Modul 3 Menyusun dokumen pengadaan by Budi Iteem

Modul 3

Menyusun Dokumen Pengadaan Pelatihan Pengadaanâ&#x20AC;&#x201D;Tingkat Dasar

Proyek Modernisasi Pengadaan LKPP/MCA-I

BUKU PEDOMAN PESERTA PELATIHAN

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan Modul 3 : Menyusun Dokumen Pengadaan Pelatihan Pengadaanâ&#x20AC;&#x201D;Tingkat Dasar Pelatihan Pengadaanâ&#x20AC;&#x201D;Tingkat Dasar Proyek Modernisasi Pengadaan Proyek Modernisasi Pengadaan LKPP/MCA-I LKPP/MCA-I Buku Pedoman Peserta Pelatihan Buku Petunjuk Fasilitator 2

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Daftar Isi ► SELAMAT DATANG ...................................................................................................................................................................... 5 ► TUJUAN MODUL............................................................................................................................................................................ 6 ► AGENDA PELATIHAN ................................................................................................................................................................... 7 ► BIOGRAFI FASILITATOR .............................................................................................................................................................. 9 ► ATURAN PELATIHAN ................................................................................................................................................................ 13 ► PENGENALAN MODUL ............................................................................................................................................................. 15 ► SESI 1 - GAMBARAN UMUM TAHAP PENYUSUNAN DOKUMEN PENGADAAN ................................................................. 29 ► SESI 2– DOKUMEN PENGADAAN .......................................................................................................................................... 43 ► SESI 3 – INSTRUKSI, PERSYARATAN DAN PEMBERITAHUAN UNTUK PENAWAR ......................................................... 57 ► HARI KEDUA – MEMAPARKAN APA YANG DIPELAJARI PADA HARI PERTAMA ............................................................. 77 ► SESI 4 – KRITERIA DAN METODE EVALUASI ........................................................................................................................ 79 ► SESI 5 – JENIS-JENIS KONTRAK ............................................................................................................................................. 97 ► HARI KETIGA - MEMAPARKAN APA YANG DIPELAJARI PADA HARI KEDUA ................................................................. 117 ► SESI 6 – FORMULIR ISIAN..................................................................................................................................................... 119 ► SESI 7 – KERANGKA ACUAN KERJA, SPESIFIKASI DAN PERNYATAAN KERJA (STATEMENT OF WORK) ................. 135 ► KEGIATAN HARI PERTAMA.................................................................................................................................................... 157 ► KEGIATAN HARI KEDUA ......................................................................................................................................................... 169 ► KEGIATAN HARI KETIGA ........................................................................................................................................................ 179

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

► SELAMAT DATANG Selamat datang di modul "Menyusun Dokumen Pengadaan ". Terima kasih telah menghadiri pelatihan penting ini. Pengadaan barang/jasa pemerintah yang efisien dan efektif merupakan suatu fungsi sektor pemerintah yang strategis dan merupakan suatu komponen dasar dalam tata kelola yang baik. Seperti negara-negara lain, sistem pengadaan barang/jasa pemerintah yang saat ini diterapkan di Indonesia sangat rentan terhadap kecurangan, pemborosan, dan penyalahgunaan yang dapat mengakibatkan kebocoran dana yang signifikan dan penurunan kualitas barang, pekerjaan konstruksi, dan jasa. Proyek Modernisasi Pengadaan dirancang dengan tujuan untuk memberikan bantuan kepada Pemerintah Indonesia dalam melakukan penghematan pengeluaran pemerintah secara signifikan dengan tidak mengurangi - atau dengan meningkatkan - kualitas barang dan jasa yang diperoleh dari proses pengadaan. Proyek ini mencakup kegiatan-kegiatan untuk membangun jenjang karir bagi para pegawai negeri sipil bidang pengadaan, menciptakan peran dan struktur institusional yang memberikan kewenangan yang memadai bagi para pengelola pengadaan untuk mengimplementasikan praktik pengadaan yang baik, dan memperkuat pengendalian seperti audit pengadaan dan keuangan untuk memastikan adanya peningkatan kinerja institusional. Modul ini dibagi ke dalam sesi-sesi pelatihan yang diadakan selama tiga hari; namun, lama pelatihan per hari dan per sesi dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Modul ini diberikan berdasarkan prinsip-prinsip pembelajaran orang dewasa:  Pembelajaran bersifat mandiri  Pembelajaran sesuai dengan kebutuhan langsung dan sangat partisipatif  Pembelajaran dilakukan berdasarkan pengalaman (peserta pelatihan dan fasilitator saling belajar dari pengalaman satu sama lain)  Pelatihan mengalokasikan waktu untuk refleksi dan pemberian umpan balik yang bersifat korektif  Suasana saling menghormati tercipta antara fasilitator dan para peserta pelatihan Buku panduan ini disusun berdasarkan agenda harian pelatihan. Setiap bagian dimulai dengan pengenalan topik secara umum. Buku panduan ini juga menunjukkan perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap sesi pelatihan dan materi serta persiapan yang dibutuhkan.

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

► TUJUAN MODUL Di akhir pelatihan modul ini Anda akan dapat: Mengetahui dan memahami langkah-langkah utama dan pentingnya tahap penyusunan  Mengetahui dan memahami berbagai komponen dan informasi yang dibutuhkan dalam dokumen pengadaan  Mengetahui dan memahami komponen utama dan pentingnya memberikan instruksi, persyaratan dan pemberitahuan kepada penawar dalam dokumen pengadaan  Mengetahui dan memahami kriteria evaluasi dan pentingnya kriteria evaluasi dalam proses pengadaan  Mengetahui dan memahami jenis-jenis kontrak dan unsur-unsur penting dalam kontrak  Memahami tujuan, peran penting dan jenis-jenis formulir isian dalam dokumen pengadaan  Mengetahui dan memahami tujuan, peran penting dan komponen utama dalam Kerangka Acuan Kerja, Pernyataan Kerja dan Spesifikasi

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

► AGENDA PELATIHAN HARI PERTAMA Waktu

Topik

09:00 – 09:20

Perkenalan dan Gambaran Umum serta Tujuan Modul

09:20 – 10:00

Icebreaker – Tiga Kebenaran dan Satu Kesalahan

10:00 – 10:15

Uji Pengetahuan Prapelatihan

10:15 – 10:30

Rehat

10:30 – 11:00

Sesi 1: Gambaran Umum tentang Dokumen Pengadaan dan Tahap Penyusunan Dokumen Penawaran

11:00 – 11:45

Kegiatan 1: Studi Kasus Kegiatan 2: Speed Sharing

11:45 – 12:45

Ishoma

12:45 – 13:15

Sesi 2: Dokumen Pengadaan

13:15 – 14:00

Kegiatan 1: Studi Kasus Kegiatan 2: Permainan Mencocokkan – Jenis-Jenis Dokumen Pengadaan

14:00 – 14:30

Sesi 3: Instruksi, Persyaratan dan Pemberitahuan untuk Penawar

14:30 – 15:15

Kegiatan 1: Studi Kasus Kegiatan 2: Angin Bertiup ke (isi dengan frasa)

15:15 – 15:30

Rehat

15:30 – 16:30

Kegiatan 1: Menebak Pemimpin Kegiatan 2: Uji Pengetahuan Interaktif Sesi Tanya Jawab

HARI KEDUA Waktu

Topik

09:00 – 09:10

Pembukaan

09:10 – 09:40

Kegiatan 1. Keliling Dunia

09:40 – 10:25

Sesi 4: Kriteria dan Metode Evaluasi

10:25 – 10:55

Kegiatan 1: Studi Kasus

10:55 – 11:10

Rehat

11:10 – 11:55

Kegiatan 2: Mengiklankan Pengadaan Barang melalui Iklan Televisi

11:55 – 12:55

Ishoma

12:55 – 13:45

Sesi 5: Jenis-Jenis Kontrak 7

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

HARI KEDUA Waktu

Topik

13:45 – 14:45

Kegiatan 1. Studi Kasus Kegiatan 2: Jenis-Jenis Kontrak

14:45 – 15:00

Rehat

15:00 – 16:00

Kegiatan 1: Cepat Tepat Kegiatan 2: Uji Pengetahuan Interaktif Sesi Tanya-Jawab

HARI KETIGA Waktu

Topik

08:00 - 08:10

Pembukaan

08:10 - 08:40

Kegiatan 1: Mengarang Lagu

08:40 - 09:45

Sesi 6: Formulir Isian Kegiatan 1: Studi Kasus

09:45 - 10:00

Rehat

10:00 - 10:45

Kegiatan 2: Merancang Formulir Isian

10:45 - 11:15

Sesi 7: Kerangka Acuan Kerja, Spesifikasi dan Pernyataan Kerja

11:15 - 11:45

Kegiatan 1: Studi Kasus

11:45 - 13.15

Ishoma

13:15 - 13:35

Kegiatan 2: Empat Sudut

13:35 - 13:50

Kegiatan 3: Spesifikasi: Fungsional, Kinerja atau Teknis

13:50 - 14:05

Rehat Pengukuran Pengetahuan Pascapelatihan

14:05 - 14:50

Sesi Tanya Jawab Evaluasi Pelatihan

14:50 - 15:00

Rangkuman Poin-Poin Penting dan Penutupan

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

â&#x2013;ş BIOGRAFI FASILITATOR

ARIEF HIDAJAT Arief Hidajat memiliki pengalaman luas di bidang pengadaan, ekspor, impor, proses rantai pasokan dan negosiasi. Selain itu ia juga memiliki pengalaman lebih dari 20 tahun di bidang-bidang pengadaan strategis di berbagai perusahaan multinasional. Arief Hidajat juga berpengalaman dalam memberikan pelatihan dan pendampingan untuk staf dari berbagai lembaga, serta memiliki keahlian di bidang komunikasi secara lisan dan tertulis serta memberikan fasilitasi. Arief Hidajat pernah bekerja terutama di bidang pengapalan dan sektor migas yang memberinya kesempatan untuk mendapatkan pengalaman secara langsung tentang siklus pengadaan yang lengkap. Pengalaman yang dimilikinya mencakup, namun tidak terbatas pada, pengembangan Prosedur Operasi Standar untuk program-program pengadaan dan penyusunan perjanjian dengan universitas untuk menyelenggarakan pelatihan bagi staf pengadaan.

PENI KUSUMAWATI Peni Kusumawati mempunyai pengalaman dan berprofesi selama lebih dari 15 tahun di bidang pengadaan dan rantai pasokan, khususnya dalam mendukung pengadaan berskala besar untuk industri minyak dan gas. Secara khusus, ia pernah bekerja sebagai koordinator lelang, ketua lelang, dan superintenden pembelian untuk Unocal Corporation Indonesia. Ketika bekerja di Chevron Indonesia, ia memimpin evaluasi kinerja penyedia barang/jasa dan administrasi kontrak. Selain itu ia juga pernah bekerja sebagai penyelia kontrak untuk ConocoPhillips, Premier Oil Indonesia dan Niko Resources Limited. Ia memiliki pengalaman luas dalam penyusunan pedoman evaluasi penawaran, prosedur pengadaan, dokumen pengadaan, strategi pengadaan, identifikasi risiko serta tanggapan terhadap pertanyaan audit. Ia juga pernah memimpin keterlibatan para pemangku kepentingan untuk memastikan pemberian kontrak senilai 430 juta dollar secara tepat waktu bagi Premier Oil Gajah Baru Development.

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

MUHAMAD IDE AMBARDI Muhamad Ide Ambardi memiliki pengalaman kerja di bidang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah selama lebih dari 9 tahun. Ia pernah bekerja sebagai pejabat fungsional pengelola pengadaan barang/jasa di Unit Layanan Pengadaan Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK) dan ia juga pernah bekerja di Airnav Indonesia sebagai Senior Procurement Analyst. Sebelumnya, Ia juga berpengalaman sebagai Pelatih dalam Pelatihan Anti Korupsi dalam Pengadaan Barang/Jasa di KPK dan Instruktur dalam Pelatihan Ahli Pengadaan Barang/Jasa Tingkat Dasar di LKPP. Muhamad Ide Ambardi memiliki pengetahuan praktis tentang cara mengelola Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah tanpa korupsi. Ia juga turut andil dalam memberikan bantuan bagi unit layanan pengadaan di KPK untuk mendapatkan Penghargaan National di Bidang Pengadaan 2014 dari LKPP untuk kategori Pionir Kelembagaan dan Sumber Daya Manusia ULP yang Permanen.

RIKA HARIATY Rika Hariaty memiliki pengalaman bekerja sama selama bertahun-tahun dengan Pemerintah Indonesia, di bidang pengadaan, pelatihan, kontrak dan manajemen pemangku kepentingan, Selain memiliki pengalaman lebih dari 10 tahun dalam hal konsultasi pengadaan, Rika Hariaty pernah bekerja terutama dengan organisasi internasional dan pemerintah yang memberinya pengalaman di bidang pengelolaan, penyelenggaran dan pelatihan untuk proyek-proyek infrastruktur. Pengalaman yang dimilikinya mencakup, namun tidak terbatas pada keahlian di bidang pengadaan.

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

JASON SINAGA Jason Sinaga, memiliki pengalaman 15 tahun lebih di bidang pengadaan dengan beberapa perusahaan multinasional yang bergerak di bidang kimia, elektronik, dll. Jason juga berpengalaman sebagai kepala pengadaan di beberapa proyek pembuatan pabrik dan ekspansi. Dia menangani pemakaian biaya hingga sebesar US$ 500 juta lebih. Keahliannya juga termasuk metodologi sumber strategis, manajemen penyedia, keterlibatan stakeholder, dan manajemen kontrak, terutama menekan biaya pembelian. Jason memiliki pengalaman ditugaskan dalam jangka pendek di Melbourne, Australia untuk mendukung cetak biru , integrasi dan implementasi sistem SAP ERP di perusahaan DOW Asia Pacific dan juga pernah ditugaskan untuk menangani pengadaan untuk negara lain seperti Malaysia, Singapura, dan Filipina. Ia mengikuti pelatihan untuk pelatih di Bangkok, rencana distribusi sumber daya di Shanghai, metodologi sumber strategis di Bangkok, six sigma methodologies, 5S concept, juga sebagai pelatih di bagian pengadaan.

MOHAMMAD KEMAL PASHA Mohammad Kemal Pasha memiliki pengalaman kerja lebih dari lima tahun di bidang pengadaan, pengelolaan aset dan manajemen kontrak. Pengalamannya mencakup pengadaan untuk konstruksi gedung senilai Rp 40 miliar dan peralatan komunikasi navigasi penerbangan senilai Rp 340 miliar. Selain itu, ia berpengalaman mengelola aset senilai Rp 600 miliar. Ia juga pernah melakukan negosiasi kontrak internasional senilai Rp 32 miliar. Ia berpengalaman sebagai trainer pengadaan dan ia memiliki sertifikat TOT pengadaan barang dan jasa pemerintah tingkat dasar, sertifikat TOT jabatan fungsional, dan sertifikat internasional untuk supply chain management (Cert.SCM (ITC).Berbekal keahlian dan pengalaman yang ia miliki di bidang pengadaan sebagai pemberi kerja maupun sebagai rekanan, ia akan dapat membagikan pengalamannya dalam perspektif yang berbeda.

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

KEITH FAWCETT Keith Fawcett memiliki pengalaman bekerja lebih dari 17 tahun di bidang akuisisi dan kontrak pengadaan untuk Pemerintah Federal Amerika Serikat. Ia pernah memberikan pelatihan tentang kontrak dan keuangan di Harvard Business School, Pemerintah Federal Amerika Serikat, Jerman, Inggris dan Tiongkok. Ia juga memberikan pelatihan pada Kongres Dunia National Contract Management Association. Keith Fawcet pernah terlibat dalam seluruh proses akuisisi untuk pekerjaan pengadaan dengan nilai sekitar 500 juta dollar. Dukungan yang ia berikan mencakup penyusunan Dokumen Permintaan Informasi (RFI), Dokumen Riset Pasar, Harga Perkiraan Sendiri, Strategi dan Rencana Akuisisi, Performance Work Statement (PWS), Rencana Penjaminan dan Pengawasan Mutu (Quality Assurance and Surveillance Plan/QASP), Petunjuk untuk Penawar, Kriteria Evaluasi, Rencana Pemilihan Penyedia Barang/Jasa, dan bagian-bagian dalam Uniform Contract Format lainnya.

GIORGI TVALAVADZE Giorgi Tvalavadze memiliki pengalaman lebih dari 15 tahun di bidang pengadaan untuk proyek-proyek pembangunan internasional dan bantuan teknis. Klien-kliennya mencakup antara lain Pemerintah Georgia, MCA-Moldova, berbagai Unit Pelaksana Proyek Bank Dunia, serta Direktur Pengadaan untuk Millenium Challenge Georgian Fund (MCA-Georgia). Giorgi Tvalavadze memiliki pengetahuan praktis tentang Pedoman Pengadaan Program, Persyaratan dan Dokumen Pengadaan Standar Millenium Challenge Corporation. Selain itu ia banyak bekerja dengan menggunakan Pedoman Pengadaan Bank Dunia, UNCITRAL Model Law on Procurement; Perjanjian Pengadaan Pemerintah WTO dan Petunjuk Pengadaan Uni Eropa; serta kerangka hukum sistem pengadaan pemerintah dalam perekenomian yang telah maju maupun yang sedang berkembang.

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

► ATURAN PELATIHAN SELAMAT DATANG! Selamat datang di modul ketiga: Menyusun Dokumen Pengadaan. Kami sangat senang Anda telah bergabung dengan kami dalam pelatihan ini. Perkenankan para fasilitator untuk memperkenalkan diri, menjelaskan tujuan modul ini, dan memberikan informasi administratif.

ATURAN PELATIHAN 1. Untuk mendapatkan sertifikat pelatihan Anda harus:     

Memastikan kehadiran Anda setiap hari Menghadiri semua sesi, datang dan kembali dari rehat tepat waktu Berpartisipasi dalam semua kegiatan pelatihan Menyelesaikan Pengukuran Pengetahuan Pra dan Pascapelatihan Melengkapi Lembar Evaluasi Pelatihan

2. Setiap peserta yang menghadiri semua sesi, terlibat dan berpartisipasi dalam kegiatan pelatihan layak mendapat sertifikat 3. Tunjukan rasa hormat kepada sesama peserta dan fasilitator pelatihan 4. Ingat, kita hadir di sini untuk mempelajari keahlian dan cara “BERPIKIR” baru tentang pengadaan. Jadi bukalah pikiran Anda dan pusatkan perhatian pada bagaimana bersama-sama kita menjadikan pengadaan barang/jasa lebih baik 5. Yang terpenting adalah nikmati pelatihan ini dan selamat belajar! 6. Perhatikan tempat-tempat untuk merokok 7. Harap matikan dering telepon genggam Anda

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

► PENGENALAN MODUL Slide 1

SELAMAT DATANG DI MODUL 3

Menyusun Dokumen Pengadaan Pelatihan Pengadaan – Tingkat Dasar

Proyek Modernisasi Pengadaan LKPP/MCA-I Pengembangan Sumber Daya Manusia

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ __________________________________________________

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 2

Pembukaan

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 3

Aturan Pelatihan 1. Untuk mendapatkan sertifikat pelatihan Anda harus: • • • • •

2. Setiap peserta yang menghadiri semua sesi, terlibat dan berpartisipasi dalam kegiatan pelatihan layak mendapat sertifikat 3. Tunjukan rasa hormat kepada sesama peserta dan fasilitator pelatihan

4. Ingat, kita hadir di sini untuk mempelajari keahlian dan cara “BERPIKIR” baru tentang pengadaan. Jadi bukalah pikiran Anda dan pusatkan perhatian pada bagaimana bersama-sama kita menjadikan pengadaan barang/jasa lebih baik 5. Yang terpenting adalah nikmati pelatihan ini dan selamat belajar! 6. Perhatikan tempat-tempat untuk merokok 7. Harap matikan dering telepon genggam Anda

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 4

Proyek Modernisasi Pengadaan Pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM) Gambaran Umum 4

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 5

Gambaran Umum Proyek SDM Alur Pelatihan Keahlian Pengadaan GAMBARAN UMUM Pelatihan Keahlian Pengadaan melengkapi program sertifikasi pengadaan LKPP dan pada batas-batas tertentu didasarkan pada pekerjaan yang telah dilaksanakan oleh program donor sebelumnya, yaitu ISP3 (Ausaid).

PERBEDAAN UTAMA Pelatihan akan memusatkan perhatian pada pengembangan keahlian yang sesungguhnya bagi peserta pelatihan dan menyelaraskannya dengan tingkat sertifikasi pengadaan yang dibuat oleh LKPP, yaitu tingkat dasar, tingkat lanjutan dan tingkat mahir

PENDEKATAN â&#x20AC;˘ Pengembangan pelatihan pengadaan berdasarkan hasil-hasil yang diperoleh dari Penilaian tentang Kebutuhan Pelatihan yang dilakukan pada tahun 2012 dan Laporan Akhir yang disampaikan pada September 2012. â&#x20AC;˘ Peningkatan pelatihan yang diberikan dengan sejumlah cara, seperti pembelajaran melalui media elektronik (E-learning), pelatihan dalam kelas, pelatihan di tempat kerja (on-the-job training) dan memasukkan program-program pengelolaan pengadaan lainnya, seperti Perjanjian Payung, Sistem 5 Informasi Pengelolaan Pengadaan, Katalog Elektronik dan Pengadaan Berkesinambungan.

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 6

Kurikulum & Silabus Pelatihan Tingkat Dasar

18 MODUL INTI Tingkat Lanjutan

Mahir

Modul 1

Menerapkan prinsip-prinsip dasar pengadaan

Merencanakan & Menyusun Pengadaan yang Kompleks

Skema & Indikator Kecurangan

Modul 2

Bagaimana merencanakan pengadaan Bagaimana Menusun Perkiraan Biaya dan sederhana Mengapa? Modul 3

Melaksanakan Kontrak Payung

Modul 3

Bagaimana Menghitung Total Cost of Ownership (TCO) dan Mengapa?

Perencanaan & Pelaksanaan Strategis

Modul 4

Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Spesifikasi

Mengidentikasi & Mengelola Risiko dalam Pengadaan yang Rumit

Modul 5

Menyusun Dokumen Pengadaan

Mengelola Dokumen, Catatan, dan Berkas Bagaimana Memilih Model Kontrak yang Mengelola Kontrak yang Strategis & Rumit Kontrak terkait dengan Pengadaan Tepat Modul 6

Modul 6

Sistem Informasi Pengelolaan Pengadaan Bagaimana Melaksanakan dan Mengelola Mengembangkan & Melakukan Evaluasi dan Perjanjian Payung Kontrak Penawaran untuk Pengadaan yang Rumit 6

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 7

Tujuan Modul Di akhir pelatihan modul ini Anda akan dapat • Mengetahui dan memahami langkah-langkah utama dan pentingnya tahap penyusunan • Mengetahui dan memahami berbagai komponen dan informasi yang dibutuhkan dalam dokumen pengadaan • Mengetahui dan memahami komponen utama dan pentingnya memberikan instruksi, persyaratan dan pemberitahuan kepada penawar dalam dokumen pengadaan • Mengetahui dan memahami kriteria evaluasi dan pentingnya kriteria evaluasi dalam proses pengadaan • Mengetahui dan memahami jenis-jenis kontrak dan unsur-unsur penting dalam kontrak • Memahami tujuan, peran penting dan jenis-jenis formulir isian dalam dokumen pengadaan • Mengetahui dan memahami tujuan, peran penting dan komponen utama dalam Kerangka Acuan Kerja, Pernyataan Kerja dan Spesifikasi

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 8

Agenda – HARI PERTAMA HARI PERTAMA Waktu

Topik

09:00 – 09:20

Perkenalan dan Gambaran Umum serta Tujuan Modul

09:20 – 10:00

Icebreaker – Tiga Kebenaran dan Satu Kesalahan

10:00 – 10:15

Uji Pengetahuan Prapelatihan

10:15 – 10:30

Rehat

10:30 – 11:00

Sesi 1: Gambaran Umum tentang Dokumen Pengadaan dan Tahap Penyusunan Dokumen Penawaran

11:00 – 11:45

Kegiatan 1: Studi Kasus Kegiatan 2: Speed Sharing

11:45 – 12:45

Ishoma

12:45 – 13:15

Sesi 2: Dokumen Pengadaan

13:15 – 14:00

Kegiatan 1: Studi Kasus Kegiatan 2: Permainan Mencocokkan – Jenis-Jenis Dokumen Pengadaan

14:00 – 14:30

Sesi 3: Instruksi, Persyaratan dan Pemberitahuan untuk Penawar

14:30 – 15:15

Kegiatan 1: Studi Kasus Kegiatan 2: Angin Bertiup ke (isi dengan frasa)

15:15 – 15:30

Rehat

15:30 – 16:30

Kegiatan 1: Menebak Pemimpin Kegiatan 2: Uji Pengetahuan Interaktif Sesi Tanya Jawab

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 9

Agenda – HARI KEDUA HARI KEDUA Waktu

Topik

09:00 – 09:10

Pembukaan

09:10 – 09:40

Kegiatan 1. Keliling Dunia

09:40 – 10:25

Sesi 4: Kriteria dan Metode Evaluasi

10:25 – 10:55

Kegiatan 1: Studi Kasus

10:55 – 11:10

Rehat

11:10 – 11:55

Kegiatan 2: Mengiklankan Pengadaan Barang melalui Iklan Televsi

11:55 – 12:55

Ishoma

12:55 – 13:45

Sesi 5: Jenis-Jenis Kontrak

13:45 – 14:45

Kegiatan 1. Studi Kasus Kegiatan 2: Jenis-Jenis Kontrak

14:45 – 15:00

Rehat

15:00 – 16:00

Kegiatan 1: Cepat Tepat Kegiatan 2: Uji Pengetahuan Interaktif Sesi Tanya-Jawab

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 10

Agenda â&#x20AC;&#x201C; HARI KETIGA HARI KETIGA Waktu

Topik

08:00-08:10

Pembukaan

08:10-08:40

Kegiatan 1: Mengarang Lagu

08:40-09:45

Sesi 6: Formulir Isian Kegiatan 1: Studi Kasus

09:45-10:00

Rehat

10:00-10:45

Kegiatan 2: Merancang Formulir Isian

10:45-11:15

Sesi 7: Kerangka Acuan Kerja, Spesifikasi dan Pernyataan Kerja

11:15-11:45

Kegiatan 1: Studi Kasus

11:45-13.15

Ishoma

13:15-13:35

Kegiatan 2: Empat Sudut

13:35-13:50

Kegiatan 3: Spesifikasi: Fungsional, Kinerja atau Teknis

13:50-14:05

Rehat

14:05-14:50

Pengukuran Pengetahuan Pascapelatihan Sesi Tanya Jawab Evaluasi Pelatihan

14:50-15:00

Rangkuman Poin-Poin Penting dan Penutupan

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 11

Perkenalan Fasilitator

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 12

Kegiatan Interaktif No. 1-0-1 Tiga kebenaran dan Satu

Kesalahan Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 13

Uji Pengetahuan Prapelatihan

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 14

REHAT

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

â&#x2013;º SESI 1 - GAMBARAN UMUM TAHAP PENYUSUNAN DOKUMEN PENGADAAN

Slide 1

Sesi 1 Gambaran Umum Tahap Penyusunan Dokumen Pengadaan

Procurement Modernization Project

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 2

Tujuan Di akhir sesi ini, Anda akan dapat: â&#x20AC;˘ Mengetahui dan memahami langkah-langkah penting dalam tahap penyusunan dokumen pengadaan â&#x20AC;˘ Mengidentifikasi komponen penting dalam dokumen pengadaan â&#x20AC;˘ Memahami pentingnya dokumen pengadaan â&#x20AC;˘ Memahami tanggung jawab pengelola pengadaan dan ahli teknis dalam penyusunan dokumen pengadaan

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 3

Gambaran umum: tahapan proses pengadaan

Pengadaan memiliki proses yang rumit, tetapi terstruktur dengan baik dan melibatkan banyak pihak dalam setiap tahap. Proses pengadaan terdiri dari tahapan berikut ini:

Tahapan Proses Pengadaan 2

1 Perencanaan Pengadaan

3 Penyusunan Dokumen Pengadaan

Evaluasi & Pemberian Kontrak

4 Administrasi & Pengelolaan Kontrak

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 4

InApa yang dimaksud dengan dokumen pengadaan?

Apa saja yang disertakan dalam dokumen pengadaan? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ __________________________________________________

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 5

Apa yang dimaksud dengan dokumen pengadaan? •

Tiga jenis dokumen pengadaan pada umumnya – Undangan Lelang (Invitation to Bid) – Permintaan Penawaran Harga (Request for Quotation) – Permintaan Proposal (Request for Proposal)

•

Dokumen pengadaan setidaknya mencakup bagian yang mencantumkan tentang: – – – – – – –

Undangan Lelang atau Permohonan Proposal Instruksi, persyaratan, dan pemberitahuan untuk penawar Kriteria kualifikasi dan kriteria evaluasi Syarat dan ketentuan dalam kontrak Rancangan perjanjian/kontrak Lampiran, dokumen pendukung Kerangka Acuan Kerja (mencakup informasi harga/biaya)/ Pernyataan Pekerjaan (Statement of Work), Ruang lingkup Pekerjaan (Scope of Work), Tujuan, Rincian teknis barang/pekerjaan konstruksi/jasa, spesifikasi, Gambar kerja (Drawing), Hasil Kerja (Deliverables), dan Formulir Isian (Response Forms)

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 6

Mengapa penyusunan dokumen pengadaan merupakan tahap yang penting?

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 7

Pentingnya proses penyusunan dokumen pengadaan Persiapan dan penyusunan dokumen pengadaan adalah tahap yang paling penting dan rentan dalam proses pengadaan untuk memastikan diterapkannya prinsipprinsip pengadaan â&#x20AC;&#x201C;(keadilan, transparansi, akuntabilitas, kompetisi, kejujuran).

Kualitas dokumen pengadaan menentukan hasil dari seluruh proses pengadaan dan merupakan dasar pemberian kontrak (dengan menerapkan integritas kejujuran dan etika, serta Nilai untuk Uang) Pentingnya proses penyusunan dokumen pengadaan

Dokumen pengadaan memberikan semua informasi yang diperlukan penawar untuk mempersiapkan penawaran/proposal untuk barang/pekerjaan konstruksi/jasa yang diperlukan

Penawaran/proposal dibuat oleh penawar hanya berdasarkan informasi yang terdapat pada dokumen pengadaan

Dokumen pengadaan pada akhirnya merupakan bagian dari dokumen kontrak yang akan dilaksanakan

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 8

Faktor penting untuk dipertimbangkan dalam tahap penyusunan dokumen pengadaan Ketaatan pada prinsip, peraturan dan kebijakan terkait dengan pengadaan sangatlah penting Pengelola pengadaan mengelola dan memberi panduan dalam penyusunan dokumen pengadaan

Tahap ini rentan risiko yang tinggi terhadap korupsi dan penyimpangan Hal yang dipertimbangkan dalam tahap penyusunan dokumen pengadaan

Ada kemungkinan informasi pengadaan yang sensitif dibocorkan oleh staf yang tidak bertanggung jawab, sehingga merugikan proses pengadaan

Ketidakpatuhan terhadap peraturan menghasilkan hasil pengadaan yang tidak baik, keterlambatan dalam pemberian kontrak, sanggahan, atau bahkan pembatalan pengadaan

Komunikasi dengan penawar harus dilakukan dengan komunikasi yang diizinkan dan sah

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 9

Apa peran dan tanggung jawab pengelola pengadaan dan ahli teknis dalam tahap penyusunan dokumen pengadaan?

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 10

Tugas dan tanggung jawab dalam penyusunan dokumen pengadaan Pengelola Pengadaan

Ahli Teknis

• Menyusun dokumen pengadaan

• Menyusun bagian teknis dalam dokumen pengadaan (TOR, spesifikasi, Pernyataan Pekerjaan (SOW),

• Mempublikasikan pengumuman pengadaan

gambar kerja)

• Menyelenggarakan rapat penjelasan (aanwijzing)

• Memberikan klarifikasi jawaban atas pertanyaan yang

sebelum penawaran/proposal diajukan

disampaikan oleh dan melalui pengelola pengadaan

• Mengatur kunjungan lapangan

• Dapat ikut serta dalam kunjungan lapangan dan rapat

• Menangani semua interaksi dan korespondensi

penjelasan (aanwijzing) sebelum penawaran/proposal

dengan penawar

diajukan

• Menerima dan membuka penawaran/proposal

• Membantu pengelola pengadaan dalam menyusun perubahan persyaratan (apabila diminta dan diperlukan)

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 11

Terima kasih! Ada Pertanyaan?

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 12

Kegiatan Interaktif No. 1-1-1 Studi Kasus

Lihat buku kegiatan di bagian belakang buku panduan Anda

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 13

Kegiatan Interaktif No. 1-1-2 Speed Sharing

Lihat buku kegiatan di bagian belakang buku panduan Anda

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

► SESI 2– DOKUMEN PENGADAAN Slide 1

Sesi 2

Dokumen Pengadaan

Proyek Modernisasi Pengadaan

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 2

Tujuan Di akhir sesi ini Anda akan dapat: â&#x20AC;˘ Mengetahui dan memahami berbagai komponen dalam dokumen pengadaan

â&#x20AC;˘ Mengidentifikasi informasi apa yang harus dicantumkan ketika menyusun dokumen pengadaan

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 3

Informasi apa yang diberikan dalam dokumen pengadaan kepada para penawar?

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 4

Gambaran umum • Dokumen pengadaan mencantumkan semua materi penawaran/proposal yang relevan yang perlu disiapkan dan diserahkan oleh penawar • Dokumen pengadaan memuat: – Instruksi, Persyaratan dan Pemberitahuan kepada penawar – Kriteria kualifikasi dan kriteria evaluasi

– Syarat dan ketentuan kontrak – Rancangan perjanjian/kontrak – Lampiran/dokumen pendukung – Kerangka Acuan Kerja (mencakup informasi biaya/harga), Pernyataan Pekerjaan (Statement of Work), spesifikasi, Gambar Kerja (Drawing), Hasil Kerja (Deliverables), dan Formulir Isian (Response Form)

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 5

Informasi apa yang biasanya disertakan pada bagian Instruksi, Persyaratan dan Pemberitahuan untuk penawar dalam dokumen pengadaan?

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 6

Instruksi, Persyaratan dan Pemberitahuan untuk Penawar Instruksi untuk penawar biasanya mencakup: Informasi tentang sumber dana/pembiayaan Ruang lingkup pengadaan Persyaratan penawaran/penyerahan proposal Ketentuan umum pengadaan Instruksi untuk penyiapan penawaran/proposal mencakup pengaturan, penyusunan format, penyampaian dan pembukaan penawaran/proposal Manajemen komunikasi selama proses penyusunan penawaran/proposal Eligibilitas penawar Aanwijzing/rapat penjelasan dan kunjungan lapangan Prosedur penyampaian sanggahan

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 7

Instruksi, Persyaratan dan Pemberitahuan untuk Penawar (lanjutan)

Persyaratan penawaran

Biasanya mencantumkan hal-hal berikut

• Menambah informasi dan struktur yang lebih baik pada dokumen pengadaan • Memberikan perincian yang tidak tercantum pada bagian lain dalam dokumen pengadaan • Definisi • Masa berlaku penawaran/proposal • Petunjuk penyampaian penawaran/proposal • Kepatuhan • Hak-hak pemerintah (instansi pengadaan) • Persyaratan eligibilitas • Lain-lain

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 8

Apa perbedaan antara kriteria kualifikasi dan kriteria evaluasi?

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 9

Kriteria kualifikasi dan kriteria evaluasi Kriteria Kualifikasi

â&#x20AC;˘ Kriteria kualifikasi menentukan apakah penawar dapat bertanggung jawab dan memiliki kapabilitas dan kapasitas untuk melakukan suatu pekerjaan/menyediakan barang

Kriteria Evaluasi â&#x20AC;˘ Kriteria evaluasi merupakan dasar penilaian terhadap penawaran dan pemilihan penawar untuk melakukan suatu pekerjaan â&#x20AC;˘ Kriteria evaluasi mencerminkan kebutuhan yang ditetapkan dalam tahap perencanaan pengadaan â&#x20AC;˘ Kriteria evaluasi mencerminkan tujuan dan kebutuhan yang ditetapkan dalam tahapan perencanaan dan merupakan dasar penilaian terhadap penawaran/proposal yang diterima

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 10

Lampiran/dokumen pendukung • Dokumen pendukung terdiri dari data atau dokumen tambahan selain komponen inti yang terdapat dalam dokumen pengadaan • Bisa disertakan dalam bagian terpisah, atau dalam kerangka acuan kerja sebagai lampiran tambahan • Contoh dokumen pendukung:  Persetujuan pemberian wewenang (Authority Approvals)  Kalkulasi  Hasil pengujian  Data historis

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 11

Formulir isian (Response Form) • Formulir isian dibuat oleh staf pengadaan dan disertakan dalam dokumen pengadaan • Penawar dapat menggunakan formulir isian untuk memaparkan perincian dan informasi • Setiap formulir harus:  Memfasilitasi kepatuhan penawar terhadap peryaratan penawaran  Memfasilitasi penawar agar dapat memenuhi semua kriteria evaluasi  Mencantumkan ketentuan untuk penghitungan harga

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 12

Terima kasih! Ada pertanyaan?

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 13

Kegiatan Interaktif No. 1-2-1 Studi Kasus

Lihat buku kegiatan pada bagian akhir buku pedoman Anda

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 14

Kegiatan Interaktif No. 1-2-2 Permainan Mencocokkanâ&#x20AC;&#x201C; Jenis-jenis Dokumen Pengadaan

Lihat buku kegiatan pada bagian akhir buku pedoman Anda

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

► SESI 3 – INSTRUKSI, PERSYARATAN DAN PEMBERITAHUAN UNTUK PENAWAR

Slide 1

Sesi 3

Instruksi, Persyaratan, dan Pemberitahuan untuk Penawar

Procurement Modernization Project

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 2

Tujuan Di akhir sesi ini Anda akan dapat: â&#x20AC;˘ Mengidentifikasi perincian utama dalam pengadaan yang terdapat dalam instruksi, persyaratan dan pemberitahuan untuk penawar â&#x20AC;˘ Mengetahui dan memahami pentingnya memberikan instruksi, persyaratan dan pemberitahuan dalam dokumen pengadaan kepada penawar

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 3

Instruksi, Persyaratan, dan Pemberitahuan untuk Penawar Instruksi untuk penawar memberikan informasi yang diperlukan untuk menyiapkan dan menyampaikan proposal. Instruksi untuk penawar biasanya memuat: Informasi tentang sumber dana/pembiayaan Ruang lingkup pengadaan Persyaratan penawaran/penyerahan proposal

Ketentuan umum pengadaan Instruksi untuk penyiapan penawaran/proposal mencakup pengaturan, penyusunan format, penyampaian dan pembukaan penawaran/proposal

Manajemen komunikasi selama proses penawaran/pengadaan Eligibilitas penawar Rapat penjelasan (aanwijzing) dan kunjungan lapangan Prosedur penyampaian sanggahan

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 4

Jenis informasi tentang sumber dana/pembiayaan apa yang biasanya diberikan dalam Instruksi, Persyaratan, dan Pemberitahuan untuk Penawar?

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 5

Informasi tentang sumber dana/pembiayaan dan ruang lingkup pengadaan Informasi tentang sumber dana/pembiayaan

â&#x20AC;˘ Mencakup penjelasan tentang satu entitas atau lebih yang membiayai pengadaan serta informasi tentang ketersediaan dana untuk pengadaan â&#x20AC;˘ Satu pengadaan bisa saja didanai oleh beberapa entitas. Misalnya, Bank Dunia dan Pemerintah Indonesia mendanai proyek yang sama.

Ruang Lingkup Pengadaan â&#x20AC;˘ Penjelasan tentang pengadaan yang akan dilakukan dan proses pengadaan sesuai dengan pedoman pengadaan, peraturan dan/atau undang-undang

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 6

Activity Berdasarkan pengalaman Anda, jelaskan mengapa penting untuk memberikan instruksi, persyaratan dan pemberitahuan yang jelas dalam dokumen pengadaan kepada penawar.

Bagaimana penyusunan instruksi yang baik agar selaras dengan prinsip-prinsip pengadaan? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ __________________________________________________

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 7

Informasi apa yang dapat disertakan dalam persyaratan penawaran?

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 8

Persyaratan penawaran Persyaratan penawaran dapat mencakup informasi berikut ini:

Definisi â&#x20AC;˘ Istilah-istilah penting untuk mempermudah penyusunan proposal dan mengurangi ambiguitas

Instruksi tentang Penyampaian Penawaran â&#x20AC;˘ Metode dan tanggal/waktu penyampaian dan instruksi untuk penawaran/proposal

Masa berlaku penawaran/ proposal â&#x20AC;˘ Menyatakan masa berlaku penawaran

Kepatuhan â&#x20AC;˘ Persyaratan untuk memenuhi kepatuhan terhadap pedoman, prosedur, ketentuan dan hukum tentang pengadaan

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 9

Persyaratan penawaran (lanjutan) Persyaratan penawaran dapat mencakup informasi berikut ini:

Hak-hak Pemerintah (Instansi pengadaan) â&#x20AC;˘ Menegaskan hak-hak untuk menerima atau menolak penawaran/ proposal

Lain-lain â&#x20AC;˘ Persyaratan dan ketentuan lainnya, amendemen, manajemen komunikasi

Persyaratan Eligibilitas â&#x20AC;˘ Uraian tentang kriteria eligibilitas yang akan diterapkan pada semua penawaran dan atau bahan, peralatan dan jasa yang disediakan sesuai dengan kontrak

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 10

Instruksi untuk penyiapan penawaran/ proposal Instruksi terperinci tentang bagaimana proposal seharusnya disiapkan, disusun dan diformat Kriteria yang harus dipenuhi oleh penawar dalam proposalnya â&#x20AC;&#x201C; mis. pendekatan teknis, perhitungan harga, penyusunan staf, pengalaman kerja. Permintaan Informasi harus selaras dengan kriteria evaluasi

Instruksi tentang penyiapan penawaran mencakup

Perincian yang bersifat administratif â&#x20AC;&#x201C; ukuran huruf, batas jumlah halaman

Formulir isian (response form)

Jaminan penawaran (Bid security), apabila diperlukan

Surat penawaran yang berisi konfimasi tertulis tentang masa berlaku penawaran/proposal

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 11

Rapat penjelasan (aanwijzing) dan kunjungan lapangan Mencakup informasi tentang tanggal, tempat dan prosedur yang berkaitan dengan rapat penjelasan dan kunjungan lapangan

Rapat penjelasan berguna baik bagi calon penawar maupun lembaga yang membutuhkan pengadaan barang/jasa Rapat penjelasan (aanwijzing) dan kunjungan lapangan

Penawar memiliki kesempatan untuk bertanya dan melakukan kunjungan lapangan, sehingga mereka dapat membuat penawaran/proposal yang lebih realistis

Pengelola pengadaan mengetahui apabila apabila terdapat kekurangan dalam dokumen pengadaan atau klarifikasi diperlukan sebelum penawaran/proposal disampaikan.

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 12

Perincian pengadaan: evaluasi dan proses pengumuman pemenang â&#x20AC;˘

â&#x20AC;˘

Informasi terperinci terkait dengan evaluasi penawaran dan rekomendasi dalam proses pengumuman pemenang harus dicantumkan dalam dokumen pengadaan Misalnya, instruksi untuk penawar biasanya menyatakan halhal berikut ini: â&#x20AC;&#x2019; Setelah tinjauan terhadap kepatuhan administratif dilakukan, panel evaluasi teknis akan mengevaluasi proposal/penawaran sesuai berdasarkan kriteria evaluasi â&#x20AC;&#x2019; Setelah proses evaluasi selesai, lembaga yang membutuhkan pengadaan akan memberikan kontrak kepada penawar yang terpilih dan akan segera memberitahukan hasil evaluasi kepada semua penawar yang telah menyampaikan proposal atau penawaran

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 13

Perincian pengadaan: prosedur penyampaian sanggahan Setiap negara memiliki prosedur sanggahannya sendiri. Sistem sanggahan tersedia dan memiliki aturan tersendiri.

Prosedur penyampaian sanggahan

Pengadaan harus mencakup informasi tentang aturan dan prosedur untuk menyampaikan sanggahan terhadap keputusan yang diambil dalam proses pengadaan

Aturan yang dikeluarkan oleh suatu instansi pengadaan harus dicantumkan dalam dokumen pengadaan dan dapat diakses dengan mudah oleh semua penawar

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 14

Akuntabilitas dan proses penyampaian sanggahan • Aturan tentang sanggahan: – Mengizinkan pihak-pihak yang berkepentingan untuk melakukan sanggahan terhadap suatu tindakan pengadaan – Menerapkan akuntabilitas – Memberikan penjelasan kepada penawar yang gagal, apabila diminta, alasan mengapa penawaran atau proposal mereka ditolak atau tidak terpilih – Menetapkan dan menerapkan proses untuk menanggapi sanggahan yang diajukan • Aturan penyampaian sanggahan harus tercantum dalam semua dokumen pengadaan yang didistribusikan kepada semua pihak yang berminat • Calon penawar terikat oleh aturan ini, dan dengan menyampaikan penawaran atau sanggahan/protes harus mengikuti aturan dan proses penyampaian sanggahan sebelum mengambil tindakan hukum atau mengajukan tuntutan di pengadilan

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 15

Terima kasih! Ada pertanyaan?

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 16

Kegiatan Interaktif No. 1-3-1 Studi Kasus

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku panduan Anda

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 17

Kegiatan Interaktif No. 1-3-2 Angin bertiup keâ&#x20AC;Ś (isilah dengan frasa)

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku panduan Anda

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 18

Kegiatan Interaktif No. 1-0-2 Menebak Pemimpin

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku panduan Anda

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 19

Kegiatan Interaktif No. 1-0-3 Uji Pengetahuan Interaktif

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku panduan Anda

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

► HARI KEDUA – MEMAPARKAN APA YANG DIPELAJARI PADA HARI PERTAMA Slide 1

Kegiatan Interaktif No. 2-0-1 Keliling Dunia

Lihat buku kegiatan di bagian belakang buku panduan Anda

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

► SESI 4 – KRITERIA DAN METODE EVALUASI Slide 2

Sesi 4

Kriteria dan Metode Evaluasi

Proyek Modernisasi Pengadaan

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 3

Tujuan Di akhir sesi ini, Anda akan dapat:

• Memahami pentingnya kriteria evaluasi • Mengenali dan memahami ciri-ciri kriteria evaluasi yang baik • Mengetahui dan mengidentifikasikan berbagai jenis kriteria evaluasi • Memahami tujuan dari penerapan berbagai metode evaluasi

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 4

Apa yang dimaksud dengan kriteria evaluasi?

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 5

Apa yang dimaksud dengan kriteria evaluasi?

Menjadi dasar khusus dalam evaluasi penawaran/proposal untuk menentukan pemilihan penawar yang akan diberikan kontrak

Faktor yang digunakan untuk menentukan proposal mana yang paling memenuhi kebutuhan

Biasanya ditentukan berdasarkan persyaratan yang dibuat dalam tahap perencanaan pengadaan

Dipublikasikan dalam dokumen pengadaan

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 6

Mengapa kriteria evaluasi perlu dimasukkan ke dalam dokumen pengadaan?

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 7

Pentingnya Kriteria evaluasi Penyusunan kriteria evaluasi yang tepat, adil, dan tidak restriktif sangat berperan penting dalam keberhasilan pengadaan barang/jasa secara keseluruhan. Kriteria evaluasi yang baik: Memastikan adanya kondisi pengadaan dan kesempatan yang sama bagi semua penawar untuk memenangkan pekerjaan

Membantu menentukan dan mengeliminasi penawar yang kurang atau tidak memenuhi persyaratan untuk menentukan penawar yang paling memenuhi persyaratan dan paling mampu menjalankan persyaratan tersebut

Meningkatkan kemungkinan diambilnya keputusan yang memiliki nilai untuk uang yang terbaik

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 8

Menyusun Kriteria Evaluasi â&#x20AC;˘ Kriteria harus dibuat untuk masing-masing pengadaan dan sejalan dengan faktor-faktor yang paling relevan untuk menyeleksi penawar

Kejelasan

Relevansi

Pemilahan yang tidak diskriminatif

Realistis

â&#x20AC;˘ Kriteria harus disusun sesuai dengan ciri-ciri berikut:

Dapat Diukur

Ekonomis

Dapat Dijustifikasi

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 9

Berdasarkan pengalaman Anda, apakah Anda dapat menyebutkan apa saja yang dapat menjadi dasar penyusunan kriteria evaluasi?

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 10

Kriteria evaluasi pada umumnya

A. Pendekatan Teknis B. Pendekatan Pengelolaan C. Pengalaman D. Harga A/C. Pengalaman atau kapabilitas terkait A/B/C. Kapasitas melakukan pekerjaan A/B. Usulan metodologi A. Sertifikasi / Kualifikasi

A/B. Kebijakan, prosedur, atau sistem penjaminan mutu A/B. Pengelolan lingkungan atau inisiatif yang mengedepankan keberlanjutan

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 11

Pengadaan apa yang paling tepat dievaluasi dengan menggunakan sistem gugur?

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 12

Metode evaluasi

1- Kriteria Wajib (kualifikasi dan kelayakan) (sistem gugur) 2 â&#x20AC;&#x201C; Kriteria kualitas dan pengalaman (sistem nilai/ merit point system) 3 â&#x20AC;&#x201C; Harga/Biaya

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 13

Kriteria wajib (sistem gugur) â&#x20AC;˘ Kriteria wajib digunakan untuk menentukan standar, kualifikasi, atau persyaratan minimum yang harus dipenuhi oleh penawar â&#x20AC;˘ Dengan menerapkan sistem gugur, ada dua hasil evaluasi (lulus atau gugur, dapat diterima atau tidak dapat diterima) â&#x20AC;˘ Dalam keadaan tertentu, kriteria wajib dapat diberlakukan tanpa sistem pemeringkatan â&#x20AC;˘ Sistem ini tepat untuk digunakan apabila instansi pengadaan ingin mendapatkan nilai yang terbaik dari penawaran dengan harga terendah yang memenuhi semua persyaratan (Secara teknis, harga terendah dapat diterima)

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 14

Kriteria kualitas dan pengalaman (sistem nilai) •

Apabila evaluasi penawaran/proposal harus mempertimbangkan aspek teknis dan harus melihat yang mana yang lebih unggul, kriteria kualitas/pengalaman dapat diterapkan

•

Kualitas dapat diukur dengan sistem nilai

•

Dengan menggunakan sistem nilai, nilai tinggi atau rendah diberikan berdasarkan nilai penawaran/proposal dan unsur-unsur tertentu yang berkaitan dengan kriteria evaluasi

•

Merupaka sistem yang tepat apabila instansi pengadaan ingin mendapatkan hasil pengadaan dengan nilai terbaik dari penawaran yang harganya mungkin bukan yang paling rendah atau keunggulan teknisnya bukan yang paling tinggi, tetapi merupakan solusi terbaik secara keseluruhan

•

Pembobotan (dengan menggunakan persentase sampai dengan 100%) dapat digunakan untuk menunjukkan prioritas dari berbagai kriteria yang ditetapkan

•

Dalam panduan evaluasi yang telah disusun dan disetujui sebelum penerimaan penawaran/proposal, rincian pembobotan yang telah ditentukan tersebut mungkin tercantum. Biasanya, tetapi tidak selalu, disertakan sebagai salah satu bagian dalam dokumen pengadaan.

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 15

Contoh kriteria evaluasi (kualitas dan pengalaman) Kriteria, sub-kriteria Pengalaman konsultan • Pengalaman menjalankan pekerjaan serupa dengan berhasil • Kinerja konsultan dalam pekerjaan sebelumnya Jumlah poin untuk kriteria 1 Pendekatan dan Metodologi • Pendekatan yang diusulkan untuk memberikan jasa dan menyelesaikan hasil pekerjaan • Pendekatan yang diusulkan untuk memberikan jasa terkait dengan bidang spesifik tertentu Jumlah poin untuk kriteria 2 Tenaga Ahli Profesional Utama Team Leader • Latar belakang pendidikan (bidang spesifik tertentu) • Pengalaman kerja (minimal 10 tahun di bidang spesifik tertentu) Senior Specialist • Latar belakang pendidikan (bidang spesifik tertentu) • Pengalaman kerja (minimal 10 tahun di bidang spesifik tertentu) Jumlah poin untuk kriteria 3 Jumlah poin keseluruhan kriteria

Nilai 10 10 20 20 20 40

10 10 10 10 40 100

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 16

Harga (sistem biaya) â&#x20AC;˘ Penilaian terhadap harga yang diajukan penawar dapat dilakukan dengan seksama melalui evaluasi harga â&#x20AC;˘ Ada banyak metode untuk menganalisis dan mengevaluasi harga yang diajukan. Ada beberapa metode yang lebih rumit daripada metode lainnya. â&#x20AC;˘ Evaluasi harga dengan sistem biaya bertujuan untuk menentukan nilai untuk uang dari setiap penawaran/proposal yang diterima dengan menggunakan nilai untuk membuat peringkat dari penawaran yang diterima tersebut â&#x20AC;˘ Harga harus dipertimbangkan dalam semua evaluasi

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 17

Terima kasih! Ada pertanyaan?

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 18

Kegiatan Interaktif No. 2-4-1 Studi Kasus

Lihat buku kegiatan di bagian belakang buku panduan Anda

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 19

Kegiatan Interaktif No. 2-4-2 Mengiklankan Pengadaan Barang/Jasa melalui Iklan Televisi

Lihat buku kegiatan di bagian belakang buku panduan Anda

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

► SESI 5 – JENIS-JENIS KONTRAK Slide 1

Sesi 5

Jenis-Jenis Kontrak

Proyek Modernisasi Pengadaan

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 2

Tujuan Di akhir sesi ini Anda akan dapat: â&#x20AC;˘ Memahami unsur-unsur penting dalam kontrak

â&#x20AC;˘ Mengetahui dan memahami berbagai jenis kontrak â&#x20AC;˘ Mengetahui jenis kontrak yang tepat untuk suatu pengadaan

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 3

Unsur-unsur apa saja yang diperlukan untuk membuat kontrak yang mengikat secara hukum?

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 4

Kontrak adalahâ&#x20AC;Ś Kontrak adalah perjanjian yang mengikat berdasarkan penawaran, penerimaan, kontraprestasi, legalitas, timbal balik, kompetensi dan kapasitas

Penawararan adalah dokumen penawaran/proposal yang diterima dari penawar. Empat syarat penawaran adalah: Memiliki tujuan, Dikomunikasikan, Melengkapi persyaratan, Jelas dan tidak Ambigu

Legalitas â&#x20AC;&#x201C; kontrak harus dibuat berdasarkan hukum dan mengikat sesuai dengan statuta dan peraturan pengadaan serta ketentuan kebijakan

Penerimaan adalah hal yang menunjukkan bahwa entitas pengadaan menyetujui suatu penawaran dari segi ruang lingkup dan harga

Timbal balik berarti pihakpihak yang terlibat memahami dan menyepakati hal-hal yang pokok dan persyaratan yang tercantum dalam kontrak

Kontraprestasi mengacu pada remunerasi (biasanya berupa pembayaran) yang disepakati oleh kedua belah pihak

Kompetensi dan kapasitas berarti pihak-pihak yang terlibat secara hukum kompeten dan memiliki kapasitas untuk membuat perjanjian yang mengikat secara hukum

100

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 5

Berilah salah satu contoh jenis kontrak

101

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 6

Jenis-jenis kontrak â&#x20AC;˘ Ada beberapa jenis kontrak yang dapat digunakan dan pemilihannya dapat berdasarkan faktor-faktor seperti metode pembayaran, tanggung jawab hasil kinerja, keseimbangan risiko antara pihak-pihak yang terlibat, ketentuan penyerahan hasil atau jumlah dan sifat insentif laba â&#x20AC;˘ Jenis-jenis kontrak yang paling umum memberikan pembarayan berdasarkan lump sum, harga satuan, atau gabungan antara lump sum dan harga satuan Lump sum

Kontrak Indefinite Delivery

Harga Satuan

Gabungan antara lump sum dan harga satuan

Terima jadi (Turnkey)

Persentase

102

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 7

Pertimbangan dalam memilih jenis kontrak â&#x20AC;˘ Dokumen pengadaan harus menyatakan dengan jelas jenis kontrak yang akan dibuat dan berisi ketentuan kontrak yang sesuai dengan kontrak yang akan dibuat â&#x20AC;˘ Besar-kecilnya nilai kontrak dan ruang lingkupnya tergantung pada besar kecilnya nilai, ruang lingkup dan kompleksitas suatu pengadaan â&#x20AC;˘ Risiko pengadaan: Jenis kontrak bervariasi menurut tingkat tanggung jawab dan risiko yang dipikul oleh kontraktor terkait dengan biaya dan pelaksanaan â&#x20AC;˘ Pemilihan jenis kontrak tergantung pada faktor-faktor seperti jenis dan kompleksitas pengadaan, keseimbangan risiko antara pihak-pihak yang terlibat, pertimbangan pasar, kondisi yang mendesak, ketersediaan dana, administrasi kontrak dan beban pengawasan, memadai atau tidaknya sistem akuntansi kontraktor, untuk meminimalisasi biaya overhead dan biaya mobilisasi _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ __________________________________________________

103

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 8

Kontrak Lump Sum

Harga tetap dengan kerangka waktu penyampaian telah ditentukan

Kontrak lump sum menentukan harga tetap untuk lingkup pekerjaan tertentu

Lingkup pekerjaan atau barang yang telah ditentukan tidak dapat diubah

Pembayaran dengan harga tetap dilakukan berdasarkan penyerahan hasil kerja (deliverable)

104

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 9

Kontrak berdasarkan Harga Satuan

Harga tetap untuk setiap satuan atau unsur dan tanggal penyera-han yang ditetapkan dicantumkan

Harga satuan berlaku untuk barang dan jasa tertentu

Setiap â&#x20AC;&#x153;satuanâ&#x20AC;? memiliki satu harga telah disepa-kati sebelumnya

Kuantitas dapat berubah namun risiko dapat diminima-lisasi karena harga per satuan telah disepakati sebelum kontrak diberikan

Batas kontrak diatur dan nilai total kontrak adalah harga semua satuan dikalikan jumlah satuan

105

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 10

Kontrak gabungan antara lump sum dan harga satuan â&#x20AC;˘ Terdiri dari lump sum dan harga satuan untuk berbagai komponen dalam ruang lingkup pengadaan (keduanya dengan harga tetap) â&#x20AC;˘ Dalam beberapa kasus, mungkin lebih praktis untuk menerapkan kontrak lump sum, menerapkan harga tetap untuk komponen pekerjaan konstruksi/jasa tertentu (apabila ruang lingkupnya jelas) dan harga satuan untuk barang, pekerjaan konstruksi atau jasa untuk kebutuhan kontrak lainnya.

106

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 11

Kontrak berdasarkan persentase • Biasanya digunakan untuk jasa di bidang arsitektur • Honor yang dibayarkan kepada konsultan berkaitan langsung dengan biaya perkiraan/biaya aktual pembangunan proyek • Kontrak dinegosiasikan berdasarkan norma-norma pasar dan/atau perkiraan upah bulanan staf yang memberikan jasa tersebut • Di bidang jasa arsitektur atau teknik, kontrak berdasarkan persentase tidak mendorong penggunaan sumber daya secara ekonomis sehingga tidak dianjurkan

• Penggunaannya dalam jasa arsitektur hanya dianjurkan apabila berdasarkan biaya tetap dan mencakup jasa yang ditetapkan secara pasti _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ __________________________________________________

107

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 12

Kontrak Terima Jadi (Turnkey)

Harga tetap dengan kerangka waktu penyampaian tertentu

Ruang lingkup dan hasil disepakati, khususnya untuk penyampaian barang jadi atau terpasang

Desain dan teknik, pasokan dan pemasangan peralatan dan konstruksi fasilitas atau pekerjaaan secara lengkap tertuang dalam satu kontrak

108

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 13

Kontrak Indefinite Delivery • Kontrak Indefinite Delivery digunakan apabila barang, pekerjaan konstruksi dan/atau jasa yang dibutuhkan tidak dapat ditentukan berapa kuantitas dan kapan waktu penyampaiannya di awal

• Kuantitas permintaan minimum dan maksimum dinegosiasikan pada saat pemberian kontrak

Jenis Kontrak Indefinite Delivery • Kuantitas pasti • Kuantitas tidak pasti • Kontrak bersyarat

• Permintaan dilakukan berdasarkan jenis kontrak dan mengatur kuantitas dan/atau persyaratan penyampaian

109

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 14

Pertimbangan lainnya Jangka waktu tahun anggaran

Apakah berlangsung dalam jangka waktu satu tahun atau beberapa tahun anggaran

Menetapkan apakah pengadaan dilakukan untuk satu entitas, beberapa entitas atau untuk pemerintah secara luas Sumber dana

Apabila anggaran tidak tersedia, kontrak pengadaan tunggal akan berlaku Apabila anggaran terbagi, perjanjian akan tergantung pada kontrak pengadaan bersama Kontrak payung dapat diterapkan untuk memenuhi kebutuhan pengadaan pemerintah terhadap barang seperti kebutuhan kantor

Jenis pekerjaan

Membedakan kontrak untuk satu kegiatan atau gabungan berbagai kegiatan yang terintegrasi mulai dari perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan

110

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 15

Terima kasih! Ada pertanyaan

111

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 16

Kegiatan Interaktif No. 2-5-1 Studi Kasus

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda

112

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 17

Kegiatan Interaktif No. 2-5-2 Jenis-Jenis Kontrak

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda

113

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 18

Kegiatan Interaktif No. 2-0-2 Cepat Tepat

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda

114

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 19

Kegiatan Interaktif No. 2-0-3 Uji Pengetahuan Interaktif

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda

115

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

116

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

â&#x2013;º HARI KETIGA - MEMAPARKAN APA YANG DIPELAJARI PADA HARI KEDUA Slide 1

Kegiatan Interaktif No. 3-0-1 Mengarang Lagu

Lihat buku kegiatan pada bagian akhir buku panduan Anda

117

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

118

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

► SESI 6 – FORMULIR ISIAN Slide 2

Sesi 6

Formulir Isian

Procurement Modernization Project

119

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 3

Tujuan Di akhir sesi ini, Anda akan dapat: â&#x20AC;˘ Memahami tujuan dan pentingnya penggunaan formulir isian â&#x20AC;˘ Mengidentifikasi berbagai jenis formulir isian yang dapat disertakan ke dalam dokumen pengadaan

120

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 4

Apa tujuan penggunaan formulir isian?

121

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 5

Apa yang dimaksud dengan formulir isian? • Formulir isian disertakan dalam dokumen pengadaan untuk digunakan oleh penawar untuk memberikan perincian dan informasi tentang penawaran barang/pekerjaan konstruksi/jasa yang diajukan oleh penawar • Formulir isian digunakan untuk mempersiapkan proposal teknis, administratif, dan harga. Templat formulir isian dirancang oleh pengelola pengadaan dan disertakan dalam dokumen pengadaan pada saat dipublikasikan • Formulir isian harus:  Memfasilitasi penawar agar dapat mematuhi persyaratan untuk mengajukan penawaran  Memfasilitasi penawar agar mengajukan penawaran sesuai dengan kriteria evaluasi

 Memuat ketentuan untuk penghitungan harga

122

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 6

Dalam proses pemilihan penyedia dan evaluasi penawaran, mengapa kita menggunakan formulir isian dan dokumen yang disertakan dalam dokumen pengadaan?

Mengapa formulir isian penting untuk digunakan?

123

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 7

Pentingnya formulir isian Bagi Penawar

Bagi ULP

• Menyeragamkan cara untuk mendapatkan tanda tangan penawar sebagai persetujuan atas persyaratan pengadaan

• Meminta rincian administratif seperti nama dan nomor telepon yang dapat dihubungi dan Tanda Daftar Perusahaan

• Menyertakan formulir untuk menunjukkan kepatuhan dengan pernyataan dan surat keterangan wajib seperti jaminan penawaran

• Menyertakan daftar centang hal-hal yang harus dimasukkan ke dalam penawaran

• Menyeragamkan cara untuk mendapatkan tanda tangan penawar sebagai persetujuan atas persyaratan pengadaan • Formulir isian membantu memastikan prinsip pengadaan dipatuhi dalam proses pemilihan penyedia dan evaluasi penawaran

124

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 8

Mengapa formulir isian penting untuk digunakan? â&#x20AC;˘ Formulir isian Mengumpulkan data menstandarisasi pengalaman yang relevan dokumen yang digunakan dalam proses pemilihan Menyediakan templat Menyediakan penyedia dan evaluasi format struktur jadwal/tahapan penting/CV perincian pekerjaan penawaran. â&#x20AC;˘ Formulir isian dapat membantu dalam Memuat matriks kepatuhan penyusunan isi terhadap persyaratan atau matriks penelusuran penawaran sesuai dengan kriteria evaluasi

125

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 9

Mengapa formulir isian penting untuk digunakan? Formulir isian dapat memuat ketentuan penghitungan harga dengan cara: Menyertakan lembar penghitungan harga

Mencantumkan ketentuan bagi penawar untuk menetapkan harga dengan jelas

Menggunakan tabel penghitungan harga untuk setiap komponen yang ditawarkan, apabila diperlukan Memastikan kepatuhan terhadap pajak yang berlaku (misalnya, Pajak Pertambahan Nilai) Memberi ruang bagi penawar untuk mengidentifikasi fluktuasi nilai tukar mata uang yang mungkin terjadi Mendorong penawar untuk mengidentifikasi apakah dapat diberlakukan diskon atau potongan harga

126

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 10

Berikan beberapa contoh formulir isian yang berbeda yang dapat disertakan dalam dokumen pengadaan?

127

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 11

Contoh Formulir Isian yang Disertakan dalam Dokumen Pengadaan â&#x20AC;˘ Dokumen pengadaan dapat menyertakan formulir isian agar penawar memberikan informasi berikut ini: Formulir proposal teknis

Formulir referensi

Formulir data penyedia barang/jasa

Formulir proposal harga

Matriks untuk referensi silang / kepatuhan

Harga keseluruhan dan

perincian harga per kegiatan

128

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 12

Contoh Formulir Isian yang Disertakan dalam Dokumen Pengadaan (lanjutan) Usulan tenaga ahli dan tugas tanggung jawabnya

Jadwal penugasan tenaga ahli

Jadwal pelaksanaan kerja dan hasil kerja

CV tenaga ahli yang diusulkan

Informasi tentang jaminan penawaran (bid security)

Informasi tentang Subkontraktor/Joint Venture/Mitra

129

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 13

Pikirkan tentang prinsip dasar pengadaan yang Anda pelajari pada Modul Pertama.

Apa hubungan antara penggunaan formulir isian dengan penerapan prinsip dasar pengadaan? Prinsip apa saja yang dapat diterapkan dalam penggunaan formulir isian? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ __________________________________________________

130

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 14

Terima kasih! Ada pertanyaan?

131

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 15

Kegiatan Interaktif No. 3-6-1 Studi Kasus

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda

132

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 16

Kegiatan Interaktif No. 3-6-2 Merancang Formulir Isian

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda

133

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

134

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

► SESI 7 – KERANGKA ACUAN KERJA, SPESIFIKASI DAN PERNYATAAN KERJA (STATEMENT OF WORK) Slide 1

Sesi 7

Kerangka Acuan Kerja, Spesifikasi dan Pernyataan Kerja (Statement of Work)

Procurement Modernization Project

135

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 2

Tujuan

• Di akhir sesi ini, Anda akan dapat: – Mengetahui dan memahami tujuan dari Kerangka Acuan Kerja dan Pernyataan Kerja – Mengidentifikasi komponen penting dalam Kerangka Acuan Kerja dan Pernyataan Kerja – Mengenali berbagai jenis spesifikasi

136

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 3

Informasi apa yang sebaiknya dicantumkan dalam Kerangka Acuan Kerja?

137

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 4

Apa yang dimaksud dengan Kerangka Acuan Kerja? • Kerangka Acuan Kerja adalah dokumen yang menjelaskan tentang: – Latar belakang – Tujuan – Sumber pendanaan – Waktu pengiriman atau pelaksanaan – Perkiraan biaya untuk jasa yang diperlukan – Perincian persyaratan/spesifikasi – Hasil kerja • Digunakan sebagai dasar pembuatan perjanjian kontraktual • Pada umumnya digunakan untuk pengadaan jasa • Sebaiknya disiapkan oleh lembaga yang membutuhkan pengadaan, pengelola pengadaan, atau lembaga lain yang bergerak di bidang pekerjaan yang akan dilakukan • Ruang lingkup jasa yang disebutkan dalam kerangka acuan kerja harus sesuai dengan anggaran yang telah disetujui dalam rencana pengadaan

138

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 5

Isi Kerangka Acuan Kerja: Latar belakang dan tujuan

Latar Belakang

Tujuan

• Latar Belakang: • Menjelaskan kebutuhan pengadaan kepada penawar • Menjelaskan data historis kegiatan pengadaan, apabila ada • Menjelaskan konteks pengadaan dengan mengidentifikasi program kerja secara keseluruhan • Menjelaskan proyek dan pengadaan terkait • Menyebutkan pemangku kepentingan utama

• Tujuan: • Menjelaskan tujuan dari pengadaan • Menjelaskan alasan atau dasar dari persyaratan yang ditetapkan untuk kegiatan pengadaan tersebut kepada penawar

139

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 6

Isi Kerangka Acuan Kerja: Sumber pendanaan dan persyaratan pengiriman atau pelaksanaan

Persyaratan penyampaian atau pelaksanaan pekerjaan

Sumber Pendanaan

• Menunjukkan jadwal tahapan penting yang harus dicapai dalam keseluruhan ruang lingkup pekerjaan • Menjelaskan tahapan penting yang harus dicapai oleh penawar yang memenangkan pekerjaan • Dapat dibuat dalam bentuk jadwal, diagram, atau bentuk lain yang dapat menjelaskan jadwal penyampaian atau pelaksanaan pekerjaan

• Sumber pendanaan harus disebutkan dalam kerangka acuan kerja • Pendanaan dapat berasal dari satu atau lebih sumber pendanaan

140

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 7

Isi Kerangka Acuan Kerja: Perkiraan Harga dan Perincian Persyaratan/Spesifikasi dan Hasil Kerja

Perincian persyaratan/ spesifikasi dan hasil kerja

Perkiraan harga barang/jasa

• Memerinci total biaya pengadaan yang diperkirakan akan dikeluarkan • Mengkalkulasikan total biaya dengan menghitung kuantitas dan harga • Dapat terdiri dari jumlah jam kerja, jumlah komponen, ukuran bahan, dll • Mengindikasikan level of effort (tenaga kerja) atau extent of supply (bahan) yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan

• Mengkomunikasikan persyaratan yang ditetapkan • Menjelaskan barang/jasa yang dibutuhkan • Menjelaskan di mana barang/jasa dibutuhkan

141

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 8

Isi Kerangka Acuan Kerja: Perkiraan Harga dan Perincian Persyaratan/Spesifikasi dan Hasil Kerja (lanjutan)

Perincian persyaratan/ spesifikasi dan hasil kerja • • • • • • • •

Memerinci hasil kerja dan barang/jasa yang diperlukan dengan jelas Tugas dan urutan tugas harus diperinci dengan jelas Menunjukkan kurun waktu untuk pelaksanaan jasa dan perkiraan waktu untuk penyerahan hasil kerja Jika perlu, mencakup perkiraan besarnya level of effort yang diperlukan untuk memberikan jasa Jika perlu, mencakup posisi staf dan tenaga professional yang diperlukan Jika perlu, mencakup kualifikasi staf yang diperlukan Menjelaskan persyaratan bahasa yang digunakan untuk pelaksanaan kontrak Menjelaskan jenis dan jumlah laporan yang harus dibuat; apakah ada format atau perangkat lunak (software) khusus yang harus digunakan

142

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 9

Pernyataan Kerja (Statement of Work) Pernyataan Kerja (Statement of Work)

Adalah dokumen resmi yang mendefinisikan kebutuhan dan persyaratan yang ditetapkan oleh lembaga yang membutuhkan pengadaan barang/jasa tertentu

Memerinci informasi tentang kegiatan, persyaratan/spesifikasi, hasil kerja, dan kurun waktu penyelesaian pekerjaan untuk melaksanakan pekerjaan tertentu

Dapat digunakan untuk pengadaan barang atau jasa

143

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 10

Penyusunan Pernyataan Kerja (Statement of Work) Maksud, Latar Belakang, dan Tujuan Ruang lingkup dan lokasi pekerjaan Kurun waktu pelaksanaan pekerjaan

Pernyataan Kerja (Statement of Work) adalah bagian tak terpisahkan dari dokumen pengadaan dan biasanya mencakup informasi berikut:

Hasil kerja utama kuantitas, dan volume

Standar yang berlaku Kriteria penerimaan Proses tata kelola Persyaratan khusus, misalnya sumber daya dan fasilitas apa yang digunakan, peralatan yang diperlukan, serta syarat pengujian

144

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 11

Mengapa Kerangka Acuan Kerja dan Pernyataan Kerja (Statement of Work) merupakan dokumen yang penting?

Apa yang akan terjadi apabila Kerangka Acuan Kerja dan Pernyataan Kerja disusun secara tidak memadai atau tidak lengkap?

145

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 12

Spesifikasi • Spesifikasi adalah persyaratan tertulis yang mendefinisikan kebutuhan pengadaan • Spesifikasi harus dibuat berdasarkan karakteristik yang relevan dan/atau persyaratan kinerja • Hindari penggunaan nama merek, nomor katalog, atau hal serupa • Spesifikasi teknis harus jelas dan tidak hanya mencakup persyaratan fungsional dan spesifikasi teknis, tetapi juga mencakup persyaratan yang berdampak pada proyek • Spesifikasi atau perincian fisik atau fungsional barang berwujud harus mencakup semua ketentuan dan kriteria yang relevan • Harus bersifat generik agar dapat membuka kompetisi yang seluas mungkin

146

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 13

Sebutkan tiga jenis spesifikasi.

Jelaskan secara singkat masing-masing jenis tersebut.

147

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 14

Penyusunan spesifikasi â&#x20AC;˘ Spesifikasi dimasukkan ke dalam kerangka acuan kerja atau pernyataan kerja dan dapat disebut sebagai salah satu atau gabungan dari jenis berikut ini:

Fungsional

Kinerja

Teknis

148

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 15

Penyusunan spesifikasi (lanjutan) Mendefinisikan fungsi, tugas, atau peran dari barang atau jasa (bagaimana barang digunakan dan jasa dilaksanakan)

Spesifikasi fungsional

Lebih fokus pada tugas atau hasil yang diinginkan daripada aspek teknis dari apa yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas atau hasil tersebut

Memberikan fleksibilitas kepada penawar terkait dengan fungsi dari barang/jasa tersebut

149

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 16

Penyusunan spesifikasi (lanjutan) Fokus pada barang yang diperlukan

Mendefinikan standar atau parameter kinerja barang atau jasa yang dapat diterima (bagaimana kinerjanya?)

Spesifikasi Kinerja

Lebih fokus pada standar khusus dari hasil yang diinginkan daripada aspek teknis dari apa yang diperlukan untuk memperoleh hasil tersebut

Memberikan fleksibilitas kepada penawar tentang bagaimana standar kinerja dapat dicapai

150

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 17

Penyusunan spesifikasi (lanjutan) Mendefinisikan sifat, kuantitas, dan jenis barang atau jasa dengan tepat (apa yang benar-benar diperlukan?)

Lebih fokus pada hal teknis yang spesifik daripada hasil yang diinginkan Spesifikasi Teknis

Membatasi fleksibilitas penawar dengan secara tepat memerinci barang/jasa yang diperlukan dan bagaimana barang/jasa tersebut dapat disampaikan

151

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 18

Terima kasih! Ada pertanyan?

152

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 19

Kegiatan Interaktif No. 3-7-1 Studi Kasus

Lihat buku kegiatan pada bagian akhir buku pedoman Anda

153

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 20

Kegiatan Interaktif No. 3-7-2 Empat Sudut

Lihat buku kegiatan pada bagian akhir buku pedoman Anda

154

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Slide 21

Kegiatan Interaktif No. 3-7-3 Spesifikasiâ&#x20AC;&#x201C; Fungsional, Kinerja atau Teknis

Lihat buku kegiatan pada bagian akhir buku pedoman Anda

_______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

155

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

156

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

â&#x2013;ş KEGIATAN HARI PERTAMA

Kegiatan No. 1-0-1 Hari 1 | Sesi 0 | Kegiatan 1

Tiga Kebenaran dan Satu Kesalahan Tujuan: 1. Agar peserta dapat mempelajari hal baru tentang peserta lain melalui permainan yang menyenangkan. 2. Agar para peserta mendapatkan kesempatan untuk membagikan hal tentang dirinya masing-masing. Petunjuk untuk Peserta: Kegiatan A: 1. Tulislah empat pernyataan tentang diri Anda di selembar kertas. 2. Tiga pernyataan harus benar dan satu pernyataan harus salah. Contohnya â&#x20AC;&#x201C; Saya memiliki dua sepeda motor; Saya memiliki seorang adik laki-laki. (Salah: Saya memiliki dua sepeda motor â&#x20AC;&#x201C; pernyataan yang salah tidak mudah ditebak). 3. Bersiap untuk membacakan pernyataan yang Anda tulis. 4. Peserta lainnya akan menebak pernyataan mana yang salah. Gunakan kreatifitas Anda supaya pernyataan yang salah tidak mudah ditebak. Kegiatan B: Dalam beberapa menit tulislah nama Anda di papan nama kertas di meja Anda dan kenalkan diri Anda kepada peserta lainnya.

157

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Kegiatan No. 1-1-1 Hari 1 | Sesi 1 | Kegiatan 1

Studi Kasus

Tujuan: 1. Peserta memahami mengapa tahap penyusunan dokumen pengadaan sangat penting 2. Peserta mengetahui dan dapat menyebutkan bagian apa saja yang terdapat dalam do kumen pengadaan. Petunjuk untuk peserta: 1. Dalam 10-15 menit bacalah dan diskusikan studi kasus berikut dalam kelompok . 2. Sebelum membaca studi kasus, bacalah skenario berikut : ď&#x201A;§ Anda direkrut untuk memberikan saran kepada kementerian perhubungan sela ma tahap penyusunan dokumenpengadaan. Kementrian ingin memahami men gapa tahap penyusunan dokumen pengadaan ini sangat penting. Saran apayang akan Anda berikan? ď&#x201A;§ Kementerian ingin Anda menyusun daftar centang yang dapat digunakan untuk menyusun dokumen pengadaan. Buatlahdaftar centang tersebut dengan memp ertimbangkan bagian-bagian penting dalam dokumen pengadaan. 3. Paparkan jawaban Anda kepada peserta lain. STUDI KASUS Kementerian Perhubungan memiliki kebutuhan untuk mengadakan 50 perahu motor kecil unt uk mengangkut sembako dan obat-obatan ke pulau-pulau terpencil di Indonesia. Dana untuk seluruh pengadaan ini telah tersedia, dan akan bersumber dari beberapapihak. K ementerian Perhubungan menginginkan agar perahu tersebut dikirimkan dalam waktu 36 bul 158

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

an ke depan ke lokasi yang akan ditentukan kemudian. Kemenhub mencari solusi untuk memperkenalkan fitur-fitur keselamatan canggih yang terdapat pada kapal tersebut atau untuk mengurangi dampak terhadap lingkungan yang ditimbulkan oleh pengoperasian kapal tersebut. Kemenhub tidak berpengalaman melakukan pengadaan yang kompetitif serta memiliki keraguan untuk meneruskan proses pengadaan dan menyiapkan dokumen pengadaan.

159

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Kegiatan No. 1-1-2 Hari 1 | Sesi 1 | Kegiatan 2

Speed Sharing Tujuan: 1. Agar peserta dapat menguji pengetahuannya tentang materi yang dibahas di sesi 1. 2. Agar peserta dapat berinteraksi dengan peserta lain. Petunjuk untuk Peserta: 1. Buatlah 10 flashcard dengan menuliskan pertanyaan, konsep, atau definisi yang dibahas dalam sesi 1. (tulis jawaban di balik kartu flashcard tersebut). 2. Dalam kelompok Anda, cari satu orang peserta dan tanyakan pertanyaan yang Anda tulis di flash card. 3. Jika masih ada waktu, cari peserta lain dan ulangi.

160

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Kegiatan No. 1-2-1 Hari 1 | Sesi 2 | Kegiatan 1

Studi Kasus

Tujuan: Peserta harus memiliki kemampuan untuk menerapkan pengetahuan tentang penyusunan dokumen pengadaan yang diperolehnya dari sesi pelatihan ini pada skenario yang diberikan untuk memecahkan masalah secara berkelompok. Petunjuk untuk Peserta: 1. Bersama kelompok Anda gunakan waktu selama 10-15 menit untuk membaca dan membahas studi kasus berikut ini. 2. Ingatlah skenario berikut ini ketika Anda membacanya: ď&#x201A;§ Sebagai tenaga ahli pengadaan di kementerian yang dipercaya, Anda ditugaskan untuk memberikan perincian tambahan untuk mendukung penyusunan dokumen pengadaan. Dengan menggunakan daftar periksa (checklist) yang telah dibuat pada sesi 1, berikan dan uraikan secara terperinci informasi yang harus disertakan di setiap bagian dalam dokumen pengadaan. 3. Bersiaplah untuk berbagi tanggapan Anda dengan seluruh kelompok. STUDI KASUS Kementerian Perhubungan memiliki kebutuhan untuk mengadakan 50 perahu motor kecil untuk mengangkut sembako dan obat-obatan ke pulau-pulau terpencil di Indonesia. Dana 161

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

untuk seluruh pengadaan ini telah tersedia, dan akan bersumber dari beberapa pihak. Kementerian Perhubungan menginginkan agar perahu tersebut dikirimkan dalam waktu 36 bulan ke depan ke lokasi yang akan ditentukan kemudian. Kemenhub mencari solusi untuk memperkenalkan fitur-fitur keselamatan canggih yang terdapat pada kapal tersebut atau untuk mengurangi dampak terhadap lingkungan yang ditimbulkan oleh pengoperasian kapal tersebut. Kemenhub tidak berpengalaman melakukan pengadaan yang kompetitif serta memiliki keraguan untuk meneruskan proses pengadaan dan menyiapkan dokumen pengadaan.

162

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Kegiatan No. 1-2-2 Hari 1 | Sesi 2 | Kegiatan 2

Permainan Mencocokkanâ&#x20AC;&#x201C; Jenis-jenis Dokumen Pengadaan Tujuan: Untuk menguji pengetahuan peserta tentang berbagai dokumen pengadaan dan konsepnya. Petunjuk untuk Peserta: 1. Kelompok Anda akan diberikan â&#x20AC;&#x153;potongan puzzleâ&#x20AC;?. 2. Dalam kelompok Anda, letakkan puzzle di meja dan cocokkan puzzle biru dengan definisi yang tepat. Informasi terkait kegiatan ini dibahas dalam sesi 1 dan 2. Puzzle biru lebih banyak daripada puzzle putih supaya lebih seru. 3. Diskusikan informasi yang terdapat pada puzzle tersebut.

163

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Kegiatan No. 1-3-1 Hari 1 | Sesi 3 | Kegiatan 1

Studi Kasus

Tujuan: Untuk memberikan kesempatan kepada peserta untuk menerapkan pengetahuan tentang penyusunan dokumen pengadaan yang diperolehnya dari sesi pelatihan ini pada skenario yang diberikan untuk memecahkan masalah secara berkelompok. Petunjuk untuk Peserta: 1. Bersama kelompok Anda gunakan waktu selama 10-15 menit untuk membaca dan membahas studi kasus berikut ini. 2. Ingatlah skenario berikut ini ketika Anda membacanya:  Ruang lingkup pengadaan – Siapkan deskripsi singkat tentang pengadaan yang akan dilakukan dan proses pengadaan yang Anda rekomendasikan berdasarkan jenis pengadaan yang akan dilakukan dalam skenario.  Instruksi tentang penyiapan dokumen pengadaan – Untuk membangkitkan pengetahuan Anda tentang instruksi penyiapan dokumen pengadaan dan informasi yang diberikan pada sesi 3, buatlah kriteria yang harus dipenuhi oleh penawar dalam proposalnya – misalnya pendekatan teknis, penentuan harga, penyusunan staf, kinerja terdahulu. Informasi dalam instruksi harus relevan dengan skenario pengadaan Kemenhub. Ketika membuat kriteria, pertimbangkan bahwa kriteria tersebut harus secara langsung berkaitan dengan kriteria evaluasi yang akan dikembangkan dalam studi kasus pada sesi 4. 164

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

3. Bersiaplah untuk berbagi tanggapan Anda dengan seluruh kelompok. STUDI KASUS Kementerian Perhubungan memiliki kebutuhan untuk mengadakan 50 perahu motor kecil untuk mengangkut sembako dan obat-obatan ke pulau-pulau terpencil di Indonesia. Dana untuk seluruh pengadaan ini telah tersedia, dan akan bersumber dari beberapa pihak. Kementerian Perhubungan menginginkan agar perahu tersebut dikirimkan dalam waktu 36 bulan ke depan ke lokasi yang akan ditentukan kemudian. Kemenhub mencari solusi untuk memperkenalkan fitur-fitur keselamatan canggih yang terdapat pada kapal tersebut atau untuk mengurangi dampak terhadap lingkungan yang ditimbulkan oleh pengoperasian kapal tersebut. Kemenhub tidak berpengalaman melakukan pengadaan yang kompetitif serta memiliki keraguan untuk meneruskan proses pengadaan dan menyiapkan dokumen pengadaan.

165

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Kegiatan No. 1-3-2 Hari 1 | Sesi 3 | Kegiatan 2

Angin Bertiup Ke …(isilah dengan frasa) Tujuan: Agar peserta mendapat kesempatan untuk menjelaskan hal yang dipahami tentang konsep yang dipelajari di sesi 3 melalui kegiatan yang menarik. Petunjuk untuk peserta: 1. Buatlah lingkaran dengan menggunakan kursi. 2. Jumlah kursi harus kurang satu kursi dari jumlah seluruh peserta. Kalau pesertanya 15 orang, kursinya 14 saja. 3. Anda akan melihat beberapa frasa kata yang tertulis di flip chart. 4. Satu orang memulai dengan berdiri di samping flip chart. Orang ini harus memilih frasa yang tertulis di flip chart dan membagikan apa yang ia pahami tentang frasa tersebut.  Contohnya, jika frasa yang dipilih adalah “penawaran atau proposal” ia dapat mengatakan “ penawaran adalah dokumen yang disampaikan penawar yang berminat menyediakan barang/jasa yang diperlukan” 5. Kemudian, peserta tersebut akan berkata “Angin bertiup ke…”  Bapak/Ibu yang suka menonton TV  Bapak/Ibu yang memiliki lima saudara  Bapak/Ibu yang cinta pengadaan … dll. 6. Jika Anda adalah salah satu peserta yang sesuai dengan pernyataan yang disebutkan, Anda harus berdiri dan mencari kursi lain untuk duduk. Peserta yang tidak mendapatkan tempat duduk akan memilih frasa yang tertulis di flip chart dan menjelaskan frasa tersebut. 7. Permainan dilanjutkan sampai waktu yang dialokasikan habis.

166

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Kegiatan No. 1-0-2 Hari 1 | Sesi 0 | Kegiatan 2

Menebak Pemimpin Tujuan: Untuk menguji pengetahuan peserta tentang muatan pelatihan pada hari pertama dengan melakukan kegiatan. Petunjuk untuk Peserta: 1. Buatlah lingkaran. 2. Seorang peserta akan yang bersedia akan meninggalkan ruangan. Setelah peserta tersebut pergi, peserta yang berada dalam ruangan harus memilih seorang â&#x20AC;&#x2DC;pemimpinâ&#x20AC;&#x2122;. 3. Pemimpin yang dipilih harus melakukan serangkaian kegiatan, misalnya bertepuk tangan, mengetuk dengan kaki, dsb. yang harus ditiru oleh seluruh peserta lainnya. 4. Peserta yang tadi meninggalkan ruangan kembali ke ruangan, berdiri di tengah lingkaran dan mencoba untuk menebak siapa yang memimpin kegiatan tersebut. 5. Kelompok harus berusaha sebaik mungkin untuk melindungi pemimpin agar tidak tertebak dengan tidak memandang ke arah pemimpin. 6. Pemimpin harus mengganti kegiatan secara teratur tanpa boleh diketahui. Apabila pemimpin dapat ditebak, peserta yang tadi meninggalkan ruangan harus kembali ke lingkaran dan peserta yang sebelumnya menjadi pemimpin sekarang harus meninggalkan ruangan. 7. Sebelum kembali ke lingkaran, peserta yang berhasil menebak pemimpin lama mengajukan pertanyaan kepada pemimpin lama terkait dengan apa yang telah dipelajari pada hari itu. Apabila pemimpin lama tidak mengetahui jawabannya, peserta lain dapat ikut mengajukan pertanyaan kepadanya. 8. Setelah pemimpin lama dapat menjawab pertanyaan dengan benar, ia dapat meninggalkan ruangan sementara peserta lainnya memilih seorang â&#x20AC;&#x2DC;pemimpinâ&#x20AC;&#x2122; baru.

167

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Kegiatan No. 1-0-3 Hari 1 | Sesi 0 | Kegiatan 3

Uji Pengetahuan Interaktif Tujuan: Untuk mengingat apa yang dipelajari pada sesi 1, 2, & 3. Instruksi untuk Peserta: 1. Fasilitator akan mengajukan beberapa pertanyaan. 2. Angkat tangan Anda jika Anda mengetahui jawabannya.

168

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

► KEGIATAN HARI KEDUA

Kegiatan No. 2-0-1 Hari 2 | Sesi 0 | Kegiatan 1

Keliling Dunia Tujuan: 1. Mengetahui pemahaman peserta terhadap materi yang diberikan pada hari pertama. 2. Mengingat informasi yang telah dibahas pada sesi 1,2,3 dengan cara yang menyenangkan. Petunjuk untuk Peserta: 1. Bersama seluruh peserta lainnya, Anda akan mendapat kesempatan untuk menantang sesama peserta tentang pemahaman terhadap materi pelatihan yang diperoleh pada hari pertama. 2. Dua orang peserta yang duduk paling dekat dengan fasilitator akan mendapat giliran pertama. Keduanya akan berdiri dan bersiap untuk menjawab pertanyaan yang akan diajukan oleh fasilitator. Salah satu dari mereka yang menjawab pertanyaan dengan benar sekarang akan ‘pergi’ ke peserta yang duduk di sebelahnya. Peserta lainnya yang tidak menjawab duduk kembali. 3. Peserta yang menjawab pertanyaan dengan benar sekarang akan menantang peserta yang duduk di sebelahnya. Pasangan peserta yang akan menjawab pertanyaan harus tetap berdiri. Peserta yang tidak menjawab pertanyaan duduk kembali, sedangkan peserta yang menjawab pertanyaan melanjutkan permainan dengan menantang peserta di sebelahnya. 4. Tujuan permainan ini adalah “berkeliling dunia” dan kembali ke tempat duduk asal Anda. 5. Peserta pertama yang berhasil melakukannya akan memenangkan permainan ini, atau jika waktunya habis – peserta yang telah “bepergian” paling jauh (atau paling banyak menjawab pertanyaan dengan benar) menang. Daftar Pertanyaan: 1. Apa tahap pertama dalam proses pengadaan barang/jasa? 2. Dokumen apa yang berisi seluruh informasi yang diperlukan penawar untuk menyiapkan penawarannya atas barang, pekerjaan konstruksi, atau jasa yang dibutuhkan? 3. Siapa yang mengatur kunjungan lokasi? 4. Siapa yang dapat ikut serta dalam kunjungan lokasi dan rapat penjelasan (aanwijzing)? Orang ini tidak diwajibkan untuk ikut serta, tetapi dapat ikut serta dalam kunjungan lokasi apabila diperlukan. 5. Sebutkan dua bagian yang disertakan dalam dokumen pengadaan. 169

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

6. Benar atau Salah? Komunikasi dengan penawar harus dilakukan dengan komunikasi yang diizinkan dan sah. 7. Benar atau Salah? Kriteria kualifikasi dan kriteria evaluasi termasuk dalam dokumen pengadaan. 8. Dalam bagian mana ruang lingkup pengadaan biasanya tercakup? 9. Dalam bagian mana informasi tentang 10. Benar atau Salah? Kriteria kualifikasi adalah dasar untuk menilai penawaran dan memilih penawar untuk melakukan pekerjaaa 11. Apa yang paling mungkin ditampilkan dalam bagian yang terpisah, atau dalam kerangka acuan kerja sebagai lampiran 12. Dokumen apa yang menyertakan ketentuan untuk penghitungan harga? 13. Di mana orang menemukan informasi tentang instruksi untuk dokumen penawaran? 14. Deskripsi tentang proses penawaran sesuai dengan pedoman, peraturan dan/atau undang-undang tentang pengadaan disebut __________________________. 15. ___________________________ mengatur proses penyampaian sanggahan apabila terjadi. 16. Benar atau Salah? Aturan penyampaian sanggahan harus disertakan dalam dokumen kerangka acuan kerja saja 17. Benar atau Salah? Instruksi untuk penyiapan penawaran/proposal harus mencakup hal-hal seperti â&#x20AC;&#x201C; perincian administrasi, formulir isian, dan kriteria yang harus dipenuhi dalam proposal. 18. Benar atau Salah? Setelah menentukan penawar yang paling memenuhi syarat, entitas pengadaan memiliki waktu hingga 2 minggu untuk memberitahukan hasil evaluasi kepada penawar yang telah menyampaikan penawaran/proposal.

170

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Kegiatan No. 2-4-1 Hari 2 | Sesi 4 | Kegiatan 1

Studi Kasus

Tujuan: Agar peserta dapat memilih metode evaluasi yang paling sesuai dan menyusun kriteria evaluasi mereka sendiri. Petunjuk untuk peserta: 1. Bersama kelompok Anda gunakan waktu selama 10-15 menit untuk membaca dan membahas studi kasus di bawah ini. 2. Jawablah pertanyaan di bawah ini: ď&#x201A;§ Kemenhub membutuhkan bantuan Anda untuk memilih metode evaluasi yang paling sesuai dan menyusun kriteria evaluasi untuk pengadaan ini. Berdasarkan pengalaman Anda, kinerja terdahulu dan informasi yang diperoleh dari sesi ini, metode evaluasi apa yang akan Anda rekomendasikan untuk pengadaan ini? Mengapa Anda merekomendasikan metode evaluasi tersebut? ď&#x201A;§ Sesuai dengan kriteria yang disusun dalam penyiapan instruksi pada sesi 3, buatlah contoh kriteria evaluasi yang berkaitan dengan pengadaan ini yang dapat digunakan oleh Kemenhub untuk dokumen pengadaannya 3. Bersiaplah untuk berbagi tanggapan Anda dengan seluruh peserta lainnya.

171

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

STUDI KASUS Kementerian Perhubungan memiliki kebutuhan untuk mengadakan 50 perahu motor kecil untuk mengangkut sembako dan obat-obatan ke pulau-pulau terpencil di Indonesia. Dana untuk seluruh pengadaan ini telah tersedia, dan akan bersumber dari beberapa pihak. Kementerian Perhubungan menginginkan agar perahu tersebut dikirimkan dalam waktu 36 bulan ke depan ke lokasi yang akan ditentukan kemudian. Kemenhub mencari solusi untuk memperkenalkan fitur-fitur keselamatan canggih yang terdapat pada kapal tersebut atau untuk mengurangi dampak terhadap lingkungan yang ditimbulkan oleh pengoperasian kapal tersebut. Kemenhub tidak berpengalaman melakukan pengadaan yang kompetitif serta memiliki keraguan untuk meneruskan proses pengadaan dan menyiapkan dokumen pengadaan.

172

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Kegiatan No. 2-4-2 Hari 2 | Sesi 4 | Kegiatan 2

Mengiklankan Pengadaan Barang/Jasa melalui Iklan Televisi Tujuan: Agar peserta berpikir secara kritis tentang metode evaluasi dan kriteria tertentu berdasarkan barang atau jasa yang sedang diadakan. Petunjuk untuk peserta: 1. Bersama kelompok Anda, pilihlah satu produk yang ingin Anda adakan. 2. Buatlah iklan TV selama 30 detik untuk mengiklankan pengadaan yang akan datang. 3. Dalam iklan Anda soroti kriteria evaluasi dan metode yang rencananya akan Anda gunakan untuk mengevaluasi penawaran. 4. Peragakan dan tunjukkan iklan Anda dengan kelompok lainnya. Seluruh peserta akan memilih iklan favorit mereka, dan kelompok yang plaing banyak dipilih akan memenangkan hadiah.

173

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Kegiatan No. 2-5-1 Hari 2 | Sesi 5 | Kegiatan 1

Studi Kasus Tujuan: 1. Agar peserta dapat lebih memahami jenis kontrak dan unsur-unsur yang terdapat di dalam kontrak 2. Aga peserta memahami kontrak apa yang terbaik untuk berbagai situasi Petunjuk untuk Peserta: 3. Dalam 10-15 menit bacalah dan diskusikan studi kasus berikut dalam kelompok Anda. 4. Sebelum membaca studi kasus, bacalah scenario berikut : ď&#x201A;§ Kementerian membutuhkan bantuan untuk memahami unsur-unsur utama apa saja yang diperlukan untuk membuat sebuah kontrak. Berikan penjelasan singkat tentang gambaran umum dari unsur-unsur yang terdapat di dalam kontrak. ď&#x201A;§ Ajukan jenis kontrak yang tepat berdasarkan skenario pengadaan yang diselenggarakan oleh kementerian dan beri penjelasan mengapa Anda menyarankan jenis kontrak tersebut? 5. Paparkan jawaban Anda kepada peserta lain. STUDI KASUS

174

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Kementerian Perhubungan memiliki kebutuhan untuk mengadakan 50 perahu motor kecil untuk mengangkut sembako dan obat-obatan ke pulau-pulau terpencil di Indonesia. Dana untuk seluruh pengadaan ini telah tersedia, dan akan bersumber dari beberapa pihak. Kementerian Perhubungan menginginkan agar perahu tersebut dikirimkan dalam waktu 36 bulan ke depan ke lokasi yang akan ditentukan kemudian. Kemenhub mencari solusi untuk memperkenalkan fitur-fitur keselamatan canggih yang terdapat pada kapal tersebut atau untuk mengurangi dampak terhadap lingkungan yang ditimbulkan oleh pengoperasian kapal tersebut. Kemenhub tidak berpengalaman melakukan pengadaan yang kompetitif serta memiliki keraguan untuk meneruskan proses pengadaan dan menyiapkan dokumen pengadaan.

175

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Kegiatan No. 2-5-2 Hari 2 | Sesi 5 | Kegiatan 1

Jenis-Jenis Kontrak Tujuan: Agar peserta mampu mengingat kembali dan memikirkan tentang jenis pengadaan apa saja yang paling cocok untuk jenis kontrak yang digunakan. Petunjuk untuk Peserta: 6. Ada enam flipchart bertuliskan:  Lump Sum  Harga Satuan  Persentase  Indefinite Delivery  Terima Jadi (Turn Key) 7. Gabungan Lump Sum dan Terima Jadi (Turn Key) 8. Anda akan berdiskusi dan menuliskan jenis pengadaan (barang, pekerjaan konstruksi, jasa, atau gabungan barang, pekerjan konstruksi, jasa) yang menurut Anda cocok dengan jenis kontrak yang tertulis di flip chart di dekat meja kelompok Anda. 9. Anda diberi waktu dua menit untuk memberi tanggapan yang berbeda – Anda tidak boleh mengulang jenis barang, pekerjaan konstruksi, jasa yang sudah tertulis di flipchart. 10. Setelah waktu dua menit habis, Anda berpindah ke flipchart lain dan memberikan tanggapan yang sesuai. 11. Pastikan Anda menuliskan tanggapan Anda di keenam flip chart tersebut. 12. Kemudian, diskusikan apakah Anda setuju atau tidak setuju dengan tanggapan yang tertulis di masing-masing flip chart

176

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Kegiatan No. 2-0-2 Hari 2 | Sesi 0 | Kegiatan 2

Cepat Tepat Tujuan: 1. Untuk mengukur pemahaman peserta tentang materi hari kedua. 2. Agar peserta dapat mengingat kembali informasi yang dibahas pada sesi 4 dan 5 melalui kegiatan yang menarik. Petunjuk untuk peserta: 1. Para peserta akan dibagi ke dalam dua kelompok. 2. Salah satu peserta tiap kelompok untuk maju ke depan flipchart. 3. Fasilitator akan memberikan pertanyaan. 4. Peserta harus menulis jawaban yang benar di flipchart.

177

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Kegiatan No. 2-0-3 Hari 2 | Sesi 0 | Kegiatan 3

Uji Pengetahuan Interaktif Tujuan: Untuk mengingat yang dipelajari di sesi 4 dan 5. Petunjuk untuk peserta: Tunjuk tangan jika Anda mengetahui jawabannya

178

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

â&#x2013;ş KEGIATAN HARI KETIGA

Kegiatan No. 3-0-1 Hari 3 | Sesi 0 | Kegiatan 1

Mengarang Lagu Tujuan: 1. Mengetahui sejauh mana pemahaman peserta terhadap materi yang dipelajari pada hari kedua. 2. Agar peserta dapat mengingat kembali hal yang dipelajari pada sesi ke-4 dan ke-5 melalui kegiatan yang menarik. Petunjuk untuk Peserta: 1. Bekerjalah dalam kelompok. 2. Gunakan minimal 6 kata dari yang ditampilkan oleh fasilitator untuk membuat lagu atau puisi tentang apa yang Anda pelajari pada hari pertama. 3. Silakan menambah alunan musik atau nada supaya lebih menarik. 4. Bersiap untuk tampil di depan peserta lain.

179

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Kegiatan No. 3-6-1 Hari 3 | Sesi 6| Kegiatan 1

Studi Kasus

Tujuan: Agar peserta dapat menerapkan pengetahuannya tentang penyusunan dokumen pengadaan melalui pembahasan skenario dengan metode penyelesaiaan masalah. Petunjuk untuk Peserta: 1. Bersama kelompok Anda gunakan waktu selama 10-15 menit untuk membaca dan membahas studi kasus berikut ini. 2. Ingatlah skenario berikut ini ketika Anda membacanya: ď&#x201A;§ Kementerian meminta saran tentang cara menggunakan formulir isian untuk pengadaan yang sedang diselenggarakan ď&#x201A;§ Apa tujuan dan pentingnya menggunakan formulir isian? ď&#x201A;§ Formulir-formulir isian apa saja yang dapat dipertimbangkan kementerian untuk disediakan bagi penawar pada saat dokumen pengadaan dipublikasikan? 3. Bersiaplah untuk berbagi tanggapan Anda dengan seluruh kelompok.

180

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

181

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Kegiatan No. 3-6-2 Hari 3 | Sesi 6 | Kegiatan 2

Merancang Formulir Isian Tujuan: Agar peserta dapat merancang dan melengkapi berbagai jenis formulir isian. Petunjuk untuk peserta: 1. Pilihlah formulir isian yang ingin Anda rancang. Anda harus merancang formulir isian tersebut tanpa bantuan peserta lain. Sisakan halaman formulir untuk isian yang akan diisi oleh penawar. 2. Setelah selesai, tukarkan formulir Anda dengan peserta lain yang duduk disamping Anda. 3. Kemudian, Anda berpura-pura menjadi penawar dan mengisi formulir isian tersebut.

182

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Kegiatan No. 3-7-1 Hari 3 | Sesi 7 | Kegiatan 1

Studi Kasus

Tujuan: Agar peserta dapat memeriksa kerangka acuan kerja dan pernyaaan kerja untuk dokumen pekerjaan dan menentukan dokumen mana yang paling tepat untuk berbagai keadaan. Instruksi untuk peserta: 1. Secara berkelompok gunakan waktu selama 10-15 menit untuk membaca dan membahas kasus di bawah ini. 2. Pikirkan jawaban atas pertanyaan berikut ini: ď&#x201A;§ Kemenhub sedang berusaha menentukan apakah harus memakai Kerangka Acuan Kerja atau Pernyataan Kerja. Berikan penjelasan singkat tentang keduanya untuk membantu Kemenhub mengambil keputusan. Apa rekomendasi Anda? 3. Bersiaplah untuk berbagi tanggapan Anda dengan peserta lannya. Studi Kasus Kementerian Perhubungan memiliki kebutuhan untuk mengadakan 50 perahu motor kecil untuk mengangkut sembako dan obat-obatan ke pulau-pulau terpencil di Indonesia. Dana untuk seluruh pengadaan ini telah tersedia, dan akan bersumber dari beberapa pihak. Kementerian Perhubungan menginginkan agar perahu tersebut dikirimkan dalam waktu 36 bulan ke depan ke lokasi yang akan ditentukan kemudian. Kemenhub mencari solusi untuk memperkenalkan fitur-fitur keselamatan canggih yang terdapat pada kapal tersebut atau 183

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

untuk mengurangi dampak terhadap lingkungan yang ditimbulkan oleh pengoperasian kapal tersebut. Kemenhub tidak berpengalaman melakukan pengadaan yang kompetitif serta memiliki keraguan untuk meneruskan proses pengadaan dan menyiapkan dokumen pengadaan.

184

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Kegiatan No. 3-7-2 Hari 3 | Sesi 7| Kegiatan 2

Empat Sudut Tujuan: Agar peserta mengingat berbagai jenis dokumen yang disertakan dalam beragam dokumen pengadaan. Petunjuk untuk peserta: 1. Di setiap sudut ruangan Anda akan melihat tanda bertuliskan “pernyataan kerja”, “kerangka acuan kerja”, “spesifikasi”, dan “kategori berganda”. 2. Fasilitator akan membacakan suatu frasa. Anda akan diminta untuk bergerak menuju salah satu sudut yang berkaitan dengan frasa yang dibacakan. 3. Misalnya apabila fasilitator membaca, “memperkenalkan penawar pada kebutuhah pengadaan” maka Anda harus bergerak menuju sudut yang bertuliskan kerangka acuan kerja.

185

Modul 3: Menyusun Dokumen Pengadaan

Kegiatan No. 3-7-3 Hari 3| Sesi 7 | Kegiatan 3

Spesifikasi â&#x20AC;&#x201C; Fungsional, Kinerja atau Teknis Tujuan: Agar peserta memikirkan dengan kritis dan membedakan ketiga jenis spesifikasi utama. Petunjuk untuk peserta: 1. Kegiatan ini dilakukan secara berkelompok. 2. Setiap kelompok membahas spesifikasi yang tercantum dalam buku kegiatan Anda. 3. Untuk setiap contoh Anda harus mengusulkan jenis spesifikasi yang dapat digunakan.

186