeriksaan dan pemeliharaan maritim di lokasi-lokasi penting di seluruh Indonesia. Ahli teknis telah dilibatkan untuk memberikan masukan tentang persyaratan teknis yang dibutuhkan dalam dokumen permintaan penawaran, namun mereka tidak memberikan masukan apapun pada jadwal pengadaan karena ada kesalahpahaman tentang peran dan tanggung jawab.

Dokumen pengadaan telah disusun oleh pengelola pengadaan dan diumumkan kepada penawar. Setelah berdiskusi dengan pemangku kepentingan diketahui bahwa jadwal pengadaan yang telah dibuat tidak akan memenuhi lini waktu yang dipersyaratkan. Anda kemudian setuju untuk melakukan revisi terhadap jadwal pengadaan.

145

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Kegiatan No. 1-2-1 Hari 1 | Sesi 2| Kegiatan 1

Latihan Praktis : Dokumen Penawaran yang Terlambat Disampaikan.

Soft Copy Tujuan: Agar peserta dapat mempertimbangkan dengan baik implikasi dari penyampaian dokumen penawaran.

Petunjuk untuk Peserta: 1. Baca skenario berikut dan tanggapi pertanyaan yang diberikan.

Pertanyaan 1 Sebagai Kepala Bagian Pengadaan, tindakan apa yang akan Anda ambil dan bagaimana Anda akan menanggapi hal ini?

Studi Kasus Anda adalah Ketua Tim Pengadaan untuk proyek pembangunan jalan besar yang akan meningkatkan kemampuan infrastruktur transportasi untuk menghubungkan kota-kota besar. Proyek ini memiliki visibilitas yang signifikan terhadap semua pemangku kepentingan. Anda telah meminta semua penawar untuk menyampaikan dokumen penawaran selalui sistem eSourcing di ULP Anda pada tanggal dan waktu yang telah ditentukan. Kurun waktu yang tercantum dalam dokumen permintaan penawaran yang Anda publikasikan sesuai dengan kurun waktu standar untuk dokumen permintaan penawaran sejenis.

Semua penawar telah diberikan pelatihan cara menggunakan sistem eSourcing dan aksesnya, sehingga semua penawar dapat membuat detail login dan password-nya masing-masing.

Namun, di pagi hari pada tanggal penyampaian dokumen penawaran, Anda menerima telepon dari salah satu penawar yang mengatakan akses ke sistem eSourcing tidak bekerja dan menanyakan apakah batas tanggal penyampaian dokumen penyampaian dokumen penawaran dapat diperpanjang karena penawar tersebut sedang berusaha mengatasi masalah terseubut.

2. Baca informasi terbaru berikut: Ternyata diketahui bahwa penawar tidak dapat mengakses sistem e-Sourcing karena staf penawar yang memiliki akses terhadap sistem eSourcing sedang cuti tahunan dan tidak dapat dihubungi. Penawar meminta perpanjangan waktu untuk menyampaikan dokumen penawarannya atau meminta dokumen penawaran disampaikan dalam bentuk hardcopy.

3. Jawab 2 pertanyaan berikut:  Pertanyaan 1 Apa tanggapan yang Anda berikan kepada Penawar?  Pertanyaan 2 146

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Apakah tanggapan Anda berubah jika hanya ada dua penawar yang telah mengonfirmasikan akan menyampaikan dokumen penawarannya?

147

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Kegiatan No. 1-2-2 Hari 1 | Sesi 2| Kegiatan 2

Latihan Praktis : Dokumen Penawaran yang Terlambat Disampaikan.

Hard Copy

Tujuan: Agar peserta dapat mempertimbangkan dengan baik implikasi dari penyampaian dokumen penawaran.

Petunjuk untuk Peserta: Baca skenario berikut dan tanggapi pertanyaan yang diberikan.  Pertanyaan 1 Saran apa yang akan Anda berikan? Apakah dokumen penawaran dari penawar ini sebaiknya diterima?  Pertanyaan2 Apakah saran Anda berubah jika alasan penawar tidak dapat menyampaikan dokumen penawarannya sebelum pukul 11 siang karena ada ‘alarm kebakaran’ di gedung tempat penyampaian dokumen penawaran? alarm kebakaran berlangsung selama 35 menit.

STUDI KASUS 148

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Tim pengadaan Anda telah menerbitkan dokumen permintaan penawaran untuk meningkatkan fungsi sistem drainase kota setempat yang akan meningkatkan sanitasi bagi 5.000 penduduk setempat. Proses pengadaan, pengumuman pemenang, dan penyelesaian pekerjaan harus selesai sebelum musim hujan. Penawar diminta untuk menyampaikan dokumen penawaran dalam bentuk hardcopy. 6 Penawar mengonfirmasikan minat untuk menyampaikan dokumen penawaran. Pada tanggal penyampaian dokumen penawaran, kolega Anda meminta saran dan petunjuk dari Anda. 5 Penawar telah menyampaikan dokumen penawarannya sebelum pukul 11 siang yang merupakan batas waktu yang ditetapkan, tetapi ada 1 Penawar yang menyampaikan dokumen penawaran pada pukul 11.03 dengan alasan penawar tersebut tidak mendapatkan tempat parkir mobil yang dekat. Penawar yang menyampaikan dokumen penawarannya pada pukul 11.03 itu merupakan perusahaan sistem drainase terdepan dan berdasarkan data historis, penawaran harganya mungkin paling rendah dibandingkan dengan penawar lainnya.

149

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Kegiatan No. 1-3-1 Hari 1 | Sesi 3 | Kegiatan 1

Tantangan dalam Pembukaan Dokumen Penawaran

Tujuan: Agar peserta mempertimbangkan dengan seksama tahapan penting yang berkaitan dengan proses evaluasi.

Petunjuk untuk Peserta: 1. Baca dan mengerti situasi dan skenario 1.

2. Diskusikan dan jawab pertanyaan berikut.

Pertanyaan 1 Sebagai seorang pengelola pengadaan, apa yang harus Anda lakukan sekarang dan mengapa? Diskusikan dan beri jawaban secara kolektif Situasi Anda memimpin penyusunan dokumen permintaan penawaran untuk Kementerian Keuangan untuk menggabungkan semua pengadaan untuk kebutuhan peralatan kantor dalam perjanjian payung. Hal ini diprediksi dapat menyebabkan penghematan 150

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

besar. Manajemen senior tertarik dengan hasil dokumen permintaan penawaran ini guna memastikan agar penghematan dialokasikan kembali untuk kegiatan lain.

Dokumen permintaan penawaran ini diterbitkan dengan mencantumkan serangkaian persyaratan yang jelas dan Anda berharap banyak penawar yang akan menanggapinya. Karena adanya tekanan waktu yang diberikan kepada Anda dari pemangku kepentingan utama, Anda menyusun jadwal pengadaan yang menyatakan bahwa tenggat waktu penyampaian penawaran adalah tanggal 11 Oktober jam 11 siang, sedangkan pembukaan penawaran dilakukan 3 jam kemudian.

Skenario #1 Anda mengambil dokumen penawaran dari tempat penyimpanan yang aman dan memindahkannya ke ruang rapat panitia pengadaan yang membuka dokumen penawaran untuk memulai kegiatan pembukaan dokumen penawaran. Namun, ketika kegiatan pembukaan tersebut berlangsung dan Anda memeriksa tanda terima dokumen penawaran, Anda mendapatkan bahwa ada satu penawaran yang hilang (entah tercecer ketika dipindahkan atau tertinggal di tempat penyimpanan).

3. Baca skenario 2 Skenario #2 Panitia pengadaan telah menyelesaikan proses pembukaan penawaran teknis dan ketika melakukan peninjauan sekilas ternyata ada satu penawar yang memasukkan penawaran harga ke dalam penawaran teknis.

4. Diskusikan beberapa saat untuk menjawab pertanyaan berikut: Pertanyaan 2 Sebagai seorang pengelola pengadaan, apa yang harus Anda lakukan sekarang dan mengapa?

151

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Kegiatan No. 1-0-2 Hari 1| Sesi 0| Kegiatan 2

Lampu Lalu Lintas: Pembukaan Dokumen Penawaran dalam bentuk hard copy Tujuan: Memperkenalkan gagasan untuk mengembangkan rencana aksi untuk proses pembukaan dokumen penawaran.

Petunjuk untuk Peserta: 1. Anda akan melihat gambar lampu lalu lintas di flip chart.

2. Lampu Lalu Lintas mewakili suatu rencana aksi tindakan pembukaan penawaran dalam bentuk Hard Copy.  LAMPU MERAH tindakan apa yang tidak boleh dilakukan lagi  LAMPU KUNING tindakan apa yang harus mereka kurangi  LAMPU HIJAU tindakan apa yang boleh mereka lanjutkan 3. Tulis Lampu Lalu Lintas anda sendiri. Anda mempunyai waktu 15 menit.

4. Pikirkan hal yang akan Anda berhenti lakukan sebagai hasil dari apa yang telah dipelajari, hal yang akan Anda kurangi dan hal yang akan tetap Anda lakukan kedepannya.

152

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Kegiatan No. 1-0-3 Hari 1 | Sesi 0 | Kegiatan 3

Uji Pengetahuan Interaktif Tujuan: Untuk menguji pemahaman peserta tentang konsep-konsep yang penting secara informal.

Petunjuk Untuk Peserta: Angkat tangan Anda jika tahu jawabannya.

153

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

154

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

â–ş KEGIATAN HARI KEDUA

Kegiatan No. 2-0-1 Hari 2 | Sesi 0| Kegiatan 1 Diskusikan Apa yang Dipelajari Pada Hari Pertama Tujuan: 1. Untuk mengetahui pendapat peserta tentang pelatihan hari pertama.

2. Untuk mengingat dan menyebutkan poin-poin penting dalam sesi 1,2 & 3.

Petunjuk untuk Peserta: Kegiatan A 1. Anda akan mendapatkan stiker.

2. Tempelkan stiker di bagian flip chart yang paling mewakili perasaan Anda mengenai hal yang telah dipelajari pada sesi 1,2 & 3.

3. Pilihan Anda adalah : Senang, Senang tapi bingung, Masih Bingung atau Tidak Yakin.

Kegiatan B 1. Anda akan dibagi menjadi beberapa kelompok.

2. Bersama kelompok Anda, buatlah presentasi dengan waktu 5 menit yang menyimpulkan poin-poin penting dalam sesi 1, 2 & 3.

155

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Kegiatan No. 2-4-1 Hari 2 | Sesi 4| Kegiatan 1

Latihan Praktis : Tahapan Penting Dalam Proses Evaluasi Tujuan: Agar Peserta dapat mempertimbangkan dengan baik tahapan penting apa saja yang berkaitan dengan proses evaluasi.

Petunjuk untuk Peserta: 1. Susun tahapan penting dalam proses evaluasi secara berurutan :  Nomor kontak referensi klien penawar  Pembukaan penawaran teknis  Presentasi Penjelasan Teknis oleh Penawar untuk pemangku kepentingan evaluasi  Pembukaan Penawaran harga  Matriks Evaluasi Teknis yang ditandatangani oleh Panitia pengadaan yang melakukan evaluasi teknis  Penyimpanan dokumen penawaran  Evaluasi harga  Negosiasi harga  Klarifikasi poin teknis terkait dokumen penawaran yang disampaikan penawar  Rekomendasi Pemenang  Penerimaan dokumen penawaran  Evaluasi penawaran teknis 2. Tulis jawaban Anda pada a flip chart.

3. Diskusikan jawaban yang berbeda apakah tahapan tersebut / kapan seharusnya terjadi.

156

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Kegiatan No. 2-4-2 Hari 2 | Sesi 4| Kegiatan 2

Latihan Praktis – Etika & Integritas

Tujuan: Mengingat konsep etika dan integritas.

Petunjuk untuk Peserta: Bersama kelompok Anda, bacalah skenario dan jawablah pertanyaan berikut:  Pertanyaan 1 : Kepala bagian pengadaan meminta saran Anda, saran apa yang akan Anda berikan?  Pertanyaan 2 : Apakah Anda akan memberi saran yang berbeda jika pengadaan yang dilakukan adalah pengadaan alat tulis kantor?

SKENARIO Menindaklanjuti dokumen permintaan penawaran yang dipublikasikan, 5 Penawar telah menyampaikan penawaran. Pengadaan diselenggarakan untuk ‘desain dan konstruksi’ jembatan penyeberangan jalan. Pengelola pengadaan membuka dokumen penawaran dan melakukan evaluasi dengan mengunakan matriks penilaian yang telah ditetapkan sebelumnya. Kepala bagian pengadaan dihubungi oleh pengguna anggaran untuk menyelesaikan evaluasi segera karena proyek tersebut akan mengalami keterlambatan.

Biasanya evaluasi untuk pengadaan serupa memerlukan sedikitnya 3 minggu. Kepala bagian pengadaan tidak yakin apakah harus menjalankan saran dari pengguna anggaran, tetapi ada alternatif untuk mempercepat proses evaluasi dengan tidak menghubungi referensi penawar (untuk mengetahi kinerja/pengalaman sebelumnya) dan menghilangkan penilaian tentang hal tersebut dari matriks penilaian.

157

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Kegiatan No. 2-5-1 Hari 2| Sesi 5| Kegiatan 1

Latihan Praktis : Pembelian Pribadi Tujuan: Agar peserta mempertimbangkan secara seksama faktor-faktor kualitas dan harga dengan meninjau pembelian pribadi mereka.

Petunjuk untuk Peserta: Baca dan bahas hal-hal berikut ini:  Dari pembelian pribadi untuk diri Anda sendiri, apakah Anda pernah mengeluarkan uang lebih untuk membeli barang dengan merek tertentu atau untuk mutu yang sangat baik, atau membayar murah dan menerima barang dengan mutu yang lebih rendah?  Berikan gambaran tentang proses yang Anda pikirkan, dalam hal bagaimana Anda sampai pada keputusan Anda tersebut.

158

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Kegiatan No. 2-5-2 Hari 2 | Sesi 5| Kegiatan 2

Kriteria Evaluasi Tujuan: Agar peserta dapat menerapkan pemahaman mereka tentang kriteria evaluasi dan metode evaluasi pada skenario yang diberikan Petunjuk untuk Peserta: 1. Secara berkelompok baca dan bahas Skenario 1. Jawab pertanyaan berikut

Skenario 1 Anda bekerja pada Kementerian Hukum dan HAM dan Anda adalah pengelola pengadaan untuk pembelian 25 unit laptop untuk manajemen senior. Bagian TI di tempat Anda telah memberikan spesifikasi yang jelas untuk mengontrol keamanan fisik minimum (misalnya tanda pengenal dengan sidik jari) karena penggunanya harus mengakses informasi yang sensitif. Anda telah diminta untuk mengembangkan suatu metode evaluasi dan menunjukkannya kepada pemangku kepentingan utama untuk ditinjau dan dikomentari



Pertanyaan 1: Metode evaluasi apa yang lebih Anda sukai dan mengapa?

Kriteria apa yang akan Anda sertakan sebagai bagian dari penilaian?

2. Tulis jawabawan pada flip chart 3. Baca dan diskusikan Skenario 2 dan jawab pertanyaan berikut:

Skenario 2 Anda adalah seorang pengelola pengadaan di sebuah rumah sakit daerah. Anda diminta untuk memperbarui sebuah bangsal yang akan dilengkapi dengan berbagai peralatan medis. Anda perlu mengusulkan metode evaluasi yang akan memastikan bahwa proyek ini akan selesai tepat waktu dan dengan biaya yang diperlukan untuk memenuhi 159

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

kualitas. Anda khawatir dengan banyaknya penawar baru yang mungkin akan memasukkan penawaran karena pasar penyedia barang/jasa untuk kebutuhan ini terbatas

 

Pertanyaan 2: Metode evaluasi apa yang lebih Anda sukai dan mengapa?

Pertanyaan 3: Kriteria penilaian utama apa yang akan Anda sertakan dalam evaluasi Anda?

160

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Kegiatan No. 2-0-2 Hari 2| Sesi 0| Kegiatan 2

Percakapan Dua Keranjang Tujuan: Merangkum hal-hal penting yang dipelajari dari sesi 4 dan 5.

Petunjuk untuk Peserta:

1. Aktifitas ini memerlukan dua peserta untuk maju ke tengah ruangan.

2. Peserta pertama mengambil kertas dari keranjang pertama yang berisi 10 potongan kertas bertuliskan tema percakapan. Temanya dapat mencakup: pertemanan, hujan, liburan, alam, lalu lintas, belanja, spa, transportasi, memasak.

3. Peserta kedua mengambil 4 potongan kertas dari keranjang kedua. Kata-kata dalam keranjang ini harus berkaitan dengan istilah dalam pengadaan yang terdapat pada sesi 4 dan 5.

4. Kedua peserta membuat sebuah dialog yang terdiri dari 4-5 kalimat dengan menggunakan tema yang diberikan dan kata-kata yang berhubungan dengan pengadaan. Misalnya, peserta 1 dapat mulai dengan kalimat induk berikut ini (jika tema yang diambilnya adalah “cuaca”).  Saya tidak percaya baru-baru ini hujan turun dengan derasnya, atau  Cuaca di akhir pekan ini kelihatannya sangat menyenangkan, apakah Anda punya rencana untuk melakukan kegiatan yang istimewa?  Dan peserta kedua harus menjawabnya dengan menggunakan kata-kata yang ia pilih dari keranjang kedua, misalnya: ‒ Kriteria wajib ‒ Lolos atau gagal ‒ Kriteria evaluasi ‒ Pembobotan ‒ Pemangku kepentingan ‒ Harga ‒ Prinsip-prinsip pengadaan ‒ Etika dan integritas ‒ Jejak audit (Audit trail) ‒ Matriks evaluasi 5. Peserta yang menonton akan memilih percakapan terbaik dan pemenang akan mendapatkan hadiah.

161

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Kegiatan No. 2-0-3 Hari 2| Sesi 0| Kegiatan 3

Uji Pengetahuan Interaktif Tujuan: Menguji pemahaman peserta tentang konsep-konsep penting secara informal.

Petunjuk untuk Peserta: Angkat tangan Anda bila tahu jawabannya.

162

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

â–ş KEGIATAN HARI KETIGA

Kegiatan No. 3-0-1 Hari 3| Sesi 0| Kegiatan 1 Diskusikan Apa yang Dipelajari Pada Hari Kedua Tujuan: 1. Untuk mengetahui pendapat peserta tentang pelatihan hari pertama.

2. Untuk mengingat dan menyebutkan poin-poin penting dalam sesi 4 & 5.

Petunjuk untuk Peserta : Kegiatan A 1. Anda akan mendapatkan stiker.

2. Tempelkan stiker di bagian flip chart yang paling mewakili perasaan Anda mengenai hal yang telah dipelajari pada sesi 1,2 & 3.

3. Pilihan Anda adalah : Senang, Senang tapi bingung, Masih Bingung atau Tidak Yakin.

Kegiatan B 1. Anda akan dibagi menjadi beberapa kelompok.

2. Bersama kelompok Anda, buatlah presentasi dengan waktu 5 menit yang menyimpulkan. poin-poin penting dalam sesi 1, 2 & 3.

163

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Kegiatan No. 3-6-1 Hari 3 | Sesi 6| Kegiatan 1

Latihan Praktis: Pemberian Nilai Tujuan: Peserta mampu melakukan evaluasi penawaran harga dan memberikan rekomendasi penawar dengan nilai terbaik.

Petunjuk untuk Perserta: Dalam kelompok Anda, baca skenario berikut dan berikan tanggapan Anda bekerja di Kementerian Kesehatan yang ingin memasang software baru untuk meningkatkan layanan untuk pasien. Anda memimpin kegiatan pengadaan tersebut dan Anda bekerja sama dengan para pemangku kepentingan untuk menyusun dokumen pengadaan, metode evaluasi, dan kriteria evaluasi. Metode evaluasi yang disetujui adalah sistem nilai dengan pembobotan 50-50 antara evaluasi penawaran teknis dan penawaran harga.Anda meminta penawar untuk menyampaikan harga pas dalam penawaran yang diajukan penawar.

Panitia pengadaan yang melakukan evaluasi penawaran teknis telah selesai mengevaluasi dan berikut ini nilai yang diberikan dalam laporan evaluasi.

Penawar A - 37 dari 50 Penawar B - 40 dari 50 Penawar C - 28 dari 50 Penawar D - 43 dari 50 Penawar E - 41 dari 50 Panitia pengadaan yang bertugas membuka dokumen penawaran harga telah membuka penawaran dan Anda sekarang mendapat akses terhadap harga yang ditawarkan: Penawar A - Rp 900.000.000 Penawar B - Rp 1.000.200.000 Penawar C - Rp 680.500.000 Penawar D - Rp 950.000.000 Penawar E - RP 850.000.000 Pertanyaan 1. Penawar yang mana yang sebaiknya diusulkan dalam rekomendasi pemenang dan mengapa?

Pertanyaan 2. Sebagai pengelola pengadaan, apakah Anda memiliki kekhawatiran terhadap penawaran harga dari penawar C? Pertanyaan 3. Sebagai bagian dari permintaan untuk mengajukan penawaran dengan harga tetap, nilai apa yang akan Anda dapatkan jika Anda meminta penawar merinci harga yang mereka tawarkan?

164

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Kegiatan No. 3-6-2 Hari 3 | Sesi 6| Kegiatan 2

Latihan Praktis : Metode Harga

Tujuan: Agar Peserta mampu menggunakan Metode Harga berdasarkan skenario yang diberikan.

Petunjuk untuk Peserta: Dalam kelompok Anda, baca skenario berikut dan berikan tanggapan.

SKENARIO A Karena ada kesulitan dalam penyimpanan dokumen, pemangku kepentingan internal di Direktorat Jenderal Keimigrasian meminta Anda untuk membeli sejumlah lemari untuk menyimpan dokumen. Sebagai pengelola pengadaan, Anda mempelajari kebutuhannya dan sepakat dengan pemangku kepentingan internal untuk menggunakan metode harga yang dianggap memadai untuk pengadaan ini karena risikonya rendah (dilihat dari sisi kualitas dan spesifikasi).

Anda menerima 4 penawaran harga dan setelah proses pembukaan penawaran yang jatuh pada hari yang sama, Anda mendapatkan penawaran harga berikut: Penawar A Penawar B Penawar C Penawar D

Rp 125.250.000 Rp 130.325.000 US$ 6630 Rp 94.120.000 165

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Pertanyaan 1  Penawar mana yang akan ditetapkan sebagai pemenang dan mengapa?  Peserta harus mengkalkulasi harga dari penawar C dengan kurs mata uang yang berlaku. Jawaban tergantung kurs yang berlaku SKENARIO B Setelah penawaran harga ditinjau, Anda mendapatkan bahwa penawar B memasukkan persyaratan terselubung yang menyatakan harga akan dipotong 25% dari harga yang ditawarkan sebesar Rp 130.325.000 (penawaran spesial) yang berlaku selama 5 hari jika penawar B diberikan kontrak dalam 5 hari sejak penawaran diterima Pertanyaan 2 Apa yang Anda lakukan sebagai pengelola pengadaan, apakah Anda akan mengambil diskon yang ditawarkan penawar B, jika demikian penawar mana yang akan Anda tetapkan sebagai pemenang?

166

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Kegiatan No. 3-6-3 Hari 3 | Sesi 6 | Kegiatan 3

Latihan Praktis : Daftar Kuantitas ( Bill of Quantities) Tujuan : Agar perserta mampu mempraktekan Daftar Kuantitas.

Petunjuk untuk Peserta: Dalam kelompok Anda, baca skenario berikut dan berikan tanggapan.

Skenario A Anda adalah seorang pengelola pengadaan di Kementerian Komunikasi dan Informatika dan Anda bekerja sama dengan erat dengan pemangku kepentingan internal untuk menyusun Daftar Kuantitas (BOQ) guna melengkapi program data center extension yang perlu disampaikan sesuai dengan jadwal pengadaan. Anda membuat dokumen pengadaan dan menyertakan format harga untuk penawar sebagai bagian dari penawaran mereka. Format ini akan membuat evaluasi harga dapat dilakukan secara efisien dan efektif.

Empat penawar memberikan tanggapan terhadap pelelangan ini dan Anda sekarang diharuskan untuk mengevaluasi penawaran harga mereka secara tepat waktu untuk menetapkan pemenangnya.

Pertanyaan 1 Penawar mana yang menawarkan harga terendah dan mengapa?

Pertanyaan 2 Haruskah Anda meminta penawar D untuk memasukkan kembali penawaran harga pada spreadsheet penentuan harga yang diminta atau haruskan Anda menolak penawaran mereka karena tidak mematuhi dokumen pengadaan? Berikan penjelasan untuk alasan yang Anda berikan.

Persyaratan penghitungan harga yang dipublikasikan kepada Penawar : Persyaratan Hardware d-113 Software v113 Pelaksanaan Pemeliharaan

Kuantitas 4 5 1 sumber daya untuk layanan profesional selama 60 hari 1 – 12 bulan

167

Harga per unit

Total

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

4 Penawar menyampaikan penawaran harga sebagai berikut: Penawar A Persyaratan

Kuantitas

Harga per unit

Total

Hardware d-113

4

130,000,000

Software v113

5

20,000,000

Pelaksanaan

1 sumber daya untuk layanan profesional selama 60 hari

350,000 per hari

Pemeliharaan

1 – 12 bulan

250,000,000

250,000,000

Kuantitas

Harga per unit

Total

Hardware d-113

4

200.000.000

Software v113

5

65.000

Pelaksanaan

1 sumber daya untuk layanan profesional selama 60 hari

Gratis

Pemeliharaan

1 – 12 bulan

100.000.000

650,000,000.00 100,000,000.00

21,000,000.00

Penawar B Persyaratan

800.000.000.00 325.000.00

-

100.000.000.00

Penawar C Persyaratan

Kuantitas

Harga per unit

Hardware d-113

4

225.000.000

Software v113

5

50.000

Pelaksanaan

1 sumber daya untuk layanan profesional selama 60 hari

350.000 secara keseluruhan

Pemeliharaan

1 – 12 bulan

Gratis

168

Total 900.000.000.00 250.000.00

3.500.000.00

-

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Penawar D Persyaratan

Kuantitas

Hardware d-113

4

Software v113

5

Pelaksanaan

1 sumber daya untuk layanan profesional selama 60 hari

Pemeliharaan

1 – 12 bulan

Harga per unit

Total

Total

895.000.000

169

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Kegiatan No. 3-6-4 Hari 3 | Sesi 6| Kegiatan 4

Latihan Praktis : Negosiasi Tujuan: Agar peserta dapat mempraktikkan pemahaman tentang negosiasi.

Petunjuk untuk Peserta: 1. Diskusikan dengan kelompok Anda, mengapa negosiasi penting dilakukan.

2. Tulis poin penting di flip chart.

3. Presentasikan hasil diskusi.

170

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Kegiatan No. 3-0-2 Hari 3| Sesi 0| Kegiatan 2

Membangun Menara Tujuan: Untuk merangkum hal yang dipelajari dalam sesi 6.

Petunjuk untuk Peserta: 1. Anda akan diberikan gelas kerta untuk membangun Menara.

2. Mulai dengan membangun tiga tingkat.

3. Fasilitator akan memberikan pertanyaan.

4. Bila Anda mengetahu jawabannya, kibarkan bendera. Yang mengibarkan bendera pertama kali akan dapat menjawab pertanyaan tersebuit.

5. Kelompok yang menjawab dengan benar dapat melanjutkan membangun tingkat menara.

6. Kelompok yang menjawab salah, harus merubuhkan satu tingkat dari menara tersebut.

171