Modul 7 merencanakan dan mengadaan pengadaan kompleks by Budi Iteem

Modul 7

Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks Pelatihan Pengadaan - Tingkat Menengah

Proyek Modernisasi Pengadaan LKPP/MCA-I Pengembangan Sumber Daya Manusia

BUKU PEDOMAN PESERTA PELATIHAN

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Module 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks Pelatihan Pengadaan—Tingkat Menengah Proyek Modernisasi Pengadaan LKPP/MCA-I Buku Pedoman Peserta Pelatihan 2

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

DAFTAR ISI ► SELAMAT DATANG .......................................................................................................................................................................5 ► TUJUAN MODUL ............................................................................................................................................................................6 ► AGENDA PELATIHAN ...................................................................................................................................................................7 ► BIOGRAFI FASILITATOR ........................................................................................................................................................... 11 ► ATURAN PELATIHAN ................................................................................................................................................................. 15 ► PENGENALAN MODUL .............................................................................................................................................................. 17 ► SESI 1 - GAMBARAN UMUM PERENCANAAN PENGADAAN ............................................................................................... 33 ► SESI 2 - MERENCANAKAN PENGADAAN KOMPLEKS .......................................................................................................... 49 ► SESI 3 - ANALISIS RUANG LINGKUP & KEBUTUHAN ........................................................................................................... 69 ► HARI - 1 MERANGKUM KEGIATAN.......................................................................................................................................... 89 ► HARI - 2 MEMAPARKAN APA YANG DIPELAJARI DI HARI KE - 1 ...................................................................................... 91 ► SESI 4 -RISIKO & TATA KELOLA ............................................................................................................................................. 93 ► SESI 5 - ANALISIS PASAR DAN HUBUNGAN PENGELOLA PENGADAAN DENGAN PENYEDIA BARANG/JASA ......... 113 ► HARI - 2 MERANGKUM KEGIATAN........................................................................................................................................ 133 ► HARI - 3 MEMAPARKAN APA YANG DIPELAJARI DI HARI KE - 2 .................................................................................... 135 ► SESI 6 - JENIS KONTRAK YANG DIGUNAKAN UNTUK PENGADAAN BARANG/JASA YANG KOMPLEKS .................... 137 ► SESI 7 - METODE PENGADAAN DAN DOKUMENTASI ........................................................................................................ 157 ► HARI - 3 MERANGKUM KEGIATAN........................................................................................................................................ 173 ► KEGIATAN HARI PERTAMA .................................................................................................................................................... 175 ► KEGIATAN HARI KEDUA ......................................................................................................................................................... 181 ►KEGIATAN HARI KETIGA ......................................................................................................................................................... 187

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

► SELAMAT DATANG Selamat datang di modul “Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks". Terima kasih telah menghadiri pelatihan penting ini. Pengadaan barang/jasa pemerintah yang efisien dan efektif merupakan suatu fungsi sektor pemerintah yang strategis dan merupakan suatu komponen dasar dalam tata kelola yang baik. Seperti negara-negara lain, sistem pengadaan barang/jasa pemerintah yang saat ini diterapkan di Indonesia sangat rentan terhadap kecurangan, pemborosan, dan penyalahgunaan yang dapat mengakibatkan kebocoran dana yang signifikan dan penurunan kualitas barang, pekerjaan konstruksi, dan jasa. Proyek Modernisasi Pengadaan dirancang dengan tujuan untuk memberikan bantuan kepada Pemerintah Indonesia dalam melakukan penghematan pengeluaran pemerintah secara signifikan dengan tidak mengurangi - atau dengan meningkatkan - kualitas barang dan jasa yang diperoleh dari proses pengadaan. Proyek ini mencakup kegiatan-kegiatan untuk membangun jenjang karir bagi para pegawai negeri sipil bidang pengadaan, menciptakan peran dan struktur institusional yang memberikan kewenangan yang memadai bagi para pengelola pengadaan untuk mengimplementasikan praktik pengadaan yang baik, dan memperkuat pengendalian seperti audit pengadaan dan keuangan untuk memastikan adanya peningkatan kinerja institusional. Modul ini dibagi ke dalam sesi-sesi pelatihan yang diadakan selama tiga hari; namun, lama pelatihan per hari dan per sesi dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Modul ini diberikan berdasarkan prinsip-prinsip pembelajaran orang dewasa:  Pembelajaran bersifat mandiri  Pembelajaran sesuai dengan kebutuhan langsung dan sangat partisipatif  Pembelajaran dilakukan berdasarkan pengalaman (peserta pelatihan dan fasilitator saling belajar dari pengalaman satu sama lain)  Pelatihan mengalokasikan waktu untuk refleksi dan pemberian umpan balik yang bersifat korektif  Suasana saling menghormati tercipta antara fasilitator dan para peserta pelatihan Buku panduan ini disusun berdasarkan agenda harian pelatihan. Setiap bagian dimulai dengan pengenalan topik secara umum. Buku panduan ini juga menunjukkan perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap sesi pelatihan dan materi serta persiapan yang dibutuhkan.

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

► TUJUAN MODUL Di akhir pelatihan ini, anda akan dapat:  Melakukan langkah-langkah penting dalam tahap perencanaan pengadaan dan mengidentifikasi pertimbangan dan langkah tambahan yang diperlukan dalam pengadaan yang kompleks dibandingkan pengadaan sederhana  Mendefinisikan struktur, pemangku kepentingan, dan pendekatan untuk merencanakan pengadaan yang kompleks  Mendefinisikan dan melaksanakan langkah-langkah penting untuk melakukan analisis ruang lingkup dan kebutuhan, termasuk pengelolaan pemangku kepentingan yang diperlukan dalam kegiatan ini  Menerapkan pengelolaan risiko dan teknik tata kelola yang diperlukan dalam pengadaan barang/jasa yang kompleks  Melakukan analisis pasar dan menggunakan informasi yang dikumpulkan sebagai informasi untuk menyusun ruang lingkup, dokumen pengadaan, dan menentukan jenis kontrak  Memilih jenis kontrak yang paling tepat untuk pengadaan barang/jasa yang kompleks  Mendefinisikan berbagai jenis metode pengadaan, menerapkan pemahaman tersebut untuk menentukan metode yang paling tepat, dan menyusun dokumen pengadaan, serta memahami proses perencanaan pengadaan yang berhubungan dengan pengadaan yang kompleks

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

► AGENDA PELATIHAN HARI PERTAMA Waktu

Topik

09:00 – 10:15

Perkenalan dan Gambaran Umum serta Tujuan Modul, Kegiatan Icebreaker, Uji Pengetahuan Prapelatihan, dan Aturan Pelatihan

10:15 – 10:30

Rehat

10:30 – 11:00

Sesi 1: Gambaran Umum Perencanaan Pengadaan

11:00 – 11:30

Kegiatan 1: Apa Ciri-Ciri dari Pengadaan yang Kompleks?

11:30 – 12:00

Kegiatan 2: Menentukan Nilai dan Risiko

12:00 – 13:00

Ishoma

13:00 – 13:30

Sesi 2: Merencanakan Pengadaan Kompleks

13:30 – 14:00

Kegiatan 1: Studi Kasus – Proses Perencanaan Pengadaan

14:00 – 14:30

Sesi 3: Analisis Ruang Lingkup dan Kebutuhan

14:30 – 15:10

Kegiatan 1: Studi Kasus – Perkiraan Anggaran

15:10 – 15:25

Rehat

15:25 – 16:15

Kegiatan 1: Tantangan Balon Sesi Tanya-Jawab

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

HARI KEDUA Waktu

Topik

09:00 – 09:30

Pulse check Peserta mendiskusikan, merangkum, dan mempresentasikan hal yang dipelajari pada hari sebelumnya

09:30 – 10:15

Sesi 4: Risiko & Tata Kelola

10:15 – 10:30

Rehat

10:30 – 11:00

Kegiatan 1: Proses Pengelolaan Risiko untuk Pengadaan yang Kompleks

11:00 – 12:00

Kegiatan 2: Pengadaan Perangkat Lunak (Software) yang Dirancang Khusus

12:00 – 13:00

Ishoma

13:00 – 13:45

Sesi 5: Analisis Pasar dan Hubungan Pengelola Pengadaan & Penyedia Barang/Jasa

13:45 – 14:15

Kegiatan 1: Analisis Pasar

14:15 – 14:45

Kegiatan 2: Hubungan dengan Penyedia Barang/Jasa

14:45 – 15:00

Rehat

15:00 – 16:00

Kegiatan 1: Tambah Satu Kata Sesi Tanya-Jawab

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

HARI KETIGA Waktu

Topik

08:00 – 08:40

Pulse check Peserta mendiskusikan, merangkum, dan mempresentasikan hal yang dipelajari pada hari sebelumnya

08:40 – 09:35

Sesi 6: Jenis Kontrak yang Digunakan untuk Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

09:35 – 09:50

Rehat

09:50 – 10:20

Kegiatan 1 : Studi Kasus – Pembangunan Sistem Peringatan Dini Cuaca

10:20 – 10:40

Kegiatan 2: Syarat dan Ketentuan Kontrak untuk Memastikan Kinerja Penyedia setelah Penandatanganan Kontrak

10:40 – 11:30

Sesi 7 : Metode Pengadaan dan Dokumentasi

11:30 – 13:15

Ishoma

13:15 – 13:45

Kegiatan 1: Studi Kasus – Metode Pengadaan

13:45 – 14:15

Kegiatan 2: Studi Kasus – Metode Evaluasi

14:15 – 14:20

Rehat

14:20 – 15:00

Kegiatan 1: Berita Halaman Utama Merangkum Poin-Poin Penting Uji Pengetahuan Pascapelatihan Evaluasi pelatihan

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

► BIOGRAFI FASILITATOR

MOHAMMAD KEMAL PASHA Mohammad Kemal Pasha memiliki pengalaman kerja lebih dari lima tahun di bidang pengadaan untuk konstruksi gedung senilai Rp 40 miliar, peralatan komunikasi navigasi penerbangan senilai Rp 340 miliar dan jasa konsultan internasional senilai Rp 32 miliar. Memiliki sertifikat instruktur TOT pengadaan barang dan jasa pemerintah tingkat dasar dan peningkatan kompetensi untuk jabatan fungsional, serta sertifikat internasional supply chain management dari MLS-ITC. Berbekal keahlian dan pengalaman yang dimiliki, baik sebagai pemberi kerja maupun sebagai pengguna barang/jasa, merupakan hal yang akan disampaikan kepada peserta dalam perspektif berbeda

WAHYUDINATA HALIM Wahyudinata Halim memiliki pengalaman lebih dari 10 tahun di bidang pengadaan, keuangan, dan pelatihan di sejumlah industri, termasuk aspek pengadaan nonteknis (misalnya, aspek komersial dan prosedural) serta analisis pada semua tahap dalam siklus proyek. Ia juga memiliki pengalaman dalam melakukan pengadaan barang/jasa dan inisiatif pelatihan pengadaan untuk klien-klien pemerintah negara lain. Pengalamannya mencakup, namun tidak terbatas pada kontrak, manajemen rantai pasokan dan pelatihan pengadaan. Ia memiliki pengetahuan dan pemahaman yang mendalam tentang sistem pengadaan barang/jasa pemerintah, Uni Eropa, Bank Dunia, serta kebijakan, proses dan praktik-praktik pengadaan sebagaimana yang diterapkan pada berbagai jenis pengadaan yang dilakukan oleh organisasi internasional, seperti Commonwealth Procurement Guidelines. Ia pemegang Sertifikat Ahli di bidang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang dikeluarkan oleh LKPP.

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

ARIEF HIDAJAT Arief Hidajat memiliki pengalaman luas di bidang pengadaan, ekspor, impor, proses rantai pasokan dan negosiasi. Selain itu ia juga memiliki pengalaman lebih dari 20 tahun di bidang-bidang pengadaan strategis di berbagai perusahaan multinasional. Arief Hidajat juga berpengalaman dalam memberikan pelatihan dan pendampingan untuk staf dari berbagai lembaga, serta memiliki keahlian di bidang komunikasi secara lisan dan tertulis serta memberikan fasilitasi. Arief Hidajat pernah bekerja terutama di bidang pengapalan dan sektor migas yang memberinya kesempatan untuk mendapatkan pengalaman secara langsung tentang siklus pengadaan yang lengkap. Pengalaman yang dimilikinya mencakup, namun tidak terbatas pada, pengembangan Prosedur Operasi Standar untuk programprogram pengadaan dan penyusunan perjanjian dengan universitas untuk menyelenggarakan pelatihan bagi staf pengadaan.

RIKA HARIATY Rika Hariaty memiliki pengalaman bekerja sama selama bertahun-tahun dengan Pemerintah Indonesia, di bidang pengadaan, pelatihan, kontrak dan manajemen pemangku kepentingan, Selain memiliki pengalaman lebih dari 10 tahun dalam hal konsultasi pengadaan, Rika Hariaty pernah bekerja terutama dengan organisasi internasional dan pemerintah yang memberinya pengalaman di bidang pengelolaan, penyelenggaran dan pelatihan untuk proyek-proyek infrastruktur. Pengalaman yang dimilikinya mencakup, namun tidak terbatas pada keahlian di bidang pengadaan.

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

MUHAMAD IDE AMBARDI Muhamad Ide Ambardi memiliki pengalaman kerja di bidang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah selama lebih dari 9 tahun. Ia pernah bekerja sebagai pejabat fungsional pengelola pengadaan barang/jasa di Unit Layanan Pengadaan Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK) dan ia juga pernah bekerja di Airnav Indonesia sebagai Senior Procurement Analyst. Sebelumnya, Ia juga berpengalaman sebagai Pelatih dalam Pelatihan Anti Korupsi dalam Pengadaan Barang/Jasa di KPK dan Instruktur dalam Pelatihan Ahli Pengadaan Barang/Jasa Tingkat Dasar di LKPP. Muhamad Ide Ambardi memiliki pengetahuan praktis tentang cara mengelola Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah tanpa korupsi. Ia juga turut andil dalam memberikan bantuan bagi unit layanan pengadaan di KPK untuk mendapatkan Penghargaan National di Bidang Pengadaan 2014 dari LKPP untuk kategori Pionir Kelembagaan dan Sumber Daya Manusia ULP yang Permanen.

SRI HANIZAR Sri Hanizar memiliki pengalaman luas di bidang pengadaan untuk organisasi internasional. Ia bekerja sebagai tenaga ahli untuk meningkatkan kualitas pengadaan dan manajemen kontrak di kantor Bank Dunia dan Bank Pembangunan Asia (ADB). Berdasarkan pengalamannya dalam bidang pengadaan dan manajemen kontrak dalam beberapa proyek di bidang pendidikan, ekonomi, infrastruktur, dan human/social development di Indonesia, ia sangat memahami reformasi dan modernisasi pengadaan di Indonesia. Sri Hanizar memiliki pengalaman lebih dari 20 tahun di bidang pengadaan dan pekerjaan yang berhubungan dengan pengadaan.

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

KEITH FAWCETT Keith Fawcett memiliki pengalaman bekerja lebih dari 17 tahun di bidang akuisisi dan kontrak pengadaan untuk Pemerintah Federal Amerika Serikat. Ia pernah memberikan pelatihan tentang kontrak dan keuangan di Harvard Business School, Pemerintah Federal Amerika Serikat, Jerman, Inggris dan Tiongkok. Ia juga memberikan pelatihan pada Kongres Dunia National Contract Management Association. Keith Fawcet pernah terlibat dalam seluruh proses akuisisi untuk pekerjaan pengadaan dengan nilai sekitar 500 juta dollar. Dukungan yang ia berikan mencakup penyusunan Dokumen Permintaan Informasi (RFI), Dokumen Riset Pasar, Harga Perkiraan Sendiri, Strategi dan Rencana Akuisisi, Performance Work Statement (PWS), Rencana Penjaminan dan Pengawasan Mutu (Quality Assurance and Surveillance Plan/QASP), Petunjuk untuk Penawar, Kriteria Evaluasi, Rencana Pemilihan Penyedia Barang/Jasa, dan bagian-bagian dalam Uniform Contract Format lainnya.

EMILY HANSELMAN Emily Hanselman memiliki pengalaman selama 15 tahun di bidang pelaksanaan dan penyusunan kebijakan tentang pengadaan, manajemen proyek dan perencanaan strategis untuk Pemerintah Amerika Serikat, Bank Dunia, PBB dan perusahaan swasta. Tugas-tugasnya berkisar dari merencanakan pengadaan kompleks untuk barang dan jasa hingga mengevaluasi penawaran dan proposal, serta mengarahkan kepatuhan terhadap kontrak dan kegiatan audit. Ia telah mengembangkan rencana pengadaan proyek yang bersumber dari berbagai strategi dan jadwal, menyiapkan, meninjau dan mengkoordinasikan masukan-masukan untuk dokumen pengadaan, teknis dan kontrak, serta menegosiasikan persyaratan dan ketentuan yang kompleks. Ia juga telah memberikan saran-saran bagi badanbadan Pemerintah Amerika Serikat dan Bank Dunia dalam hal kebijakan dan reformasi pengadaan. Emily Hanselman merupakan Tenaga Ahli di bidang pengadaan untuk proyek yang dirancang untuk meningkatkan keselamatan navigasi di Selat Malaka. Dalam proyek ini, ia bekerja sama dengan berbagai kementerian dari Indonesia, Malaysia dan Singapura untuk mengelola aspek-aspek perencanaan, teknis, risiko dan analitis dalam siklus pengadaan proyek untuk perangkat keras TI, peralatan keamanan kelautan, survei dasar laut dan jasa teknis khusus yang sesuai dengan pedoman Bank Dunia, Peraturan Keuangan PBB dan Peraturan Pengadaan di Indonesia.

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

► ATURAN PELATIHAN SELAMAT DATANG Selamat datang di modul ketujuh: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks. Kami sangat senang Anda telah bergabung dengan kami dalam pelatihan ini. Perkenankan para fasilitator untuk memperkenalkan diri, menjelaskan tujuan modul ini, dan memberikan informasi administratif.

ATURAN PELATIHAN 1. Untuk mendapatkan sertifikat pelatihan Anda harus:  Memastikan kehadiran Anda setiap hari  Menghadiri semua sesi, datang dan kembali dari rehat tepat waktu  Berpartisipasi dalam semua kegiatan pelatihan  Menyelesaikan Pengukuran Pengetahuan Pra dan Pascapelatihan  Melengkapi Lembar Evaluasi Pelatihan 2. Setiap peserta yang menghadiri semua sesi, terlibat dan berpartisipasi dalam kegiatan pelatihan layak mendapat sertifikat. 3. Tunjukan rasa hormat kepada sesama peserta dan fasilitator pelatihan 4. Ingat, kita hadir di sini untuk mempelajari keahlian dan cara “BERPIKIR” baru tentang pengadaan. Jadi bukalah pikiran Anda dan pusatkan perhatian pada bagaimana bersama-sama kita menjadikan pengadaan barang/jasa lebih baik. 5. Yang terpenting adalah nikmati pelatihan ini dan selamat belajar! 6. Perhatikan tempat-tempat untuk merokok. 7. Harap matikan dering telepon genggam Anda.

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

► PENGENALAN MODUL Slide 1

SELAMAT DATANG DI MODUL 7 Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks Pelatihan Pengadaan—Tingkat Menengah

Proyek Modernisasi Pengadaan LKPP/MCA-I Pengembangan Sumber Daya Manusia 1

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 2

Pembukaan

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 3

Aturan Pelatihan 1. Untuk mendapatkan sertifikat pelatihan Anda harus: • Memastikan kehadiran Anda setiap hari • Menghadiri semua sesi, datang dan kembali dari rehat tepat waktu • Berpartisipasi dalam semua kegiatan pelatihan • Menyelesaikan Pengukuran Pengetahuan Pra dan Pascapelatihan • Melengkapi Lembar Evaluasi Pelatihan 2. Setiap peserta yang menghadiri semua sesi, terlibat dan berpartisipasi dalam kegiatan pelatihan layak mendapat sertifikat 3. Tunjukan rasa hormat kepada sesama peserta dan fasilitator pelatihan

4. Ingat, kita hadir di sini untuk mempelajari keahlian dan cara “BERPIKIR” baru tentang pengadaan. Jadi bukalah pikiran Anda dan pusatkan perhatian pada bagaimana bersama-sama kita menjadikan pengadaan barang/jasa lebih baik 5. Yang terpenting adalah nikmati pelatihan ini dan selamat belajar! 6. Perhatikan tempat-tempat untuk merokok 7. Harap matikan dering telepon genggam Anda

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 4

Proyek Modernisasi Pengadaan Pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM) Gambaran Umum 4

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 5

Gambaran Umum Proyek Pengembangan SDM Rangkaian Pelatihan Keterampilan Pengadaan GAMBARAN UMUM Pelatihan Keterampilan Pengadaan melengkapi program sertifikasi pengadaan LKPP dan pada batas-batas tertentu didasarkan pada pekerjaan yang telah dilaksanakan oleh program donor sebelumnya, yaitu ISP3 (Ausaid).

PERBEDAAN UTAMA Pelatihan akan difokuskan pada pengembangan keterampilan aktual peserta pelatihan dan diselaraskan dengan tingkat sertifikasi pengadaan yang ditetapkan oleh LKPP, yaitu tingkat dasar, tingkat menengah dan tingkat lanjutan

PENDEKATAN • Pengembangan pelatihan pengadaan dilakukan berdasarkan hasil Penilaian Kebutuhan Pelatihan yang dilakukan pada tahun 2012 dan Laporan Akhir yang disampaikan pada bulan September 2012.

• Pelatihan yang terarah melalui berbagai media penyampaian pelatihan, seperti pembelajaran melalui media elektronik (E-learning), pelatihan dalam kelas, pelatihan di tempat kerja (on-the-job training) dan memasukkan program-program pengelolaan pengadaan lainnya, seperti Kontrak Payung, Sistem Informasi Manajemen Pengadaan, e-Katalog dan Pengadaan Barang/Jasa yang Berkelanjutan. 5

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 6

Kurikulum & Silabus Pelatihan 18 Modul Inti Tingkat Dasar

Tingkat Menengah

Tingkat Lanjutan

Modul 1 Menerapkan Prinsip-Prinsip Dasar Pengadaan

Modul 1 Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Modul 1 Perencanaan dan Pelaksanaan Pengadaan Strategis

Modul 2 Bagaimana Merencanakan Pengadaan Sederhana

Modul 2 Bagaimana Menyusun Perkiraan Biaya & Mengapa

Modul 2 Melaksanakan Kontrak Payung

Modul 3 Menyusun Dokumen Pengadaan

Modul 3 Bagaimana Menghitung Total Cost of Ownership (TCO) & Mengapa

Modul 3 Mengidentifkasi & Mengelola Risiko dalam Pengadaan yang Rumit

Modul 4 Menerima & Mengevaluasi Penawaran

Modul 4 Bagaimana Menyusun & Menafsirkan Spesifikasi

Modul 4 Mengelola Kontrak yang Strategis & Rumit

Modul 5 Mengelola Dokumentasi Proses Pengadaan Barang/Jasa, Arsip, dan Berkas Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa

Modul 5 Bagaimana Memilih Model Kontrak yang Tepat

Modul 5 Mengembangkan & Melakukan Evaluasi Penawaran untuk Pengadaan yang Rumit

Modul 6 Kontrak Payung & Sistem Informasi Manajemen Pengadaan

Modul 6 Bagaimana Melaksanakan dan Mengelola Kontrak

Modul 6 Skema & Indikator Kecurangan

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 7

Tujuan Modul •

• •

Melakukan langkah-langkah penting dalam tahap perencanaan pengadaan dan mengidentifikasi pertimbangan dan langkah tambahan yang diperlukan dalam pengadaan yang kompleks dibandingkan pengadaan sederhana Mendefinisikan struktur, pemangku kepentingan, dan pendekatan untuk merencanakan pengadaan yang kompleks Mendefinisikan dan melaksanakan langkah-langkah penting untuk melakukan analisis ruang lingkup dan kebutuhan, termasuk pengelolaan pemangku kepentingan yang diperlukan dalam kegiatan ini Menerapkan pengelolaan risiko dan teknik tata kelola yang diperlukan dalam pengadaan barang/jasa yang kompleks Melakukan analisis pasar dan menggunakan informasi yang dikumpulkan sebagai informasi untuk menyusun ruang lingkup, dokumen pengadaan, dan menentukan jenis kontrak Memilih jenis kontrak yang paling tepat untuk pengadaan barang/jasa yang kompleks Mendefinisikan berbagai jenis metode pengadaan, menerapkan pemahaman tersebut untuk menentukan metode yang paling tepat, dan menyusun dokumen pengadaan, serta memahami proses perencanaan pengadaan yang berhubungan dengan pengadaan yang kompleks

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 8

Kerangka Modul Topik

01. Gambaran Umum Perencanaan Pengadaan

02. Merencanakan Pengadaan Kompleks

03. Analisis Ruang Lingkup & Kebutuhan

04. Risiko & Tata Kelola

Tujuan

Kegiatan Pendukung

 Melakukan langkah-langkah penting dalam tahap perencanaan pengadaan dan mengidentifikasi pertimbangan dan langkah tambahan yang diperlukan dalam pengadaan yang kompleks dibandingkan pengadaan sederhana

 Mendefinisikan struktur, pemangku kepentingan, dan pendekatan untuk merencanakan pengadaan yang kompleks  Mendefinisikan dan melaksanakan langkah-langkah penting untuk melakukan analisis ruang lingkup dan kebutuhan, termasuk pengelolaan pemangku kepentingan yang diperlukan dalam kegiatan ini  Menerapkan pengelolaan risiko dan teknik tata kelola yang diperlukan dalam pengadaan barang/jasa yang kompleks

Kegiatan 1: Apa Ciri-Ciri dari Pengadaan yang Kompleks? Kegiatan 2: Menentukan Nilai dan Risiko

Kegiatan 1: Studi Kasus – Proses Perencanaan Pengadaan

Kegiatan 1: Studi Kasus – Perkiraan Anggaran

Kegiatan 1: Proses Pengelolaan Risiko untuk Pengadaan yang Kompleks Kegiatan 2: Pengadaan Perangkat Lunak (Sofware) yang dirancang khusus

Analisis Pasar dan Hubungan Pengelola Pengadaan & Penyedia Barang/Jasa

 Melakukan analisis pasar dan menggunakan informasi yang dikumpulkan sebagai informasi untuk menyusun ruang lingkup, dokumen pengadaan, dan menentukan jenis kontrak

Kegiatan 1: Analisis Pasar Kegiatan 2: Hubungan dengan Penyedia Barang/Jasa

06.

 Memilih jenis kontrak yang paling tepat untuk pengadaan barang/jasa yang kompleks

Kegiatan 1: Studi Kasus – Pembangunan Sistem Peringatan Dini Cuaca Kegiatan 2: Syarat dan Ketentuan Kontrak untuk Memastikan Kinerja Penyedia setelah Penandatanganan Kontrak

 Mendefinisikan berbagai jenis metode pengadaan, menerapkan pemahaman tersebut untuk menentukan metode yang paling tepat, dan menyusun dokumen pengadaan, serta memahami proses perencanaan pengadaan yang berhubungan dengan pengadaan yang kompleks

Kegiatan 1: Studi Kasus – Metode Pengadaan Kegiatan 2: Studi Kasus – Metode Evaluasi

05.

Jenis Kontrak yang digunakan untuk Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

07. Metode Pengadaan dan Dokumentasi

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 9

Agenda – HARI PERTAMA HARI PERTAMA Waktu

Topik

09:00 – 09:45

Perkenalan dan Gambaran Umum serta Tujuan Modul, Kegiatan Icebreaker, dan Aturan Pelatihan

09:45 – 10:00

Uji Pengetahuan Prapelatihan

10:00 – 10:15

Rehat

10:30 – 11:00

Sesi 1: Gambaran Umum Perencanaan Pengadaan

11:00 – 11:30

Kegiatan 1: Ciri-ciri pengadaan yang kompleks

11:30 – 12:00

Kegiatan 2: Membedakan pengadaan sederhana, pengadaan kompleks, pengadaan berdaya ungkit (leveraged) dan pengadaan strategis

12:00 – 13:00

Ishoma

13:00 – 13:30

Sesi 2: Merencanakan Pengadaan Kompleks

13:30 – 14:00

Kegiatan 1: Curah Pendapat

14:00 – 14:30

Sesi 3: Analisis Ruang Lingkup dan Kebutuhan

14:30 – 15:10

Kegiatan 1: Studi Kasus – Perkiraan Anggaran

15:10 – 15:25

Rehat

15:25 – 16:15

Latihan Praktis, Uji Pengetahuan Interaktif, Sesi Tanya Jawab

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 10

Agenda – HARI KEDUA HARI KEDUA Waktu

Topik

09:00 – 09:30

Pembukaan Peserta mendiskusikan, merangkum, dan mempresentasikan hal yang dipelajari pada hari sebelumnya Pulse check

09:30 – 10:15 Sesi 4: Risiko & Tata Kelola 10:15 – 10:30 Rehat 10:30 – 12:00 Kegiatan 1: Risiko dan Mitigasi Risiko dalam Pengadaan yang Kompleks Kegiatan 2: Pengadaan Perangkat Lunak (Sofware) yang dirancang khusus 12:00 – 13:00

Ishoma

13:00 – 13:45

Sesi 5: Analisis Pasar dan Hubungan Pengelola Pengadaan & Penyedia Barang/Jasa

13:45 – 14:45

Kegiatan 1: Curah Pendapat Kegiatan 2: Latihan Praktis-Kegiatan berbasis Skenario

14:45 – 15:00

Rehat

15:00 – 16:00

Kegiatan 1: Latihan Praktis Kegiatan 2: Uji Pengetahuan Interaktif

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 11

Agenda – HARI KETIGA HARI KETIGA

Waktu

Topik

08:00 – 09:00

Pembukaan Peserta mendiskusikan, merangkum, dan mempresentasikan hal yang dipelajari pada hari sebelumnya

08:40 – 09:35

Sesi 6: Jenis Kontrak yang digunakan untuk Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

09:35 – 09:50

Rehat

09:50 – 10:40

Kegiatan 1 : Latihan Praktis – Usulan Kontrak

10:40 – 11:30

Sesi 7 : Metode Pengadaan dan Dokumentasi

11:30 – 13:15

Ishoma

13:15 – 14:15

Kegiatan 1: Studi Kasus – Metode Pengadaan Kegiatan 2 : Latihan Praktis – Metode Evaluasi

14:15 – 14:20

Rehat

14:20 – 15:00

Kegiatan 1: Sesi Interaktif – Berita Halaman Utama Merangkum poin-poin penting, uji pengetahuan pascapelatihan, evaluasi pelatihan

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 12

Perkenalan Fasilitator

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 13

Kegiatan Interaktif No. 1-0-1 Icebreaker – Dua Ekstrim Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 14

Uji Pengetahuan Prapelatihan

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 15

REHAT

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

► SESI 1 - GAMBARAN UMUM PERENCANAAN PENGADAAN Slide 1

Sesi 1

Gambaran Umum Perencanaan Pengadaan

Proyek Modernisasi Pengadaan

____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 2

Tujuan Di akhir sesi ini, Anda akan dapat: • Memahami dan mengungkapkan dengan jelas pentingnya perencanaan pengadaan

• Mengetahui situasi pengadaan yang kompleks dan menerapkan teknik-teknik perencanaan yang benar • Memahami dan menerapkan praktikpraktik terbaik terkait pengelolaan risiko, nilai, tata kelola, dan analisis pasar

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 3

Perencanaan pengadaan yang terperinci dapat meningkatkan kemungkinan keberhasilan pengadaan Perencanaan Pengadaan yang Efektif sangat penting agar Instansi Pengadaan dapat memperoleh Barang / Jasa yang dibutuhkan (secara kualitas dan kuantitas)

W N P

Dalam waktu yang tepat

Nilai Untuk Uang (Value for Money)

Sesuai dengan Prinsip –Prinsip dan Proses Pengadaan

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 4

Dampak dari perencanaan pengadaan yang kurang baik dapat terlihat saat tahap pemilihan penyedia dan setelah penetapan pemenang Dampak pada Tahap Pemilihan Penyedia

Dampak setelah Penetapan Pemenang

• Waktu penyelesaian (permintaan perpanjangan waktu dari penyedia/ ketersediaan pemangku kepentingan internal) • Banyaknya beban pekerjaan (permintaan klarifikasi dari penawar/addendum dokumen pengadaan) • Harga meningkat karena kompetisi berukurang (banyak Penawar menolak untuk merespon) • Ruang lingkup kegiatan dikurangi karena penganggaran yang kurang baik • Gagal untuk memaksimalkan daya ungkit (leverage) • Kemungkinan pembatalan dan penyusunan ulang dokumen pengadaan

• Instansi pengadaan mungkin tidak dapat memperoleh barang/jasa yang dibutuhkan (dari segi kuantitas/kualitas) • Harga yang tidak realistis sehingga berdampak pada anggaran • Kinerja atau jadwal pengiriman yang tidak realistis sehingga berujung pada konflik • Kontrak mengalami banyak perubahan untuk memenuhi tujuan Instansi Pengadaan • Membutuhkan banyak sumber daya untuk kegiatan administrasi

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 5

Pengelola Pengadaan harus ingat bahwa Pengadaan yang Kompleks memerlukan Perencanaan secara terperinci • Pengadaan yang kompleks lebih menantang dan memiliki lebih banyak risiko yang terkait • Pengelola pengadaan dan Pemangku Kepentingan utama perlu terlibat dalam kegiatan Perencanaan

• Pengelola pengadaan harus proaktif setiap saat • Pengelola pengadaan harus memastikan bahwa dokumen perencanaan dan Format Isiannya selalu diperbarui dan diarsipkan

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 6

Apa yang membuat Pengadaan menjadi Kompleks?

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 7

Chartered Institute of Procurement & Supply menyebutkan bahwa Pengadaan yang Kompleks terjadi ketika • “spesifikasi sulit ditentukan”

• “atau diperlukan produk atau jasa yang inovatif atau dirancang khusus” • “atau kompetisi terbatas karena pasar yang terbatas” Catatan Penting • Poin di atas merupakan indikator Pengadaan yang Kompleks yang dapat menimbulkan risiko • Pengadaan yang Kompleks memberikan tantangan dengan tingkat kesulitan yang lebih tinggi dalam mencapai hasil yang diinginkan Instansi Pengadaan 7

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 8

Pengadaan yang Kompleks biasanya memiliki tingkat risiko yang lebih tinggi • Spesifikasi pengadaan kadangkadang sulit untuk didefinisikan • Mungkin dibutuhkan inovasi atau pengembangan rancangan khusus • Penyedia barang/jasa terbatas dan kompetisi yang terbatas • Melibatkan lebih banyak pemangku kepentingan • Lebih dari satu sumber dana • Kemungkinan melibatkan beberapa penyedia / sub-penyedia 8

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 9

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 10

Kegiatan mana yang merupakan Pengadaan Sederhana dan mana yang merupakan Pengadaan yang Kompleks? Kriteria Criteria

Sederhana Simplistic

Kompleks Complex

Sistem Tanggap Darurat Petugas Keamanan Jasa keamanan menggunakan CCTV dan alat pendeteksi wajah Katup pengatur tekanan minyak untuk rig pengeboran minyak lepas pantai Alat tulis berrmerek Software siap pakai Sistem Pemeliharaan Tenaga Nuklir 10

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 11

Bagaimana Pengelola Pengadaan mengatasi Tantangan dalam Pengadaan yang Kompleks?

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 12

Strategi-strategi utama mencakup • Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan yang Kompleks • Tinjauan Ruang Lingkup dan Analisis Kebutuhan • Kesadaran Risiko dan Pengendalian Tata Kelola • Analisis Pasar dan Pengelolaan Hubungan Penyedia Barang/Jasa • Jenis-Jenis Kontrak Pengadaan dan tingkat pengendalian • Metode Pengadaan dan Dokumentasi

Catatan Penting • Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan yang Kompleks secara Proaktif akan memperbesar kemungkinan keberhasilan mencapai hasil pengadaan yang diharapkan 12

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 13

Poin-Poin Penting Pengadaan yang Kompleks memiliki Risiko yang lebih tinggi dibandingkan dengan Pengadaan yang Sederhana

Pengadaan yang Kompleks terkadang memiliki spesifikasi yang rumit, dirancang khusus, atau spesifikasi yang tidak dikenali yang dapat mengurangi Kompetisi (dengan terbatasnya penyedia) sehingga dapat meningkatkan risiko Pengelola pengadaan perlu mengatasi tantangan Pengadaan yang Kompleks agar Instansi Pengadaan dapat memperoleh hasil pengadaan yang dibutuhkan Perencanaan dan Pengembangan Pengadaan dengan melibatkan pemangku kepentingan akan membantu mengatasi Tantangan Perencanaan dan Pengembangan Pengadaan yang Kompleks mencakup Analisis Ruang Lingkup, Risiko, Analisis Pasar, Jenis-Jenis Kontrak, dan Dokumentasi 13

____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 14

Terima Kasih! Ada Pertanyaan?

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 15

Kegiatan Interaktif No. 1-1-1 Apa Ciri-Ciri dari Pengadaan yang Kompleks?

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 16

Kegiatan Interaktif No. 1-1-2

Menentukan Nilai dan Risiko

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

► SESI 2 - MERENCANAKAN PENGADAAN KOMPLEKS Slide 1

Sesi 2

Merencanakan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Proyek Modernisasi Pengadaan 1

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 2

Tujuan Di akhir sesi ini Anda akan dapat: • Mendefinisikan dan menerapkan unsurunsur penting dalam kegiatan perencanaan dan pengembangan • Memastikan rencana pengadaan menjelaskan keterkaitan antara kegiatan-kegiatan tersebut

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 3

Terlepas dari jenis pengadaan yang diselenggarakan, ada 4 langkah dalam proses pengadaan Tahap-tahap dalam proses pengadaan Perencanaan Pengadaan

Penyusunan Dokumen Pengadaan

Evaluasi & Penetapan Pemenang

Administrasi & Pengelolaan Kontrak

Catatan Penting • Kepatuhan pada prinsip-prinsip pengadaan barang/jasa • Pelaksanaan proses pengadaan yang selaras dengan proses, tata kelola dan pengendalian secara efektif dan efisien

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 4

Kegiatan perencanaan dan pengembangan untuk pengadaan yang kompleks Perencanaan Pengadaan

Menentukan Ruang Lingkup Kegiatan Pengadaan

Analisis Kebutuhan

Analisis Pasar Penyedia Barang/Jasa

Identifikasi Risiko

Menentukan Metode Pengadaan

Pertimbangan Utama Criteria dalam Pengadaan yang Kompleks • Apakah kita benar-benar memahami apa yang akan kita beli? • Apakah kita memahami kompleksitas kebutuhan (teknis/geografis)? • Apa ada ketergantungan dengan proyek lain? • Apakah pasar kompetitif? • Apakah kita memahami rantai pasokan? • Apakah kita memahami faktor-faktor risiko? • Apakah kita dapat mengidentifikasi mitigasi? • Metode manakah yang tepat untuk melakukan pendekatan terhadap pasar penyedia barang/jasa (jejak audit tentang pengambilan keputusan)? • Kontrak manakah yang tepat dan memungkinkan terlaksananya kontrol serta tata kelola pasca penetapan pemenang?

Kegiatan-kegiatan ini dicantumkan secara tertulis dalam Rencana Pengadaan atau Rencana Pelaksanaan Proyek

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 5

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 6

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 7

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 8

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 9

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 10

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 11

Saya ditugaskan untuk melakukan pengadaan yang kompleks, saya harus mulai dari mana?

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 12

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 13

Pengelola pengadaan akan menyelenggarakan dan memfasilitasi rapat awal dengan pemangku kepentingan utama Rapat awal • Menetapkan tahap bagi pemangku kepentingan untuk berkomunikasi dan berkolaborasi antar pemangku kepentingan • Mengklarifikasi peran dan tanggung jawab • Mengklarifikasi tujuan, lini waktu, dan apakah proyek bergantung/paralel dengan proyek lain • Menetapkan bidang yang menjadi fokus bagi ahli materi • Membangun kepemimpinan pengelola pengadaan dan nilai tambah dalam proses pengadaan

Output Rapat ini tidak menjawab setiap pertanyaan atau mengklarifikasi setiap hal, namun Anda akan membangun hubungan untuk mendukung keberhasilan pengadaan

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 14

Bagaimana Anda mendokumentasikan rencana pengadaan?

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 15

Menyusun Rencana Umum Pengadaan dan Rencana Pelaksanaan Pengadaan akan memastikan adanya pengendalian dalam pengadaan •

Daftar, deskripsi dan perkiraan jumlah pengadaan yang rencananya akan diselenggarakan oleh Instansi Pengadaan selama jangka waktu tertentu

•

Mencakup tahap-tahap dan lini waktu untuk setiap tindakan dan kegiatan selama pelaksanaan setiap proses pengadaan yang diselenggarakan

Rencana Umum Pengadaan

Rencana Pelaksanaan Pengadaan

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 16

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 17

Ilustrasi Rencana Pelaksanaan Kegiatan Pengadaan yang Kompleks Illustrasi

Proses Permintaan Penawaran

Perencanaan Pengadaan

Kegiatan Pengadaan Procurement Activity Perencanaan pengadaan yang menyertakan masukan-masukan penting dan pelibatan dengan pemangku kepentingan

Minggu 1-3 Governance Persetujuan

Mulai membuat draf lingkup pengadaan & penyelerasan kegiatan

Minggu 2-5

Analisis pasar penyedia barang/jasa & Pemilihan penyedia barang/jasa (penawar)

Minggu 4-6

Meninjau dan menyetujui dokumen pengadaan yang akan dikeluarkan

Minggu 7-8

Klarifikasi atas pertanyaan penyedi barang/jasa

Minggu 11-12

Evaluasi

Penyerahan tanggapan terhadap dokumenmemakan pengadaan Evaluasi teknis

Evaluasi & Penetapan Pemenang

Ilustrasi Waktutime Illustrative Elapsed

waktu yang lebih lama

Tata Kelola Approvals

Minggu 14-16 Minggu 16-20

Evaluasi harga

Minggu 21-23

Penyusunan rekomendasi untuk penetapan pemenang

Minggu 23-24

Memulai negosiasi

Minggu 25-27

Penandatanganan kontrak

Minggu 28

Penyedia memiliki waktu 5 minggu untuk memberikan tanggapan

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 18

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 19

Terima Kasih! Ada Pertanyaan?

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 20

Kegiatan Interaktif No. 1-2-1 Studi Kasus – Proses Perencanaan Pengadaan

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

► SESI 3 - ANALISIS RUANG LINGKUP & KEBUTUHAN Slide 1

Sesi 3

Analisis Ruang Lingkup & Kebutuhan

Proyek Modernisasi Pengadaan 1

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 2

Tujuan Di akhir sesi ini, Anda akan dapat: • Secara akurat mendefinisikan ruang lingkup pengadaan barang/jasa yang kompleks • Melibatkan Pemangku Kepentingan dan mengatasi tantangan yang ada • Melakukan analisis kebutuhan yang efektif • Menyusun Anggaran untuk pengadaan yang kompleks

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 3

Ada 5 langkah untuk menentukan ruang lingkup pengadaan barang/jasa Mengidentifikasi Tujuan dan Kebutuhan

Mengkonfirmasi Anggaran

Catatan Penting

1 5

4 Menyusun Jadwal

Mengidentifikasi Pemangku Kepentingan

3 Memahami Tata Kelola

• Ada 5 langkah untuk menentukan ruang lingkup pengadaan barang/jasa • Diperlukan fokus yang lebih tinggi karena pengadaan yang kompleks memiliki risiko yang lebih tinggi

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 4

Langkah-langkah untuk menentukan ruang lingkup pengadaan barang/jasa Langkah

Definisi

Tujuan & Kebutuhan

Penyelarasan arah strategis Instansi Pengadaan dengan memperhatikan sasaran fundamental yang ingin dicapai

Pemangku Kepentingan

Orang atau pihak yang terlibat atau terkena dampak dalam kegiatan pengadaan Pengendalian pada kegiatan pengadaan, termasuk kebijakan dan prosedur untuk memastikan kegiatan pengadaan berjalan secara adil, efektif dan efisien Rencana pelaksanaan langkah-langkah dalam proses pengadaan sesuai lini waktu yang disepakati

Tata Kelola

Jadwal

Dana yang dialokasian secara khusus untuk proyek atau kegiatan tertentu

Anggaran

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 5

Tantangan dalam ruang lingkup pengadaan yang kompleks • Semakin tinggi kompleksitas pengadaan, semakin tinggi pula risikonya • Tantangan dalam ruang lingkup pengadaan antara lain: Sulit menegakkan dan/atau memantau akuntabilitas

Risiko yang lebih tinggi dalam pemenuhan barang/jasa Sulit menetapkan spesifikasi atau barang/jasa yang dibutuhkan

Dukungan yang terbatas dari pemangku kepentingan

Jadwal dan/atau anggaran tidak tepat

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 6

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 7

Meninjau sifat/skala barang/jasa yang dibutuhkan dan cara memenuhi kebutuhan tersebut Analisis Kebutuhan • Kegiatan yang dilakukan untuk memahami: • Barang/Jasa yang dibutuhkan • Skala kebutuhan • Cara memenuhi kebutuhan tersebut

Pengelola Pengadaan perlu menjawab pertanyaan seperti berikut ini: Seberapa sering barang/jasa tersebut digunakan? Apakah kebutuhan barang/jasa dapat dipenuhi dengan pengadaan tunggal atau secara berulang? Apakah barang/jasa yang dibutuhkan berjumlah tetap atau berubah-ubah (musiman)? Apakah ada alternatif barang/jasa lain yang tersedia di pasar penyedia barang/jasa?

Catatan Penting Analisis kebutuhan dapat dilakukan Pengelola Pengadaan untuk: • Memberi pengaruh terhadap barang/jasa yang dibutuhkan (ada alternatif lain?) • Mengurangi kebutuhan (menggunakan kembali barang/jasa yang ada jika mungkin) • Mencegah kebocoran pengeluaran (menggunakan kontrak payung, jika mungkin) 7

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 8

Pengelola Pengadaan harus memastikan ruang lingkup pengadaan dapat memicu kompetisi Diharapkan

Harus Dikurangi • Barang/jasa yang harus dirancang atau dimodifikasi secara khusus

• Ruang lingkup pengadaan sebaiknya bersifat umum, sehingga dapat tersedia barang/jasa yang siap pakai

• Barang/jasa dengan merek tertentu

• Ruang lingkup pengadaan harus ditentukan berdasarkan output barang/jasa, bukan mereknya

• Ruang lingkup pengadaan yang menurunkan tingkat kompetisi

• Ruang lingkup pengadaan harus dapat meningkatkan kompetisi

• Ruang lingkup pengadaan yang tidak jelas

• Ruang lingkup pengadaan harus mencakup Tingkat Layanan • Ruang lingkup pengadaan harus dideskripsikan dengan jelas

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 9

Pengelola pengadaan harus secara aktif melibatkan pemangku kepentingan dan mencatat tingkat keterlibatan setiap pemangku kepentingan Catatan Penting Lembaga yang Memiliki Kebutuhan

Penyedia Barang/Jasa

Pengguna

Bagian Keuangan

Pengelola pengadaan harus:

Pengguna Anggaran

Ahli Teknis

Pengelola Pengadaan

APIP

• mengidentifikasi dan melibatkan pemangku kepentingan

Masyarakat Umum

Pejabat Struktural

Pegawai

Organisasi Profesi

Bagian Hukum

Kelompok Industri dan Perdagangan

Pemerintah

Direksi

• meminta masukan secara proaktif • Mencatat temuan dan tingkat keterlibatan untuk jejak audit dalam berkas kegiatan pengadaan

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 10

Ruang lingkup pengadaan harus disetujui secara formal oleh pemangku kepentingan untuk memastikan adanya tata kelola Catatan Penting

Peninjauan dan Persetujuan dari Pemangku Kepentingan

• Pemangku kepentingan utama harus meninjau dan menyetujui ruang lingkup pengadaan (pengendalian pertama) • Proses peninjauan dan persetujuan ini dapat merupakan proses berulang • Proses peninjauan dan persetujuan ruang lingkup pengadaan merupakan bagian dari proses analisis kebutuhan

ruang lingkup Scope PENGADAAN Documents

• Persetujuan atas ruang lingkup pengadaan memastikan adanya transparansi dan pengendalian terhadap pengambilan keputusan 10

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 11

Perencanaan anggaran harus dilakukan untuk mengurangi dampak negatif yang mungkin terjadi •

Perencanaan anggaran memastikan ketepatan, sehingga risiko dapat dikurangi secara keseluruhan

Pelibatan Pemangku Kepentingan • Perencanaan anggaran yang tidak realistis atau tidak tepat menyebabkan …

Risiko Kualitas barang/jasa yang buruk atau di bawah standar Barang/jasa yang dibutuhkan tidak dapat dipenuhi Pengeluaran melebihi anggaran Kontrak dimenangkan oleh penyedia barang/jasa yang tidak tepat

Dampak • Kegagalan pengadaan • Penundaan • Potensi pengulangan proses lelang

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 12

Pengelola pengadaan dapat membantu mengurangi risiko dengan memberikan masukan pada proses penetapan anggaran 1

Pelibatan Pemangku Kepentingan Pastikan pemangku kepentingan memiliki pemahaman yang sama terhadap pengadaan barang/ jasa yang diproses dan lini waktu proses pengadaan

Pengeluaran di masa lampau

Analisis Pasar

Tinjau pengeluaran di masa lampau untuk menginterpolasi biaya perkiraan barang/jasa yang dibutuhkan

Lakukan analisis pasar termasuk meminta penawaran indikatif dari penyedia barang/jasa

Asosiasi Profesi

Lihat acuan harga indikatif pada berbagai sumber profesi (majalah bisnis, asosiasi profesi, dll.)

Konsultan

Sewa jasa konsultan untuk melakukan analisis pasar dan menetapkan harga perkiraan yang akurat

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 13

Selain itu, pengelola pengadaan dapat memberikan data dan masukan tentang model anggaran yang dapat digunakan secara efektif TIDAK MENCAKUP SEMUA

Model Anggaran

Catatan Penting

Atas ke Bawah (Top Down) Disusun dan Ditetapkan oleh Atasan (Management)

Bawah ke Atas (Bottom Up) Bawahan (Middle Management) merinci anggaran yang dibutuhkan untuk setiap unsur pengeluaran proyek

Berbasis Nol (Zero-Based) Anggaran disusun bawahan (Middle Management) untuk setiap kegiatan yang dilakukan dalam setiap proyek (untuk setiap siklus anggaran). Berfokus pada pengeluaran setiap kegiatan

Lebih yakin terhadap anggaran Total Biaya Kepemilikan dapat dipahami

Pimpinan dapat menyetujui

Parametrik Persamaan Matematika (sistem penghitungan statistik) 13

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 14

Jika masih ada tantangan dalam penyusunan anggaran, pengelola pengadaan harus menyampaikan ‘permasalahan’ yang ada Catatan Penting • Sesuai dengan prinsip pengadaan, penandatanganan kontrak belum dapat dilakukan jika dana yang dialokasikan belum dipastikan. • Bekerja sama dengan pengguna anggaran dan tim teknis untuk mencari solusi yang tepat • Berkomunikasi dengan bagian keuangan yang merupakan salah satu pemangku kepentingan 14

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 15

Apa tantangan yang pernah Anda hadapi dalam Pengadaan yang Kompleks?

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 16

Contoh tantangan dalam pengadaan yang kompleks dan tindakan yang dapat dilakukan TIDAK MENCAKUP SEMUA

Langkah

Tantangan

Tindakan

Tujuan & Kebutuhan

Arah yang kurang jelas

Selaraskan dengan strategi Instansi Pengadaan, pastikan tujuan sesuai dengan prinsip SMART

Pemangku Kepentingan

Kurang mendukung

Melibatkan pemangku kepentingan, lakukan komunikasi yang memadai

Tata Kelola

Akuntabilitas tidak jelas

Jadwal

Terlalu mendesak

Anggaran

Perkiraan terlalu rendah atau tinggi

Pastikan tata kelola (pengendalian) diidentifikasikan untuk setiap kegiatan penting dalam keseluruhan proses Melihat apakah dapat dilakukan penyederhanaan (streamlining), meninjau lessons learned Lakukan kaji ulang, melibatkan pemangku kepentingan, meninjau anggaran di masa lampau 16

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 17

Poin-poin penting Terdapat 5 langkah penting dalam menetapkan ruang lingkup pengadaan barang/jasa yang kompleks Setiap langkah memerlukan keterlibatan pemangku kepentingan secara erat untuk meningkatkan kemungkinan keberhasilan pengadaan

Ruang lingkup pengadaan harus selaras dengan tujuan dan harus jelas, didefinisikan dengan baik, serta disetujui oleh pemangku kepentingan Menyusun jadwal pengadaan merupakan kegiatan penting dalam perencanaan. Jadwal pengadaan dapat digunakan sebagai alat komunikasi internal dan eksternal serta untuk melakukan penelurusan kegiatan Perencanaan anggaran merupakan kegiatan penuh tantangan dan walaupun ada berbagai model penetapan anggaran, pengelola pengadaan harus dilibatkan karena pengelola pengadaan memilki data penting untuk proses penetapan anggaran. 17

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 18

Terima Kasih! Ada Pertanyaan?

____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 19

Kegiatan Interaktif No. 1-3-1 Latihan Praktis

Memperkirakan Anggaran

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

► HARI - 1 MERANGKUM KEGIATAN Slide 20

Kegiatan Interaktif No. 1-0-2

Tantangan Balon

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

► HARI - 2 MEMAPARKAN APA YANG DIPELAJARI DI HARI KE - 1 Slide 21

Kegiatan Interaktif No. 2-0-1

Diskusikan, Buat Rangkuman, Paparkan

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

► SESI 4 -RISIKO & TATA KELOLA Slide 1

Sesi 4

Risiko & Tata Kelola

Procurement Modernization Project 1

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 2

Tujuan Di akhir sesi ini, Anda akan dapat: • Mendefinisikan Risiko dan Tata Kelola dalam Pengadaan yang Kompleks

• Mengetahui bagaimana menerapkan proses pengelolaan risiko

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 3

Menurut Anda, Apa Definisi Risiko?

Please turn to the activity book at the end of your manual ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 4

Risiko dapat didefinisikan sebagai… “Dampak ketidakpastian terhadap pencapaian tujuan dan merupakan penyimpangan positif atau negatif dari apa “Kemungkinan akan terjadinya yang diharapkan” Objectives sesuatu yang buruk atau tidak – ISO 31000 & Needs menyenangkan” – Merriam-Webster “Kemungkinan terjadinya hasil yang tidak diinginkan”– Chartered Institute of Procurement & Supply “Kerugian yang dialami akibat ketidakpastian” - Perserikatan Bangsa-Bangsa “Ketidakpastian hasil yang dapat diukur, baik berupa dampak positif ataupun negatif, dan ketidakpastian tersebut diukur dalam tingkat kemungkinan” – Komisi Eropa 4

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 5

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 6

Apakah semua Risiko harus ditangani dengan cara yang sama? IMPACT

•

Pengelola Pengadaan menangani LIKELIHOOD risiko dengan cara yang Unlikely LikelyberbedaCertain beda tergantung pada tingkat Catastrophic kemungkinan terjadinya risiko dan Major tingkat dampaknya Minor

Dampak

High Risk Risiko Tinggi RisikoSedang Medium risk Risiko Rendah Low Risk

•

Kemungkinan Tidak Mungkin Pasti Mungkin

Sangat Besar Besar

Kemungkinan dan dampak risiko bervariasi tergantung pada berbagai faktor termasuk: - Barang/jasa apa yang dibeli - Kapan barang/jasa itu dibeli - Dari siapa barang/jasa itu dibeli - Lingkungan eksternal (misalnya, politik, pasar, iklim)

Kecil

Catatan Penting • Sebagai Pengelola Pengadaan, kita perlu memahami Risiko dari perspektif penilaian (assessment) agar dapat mengelola Risiko tersebut 6

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 7

Pengelola Pengadaan dapat mengurangi dampak risiko melalui Perencanaan dan Pengelolaan Risiko secara efektif •

Tingkat asumsi risiko diperlukan dalam setiap pengadaan

•

Pengelolaan risiko mulai dilakukan sejak tahap-tahap awal Perencanaan Pengadaan Risk

•

Perencanaan Pengadaan mendefinisikan strategi dan mengembangkan rencana untuk mitigasi risiko

•

Mitigasi risiko sangat penting dilakukan, tapi beberapa risiko dapat diterima demi kemungkinan kinerja yang lebih baik

•

Menjalin Kemitraan yang erat dengan pemangku kepentingan dan industri dalam mengidentifikasi, menghindari, mengalihkan, dan membuat asumsi risiko

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 8

Risiko tidak dapat sepenuhnya dimitigasi, tapi Risiko perlu dikelola 5 langkah dalam Pengelolaan Risiko •

Mengungkap dan menjelaskan risiko yang dapat mempengaruhi proyek atau hasil

•

Menentukan penyebab, kemungkinan, dan dampak dari tiap risiko

•

Mengevaluasi nilai risiko (misalnya, rendah, menengah, atau tinggi) dan mengurutkan prioritas risiko untuk melakukan tindakan

•

Menyusun rencana untuk menangani atau memodifikasi risiko untuk mencapai tingkat yang dapat diterima dan mengimplementasikannya

•

Memantau, menelusuri, dan meninjau risiko untuk memastikan tetap pada tingkat yang dapat diterima

100

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 9

Pengelola pengadaan harus memberikan masukan untuk pemilihan ‘strategi penanganan’ Risiko Strategi Potensial

Sumber Risiko

• Persyaratan • Teknologi • Logistik • Kegiatan yang berlangsung bersamaan (Concurrency) • Kemampuan Industri • Biaya • Pengelolaan • Jadwal • Anggaran Risk

Menghindar

Menerapkan rencana untuk menghindari risiko

Mengendalikan

Mengurangi dampak Risiko

Mengalihkan

Berbagi risiko dengan Penyedia

Menerima

Menerima Risiko Memastikan bahwa semua Pemangku Kepentingan sudah dilibatkan dan ada jejak audit pengambilan keputusan

101

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 10

Pengelolaan Risiko mencakup penelusuran risiko dan melakukan tindakan perbaikan Daftar Risiko

•

Daftar risiko memuat semua risiko terkait

•

Daftar ini mengidentifikasi kemungkinan dan potensi dampak maupun pemilik risiko

•

Identifikasi Pemilik sangat penting untuk akuntabilitas

•

Melakukan tinjauan terhadap risiko secara rutin sangat penting karena profil risiko berubah-ubah

•

Tindakan perbaikan dapat direncanakan sebelumnya untuk menghadapi berbagai ‘kemungkinan terjadinya risiko tersebut’

102

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 11

Pengelolaan Risiko mencakup penelusuran risiko dan melakukan tindakan perbaikan (lanjutan) • •

Profil risiko merupakan evaluasi berbagai risiko dan tantangan utama Profil risiko bersifat dinamis dan dapat berubah-ubah tergantung pada faktor-faktor internal dan eksternal Skenario • Kementerian ESDM mengeluarkan dokumen pengadaan untuk Katup Pengatur Tekanan Minyak (dengan model dan tingkat yang spesifik) • 3 Penyedia lokal memberikan penawaran • 1 Penyedia lokal yang merupakan penyedia internasional ditetapkan sebagai pemenang setelah melalui evaluasi

Profil Risiko • Risiko Rendah dengan alasan bahwa kegagalan katup (atau kegagalan untuk menyediakan katup) memiliki dampak yang besar, tapi kemungkinannya kecil

Profil Risiko • Risiko Tinggi dengan alasan bahwa kegagalan katup (atau kegagalan untuk menyediakan katup) memiliki dampak yang besar, tapi kemungkinannya pasti

Kebakaran Pabrik

Perselisihan industri

Kargo hilang

Penyedia Bangkrut

103

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 12

104

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 13

Tata kelola adalah kegiatan peninjauan yang dilakukan selama siklus penyusunan Pertanyaan Ilustratif dokumen pengadaan Penyusunan Dokumen Pengadaan

Perencanaan Lelang

•

• • •

Apakah kebutuhan jelas dan tidak bias? Apakah sesuai dengan tujuan institusi? Apakah ada anggaran? Apakah semua persetujuan sudah diberikan?

•

Kepatuhan pada proses Apakah ada jejak audit dokumentasi terkait pelibatan para pemangku kepentingan

Evaluasi & Penetapan Pemenang

•

• • •

Kepatuhan pada proses/prinsip Jejak audit pengambilan keputusan (Transparansi) Nilai Pemberian Kontrak Kesesuaian dengan Tujuan Institusi

Pemangku Kepentingan yang Terlibat

• • • •

Pimpinan Institusi Manajer Pengadaan Panitia Pengadaan Pimpinan Eksekutif

• • •

Manajer Pengadaan Pimpinan Institusi Panitia Pengadaan yang Membuka Dokumen Penawaran

• • • • • •

Pimpinan Institusi Manajer Pengadaan Direktur Keuangan Direktur Bagian Hukum Panitia Pengadaan Pimpinan Eksekutif

105

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 14

Untuk perencanaan Dokumen Pengadaan, ada banyak titik pengendalian sebelum disampaikan ke penawar Titik pengendalian selama tahap penyusunan permohonan proposal untuk mengurangi risiko dan ketidakpastian

Pelibatan Pemangku Kepentingan

Pelibatan yang erat antara Pemangku Kepentingan dan Pengelola Pengadaan untuk mengembangkan • Persyaratan • Pernyataan Kerja • Strategi • Penyedia Barang/Jasa • Profil risiko • Identifikasi Penyedia • Strategi Pengadaan

Persetujuan Pimpinan Institusi Tinjauan dan persetujuan dari Pimpinan Institusi bahwa pengadaan jelas dan layak sesuai tujuan dan akan memenuhi tujuan institusi

Fokus pada pengeluaran / risiko tinggi

Persetujuan Direktur Pengadaan Pemeriksaan & konfirmasi bahwa permohonan proposal sesuai dengan proses dan prosedur, pemangku kepentingan yang diperlukan sudah dilibatkan dan memiliki Strategi yang tepat

Panitia Pengadaan Pemeriksaan independen untuk memeriksa semua elemen permohonan proposal untuk mengurangi risiko dan meningkatkan kemungkinan keberhasilan

Langkah-Langkah Tata Kelola untuk menyampaikan Dokumen Pengadaan

106

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 15

107

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 16

Poin-Poin Penting Risiko lebih banyak terjadi pada Pengadaan yang Kompleks, jadi Pengelola Pengadaan harus tetap berwaspada Pengelola Pengadaan harus memberikan masukan terkait pemilihan Strategi Penanganan Risiko yang tepat, tapi pemangku kepentingan lainnya juga perlu dilibatkan Pengelolaan Risiko mencakup penelusuran risiko untuk memastikan dilakukannya tindakan perbaikan Tata Kelola dilakukan selama proses Pengadaan dan berlaku sebagai titik pengendalian. Dengan banyaknya titik pengendalian, kita akan memiliki kemungkinan yang lebih besar untuk mencapai hasil yang diinginkan. Risiko selalu ada. Pengelola Pengadaan harus memahami bagaimana mengidentifikasi, menilai, dan mengelolanya. 16

108

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 17

Terima Kasih! Ada Pertanyaan?

109

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 18

Kegiatan Interaktif No. 2-4-1 Latihan Praktis Proses Pengelolaan Risiko untuk Pengadaan yang Kompleks Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________

110

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 19

Kegiatan Interaktif No. 2-4-2 Kegiatan Praktis Pengadaan Software yang Dirancang Khusus Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________

111

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

112

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

► SESI 5 - ANALISIS PASAR DAN HUBUNGAN PENGELOLA PENGADAAN DENGAN PENYEDIA BARANG/JASA Slide 1

Sesi 5

Analisis Pasar dan Hubungan Pengelola Pengadaan dengan Penyedia Barang/Jasa

Proyek Modernisasi Pengadaan

113

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 2

Tujuan Di akhir sesi ini Anda akan dapat : • Menafsirkan informasi pasar untuk menghasilkan perkiraan harga, metode pengadaan dan kegiatan prakualifikasi untuk mengurangi risiko yang terdapat dalam pengadaan yang kompleks

• Mendefinisikan, mengetahui dan melakukan kegiatan perencanaan dengan mempertimbangkan hubungan dengan penyedia barang/jasa sekaligus mematuhi prinsip-prinsip pengadaan 2

114

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 3

Apa yang dimaksud dengan analisis pasar? “proses yang berlangsung terus menerus untuk mengumpulkan data tentang produk, kapabilitas penyedia barang/jasa dan praktik usaha umum yang diterapkan”

Analisis pasar

Analisis data

Rencana Pemilihan Penyedia Barang/Jasa

115

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 4

Analisa pasar sangat penting dilakukan • Masukan penting bagi rencana pencarian sumber penyedia barang/jasa untuk pengadaan yang kompleks • Membantu mengidentifikasi risiko penyediaan barang/jasa • Menjadi masukan untuk memilih pendekatan pengadaan secara keseluruhan

• Berdampak pada penyusunan dokumen pengadaan • Mengidentifikasi spesifikasi untuk mendapatkan manfaat dari pasar penyedia barang/jasa

Catatan Penting • Manfaat analisis pasar bagi instansi pengadaan bertambah ketika tingkat risiko dan pengeluaran meningkat • Waktu yang digunakan untuk melakukan analisis pasar akan diimbangi dengan manfaat yang yang diperoleh (harga, waktu, kualitas, risiko ) 4

116

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 5

Analisis pasar: pendekatan sistematis untuk memahami bagaimana pasar penyedia barang/jasa beroperasi Pendekatan Sistematis

Contoh Pertanyaan

• Mengumpulkan dan menganalisis data, fakta dan tren

• •

• Melakukan penilaian terstruktur

• Memberi masukan bagi strategi pencarian sumber penyedia barang/jasa

• •

• Mengidentifikasi peluang untuk melakukan pengadaan guna memengaruhi pasar

•

Bagaimana pasar beroperasi? Bagaimana pergerakan pasar yang terjadi? Apakah pasar kompetitif? Siapa saja penyedia barang/jasa utama? Kapabilitas dan kapasitas apa yang dimiliki oleh penyedia barang/jasa di pasar?

117

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 6

Analisis pasar dilakukan pada saat yang tepat untuk memberikan masukan bagi rencana pemilihan penyedia barang/jasa Penentuan waktu untuk melakukan analisis pasar sangat penting karena fluktuasi pasar sering terjadi Analisis pasar yang tepat bagi barang/jasa yang dibutuhkan Analisis data guna memahami risiko dan bidang-bidang yang memiliki peluang

Penyertaaan ke dalam rencana pemilihan penyedia barang/jasa guna memenuhi transparansi & akuntabilitas 6

Catatan Penting • Proses analisis pasar sebaiknya dilakukan untuk semua pengadaan • Masukan penting bagi rencana pemilihan penyedia barang/jasa yang dapat menentukan pendekatan pemilihan penyedia barang/jasa

118

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 7

Analisis pasar dilakukan secara kolaboratif di bawah pimpinan ahli teknis Analisis pasar bersifat kolaboratif • Pada awalnya akan dipimpin oleh ahli teknis - Ketersediaan barang-barang umum - Praktik-praktik standar pasar penyedia barang/jasa untuk melakukan perubahan sesuai kebutuhan, modifikasi atau penyesuaian kebutuhan - Jaminan atau jenis pengadaan - Risiko yang diketahui - Distribusi dan kapabilitas yang mendukung - Keberadaan penyedia barang/jasa potensial • Kemudian pengelola pengadaan dilibatkan untuk memastikan analisis pasar telah berhasil diselesaikan dengan baik. • Ahli teknis terus meninjau pasar untuk mengidentifikasi penyedia barang/jasa baru dan tren baru

119

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 8

Bagaimana Anda melakukan analisis pasar?

120

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 9

Analisis pasar tidak hanya sekedar ‘Googling’, namun merupakan pendekatan yang sistematis Keterlibatan penyedia barang/jasa • Meninjau database/blog online • Melibatkan pasar penyedia barang/jasa dan asosiasi perdagangan • Terlibat dengan pengelola pengadaan dari instansi pengadaan lain • Menghubungi penyedia barang/jasa (Supplier Market Sounding) • Mengkaji rincian informasi khusus tentang penyedia barang/jasa - Laporan keuangan dan materi pemasaran - Riwayat proposal penawar - Masukan internal dari sesama pengelola pengadaan dan pengguna

121

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 10

Kapabilitas penyedia barang/jasa terbentuk melalui keterlibatan formal Keterlibatan Proaktif Penyedia Barang/Jasa • Hari Industri (Industry Days) yang mengundang penyedia barang/jasa untuk mendaftar menjadi rekanan instansi pengadaan • Proses permohonan informasi formal untuk memperdalam pemahaman instansi pengadaan tentang kapabilitas penyedia barang/jasa • Kegiatan prakualifikasi formal guna memastikan penyedia barang/jasa disetujui untuk menyediakan kategori barang/jasa tertentu

Hal ini selaras dengan prinsip-prinsip pengadaan karena bagian dari peran kita adalah memastikan terciptanya kompetisi dan transparansi 9

122

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 11

Mengapa hubungan dengan penyedia barang/jasa penting bagi perencanaan pengadaan?

123

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 12

Hubungan dengan penyedia barang/jasa bertujuan untuk membantu instansi pengadaan mencapai tujuannya • Hubungan dengan penyedia barang/jasa bertujuan untuk membantu memperbaiki kinerja penyedia barang/jasa dalam memenuhi kebutuhan instansi pengadaan. • Hubungan dengan penyedia barang/jasa bervariasi, tidak hanya satu jenis untuk semua pengadaan barang/jasa • Hubungan dengan penyedia barang/jasa dikaitkan dengan analisis pasar yang akan menegaskan ‘kekuatan’ dan ‘ketergantungan’ berbagai pihak 12

124

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 13

Jenis hubungan dengan penyedia barang/jasa ILUSTRASI

Hubungan Transaksional

Hubungan Kolaboratif

• Kontrak jangka pendek • Fokus pada biaya

• Perjanjian 1-3 tahun • Manfaat bagi kedua belah pihak • Kewajiban kontrak yang terperinci

Hubungan Strategis

• Berbagi informasi • Berbagi risiko • Hubungan jangka panjang

Hubungan yang kuat dengan penyedia barang/jasa dibangun berlandaskan prinsip-prinsip pengadaan barang/jasa

Kompetisi

Kejujuran Transparansi

Keadilan

Akuntabilitas

125

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 14

Keselarasan dengan pemangku kepentingan dibutuhkan untuk menetapkan hubungan yang diinginkan • Pemangku kepentingan dan pengelola pengadaan harus selaras dalam menentukan hubungan dengan penyedia barang/jasa pascapenetapan pemenang

• Hal ini akan memungkinkan penyusunan dokumen pengadaan dilakukan dengan tepat • Sehingga dapat meningkatkan kemungkinan disepakatinya hubungan yang diinginkan pascapenetapan pemenang

126

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 15

Manakah hubungan dengan penyedia barang/jasa yang paling tepat? Criteria Kriteria

Transaksional

Kolaboratif

Strategis

Usaha patungan dengan platform riset dan pembangunan terintegrasi Perjanjian 2 tahun untuk mengelola logistik dan persediaan untuk katup tekanan Kertas bermerek dan diembos untuk kertas surat eksekutif Usaha alih daya (outsourcing) serta pengalihan aset dan sumber daya

Usaha alih daya 3 tahun untuk jasa layanan bantuan (help desk services) Perangkat lunak khusus yang sesuai dengan kebutuhan pengembangan 14

127

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 16

Poin-poin penting Analisis pasar merupakan pendekatan sistematis untuk mengidentifikasi cara memperoleh nilai dari dana yang dikeluarkan. Data yang terkumpul dari analisis pasar dianalisis dan menjadi masukan untuk rencana pengadaan. Ada berbagai cara untuk melibatkan pasar, sebagian dimulai oleh ahli teknis, dan sebagian dilakukan oleh pengelola pengadaan Pengelola pengadaan dapat membantu mengadakan hari industry, kegiatan i permohonan informasi dan kualifikasi kinerja Hubungan dengan penyedia barang/jasa menjelaskan bagaimana instansi pengadaan berinteraksi dengan penyedia barang/jasa pascapenetapan pemenang Ada berbagai hubungan dengan penyedia barang/jasa yang dapat diterapkan dan pengelola pengadaan perlu bekerja sama dengan pemangku kepentingan untuk memastikan bahwa hubungan yang tepat diidentifikasi 16

128

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 17

Terima Kasih Ada Pertanyaan?

129

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 18

Kegiatan Interaktif No. 2-5-1

Analisis Pasar

130

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 19

Kegiatan Interaktif No. 2-5-2 Hubungan dengan Penyedia Barang/Jasa

131

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

132

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

► HARI - 2 MERANGKUM KEGIATAN Slide 20

Kegiatan Interaktif No. 2-0-2

Tambah Satu Kata

133

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

134

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

► HARI - 3 MEMAPARKAN APA YANG DIPELAJARI DI HARI KE - 2 Slide 21

Kegiatan Interaktif No. 3-0-1 Diskusikan, Rangkum, Presentasikan

135

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

136

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

► SESI 6 - JENIS KONTRAK YANG DIGUNAKAN UNTUK PENGADAAN BARANG/JASA YANG KOMPLEKS Slide 1

Sesi 6

Jenis Kontrak yang digunakan untuk Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Proyek Modernisasi Pengadaan

137

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 2

Tujuan Di akhir sesi ini, Anda akan dapat: • Mendefinisikan jenis kontrak yang digunakan dalam pengadaan barang/jasa yang kompleks • Memahami manfaat melampirkan metrik kinerja penyedia pada kontrak

138

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 3

Apa yang dimaksud dengan Kontrak? Penawararan adalah dokumen penawaran/proposal yang diterima dari penawar. Empat syarat penawaran adalah: Memiliki tujuan, Dikomunikasikan, Melengkapi persyaratan, Jelas dan tidak Ambigu

Legalitas – kontrak harus dibuat berdasarkan hukum dan mengikat sesuai dengan statuta dan peraturan pengadaan serta ketentuan kebijakan

Penerimaan adalah hal yang menunjukkan bahwa entitas pengadaan menyetujui suatu penawaran dari segi lingkup dan harga

Timbal balik berarti pihak-pihak yang terlibat memahami dan menyepakati hal-hal yang pokok dan persyaratan yang tercantum dalam kontrak

Kontraprestasi mengacu pada remunerasi (biasanya berupa pembayaran) yang disepakati oleh kedua belah pihak

Kompetensi dan kapasitas berarti pihak-pihak yang terlibat secara hukum kompeten dan memiliki kapasitas untuk membuat perjanjian yang mengikat secara hukum

139

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 4

Kontrak merupakan unsur penting dalam pengadaan barang/jasa yang kompleks karena adanya risiko yang mungkin timbul •

Pengadaan barang/jasa yang kompleks memiliki kemungkinan terjadinya risiko yang lebih tinggi dan berdampak signifikan. Sebab:

Catatan Penting • Kontrak harus dirancang sesuai dengan barang/jasa yang dibutuhkan • Kontrak sebaiknya disertakan pada saat diumumkannya dokumen pengadaan untuk memastikan posisi dengan daya ungkit (leverage) yang maksimal

- Kompetisi lebih rendah

- Ceruk pasar (Niche market) - Barang/jasa yang diperlukan bersifat kompleks

• Daya ungkit (leverage) tersebut dapat terus berdampak hingga pascapenetapan pemenang

- Lebih banyak pemangku kepentingan - Banyak ketidakpastian

140

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 5

Sebutkan jenis-jenis kontrak yang ada.

141

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 6

Ada berbagai jenis struktur kontrak, tetapi pengelola pengadaan harus memilih jenis kontrak yang tepat

TIDAK MENCAKUP SEMUA

Catatan Penting

Jenis-Jenis Kontrak Layanan Profesional

Lump Sum

Pengelola pengadaan harus: Kontrak Payung

Desain & Konstruksi

Kontrak Usaha Patungan

• Mengidentifikasi kebutuhan barang/jasa Terima Jadi (Turnkey)

Tahun Jamak Sewa Menyewa

Konsorsium 6

• Memilih struktur kontrak yang tepat • Meninjau syarat & ketentuan dalam kontrak dan merancang kontrak untuk menguatkan posisi instansi pengadaan

142

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 7

143

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 8

Pemerintah di beberapa negara bersedia membayar lebih tinggi kepada penyedia barang/jasa untuk mengelola risiko  Untuk memitigasi risiko yang lebih tinggi, penyedia barang/jasa dapat memasukkan biaya yang lebih tinggi untuk mengantisipasi terjadinya risiko tersebut.  Untuk menekan pengeluaran biaya agar keuntungan yang didapat lebih tinggi, penyedia harus meningkatkan upaya pengelolaan kinerja. Oleh karena itu, penyedia menetapkan harga yang lebih tinggi.

-Risiko Tinggi -Pengelolaan Tinggi Harga lebih rendah -Risiko Rendah -Pengelolaan Rendah

PEMERINTAH

IDIQ

Persentase

PENYEDIA

-Risiko Rendah -Pengelolaan Rendah LUMP SUM dan TERIMA JADI

Harga lebih tinggi

-Risiko Tinggi -Pengelolaan Tinggi

144

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 9

Setiap kontrak dirancang untuk menghadapi berbagai tantangan risiko ILUSTRASI Pendekatan Kontrak

Perancangan Syarat&Ketentuan Kontrak

Opsi 1

Harga/Biaya

Pembelian Modul Software tambahan dari penyedia yang sudah ada

Lisensi Software Layanan profesional

Tetap

Lisensi

Perancangan software secara khusus oleh penyedia yang sudah ada

Perancangan software Lisensi Layanan dukungan

Tetap Dapat berubah

Keberterimaan Uji Coba HAKI Dukungan berkelanjutan

Pembelian software termutakhir ‘siap pakai’ dari penyedia baru

Kontrak Software Lisensi Layanan Implementasi & Dukungan

Tetap Dapat berubah

Keberterimaan Uji Coba Layanan dukungan Pembayaran

Opsi 3

Peningkatan Fungsi Software Untuk Layanan Call Center Pemerintah

Pemilihan Kontrak

Opsi 2

Kebutuhan

145

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 10

Pengelola pengadaan harus meninjau syarat dan ketentuan utama dalam kontrak TIDAK MENCAKUP SEMUA

S & K Kontrak Contract Terms

Keterangan Requirement

Masa Pelaksanaan

Kejelasan dalam jangka waktu secara keseluruhan

Lingkup

Lingkup yang terperinci secara jelas, sehingga mengurangi ketidakpastian antar para pihak termasuk hasil kerja

Hukum Kontrak Hak untuk Mengakhiri Kontrak Tata Kelola Program

Harga / Biaya Pengendalian Perubahan

Hukum di Indonesia, tanpa mengabaikan bahwa perusahan internasional mungkin meminta pemberlakuan hukum di negaranya atau hukum internasional (termasuk mediasi) Kejelasan dalam hal pengakhiran karena adanya pelanggaran yang signifikan dan pengakhiran secara sepihak Tata kelola program yang jelas untuk memastikan keberhasilan pengelolaan program (mencakup prosedur untuk menangani masalah yang mungkin timbul) Harga / Biaya yang dirinci per item barang/jasa 10 untuk melakukan perubahan pada kontrak Proses yang jelas

146

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 11

Merancang syarat dan ketentuan tambahan untuk memitigasi risiko tertentu dalam pengadaan yang kompleks TIDAK MENCAKUP SEMUA

S & K Kontrak Contract Terms

Requirement Keterangan

Kriteria Penerimaan

Kriteria dan proses penerimaan yang jelas terhadap hasil kerja yang ‘diterima’ dan kemudian dilakukan pembayaran

Hasil Kerja

Lingkup pengadaan dirinci menjadi hasil kerja spesifik untuk memastikan pengendalian dan tata kelola dan meningkatkan standar kualitas

Tahapan pembayaran

Tahapan pembayaran ditetapkan agar instansi pengadaan dapat tetap menjaga daya ungkit (leverage)

Ganti Rugi yang Disepakati

Ganti rugi yang telah disepakati jika penyedia terlambat memenuhi barang/jasa atau jika barang/jasa berkualitas rendah agar instansi pengadaan tidak mengalami kerugian

Personel Utama

Personel Utama disebutkan dalam kontrak agar penyedia tidak mengganti personel utama tersebut dengan personel ‘lain’ yang kurang berkualifikasi

Asuransi

Memastikan penyedia memiliki asuransi yang diperlukan

Jaminan

Ketentuan mengenai jaminan dari penyedia terutama untuk pekerjaan konstruksi (termasuk Kesehatan & Keselamatan)

147

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 12

Setelah kontrak ditandatangani, pengelola pengadaan harus melakukan pengalihan pengetahuan Administrasi Kontrak mengelola administrasi kegiatan setelah kontrak ditandatangani

Catatan Penting • Setelah kontrak ditandatangani, pengelola pengadaan harus melakukan pengalihan pengetahuan kepada Pengelola Administrasi Kontrak • Tujuannya:

Administrasi kontrak penting untuk memastikan instansi pengadaan memperoleh nilai yang dinegosiasikan dalam kontrak

Barang/Jasa dapat dipenuhi sesuai dengan kewajiban kontraktual

Perubahan dapat dilakukan secara tepat waktu sesuai proses

Hasil kerja dapat diterima

Biaya dan harga dipahami sehingga pembayaran atas hasil kerja dapat dilakukan tepat waktu

Melalui mekanisme pelaksanan kontrak, penyedia akan taat pada kewajiban yang harus dipenuhi

148

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 13

Bagaimana supaya penyedia barang/jasa taat dalam memenuhi kewajiban kontraktual setelah penandatanganan kontrak?

149

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 14

Terlepas dari jenis kontrak apa pun, harus ada metrik kinerja pelaksanaan kontrak •

Metrik kinerja mendorong penyedia barang/jasa untuk memenuhi kewajiban kontraktualnya

•

Tanpa metric kinerja, bagaimana Anda dapat mengelola kinerja penyedia barang/jasa?

•

Metrik kinerja sebaiknya dapat dikuantifikasi jika memungkinkan

• Uptime pemberian layanan misalnya. 99.99% • Panggilan Service Desk (dijawab dalam 20 detik) Penyelesaian Masalah • Pengiriman barang dalam 2 jam

• <0.05% masalah kualitas Metrik biasanya berupa Perjanjian Tingkat Layanan (‘SLA’) atau Indikator Kinerja Utama (IKU) 14

150

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 15

Metrik kinerja penyedia penting untuk memastikan penyedia memenuhi kewajiban kontraktualnya ILUSTRASI

•

Metrik kinerja harus digunakan dengan tepat

•

Tidak hanya berupa data

•

Membantu mengukur kinerja

•

Mengidentifikasi kinerja dari waktu ke waktu

Metrik Tingkat Layanan

Metrik Indikator Kinerja Utama (IKU)

151

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 16

Pengukuran penyedia memastikan pelaksanaan kontrak

‘SLA’ IKU

Peninjauan Kontrak

Peninjauan Operasional

• Tahapan Pembayaran • Prosedur untuk menangani masalah yang mungkin timbul & Tata Kelola • Hak untuk menggantikan (Step-in Rights) • Hak untuk mengakhiri kontrak • Ganti rugi yang disepakati

• Peninjauan layanan secara teratur • Pengelolaan operasional • Peninjauan dan persetujuan terhadap hasil kerja

Output • • •

Barang & Jasa dapat dipenuhi dengan tepat waktu dan sesuai dengan kualitas yang diharapkan Penyedia barang/jasa menjadi lebih fokus dan termotivasi Instansi pengadaan dapat menjaga posisi yang memiliki daya ungkit (leverage)

152

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 17

Poin-poin penting Ada berbagai jenis kontrak. Pengelola pengadaan harus mengidentifikasi jenis kontrak yang sesuai dengan barang/jasa yang dibutuhkan. Pengelola pengadaan harus bekerja bersama pemangku kepentingan internal (termasuk bagian hukum) untuk merancang syarat dan ketentuan yang diperlukan untuk mengurangi risiko. Metrik kinerja penyedia merupakan mekanisme penting yang dapat memastikan penyedia memenuhi kewajiban kontraktualnya. Metrik kinerja penyedia harus sesuai dengan kebutuhan barang/jasa dan pengukuran kinerja dilakukan secara teratur.

153

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 18

Terima kasih! Ada Pertanyaan?

154

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 19

Kegiatan Interaktif No. 3-6-1 Studi Kasus – Pembangunan Sistem Peringatan Dini Cuaca Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________

155

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 20

Kegiatan Interaktif No. 3-6-2 Syarat dan Ketentuan Kontrak untuk

Memastikan Kinerja Penyedia setelah Penandatanganan Kontrak

156

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

► SESI 7 - METODE PENGADAAN DAN DOKUMENTASI Slide 1

Sesi 7

Metode Pengadaan dan Dokumentasi

Proyek Modernisasi Pengadaan

157

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 2

Tujuan Di akhir sesi ini Anda akan dapat: • Menghubungkan metode pengadaan dengan kegiatan perencanaan

• Menyesuaikan dokumen pengadaan dengan mempertimbangkan pengadaan yang kompleks

158

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 3

Apa yang dimaksud dengan metode pengadaan dan mengapa penting? Metode pengadaan adalah terminologi untuk mengidentifikasi pendekatan yang digunakan untuk memilih penyedia barang/jasa Merupakan unsur penting dalam proses pengadaan Pengadaan dan pemangku kepentingan utama perlu menentukan metode pengadaan yang paling sesuai Langkah-langkah dalam metode dan proses pengadaan digunakan sebagai jejak audit terkait dengan tata kelola 3 dan kontrol

159

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 4

Jenis-jenis metode pengadaan untuk memilih penyedia barang/jasa Kompetisi terbuka

Semua penawar memiliki kesempatan untuk menanggapi dokumen pengadaan

Kompetisi terbatas (Pengadaan terbatas)

Beberapa penyedia barang/jasa yang telah dipilih sebelumnya akan menerima dokumen pengadaan

Penyedia tunggal

Hanya ada 1 penyedia barang/jasa yang memberikan barang/jasa yang dibutuhkan

Penunjukan

Karena alasan tertentu, instansi pengadaan memilih 1 penyedia barang/jasa untuk mengikuti pengadaan

langsung

160

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 5

Dapatkah Anda menyebutkan metode lainnya?

• Kontrak payung sentral • Call off Contract • E-Contracts/Catalogues

161

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 6

Pengelola pengadaan harus menentukan metode yang paling sesuai dan menjustifikasi keputusannya

Masukan Teknis

Dengan mempertimbangkan data dan prinsip-prinsip pengadaan, metode apa yang paling sesuai?

Keterlibatan sebelumnya

Analisis Pasar

Mengkaji semua masukan data

Memetakan metode untuk masukan data 6

Pengelola pengadaan membuat keputusan yang matang

Jejak audit yang jelas tentang pengambilan keputusan

162

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 7

Bagaimana kita sebaiknya menanggapi tim teknis apabila kita ditekan untuk membatasi kompetisi?

163

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 8

Pengelola pengadaan harus mengkomunikasikan dan menjustifikasi metode yang digunakan kepada pemangku kepentingan • Pengelola pengadaan adalah penanggung jawab seluruh proses pengadaan • Pengelola pengadaan akan diminta pertanggungjawabannya atas metode pengadaan yang ditetapkan • Pengelola pengadaan harus secara proaktif berkomunikasi dengan pemangku kepentingan untuk menginformasikan metode yang dipilih

• Namun, kita tidak boleh ditekan untuk membuat suatu keputusan Mengikuti proses pemetaan masukan data berdasarkan metode Justifikasi pengambilan keputusan tentang metode pengadaan

164

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 9

Perhatikan bahwa pengadaan yang kompleks mungkin memengaruhi metode pengadaan yang digunakan Masukan data untuk pengadaan yang kompleks • Pasar penyedia barang/jasa terbatas • Penyedia barang/jasa terbatas dari segi kapabilitas, pengalaman dan akreditasi yang disyaratkan • Peningkatan kemungkinan diperlukannya barang/jasa yang dirancang khusus

Catatan penting • Peningkatan kemungkinan untuk menggunakan pengadaan terbatas, penunjukan langsung atau penyedia tunggal • Perlu dokumentasi dan justifikasi pengambilan keputusan karena tidak menggunakan kompetisi penuh dan terbuka 9

165

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 10

Namun, seiring waktu pengelola pengadaan harus menggunakan pengaruhnya untuk meningkatkan kompetisi Kontribusi Pengelola Pengadaan

Pengaruh Pengelola Pengadaan

• Memaksimalkan nilai yang dapat diperoleh dari dana publik

• Komunikasi yang efektif dengan pasar untuk mengidentifikasi penyedia baru

• Kepatuhan pada proses dan prinsip-prinsip pengadaan

• Meningkatkan pemahaman tentang proses pengadaan ke semua penyedia barang/jasa

• Melaksanakan pengadaan dengan cara yang efektif dan efisisien

• Mengurangi hambatan untuk memasukkan penawaran • Memberikan insentif kepada Penyedia baru untuk merespon dokumen pengadaan

Menciptakan Pasar yang Kompetitif 10

166

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 11

Semua dokumen pengadaan harus sesuai dan ditujukan untuk memenuhi persyaratan

Non Kompetitif

Kompetitif

•

Dokumen Pengadaan • Struktur • Isi / Persyaratan Kriteria Evaluasi • Kesesuaian dengan persyaratan • Kinerja sebelumnya • Referensi klien

“Prediksi perilaku masa depan terbaik adalah perilaku masa lalu”

Satu Dokumen / Penyedia Tunggal • Struktur • Isi 11

167

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 12

Perhatikan bahwa kriteria evaluasi sangat penting dalam pemilihan penyedia untuk kompetisi Contoh Metode Evaluasi

Sistem Gugur

Sistem Nilai

Sistem Harga

Masukan untuk Kriteria

Analisis Permintaan

Perencanaan

Pasar Penyedia Barang/Jasa

Metode Pengadaan

Risiko

Kriteria Evaluasi • Pemetaan Persyaratan • Sering disusun dalam matriks untuk menunjukkan perbandingan • Gabungan antara kriteria kepatuhan, teknis, dan komersil

168

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 13

Poin-Poin Penting Ada beragam jenis Metode Pengadaan yang dapat diipilih oleh Pengelola Pengadaan Biasanya Pengadaan yang Kompleks cenderung menggunakan metode Penunjukan Langsung, Penyedia Tunggal, atau Terbatas, daripada metode Kompetisi Terbuka Metode Pengadaan harus ditetapkan melalui proses yang formal dan didokumentasi untuk memastikan adanya transparansi dalam pengambilan keputusan dan akuntabilitas Pengelola pengadaan dapat mempengaruhi pasar seiring waktu sehingga mendorong adanya penyedia barang/jasa baru dan mengurangi unsur risiko Pengelola Pengadaan harus memastikan bahwa semua dokumen pengadaan sudah sesuai untuk memperoleh hasil pengadaan yang diinginkan

169

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 14

Terima kasih Ada pertanyaan?

170

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Slide 15

Kegiatan Interaktif No. 3-7-1 Studi Kasus – Metode Pengadaan

171

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Slide 16

Kegiatan Interaktif No. 3-7-2 Studi Kasus – Metode Evaluasi

172

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

► HARI - 3 MERANGKUM KEGIATAN Slide 17

Kegiatan Interaktif No. 3-0-2

Berita Halaman Utama

173

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

174

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

► KEGIATAN HARI PERTAMA

Kegiatan No. 1-0-1 Hari 1 | Sesi 0 | Kegiatan 1

ICE BREAKER – DUA EKSTRIM Tujuan: Libatkan peserta dalam percakapan yang dinamis. Dorong peserta untuk saling berinteraksi Bangun hubungan (networking) Petunjuk untuk Peserta: 1. Fasilitator akan membacakan anda petunjuk tentang cara mengacak posisi tempat duduk di setiap meja kelompok peserta. 2. Tim yang mengacak posisi tempat duduk tercepat memenangi putaran.

175

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Kegiatan No. 1-1-1 Hari 1 | Sesi 1 | Kegiatan 1

APA CIRI – CIRI DARI PENGADAAN YANG KOMPLEKS Tujuan: Agar peserta mencatat Ciri-Ciri dari Pengadaan yang Kompleks, dan mencatat poin-poin utama di flipchart . Petunjuk untuk Peserta 1. Dalam Kelompok, diskusikan tentang Ciri-Ciri dari Pengadaan yang Kompleks, catat temuan anda dan diskusikan bersama kelompok. 2. Persentasikan temuan tersebut di kelas.

176

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Kegiatan No. 1-1-2 Hari 1 | Sesi 1 | Kegiatan 2

MENENTUKAN NILAI DAN RISIKO Tujuan: Agar peserta mengkaji skenario dan menuliskan pada flipchart tentang positioning yang diusulkan berdasarkan nilai dan risiko (kotak kuadran) Petunjuk untuk Peserta Gambarkan kuadran nilai dan risiko, lalu tempatkan masing-masing skenario pada kotak kuadran untuk membedakan antara Pengadaan Sederhana, Kompleks, Berdaya Ungkit (Leveraged), dan Strategis. Berikan alasan pada masing masing skenario tersebut Skenario Nomor Skenario 1 50 telepon genggam untuk digunakan di lapangan 2 10 Unit Defribilasi Darurat 3 5.000 sistem drainase untuk kompleks perumahan baru 4 Jasa Kebersihan untuk kantor kecil 5 Layanan Persediaan Medis 6 Mengontrak proses bisnis pada pihak luar (Business Process Outsourcing ) 7 1000 Laptop 8 50 Katup Pengatur Tekanan untuk sistem bendungan air 9 30 hari Jasa Konsultasi untuk rancangan Mal baru 10 10 Traktor dan jasa pemeliharaan untuk kegiatan pertanian daerah

177

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Kegiatan No. 1-2-1 Hari 1 | Sesi 2 | Kegiatan 1

STUDI KASUS – PROSES PERENCANAAN PENGADAAN Tujuan: Agar peserta melakukan pertemuan awal dengan para pemangku kepentingan dan menyusun Rencana Pelaksanaan Pengadaan guna menerapkan pemahaman tentang perencanaan pengadaan kompleks. Petunjuk untuk Peserta : Anda adalah ketua tim pengadaan untuk Kementerian Komunikasi dan Informatika dan Anda menerima memo berikut ini dari pemangku kepentingan yang berasal dari lingkungan kerja Anda. Memo Internal: Tim Pengadaan: Segera Setelah menganalisis efektivitas dan kapasitas operasional jaringan telekomunikasi, kami mengidentifikasi bahwa kami tidak dapat memenuhi peningkatan kebutuhan terhadap jasa telekomunikasi selular. Untuk mengtaasi tantangan ini, kami mengusulkan untuk memperluas jaringan yang ada dengan membangun 4 tiang komuninikasi baja, dicat dengan warna merah dan putih, dengan tinggi 5 meter untuk membantu memenuhi kebutuhan yang meningkat akan jasa ini. Letak geografis pembangunan tiang komunikasi adalah 6.1745° LS, 106.8227° BT. Lokasi ini telah ditetapkan guna meningkatkan ketersediaan sambungan telefon selular sehubungan dengan pembangunan dan pertumbuhan sosial yang terjadi belakangan ini. Anggaran untuk proyek perluasan ini telah ditetapkan dan menteri telah menegaskan bahwa dana akan disediakan sebelum penandatanganan kontrak. Pemasangan tiang telekomunikasi perlu dilaksanakan dalam waktu 4 minggu guna menjamin bahwa jasa telekomunikasi siap diberikan dalam waktu 8 minggu. Mengingat kebutuhan yang sangat mendesak untuk meningkatkan kapasitas kita, kami meminta purchase order diberikan kepada penyedia barang/jasa terpilih karena penggunaan kontrak akan memakan waktu terlalu lama. Pertanyaan 1 – Sebagai ketua tim pengadaan pendekatan apa yang Anda gunakan dalam hal pengembangan Rencana Pelaksanaan Pengadaan yang dibutuhkan? Pertanyaan 2 – Pertanyaan apa lagi yang akan Anda ajukan guna memastikan bahwa Anda dapat merampungkan Rencana Pelaksanaan Pengadaan

178

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Kegiatan No. 1-3-1 Hari 1 | Sesi 3 | Kegiatan 1

STUDI KASUS – PERKIRAAN ANGGARAN Tujuan: Agar peserta dapat mempraktikkan hal yang dipelajari melalui studi kasus Petunjuk untuk Peserta Silahkan pelajari studi kasus dan jawablah pertanyaan pertanyaan dibawah ini. Studi Kasus Anda adalah Ketua Tim Pengadaan pada sebuah rumah sakit daerah dan Anda diminta oleh pemangku kepentingan internal untuk membantu menyusun anggaran untuk serangkaian Pengadaan barang/jasa yang Kompleks. Pemangku kepentingan internal tersebut meminta agar perkiraan anggaran dapat disampaikan sesegera mungkin, tetapi perkiraan tersebut harus akurat. Serangkaian pengadaan barang/jasa yang kompleks tersebut berkaitan dengan alat pencitraan medis CAT (Computerized Axial Tomography) belum pernah ada yang pernah membeli alat tersebut sebelumnya di daerah ini. Kebutuhan Pengadaan barang/jasa yang Kompleks ini berkaitan dengan:  perangkat lunak alat pencitraan medis dengan 5 lisensi pengguna  perangkat keras khusus  Perangkat keras umum termasuk hosting server dan Local Area Network  layanan profesional untuk pelaksanaan  pelatihan untuk 10 personel rumah sakit  Layanan berlanjut untuk layanan dukungan dan garansi Pertanyaan 1 - Sebagai Ketua tim pengadaan, langkah apa yang akan Anda ambil untuk menyusun anggaran Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks ini? Pertanyaan 2 – Tantangan apa yang menurut Anda harus dimitigasi?

179

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Kegiatan No. 1-0-2 Hari 1 | Sesi 0 | Kegiatan 2

TANTANGAN BALON Tujuan: Agar peserta dapat mengingat hal-hal penting yang dipelajari melalui kegiatan interaktif dan uji pengetahuan. Berikan kesempatan kepada peserta untuk menyampaikan pertanyaan dan/atau meminta penjelasan. Petunjuk untuk Peserta : Anda akan diberikan potongan kertas kecil Tulis satu pertanyaan terkait sesi ini di setiap potongan kertas tersebut Anda juga akan diberikan beberapa balon. Masukan satu pertanyaan ke dalam satu balon dan tiup balon tersebut. Setelah balon ditiup, balon kemudian disebarkan, satu orang peserta dari masing-masing kelompok akan memecahkan balon. Anda diberikan waktu 15 menit untuk mendiskusikan jawaban dari pertanyaan yang didapat dari balon yang dipecahkan.

180

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

► KEGIATAN HARI KEDUA

Kegiatan No. 2-0-1 Hari 2 | Sesi 0 | Kegiatan 1

DISKUSIKAN, BUAT RANGKUMAN DAN PAPARKAN Tujuan: Agar peserta mempertimbangkan dengan seksama bagaimana melakukan analisis pasar yang efektif untuk skenario yang disediakan Petunjuk untuk peserta: Kegiatan A Ketika Anda datang, Anda akan diberikan stiker. Tempelkan stiker di salah satu bagian pada flip chart berdasarkan apa yang Anda rasakan tentang apa yang Anda pelajari di Hari Ke-1. Pilihannya adalah Senang, Senang tapi Kewalahan, Masih Bingung atau Tidak Yakin dengan Perasaan Saya. Kegiatan B Anda akan dibagi menjadi beberapa kelompok. Bersama kelompok Anda buatlah presentasi sepanjang lima menit yang merangkum poin-poin penting yang Anda pelajari di Hari Ke-1.

181

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Kegiatan No. 2-4-1 Hari 2 | Sesi 4 | Kegiatan 1

PROSES PENGELOLAAN RISIKO UNTUK PENGADAAN YANG KOMPLEKS Tujuan: Agar peserta berdiskusi dalam kelompok tentang Pengelolaan Risiko untuk Pengadaan yang Kompleks dan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut, serta mencatat hasil diskusinya di flip chart. Petunjuk untuk Peserta : 1. Diskusikan dalam kelompoknya masing-masing tentang Pengelolaan Risiko untuk Pengadaan yang Kompleks dan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut, 2. Catat poin-poin penting pada flip chart dan persiapkan untuk diskusi dengan para peserta lainnya  Pertanyaan 1: Mengapa Pengelolaan Risiko penting padaTahap Perencanaan  Pertanyaan 2: Apakah yang dimaksud dengan metode 5 langkah dalam Pengelolaan Risiko  Pertanyaan 3: Mengapa Risiko harus dilaporkan dan ditelusuri secara rutin

182

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Kegiatan No. 2-4-2 Hari 2 | Sesi 4 | Kegiatan 2

PENGADAAN PERANGKAT LUNAK (SOFTWARE) YANG DIRANCANG KHUSUS Tujuan: Agar peserta meninjau skenario yang disediakan dan menulis pada flip chart hubungan dengan penyedia barang/jasa yang diusulkan. Petunjuk untuk Peserta: 1. Diskusikan skenario-skenario berikut dalam kelompok masing-masing dan jawab pertanyaanpertanyaan berikut Skenario A Anda adalah Ketua Tim Pengadaan pada Kementerian Keuangan dan pemangku kepentingan internal telah berbicara kepada Anda untuk melakukan pengadaan guna memilih Penyedia barang/jasa dalam pengembangan software yang dirancang khusus. Software yang dirancang khusus tersebut akan berfungsi untuk membantu Kementerian memantau investasi dan pajak dari organisasi internasional. Pemangku kepentingan internal telah menyampaikan kepada Anda serangkaian persyaratan yang tampaknya jelas. Mereka meminta Anda untuk mengelola proses pengadaan tersebut sesegera mungkin karena Kementerian mengharapkan laporan pertama dapat diberikan pada bulan berikutnya. Anda telah sepakat dengan mereka tentang jadwal kegiatan dan lini waktu yang terkait. Mereka menegaskan bahwa ada 3 Penyedia barang/jasa dalam negeri yang mereka yakini dapat mengembangkan software yang dirancang khusus tersebut sesuai dengan kualitas yang diperlukan. Skenario B Berdasarkan analisis pasar yang Anda lakukan, Anda mengidentifikasi adanya calon Penyedia barang/jasa keempat. Namun, penyedia barang/jasa ini ingin menggunakan sumber daya teknis dari negara lain untuk mengembangkan software tersebut. Mereka menyatakan bahwa cara ini akan menghemat total biaya dan waktu keseluruhan secara signifikan. Pertanyaan 1 - Pemangku Kepentingan Internal meminta Anda menyampaikan profil risiko pengadaan dari tiga Penyedia yang telah mereka identifikasi . Bagaimana tanggapan Anda? Pertanyaan 2 – Apabila Penyedia ke-empat juga diundang untuk mengajukan proposal, apakah profil risikonya akan berubah. Jika ya, mitigasi risiko seperti apa yang diperlukan?

183

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Kegiatan No. 2-5-1 Hari 2 | Sesi 5 | Kegiatan 1

ANALISA PASAR Tujuan: Agar peserta mempertimbangkan dengan seksama bagaimana melakukan analisis pasar yang efektif untuk skenario yang disediakan Petunjuk untuk Peserta: Anda akan diberikan skenario tentang pengadaan kompleks dan diskusikan dalam kelompok bagaimana cara melakukan analisis pasar yang efektif dari segi pendekatan, dan nilai yang akan akan dihasilkan oleh pendekatan tersebut.  Jasa konsultansi untuk merancang sistem lalu lintas yang terintegrasi yang akan mengurangi kemacetan, polusi dan jumlah korban pejalan kaki.  Sistem siap pakai untuk menerapkan sistem pengelolaan gedung untuk daerah pusat bisnis  Penggunaan perangkat lunak yang dapat mengenali wajah dan CCTV di seluru pintu masuk (bandara, pelabuhan, perbatasan)  Pemilihan perusahaan publisitas untuk mengembangkan dan melaksanakan kampanye pemasaran guna menumbuhkan kesadaran tentang penggunaan kursi khusus untuk bayi di dalam mobil.  Perusahaan manajemen proyek untuk mengawasi penggunaan stadio olahraga baru.

184

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Kegiatan No. 2-5-2 Hari 2 | Sesi 5 | Kegiatan 2

HUBUNGAN DENGAN PENYEDIA BARANG/JASA Tujuan: Agar peserta meninjau skenario yang disediakan dan menulis pada flip chart hubungan dengan penyedia barang/jasa yang diusulkan. Petunjuk untuk Peserta: Dengarkan skenario yang disediakan dan sebutkan hubungan dengan penyedia barang/jasa yang diusulkan Karena informasi yang disediakan terbatas. Silahkan jelaskan jawaban anda. Hubungan dengan perlu dibangun dengan penyedia barang/jasa

Nomor Skenario 1

Rancangan dan konstruksi untuk pembangunan jembatan khusus

10 kendaraaan untuk situasi tanggap darurat

10 kendaraan transportasi mewah

Salah satu perangkat lunak pengembangan untuk Microsoft Office Transaksional

5 6

Peralatan rumah sakit yang rumit Jasa boga untuk suatu acara

7 8 9

Pelatihan profesi di bidang keuangan Layanan eProcurement Usahan patungan untuk membangun perusahaan baru

185

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Kegiatan No. 2-0-2 Hari 2 | Sesi 0 | Kegiatan 2

TAMBAH SATU KATA Tujuan: Agar peserta meninjau skenario dan menulis pada flipchart hubungan dengan penyedia barang/jasa yang diusulkan. Petunjuk untuk Peserta: 1. Latihan ini mengharuskan peserta bekerja sama dengan kelompoknya untuk berlomba menyusun jawaban dari satu kata yang disebutkan oleh setiap anggota kelompok. 2. Setiap anggota kelompok akan memberikan satu kata kepada kelompoknya untuk menyusun jawaban atas pertanyaan yang diberikan. 3. Orang pertama dalam suatu kelompok menulis satu kata untuk kelompoknya pada flipchart, kemudian menyerahkan spidol kepada anggota kelompok berikutnya untuk menulis satu kata selanjutnya dan demikian seterusnya hingga seluruh anggota kelompok tersebut mendapat giliran. 4. Jawaban/kalimat atas pertanyaan yang diajukan tidak boleh direncanakan lebih dahulu. 5. Setiap peserta hanya boleh menyediakan satu kata saja.

186

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

►KEGIATAN HARI KETIGA

Kegiatan No. 3-0-1 Hari 3 | Sesi 0 | Kegiatan 1

DISKUSIKAN, RANGKUM , PRESENTASIKAN Tujuan:  

Untuk mengetahui pendapat peserta tentang pelatihan Hari Kedua Untuk mengingat dan menyatakan poin-poin penting yang terdapat pada sesi 4 dan 5

Petunjuk untuk Peserta: Kegiatan A: 1. Ketika Anda datang, Anda akan diberikan stiker. 2. Tempelkan stiker di salah satu bagian pada flip chart berdasarkan apa yang Anda rasakan tentang apa yang Anda pelajari di Hari Ke-2. 3. Pilihannya adalah Senang, Senang tapi Kewalahan, Masih Bingung atau Tidak Yakin dengan Perasaan Saya.

Kegiatan B: 1. Anda akan dibagi menjadi beberapa kelompok. 2. Bersama kelompok Anda buatlah presentasi sepanjang lima menit yang merangkum poin-poin penting yang Anda pelajari di Hari Ke-2.

187

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Kegiatan No. 3-6-1 Hari 3 | Sesi 6 | Kegiatan 1

STUDI KASUS – PEMBANGUNAN SISTEM PERINGATAN DINI CUACA Tujuan: Agar peserta mampu mengidentifikasi jenis kontrak yang tepat dan menentukan metrik kinerja yang perlu diterapkan Petunjuk untuk Peserta: Bacalah skenario kegiatan ini dalam kelompok dan jawab pertanyaan yang diberikan. Skenario A Anda adalah Ketua tim pengadaan pada Kementerian Lingkungan Hidup dan terdapat kebutuhan untuk mengembangkan dan menerapkan sistem peringatan dini cuaca di sebuah pulau terpencil, disertai layanan dukungan pemeliharaan yang berjalan selama jangka waktu 2 tahun setelah sistem peringatan dini cuaca tersebut diterima. Setelah jangka waktu 2 tahun untuk layanan dukungan pemeliharaan tersebut berakhir, sistem peringatan dini cuaca tersebut harus dialihkan kepada Kementerian Lingkungan Hidup. Spesifikasi teknisnya sesuai dengan standar global dan sistem tersebut akan dibangun di tempat dengan fondasi beton seluas 3m2. Lingkup pengadaan jelas dan didefinisikan dengan baik, jadwal program terperinci dan anggaran sudah tersedia. Anda harus menyusun dan mengumumkan dokumen pengadaan kepada penyedia barang/jasa yang sudah lolos tahap prakualifikasi dan menyelesaikan proses pengadaan sesegera mungkin. Beserta dengan dokumen pengadaan, Anda harus menyertakan kontrak yang sesuai dan mengidentifikasi syarat dan ketentuan khusus dalam kontrak. Anda juga harus mengidentifikasi metrik pengukuran kinerja setelah kontrak ditandatangani untuk memastikan sistem berjalan dengan optimal dan memberikan laporan yang akurat. Pertanyaan 1 – Berdasarkan informasi di atas, sebutkan unsur-unsur penting yang akan membantu Anda memilih kontrak yang tepat. Pertanyaan 2 – Jenis kontrak mana yang Anda pilih dan mengapa? Apakah ada perubahan pada syarat dan ketentuan tertentu yang ingin Anda lakukan? Pertanyaan 3 – Metrik pengukuran kinerja apa yang akan Anda lampirkan pada kontrak dan mengapa?

188

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Kegiatan No. 3-6-2 Hari 3 | Sesi 6 | Kegiatan 2

SYARAT DAN KETENTUAN KONTRAK UNTUK MEMASTIKAN KINERJA PENYEDIA SETELAH PENANDATANGANAN KONTRAK Tujuan: Agar peserta dapat meninjau pemahaman peserta mengenai syarat dan ketentuan kontrak berikut ini dalam kelompok sebelum mengajukan syarat dan ketentuan yang ‘paling cocok’ untuk skenario yang diberikan. Petujuk untuk Peserta: Tinjaulah syarat dan ketentuan kontrak berikut ini dan diskusikan dalam kelompok masingmasing untuk memastikan pemahaman atas syarat dan ketentuan tersebut. Fasilitator akan membacakan skenario Berikan saran terkait syarat dan ketentuan kontrak yang paling cocok. Nomor Syarat dan Ketentuan Kontrak 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Tingkat Layanan Ganti Rugi yang Disepakati Novasi Proses pengadilan Prosedur untuk menangani masalah yang mungkin timbul Pengakhiran Hak untuk Menggantikan (Step-in rights) Pelanggaran yang signifikan Indikator Kinerja Utama Pengalihan

189

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Kegiatan No. 3-7-1 Hari 3 | Sesi 7 | Kegiatan 1

STUDI KASUS - METODE PENGADAAN Tujuan: Agar peserta mempertimbangkan dengan seksama metode pengadaan apa yang diperlukan Instruksi untuk Peserta: Baca skenario kegiatan dan jawab kedua pertanyaannya. Studi Kasus Kementerian Hukum & HAM memiliki kebutuhan berupa sistem pelacak untuk memetakan angka kriminalitas yang dilakukan kembali oleh mantan narapidana yang telah menjalani masa hukuman. Pemangku kepentingan internal telah menyusun persyaratannya dan mengirimkannya kepada panitia pengadaan agar pengadaannya dilakukan tepat waktu. Pengelola pengadaan telah melakukan analisis pasar sebagai bagian dari proses perencanaan pengadaan kompleks dan telah mengidentifikasi tiga calon penyedia barang/jasa saja di daerahnya yang dapat memenuhi kebutuhan tersebut. Berdasarkan keadaan ini, pengelola pengadaan telah memutuskan untuk menggunakan metode pengadaan terbatas yang dianggap paling sesuai. Ketika pengelola pengadaan membahas hal ini dengan pemangku kepentingan utama dari Kemenkumham, pengelola pengadaan terkejut ketika mengetahui bahwa Kemenkumham menginginkan penyedia tunggal karena mereka yakin hanya ada satu penyedia yang dapat memenuhi kebutuhan tersebut dan waktu sangat terbatas untuk melakukan pengadaan ini. Pertanyaan 1 – Bagaimana pengelola pengadaan seharusnya menanggapi pemangku kepentingan dari Kemenkumham? Berikan alasannya dari sudut pandang Anda Pertanyaan 2 – Apakah ada keuntungan lain dengan melakukan pengadaan terbuka dibandingkan dengan pengadaan terbatas?

190

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks.

Kegiatan No. 3-7-2 Hari 3 | Sesi 7 | Kegiatan 2

STUDI KASUS - METODE EVALUASI Tujuan: Agar peserta mempertimbangkan dengan seksama metode evaluasi mana yang paling sesuai untuk skenario pengadaan kompleks yang diberikan. Instruksi untuk Peserta: Bersama kelompok bahas skenario pengadaan kompleks yang diberikan Tuliskan perinciannya pada flipchart metode evaluasi mana yang paling sesuai untuk skenario pengadaan kompleks yang diberikan (sistem gugur, sistem nilai, sistem harga)  Pengadaan jasa profesi teknis yang termasuk pemberian layanan rancangan dan konsultansi  Pengadaan sistem pengelolaan gedung yang termasuk penilaian dan perbandingan berbagai sistem sebelum pelaksanaan dan dan dukungan  Pengadaan sistem sidik jari (pintu akses) – pemasangan sistem akses, sistem manajemen dan pelatihan untuk pengguna  Pengadaan percetakan digital 3D – pembelian 3 printer dengan persyaratan generik  Pengadaan peralatan pemadam kebakaran otomatis – pembelian peralatan generik yang memenuhi standar global  Pengadaan jasa kebersihan dan perawatan untuk manajemen fasilitas  Pengadaan jasa pengamanan untuk kontrol akses ke dalam gedung

191

Modul 7: Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Kegiatan No. 3-0-2 Hari 3 | Sesi 0 | Kegiatan 2

BERITA HALAMAN UTAMA Tujuan: Agar peserta dapat mengingat isu-isu yang paling penting yang mereka pelajari melalui kegiatan interaktif dan uji pengetahuan. Beri kesempatan kepada peserta untuk bertanya dan/atau mengklarifikasi isu-isu. Petunjuk untuk Peserta: 1. Anda akan merancang halaman depan surat kabar yang khusus mengabarkan berita tentang pengadaan. 2. Tiap Halaman depan harus memuat :  4 Berita utama  Satu paragraf utama  Satu Ilustrasi

192