ROLES Y FUNCIONES by Build

ROLES Y FUNCIONES

ROLES Y FUNCIONES Definir los roles y responsabilidades puede ayudar a tu equipo a pasar de un estado "tormentoso" a uno "normalizado" o bien ayudar a que los equipos "productivos" que hayan perdido un poco el rumbo se encarrilen de nuevo.

ÍNDICE 04

01 DEFINICIÓN

02 COMO USAR EL MANUAL

03 JEFES DE OBRA

04 COORDINADOR

05 GERENTE

DEFINICIÓN DE ROL Y FUNCIÓN

En una empresa, puede decirse que cada puesto es asimilable al de un rol, al de un determinado conjunto de responsabilidades con sus distintas opciones.

Actividad particular que realiza una persona o una cosa dentro de un sistema de elementos, personas, relaciones, etc., con un fin determinado

COMO USAR EL MANUAL

JEFES DE OBRA

Reportar de manera inmediata y preliminar de cualquier incidente y accidente en obra, informando de lo ocurrido segĂşn el protocolo interno en el ĂĄrea a los involucrados en el proceso.

Las misma incidencias en todas las obras, contestando y

atendiendo los reportes de coordinación de Shei, el plan de acción a seguir de las observaciones de la coordinación de seguridad e higiene de Liverpool en WF. contestar los reportes de otras obras y su referencia con la obra a su cargo, comparando mejoras o áreas de oportunidad.

Informar el avance semanal de la obra, realizando el reporte fotográfico

Integración de propuestas de cambios y delimitación de

etapas en remodelaciones 11

Recopilar en el portal la documentación relativa al proyecto, ingenierías lo relativo a proyectos especificaciones criterios de diseño , minutas con mantenimiento, minutas de vista de obra, construcción planos as built, biblias de acabados, biblias de muebles, abastecimientos garantías, guías mecánicas, submitals de equipos eléctricos y aire acondicionado.

Integra las actas finiquito administrativas y técnicas. Integrar en el portal las actas de finiquito administrativo de obra

Verificar que la coordinación entregue las carpetas de instalaciones, planos as built, garantías, capacitaciones, manuales y cartas de vicios ocultos. Integrar en el portal la información relativa a garantías, capacitaciones, cartas de responsabilidad de vicios ocultos.

Atención directa e inmediata a Directores y Gerentes

Recorrido de obra con Coordinador, Gerente o Directores del área, DPA, Ingenierías y áreas de soporte una vez cada semana. Complementar en WF los campos correspondientes a construcción, así como los comentarios que puedan surgir de las visitas de planeación o ingenierías.

Solicitud de enlace telefรณnico y de red en la obra para la caseta de Liverpool ( SAP)

Genera el programa de visitas y de entrega a operaciones.

Firma las minutas en los recorridos de revisiรณn con Mantenimiento, es el encargado de convocar a las partes a los recorridos. Verifica que los puntos de la bitรกcora ( pendientes) se resuelvan en el tiempo comprometido por los contratistas.

Generación de escalamiento de problemas. Informar al Gerente y coordinador de cualquier evento adicional a la seguridad que suceda en la obra de acuerdo al protocolo. Transmitir al Coordinador las peticiones de obra de otras áreas.

Detectar desviaciones de tiempo , informando los días de atraso y adelanto del proyecto con base a la metodología LPS.

Verificar que todos los suministros que se hayan solicitado en la obra, lleguen y se entreguen a tiempo, con la calidad acordada y las especificaciones requeridas.

Gestionar entregas físicas con los proveedores de equipos mayores como elevadores, escaleras eléctricas, montacargas, equipos de aire acondicionado, equipos de óptica y alteraciones

Recibir proyectos de Corners.

Integrar en WF los costos y tiempo de ejecución derivados de las peticiones o solitudes para integrar ODES e IDES

Gestionar el tiempo de entrega de costos de ODES con el coordinador de DPA y de construcción. (cuando rebasen los 7 días naturales del acuerdo de servicio). Informar de cualquier desviación en la ejecución de ODES al coordinador de obra.

COORDINADOR

Informar de los incumplimientos de la reglamentaciรณn interna de Liverpool, enviando los reportes de incidencias al gerente.

Responder a los requerimientos del รกrea fiscal de Liverpool, entregado la informaciรณn solicitada y asegurarse de que se encuentre actualizada en cualquier momento de la obra.

Cumplimiento con el requerimiento mínimo de estandarización de servicios al inicio de la obra, verificando y contratando los elementos de imagen y seguridad que le

correspondan a Liverpool (casetas, baños, puntos de hidratación, comedor de empleados, áreas de descanso, escaleras, protección contra caídas ( protecciones colectivas). solicitar los guardias blancos y/ o armados que resguardan la obra ( según la recomendación de prevención). armar el plan de seguridad de la obra y desarrollar la logística de ubicación y número de guardias.

Informar que las observaciones de auditoría se atendieron,

contestando con un contra reporte las correcciones ejecutadas.

Asegurar la calidad en los reportes fotográficos de avance semanal, revisando la calidad de la imagen, tamaño, fechas, inclusión gráfica del avance de Last Planner.

Revisión y validación de comparativas, solicitar presupuestos a abastecimientos.

Solicita los documentos jurídicos como licencias y permisos. Generan la información que necesita el área de relaciones laborales y seguros para obtener placas y contrato del

sindicato y pólizas de seguros. Verifica que durante la obra, se concentre en el portal la documentación relativa a licencias permiso, seguros, sindicato.

Envío de proyecto ejecutivo para la realización del proyecto estructural al estructurista.

Coordina y contrata el estudio de mecánica de suelos. Recibe y administrar los resultados de laboratorios de calidad ( Concreto, Acero, resistencia, compactación). Frimar guías mecánicas previamente revisadas por coordinación. Contratar y verificar que se realice el levantamiento topográfico de la obra.

Responsable de tener la carpeta de actas administrativas de finiquito de obra.

Responsable de tener la firma de entrega de la carpeta de información de entrega a almacén. Responsable de tener la firma de entrega de las carpetas de Instalaciones, Planos al Built, Garantías, capacitaciones, manuales y cartas de vicios ocultos

Atención programada Directores de tienda, Gerentes y otras áreas en el proceso de obra ( recorridos ) una vez cada 15 días

Recorrido con Directores y Gerentes en visita de obra una vez

cada 15 días. Generar GTD de pendientes de obra y copiarlo a sus jefes (Plasmarlo en WF). Verificar que los trámites de servicios y factibilidades se estén llevando en tiempo y forma y solicitar al área interna de gestorías las fechas de entrega de servicios a la tienda. Revisión de reportes semanales del equipo Lean y darle

seguimiento a las tareas.

Cumplimiento al acuerdo de entregas con Mantenimiento (Verificar que se cumpla en acuerdo de servicio por Coordinación y Mantenimiento). Difunde el programa de visitas de obra al Coordinador y

Gerente de mantenimiento. En caso de remodelaciones y ampliaciones son responsables de que las áreas de obra que operaciones va a entregar a Construcción se liberen a tiempo

Revisión y validación semanal de puntos anotados en bitácora, revisa una vez a las semana que los puntos se cumplan. Informar al Gerente de cualquier solicitud adicional plasmada en el formato de recorridos para enterarlo de la petición. 28

Revisar que el proyecto entregado no tenga observaciones mayores de diseño, especificación o concepto que modifiquen el parámetro de referencia que se tomó para dar el costo inicial de la obra. Es el relevo de el proceso que inició el Gerente.

Integración y revisión de el formato de escalamiento de problemas para presentación al Director.

Llenar el formato de pedimento de equipos de transportaciรณn vertical, equipos de aire acondicionado, รณptica y alteraciones

Asistir a las juntas mensuales de obra con desarrolladores.

Integrar las evaluaciones de los proveedores y contratistas y

aviarlas a abastecimientos

Orden en la clasificación de costos en los PEPS de la obra, solicitando reclasificaciones al gerente de la DSI, e informar al gerente de construcción. es el responsable de que todas las compras y suministros se ingresen en el PEP correcto. Establecer un tope financiero, integrando los presupuestos de otras áreas. Estimar un costo final de la obra, cumpliendo con el parámetro acordado de velocidad de contratación en cada obra (según indicador de SF). reducir el estimado nos da mayor certeza de que la variabilidad de costo será menor. revisar que no se rechacen solitudes y que se generen los

pedidos de pago

Actualizar la radiografĂa financiera de la obra; gestionando semanalmente el CPO ( contratado, cotizado, estimado) Controlar el avance vs flujos de pagos, cargando y gestionando el flujo financiero de la obra.

Actualización de costos de ODES en el CPO y WF de acuerdo a la ultima aprobación de la dirección, deben de coincidir los montos en CPO, en WF y en las juntas con directores. plasmar en CPO las IDES que se convirtieron en ODES, actualizando el CPO de acuerdo a la última junta de aprobación de ODES

OBTENER EL COSTO FINAL DE LA OBRA, por medio del cierre

financiero, integrando los presupuestos finales del cierre de obra ( 15 días después de la apertura)

Proponer alternativas para recuperar atrasos en la ejecución, revisando las rutas críticas y proponer plan de acción cuando hubiera retrasos de obra. informar de causas de no cumplimiento que afecten la ruta crítica y la causa raíz con propuesta de solución

Solicita todas las compras y suministros de la obra ( Equipos, Mobiliario y Corners). Propuesta de plan de acción en caso de que hubiera un atraso que no se pudiera recuperar en suministros. Contratación de servicios de Ambulancia y coordinación Shei. Recepción en SAP los suministros de la obra. (muebles y equipos)

Integrar los catálogos base de licitación de obras de las especialidades en sitio. Análisis y revisión en comparativas y propuesta de ganador con análisis y respaldo ( análisis técnico). Generar Solicitudes de Servicio, Solicitudes de Pago, Solicitudes de Adendum, Licitaciones y Solitudes de Contrato.

Responde las dudas derivadas del proceso de licitación. El avance de obra debe tener relación con los flujos y liberación de pagos

Solicitud de fechas de entrega de proyectos de Corners por DPA y reportar cualquier desviación de llegada de Corner para entrega de área.

Validar los costos de las ODES que se presentan en WF. Tomar plan de acción y determinar quien absorberá el

sobrecosto en la desviación en la ejecución de ODES. ( en caso de causa imputable a obra)

Revisar con DPA los cambios ( ODES) y determinar si son ODES

con sobrecosto y a que área pertenecen.

GERENTE

Aclarar las observaciones y dudas de auditoría, asistiendo a reuniones periódicas, para verificar el estado general de las obras, tomando decisiones de estrategias a seguir para mitigar las observaciones.

Integrar de manera precisa correcta y práctica el reporte semanal, enviando los reportes fotográficos de todas las obras a su cargo al director del área.

Envío e integración de comparativas de costos de obra entre las demás obras y especialidades, incluyendo otras áreas.

Comparativas de costos de otras áreas por m2

Presentación a los Directores de tienda o Directores del área

de las etapas de tapiales o entregables, previa validación del Director de Construcción. Revisión y validación de etapas de obra en remodelaciones mayores y entrega a operaciones en tiendas nuevas y centros comerciales

Recorrido con Directores en visita de obra una vez al mes.

Reuniรณn de retroalimentaciรณn con proveedores en caso de desviaciones y รกreas de oportunidad.

Presentaciรณn del formato de escalamiento de problemas a Directores.

Juntas con desarrolladores y proyectistas externos para definiciรณn de proyecto, sistemas constructivos y programas de obra.

Integrar la propuesta de asignación anual de fabricantes de muebles y perímetros por carga de trabajo ( Revisión cada 3 meses) Propuesta de selección anticipada de contratistas.

Detonar Junta de inicio de obra con otras áreas: Jurídico, DPA, Ingenierías, Mantenimiento, Display, Informática, Prevención de pérdidas, Logística, Óptica, Alteraciones

Responsable de gestionar cambios de fechas de contrato y ampliación de periodos de ejecución de trabajos

Desarrollar presupuestos paramétricos particulares y generales.

Integrar en el portal los criterios y parámetros de evaluación de resultados

Generar una línea de base financiera al inicio del proyecto, haciendo una propuesta de presupuesto inicial en cada uno de los proyectos, referenciado a proyectos anteriores y tomando

en cuanta los datos generados en las mesas de colaboración. Asegurar que las áreas de soporte se apeguen al presupuesto histórico de las obras, revisando sus presupuestos y

verificando vs obras similares y monitoreando que lo contratado sea parte de la obra.

Proporcionar el recurso adecuado al contratista para el

cumplimiento de sus compromisos en obra; informando a la dci de atascos en los flujos de pagos que se encuentren detenidos por algún tema en particular. Garantizar el manejo adecuado de los recursos en la obra y controlar que el presupuesto inicial no presente variación y en su caso reportarlas , por medio de la revisión semanal del CPO de obra y coordinador de Liverpool para transformarlo a contratado, así como verificar que lo estimado sea lógico y congruente con otras obras en proceso y terminadas. verificar

el cumplimiento del indicar de velocidad de contratación semanalmente.

Informar el estatus financiero de la obra, presentando el CPO

al director en juntas quincenales. Garantizar el equilibrio entre los avances y las erogaciones de los proyectos, validando los flujos de pagos de obra de los contratistas, gestionando reuniones para revisar avances de obra del programa Pull y sus desviaciones.

Presentación del cierre de obra a la dirección, comparando el

costo inicial y analizando ahorros y sobrecostos de la obra. (ODES, IDES, errores y mejoras)

Anticipar los factores que comprometan la entrega final de la obra, presentando y reportando cualquier desviación interna o externa a la dirección en el programa de obra de días de atraso y adelanto

Validar los planes de acción generados por el equipo en el caso de desfasamiento en entregas

Enviar la petición de liberación de fallos de contratistas con

copia al Director previa revisión con la Dirección. Validar que el costo obtenido en la licitación sea acorde con lo proyectado en el presupuesto inicial. Informar de la desviación al Gerente. Búsqueda de nuevos proveedores.

Presentar las IDES cada 2 semanas al Director para su validación Informar y explicar al equipo las órdenes que están aprobadas y recabar la información de ODES pendientes.

Gestionar y trabajar en conjunto con DPA e ingenierĂas los

casos de cambios generales y conceptos para obtener un beneficio econĂłmico o de tiempos de proyectos en las obras.

Hacer una relaciĂłn de lecciones aprendidas en cada obra durante y al final de la obra y transmitirlas.

Acordar con el Director la fecha objetivo.