Modul 10 Menyusun persyarat dan spesifikasi by Budi Iteem

Modul 10

Bagaimana Cara Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi Pelatihan Pengadaan - Tingkat Menengah

Proyek Modernisasi Pengadaan LKPP/MCA-I Pengembangan Sumber Daya Manusia

BUKU PEDOMAN PESERTA PELATIHAN

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Module 10: Bagaimana Cara Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi Pelatihan Pengadaanâ&#x20AC;&#x201D;Tingkat Menengah Proyek Modernisasi Pengadaan LKPP/MCA-I Buku Pedoman Peserta Pelatihan 2

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

DAFTAR ISI ► SELAMAT DATANG .......................................................................................................................................................................5 ► TUJUAN MODUL ............................................................................................................................................................................6 ► AGENDA PELATIHAN ...................................................................................................................................................................7 ► BIOGRAFI FASILITATOR ........................................................................................................................................................... 11 ► ATURAN PELATIHAN ................................................................................................................................................................. 13 ► PENGENALAN MODUL .............................................................................................................................................................. 15 ► SESI 1 - GAMBARAN UMUM PROSES PENGELOLAAN PERSYARATAN ............................................................................ 31 ► SESI 2 - PERSYARATAN DAN PROSES PENGADAAN .......................................................................................................... 49 ► HARI-1 MERANGKUM KEGIATAN ............................................................................................................................................ 69 ► MEMAPARKAN YANG DIPELAJARI HARI KE-1...................................................................................................................... 71 ► SESI 3 - PENDEFINISIAN PROYEK .......................................................................................................................................... 73 ► SESI 4 - ELISITASI PERSYARATAN ......................................................................................................................................... 87 ►HARI-2 MERANGKUM KEGIATAN ...........................................................................................................................................105 ►MEMAPARKAN YANG DIPELAJARI HARI KE-2.....................................................................................................................107 ► SESI 5 - ANALISIS PERSYARATAN DAN FORMALISASI PERSYARATAN.........................................................................109 ► SESI 6 – VERIFIKASI DAN PENGELOLAAN PERSYARATAN ..............................................................................................125 ►HARI-3 MERANGKUM KEGIATAN ...........................................................................................................................................137 ► KEGIATAN HARI PERTAMA ....................................................................................................................................................161 ► KEGIATAN HARI KEDUA .........................................................................................................................................................167 ► KEGIATAN HARI KETIGA .........................................................................................................................................................173

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

► SELAMAT DATANG Selamat datang di modul "Bagaimana Cara Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi". Terima kasih telah menghadiri pelatihan penting ini. Pengadaan barang/jasa pemerintah yang efisien dan efektif merupakan suatu fungsi sektor pemerintah yang strategis dan merupakan suatu komponen dasar dalam tata kelola yang baik. Seperti negara-negara lain, sistem pengadaan barang/jasa pemerintah yang saat ini diterapkan di Indonesia sangat rentan terhadap kecurangan, pemborosan, dan penyalahgunaan yang dapat mengakibatkan kebocoran dana yang signifikan dan penurunan kualitas barang, pekerjaan konstruksi, dan jasa. Proyek Modernisasi Pengadaan dirancang dengan tujuan untuk memberikan bantuan kepada Pemerintah Indonesia dalam melakukan penghematan pengeluaran pemerintah secara signifikan dengan tidak mengurangi - atau dengan meningkatkan - kualitas barang dan jasa yang diperoleh dari proses pengadaan. Proyek ini mencakup kegiatan-kegiatan untuk membangun jenjang karir bagi para pegawai negeri sipil bidang pengadaan, menciptakan peran dan struktur institusional yang memberikan kewenangan yang memadai bagi para pengelola pengadaan untuk mengimplementasikan praktik pengadaan yang baik, dan memperkuat pengendalian seperti audit pengadaan dan keuangan untuk memastikan adanya peningkatan kinerja institusional. Modul ini dibagi ke dalam sesi-sesi pelatihan yang diadakan selama tiga hari; namun, lama pelatihan per hari dan per sesi dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Modul ini diberikan berdasarkan prinsip-prinsip pembelajaran orang dewasa:  Pembelajaran bersifat mandiri  Pembelajaran sesuai dengan kebutuhan langsung dan sangat partisipatif  Pembelajaran dilakukan berdasarkan pengalaman (peserta pelatihan dan fasilitator saling belajar dari pengalaman satu sama lain)  Pelatihan mengalokasikan waktu untuk refleksi dan pemberian umpan balik yang bersifat korektif  Suasana saling menghormati tercipta antara fasilitator dan para peserta pelatihan Buku panduan ini disusun berdasarkan agenda harian pelatihan. Setiap bagian dimulai dengan pengenalan topik secara umum. Buku panduan ini juga menunjukkan perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap sesi pelatihan dan materi serta persiapan yang dibutuhkan.

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

► TUJUAN MODUL Di akhir pelatihan modul ini Anda akan dapat:  Mengetahui tahap-tahap penting dalam proses pengelolaan persyaratan dan pentingnya tahap-tahap tersebut serta pengaruhnya pada hasil pengadaan  Memahami peran penting persyaratan dalam proses pengadaan, bagaimana mendokumentasikan persyaratan dalam dokumen pengadaan dan kontrak, serta hubungan antara kualitas penyusunan persyaratan dan hasil pengadaan  Memahami tujuan dan pentingnya tahap pendefinisian proyek dan bagaimana tahap ini mendukung keseluruhan pengelolaan persyaratan dan proses pengadaan  Memahami tahap elisitasi persyaratan yang mencakup teknik-teknik elisitasi, ciri-ciri persyaratan yang terdefinisi dengan baik, dan proses pendefinisian, pembentukan, dan penajaman persyaratan  Mengetahui tujuan dan hasil utama dari tahap analisis dan formalisasi persyaratan dan bagaimana kegiatan pada tahapan tersebut mendukung tim pengadaan untuk mengajukan permohonan persyaratan  Mengetahui kegiatan yang diperlukan untuk memverifikasi persyaratan dan kegiatankegiatan utama dalam tahap pengelolaan persyaratan

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

► AGENDA PELATIHAN HARI PERTAMA Waktu 09:00 – 09:20 09:20 – 10:00 10:00 – 10:15 10:15 – 10:30 10:30 – 11:15 11:15 – 12:00 12:00 – 13:00 13:00 – 13:45 13:45 – 14:30 14:30 – 14:45 14:45 – 15:30 15:30 – 16:00

Topik Perkenalan, Gambaran Umum Modul, dan Tujuan Modul Icebreaker: Permainan Urutan Uji Pengetahuan Prapelatihan Rehat Sesi 1: Gambaran Umum Proses Pengelolaan Persyaratan Sesi 1, Kegiatan 1. Proses Pengelolaan Persyaratan Ishoma Sesi 2: Persyaratan dan Proses Pengadaan Sesi 2, Kegiatan 1. Menentukan Jenis Spesifikasi yang Tepat Rehat Sesi 2, Kegiatan 2. Persyaratan dan Prinsip Dasar Pengadaan Kegiatan 1: BINGO! Sesi Tanya Jawab

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

HARI KEDUA Waktu 09:00 – 09:10

Topik Pembukaan

09:10 – 09:40

Kegiatan 1. Diskusi tentang Apa yang telah Dipelajari di Hari Pertama

09:40 – 10:30

Sesi 3: Pendefinisian Proyek

10:30 – 10:45

Rehat

10:45 – 11:45

Sesi 3, Kegiatan 1. Mendefinisikan Ruang Lingkup Proyek

11:45 – 13:00

Ishoma

13:00 – 13:45

Sesi 4: Elisitasi Persyaratan

13:45 – 14:45

Sesi 4, Kegiatan 1. Mengidentifikasi dan Memetakan Pemangku Kepentingan terhadap Tujuan Bisnis Rehat

14:45 – 15:00 15:00 – 16:00

Kegiatan 1: Mengingat Materi Kegiatan 2: Uji Pengetahuan Interaktif. Undian Pertanyaan! Sesi Tanya Jawab

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

HARI KETIGA Waktu 08:00 – 08:10

Topik Pembukaan

08:10 – 08:45 08:45 – 09:30

Kegiatan 1. Peserta Mendiskusikan, Merangkum, dan Memaparkan Apa yang telah Dipelajari pada Hari Kedua Sesi 5: Analisis Persyaratan dan Formalisasi Persyaratan

09:30 – 09:45

Rehat

09:45 – 10:45 10:45 – 11:45

Sesi 5, Kegiatan 1. Menganalisis Kebutuhan Pengguna dan Memformalisasi Persyaratan Sesi 6: Verifikasi dan Pengelolaan Persyaratan

11:45 – 13:15

Ishoma

13:15 –14:00

Sesi 6, Kegiatan 1. Mengelola Persyaratan

14:00 – 14:15

Rehat

14:15 – 15:00

Kegiatan 1: Who Wants to be a Millionaire Uji Pengetahuan Pascapelatihan Evaluasi Pelatihan Penutupan

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

â&#x2013;º BIOGRAFI FASILITATOR

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

► ATURAN PELATIHAN SELAMAT DATANG Selamat datang di modul kesepuluh: Bagaimana Cara Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi. Kami sangat senang Anda telah bergabung dengan kami dalam pelatihan ini. Perkenankan para fasilitator untuk memperkenalkan diri, menjelaskan tujuan modul ini, dan memberikan informasi administratif.

ATURAN PELATIHAN 1. Untuk mendapatkan sertifikat pelatihan Anda harus:  Memastikan kehadiran Anda setiap hari  Menghadiri semua sesi, datang dan kembali dari rehat tepat waktu  Berpartisipasi dalam semua kegiatan pelatihan  Menyelesaikan Pengukuran Pengetahuan Pra dan Pascapelatihan  Melengkapi Lembar Evaluasi Pelatihan 2. Setiap peserta yang menghadiri semua sesi, terlibat dan berpartisipasi dalam kegiatan pelatihan layak mendapat sertifikat. 3. Tunjukan rasa hormat kepada sesama peserta dan fasilitator pelatihan 4. Ingat, kita hadir di sini untuk mempelajari keahlian dan cara ―BERPIKIR‖ baru tentang pengadaan. Jadi bukalah pikiran Anda dan pusatkan perhatian pada bagaimana bersama-sama kita menjadikan pengadaan barang/jasa lebih baik. 5. Yang terpenting adalah nikmati pelatihan ini dan selamat belajar! 6. Perhatikan tempat-tempat untuk merokok. 7. Harap matikan dering telepon genggam Anda.

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

► PENGENALAN MODUL Slide 1

SELAMAT DATANG DI MODUL 10 Bagaimana Cara Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi Pelatihan Pengadaan – Tingkat Menengah

Proyek Modernisasi Pengadaan LKPP/MCA-I Pengembangan Sumber Daya Manusia

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 2

Pembukaan

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 3

Aturan Pelatihan 1.

1. 2. 3.

4. 5. 6.

Untuk mendapatkan sertifikat pelatihan Anda harus: • Memastikan kehadiran Anda setiap hari • Menghadiri semua sesi, datang dan kembali dari rehat tepat waktu • Berpartisipasi dalam semua kegiatan pelatihan • Menyelesaikan Pengukuran Pengetahuan Pra dan Pascapelatihan • Melengkapi Lembar Evaluasi Pelatihan Setiap peserta yang menghadiri semua sesi, terlibat dan berpartisipasi dalam kegiatan pelatihan layak mendapat sertifikat Tunjukan rasa hormat kepada sesama peserta dan fasilitator pelatihan Ingat, kita hadir di sini untuk mempelajari keahlian dan cara “BERPIKIR” baru tentang pengadaan. Jadi bukalah pikiran Anda dan pusatkan perhatian pada bagaimana bersama-sama kita menjadikan pengadaan barang/jasa lebih baik Yang terpenting adalah nikmati pelatihan ini dan selamat belajar! Perhatikan tempat-tempat untuk merokok Harap matikan dering telepon genggam Anda

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 4

Proyek Modernisasi Pengadaan Pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM)

Gambaran Umum 4

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 5

Gambaran Umum Proyek Pengembangan SDM Rangkaian Pelatihan Keterampilan Pengadaan GAMBARAN UMUM Pelatihan Keterampilan Pengadaan melengkapi program sertifikasi pengadaan LKPP dan pada batas-batas tertentu didasarkan pada pekerjaan yang telah dilaksanakan oleh program donor sebelumnya, yaitu ISP3 (Ausaid).

PERBEDAAN UTAMA Pelatihan akan difokuskan pada pengembangan keterampilan aktual peserta pelatihan dan diselaraskan dengan tingkat sertifikasi pengadaan yang ditetapkan oleh LKPP, yaitu tingkat dasar, tingkat menengah dan tingkat lanjutan

PENDEKATAN â&#x20AC;˘ Pengembangan pelatihan pengadaan dilakukan berdasarkan hasil Penilaian Kebutuhan Pelatihan yang dilakukan pada tahun 2012 dan Laporan Akhir yang disampaikan pada bulan September 2012 â&#x20AC;˘ Pelatihan yang terarah melalui berbagai media penyampaian pelatihan, seperti pembelajaran melalui media elektronik (E-learning), pelatihan dalam kelas, pelatihan di tempat kerja (on-the-job training) dan memasukkan program-program pengelolaan pengadaan lainnya, seperti Kontrak Payung, Sistem Informasi Manajemen Pengadaan, e-Katalog dan Pengadaan Barang/Jasa yang Berkelanjutan 5

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 6

Kurikulum & Silabus Pelatihan Tingkat Dasar

Tingkat Menengah

Tingkat Lanjutan

Modul 1 Menerapkan Prinsip-Prinsip Dasar Pengadaan

Modul 7 Merencanakan & Mengembangkan Pengadaan yang Kompleks

Modul 13 Perencanaan dan Pelaksanaan Pengadaan Strategis

Modul 2 Bagaimana Merencanakan Pengadaan Sederhana

Modul 8 Bagaimana Menyusun Estimasi Biaya & Mengapa Diperlukan

Modul 14 Melaksanakan Kontrak Payung

Modul 3 Menyusun Dokumen Pengadaan

Modul 9 Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (Total Cost of Ownership/ TCO) dan Mengapa TCO Diperlukan

Modul 15 Mengidentifkasi & Mengelola Risiko dalam Pengadaan yang Rumit

Modul 4 Menerima & Mengevaluasi Penawaran

Modul 10 Bagaimana Cara Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Modul 16 Mengelola Kontrak yang Strategis & Rumit

Modul 5 Mengelola Dokumentasi Proses Pengadaan Barang/Jasa, Arsip, dan Berkas Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa

Modul 11 Bagaimana Memilih Model Kontrak yang Tepat

Modul 17 Mengembangkan & Melakukan Evaluasi Penawaran untuk Pengadaan yang Rumit

Modul 6 Kontrak Payung & Sistem Informasi Pengelolaan Pengadaan

Modul 12 Bagaimana Melaksanakan dan Mengelola Kontrak

Modul 18 Skema & Indikator Kecurangan

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 7

Tujuan Modul • Mengetahui tahap-tahap penting dalam proses pengelolaan persyaratan dan pentingnya tahap-tahap tersebut serta pengaruhnya pada hasil pengadaan • Memahami peran penting persyaratan dalam proses pengadaan, bagaimana mendokumentasikan persyaratan dalam dokumen pengadaan dan kontrak, serta hubungan antara kualitas penyusunan persyaratan dan hasil pengadaan • Memahami tujuan dan pentingnya tahap pendefinisian proyek dan bagaimana tahap ini mendukung keseluruhan pengelolaan persyaratan dan proses pengadaan • Memahami tahap elisitasi persyaratan yang mencakup teknik-teknik elisitasi, ciri-ciri persyaratan yang terdefinisi dengan baik, dan proses pendefinisian, pembentukan, dan penajaman persyaratan

• Mengetahui tujuan dan hasil utama dari tahap analisis dan formalisasi persyaratan dan bagaimana kegiatan pada tahapan tersebut mendukung tim pengadaan untuk mengajukan permohonan persyaratan • Mengetahui kegiatan yang diperlukan untuk memverifikasi persyaratan dan kegiatan-kegiatan utama dalam tahap pengelolaan persyaratan

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 8

Kerangka Modul Judul Sesi

01. Gambaran Umum Proses Pengelolaan Persyaratan

02. Persyaratan dan Proses Pengadaan

03. Pendefinisian Persyaratan

04. Elisitasi Persyaratan

05. Analisis Persyaratan dan Formalisasi Persyaratan

06. Verifikasi dan Pengelolaan Persyaratan

Tujuan

Kegiatan Pendukung

 Mengetahui tahap-tahap penting dalam proses pengelolaan persyaratan dan pentingnya tahaptahap tersebut serta pengaruhnya pada hasil pengadaan

Kegiatan 1: Proses Pengelolaan Persyaratan

 Memahami peran penting persyaratan dalam proses pengadaan, bagaimana mendokumentasikan persyaratan dalam dokumen pengadaan dan kontrak, serta hubungan antara kualitas penyusunan persyaratan dan hasil pengadaan

Kegiatan 1: Menentukan Jenis Spesifikasi yang Tepat Kegiatan 2: Persyaratan dan Prinsip Dasar Pengadaan

 Memahami tujuan dan pentingnya tahap pendefinisian proyek dan bagaimana tahap ini mendukung keseluruhan pengelolaan persyaratan dan proses pengadaan

Kegiatan 1: Mendefinisikan Ruang Lingkup Proyek

 Memahami tahap elisitasi persyaratan yang mencakup teknik-teknik elisitasi, ciri-ciri persyaratan yang terdefinisi dengan baik, dan proses pendefinisian, pembentukan, dan penajaman persyaratan

Kegiatan 1: Mengidentifikasi dan Memetakan Pemangku Kepentingan terhadap Tujuan Bisnis

 Mengetahui tujuan dan hasil utama dari tahap analisis dan formalisasi persyaratan dan bagaimana kegiatan pada tahapan tersebut mendukung tim pengadaan untuk mengajukan permohonan persyaratan

Kegiatan 1: Menganalisis Kebutuhan Pengguna dan Memformalisasi Persyaratan

 Mengetahui kegiatan yang diperlukan untuk memverifikasi persyaratan dan kegiatan-kegiatan utama dalam tahap pengelolaan persyaratan

Kegiatan 1: Mengelola Persyaratan

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 9

Agenda – HARI PERTAMA HARI PERTAMA Waktu

Topik

09:00 – 09:20

Perkenalan, Gambaran Umum Modul, dan Tujuan Modul

09:20 – 10:00

Icebreaker: Permainan Urutan

10:00 – 10:15

Uji Pengetahuan Prapelatihan

10:15 – 10:30

Rehat

10:30 – 11:15

Sesi 1: Gambaran Umum Proses Pengelolaan Persyaratan

11:15 – 12:00

Sesi 1, Kegiatan 1. Proses Pengelolaan Persyaratan

12:00 – 13:00

Ishoma

13:00 – 13:45

Sesi 2: Persyaratan dan Proses Pengadaan

13:45 – 14:30

Sesi 2, Kegiatan 1. Menentukan Jenis Spesifikasi yang Tepat

14:30 – 14:45

Rehat

14:45 – 15:30

Sesi 2, Kegiatan 2. Persyaratan dan Prinsip Dasar Pengadaan

15:30 – 16:00

Kegiatan 1: BINGO! Sesi Tanya Jawab

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 10

Agenda – HARI KEDUA HARI KEDUA Waktu

Topik

09:00 – 09:10

Pembukaan

09:10 – 09:40

Kegiatan 1. Diskusi tentang Apa yang telah Dipelajari di Hari Pertama

09:40 – 10:30

Sesi 3: Pendefinisian Proyek

10:30 – 10:45

Rehat

10:45 – 11:45

Sesi 3, Kegiatan 1. Mendefinisikan Ruang Lingkup Proyek

11:45 – 13:00

Ishoma

13:00 – 13:45

Sesi 4: Elisitasi Persyaratan

13:45 – 14:45

Sesi 4, Kegiatan 1. Mengidentifikasi dan Memetakan Pemangku Kepentingan terhadap Tujuan Bisnis

14:45 – 15:00

Rehat

15:00 – 16:00

Kegiatan 1: Mengingat Materi Kegiatan 2: Uji Pengetahuan Interaktif. Undian Pertanyaan! Sesi Tanya Jawab

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 11

Agenda – HARI KETIGA HARI KETIGA Waktu

Topik

08:00 – 08:10

Pembukaan

08:10 – 08:45

Kegiatan 1. Peserta Mendiskusikan, Merangkum, dan Memaparkan Apa yang telah Dipelajari pada Hari Kedua

08:45 – 09:30

Sesi 5: Analisis Persyaratan dan Formalisasi Persyaratan

09:30 – 09:45

Rehat

09:45 – 10:45

Sesi 5, Kegiatan 1. Menganalisis Kebutuhan Pengguna dan Memformalisasi Persyaratan

10:45 – 11:45

Sesi 6: Verifikasi dan Pengelolaan Persyaratan

11:45 – 13:15

Ishoma

13:15 –14:00

Sesi 6, Kegiatan 1. Mengelola Persyaratan

14:00 – 14:15

Rehat

14:15 – 15:00

Kegiatan 1: Who Wants to be a Millionaire Uji Pengetahuan Pascapelatihan Evaluasi Pelatihan Penutupan

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 12

Perkenalan Fasilitator

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 13

Kegiatan Interaktif No. 1-0-1 Icebreaker â&#x20AC;&#x201C; Permainan Urutan

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 14

Uji Pengetahuan Pascapelatihan

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 15

REHAT

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

â&#x2013;º SESI 1 - GAMBARAN UMUM PROSES PENGELOLAAN PERSYARATAN Slide 1

Sesi 1

Gambaran Umum Proses Pengelolaan Persyaratan

Proyek Modernisasi Pengadaan

_____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 2

Tujuan Di akhir sesi ini, Anda akan dapat: â&#x20AC;˘ Mengetahui terminologi penting terkait penyusunan persyaratan â&#x20AC;˘ Menggambarkan proses pengelolaan persyaratan dan mengetahui pentingnya pengelolaan persyaratan â&#x20AC;˘ Mengetahui perbedaan antara peran pengelola pengadaan dan peran ahli teknis dalam proses pengelolaan persyaratan

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 3

Apa perbedaan antara persyaratan dan spesifikasi?

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 4

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 5

Untuk menyusun dan menafsirkan persyaratan diperlukan pemahaman istilah (lanjutan) • Spesifikasi merupakan deskripsi atau identifikasi sesuatu secara tepat dan akurat atau pernyataan persyaratan secara tepat dan akurat • Spesifikasi • merupakan sejenis persyaratan yang mendokumentasikan seperangkat kebutuhan yang akan dipenuhi melalui pengadaan barang, pekerjaan konstruksi, atau jasa • Merupakan deskripsi terperinci untuk desain dan material yang digunakan untuk membuat sesuatu atau standar kualitas pekerjaan (workmanship) atau material yang diperlukan yang harus dipenuhi dalam pelaksanaan pekerjaan • Pada saat persyaratan dituliskan, persyaratan tersebut menjadi persyaratan yang spesifik, atau spesifikasi. • Pernyataan Kerja (Statements of Work /SOW) dan Kerangka Acuan Kerja merupakan jenis dokumen persyaratan

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 6

Terminologi penting terkait dengan penyusunan dan pengelolaan persyaratan Persyaratan

• Persyaratan merupakan kebutuhan atau permintaan atau sumber daya • Sumber daya dapat berupa barang, pekerjaan konstruksi, dan/atau jasa

pengelolaan persyaratan?

• Pendekatan sistematis untuk mendefinisikan, memperoleh, menganalisis, mendokumentasikan, memverifikasi, dan mengelola persyaratan proyek • Tingkat upaya yang dibutuhkan tergantung pada kompleksitas persyaratan

Hubungan persyaratan dengan PBJP

• Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dilakukan untuk memenuhi kebutuhan pemerintah 6

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 7

Gambaran Umum Proses Pengelolaan Kebutuhan Proses pengelolaan Persyaratan 1. Pendefinisian Proyek

Menetapkan Tujuan Proyek

4. Formalisasi

2. Elisitasi

3. Analisis

Identifikasi Pemangku Kepentingan

Evaluasi Fisibilitas

Metode Pengumpulan Persyaratan Menetapkan Persyaratan

Menyusun Prioritas dan Kategori Persyaratan

5. Verifikasi

6. Pengelolaan

Verifikasi Persyaratan dengan pemangku kepentingan

Melakukan Pengendalian

Mendokumentasikan Persyaratan Menelusuri persyaratan pada sumbernya Mendokumentasikan asumsi

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 8

Mengapa proses pengelolaan persyaratan penting untuk keberhasilan pengadaan?

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 9

Pentingnya pengelolaan persyaratan Pendekatan sistematis

• Mendorong adanya persyaratan yang terdefinisi dan terdokumentasi dengan jelas melalui sebuah pendekatan yang sistematis

Kepuasan Pemangku Kepentingan

• Memastikan bahwa produk akhir memenuhi persyaratan barang/jasa yang dibutuhkan pemangku kepentingan

Meningkatnya Keberhasilan Pengadaan

• Persyaratan yang dikelola dengan benar meningkatkan kemungkinan keberhasilan pengadaan. Persyaratan yang tidak ditetapkan dengan baik = kinerja yang kurang baik.

Pendekatan yang Berorientasi pada Kualitas

• Menggunakan pendekatan yang berorientasi kualitas untuk memenuhi kebutuhan pengguna

Membangun Proses yang Formal

• Membangun dan mendokumentasikan proses yang formal untuk mendefinisikan dan mengelola persyaratan

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 10

Kolaborasi dan pengelolaan persyaratan â&#x20AC;˘ Pendekatan yang sistematis dan kolaboratif antara tim teknis dan tim pengadaan sangat diperlukan untuk keberhasilan penyusunan dan pengelolaan persyaratan â&#x20AC;˘

Kolaborasi dibutuhkan di seluruh tahapan proses pengadaan untuk memastikan agar Pemerintah: Membeli item yang tepat

PERENCANAAN

Menggunakan metode yang tepat

PENYUSUNAN DOKUMEN PENGADAAN

Memilih penyedia yang tepat

Mencapai hasil yang tepat

EVALUASI & PENETAPAN PEMENANG

ADMINISTRASI & PENGELOLAAN KONTRAK

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 11

Kegiatan apa saja yang didukung oleh tim teknis dan tim pengadaan selama proses pengelolaan persyaratan?

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 12

Peran dan tanggung jawab dalam penyusunan persyaratan pada tahap perencanaan • • •

Penyusunan persyaratan pada tahap perancanaan secara resmi merupakan tanggung jawab pengguna anggaran / pihak yang meminta pengadaan dilakukan Namun, pengelola pengadaan bertanggung jawab untuk memastikan deskripsi teknis yang disiapkan oleh tim tersebut sudah jelas, konsisten, dan mendorong kompetisi yang adil Komunikasi dan kolaborasi sangat diperlukan Tim Teknis (Proyek)

Tim Pengadaan

• Mengidentifikasi ruang lingkup, kebutuhan, dan jadwal proyek • Menentukan karakteristik teknis dan fisik dan/atau ukuran barang, pekerjaan konstruksi, dan jasa, seperti aspek fisik, rincian desain, pemeliharan kebutuhan perbaikan • Melakuan riset pasar untuk mengidentifikasi sumber penyedia, penetapan harga, dan ketersediaan informasi serta tingkat kompetisi • Merancang dokumen persyaratan dan mendukung penyusunan kriteria evaluasi

• Menyediakan informasi tentang kegiatan pengadaan yang pernah dilakukan, yang sedang dilakukan, dan yang akan dilakukan untuk produk atau jasa yang serupa dan mendukung upaya riset pasar • Memproses permohonan pengadaan yang valid • Mengkaji persyaratan untuk memeriksa kelengkapan dan memastikan bahwa persyaratan tidak membatasi atau bias pada penyedia tertentu • Memilih metode pengadaan yang terbaik untuk mendapatkan barang dan jasa dalam waktu yang tepat, dan dengan harga yang sebaik mungkin • Menyusun kirteria evaluasi berdasarkan persyaratan yang ditentukan

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 13

Peran dan tanggung jawab selama tahap penyusunan dokumen pengadaan, tahap evaluasi/penetapan pemenang, dan tahap pengelolaan •

Pengelolaan persyaratan berlanjut sampai akhir proses pengadaan

•

Tim teknis dan tim pengadaan harus melanjutkan kolaborasi dan berbagi informasi untuk mencapai keberhasilan Tim Teknis (Proyek)

Tim Pengadaan

• Memberikan dukungan bagi tim pengadaan dalam menanggapi pertanyaan/jawaban dari penawar selama tahap penyusunan dokumen pengadaan • Jika memenuhi syarat, ikut dalam tim evaluasi untuk mengkaji penawaran berdasarkan persyaratan yang ditentukan • Menganalisis, mendokumentasikan, dan mengelola persyaratan dan kinerja penyedia yang memenangkan kontrak dari tahap pelaksanaan sampai penutupan kontrak

• Mengumumkan persyaratan melalui dokumen pengadaan dan menanggapi pertanyaan dari penawar - memperbaiki dokumen penawaran jika terdapat kesalahan • Memilih penyedia yang paling memenuhi kualifikasi dan menetapkan pemenang serta menggunakan dokumen persyaratan sebagai dasar penetapan pemenang • Mengelola dan mengurus kontrak dan mendokumentasikan kinerja berdasarkan persyaratan yang ditetapkan, mulai dari pelaksanaan hingga penutupan kontrak

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 14

Ingatlah â&#x20AC;˘ Pengelolaan persyaratan merupakan sebuah investasi bukan sebuah pengeluaran Pengelolaan persyaratan

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 15

Apa hubungan proses pengelolaan persyaratan dengan spesifikasi â&#x20AC;˘ Seperti yang dijelaskan di awal â&#x20AC;&#x201C; Spesifikasi merupakan persyaratan yang ditulis secara tepat dan akurat â&#x20AC;˘ Dokumen spesifikasi merupakan output dari proses pengelolaan persyaratan dan dokumen spesifikasi disusun setelah persyaratan terdokumentasikan.

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 16

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 17

Terima kasih! Ada pertanyaan?

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 18

Kegiatan Interaktif No. 1-1-1 Proses Pengelolaan Persyaratan

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

â&#x2013;º SESI 2 - PERSYARATAN DAN PROSES PENGADAAN Slide 1

Sesi 2

Persyaratan dan Proses Pengadaan

Proyek Modernisasi Pengadaan

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 2

Tujuan Di akhir sesi ini, Anda akan dapat: â&#x20AC;˘ Menyatakan hubungan antara persyaratan, siklus pengadaan dan pengaruh persyaratan terhadap hasil pengadaan â&#x20AC;˘ Memilih format yang tepat untuk mendokumentasikan dan menyusun persyaratan pengadaan

â&#x20AC;˘ Mengenali dan mendiskusikan korelasi antara persyaratan dan prinsip dasar pengadaan

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 3

Persyaratan dan Proses Pengadaan Persyaratan dan Proses Pengadaan

Tujuan dari pengadaan adalah untuk memenuhi kebutuhan pemangku kepentingan melalui pengadaan barang, pekerjaan konstruksi atau jasa dari penyedia yang berkompeten

Persyaratan yang terdokumentasi dipublikasikan bersama dokumen pengadaan dan penyedia memberikan tanggapan dengan menyampaikan penawaran untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Persyaratan mendukung pengembangan kriteria evaluasi yang digunakan untuk mengevaluasi penawaran dan menetapkan pemenang

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 4

Apa kaitan persyaratan dengan siklus pengadaan?

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 5

Walaupun dibuat pada tahap perencanaan, persyaratan penting untuk keseluruhan siklus pengadaan Perencanaan Pengadaan

Tujuan proyek didefinisikan Persyaratan dikumpulkan dari institusi yang memiliki kebutuhan Persyaratan dianalisis Persyaratan diformalisasi

Penyusunan Dokumen Pengadaan /Penawaran

Evaluasi & Penetapan Pemenang

Persyaratan dan kriteria evaluasi yang terkait dipublikasikan dalam dokumen pengadaan.

Evaluasi penawaran/proposal dilaksanakan Pemenang ditetapkan berdasarkan proses evaluasi

Penawaran/proposal disiapkan dan diserahkan oleh penyedia yang berminat

Persyaratan menjadi dasar perancangan perjanjian kontrak

Persyaratan diverifikasi

Administrasi & Pengelolaan Kontrak

Penyedia melaksanakan pekerjaan berdasarkan persyaratan yang tercantum dalam perjanjian kontrak Kinerja penyedia dikelola, diawasi dan dinilai berdasarkan persyaratan Barang/jasa disampaikan untuk memenuhi kebutuhan pemangku kepentingan

Pengelolaan Persyaratan

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 6

Bagaimana persyaratan dapat berpengaruh pada keseluruhan hasil pengadaan? Kualitas

Menentukan kualitas dari barang atau jasa yang diberikan

Kelengkapan

Menentukan tingkat penyelesaian proyek

Kesesuaian

Menentukan kesesuaian barang/jasa terhadap pekerjaan yang diminta

Keadilan

Memberikan kesempatan yang adil bagi penyedia untuk menyampaikan penawaran barang/jasa berdasarkan persyaratan yang sama

Evaluasi

Mendefinisikan metode evaluasi yang digunakan untuk menetapkan penyedia yang berkompeten sebagai pemenang 6

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 7

Apa dampak persyaratan yang tidak dibuat dan dikelola dengan baik? Persyaratan yang tidak dibuat dengan baik mengarah pada penyusunan dokumen pengadaan yang juga kurang baik Dokumen pengadaan yang tidak disusun dengan baik mengarah pada dokumen penawaran yang juga kurang baik Dokumen penawaran tidak dibuat dengan baik mengarah pada pemilihan pemenang yang tidak sesuai Pemenang yang tidak sesuai dipilih mengarah pada pelaksanaan kontrak yang kurang baik Pelaksanaan kontrak yang tidak baik mengarah pada biaya dan jadwal yang tidak terkelola dengan baik

Semua hal ini disebabkan oleh dokumen persyaratan yang tidak dibuat dengan baik

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 8

Menyusun Dokumen Persyaratan Pengadaan Jenis umum dari dokumen persyaratan*:

Pernyataan Kerja

Kerangka Acuan Kerja • Biasanya mendeskripsikan ruang lingkup secara luas, faktor utama, pertanyaan yang harus dijawab dan persyaratan minimum • Sengaja dibuat fleksibel dan bergantung pada keahlian penawar • Sering digunakan untuk pengadaan jasa dan ketika pemerintah tidak memiliki pemahaman yang jelas dan preferensi tentang jenis dan tingkat kerja yang dibutuhkan

• Mendefinisikan desain/perincian, standar kualitas dan/atau standar kinerja • Dapat digunakan untuk barang atau jasa • Biasanya digunakan ketika pemerintah memiliki pemahaman yang jelas dan preferensi tentang jenis dan tingkat kerja yang dibutuhkan

Spesifikasi • Mendefinisikan sifat, jumlah dan jenis barang atau jasa, bagaimana barang /jasa tersebut berfungsi dan/atau bekerja • Digunakan untuk membatasi fleksibilitas penawar dengan memerincikan barang atau jasa tertentu yang harus diberikan dan bagaimana barang/jasa tersebut disampaikan *Dokumen persyaratan dapat mencakup atau didukung oleh tabel, sketsa, diagram, data sejarah atau bahan apa pun untuk mengklarifikasi persyaratan. 8

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 9

Jenis spesifikasi apa yang biasanya termasuk dalam persyaratan pengadaan? Teknis

Fungsional

Kinerja

Tepat APA yang dibutuhkan

BAGAIMANA barang/jasa tersebut berfungsi

BAGAIMANA barang/jasa tersebut bekerja

Lebih berfokus pada Focus is onteknis the technical karakteristik daripada characteristics rather than a hasil yang ingin dicapai

Berfokus pada hasil yang Focus is ondicapai the desired ingin

Lebih berfokus pada standar khusus hasil yang ingin dicapai daripada aspek teknis yang diperlukan untuk mencapai hasil tersebut

Komprehensif untuk Comprehensive to limit membatasi ambiguity, butkerancuan, govt. bears tetapi pemerintah akan risk menanggung risikonya

Provide bidders with Memberikan penawar flexibility with respect to how fleksibilitas atas bagaimana the functionality is to be fungsi tersebut dapat dicapai achieved

Arahan teknis tentang bagaimana hasil dapat dicapai tidak diberikan. Hanya informasi tentang hasil apa yang dibutuhkan yang diberikan

desired outcome

outcome

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 10

Apa yang termasuk dalam dokumen Pernyataan Kerja (Statement of Work)? Latar belakang pengadaan

Tujuan pengadaan

Informasi anggaran

Istilah penting dan dokumen yang berlaku

Dekripsi lingkungan bisnis/teknis

Dekripsi persyaratan/ lingkup kerja

Hasil kerja

Kualifikasi penyedia

Standar kinerja/ penjaminan mutu

Pelaporan / Komunikasi

Risiko dan hambatan

Tanggung jawab penyedia

Lokasi kerja/ persyaratan perjalanan

Persyaratan keamanan

Periode Pelaksanaan kontrak

Asuransi / jaminan

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 11

Apa yang termasuk dalam dokumen Kerangka Acuan Kerja (KAK)? Dasar Perjanjian Kontrak

Informasi latar belakang pengadaan Lingkup jasa Persyaratan / kualifikasi Hasil kerja dan tahapan penting Prinsip-prinsip yang menjadi pedoman Anggaran dan sumber yang tersedia

Perincian Evaluasi Penawaran/ Proposal

Definisikan struktur penawaran/proposal dan panduan penyerahan dokumen Kriteria evaluasi yang digunakan untuk menilai penawaran/proposal Metodologi evaluasi penawaran/proposal yang diajukan Pengelolaan dan akuntabilitas untuk evaluasi yang diajukan Basis evaluasi

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 12

Tips untuk menulis atau meninjau ulang persyaratan Pejabat yang bertanggung jawab menulis dan meninjau ulang persyaratan harus mempertimbangkan hal-hal berikut: Gunakan bahasa yang sederhana dan jelas (untuk meminimalisasi salah tafsir) Definisikan istilah, simbol dan akronim (cantumkan â&#x20AC;&#x153;Daftar Istilahâ&#x20AC;?) Buat dengan ringkas Jangan menjelaskan persyaratan yang sama lebih dari satu bagian Definisikan setiap aspek persyaratan dalam satu atau dua paragraf bila mungkin

Gunakan format yang mudah dibaca Berikan penomoran pada setiap bagian dan paragraf Sosialisasikan dan tinjau ulang dokumen rancangan dengan pemangku kepentingan 12

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 13

Pertimbangkan proses penawaran dan manajemen kontrak Hindari pernyataan seperti “jika perlu” dan “bila diperlukan”

Istilah-istilah ini dapat membuat penafsiran yang berbeda yang membutuhkan asumsi dari penawar dan mungkin sulit untuk dinilai dengan uang.

Hindari penggunaan istilah yang umum dan tidak terdefinisikan (misalnya, ramah pengguna, praktik komersial terbaik)

Seperti di atas, istilah-istilah ini dapat membuat penafsiran yang berbeda dari penawar dan tim evaluasi dan juga sulit untuk dievaluasi, dinilai dengan uang dan diberlakukan.

Hindari fitur yang tidak perlu atau terlalu membatasi

Fokuskan pada apa yang penting dan apa yang mungkin; hal ini akan membantu penawar untuk memfokuskan penawaran mereka pada hal-hal yang sesuai dengan persyaratan

Hindari persyaratan yang terlalu spesifik

Bila mungkin, deskripsikan hasil yang ingin dicapai dan beri kesempatan penawar untuk menentukan bagaimana mereka dapat memenuhi persyaratan yang telah dibuat untuk memaksimalkan keahlian penawar dan efisiensi .

Gunakan format sederhana dan mudah dipahami untuk mendokumentasikan persyaratan

Rujukan silang ganda dan persyaratan yang tidak terorganisasi dengan baik akan menyulitkan penawar dan memungkinkan penawar untuk melewatkan unsur-unsur yang penting

Gunakan kata “harus”, “akan” dan “sebaiknya” dengan tepat dan secara konsisten

Gunakan kalimat aktif

Kata “harus” digunakan untuk mendeskripsikan persyaratan yang harus dipebuhi penyedia Memastikan adanya akuntabilitas dan tanggung jawab, misalnya “Penyedia akan melaksanakan pertemuan produksi setiap minggu” dan jangan menggunakan kalimat “Pertemuan produksi akan dilaksanakan setiap minggu”.

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 14

Bagaimana persyaratan menjaga kesesuaian terhadap prinsip dasar pengadaan?

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 15

Persyaratan dan prinsip dasar pengadaan Transparansi

Dokumen persyaratan dipublikasikan dan dapat diakses oleh pihak yang berminat

Keadilan

Semua pihak yang berminat membuat penawaran/proposal tunduk pada dokumen persyaratan yang sama

Akuntabilitas

Persyaratan dapat ditelusuri sampai kepada kebutuhan bisnis yang terdokumentasi

Kompetisi

Tingkat keterbukaan dan fleksibilitas persyaratan secara langsung berpengaruh pada jenis dan cakupan dari kompetisi

Kejujuran

Persyaratan yang didefinisikan dengan baik merefleksikan kebutuhan pemangku kepentingan yang jujur dan tidak terlalu membatasi atau deskriptif dan tidak dibuat oleh penyedia yang berminat untuk ikut serta dalam pengadaan. 15

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 16

Apa hubungan spesifikasi dengan proses pengadaan? â&#x20AC;˘ Persyaratan yang tertulis secara spesifik, yaitu â&#x20AC;&#x153;spesifikasiâ&#x20AC;?, merupakan landasan dasar penyusunan, pelaksanaan, dan pengelolaan kontrak yang disepakati instansi pengadaan dan penyedia barang/jasa â&#x20AC;˘ Kualitas dari persyaratan yang ditetapkan akan berpengaruh pada kualitas dokumen spesifikasi yang disusun, dan pada akhirnya berdampak pada kualitas pengadaan barang/jasa.

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 17

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 18

Terima kasih! Ada pertanyaan?

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 19

Kegiatan Interaktif No. 1-2-1 Menentukan Jenis Spesifikasi yang Tepat

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 20

Kegiatan Interaktif No. 1-2-2 Persyaratan dan Prinsip Dasar Pengadaan

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

â&#x2013;ş HARI-1 MERANGKUM KEGIATAN Slide 21

Kegiatan Interaktif No. 1-0-2 BINGO

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

â&#x2013;ş MEMAPARKAN YANG DIPELAJARI HARI KE-1 Slide 22

Kegiatan Interaktif No. 2-0-1 Diskusi tentang Apa yang telah Dipelajari di Hari Pertama

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

â&#x2013;ş SESI 3 - PENDEFINISIAN PROYEK Slide 1

Sesi 3

Pendefinisian Proyek

Proyek Modernisasi Pengadaan

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 2

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 3

Menetapkan Tujuan Proyek Proses Pengelolaan Persyaratan

1. Pendefinisian Proyek

2. Elisitasi

3. Analisis

4. Formalisasi

5. Verifikasi

6. Pengelolaan

â&#x20AC;˘ Dasar keberhasilan penyusunan persyaratan â&#x20AC;˘ Memastikan keselarasan ruang lingkup proyek dengan penyusunan persyaratan â&#x20AC;˘ Pemangku kepentingan proyek harus bersama-sama bekerja untuk mendefinisikan tujuan dan ruang lingkup proyek

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 4

Informasi apa yang perlu didefinisikan dalam proses pendefinisian proyek?

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 5

Menetapkan Tujuan Proyek (lanjutan) Proses Pengelolaan Persyaratan

1. Pendefinisian Proyek

2. Elisitasi

3. Analisis

4. Formalisasi

5. Verifikasi

6. Pengelolaan

Pertimbangan Penting •

Apa analisis bisnisnya (business case)?

• Apa ruang lingkup proyek tersebut?

•

Apa masalah yang perlu kira selesaikan?

•

Sumber daya apa yang kita perlukan untuk menyelesaikan masalah tersebut?

• Apa hasil kerja (deliverable) utama yang dihasilkan?

•

Apa yang akan kita „buat‟ dan apa yang akan kita „beli‟?

•

Peluang-peluang apa yang perlu kita perhatikan?

•

Apa hasil akhir yang ingin kita capai?

• Apakah diperlukan interaksi dengan pihak lain? • Siapa penerima manfaatnya? • Siaya yang akan membayar? • Kriteria apa yang menentukan keberhasilan? 5

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 6

Menetapkan ruang lingkup proyek Proses Pengelolaan Persyaratan

1. Pendefinisian Proyek

2. Elisitasi

3. Analisis

4. Formalisasi

5. Verifikasi

6. Pengelolaan

Ruang lingkup yang ditetapkan dengan jelas

•

Menggambarkan batasan proyek

•

Mendeskripsikan dampak proyek pada organisasi dan proses organisasi

•

Mendefinisikan interaksi antar pihak yang terkait dengan proyek (project interface)

•

Mendefinisikan kendala proyek

•

Mendefinisikan faktor penting penentu keberhasilan

•

Mengidentifikasi asumsi proyek 6

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 7

Tujuan dan ruang lingkup proyek menjadi masukan untuk penyusunan persyaratan • Persyaratan harus disusun dengan mempertimbangkan dan sesuai dengan tujuan dan ruang lingkup proyek

• Tingkat upaya penyusunan dan pengelolaan persyaratan tergantung pada tingkat kompleksitas persyaratan tersebut; Persyaratan yang lebih kompleks akan lebih baik jika rencana penyusunan dan pengelolaannya ditetapkan terlebih dahulu • Tim teknis dan tim pengelola pengadaan harus berkolaborasi untuk memastikan persyaratan yang disusun merupakan hasil yang positif. Proyek Damkar Gagal, £469 juta Menguap, kata anggota komisi DPR 20 September 2011 UK

http://www.bbc.com/news/uk-14974552 7

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 8

Apa tujuan penyusunan Rencana Pengelolaan Persyaratan?

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 9

Menetapkan Rencana Pengelolaan Persyaratan Pendahuluan • Tujuan Rencana Pengelolaan Persyaratan

Catatan penting:

Gambaran Umum Pengelolaan Persyaratan • Organisasi, Tanggung jawab, interaksi yang diperlukan • Alat, Lingkungan, Infrastruktur

Pengelolaan Persyaratan • • • • •

Asumsi/Kendala Penetapan persyaratan Penelusuran persyaratan yang ditetapkan Alur kerja dan kegiatan Manajemen perubahan

Pengelolaan Persyaratan merupakan suatu investasi, bukan pengeluaran

Lampiran • • • •

Referensi Istilah Penting Format isian penetapan persyaratan Format isian penelusuran persyaratan 9

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 10

Apa hubungan spesifikasi dengan proses pendefinisian proyek? â&#x20AC;˘ Pendefinisian proyek menetapkan dasar untuk keberhasilan penyusunan persyaratan dan spesifikasi dengan memastikan keselarasan ruang lingkup proyek sebelum persyaratan dan spesifikasi disusun â&#x20AC;˘ Ruang lingkup proyek yang didefinisikan dengan jelas sangat penting untuk keberhasilan proyek. Tanpa itu, pemangku kepentingan tidak memiliki informasi yang memadai untuk menentukan apakah persyaratan yang disusun sudah lengkap.

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 11

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 12

Terima kasih! Ada pertanyaan?

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 13

Kegiatan Interaktif No. 2-3-1 Mendefinisikan Ruang Lingkup Proyek

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

â&#x2013;º SESI 4 - ELISITASI PERSYARATAN Slide 1

Sesi 4

Elisitasi Persyaratan

Proyek Modernisasi Pengadaan

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 2

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 3

Kegiatan dalam tahap Elisitasi Persyaratan Proses Pengelolaan Persyaratan 1. Pendefinisian Proyek

2. Elisitasi

3. Analisis

4. Formalisasi

5. Verifikasi

6. Pengelolaan

Proses pengumpulan informasi dari pemangku kepentingan tentang apa yang dibutuhkan oleh pemerintah: Mengidentifikasi Pemangku Kepentingan

Memetakan Pemangku Kepentingan terhadap Tujuan Bisnis

Mengidentifikasi Perwakilan Pemangku Kepentingan dan Pengambil Keputusan

Memilih Teknik Elisitasi

Mengumpulkan dan Mendefinisikan Persyaratan 3

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 4

Mengidentifikasi dan memetakan pemangku kepentingan terhadap persyaratan Pengelompokan Pemangku Kepentingan

Manajer Proyek

Pengguna Anggaran

Pengguna Akhir

Pemangku Kepentingan Lain

â&#x20AC;˘ Identifikasi kelompok pemangku kepentingan pada proses persyaratan, termasuk: -

Individu yang terlibat dalam penyusunan persyaratan dan tatakelola

Inidividu yang berkontribusi pada pengetahuan terkait persyaratan dan tatakelola

Para eksekutif organisasi

Bagian pendukung/pemeliharaan

â&#x20AC;˘ Memetakan pemangku kepentingan terhadap tujuan pengadaan secara spesifik â&#x20AC;˘ Menentukan informasi apa yang dibutuhkan dari mereka serta tingkat keterlibatan dan pengaruh yang dibutuhkan. â&#x20AC;˘ Mengidentifikasi individu di setiap kelompok untuk mendukung pengelolaan persyaratan

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 5

Sebutkan contoh metode pengumpulan persyaratan yang Anda ketahui

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 6

Mengidentifikasi teknik elisitasi • “Pengumpulan persyaratan merupakan metode yang dilakukan secara berulang yang melibatkan interaksi dengan pemangku kepentingan untuk mencapai sebuah konsensus tentang perincian persyaratan”

Contoh Metode Pengumpulan Persyaratan Melakukan Wawancara Membuat Contoh Model (Prototyping) Analisis Penggunaan (Use Case Analysis) Pesan Pengguna (User Stories) Lokakarya (Workshops) Curah Pendapat (Brainstorming Sessions)

• Metode pengumpulan persyaratan seharusnya dirancang secara khusus untuk mendukung proyek

Kuesioner

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 7

Apakah perbedaan antara persyaratan fungsional dan non-fungsional? Sebutkan beberapa contoh

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 8

Mengelompokkan Hasil Pengumpulan Persyaratan

Persyaratan Fungsional (unsur “APA” )

Persyaratan NonFungsional (unsur “BAGAIMANA”)

• Tentukan fungsi atau perilaku yang harus dapat dijalankan oleh sistem atau komponen sistem Misalnya: “Software harus kompatibel dengan sistem Windows”

• Tentukan kriteria untuk menilai kerja sistem, bukan perilaku spesifik yang harus dimiliki oleh sistem • Dapat diartikan sebagai persyaratan teknis, persyaratan kualitas layanan,atau persyaratan tingkat-layanan

Misalnya: “Kiami membutuhkan website yang dapat beroperasi 24 jam per hari”

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 9

Persyaratan yang dikumpulkan harus mempertimbangkan berbagai perspektif pemangku kepentingan Mendefinisikan persyaratan berdasarkan asumsi teknis atau kebutuhan pemangku kepentingan dalam hal: • Fungsi • Kegunaan • Tingkat Keandalan • Kinerja

• Tingkat Dukungan • Kendala 9

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 10

Mengumpulkan dan menentukan persyaratan â&#x20AC;&#x201C; sumber-sumber persyaratan umum Ketika mengumpulkan persyaratan pertimbangkan sumber persyaratan, penelitian yang pernah dilakukan sebelumnya, dan proyek-proyek terkait lainnya

Kebutuhan Pemangku Kepentingan

Skenario

Fitur

Sumber

Analisis Penggunaan

Pengujian

Persyaratan Lain

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 11

Ciri-ciri persyaratan yang ditulis dengan baik dan dapat dikelola dengan baik - Setiap pernyataan persyaratan setidaknya harus mencakup: - peran pengguna yang memperoleh manfaat dari persyaratan - kondisi yang diharapkan tercapai melalui peran pengguna - sebuah standar pengukuran untuk menguji persyaratan

Tidak Ambigu Dapat Diverifikasi Jelas Benar Dapat Dipahami Dapat Dipenuhi (realistis, fisibel) Independen Unsur Tunggal

Diperlukan

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 12

Manfaat Definisi Persyaratan yang Jelas  Mengurangi upaya menganalisis persyaratan dari atas ke bawah  Memberikan basis estimasi sumber daya

 Memberikan baseline untuk verifikasi dan validasi selanjutnya  Memfasilitasi transfer produk akhir kepada pengguna

 Memberikan basis untuk peningkatan  Mendukung proses penelusuran persyaratan

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 13

Praktik-praktik terbaik elisitasi persyaratan Melibatkan Pemangku Kepentingan Mengikuti Proses yang Berulang Mengkaji Ulang dan Menyetujui Mendokumentasikan dengan Jelas Memberikan Nama (Identifier) Khusus Memastikan Dapat Ditelusuri Melakukan Kaji Ulang

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 14

Apa hubungan spesifikasi dengan proses elisitasi persyaratan? â&#x20AC;˘ Dalam tahap ini, elisitasi persyaratan dilakukan dan persyaratan didefinisikan. Setelah persyaratan ditulis, persyaratan tersebut menjadi spesifikasi â&#x20AC;˘ Kualitas persyaratan yang disusun akan secara langsung berpengaruh pada kualitas spesifikasi yang ditetapkan

100

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 15

101

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 16

Terima Kasih! Ada Pertanyaan?

102

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 17

Kegiatan Interaktif No. 2-4-1 Mengidentifikasi dan Memetakan Pemangku Kepentingan terhadap Tujuan Bisnis Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

103

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

104

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

â&#x2013;şHARI-2 MERANGKUM KEGIATAN Slide 18

Kegiatan Interaktif No. 2-0-2 Mengingat Materi

105

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 19

Kegiatan Interaktif No. 2-0-3 Undian Pertanyaan

106

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

â&#x2013;şMEMAPARKAN YANG DIPELAJARI HARI KE-2 Slide 20

Kegiatan Interaktif No. 3-0-1 Mendiskusikan Materi yang Dipelajari pada Hari Kedua

107

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

108

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

â&#x2013;º SESI 5 - ANALISIS PERSYARATAN DAN FORMALISASI PERSYARATAN Slide 1

Sesi 5

Analisis Persyaratan dan Formalisasi Persyaratan

Proyek Modernisasi Pengadaan

109

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 2

110

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 3

Apa hasil utama dari analisis persyaratan?

111

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 4

Tujuan dan Hasil Utama dari Analisis Persyaratan Proses Pengelolaan Persyaratan 1. Pendefinisian Proyek

2. Elisitasi

3. Analisis

4. Formalisasi

Tujuan

5. Verifikasi

6. Pengelolaan

Hasil Utama

• Menjabarkan kebutuhan pengguna ke dalam persyaratan yang terdefinisikan dengan baik yang selaras dengan seluas-luasnya standar industri

• Kebutuhan didokumentasikan secara jelas, ringkas dan terorganisasi sehingga dapat dipahami oleh calon penyedia, yang akan dipilih sebagai pemenang yang akan memenuhi persyaratan melalui kontrak.

• Definisikan kemampuan yang menyelaraskan kebutuhan pengguna dengan sistem.

• Deskripsi lengkap tentang apa yang dibutuhkan pemerintah.

• Definisikan sistem yang memenuhi persyaratan operasional pengguna di dalam batasan sumber yang telah dispesifikasi.

• Sebuah mekanisme untuk mendukung pertukaran analisis.

• Berikan pencerahan tentang fungsi yang terkait untuk mendapatkan persyaratan yang seimbang.

• Kerangka kerja untuk penilain kinerja sistem yang akurat.

112

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 5

Apa relevansi tahap analisis persyaratan dengan proses pengadaan?

113

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 6

Gambaran umum analisis persyaratan Kegiatan berulang untuk mendefinisikan, menyempurnakan, menganalisis dan menukar persyaratan sistem untuk menghilangkan defisiensi dan meminimalisasi dampak yang mungkin berpengaruh pada biaya

Menguraikan kebutuhan pengguna ke dalam syarat-syarat umum kontrak yang dapat dicapai dan dapat diverifikasi. Memudahkan penetapan dan penyusunan persyaratan sampai ke unsur sistem yang paling terperinci

Mendasari penyusunan kontrak dan spesifikasi kinerja sistem

114

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 7

Menganalisis dan menyempurnakan persyaratan Bila kebutuhan telah dikumpulkan, kebutuhan ini harus dianalisis, disempurnakan dan diterjemahkan ke dalam persyaratan yang jelas, dapat ditelusuri dan dapat diukur.

Terjemahkan persyaratan kinerja ke dalam persyaratan khusus

Analisis persyaratan

Terjemahkan kebutuhan pengguna ke dalam fungsi dasar

Definisikan hambatan implementasi

Definsikan setiap fungsi yang harus dilaksanakan oleh sistem

Buat serangkaian persyaratan kinerja yang dapat diukur

115

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 8

Kegiatan Penting dalam Analisis Persyaratan Jamin kejelasan dan kelengkapan Evaluasi kelayakan Kategorisasikan Buat prioritas

Analisa dampak

116

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 9

Tahap Formalisasi Persyaratan Proses Pengelolaan Persyaratan 1. Pendefinisian proyek

2. Elisitasi

Analisis

4. Formalisasi

5. Verifikasi

6. Pengelolaan

â&#x20AC;˘ Proses mentransformasikan data persyaratan ke dalam format yang dapat dikomunikasikan dengan jelas. â&#x20AC;˘ Berkaitan erat dengan analisis, tetapi lebih terkait dengan format. â&#x20AC;˘ Output proses adalah dokumentasi yang menjelaskan persyaratan kepada pemangku kepentingan baik pemerintah maupun penawar. 9

117

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 10

Kegiatan Formalisasi Persyaratan Transformasikan persyaratan ke dalam dokumen formal

Letakkan dokumen di bawah kontrol konfigurasi

Formulasikan penelusuran

118

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 11

Garis Besar Penelusuran Persyaratan saat Formulasi â&#x20AC;˘

Jamin kebutuhan bisnis terkait dengan persyaratan dan persyaratan terkait dengan hasil kerja

â&#x20AC;˘

Telusuri siklus hidup persyaratan dari ide awal melalui tahapan pelaksanaannya dan kembali lagi ke ide awal

â&#x20AC;˘

Penelusuran Persyaratan

Hasil kerja

Kebutuhan bisnis

Tujuan adalah untuk memfasilitasi: Persyaratan

Kualitas barang/jasa yang dikembangkan

Pemahaman barang/jasa

Kemampuan untuk mengendalikan perubahan 11

119

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 12

Apa hubungan spesifikasi dengan tahap analisis persyaratan? â&#x20AC;˘ Tahap analisis persyaratan mengidentifikasi, menganalisis, dan menyempurnakan persyaratan barang/jasa/sistem yang pada akhirnya akan menjadi dasar penyusunan kontrak dan spesifikasi kinerja sistem

120

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 13

121

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 14

Terima kasih! Ada pertanyaan?

122

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 15

Kegiatan Interaktif No. 3-5-1 Menganalisis Kebutuhan Pengguna dan Memformalisasi Persyaratan

123

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

124

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

► SESI 6 – VERIFIKASI DAN PENGELOLAAN PERSYARATAN Slide 1

Sesi 6

Verifikasi dan Pengelolaan Persyaratan

Proyek Modernisasi Pengadaan

125

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 2

126

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 3

Apa tujuan tahap verifikasi persyaratan?

127

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 4

Verifikasi persyaratan Proses Pengelolaan Persyaratan 1. Pendefinisian Proyek

2. Elisitasi

Analisis

4. Formalisasi

5. Verifikasi

6. Pengelolaan

•

Pada dasarnya merupakan langkah untuk melakukan kaji ulang dan konfirmasi persyaratan

•

Memastikan dokumen persyaratan yang disusun secara formal mencakup kebutuhan pemerintah secara akurat

•

Memerlukan interaksi secara aktif dengan para pemangku kepentingan

•

Jika persyaratan sudah tepat– lanjut ke tahap pengelolaan, jika belum, kembali ke tahap elisitasi

128

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 5

Kegiatan-kegiatan dalam tahap verifikasi persyaratan Melakukan Penilaian

Hasil dari proses ini adalah dokumen yang disusun secara formal yang digunkan sebagai dasar kesepakatan antara tim pengelola proyek dan pemangku kepentingan dari sektor pemerintah, yang selanjutnya akan menjadi bagian dari dokumen pengadaan

Verifikasikan Penelusuran

Penerimaan

Tetapkan Persyaratan Dasar

Dokumentasikan Temuan

Capai Kesepakatan

Atasi Defisiensi(Jika ada)

129

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 6

Mengapa persyaratan perlu dikelola setelah dirancang, didokumentasikan, dan diverifikasi?

130

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 7

Pengelolaan Persyaratan Proses Pengelolaan Persyaratan 1. Pendefinisian Proyek

â&#x20AC;˘

2. Elisitasi

Analisis

4. Formalisasi

5. Verifikasi

6. Pengelolaan

Mengapa persyaratan perlu dikelola ? -

Perubahan tidak dapat dihindari dalam proses apapun, khususnya proses pengadaan

Meningkatkan kemungkinan keberhasilan memperoleh barang/jasa yang sesuai dengan persyaratan dalam batasan waktu dan anggaran yang ditetapkan

Perubahan mungkin bahkan diperlukan dalam penyusunan dokumen pengadaan

Perubahan dapat berpengaruh pada biaya dan jadwal

131

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 8

Kegiatan pengelolaan persyaratan Proses Pengelolaan Persyaratan 1. Pendefinisian Proyek

•

2. Elisitasi

Analisis

4. Formalisasi

5. Verifikasi

6. Pengelolaan

Perubahan harus diajukan melalui proses formal dan mungkin perlu renegosiasi proyek –

Identifikasikan para pihak yang bertanggung jawab atas pengendalian perubahan

–

Tentukan proses pengendalian perubahan – formal vs informal

–

Pastikan penelusuran dapat dilakukan/ keterlacakan

–

Tentukan dampak terhadap biaya/ jadwal dan pastikan ketersediaan dana

–

Tetapkan proses untuk mengkomunikasikan perubahan

132

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 9

Apa hubungan spesifikasi dengan proses verifikasi dan pengelolaan persyaratan? • Proses verifikasi persyaratan memastikan dokumen formal, yaitu “spesifikasi” secara akurat mewakili kebutuhan pemerintah • Dalam pelaksanaan kontrak, perubahan persyaratan mungkin timbul. Perubahan ini dimonitor dan dikelola, sehingga mungkin dokumen spesifikasi perlu diperbarui.

133

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 10

134

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 11

Terima kasih! Ada Pertanyaan?

135

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 12

Kegiatan Interaktif No. 3-6-1 Mengelola Persyaratan

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda

136

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

â&#x2013;şHARI-3 MERANGKUM KEGIATAN Slide 13

Kegiatan Interaktif No. 3-0-2 Who Wants to Be a Millionaire

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda

137

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 14

Rp 1,000,000 Rp 500,000 Rp 250,000 Rp 125,000 Rp 64,000 Rp 32,000 Rp 16,000 Rp 8,000 Rp 4,000 Rp 2,000 Rp 1,000 Rp 500 Rp 300 Rp 200 Rp 100

138

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 15

Rp 1,000,000 Rp 500,000 Rp 250,000 Rp 125,000 Rp 64,000 Rp 32,000 Rp 16,000 Rp 8,000 Rp 4,000 Rp 2,000 Rp 1,000 Rp 500 Rp 300 Rp 200 Rp 100

Persyaratan: a. merupakan kebutuhan atau permintaan atas sumber daya b. Dapat dipenuhi pengadaan barang/jasa pemerintah c. yang didokumentasikan disebut juga spesifikasi d. A dan B benar e. A, B, dan C benar

139

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 16

Rp 1,000,000 Rp 500,000 Rp 250,000 Rp 125,000 Rp 64,000 Rp 32,000 Rp 16,000 Rp 8,000 Rp 4,000 Rp 2,000 Rp 1,000 Rp 500 Rp 300 Rp 200 Rp 100

Yang mana yang bukan merupakan tahap utama dalam proses pengelolaan persyaratan a. b. c. d. e.

Analisis Verifikasi Elisitasi Penutupan Pendefinisian proyek

140

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 17

Rp 1,000,000 Rp 500,000 Rp 250,000 Rp 125,000 Rp 64,000 Rp 32,000 Rp 16,000 Rp 8,000 Rp 4,000 Rp 2,000 Rp 1,000 Rp 500 Rp 300 Rp 200 Rp 100

Apa tanggung jawab pengelola pengadaan dalam penyusunan persyaratan? a. Mengidentifikasi kebutuhan instansi pengadaan b. Meninjau kelengkapan persyaratan dan memastikan persyaratan tersebut tidak restriktif c. Menyusun spesifikasi, KAK, pernyataan Kerja (SOW) d. Mendefinisikan aspek teknis dan fisik dan/atau skala dari barang, pekerjaan konstruksi, dan jasa

141

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 18

Rp 1,000,000 Rp 500,000 Rp 250,000 Rp 125,000 Rp 64,000 Rp 32,000 Rp 16,000 Rp 8,000 Rp 4,000 Rp 2,000 Rp 1,000 Rp 500 Rp 300 Rp 200 Rp 100

Dalam proses pengadaan, dalam tahap apa elisitasi persyaratan dilakukan? a. Evaluasi dan penetapan pemenang b. Penyusunan dokumen pengadaan c. Perencanaan pengadaan d. Administrasi dan pengelolaan kontrak

142

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 19

Rp 1,000,000 Rp 500,000 Rp 250,000 Rp 125,000 Rp 64,000 Rp 32,000 Rp 16,000 Rp 8,000 Rp 4,000 Rp 2,000 Rp 1,000 Rp 500 Rp 300 Rp 200 Rp 100

Persyaratan harus dikaji ulang dan diperiksa kembali untuk memastikan bahwa: a. Persyaratan dapat dipahami oleh penawar b. Persyaratan secara jelas menjelaskan proses pemasukan penawaran c. A dan d benar d. Persyaratan jelas dan akurat

143

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 20

Rp 1,000,000 Rp 500,000 Rp 250,000 Rp 125,000 Rp 64,000 Rp 32,000 Rp 16,000 Rp 8,000 Rp 4,000 Rp 2,000 Rp 1,000 Rp 500 Rp 300 Rp 200 Rp 100

Yang mana yang bukan merupakan manfaat persyaratan yang didefinisikan dengan baik? a. Mempermudah analisis persyaratan b. Mendukung proses penelusuran persyaratan c. Mengidentifikasi pemangku kepentingan d. Menjadi basis dalam proses verifikasi dan validasi

144

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 21

Rp 1,000,000 Rp 500,000 Rp 250,000 Rp 125,000 Rp 64,000 Rp 32,000 Rp 16,000 Rp 8,000 Rp 4,000 Rp 2,000 Rp 1,000 Rp 500 Rp 300 Rp 200 Rp 100

Yang mana yang bukan merupakan ciri-ciri persyaratan yang dirancang dengan baik? a. ambigu b. Dapat diverifikasikan c. Dapat dicapai d. Independen

145

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 22

Rp 1,000,000 Rp 500,000 Rp 250,000 Rp 125,000 Rp 64,000 Rp 32,000 Rp 16,000 Rp 8,000 Rp 4,000 Rp 2,000 Rp 1,000 Rp 500 Rp 300 Rp 200 Rp 100

Kegiatan ini menjabarkan batasan dan kendala yang dihadapi proyek a. b. c. d.

Elisitasi persyaratan Dokumentasi persyaratan Mendefinisikan ruang lingkup proyek Formalisasi persyaratan

146

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 23

Rp 1,000,000 Rp 500,000 Rp 250,000 Rp 125,000 Rp 64,000 Rp 32,000 Rp 16,000 Rp 8,000 Rp 4,000 Rp 2,000 Rp 1,000 Rp 500 Rp 300 Rp 200 Rp 100

Pendefinisian Proyek a. Menyatakan bahwa dokumen persyaratan tidak bias b. Memastikan barang, pekerjaan konstruksi, jasa tercakup dalam rencana pengadaan c. Menunjukkan persyaratan secara akurat mendefinisikan kebutuhan d. Merupakan langkah pertama yang sangat penting dalam tahap pengelolaan persyaratan

147

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 24

Rp 1,000,000 Rp 500,000 Rp 250,000 Rp 125,000 Rp 64,000 Rp 32,000 Rp 16,000 Rp 8,000 Rp 4,000 Rp 2,000 Rp 1,000 Rp 500 Rp 300 Rp 200 Rp 100

Informasi apa yang biasanya tidak terdapat di bagian latar belakang dari Kerangka Acuan Kerja? a. Tahapan penting proyek b. Keadaan yang menjadi dasar kebutuhan penyelenggaraan pengadaan c. Tahapan penting yang direncanakan akan dipenuhi oleh penawar yang dipilih d. Rekam jejak kegiatan pengadaan

148

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 25

Rp 1,000,000 Rp 500,000 Rp 250,000 Rp 125,000 Rp 64,000 Rp 32,000 Rp 16,000 Rp 8,000 Rp 4,000 Rp 2,000 Rp 1,000 Rp 500 Rp 300 Rp 200 Rp 100

Tahap ini berlangsung setelah tahap pendefinisian proyek a. b. c. d.

Formalisasi persyaratan Elisitasi persyaratan Penelurusan persyaratan Pengelolaan persyaratan

149

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 26

Rp 1,000,000 Rp 500,000 Rp 250,000 Rp 125,000 Rp 64,000 Rp 32,000 Rp 16,000 Rp 8,000 Rp 4,000 Rp 2,000 Rp 1,000 Rp 500 Rp 300 Rp 200 Rp 100

Yang mana yang bukan merupakan kegiatan yang dilakukan dalam tahap elisitasi persyaratan? a. Mengidentifikasi pemangku kepentingan utama b. Memilih teknik elisitasi c. Memetakan pemangku kepentingan terhadap tujuan bisnis d. Menganalisis persyaratan

150

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 27

Rp 1,000,000 Rp 500,000 Rp 250,000 Rp 125,000 Rp 64,000 Rp 32,000 Rp 16,000 Rp 8,000 Rp 4,000 Rp 2,000 Rp 1,000 Rp 500 Rp 300 Rp 200 Rp 100

Yang mana di bawah ini yang bukan merupakan metode pengumpulan persyaratan? a. Wawancara b. Membuat contoh model c. Mendokumentasikan persyaratan d. Kuesioner

151

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 28

Rp 1,000,000 Rp 500,000 Rp 250,000 Rp 125,000 Rp 64,000 Rp 32,000 Rp 16,000 Rp 8,000 Rp 4,000 Rp 2,000 Rp 1,000 Rp 500 Rp 300 Rp 200 Rp 100

Yang mana yang bukan merupakan tujuan persyaratan pengadaan? a. Mendefinisikan kebutuhan b. Menginformasikan penawar tentang kebutuhan pengadaan c. Menentukan standar kualitas sebagai dasar evaluasi penawaran d. Menginformasikan penawar tentang proses evaluasi penawaran

152

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 29

Rp 1,000,000 Rp 500,000 Rp 250,000 Rp 125,000 Rp 64,000 Rp 32,000 Rp 16,000 Rp 8,000 Rp 4,000 Rp 2,000 Rp 1,000 Rp 500 Rp 300 Rp 200 Rp 100

Hal ini menentukan fungsi atau peran yang harus dapat dioperasikan oleh suatu sistem atau komponen a. Persyaratan berdasarkan desain b. Persyaratan nonfungsional c. Persyaratan fungsional d. Tidak ada jawaban yang benar

153

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 30

Rp 1,000,000 Rp 500,000 Rp 250,000 Rp 125,000 Rp 64,000 Rp 32,000 Rp 16,000 Rp 8,000 Rp 4,000 Rp 2,000 Rp 1,000 Rp 500 Rp 300 Rp 200 Rp 100

Hal ini menentukan kriteria yang dapat digunakan untuk pengoperasian sistem dan bukan fungsi tertentu a. Persyaratan fungsional b. Persyaratan kinerja c. Persyaratan sistem d. Tidak ada jawaban yang benar

154

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 31

Rp 1,000,000 Rp 500,000 Rp 250,000 Rp 125,000 Rp 64,000 Rp 32,000 Rp 16,000 Rp 8,000 Rp 4,000 Rp 2,000 Rp 1,000 Rp 500 Rp 300 Rp 200 Rp 100

Sebuah _________ merupakan layanan yang disediakan oleh sistem, biasanya dirumuskan oleh seorang analis bisnis dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan pemangku kepentingan. a. Fitur b. Pengujian c. Skenario d. Persyaratan tambahan

155

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 32

Rp 1,000,000 Rp 500,000 Rp 250,000 Rp 125,000 Rp 64,000 Rp 32,000 Rp 16,000 Rp 8,000 Rp 4,000 Rp 2,000 Rp 1,000 Rp 500 Rp 300 Rp 200 Rp 100

_______ merupakan sebuah proses yang berulang dan terus-menerus yang mencakup kegiatan mengklarifikasi, mempertajam, dan mengidentifikasi berbagai kendala dan tantangan baru bagi persyaratan. a. b. c. d.

Analisis persyaratan Pengelolaan persyaratan Elisitasi persyaratan Formalisasi persyaratan

156

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 33

Rp 1,000,000 Rp 500,000 Rp 250,000 Rp 125,000 Rp 64,000 Rp 32,000 Rp 16,000 Rp 8,000 Rp 4,000 Rp 2,000 Rp 1,000 Rp 500 Rp 300 Rp 200 Rp 100

_______ merupakan proses berulang yang mungkin akan dilakukan beberapa kali dan memerlukan interaksi dengan pemangku kepentingan setiap kali proses ini diulang. a. b. c. d.

Analisis Formalisasi Pendefinisian proyek Pengadaan

157

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 34

Rp 1,000,000 Rp 500,000 Rp 250,000 Rp 125,000 Rp 64,000 Rp 32,000 Rp 16,000 Rp 8,000 Rp 4,000 Rp 2,000 Rp 1,000 Rp 500 Rp 300 Rp 200 Rp 100

Apa saja bentuk dokumen persyaratan pada umumnya? a. Undangan lelang, spesifikasi, KAK b. Formulir isian, Undangan lelang, Pernyataan kerja (SOW) c. KAK, SOW d. Spesifikasi, KAK, Instruksi untuk Penawar

158

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 35

Rp 1,000,000 Rp 500,000 Rp 250,000 Rp 125,000 Rp 64,000 Rp 32,000 Rp 16,000 Rp 8,000 Rp 4,000 Rp 2,000 Rp 1,000 Rp 500 Rp 300 Rp 200 Rp 100

Proses apa yang dilakukan untuk memastikan kebutuhan pemangku kepentingan dapat secara akurat dituangkan ke dalam dokumen persyaratan yang disusun secara formal? a. b. c. d.

Verifikasi persyaratan Analisis persyaratan Formalisasi persyaratan Elisitasi persyaratan

159

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Slide 36

Rp 1,000,000 Rp 500,000 Rp 250,000 Rp 125,000 Rp 64,000 Rp 32,000 Rp 16,000 Rp 8,000 Rp 4,000 Rp 2,000 Rp 1,000 Rp 500 Rp 300 Rp 200 Rp 100

Proses apa yang memerlukan penjabaran kebutuhan pengguna ke dalam syarat-syarat umum kontrak yang dapat dicapai dan diverifikasikan? a. Perencanaan pengadaan b. Elisitasi persyaratan c. Formalisasi persyaratan d. Analisis persyaratan

160

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

â&#x2013;ş KEGIATAN HARI PERTAMA

Aktivitas No. 1-0-1 Hari 1 | Sesi 0 | Aktivitas 1

PERMAINAN URUTAN Tujuan: 1. Membangun percakapan yang dinamis antar peserta 2. Memfasilitasi peserta untuk saling mengenal 3. Membangun hubungan antar peserta (networking) Petunjuk untuk Peserta: 1. Fasilitator akan membacakan anda petunjuk tentang cara mengacak posisi di setiap meja kelompok peserta. 2. Tim yang mengacak posisi tercepat memenangi putaran.

161

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Aktivitas No. 1-1-1 Hari 1 | Sesi 0 | Aktivitas 1

PROSES PENGELOLAAN PERSYARATAN Tujuan: Agar peserta dapat menerapkan apa yang telah mereka pelajari di Sesi 1 dengan melakukan diskusi kelompok tentang pengalaman pribadi mereka terkait proses pengelolaan persyaratan. Petunjuk untuk Peserta: 1. Ini adalah diskusi yang dipimpin fasilitator yang melibatkan Anda dalam diskusi kelas tentang pengalamaan profesional Anda dengan persyaratan dan proses pengelolaan persyaratan 2. Kami mendorong Anda untuk berbagi pengalaman yang Anda miliki

162

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Aktivitas No. 1-2-1 Hari 1 | Sesi 2 | Aktivitas 1

MENENTUKAN JENIS SPESIFIKASI YANG TEPAT Tujuan: Agar peserta dapat menerapkan pengetahuan tentang jenis spesifikasi persyaratan dengan memilih jenis spesifikasi yang tepat untuk skenario pengadaan yang diberikan. Petunjuk untuk Peserta: 1. Secara individu, tinjau ulang daftar pengadaan yang disediakan dan tentukan apakah spesifikasi kinerja, desain atau hibrida (kinerja dan desain) cocok untuk jenis pengadaan tersebut Pengadaan:  Alat-alat kantor untuk Kementerian Keuangan.  Jasa konsultasi Manajemen Proyek untuk proyek pembangunan jalan dari Kementerian Perhubungan  Pasokan bahan-bahan pengobatan rutin untuk rumah sakit daerah.  Jasa konsultasi untuk mendukung rencana akuisisi untuk pengadaan penelitian dan pengembangan inovatif dari Kementerian Energi  50 bus Trans Jakarta baru untuk kota Jakarta 2. Berikan penjelasan singkat mengapa Anda memilih jenis tersebut untuk setiap pengadaan. Bila telah selesai, Anda dapat mendiskusikan jawaban dalam kelompok Anda.

Tabel 1 – Lembar Kerja Aktivitas Menentukan Jenis Spesifikasi yang Tepat Tolong Berikan Jenis Spesifikasi (Kinerja/Desain/Hibrida)

Daftar Pengadaan Alat-alat kantor untuk Kementerian Keuangan Jasa konsultasi Manajemen Proyek untuk proyek pembangunan jalan dari Kementerian Perhubungan Pasokan bahan-bahan pengobatan rutin untuk rumah sakit daerah. Jasa konsultasi untuk mendukung rencana akuisisi untuk pengadaan penelitian dan pengembangan inovatif dari Kementerian Energi 50 bus Trans Jakarta baru untuk kota Jakarta

163

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Aktivitas No. 1-2-2 Hari 1 | Sesi 2 | Aktivitas 2

PERSYARATAN DAN PRINSIP DASAR PENGADAAN Tujuan: agar peserta dapat mendemonstrasikan pemahaman praktis tentang pentingnya mempertimbangkan prinsip dasar pengadaan dalam proses pengelolaan persyaratan Petunjuk untuk Peserta : Dalam kelompok di meja Anda, diskusikan hal-hal berikut: 1. Bagaimana proses pengelolaan persyaratan dapat menjaga kesesuaian terhadap prinsip dasar pengadaan? Berikan penjelasan untuk setiap prinsip dasar (transparansi, keadilan, akuntabilitas, kompetisi dan kejujuran). 2. Sebaliknya, bagaimana pelanggaran terhadap prinsip tersebut pada saat proses pengelolaan persyaratan dapat memengaruhi hasil keseluruhan pengadaan? Berikan penjelasan untuk setiap prinsip dasar (transparansi, keadilan, akuntabilitas, kompetisi dan kejujuran).

164

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Aktivitas No. 1-0-2 Hari 1 | Sesi 0 | Aktivitas 2

BINGO Tujuan: Agar peserta mengingat poin-poin utama Petunjuk untuk Peserta: 1. Anda akan melihat sepuluh kata atau frasa yang berhubungan dengan topik dalam Sesi 1-2 dalam flip chart 2. Setiap kelompok memilih 5 kata atau frasa dan menuliskannya pada flip chart 3. Fasilitator akan memberikan definisi singkat atau sinonim dari kata/frasa tersebut tetapi tidak akan menyebut kata itu sendiri 4. Jika Anda mengetahui kata/frasa yang dimaksud, Anda dapat memberikan tanda centang (â&#x2C6;&#x161;) pada kata/frasa tersebut. Bila Anda telah berhasil memberikan tanda centang pada semua kata/frasa dalam flip chart Anda, teriak BINGO!! 5. Kelompok pertama yang berteriak BINGO!! memenangkan ronde tersebut.

165

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

166

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

â&#x2013;ş KEGIATAN HARI KEDUA

Aktivitas No. 2-0-1 Hari 2 | Sesi 0 | Aktivitas 1

DISKUSI TENTANG APA YANG TELAH DIPELAJARI DI HARI PERTAMA Tujuan 1. Mengetahui pemikiran peserta tentang Hari Pertama mereka 2. Mengingat kembali dan menyebutkan Poin-poin penting dari Sesi 1-2 Petunjuk untuk Peserta: 1. Tempelkan stiker di bagian kertas flipchart yang menggambarkan perasaan Anda terhadap Pelatihan pada Hari Pertama. 2. Buat presentasi singkat tentang Sesi 1-2 dalam kelompok.

167

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Aktivitas No. 2-3-1 Hari 2 | Sesi 3| Aktivitas 1

MENDEFINISIKAN RUANG LINGKUP PROYEK Tujuan: Agar peserta dapat menerapkan apa yang telah mereka pelajari dalam sesi ketiga dengan secara berkelompok melakukan curah pendapat terkait dengan skenario pengadan dan mendefinisikan ruang lingkup proyek pengadaan tersebut. Petunjuk untuk Peserta: 1. Anda bekerja dalam kelompok dan akan memilih skenario pengadaan yang akan dibahas. 2. Pilihlah skenario pengadaan yang melibatkan spesifikasi kinerja dan desain (persyaratan fungsional dan non-fungsional). 3. Berdasarkan skenario tersebut, anda akan menetapkan dan membuat dokumen ruang lingkup proyek yang mencakup identifikasi minimal 5 tujuan bisnis, dan menuliskannya di flipchart.

168

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Aktivitas No. 2-4-1 Hari 2 | Sesi 4| Aktivitas 1

MENGIDENTIFIKASI DAN MEMETAKAN PEMANGKU KEPENTINGAN TERHADAP TUJUAN BISNIS Tujuan: Agar peserta dapat menerapkan apa yang telah mereka pelajari di Sesi 4 dengan mengidentifikasi para pemangku kepentingan utama dan memetakan para pemangku kepentingan tersebut terhadap tujuan pengadaan yang disusun pada sesi 3. Petunjuk untuk Peserta: 1. Anda akan mengembangkan skenario pengadaan yang and buat pada kegiatan sesi 3. 2. Anda bekerja secara berkelompok untuk mengidentifikasi para pemangku kepentingan dari pengadaan tersebut dan memetakan mereka pada tujuan bisnis yang diidentifikasi di sesi sebelumnya. 3. Selanjutnya, anda akan membuat daftar kebutuhan pengguna yang berhubungan dengan pengadaan tersebut yang mencakup lima persyaratan fungsional dan lima persyaratan nonfungsional.

169

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Aktivitas No. 2-0-2 Hari 2 | Sesi 0| Aktivitas 2

MENGINGAT MATERI Tujuan: Agar peserta mengingat poin-poin utama Petunjuk untuk Peserta: 1. Setiap kelompok diberikan batas waktu (misalnya, 3 menit). 2. Anda harus menuliskan sebanyak mungkin kata, frasa, dan/atau ungkapan dari Sesi 3: Mendefinisikan Proyek dan Sesi 4: Elisitasi Persyaratan. 3. Kelompok yang dapat mengingat paling banyak adalah pemenangnya.

170

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Aktivitas No. 2-0-3 Hari 2 | Sesi 0| Aktivitas 3

UNDIAN PERTANYAAN Tujuan: Agar peserta mengingat poin-poin utama Petunjuk untuk Peserta: 1. Fasilitator akan membawa kotak yang berisi sedotan 2. Beberapa sedotan diberi tanda, dan selebihnya tidak diberi tanda, hanya 20% sedotan yang diberi tanda 3. Fasilitator akan memberikan pertanyaan 4. Fasilitator akan meminta peserta, secara satu per satu, mengambil satu sedotan tanpa melihat ke dalam kantong 5. Apabila peserta mendapat sedotan yang diberi tanda, maka peserta tersebut harus menjawab pertanyaa yang telah diajukan 6. Apabila peserta mendapat sedotan yang tidak diberi tanda, maka peserta tersebut tidak perlu menjawab pertanyaa yang telah diajukan

171

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

172

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

â&#x2013;ş KEGIATAN HARI KETIGA

Aktivitas No. 3-0-1 Hari 3 | Sesi 0| Aktivitas 1

MENDISKUSIKAN MATERI YANG DIPELAJARI PADA HARI KEDUA Tujuan: 1. Melakukan evaluasi tentang pendapat peserta tentang Hari Kedua 2. Untuk mengingat dan menyebutkan Poin-Poin Penting dari Sesi 3-4 Petunjuk untuk Peserta: 1. Tempelkan sticker pada bagian yang paling menggambarkan pendapat/perasaan Anda tentang Hari Kedua. 2. Buatlah sebuah presentasi singkat tentang Sesi 3-4 dalam bentuk tabel, lalu paparkan di depan kelas.

173

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Aktivitas No. 3-5-1 Hari 3 | Sesi 5| Aktivitas 1

MENGANALISA KEBUTUHAN PENGGUNA DAN MEMFORMALISASI PERSYARATAN Tujuan: Agar peserta dapat menunjukkan pemahaman mereka tentang analisis persyaratan dan proses formalisasi Petunjuk untuk Peserta: 1. Peserta bekerja dalam kelompok. 2. Dengan menggunakan kebutuhan pengguna (persyaratan) yang anda kembangkan dalam kegiatan sebelumnya, dokumentasikan analisis persyaratan tersebut dengan menggunakan proses yang telah didiskusikan dalam sesi ini. 3. Ketika analisis telah selesai dibuat, formalisasikan persyaratan dan dokumentasikan penelusuran persyaratan kembali ke kebutuhan bisnis.

174

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Aktivitas No. 3-6-1 Hari 3 | Sesi 6| Aktivitas 1

MENGELOLA PERSYARATAN Tujuan: Agar perseta dapat menerapkan pengetahuannya mengenai proses verifikasi persyaratan melalui kegiatan kelompok. Petunjuk untuk Peserta: 1. Anda bekerja dalam kelompok dan gunakan skenario yang telah dibuat pada kegiatan sebelumnya. 2. Anda akan menggunakan proses verifikasi persyaratan untuk memverifikasikan persyaratan yang disusun dalam kegiatan sebelumnya 3. Gambarkan proses verifikasi persyaratan pada flipchart dan gunakan kesempatan ini untuk memberikan panduan kepada peserta dalam berdiskusi 4. Dalam kegiatan ini, anda paling tidak harus mengidentifikasi tiga kekurangan/defisiensi persyaratan yang perlu diperbaiki.

175

Modul 10: Bagaimana Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Activity No. 3-0-2 Day 3 | Session 7 | Activity 2

WHO WANTS TO BE MILLIONAIRE Tujuan: Agar peserta mengkaji ulang poin-poin penting tentang bagaimana mengembangkan dan menafsirkan spesifikasi Petunjuk untuk peserta: 1. Jika Anda kontestan, berusahalah sebaik mungkin untuk menjawab dengan benar setiap pertanyaan yang diajukan. 2. Jika Anda tidak mengetahui jawabannya, Anda dapat menggunakan pilihan bantuan masingmasing satu kali:  50:50 – Dua jawaban yang salah akan dieliminasi  Tanya teman – Memberikan waktu selama 30 detik kepada peserta untuk mendiskusikan jawabannya dengan seroang peserta lain yang tidak ikut dalam permainan.  Tanya penonton – Peserta lain yang tidak ikut bermain memilih satu jawaban yang mreka anggap benar. 3. Untuk setiap pertanyaan yang Anda jawab dengan benar, Anda meningkatkan hadiah yang akan Anda peroleh (Rp 100, Rp 200 Rp 500, dst.) seperti yang terlihat pada slide 13. Apabila jawaban Anda salah, Anda kehilangan semua uang Anda dan permainan berakhir. Jika Anda memutuskan untuk menyerah, Anda ―memenangkan‖ hadiah terbesar yang Anda peroleh sesuai dengan nilai pertanyaan yang terakhir Anda jawab dengan benar. 4. Jika Anda penonton, cobalah untuk membantu kontestan ketika ia meminta bantuan Anda untuk memilih jawaban yang benar.

176