Modul 8 Menyusun estimasi biaya by Budi Iteem

Modul 8

Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan? Pelatihan Pengadaan - Tingkat Menengah

Proyek Modernisasi Pengadaan LKPP/MCA-I Pengembangan Sumber Daya Manusia

BUKU PEDOMAN PESERTA PELATIHAN

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Module 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan? Proyek Modernisasi Pengadaan LKPP/MCA-I Buku Pedoman Peserta Pelatihan

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

DAFTAR ISI ► SELAMAT DATANG .......................................................................................................................................................................5 ► TUJUAN MODUL ............................................................................................................................................................................5 ► AGENDA PELATIHAN ...................................................................................................................................................................7 ► BIOGRAFI FASILITATOR ..............................................................................................................................................................9 ► ATURAN PELATIHAN ................................................................................................................................................................. 13 ► PENGENALAN MODUL .............................................................................................................................................................. 15 ► SESI 1 - GAMBARAN UMUM ESTIMASI BIAYA ...................................................................................................................... 31 ► SESI 2 - DASAR-DASAR ESTIMASI BIAYA.............................................................................................................................. 57 ► HARI-1 MERANGKUM KEGIATAN ............................................................................................................................................ 73 ► MEMAPARKAN YANG DIPELAJARI HARI KE-1...................................................................................................................... 75 ► SESI 3 - METODE UMUM ESTIMASI BIAYA ............................................................................................................................ 77 ► SESI 4 - SUMBER RESIKO ......................................................................................................................................................101 ►HARI-2 MERANGKUM KEGIATAN ...........................................................................................................................................123 ►MEMAPARKAN YANG DIPELAJARI HARI KE-2.....................................................................................................................125 ► SESI 5 - MENDOKUMENTASIKAN ESTIMASI BIAYA DAN STRUKTUR RINCIAN KERJA .................................................127 ►HARI-3 MERANGKUM KEGIATAN ...........................................................................................................................................151 ► KEGIATAN HARI PERTAMA ....................................................................................................................................................153 ► KEGIATAN HARI KEDUA .........................................................................................................................................................159 ►KEGIATAN HARI KETIGA..........................................................................................................................................................165

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

► SELAMAT DATANG Selamat datang di modul "Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?". Terima kasih telah menghadiri pelatihan penting ini. Pengadaan barang/jasa pemerintah yang efisien dan efektif merupakan suatu fungsi sektor pemerintah yang strategis dan merupakan suatu komponen dasar dalam tata kelola yang baik. Seperti negara-negara lain, sistem pengadaan barang/jasa pemerintah yang saat ini diterapkan di Indonesia sangat rentan terhadap kecurangan, pemborosan, dan penyalahgunaan yang dapat mengakibatkan kebocoran dana yang signifikan dan penurunan kualitas barang, pekerjaan konstruksi, dan jasa. Proyek Modernisasi Pengadaan dirancang dengan tujuan untuk memberikan bantuan kepada Pemerintah Indonesia dalam melakukan penghematan pengeluaran pemerintah secara signifikan dengan tidak mengurangi - atau dengan meningkatkan - kualitas barang dan jasa yang diperoleh dari proses pengadaan. Proyek ini mencakup kegiatan-kegiatan untuk membangun jenjang karir bagi para pegawai negeri sipil bidang pengadaan, menciptakan peran dan struktur institusional yang memberikan kewenangan yang memadai bagi para pengelola pengadaan untuk mengimplementasikan praktik pengadaan yang baik, dan memperkuat pengendalian seperti audit pengadaan dan keuangan untuk memastikan adanya peningkatan kinerja institusional. Modul ini dibagi ke dalam sesi-sesi pelatihan yang diadakan selama tiga hari; namun, lama pelatihan per hari dan per sesi dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Modul ini diberikan berdasarkan prinsip-prinsip pembelajaran orang dewasa:  Pembelajaran bersifat mandiri  Pembelajaran sesuai dengan kebutuhan langsung dan sangat partisipatif  Pembelajaran dilakukan berdasarkan pengalaman (peserta pelatihan dan fasilitator saling belajar dari pengalaman satu sama lain)  Pelatihan mengalokasikan waktu untuk refleksi dan pemberian umpan balik yang bersifat korektif  Suasana saling menghormati tercipta antara fasilitator dan para peserta pelatihan Buku panduan ini disusun berdasarkan agenda harian pelatihan. Setiap bagian dimulai dengan pengenalan topik secara umum. Buku panduan ini juga menunjukkan perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap sesi pelatihan dan materi serta persiapan yang dibutuhkan. Fasilitator berperan untuk menyampaikan materi, tujuan, dan kegiatan dalam setiap sesi pelatihan dengan sejelas mungkin.

► TUJUAN MODUL Di akhir pelatihan modul ini Anda akan dapat:  Memahami dan menerapkan konsep-konsep dasar estimasi biaya dalam menyusun dan menggunakan estimasi biaya untuk menjustifikasi dana yang dibelanjakan untuk pengadaan barang/jasa 5

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

ď&#x201A;§ ď&#x201A;§ ď&#x201A;§

ď&#x201A;§

Bekerjasama dengan pemangku kepentingan yang tepat untuk menyusun estimasi biaya yang mencakup unsur-unsur biaya yang tepat Mengidentifikasi dan menyusun jenis estimasi biaya yang tepat berdasarkan jenis dan metode pengadaan Mengetahui berbagai jenis risiko dan membuat rencana untuk menghadapi berbagai jenis risiko tersebut dalam penyusunan estimasi biaya, termasuk penggunaan data dan teknikteknik validasi persyaratan Menyusun estimasi biaya dengan menggunakan berbagai alat dan menyusun Struktur Rincian Kerja (Work Breakdown Structure / WBS)

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

► AGENDA PELATIHAN HARI PERTAMA Waktu

Topik

09:00 – 09:20

Perkenalan, Gambaran Umum Modul dan Tujuan Modul

09:20 – 10:00

Icebreaker – Terdampar

10:00 – 10:15

Uji Pengetahuan Prapelatihan

10:15 – 10:30

Rehat

10:30 – 11:00

Sesi 1: Gambaran Umum Estimasi Biaya

11:00 – 12:00

Kegiatan1: Curah Pendapat Kegiatan 2: Menelaah Estimasi Biaya

12:00 – 13:00

Ishoma

13:00 – 13:45

Sesi 2: Dasar-Dasar Estimasi Biaya

13:45 – 14:45

Kegiatan 1: „Potongan Kue‟ Kegiatan 2: Uji Integritas dan Etika (Probity)

14:45 – 15:00

Rehat

15:00 – 16:00

Kegiatan1: Keliling Dunia Sesi Tanya Jawab

HARI KEDUA Waktu

Topik

09:00 – 09:10

Pembukaan

09:10 – 09:40

Kegiatan1: Menulis Cerita (Tinjauan Materi Hari Pertama)

09:40 – 10:25

Sesi 3: Metode Umum Estimasi Biaya

10:25 – 11:10

Kegiatan1: Studi Kasus – Faktor-Faktor Estimasi Biaya

11:10 – 11:25

Rehat

11:25 – 12:00

Kegiatan 2: Tebak Harga

12:00 – 13:00

Ishoma

13:00 – 13:45

Sesi 4: Sumber Risiko

13:45 – 14:45

Kegiatan1: Bisnis yang Berisiko

14:45 – 15:00

Rehat

15:00 – 15:30

Kegiatan1: Uji Pengetahuan Interaktif Sesi Tanya Jawab

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

HARI KETIGA Waktu

Topik

08:00 – 08:10

Pembukaan

08:10 – 08:40

Kegiatan 1: Permainan Mengingat (Tinjauan Materi Hari Kedua)

08:40– 09:40

Sesi 5: Mendokumentasikan Estimasi Biaya dan Struktur Rincian Kerja

09:40 – 10:00

Rehat

10:00 – 11:00

Kegiatan 1: Menyusun Estimasi Biaya

11:00 – 12:30

Ishoma

12:30 – 13:00

Kegiatan 2: Break it Down (Memberi Tanggung Jawab)

13:00 – 13:15

Rehat

13:15 – 14:00

Kegiatan 1: Iklan TV

14:00 – 14:30

Sesi Tanya Jawab Uji Pengetahuan Pascapelatihan Evaluasi Pelatihan

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

â&#x2013;ş BIOGRAFI FASILITATOR

FITRI YUSMAN (IPEP) Fitri Yusman (Ipep) berlatar belakang pendidikan Arsitektur dan Perencanaan Wilayah dan Kota, aktif mengajar sejak tahun 1987. Mulai tahun 2005 terlibat aktif sebagai Panitia/Pejabat Pengadaan, juga mengembangkan ULP dan LPSE, pernah menjabat sebagai Ketua LPSE dan Koordinator Lelang di salah satu PTN Jawa Tengah. Ipep juga salah satu trainer nasional LKPP terbaik untuk pelatihan sertifikasi PBJ maupun ToT. Selain itu, Ipep juga menjadi penasehat/pendamping pada beberapa SKPD termasuk beberapa Polda, RumKit dan BPBD mengenai pelaksanaan Pengadaan barang/ jasa. Pada tahun 2008 ikut mendirikan organisasi profesi ahli pengadaan, IAPI, sampai sekarang menjadi salah satu Anggota Dewan Pengawas Pusat IAPI. Sejak tahun 2011, Ipep aktif membantu LKPP sebagai Pemberi Keterangan Ahli pada Kasus Pengadaan Barang/ Jasa dan sebagai Asessor pada Ahli Pengadaan Barang/ Jasa.

ARIEF HIDAJAT Arief Hidajat memiliki pengalaman luas di bidang pengadaan, ekspor, impor, proses rantai pasokan dan negosiasi. Selain itu ia juga memiliki pengalaman lebih dari 20 tahun di bidang-bidang pengadaan strategis di berbagai perusahaan multinasional. Arief Hidajat juga berpengalaman dalam memberikan pelatihan dan pendampingan untuk staf dari berbagai lembaga, serta memiliki keahlian di bidang komunikasi secara lisan dan tertulis serta memberikan fasilitasi. Arief Hidajat pernah bekerja terutama di bidang pengapalan dan sektor migas yang memberinya kesempatan untuk mendapatkan pengalaman secara langsung tentang siklus pengadaan yang lengkap. Pengalaman yang dimilikinya mencakup, namun tidak terbatas pada, pengembangan Prosedur Operasi Standar untuk program-program pengadaan dan penyusunan perjanjian dengan universitas untuk menyelenggarakan pelatihan bagi staf pengadaan.

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

RIKA HARIATY Rika Hariaty memiliki pengalaman bekerja sama selama bertahun-tahun dengan Pemerintah Indonesia, di bidang pengadaan, pelatihan, kontrak dan manajemen pemangku kepentingan, Selain memiliki pengalaman lebih dari 10 tahun dalam hal konsultasi pengadaan, Rika Hariaty pernah bekerja terutama dengan organisasi internasional dan pemerintah yang memberinya pengalaman di bidang pengelolaan, penyelenggaran dan pelatihan untuk proyek-proyek infrastruktur. Pengalaman yang dimilikinya mencakup, namun tidak terbatas pada keahlian di bidang pengadaan.

SRI HANIZAR Sri Hanizar memiliki pengalaman luas di bidang pengadaan untuk organisasi internasional. Ia bekerja sebagai tenaga ahli untuk meningkatkan kualitas pengadaan dan manajemen kontrak di kantor Bank Dunia dan Bank Pembangunan Asia (ADB). Berdasarkan pengalamannya dalam bidang pengadaan dan manajemen kontrak dalam beberapa proyek di bidang pendidikan, ekonomi, infrastruktur, dan human/social development di Indonesia, ia sangat memahami reformasi dan modernisasi pengadaan di Indonesia. Sri Hanizar memiliki pengalaman lebih dari 20 tahun di bidang pengadaan dan pekerjaan yang berhubungan dengan pengadaan.

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

GIORGI TVALAVADZE Giorgi Tvalavadze memiliki pengalaman lebih dari 15 tahun di bidang pengadaan untuk proyek-proyek pembangunan internasional dan bantuan teknis. Klien-kliennya mencakup antara lain Pemerintah Georgia, MCAMoldova, berbagai Unit Pelaksana Proyek Bank Dunia, serta Direktur Pengadaan untuk Millenium Challenge Georgian Fund (MCA-Georgia). Giorgi Tvalavadze memiliki pengetahuan praktis tentang Pedoman Pengadaan Program, Persyaratan dan Dokumen Pengadaan Standar Millenium Challenge Corporation. Selain itu ia banyak bekerja dengan menggunakan Pedoman Pengadaan Bank Dunia, UNCITRAL Model Law on Procurement; Perjanjian Pengadaan Pemerintah WTO dan Petunjuk Pengadaan Uni Eropa; serta kerangka hukum sistem pengadaan pemerintah dalam perekenomian yang telah maju maupun yang sedang berkembang.

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

► ATURAN PELATIHAN SELAMAT DATANG Selamat datang di modul kedelapan: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan? Kami sangat senang Anda telah bergabung dengan kami dalam pelatihan ini. Perkenankan para fasilitator untuk memperkenalkan diri, menjelaskan tujuan modul ini, dan memberikan informasi administratif.

ATURAN PELATIHAN 1. Untuk mendapatkan sertifikat pelatihan Anda harus:  Memastikan kehadiran Anda setiap hari  Menghadiri semua sesi, datang dan kembali dari rehat tepat waktu  Berpartisipasi dalam semua kegiatan pelatihan  Menyelesaikan Pengukuran Pengetahuan Pra dan Pascapelatihan  Melengkapi Lembar Evaluasi Pelatihan 2. Setiap peserta yang menghadiri semua sesi, terlibat dan berpartisipasi dalam kegiatan pelatihan layak mendapat sertifikat. 3. Tunjukan rasa hormat kepada sesama peserta dan fasilitator pelatihan 4. Ingat, kita hadir di sini untuk mempelajari keahlian dan cara “BERPIKIR” baru tentang pengadaan. Jadi bukalah pikiran Anda dan pusatkan perhatian pada bagaimana bersama-sama kita menjadikan pengadaan barang/jasa lebih baik. 5. Yang terpenting adalah nikmati pelatihan ini dan selamat belajar! 6. Perhatikan tempat-tempat untuk merokok. 7. Harap matikan dering telepon genggam Anda.

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

► PENGENALAN MODUL Slide 1

SELAMAT DATANG DI MODUL 8 Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan? Pelatihan Pengadaan – Tingkat Menengah

Proyek Modernisasi Pengadaan LKPP/MCA-I Pengembangan Sumber Daya Manusia

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 2

Pembukaan

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 3

Aturan Pelatihan 1.

Untuk mendapatkan sertifikat pelatihan Anda harus:

• • • • •

Memastikan kehadiran Anda setiap hari Menghadiri semua sesi, datang dan kembali dari rehat tepat waktu Berpartisipasi dalam semua kegiatan pelatihan Menyelesaikan Pengukuran Pengetahuan Pra dan Pascapelatihan Melengkapi Lembar Evaluasi Pelatihan

Setiap peserta yang menghadiri semua sesi, terlibat dan berpartisipasi dalam kegiatan pelatihan layak mendapat sertifikat

Tunjukan rasa hormat kepada sesama peserta dan fasilitator pelatihan

Ingat, kita hadir di sini untuk mempelajari keahlian dan cara “BERPIKIR” baru tentang pengadaan. Jadi bukalah pikiran Anda dan pusatkan perhatian pada bagaimana bersama-sama kita menjadikan pengadaan barang/jasa lebih baik

Yang terpenting adalah nikmati pelatihan ini dan selamat belajar!

Perhatikan tempat-tempat untuk merokok

Harap matikan dering telepon genggam Anda 3

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 4

Proyek Modernisasi Pengadaan Pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM)

Gambaran Umum

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 5

Gambaran Umum Proyek Pengembangan SDM Rangkaian Pelatihan Keterampilan Pengadaan GAMBARAN UMUM Pelatihan Keterampilan Pengadaan melengkapi program sertifikasi pengadaan LKPP dan pada batasbatas tertentu didasarkan pada pekerjaan yang telah dilaksanakan oleh program donor sebelumnya, yaitu ISP3 (Ausaid).

PERBEDAAN UTAMA Pelatihan akan difokuskan pada pengembangan keterampilan aktual peserta pelatihan dan diselaraskan dengan tingkat sertifikasi pengadaan yang ditetapkan oleh LKPP, yaitu tingkat dasar, tingkat menengah dan tingkat lanjutan

PENDEKATAN â&#x20AC;˘ Pengembangan pelatihan pengadaan dilakukan berdasarkan hasil Penilaian Kebutuhan Pelatihan yang dilakukan pada tahun 2012 dan Laporan Akhir yang disampaikan pada bulan September 2012 â&#x20AC;˘ Pelatihan yang terarah melalui berbagai media penyampaian pelatihan, seperti pembelajaran melalui media elektronik (E-learning), pelatihan dalam kelas, pelatihan di tempat kerja (on-the-job training) dan memasukkan program-program pengelolaan pengadaan lainnya, seperti Kontrak Payung, Sistem Informasi Manajemen Pengadaan, e-Katalog dan Pengadaan Barang/Jasa yang Berkelanjutan 5

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 6

Kurikulum & Silabus Pelatihan 18 Modul Inti Tingkat Dasar

Tingkat Menengah

Tingkat Lanjutan

Modul 1 Menerapkan Prinsip-Prinsip Dasar Pengadaan

Modul 1 Merencanakan & Mengembangkan Pengadaan yang Kompleks

Modul 1 Perencanaan dan Pelaksanaan Pengadaan Strategis

Modul 2 Bagaimana Merencanakan Pengadaan Sederhana

Modul 2 Bagaimana Menyusun Estimasi Biaya & Mengapa Diperlukan

Modul 2 Melaksanakan Kontrak Payung

Modul 3 Menyusun Dokumen Pengadaan

Modul 3 Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (Total Cost of Ownership/ TCO) dan Mengapa TCO Diperlukan

Modul 3 Mengidentifkasi & Mengelola Risiko dalam Pengadaan yang Rumit

Modul 4 Menerima & Mengevaluasi Penawaran

Modul 4 Bagaimana Menyusun & Menafsirkan Spesifikasi

Modul 4 Mengelola Kontrak yang Strategis & Rumit

Modul 5 Mengelola Dokumentasi Proses Pengadaan Barang/Jasa, Arsip, dan Berkas Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa

Modul 5 Bagaimana Memilih Model Kontrak yang Tepat

Modul 5 Mengembangkan & Melakukan Evaluasi Penawaran untuk Pengadaan yang Rumit

Modul 6 Kontrak Payung & Sistem Informasi Pengelolaan Pengadaan

Modul 6 Bagaimana Melaksanakan dan Mengelola Kontrak

Modul 6 Skema & Indikator Kecurangan

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 7

Tujuan Modul • Memahami dan menerapkan konsep-konsep dasar estimasi biaya dalam menyusun dan menggunakan estimasi biaya untuk menjustifikasi dana yang dibelanjakan untuk pengadaan barang/jasa • Bekerjasama dengan pemangku kepentingan yang tepat untuk menyusun estimasi biaya yang mencakup unsur-unsur biaya yang tepat • Mengidentifikasi dan menyusun jenis estimasi biaya yang tepat berdasarkan jenis dan metode pengadaan • Mengetahui berbagai jenis risiko dan membuat rencana untuk menghadapi berbagai jenis risiko tersebut dalam penyusunan estimasi biaya, termasuk penggunaan data dan teknik-teknik validasi persyaratan • Menyusun estimasi biaya dengan menggunakan berbagai alat dan menyusun Struktur Rincian Kerja (Work Breakdown Structure / WBS)

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 8

Kerangka Modul Judul Sesi

01. Gambaran Umum Estimasi Biaya

02. Dasar-Dasar Estimasi Biaya

03. Metode Umum Estimasi Biaya

04. Sumber Risiko

05. Mendokumentasikan Estimasi Biaya dan Struktur Rincian Kerja

Tujuan

Kegiatan Pendukung

 Memahami dan menerapkan konsep-konsep dasar estimasi biaya dalam menyusun dan menggunakan estimasi biaya untuk menjustifikasi dana yang dibelanjakan untuk pengadaan barang/jasa

Kegiatan 1: Curah Pendapat Kegiatan 2: Menelaah Estimasi Biaya

 Bekerjasama dengan pemangku kepentingan yang tepat untuk menyusun estimasi biaya yang mencakup unsur-unsur biaya yang tepat

Kegiatan 1: „Potongan Kue’ Kegiatan 2: Uji Integritas dan Etika (Probity)

 Mengidentifikasi dan menyusun jenis estimasi biaya yang tepat berdasarkan jenis dan metode pengadaan

Kegiatan 1: Faktor-Faktor Estimasi Harga Kegiatan 2: Tebak Harga

 Mengetahui berbagai jenis risiko dan membuat rencana untuk menghadapi berbagai jenis risiko tersebut dalam penyusunan estimasi biaya, termasuk penggunaan data dan teknik-teknik validasi persyaratan

Kegiatan 1: Bisnis yang Berisiko

 Menyusun estimasi biaya dengan menggunakan berbagai alat dan menyusun Struktur Rincian Kerja (Work Breakdown Structure / WBS)

Kegiatan 1: Menyusun Estimasi Biaya Kegiatan 2: Break it Down

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 9

Agenda – HARI PERTAMA HARI PERTAMA Waktu

Topik

09:00 – 09:20

Perkenalan, Gambaran Umum Modul dan Tujuan Modul

09:20 – 10:00

Icebreaker – Terdampar

10:00 – 10:15

Uji Pengetahuan Prapelatihan

10:15 – 10:30

Rehat

10:30 – 11:00

Sesi 1: Gambaran Umum Estimasi Biaya

11:00 – 12:00

Kegiatan1: Curah Pendapat Kegiatan 2: Menelaah Estimasi Biaya

12:00 – 13:00

Ishoma

13:00 – 13:45

Sesi 2: Dasar-Dasar Estimasi Biaya

13:45 – 14:45

Kegiatan 1: „Potongan Kue‟ Kegiatan 2: Uji Integritas dan Etika (Probity)

14:45 – 15:00

Rehat

15:00 – 16:00

Kegiatan1: Keliling Dunia Sesi Tanya Jawab

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 10

Agenda – HARI KEDUA HARI KEDUA Waktu

Topik

09:00 – 09:10

Pembukaan

09:10 – 09:40

Kegiatan 1: Menulis Cerita (Tinjauan Materi Hari Pertama)

09:40 – 10:25

Sesi 3: Metode Umum Estimasi Biaya

10:25 – 11:10

Kegiatan1: Studi Kasus – Faktor-Faktor Estimasi Biaya

11:10 – 11:25

Rehat

11:25 – 12:00

Kegiatan 2: Tebak Harga

12:00 – 13:00

Ishoma

13:00 – 13:45

Sesi 4: Sumber Risiko

13:45 – 14:45

Kegiatan 1: Bisnis yang Berisiko

14:45 – 15:00

Rehat

15:00 – 15:30

Kegiatan 1: Uji Pengetahuan Interaktif Sesi Tanya Jawab

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 11

Agenda – HARI KETIGA HARI KETIGA Waktu

Topik

08:00 – 08:10

Pembukaan

08:10 – 08:40

Kegiatan 1: Permainan Mengingat (Tinjauan Materi Hari Kedua)

08:40– 09:40

Sesi 5: Mendokumentasikan Estimasi Biaya dan Struktur Rincian Kerja

09:40 – 10:00

Rehat

10:00 – 11:00

Kegiatan 1: Menyusun Estimasi Biaya

11:00 – 12:30

Ishoma

12:30 – 13:00

Kegiatan 2: Break it Down (Memberi Tanggung Jawab)

13:00 – 13:15

Rehat

13:15 – 14:00

Kegiatan 1: Iklan TV

14:00 – 14:30

Sesi Tanya Jawab Uji Pengetahuan Pascapelatihan Evaluasi Pelatihan

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 12

Perkenalan Fasilitator

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 13

Kegiatan Interaktif No. 1-0-1 Terdampar

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 14

Uji Pengetahuan Prapelatihan

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 15

REHAT

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

â&#x2013;º SESI 1 - GAMBARAN UMUM ESTIMASI BIAYA Slide 1

Sesi 1

Gambaran Umum Estimasi Biaya

Proyek Modernisasi Pengadaan

_____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 2

Tujuan Di akhir sesi ini, Anda akan dapat: • Memahami keterkaitan estimasi biaya dalam proses pengadaan • Menjelaskan apa yang dimaksud dengan estimasi biaya dan bagaimana estimasi biaya digunakan

• Memahami pentingnya penyusunan estimasi biaya secara independen • Menyatakan pentingnya estimasi biaya dalam proses pengadaan • Menyebutkan para pemangku kepentingan dalam penyusunan estimasi biaya

• Menjelaskan hubungan antara prinsip pengadaan dan estimasi biaya 2

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 3

Estimasi Biaya dan Proses Pengadaan Perencanaan Pengadaan

Penyusunan Dokumen Pengadaan

Evaluasi & Penetapan Pemenang

Administrasi & Pengelolaan Kontrak

Estimasi Biaya dan Proses Pengadaan •

Estimasi biaya sebaiknya dipersiapkan untuk semua pengadaan, terlepas dari nilai pengadaannya.

•

Estimasi biaya digunakan dalam semua langkah kegiatan selama proses pengadaan berlangsung.

•

Prinsip pengadaan juga diterapkan selama proses pengadaan.

•

Estimasi biaya disusun dalam perencanaan pengadaan tetapi digunakan sampai penutupan (close-out). 3

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 4

Menurut ANDA, apa pentingnya estimasi biaya?

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 5

Apa yang dimaksud dengan estimasi biaya? Perkiraan biaya barang/jasa, program, atau proyek yang dihitung berdasarkan informasi yang tersedia Estimasi biaya juga merupakan:

â&#x20AC;˘ Dokumen atau model yang terus berkembang yang digunakan di seluruh siklus proses pengadaan â&#x20AC;˘ Dasar perencanaan keuangan dan penetapan anggaran untuk pengadaan yang diselenggarakan â&#x20AC;˘ Disusun oleh pengelola pengadaan berdasarkan berbagai input data

â&#x20AC;˘ Dokumen resmi yang harus disusun secara independen 5

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 6

Apa saja jenis estimasi biaya? • Secara umum, ada empat jenis estimasi biaya: Estimasi Perencanaan

Estimasi Anggaran

Estimasi Independen

Estimasi Maksimum/Minimum

• Perkiraan biaya secara kasar dalam rentang nilai yang wajar, disusun hanya untuk tujuan informasi. Disebut juga estimasi biaya “ball park”. • Perkiraan berdasarkan data biaya (awal) yang didefinisikan dengan baik dan berdasarkan pedoman aturan yang berlaku. • Angka yang didapat dari data biaya yang cukup wajar untuk digunakan dalam kontrak yang mengikat. • Jumlah maksimum atau minimum yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu tugas, berdasarkan estimasi biaya yang ketat. 6

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 7

Mengapa penyusunan estimasi biaya secara independen penting?

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 8

Mengapa penyusunan estimasi biaya secara independen penting • Menjunjung integritas dan etika (probity) • Mencegah pengaruh dari penawar yang tidak semestinya • Sesuai dengan prinsip pengadaan: − Kejujuran

− Keadilan − Transparansi • Menjaga independensi pemerintah

Estimasi biaya harus disusun berdasarkan data dari pasar penyedia barang/jasa. Namun, independensinya dari pengaruh luar harus tetap dijaga. 8

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 9

Gambaran umum penyusunan estimasi biaya â&#x20AC;˘ Estimasi biaya dapat disusun dengan menggunakan berbagai metode, sumber data, dan sarana, tetapi harus sesuai dengan kebutuhan. â&#x2C6;&#x2019; Pekerjaan konstruksi: biaya bahan bangunan, biaya operasional alat berat, pekerja bangunan

â&#x2C6;&#x2019; Jasa: tenaga kerja profesional berdasarkan kebutuhan dan hasil kerja yang diberikan. â&#x2C6;&#x2019; Barang: perbandingan barang serupa, kemungkinan penurunan biaya akibat adanya skala ekonomis

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 10

Pentingnya estimasi biaya dalam proses pengadaan • Penyusunan Anggaran dan Perencanaan Pengadaan • Tahap penyusunan dokumen pengadaan (pemberitahuan kepada penyedia) • Evaluasi • Negosiasi • Penetapan Pemenang

• Administrasi Kontrak 10

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 11

Anggaran dan Perencanaan • Anggaran tahunan untuk pengelola pengadaan atau ULP menjadi masukan untuk menetapkan estimasi biaya. • Namun, estimasi biaya dapat mempengaruhi anggaran yang dialokasikan untuk setiap pengadaan yang akan diselenggarakan • Estimasi biaya sangat penting untuk alokasi sumber daya dan perencanaan seluruh proses pengadaan

• Estimasi biaya harus cukup realistis sehingga dapat mempertimbangkan faktor eksternal (inflasi, total biaya kepemilikan, dll)

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 12

Tahap penyusunan dokumen pengadaan dan pemberitahuan kepada penyedia terkait estimasi biaya â&#x20AC;˘ Beberapa dokumen pengadaan menyertakan faktor-faktor estimasi biaya sebagai informasi bagi penawar â&#x20AC;˘ Harga di masa lalu dapat disertakan dalam dokumen pengadaan sebagai dasar perkiraan penyedia dalam menyusun penawaran harga â&#x20AC;˘ Keseluruhan estimasi biaya sebaiknya tidak diungkapkan dalam dokumen pengadaan. Hal ini dapat menghilangkan kompetisi yang sehat. â&#x20AC;˘ Informasi apapun yang diberikan dalam dokumen pengadaan akan digunakan pada tahap evaluasi 12

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 13

Evaluasi dan Negosiasi â&#x20AC;˘ Akurasi estimasi biaya dan kriteria evaluasi harga yang dicantumkan sangat penting untuk keberhasilan proses evaluasi â&#x20AC;˘ Dokumen penawaran harga dari penyedia dan estimasi biaya akan dilihat secara bersamaan untuk melakukan perbandingan di antara keduanya. â&#x20AC;˘ Digunakan untuk memilih penyedia yang terbaik, berdasarkan nilai untuk uang (value for money) atau harga terendah â&#x20AC;˘ Jika dilakukan negosiasi, estimasi biaya digunakan sebagai dasar negosiasi 13

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 14

Penetapan pemenang dan administrasi kontrak â&#x20AC;˘ Estimasi biaya menjadi salah satu bagian yang disertakan ke dalam berkas kegiatan pengadaan setelah penetapan pemenang. â&#x20AC;˘ Penawaran harga dari penawar yang menang akan menjadi acuan biaya selama masa berlaku kontrak â&#x20AC;˘ Pengelola pengadaan harus memastikan acuan biaya yang digunakan untuk administrasi kontrak dijadikan model yang dapat diperbarui dengan mudah untuk menyesuaikan perubahan dan melakukan pembayaran

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 15

Dalam kehidupan sehari-hari Anda, bagaimana Anda menggunakan estimasi biaya?

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 16

Contoh penggunaan estimasi biaya dalam kehidupan sehari-hari • Pembelian dalam jumlah besar • Pembayaran bulanan • Anggaran rumah tangga

• Keuangan pribadi Estimasi biaya seringkali dilihat sebagai hal yang sangat kompleks dan membebani. Padahal, tanpa kita sadari, kita menggunakan estimasi biaya dalam kehidupan sehari-hari

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 17

Tanggung jawab pengelola pengadaan Pengelola pengadaan

• Menyusun, mengelola, dan meninjau estimasi biaya • Memanfaatkan berbagai sumber data dan input untuk menetapkan estimasi biaya yang realistis • Memastikan semua pihak yang terlibat memahami bagaimana estimasi biaya ditetapkan dan asumsi yang digunakan • Menerapkan dan mematuhi prinsip pengadaan, terutama pada saat menyusun estimasi biaya • Meninjau dan memeriksa kembali akurasi estimasi biaya dan mempertimbangkan perubahan (kenaikan harga, inflasi, modifikasi) 17

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 18

Siapa saja para pemangku kepentingan dalam penyusunan estimasi biaya?

Pemangku kepentingan terkait dengan penyusunan estimasi biaya terbagi kedalam beberapa peran Penyusun: Pengelola pengadaan atau siapa pun yang menyusun dan memperbarui model estimasi biaya

Eksternal: Penyedia barang/jasa yang dievaluasi berdasarkan estimasi biaya

Pimpinan: Siapa pun yang menggunakan estimasi biaya untuk membuat keputusan

Walaupun tidak semua pemangku kepentingan berpengaruh pada penyusunan estimasi biaya, estimasi biaya berpengaruh pada kebanyakan pemangku kepentingan 18

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 19

Bagaimana hubungan antara prinsip-prinsip pengadaan dan estimasi biaya?

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 20

Kelima prinsip pengadaan berlaku pada estimasi biaya Kejujuran – Dalam penyusunan estimasi biaya, kejujuran sangat penting dalam hal input data dan validitas perkiraan. Keadilan – Tidak menggunakan informasi yang dapat menimbulkan keberpihakan pada salah satu penyedia terhadap penyedia lainnya. Akuntabilitas – Penyusun estimasi biaya bertanggung jawab atas validitas dan kelayakan audit terhadap estimasi biaya.

Kompetisi – Estimasi biaya yang disusun secara independen adalah faktor penting penentu terjadinya kompetisi yang sehat. Transparansi – Estimasi biaya akan berpengaruh pada jumlah dana belanja pemerintah dan estimasi biaya harus dapat diaudit. 20

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 21

Istilah penting terkait dengan estimasi biaya • Model Biaya– estimasi biaya yang terintegrasi secara menyeluruh, biasanya dalam bentuk elektronik, sehingga mudah diubah berdasarkan data baru. • Independent Government Cost Estimate (IGCE) – estimasi biaya pemerintah terbaik untuk mengevaluasi penawaran. • Harga Penawaran – Tanggapan dari penyedia tentang harga barang/jasa yang dibutuhkan dan yang akhirnya akan digunakan setelah penetapan pemenang.

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 22

Poin-poin penting Estimasi biaya disusun oleh pengelola pengadaan dan digunakan dalam seluruh siklus pengadaan. Estimasi biaya harus disusun berdasarkan prinsip pengadaan karena estimasi biaya menjadi bagian dalam berkas kegiatan pengadaan dan dapat diaudit. Banyak pemangku kepentingan terpengaruh estimasi biaya, tetapi hanya pengelola pengadaan yang memengaruhi estimasi biaya. Estimasi biaya akan menjadi informasi untuk pengeluaran dana belanja pemerintah, maka sangat penting untuk menyusun estimasi biaya dengan benar. Estimasi biaya dapat bervariasi tergantung jenis pengadaannya, tetapi harus selalu disusun sesuai barang/jasa yang dibutuhkan 22

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 23

Terima kasih! Ada Pertanyaan?

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 24

Kegiatan Interaktif No. 1-1-1 Curah Pendapat

Lihat buku kegiatan pada bagian akhir buku pedoman Anda _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 25

Kegiatan Interaktif No. 1-1-2 Menelaah Estimasi Biaya

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 26 Contoh Harga Perkiraan

Estimasi Biaya

Komponen Tenaga Kerja Tenaga kerja $ 125.00 Perjalanan $ 10.00 Biaya langsung lainnya $ 40.00 Inflasi $ 5.00

Total

180.00

100%

Komponen Pekerjaan Konstruksi Tenaga Kerja $ 80.00 Bahan bangunan $ 120.00 Biaya lain $ 40.00 Inflasi $ 5.00

33% 49% 16% 2%

Total

69% 6% 22% 3%

Komponen Jasa Upah $ Kompensasi $ Biaya tidak langsung $ Biaya langsung lainnya $

Total

245.00

100%

50.00 55.00 10.00 15.00

38% 42% 8% 12%

130.00

100%

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

â&#x2013;º SESI 2 - DASAR-DASAR ESTIMASI BIAYA Slide 1

Sesi 2

Dasar-Dasar Estimasi Biaya

Proyek Modernisasi Pengadaan

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 2

Tujuan Di akhir sesi ini, Anda akan dapat: • Mengidentifikasi pada tahap apa saja estimasi biaya disusun dan diperbarui selama proses pengadaan • Memahami sumber informasi yang digunakan untuk menyusun estimasi biaya • Mengetahui unsur-unsur penting dalam estimasi biaya • Mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas estimasi biaya

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 3

Dalam proses pengadaan,pada tahap apa estimasi biaya disusun?

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 4

Penyusunan dan pembaruan estimasi biaya Estimasi biaya harus disusun dan diperbarui: • saat perencanaan anggaran • saat perencanaan pengadaan dimulai

• setelah kebutuhan barang/jasa didefinisikan dengan jelas • sebelum pengulangan pengadaan atau lelang • setelah penetapan pemenang

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 5

Informasi apa yang Anda perlukan untuk menyusun estimasi biaya?

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 6

Sumber informasi penyusunan estimasi biaya â&#x20AC;˘ Sumber informasi yang relevan antara lain: - Harga di masa lalu - Anggaran yang ditetapkan - Data pasar - Indeks harga - Penelusuran melalui internet - Catatan perdagangan - Harga penyedia yang diterbitkan untuk umum - Rough Order of Magnitudes (ROMs) 6

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 7

Asumsi estimasi biaya Pengelola pengadaan tidak akan pernah memiliki informasi atau kebutuhan barang/jasa yang didefinisikan dengan sempurna. Maka, asumsi perlu dibuat. Setelah membuat asumsi: â&#x20AC;˘ Dokumentasikan SEMUA asumsi secara terperinci â&#x20AC;˘ Asumsi disertakan pada dokumen estimasi biaya (jika dalam excel, masukkan ke dalam kolom tambahan) â&#x20AC;˘ Asumsi disimpan untuk digunakan pada tahap evaluasi untuk membandingkan penawaran 7

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 8

Estimasi biaya dan tahap perencanaan Dalam tahap perencanaan: â&#x20AC;˘ Bekerja sama dengan pemangku kepentingan utama dan ahli teknis untuk memahami barang/jasa yang dibutuhkan â&#x20AC;˘ Menggunakan informasi tentang barang/jasa yang dibutuhkan untuk menentukan pendekatan terbaik untuk menyusun estimasi biaya â&#x20AC;˘ Berikan pemahaman yang mendalam kepada ahli teknis dan pengguna anggaran tentang bagaimana estimasi biaya disusun dan mintalah masukan dari mereka

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 9

Estimasi biaya dan tahap pengelolaan kontrak • Dalam tahap pengelolaan kontrak, estimasi biaya berubah menjadi biaya aktual

• Pastikan ahli teknis dan pengelola kontrak memahami kesesuaian antara informasi finansial dengan kontrak • Konsultasikan dengan pengguna anggaran dan pastikan informasi finansial sesuai dengan anggaran • Biaya kontrak jangan sampai melebihi anggaran 9

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 10

Unsur-unsur dalam estimasi biaya Biaya Langsung • Biaya Proyek • Biaya Tenaga Kerja • Biaya Peralatan

Biaya Tidak Langsung • Biaya Overhead • Biaya lainnya

Laba

• Defined Profit • Fixed Price Profit

Dalam penyusunan estimasi harga, ada berbagai faktor yang harus dipertimbangkan.

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 11

Bagaimana Anda mengukur bobot berbagai unsur dalam estimasi biaya?

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 12

Pembobotan berbagai faktor estimasi biaya • Akan ada “pembobotan” yang berbeda terhadap faktor-faktor dalam estimasi biaya, tergantung pengadaannya

jenis

• Berdasarkan tingkat kepentingan faktor-faktor tertentu, pembobotan menyesuaikan pengaruh faktor-faktor tersebut terhadap estimasi biaya secara keseluruhan ISTILAH PENTING – Pembobotan merupakan penekanan item data tertentu (secara rata-rata) terhadap item data lainnya yang membentuk kumpulan atau ringkasan data. Angka (bobot) diberikan pada setiap item data untuk menunjukkan tingkat kepentingan data tersebut berdasarkan tujuan pengumpulan data 12

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 13

Para penanggung jawab dan informasi yang diperlukan dalam penyusunan estimasi biaya

A R

Accountable (Akuntabel): Pengelola pengadaan dapat diminta pertanggungjawabannya atas validitas estimasi biaya

Responsible (Bertanggung jawab): Tim pengadaan bertanggung jawab untuk memastikan estimasi biaya ditentukan secara wajar dan digunakan dengan benar pada saat evaluasi dilakukan. Consulted (Dimintai konsultasi): Ahli teknis, pemilik anggaran, dan pengguna barang/jasa harus dimintai konsultasi untuk memastikan kesesuaian estimasi biaya dengan barang/jasa yang dibutuhkan

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 14

Poin-poin penting Estimasi biaya harus disusun pada tahap perencanaan, dan diperbarui serta digunakan selama berlangsungnya proses pengadaan Sumber informasi penyusunan estimasi harga antara lain: data historis, riset pasar, dan indeks harga Unsur-unsur dalam estimasi biaya mencakup: Biaya Langsung, Biaya Tidak Langsung, dan Laba

Pembobotan adalah teknik efektif untuk memastikan estimasi biaya disusun berdasarkan penekanan yang tepat pada faktor-faktor yang relevan

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 15

Kegiatan Interaktif No. 1-2-1 â&#x20AC;&#x2DC;Potongan Kueâ&#x20AC;&#x2122;

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 16

Kegiatan Interaktif No. 1-2-2 Uji Integritas dan Etika (Probity)

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

â&#x2013;ş HARI-1 MERANGKUM KEGIATAN

Kegiatan Interaktif No. 1-0-2 Keliling Dunia

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

â&#x2013;ş MEMAPARKAN YANG DIPELAJARI HARI KE-1

Kegiatan Interaktif No. 2-0-1 Menulis Cerita (Tinjauan Materi Hari Pertama )

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

â&#x2013;º SESI 3 - METODE UMUM ESTIMASI BIAYA Slide 1

Sesi 3

Metode Umum Estimasi Biaya

Proyek Modernisasi Pengadaan 1

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 2

Tujuan Di akhir sesi ini, Anda akan dapat: â&#x20AC;˘ Mengidentifikasi dan membuat estimasi biaya dengan tepat berdasarkan jenis dan metode pengadaan â&#x20AC;˘ Merangkum berbagai jenis estimasi biaya â&#x20AC;˘ Memahami pentingnya keterlibatan Anda dan pentingnya memberikan perhatian secara terperinci

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 3

Sebutkan dua contoh metode estimasi biaya

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 4

Gambaran umum estimasi biaya dan jenisjenisnya

Order of Magnitude

â&#x20AC;˘ Membantu penyusunan anggaran awal dengan memperhatikan pokokpokok (item) pekerjaan dan lingkup proyek. Bersifat umum dan merupakan alat yang efektif untuk memberikan estimasi kasar.

Parametric

â&#x20AC;˘ Menggunakan data biaya dan teknikteknik statistik yang sebelumnya untuk memperkirakan biaya akan datang, dengan asumsi bahwa hal-hal yang memengaruhi biaya di masa lalu akan memengaruhi biaya di masa depan

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 5

Gambaran umum estimasi biaya dan jenisjenisnya

Analogous

Engineering Estimate

â&#x20AC;˘ Menggunakan praktik-praktik terbaik yang umumnya diterapkan, apapun jenis pengadaannya

â&#x20AC;˘ Menyusun estimasi biaya keseluruhan dengan menggabungkan rincian estimasi dari tingkatan bawah Struktur Rincian Kerja (Work Breakdown Structure/ WBS)

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 6

Gambaran umum estimasi biaya dan jenisjenisnya â&#x20AC;&#x201C; perbandingan Jenis Estimasi Biaya Faktor

Order of Magnitude

Analogous

Parametric

Engineering Estimate

Estimasi awal terhadap kebutuhan dalam arti yang luas Menggunakan praktikpraktik penyusunan yang terbaik Memanfaatkan konteks masa lalu Menggunakan beberapa parameter berdasarkan faktor-faktor pengaruh di masa lalu Rangkuman estimasi rincian pekerjaan yang dapat dipetakan

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 7

Jenis informasi seperti apa yang digunakan dalam penyusunan estimasi biaya?

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 8

Jenis-jenis informasi yang digunakan dalam estimasi biaya Anda ditugaskan untuk membuat estimasi biaya pembangunan sebuah gedung perkantoran – informasi apa yang Anda butuhkan? • • • •

Teknis Gedung harus memiiliki 7 lantai Gedung harus mematuhi standar keamanan konstruksi bangunan Gedung harus terbuat dari semen Harga bangunan tidak boleh lebih dari Rp 4.000.000.000

Fungsional • Gedung harus dapat memenuhi kebutuhan penyewa • Gedung memungkinkan karyawan bekerja dalam sebuah lingkungan yang profesional • Gedung harus memenuhi standar pencegahan banjir yang ditetapkan oleh pemerintah

Kinerja • Gedung harus dapat bertahan sampai 40 tahun • Gedung harus tahan terhadap gempa dan angin kencang 8

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 9

Faktor-faktor yang digunakan untuk menyusun estimasi biaya Berbagai macam informasi digunakan untuk menetapkan jumlah estimasi biaya, antara lain: Data Masa Lalu

Metriks, IKU, Kinerja

Riset Pasar

Persyaratan Teknis

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 10

Manfaat berbagai faktor dan informasi dalam estimasi biaya Beberapa slide sebelumnya membahas berbagai masukan untuk menyusun estimasi biaya. Setelah menghasilkan estimasi biaya, bagaimana pengelola pengadaan dapat mengetahui kalau estimasi tersebut sudah tepat atau realistis?

Dua Cara untuk Melakukan Verifikasi Ketepatan Estimasi Biaya: KEWAJARAN BIAYA (COST REASONABLENESS)

KENYATAAN BIAYA (COST REALISM)

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 11

Kenyataan harga/biaya (Price / cost realism) Analisis kenyataan harga dilakukan untuk menentukan â&#x20AC;&#x153;apakah harga yang rendah mencerminkan kurangnya pemahaman tentang kontrak atau karena adanya risiko terkait pendekatan teknis yang Anda gunakan.â&#x20AC;? â&#x20AC;˘ Saat melakukan negosiasi harga kontrak, yang seharusnya menjadi perhatian utama Anda adalah harga yang akan dibayarkan oleh pemerintah untuk mendapatkan barang/jasa yang dibutuhkan dari penyedia yang telah ditetapkan 11

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 12

Kewajaran harga/biaya Kewajaran harga/biaya didefinisikan sebagai: â&#x20AC;&#x153;harga barang/jasa yang dapat diterima oleh pelaku usaha dengan ketentuan bahwa barang/jasa tersebut tersedia di pasar yang kompetitif dan pasar tersebut dipahami dengan baikâ&#x20AC;? â&#x20AC;˘ Analisis kewajaran selama evaluasi pemilihan penyedia biasanya dilakukan untuk menentukan apakah harga yang kita tetapkan terlalu tinggi â&#x20AC;˘ Satu contoh dari ketidakwajaran adalah apabila setelah dilakukan analisis penawaran ditemukan bahwa salah satu penyedia menawarkan harga yang rendah sebagai usaha untuk memenangkan kontrak 12

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 13

Pengelola pengadaan â&#x20AC;&#x201C; menentukan penilaian yang terbaik Berbagai alat dan contoh telah disediakan untuk membantu Anda menyusun alat estimasi biaya yang bermanfaat, tapi semua tergantung pada pertimbangan Anda sebagai pengelola pengadaan untuk menentukan informasi mana saja yang relevan, realistis, dan tidak bias.

ANDA yang menentukan _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 14

Poin-Poin Penting Ada banyak jenis metode estimasi biaya. Metode yang dipilih harus berhubungan langsung dengan jenis pengadaan yang dilakukan. Estimasi biaya menggunakan berbagai jenis informasi sebagai masukan. Pastikan bahwa informasi yang digunakan tidak bias. Data masa lalu, riset pasar, persyaratan teknis, dan metriks adalah faktorfaktor utama yang digunakan untuk menyusun sebuah estimasi biaya Estimasi biaya secara sederhana merupakan kumpulan data; sebuah penilaian dan keterampilan dari pengelola pengadaan untuk memastikan bahwa estimasi biaya mencakup prinsip-prinsip pengadaan.

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 15

Terima kasih! Ada pertanyaan?

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 16

Kegiatan Interaktif No. 2-3-1 Faktor-Faktor Estimasi Biaya Studi Kasus

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 17

Kegiatan Interaktif No. 2-3-2 Tebak Harga

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 18

RP 6.759.900 RP 4.989.900 RP 5.289.900 RP 3.979.900

•

Full HD (1920 x 1080)

•

Slot USB dan HDMI

•

Wide Colour Enhancer Plus

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 19

Rp 31.899.000 Rp 23.599.000 Rp 38.399.000 Rp 28.499.000

•

27-inch (diagonal) Retina 5K display dengan teknologi IPS; resolusi 5120x2880

•

3.2GHz quad-core Intel Core i5

•

Memory 8GB (2 x 4GB) 1867MHz DDR3 19

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 20

Rp 2.170.000 Rp 1.610.000 Rp 3.395.000 Rp 1.890.000

•

Oscar/Bahan

•

Heavy duty tilting (HDT) -

•

Dasar kaki aluminum

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 21

Rp 11.000.000 Rp 13.000.000 Rp 15.000.000 Rp 17.000.000

•

Cetak dan salin dengan kecepatan maksimum 35 halaman per menit

•

Dual CPU dapat membantu melakukan beberapa pekerjaan dalam waktu yang sama

•

LCD touch display berwarna dan besar dengan keypad yang ramah pengguna

•

Sistem laser 4-beam dengan resolusi cetak true 1200dpi 21

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 22

Rp 424.800.000 Rp 415.700.000 Rp 377.700.000 Rp 384.800.000

•

Safety Airbag yang superior

•

Sistem kunci mobil pintar

•

Fitur sistem entertainment yang mutakhir

•

Dual VVT-i baru 22

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 23

Rp 3.799.999 Rp 4.599.999 Rp 6.499.999 Rp 5.399.999

•

Outlook, Publisher, Access, Word, Excel, PowerPoint, OneNote dan akses untuk 1 PC

•

Penyimpanan berkas dalam cloud dengan OneDrive

•

Lihat, bagi dan sunting dokumen Anda dengan internet. 23

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

100

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

â&#x2013;ş SESI 4 - SUMBER RESIKO Slide 1

Sesi 4

Sumber Risiko

Proyek Modernisasi Pengadaan

101

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 2

Tujuan Di akhir sesi ini, Anda dapat: • Mengenali berbagai tipe risiko yang dihadapi saat membuat estimasi biaya. • Menjelaskan pentingnya persyaratan yang sesuai untuk membuat estimasi biaya yang akurat. • Menjelaskan pentingnya input data yang akurat ke dalam proses estimasi biaya dan bagaimana input data ini dapat memitigasi ketidakpastian. • Menjelaskan dengan singkat mengapa fase estimasi biaya merupakan salah satu fase yang paling berisiko dalam proses pengadaan. 2

102

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 3

Apa saja faktor risiko yang berkaitan dengan penyusunan estimasi biaya?

103

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 4

Ketidakpastian: faktor risiko dalam estimasi biaya â&#x20AC;˘ Banyak elemen yang terkandung dalam estimasi biaya dan ketidakpastian merupakan risiko terpenting. â&#x20AC;˘ Estimasi biaya adalah sebuah proyeksi atau rencana yang diterjemahkan ke dalam sebuah nilai biaya dengan memasukkan biaya-biaya unit ke dalam jumlah yang telah diidentifikasi dalam rencana. â&#x20AC;˘ Estimasi biaya yang sebenarnya adalah sebuah perkiraan yang akan digunakan di seluruh proses pengadaan. Dengan adanya faktor ketidakpastian, estimasi biaya dianggap lebih mudah disesuaikan dengan teknik analisis risiko.

104

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 5

Ketidakpastian yang terkait dengan ketersediaan informasi â&#x20AC;˘ Faktor ketidakpastian dalam estimasi biaya akan semakin besar apabila informasi tersedia dalam jumlah yang terkecil dan dengan kualitas yang terburuk.

Kualitas

â&#x20AC;˘ Semakin membaiknya informasi yaitu ketika jumlah informasi semakin banyak dan kualitas informasi semakin bagus, faktor ketidakpastian akan mengecil.

Informasi

Ketidakpastian

Waktu

105

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 6

Bagaimana mengurangi ketidakpastian Ingat I-N-K Increase Information (Tingkatkan Informasi) â&#x20AC;&#x201C; Semakin banyak informasi yang dikumpulkan, semakin banyak yang bisa dianalisis untuk melihat mana yang cocok. No Negligence (Jangan Lalai) â&#x20AC;&#x201C; Teliti dengan detail dan informasi adalah hal yang terpenting.

Know the Requirements (Pahami Persyaratan) â&#x20AC;&#x201C; Jika informasi dikumpulkan tanpa mengikuti persyaratan, informasi tersebut dapat mengurangi validasi informasi yang lain. 6

106

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 7

Apa kaitan persyaratan dengan estimasi biaya?

107

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 8

Persyaratan dan estimasi biaya â&#x20AC;˘ Input yang paling pertama dan paling penting masuk dalam estimasi biaya adalah persyaratan kontrak. Persyaratan kontrak adalah dasar untuk semua dokumen lain yang dibuat setelahnya karena persyaratan ini menggambarkan jasa, barang atau pekerjaan yang sebenarnya. â&#x20AC;˘ Estimasi biaya didasarkan pada persyaratan sebagai sumber data yang mempunyai kewenangan hukum.

â&#x20AC;˘ Bila persyaratan telah dipahami, harga-harga yang berkaitan dapat diperkirakan.

108

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 9

Masukan yang tidak sesuai dengan persyaratan dan estimasi biaya • Sering kali, ahli teknis dan pimpinan proyek memberikan masukan yang tidak sesuai dengan persyaratan dan estimasi biaya. • Sebagai pengelola pengadaan, Anda: − Tidak boleh mempunyai bias

− Harus memverifikasi dan memvalidasi masukan tersebut − Memberikan estimasi biaya yang independen menurut penilaian Anda sendiri.

109

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 10

Waktu: risiko lain yang terkait dengan estimasi biaya Risiko: Terbatasnya waktu untuk menyelesaikan estimasi biaya atau hilangnya informasi.

Mitigasi: Buat templat estimasi biaya yang terintegrasi yang memudahkan Anda untuk memasukkan informasi dan membuat perhitungan biaya total untuk sebuah proyek. Pendekatan: Buat templat untuk: Barang, Pekerjaan dan Jasa yang dapat mudah dimanipulasi bila ada data baru dan juga dapat mengidentifikasi data yang hilang.

110

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 11

Bagaimana menentukan validitas informasi yang ada dalam estimasi biaya?

111

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 12

Validitas data Ketika membuat perkiraan data, ada banyak faktor yang tidak terkait atau data yang tidak valid yang bila Anda tidak hati-hati dapat mengurangi keakuratan estimasi Anda. Tiga C berikut ini dapat membantu: • Conduct – Lakukan pengkajian secara menyeluruh terhadap data yang tersedia. • Consult - Konsultasikan dengan rekan sesama pengelola pengadaan. • Cost Realism:– Biaya yang Realistis: Pastikan biaya yang Anda miliki realistis dan merefleksikan biaya sebenarnya dari barang/jasa tersebut. 12

112

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 13

Perubahan ekonomi Ada beberapa faktor di luar kontrol pengelola pengadaan, tetapi Anda tetap harus memperhitungkannya. Perubahan Ekonomi â&#x20AC;˘ Inflasi adalah komponen kunci estimasi biaya. Perubahan ekonomi sebuah negara dapat mengubah perhitungan di dalam estimasi biaya. â&#x20AC;˘ Perubahan terhadap kebijakan fiskal dapat memberikan efek yang serupa. 13

113

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 14

Siapa atau apa yang dapat memengaruhi estimasi biaya?

114

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 15

Faktor pengaruh eksternal Ingat â&#x20AC;&#x201C; estimasi biaya adalah salah satu bagian yang penting dari pengadaan. Oleh karena itu, banyak pihak yang ingin memengaruhi estimasi biaya. Dua faktor utama yang berpengaruh adalah: Manusia: Faktor yang berpengaruh dapat berasal dari dalam dan luar ULP termasuk individu yang akan mencoba memengaruhi keputusan Anda.

Lingkungan: Lingkungan dapat berpengaruh dengan memberikan informasi yang salah kepada penyedia barang/jasa dan mereka mempublikasikan informasi yang salah tersebut untuk membuat estimasi biaya atas dasar harga yang tidak akurat. 15

115

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 16

Apa yang dapat dilakukan oleh pengelola pengadaan untuk memitigasi dan mengelola risiko yang terkait dengan estimasi biaya?

116

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 17

Mitigasi risiko secara keseluruhan Ada tiga cara kunci untuk mengendalikan risiko terhadap estimasi biaya dengan efektif: â&#x20AC;˘ Penilaian Risiko â&#x20AC;˘ Pengelolaan Risiko â&#x20AC;˘ Komunikasi Risiko

Penilaian Risiko

Pengelolaan Risiko

Komunikasi Risiko

117

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 18

Mitigasi risiko secara keseluruhan â&#x20AC;˘ Penilaian Risiko - adalah identifikasi karakteristik secara sistematis dan ilmiah terhadap dampak negatif yang mungin timbul dari penggunaan bahan berbahaya, proses, tindakan atau peristiwa yang berlangsung. â&#x20AC;˘ Pengelolaan Risiko â&#x20AC;&#x201C; adalah proses mengidentifikasi, mengevaluasi, memilih, mengimplementasikan dan memantau tindakan yang diambil untuk mengubah tingkat risiko dengan memperhitungkan faktor ketidakpastian yang terkait.

â&#x20AC;˘ Komunikasi Risiko â&#x20AC;&#x201C; adalah proses berbicara dan mendengarkan, bertanya dan menjawab, serta mengklarifikasikan, berkoordinasi dan memahami siapa, apa, di mana, kapan dan bagaimana atas risiko dan apa yang sedang dilakukan dan dapat dilakukan atas risiko-risiko tersebut. 18

118

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 19

Poin-Poin Penting Banyaknya input untuk estimasi biaya menyebabkan banyaknya risiko yang memengaruhinya.

Ketidakpastian adalah salah satu risiko terpenting yang harus dihilangkan oleh pengelola pengadaan. Selain risiko, ada juga faktor seperti inflasi yang dapat memengaruhi pengadaan. Meskipun tidak dapat dihilangkan, tantangan ini perlu dikendalikan. Risiko keseluruhan dapat dikendalikan dengan menggunakan tiga metode: Penilaian Risiko, Pengendalian Risiko dan Komunikasi Risiko.

119

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 20

Terima Kasih! Ada yang ingin bertanya?

120

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 21

Kegiatan Interaktif No. 2-4-1 Bisnis yang Berisiko

Lihat Buku Kegiatan di Bagian Belakang Buku Pedoman Anda _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

121

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 22

Unit Layanan Pengadaan di Mamuju sedang menyiapkan pengadaan dalam skala besar untuk pembangunan Pembangkit Tenaga Listrik baru. Pengadaan ini adalah yang terbesar yang pernah dilaksanakan oleh ULP ini dan estimasi biaya yang akurat dan realistis berperan penting karena anggaran mereka terbatas. Karena besarnya skala dari pengadaan ini, Walikota dan industri kelistrikan memberikan tekanan yang besar bagi ULP dan pengelola pengadaan. ULP setiap hari menerima telepon dari berbagai perusahaan yang menawarkan jasa mereka untuk memberikan data harga untuk membantu pengadaan. Hanya gunakan informasi berasal dari yang pemerintah yang datang dari tenaga ahli teknis konstruksi jembatan dan yang direkomendasikan atasan Anda

Info ini dari bos Anda jadi pasti disetujui.

estimasi biaya disetujui

Peninjauan dan Permohonan

estimasi biaya hanya mempunyai 1 masukan. Oleh karena itu, ada kenaikan biaya â&#x20AC;&#x201C; Proyek gagal.

Gunakan informasi yang berasal dari penyedia sebagai faktor utama untuk estimasi Anda

Penelitian Pasar terlalu sulit untuk dilaksanakan

Sumber Tunggal digunakan

Tambah info lain

Gunakan informasi dari tenaga ahli dan gunakan waktu tambahan untuk mencari data pasar. Hal ini akan memberikan Anda kerja tambahan

Hanya gunakan info yang berasal dari industri

Industri memberikan info yang tidak akurat agar mereka menang dan hasilnya mendapat protes â&#x20AC;&#x201C; Proyek macet dan keluar biaya.

Pertimbangkan masukan dari berbagai sumber

Permohonan Terlalu sulit untuk diajukan sekarang

Cari masukan tambahan

Semua info dipertimbangkan dan diukur bobotnya dengan adil. Pengadaan yang kompetitif terlaksana â&#x20AC;&#x201C; Proyek sukses.

122

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

â&#x2013;şHARI-2 MERANGKUM KEGIATAN

Kegiatan Interaktif No. 2-0-2 Uji Pengetahuan Interaktif

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda

123

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

124

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

â&#x2013;şMEMAPARKAN YANG DIPELAJARI HARI KE-2

Kegiatan Interaktif No. 3-0-1 Permainan Mengingat

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda

125

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Contract Management

The control of one or more documents to ensure proper oversight and avoid errors or duplication of work

This cost estimate method uses historical cost data and statistical techniques to predict future costs

Well-defined and well-understood

The contracts requirement must be ___________.

___________ is a key component of the cost estimate, but if a country’s economy changes it can change the calculation within the estimate.

…the contract requirements.

Document Management

Project/program managers Procurement professionals Leadership

The principles of fairness, competition and transparency are violated if _________________.

Three reasons to maintain cost estimate documentation

…the available information is of the smallest quantity and lowest quality.

Cost estimating is a projection or plan that is translated into a cost value by _____________

The uncertainty inherent in a cost estimate is greatest when ________.

The management of one or more complete contracts to ensure compliance

Inflation

The first and most critical input into the cost estimate is _____.

Records Management

The management of sources of data that can be both active and expired, but must still be maintained

Parametric Method

14 18 22

12 16

IGCE, Continuity of Documents and Market Research

… vendors obtain access to the cost estimation

…applying unit costs to the quantities identified in the plan

The primary users of a work breakdown structure

126

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

â&#x2013;º SESI 5 - MENDOKUMENTASIKAN ESTIMASI BIAYA DAN STRUKTUR RINCIAN KERJA Slide 1

Sesi 5

Mendokumentasikan Estimasi Biaya dan Struktur Rincian Kerja

Proyek Modernisasi Pengadaan

127

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 2

Tujuan Di akhir sesi ini Anda akan dapat: • Memahami berbagai alat yang dapat digunakan untuk menyusun estimasi biaya dan bagaimana mendokumentasikannya • Menyusun estimasi biaya dengan menggunakan berbagai alat • Menyusun Struktur Rincian Kerja/SRK (Work Breakdown Structure) yang efektif • Menggunakan SRK dan menjelaskan bagaimana hubungannya dengan estimasi biaya

128

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 3

Mengapa penting untuk menyimpan dengan benar dokumentasi estimasi biaya?

129

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 4

Pengelolaan kontrak/dokumen/arsip • Pengelolaan kontrak – Pengelolaan setiap kontrak yang sudah ditandatangani untuk memastikan kepatuhan terhadap kontrak tersebut • Pengelolaan dokumen – Pengelolaan semua dokumen untuk memastikan pengawasan dilakukan dengan baik dan untuk menghindari kesalahan atau pengulangan kegiatan yang sudah dikerjakan dalam proses pengadaan • Pengelolaan arsip – Pengelolaan sumber data baik yang masih digunakan (arsip aktif) maupun arsip yang telah habis retensinya, tetapi tetap harus disimpan Dari modul-modul sebelumnya, ingatlah bagaimana pentingnya dokumentasi dan administrasi yang benar 4

130

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 5

Menjaga dokumen estimasi biaya â&#x20AC;˘ Estimasi biaya merupakan salah satu dokumen yang paling sensitif dalam kontrak sehingga harus dijaga dengan baik â&#x20AC;˘ Karena sifatnya yang sensitif, dokumen estimasi biaya rentan terhadap audit internal dan protes terhadap kontrak â&#x20AC;˘ Yang terpenting adalah hal ini dapat menyebabkan dana pemerintah terbuang sia-sia

Catatan : Dokumen estimasi biaya harus dijaga Jangan dibiarkan terbukaâ&#x20AC;&#x201C; Jangan dibawa pulang 5

131

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 6

Sebutkan contoh-contoh informasi/dokumen tentang estimasi biaya yang harus disimpan?

132

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 7

Apa yang harus Anda simpan dalam berkas kegiatan pengadaan? Dokumen Final Estimasi Biaya / IGCE (Independent Government Cost Estimate) Menyimpan dokumen dalam bentuk softcopy dan hardcopy di pusat data yang mudah diakses

Riset Pasar: Menyimpan semua data dan sumber-sumber riset yang digunakan sebagai dasar penyusunan estimasi biaya

dan mengapa? â&#x20AC;˘ Demi kesinambungan dokumen. Orang boleh pergi, namun berkas tetap pada tempatnya. Siapa yang akan tahu apa yang terjadi di masa lalu apabila tidak ada dokumentasi? â&#x20AC;˘ Peraturan mewajibkan dilakukannya dokumentasi 7

133

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 8

Hardcopy vs Softcopy Hardcopy

Softcopy • Mudah untuk dibagikan dan mudah untuk ditelusuri

• Diwajibkan oleh peraturan • Jenis Dokumen yang harus diperbarui terlebih dahulu jika ada perubahan

• Salah satu aspek dalam pengelolaan arsip • Memudahkan untuk menambah informasi (mis. jadwal, pembayaran, dsb.)

• Lebih mudah diamankan

• Setiap dokumen disimpan secara terpisah

• Informasi yang terpisah dapat dilihat secara keseluruhan

• Digunakan untuk menyimpan setiap dokumen yang berkaitan dengan keseluruhan proses pengadaan

134

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 9

Alat apa saja yang pernah Anda gunakan untuk menyusun estimasi biaya?

135

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 10

Berbagai alat untuk menyusun estimasi biaya Setiap estimasi biaya memiliki fitur-fitur fungsional terlepas dari bagaimana cara penyusunannya: •

Berfokus pada Data – Kuncinya adalah data yang akurat

•

Keterkaitan – Model estimasi biaya yang sepenuhnya fungsional akan memperbarui harga final berdasarkan data yang baru

•

Kesinambungan – Perkiraan harus dibuat dalam format yang dapat dipahami oleh setiap orang Berbagai Alat Excel

Perangkat lunak khusus

Hardcopy

136

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 11

Contoh estimasi biaya yang efektif IT Security Labor Category SECURITY ANALYST ANALYST C&A ANALYST ENGINEER-LV4 SME III COMP ENGINEER IT ANALYST SR. ADMIN EXPERT II SECURITY EXPERT

# FTE 3 2 1 1 2 1 3 1 4 1 Total: 19

# Labor Hours Basis of Estimate Low Rate $ 5,760 Low - Org Hist.; High - WA of Hist. and Other Contracts 105.00 3,840 Low - Org Hist.; High - WA of Hist. and Other Contracts 115.00 1,920 Low - Org Hist.; High - WA of Hist. and Other Contracts 192.00 1,920 Low - Org Hist.; High - WA of Hist. and Other Contracts 99.00 3,840 Low - Org Hist.; High - WA of Hist. and Other Contracts 56.00 1,920 Low - Org Hist.; High - WA of Hist. and Other Contracts 94.00 5,760 Low - Org Hist.; High - WA of Hist. and Other Contracts 78.00 1,920 Low - Org Hist.; High - WA of Hist. and Other Contracts 55.00 7,680 Low - Org Hist.; High - WA of Hist. and Other Contracts 88.00 1,920 Low - Org Hist.; High - WA of Hist. and Other Contracts 87.00 36,480 Total:

$ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $

Low Amt High Rate $ High Amt 604,800 131.25 $ 756,000 441,600 143.75 $ 552,000 368,640 240.00 $ 460,800 190,080 123.75 $ 237,600 215,040 70.00 $ 268,800 180,480 117.50 $ 225,600 449,280 97.50 $ 561,600 105,600 68.75 $ 132,000 675,840 110.00 $ 844,800 167,040 108.75 $ 208,800 3,398,400 $ 4,248,000

137

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 12

Contoh estimasi biaya yang efektif Setelah melihat angka-angka estimasi biaya, Anda juga harus ingat bahwa estimasi biaya … • Digunakan untuk menggambarkan komponen harga: − Tujuan penyusunan estimasi biaya − Latar belakang program dan deskripsi sistem − Jadwal − Lingkup estimasi biaya (dari segi waktu dan apa yang termasuk dan tidak termasuk) − Aturan dasar dan asumsi-asumsi − Sumber data − Metodologi dan landasan penyusunan estimasi − Kesimpulan tentang apakah estimasi biaya yang disusun masuk akal 12

138

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 13

Bagaimana kebutuhan yang tertulis dapat ditelusuri dalam format yang mungkin digunakan dalam estimasi biaya?

139

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 14

SRK Pendekatan yang biasanya

digunakan adalah SRK â&#x20AC;˘ S = Struktur â&#x20AC;˘ R = Rincian â&#x20AC;˘ K = Kerja Dengan kata lain, SRK adalah pengelompokan terarah untuk unsur-unsur proyek yang menyusun dan mendefinisikan lingkup suatu pengadaan. Setiap tingkatan yang lebih rendah merupakan rincian tambahan. SRK diikuti hingga setiap unsur ditetapkan dalam paket pekerjaan yang sesuai guna meraih hasil pengadaan. 14

140

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 15

Siapa saja yang menggunakan SRK? • Struktur Rincian Kerja digunakan oleh berbagai pemangku kepentingan unuk menelusuri dan mengelola proyek secara efektif. Pengguna utamanya adalah – Manajer Proyek/Program – Pengawas

– Pengelola pengadaan – Pimpinan/Leadership

• Peran pemangku kepentingan akan menetapkan tingkat dan lingkup akses terhadap sistem mereka

141

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 16

Kompleksitas dan perincian SRK • Perincian tingkat tinggi : – Memungkinkan tampilan yang mudah dilihat tentang siapa yang bertanggung jawab di bidang apa dalam proyek

• Tampilan bermatriks – Tampilan ini menunjukkan hubungan antar bagian dan penetapan tanggung jawab berdasarkan peran dan tugas

142

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 17

Kompleksitas dan perincian SRK

143

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 18

Kompleksitas dan perincian SRK

144

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 19

Kompleksitas dan perincian SRK (lanjutan) • Bentuk dokumentasi – Tampilan SRK yang bersifat “top-down” sebenarnya disusun berdasarkan pertimbangan yang seksama dari bentuk dokumentasi yang menampilkan representasi grafis – Tampilan ini menggunakan tingkat indentasi numerik untuk setiap tugas dalam SRK untuk menunjukkan ketergantungannya

145

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 20

Poin-poin penting Dokumentasi yang benar dan pengelolaan arsip estimasi biaya sangat penting demi menjunjung integritas dan etika

Semua estimasi biaya harus/harus memiliki: Data Driven, Keterkaitan dan Kesinambungan Beragam alat untuk menyusun estimasi biaya termasuk: excel, perangkat lunak khusus (yang lebih maju) atau bahkan kalkulator biasa serta dokumen Struktur rincian kerja membantu menetapkan tanggung jawab pengelola pengadaan dan estimasi biaya serta memastikan visibilitas terhadap proyek

146

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 21

Terima kasih Ada pertanyaan?

147

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 22

Kegiatan Interaktif No. 3-5-1 Menyusun Estimasi Biaya

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda l _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

148

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 23

Kegiatan Interaktif No. 3-5-2 Break It Down (Memberi Tanggung Jawab)

149

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Slide 24

Pemangku kepentingan utama Pemangku kepentingan dalam pengadaan barang/jasa pemerintah meliputi namun tidak terbatas pada: Instansi Pengadaan

Penyedia barang/jasa

Pengguna

Bagian Keuangan

Pengguna Anggaran

Ahli Teknis

Pengelola pengadaan

Auditor

Masyarakat Umum

Manajer Program

Pegawai

Asosiasi Profesi

Badan Regulasi Pemerintah

Kelompok Industri dan Perdagangan

Pemerintah

Serikat Pekerja

150

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

â&#x2013;şHARI-3 MERANGKUM KEGIATAN

Kegiatan Interaktif No. 3-0-2 Iklan TV (Kajian terhadap Modul 8)

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda

151

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

152

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

► KEGIATAN HARI PERTAMA

Kegiatan No. 1-0-1 Hari 1 | Sesi 0 | Kegiatan 1

Ice Breaker : Terdampar Tujuan : Agar peserta dapat saling mengenal satu sama lain melalui sebuah kegiatan ice breaker. Petunjuk untuk Peserta: 1. Kerjakan kegiatan ini secara berkelompok. Pikirkan dan jawablah pertanyaan/poin-poin berikut ini di dalam kelompok Anda:  Jika Anda terdampar dalam sebuah pulau, sebutkan tujuh item yang Anda harap Anda miliki  Perhatikan bahwa yang diminta adalah tujuh item per kelompok, bukan per orang  Pastikan kelompok Anda memberikan alasan untuk setiap item yang dipilih

153

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Kegiatan No. 1-1-1 Hari 1 | Sesi 1 | Kegiatan 1

Curah Pendapat Tujuan : Agar peserta mampu memikirkan bagaimana mereka menggunakan estimasi biaya di masa lalu dan menyebutkan jenis dokumen yang mereka ketahui secara spesifik. Petunjuk untuk Peserta: 1. Jawablah pertanyaan berikut:  Bagaimana Anda menggunakan estimasi biaya berdasarkan pengalaman Anda di masa lalu?  Apa sumber data yang Anda gunakan untuk menyusun estimasi biaya? 2. Tulislah contoh data yang Anda gunakan dan dari mana data tersebut dikumpulkan untuk penyusunan estimasi biaya.  Apa manfaat penggunaan estimasi biaya, termasuk estimasi biaya yang sangat sederhana sekalipun?  Apa manfaat yang Anda dapatkan dari penggunaan estimasi biaya berdasarkan pengalaman Anda di masa lalu atau manfaat bagi Anda untuk di masa yang akan datang?

154

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Kegiatan No. 1-1-2 Hari 1 | Sesi 1 | Kegiatan 2

Menelaah Estimasi Biaya Tujuan : Agar peserta dapat mempelajari tentang estimasi biaya dan memahami fungsi estimasi biaya. Petunjuk untuk Peserta: 1. Fasilitator akan menampilkan estimasi biaya (ada di slide selanjutnya) di layar dan mendiskusikan berbagai komponen dalam estimasi biaya 2. Fasilitator akan mengubah variabel dalam estimasi biaya; perhatikan dengan seksama, bagaimana perubahan variabel tersebut berpengaruh pada model biaya. Berikan penjelasan.

155

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Kegiatan No. 1-2-1 Hari 1 | Sesi 2 | Kegiatan 1

â&#x20AC;&#x2DC;Potongan kueâ&#x20AC;&#x2122; Tujuan : Agar peserta memahami keterkaitan berbagai komponen biaya dengan keseluruhan biaya dalam penyusunan estimasi biaya. Petunjuk untuk Peserta: 1. Buatlah diagram lingkaran (menyerupai kue) yang dibagi menjadi beberapa potongan dengan persentase per potongan: : 60%, 20% 10%, 5%, dan 5% 2. Gunakan kategori berikut ini dan cocokkan kategori tersebut dengan masing-masing potongan dari diagram lingkaran tersebut untuk pengadaan jasa Tenaga Kerja Biaya Overhead Biaya Lainnya Perjalanan Perlengkapan

156

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Kegiatan No. 1-2-2 Hari 1 | Sesi 2 | Kegiatan 2

Uji Integritas dan Etika (Probity) Tujuan : Memahami pentingnya menjunjung integritas dan etika (probity) dalam proses penyusunan estimasi biaya. Petunjuk untuk Peserta: 1. Bacalah skenario berikut ini: ď&#x201A;§ Anda sedang menyusun estimasi biaya untuk kendaraan bermotor baru ketika atasan Anda meminta Anda untuk menghadap di kantornya. Atasan Anda memberitahukan bahwa ia khawatir dengan estimasi biaya yang Anda susun. Anda menjelaskan bahwa Anda telah menggunakan data historis tentang kontrak yang pernah digunakan di masa lalu dan riset pasar untuk menyusun estimasi harga yang wajar untuk mobil 4x4. Atasan Anda kemudian menunjukkan kontrak yang pernah ia gunakan di masa lalu untuk pembelian mobil Toyota 4x4 dan pamflet dari dealer mobil setempat. Ia bersikeras bahwa informasi yang ia berikan lebih akurat karena telah terbukti di masa lalu dan ada daftar harganya. Ia juga memberitahu Anda bahwa ia dapat membeli mobil Toyota dengan model tersebut dengan harga yang lebih rendah dari estimasi harga yang Anda susun. 2. Jawablah pertanyaan berikut ini: ď&#x201A;§ Karena Anda telah melakukan proses uji tuntas (due diligence) dalam menyusun estimasi harga dan Anda mengetahui bahwa estimasi harga Anda paling realistis untuk digunakan setelah penawaran diterima, apa yang sebaiknya Anda sampaikan kepada atasan Anda?

157

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Kegiatan No. 1-0-2 Hari 1 | Sesi 0 | Kegiatan 2

Keliling Dunia Tujuan : 1. Mengetahui pemahaman peserta terhadap materi yang diberikan pada hari pertama 2. Mengingat informasi yang telah dibahas pada sesi 1,2 dengan cara yang menyenangkan Petunjuk untuk Peserta: 1. Bersama seluruh peserta lainnya, Anda akan mendapat kesempatan untuk menantang sesama peserta tentang pemahaman terhadap materi pelatihan yang diperoleh pada hari pertama 2. Dua orang peserta yang duduk paling dekat dengan fasilitator akan mendapat giliran pertama. Keduanya akan berdiri dan bersiap untuk menjawab pertanyaan yang akan diajukan oleh fasilitator. Salah satu dari mereka yang menjawab pertanyaan dengan benar sekarang akan „pergi‟ ke peserta yang duduk di sebelahnya. Peserta lainnya yang tidak menjawab duduk kembali. 3. Peserta yang menjawab pertanyaan dengan benar sekarang akan menantang peserta yang duduk di sebelahnya. Pasangan peserta yang akan menjawab pertanyaan harus tetap berdiri. Peserta yang tidak menjawab pertanyaan duduk kembali, sedangkan peserta yang menjawab pertanyaan melanjutkan permainan dengan menantang peserta di sebelahnya 4. Tujuan permainan ini adalah “berkeliling dunia” dan kembali ke tempat duduk asal Anda 5. Peserta pertama yang berhasil melakukannya akan memenangkan permainan ini, atau jika waktunya habis – peserta yang telah “bepergian” paling jauh (atau paling banyak menjawab pertanyaan dengan benar) menang

158

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

► KEGIATAN HARI KEDUA

Kegiatan No. 2-0-1 Hari 2| Sesi 0| Kegiatan 1

Menulis Cerita (Tinjauan Materi Hari Pertama ) Tujuan : Agar peserta dapat meninjau kembali apa yang telah dipelajari pada sesi 1 dan 2 melalui suatu kegiatan yang menantang. Petunjuk untuk Peserta: 1. Berikan dua lembar kertas kepada masing-masing kelompok. Satu lembar berupa kertas kosong, dan selembar yang lainnya tertulis kata-kata atau frasa-frasa sebagai berikut:  Menjunjung Integritas dan Etika (Probity)  Estimasi Biaya  Metode estimasi  Harga di masa lalu  Anggaran tahunan  Negosiasi  Evaluasi 2. Mintalah masing-masing kelompok untuk menulis sebuah cerita di lembar kertas yang kosong 3. Satu anggota kelompok harus menulis 1-3 kalimat untuk memulai cerita. Setelah selesai, peserta tersebut memberikannya kepada seorang peserta lain dalam kelompoknya. 4. Orang yang menerima kertas tersebut harus menulis 1-3 kalimat untuk melanjutkan ceritanya. Setiap orang diberikan waktu 1 menit untuk menuliskan 1-3 kalimat. 5. Ingatkan peserta untuk sebanyak mungkin menggunakan kata-kata yang tertulis di kertas yang satunya lagi (minimal 5 kata) 6. Kalau waktu sudah habis, setiap kelompok harus membacakan ceritanya kepada seluruh peserta lainnya. Jumlah cerita sebanyak jumlah kelompok yang ada. 1. Orang yang memegang bola akan melemparkannya kepada seseorang dari kelompok lain. Orang yang melemparkan bola harus mengajukan satu pertanyaan yang telah disiapkan kepada orang yang menerima bola. 5. Teruskan pola permainan ini (Melempar bola, mengajukan pertanyaan....) sampai semua orang mendapat giliran menjawab pertanyaan atau sampai waktu habis. Pastikan Anda tidak melemparkan bola kepada orang yang sudah mendapat giliran. 6. Jika Anda tidak setuju dengan jawaban yang diberikan, angkat tangan untuk memberikan pendapat Anda. 7. Jika Anda tidak setuju dengan jawaban yang diberikan, angkat tangan untuk memberikan pendapat Anda.

159

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Kegiatan No. 2-3-1 Hari 2| Sesi 3| Kegiatan 1

Faktor estimasi biaya Tujuan : Agar peserta memahami apa yang dibutuhkan untuk menyusun estimasi biaya secara sederhana. Petunjuk untuk Peserta: 1. Bacalah studi kasus di bawah. Studi Kasus Anda diminta untuk menentukan sebuah estimasi biaya untuk pengadaan bangunan gedung pemerintah baru untuk Kementerian Luar Negeri. Bangunan ini harus dapat mengakomodasi 150 pegawai dan juga aman dari bahaya banjir yang mungkin terjadi karena bangunan ini akan dibangun di tepi laut. Bangunan juga harus menjamin keamanan orang yang ada di dalamnya dan memiliki sistem yang memungkinkan penjaga bangunan untuk memonitor bangunan 24 jam sehari 7 hari seminggu. Sebagai tambahan, karena bangunan ini merupakan bangunan yang penting bagi pemerintah, bangunan ini harus terlihat indah dengan tanaman dan landskap yang dapat mencerminkan indahnya Indonesia. Karena dekat dengan laut, bangunan harus dapat diakses dengan mobil dan kapal karena menteri yang baru melihat bahwa akan lebih mudah untuk melakukan kunjungan ke negara tetangga melalui air dengan kapal barunya. Anda akan mengadakan pertemuan singkat dengan tim teknis yang telah ditugaskan untuk membangun bangunan ini dan mereka membutuhkan keahlian Anda untuk memulai konstruksi bangunan. 2. Jawablah pertanyaan berikut setelah membaca studi kasus: ď&#x201A;§ Faktor apa yang Anda pertimbangkan dalam membuat estimasi biaya untuk bangunan ini? ď&#x201A;§ Apa yang menjadi halangan/tantangan ketika menentukan harga bangunan ini?

160

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Kegiatan No. 2-3-2 Hari 2| Sesi 3| Kegiatan 2

Tebak Harga Tujuan : Agar peserta mampu menerapkan hal yang mereka pelajari tentang mengestimasi harga berdasarkan faktor â&#x20AC;&#x201C; faktor estimasi biaya tertentu Petunjuk untuk Peserta: 1. Gunakan faktor estimasi biaya Anda untuk memperkirakan harga barang-barang dan menuliskan harga-harga tersebut di flip chart Anda 2. Anda akan ditunjukkan gambar satu barang dengan 2 -3 pilihan harga 3. Anda akan diberikan informasi mengenai faktor-faktor yang relevan untuk mendapatkan perkiraan harga yang tepat. Grup pertama yang memberikan jawaban yang benar mendapatkan hadiah

161

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Kegiatan No. 2-4-1 Hari 2 | Sesi 4 | Kegiatan 1

Bisnis yang Berisiko Tujuan: Mengajak peserta untuk berperan sebagai kepala penyusun estimasi biaya dan menggunakan penilaian dan keahlian mereka untuk menentukan jumlah risiko yang tepat yang perlu mereka ambil untuk mendapatkan estimasi biaya yang paling akurat. Petunjuk untuk Peserta: Petunjuk: 1. Meja Anda akan dilengkapi dengan peta keputusan yang menunjukkan alur yang berbeda yang dapat Anda ambil 2. Pilih satu alur untuk setiap poin keputusan 3. Lengkapi poin keputusan dan lihat nomor keputusan akhir mana Anda berakhir Latar Belakang: Unit Layanan Pengadaan (ULP) di Mamuju sedang menyiapkan pengadaan dalam skala besar untuk pembangunan Pembangkit Tenaga Listrik baru. Pengadaan ini adalah yang terbesar yang pernah dilaksanakan oleh ULP ini dan estimasi biaya yang akurat dan realistis berperan penting karena anggaran mereka terbatas. Karena besarnya skala dari pengadaan ini, Walikota dan industri kelistrikan memberikan tekanan yang besar bagi ULP dan pengelola pengadaan. ULP setiap hari menerima telepon dari berbagai perusahaan yang menawarkan jasa mereka untuk memberikan data harga untuk membantu pengadaan.

162

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Kegiatan No. 2-0-2 Hari 2| Sesi 0| Kegiatan 2

Uji Pengetahuan Interaktif Tujuan : Untuk mengingat kembali apa yang telah dipelajari dalam sesi ini. Petunjuk untuk Peserta: 1. Fasilitator akan mengajukan beberapa pertanyaan 2. Angkat tangan Anda jika Anda mengetahui jawabannya

163

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

164

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

â&#x2013;şKEGIATAN HARI KETIGA

Kegiatan No. 3-0-1 Hari 3| Sesi 0| Kegiatan 1

Permainan Mengingat â&#x20AC;&#x201C; Meninjau apa yang telah dipelajari di Hari Kedua Tujuan : Untuk menguji pengetahuan peserta melalui permainan yang menantang. Petunjuk untuk Peserta: Catatan: Anda tidak diperbolehkan untuk mencatat dan harus mengandalkan daya ingat Anda saja. Anda diharapkan untuk jujur. 1. Fasilitator akan meminta Anda untuk mengambil satu nomor dari kantong/kotak (Nomor 1 â&#x20AC;&#x201C; 5) 2. Kelompok yang mendapat nomor 1 akan mendapat giliran pertama, yang memilih nomor 2 akan mendapat giliran kedua dan demikian seterusnya 3. Pada layar akan ditampilkan 24 kartu (6 baris dan 4 kolom) 4. Dua belas kartu berisi pertanyaan dan dua belas kartu lainnya berisi jawaban. 5. Anggota kelompok yang mendapat giliran pertama akan memilih dua kartu dan membacakannya (misalnya 3 dan 18). Jika kartu yang dipilih cocok, kelompoknya akan mendapat nilai. Jika tidak cocok, kelompok 2 akan memilih dua kartu dan demikian seterusnya. 6. Setiap kelompok akan mendapat nilai apabila dapat mencocokkan kartu berisi pertanyaan dengan jawabannya. Setiap kelompok dapat memilih pasangan kartu lagi hingga dua kali (apabila kelompok tersebut dapat memilih pasangan kartu yang cocok â&#x20AC;&#x201C; namun tidak lebih dari dua kali). 7. Kelompok yang paling banyak memilih pasangan kartu yang cocok memenangkan permainan ini

165

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Kegiatan No. 3-5-1 Hari 3| Sesi 5| Kegiatan 1

Menyusun Estimasi Biaya Tujuan : Agar peserta menyusun estimasi biaya. Petunjuk untuk Peserta: 1. Setiap kelompok akan memiliki kesempatan untuk menyusun model estimasi biaya dengan menggunakan excel 2. Anda akan diberikan skenario untuk membeli jasa konsultansi dan berbagai masukan dari riset pasar (misalanya upah tenaga kerja, inflasi, perkiraan jumlah pegawai purna waktu) 3. Gunakan informasi ini selain teknik penyusunan estimasi biaya guna mengembangkan model yang dapat dipertanggungjawabkan terhadap pemeriksaan yang dilakukan oleh fasilitator Skenario Anda diminta untuk melakukan pengadaan jasa konsultansi untuk proyek pekerjaan konstruksi di Pulau Jawa. ULP tempat Anda bekerja memerlukan pembangunan pusat pariwisata baru untuk menarik pengunjung ke pulau tersebut. Sayangnya, tenaga ahli teknis di bidang konstruksi dan pariwisata yang ada sedang dirawat di rumah sakit untuk beberapa bulan. Oleh sebab itu Anda harus melakukan pengadaan jasa konsultansi untuk mendukung proyek ini. Anda perlu mendapatkan konsultan yang ahli di bidang konstruksi dan pariwisata. Input Riset Pasar: Tarif Tenaga Kerja: ˗ Input dari Penyedia/Vendor: Rp 50.000 / jam ˗ Input dari Pemerintah: Rp 10.000 / jam ˗ Input dari Pasar: Rp 40.000 / jam Inflasi: ˗ Input dari ULP – 10% ˗ Input dari Pasar – 2% Jumlah Tenaga Kerja (FTE): ˗ Input dari Penyedia/Vendor: 200 orang ˗ Input dari Pemerintah : 50 orang ˗ IInput dari Pasar: 100 orang Laba dan Biaya lainnya: ˗ Input dari Penyedia/Vendor: 30% ˗ Input dari Pemerintah: 10% ˗ Input dari Pasar: 15%

166

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Kegiatan No. 3-5-2 Hari 3| Sesi 5| Kegiatan 2

Break It Down (Memberi Tanggung Jawab) Tujuan : Agar peserta menggunakan keterampilan berpikir kritis dalam menyusun SRK tingkat tinggi . Petunjuk untuk Peserta: 1. Sebuah diagram pemangku kepentingan akan diperlihatkan kepada Anda 2. Berikan tugas yang tepat untuk masing-masing pemangku kepentingan pada flip chart dengan menggunakan sticky notes 3. Diskusikan setiap perbedaan dalam kelompok Anda apabila ada 4. Bersiaplah untuk berbagi jawaban Anda dengan semua kelompok lainnya

167

Modul 8: Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya Diperlukan?

Kegiatan No. 3-0-2 Hari 3| Sesi 0| Kegiatan 2

Iklan TV Tujuan : Agar peserta menunjukkan pemahaman mereka tentang estimasi biaya melalui iklan Petunjuk untuk Peserta: 1. Bersama kelompok Anda, buatlah iklan televisi yang meyakinkan ULP untuk menggunakan harga perikiraan dan mengapa estimasi biaya sangat penting. Pastikan Anda merangkum semua poin-poin penting dari semua semua sesi dalam modul ini ketika Anda memperagakan iklan Anda kepada semua peserta.

168