Manual aspel SAE 4.6 by abu avila

Guía práctica de procesos Qué debo capturar y en que orden Conoce en que consiste cada módulo del sistema Interrelación entre módulos Qué funciones me ayudan a eficientar mi sistema Qué reportes puedo generar en mi sistema Base de datos abierta Preguntas y respuestas más comunes de Aspel-SAE Preguntas generales de los sistemas Aspel

Para los Compas de

- by AspelMio Enero 2010 -

¿Qué es Aspel-SAE ? Concepto Es un sistema de cómputo que permite lograr una óptima automatización del proceso administrativo, facilitando la realización de las principales operaciones de compra-venta de la empresa. A través de diferentes procesos la información se actualiza "en línea", es decir, la información de los catálogos se mantiene "al día" en todo momento, evitándose la duplicidad en la captura de información. Por ejemplo:

¡Infinidad de operaciones en tu empresa se resuelven de manera inmediata! Aspel-SAE 4.6 provee herramientas de vanguardia tecnológica que permiten una administración y comercialización eficientes: comprobantes fiscales digitales (factura electrónica), campañas de ventas y seguimiento de clientes (funciones CRM), exportación de información a dispositivos móviles (Información móvil), publicación de información en Internet (Infoweb), recepción de pagos con tarjetas bancarias a través de Internet, entre otras.

Si tus clientes más importantes establecen el uso de facturas electrónicas como requisito para la operación...

...con sólo configurar algunos parámetros del sistema tu organización se encontrará generando y enviando comprobantes fiscales digitales que se apegan a todas las regulaciones establecidas, en una forma sencilla y transparente.

Si necesitas desarrollar estrategias que impulsen las ventas de tu negocio...

... con las funciones de CRM de Aspel-SAE puedes crear campañas dirigidas a tus clientes o prospectos para generar mayores oportunidades de venta de tus productos, además de permitirte coordinar una excelente atención a tus clientes.

Si requieres poner a disposición de los vendedores los estados de cuenta de los clientes que visitarán en el día...

... tus ejecutivos pueden exportar a sus dispositivos móviles los estados de cuenta de sus clientes y prácticamente toda la información que tenga el cliente en su Expediente. ... puedes contratar el servicio de Infoweb y crear un espacio en Internet en el que publiques consultas, estadísticas y reportes de Aspel-SAE, así como cualquier tipo de documento. De esta forma, sólo los clientes que autorices podrán revisar esa información cuando lo necesiten.

Si buscas agilizar la comunicación con algunos de tus clientes, poniendo a su disposición listas de precios y hojas técnicas, para que ellos los puedan consultar cuando lo requieran...

Si quieres extender el alcance de tu organización a través de una tienda virtual, sin que ello signifique un costo importante para tu empresa ni que complique la operación de la misma...

... con Aspel-SAE y Aspel-SAE Comercio Electrónico puedes construir una Tienda Virtual que exhiba, promocione y venda los productos y servicios de tu empresa los 365 días del año.

Aspel-SAE también permite generar reportes, estadísticas y gráficas de alto nivel. Es posible exportar la información a diversos formatos, cuenta con enlaces dinámicos con hojas de cálculo y opera con base de datos abierta. Asimismo, interactúa con los demás sistemas de la línea Aspel para lograr una completa integración de procesos.

Temas relacionados Características y beneficios Interfase con otros sistemas de la línea Aspel Guía práctica de procesos Interrelación de módulos Módulos del sistema

Los siguientes puntos son algunas de las ventajas que obtendrás en el manejo de tu proceso administrativo con AspelSAE.

Multimoneda

En el catálogo de monedas, se permite definir hasta 99 monedas diferentes, para lo cual debe estar activo el parámetro de Multimoneda en los Parámetros generales . Las principales operaciones de compra-venta se pueden realizar en cualquiera de las monedas definidas en dicho catálogo. Puedes definir la moneda base, de manera que no sea “pesos” necesariamente, sino que pueda ser “Dólares”, “Quetzales”, “Francos”, etc. Se podrá obtener en algunas consultas y reportes, información sobre los movimientos de CxP y/o CxC registrados en una moneda diferente a la moneda Base. Puedes realizar procesos de Ajuste cambiario sobre las CxP y CxC. para determinar de manera automática la ganancia o pérdida que se origina por las variaciones en los tipos de cambio. Pedimentos aduanales Es posible Grabar información de pedimentos aduanales para cada producto: No. de pedimento, Fecha y Aduana por la que ingresará la mercancía, a fin de controlar los productos importados. Puedes incluir en las etiquetas de identificación de los productos (Código de barras), la información anteriormente mencionada. Desde los módulos de Compras, Facturas e Inventarios se realizan las afectaciones al catálogo de pedimentos.

Lotes de productos Puedes manejar Información de lotes de productos, a saber: No. de lote y fecha de caducidad. Puedes imprimir etiquetas de identificación de los productos que contengan esta información. El sistema emite los reportes de pedimentos, lotes y de productos caducos.

Políticas Las políticas de descuento incluyen la Aplicación de la política hasta cierto número de unidades; es decir, puedes

definir hasta qué número de artículos vendidos se aplicará la política de descuento (por lo cual, el sistema lleva un histórico de unidades que se han vendido). Inventarios Se cuenta con la opción de Armado de kits, que te permite agrupar varios productos y/o servicios para conformar una sola entidad de venta. Puedes manejar una Unidad de entrada diferente a la de salida, por ejemplo: se pueden comprar cajas y vender piezas o viceversa; la relación entre las unidades para una correcta aplicación y control de las existencias se establece mediante un factor. Cuentas con la opción de Inventario físico, que te permite capturar existencias para obtener comparativos de existencias reales contra las registradas, para poder realizar los ajustes de manera automática. Se lleva el Control del costo a detalle, por lo que al realizar la cancelación de una compra o la devolución de la misma, puedes costear al costo real del producto, evitando que el sistema realice costeo PEPS o UEPS sobre el mismo. Puedes generar un Catálogo de líneas de productos para una mejor clasificación de los artículos del inventario, además, podrás asignar una cuenta contable para cada línea. Le puedes dar mantenimiento a este catálogo y mantener clasificados adecuadamente los productos por línea, para un mejor aprovechamiento de la base de datos. También puedes generar los Precios de los productos a partir del costo, aplicándole al producto un porcentaje de utilidad. Se cuenta un formato denominado Mitrasp.fto cuya finalidad es imprimir los movimientos realizados mediante el proceso de Traspaso entre almacenes.

Facturación Después de elaborar una factura puedes guardar la Información de envío, con datos como: número de guía y fecha de envío, lo que te ayudará a la impresión de la guía de mensajería. Puedes Apartar productos desde un pedido, manteniendo al producto en el inventario, pero sin poder sacarlo del mismo. Puedes Limitar hasta qué fecha se podrán realizar operaciones de venta, de modo que no podrás elaborar cotizaciones, pedidos, remisiones, facturas, devoluciones ni cancelaciones con fecha anterior a la indicada. Puedes Limitar el número de partidas por documento en la captura, para que al imprimirlo no exceda de una hoja. Es posible realizar Devoluciones directas de artículos que se pueden inventariar, para lo cual el sistema solicita el costo del artículo (para realizar el costeo) y sugiere el costo promedio de dicho artículo. Al momento de capturar una factura puedes indicar el criterio que se usará para hacer una División de cargos, en el caso de ventas a plazos; de esta manera, el sistema generará automáticamente varias letras por cobrar en lugar de una sola factura. Cuentas con el Reporte de pedidos pendientes, que muestra sólo los pedidos con esta condición. Proveedores La interfase con Aspel-BANCO logra que todos los movimientos bancarios registrados actualicen en línea los saldos

de las cuentas por cobrar y por pagar, además Aspel-SAE permite la lectura de los saldos de clientes y proveedores para programar y agilizar el registro de cheques, cargos y abonos en Aspel-BANCO, simplificando así, el proceso administrativo y evitando los errores de captura. Clientes Podrás indicar los datos generales y comerciales de tus clientes, como pueden ser: fecha de última venta, vendedor asignado, días de revisión y pagos de documentos, días de crédito, entre otros. En todos los movimientos de CxC, puedes indicar el vendedor asociado a la operación. Desde este módulo, si estás trabajando con el servicio de pagos por Internet podrás llevar a cabo la administración de dicho servicio, esto mediante los procesos disponibles desde el Menú Verifone, que estará disponible al activar el parámetro de configuración “Pagos por Internet”.. Compras Al momento de elaborar una compra puedes utilizar el mismo criterio que se usa para hacer una división de cargos, mediante la opción Compras a plazos; de esta manera el sistema genera de manera automática varias letras por pagar en lugar de una sola compra. Base de datos Base de datos en formato Paradox® y posibilidad de uso en formato MS-SQL®. En las ventanas de selección de información (filtros) principales, cuentas con el Filtro SQL . Por ejemplo, puedes pedir que se muestren todos los registros que contengan en cualquier parte de sus datos la palabra GUADALAJARA, y aparecerán los datos que cumplan dicha condición.

Personalización de consultas y estadísticas Puedes Personalizar consultas y estadísticas en todos los módulos, con la posibilidad de incluir mayor número de campos para la obtención de información a la medida. Las Consultas y estadísticas personalizadas del sistema estarán asociadas a cada usuario, es decir, la primera vez que un usuario entre al sistema, por defecto verá las consultas o estadísticas predefinidas por el sistema, pero al momento de llevar a cabo alguna personalización, éstas sólo serán visualizadas por él.

Personalización de filtros En la opción de Personalización de filtros se incluye el campo de "Número de pestañas", en este campo podrás especificar el número de pestañas o folders que se visualizarán en la consulta pudiendo ser hasta 10, además de la principal, con el fin de que puedas asociar más filtros y agilizar con ello la consulta de datos. En las consultas se podrá asignar un Filtro personalizado a la primera pestaña, contando en total con 11 pestañas o folders para que sean personalizadas según tus necesidades.

Filtros En el proceso de filtrado cuentas con el botón “SQL” que, al tenerlo activo, permitirá al sistema construir automáticamente la sentencia SQL que se está usando en ese momento en el filtro, permitiendo incorporar otras sentencias para delimitar aún más el resultado del filtro.

Procesos diversos Es posible utilizar tu clave de usuario para la Autorización de algunas operaciones, siempre que el perfil de usuario que tienes asignando así te lo permita. La Exportación de datos se puede hacer desde cualquier consulta, para exportar la información consultada a diferentes formatos, entre ellos, el formato HTML, para ser utilizado desde Internet. Puedes Traducir archivos , a fin de utilizar las bases de datos generadas en versiones anteriores de Aspel-SAE. Puedes establecer un vínculo con aplicaciones en Windows® como Excel®, a través del copiado especial (DDE o Intercambio Dinámico de Datos). Cuentas con una Calculadora que podrás usar como sumadora y utilizar los resultados que obtengas de los cálculos realizados, si así lo requieres en las funciones que realices en tu sistema Aspel-SAE. Acceso al sistema Para acceder al sistema Aspel-SAE, deberás proporcionar el nombre de usuario y la clave correspondiente. Por omisión se sugiere el nombre del usuario “Administrador” el cual tiene definida la clave “Aspel1”, por lo que para acceder al sistema por primera vez, deberás capturar dicha clave de acceso temporal, teclear F8 u oprimir la tecla ENTER. Posteriormente, por seguridad te recomendamos cambiar dicha clave de acceso en el módulo de perfiles de usuarios, por una que sólo el administrador conozca. Recuerda que esta es la clave principal de Aspel-SAE y es la que autoriza el uso del sistema sin restricciones, de igual forma es la única que tiene acceso y uso total de los perfiles de usuarios.

Envío de correos mediante el programa de correo predeterminado en tu computadora Desde esta opción puedes enviar correos electrónicos a los contactos que tenga registrado el cliente o proveedor en la consulta de contactos.

Envío Masivo de correos Esta opción te permite enviar correos a un grupo de usuarios de tal forma que puedas seleccionar tanto a los clientes, proveedores o vendedores a los cuales deseas enviar el mensaje como a sus respectivos contactos. Adicionalmente podrás anexar a los correos, archivos de reportes y plantillas de Word®.

Administrador de reportes En esta consulta podrás administrar y crear tus propios reportes personalizados con extensión QR2 utilizando el nuevo diseñador de reportes, seleccionando de una lista de campos disponibles la información que deseas incluir. El administrador está disponible en el menú Reportes de cada uno de los módulos del sistema, en él encontrarás los principales reportes en formato Qr2. Adicionalmente podrás consultar y generar reportes con extensión .FTO mediante el editor de formatos Aspel.

Editor de formatos Se incluyen campos y comandos, los cuales podrás utilizar para modificar los formatos predefinidos y obtener reportes más completos adecuándolos a la medida de tus necesidades, de esta forma podrás explotar al máximo la información almacenada en Aspel-SAE.

Generación y Reinstalación de respaldos Aspel-SAE cuenta con una interfase para la generación y reinstalación de respaldos, la cual te permite respaldar de manera rápida y sencilla todos los archivos que maneja el sistema: Base de datos, perfiles de usuarios, archivos de configuración, entre otros. La generación del respaldo se realizará por empresa, con excepción de ciertos archivos que son de uso común para todas las empresas, como son: Infoweb, perfiles de usuarios, archivos de configuración, etc., asimismo, este respaldo se podrá proteger con contraseña. De igual manera, el proceso de Reinstalación identifica automáticamente el tipo de información respaldada y la recupera en la base de datos que corresponda, si el respaldo fue protegido con contraseña en ese momento se solicitará para iniciar la reinstalación del respaldo.

Exportación de consultas a formato Palm® Puedes exportar la información de las principales consultas disponibles en los sistemas Aspel a formato Palm® , dicha información podrá almacenarse y consultarse a través del programa Aspel-DB en tu dispositivo móvil compatible con Palm® .

Traductor de base de datos de versiones 2x y 3.0 Para la compatibilidad con las bases de versiones anteriores, se cuenta con un traductor el cual te permitirá traducir información de: -Parámetros de la empresa -Archivos de datos -Perfiles de usuarios Al realizar este proceso se conservará el formato de base de datos con el que esté estructurada la base de la versión anterior (base a traducir) exceptuando el formato Aspel. Si al momento de traducir la base de datos no existiera alguna tabla o archivo necesario para trabajar con esta versión, este proceso la creará y la estructurará en el mismo formato de base de datos que se está traduciendo.

Módulo de Perfiles de usuarios Todos los sistemas de la línea Aspel (COI, NOI, PROD, SAE, BANCO) cuentan con un módulo de perfiles de usuarios con interfaz común, es decir, al dar de alta un usuario no importando desde que sistema Aspel se haya agregado, dicho usuario quedará disponible para todos los sistemas de la línea, lo único que deberás definir en cada sistema son los perfiles o permisos que el usuario tendrá dentro del mismo.

Infoweb: Publicación de información en Internet El servicio Infoweb, es una aplicación que está integrada en todos los sistemas de la línea Aspel, con el fin de permitir publicar en Internet la información generada en dichos sistemas (consultas, estadísticas y reportes dependiendo del sistema), así como otros archivos en diferentes formatos (html, gif, jpg, pdf, etc.) que pueden ser enviados al sitio web desde los mismos sistemas Aspel. Con la información generada en cada uno de los sistemas Aspel, podrás armar tu página de Internet previa contratación de este servicio en aspel.com , publicando la información más relevante de tu empresa, clasificándola y/o publicándola según las áreas administrativas de tu empresa, por ejemplo: Contabilidad "COI", Inventarios "SAE", Recursos Humanos "NOI", Producción "PROD", etc. Esta información resultará de gran ayuda para la toma de decisiones en tu empresa.

Para obtener mayor información acerca de cada una de las características disponibles en Aspel-SAE, te invitamos a consultar el archivo de ayuda de tu sistema Aspel.

Tema relacionado Caracter铆sticas sobresalientes por m贸dulo

Guía práctica de procesos Qué es Te sugerimos que conozcas los siguientes procedimientos, para que puedas llevar una administración confiable y efectiva (no es indispensable que cumplas con este orden de manera explícita): 1. Consulta tu manual de referencia, de modo que conozcas cómo opera tu sistema en términos generales. 2. Instala Aspel-SAE 4. 6 para empezar a trabajar. 3. Activa tu sistema para asegurar el 100% de funcionalidad. 4. Define los Parámetros de configuración de tu sistema, los cuales sirven para controlar el funcionamiento general de Aspel-SAE. Es importante que conozcas la interrelación de los módulos, a fin de que lleves una administración ordenada. 5. Configura los Perfiles del usuario, para limitar el acceso a funciones importantes del sistema. 6. Si tu sistema estará instalado en una red, deberás levantar el Servicio de Licencias Adicionales ubicado en el menú “Utilerías/Servidor de licencias”, para que las estaciones de trabajo puedan trabajar sin problema. Para mayor información, consulta en el archivo de ayuda del sistema el tema “Servidor de licencias”. 7. Define las Aplicaciones Asociadas , como la calculadora y la hoja de cálculo de Windows® , que serán de gran utilidad en tu operación. 8. Configura tu barra de herramientas , para activar con un botón las funciones más importantes. 9. Activa el Modo alterno de Captura , para acelerar la captura de datos. 10. Clasifica tu información de acuerdo a las necesidades del giro de tu negocio, lo cual te brindará innumerables beneficios para obtener el máximo provecho de tu información. 11. Conoce el Control de Archivos , que te permite revisar el estado de tu base de datos y poder corregir daños en caso de una falla eléctrica en tu computadora. 12. Aprende a Respaldar tus Datos y a reinstalar tu respaldo en caso necesario. 13. Asigna las Cuentas contables maestras , a través de las cuales podrás realizar la interfase con Aspel-COI.

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Características sobresalientes por módulo

Módulo de clientes y cuentas por cobrar

Administrador de clientes con funciones CRM El Administrador se encargará de integrar y organizar todas las actividades y/o elementos involucrados en una relación comercial, de tal forma que puedas tener muy a la mano información que te permita tomar decisiones acertadas. Con el Administrador podrás obtener información diversa de un cliente, clasificándola en varios conceptos: ventas, cobranza, seguimiento, telemarketing, etc. Este módulo es una herramienta muy poderosa para automatizar el control de los servicios al cliente (ofertas, campañas, citas de venta, etc.), aumentar la información sobre los clientes (productos que más compran, días de compra, etc.), fomentar la retención de los clientes (fidelidad gracias a un buen servicio), y optimizar las acciones de mercadotecnia (definición de campañas y seguimiento de ventas), entre otras. En este Administrador se integran los principales procesos que por su naturaleza están involucrados directamente en una actividad comercial, es decir, desde aquí podrás dar de alta clientes, emitir facturas y otros documentos, registrar pagos, programar citas, consultar el expediente del cliente, crear campañas de venta, realizar el manejo de actividades, medios de contacto, entre otros. Esto agilizará el trabajo, teniendo a la mano todos los procesos sin necesidad de acceder de manera individual a cada uno. Expediente del cliente En esta consulta se concentra toda la información generada por un cliente en particular, en ella se puede obtener información detallada y de gran ayuda para el seguimiento de actividades, lo que contribuye a otorgar un buen servicio al cliente y a su vez supervisar los puntos de control para evitar retrasos de pagos o entrega de mercancías. Mediante el Expediente del cliente tendrás a la mano información: General del cliente (datos históricos de venta, datos de ventas, etc.), De saldos (Estado de cuenta general y detallado, antigüedad de saldos, etc.), De ventas (Productos apartados y más vendidos, etc.), Citas y contactos, etc.

Catálogo de Campañas En este catálogo podrás dar de alta las diferentes campañas que se planearán para los clientes, las campañas pueden ser definidas para concretar ventas, llevar un seguimiento de ventas, de cobranza, etc. Para dar de alta una campaña, es recomendable que primero definas desde el catálogo correspondiente las actividades y resultados que se manejarán en dicha campaña para su relación y desenvolvimiento. Este es el orden recomendado, pero, no es estricto, es decir, se puede agregar la campaña y hasta el seguimiento de la misma agregar las actividades y resultados que se relacionarán con dicha campaña. ejemplo:

Tipo de campaña: Seguimiento al cliente

Con esto podemos observar las actividades programadas para una campaña, sus resultados y las actividades que a su vez pueden generar otros resultados y así sucesivamente. Adicionalmente para las actividades se les podrá programar el número de días de realización y la prioridad. Bitácora de movimientos Desde el administrador de clientes podrás realizar un seguimiento de las actividades, y en la bitácora de movimientos podrás obtener el detalle de dicho seguimiento para cada una de las campañas. Por cada movimiento realizado, se genera un registro, de tal forma que se pueden consultar cada una de las actividades y el día en que fueron realizadas, así como el usuario que las realizó facilitando así la supervisión del desenvolvimiento de la campaña. Los movimientos que puedes revisar en esta bitácora son: todos los documentos de ventas, movimientos de cuentas por cobrar, modificaciones a algunos datos del cliente como: límite de crédito, descuento, días de crédito y status del cliente: activo o suspendido, entre otros.

Consulta de contactos En esta consulta podrás dar de alta y administrar todos los contactos o personas que están asociados a un cliente en particular. Además de los datos de localización, es decir, dirección, teléfono y correo electrónico, cada contacto se clasifica con un tipo específico, que puede ser: compras, ventas, administración, cobranza, etc., lo que permite establecer una comunicación adecuada de acuerdo con el tipo de contacto y facilitar el envío de correos electrónicos en Aspel-SAE. Existen dos formas o modalidades de operación para la consulta: Sin establecer interfase con Microsoft Outlook ® Estableciendo la interfase con Microsoft Outlook ®

Sin establecer interfase con Microsoft Outlook ® Podrás dar de alta los distintos contactos del cliente, proporcionando la información necesaria para agilizar el envío de correos electrónicos con la información de las principales consultas mediante el uso del correo predeterminado en tu computadora. La opción para envío de correos estará disponible en las principales consultas del sistema.

Estableciendo interfase con Microsoft Outlook ® Gracias a la interfase con Microsoft Outlook ®, la cual habilitas en los parámetros de configuración, podrás asociar a los clientes registrados en Aspel-SAE, los contactos previamente registrados desde Outlook ®, igualmente podrás dar de alta un contacto de Outlook ® desde la consulta de contactos de Aspel-SAE. Para una mejor integración entre ambas aplicaciones, al dar de alta un contacto desde la ventana de Outlook ®podrás incluir información específica de Aspel-SAE, es decir, información del cliente o vendedor, etc. Esta interfase sólo funciona a partir de la versión 2000 de Microsoft Outlook ®o superior.

Manejo de folios en Movimientos de Cuentas por Cobrar Puedes configurar Aspel-SAE para que al generar movimientos de cuentas por cobrar, éstos tengan asociado un folio, previa configuración de este manejo en los parámetros del sistema; se incluyen también aquellos registrados desde la ventana de recepción de pagos y aplicación de anticipos. La incorporación del control del folio para movimientos de cuentas por cobrar facilita el cumplimiento de la ley en lo que se refiere a la obligación de emitir documentos fiscales foliados al efectuar pagos a facturas con parcialidades.

Se incluye también un Catálogo de Folios en el cual podrás dar de alta, modificar y consultar movimientos de Cuentas por Cobrar generados con folios.

Manejo de zonas y fletes En este catálogo puedes definir las diferentes áreas geográficas (región o zona), en las que trabaja tu empresa para el envío de mercancía, así, los clientes podrán tener asociada una zona de entrega en particular. También, será posible asignar a cada zona de 3er nivel un monto de flete con su porcentaje de impuesto, de tal forma que, al elaborar documentos de venta se sugiera el monto del flete e impuesto definidos para la zona que tenga asociada cada cliente. Manejo de fletes con fórmulas Al dar de alta una zona puedes definir fórmulas para calcular el monto del flete que le corresponderá a dicha zona, esto mediante la utilización de algunas variables predefinidas, tales como: peso, volumen y monto las cuales serán de utilidad para armar las fórmulas.

Módulo de Facturas

Emisión de Comprobantes fiscales digitales (Factura electrónica) Previa configuración en los parámetros del sistema, podrás expedir comprobantes fiscales digitales ya que Aspel-SAE está diseñado para que fácil y rápidamente puedas empezar a emitir facturas electrónicas. Cabe mencionar que para que el sistema pueda ser configurado, es necesario proporcionar las rutas donde se ubican los certificados y folios digitales que debieron ser tramitados previamente ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT), (y así obtener la autorización para la emisión de comprobantes fiscales digitales). Así, al momento de dar de alta una venta utilizando los folios digitales, se generará una factura electrónica con todas las especificaciones establecidas por el SAT y, de igual forma, podrás generar las devoluciones de las facturas electrónicas emitidas.

Reporte mensual al SAT Los contribuyentes que opten por emitir facturas electrónicas, deberán enviar un reporte mensual al SAT que contenga un resumen de las facturas que emitieron a sus clientes, este reporte te permitirá cumplir con dicha disposición. Una vez generado, deberá ser validado y codificado por la aplicación SICOFI, para su envío posterior al SAT vía Internet.

Posibilidad de modificar el precio de venta al facturar Controla el cambio de los precios de venta de los productos al momento de efectuar un documento de venta, ya sea factura, remisión, pedido, etc., mediante la definición de un perfil de usuario con derechos para realizar esta operación. Al momento de realizar el cambio de precio, se solicitará una clave la cual deberá corresponder a la de la persona autorizada por el administrador para realizar dicho cambio. Modificación de pedidos y cotizaciones Aspel-SAE permite que los Pedidos y Cotizaciones sean modificables después de haber sido grabados, esta operación podrá realizarse en documentos que no hayan sido cancelados o enlazados a otros documentos; lo anterior por aquellas empresas que levantan pedidos de facturación que son alterados con frecuencia o bien porque aún no está cerrada la venta.

Módulo de Inventarios

Clave alterna para el alta de productos Al dar de alta un producto dentro del inventario podrás asignarle una clave adicional a la clave principal, ésta se denomina clave alterna y sirve para indicar algo en específico del producto, es decir, podrá ser el código de barras, o un código proporcionado por el proveedor.

La clave alterna podrá utilizarse en la captura de facturas, compras y movimientos al inventario, de tal forma que al indicarla, el sistema reconocerá el producto al que pertenece, cambiando en automático dicha clave por la clave principal del producto. Cabe mencionar que para todas las demás operaciones, se seguirá utilizando la clave principal.

Definición de Grupo de productos De manera similar al alta de kits, podrás dar de alta un Grupo de productos, es decir, un producto modelo que agrupe las distintas variedades que existen de un artículo, tomando en cuenta varios elementos como: tallas, colores, estilos, grosores, tamaños etc. Esta agrupación te permitirá en un sólo paso dar de alta para un producto todas su combinaciones, pudiendo combinar hasta dos elementos o características (previa configuración de los nombres para dichos elementos en los parámetros de configuración de Aspel-SAE).

Cuando se realizan las compras o ventas de grupos de productos, se presenta una ventana de captura especial con la que es muy sencillo seleccionar los artículos de interés de entre todos los productos que conforman el grupo.

Línea de productos para grupos de productos

Previo al alta de grupo de productos, deberás dar de alta las líneas que te permitirán obtener o armar las distintas combinaciones de un producto, para ello accede al catálogo de líneas y realiza lo siguiente:

Al dar de alta una línea selecciona el campo “Aplicar manejo de grupos y subproductos”. Define la estructura de la clave para el producto modelo o grupo y para los 2 subgrupos a manejar según sea el caso.

la longitud

Da de alta los subgrupos o elementos con los que se armarán las distintas combinaciones del producto. Las líneas también las podrás dar de alta, desde la ventana de alta de productos.

Consulta de grupos de productos Cuentas con un catálogo de grupos de productos, en el cual podrás consultar todos los productos modelo registrados con sus respectivos subproductos o combinaciones, y para un mayor análisis en esta consulta se puede llegar a los siguientes niveles de detalle, agrupación por línea de productos, por productos y por grupos de productos. Tipos de costeo Podrás manejar varios tipos de costeo: UEPS, PEPS, Promedio e Identificado.

Manejo de folios en los movimientos de Inventarios Al generar movimientos al inventario éstos se podrán identificar mediante un folio, el cual servirá para control interno, este folio será numérico y secuencial y se asignará de manera automática para todos los movimientos registrados desde cualquier módulo: compras, ventas, incluyendo los movimientos registrados en el módulo de inventarios. En la consulta de folios de movimientos al inventario se podrán revisar por número de folio, todos los movimientos al inventario registrados Histórico de números de serie Desde la consulta de números de serie, podrás obtener un historial detallado de todos los movimientos relacionados con el número de serie, detallándose información relevante del mismo como: Tipo de movimiento involucrado, estatus del número de serie e información de las entradas y salidas del producto (Documento / fecha). En el historial del número de serie, podrás identificar con base al último movimiento aplicado el estado del número de serie, es decir, si está disponible, no disponible, defectuoso, vendido, etc. También desde los módulos relacionados (compras, facturas, movimientos, etc.) se registra un tipo de movimiento, para que posteriormente puedas darle seguimiento al desplazamiento de dicho número de serie. El sistema te permite dar de alta un número de serie diferente y único para cada producto.

Módulo de Proveedores y Cuentas por Pagar

Manejo de folios en Movimientos de Cuentas por Pagar Puedes configurar el sistema para que al generar movimientos de cuentas por pagar, éstos tengan asociado un folio, previa configuración de dicho manejo en los parámetros del sistema. Se incluye también un Catálogo de Folios en el cual puedes dar de alta, modificar y consultar movimientos de cuentas por pagar generados con folios. La incorporación del control del folio para movimientos de cuentas por pagar facilita el cumplimiento de la ley en lo que se refiere a la obligación de emitir documentos fiscales foliados al efectuar pagos de parcialidades. Este manejo se sugiere para los movimientos de tipo abono con referencia Manejo de Zonas Catálogo de zonas donde puedes definir las diferentes áreas geográficas (región o zona), en las que se ubican los proveedores. Así, desde el alta de proveedores se podrá asociar a éstos una zona de entrega en particular.

Módulo de Compras

Captura única de Lotes y Pedimentos en compras Al dar de alta recepciones de compra que involucren productos configurados para manejar lotes y/o pedimentos, se podrá especificar desde la primer partida capturada para dichos productos, que la información proporcionada para éstos se conserve para la captura de los demás productos, esto tomando en cuenta que es muy probable que los productos de un mismo lote o pedimento se capturen en una misma entrada, agilizando así la captura de los mismos. Cambios en órdenes de compra Aspel-SAE permite modificar las Ordenes de Compra mientras los documentos no sean cancelados o enlazados a otros documentos, lo anterior por aquellas empresas que levantan órdenes de compra que son alterados con frecuencia o bien porque aún no está cerrada la venta. Asociación de archivos a las recepciones de compra (Digitalización de la administración) Mediante la opción: Documentos asociados que está disponible desde la consulta de recepciones, podrás asociar a un documento de compra uno o varios archivos de diferentes tipos o formatos, tales como: .doc, .xls, .pdf, jpg, etc. estos archivos se almacenarán en un directorio para ser consultados posteriormente las veces que sea necesario. Incluso podrás asociar comprobantes fiscales digitales de tus proveedores para llevar un óptimo control.

Lo nuevo de la versión 4.6 Antecedentes Esta versión permite administrar y controlar los cambios fiscales relacionados con la ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA), los cuales entran en vigor a partir del 1 de enero del 2010. Los cambios fiscales que impactan a Aspel-SAE son: El cambio de la tasa del IVA la cual se incrementa en 1%, quedando en 11% para las fronteras del país (Tasa de IVA fronterizo) y del 16% para el resto del territorio nacional (Tasa de IVA general). La definición de que las contraprestaciones cobradas con posterioridad al 1 de enero del 2010 que correspondan a actos o actividades realizados con anterioridad a dicha fecha, pagarán el impuesto a la tasa del 16% y 11% según se trate. La posibilidad de que dichos actos o actividades graven a las tasas del 15% o 10%, según se trate, siempre y cuando las contraprestaciones correspondientes se paguen del 1 al 10 de enero de 2010. Consideraciones de trabajo por la aplicación de la Reforma Fiscal 2010 Cambios Generales del sistema La solución dentro del sistema consiste en lo siguiente: Los procesos de Alta de movimientos de CxC y CxP y la ventana de Recepción de pagos, permitirán revisar los montos actuales (sin ajustes de IVA) así como el nuevo saldo con el ajuste de IVA, de los documentos generados en el 2009 y cuyo pago se aplique posterior al 10 de Enero de 2010. Se podrá imprimir desde CxC un comprobante por cada movimiento foliado tipo Abono, desglosando el IVA cobrado en este movimiento. Se incluye la herramienta Ajuste de saldos por reforma fiscal, con la cual se pueden generar movimientos de ajuste de las CxC y CxP que se vean impactadas por el cobro/pago con la nueva tasa de IVA. El concepto de ajuste es elegido por el usuario y con él se pueden identificar las diferencias originadas por el incremento de impuesto. Cambios en los reportes de Pagos a facturas y Abonos a compras, para que reflejen el recálculo de IVA en el caso de facturas de 2009 que recibieron pagos posteriores al 10 de enero del 2010. Nuevos reportes: Proyección de saldos por reforma CxC y Proyección de saldos por reforma CxP que permitirán revisar el saldo actual de cada documento generado en el 2009 y el saldo real ajustado a las nuevas tasas de IVA, considerando que se pagarán con posterioridad al 10 de enero del 2010. Esquema de Impuestos Cuando se instale una Base de Datos nueva, los esquemas de impuestos estarán actualizados con la tasa del IVA

(Impuesto4) al 16%. Cuando la Base de Datos sea traducida, los esquemas de impuestos se traducen tal cuál estén definidos en la versión anterior y deberás actualizar dichos esquemas con los nuevos porcentajes. Parámetros del sistema Se incorpora un nuevo parámetro denominado “Aplicar Reforma Fiscal 2010 a CxC y CxP ”, para que el sistema opere en Recepción de Pagos, Alta de movimientos de cuentas por cobrar y Alta de movimientos de cuentas por pagar de manera especial al realizar pagos en fechas posteriores al 10 de Enero de 2010 para todos los documentos generados hasta diciembre del 2009. Este parámetro por omisión está inhabilitado y se tendrá la opción de activarlo al iniciar una sesión con el sistema o desde el módulo de Configuración / Parámetros generales. Configuración / Parámetros generales Aviso de reforma fiscal Procesos, ventanas o reportes que sufren modificaciones por la aplicación del parámetro “Aplicar Reforma Fiscal 2010”:

Recepción de pagos con ajuste de IVA En la ventana de recepción de pagos, al elegir el documento a pagar se sugerirá el saldo ajustado con el incremento en la tasa de IVA del documento cuando se den las siguientes condiciones: Cuando el documento a saldar es anterior al 31 de diciembre del 2009, y La fecha del abono es posterior al 10 de Enero del 2010. Recepción de pagos con ajuste de IVA Alta de movimientos de CxC y CxP Al registrar un movimiento se tomará en cuenta la fecha de las operaciones, de modo que si el movimiento es un abono con referencia a un documento generado en 2009 o anterior, y la fecha del abono es posterior al 10 de Enero de 2010, entonces se realizará un recálculo del saldo del documento considerando el incremento del 1% al IVA, mismo que se sugerirá como monto del movimiento. Se puede visualizar en pantalla el saldo original del documento y el saldo ajustado con Reforma Fiscal 2010. Alta de movimientos de CxP Alta de movimientos de CxC Importante Los movimientos que el sistema automáticamente controla para la aplicación de la Reforma Fiscal 2010, son Únicamente los que se generan a través del alta de CxC o CxP y Recepción de Pagos de CxC. Considerar que las Devoluciones enlazadas se realizarán con la tasa de impuesto del documento original (en el caso de devoluciones directas podrás indicar la tasa de impuesto a considerar). Por lo tanto, en el caso de las devoluciones de documentos de 2009 con pagos en 2010, deberás realizar manualmente los movimientos de ajuste de IVA que correspondan tanto en CxC, CxP y en la DIOT. Ajuste de saldos por Reforma Fiscal

Esta nueva herramienta está disponible tanto para CxC como para CxP y se puede ejecutar para un cliente o proveedor en particular o de forma masiva. El proceso de ajuste se realiza de la siguiente forma:

El sistema identifica los abonos realizados después del 10 de Enero del 2010 y cuya referencia son documentos tipo Factura o Compra generados en el 2009 o antes. Se debe indicar un Número de concepto para realizar el ajuste (se recomienda dar de alta un concepto en específico para estos movimientos). El proceso genera un cargo con referencia al mismo documento por el monto de la diferencia del impuesto correspondiente entre el documento y el abono realizado. Ajuste de saldos por Reforma Fiscal 2010 CxC Ajuste de saldos por Reforma Fiscal 2010 CxP Operaciones con terceros El reporte de Operaciones con terceros presenta las siguientes opciones: Se permite seleccionar la opción “Aplicar reforma fiscal 2010 ” para indicar que los pagos realizados después del 10 de Enero de 2010 a documentos del 2009 (o anteriores) se presenten con el impacto del incremento de IVA. Por ejemplo , un documento con IVA del 15% cuyo saldo sea de 1,150.00 y tenga aplicado un pago de 580.00 pesos, el reporte presentará 80.00 pesos por concepto de IVA del 16%.", ya que para que en el reporte se visualice un monto de 80 para IVA el monto de pago debe ser 580. Se agregan nuevos filtros de IVA para poder visualizar los datos de los pagos a documentos por las diferentes tasas de IVA: 15 ó 16% para el IVA General y 10 u 11% para el IVA fronterizo. También es posible indicar que se consideren los movimientos de ambas tasas para cada caso de IVA. Operaciones con Terceros (DIOT) Reportes Administrador de reportes Se adiciona un nuevo grupo denominado “Reforma fiscal 2010 ”, en el cual se incluyen dos nuevos reportes: Proyección de saldos con reforma, uno para CxC y otro para CxP. Estos reportes presentan por cliente o proveedor los documentos generados en 2009 que aún tengan saldo pendiente, calculando a la fecha de ejecución del reporte el saldo actualizado de los documentos considerando el incremento al 16% u 11% del IVA, según les corresponda. Reporte de Proyección de saldos por Reforma Fiscal CxP Reporte de Proyección de Saldos por Reforma Fiscal CxC Reportes modificados Reporte de Ccobro.fto Se modifica el reporte Ccobro.fto el cual incluirá información de los pagos que aplicaron la nueva tasa del IVA. Este reporte está disponible desde el Administrador de reportes/ Estado de cuenta detallado / Comprobante de ingresos o desde el tema de Alta de movimientos de CxC al imprimir el movimiento. “Pagos a facturas” con ajuste de IVA Se incorpora al filtro de este reporte una nueva opción para poder indicar si se desea hacer el recálculo del IVA a los abonos que cumplen las condiciones de la Reforma Fiscal 2010 o no. Es decir, se puede indicar si deseas recalcular el IVA (al 16% u 11%) de los movimientos tipo abono realizados después del 10 de enero de 2010 a documentos generados en el 2009 o si se calcula el IVA sin incremento (15% ó 10%) de dichos movimientos.

Reporte pagos a facturas

“Abonos a compras” con ajuste de IVA Presenta una modificación similar al reporte de pagos a facturas, donde se incluye un campo para seleccionar si se desea aplicar la Reforma Fiscal 2010 o no, esto indicará si deseas recalcular el IVA con el incremento (16% u 11%) a los movimientos tipo abono realizados después del 10 de enero de 2010 a documentos generados en el 2009 o si se calcula el IVA sin incremento (15% ó 10%) de dichos movimientos. Reporte de abonos a compras

Lo nuevo de la versión 4.5

Esta versión contiene las siguientes implementaciones: Complementos para comprobantes fiscales digitales Antecedentes De acuerdo con el Anexo 20 de la Resolución Miscelánea para 2008, dentro de la estructura de los Comprobantes Fiscales Digitales se contempla un “nodo” opcional denominado “Complemento”, en el cual se puede incluir información de uso fiscal relativa a determinado tipo de organizaciones. Tanto el contenido del nodo ”Complemento” como la regla que determina su incorporación en la cadena original de los CFDs, es establecido y difundido por el Servicio de Administración Tributaria a través de resoluciones particulares a un sector o actividad específica. Hasta el momento, el SAT ha publicado lo correspondiente para siete sectores, entre los que se encuentran: Sector de ventas al Detalle ("Detallistas") Impuestos Locales · Compra de ventas de "Divisas" · Donativos "Donatarias" Es de resaltar que aún cuando el nodo “Complemento” no tiene carácter obligatorio, sí cuenta con un estándar fiscal aprobado y publicado por el SAT con el fin de proporcionar a los contribuyentes una forma más eficiente para el procesamiento de la información.

Cómo adicionar el nodo Complemento a los CFD en SAE El procedimiento a seguir para incorporar en Aspel-SAE el nodo “Complemento” en los CFDs es el mismo que se usa para añadir el nodo “Addenda”, es decir, a través de la lectura de “Plantillas de addendas”, mismas que serán “Plantillas de addendas y/o complementos”. Estas plantillas son archivos de texto con extensión XML cuyo contenido define la estructura e información que se incluirá como Addenda y/o como Complemento en los CFDs que se emitan a un determinado cliente. Para más detalle, revisar en el archivo de ayuda el tema: Uso del addenda dentro de Aspel-SAE .

Especificaciones por Módulo o proceso

Clientes/Alta o modificación

Adicional al uso de una addenda, ahora se podrá anexar dentro del mismo archivo addenda clave del (cliente+.xmló D-clave del cliente.xml) el uso de complementos, tanto para facturas como para devoluciones. Se podrá configurar un namespace que incluya dentro del mismo la referencia al complemento que se desea implementar. Importante : Para el caso en que ya se utilicen addendas para los clientes, el complemento detallista se deberá incorporar o definir dentro de dicho archivo.

Facturas/Devoluciones

Al momento de generar un documento CFD desde el módulo de facturas, ahora este documento se generará tomando en cuenta el complemento asociado al cliente para la factura o devolución.

Facturación /Reportes

Los reportes correspondientes contendrán ahora dentro de la cadena original, la información relacionada a los complementos.

Visor de comprobantes digitales

El visor de comprobantes utilizará el nuevo cálculo de la cadena original que contempla el uso de los complementos.

Consideraciones especiales Dado que el nodo “Complemento” es de uso fiscal y que su contenido es reglamentado por la autoridad, es necesario que las “Plantillas de complementos” cumplan con la estructura establecida en el estándar publicado por el SAT, lo que es indispensable para la adecuada conformación de la cadena original y del sello digital del CFD. El estándar, la secuencia para integrar la cadena original y las reglas de uso de los nodos “Complemento” disponibles, están publicados en el sitio de Comprobantes Fiscales Digitales dentro del portal del SAT “www.sat.gob.mx”. Conforme la autoridad libere complementos aplicables a Aspel-SAE, publicaremos en nuestra página de Internet (aspel.com) las Plantillas generales correspondientes, mismas que se podrán tomar como base para personalizarlas y utilizarlas de acuerdo a las necesidades de tu empresa. Pagos con tarjeta de crédito y/o débito Con esta opción es posible recibir pagos con tarjetas de crédito o débito de tus clientes, ya que Aspel-SAE a partir de 4.5.permite la activación de servicios de comunicación con Terminales de Punto de Venta (TPV) que gestionan estas transacciones con instituciones bancarias. Es importante señalar que no es necesario contar con una línea telefónica dedicada para efectuar el cobro, lo que se requiere es una conexión a Internet para realizar estas transacciones de forma segura y confiable. Verifica los servicios disponibles en nuestra página aspel.com Para mayor información consulta el tema: Pagos por Internet

Temas relacionados Lo nuevo de la 4.0

Interrelación entre módulos Qué es A través de la integración del sistema, el ciclo de compra-venta se controla de manera completa:

Esencial Esta interrelación de módulos puede ser modificada para operar sin afectar algunos módulos, permitiéndote después actualizar tu información. Dirígete a los siguiente tema para conocer más acerca de esta forma de operación: Parámetros generales y Actualización de Archivos. Tema Relacionado Conoce en que consiste cada módulo del sistema Volver a la Guía Rápida de Aspel-SAE

¿Dónde obtener ayuda ? Manejo A continuación se describen los documentos o fuentes de información en los que te podrás apoyar para el uso del sistema. Manual de referencia. El objetivo de este manual es proporcionar un panorama general del sistema, orientándote en los procesos básicos para iniciar de manera rápida y fácil la operación con Aspel-SAE. Este manual es una guía de referencia rápida que contiene información general de los procesos que puedes realizar con Aspel-SAE, y se detallan ampliamente sólo los temas relacionados con la instalación, activación y configuración del sistema Si necesitas información más específica acerca del funcionamiento de los diferentes procesos, campos, mensajes de advertencia, ejemplos, etc, te recomendamos ampliamente revisar el archivo de ayuda electrónica en línea disponible en el sistema. Manual del usuario . Es un manual electrónico disponible en formato PDF que contiene información detallada de cada uno de los procesos del sistema. Sin embargo, por el tiempo que se necesita para la elaboración de este archivo, éste podría no tener la explicación de ciertos puntos incluidos al sistema de último momento, por lo que te recomendamos consultar también la información del ayuda electrónica en línea ya que se encuentra más actualizada. De esta forma para cualquier duda sobre el funcionamiento del sistema puedes consultar ambas fuentes y así complementar la información. Ayuda electrónica. Puedes activar y consultar el archivo de ayuda interactivo en cualquier momento y en cualquier módulo del cual necesites información, con sólo presionar la tecla <F1> o el botón de ayuda que se encuentra en cada uno de los módulos y consultas del sistema. El contenido del ayuda explica a detalle todas las características de los campos de captura y funciones de los diferentes módulos, así como las restricciones o notas importantes sobre la operación del sistema. Es importante tomar en cuenta que en el ayuda electrónica encontrarás además las consideraciones sobre los últimos cambios o actualizaciones que el sistema haya tenido de último minuto. Si tienes alguna duda que no pueda resolver la documentación que te proporciona tu sistema Aspel, visita nuestra página en Internet, en la que encontrarás respuesta a las preguntas más comunes: aspel.com . http://www.aspel.com.mx/servicios.html

Interfase con otros sistemas de la línea Aspel Qué es P uedes utilizar la información generada en tu proceso de compra-venta y contabilizarla en el sistema Aspel-COI, así como emitir los pagos a tus proveedores en Aspel-BANCO. La interfase que puedes tener con los sistemas Aspel facilitará la integración de los procesos administrativos contribuyendo a la disminución de errores y tiempo de recaptura de la información. Prácticamente Aspel-SAE genera, envía y recibe información de todos los sistemas de la línea Aspel, la interfase se realiza de la siguiente manera: Interfase con el sistema Aspel-PROD versión 2.0 ó superior Utiliza y actualiza el catálogo de inventarios de Aspel-SAE, éste provee los subensambles y materias primas para formar las hojas de costos del producto terminado. Aspel-PROD, registra en línea las entradas y salidas de materia prima, así como todas las afectaciones, entre ellas, números de serie y lotes de productos. Interfase con el sistema Aspel-COI versión 5.0 ó superior Tendrás la posibilidad de realizar la integración o interfase en línea con Aspel-COI 5.0 o superior, es decir, al momento de generar las pólizas ya no sólo se podrán registrar vía archivo, sino que también podrán afectar directamente la base de datos. Adicionalmente, será posible generar pólizas tanto de ventas como de compras detalladas por cliente, documento e impuesto. Interfase con el sistema Aspel-CAJA versión 2.0 ó superior Aspel-SAE envía a Aspel-CAJA el catálogo de clientes y productos para su uso, mismos datos que se afectarán por las ventas realzadas en los puntos de venta. Nota: Para conocer cómo se lleva a cabo cada una de estas interfases, dirígete a los procesos que las explican con mayor detalle en sus respectivas ayudas electrónicas. Para mayor información de estos productos, consulta la página de Internet aspel.com o comunícate con tu distribuidor mas cercano.

Ver: Interfase Aspel-COI Interfase Aspel-BANCO Notas A partir de la versión 5.0 de COI y SAE 4.0, esta integración o interfase se realizará en línea, es decir, se afectará directamente la contabilidad de tu empresa. Recuerda que los sistemas Aspel-PROD y Aspel-CAJA toman la información generada en Aspel-SAE, facilitándote una administración completa. Para mayor información de estos productos, dirígete a la Página Aspel o comunícate con tu distribuidor. Temas relacionados Características y beneficios Guía práctica de procesos Interrelación de módulos Módulos del sistema Parámetros generales

Ir a otros m贸dulos

Servicio de Actualización en línea de los sistemas Aspel Manejo Aspel actualización en línea (Aspel-AL), es un servicio que permite obtener la actualización de los sistemas Aspel vía Internet. Cuando se solicita la actualización de un sistema, Aspel-AL verifica que exista una mejora para la versión del sistema desde el cual se solicitó el proceso. Características Aspel-AL muestra en su página los programas Aspel que tienes instalados y que se pueden actualizar vía Internet. Baja las actualizaciones y antes de sobrescribirlas, realiza un respaldo de la instalación anterior del sistema (último reinstalable) en la ruta especificada en el módulo de configuración del programa Aspel-AL. Recuerda que Aspel-AL sólo podrá actualizar los reinstalables correspondientes a la misma versión que se tiene instalada, es decir, si la versión instalada corresponde a NOI 3.5, entonces Aspel-AL te actualizará al último reinstalable disponible para dicha versión, pero no te actualizará a la última versión del reinstalable de la versión 4.0 si hubiera uno disponible. Desde Aspel-AL podrás revisar el número de versión del sistema que tienes instalado y si ya fue actualizado con algún reinstalable. Beneficios Medio por el cual puedes actualizar un sistema de la línea Aspel vía Internet, con sólo un clic desde la comodidad de tu casa u oficina. Consideraciones No todas las versiones de los productos Aspel están preparadas para realizar una actualización en línea, solamente a partir de los siguientes sistemas: SAE 3.0, CAJA 1.0, BANCO 2.5, COI 4.0, PROD 1.7, NOI 3.5 y SAE Comercio Electrónico 1.5 ó versiones posteriores. Sólo podrás actualizar un sistema de una misma versión, es decir, si el sistema que instalaste es Aspel-COI versión 4.0, Aspel-AL actualizará al último reinstalable disponible en el ftp para dicha versión, por lo que después de ejecutar el proceso visualizarás el número de reinstalable al que te actualizaste, por ejemplo: Aspel-COI 4.0 reinstalable 1, pero por este medio no podrás actualizarte a una versión diferente de la 4.0, siguiendo el ejemplo no podrás actualizarte a la siguiente versión de COI. Para más información, Consulta el ayuda electrónica desde Aspel-AL, el cual se encuentra en la ruta: Menú Ayuda / Servicio de actualización en línea/ Botón

o selecciona la tecla de función "F1" dentro de la ventana de Aspel-AL.

S@E Comercio Electrónico Qué es Es un sistema que traslada al ambiente de Internet los Catálogos de Inventarios, Clientes y Políticas Comerciales registrados Aspel-SAE, construyendo una Tienda Virtual en unos cuantos minutos para exhibir y promocionar los productos y servicios de su empresa.

Para mayor información visítanos en la página de Internet: http://www.aspel.com

Consideraciones para trabajar con Windows® Vista

-SEGURIDAD: Windows® Vista propone un nuevo esquema de seguridad en el cual cada actividad que se ejecuta puede infringir la seguridad del sistema, motivo por el cuál solicita constantemente la autorización del usuario. Si el usuario no es un Administrador, Vista solicita adicionalmente el usuario y contraseña para llevar a cabo actividades que en versiones anteriores no requerían autorización de un usuario Administrador. Para la adecuada funcionalidad de los sistemas Aspel deberás tomar en cuenta lo siguiente: Si tienes Aspel-AL versión 2.00.5 o anterior instalado, es necesario que lo ejecutes en modo administrador, esto es: dar clic derecho sobre el icono de Aspel-AL y seleccionar la opción "ejecutar como administrador" ("run as administrator"), para que obtengas la funcionalidad adecuada; este proceso permitirá también que Aspel AL se actualice a la versión más reciente. Te darás cuenta que requieres llevar a cabo este proceso cuando al ejecutar Aspel AL no presente la imagen de los productos instalados y muestre el mensaje: "No se halló el registro del producto, por favor proporcione la ubicación del archivo de versión". Al ejecutar Aspel-AL versión 2.00.6 o superior tendrá el siguiente comportamiento de acuerdo a tu perfil de usuario Windows® : Si eres Administrador, te aparecerá un diálogo preguntándote si deseas permitir la ejecución de Aspel-AL. Acéptala. Si no eres Administrador, te aparecerá un diálogo solicitándote el nombre de usuario y contraseña del administrador. Si la conoces, proporciona los datos solicitados, de lo contrario contacta al administrador de la red. Para modificar el directorio de archivos comunes (DAC), es necesario que ejecutes tu sistema en modo administrador, esto es: dar clic derecho sobre el icono de cualquiera de los sistemas Aspel que tengas instalado y seleccionar la opción "ejecutar como administrador" ("run as administrator"). Te darás cuenta que requieres llevar a cabo este proceso cuando el querer modificar el DAC dentro de los sistemas Aspel obtengas un mensaje como: "Asistente DAC. Hubo un error al momento de crear el directorio. Probablemente no tenga permisos de escritura". Cuando actives el Servidor de Licencias Aspel el sistema tendrá el siguiente comportamiento dependiendo de tu perfil de usuario de Windows® : Si eres Administrador, te aparecerá un diálogo preguntándote si deseas permitir la ejecución del Servidor de Licencias. Deberás Aceptarla. Si no eres Administrador, te aparecerá un diálogo solicitándote el nombre de usuario y contraseña del administrador. Si la conoces, proporciona los datos solicitados, de lo contrario contacta al administrador de la red.

Consideraciones de trabajo por la aplicación de la Reforma Fiscal 2010 Documentos del 2009 o anteriores que se cobran o pagan a partir del 11 de enero de 2010

Caso 1. Se cobra al cliente el monto del incremento de la tasa de IVA Registro de Pagos de documentos del 2009 (CxC y CxP) - Los movimientos que el sistema automáticamente controla por Reforma son Únicamente los que se generan a través del alta de movimientos de CxP y CxC, así como Recepción de Pagos de CxC. - A partir del 11 de enero de 2010 es muy importante que los pagos que se apliquen a documentos del 2009 o anteriores se registren a la nueva tasa de IVA, ya que de no hacerlo así, el sistema requerirá que se ejecute más de una vez el proceso de ajuste por Reforma. - Los movimientos que se generan desde Aplicación de Anticipos se registran con la tasa original del documento. Por lo tanto, no se recomienda su uso para documentos del 2009 que se paguen después del 10 de enero de 2010. - En el caso de documentos en moneda extranjera se debe considerar lo siguiente: a) Para documentos del 2009 que se paguen después del 10 de enero de 2010, en la ventana de alta de movimientos de CxC, CxP y Recepción de Pagos, el monto de pago que se sugiere considera el tipo de cambio del Catálogo de Monedas y el ajuste por reforma. Si se modifica el tipo de cambio en esta ventana, el sistema recalcula el monto con base en el nuevo tipo de cambio y el ajuste por reforma que le corresponda. (De manera informativa, en la parte inferior de la ventana se mantendrá la sugerencia inicial del sistema). b) El Reporte de Proyección de saldos muestra los montos en moneda base considerando el tipo de cambio del documento. Reporte de Proyección de saldos por Reforma Fiscal CxP Reporte de Proyección de Saldos por Reforma Fiscal CxC c) Es necesario realizar primero el “Ajuste de saldos por Reforma Fiscal 2010 ” y después el proceso de “Ajuste Cambiario” para obtener la pérdida o ganancia cambiaria correcta. Ajuste de saldos por Reforma Fiscal 2010 CxC Ajuste de saldos por Reforma Fiscal 2010 CxP

Devoluciones de Compras y Facturas Las devoluciones se realizan con la tasa de impuesto del documento original. En el caso de las devoluciones de documentos de 2009 con pagos en 2010, es necesario realizar manualmente los movimientos de ajuste de IVA que correspondan tanto en CxC, CxP y en la Declaración de Operaciones con Terceros. Interfase Aspel-BANCO / Aspel- SAE Para la realización de pagos posteriores al 10 de enero de 2010 de documentos elaborados en 2009, se recomienda generar el Reporte de Proyección de Saldos por Reforma para saber el nuevo saldo del documento con ajuste de IVA y proceder a registrar los montos actualizados en el momento de realizar la interfase. Consideraciones con CxP El proceso Interfase Banco genera movimientos considerando la tasa de IVA original del documento, por lo que en caso de documentos del 2009, dichos montos no tendrán el ajuste por el incremento de IVA del 1%. Para estos

casos se recomienda generar el Reporte de Proyección de Saldos por Reforma y registrar directamente en AspelBANCO los pagos con los montos actualizados. Consideraciones con CxC Cuando se tiene interfase con Aspel-Banco, al consultar los documentos pendientes de pago del cliente, el saldo que se presenta corresponde a la tasa de IVA con la que se registró el documento. Para aquellos movimientos que se elaboraron en 2009 y se pagan después del 10 de enero del 2010, el saldo de estos documentos no contienen el incremento del 1% de IVA. Por lo tanto, se recomienda que en SAE se genere el Reporte de Proyección de Saldos por Reforma y registrar en Aspel-BANCO los movimientos de pago con los montos actualizados. Interfase Aspel-CAJA / Aspel-SAE Para la realización de pagos posteriores al 10 de enero de 2010 de documentos elaborados en 2009, se recomienda generar el Reporte de Proyección de Saldos por Reforma para saber el nuevo saldo del documento con ajuste de IVA y proceder a registrar los montos actualizados en el momento de realizar la interfase. Interfase Aspel-SAE / Aspel- COI En caso de que se requieran visualizar las afectaciones en Clientes y Proveedores del Ajuste de IVA por Reforma, se debe generar la póliza de CxC o CxP filtrada "Por Concepto", indicando el número de concepto asignado al ajuste. Generación de la póliza por ajuste de Reforma Fiscal 2010

Caso 2. La empresa absorbe el monto del incremento de la tasa de IVA Si tu empresa va a absorber el incremento de la tasa de IVA de los documentos de 2009 que se van a pagar a partir del 11 de enero de 2010, la autoridad solicita elaborar una nota de crédito para disminuir el precio de los productos (sin considerar el IVA) y un comprobante “Complementario ” con prácticamente TODO el contenido de una factura por un monto igual al del total de la factura expedida en 2009 (considerando los precios disminuidos y la nueva tasa de IVA)*. Con la finalidad de evitar mayor operación administrativa para el control de este tipo de casos, se recomienda emitir una nota de crédito por el total de la factura original y refacturar los productos y/o servicios involucrados con la tasa vigente en el 2010 de IVA, aplicándoles un descuento por producto que haga corresponder el total de la nueva factura con el total de la factura original. En el caso de los productos que gravan al 15 %, el descuento debe ser del 0.862% y de los que gravan al 10% del 0.9009%. Se sugiere consultar aspel.com en la sección de Soporte Técnico para conocer más recomendaciones sobre el tema.) *Consultar detalles en el Art. 3º. de la TERCERA Resolución de modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal para 2009.

Tema relacionado Lo nuevo

Modalidades de operación del sistema

Antecedentes Al instalar el sistema adquieres derechos de uso para un usuario y podrás una vez activado el sistema, modificar la razón social de la empresa. El sistema puede operar sin necesidad de registrarse durante los 30 días siguientes a su instalación, posterior a este período, el sistema deberá ser activado para que pueda seguir siendo utilizado (con el 100% de funcionalidad), a este proceso se le denomina Activación del sistema. Activación del sistema Modalidad Demostrativa Inicialmente se contará con 30 días de evaluación antes de requerir la activación del sistema, por lo que si deseas utilizarlo como versión demostrativa, Aspel te proporciona 30 días de uso para que lo puedas evaluar. Esta forma de operación tiene algunas restricciones tales como: 1. Solamente podrás trabajar con una empresa y no se permite modificar la razón social de la misma. 2. Al concluir los 30 días del período de evaluación (o en el momento que lo decidas), podrás activar el sistema en modalidad Tradicional o Normal, Renta, Demo-Educativa o de Uso interno, esto dependiendo del número de serie adquirido, ya que si no ha sido activado operará en la modalidad de solo lectura. 3. Es importante considerar que para la versión Demostrativa NO podrás utilizar Aspel-SAE en Red hasta que se active el sistema.

Modalidad de solo lectura Cuando el plazo de evaluación de 30 días otorgado por Aspel para la activación del sistema haya concluido y aún no se haya realizado la activación del mismo, éste dejará de funcionar al 100%, es decir, podrás acceder al sistema para consultar tu información pero no podrás registrar nuevos datos, hasta que actives tu sistema. En este modo se despliega el Asistente de activación para dar la posibilidad de activar el sistema.

Modalidad Tradicional o Normal

Cuando adquieres un sistema Aspel, éste contiene un certificado de autenticidad en el cual se incluye el número de serie del sistema y el código de activación correspondientes, los cuales son necesarios para poder Activar el sistema. En este modo no existen restricciones y es posible hacer uso de todas las características del sistema. Después de activarlo podrás agregar hasta 99 empresas y podrás modificar la razón social de las mismas. Al instalar el programa se contará con 30 días de evaluación antes de requerir la activación del sistema, una vez activado, para re-activaciones posteriores (semestrales) se contará con 30 días de período de gracia para realizar este proceso. Estas reactivaciones semestrales son obligatorias, ya que si no se realizan, después de los 30 días de gracia el sistema ya no podrá operar con el 100% de la funcionalidad. Si requieres que más de 1 usuario utilice el sistema simultáneamente en una red, deberás adquirir licencias de usuarios adicionales según tus necesidades, y enlazar dichas licencias en la página aspel.com para su activación posterior en el Asistente de Activación del sistema. Recuerda que para este tipo de instalación, debes asegurarte que la computadora donde se instaló el sistema realice funciones de servidor en la red.

Para conocer cuáles son las modalidades de licencias adicionales que puedes adquirir, revisa el tema : Actualización y enlace de usuarios Adicionales Modalidad Renta Esta modalidad consiste en el aprovechamiento y derecho de uso de un sistema Aspel, trabajando sobre un esquema de renta, esto mediante la contratación previa de este servicio por un período determinado de tiempo en aspel.com. Al instalar el sistema se contará con 30 días de evaluación antes de requerir la activación del programa, una vez activado será necesario realizar validaciones mensuales para que el sistema pueda continuar en operación y para realizar este proceso en Aspel-SAE se contará con 15 días de período de gracia contados a partir del día de calendario que corresponda al del mes siguiente al de la fecha de activación por Internet del programa o al de la última validación de uso del mismo. Para las versiones en Renta, el número de serie y el código de activación son indispensables para la activación del sistema, serán proporcionados vía correo electrónico o en la página de aspel.com al llevar a cabo la contratación del servicio de renta.· Si necesitas acceder al sistema simultáneamente con más de 1 usuario, deberás adquirir los usuarios adicionales que requieras en aspel.com , o al momento de contratar el servicio de renta. Posteriormente deberás realizar la activación del sistema para que el nuevo número de usuarios se actualice. El uso o aprovechamiento de un sistema administrativo Aspel en renta, no difiere de la modalidad Tradicional o Normal. De igual forma en ambas modalidades podrás controlar la administración de tu negocio.

Modalidad Demo-Educativa Esta modalidad del sistema requiere activación y validación de uso sin conexión a Internet, solamente podrás trabajar con una empresa y no se permite modificar la razón social de la empresa. Tiene limitada la fecha de operación del sistema, sólo permitiendo registrar operaciones del 1 de Enero del 2007 al 29 de Febrero de 2009. Modalidad de Uso interno (para distribuidores) Posee características similares a la modalidad demostrativa ya que podrás trabajar con una empresa y una vez activado el sistema con la razón social del distribuidor no será posible modificar este dato. Requiere de activación y validación de uso. Esta versión es para ser usada por distribuidores autorizados por Aspel y permite enlazar licencias de usuarios adicionales.

Observaciones Es muy importante que recuerdes que los Sistemas Aspel requieren de una ”Validación de uso ” mensual o semestral (según la modalidad adquirida) a partir de su Activación. Al igual que la Activación , la Validación de Uso se puede realizar en línea desde la computadora en la que se tiene instalado el sistema o a través de un equipo de cómputo diferente. Asistente para la activación del sistema Es indispensable que la instalación y Activación del sistema se efectúe en la computadora definitiva, es decir, donde el sistema se utilizará.

Temas relacionados Proceso de activación Asistente para la activación del sistema Validación y reactivación de un sistema Revisa cuántos usuarios tienes permitidos

Requerimiento de equipo Procesador Intel Pentium® de 1Ghz o superior* 512 MB de RAM* 340 MB de espacio libre en disco duro Monitor Super VGA (800x600) o superior Microsoft Windows® 2000, XP, 2003, Vista, 2008 ó 7 * Los requerimientos del sistema operativo pueden ser mayores, por lo que es importante tener en cuenta las recomendaciones propias del Sistema Operativo instalado. * Para una instalación en Servidor es recomendable una configuración mayor, dependiendo del número de usuarios y el número de empresas a operar en el mismo servidor. Redes que soporta el sistema

Redes que soporta el sistema Microsoft Novell Netware Cualquiera compatible con las anteriores. Para obtener el mejor rendimiento del sistema trabajando en red, es requisito que los equipos tengan 512MB de RAM como mínimo. Asimismo, se recomienda que el sistema operativo utilizado sea el mismo en todas las computadoras, que se trabaje en una red de área local (LAN) con cableado estructurado y con tarjetas de red a una velocidad mínima de 100 Mbps. Requerimiento de equipo

Directorio de Archivos Comunes (DAC) Manejo Las versiones de los sistemas Aspel (a partir de las versiones de NOI 4.0, COI 5.0, SAE 4.0), crean una carpeta de Archivos comunes Aspel al momento de instalarlos; este directorio contiene diferentes aplicaciones y funciones que comparten todos los sistemas de la línea, es decir en dicho directorio, se copian varios sistemas o aplicaciones de uso común , tales como: Aspel-Actualización en Línea, Infoweb, el módulo de perfiles de usuarios, así como otros documentos de uso común entre los sistemas Aspel, entre otros. Esta capeta por omisión se instala en C:\Archivos de programa\ Archivos Comunes\ Aspel. Pero recuerda que la ubicación puede variar dependiendo de la ruta que se haya indicado al realizar la instalación del sistema. Este directorio de archivos comunes, juega un papel muy importante para el trabajo en red, ya que con este directorio te aseguras que todos trabajen con los mismos parámetros de configuración, con la misma base de datos, así como el uso del módulo de perfiles del usuario o la aplicación Infoweb, etc, asegurando que el trabajo en red sea completo. El directorio de archivos comunes contiene los sistemas: Aspel-AL Infoweb. Además de estos sistemas, el directorio contiene la siguiente información: Archivos de perfiles de usuario Archivos de información de los sistemas instalados. Archivos con recursos de imágenes Aspel Archivos tipo Plug-In para configurar el directorio de archivos comunes y propiedades de un archivo. El archivo empresa Carpeta datos y base de datos ejemplo, entre otros. El directorio de Archivos Comunes (DAC) se crea en el proceso de instalación bajo el siguiente esquema: Cuando no existe un directorio de archivos comunes en tu PC El directorio se creará si: 1. Existen algunos programas que deberían ir dentro de él, este es el caso de Aspel-AL ya que en versiones anteriores del instalador, esta aplicación se copiaba en un directorio específico. 2. No hay ningún producto Aspel instalado. En ambos casos se creará físicamente la estructura de directorios necesaria para el directorio de archivos comunes. Si ya existe un directorio de archivos comunes Se realizará un redireccionamiento el cual consiste en configurar el sistema para que trabaje con el Directorio de Archivos Comunes existente. Cuando se quiera instalar otro sistema Aspel, el sistema realizará lo siguiente: 1. El instalador detecta que existe un directorio de archivos comunes. 2. Configura el sistema para que trabaje con el Directorio de Archivos Comunes instalado, si la ruta donde se instaló el directorio es la que por omisión sugiere el proceso de instalación, la ruta será: C\Archivos de programa / Archivos Comunes / Aspel. 3. El programa verifica que las versiones o fechas de las aplicaciones o archivos contenidos en el Directorio de Archivos Comunes sean mayores o iguales, si no, procede a actualizarlas. 4. Crea o instala nuevos directorios en caso de que la estructura para el directorio de archivos comunes del instalador sea diferente a la encontrada en la ruta destino. Con el proceso anterior se asegura que sólo exista un directorio de Archivos Comunes Aspel en lugar de crear un nuevo directorio por cada producto Aspel que se instale.

Temas relacionados Estructura del directorio de archivos comunes Asistente de configuraci贸n del directorio de archivos comunes Gu铆a para la instalaci贸n en RED

Guía para la instalación en RED A) REDES MICROSOFT En el servidor En las Estaciones de Trabajo B) REDES NOVELL En el servidor En las Estaciones de Trabajo REDES MICROSOFT. En el servidor: 1. En un equipo servidor (con ambiente Windows 2000, Windows 2003, Windows NT o Windows XP, excepto Windows 98), crear desde el explorador de Windows una carpeta cuyo nombre no exceda a 7 caracteres, en la cual se alojaran los Archivos Comunes Aspel que son necesarios para el trabajo en red. 2. Comparte la carpeta creada en el paso 1, asignando en las secciones ‘Compartir/Permisos’ y ‘Seguridad’ todos los permisos necesarios para el trabajo en red, es decir, asignar control total(lectura y escritura) a cada una de las cuentas de usuario de Windows que accederán al sistema o sólo al grupo de trabajo al que pertenecen dichos usuarios. Adicionalmente marcar el parámetro ‘ Hacer posible que los permisos heredables de un objeto primario se propaguen a este objeto’ para que los permisos se apliquen a todas las subcarpetas. 3. Crea una unidad virtual desde el explorador de Windows que apunte a la carpeta compartida en el paso 2 por ejemplo O:\. 4. Realiza la instalación del sistema en su modalidad "Local o servidor". 5. Para el directorio de instalación del sistema, define una ruta local, es decir, en el disco duro del servidor, y para la ruta de instalación de los Archivos Comunes Aspel, indica la unidad virtual creada en el paso 3. 6. Después de concluir la instalación y antes de acceder al sistema, es necesario que en el BDE Administrator en la sección ‘Configuration/Drivers/Native/Paradox/NETDIR’ indiques el directorio NETDIR que se encuentra en la ruta donde se instalaron los Archivos Comunes Aspel en el paso 5; p.e O:\ NETDIR. 7. Accede al sistema y lleva a cabo el proceso de Activación, utilizando un número de serie que tenga Licencia para Usuarios Adicionales. 8. Finalmente debes acceder a la opción Utilerías / Servidor de Licencias y seleccionar el parámetro "Activar el servicio de Licencias de Usuarios adicionales" con el fin de que el servicio de licencias se ejecute en el equipo servidor. Así mismo debes verificar en el Panel de Control en la sección Servicios, que la opción "Licencias de usuarios Aspel" se esté ejecutando, ya que de lo contrario no será posible trabajar con las estaciones de trabajo. Importante Si ya instalaste tu sistema con las opciones que se sugieren por omisión, es decir, instalaste los Archivos Comunes Aspel en el disco duro del servidor, entonces realiza lo siguiente: a) Lleva a cabo los pasos 2, 3, 6 y 7 del procedimiento sugerido, tomando como base el directorio donde se instalaron los Archivos Comunes Aspel. b) Accede al sistema y selecciona la opción "Utilerías / Directorio Común Aspel", se presentará el Asistente de configuración del Directorio de Archivos Comunes, oprime el botón siguiente y elige la opción ‘Seleccionar otro directorio de archivos comunes’, después mediante el botón examinar(...) define la unidad virtual creada en el paso 3, la cual apunta a los Archivos Comunes Aspel instalados y oprime Siguiente. c) Al concluir el proceso de redireccionamiento de los Archivos Comunes Aspel, oprime ‘Terminar’ y el sistema se reinicializará para cargar la nueva configuración. d) Finalmente realiza el paso 8 del procedimiento descrito anteriormente, para que puedas trabajar en red. En las Estaciones de Trabajo: 1. Crea la misma unidad virtual que se registró en el equipo servidor, la cual debe apuntar a la carpeta compartida de 2. 3.

1. Archivos Comunes Aspel del servidor, desde el explorador de Windows. 2. En un equipo con cualquier sistema operativo lleva a cabo la instalación del sistema en su modalidad "Estación de trabajo". 3. Como ruta de "directorio del sistema" que solicita el instalador indica una ruta del disco duro, y para la ruta de instalación de los Archivos Comunes Aspel, define la unidad virtual creada en el paso 1. 4. Al terminar la instalación y antes de acceder al sistema debes direccionar el NET DIR del BDE, al directorio NETDIR que se encuentra en la unidad virtual donde se instalaron los Archivos Comunes Aspel. Importante Si en las estaciones de trabajo ya instalaste el sistema con las opciones que se sugieren por omisión en el instalador, es decir, instalaste los Archivos Comunes Aspel en el disco duro, entonces realiza lo siguiente: a) Ejecuta los pasos 1 y 4 del procedimiento de estación de trabajo anteriormente sugerido. b) Accede al sistema y selecciona la opción "Utilerías / Directorio Común Aspel", se presentará el Asistente de configuración del Directorio de Archivos Comunes, oprime el botón siguiente y elige la opción ‘Seleccionar otro directorio de archivos comunes’, después mediante el botón examinar(...) define la unidad virtual creada en el paso 3, la cual apunta a los Archivos Comunes Aspel instalados en el servidor y oprime Siguiente. c) Al concluir el proceso de redireccionamiento de los Archivos Comunes Aspel, oprime ‘Terminar’ y el sistema se reinicializará para cargar la nueva configuración. REDES NOVELL. En el servidor: 1. Realiza la instalación del sistema en su modalidad "Local o servidor". 2. Para el directorio de instalación del sistema, puedes definir una ruta local, por ejemplo, en el disco duro del servidor o bien elegir un directorio en un volumen de la red Novell (por ejemplo: L:\Sistemas Aspel). 3. Para la ruta de instalación de los Archivos Comunes Aspel, debes indicar un directorio en un volumen de la red Novell (si el directorio no existe el instalador lo generará). Este directorio contendrá los Archivos Comunes Aspel que son necesarios para poder trabajar con este tipo de red. 4. Después de concluir la instalación y antes de acceder al sistema, es necesario que en el BDE Administrator en la sección ‘Configuration/Drivers/Native/Paradox/NETDIR’ indiques el directorio NETDIR que se encuentra en la ruta donde se instalaron los Archivos Comunes Aspel en el paso3. 5. Accede al sistema y lleva a cabo el proceso de Activación, recuerda que preferentemente al número de serie que indiques debiste enlazarle previamente las licencias de usuarios adicionales que requieras para acceder concurrentemente al sistema 6. Debes acceder a la opción Utilerías / Servidor de Licencias y seleccionar el parámetro "Activar el servicio de Licencias de Usuarios adicionales" con el fin de que el servicio de licencias se ejecute en el equipo servidor. Asimismo debes verificar en el Panel de Control en la sección Servicios, que la opción "Licencias de usuarios Aspel" se esté ejecutando, ya que de lo contrario no será posible trabajar con las estaciones de trabajo. 7. Cierra el sistema y registra en Windows el usuario y contraseña con el que accedes a la red Novell y que utilizaste para instalar el sistema. 8. Finalmente debes configurar el servicio de licencias para que se ejecute en el equipo servidor, para ello es necesario acceder a la opción Configuraci n\Panel de Control\Herramientas administrativas\ Servicios: a. Selecciona el servicio: Licencias de usuarios adicionales Aspel b. Activa el menú flotante y selecciona la opción: "Propiedades" c. En la carpeta "Iniciar sesión", activa la opción: "Esta cuenta" e indica en el campo correspondiente el usuario registrado en el paso 7 con el que se realizó la instalación del sistema en el volumen de la red Novell y tiene derechos de lectura escritura en dicho volumen, por ejemplo: .\ndominguez) d. Indica la contraseña que dicho usuario tiene asignada para su acceso a la red Novell y guarda los cambios. e. Debes detener los servicios y reiniciarlos para que la nueva configuración aplique. De esta forma garantizarás que el sistema Aspel-SAE funcione como servidor de licencias permitiendo que los usuarios adicionales puedan acceder concurrentemente. Para el acceso de las estaciones de trabajo, es importante verificar que los usuarios de Novell con los que se inicie la sesión del equipo tengan derechos de lectura - escritura en el volumen de la red donde Aspel-SAE y/o los Archivos Comunes Aspel se encuentran instalados. En las Estaciones de Trabajo: 1. 2.

1. En un equipo con cualquier sistema operativo lleva a cabo la instalación del sistema en su modalidad "Estación de trabajo". 2. Como ruta de "directorio del sistema" que solicita el instalador indica una ruta del disco duro, y para la ruta de instalación de los Archivos Comunes Aspel, define el directorio de la red novell donde se alojan los Archivos Comunes Aspel que instaló el servidor. 3. Al terminar la instalación y antes de acceder al sistema, debes direccionar el NET DIR del BDE, al directorio NETDIR que se encuentra en la ruta donde se instalaron los Archivos Comunes Aspel en la red Novell. Importante Si en el servidor o en las estaciones de trabajo, ya instalaste el sistema con las opciones que se sugieren por omisión en el instalador, es decir, instalaste los Archivos Comunes Aspel en el disco duro, entonces realiza lo siguiente: En el servidor: a) Accede al sistema a la opción ‘Utilerías / Directorio Común Aspel’, se presentará el Asistente de configuración del Directorio de Archivos Comunes, oprime el botón siguiente y elige la opción ‘ Crear un nuevo directorio de archivos comunes’, después indica una ruta en un volumen de la Red Novell, puedes capturar la ruta o seleccionarla mediante el botón examinar(...), si la carpeta no existe el asistente la creará, posteriormente oprime siguiente. b) Al concluir el proceso de creación de los Archivos Comunes Aspel, oprime ‘Terminar’ y el sistema se reinicializará para cargar la nueva configuración. En las estaciones de trabajo: a) En cada uno de los equipos, accede al sistema y selecciona la opción ‘Utilerías / Directorio Común Aspel’, se presentará el Asistente de configuración del Directorio de Archivos Comunes, oprime el botón siguiente y elige la opción ‘Seleccionar otro directorio de archivos comunes’, después mediante el botón examinar(...) define el directorio de la red Novell donde el servidor creo o instaló los Archivos Comunes Aspel y oprime Siguiente. b) Al concluir el proceso de redireccionamiento de los Archivos Comunes Aspel, oprime ‘Terminar’ y el sistema se reinicializará para cargar la nueva configuración. Temas relacionados Procedimiento de instalación

Procedimiento de instalación Antecedentes Manejo

El sistema por omisión se instala en modalidad de 1 usuario y podrás dar de alta hasta 99 empresas. En caso de requerir qu programa sea utilizado simultáneamente por más de un usuario a la vez en una misma red de computadoras, deberás adq licencias de usuarios adicionales así como instalar el sistema en una computadora que realice las funciones de servidor de la de cómputo donde operará el mismo.

La adquisición de los usuarios adicionales varia dependiendo de la modalidad del sistema adquirido, es decir, si se trata de versión en renta o de una versión tradicional. Características del Sistema por Modalidad Pasos de la Instalación Manejo

Al introducir el disco en la unidad de CD se desplegará automáticamente una presentación, elige la opción Instalar para iniciar el proceso de instalación de tu sistema Aspel-SAE. Es importante mencionar que ahora no se solicitará el Número de serie y Código de activación para realizar la instalación del sistema, posteriormente desde el Asistente de Activación del sistema se solicitarán dichos datos. Activación del sistema

Mensaje de El sistema despliega una ventana de bienvenida, y a continuación se mostrará el contrato de la licencia bienvenida de uso, tendrás que aceptarlo para poder continuar con la instalación del programa. Selección del Elige la forma en que deseas instalar tu producto Aspel, las opciones son las siguientes: tipo de 1. Local o servidor. Utiliza esta opción si: instalación Guía para la instalación en RED El sistema va a utilizarse solamente en una computadora o, El sistema se utilizará en una red y el equipo donde estás instalando será el servidor. Este tipo de instalación te permitirá operar la PC como servidor de licencias, es decir, los equipos instalados como estaciones trabajo, validarán su acceso al sistema a través de dicho servidor. Tomando en cuenta que en dicho servidor hay que realizar la activación de las licencias de usuarios adicionales que se hayan adquirido. 2. Estación de trabajo. Selecciona esta opción si la PC donde estás es una de las terminales que accederá al sistema en red y ya cuentas con una instalación del programa en el equipo servidor. Nota: Independientemente del tipo de instalación que se realice (Servidor o Estación de trabajo), el sistema se instalará de manera completa en cada equipo, lo cual permite optimizar la transmisión únicamente de la información a través de la red.

Esencial

Si el sistema se va a utilizar en red, debes considerar lo siguiente: Que las estaciones de trabajo estén conectadas a una red de área local. Que el equipo de cómputo definido como Servidor cuente con alguno de los siguientes sistemas operativos: Micr Windows® NT, 2000, XP, 2003 ó superior. Deberás efectuar la Instalación de tipo Local en el servidor de la red, y posteriormente la Instalación de tipo Esta de Trabajo en cada una de las terminales (como se muestra en el siguiente esquema).

Para que las estaciones puedan acceder al sistema y trabajar, es requisito que el servidor donde se instaló el sistema encendido y previamente se haya realizado la activación correspondiente del programa en dicho equipo (con el respectivo en de las licencias de usuarios adicionales necesarias).

Indicar En este paso deberás seleccionar la carpeta en la que el programa instalará los archivos. Directorio de Por omisión se sugiere la ruta C:\Archivos de Programa\Aspel\Aspel–SAE 4.6 , pero puede ser modificada, utilizand Instalación botón Examinar. Con el botón siguiente puedes continuar con el proceso de instalación.

Directorio de En este diálogo puedes especificar la ruta donde deseas que se cree la carpeta de Archivos Comunes\ Aspel. Por omisió Archivos sugiere la ruta C:\Archivos de Programa\ Archivos Comunes\ Aspel, pero puedes modificarla utilizando el botón Examin Comunes Directorio de Archivos Comunes (DAC) (DAC) Dado que en este directorio se instalan aplicaciones de uso común para los sistemas de la línea Aspel es muy importante tengas presentes las siguientes consideraciones.

Si vas a trabajar bajo un esquema de red, al realizar la instalación de tipo Local o Servidor, deberás crear la carpet Archivos Comunes en una ruta a la cual todos los usuarios tengan derechos de acceso, de tal forma que puedan comp cierta información, como los perfiles de usuarios, los parámetros de configuración, etc. Durante la instalación de tipo Estación de trabajo se solicitará la ruta donde el instalador creará el Directorio de Arch Comunes, si ya existe una configuración previa de este Directorio en el equipo donde la instalación se está realizando programa no solicitará esta especificación.

Es importante aclarar que si estás trabajando en red, es necesario que todas las estaciones de trabajo compartan el mi directorio de Archivos Comunes. De esta forma te aseguras que todos trabajen con los mismos parámetros de configurac con la misma base de datos, así como el uso del módulo de perfiles del usuario o la aplicación Infoweb, etc, de esta form aseguras que el trabajo en red sea completo.

Posteriormente, si así lo requieres en el menú Utilerías de los sistemas Aspel podrás reconfigurar la ruta definida par Directorio de Archivos Comunes. Para mayor información sobre el Asistente de Configuración del Directorio de Arch Comunes Aspel, consulta el ayuda electrónica del sistema.

Selección del Una vez elegido el tipo de instalación, el sistema solicita que anotes o elijas la carpeta de programas para Aspel-SAE 4.6 grupo de omisión se sugiere el grupo de programas "Aspel", pero puedes modificarlo. programas

Estado de la Una vez realizados todos los pasos anteriores, al oprimir el botón Siguiente, el sistema procederá a copiar los archivo instalación acuerdo a lo indicado.

Instalación Los archivos del BDE son instalados durante la instalación Local o servidor y estación de trabajo, para ello el sistema gene de los un subdirectorio con el nombre "BDE", en la misma ubicación donde se instalará el sistema, se sugiere por omisión la archivos del C:\Archivos de Programa\Aspel\Aspel–SAE 4.6\BDE. BDE

En este subdirectorio encontrarás los drivers nativos, con los que podrás exportar tus bases de datos para utilizarla formatos: MSSQL® ,DB2® , ORACLE® , DBASE® , etc.

Esta carpeta NO será creada en la ruta antes mencionada si se detecta una instalación previa del BDE en otra ruta ( es de en el regedit del equipo existe una ruta con un BDE instalado previamente), en ese caso el instalador solamente actualizar drivers necesarios para trabajar. Bases de datos abiertas Instalación del BDE

Fin de la Concluido el proceso, el sistema presentará una ventana que indica el término de la instalación; asimismo pregunta instalación deseas revisar la información de último momento y abrirá el archivo Leeme.txt, (archivo que presenta información relev sobre el sistema, así como los cambios de último minuto, por lo que es recomendable consultarlo) o iniciar inmediatam una sesión de Aspel-SAE.

Puedes elegir ambas o, en su caso, ninguna. Oprime el botón "Finalizar" y la instalación se dará por terminada. Concluida la instalación, en Windows® se creará el grupo de programas correspondiente a Aspel-SAE 4.6 y el i correspondiente para ejecutar el programa.

Al abrir el sistema automáticamente se presentarán las ventanas correspondientes a la activación del sistema, es dec Asistente de Activación. Activación del sistema Modo de mantenimiento Al instalar tu sistema Aspel tendrás 30 días de evaluación, si al concluir este periodo no has activado tu sistema (ya sea en modalidad de renta o tradicional) al ejecutarlo se desplegará una ventana donde se solicitará la activación del sistema. Temas relacionados Acceso al Sistema Parámetros generales Datos de la Empresa Perfiles del Usuario Activación del sistema Guía para la instalación en Red

Modo de mantenimiento Manejo Este modo de manteniendo lo podrás realizar, al ejecutar nuevamente la instalación del sistema en un equipo donde el programa ya fue instalado previamente. Procedimiento de instalación Opciones disponibles

Si el programa de instalación detecta que ya está instalado Aspel-SAE en la PC (es decir que lo que estás realizando es una reinstalación), se mostrará una ventana donde podrás seleccionar alguna de las siguientes opciones, según sea el caso: Reparar: Esta opción te permite realizar una reinstalación del sistema; utiliza esta opción como una operación de mantenimiento o cuando por alguna razón se haya dañado algún archivo, por ejemplo: afectado por algún virus. Al seleccionar el botón "Siguiente" iniciará el proceso de reinstalación del sistema. En caso de que se presente una pérdida del archivo empresaw.sae, será necesario elegir la opción "Reparar" para obtener nuevamente dicho archivo Eliminar: Esta opción te permite desinstalar el sistema de tu PC. Al seleccionar el botón "Siguiente" se enviará un mensaje preguntando si deseas eliminar por completo la aplicación seleccionada con sus componentes y al confirmar se iniciará el proceso de la desinstalación, eliminándose todos los componentes instalados. Si no se acepta la confirmación el proceso se cancela presentándose nuevamente la ventana de esta opción.

Notas Otra forma de darle mantenimiento a tu sistema, es a través del servicio: Aspel Actualización en línea (Aspel-AL), el cual te permitirá obtener vía Internet la actualización a las últimas mejoras disponibles de los sistemas Aspel con s lo un clic desde la comodidad de tu casa u oficina. Es importante mencionar que Aspel-Al, solamente puede actualizar los reinstalables disponibles para la misma versión que se tenga instalada. Cuando se solicita la actualización de un sistema, Aspel-AL verifica que exista una mejora para la versión del sistema desde el cual se solicitó el proceso.

Temas relacionados Aspel-AL Procedimiento de instalación Guía para la instalación en RED

Acceso al sistema Manejo Aspel Para ingresar al sistema ejecuta el programa SAEWIN.EXE ubicado en la ruta donde hayas instalado el sistema, también puedes utilizar el icono correspondiente que se encuentra en el grupo de programas. Cuando es la primera vez que accedes al sistema, el sistema desplegará varias ventanas antes de iniciar una sesión con el sistema, el orden en la que aparecerán es la siguiente: Ventana de bienvenida En seguida de la ejecución del sistema, se presentará una ventana informativa dándote la bienvenida al sistema Aspel-SAE que acabas de adquirir. Para continuar deberás aceptar la ventana.

Asistente para la activación del sistema En dicho Asistente se informa acerca del tiempo límite en que puedes operar el sistema antes de requerir su activación, los días que podrás evaluar el sistema sin activarlo son 30 a partir de su instalación. Si deseas activar el sistema en ese momento, selecciona la opción "Activar sistema AHORA ", para activarlo posteriormente selecciona la opción "Activar sistema MÁS TARDE ".

Cada vez que inicies una sesión con el sistema y hasta que realices la activación del mismo, se desplegará una ventana de recordatorio para la Activación. De manera informativa en este Asistente podrás consultar los días que ya han transcurrido sin la activación del sistema. Es importante que tomes en cuenta que si el sistema no se activa antes de los 30 días de evaluación que Aspel te proporciona, el programa dejará de operar al 100%, siendo posible únicamente acceder para consultar la información registrada. Asistente para la configuración de Aspel-SAE Para cualquier caso de los antes mencionados, posteriormente se desplegará el Asistente para la configuración de AspelSAE . El objetivo de este asistente es que configures tu empresa y la base de datos con la que vas a trabajar, definiendo en un solo proceso los parámetros de configuración, el directorio de trabajo, los perfiles de los usuarios y en caso de ser un usuario de otra versión realizar la traducción de datos. Se recomienda ampliamente utilizar este asistente ya que evitarás acceder de manera individual y particular a cada uno de los procesos correspondientes para configurar tu empresa. En caso de haber decidido no utilizar este asistente, posteriormente el sistema te sugerirá crear tu base de datos. Abrir empresa Posterior a esta ventana se desplegará la ventana de Abrir empresa para seleccionar la empresa con la que trabajarás. Para mayor información consulta el tema: Abrir empresa Instalación de la base de datos Sólo en el caso de que no hayas utilizado el Asistente de configuración, el sistema sugerirá y/o preguntará si deseas crear una base de datos.

Para mayor información consulta el tema: Instalación de la Base de Datos. Este mensaje se desplegará cada vez que inicies una sesión con el sistema siempre y cuando se detecte que todavía no cuentas con un directorio y base de datos de trabajo. Ventana de sugerencias Podrás consultar algunos Tips de tu sistema Aspel-SAE. Activar sugerencias

Ventana de aviso de generación de respaldos Esta ventana se desplegará dependiendo de lo configurado en la ventana de Periodicidad. La ventana es la siguiente:

Para mayor información consulta el tema: Periodicidad del respaldo . Aviso de reforma fiscal Posterior al 1 de Enero de 2010 entrará en vigor la nueva Reforma Fiscal, para que el sistema opere apegándose a las disposiciones marcadas en dicha Reforma, deberás indicarlo, activando el parámetro "Aplicar Reforma Fiscal 2010 ", el sistema te dará la opción de indicarlo al iniciar el sistema. Aviso de Reforma Fiscal . Aviso de procesos fiscales Al iniciar una sesión con el sistema, este verifica que en la base de datos de trabajo existan las tablas necesarias para los procesos fiscales, si el sistema verifica que no existen se desplegará el siguiente mensaje:

Al aceptar el mensaje, se ejecutará el proceso de creación de archivos para la creación de la o las nuevas tablas. Lo nuevo/Procesos fiscales . Observación Para accesos posteriores te recomendamos consultar el tema de la ventana en cuestión. Recuerda que el flujo o desplegado de las ventanas depende de lo que inicialmente hayas configurado o indicado en estas ventanas. Temas relacionados

Abrir empresa Cambio de directorio y fecha Cerrar empresa Salir Instalaci贸n de la Base de Datos

Abrir empresa Acceso Al iniciar una sesión con el sistema Módulo principal / Menú Archivos, Abrir empresa Manejo Aspel Cuando es la primera vez que accedes al sistema, se desplegarán varias ventanas antes de la ventana de Abrir Empresa . Para accesos posteriores, también dependerá de los procesos pendientes por realizar, como podemos citar la activación del sistema la configuración de la empresa, etc. La ventana es la siguiente:

Para acceder al sistema Si es la primera vez que accedas al sistema, en el campo "Usuario" se sugerirá el nombre del usuario "Administrador" y éste por omisión tiene definida la clave "Aspel1", por lo que para acceder al sistema anotar la clave de acceso temporal "Aspel1" o teclear F8. Posteriormente, por seguridad te recomendamos cambiar esta clave de acceso desde el módulo de perfiles del usuario por una que sólo el administrador conozca. Recuerda que esta clave será la única que puede modificar los perfiles del usuario y es aquella que te dará acceso total al sistema, sin restricción de ningún tipo, por lo que sólo debe ser conocida por el responsable de la instalación, manejo y administración del programa u empresa, esta clave se conoce como clave maestra de acceso al sistema.

Esta clave maestra o clave del administrador te permitirá dar de alta a los distintos usuarios que trabajarán en tu sistema, definiéndoles su perfil de acuerdo a las actividades que desempeñan dentro de la empresa, es decir, estipular a qué operaciones del sistema tendrán acceso, teniendo de esta manera un control total de la operación de tu sistema. Perfiles del usuario Registra la clave principal de acceso al sistema Nota Para accesos posteriores se mostrará en el campo "Usuario" el nombre del usuario que accedió por última vez al sistema. Para que cada uno de los usuarios pueda acceder al sistema, deberán proporcionar su respectivo nombre de usuario y la clave que les corresponda para la autorización de acceso al sistema. Temas relacionados Selección y cambio de directorio y fecha Cerrar empresa Asistente para configurar una empresa Registra la clave principal de acceso al sistema Modifica los datos de una empresa Perfiles del usuario Alta de la empresa en tu sistema Instalación de la Base de Datos

Instalación de la Base de Datos Existen varios procesos desde los cuales podrás crear una Base de datos, los procesos son: Asistente de configuración de Aspel-SAE Proceso de Instalación automática Al iniciar una sesión con el sistema Desde control de archivos

Registra la clave principal de acceso al sistema Acceso M enú Utilerías / Configuración / Perfiles de usuarios Qué es La clave principal, es la clave de acceso asignada al administrador del sistema y debe ser conocida sólo por él. Quien utilice esta clave, podrá ingresar a todas las funciones y realizar todas las operaciones del sistema sin restricción alguna. También puedes acceder a los "Perfiles del usuario", es decir, la sección en donde es posible limitar el acceso a otros usuarios a funciones o procesos del sistema que requieran mantenerse inactivas. Manejo Aspel El sistema siempre solicitará una clave para acceder a él y sólo si proporcionas la clave del administrador podrás acceder a todos los procesos sin restricción alguna. La clave principal o clave del Administrador es la misma para todas las empresas y para todos los sistemas de la línea Aspel que tengas instalados, esta es una característica del nuevo manejo de los Perfiles del usuario . Nota Te recomendamos que, por razones de seguridad, des de alta tu clave maestra principal o clave del administrador inmediatamente después de terminada la instalación de tu sistema, ya que por omisión tiene definida la clave Aspel1. Temas relacionados Perfiles del usuario Abrir empresa

Activar sugerencias Acceso Ventana principal, Menú Utilerías, Configuración, Aplicaciones asociadas Al acceder al sistema Qué es Al utilizar esta función, cada vez que accedas al sistema, después de haber seleccionado la empresa a trabajar aparecerá una sugerencia al azar de las que tiene el catálogo de sugerencias, a fin de que pongas en práctica la que gustes y tengas un mejor manejo del sistema.

Esencial Puedes avanzar en las sugerencias con los botones de Anterior y Siguiente. Al marcar la casilla inferior "No volver a mostrar sugerencias" se desactivará esta opción, pero la podrás reactivar, desde la ruta indicada en el menú. Acceso al sistema

Aviso de Reforma Fiscal Acceso Al acceder al sistema Qué es Al iniciar el sistema, se podrá indicar si se desea empezar a trabajar aplicando la Reforma fiscal 2010 para el control de las diferencias de IVA en Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar originadas por el incremento de IVA del 1%", teniendo la posibilidad de indicarlo en accesos posteriores, o realizarlo desde el módulo de parámetros del sistema activando el parámetro "Aplicar Reforma Fiscal 2010 a CxC y CxP ".

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Observaciones

Aplicar Se incorpora un nuevo parámetro denominado “Aplicar Reforma Fiscal 2010 a CxC y CxP ”, para que el Reforma sistema opere en Recepción de Pagos, Alta de movimientos de cuentas por cobrar y Alta de movimientos de Fiscal 2010 a cuentas por pagar de manera especial al realizar pagos en fechas posteriores al 10 de Enero de 2010 para CxC y CxP todos los documentos generados hasta diciembre del 2009. Este parámetro por defecto está inhabilitado y se tendrá la opción de activarlo al iniciar una sesión con el sistema. Si activas este parámetro al iniciar el sistema, el campo "No volver a mostrar este mensaje" se habilitará automáticamente este campo para que en accesos posteriores esta ventana ya no se muestre. De igual forma al acceder a los parámetros del sistema, observarás que el parámetro "Aplicar Reforma Fiscal 2010 CxC y CxP" se encontrará habilitado. Posteriormente para habilitar o inhabilitar este parámetro, deberás realizarlo desde el Módulo de configuración, parámetros del sistema, carpeta generales. Para mayor información de todas las implementaciones realizadas, consulta el tema : Lo nuevo Nota Importante: Este parámetro sólo contemplará la aplicación de la Reforma Fiscal 2010 de manera automática para los movimientos de Alta de Cuentas por cobrar y Cuentas por Pagar, así como Recepción de Pagos. Para la DIOT y reportes relacionados, se tendrá disponible un parámetro para indicar si se desea contemplar la Reforma Fiscal 2010 en la emisión de la información del reporte o NO.

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Al marcarse esta casilla, al iniciar nuevamente una sesi贸n con el sistema, esta ventana ya no se presentar谩.

Tema relacionado Acceso al sistema Lo nuevo

Cerrar empresa Acceso Menú Archivos, Cerrar empresa Desde la barra de herramientas, con el botón: Qué es Esta opción sirve para terminar el trabajo con la empresa activa y poder abrir otra empresa. Al cerrar la empresa, no cierras el sistema. Esencial Al cambiarte a otra empresa, los procesos que realices se aplicarán exclusivamente a la empresa que elegiste. Tema relacionado Cambio de directorio y fecha

Salir Acceso Menú Archivos, Salir. Desde la Barra de herramientas, con el botón: Qué es Esta opción te permite terminar definitivamente la sesión con el sistema. Temas relacionados Abrir empresa Acceso al sistema

Activación del sistema Antecedentes Como parte de una evolución en la seguridad de los sistemas, Aspel modificó la mecánica para el registro de su línea de productos: NOI, COI, SAE, etc. Esta mecánica consiste en lo siguiente: Al instalar un sistema, adquieres derechos de uso para 1 usuario y puedes dar de alta hasta 99 empresas, pudiendo operar el sistema sin necesidad de registrarse durante los 30 días siguientes a su instalación, posterior a este periodo, el sistema deberá ser Registrado vía Internet para que pueda ser utilizado (con el 100% de la funcionalidad), a este proceso se le denomina Activación del sistema. Durante el periodo en el que no se realice la Activación , el sistema sólo operará para una empresa, sin poder personalizar los datos de la misma y tendrá otras limitantes en cuanto a operación; sin embargo, después de que hayan transcurrido los 30 días del periodo de evaluación y en caso de no realizar el proceso de Activación aunque se podrá acceder al sistema solamente se tendrá derecho a consultar información Proceso de activación Si requieres que más de 1 usuario utilice el sistema simultáneamente en una red, deberás adquirir licencias de usuarios adicionales según tus necesidades, y enlazar dichas licencias en la página www.aspel.com.mx para su activación posterior desde el Asistente de Activación del sistema. Actualización y enlace de Sistemas Las modalidades disponibles para las Licencias de usuarios adicionales son: 1 Usuario 2 Usuarios 5 Usuarios 10 Usuarios Para el caso de las versiones en la modalidad de Renta el manejo en cuanto a la adquisición de usuarios adicionales es un poco diferente, ya que al momento de realizar la contratación de este servicio en la página www.aspel.com.mx podrás adquirir el número de usuarios adicionales que requieras Pasos Contratación del servicio de renta para la contratación del servicio de renta. Si necesitaras un número mayor de empresas, deberás adquirir otro paquete de 1 Usuario 99 Empresas, el cual se deberá operar de manera independiente al primero, es decir, deberá instalarse en equipos diferentes. Ahora sólo existirá un instalable para obtener las modalidades en Renta y Tradicional (Versión normal) del sistema, es decir, en el proceso de instalación no habrá diferencia entre un sistema Renta y uno Normal, la diferencia radicará en la forma de activación, por lo que para ambos casos puedes instalar el sistema y antes del término de los 30 días de evaluación decidir si lo activas como versión en Renta o versión Normal. Sólo deberás tomar en cuenta que para activar una versión en Renta primero debes realizar la contratación de este servicio en www.aspel.com.mx, y como resultado de esta operación te informarán vía correo electrónico el Número de serie de tu sistema con su correspondiente Código de activación . Adicionalmente a la activación del sistema, para continuar en operación las versiones Tradicionales (o Normales) requieren de una Validación de uso semestral a partir de su Activación. Esto significa que seis meses de calendario, después de haber realizado el proceso de Activación , se debe repetir esta operación para reactivar el sistema. Esta Validación de uso consiste en acceder al sistema y a través del Asistente de Activación conectarse vía Internet a Aspel de México para obtener un Archivo de respuesta de validación y que el sistema pueda continuar en operación. Al igual que la Activación la Validación de Uso se puede realizar en línea desde la computadora en la que se tiene instalado el sistema o a través de un equipo de cómputo diferente. Cuando un sistema no es validado y reactivado nuevamente al término del periodo de gracia se podrá tener acceso a él solo en modalidad de lectura,, permitiendo sólo la consulta de la información, hasta su activación.

Temas relacionados Proceso de activaci贸n del sistema Caracter铆sticas del Sistema por Modalidad

Especificaciones de un producto Aspel en Renta Temas relacionados Pasos para la contrataci贸n del sistema Periodo de vigencia Caracter铆sticas del Sistema por Modalidad

Contratación del servicio de renta Manejo Para contratar el servicio de renta de un programa de la línea Aspel, deberás realizar los siguientes pasos: Registro en www.aspel.com.mx Deberás registrarte en www.aspel.com.mx y así obtener tu usuario para dicho sitio, para ello, accede a la página www.aspel.com.mx y selecciona la liga "Regístrate" (que se encuentra en la parte superior derecha de la página). Al ingresar a la sección de registro deberás llenar un formulario, en el cual se solicita la siguiente información: Datos de Contacto o Responsable de la empresa , tales como: nombre, correo electrónico, entre otros. Datos de Facturación de la Empresa, tales como: RFC, Nombre comercial, dirección, etc. Definición del usuario y contraseña de acceso en Aspel.com . Con esta clave te identificarás en www.aspel.com.mx como usuario registrado. Es importante considerar que tu contraseña de acceso al Escritorio de servicios en www.aspel.com.mx , funcionará como el Código de activación del número de serie que adquieras para tu sistema en Renta Selección de los productos y/o servicios que deseas contratar. Una vez obtenido tu usuario, accede a tu escritorio de servicios en www.aspel.com.mx mediante la liga "Mi cuenta", ahí deberás indicar tu usuario y contraseña. En tu escritorio de servicios, selecciona las opciones Sistemas en renta / Rentar nuevo sistema Aspel, se desplegará una ventana tipo asistente que te guiará paso a paso en la contratación de este servicio, y deberás realizar lo siguiente: a) Elegir el sistema a rentar, los usuarios y el periodo de renta . Entre los periodos de renta que puedes elegir están: Mensual, Bimestral, Trimestral o Semestral, el número de usuarios dependerá de tus necesidades, inicialmente se sugiere la contratación con un usuario. b) Firmar electrónicamente el contrato . Deberás aceptar el contrato proporcionando tu usuario y contraseña de www.aspel.com.mx . c) Verificar el pedido y confirmar el importe a pagar. Para pagar y activar el servicio, ingresa a la sección de pago de servicios. Aquí deberás especificar la forma de pago y de envío. Al concluir el proceso de pago se presentará un mensaje de confirmación en pantalla y recibirás un correo electrónico para darte a conocer el Número de serie del sistema adquirido con su correspondiente Código de activación. Nota: Estos pasos se reducirán si ya estás previamente registrado en aspel.com Una vez obtenidos tu Número de serie y su Código de activación, estarás en condiciones de activar tu sistema. Para más información dirígete a la página en Internet: www.aspel.com.mx o consulta el tema: Activación del sistema

Periodo de vigencia Manejo El periodo de vigencia inicia el día en que por Internet se activa el número de serie del sistema y concluye el último día del periodo contratado en www.aspel.com.mx . La posibilidad de realizar pagos de periodos mayores a un mes sólo la podrá determinar Aspel al momento de la contratación del servicio de Renta, pero independientemente del periodo contratado, por ejemplo: un periodo trimestral, el sistema requiere de una validación de uso mensual a partir de su activación para continuar en operación. Esta validación de uso consiste en establecer comunicación vía Internet con www.aspel.com.mx el día de calendario que corresponda al de la fecha de activación en cada uno de los meses comprendidos en el periodo de vigencia. Al terminar el tiempo de vigencia deberás realizar lo siguiente: Si no cuentas con el pago correspondiente para el siguiente periodo, ingresa al sitio en Internet www.aspel.com.mx Realiza el pago por el o los meses que desees. Ingresa al sistema y realiza el proceso de validación mensual para el número de serie y que de esta forma se obtenga la clave de renta para el nuevo periodo de vigencia. Validación y reactivación de un sistema

Proceso de activación del sistema Qué es Proceso que se realiza vía Internet y que es necesario para habilitar la operación del sistema en la computadora donde ha sido instalado. Después de instalar el sistema se tiene un plazo de 30 días para activarlo, al terminar dicho plazo si el proceso de activación no se ha realizado se suspenderá el funcionamiento del sistema pudiendo trabajar únicamente en modo de solo lectura, es decir, se podrá consultar la información registrada pero no se permitirá agregar nuevos registros. Mientras no se lleve a cabo la activación, el sistema sólo operará para una empresa, sin poder personalizar los datos de la misma, es decir, la razón social utilizada será: ”Empresa Inválida”. Manejo La activación de un sistema Aspel se lleva a cabo mediante un Asistente de Activación. En términos generales, el procedimiento de activación es el siguiente: 1. Accede al Asistente de Activación disponible en el menú Utilerías\Activar sistema y sigue las instrucciones sugeridas en dicho Asistente. 2. Indica el número de serie y el código de activación de tu sistema; para la modalidad tradicional estos datos se encuentran en el Certificado de Autenticidad, y para la modalidad en Renta tanto el número de serie como el código de activación serán proporcionados al contratar el servicio de renta en aspel.com. 3. Proporciona los datos de la persona física o moral propietaria de la licencia de uso del sistema. 4. Elige la forma en la que activarás tu sistema, es decir, en línea o mediante otro equipo con conexión a Internet, posterior a esta elección se generará con el asistente de activación un archivo de petición. En este archivo se empaca toda la información necesaria para la activación del sistema para su envío a Aspel, entre los datos que se empacan se encuentran: número de serie, código de activación, datos del cliente, etc. 5. Una vez generado el archivo de petición de activación, se realizará la transmisión de éste a través de Internet al sitio aspel.com . Si en el equipo donde instalaste el sistema no cuentas con una conexión a Internet, hay una opción en el Asistente de Activación la cual te permitirá generar el archivo de petición de activación para posteriormente enviarlo desde un equipo diferente (que cuente con conexión a Internet) depositándolo en la página www.aspel.com.mx/claves y una vez recibida la respuesta deberás ejecutar nuevamente el asistente de Activación. Asistente para la activación del sistema

Asistente para la activación del sistema Acceso La primera vez que accedas al sistema, o en su caso en accesos posteriores si el sistema no ha sido activado.· Menú Utilerías / Activar Sistema. Manejo Como se mencionó anteriormente, la activación de un sistema consiste en proporcionar a Aspel vía Internet el Número de serie y Código de activación correspondientes, datos que son indispensables para registrarlo en Aspel y que el sistema pueda operar. Registrar tu sistema no sólo te permite activarlo para su uso, sino que además te acredita como un usuario de software legal, abriéndote puertas a múltiples beneficios: Soporte técnico por teléfono, Chat, E-mail, etc., Reconocimiento de la empresa como propietaria legal de la Licencia de uso. Notas Es indispensable que la instalación y activación del sistema se efectúen en la computadora definitiva, es decir, en aquella donde Aspel-SAE se utilizará. Si no realizas la activación del sistema, cada vez que inicies una sesión se desplegará una ventana que te informará los días que restan para llevar a cabo la activación. En esta misma ventana encontrarás una liga para desplegar el asistente de activación. Actualización y enlace de Sistemas Pasos del asistente: 1. -Selecciona el método a utilizar para activar el sistema 2. -Indicar el Número de Serie y el Código de Activación del Sistema 3. -Datos de Registro del Cliente 4. -Petición de Activación del Sistema 5. -Nombre de archivo para la solicitud de Activación del Sistema 6. -Resumen de la información 7. -Procesar la solicitud de Activación del Sistema 8. -Finalización del Asistente para la Activación del Sistema

Selecciona el método a utilizar para activar el sistema Manejo En este primer paso del asistente deberás indicar la forma en la que deseas realizar la activación del sistema, las formas disponibles son: Activación del sistema. Utiliza esta opción para activar el sistema en línea (con acceso a Internet), o bien por medio de la página Web ( desde otro equipo que tenga acceso a Internet). Si tu computadora no cuenta con Internet, deberás primero generar en un paso posterior (Petición de activación del sistema) el archivo de petición, para que posteriormente puedas activar el sistema por medio de la opción “Procesar una solicitud de activación previa”. Procesar una solicitud de activación previa. A través de un equipo de cómputo diferente (cuando la computadora donde se instaló el sistema no cuenta con conexión a Internet), en este caso se tendrá que generar previamente un “Archivo de petición de activación " para enviarlo a Aspel de México a través de la página www.aspel.com.mx/claves . Una vez recibida la respuesta, se deberá ejecutar nuevamente el Asistente de Activación para procesar el “Archivo de respuesta de activación” conforme a las instrucciones del mismo asistente y seleccionar esta opción.

Presiona el botón de "Siguiente" para continuar con el asistente Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activación Temas relacionados Indicar el Número de Serie y el Código de Activación del Sistema Datos de Registro del Cliente Petición de Activación del Sistema Nombre de archivo para la solicitud de Activación del Sistema Resumen de la información Procesar la solicitud de Activación del Sistema Finalización del Asistente para la Activación del Sistema

Indicar el Número de Serie y el Código de Activación del Sistema Manejo En esta parte del asistente deberás proporcionar el Número de serie y el Código de activación que para los productos en su versión tradicional o normal se localizan en el Certificado de Autenticidad (dentro del sobre de la Licencia de Uso que se te entregó al momento de su adquisición), en el caso de los productos en renta estos datos se proporcionarán al realizar la contratación del servicio de renta en aspel.com. En caso de que el Número de serie corresponda a una Actualización el sistema solicitará además el Número de Serie y Código de Activación correspondientes a la versión anterior (es decir, los del sistema que se va a actualizar).Al momento de activar una serie de actualización, si esta ya fue previamente activada al menos una vez, al momento de reactivar tu sistema se pueden omitir el Número de Serie y Código de Activación de la versión anterior. Es importante considerar que tanto para la activación de Licencias de usuarios adicionales como para la Actualización de tu versión deberás realizar primero el proceso de Actualización y Enlace de sistemas en la página www.aspel.com.mx/enlac e. Actualización y enlace de Sistemas

Al seleccionar la liga “Certificado de Autenticidad ” se mostrará un ejemplo de dicho certificado, en el cual se incluyen los datos del número de serie y código de activación. Presiona el botón "Siguiente " para continuar con el Asistente. Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activación Temas relacionados Selecciona el método a utilizar para activar el sistema Datos de Registro del Cliente Petición de Activación del Sistema Nombre de archivo para la solicitud de Activación del Sistema Resumen de la información Procesar la solicitud de Activación del Sistema Finalización del Asistente para la Activación del Sistema

Datos de Registro del Cliente Manejo La información que se proporciona en esta ventana es muy importante, ya que corresponde a los datos de la persona Física o Moral del propietario de la Licencia de uso del sistema , por lo que la información que se indique debe ser correcta ya que será enviada a Aspel en donde quedará registrada para referencias futuras. En este paso se solicitan otros datos que también son de carácter obligatorio, por lo que si no los proporcionas no podrás avanzar a la siguiente ventana del asistente y continuar con la activación del sistema, ya que en este caso el botón “Siguiente ” estará deshabilitado.

Continuación. Datos de Registro del cliente

Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activación Temas relacionados Selecciona el método a utilizar para activar el sistema

Indicar el Número de Serie y el Código de Activación del Sistema Petición de Activación del Sistema Nombre de archivo para la solicitud de Activación del Sistema Resumen de la información Procesar la solicitud de Activación del Sistema Finalización del Asistente para la Activación del Sistema

Petición de Activación del Sistema Manejo El asistente te permitirá realizar la petición de dos formas: Activación en línea : Esta opción enviará en tiempo real la petición de activación del sistema a Aspel. Para que esta operación se realice deberás asegurarte que tu conexión a Internet esté activa y que la computadora donde estás realizando la activación sea el equipo donde utilizarás el sistema. Al activar el botón “Siguiente ”, se presentará una página con el resumen de la información proporcionada, para que en caso de ser necesario se modifiquen los datos que se requieran antes de realizar la Activación del sistema. Resumen de la información Activar desde otro equipo: Esta opción permite generar y guardar físicamente el Archivo de petición de activación del sistema en la ubicación o ruta que indiques, para que posteriormente desde otra computadora que sí cuente con acceso a Internet se acceda a la página www.aspel.com.mx/claves y se deposite este archivo. En esa misma página se obtendrá un archivo de respuesta de activación. Finalmente será necesario regresar al equipo donde se instaló el sistema, acceder nuevamente al Asistente de Activación y elegir la opción “Procesar una solicitud de activación previa ” para concluir con la activación del sistema.

Al activar el botón “Siguiente ”, el paso que se presenta en el asistente es: “Nombre de archivo para la solicitud de Activación el Sistema ”. Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activación Temas relacionados Selecciona el método a utilizar para activar el sistema Indicar el Número de Serie y el Código de Activación del Sistema Datos de Registro del Cliente Nombre de archivo para la solicitud de Activación del Sistema Resumen de la información Procesar la solicitud de Activación del Sistema

Finalizaci贸n del Asistente para la Activaci贸n del Sistema

Nombre de archivo para la solicitud de Activación del Sistema Manejo Esta ventana se presenta cuando la petición de activación se realizará desde otro equipo y su función consiste en guardar físicamente el archivo de petición de activación en una ruta; por omisión se sugiere la ruta del Directorio de Archivos Comunes, (por ejemplo: C:\...\Archivos de programa\ Archivos comunes\ Aspel\ Sistemas Aspel\ SAE4.50 ). El nombre sugerido para el archivo por omisión se arma con el número de serie del sistema a activar junto con la terminación Reqasp, pero puedes modificarlo. Este archivo deberá depositarse en la página www.aspel.com.mx/claves . Al finalizar el proceso, obtendrás el archivo de respuesta.

P resiona el botón "Siguiente " para continuar con el Asistente. Temas relacionados Selecciona el método a utilizar para activar el sistema Indicar el Número de Serie y el Código de Activación del Sistema Datos de Registro del Cliente Petición de Activación del Sistema Resumen de la información Procesar la solicitud de Activación del Sistema Finalización del Asistente para la Activación del Sistema

Resumen de la información Manejo En este paso se presenta un resumen de la información proporcionada la cual es indispensable para el registro y activación del sistema. Estos datos son empacados y enviados a Aspel, por lo que es importante que los verifiques para que en caso de que existan datos erróneos puedas regresar al paso donde se solicitaron y proporcionarlos nuevamente. Si la información es correcta, selecciona el botón “Activar” . Recuerda que esta ventana se presentará independientemente del tipo de Activación elegida, es decir, para “Activación en línea ” o para “Procesar una solicitud de Activación previa ”. Si el proceso que estás ejecutando es “Solicitar archivo de petición para enviarlo desde otro equipo”, en lugar del botón “Activar” estará disponible el botón “Guardar ”, selecciona este botón para que el archivo de petición sea grabado en la ruta que especificaste en el paso anterior “Nombre de archivo para la solicitud de activación del sistema ”.

Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activación Temas relacionados Selecciona el método a utilizar para activar el sistema Indicar el Número de Serie y el Código de Activación del Sistema Datos de Registro del Cliente Petición de Activación del Sistema Nombre de archivo para la solicitud de Activación del Sistema Procesar la solicitud de Activación del Sistema Finalización del Asistente para la Activación del Sistema

Procesar la solicitud de Activación del Sistema Manejo Esta ventana se despliega únicamente si como forma de activación se eligió la opción “Procesar una solicitud de Activación previa” (disponible en el primer paso del Asistente) y en ella deberás indicar el archivo de respuesta que fue proporcionado en www.aspel.com.mx/claves al enviar el archivo de petición para la activación del sistema. Con el botón “Examinar” ubica el archivo de respuesta Para continuar con la activación oprime el botón “Siguiente ”.Al concluir este proceso, el siguiente paso en el asistente será: “Finalización del Asistente para la Activación del Sistema”. Al concluir este proceso, el siguiente paso en el asistente será: “Finalización del Asistente para la Activación del Sistema ”.

Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activación Temas relacionados Selecciona el método a utilizar para activar el sistema Indicar el Número de Serie y el Código de Activación del Sistema Datos de Registro del Cliente Petición de Activación del Sistema Nombre de archivo para la solicitud de Activación del Sistema Resumen de la información Finalización del Asistente para la Activación del Sistema

Finalización del Asistente para la Activación del Sistema Una vez concluido el proceso de activación y dependiendo de la forma de activación (en línea o mediante otro equipo con acceso a Internet), se desplegará una ventana informando del éxito del proceso, dependiendo de la forma de activación se desplegará la siguiente información: En línea . Si la activación fue satisfactoria se informará de su éxito, en caso contrario se informará la razón por la cual falló el proceso y no se realizó la activación del sistema. Mediante otro equipo con acceso a Internet. Se informará del éxito de la generación del archivo de petición y se presentarán los pasos que debes seguir para obtener el archivo de respuesta desde la página aspel.com . Con el botón Imprimir, podrás obtener un reporte con la descripción de dicho procedimiento. Al terminar el Asistente de activación, se desplegará la ventana “Abrir empresa ” que te permitirá acceder al sistema.

Notas Para mayor información acerca de los mensajes que se despliegan en esta opción, revisa el tema: Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activación

Temas relacionados Selecciona el método a utilizar para activar el sistema Indicar el Número de Serie y el Código de Activación del Sistema Datos de Registro del Cliente Petición de Activación del Sistema Nombre de archivo para la solicitud de Activación del Sistema Resumen de la información Procesar la solicitud de Activación del Sistema

Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activación Manejo Durante la activación se pueden presentar mensajes informativos indicando algún aspecto importante sobre el proceso. A continuación se enlistan los principales mensajes que se pudieran presentar en este proceso junto con las recomendaciones o puntos a revisar, con la finalidad de orientarte para la solución del problema. Si persiste el problema te invitamos a contactar a nuestro equipo de soporte técnico. Para su mejor ubicación, los mensajes están agrupados dependiendo del lugar donde se pudieran presentar. Activación proceso en general Mensaje

Recomendación

El Sistema no ha adecuadamente... Por reinstalar el sistema. El nombre de la caracteres inválidos.

sido instalado Utiliza tu CD para Reinstalar o Reparar. favor, intenta

empresa

contiene El nombre de la Empresa contiene caracteres inválidos como los símbolos de puntuación. El nombre de la empresa es menor de 4 caracteres o el nombre de la empresa esta vacío.

El RFC es incorrecto

Ocurre cuando el RFC esta vacío o cuando ha sido escrito de forma incorrecta, por ejemplo no cumple con la longitud establecida o la fecha (del RFC) no es valida.

Proporciona el nombre del Responsable El mensaje se presenta porque el campo está marcado como requerido y de la Empresa. no se especificó ningún valor, es decir, se quedó vacío. La dirección electrónica es incorrecta.

Verifica que lo proporcionado como e-mail sea válido.

Proporciona la Clave Lada

Verifica que los campos marcados como requeridos no estén vacíos.

Proporciona el Número de teléfono

Verifica que los campos marcados como requeridos no estén vacíos.

El Sistema no se encuentra Este mensaje se presenta cuando el nombre de la empresa que registrado a Nombre de está solicitando la activación del sistema no coincide con la de <EmpresaSolicitante>. la empresa con la que inicialmente se registró el sistema. No fue posible hacer la Activación Ocurre al momento de ingresar el archivo de respuesta de del Sistema, por favor comuníquese activación del Sistema y el archivo no es válido. con Soporte Técnico. El Número de Serie y/o el Código de Verifica que el Número de Serie y Código de Activación escritos Activación proporcionados son son los que vienen en tu Certificado de Autenticidad o es el que incorrectos. Aspel té proporción para activar el sistema en renta El Número de Serie se encuentra Para este caso comunícate con Soporte técnico. Cancelado o Suspendido, por favor, comuníquese con Soporte Técnico. Activación desde otro equipo

Mensaje

Recomendación

Ocurrió un Error al intentar leer el El archivo se encuentra dañado o no es el que se generó en la Archivo de Respuesta de Activación. activación del sistema. Por favor, verifique que sea el archivo correcto. El número de serie es incorrecto.

El número de serie que estás proporcionando para la activación no corresponde. Verifica que el número de serie sea exactamente igual al incluido en el certificado de autenticidad del Sistema.

Por favor, proporciona la Ruta de Ocurre cuando se escribe una ruta de directorio inválida, o Acceso y el Nombre del Archivo de cuando no se escribe el nombre del archivo donde se va a Petición de Activación. guardar el Archivo de Petición de Activación. El Archivo de Respuesta Activación (nombre_archivo) CADUCADO. Deberás generar nuevo Archivo de Respuesta Activación válido.

de Se da en el momento en que se quiere activar el sistema con HA un archivo de respuesta de activación, que no corresponde al un período de Activación del Sistema o se encuentra en otra ruta. de

El archivo (nombre_archivo) no Ocurre cuando se quiere activar un sistema con un archivo de corresponde al Archivo de respuesta de activación que no corresponde al equipo donde se Activación de este equipo. Este generó el archivo de petición de activación. archivo de Activación sólo puede ser utilizado en el equipo: (nombre_equipo) El archivo (nombre_archivo) no Se presenta cuando: (a) Se proporciona un archivo de corresponde al archivo de respuesta respuesta inválido o que ha caducado, (b) El archivo de de activaci n de este Sistema. respuesta de activación es válido, fue generado para ese equipo pero no corresponde al sistema que se quiere activar, por ejemplo: se proporciona un archivo de Aspel-COI en AspelSAE. Por favor, proporciona la Ruta de Ocurre cuando se escribe una ruta de directorio inválida, o Acceso y el Nombre del Archivo de cuando no se escribe el nombre del archivo de donde se van a Respuesta de Activación. leer los datos de respuesta de activación. No se pueden guardar los datos en el Ocurre cuando se proporciona un directorio que no existe, es archivo (nombre_archivo) en la ruta decir, inválido (cuando contiene caracteres inválidos) o no se especificada. tiene permiso de escritura en dicho directorio. No fue posible imprimir instrucciones, verifica que impresora esté lista. Activación en línea Mensaje

las El error puede deberse a que la impresora no está en línea, la está apagada o es un recurso compartido en la red que no está accesible en la computadora donde se solicitó el proceso.

Recomendación

No es posible establecer una Este mensaje se presenta cuando no se tiene una conexión de conexión en este momento con el Internet activa en el momento en que se solicitó el proceso o Servidor Aspel, por favor, intenta cuando se suspendió el servicio momentáneamente. más tarde. Error 503 en la conexión... XML Este mensaje se despliega cuando se usa Internet Explorer 7.0, document must have a top level para este caso será necesario desactivar la opción "check for element. Line 0. server certificate revocation" ubicado en: Menú Herramientas/opciones de Internet/pestaña "Opciones Avanzadas".

Actualización y enlace de sistemas Mensaje

Recomendación

No es posible realizar una Actualización con los números de serie proporcionados pues no corresponden al mismo sistema.

Ocurre cuando al tratar de realizar una actualización de sistemas, los números de serie proporcionados (Nuevo y Anterior) no son del mismo sistema, por ejemplo uno es de Aspel-SAE y el otro de Aspel-COI.

El Número de serie <SerieAnterior> ya no puede ser usada para Actualizar, ya que no le restan usuarios.

Se presenta cuando el número de serie de la versión anterior que se está utilizando para actualizar usuarios, ya ha sido utilizada con anterioridad y todos los usuarios ya han sido actualizados, es decir, su capacidad para actualizar usuarios ya es 0 (Cero).

Imposible realizar la Actualización, existe una diferencia en la cantidad de usuarios que quiere actualizar y los disponibles en la Serie Anterior.

Se presenta cuando la Serie de la versión anterior del sistema ya ha sido utilizada con anterioridad y ya no cuenta con capacidad de usuarios para actualizarse, es decir, se solicitan más usuarios de los que se pueden todavía actualizar.

Ambos Números de Serie Se presenta cuando se quiere actualizar usando un número de corresponden a la misma versión. serie de la misma versión, es decir, el número de serie actual y el anterior son del mismo producto o versión. Petición de Activación denegada, se Se presenta cuando se excede el límite de activaciones ha excedido el límite permitido de permitidas para el número de serie del sistema a registrar. PCs en las que puede Activar el Sistema. Activación sistema en renta Mensaje

Recomendación

No es posible realizar otra Sucede cuando se intenta hacer una segunda activación de un Activación durante el mismo número de serie en otra computadora y aún se encuentra activa período para un sistema en Renta. y/o vigente para la PC que originalmente la activó. Temas relacionado Proceso de activación del sistema Activación del sistema

Validación y reactivación de un sistema Acceso Menú Utilerías / Activar Sistema Manejo El sistema requiere de una validación de uso, que dependiendo de la modalidad tiene un manejo diferente: Validación de un sistema en modalidad tradicional o normal El Sistema requiere de una "Validación de Uso" semestral a partir de su Activación para continuar en operación. Esto significa que seis meses calendario después de haber realizado el "Proceso de Activación", se debe repetir este proceso para re-activar el sistema. De esta forma, la "Validación de Uso" consiste en acceder al sistema y a través del Asistente de Activación conectarse vía Internet con Aspel de México para obtener un "Archivo de respuesta de Validación". Al igual que la Activación, la "Validación de Uso" se puede realizar en línea desde la computadora en la que se tiene instalado el sistema o a través de un equipo de cómputo diferente. Tienes un período de gracia de 30 días para llevar a cabo la "Validación de Uso" del sistema. Durante ese período, el sistema notificará los días que restan para llevar a cabo este proceso. Si al finalizar el período de gracia no se ha llevado a cabo la "Validación de Uso", el sistema suspenderá su operación normal hasta que se lleve a cabo dicho proceso. Validación de un sistema en modalidad de renta La validación del programa en modalidad de renta es un proceso que el sistema Aspel realiza cada mes para cerciorarse de la vigencia de la renta. El proceso de validación, consiste en acceder al programa al diálogo de "Activar sistema" y seguir los mismos pasos que realizaste desde el Asistente de activación la primera vez que lo activaste. De esta forma se recibirá la autorización para permitir la operación del sistema durante otro mes de trabajo. Una vez confirmada la vigencia, el sistema inicia operaciones normalmente. Transcurrido el mes de vigencia cuentas con un periodo de gracia de 15 días (a excepción de Aspel-COI donde son 10 días únicamente) para realizar la validación mensual (también conocida como reactivación) Al termino del periodo de gracia si la validación mensual no se ha realizado, el sistema dejará de operar trabajando en modo de lectura, es decir, se podrá consultar la información registrada pero no se permitirá agregar nuevos registros. Observaciones Independientemente del número de meses pagados, al momento de contratar el servicio de renta, después de haber concluido un mes de renta es necesario realizar el proceso de Validación. Dado que con el proceso de validación se verifican los derechos del sistema, en ese momento podrás realizar procesos como: Modificar cualquier información proporcionada para el registro al activar el sistema por primera vez o en validaciones subsecuentes, de tal forma que se mantenga actualizada la información registrada en aspel.com Para mantener la continuidad en el uso de los sistemas Aspel en renta, es necesario estar al corriente en el pago. Cuando la vigencia de la renta haya caducado, el sistema mandará avisos por medio de mensajes indicando la proximidad del fin del periodo de gracia. Asistente para la activación del sistema Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activación

Revisa cuántos usuarios tienes permitidos Acceso Menú Ayuda / Acerca de SAE Manejo En esta ventana podrás consultar cuántos usuarios tiene registrado el sistema Aspel-SAE que instalaste. Por omisión tienes derechos de uso para un usuario, posteriormente podrás adquirir licencias de usuarios adicionales para incrementar el número de usuarios que pueden acceder al mismo tiempo al sistema. Incrementa el número de usuarios del sistema Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activación

Incrementa el número de usuarios del sistema Manejo Cuando compras un sistema Aspel adquieres derechos para 1 usuario y puedes dar de alta hasta 99 empresas. Por lo que si necesitas que varios usuarios a la vez accedan al sistema, deberás adquirir licencias de usuarios adicionales en las siguientes modalidades: 1, 2, 5 ó 10 Usuarios: En estas modalidades solamente se incrementa el número de usuarios que accederán de manera concurrente al sistema. Para el caso de versiones en Renta, podrás adquirir tantos usuarios adicionales como necesites en la página http://www.aspel.com.mx Para mayor información acerca de los precios, comunícate con tu Distribuidor autorizado o consulta en Internet la página http://www.aspel.com.mx Nota Una vez adquiridos tus usuarios adicionales deberás enlazarlos al primer número de serie que compraste para tu sistema y posteriormente deberás realizar el proceso de Activar sistema para incrementar el número de usuarios permitidos en el programa. Actualización y enlace de Sistemas

Actualización y enlace de Sistemas Qué es En versiones normales o tradicionales, el enlace de usuarios adicionales te permitirá añadir derechos de uso al primer número de serie adquirido, es decir, si adicionalmente a la compra de tu paquete original, adquiriste licencias de usuarios adicionales con el fin de incrementar el número de usuarios que pueden acceder al mismo tiempo al sistema, deberás realizar este proceso para enlazar al paquete original la o las licencias adicionales. Esta operación debe realizarse directamente en la página www.aspel.com.mx. También en la página www.aspel.com.mx podrás enlazar tus números de serie de actualizaciones. Para mas información, accede a aspel.com / Productos / Registra tu sistema. Las opciones disponibles en la página son: Para una Actualización del sistema se relaciona el número de serie del sistema en su nueva versión con el número de serie del sistema en su versión anterior Para habilitar Usuarios Adicionales se tendrá que relacionar el número de serie de cada licencia de usuario adicional con el número de serie del paquete base. Esencial Para llevar a cabo el "Enlace de Números de Serie", es necesario tener a la mano el Certificado de Autenticidad del Sistema (modalidad 1 usuario- 99 empresas) y el Certificado de Autenticidad de Usuarios Adicionales (modalidad 1, 2, 5 ó 10 usuarios). Si se trata de una actualización del sistema, además se deberán tener los Certificados de Autenticidad del sistema y los usuarios Adicionales, correspondientes a la versión anterior o en su caso el número de serie y código de activación de cada uno. Para proporcionar adecuadamente la información requerida durante el proceso de enlace, es importante distinguir a qué modalidad pertenece cada certificado, lo cual se puede realizar a través de la leyenda que cada uno tenga impreso en la parte de "Producto": Sistemas Aspel-SAE, Licencias de Usuarios Adicionales, una actualización del sistema o Actualizaciones de las licencias de usuarios adicionales. Manejo Para enlazar una Licencia de Usuarios Adicionales, se deberán realizar los siguientes pasos: 1. Acceder a la página www.aspel.com.mx/enlace . 2. Indicar el Número de serie y Código de Activación del sistema los cuales se encuentran en el Certificado de Autenticidad respectivo. 3. Indicar el Número de serie y Código de Activación de una de las Licencias de Usuarios Adicionales, datos que se encuentran en el Certificado de Autenticidad de la licencia de Usuarios Adicionales. 4. Seleccionar la liga "Enlazar". 5. En caso de que el sistema identifique que se trata de Números de serie correspondientes a una Actualización, presentará una nueva página donde solicitará los Números de serie de la versión anterior. Una vez indicados los datos, se debe elegir la liga "Enlazar" 6. En cuanto se haya procesado la información, se presentará una página en la que se informará que el proceso se ha realizado exitosamente, en caso de no concluir exitosamente se recomienda intentarlo más tarde o bien comunicarse a Soporte Técnico. 7. Si se adquirieron varias licencias de usuarios adicionales se tendrá que repetir del paso 1 al 6 por cada una de las licencias. 8. Una vez que se enlazaron exitosamente todos los números de Serie de las Licencias de Usuarios Adicionales, deberás acceder al asistente de Activación del sistema Aspel para realizar el proceso de Activación correspondiente. 9. Por ultimo deberás acceder en la PC Servidor a la opción "Servidor de licencias" del menú Utilerías, para indicar al sistema que ese equipo será el servidor de licencias, y con esto el sistema identifica el equipo que permitirá o negará el acceso a los usuarios de las estaciones de trabajo.

Procedimiento de Instalación Esencial Para el caso de las versiones en renta, si lo que requieres es incrementar el número de usuarios adicionales que pueden acceder concurrentemente al sistema, podrás adquirir tantos usuarios adicionales como necesites accediendo a http://www.aspel.com.mx y una vez adquiridos deberás ejecutar el proceso de activación del sistema para incrementar el número de usuarios permitidos en el programa. Para mayor información, consulta el tema "Contratación del servicio de renta " ubicado en el archivo de ayuda del sistema. Temas relacionados Asistente para la activación del sistema Validación y reactivación de un sistema

Servidor de licencias Acceso Menú Utilerías / Servidor de licencias Qué es En esta ventana podrás indicarle al sistema que permita la conexión de usuarios simultáneos, lo que llamamos trabajo en Red. Manejo Para habilitar este servicio es requisito que el sistema se encuentre activado y se haya enlazado por lo menos una licencia de usuarios adicionales, de tal forma que se tengan habilitados para el número de serie los derechos para más de un usuario, recuerda que el paquete base proporciona solamente derechos para un usuario. Actualización y enlace de Sistemas Una vez realizado el proceso de enlace y activación del sistema para que reconozca los nuevos derechos de los usuarios adicionales, en el equipo servidor deberás acceder al menú Utilerías \ Servidor de licencias y seleccionar el campo "Activar el servicio de licencias de usuarios adicionales ". De esta forma le indicarás al sistema que permita el acceso concurrente a los usuarios que la licencia enlazada especifique. Después de activar este servicio, será necesario finalizar la sesión del sistema para que al acceder nuevamente el programa detecte la nueva configuración. Una vez realizado esta operación las estaciones de trabajo podrán acceder al sistema y operar normalmente previa instalación de cada una de las estaciones de trabajo. Es importante considerar que si deshabilitas el campo "Activar el servicio de licencias de usuarios adicionales", los usuarios que en ese momento estén conectados ya no podrán seguir trabajando en el sistema, suspendiéndose el servicio de conexión en red.

Ayuda del Monitor de Licencias de Usuarios Aspel Temas relacionados Actualización y enlace de Sistemas

Asistente para configurar una empresa Acceso Al momento de acceder al sistema Menú Utilerías / Nueva empresa (si el sistema no está activado) Menú Utilerías / Modificar empresa Qué es El objetivo de este asistente es ayudarte a configurar fácilmente tu empresa, definiendo ciertos parámetros que son indispensables para empezar a trabajar con el sistema SAE. Si eres usuario de SAE de otras versiones (2.0, 2.5, 2.6 3.0) el sistema te permitirá traducir la información que tenías registrada en dicho sistema. Este asistente se presentará cada vez que accedas al sistema y una vez utilizado para crear o configurar la base de datos, sólo podrás acceder a él posteriormente desde el Menú Utilerías / Agregar empresa y para el caso en el que el sistema todavía no esté activado el Menú Utilerías / Modificar empresa . El asistente podrá ser cancelado en cualquier momento sin que esto afecte la configuración de la empresa, ya que podrás realizarla posteriormente sin ningún problema. En términos generales mediante el asistente podrás: Configurar los datos de tu empresa Si eres usuario de otras versiones podrás, importar y/o traducir los parámetros de la empresa, datos de la misma y los perfiles de usuarios. Definir los parámetros de tu empresa, dar de alta a los usuarios, así como definir sus perfiles (opciones a las que tendrán acceso). Crear tu base de datos Manejo Aspel Al momento de acceder a tu sistema Aspel-SAE después de la ventana de Activación del sistema, te invitaremos a configurar tu empresa mediante el asistente de configuración, para empezar con la configuración selecciona el botón "Si", para realizar posteriormente este proceso selecciona "NO".

Algo que debes tener muy encuenta, es que no podrás configurar o dar de alta mas empresas si el sistema todavía no ha sido activado. Para el caso de la traducción, si el sistema de la versión 4.6 ya está activado, pero la empresa o sistema de la versión anterior no, el sistema permitía realizar la traducción sin problema alguno. Los pasos a seguir para configurar tu empresa mediante el asistente, son los siguientes: Paso 1. Selección de la opción a realizar (Traducir una versión anterior o crear nueva empresa) Paso 2. Registro de la información de la empresa Paso 3. Traducción o definición de parámetros del sistema

Paso 4. Traducción de datos y confirmación de parámetros Paso 5. Traducción o definición de perfiles del usuario Notas Todos los pasos del asistente tienen como finalidad ayudarte a definir todo lo necesario para que el sistema trabaje de acuerdo a los requerimientos de tu empresa, pero si te faltara definir algún punto, o tienes dudas, no te preocupes; posteriormente dentro del sistema podrás definir la información que te haga falta; en cada sección del ayuda del asistente se te indicará donde puedes consultar y modificar el campo en cuestión. El proceso del Asistente podrá ser cancelado en cualquiera de los pasos que el mismo contiene y si decidiste cancelar el proceso, el sistema te enviará la ventana de acceso al sistema, es decir el diálogo de Abrir empresa . Si creas y configuras tu empresa con este asistente, el sistema se abrirá con la base de datos generada desde este asistente, en caso de haber cancelado este asistente el sistema trabajará temporalmente con una base de datos Ejemplo hasta la creación de tu base de datos. Instalación automática Acceso al sistema

Selección de la opción a realizar (Traducir una versión anterior o modificar datos de una empresa) Qué es En este paso deberás indicar si eres un usuario que ya cuenta con una versión del sistema Aspel-SAE versión 3.0, 2.6, 2.5 ó 2.0. Si es ese el caso, podrás retomar la información generada y/o definida en dicha versión, como pueden ser: datos de configuración, perfiles de usuarios, etc. Este proceso lo tendrás que realizar para cada empresa que hayas manejado en la versión anterior y que deseas seguir administrando en esta versión o para cada empresa que desees dar de alta. La ventana que se despliega en este paso es la siguiente:

Campos de esta ventana Campo Descripción Traducir empresa Si eres un usuario de Aspel-SAE de otras versiones, esta opción te será de utilidad para retomar la de una versión información generada en la versión anterior y usarla en esta nueva versión del sistema, proporciona anterior los datos que a continuación se solicitan: Selecciona la versión del sistema Aspel-SAE que tengas instalado, ya sea la 3.0, 2.6, 2.5 ó 2.0 según corresponda. Ruta donde está instalado tu SAE anterior Esta ruta es indispensable para obtener los parámetros del sistema y perfiles definidos a los usuarios de la empresa en la versión anterior. Crear empresa

Modificar empresa

nueva Selecciona esta casilla si eres un usuario nuevo de Aspel-SAE o deseas una nueva empresa con su base de datos. Para este caso, se debe considerar que mientras el sistema no esté activado, no podrás dar de alta más empresas de la empresa inválida proporcionada por omisión por el sistema.. La razón social de la empresa con la que se activa el sistema, no necesariamente es la razón social de la o las empresas que se registrarán en el sistema. Esta leyenda o campo sólo aparece cuando el sistema no ha sido activado aún, dando a entender que sólo podrás modificar los datos definidos para la empresa INVALIDA (a excepción de la razón social). Posteriormente cuando el sistema ya esté activado, el campo que aparecerá será "Crear nueva empresa " antes explicado.

Para continuar con el asistente, selecciona el botón "Aceptar" y sigue el orden de los pasos. Problema y solución Te dice que "la ruta que especificaste no Es indispensable que la ruta indicada en el campo "Ruta donde está contiene ningún archivo de empresa, instalado tu SAE anterior" corresponda o contenga la versión de SAE, ya que verifícala e intenta de nuevo". con este dato se basará el asistente para configurar la nueva versión de Aspel-SAE. Temas relacionados Registro de la información de la empresa

Datos de identificación de la empresa Qué es Desde este paso podrás indicarle al sistema datos importantes de la empresa. Es importante que realices el cambio de la razón social por la de tu empresa, pero esto sólo lo podrás realizar hasta que el sistema esté Activado . Recuerda que el nombre o razón social de la empresa se muestra en todos los reportes y documentos que emitas dentro del sistema, si el sistema ya está activado se propone la razón social anotada desde dicho proceso, pero podrás cambiarla si así lo requieres sin que este cambio afecte los datos proporcionado al momento de la activación del sistema. La ventana que se despliega en este paso es la siguiente:

Manejo Si seleccionaste "Traducir información de una versión anterior", ; si tu empresa todavía no está registrada te invitamos a correr el proceso de Activación . Si seleccionaste "Crear nueva empresa", el sistema ya debe de estar activado para que puedas modificar la razón social de la empresa, de lo contrario sólo podrás modificar los datos generales de la empresa, los parámetros de configuración y definir o modificar los perfiles del usuario. Si seleccionaste "Modificar empresa", para este caso, cuando el sistema no ha sido activado aún, sólo podrás modificar los datos generales de la empresa, los parámetros de configuración y definir o modificar los perfiles del usuario y sólo para la primera empresa denominada "EMPRESA INVÁLIDA". Para dar de alta más empresas dirígete a la opción Datos de la empresa Campos de esta ventana

Campo

Descripción

No. de Empresa

Campo informativo. Este número es asignado consecutivamente por el sistema y no podrás modificarlo. Cuando se trate de la creación de una Nueva empresa , corresponderá al consecutivo siguiente de las empresas registradas. Cuando se trate de Traducción de la empresa se seguirá de la misma forma, es decir el sistema propone el número consecutivo de la empresa a traducir por lo que deberás traducir en orden las empresa, correspondiendo para la empresa uno de la versión anterior la empresa uno de la versión nueva. Por lo que no podrás traducir los datos de la segunda empresa si todavía no se ha llevado a cabo la traducción de la primera empresa.

No. de serie

Campo informativo. Número de serie del paquete adquirido, número que se proporciona al activar el sistema.

Razón social

Si eres usuario de una versión anterior , por omisión se mostrará el nombre con el que se la empresa en la versión anterior. Si ya activaste el sistema podrás modificar la razón social empresa, sólo deberás tomar en cuenta que si el sistema aún no ha sido activado, aunque campo se proponga la razón social de la empresa de la versión anterior, al grabar los datos nueva versión el nombre de empresa que se manejará será la de la Empresa Inválida.

registró de esta en este en este

Si eres un usuario nuevo, proporciona el nombre o razón social de la empresa a registrar. Dirección

Anota la ubicación de la empresa.

Población

Anota la población de la empresa.

R.F.C.

Este dato será impreso en diversos reportes, el cual hará tus listados aún más completos.

Registro Estatal

Anota este dato el cual podrá ser impreso en algunos reportes, con lo que se tendrá información más completa.

Observaciones Si eres usuario SAE de otras versiones, en algunos campos se proponen los datos que se registraron en la versión anterior. Para continuar con la configuración, selecciona el botón "Aceptar" y sigue el orden de los pasos. Temas relacionados Traducción o definición de parámetros del sistema

Traducción o definición de parámetros del sistema Qué es Si eres usuario SAE de otras versiones, desde este paso podrás consultar los parámetros de configuración propios de la empresa que indicaste en la ventana anterior, y que se considera como empresa a traducir; los cuales pueden ser utilizados para definir los datos para la empresa en esta nueva versión. Si eres un usuario nuevo , podrás definir los parámetros de configuración para que tu empresa empiece a trabajar de manera correcta, apegada a sus necesidades de operación. En términos generales podrás importar o configurar lo siguiente: Parámetros generales ( multimoneda, redondeo de costos y montos, impuestos y descuentos, etc.) Datos de la empresa (dirección, población, Registro estatal, etc). Manejo de Clientes y C x C. ( Clave secuencial, días de crédito, números de conceptos, etc. ) Manejo de proveedores y C x P (Clave secuencial, cuentas por pagar integrado, números de conceptos, etc. ) Inventarios ( Leyendas de impuestos, multialmacén, números de serie repetidos, etc. ) Facturas ( Facturar sin existencias, Alta de clientes en captura. etc. ) Compras (Acumulado de compras en línea, Alta de productos en captura, etc. ) Cuentas contables (para ventas, almacén, impuestos por pagar, descuentos financieros ventas, etc.) Aplicaciones asociadas (uso de calculadora, hoja de cálculo, etc. ) Gráficas y copiado especial ( Valores) La ventana que se despliega es la siguiente:

Nota: Si es la traducción de una empresa de versiones anteriores, la ventana lleva por título "Traducción de parámetros" , pero si es una empresa nueva la que estás configurando, la ventana tiene el título de "Configuración" . Campos de esta ventana Campo Descripción Botón configurar

Este botón despliega la ventana de Configuración del sistema , con el fin de verificar o definir los parámetros que regulan el funcionamiento de cada uno de los módulos del sistema ( Facturas compras, inventarios, proveedores, clientes, etc.) , para que una vez terminado este asistente puedas empezar a trabajar con tu sistema.

NOTA: Si eres usuario Aspel-SAE de otras versiones, en algunos campos se proponen los datos que se registraron en la versión anterior. Para continuar con la configuración, selecciona el botón "Aceptar" y sigue el orden de los pasos. Tema relacionado Traducción de datos y confirmación de parámetros

Traducción de datos y confirmación de parámetros Si elegiste realizar la traducción de empresas de otras versiones Este paso Traducirá los archivos de datos de Aspel-SAE de las versiones 3.0, 2.6, 2.5 ó 2.0 según corresponda de manera automática y trasparente. Antes de llevar a cabo este proceso te recomendamos que realices un respaldo de los archivos de datos y asegúrate que no contengan errores de archivo e índices; para verificar la integridad de los mismos ejecuta los procesos de recuperación de archivos y regeneración de índices desde la versión donde se crearon. Ver Recuperación de archivos Regeneración de índices Ventana de este proceso:

Campos para la traducción de datos Campo

Descripción

Directorio de Indica la ruta del directorio donde se localizan los datos a traducir. Es decir, los generados en la datos fuente versión anterior (3.0, 2.6, 2.5 ó 2.0) y de la cual se tomará toda la información para empezar a trabajar con esta nueva versión de SAE. Directorio de Indica la ruta donde se colocarán los datos ya traducidos. Debes tomar en cuenta que este directorio datos destino debe corresponder al directorio donde se desea estén los datos de tu empresa para trabajar con la versión de Aspel-SAE 4.6. Traducción de archivos Al término de la traducción de los datos, se presenta la ventana de traducción de los perfiles de usuarios. Si estás agregando una nueva empresa

Se presentará la ventana de confirmación de parámetros, donde se mostrarán algunos de los parámetros que definiste en el paso anterior (configuración de parámetros).

Campos para la confirmación de parámetros Campo

Descripción

Parámetros generales

En este campo se pretende confirmar el manejo de los parámetros definidos en el paso anterior, los cuales son: Multialmacén . Este parámetro te permitirá manejar más de una bodega centralizando en una sola, los procesos de compra y distribución a cada uno de los almacenes. Configuración / Inventarios Descuento comercial . Este campo es importante, ya que es el porcentaje de descuento que se propone al dar de alta los clientes y el cual se aplicará en la elaboración de facturas. Configuración / Parámetro generales

Ruta acceso datos

de Selecciona la ruta donde se crearán los archivos de datos para la empresa (directorio de trabajo). para Verifica que sea la correcta. Debes tener en cuenta que en esta ruta se grabará toda la información generada por tu empresa. Para cambiar esta ruta de trabajo, dirígete al módulo de configuración, apartado Parámetros generales . Campos Directorio Especifica la unidad de disco, directorio o subdirectorio donde se almacenarán los archivos de datos de tu empresa. Si el directorio de trabajo seleccionado se encuentra vacío o lo acabas de crear desde el explorador de Windows® , el paso siguiente será acceder al módulo de Control de archivos y generar la BD mediante la opción Instalación Automática. Este campo se configurará automáticamente si utilizaste el asistente de configuración para configurar tu empresa o algún proceso equivalente para la creación de la base de datos, para mayor información consultar los temas: Instalación automática y Acceso al sistema. Formato Selecciona el formato en la cual está estructurada la base de datos indicada en el campo anterior. Si el directorio de trabajo seleccionado se encuentra vacío, es decir, aún no han sido creados los archivos de datos podrás indicar el formato en el cual deseas que sean creados dichos archivos mediante la opción Instalación Automática ubicada desde Control de archivos. Alias Selecciona el alias del formato indicado en el campo anterior. Este dato solo lo podrás indicar si el formato especificado no es nativo, es decir, de tipo servidor. Para que este alias este disponible, deberás realizar lo siguiente: 1. Instala un cliente SQL 2. En el cliente SQL debiste dar de alta o configurar tu servidor. 3. Crear la base de datos en el servidor (sin datos) 4. Crear un Alias de tipo SQL en el BDE admin. apuntando a la base de datos creada con anterioridad desde el servidor SQL. Nota: Estas indicaciones son para el caso en que el formato seleccionado sea MSSQL. Una vez realizado lo anterior, el Alias se listará de manera automática en este campo, ya que Aspel-SAE lee directamente la información del BDE admin.

Para continuar con la configuración, selecciona el botón "Aceptar" y sigue el orden de los pasos.

Traducción o definición de perfiles Qué es Si eres usuario SAE de otras versiones Este paso Traducirá los perfiles de usuario de Aspel-SAE, de manera automática y trasparente. Antes de llevar a cabo este proceso te recomendamos que el archivo no esté siendo utilizado, por algún usuario en la versión anterior. Importante : En esta versión se incorpora un nuevo módulo de perfiles de usuarios, por lo que el proceso de traducción sólo conservará aquellos perfiles compatibles o vigente en ambas versiones. Para mayor información de este proceso de traducción, dirígete a la explicación del tema: Traducción Perfiles de usuario Si en la versión anterior no se tiene registrado ningún usuario, al seleccionar el botón "Perfiles" el sistema mandará un mensaje indicando que no existen usuarios para traducir. Ventana de este proceso:

Nota: La información de esta ventana varia dependiendo si eres usuario de versiones anteriores, o si eres un usuario nuevo. Campos de esta ventana En ambos casos presenta los mismo campos: Campo

Descripción

Botón Perfiles

Si estás traduciendo los datos de una empresa, este botón despliega la ventana de Perfiles de usuario con el fin de visualizar los perfiles que serán traducidos de la versión anterior. Si previamente ya habías dado de alta usuarios, al momento de efectuar la traducción de perfiles, el archivo de éstos se sobreescribirá con la información proveniente de dicha traducción.

Nota: Una vez concluido este paso se mostrará un resumen, indicando la información que se actualizará de tu empresa.

Configuración Acceso Ventana principal, Menú Utilerías, opción Configuración. Qué es En esta opción se definen las modalidades de configuración para manejar la información y datos de tu sistema, las cuales puedes modificar para una operación más adecuada a tus necesidades (tu sistema viene configurado con algunas modalidades de operación básicas, las cuales se adaptan al manejo común de las empresas mexicanas, pero puedes modificarlas).

Afecta Estos parámetros afectan directamente a la constitución y funcionamiento de los Módulos. Es decir que, cualquier modificación, repercutirá directamente en el manejo de tu información. Consulta los siguientes temas: Parámetros generales Clientes y CxC Proveedores y CxP Inventarios Facturación Compras Cuentas contables maestras Aplicaciones asociadas Gráficas y copiado especial

Configuración / Datos de la empresa Acceso Ventana principal, Menú Utilerías, Configuración, opción Datos de la empresa. Que es Aquí se muestra y configuras la información de los datos de la empresa, es decir los datos generales como ubicación, R.F.C, clave maestra, etc. con la que el sistema se registró. Campos Campo

Descripción

No. de Empresa

Este número es asignado consecutivamente por el sistema y no puedes modificarlo. Números de serie

Razón social

Campo informativo. Muestra la razón social de la empresa que se haya registrado como la Empresa 1, y será la que en Aspel se encuentre catalogada como la propietaria del paquete, con todos los derechos sobre él. Si la empresa no está activada, la razón social que se mostrará en este campo será la de "EMPRESA INVALIDA. S.A. DE C.V.". Datos de la empresa

Cambiar logo

Por omisión el sistema te proporciona una imagen representativa de la empresa inválida, la cual podrás cambiar por el logotipo de tu empresa, mediante el bot n "Cambiar logo". Esta imagen u logo se incluirá en todos los reportes QR2, siempre y cuando hayas definido una.

Botón Con este botón podrás indicar la ruta donde tienes almacenada o guardada la imagen de tu empresa. "Cambiar logo Entre los formatos en los que puede estar creado tu logo, se encuentran: gif, bmp, ico, jpg, entre otros. Dirección

Desde aquí puedes anotar o en su caso cambiar la ubicación (dirección) de la empresa.

Población

Anota o cambia la población de la empresa.

R.F.C.

Este dato será impreso en diversos reportes, el cual hará tus listados aún más completos. Lo anotado en este campo se propone en el campo RFC empresa.

Registro Estatal

Anota este dato el cual podrá ser impreso en algunos reportes, con lo que se tendrá información más completa.

Dirección Configura este botón si deseas expedir comprobantes fiscales digitales. fiscal detallada En esta ventana se solicitarán los datos de la dirección fiscal del emisor, domicilio fiscal y lugar de expedición. Algunos datos son de caracter obligatorio y lo podrás identificar por que se anexa un recuadro ( ) junto al dato. Nota

Si ya realizaste la activación del sistema los datos proporcionados desde dicho proceso serán los que se sugieran en estos campos.

Módulo general de configuración

Configuración / Parámetros generales Acceso Ventana principal, Menú Utilerías, Configuración, opción Parámetros generales. Qué son Los parámetros que configuras desde esta opción son condiciones generales que definirán el funcionamiento del sistema, sin importar el módulo en que se esté trabajando, es decir la configuración de los que aquí se muestran no afectan a un módulo en particular, sino a todo el sistema. Campos Campo Redondeo montos ($)

Descripción de Al marcar la casilla, el sistema no permitirá capturar decimales en los campos donde se indican montos, de manera que todos los cálculos se realizarán en cantidades enteras. Si no redondeas cantidades, al capturar contarás con 5 decimales, mismos que se tomarán en cuenta para los cálculos; aunque por razones de espacio en pantalla y reportes se presenten sólo dos decimales, haciendo el redondeo correspondiente. NOTA: Es muy importante que sea consistente el parámetro de redondeo porque todas las operaciones que se realicen en el sistema, así como las cantidades que sean capturadas serán redondeadas. Si cambias esta definición se pueden generar diferencias de aproximación.

Redondeo costos

a Esta casilla es semejante a la anterior, con la diferencia de que, al marcarla indica que sólo se manejarán cantidades enteras en los costos de los productos. Las cantidades que se refieren a existencias no se ven afectadas por este parámetro. Parámetros de Inventarios

Caracteres compatibles con SAE-DOS Políticas descuento

Al activar esta casilla, el sistema te permitirá observar aquellos caracteres provenientes de SAE-DOS, (letras acentuadas), sin que desvirtúe tu información.

de Si no se marca la casilla, en los documentos de venta las políticas de oferta no podrán afectar al precio del producto, aun cuando estén activas o cumplan con las condiciones estipuladas.

C X C Cliente Si seleccionas esta casilla, tendrás una cuenta para el cliente MOSTR en el módulo de Cuentas por cobrar, mostrador donde se almacenen todas las ventas hechas a clientes ocasionales, atendidos en mostrador, que no forman parte del catálogo de clientes regulares de tu compañía. NOTA : Si no la marcas, los clientes ocasionales podrán ser atendidos pero las ventas realizadas no se reflejarán en las Cuentas por cobrar. Multimoneda

Al activar esta casilla el sistema activará todos los campos y procesos que permitan registrar movimientos en diferentes monedas, además de la moneda base. Cuando esta casilla no está seleccionada, el campo Solicitar tipo de cambio aparece inhabilitado.

Solicitar tipo de Esta casilla estará disponible si el campo anterior (Multimoneda) fue habilitado. cambio Al habilitar esta casilla, cuando se accede a un modulo del sistema, se desplegará el catálogo de monedas, para que realices los cambios de la moneda para ese día y así el registro de operaciones esté siempre actualizado. Mostrar imagen Si activas esta casilla la imagen del logotipo de SAE se mostrará en el fondo de la consulta principal de los en consulta diferentes módulos del sistema cuando accedas a ellos. Globales Esquema

de Un esquema de impuesto es una combinación de impuestos y tasas a aplicar sobre un producto, cada esquema

Impuesto

de impuesto se identifica por su clave. La explicación detallada de este concepto se encuentra en: Catálogo de esquemas de impuestos . La clave o número del esquema de impuesto que se asigne en este campo será sugerido en el campo de Esquema en el alta de productos; de este modo, a cada artículo se le podrá definir sus diferentes tasas de impuestos a aplicar al facturar o comprar. Asimismo, en el alta de los documentos del módulo de Facturas y Compras, también se sugiere el número de esquema, de esa manera, el cálculo de impuestos se realizará aplicando los porcentajes de impuestos definidos en el esquema del documento, sobre los precios de los productos, ignorando los impuestos definidos para cada uno de ellos. En el alta de documentos puedes cambiar el esquema si así lo requieres, o también puedes cambiar la tasa para un impuesto en particular y para un producto. Si en el alta de documentos de facturas y de compras, indicas el valor "0" en el campo "Esquema" (en la cabecera del documento), el esquema que se considerará para calcular los impuestos, es el definido para cada uno de los productos dentro del módulo de Inventarios. Catálogo de inventarios / Alta Nota: El esquema propuesto por el sistema tanto en la cabecera del documento como en las partidas del mismo, en los módulos de Facturas y de Compras, podrá ser editado siempre y cuando en el módulo de configuración / Facturas y/o Compras / Carpeta por partida, esté habilitado el campo "Capturar en alta de documentos / impuesto". Los impuestos que se manejarán en cada esquema, así como el porcentaje que aplicará cada uno, se definen en el catálogo de esquemas de impuesto en el módulo de Inventarios.

Descuento comercial

Lo indicado en este campo, se sugerirá en el campo de "Porcentaje de descuento" en la carpeta Ventas del Catálogo de clientes al momento de dar de alta un cliente, facilitando el trabajo de captura.

Cajón de dinero Cajón instalado Sirve para indicar si se utilizará o no un cajón de dinero en el módulo de Recepción de pagos. Si quieres realizar cambios en Puerto o en Valor ASCII deberá estar activado. Si está desactivado, los valores asignados al puerto y ASCII de apertur0.a, no tienen efecto. NOTA : Esta opción te permite emular en el sistema la función de caja registradora, para operar dos aspectos muy útiles: el pago de facturas desde el módulo de Facturas y Vendedores; y la opción Caja del módulo de Clientes y Cuentas por cobrar. Puerto

Indica el número de puerto en tu equipo, en el que se conectará el cajón. Recuerda que los LPT son puertos paralelos y los COM son seriales. Selecciona del listado que se despliega al oprimir el botón

Sec. escape de Si tu cajón de dinero necesita una tecla especial para abrirlo, es necesario definir aquí el código ASCII que tiene apertura, de dicha tecla. Puedes consultar el manual del dispositivo, o bien, consulta con tu distribuidor para obtener dicha inicio y de secuencia. confirmación La posibilidad de utilizar un cajón de dinero desde Aspel-SAE, depende de si el sistema operativo tiene comunicación con dicho dispositivo, por lo que antes de realizar la configuración desde Aspel-SAE debes asegurarte que el cajón logra tener comunicación con la PC, haciendo una prueba de apertura del cajón desde la línea de comandos de DOS. COI Número de Debido a que con Aspel-SAE puedes tener una interfaz con el sistema Aspel-COI, lo cual te ofrece un control empresa COI más detallado del estado financiero de tu empresa, es necesario que en este campo indiques el número de la empresa de Aspel-COI con la cual se establecerá la interfaz con Aspel-SAE. De tal forma que la información de las pólizas se registren en la empresa correcta. El sistema por omisión asigna el número uno cuando lo instalas. Este campo puede ser configurado por cada empresa que tengas dada de alta en Aspel-SAE. Ruta de acceso para datos

Botón "Configuración"

En esta ventana podrás indicarle al sistema la ruta de trabajo para esta empresa. En esta ruta se registrarán todos los movimientos que realicen todos los usuarios registrados para dicha empresa. Campos de esta ventana Directorio de trabajo Especifica la unidad de disco, directorio o subdirectorio donde se almacenarán los archivos de datos de tu empresa. Si el directorio de trabajo seleccionado se encuentra vacío o lo acabas de crear desde el explorador de Windows® , el paso siguiente será acceder al módulo de Control de archivos y generar la BD mediante la opción Instalación Automática. Este campo se configurará automáticamente si utilizaste el asistente de configuración para configurar tu empresa o algún proceso equivalente para la creación de la base de datos, para mayor información consultar los temas: Instalación automática y Acceso al sistema. Formato Selecciona el formato en la cual está estructurada la base de datos indicada en el campo anterior. Si el directorio de trabajo seleccionado se encuentra vacío, es decir, aún no han sido creados los archivos de datos podrás indicar el formato en el cual deseas que sean creados dichos archivos mediante la opción Instalación Automática ubicada desde Control de archivos. Alias Selecciona el alias del formato indicado en el campo anterior. Este dato solo lo podrás indicar si el formato especificado no es nativo, es decir, de tipo servidor. Para que este alias este disponible, deberás realizar lo siguiente: 1. Instala un cliente SQL 2. En el cliente SQL debiste dar de alta o configurar tu servidor. 3. Crear la base de datos en el servidor (sin datos) 4. Crear un Alias de tipo SQL en el BDE Administrator. apuntando a la base de datos creada con anterioridad desde el servidor SQL. Nota: Estas indicaciones son para el caso en que el formato seleccionado sea MSSQL. Una vez realizado lo anterior, el Alias se listará de manera automática en este campo, ya que AspelSAE lee directamente la información del BDE Administrator.

Aplicar Reforma Este parámetro por defecto está inhabilitado y se tendrá la opción de activarlo al iniciar una sesión Fiscal 2010 a CxC y con el sistema. Aviso de reforma fiscal . La activación de este parámetro, le indica al sistema que CxP opere en Recepción de Pagos, Alta de movimientos de cuentas por cobrar y Alta de movimientos de cuentas por pagar de manera especial al realizar pagos en fechas posteriores al 10 de Enero de 2010 para todos los documentos generados hasta diciembre del 2009 Para mayor información de los procesos que cambian al activar este parámetro, te recomendamos consultar el tema: Lo nuevo de esta versión . Pagos por Internet Al habilitar esta opción tendrás la posibilidad de generar operaciones de pago con tarjetas de crédito y débito de instituciones bancarias a través de Internet mediante Terminales Punto de Venta (TPV). Verifica los servicios disponibles. Al seleccionar el proveedor VeriFone Access, se desplegará el siguiente mensaje "Para poder operar Pagos por Internet es necesario que previamente hayas contratado el servicio con VeriFone Access Transaction Service (VATS). (más información en el Ayuda del sistema o en http://www.aspel.com.mx/pagoscontarjeta )

¿Está instalada la terminal (TPV) en este equipo?". Antes de activar este servicio en Aspel-SAE, debes haber contratado el servicio de VeriFone y haber instalado la terminal TPV en el equipo, de lo contrario, no podrás realizar las operaciones de pagos por Internet. En caso de que cumplas con ambos requisitos, da clic en Sí. Al Habilitar este servicio y salir de la ventana de configuración de Aspel-SAE, cada vez que accedas al sistema, el servicio se cargará, por lo que Aspel-SAE tardará en iniciar unos momentos. Se recomienda verificar antes de acceder al sistema que el servicio de Internet esté activo en la máquina. Si Deshabilitas este parámetro todas las formas de pago de tipo tarjeta quedarán deshabilitadas para operaciones en línea. Importante Este servicio de Pagos por Internet (con VeriFone Access) no funciona por medio de Terminal Server, debido a que la Terminal Punto de Venta debe estar conectada físicamente al puerto serial de la máquina que cuenta con el registro de la tienda. Para trabajo en red, este parámetro se deberá activar solamente en las máquinas que vayan a manejar dicho servicio. Asimismo, por cada máquina, se deberá contratar una terminal o tienda distinta y realizar el proceso de Registro/Recuperación en cada una de ellas. Es recomendable que visites la página de Aspel en la sección de pagos con tarjeta para mayor información, o bien, puedes revisar el tema Pagos por Internet con la empresa VeriFone Access.

Pagos por Internet con la empresa VeriFone Access

Módulo general de configuración

Configuración / Clientes y CxC Acceso Ventana principal, Menú Utilerías, Configuración, opción Clientes y CxC. Campos Carpeta "Generales" Campo

Descripción

Clientes Clave secuencial

Si se elige Clave secuencial, al dar de alta a los clientes, el sistema asignará un número progresivo a cada uno de ellos. Con ello será posible llevar un control exacto sobre el folio asignado. Pero si en tu empresa requieres que las claves contengan letras y números o tienen un orden diverso, debes indicar que no se desea una numeración secuencial no activando esta casilla, de esta manera podrás hacer una asignación personal de claves. NOTA: Si eliges numeración secuencial, se inhibe el campo de clave en el alta de clientes. Si no es secuencial, el campo estará activo para su captura.

Días Si acostumbras dar los mismos días de crédito a cada comprador, puedes definirlo aquí y ahorrarte comerciales de trabajo al registrar los clientes, ya que el dato aquí definido se sugerirá en la ventana de alta de clientes. crédito Cuentas Cobrar

por

Cuentas por cobrar CxC podrá operar en forma integral con Facturación; si se selecciona esta casilla al elaborar una integrado factura se generará automáticamente una cuenta por cobrar para el cliente asociado a la misma, sí se realiza una devolución, se registrará una nota de devolución o crédito, además de que podrás registrar el pago inmediato, ya sea total o parcial de la factura. Si eliges trabajar en forma no integrada, el sistema no afectará, ni generará alguna cuenta por cobrar al momento de generar una factura; para que estos documentos tengan afectación en los saldos del cliente, debes correr el proceso de Actualización de Archivos. El cambio de una forma de operación a otra (integrado por no-integrado o viceversa), después de haber trabajado con una forma en particular, puede afectar el cálculo de los montos y provocar que no coincidan. Si lo haces se recomienda que ejecutes el proceso de la ventana Principal , menú Utilerías , opción Actualización de archivos / Facturas a cuentas por cobrar . Actualización de archivos NOTA: Puedes trabajar con todos los módulos que componen al sistema en forma conjunta o definir que algunos de ellos operen en forma independiente, lo que repercutirá en el funcionamiento general del sistema. Una vez habilitado este campo, deberás indicar la forma en la que dichos movimientos serán registrados, podrás elegir entre "Contra documento" o "Contra saldo" . Contra documento Consiste en relacionar cada movimiento de cargo con sus movimientos de abono respectivos, por lo que es necesario que en todos los movimientos que introduzcas registres el número de documento con el que se relacionan. NOTA: Si consideras necesario modificar el tipo de manejo utilizado (de Contra documento a Contra saldo o viceversa) cuando ya cuentes con datos almacenados, será indispensable que regeneres el índice de Cuentas por cobrar localizado en la ventana de control de archivos ubicado desde el menú Principal del sistema menú Utilerías opción Control de archivos , puesto que en las cuentas Contra documento, los movimientos se ordenan por número de documento y, en el de Contra saldo, por fecha de aplicación.

Contra saldo Si eliges esta opción en lugar de la opción Contra documento, se totalizan cargos y abonos importando únicamente su fecha de aplicación; de esta forma, el sistema se encarga de calcular el saldo global sin importar la referencia al documento del que se derivan los movimientos. Números de concepto: Ganancia cambiaria y Pérdida cambiaria

Esta opción se habilita si en Configuración / Parámetros generales está seleccionada la opción Multimoneda . En estos campos deben indicarse los números de concepto que se utilizarán para generar los movimientos de ganancia y pérdida cambiaria de CxC. El sistema sugiere el 19 y 20, pero pueden ser modificados. Estos conceptos se toman del catálogo de conceptos del módulo de Clientes y cuentas por cobrar. Ajuste cambiario de CxC

Folios

Maneja folio Al activar esta casilla el sistema te permitirá generar movimientos de cuentas por cobrar asociados a un folio, con esto Aspel-SAE cumple con las disposiciones fiscales aprobadas hasta el momento. Este manejo se sugiere para los documentos de tipo abono con referencia, incluidos también aquellos relacionados con recepción de pagos y aplicación de anticipos. Al activar este campo al dar de alta un movimiento de CxC, se habilitará el campo "Aplicar folio" para la asignación correspondiente del folio. Nota: Cabe recalcar, que aunque tengas activado este campo no necesariamente todos los movimientos se registrarán con un folio, esto lo decides al dar de alta el movimiento, habilitando el campo "Aplicar folio". Folio (Formato del folio) Si activas el campo "Maneja folio" explicado anteriormente, el sistema te permitirá proporcionar el formato del folio. Al aplicar el folio al dar de alta el movimiento, este se armará con lo anotado en este campo adicionando un número consecutivo. Si no proporcionas un formato para el folio, el sistema sugerirá para la aplicación de folios números secuenciales. Ejemplo: Con folio: ABC (ABC1, ABC2, ABC3, etc) Sin folio: 1,2,3,4,5,6,7,8,9 Nota: Si el folio anotado contiene números o un número en la última posición el sistema empezará a generar el consecutivo a partir del folio o número anotado. Ejemplo: ABC2 (ABC2, ABC3, ABC4, ABC5, etc.).

Fecha de cierre de Al establecer este dato, el sistema no permite realizar algún movimiento de CxC sobre los documentos documentos con una fecha anterior a la aquí indicada. Por ejemplo, es útil si quieres restringir que se realice alguna operación sobre los documentos generados en el año o mes anterior al actual. Carpeta "Campos del usuario" Campo

Descripción

Alfanuméricos Campo 1, 2 y 3 y Numéricos Campo 4, 5 y 6

El sistema proporciona seis campos donde podrás almacenar información de importancia para la empresa, en este campo indica el nombre o leyenda para estos datos, mismos que podrás capturar en la ventana de alta de clientes y que podrás utilizar a través de las consultas personalizadas, editor de formatos o secuencias SQL. Alfanuméricos se refiere a los campos donde puedas almacenar información con letras o números, como fechas o direcciones, los Numéricos podrán ser utilizados para almacenar información que sólo contenga números.

M贸dulo general de configuraci贸n

Configuración / Proveedores y CxP Acceso Ventana principal, Menú Utilerías, Configuración, opción Proveedores y CxP. Campos Carpeta "Generales" Campo

Descripción

Proveedores Clave secuencial

Si se elige Clave secuencial, al dar de alta los proveedores, el sistema le asignará un número progresivo a cada uno de ellos. Con ello será posible llevar un control exacto sobre el folio asignado. Pero si en tu empresa requieres que las claves contengan letras y números o tienen un orden diverso, debes indicar que no se desea una numeración secuencial, de esta manera podrás hacer una asignación personal de las claves. NOTA: Si eliges numeración secuencial, se inhibe el campo de clave en el alta de proveedores. Si no es secuencial, el campo estará activo para su captura.

Cuentas por Pagar Cuentas por pagar Cuentas por pagar puede operar en forma integral con Compras; Si es así al elaborar una integrado recepción de mercancía se registrará automáticamente una cuenta por pagar para el proveedor asociado a la misma, afectando el campo de saldo y compras anuales en el catálogo de proveedores. Si eliges trabajar en forma no integrada, el sistema no afectará, ni generará ninguna cuenta por pagar, para que estos documentos tengan afectación en los saldos del proveedor, debes correr el proceso de Actualización de Archivos ubicado en el módulo general, menú Utilerías.. El cambio de una forma de operación a otra (integrada por no integrada o viceversa), después de haber trabajado con el sistema, puede descuadrar los números y provocar que no coincidan, en cuyo caso se recomienda ejecutar del menú Utilerías , la opción Actualización de archivos / Compras a Cuentas por pagar , para evitar descuadres. Actualización de archivos Contra documento Consiste en relacionar cada movimiento de cargo con sus movimientos de abono respectivos, por lo que es necesario que en todos los movimientos que introduzcas registres el número de documento con el que se relacionarán. NOTA: Si consideras necesario modificar el tipo de manejo utilizado (de Contra documento a Contra saldo o viceversa) cuando ya cuentes con datos almacenados, será indispensable que regeneres el índice de Cuentas por cobrar localizado en la ventana de control de archivos ubicado desde el menú Principal del sistema menú Utilerías opción Control de archivos , puesto que en las cuentas Contra documento, los movimientos se ordenan por número de documento y, en el de Contra saldo, por fecha de aplicación. Contra saldo Con esta opción, se totalizan cargos y abonos importando únicamente su fecha de aplicación; de esta forma, el sistema se encarga de calcular el saldo global sin importar la referencia al documento del que se derivan los movimientos. Números de Esta opción se habilita si en Configuración / Parámetros generales está seleccionada la opción concepto: Ganancia Multimoneda . cambiaria y Pérdida En estos campos deben indicarse los números de conceptos que se utilizarán para generar los cambiaria movimientos de ganancia y pérdida cambiaria de CxP. El sistema sugiere el 19 y 20, pero pueden

ser modificados. Estos conceptos se toman del catálogo de conceptos del módulo de Proveedores y cuentas por Pagar. Ajuste cambiario de CxP Folios

Maneja folio Al activar esta casilla el sistema te permitirá generar movimientos de cuentas por pagar asociados a un folio, con esto Aspel-SAE cumple con las disposiciones fiscales aprobadas hasta el momento. Este manejo se sugiere para los documentos de tipo abono con referencia, incluidos también aquellos relacionados con aplicación de anticipos. Al activar este campo al dar de alta un movimiento de CxP, se habilitará el campo "Aplicar folio" para la asignación correspondiente del folio. Nota: Cabe recalcar, que aunque tengas activado este campo no necesariamente todos los movimientos se registrarán con un folio, esto lo decides al dar de alta el movimiento, habilitando el campo "Aplicar folio". Folio (Formato del folio) Si activas el campo "Maneja folio" explicado anteriormente, el sistema te permitirá proporcionar el formato del folio. Al aplicar el folio al dar de alta el movimiento, este se armará con lo anotado en este campo, adicionando un número consecutivo. Si no proporcionas un formato para el folio, el sistema sugerirá para la aplicación de folios números secuenciales. Ejemplo: Con folio: ABC (ABC1, ABC2, ABC3, etc) Sin folio: 1,2,3,4,5,6,7,8,9 Nota: Si el folio anotado contiene números o un número en la última posición el sistema empezará a generar el consecutivo a partir del folio o número anotado. Ejemplo: ABC2 (ABC2, ABC3, ABC4, ABC5, etc.).

Fecha de cierre de Al establecer este dato, el sistema no permite realizar ningún movimiento de CxP sobre los documentos documentos con una fecha anterior a la aquí indicada. Por ejemplo, esto resulta útil si quieres restringir que se realice alguna operación sobre los documentos generados en el año o mes anterior al actual. Carpeta Campos del usuario Campo

Descripción

Alfanuméricos Campo 1, 2 y 3 y Numéricos Campo 4,5 y 6

El sistema proporciona seis campos donde podrás almacenar información de importancia para tu empresa, en este campo indica el nombre o leyenda para estos datos, mismos que podrás capturar en la ventana de alta de proveedores y que podrás utilizar para obtener información desde las consultas personalizadas, editor de formatos o aplicación de secuencias SQL. Alfanuméricos se refiere a los campos donde podrás almacenar información con letras o números, como fechas o direcciones, los Numéricos podrán ser utilizados para almacenar información que sólo contengan números.

Módulo general de configuración

Configuración / Inventarios Acceso Ventana principal, Menú Utilerías, Configuración, Inventarios. Qué es Aquí podrás definir todos los parámetros que afectarán el funcionamiento de los procesos relacionados al control de inventarios. Campos Carpeta Inventarios Campo

Descripción

Generales Integrado a facturas Los movimientos hechos desde el módulo de Facturas se verán reflejados o no hacia Inventarios, al activar este parámetro cuando elabores una factura, se registrará de manera automática una salida en el inventario de productos. Si no está activada esta opción, el sistema no registrará la salida del inventario, pero si te permite realizar la factura. Integrado a compras Los movimientos hechos desde el módulo de Compras se verán reflejados o no hacia Inventarios. Al activar este parámetro cuando realices una compra se registrará de manera automática una entrada al inventario de productos. Si no activas esta opción, el sistema no registrará la entrada al inventario. Cambio existencias

a Esta opción cuando no está activa sirve para proteger la información y lograr que cada modificación en el campo de existencias esté respaldada por un documento de entrada o salida del inventario. Al activarla permite modificar en forma directa la cantidad anotada en el campo de existencias, tanto en Inventarios como en Multialmacén, en inventarios cuando no se maneja Multialmacén y en Multialmacén cuando sí se maneja éste. Si no marcas esta opción, el cambio a las existencias tendrá que realizarse a través de los documentos de los Módulos de Facturación, Compras o Movimientos al Inventario.

Dígito verificador

Esta alternativa tiene como objetivo lograr una disminución de errores en la captura de claves de productos similares. Al indicar que exista un dígito verificador, el sistema con base en la clave indicada, calculará un dígito adicional que formará parte de la clave de identificación.

Multialmacén

Si tu empresa cuenta con más de una bodega y se centralizan en una sola los procesos de compra y distribución de cada uno de los almacenes, te conviene marcar esta opción. De este modo el almacén central o casa matriz podrá contar con el registro y manejo de las existencias de los diferentes depósitos (catálogo de inventarios), y en todos los movimientos tanto de compras como de facturas, se podrá particularizar el almacén a afectar, lográndose con ello orden y eficiencia en la administración. NOTA: Si no tienes activada esta casilla sólo trabajarás con tu Catálogo de Inventarios sin poder acceder a los campos propios de Multialmacén; si decides cambiar esta opción, tendrás que indicar los productos que manejará cada almacén.

No. de conceptos para movimientos en traspaso (EntradaSalida)

Esta opción te servirá para tener mayor control cuando necesites traspasar productos de un almacén a otro. Estos números de concepto serán fijados y no se podrán modificar en la pantalla donde se realizan los traspasos (aparecerán ya definidos). En la ventana de traspasos podrás realizar en un sólo paso la entrada y salida ahorrando tiempo de captura, errores por distracción en el número de documento o cantidad de producto, o bien, pérdidas de productos por el registro de la entrada y la salida. Conceptos de movimientos al inventario

NOTA: En el catálogo estándar de conceptos de movimientos al inventario, los conceptos definidos para estos fines son 07 (traspaso entrada) y el 58 (traspaso salida). Cantidades (Decimales)

Define cuántos decimales se desplegarán al capturar cantidades de existencias (no costos o precios). El número podrá variar entre cero (sin decimales) y cinco decimales como máximo. Los decimales que puedes capturar dependerán del tamaño de cada campo específico, en pantalla sólo se mostrará el número de decimales indicados aquí, redondeando los últimos números (no desaparecerán los demás decimales). La cifra indicada en este campo afecta Inventarios y servicios, Multialmacén, Movimientos al inventario, Facturación y Compras.

Grupo de productos Configuración de las leyendas (Sección 1 y 2)

Estas leyendas representan las distintas categorías, elementos o variantes que pueden existir de un mismo producto, de tal forma que se puedan agrupar los productos que pertenezcan a una misma clasificación o naturaleza. La configuración de estas leyendas, te permitirá en el alta de productos registrar Grupo de productos (previa configuración de la línea del producto), es decir, un producto modelo que agrupe las distintas variedades que existen de un producto, tomando en cuenta varios elementos como: tallas, colores, estilos, etc. Esta agrupación te permitirá dar de alta automáticamente todas las combinaciones del producto, pudiendo combinar hasta dos elementos. Por omisión el sistema propone el uso de "Talla" y "Color", pero puedes definir la que mejor se adapte a la forma de venta y distribución de tu empresa, Ejemplo . estilo, modelo, estampado, etc. A continuación se muestra un ejemplo de cómo se armarían las claves para las combinaciones Talla y Color. Talla - Color - Clave del subproducto 5 - Azul(Azu) - A001-5-Azu 7 - Rojo(Roj) - A001-7-Roj 9 - Verde(Ver) - A001-9-Ver Las leyendas proporcionadas en estos campos, son las que se sugerirán en todas las ventanas, procesos u opciones relacionadas con el manejo de Grupo de productos, como pueden ser: Líneas de productos, alta de productos, reportes, facturas, compras, etc.

Carpeta "Movimientos al inventario" Campo Formato movimientos inventario

Descripción para Si deseas que al Agregar un movimiento, éste se imprima, escribe el nombre del formato que será al utilizado. Se sugiere un formato, pero puedes crear o modificar uno y asignarlo a este campo. Por omisión se sugiere el formato minv.fto. Editor de Formatos/Tabla de formatos

Ver en alta

Si activas este parámetro el sistema presentará algunas columnas en la ventana de alta de movimientos al Inventario, las cuales indicarán a través de pequeños botones gráficos si el producto indicado en la partida maneja números de serie, lotes o pedimentos.

Carpeta "Campos libres" Campo

Descripción

Alfanuméricos Campo 1, 2 y 3 Y Numéricos Campo 4,5 y 6

El sistema proporciona seis campos donde podrás almacenar información de importancia para tu empresa, en este campo indica el nombre o leyenda para estos datos, mismos que podrás capturar en la ventana de alta de inventarios y que podrás utilizar a través de las consultas personalizadas, editor de formatos o secuencias SQL. Alfanuméricos se refiere a los campos donde podrás almacenar información con letras o números, como fechas o direcciones, los Numéricos podrán ser utilizados para almacenar información que sólo contengan números.

Carpeta Impuestos

Campo

Descripción

Leyendas y Dado que con SAE puedes manejar hasta 4 tipos de impuestos. En este campo deberás proporcionar las Porcentajes % leyendas de los impuestos que usarás, así como el porcentaje de impuesto que se aplicarán a los productos. Sin embargo los porcentajes se podrán modificar en el esquema. Las leyendas y porcentajes definidos en esta sección, se sugerirán al dar de alta los esquemas de impuestos en el módulo de Inventarios. Las leyendas definidas en este campo también se propondrán en el alta de documentos de facturas y compras. El sistema por omisión tiene especificado las leyendas: Imp1 = IEPS, porcentaje % 0 Imp2* = Imp3* = Imp4 = IVA, porcentaje % 15 Si vas a necesitar realizar el desglose de impuestos por el nuevo manejo de retención de impuestos, te recomendamos utilizar para el campo impuesto 3 la retención para el IVA (RET IVA). Estas leyendas también servirán para proponerse en el catálogo de esquema de impuestos y en el apartado cuentas contables de este módulo de configuración. Módulo general de configuración

Configuración / Facturas Acceso Ventana principal, Menú Utilerías, Configuración, Facturas. Qué son Podrás definir todos aquellos elementos que intervengan con el proceso de facturación y adecuarlos a tus requerimientos. Campos Carpeta Generales Campo

Descripción

Facturar sin Al marcar esta casilla podrás elaborar una factura o remisión aún cuando no se tenga la cantidad suficiente existencias de artículos en el módulo de Inventarios o en Multialmacén para cubrir la demanda. De lo contrario el sistema revisará las existencias e impedirá continuar con la captura del documento cuando no exista la cantidad suficiente. Este campo es útil para los casos en el que el producto ya esté disponible físicamente para su venta, pero todavía no se ha efectuado la recepción o entrada del producto al inventario, posteriormente cuando se registre la entrada, se podrá descontar del inventario los productos ya vendidos. Actualización de archivos Alta de Si la marcas será posible incluir un nuevo comprador al Catálogo de clientes al momento de elaborar un clientes en documento en facturación, sin necesidad de cambiar de módulo. captura Acumulado Si este parámetro está seleccionado, cada vez que elabores una factura, se actualizarán los acumulados de de ventas facturación: subtotal, impuestos y montos de descuentos. De esta forma se podrán obtener en cualquier en línea momento estadísticas y gráficas con información completa de ventas de tu empresa. Si no está seleccionado, estos totales no se actualizarán al momento de generar la venta; para que puedas visualizarlos, deberás realizar una actualización de acumulados. Acumulados y actualización Mostrar Con esta opción al consultar cualquier documento de venta en el que el ó los artículos a vender sean un Kit, desglose de podrás ver los productos o componentes que lo integran. Kits Observaciones Cuando se elaboran comprobantes fiscales digitales para productos de tipo kit, la formación de la cadena original en el archivo XML y la presentación de ésta en el comprobante impreso (Qr2) dependen del parámetro ‘Mostrar desglose de kits’ (que se encuentra en ‘Utilerías / Configuración / Facturas / General’). Por omisión el parámetro está inactivo. En este caso los comprobantes fiscales digitales se generan sin incluir el desglose de los componentes del kit, y únicamente se incluye al kit como unidad vendible, es decir, que la cadena original del archivo XML y la Addenda consideran sólo la partida de los kits sin desglosar o incluir a los componentes de éstos. Por el contrario si el parámetro se encuentra activo, entonces al generar CFDs se incluyen sólo a los componentes del kit. Si lo que se requiere es emitir un comprobante fiscal digital que incluya sólo al kit como unidad vendible, entonces al momento de imprimir se debe elegir alguno de los siguientes reportes Qr2: Emisión de facturas digitales o Emisión de devoluciones digitales, según corresponda (de hecho son los que por omisión se sugieren en el diálogo de impresión).

Número de Indica cuantos descuentos se podrán capturar al elaborar un documento o partida de cotización, pedido, descuentos remisión o factura. El número máximo de descuentos es de tres. Número de Indica el número de impuestos que podrás capturar al elaborar un documento (Máximo 4 impuestos). Estos impuestos impuestos se visualizarán como una columna, al dar de Alta un documento de venta. El nombre de los impuestos a manejar, se define en los Parámetros de inventarios localizado en la ventana principal del sistema menú Utilerías opción Configuración / Inventarios carpeta Impuestos . Número Anota el número máximo de partidas que podrán capturarse en el documento de venta con el fin de que en máximo de la impresión el número de partidas no exceda el tamaño de la forma. partidas por documento Número de concepto para compras a Facturas a plazos, intereses por venta a plazo y retención del cliente

Este campo indica los conceptos de cuentas por cobrar, que se utilizarán para registrar las facturas que pagues con la opción de Facturas a plazos; dado que tu puedes indicar un porcentaje de interés a acumular a dichos pagos, también debes indicar el concepto por el que se registrarán esos intereses. También podrás definir el concepto por el que se registrará el movimiento de cuentas por cobrar por la retención al cliente por concepto de flete.

Manejar Fletes

Si en las facturas que expides incluyes un monto determinado por concepto de flete, marca esta opción e indica el Monto que generalmente manejas por dicho concepto, al hacerlo el sistema te sugerirá el monto en todas las facturas.

Los conceptos que el sistema sugiere para cada uno son: Facturas a plazos (18), Int. X venta/plaz (21) y Retención x flete (22). Estos son tomados y definidos desde el catálogo de conceptos ubicado en el módulo de Clientes y cuentas por cobrar. Catálogo de conceptos

En el campo Impuesto indica el porcentaje de impuesto que se calculará sobre el monto del flete, la ventaja de definir estos datos es que el cálculo en la factura será automático, es decir, no necesitarás agregar en la factura una partida para indicar el cobro del flete. Podrás verificar el monto del flete aplicado en la factura en la ventana de totales de la misma. Agregar documento/Totales Datos del cliente / Carpeta datos de venta Vendedores Si eliges Clave secuencial, al dar de alta a los vendedores, el sistema le asignará un número progresivo a Clave cada uno de ellos. Con ello será posible llevar un control exacto sobre el folio asignado. Pero si en tu secuencial empresa requieres que las claves contengan letras y números o tienen un orden diverso, debes indicar que no se desea una numeración secuencial, de esta manera podrás hacer una asignación personal de las claves. NOTA: Si seleccionas numeración secuencial, se inhibe el campo de clave en el alta de vendedores. Si no es secuencial, el campo estará activo para su captura. No afectar doctos. de vta por cambios en info. del cliente

Mediante la activación de este parámetro de configuración, al momento de consultar una factura, visualizarás los datos del cliente tal y como se encontraban en el catálogo de clientes al momento de la venta, independientemente de que estos datos sean modificados posteriormente. Si no está activado este parámetro al consultar una factura, los datos del cliente se mostrarán tal y como estén registrados en ese momento en el catálogo de clientes.

Ejemplo: "Parámetro activado" . El día 1 de Septiembre, se elaboró una factura para el cliente "1" con los siguientes datos:

Si los datos del cliente son actualizados, al consultar la factura posteriormente, observarás que los datos del cliente corresponden a los que se tenían antes de su modificación, es decir, al momento de elaborar la factura. En caso que el Parámetro esté desactivado , al consultar la factura después del registro de los cambios en los datos del cliente, estos cambios se visualizarán en dicha factura perdiéndose así los datos originales con los que fue generada la factura (dirección, población, etc. por lo que la factura impresa diferirá un poco de la almacenada en el sistema, ya que la impresa contendrá los datos del cliente registrados al momento de su elaboración y emisión.

Importante: Las facturas realizadas con o sin la activación de este parámetro, no se verán afectadas si posteriormente decides según corresponda activar o desactivar este parámetro. Carpeta Por documento Campo Descripción Tipo de documento

Selecciona el tipo de documento que deseas configurar, los disponibles son: facturas, remisiones, pedidos, cotizaciones y devoluciones, dentro de los datos que se configuran están: formato de folios, archivo de impresión, etc.

Folios secuenciales Cuando se instala el sistema esta casilla se encuentra activa por omisión, lo cual significa que el sistema asignará un folio secuencial y/o consecutivo por cada documento que elabores. Por lo que NOTA: Los campos el campo "Número" en la cabecera del documento no podrá ser editado. de esta ventana se encuentran agrupados Si activas este parámetro, podrás indicarle al sistema mediante la generación de folios de tal manera que en personalizados el uso de un folio en particular, así como determinar su manejo y/o aplicación en el

cada uno de los documentos se configure el folio y formatos de impresión.

sistema, es decir, si son folios internos (lo que en versiones anteriores se manejaba como folios personalizados), folios para comprobantes fiscales impresos o folios para comprobantes fiscales digitales. Por cada folio personalizado podrás utilizar y/o seleccionar un formato de impresión. Si no activas este parámetro, deberás seleccionar el formato de impresión para el tipo de documento según corresponda. Revisa la explicación del campo "Formato para los folios ". Si no activas este parámetro, significa que no necesitas un orden consecutivo; así será posible indicar la clave o folio al dar de alta el documento, que podrá estar compuesto por letras o números; de esta forma siempre que elabores un documento será necesario escribir su número para que sea almacenado por el sistema, es decir, deberás asignar directamente el número del folio. Si no lo indicas, el sistema automáticamente lo realiza generándolo a partir del formato estándar. Para este caso, deberás seleccionar el formato de impresión para el tipo de documento que corresponda. Ver formato de impresión .

Formato para folios

Esta función solamente la podrás utilizar en caso de que quieras manejar folios secuenciales indicándole al sistema este manejo activando la casilla de "Folios secuenciales ". El sistema por omisión propone el uso de un formato estándar el cual está basado en un formato numérico y consecutivo, ejemplo 1,2,3,4, etc., pero podrás dar de alta Folios personalizados (hasta 5) que incluyan letras o números. Adicionalmente podrás establecer si estos folios serán de uso Interno, impresos o digitales. Folio secuencial. Es un tipo de folio personalizado y/o creado por la empresa para control interno. Estos folios se imprimirán junto con el documento de venta correspondiente. Este folio es el que en versiones anteriores a la 4.0 se manejaba. Folio secuencial impreso. Es un tipo de folio solicitado previamente ante la autoridad correspondiente, para expedir documentos fiscales de manera impresa. Estos folios son creados por los mismos contribuyentes que optan por imprimir y controlar sus propios comprobantes, pero con la diferencia que ya están autorizados y que cumplen con lo establecido por el SAT en base a la regla 2.4.24 Folio secuencial digital. Es un tipo de folio solicitado ante la autoridad correspondiente, para expedir documentos fiscales digitales para su envío y registro por Internet. Para personalizar estos folios según lo requieras, selecciona el botón . Para mayor información de la pesonalización de los folios Haz clic aquí . Una vez personalizados tus formatos indicarle al sistema cual será el formato que propondrá en los Perfiles del usuario, ya que podrás indicar que un usuario utilice o tenga asignado un folio en particular.

Personalización de folios fiscales Mediante el botón podrás desplegar la ventana de personalización de folios fiscales para configurar las leyendas o etiquetas que utilizará el sistema para armar el folio consecutivo, pudiendo definir hasta cinco folios personalizados.

La ventana para dar de alta los folios varia dependiendo del tipo de documento desde el cual estés dando de alta los folios, las ventanas son: Para los documentos de tipo: Factura y devolución

Datos que se solicitan en esta ventana Campo

Descripción

Folio

Indica el formato con el que el sistema se basará para armar los folios. El folio puede contener letras, números o ambos, para posteriormente a partir de este formato se comiencen a generar de manera secuencial los folios. Podrás configurar hasta 5 folios además del folio estándar, estos deberán estar compuestos hasta de 7 dígitos entre números y letras. Si los folios los deseas utilizar para comprobantes fiscales digitales (facturación electrónica), deberás activar el campo "Digitales". Para los documentos fiscales presentados de manera impresa, selecciona el campo "Impresos". El folio anotado en este campo debe coincidir con la serie y rango de folios proporcionados por el SAT, tomando en cuenta que un folio puede estar compuesto por letras (series) y números Ejemplo. "A001" donde la letra A y los números 000 se considera la serie y el número "1" como el folio inicial del rango a manejar: El formato del folio podrá variar y esto dependerá de lo dispuesto por el SAT para la generación de estos. El sistema Aspel-SAE llevará la siguiente lógica para determinar entre la serie y el número del folio. El sistema considerará como parte de la serie los números o letras que estén a la izquierda contando desde el último número. Ejemplos: A001 , donde el Folio es "A001" y la serie es "A" y el "001" es el número con el que empezará el rango del folio. Los ceros cuentan como parte del rango del folio. A23B1 , donde el Folio es "A23B1" y la serie es "A23B" y el "1" es el número con el que empezará el rango del folio. Ejemplos gráficos: Selecciona el tipo folio para ver y/o consultar su ejemplo. Folio B001H4 Folio A001

Folio F45G01 Folio R45N10 Folio 145TY1 Si en e folio no se proporciona ningún número, el sistema propone como folio Inicial "1", Ejemplo . Los folios no necesariamente deben iniciar en "1", si así lo requieres podrás configurar que empiecen a generarse desde cualquier número, Ejemplo . Notas Los folios deberán ser solicitados al SAT mediante el programa SICOFI (Sistema Integral de Comprobantes Fiscales Digitales), y para esto ya debes contar con el o los certificados de sello digital. Para dar de alta posteriormente mas rangos para el folio, dirígete a la carpeta "Folios fiscales " ubicado desde esta misma ventana de configuración. Cada vez que des de alta una serie o rango para un determinado folio, estos se registrarán en la carpeta "Folios fiscales " para su modificación. Si anotas un folio que ya se esté usando, el sistema lo identificará automáticamente y al momento de asignar el rango inicial tomará el consecutivo del folio, es decir, el rango "Hasta" asignado inicialmente para el folio. Comprobantes Impresos Selecciona esta casilla, si el folio personalizado se utilizará para la expedición de facturas impresas. Digitales Selecciona esta casilla, si el folio personalizado se utilizará para la expedición de facturas digitales. Para ambos casos (impresas o digitales) se solicitará la Configuración del folio . Los digitales adicionalmente se podrán expedir de manera impresa. Configuración de folios En este ventana deberás especificar ciertos datos importantes para que las facturas sean generadas correctamente.

Desde esta ventana podrás dar de alta para los folios personalizados en Aspel-SAE las distintas series o rangos que se utilizarán para la expedición de facturas ya sea impresas o digitales. Los rangos o series dados de alta desde esta parte, los podrás consultar y/o administrar desde la carpeta "Folios fiscales ". Los datos que se solicitan en esta ventana son:

Columna

Descripción

Documento

Campo informativo. Tipo de documento en el cual se están definiendo los folios. Esta tipo de ventana sólo estará disponible para documentos de tipo factura y devoluciones, por lo que las leyendas que aparecerán en este campo son: "Facturas" o "Devoluciones" según sea el caso.

Folio

Campo Informativo. Muestra el folio que se está personalizando.

Serie

Campo informativo. Se muestra la serie del folio. Se propone la serie del folio proporcionado en el campo Folio . Para saber el criterio que se está usando para determinar la serie consulta el campo Folio .

Número de Número de aprobación otorgado por el Sistema Integral de Comprobantes autorización y Año Fiscales derivado de la solicitud de rangos o asignación de folios de comprobantes fiscales. También deberás anotar el año en que los folios son aprobados y/o autorizados. Este es un dato que obtienes al generar los folios mediante el programa SICOFI. Desde/ Hasta

En el campo "Desde " se propone el número inicial o consecutivo del folio que se esté personalizando. En el campo "Hasta" indica el folio final del rango de folios a manejar para esta serie. Nota: Si el folio ya cuenta con una definición de rangos anterior, el sistema mostrará en el campo "Desde" el consecutivo del folio, es decir, el último número asignado al folio. Recuerda que los folios se van asignando de manera consecutiva. Para mayor información consulta el tema: Como va asignando y/o utilizando estos rangos el sistema.

Posteriormente para añadir, modificar o eliminar rangos para un folio en particular, dirígete a la carpeta "Folios fiscales ". Último

Formato emisión

En este campo se muestra el último folio generado. Por omisión cuando se está dando de alta el folio, se mostrará el primer número del rango inicial correspondiente al folio, aunque éste todavía no se haya generado aún. de Selecciona el formato de impresión para cada folio personalizado. Ver Formatos del módulo de Facturas y Vendedores. Puedes elegir entre los formatos ya definidos por el sistema con extensión .fto o .qr2 según corresponda. El sistema propone para los folios impresos formatos con Extensión FTO y para los digitales formatos en con Extensión QR2 , los formatos varían dependiendo del tipo de documento del cual se estén personalizando los folios, inicialmente el sistema propone los siguientes formatos:

Facturas

Devoluciones

Si lo requieres, podrás seleccionar otro formato de impresión de los disponibles o los creados por ti (Editor de formatos , Administrador de reportes ). Cabe mencionar que el formato de impresión que indiques en este campo, será sugerido por el sistema en la impresión de tus documentos y si así lo deseas, al momento de su impresión podrás cambiar el formato. Si deseas crear tus propios formatos, auxiliate con el editor de formatos o el editor de reportes según sea el formato requerido. Edita tus formatos de reportes o Administrador de reportes información general. Para los documentos de tipo: Remisiones, pedidos y cotizaciones Cuando se quiere determinar los folios personalizados para los documentos que son Remisiones, Pedidos y Cotizaciones , se muestra una ventana en la cual podrás definir las etiquetas de los folios que vas a usar para la captura de los mismos. Ejemplo (folio alfanumérico) : Si como número de folio indicas 1POI, el número secuencial que se armará será: 1POI1, 1POI2, 1POI3, etc. Ejemplo (folio numérico) : 100, el número secuencial que se armará será: 100, 101, 102, etc. La ventana es la siguiente:

Para consultar el Formato de impresión para los documentos de tipo Remisión, Pedido y Cotización haz clic aquí. Editor de formatos Administrador de Reportes Formato Impresión

Este campo se habilitará para los documentos que no tengan activado el campo folios secuencial. Indica el formato de impresión dependiendo del documento que se esté configurando. Puedes tomar los archivos de formato .fto que se incluyen en el sistema, o bien, crear o modificar formatos para adecuarlos a tus necesidades, esto lo podrás realizar con el Editor de formatos

El formato propuesto por el sistema dependerá del tipo de documento que se esté configurando, es decir, remisiones (Remisiol.fto), pedidos (Pedido.fto) y cotizaciones (Cotizal.fto). Archivo configuración

En este campo debes indicar el nombre del archivo de configuración (*.CFT), que se utilizará por omisión para la captura de documentos. Cabe señalar que la función de estos archivos es la de definir qué campos de información se permitirán ver y capturar para agilizar la elaboración de documentos del módulo de Facturas y Vendedores, dependiendo de las necesidades de tu empresa. Este archivo de configuración se alimenta o se define con el proceso Personalización de la captura de documentos

Fecha cierre documentos

de Al anotar este dato, el sistema no permitirá realizar operación alguna sobre los documentos de Facturas , Remisiones y/o Devoluciones (altas, cancelación, devolución, etc.) con una fecha anterior a la aquí indicada.

Botón "Reiniciar Folios" El sistema maneja un límite para el campo del número del folio, el cual consiste en que en el campo donde se registran los números de los folios no pueden registrarse más de 32767 folios seguidos, por lo que se creo un proceso para reiniciar el contador del campo, sin que esto afecte el consecutivo real del folio dentro de la factura ni los rangos configurados para las facturas electrónicas.

Para una explicación mas amplia, consulta el tema: Reiniciar folio Carpeta Folios Fiscales Desde esta ventana además de consultar los folios y rangos dados de alta desde la carpeta "Por documento/Folios iniciales/Folios personalizados " podrás dar de alta más rangos para el folio o incluso antes de utilizarse para la generación de documentos modificarlos o eliminarlos. La ventana es la siguiente:

Conforme vayas incorporando nuevos rangos para los distintos folios observarás varios registros, uno por cada nuevo rango definido. Manejo ¿Cómo va asignando y/o utilizando estos rangos el sistema? Se tienen las siguientes series con sus respectivos rangos: Folio Serie Rango

Desde Hasta 1. A001

2. R1TY1 R1TY

500

200

3- A001 A 500 800 Para el ejemplo tomaremos en cuenta que primero se dio de alta para el folio el rango Desde (001) Hasta (500) y posteriormente se registró el rango Desde (500) hasta (800). El sistema empezar a usar número de folio proporcionado como folio Inicial (en este caso 001), y seguirá generando y/o aplicando al documento folios de manera secuencial hasta llegar al último rango definido (en este caso 500). Hasta este punto el sistema ya no cuenta con más folios para la generación de documentos, por lo que al dar de alta un nuevo documento el sistema advertirá mediante un mensaje que deberás definir o dar de alta más rangos para el folio. Para esto deberás asignar los nuevos rangos para el folio (previa solicitud al SAT) para registrarlos en el sistema desde esta ventana de "Folios fiscales" con el botón "Agregar". Cuando el sistema detecte nuevos rangos para el folio, podrás continuar con la generación de documentos, y así sucesivamente. También se puede dar el caso en que los rangos ya no se extiendan para el formato del folio, por lo que deberás definir o dar de alta un nuevo folio desde la ventana de Personalización de folios. Botones de esta ventana Botón Agregar Con esta opción podrás dar de alta para un folio en particular más rangos (previa solicitud de estos al SAT). Es preciso que previamente se definan en la Carpeta por documento , los tipos de folios que se van a manejar. Antes que nada deberás seleccionar del campo Folio, el folio al cual se la definirán nuevos rangos. Campos de esta ventana Campo Descripción Documento

Folio

Campo Informativo. Muestra el folio que se está personalizando.

Serie

Número autorización Año Desde/ Hasta

de Muestra el número de autorización para usar los rangos y el año en que se autorizó su uso. y Este es un dato que obtienes al generar los folios mediante el programa SICOFI. En el campo "Desde " se propone el número inicial o consecutivo del folio que se esté personalizando. Cuando das de alta un nuevo rango para la serie, siempre se tomará el último rango configurado para la serie, dato que servirá para determinar el número inicial del rango a registrar. En el campo "Hasta" indica el folio final del rango de folios a manejar para esta serie. Para mayor información consulta el tema: Como va asignando y/o utilizando estos rangos el sistema.

Botón Modificar Cuando se quiere cambiar algún dato de la configuración de folios únicamente se puede modificar el rango final (Hasta), el año y número de aprobación. Ya no podemos reemplazar el número de autorización capturado.

Si ya se está usando este folio en el sistema, es decir ya se generó el primer documento con este rango de folios, lo especificado para el folio ya no podrá modificarse. Botón Eliminar Sirve para borrar algún rango de folios registrado en el sistema al posicionarse sobre él. El sistema te preguntará si estás seguro de eliminar el registro. Si ya se está usando este folio en el sistema, es decir, ya se generó el primer documento con este rango de folios, ya no podrás eliminar ningún registro del folio o rango registrado. Carpeta Por Partida Campo

Descripción

Captura en alta de documentos: Descuento, Impuesto, Comisión y Observaciones.

Al marcar cada casilla, se indica al sistema que podrá ser capturado cada uno de estos conceptos para cada artículo que se incluya en un documento del módulo de Facturas y Vendedores. La autorización de uno de los conceptos es independiente de los demás. Si no se marcan las casillas correspondientes, el sistema no permitirá la captura de estos conceptos en las partidas de los documentos de ventas. Sólo para el caso

Ver en consulta

Selecciona aquellos campos que deseas poder consultar cuando accedes a la consulta de los documentos de este módulo, elige entre: Tipo de producto, Números de serie, Lotes y pedimentos, Observaciones, Apartados y/Desglose de grupo de productos. Estos serán mostrados en columnas verticales a la izquierda de las partidas del documento consultado, como botones gráficos.

Ver en captura

Si activas estos parámetros (Tipo de producto, Números de serie, Lotes y pedimentos, Observaciones, Apartados y/o Descripción de productos) el sistema los presentará en columna dentro de la ventana de alta de movimientos, las cuales indicarán a través de pequeños botones gráficos si el producto indicado en la partida maneja números de serie, lotes, pedimentos, observaciones, etc.

Carpeta Sellos Digitales Aquí se define ciertos datos que son importantes para que Aspel-SAE pueda generar correctamente los documentos fiscales digitales (facturación electrónica). Estos datos en la mayoría de los casos son solicitados al SAT previamente y siguiendo un proceso minucioso e involucrando varios elementos. Para mayor información consulta la página de Internet del SAT o consulta los siguientes temas: Antecedentes Factura Electrónica Qué es Factura Electrónica Guía rápida para emitir Facturas Electrónicas Campos o datos que se solicitan para configurar correctamente el sistema para la expedición y/o generación de comprobantes fiscales digitales. Campo

Descripción

Certificado

Tienes que ingresar la ruta en la cual almacenaste el archivo que contiene el Certificado de tu Sello Digital que el SAT te proporcionó. Atributo opcional que sirve para expresar el certificado de sello digital que ampara al comprobante como texto, en formato base 64. Se vuelve obligatorio si no se expresa el número del certificado.

Llave privada

Aquí necesitas especificar la ruta del lugar seguro en el que resguardaste La llave privada de tu certificado de sello digital.

Contraseña

Ingresa la contraseña que proporcionaste para encriptar tu llave privada cuando generaste tu Firma Electrónica Avanzada con el programa SOLCEDI. Antecedentes Factura Electrónica

Vigencia (Desde – Hasta)

Dado que el Certificado de los Sellos Digitales tienen un período de validez se muestra la fecha en la que dichos certificados estarán vigentes.

Namespace

En este apartado se podrá consultar el namespase definido por el SAT para la empresa. Uso El estándar del comprobante fiscal digital incluye dos elementos definidos como de tipo abierto que servirán para integrar nodos adicionales al cuerpo del comprobante, estos definidos por el Servicio de Administración Tributaria. Uno de estos elementos es el uso de un namespace que estará referenciado a una ruta para comprobar la validez del comprobante fiscal. Para poder ser validado el comprobante fiscal digital correctamente, deberá estar referenciado al namespace del comprobante fiscal digital y referenciar la validación del mismo a la ruta publicada por el SAT en donde se encuentra el esquema XSD objeto de la presente sección (http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/cfd/2/cfdv2.xsd) de la siguiente manera: <Comprobante xmlns="http://www.sat.gob.mx/cfd" xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:schemaLocation=" http://www.sat.gob.mx/cfd http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/cfd/2/cfdv2.xsd" Por omisión, el sistema incluirá esta estructura o referencia (namespace) publicado por el SAT. Adicionalmente, el sistema permitirá definir un namespace para el cliente, que podrá servir para validar otros documentos oficiales como pudiera ser el addenda. Revisar detalle del cliente El sistema incluirá en un archivo base con extensión .INI el namespace definido por el SAT, este archivo se identificará con el siguiente nombre: NamespaceBaseE.ini: Archivo base para armar el namespace de la empresa cuando se crea una nueva empresa. Este archivo se baja en el directorio de instalación del sistema. En base al archivo anterior al acceder a esta opción, se creará un archivo Namespace para las empresas, con el siguiente nombre: NamespaceEmpresas.ini: Archivo donde se almacena el namespace de las

empresas. Ambos archivos se copian en la ruta de instalación del sistema, y por cada empresa dada de alta se generará un registro dentro del archivo "NamespaceEmpresas.ini" . Desglose de Desctos.

Cuando el parámetro se encuentre sin marcar: Indica que los descuentos se aplicarán directamente al precio del producto, por lo que dichos descuentos no se desglosarán en el archivo de factura .XML. En este caso el precio será igual a: Precio = Precio del producto – Descuentos de la partida. Cuando el parámetro de encuentre marcado: Indica que los descuentos no se aplicarán al precio del producto y dichos impuestos serán desglosados en el archivo de factura .XML en partidas independientes. En este caso el precio será igual a: Precio = Precio. Nota importante: El Descuento Financiero no sé verá afectado por el manejo de este parámetro y siempre se manejará como descuento.

Avisarme

Al activar esta opción le indicamos al sistema que mediante un mensaje, notifique a cierto número de días del término de la vigencia de los cerficados. Podrás seleccionar entre 30 días, 15 días, 1 semana o nunca.

R.F.C Empresa

Proporciona el RFC de la empresa para que sea anexado en la factura.

R.F.C. Mostrador

Este RFC es genérico y es designado por el SAT para emitir facturas electrónicas para el cliente mostrador. Este dato se propone en el desglose de la factura digital para el campo correspondiente al RFC. NOTA: Recuerda que todas las Facturas Electrónicas deben de contener un RFC para que sean válidas, por lo que este campo te servirá para emitir una factura de un cliente mostrador que no requiera la emisión de dicha factura, es decir, no cuenta con un RFC.

Dirección fiscal detallada

En esta ventana se solicitarán los datos de la dirección fiscal del emisor, domicilio fiscal y lugar de expedición. Algunos datos son de caracter obligatorio y lo podrás identificar por que se anexa un recuadro ( ) junto al dato o campo.

Nota importante: Los datos deben corresponder a los autorizados por la autoridad correspondiente (SAT), de lo contrario originaría una mala configuración del sistema, así como la mala generación de documentos fiscales digitales. Estos datos sólo los deberás proporcionar si el sistema emitirá facturas digitales fiscales. Módulo general de configuración

Configuración / Compras Acceso Ventana principal, Menú Utilerías, Configuración, Compras. Qué son Podrás definir todos aquellos factores que intervengan con el proceso de Compras y adecuarlos a tus requerimientos. Campos Carpeta Generales Campo

Descripción

Acumulado de Si este parámetro está seleccionado, cada vez que se elabore una compras en línea recepción, se actualizarán los acumulados de compras: subtotal, impuestos y montos de descuentos. De esta forma, se podrán obtener en cualquier momento estadísticas y gráficas de la información completa de las compras de tu empresa. Si no está seleccionado, estos totales no se actualizarán al momento de generar la compra; para que puedas visualizarlos deberás realizar una actualización de acumulados de compras (módulo de Compras , menú Herramientas , opción Acumulados / Actualización ). Acumulados y actualización Alta proveedores captura

de Si la marcas será posible incluir un nuevo Proveedor al catálogo de en Proveedores en el momento de elaborar un documento en Compras, sin necesidad de cambiar de módulo.

Alta de productos Al activar este campo te será posible incluir un nuevo producto en el en captura catálogo de productos en el momento de elaborar un documento en Compras, sin necesidad de cambiar de módulo. Acumular indirectos a CxP

A través de este campo se indica la forma en la que los gastos indirectos afectaran a la CxP originada por las compras, si defines: Automático, los gastos indirectos siempre se registrarán en CXP; Manual, al elaborar la recepción de mercancía, el sistema preguntará si acumula los indirectos a CXP; Nunca, el sistema solicitará el monto de los indirectos pero no se acumularán en el adeudo al proveedor.

Número de concepto para compras a plazos, intereses por compras a plazo y retención del proveedor

Este campo indica los conceptos de cuentas por pagar que se utilizarán para registrar las compras que pagues con la opción de compras a plazos; dado que puedes indicar un porcentaje de interés a acumular a dichas compras, también debes indicar el concepto por el que se registrarán esos intereses. También podrás definir el concepto donde se registrará la retención al proveedor por concepto de flete. Los conceptos que el sistema sugiere para cada uno son: Compras a plazos (18), Int. X compra/plaz (21) y Retención x flete (22). Estos son tomados y definidos desde el catálogo de conceptos ubicado en el módulo de proveedores. Catálogo de conceptos

Número impuestos

de Indica el número de impuestos que podrás capturar al elaborar un documento (Máximo 4 impuestos). Estos impuestos se visualizarán como

una columna (I.E.P.S, Estatal, I.V.B.S.S e I.VA.), al dar de Alta un documento de compras. El nombre de los impuestos a manejar, se define en los Parámetros de inventarios , localizado en la ventana principal del sistema menú Utilerías opción Configuración / Inventarios carpeta Impuestos . Manejar Fletes

Si en las compras que realizas cobran un monto por flete, marca esta opción e indica el monto que generalmente cobran por dicho concepto, al hacerlo el sistema te sugerirá el monto en todos tus documentos. En el campo Impuesto indica el porcentaje de Impuesto que se calculará sobre el monto del flete, la ventaja de definir estos datos es que el cálculo en la compra será automático, es decir ya no necesitarás agregar una partida a la compra para realizar el cobro del flete. Este monto del flete también se mostrará el cálculo en la ventana de los totales de los documentos del modulo de compras. Agregar proveedor/ Carpeta datos de venta

Carpeta Por documento Campos

Descripción

Tipo documento

de En esta carpeta se configura los tipos de documentos que maneja el módulo de compras (Recepciones , Ordenes y Devolucione s), el tipo de folio, formatos y archivo de impresión para dichos documentos del módulo.

Folio secuencial

Si activas esta casilla el sistema asignará un folio secuencial y/o consecutivo por cada documento que elabores. Por lo que el campo "Número" en la cabecera del documento no podrá ser editado. Revisa la explicación del campo "Formato para los folios ". Si no necesitas un orden consecutivo, no marques la casilla; así podrás indicar la clave o número al dar de alta el documento, que podrá estar compuesta por letras o números; De esta forma siempre que elabores un documento será necesario escribir su número para que sea almacenado por el sistema.

Formato los folios

para El sistema por omisión propone el uso de un formato estándar el cual asigna un folio con formato numérico, 1,2,3,4, etc., pero podrás dar de alta folios personalizados que incluyan letras o números, en los que el sistema se base para armar los folios secuenciales. Si manejas folios secuenciales, mediante el botón podrás definir las leyendas o etiquetas que utilizará el sistema para armar el folio consecutivo. Solo podrás definir hasta cinco folios personalizados. Una vez definidos estos se mostrarán entre la lista de "Formatos para folios" disponibles para el documento. Selecciona el formato, una vez definidos los formatos de folios puedes elegir el que sugiera el sistema –por ejemplo el más común-, sin embargo, en el momento de la elaboración de documentos, se podrá indicar cualquier otro de los folios definidos. Ejemplo (folio alfanumérico) : Si como número de folio indicas 1POI, el número secuencial que se armará será: 1POI1, 1POI2, 1POI3, etc. Ejemplo (folio numérico) : 100, el número secuencial que se armará será: 100, 101, 102, etc. Nota: Si no está activada la casilla de Folios secuenciales, esta opción estará desactivada.

Formato impresión

Para imprimir un documento en cuanto termines de elaborarlo debes indicar en este campo el nombre del archivo que contendrá el formato a utilizar. Cabe mencionar que el formato de Impresión que indiques será sugerido por el sistema, por lo que si deseas lo puedes cambiar al momento de la emisión. El formato propuesto por el sistema depende del tipo de documento que se esté configurando, es decir, Recepciones (Rcompral.fto), Órdenes (Ordenlw.fto) y Devoluciones (Dcompraw.fto).

Nota: Hay que tener en cuenta que el manejo de los archivos para los formatos de impresión, depende también de si el sistema esta trabajando o manejas Multimoneda, estos archivos tiene el mismo nombre solo que tienen terminación "M", ejemplo: Rcompralm.fto , Ordenlwm.fto y Dcomprawm.fto. Editor de formatos Archivo configuración

En este campo debes indicar el nombre del archivo de configuración (*.cft), que se sugerirá para la captura de documentos. Cabe señalar que la función de estos archivos es la de definir qué campos de información se permitirán ver y capturar para agilizar la elaboración de documentos del módulo de Compras, dependiendo de las necesidades de tu empresa. Ver: Personalización de la captura en los documentos

Fecha de cierre Al anotar este dato, el sistema no permitirá realizar operación alguna sobre los documentos de Compras de documentos (recepciones y devolución) con una fecha anterior a la aquí indicada. Carpeta Por partida Campo

Descripción

Captura en alta de documentos: Observaciones e Impuestos

Al marcar cada casilla, se indica al sistema que podrá ser capturado cada uno de estos conceptos para cada artículo que se incluya en un documento (del módulo de Compras). La autorización de uno de los conceptos es independiente de los demás. Si no se marcan las casillas correspondientes, el sistema no permitirá la captura de estos conceptos en las partidas de los documentos de compras.

Ver en consulta

Selecciona aquellos campos que deseas poder consultar cuando accedas a la consulta de los documentos de este módulo, elige entre: Números de serie, Lotes y pedimentos, Observaciones, Desglose de grupo de productos. Estos serán mostrados en columnas verticales a la izquierda de las partidas del documento consultado, es decir aparecerán como botones gráficos.

Ver en captura

Si activas este parámetro (Números de serie, Lotes y pedimentos, Observaciones) el sistema los presentará en columna dentro de la ventana de alta de movimientos, las cuales indicarán a través de pequeños botones gráficos si el producto indicado en la partida maneja números de serie, lotes y pedimentos y observaciones.

Considerar Al ser activado este campo, el sistema tomará el impuesto 1 (IEPS) de un producto como parte del impuesto 1 en el costo del mismo y este será actualizado en inventario y se incluirá para calcularse el costo promedio. costo Nota: Es importante que si estas utilizando este parámetro, tomes en cuenta o verifiques que en la factura no se aplique nuevamente el impuesto IEPS. Módulo general de configuración

Configuración / Cuentas contables Acceso Ventana principal, Menú Utilerías, Configuración / Cuentas contables. Qué es Este apartado es muy importante, ya que aquí se indican los números de cuenta que se utilizarán en las pólizas generadas por la interfase Aspel-COI. Pólizas en las que se utilizan las cuentas contables Generales Cuenta Maestra

Cuenta correspondiente al Se utiliza en la póliza de: catálogo estándar de Aspel- COI

Ventas

4100-001-000

Descuento financiero ventas Impuesto por pagar

Ventas Ventas

2150-001-000

Devolución de ventas

Ventas Devol. de Vtas.

Venta de servicios Clientes

1150-001-000

Ventas / CxC

Almacén

1160-003-000

Compras / Movs. al Inv.

Descuento financiero en compras

Compras

Impuesto por acreditar

Compras

Devolución de compras

Devol. de Compras

Compra de servicios

Compras

Proveedores Otras Bancos

1211-001-000 1120-001-000

Compras / CxP Ventas / CxC / CxP

Diferencia costo compras

Movimientos al inventario

Otros impuestos

Ventas/Compras

Impuesto 1

Ventas/Compras/devolución ventas y compras

Impuesto2

Ventas/Compras/devolución ventas y compras

Impuesto 3

Ventas/Compras/devolución ventas y compras

En las leyendas para impuesto 1, impuesto 2 e impuesto 3 se mostrarán las leyendas configuradas en el apartado de cuentas contables del módulo de configuración, es decir, los impuestos configurados en dicha parte. Estas cuentas no forman parte del catálogo estándar que maneja Aspel-COI, si las deseas manejar las deberás dar de alta y posteriormente especificar el número de la cuenta en este apartado. Desde la ventana de Interface Aspel-COI, botón Cuentas contables , podrás configurar más cuentas para la correcta interface del sistema Aspel-SAE/Aspel-COI.

Para mayor información: Donde se definen las cuentas contables Esencial El sistema genera pólizas desglosadas por cliente, por proveedor, por línea de producto, clasificación, moneda, etc., de acuerdo a tus requerimientos que tu selecciones. Se recomienda que mensualmente se Concilien las cuentas de AspelCOI contra los totales de Aspel-SAE. Temas relacionados Interfase Aspel-COI Módulo general de configuración

Configuración / Aplicaciones asociadas Acceso Ventana principal, Menú Utilerías, Configuración, Aplicaciones Asociadas. Qué es Aquí puedes definir las aplicaciones que se activarán automáticamente cuando elijas la opción Calculadora, Editor de textos (Editor de formatos del menú Archivos) o solicites una Hoja de cálculo. Estas aplicaciones son importantes. El contar con una calculadora te permitirá efectuar operaciones en cualquier parte del sistema, esta calculadora es adicional a la que proporciona el sistema en los campos de tipo monto. Uso de la calculadora dentro de los campos El editor de formatos te permite crear o modificar los formatos que se utilizan para imprimir los reportes, y con la hoja de cálculo puedes establecer un vínculo dinámico que se actualizará cada vez que abras un archivo, con información generada en tu sistema. Copiado especial Campos Campos

Descripción

Ruta de las aplicaciones: Calculadora, Editor de textos y Hoja de cálculo

Para poder tener acceso a las aplicaciones de calculadora, editor de texto y la hoja de cálculo desde el sistema SAE, indica la ruta donde se encuentran los archivos ejecutables (*.EXE) de cada una de las aplicaciones que sean utilizar para dichos fines, así podrás tener acceso a ellas desde el sistema. Calculadora Hoja de cálculo Editor de formatos

Activar Sugerencias

Al activar esta opción, cada vez que accedas al sistema, después de haber seleccionado la empresa a trabajar, aparecerá una sugerencia de operación del sistema, con el fin de proporcionarte tips para el correcto manejo de la información de tu empresa. Activar sugerencias

Modo alterno Con esta opción podrás cambiar la configuración de la tecla Enter, ya que su funcionamiento por omisión de captura es el de validar o aceptar el proceso, pero si activas esta opción, la tecla Enter se convertirá en tabulador, avanzando de un campo a otro dentro de una ventana de captura. Nota: Si está activada esta opción, al momento de que llegues a algún botón Aceptar, la tecla Enter se convertirá en validación o terminación del proceso, solamente será en este caso, volviendo de nuevo a la función de Tabulador. Mostrar al inicio

citas

Al activar esta opción le indicas al sistema que al acceder al sistema te notifique de las citas programadas para el día de hoy desde el Administrador de clientes o en sus caso desde la ventana de citas de Microsoft Outlook® , este último dependerá si el sistema está trabajando con le parámetro "Utilizar Interfaz con Outlook".

Para mayor información consulta el tema: Alta de citas y Agenda Utilizar Interfaz Existen dos formas de manejar este concepto: con Outlook® Sin establecer interfase con Microsoft Outlook® Estableciendo la interfase con Microsoft Outlook® Sin establecer interfase con Microsoft Outlook® Podrás dar de alta los distintos contactos del cliente, proporcionando la información necesaria para agilizar el envío de correos electrónicos con la información de las principales consultas mediante el uso del correo predeterminado en tu computadora La opción para envío de correos estará disponible en las principales consultas del sistema. Estableciendo interfase con Microsoft Outlook® Gracias a la interfase con Microsoft Outlook® , la cual habilitas en los parámetros de configuración, podrás asociar a los clientes registrados en Aspel-SAE, los contactos previamente registrados desde Outlook® , igualmente podrás dar de alta un contacto de Outlook desde la consulta de contactos de Aspel-SAE.. Para una mejor integración entre ambas aplicaciones, al dar de alta un contacto desde la ventana de Outlook® podrás incluir información específica de Aspel-SAE, es decir, información del cliente o vendedor, etc. Esta interfase sólo funciona a partir de la versión 2000 de Microsoft Outlook® o superior. Impresora

Indica la ruta donde se encuentra instalada la impresora que se tendrá como predeterminada para el sistema. Si tienes una impresora predeterminada en tu sistema operativo (Windows® 98, NT, 2000 o XP), el sistema mostrará la ruta de instalación de dicho dispositivo. Configurar: Puedes configurar el tipo de letra para los encabezados, texto normal y letra condensada. También te permite establecer los márgenes superior e inferior del documento, el tamaño y la orientación (horizontal o vertical) del papel. Cuando ya tengas configurado los parámetros según tus necesidades o preferencias puedes establecer como predeterminada dicha configuración presionando el botón Predeterminar para que la próxima vez puedas trabajar con la misma configuración.

Nota: Por omisión el sistema toma la configuración de impresión de la impresora que tengas predeterminada en tu sistema operativo. Consulta los siguientes temas:

Calculadora Hoja de c谩lculo Especificar Impresora Editor de formatos Copiado especial M贸dulo general de configuraci贸n

Configuración / Gráficas y copiado especial Acceso Ventana principal, Menú Utilerías, opción Gráficas y Copiado especial. Qué es Con esta opción podrás definir especificaciones generales de la presentación de tus gráficas, las cuales quedarán registradas en el archivo SAEWIN.INI, aparecerán por omisión cada vez que ingreses al graficador, así como la configuración de la aplicación a la cual se enviará la información por medio del copiado especial. Los campos que muestra esta ventana son los siguientes: Campos Configuración para gráficas Campo

Descripción

Ajustar la escala valor máximo de estadística

al Presentará los valores en relación con el valor máximo de tu información; al activar esta función la puede ser que muchos de tus valores se vean muy pequeños en la escala de la gráfica, debido a que el valor máximo es aquél que llena por completo la escala. Además puedes usar esta opción cuando algunos valores visualizados se ven muy pequeños y deseas ver datos en alguna determinada escala.

Graficar el acumulado Al activar esta opción, el sistema obtendrá el acumulado de todos los valores restantes de su de los valores no estadística y dicha cantidad aparecerá en la última columna o dato visible. visibles Máximo de valores Puedes solicitar que el sistema grafique el número de valores deseados (mínimo 1 y el máximo visibles en la gráfica 15). Por omisión veras de 6 en 6 (ideal para analizar el comportamiento de un semestre del año). Salto de valores desplazar la gráfica

al Aquí podrás establecer el número de saltos para ir avanzando sobre los registros de tu estadística, los cuales aparecerán en la gráfica y podrás ir desplazándolos con el botón . El graficador por omisión salta de 6 en 6 (ideal para analizar el comportamiento de tu información en un semestre del año). Estadísticas /Gráficas Edición de una gráfica

Campos de Copiado especial Campo Descripción Tipo de formato a Selecciona el tipo de formato en el cual quieres realizar el copiado especial, para que la aplicación usar que uses no tenga errores, puedes utilizar los formatos en modo de Texto, para Lotus 123 (WK1) o para Excel (Biff3). Copiado especial Encabezados Totales

y/o Selecciona si quieres que el copiado especial incluya los encabezados y/o los totales.

Esencial Al usar el copiado especial, el sistema enviará la información que selecciones a otra aplicación (p.ej. Excel), y tendrás la posibilidad de seleccionar en esa aplicación el pegado especial con vínculo para que al momento de realizar alguna modificación en SAE, la información de la otra aplicación se actualice en forma automática.

Copiado Especial M贸dulo general de configuraci贸n

Calculadora Acceso Ventana principal, Menú Utilerías, opción Calculadora. Utiliza la de tu preferencia Al acceder a esta opción el sistema te presentará la aplicación definida para tales fines, por ejemplo si eliges la calculadora de Windows® podrás utilizar las opciones: científica o estándar.

Problema y Solución Problema

Solución

El sistema no despliega la calculadora en No tienes definida esta aplicación en el menú Utilerías/ Configuración / pantalla. Aplicaciones asociadas. Tema relacionado Aplicaciones Asociadas Uso de la calculadora dentro de los campos

Hoja de cálculo Acceso Ventana principal, Menú Utilerías, opción Hoja de cálculo. Manejo Podrás especificar la Hoja de cálculo que llamará el sistema (Lotus® , Quatro Pro® , Excel® , entre otras). Sólo define en el menú Configuración / Aplicaciones asociadas la ruta donde se encuentra la hoja que más se adapta a tus necesidades y, al pedir la opción Hoja de cálculo del menú Utilerías, el sistema automáticamente activará la aplicación que tienes seleccionada.

Tema relacionado Aplicaciones Asociadas

Datos de la empresa Acceso Menú Utilerías, Datos de la empresa. Qué es Cuando instalas un sistema Aspel, por omisión viene registrada una empresa denominada EMPRESA INVÁLIDA S.A. DE C.V. Ésta es una empresa ficticia en la cual puedes trabajar durante los 30 días que Aspel te otorga como periodo de evaluación, posterior al vencimiento de dicho periodo se solicitará la activación del sistema. Una vez que hayas activado tu sistema, en esta sección podrás agregar hasta 99 empresas registrando para cada una de ellas información fundamental. Es muy importante que al activar tu sistema indiques el nombre que es lo equivalente a la razón social de tu empresa, antes de iniciar tus operaciones con SAE., de tal forma que el nombre de la empresa inválida se actualice con el nombre de tu empresa especificado en la activación. Una vez que hayas activado tu sistema podrás modificar los datos de las empresas que tengas registradas en el momento que lo decidas, esto aplica para las empresas 1 a la 99 para ello, utiliza la opción "Cambios" disponible en el diálogo de selección de empresa. Manejo Es importante que consideres que deberás activar el sistema antes del término de los 30 días de evaluación, de lo contrario el sistema dejará de operar habilitándose en modalidad de lectura. Esto NO significa que pierdas la información capturada hasta el momento, sino que estará disponible solamente a nivel de consulta y una vez que hayas activado el sistema, podrás reanudar la captura de información. Temas relacionados Revisa cuántos usuarios tienes permitidos Incrementa el número de usuarios del sistema Da de alta una empresa en tu sistema Proceso de activación del sistema Registra la clave principal de acceso al sistema Esta sección de datos de la empresa contiene los siguientes temas: Alta de la empresa en tu sistema Modifica los datos de una empresa

Alta de tu empresa en el sistema Acceso Menú Utilerías, opción Datos de la empresa / Botón Qué es El proceso de "Dar de alta" una o varias empresas (hasta 99 diferentes), sirve para que le indiques al sistema el nombre o razón social de las empresas con las que trabajarás, así como los datos de registro básicos de las mismas. Una vez registradas las empresas desde esta opción, al momento de iniciar una sesión con el sistema se listarán todas las empresas disponibles para que selecciones aquella con la que iniciarás la sesión del sistema; de igual forma el nombre definido en esta opción aparecerá en todos los reportes y documentos que emitas. Abrir empresa Recuerda que el sistema por omisión tiene registrada una primer empresa llamada EMPRESA INVALIDA, la cual actuará como una empresa ficticia hasta que decidas activar tu sistema y registrar la razón social de tu empresa. NO podrás dar de alta más empresas si tu sistema aún no ha sido Activado, de igual forma no podrás modificar el nombre de la EMPRESA INVALIDA. Modifica los datos de una empresa Datos de identificación de la empresa Campo Observaciones No. de empresa

Este número es asignado consecutivamente por el sistema y no puedes modificarlo.

Razón social

Escribe el nombre o razón social de la empresa a registrar. La razón social que se registre como Empresa 1 será la que en Aspel se encuentre catalogada como la propietaria del paquete, con todos los derechos sobre él. Por ello te recomendamos que la primer razón social que des de alta sea la de la empresa corporativa. Modifica los datos de una empresa

Dirección

Anota la ubicación de la empresa.

Población

Anota la ubicación geográfica de la empresa.

R.F.C.

Este dato será impreso en diversos reportes, el cual hará tus listados aún más completos.

Registro Estatal

Anota este dato el cual podrá ser impreso en algunos reportes, con lo que se tendrá información más completa.

Problemas / Soluciones Quieres cambiar el orden en el que aparecen las El número de empresa es progresivo y no puede ser empresas en la ventana de Selección de empresa. modificado, solamente podrás modificar la razón social asociada Tuviste algún error al dar de alta los datos de la Dirígete al apartado "Modificar los datos de la empresa". empresa. Temas relacionados Modifica los datos de una empresa Revisa cuántos usuarios tienes permitidos Incrementa el número de usuarios del sistema Da de alta una empresa en tu sistema Proceso de activación del sistema Registra la clave principal de acceso al sistema

Modifica los datos de una empresa Acceso Menú Utilerías, opción Datos de la empresa / Botón Qué es A través de esta opción podrás modificar los datos (dirección, R.F.C., etc.) de la empresa que elijas. La ventana que se presenta es similar a la de alta de una empresa. Notas No es posible modificar el número de empresa. Recuerda que podrás cambiar los datos de la empresa ficticia (de EMPRESA INVÁLIDA S.A. DE C.V ) por los datos de tu empresa, al momento de activar el sistema o posteriormente desde esta opción. Tema relacionado Activación del sistema

Ir a otros módulos Puedes moverte de un módulo a otro desde el menú Módulos de la Ventana principal o desde la opción Ir a del menú Archivos de cada módulo.

Teclas de acceso rápido Qué son Con esta opción podrás tener acceso a las funciones del sistema por medio del teclado. Son aquellas combinaciones de teclas que realizan alguna función específica dentro del sistema, sin necesidad de buscar por las opciones del menú la función deseada. Para identificarlas es necesario observar a detalle las opciones del menú, ya que ahí es donde se encuentran las teclas de acceso rápido. Manejo Existen dos tipos de teclas de acceso rápido: 1. Las que se indican con una letra subrayada en el texto de la opción del menú, si es una opción del menú principal ésta debe ser activada con la combinación de teclas: ALT + "la letra subrayada". Ejemplo: "Edición" como se puede observar la letra "E" se encuentra subrayada, esto indica que es una tecla de acceso rápido, y ésta puede ser activada mediante la combinación de ALT + E, junto con la tecla de acceso de la opción a la que deseas acceder (ALT + E + A). Si la opción a la que deseas acceder se encuentra dentro de un submenú, sólo es necesario presionar en orden todas las teclas subrayadas hasta desplegar la opción deseada.

2. El otro tipo de teclas de acceso rápido son las que se presentan frente al texto de algunas opciones y en estos casos se muestran las combinaciones de teclas que se deben de presionar. Ejemplo : En el menú Edición se encuentra la opción Copiar frente a la cual se encuentra el texto "Ctrl + Ins", lo que indica que si presionas la combinación de teclas CTRL + Ins, se realizará o ejecutará la opción de copiado.

Notas En todos los ejemplos utilizamos el módulo de clientes. Te sugerimos que elabores una guía de referencia rápida registrando las combinaciones de teclas, para los procedimientos que empleas con mayor frecuencia. Recuerda que para ver las teclas de acceso rápido en Windows® 2000 y XP, tienes que seleccionar la tecla ALT y hasta entonces se mostrarán marcadas en los menús las teclas de acceso rápido. Temas relacionados Funciones y campos generales Teclas de función

Teclas de función Qué son Estas teclas tienen asignadas las funciones más generales del sistema, como son Grabar, Buscar, Filtrar, Ayuda, entre otras; y con sólo oprimirlas se ejecutarán. Teclas de función Estas son las teclas de función que puedes utilizar normalmente en tu programa. Cuando en algún catálogo cualquiera de estas funciones varíe, se te informará del uso indicado. TECLA FUNCIÓN GENERAL EN LOS MÓDULOS: F1

AYUDA EN LÍNEA. Brinda explicaciones y apoyo sobre el tema en el que se encuentra posicionado el cursor.

AYUDA POR CAMPO. Cuando existe este tipo de ayuda, el campo se señala con una interrogación (? ) y al activarla, el sistema despliega un listado con las opciones que puedes elegir para el rubro en el que te encuentres. El sistema proporciona una calculadora que se despliega en todos los campos numéricos, mediante el uso de la tecla F2 dentro del mismo campo. Esta calculadora es distinta a la que configuraste en las aplicaciones asociadas, para más información de su manejo consulta el siguiente tema: Uso de la calculadora en campos numéricos

BUSCAR. Sirve para localizar información dentro de una consulta, y para ello se despliega un diálogo en el que defines las características de la búsqueda. GRABAR : Esta misma tecla permite grabar la información de la captura de un documento, en los módulos de Compras y Facturas.

SIGUIENTE. Una vez que solicitaste una búsqueda, esta función se usa para localizar los siguientes datos que cumplan con las características que definiste.

FILTRAR. Sirve para seleccionar información que se presentará en la consulta, con base en determinadas características.

RESTAURAR. Sirve para listar la información de un catálogo tal y como se encontraba antes de haber realizado la operación Filtrar.

BÚSQUEDA FONÉTICA. Si no recuerdas la clave que solicita el sistema, puedes oprimir la tecla F2 o el signo ? y luego la tecla F7 para indicar el nombre o parte de él, y el sistema presentará los registros que más se aproximen a lo que hayas indicado.

CLAVE DE ACCESO. En la ventana de entrada a la empresa de (que aparece al entrar por primera vez a cada módulo), si oprimes F8 equivale a anotar la clave de acceso de fábrica, que es ASPEL1. Posteriormente podrás definir tu clave de acceso personal.

IMPRIMIR. Presenta un diálogo de opciones de impresión, para mandar tu información a disco, pantalla, E-mail o impresora.

Es importante tener en cuenta que algunas teclas de función pueden variar su uso dependiendo de las operaciones que se realizan en cada Módulo, lo cual será explicado en su momento. Temas relacionados Teclas de acceso rápido

Utiliza las opciones de ayuda (f2, calendario, calculadora) Qué es Al colocarte en los campos que van acompañados por el signo de interrogación (? ) y oprimir F2 , ó Shift + F2 , aparecerá un listado con las opciones que puedes elegir para ese rubro; de esta forma no tienes que recordar claves, ni recurrir a otra consulta para verificarlas, entre otras cosas. Son 4 variantes las que te pueden ayudar: Tecla de Ayuda (F2) Calendario. Uso de la calculadora dentro de los campos Añade Observaciones Cómo utilizar una clasificación

Cambio de directorio y fecha Acceso Desde el Menú Archivos, opción Fecha / o desde la barra de herramientas, con el botón: Manejo Esta ventana cambia un poco su funcionalidad en esta versión. Permitirá cambiarte de ruta o directorio de trabajo, con el fin de revisar algún dado registrado en otra base de datos diferente a la base de trabajo (pudiendo ser la base de datos ejemplos), sin que este cambio modifique y/o afecte la ruta de trabajo del sistema y los accesos de otros usuarios (trabajo en red). Observaciones relevantes de esta opción: 1. La podrás utilizar para abrir otra base de datos y para regresar a la base de trabajo, sin tener que salir del sistema. 2. El cambio de la base no se graba, es decir, cada vez que inicies una sesión con el sistema, se abrirá con la base de datos de trabajo configurada en los parámetros de configuración, parámetros generales/Botón configuración.

Campos de esta opción Campo

Descripción

Directorio trabajo

de Te permite indicar la ruta en donde se encuentran los datos de la empresa que se desea abrir.

Fecha trabajo (DDMMAA)

de Anota o selecciona la fecha de trabajo que el sistema tomará en cuenta para abrir la base de datos y fecha en la que deseas registrar los cambios.

Formato de la Selecciona el formato en la cual está estructurada la base de datos indicada en el campo anterior. Si el base de datos directorio de trabajo seleccionado se encuentra vacío, es decir, aún no han sido creados los archivos de datos podrás indicar el formato en el cual deseas que sean creados dichos archivos mediante la opción Instalación Automática ubicada desde Control de archivos. Alias de la Selecciona el alias del formato indicado en el campo anterior. Este dato solo lo podrás indicar si el base de datos formato especificado no es nativo, es decir, de tipo servidor. Para que este alias este disponible, deberás realizar lo siguiente: 5. Instala un cliente SQL 6. En el cliente SQL debiste dar de alta o configurar tu servidor. 7. Crear la base de datos en el servidor (sin datos) 8. Crear un Alias de tipo SQL en el BDE admin. apuntando a la base de datos creada con anterioridad desde el servidor SQL. Nota: Estas indicaciones son para el caso en que el formato seleccionado sea MSSQL. Una vez realizado lo anterior, el Alias se listará de manera automática en este campo, ya que Aspel-SAE

lee directamente la informaci贸n del BDE admin. Posterior a esta ventana por cambio de base de datos, se mostrar谩 la ventana de sugerencias y aviso del respaldo de archivos. Acceso al sistema Tema relacionado Abrir empresa

Cómo sacarle provecho a tu información Qué es El sistema te permite clasificar los registros que vas ingresando, de manera que después puedas aprovechar esa clasificación para encontrar, ordenar y seleccionar tus datos de acuerdo a tus necesidades. Para conocer un ejemplo de esta forma de clasificar tus datos, cámbiate al directorio de la base de datos "Ejemplos", una base de datos que incluye tu sistema, la cual contiene una clasificación ficticia de proveedores, clientes y productos; esta información está clasificada de manera inteligente y, si clasificas tu información de la misma forma, podrás obtener consultas y reportes con información tan específica como lo requieras. La base de datos Ejemplos también te será útil para familiarizarte con el manejo del sistema. Solicítala de esta manera, con la opción Cambio de directorio y fecha, de la ventana principal:

Nota: Esta base de datos fue creada para manejarse únicamente con la Empresa 1.

Ver: Cambio de directorio y fecha

Configura la barra de herramientas Acceso Desde cualquier mรณdulo, Menรบ Herramientas, opciรณn Barra de herramientas. Desde cualquier mรณdulo, oprime el botรณn de la barra de herramientas. Al tener el cursor en la barra de herramientas, oprimir el botรณn derecho del ratรณn y elegir la opciรณn Personalizar barra. Quรฉ es Esta opciรณn sirve para personalizar tu barra de herramientas dentro de cualquier mรณdulo, ya que te permite agregar, quitar o separar los botones que ejecutan diversas opciones (recuerda que algunas operaciones se realizan mรกs rรกpido ejecutรกndolas a travรฉs de su botรณn). El procedimiento para agregar botones a la barra actual es: Elige el botรณn que requieras de la barra de botones disponibles. Oprime el botรณn Agregar o arrastra el botรณn hacia la barra actual. El procedimiento para quitar botones de la barra actual es : Elige de la barra actual el botรณn a descartar Haz clic en el botรณn Eliminar o arrastra el botรณn hacia la barra de botones disponibles. El procedimiento para espaciar los botones de la barra actual es: Posiciรณnate en el botรณn que quieres separar del grupo de botones anterior. Haz clic en el botรณn Separador. NOTA: El sistema asigna en forma predeterminada la funciรณn de cada botรณn, por lo que no serรก posible modificarla. Campos Campo

Descripciรณn

Barra Actual

Muestra los botones que se encuentran en la barra de herramientas.

Disponibles

Muestra los botones disponibles para agregar a la barra de herramientas.

Descripciรณn

Este campo informativo describe la funciรณn que tiene asignada cada botรณn.

Botรณn Agregar

Te permite agregar un botรณn a la barra de herramientas.

Botรณn Eliminar

Elimina un botรณn de la barra de herramientas.

Botรณn Original

Restablece a su forma original la barra de herramientas.

Botรณn separador

Inserta espacios entre botones, para que te sea mรกs fรกcil identificar grupos de botones, de acuerdo a su uso.

Emisi贸n de documentos Consulte la emisi贸n de documentos para cada cat谩logo del sistema: Compras Clientes Proveedores Facturas Inventarios

Campos generales de los reportes Qué son Aquí explicamos algunos campos que puedes encontrar en casi todos los reportes del sistema, para que conozcas su uso. Campos Campo Título reporte Desde Inicial

Descripción del Este campo te permite anotar un título para tu reporte. El tipo de letra y tamaño de este título lo podrás modificar al oprimir el botón de Opciones de impresión. / Indica el primer registro que deseas que aparezca en el reporte. Si no indicas ningún número, el sistema imprimirá desde el primer registro de tu catálogo.

Hasta / Final Anota el último registro que deseas que se reporte. Si no especificas ningún número, el sistema desplegará hasta el último registro que tengas dentro del catálogo. Esencial Estos campos no se mencionarán en explicaciones posteriores, a menos que exista un dato que sea muy relevante. Al oprimir Aceptar puedes ver de manera Preliminar tu reporte para revisarlo y añadirle la imagen de tu empresa antes de imprimirlo.

Menú Ver Qué es Al ingresar a cualquiera de los catálogos podrás consultar los registros que tienes dados de alta y llevar a cabo diversos procesos. Ejemplo:

Ver: Filtros personalizables

Los procesos a realizar son: Buscar (hacia Adelante o hacia Atrás en el catálogo) Siguiente Filtrar Restaurar Filtrar bases de datos SQL Nota Se debe tener algún catálogo abierto para que se activen estas opciones en el menú Ver. En la mayoría de las consultas puedes obtener el Detalle con la información completa del registro, al hacer doble clic u oprimir Enter al estar sobre uno de ellos.

Buscar Qué es Permite localizar dentro del catálogo el registro que cumpla con las características indicadas en la ventana de búsqueda. Este diálogo varía, dependiendo de los datos contenidos en el catálogo correspondiente. El registro que anotes en los campos de la ventana de búsqueda debe ser idéntico al que quieras localizar en tu base de datos. Campos y botones generales Campo Número registro Adelante Atrás

Descripción de Aquí debes anotar el número de registro que deseas localizar en tu catálogo. Para que el sistema lo encuentre, debe ser idéntico al que diste de alta en el archivo correspondiente. / La localización puede realizarse hacia adelante o hacia atrás de la posición donde te localizas en el catálogo, eligiendo los botones Adelante o Atrás, y el sistema buscará el registro en dicha dirección.

Esencial Sólo encontrarás explicaciones en el resto del manual sobre aquellos campos cuya complejidad o repercusiones lo ameriten.

Siguiente Qué es Al ejecutar esta opción, el sistema localizará el siguiente registro que cumpla con las especificaciones de Buscar. Si señalaste Atrás en los botones que indican la dirección de la búsqueda, al seleccionar Siguiente el sistema buscará dicho registro hacia atrás (hacia arriba) del registro donde te encontrabas.

Filtrar Qué es Sirve para seleccionar información de tus catálogos y mostrar sólo aquella que cumpla con los criterios que establezcas. Es una herramienta muy útil para extraer información específica, la cual aparecerá en la ventana de consulta para que puedas imprimirla o graficarla. Campos Campo Descripción Desde Anota el número del primer registro que deseas que se incluya en la consulta. Hasta

Indica el último número del registro que deseas que aparezca en el listado. Si no escribes en este campo, el sistema entenderá que realizará la selección hasta el último registro del catálogo.

Ejemplo La primera ventana presenta una porción del catálogo de productos y, la segunda, muestra la ventana de filtrado correspondiente (la cual aparece al oprimir la tecla de función F5 ó al elegir el botón debido).

En los campos Desde / Hasta puedes solicitar que el sistema presente un rango de productos, por ejemplo, únicamente del A009 al B007. De esta manera, al oprimir Aceptar, el sistema mostrará los registros que van desde el primero hasta el último registro solicitado. No es necesario que definas todos los campos para obtener un filtrado, pero entre más datos especifiques, el filtrado será más selectivo. Puedes filtrar la información de un catálogo más de una vez. Tema relacionado Filtros SQL

FILTROS SQL Qué es SQL es un lenguaje que permite la interacción con una base datos estableciendo una conversación o diálogo, es decir, permite formular preguntas a la base de datos, en el caso de Aspel-SAE éstas pueden ser: ¿Cuáles son los clientes que tienen un saldo mayor a su límite de crédito?, ¿Qué productos fueron los más comprados durante él ultimo trimestre?, etc. El lenguaje SQL permite hacer varias y complejas operaciones con los datos de una base en Aspel-SAE, cuando se está trabajando con base de datos abiertas, el sistema permite hacer uso de sentencias SQL (Querys) para hacer selecciones de información de las consultas, y/o ordenar los datos dentro de ella. Esto se realiza mediante el botón SQL que se encuentra en los diálogos de Filtrar de las consultas. Dentro de esta ventana esta disponible el Botón Crea Querys para filtrar, al estar habilitada esta opción indica que construirá automáticamente una secuencia SQL. Esencial Dada la naturaleza de los datos, no se podrán realizar Querys utilizando alguno de los campos contenidos en las tablas de los archivos de partidas correspondientes a las consultas de Facturas y Compras, etc.. Ver : Tablas de descripción de archivos de Aspel-SAE

Ejemplo Por ejemplo si quieres ver a todos aquellos clientes que tengan un saldo mayor a 10,000 y sean acomodados por nombre, anota lo siguiente: Where: SALDO>10,000 Orden: NOMBRE Al oprimir Aceptar y Cerrar la ventana de filtrado correspondiente, verás tu consulta ordenada de acuerdo a los parámetros indicados. Campos

Campo

Descripción

Where

En este campo debes especificar la condición por la cual quieres seleccionar los campos de tu base de datos, por ejemplo, que muestre los que tienen saldo cero, sólo aquellos cuyo saldo es mayor a cierto monto, etc (ver ejemplo a continuación).

Order

En este campo anota el criterio por el cual se va ordenar tu información, de acuerdo a las condiciones señaladas; es decir, que ordene la información por el campo NOMBRE, o SALDO, o ZONA, etc (ver ejemplo a continuación).

Activar Query

Si no activas esta casilla, el sistema no hará la selección sobre la base de batos y la consulta no se verá afectada.

Botón Este botón crea automáticamente una sentencia SQL (Querys) con la información proporcionada en el filtro, en caso de necesitar una sentencia más personalizada, deberás crear una sentencia SQL (Querys) de acuerdo a tus necesidades. Cómo se usa La operación que se realiza a través del botón SQL es la declaración SELECT (selección), que se utiliza para la recuperación de datos de una o más tablas, cuando la recuperación de datos es de múltiples tablas se le llama JOIN (unión). El SQL local al cual nos enfocaremos tiene la siguiente forma: SELECT ListaDeColumnas (campos) FROM TablaDeReferencia [WHERE ExpresiónBooleana] [ORDER ListaDeOrden] Las cláusulas que se encuentran en corchetes son opcionales. SELECT en su forma más simple es una pregunta que solicita al manejador que se recuperen todos los datos de la tabla: SELECT * FROM TablaDeReferencia El asterisco indica que se consideren todos los campos y FROM le hace saber al manejador de qué tabla provienen los campos. Los resultados de esta consulta son equivalentes al contenido de la tabla, ya que no se solicitó ningún criterio de selección. SELECT * FROM …. Es decir, se considerarán todos los campos de la tabla para hacer la selección, el sistema automáticamente indica la tabla de la cual se tomará la información (aquella de la cual proviene la consulta en la que se accesó el botón SQL). Es importante mencionar que, aunque se consideran todos los campos para hacer la selección, sólo aparecen en la consulta los campos que la configuración de la misma permite. Temas relacionados Base de datos abierta WHERE ORDER BY

Restaurar Acceso Desde cualquier catálogo, barra de herramientas con el botón

o con la tecla de acceso rápido F6.

Desde la ventana del filtro, con el botón Qué es Permite restablecer el orden de la información de un catálogo después de haber realizado un filtro. También puedes restaurar después de usar la función Buscar.

Copiado especial (D.D.E Intercambio dinámico de datos) Acceso De la barra de herramientas de las consultas con el botón Menú Ver, opción personalización de consultas con el botón Qué es Esta opción es de gran utilidad cuando requieras utilizar periódicamente información generada por Aspel -SAE en tu hoja de cálculo y la necesites tener actualizada al momento de generar un reporte o cualquier otro documento. Manejo Para ejecutar esta opción, elige la consulta en la que deseas realizar un copiado especial, y estando posicionado en alguno de los registros elige Copiado especial del menú correspondiente. Abre la hoja de cálculo donde insertarás esta información y ejecuta la opción Pegar con Vínculo, la cual se encuentra en el menú Edición de dicha aplicación. Al efectuar el pegado con vínculo, no sólo se copiarán los datos incluidos en la hoja generada, sino que también se incluirá en el archivo de la aplicación cliente (la hoja de cálculo) la fórmula que define el vínculo de los datos originales de Aspel-SAE y la aplicación utilizada. Ejemplo: Para realizar un copiado especial al programa Excel® ; debes seguir el siguiente procedimiento: 1. Posiciónate sobre el catálogo del que requieres obtener un copiado especial. Recuerda que puedes filtrar tu información, a fin de que envíes únicamente la más oportuna. 2. Presiona el botón 3. La información ya se encuentra en el portapapeles. Ahora dirígete a la aplicación en Windows® de tu elección (para este ejemplo usaremos Excel® ) y selecciona la opción "Pegado especial " disponible desde el menú "Edición". 4. La ventana que se desplegará es la siguiente:

Dependiendo de la versión de Excel® con la que se esté trabajando las opciones varían, para mayor información consulta el manual de dicho programa. 5. Al seleccionar el botón "Aceptar", se copiará la información de Aspel-SAE a la que le aplicaste el copiado especial

5. (en este caso el catálogo de Clientes). Cuando te posiciones en uno de los datos de la hoja de cálculo, podrás observar la siguiente instrucción:

=SAEWIN|Consulta!SAE00001.C01 Esta instrucción se arma con los siguientes parámetros: 1. Nombre de la aplicación de donde provienen los datos (servidor). En el caso de Aspel-SAE, el nombre de la aplicación es SAEWIN 2. Tema o tópico del que provienen los datos: Aspel-SAE maneja Consulta. 3. Nombre del archivo de exportación: Los datos que son recibidos a través del copiado especial se crean o se arman con un nombre, el cual varía dependiendo del sistema del que se trate y del número de empresa del que se envíen datos. Nota: Para que los encabezados y los saldos de las consultas se incluyan en el copiado especial, deberás indicarlo desde los parámetros de configuración, desde el apartado de Gráficas y copiado especial. De igual forma podrás seleccionar los diferentes formatos para realizar el copiado especial. ¿Cómo se actualiza la información del copiado especial? Al momento de abrir un documento en Excel® que contenga un pegado especial con vínculo, se mostrará el siguiente mensaje: Este libro contiene vínculos automáticos con otro libro. ¿Desea actualizar este libro con los cambios realizados en el otro libro? Para actualizar toda la información vinculada, haga clic en Sí. Para mantener la información anterior, haga clic en No. NOTA: Para que la actualización se realice, debes tener abierto el programa Aspel-SAE, de lo contrario Excel® mandará el siguiente mensaje: Imposible tener acceso a los datos remotos. Desea iniciar la aplicación "SAEWIN.EXE"?. Te recomendamos que antes de abrir un documento con vínculos dinámicos te asegures de tener activo el programa Aspel-

SAE. En caso de haber dado de alta otro u otros registros y quieras que estos aparezcan, si tenías abierto el documento, deberás cerrarlo y volverlo a abrir para que se reflejen los nuevos datos; al abrir el documento el sistema detectará que hay nuevos vínculos al cual deberás aceptar para que se reflejen y puedas guardarlo. Si no tenías abierto el documento, al acceder a éste, te mostrará la misma advertencia que si tuvieras abierto el documento y deberás seguir los pasos de la explicación anterior. Otra opción, es volver hacer nuevamente el pegado especial en un documento en blanco. Si seleccionas más celdas rebasando el número de registros agregados en tu consulta de Aspel-SAE, al hacer el pegado especial nuevamente los registros sobrantes se llenarán con símbolos como estos (#¡REF!), (#N/A). Estos símbolos serán sustituidos con registros nuevos cuando se actualice la hoja de Excel® .

Temas relacionados Copiar

Agregar (Alta) Qué es Al ejecutar esta opción teniendo un catálogo abierto, verás una ventana de captura, la cual te permite dar de alta un nuevo registro. Puedes activar esta opción desde cualquier catálogo oprimiendo las teclas ALT + INSERT. Campos generales de edición Campo

Descripción

Número

El sistema sugiere un número secuencial si trabajas de esta forma la clave (en los Parámetros del sistema). Siempre te da el número consecutivo siguiente. El sistema no acepta claves repetidas al momento de dar de alta otro registro.

Descripción

Para llevar un control más completo, en ciertos datos puedes anotar una descripción a los registros que agregues en tu sistema.

Esencial Una vez capturada la información, deberás oprimir el botón Aceptar (en algunos casos es el botón Grabar), con lo que se indica al sistema que almacene los datos en el catálogo correspondiente.

Modificar (Cambios) Cómo funciona Esta opción te permite cambiar la información de los registros de tus catálogos. Para ingresar a esta función haz doble clic sobre el registro a modificar, con lo que verás una ventana similar a la de alta, con algunos campos en gris, indicando que no podrán ser modificados.

ELIMINAR (BAJA) Qué es Con esta opción podrás dar de baja diversos registros. El sistema mandará un mensaje de confirmación por si deseas cancelar la operación. También puedes solicitar esta función seleccionando el registro a eliminar en el catálogo donde te encuentres y oprimiendo las teclas ALT + Supr.

Copiar Cómo se usa Esta opción sirve para guardar un dato en el portapapeles de Windows® ; en este caso, lo que hayas escrito en cualquier diálogo. Marca dicho texto y selecciona la opción Copiar. El dato queda guardado en memoria temporalmente.

Pegar Cómo se usa Con esta opción pegas la información proveniente del portapapeles de Windows® en cualquier campo de una ventana de captura; esto evita tener que proporcionar la información nuevamente.

Opciones de impresión Acceso Desde catálogos del sistema Dentro de cualquier catálogo del sistema / Menú Archivo, Imprimir, o desde la barra de herramientas de los mismo, Botón

Desde reportes con formato FTO Desde los distintos reportes del sistema / Botón Opciones Qué es Esta ventana u opción te permitirá definir algunos parámetros para determinar tu impresión. La ventana que se despliega es la siguiente:

Existen varias formas por las que se puede imprimir la información que se genera en el sistema: 1. Cuando se usa el botón Imprimir de la consulta, se obtiene un reporte con los datos que aparecen en la misma. 2. Si se imprime el reporte desde la opción Reportes de cada módulo, el sistema permite seleccionar la información a través del filtro correspondiente. Campos de esta ventana Campo Descripción

Carpeta Destino

Destino

Elige el destino o dispositivo de salida del reporte: Presentación preliminar: Se presenta en pantalla un preliminar del reporte. Disco: Anota en el campo la ruta en disco en la que deseas grabar la impresión, así como el nombre del archivo con que se generará. De esta manera, la información podrá ser modificada y/o impresa desde cualquier editor de Windows. Impresora: En este caso, deberás revisar si el tipo de impresora que el sistema muestra por omisión es la que deseas utilizar; si no es así, busca la impresora deseada en la lista desplegable de impresoras que presenta esta ventana, al seleccionar esta opción se activara el botón de configurar Email: Al seleccionar esta opción se indica al sistema que mande vía correo electr nico el reporte del catálogo. A: Indica la dirección del correo a la que se le enviará la información, si deseas que el envío se realice para varios destinatarios deberás escribir la dirección de estos separado por comas y automáticamente se anexará en la lista de los destinatarios de la aplicación de correo que tengas predeterminada en tu PC. Mediante el botón ?, despliega una ventana de ayuda para seleccionar los Destinatarios de una lista previamente almacenada desde otros módulos. Asunto : Este es el título del encabezado del correo y Mensaje : Es el texto que se anexará al correo que se está enviando, lo puedes capturar aquí o posteriormente. Al momento de dar aceptar el diálogo, el sistema te presentará la ventana correspondiente a la aplicación predeterminada para el envío de correos, prellenada con los datos indicados; en esa ventana podrás realizar los cambios que consideres pertinentes, editar y enviar el correo.

Rango de Para las opciones de Pantalla, Disco e impresor, el sistema permite seleccionar el rango de páginas páginas que serán consideradas en el listado. Si dejas en blanco esta solicitud, se imprimirán todas las hojas. Carpeta Fuentes

Tipos letra

de Puedes elegir el tipo de letra del reporte para los Encabezados (que generalmente se utiliza al imprimir, Nombre de la empresa, Fecha, No. de página y Título), Letra normal (para cuerpo del reporte) y Letra condensada (letra para detalles del reporte). La cantidad de tipos de letra estará en función del número de fuente tipográfica que tengas registradas en el directorio de Windows ®.

Botón Configurar Si deseas configurar los parámetros de impresión, oprime el Botón "Configurar" . Éste te permite definir los parámetros propios del Software de impresión, los cuales básicamente definen lo siguiente: Tipo de papel Orientación del papel Fuente de alimentación de papel Nota importante Los reportes con formato QR2 utilizan la ventana de impresión de Windows® , la cual corresponde a la misma ventana que se despliega cuando selecciona el botón "Configurar ", anteriormente explicado.

Presentación Preliminar Para que sirve Una vez visualizado en pantalla el reporte, cuentas con botones que ejecutan diversas operaciones y que te sirven para moverte dentro del mismo y mejorar su presentación: Manejo Aspel Por la diversidad en los tipos de formatos o estructura en la que la información es generada, se manejan varias ventanas para la presentación preliminar de dicha información, la clasificación podría ser la siguiente: Presentación preliminar para consultas y reportes con formato FTO Presentación preliminar para reportes con formato Qr2 Presentación preliminar avanzada para algunos catálogos u consultas En la siguiente imagen podemos visualizar un ejemplo de las primeras dos presentaciones mencionadas anteriormente:

Botones de la Presentación preliminar para consultas y reportes con formato FTO Botón

Función Salir del reporte. Imprime el reporte. Al solicitar esta opción podrás especificar ciertas propiedades de la Impresión . Se mueve a la página que le indiques. Después de capturar el número de página selecciona Enter. Zoom para modificar el porcentaje de visualización del reporte. Avanza a la primera o a la última página del reporte. Regresa a la página anterior o avanza a la siguiente. Permite colocar el logotipo de tu empresa en el reporte, el formato del archivo deberá ser BMP.

Esencial Todos los reportes cuentan con algunos elementos en el encabezado: el Nombre de la empresa, la fecha de emisión del reporte y el número de página. Botones de la Presentación preliminar para reportes con formato Qr2

Botón Función Esta opción te permitirá ver en pantalla el reporte en un tamaño más reducido. Te permite ver el reporte al 100%, es decir tal y como se imprimirá. Con este botón podrás ver el reporte a lo ancho de la página. Permite regresar a la primera página del reporte. Permite regresar a la página anterior del reporte. Permite pasar a la siguiente hoja del reporte. Con este botón podrás ir a la última página del reporte. Esta opción te permite especificar el número de la hoja del reporte que deseas ver en pantalla. Revisa de cuantas hojas consta tu reporte. Con este botón se despliega la ventana de impresión de Windows® para definir y/o configurar las propiedades de la impresora. Manda el reporte directo a la impresora. Te permite guardar el reporte en una ruta o directorio de tu máquina. Te permite seleccionar otro reporte para su vista preliminar. Sólo podrás abrir los reportes guardados mediante la opción salvar como, disponible desde esta ventana de presentación preliminar. Prepara la consulta para su envío y/o publicación en Internet. Prepara la consulta para su envío y/o publicación en Internet. Despliega el ayuda del sistema, mostrando el tema de explicación correspondiente a esta opción de presentación preliminar. Permite salir de la vista preliminar del reporte.

Temas relacionados Presentación preliminar Avanzada

Presentación preliminar avanzada Para que sirve Una vez visualizado en pantalla el reporte, cuentas con botones que ejecutan diversas operaciones y que te sirven para moverte dentro del mismo y mejorar su presentación. A diferencia de la presentación preliminar, esta vista es considerada como una vista avanzada ya que proporciona mas herramientas para manipular la presentación del reporte. Manejo Aspel Esta presentación preliminar avanzada es proporcionada por algunas consultas o catálogos del sistema. Algunas consultas que proporcionan esta vista son: Administrador de clientes, catálogo de campañas, consulta de movimientos por folio, entre otros. En términos generales desde esta vista podrás: Configurar la página, márgenes encabezados y Pie Diseño del reporte, estilos, vistas, etc. Indicar el tipo de numeración de página del reporte Modificar el título del reporte Especificar el tipo de formato para fechas y hora Ajustar la página Cambiar el color de fondo del reporte Entre otros. La ventana es la siguiente:

Botones de esta presentación Botones Descripción Se despliega una ventana donde podrás configurar lo que deseas ver en pantalla como: leyendas, bandas, Encabezados, barra de filtros, estilos tipo de vistas etc.

Manda el reporte directo a la impresora. Con este botón se despliega la ventana de impresión de Windows® para definir y/o configurar las propiedades de la impresora. Este botón despliega una ventana para que configures las propiedades de la página como pueden ser: márgenes, tipo de papel, orden de impresión, encabezados y pies de página, entre otros. Desde esta opción podrás mandar el reporte para su impresión. Esta opción divide la página del reporte que se esté visualizando en pantalla, mostrando de un lado la hoja del reporte correspondiente y al otro lado todas las páginas del reporte pero en miniatura. Reduce el tamaño de la página del reporte. Te permitirá seleccionar el color del fondo de la presentación preliminar del reporte. Te permite ver el reporte al 100%, es decir tal y como se imprimirá. Con este botón podrás acomodar para su fácil lectura el reporte a lo ancho de la página. Permite ajustar la hoja para que se visualice completa en pantalla. Te permite ver en pantalla dos hojas del reporte. Este botón no estará habilitado, si el reporte no tiene por lo menos dos hojas. Te permite ver en pantalla cuatro hojas del reporte. Este botón no estará habilitado, si el reporte no tiene por lo menos cuatro hojas. Te permite seleccionar el número de páginas del reporte que deseas ver en pantalla. Acomoda todas las hojas del reporte a lo largo de la pantalla para que selecciones la que deseas consultar. Desde este botón podrás seleccionar las diferentes opciones de vista que se tiene para el reporte, o bien seleccionar el número del zoom al cual lo deseas ver. Permite regresar a la primera página del reporte.

Permite regresar a la página anterior del reporte. Podrás indicar el número de hoja del reporte que deseas ver en pantalla. Permite pasar a la siguiente hoja del reporte. Con este botón podrás ir a la última página del reporte. Te permite salir de la presentación preliminar del reporte. Temas relacionados Presentación preliminar

Correo electrónico Acceso Desde los catálogos de vendedores, clientes, administración de clientes y proveedores, desde la barra de herramientas, botón Para qué sirve Esta opción te permitirá enviar un correo electrónico a un cliente, vendedor o proveedor con el fin de mantener una comunicación constante para la confirmación de pedidos, informarles sobre saldos o aumentos de crédito, confirmar ventas, informar de alguna oferta u cualquiera otra información relevante. Manejo Aspel Esta opción trabaja directamente con la aplicación de correo electrónico que tengas configurada en tú máquina, es decir la predeterminada en Windows® . Para enviar un correo electrónico realiza lo siguiente: 1. Primero que nada verifica que el Cliente o Proveedor , tenga asociado por lo menos un contacto con dirección electrónica válida. Para asociar a un cliente o proveedor un contacto, dirígete al catálogo correspondiente menú Archivos, opción contactos o desde la opción de modificar cliente o proveedor, botón contactos. Para el caso de Vendedores deberás asignar en su catálogo correspondiente la dirección de correo de dicho vendedor. 2. Selecciona el cliente, proveedor o vendedor según corresponda y selecciona el botón de la barra de herramientas. 3. Para el caso de Vendedores , en ese momento se desplegará la aplicación de correo electrónico predeterminada en tu máquina, con los datos del vendedor para que sólo proporciones el cuerpo o texto del correo a enviar. Para el caso de Clientes y Proveedores primero se desplegará una ventana para seleccionar los contactos asociados a dichos clientes u proveedores, el o los Destinatarios a los que se les enviará el correo. Posteriormente se desplegará la aplicación de correo electrónico predeterminado en tu máquina con los datos del cliente o proveedor según corresponda para que sólo proporciones el cuerpo o texto del corre a enviar. 4. Una vez seleccionado los Destinatarios del correo , selecciona el botón "Aceptar"; en ese momento se abrirá una instancia de la aplicación del correo predeterminado en tu máquina, para redactar el texto o cuerpo del correo.

Nota Si deseas enviar información de reportes esto lo podrás realizar con la Opción correo Masivo personalizado .

Temas relacionados Correo Masivo

Correo Masivo personalizado Acceso Desde los catálogos de vendedores, clientes, administración de clientes y proveedores, desde la barra de herramientas, botón Para qué sirve Esta opción te permitirá enviar correos masivos a los contactos asociados a los clientes, vendedores o proveedores, con el fin de mantener una comunicación con ellos para la confirmación de pedidos, informarles sobre saldos o aumentos de crédito, confirmar alguna oferta u cualquiera otra información relevante. Como característica principal podrás: incluir al correo un archivo adjunto con reportes del sistema. También podrás asociar, editar o crear una plantilla de Word® para personalizar el correo por cada destinatario. Manejo Aspel Para añadir los Destinatarios a los que deseas enviar el correo, selecciona el botón Para crear una plantilla de Word para el envío de correos, selecciona el botón explicación de los botones de esta ventana.

. , para mayor información consulta la

La ventana de esta opción es la siguiente:

Botones de esta ventana Botón

Descripción Una vez configurada esta ventana, presiona este botón para que se despliegue la aplicación de correo predeterminada en tu computadora o bien se envíen los datos adjuntos a la impresora (ver explicación botón "Medios"). Antes de enviar el correo deberás añadir los destinatarios, redactar el asunto y podrás revisar y/o modificar el asunto, así como el cuerpo del correo. Es importante recalcar que las personas añadidas desde Aspel-SAE como destinatarios del correo, se enviarán de manera oculta, de tal forma que la lista de contactos no quede disponible a la vista. Otro punto que hay que considerar, es que dependiendo del servidor o aplicación de correo que utilices es la manera en la que se en listarán en pantalla los destinatarios (CCO). Independientemente de esto, los destinatarios se enviarán de manera oculta a menos que en el apartado "Para"

o "CC" especifiques un destinatario de los incluidos en CCO o bien algún otro almacenado en tu aplicación de correo. Envío: Ejemplo con Microsoft Outlook®

Recepción: Ejemplo con Microsoft Outlook®

Notas Cuando al seleccionar este botón se muestre una ventana como la siguiente:

Puede ser que alguno de los campos o etiquetas no sean las correctas, en este ventana podrás indicar otra etiqueta para sustituir la actual. Esta ventana s lo aparece cuando añadiste una plantilla en el correo. Entre aplicaciones de correo electrónico puede variar el funcionamiento. Si al momento de seleccionar este botón no tienes ninguna aplicación asociada, se presentará una ventana donde podrás indicar la ruta donde se encuentra instalada una aplicación de correo. Desde este botón podrás indicar como deseas que trabaje esta ventana, podrás seleccionar entre: Enviar por correo electrónico: Esta opción enviará vía correo electrónico lo definido o configurado en esta ventana, mediante la aplicación de correo predeterminada. Enviar a impresora: Manda a impresión la información definida y/o obtenida de la plantilla de Word adjuntada, así como el reporte adjunto. Para mayor información consulta la explicación del botón "Plantilla". Nota: Si ambas opciones están habilitadas, el sistema le dará prioridad a la opción "Enviar por correo electrónico". Al seleccionar este botón, se insertará un apartado en esta ventana para adjuntar un reporte ya preestablecido en el sistema.

Selecciona de la lista desplegable el reporte que deseas adjuntar para su envío por Internet. Los reportes varían dependiendo del módulo donde se este utilizando este proceso de correo masivo. Cuando se "Envía" el reporte antes se despliega el filtro correspondiente del reporte, para seleccionar la información a incluir del reporte. Como característica principal podrás enviar correos utilizando una plantilla creada y/o personalizada desde Word® , es decir, esta plantilla te permitirá obtener información específica dependiendo del cliente, proveedor o vendedor incluido como destinatario del correo, de tal forma que no tengas que redactar un correo para cada persona a la que desees enviarle el correo. Para envíos posteriores sólo deberás adjuntar la plantilla

personalizada anteriormente ahorrándote tiempo el cual emplearías para armar nuevamente un correo de este tipo. Al seleccionar este botón, se insertará un apartado en esta ventana para adjuntar una plantilla de Word personalizada con los parámetros o etiquetas disponibles para obtener información de los clientes, proveedores o vendedores:

Para crear una nueva plantilla selecciona el botón , en ese momento se desplegará una sesión de Word® para definir el documento, grábalo y posteriormente adjúntalo desde la ventana de correo masivo. Esta plantilla la podrás personalizar con los datos más comunes del catálogo que corresponda, como: saldos, límite de crédito, etc.

Para insertar los campos, selecciónalos y automáticamente se colocará la información en el documento. Notas Es importante que para el correcto uso y definición de las plantillas personalizadas, te asegures que la aplicación de Microsoft Word® esté bien instalada. Para mayor información de cómo usar los campos o etiquetas para armar la plantilla, consulta el ayuda de Microsoft Word® . Cierra esta ventana de correo masivo personalizado. Despliega el archivo de ayuda del sistema, ubicándose donde se explica ampliamente este tema.

Mensajes de error

Mensaje

Descripción

Al seleccionar el botón Enviar "No se han Para que el correo se pueda enviar, deberás seleccionar los destinatarios proporcionado destinatarios". a los que se les enviará dicho correo. Al seleccionar el botón enviar "Este Este mensaje se muestra cuando adjuntas un documento de Word en el método o propiedad no está disponible apartado de plantillas, que no tiene etiquetas de combinación válidas, es porque el documento principal activo de decir, lo más seguro es que no sea un documento de tipo plantilla creada combinación de correspondencia no tiene con las etiquetas correctas para obtener cierta información de los campos de combinación". catálogos (clientes, proveedores y vendedores). Verifica el documento adjunto o editarlo o selecciona otro documento. Temas relacionados Correo electrónico

Explicación general Acceso Haz doble clic sobre cualquier pestaña de tus catálogos (sección inferior), menos la principal Botón flotante (botón derecho el ratón) sobre alguna pestaña, opción Editar filtro Qué es Con los filtros personalizables puedes crear consultas que automáticamente contengan cierta información previamente selección o definición del filtro, ello a través de pedir que se filtren los datos de manera determinada y en forma permanente. La configuración que indiques para la información que presenta esa pestaña quedará grabada en el archivo SAEWIN40.INI, de manera que cada vez que ingreses al sistema se presentará la misma configuración de manera automática. De esta manera podrás efectuar diversos análisis con sólo cambiarte a otra pestaña, la cual contendrá los registros que cumplen con las características que pediste, sin tener que revisar todos los registros de tus catálogos. Esencial Al instalar el sistema encontrarás que algunas pestañas vienen personalizadas con filtros importantes, pero puedes modificarlas o agregarle definiciones, dependiendo de tus necesidades. La pestaña Principal no podrá modificarse ya que es la que por omisión tiene configurada el sistema y en la cual se incluyen todos los registros de la consulta. Manejo Aspel Las opciones o catálogos que cuentan con filtros personalizables son: Catálogo de Clientes, Cotizaciones, Pedidos, Remisiones, Facturas, Órdenes, Devoluciones, Catálogo de Inventarios, Catálogo de Multialmacén, Catálogo de Movimientos al inventario y Catálogo de proveedores, es decir, los catálogos principales del sistema. Al definir el filtro que aplicarás a cada pestaña, la información variará dependiendo del catálogo con el que estés trabajando. La ventana para la personalización de filtros, es la siguiente:

Restaurar pestaña Acceso Botón flotante (botón derecho el ratón) sobre alguna pestaña, opción Restaurar pestaña Qué es Sirve para recobrar el estado original del filtro, el cual tendrá las mismas características que la última vez que se guardó.

Temas relacionados Configuraci贸n para la personalizaci贸n del filtro

Procedimiento para configurar la personalización de un filtro Cómo se configura Al momento de personalizar el filtro se presenta un diálogo en el que se puede definir el color y la leyenda que identificará la pestaña, así como la descripción y configuración del filtro. La ventana es la siguiente:

Campos de esta ventana Campo Descripción No. Pestañas

En este campo podrás definir el número de pestañas personalizables que tendrá la consulta (máximo 10 pestañas). Es importante que al modificar este campo, cierres la consulta y la vuelvas a abrir para ver las nuevas pestañas incorporadas.

Descripción Es el nombre definido para el filtro, puedes cambiarlo una vez definidas las condiciones del filtro. ( máximo 20 caracteres). Leyenda

Es el texto que visualizarás en la pestaña de la consulta (máximo 10 caracteres).

Color

Muestra el color asignado a la pestaña. Esto te ayudará para identificar fácilmente las pestañas dentro de la consulta.

Botón Editar Con el botón Editar podrás cambiar y/o agregar características del filtrado que desees, de acuerdo al tipo de catálogo en el que trabajes. Para mayor información de los filtros, consulta los siguientes temas, según el módulo o catálogo en el que te encuentres. Filtro de productos Filtro de Clientes Filtro de Proveedores Filtro de Facturas Filtro de Multialmacén Filtro de Movs. al Inv. Temas relacionados Explicación general de los filtros personalizados

Personalizaci贸n de consultas Aspectos generales Crea una consulta personalizada Modifica / borra una consulta personalizada Copiado especial (DDE intercambio din谩mico de datos)

Crea una consulta personalizada Acceso Menú Ver, Opción Personalización de consultas / menú Edición, Agregar. Desde la ventana de Personalización de consultas, con el botón Ventana La ventana de Configuración de consultas contiene lo siguiente:

Notas Para trabajar con esta ventana es indispensable ayudarte con el ratón . Si requieres borrar información de alguna de las columnas, márcala y oprime Suprimir . Para añadir columnas utiliza la tecla Insert . Al elegir un catálogo, verás que en tu consulta puedes incluir datos de otros catálogos relacionados; por ejemplo, si deseas elaborar una consulta personalizada del catálogo de Facturas, podrás elegir campos de Vendedores, de Clientes y de Facturación. Ver: Opciones definibles dentro de cada columna

Opciones definibles dentro de cada columna Campos Campo Descripción Campo Es la información que contendrá cada columna. Por ejemplo , en la columna 1 puede aparecer la clave de tus productos; en la 2 la descripción de los mismos; en la 3 el nombre del proveedor que lo surte y en la 4 el teléfono del proveedor. También puedes aplicar fórmulas en este renglón. Para ello, oprime el botón y verás la ventana de fórmulas. Con ella puedes generar una fórmula y aplicarla en un campo. Ejemplo , supongamos que el precio público está en pesos y aplicamos la fórmula: Inventario Precio Público entre valor del dólar (en este caso a 9.6 pesos c/u.). Con esto aparecerá en nuestra consulta el precio del producto en dólares.

Título

Puedes poner un nombre a cada una de tus columnas.

Formato Aquí puedes definir el formato que utilizarás en cada columna.

Indica el número de caracteres que ocupará tu información cuando sea alfanumérica (letras y números). Usa las flechas que aparecen a la derecha de este campo para aumentar la cifra. Usa el icono

para elegir la presentación adecuada a tus datos numéricos.

Con el botón

podrás elegir el formato de fecha que más te convenga.

Ejemplo gráfico El ancho definitivo de las columnas en tu consulta personalizada estará determinado por el que definas en la ventana, el cual lo puedes agrandar o disminuir cuando tu cursor se transforme en el símbolo encerrado en el círculo. En la consulta obtendrás la misma amplitud que quede indicada aquí.

Advierte El "Título" de cada columna se definió como números y ocupa menos espacio; s lo de esta manera es posible verlo como en el fragmento de la consulta desplegada de la derecha. Para agrandar o disminuir el ancho de las columnas para su impresión, deberás modificar del campo "Formato" el número de caracteres a imprimir. (...continúan campos)

Alineación Indica la alineación que tendrá la información de la columna: izquierda, centrada, o a la derecha. Para ello, posiciónate en el renglón de alineación y oprime alguno de estos botones. Recuerda que esto sólo se usa para campos alfanuméricos. Totalizar

En este renglón puedes pedir que tu consulta personalizada presente un acumulado al final de la columna indicada. Esta función sólo se utiliza cuando son campos numéricos. Para ello, haz clic en este símbolo y el acumulado quedará señalado en la columna.

Nota: Cuando una columna usa la función "Totalizar", el botón (mostrar totales) ubicado en la barra de herramientas de las consultas, se activará, y al seleccionarlo mostrará en cada columna en la que se esté usando este botón "Totalizar" el acumulado de la misma. Filtro

Sirve para filtrar la información que aparecerá en la consulta. Al oprimir este botón, aparecerá la ventana de filtrado del catálogo sobre el que estás trabajando.

Primero filtro

Oprime el siguiente botón si al abrir tu consulta personalizada deseas que aparezca primero la ventana de filtro. Para que este cambio se refleje en la consulta deberás cerrarla; si necesitas quitar esta selección vuelve a entrar y desactívala.

Preliminar

Muestra de manera previa la consulta personalizada que estás elaborando. Para ver cómo está quedando tu personalización, sólo oprime este botón.

Guardar

Una vez que has terminado de diseñar tu consulta personalizada, oprime este botón y podrás salvarla con el nombre de tu elección.

Temas relacionados Crea una consulta personalizada Modifica/Borra una consulta personalizada

Modifica / Borra una consulta personalizada Acceso Ingresa a esta opción con el botón Con el botón

de la ventana de Personalizar consultas, o a través del menú Edición.

Qué es Puedes Modificar las consultas creadas por ti o modificar las que vienen predefinidas por el sistema. Una vez realizadas tus modificaciones, no olvides oprimir el botón Guardar. Puedes Eliminar las consultas que no necesites. Las que tienen el status de predefinidas , aunque las borres, se regenerarán automáticamente al momento de desplegar la consulta que las origina. Temas relacionados Crea una consulta personalizada Opciones definibles dentro de cada consulta

Exportación de datos Acceso Desde cualquiera de los módulos del sistema / elegir del menú Ver la opción Personalización de consultas / dentro de las opciones de la barra de herramientas oprimir el botón Oprimir el mismo botón (de Exportación) desde cualquier estadística o consulta que genere el sistema. Qué es Esta opción es muy útil cuando desees utilizar en otras aplicaciones de Windows® los datos de las consultas que genera el sistema -o de las consultas que personalices -. Podrás exportar las consultas de: Clientes, Proveedores, Vendedores, Facturas, Compras, Inventarios, Multialmacén, Movimientos al Inventario. También puedes Exportar los datos de todas las estadísticas desde el módulo correspondiente. Manejo Aspel Por la diversidad en la estructura en la algunos catálogos están diseñados, se manejan dos ventanas para la exportación de datos. La diferencia entre ambas ventanas es mínima. Campos de este proceso Campos Formato exportación

Descripción de De la consulta que estés realizando podrás exportar la información a los siguientes formatos (uno a la vez): Código ASCII delimitado: Con esta configuración, puedes revisar tu información o modificarla desde cualquier editor de MS-DOS® , Windows® o importarla a otros programas. Formato Lotus® : Puedes explotar esta información en esta hoja de cálculo. Formato Excel® : Puedes tener disponible tu información en esta otra hoja de cálculo. Formato Paradox® : Se adapta a la estructura de este tipo de bases de datos. Formato Internet® : Genera un archivo con terminación HTML, mismo que podrás visualizar desde cualquier navegador de Internet. Formato Dbase® : El archivo que generará el sistema puede ser reconocido por cualquier hoja de cálculo o programa que maneje el formato Dbase® .

Con encabezado Mediante estas casillas se indica al sistema que envíe la información con encabezados, con totales, / Con totales con ambos o con ninguno. Delimitador Separador

/ Al exportar la información, ésta se encontrará enmarcada por los delimitadores, que indican hasta dónde llega cada campo. Por su parte, los separadores evitan que se confunda un dato con otro. De esta manera tu información puede ser interpretada correctamente por la otra aplicación. El sistema permite modificar los caracteres a utilizar como separadores y delimitadores, para adaptar el formato a otras aplicaciones. El delimitador más común son las comillas y el separador es la coma, como vemos en el ejemplo que sigue:

Ruta / Es importante que anotes el nombre que llevará el archivo generado, así como la ruta donde éste se Nombre del encontrará; si no lo indicaste, el sistema no te dejará continuar con el procedimiento. archivo Enviar Email

Al seleccionar esta opción se indica al sistema que mande vía correo electrónico el archivo a exportar. En el campo de: A: Indica la dirección del correo a la que se le enviará la información, si deseas que el envío se realice para varios destinatarios deberás escribir la dirección de estos separado por comas y automáticamente se anexará en la lista de los destinatarios de la aplicación de correo que tengas predeterminada en tu PC. Asunto : este es el título del encabezado del correo. Mensaje : es el texto que se anexará al correo que se está enviando, lo puedes capturar aquí o posteriormente. Al momento de dar aceptar el diálogo, el sistema te presentará la ventana correspondiente a la aplicación predeterminada para el envío de correos, prellenada con los datos indicados; en esa ventana podrás realizar los cambios que consideres pertinentes, editar y enviar el correo.

Temas relacionados Exportar los datos de todas las estadísticas

Otras formas de personalizar las consultas Manejo Aspel Adicionalmente a la personalización de consultas, el sistema permite ordenar o agrupar la información de las consultas de las siguientes formas: Ordenamiento ascendente o descendente por campo : La información de la consulta se puede ordenar a partir de alguno de los campos de la misma. Este ordenamiento lo podrás realizar por columna con sólo hacer clic sobre el nombre del campo, así, el sistema ordenará los elementos de la columna de manera ascendente o en su caso descendente, para cambiar el orden de la presentación, bastará con hacer clic sobre la imagen (ordenando la información de manera descendente) y para regresar la información al orden ascendente con la imagen. Nota: Los campos o registros a visualizar dentro de una consulta, depende del catálogo que se tenga activo. Esta forma de agrupación sólo estará disponible para algunas consultas, normalmente las consultas nuevas. Ejemplo:

Reorganización de columnas: Las columnas se podrán mover hacia la posición deseas, de tal forma de tener en las primeras posiciones las columnas o información más usada en la consulta. 1. - Arrastrar la columna a la posición deseada: Ver Ejemplo: Observa las flechas de color verde

Temas relacionados Personalizaci贸n de consultas

Catálogo de monedas Acceso Desde cualquier módulo del sistema / Menú Archivos / Catálogo de Monedas. O desde la barra de herramientas con el botón En qué consiste Podrás definir las monedas con las que realizaras operaciones, incluyendo su tipo de cambio. El sistema te permite realizar diversas operaciones de compra-venta hasta en 99 monedas diferentes. Por omisión, el catálogo de monedas contiene las más comunes, las cuales debes revisar y cambiar de acuerdo al tipo de cambio vigente y a tus necesidades. Para poder manejar monedas distintas a la moneda base, requieres tener activo el parámetro Multimoneda, en los Parámetros generales dentro de configuración. En el catálogo de Monedas puedes indicar por cada moneda definida sus características particulares de simbología, escritura y parámetros que determinan el tipo de cambio con respecto a la moneda base. En esta parte se explica de manera general el funcionamiento del manejo multimoneda, dado que en todos los módulos es similar. La moneda base, es la moneda contable en la que se manejan las operaciones de compra y venta, la moneda base para el sistema corresponde a la primer moneda del catálogo de monedas (por omisión Pesos). Ventana En el catálogo de monedas de cualquiera de los módulos del sistema se cuenta con los datos de: Nombre, símbolo, última fecha de cambio y el tipo de cambio actual de las monedas definidas.

Nota Dentro del catálogo de Monedas no se cuenta con la opción Eliminar, debido a lo riesgoso que resultaría para el sistema que desapareciera la moneda que sustenta el o los movimientos que utilicen moneda extranjera. Dentro de cada uno de los módulos se especifican, en su momento, las diversas operaciones y repercusiones que se producen al trabajar con monedas diferentes. Consulta en este catálogo los siguientes temas: Agrega una moneda Modificación de una moneda Reporte del catálogo de monedas

Agrega una moneda Acceso Desde cualquiera de los módulos, elegir del menú Archivos la opción Catálogo de Monedas / elegir del Menú Edición la opción Agregar. O desde el Catálogo de monedas / oprimir el botón Qué es Esta función te permite agregar monedas que reconocerá el sistema. Utiliza los siguientes campos para ello: Modifica una moneda Reporte de monedas Campo

Descripción

Deberás anotar el nombre de la moneda que vas a dar de alta.

Abreviatura

Define el símbolo con el que se identificará la moneda.

Tipo de cambio

Anota la paridad de la moneda que estés dando de alta con respecto a la moneda base.

Última modificación Este campo es informativo y te mostrará la última fecha en que se cambio el valor de la moneda. Aplica deslizamiento Si está activada esta opción, el sistema diariamente calculará la nueva paridad para esta moneda, diario debes anotar la variación diaria de la moneda con respecto de la moneda base. Finalmente, graba la moneda tecleando Enter, o con el botón Aceptar. Temas relacionados Modifica una moneda

Modificación de una moneda Acceso Desde cualquiera de los módulos, elegir del menú Archivos la opción Catálogo de Monedas / menú Edición / Modificar. Desde el catálogo de monedas / oprimir el botón . Desde el catálogo de monedas, posicionarse en la moneda a cambiar, oprimir Enter ó hacer doble clic en el registro. Qué es Esta opción es de gran utilidad para que cambies cualquier dato de alguna moneda. Los campos utilizados son los mismos que el de agregar moneda. Sólo no podrás modificar el campo donde se almacena o se lleva el control de la fecha de última modificación. Temas relacionados Agregar una moneda Reporte de monedas

Reporte del catálogo de monedas Acceso Desde cualquier módulo del sistema, Menú Archivos / Catálogo de Monedas / botón Qué te ofrece este reporte Puedes obtener un listado con los siguientes datos de tu catálogo de monedas: Título del reporte. Número de la moneda. Nombre de la moneda. Símbolo de la moneda. Tipo de cambio. Consulta el tema de Opciones de impresión , para personalizar la impresión del reporte.

Guía de procesos para base de datos Te sugerimos que conozcas los siguientes procedimientos para que el manejo de tu información desde Aspel-SAE sea adecuado (no es indispensable que cumplas con este orden de manera explícita): Proceso 1. Primero es importante que conozcas el administrador de Base de datos con el que trabajan los sistemas Aspel. 2. Para que puedas utilizar algún formato de base de datos, es necesario que tu PC cuente con una Instalación del BDE . Procedimiento de instalación. 3. Una vez que el BDE se encuentre instalado ya podemos iniciar la configuración, la configuración del BDE se encuentra divida en dos partes, primero se realiza la Configuración general y después la configuración correspondiente al driver o Manejador de la base de datos que quieras utilizar. 4. Los formatos de base de datos que actualmente se pueden utilizar en Aspel-SAE son: Paradox, DBASE, ORACLE, DB2 y MSSQL, cada uno de estos tipos de base de datos tienen configuraciones particulares Que debes revisar. 5. Para acceder a tu base de datos desde Aspel-SAE consulta la sección Avanzado. 6. Para comprobar que Aspel-SAE ha reconocido los archivos de tu base de datos utiliza la opción de Control de archivos que te proporciona tu sistema y verifica que la ruta y el formato del archivo correspondan al seleccionado. 7. Una vez que hayas completado estos pasos, ya puedes Empezar a trabajar con tu Base de datos en Aspel-SAE.

Base de Datos Abierta Acerca del manejo de base de Datos PARADOX en Aspel-SAE Tipos de Base de datos Instalaci贸n de BDE Que se debe configurar en el BDCADMIN Como acceder a la base de datos abierta

Instalación de BDE ( BORLAND DATABASE ENGINE) Aspel-SAE al ser instalado, copia el BDE para permitir el uso de otro tipo de bases de datos y se instala en el directorio donde se instala el sistema. Si se detecta una instalación previa del BDE en tu computadora, la actualización se realizará en el mismo directorio donde se encuentra la versión actual. Cuando se realiza la instalación del sistema en cualquiera de sus modalidades, además de copiar los archivos necesarios para el manejo de bases de datos, se realizan algunas modificaciones en los registros de configuración de la computadora. Esto es, en el registro de Windows: Se agrega una llave para que el sistema reconozca la ruta de donde tiene que ejecutar el BDEAdmin , esto es, en: \\HKEY_LOCAL_MACHINE \ Software \ Borland \ Database Engine , se modifica la entrada DLLPATH, la cual indica la ruta donde se encuentran los archivos con extensión *.dll correspondientes al BDE y la entrada CONFIGFILE01 mostrará la ruta donde se encuentra el archivo IDAPI32.CFG, el cual contiene la configuración de los drivers y alias, lo que lo hace indispensable en el uso de bases de datos de otro tipo. Este archivo puede ser editado y modificado ejecutando el archivo bdeadmin.exe. Las anteriores definiciones las hace el sistema de manera automática; sin embargo, hay que considerar su naturaleza e importancia. Si se detecta una instalación previa del BDE, sólo se actualizarán los drivers nativos para el buen funcionamiento del sistema. El sistema mediante el Regedit (registro de configuración de la computadora) verifica si existe o no un BDE instalado. Volver a la Guía de Base de Datos Abierta

Qué debes revisar Revisa Los tipos de bases de datos que el sistema permite manejar son las siguientes: Paradox Dbase SQL Server DB2 Oracle Así como aquellas a las cuales se pueda acceder a través de un manejador estándar de ODBC. Hay que tomar en cuenta que para utilizar otros formatos de base de datos, s lo se puede hacer a través de los drivers nativos de cada manejador y no a través de drivers ODBC. Si el tipo de base de datos corresponde a un manejador de tablas locales como Dbase® y Paradox® . Si se trata de un manejador de tablas remotas como SQL Server, DB2" o Oracle se deben configurar los "alias" que permitirán el acceso a las bases de datos; esto se realiza en el archivo IDAPI32.cfg, que se edita ejecutando el archivo BDEADMIN.exe, el cual se encuentra en el directorio BDE. Y al cual también se puede acceder desde el grupo de programas de ASPEL/SAE 4.6. Es importante que revises los siguientes temas: Tips de configuración Configuración de los drivers nativos Que debo configurar en el programa BDEADMIN

Consideraciones especiales para el uso de base de datos en formato SQL 2005 y SQL Express. Manejo Este reinstalable de Aspel-SAE ya soporta o puede manejar base de datos en formato SQL 2000, SQL 2005 Estándar y SQL Express (MSSQL). Para el adecuado funcionamiento de Aspel-SAE en MS-SQL 2005 Estándar o Express, considera lo siguiente: - Si en la base de datos existen claves de clientes, proveedores, facturas, compras o productos, que sean muy parecidas, es decir, donde la diferencia radique solamente porque una se escribe con letras mayúsculas y la otra es igual pero con letras minúsculas (por ejemplo:"a", "A"), es necesario que la base de SQL a exportar tenga configurado el atributo:"Latin1_General_Bin" para que pueda diferenciar estas claves y no tomarlas como repetidas, ya que si en SAE se realiza la exportación de una base con estas características y la base de SQL no tiene configurado dicho atributo, los índices de los archivos donde se encuentran las claves "repetidas" no se podrán regenerar y por lo tanto no se podrá trabajar con dicha base en formato SQL. - Es requisito configurar las propiedades de la base de datos para que trabaje con compatibilidad de SQL 2000 y para ello se debe modificar el nivel de compatibilidad de 90 a 80 para poder exportar y crear bases de datos en este formato. - En las propiedades de la base de datos de SQL se debe definir el tipo de intercalación "Latin1_General_Bin". - Adicionalmente para que Aspel-SAE pueda exportar a bases de datos a SQL 2005 se debe: 1. Indicar como propietario de la base de datos, el usuario de SQL. 2. En SQL 2005 Estándar, se debe tener activo el parámetro "dbcreator" en las propiedades de inicio de sesión (opción "Funciones del servidor"). 3. En SQL 2005 Express al menos se debe tener activa la opción "public". Es requisito que tanto el idioma del manejador de bases de datos como el idioma de los equipos clientes sea el mismo, por ejemplo español-español, te recomendamos ampliamente una instalación en idioma "español". SQL 2005 Express SQL 2005 Express es una base de datos que viene configurada por omisión para accesos locales, es decir, en la máquina donde se instale es la única que puede hacer uso del servidor de bases de datos, si se requieren conexiones desde otras máquinas entonces se debe seguir el procedimiento descrito en: http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;EN-US;914277 Antes de exportar tu base de datos a formato SQLServer, es necesario que para el adecuado funcionamiento de SAE tomes en cuenta las siguientes configuraciones de SQL: · Para usar este tipo de base de datos desde Aspel-SAE, deberás configurar el sistema para que trabaje con dicha base desde la ventana de control de archivos/opción Avanzado, seleccionando el tipo de base de datos "MSSQL". · Para su correcta configuración se requiere modificar el nivel de compatibilidad del lenguaje SQL para que soporte las sentencias generadas por BDE, para ello se debe ejecutar desde el servidor SQL el siguiente procedimiento almacenado: EXEC sp_dbcmptlevel 'Nombre_Base_de_Datos', '80'; El '80' significa que es compatible con SQL Server 2000.

Se recomienda ampliamente que para cualquier problema consultes la documentaci贸n de ayuda que brinda Microsoft para el manejo de estos tipos de base de datos.

Interfases Aspel-BANCO y Aspel-COI Qu茅 son Estas opciones te permiten integrar informaci贸n generada en Aspel-SAE con Aspel-COI y Aspel-BANCO. Con ello, intercambias informaci贸n requerida para el c谩lculo de la contabilidad y el registro de movimientos bancarios en tu empresa. Temas relacionados Interfase Aspel-BANCO Interfase Aspel-COI

Interfase Aspel-Banco Acceso Módulo de Proveedores y Cuentas por pagar, menú Herramientas, opción Interfase BANCO . Qué es Aspel-BANCO logra que todos los movimientos bancarios registrados actualicen en línea los saldos de las cuentas por cobrar y por pagar. Por su parte, Aspel-SAE permite la consulta de los saldos del cliente para agilizar el registro de cheques, cargos y abonos desde Aspel-BANCO. El sistema de Aspel-SAE 4.6 sólo hace interfase con Aspel-BANCO 2.0 en adelante. Para ejecutar esta función tienes que llenar los siguientes campos: Campos Campo

Descripción

Proveedores Desde / Indica el rango de proveedores que deseas incluir en la interfase. Con el signo ? (ayuda F2 ) Hasta / Clasificación podrás realizar rápidamente esta definición. Puedes definir alguna clasificación especifica o usar signos de interrogación como comodines para localizar los registros que concuerden en una parte de la misma clave. Periodo de Señala el rango de fechas de vencimiento de los documentos que deseas incluir en el proceso, Vencimiento Fecha así como la fecha de corte para generar tus documentos en Aspel- Banco. La fecha de corte se Inicial / Final / Fecha compara contra la fecha de aplicación para todos los documentos. Corte Directorio

Ruta especificada como la ruta de trabajo. Configuración / Parámetros generales

Nombre del Archivo

Deberás señalar la trayectoria donde deseas grabar el archivo. Si no cambias la ruta, el sistema lo grabará en el directorio de trabajo de tu empresa en Aspel-SAE. El nombre comienza con CI seguido de la fecha (año, mes, día) y por último tiene una D, de "archivos de datos", y el número de empresa a la que pertenece este archivo (CI060907.D01).

Manejo El archivo generado lo podrás procesar a través del sistema Aspel-BANCO, para ello ingresa al menú Edición, opción Movimientos a la agenda, Integración de pagos / de Aspel-SAE. En este archivo se incluirán los datos correspondientes al IVA desglosado, el RFC y CURP del proveedor. Para mayor información sobre el procedimiento para integrar este archivo en Aspel-BANCO, consulta el ayuda de dicho sistema.

Definición de la interfase Aspel-COI Acceso Ventana principal, menú Utilerías, opción Interfase COI. En qué consiste Esta función te permite integrar Aspel-SAE con Aspel-COI (Sistema de Contabilidad Integral). En esta versión tendrás disponible la actualización en línea, es decir, al momento de generar las pólizas ya no sólo se podrán registrar vía archivo, si no que ahora también podrán afectar directamente la base de datos. Dependiendo el tipo de póliza, podrás generar la interfase de SAE a COI a mayor detalle: cliente por cliente o proveedor, por documento, por moneda, por impuestos, etc. Podrás generar pólizas con información de tus ventas, recepciones de compra, movimientos al inventario, cuentas por pagar y cuentas por cobrar, logrando un ahorro considerable de tiempo en el momento de contabilizar los documentos y con menor posibilidad de errores de captura. Las pólizas emitidas no son de resumen, sino que se pueden desglosar los montos por cliente / proveedor, moneda o línea de producto, dependiendo de la póliza a emitir. En estas pólizas se incluyen todos los movimientos que no han sido contabilizados con anterioridad y cuya fecha de aplicación quede incluida en el rango que definas. Para mayor seguridad te recomendamos conciliar mensualmente las cuentas de Aspel-COI con los totales de Aspel-SAE. Para una correcta integración de las pólizas que genera este sistema con las cuentas contables generales de Aspel-COI, deberás anotar los números de Cuenta contable a los que se cargarán o abonarán las operaciones cuyo concepto esté dado de alta en Clientes y CXC, Movimientos al inventario y Proveedores. Los diferentes impuestos aplicados en un documento serán acumulados en la cuenta especificada para el concepto de impuesto a pagar y el acreditable según corresponda, el monto del flete se acumulará en la cuenta definida para la Venta de servicios. Si se solicita la póliza Detallada, el sistema desglosará en la p liza una partida para cada tasa de impuesto. Estas cuentas las podrás definir desde el módulo de configuración / Cuentas contables. Conceptos de Clientes y CXC Conceptos de Movimientos al inventario Conceptos de Proveedores y CXP De la misma manera debes anotar las cuentas de COI que corresponden a cada rubro (Ventas, Proveedores, Bancos, Impuesto por acreditar, etc.) en la siguiente función: Cuentas contables maestras Ventana del listado de pólizas generadas en SAE

Ventana del listado de pólizas generadas en Aspel-SAE Acceso Ventana principal, menú Utilerías, opción Interfase COI. En qué consiste Desde esta ventana podrás: - Elaborar tus pólizas con la información generada en Aspel-SAE para posteriormente realizar la contabilización de estos datos en Aspel-COI, a esto se le llama interfase Aspel-SAE con Aspel-COI. - Administrar y/o consultar las pólizas generadas para su contabilización en Aspel-COI. - Eliminar o modificar las pólizas antes llevar acabo la contabilización de información. - Enviar vía correo electrónico los archivos de pólizas generados, de tal forma que desde el módulo de pólizas modelo de Aspel-COI recepciones el correo y obtengas el archivo con la información generada en Aspel-SAE para su contabilización. - Definir tus cuentas contables para facilitar la interfase entre ambos sistemas Aspel-SAE con Aspel-COI, definiendo las cuentas podrás asegurar una interfase en línea mucho más completa. - Contabilizar en línea tus movimientos hacia Aspel-COI. La ventana es la siguiente:

Para cambiar el orden de las columnas, selecciona la columna deseada y arrastrarla con la ayuda del ratón, hacia la posición deseada como se ilustra en la siguiente imagen:

Descripción de columnas Columna

Descripción

Tipo póliza

de Tipo de póliza especificada al momento de generar el archivo de póliza, los tipos de póliza disponible son: Ventas, compras, devoluciones de compras y ventas, cuentas x pagar, cuentas x cobrar y movimientos al inventario.

Status

Estado o situación en la que se encuentra la póliza, los disponibles son pendiente por cont., contabilizado y error. Pendiente por cont. Este estado se manejará para indicar que la póliza todavía no ha sido contabilizada. Este estado sólo se actualiza si la contabilización se realiza en línea, es decir, con el botón "Contabilizar" disponibles desde esta ventana. Contabilizada. Indica que la póliza ya esta contabilizada en Aspel-COI. Este estado sólo se actualiza si la contabilización se realiza en línea, es decir, con el botón "Contabilizar" disponibles desde esta ventana. Error . Indica que por alguna razón la póliza no se generó adecuadamente, este estado se puede dar cuando al momento de estar generando la póliza ocurre un fallo en la energía eléctrica.

Archivo modelo

Muestra la ruta donde se encuentra el archivo de póliza generado. Estos archivos se pueden cargar desde Aspel-COI mediante el módulo de pólizas modelo.

Botones de esta ventana Columna Descripción Agregar

Al seleccionar este botón se lanzará una ventana donde podrás dar de alta las pólizas con la información generada en Aspel-SAE para su contabilización en Aspel-COI. Para mayor información de cómo dar de alta una póliza consulta el tema: Agregar póliza.

Ver modelo

Con esta opción podrás consultar el detalle de la póliza creada. Para mayor información consultar el tema: Ver modelo .

Eliminar

Con esta opción podrás eliminar el registro de la póliza dentro de esta ventana y no el archivo en sí, es decir, el archivo de póliza no será borrado de la carpeta o ruta, de tal forma que puedas utilizar el archivo para contabilizar la información con Aspel-COI mediante la opción pólizas modelo. Sólo deberás tomar en cuenta que si das de Alta una póliza con el mismo nombre, la información se sobreescribirá y se volverá a visualizar su registro en esta ventana de listado de pólizas generadas en SAE. Las pólizas que ya estén contabilizadas no se podrán eliminar, por lo que esta opción estará deshabilitada. Si deseas limpiar esta ventana, es decir, eliminar todos los registros contenidos en ella, deberás crear nuevamente el archivo de "Interfaz COI" archivo con el nombre (INTCOI01) desde el módulo de Control de archivos . Pero no por el hecho de reinicializar el archivo el sistema permitirá generar nuevamente las pólizas.

Ver Al seleccionar esta opción se abrirá la póliza para consultar los movimientos o registros contenidos dentro documentos de ella, así como para modificar información específica de la póliza. Ver documentos incluidos en la póliza Enviar correo Este botón despliega una instancia de la aplicación de correo que tengas como predeterminada en tu máquina, y anexa o adjunta el archivo de póliza para su envío por Internet. Enviar póliza modelo por correo electrónico Cuentas contables

Esta ventana u opción te permite configurar todas las cuentas para los diferentes movimientos o conceptos que en Aspel-SAE.

Temas relacionados Definición Consideraciones antes de trabajar la Interfase Las conciliaciones Donde se definen las cuentas contables Agregar póliza Ver documentos incluidos en la póliza Enviar póliza modelo por correo electrónico Contabilización en línea hacia Aspel-COI

Agregar póliza Acceso Ventana principal, menú Utilerías, opción Interfase COI / Botón Agregar Qué es Este proceso generará las pólizas de los movimientos registrados por concepto de ventas, devoluciones de ventas, compras, devoluciones de compras, cuentas por cobrar, cuentas por pagar u movimientos al inventario. Se generará una póliza por tipo de movimiento, es decir por tipo de póliza, para esto deberás seleccionar el tipo de póliza que deseas generar, de tal forma que todos los movimientos de este tipo se almacenen en un solo archivo o póliza. En la póliza podrás incluir movimientos efectuados en un periodo determinado, de tal forma que se incluyan en el archivo de póliza sólo los movimientos efectuados en la fecha indicada. Adicionalmente dependiendo del tipo de póliza, podrás obtener un detalle incluyendo información de: impuestos, moneda, tipo de documento, para clientes (zona, Clave), línea de producto, proveedores (zona, clave), almacén, etc. Es importante que tomes en cuenta algunas consideraciones antes de ejecutar este proceso: Ver: Consideraciones antes de trabajar la Interfase COI Manejo Dependiendo del tipo de póliza a generar, la información solicitada en el filtro varia: Campos generales Campo Tipo de póliza

Descripción Selecciona el tipo de información o movimientos que deseas incluir en la póliza. Los tipos de pólizas a generar son: Póliza de ventas Póliza de devolución de ventas Póliza de compras Póliza de devolución de compras Póliza de cuentas por cobrar Póliza de cuentas por pagar Póliza de movimientos al inventario

Nombre del archivo Este campo muestra el nombre que por omisión el sistema le está asignando al archivo de póliza que estás generando. El nombre propuesto se basa en el tipo de póliza y la fecha en la que se esté generando la póliza. Para más detalle del formato por tipo de póliza, consulta la parte donde se explica más a detalle cada uno de los tipos de póliza que se pueden generar. Nota: Si utilizas este nombre evitarás problemas de identificación de archivos. Si el archivo especificado ya existe, el sistema te avisará, de tal manera que si aceptas la operación se sobreescribirá la información. Desde la ventana "Listado de pólizas generadas en SAE " podrás consultar la ruta donde se grabó el archivo de póliza generado. Si seleccionas otra fecha (DESDE/HASTA) para la generación de la póliza, te recomendamos modificar manualmente el nombre del archivo con la fecha que corresponda. Concepto póliza

la Debes indicar el concepto o algún texto breve que identifique a la póliza.

Fecha de Los documentos elaborados en el rango de fechas indicado serán considerados en la póliza documentos Desde generada. Todos los movimientos de documentos cuya fecha de aplicación se encuentren en dicho / Hasta rango serán tomados en cuenta dentro del proceso de contabilización. El formato de la fecha es Día/Mes/Año (DD/MM/AA). Periodo COI

Selecciona o proporciona el periodo de Aspel-COI donde se contabilizarán los movimientos incluidos en el archivo de póliza a generar.

Nota Antes de empezar a contabilizar los movimientos registrados en Aspel-SAE es importante que definas las cuentas contables en las que se realizarán los cargos o abonos resultado de dichos movimientos. Donde se definen las cuentas contables. La correcta definición de las cuentas, es decir, asociar las cuentas utilizadas o definidas desde Aspel-COI a los procesos o conceptos manejados en Aspel-SAE, te facilitará la contabilización de tus movimientos. Temas relacionados Póliza de ventas Póliza de devolución de ventas Póliza de compras Póliza de devolución de compras Póliza de cuentas por cobrar Póliza de cuentas por pagar Póliza de movimientos al inventario

Ver póliza modelo Acceso Ventana principal, menú Utilerías, opción Interfase COI, botón Ver modelo Manejo Una vez creada la póliza, con esta opción podrás consultar los registros o movimientos que se incluyeron en dicha póliza, y que los saldos cuadran perfectamente. Si deseas consultar los movimientos o documentos incluidos en la póliza, consulta la opción "Ver documentos ", misma que esta disponible desde esta ventana. La imagen de la ventana para consultar los movimientos de la póliza, es muy similar a la usada en Aspel-COI:

Los campos que se muestran en esta ventana modelo como, tipo de póliza, número, fecha, etc. son datos que sólo podrán modificarse al momento de contabilizar la póliza en Aspel-COI mediante el botón "Contabilizar " a excepción del campo "Número" que se asignará de manera consecutiva dependiendo de lo configurado en los parámetros de configuración Las columnas No. cuenta y Depto. se podrán modificar al momento de Contabilizar la póliza . Observación Es importante que tomes en cuenta que desde esta ventana podrás consultar la p liza tal y como se generó en Aspel-SAE, si posteriormente esta póliza es contabilizada en Aspel-COI con modificaciones en los números de cuenta a la que afectarán, estos cambios sólo los podrás consultar desde esta opción con la modalidad de Edición. Botones de esta ventana

Botón Descripción Este botón cierra la ventana de la póliza. Este botón desplegará una presentación preliminar de la información para que mandes a imprimir los datos. Para más información de lo que puedes hacer desde esta presentación Preliminar avanzada, consulta el tema donde encontrarás una explicación más a detalle.

Temas relacionados Definición Consideraciones antes de trabajar la Interfase Las conciliaciones Donde se definen las cuentas contables Ventana del listado de pólizas generadas en SAE Agregar póliza Ver documentos incluidos en la póliza Enviar póliza modelo por correo electrónico Contabilización en línea hacia Aspel-COI

Ver documentos incluidos en la póliza Acceso Ventana principal, menú Utilerías, opción Interfase COI, botón Ver documentos Manejo Esta ventana te proporcionará o te mostrará todos los movimientos generados en Aspel-SAE que fueron incluidos en la póliza. Los datos o columnas que observarás en esta ventana, dependerán del tipo de documento o movimiento incluido en la póliza, lo cual también queda completamente ligado al Tipo de póliza generado. Botones de esta ventana Botones Descripción Permite exportar la información Este botón desplegará una presentación preliminar de la información para que mandes a imprimir los datos. Para más información de lo que puedes hacer desde esta presentación Preliminar avanzada, consulta el tema donde encontrarás una explicación más a detalle. Temas relacionados Definición Consideraciones antes de trabajar la Interfase Las conciliaciones Donde se definen las cuentas contables Ventana del listado de pólizas generadas en SAE Agregar póliza Enviar póliza modelo por correo electrónico Contabilización en línea hacia Aspel-COI

Enviar pólizas modelo por correo electrónico Acceso Ventana principal, menú Utilerías, opción Interfase COI, botón enviar correo Manejo Este proceso tiene la tarea de enviar, vía correo electrónico, el archivo de p liza seleccionado. Este envío se realizará de manera externa a tu sistema, es decir, se utilizará la aplicación de correo que tengas predeterminada en tu computadora y sé anexar el archivo de póliza para su envío por Internet. Para mayor información de como enviar el correo, consulta el ayuda electrónica de tu aplicación de correo. Ejemplo con Microsoft Outlook®

Por omisión el asunto propuesto para el correo llevará la etiqueta "[SAE]" junto con el nombre de la póliza de que se trate y la fecha del archivo, Ejemplo: [SAE] Póliza de cuentas por pagar generada el 10/10/2005. Si deseas recepcionar este correo de póliza desde el módulo de pólizas modelo de Aspel-COI, deberás modificar la leyenda o asunto del correo manualmente con la leyenda [ASPM], de tal forma que Aspel-COI identifique el correo para su recepción desde el mismo. Mensajes de error Hay un cuadro de diálogo Este mensaje indica que alguna otra aplicación abrió una instancia de la aplicación de abierto. Ciérrelo y vuelva a correo, por lo que para que nuevamente se programe y se arme el correo con el archivo a intentarlo enviar, será necesario cerrar la aplicación y solicitar el proceso nuevamente. Temas relacionados Definición Consideraciones antes de trabajar la Interfase Las conciliaciones Donde se definen las cuentas contables

Ventana del listado de pólizas generadas en SAE Agregar póliza Ver documentos incluidos en la póliza Contabilización en línea hacia Aspel-COI

Cuentas contables Acceso Ventana principal, menú Utilerías, opción Interfase COI, botón Cuentas contables Qué es Este apartado es muy importante, ya que aquí se indican los números de cuenta que se utilizarán en las pólizas generadas por la interfase Aspel-COI. Estas cuentas las podrás almacenar tanto desde esta ventana como desde configuración, apartado Cuentas contables, así como desde los procesos u opciones del sistema donde se solicite alguna cuenta en particular. No importa desde donde proporciones las cuentas, estas se irán actualizando y/o almacenando en esta ventana, por lo que si deseas realizar algún cambio lo podrás realizar directamente desde esta ventana. Ejemplo:

Temas relacionados Configuración / Cuentas contables Donde se definen las cuentas contables

Contabilización en línea hacia Aspel-COI Acceso Ventana principal, menú Utilerías, opción Interfase COI, botón Contabilizar / botón Editar Manejo Este botón funcionará o actuará de dos formas, Inicialmente este botón contabilizará la póliza y una vez contabilizada esta, desde este botón sólo la podrás editar. Al seleccionar este botón, se desplegará la ventana de "Agregar póliza" de Aspel-COI, con el fin de contabilizar o editar la póliza en ese momento, afectando en ambas situaciones los saldos de las cuentas siempre y cuando tengas activado el parámetro de configuración "Contabilizar en línea ". Aunque la ventana es propiamente del sistema Aspel-COI, algunos procesos están restringidos, es decir, sólo funcionarán desde Aspel-COI. Los botones o procesos que no estarán disponibles son: Revisar o definir las Cuentas contables Cargar póliza modelo Copiar póliza de otro periodo

Imprimir póliza Cuadrar póliza Alta de conceptos de pólizas

Prepara la póliza para su contabilización : - Revisa que las cuentas definidas para los movimientos desde Aspel-SAE sean los que están definidos en Aspel-COI y que correspondan a las cuentas que se van a afectar.

Las ventanas de ayuda para especificar el número de cuenta o el concepto de la póliza, muestran información correspondiente a lo registrado en Aspel-COI para los catálogos de cuentas o conceptos respectivamente. Al indicar en la columna "No cuenta" una cuenta departamental se mostrará para la columna "Depto" el número de departamento al que reporta esta cuenta. Si la cuenta no es departamental, por omisión se le asignará "o".

Botones de esta ventana Campo Descripción Te permite contabilizar o grabar la póliza y limpia todos los campos para iniciar una nueva captura. . Te da la posibilidad de que puedas salir de la póliza sin grabarla. Puedes insertar una partida dentro de la póliza, posiciónate en la línea donde la deseas insertar. Puedes eliminar una partida dentro de la póliza, posiciónate en la partida a borrar. Puedes grabar la póliza que estás capturando como una póliza modelo. Las pólizas modelo son pólizas que se graban en un archivo independiente al Catálogo de pólizas. De esta forma, podrás acceder posteriormente a este archivo para ajustar algún dato que haya quedado pendiente de definir al momento de la captura. También las puedes utilizar cuando necesitas contabilizar pólizas que no sufren modificaciones substanciales en su contenido, y que se deben aplicar de forma repetitiva. Para mayor información consulta el tema "Grabar póliza modelo " de el ayuda de Aspel-COI. Esta opción te permite enviar por correo electrónico la póliza modelo. Antes de enviar la póliza, ésta se tendrá que guardar como una póliza modelo, para esto el sistema desplegará la ventana correspondiente para guardarla. Una vez grabada la póliza modelo para el envío del archivo, el sistema te desplegará la aplicación de correo predeterminada en tu máquina, por ejemplo Microsoft Outlook® , indica los datos correspondientes para el envío satisfactorio. Posteriormente desde el módulo de pólizas modelo podrás recepcionar los archivos de pólizas enviados mediante este proceso. Por omisión el asunto propuesto para el correo llevará la etiqueta "[ASPM]" la cual es una etiqueta que Aspel-COI identifica para la recepción de correos desde el módulo de pólizas modelo. Para mayor información consulta en el ayuda electrónica el tema "Enviar póliza modelo por correo" o "Recepción y envío de pólizas modelo". Con este botón podrás cuadrar la póliza para que se pueda contabilizar. Esta forma de cuadre es útil para saldar y/o cuadrar una póliza automáticamente cuando los saldos de las columnas debe o haber no sean iguales, ya sea porque no se hayan terminado de capturar todos sus registros o existan diferencias entre decimales. Si el sistema detecta que al contabilizar la póliza se ha utilizado la cuenta de cuadre, ésta será grabada con el estatus de "Pendiente" y se observará en el catálogo de pólizas en color rojo, con el propósito de identificarla fácilmente y posteriormente sea editada para continuar con su captura. Para usar esta funcionalidad, posiciónarte sobre la última partida de la p liza y crea una partida en blanco con ayuda de la tecla Enter, y: 1. Proporciona directamente en la columna "No. de cuenta alguna cuenta del catálogo o la cuenta de cuadre definida en los parámetros del sistema, después selecciona el botón "Cuadrar póliza". 2. O desde la partida creada, selecciona el botón " ". Estos botones son los que están disponibles para su uso desde esta ventana. Observaciones Recuerda que sólo se pueden afectar las cuentas definidas como cuentas de Detalle. El sistema verifica que la fecha

corresponda al mes que estás trabajando. Si la fecha pertenece a otro período no la aceptará. Sólo se propondrá el tipo de cambio de la cuenta, cuando ésta maneje multimoneda y esté definido en el módulo de "Parámetros generales". Temas relacionados Definición Consideraciones antes de trabajar la Interfase Las conciliaciones Donde se definen las cuentas contables Ventana del listado de pólizas generadas en SAE Agregar póliza Ver documentos incluidos en la póliza Enviar póliza modelo por correo electrónico

Donde se definen las cuentas contables En qué consiste La siguiente tabla indica los lugares en el sistema donde se definen las cuentas contables y la póliza donde se utiliza cada una de ellas: Cuentas contables que se definen en...

Póliza de la Interfase COI que la requiere

Conceptos de CXC (módulo de Clientes y CXC)

Cuentas por cobrar

Conceptos de CXP (módulo de Proveedores y CXP) Cuentas por pagar Conceptos de Movimientos al inventario

Movimientos al inventario

Catálogo de Líneas de productos

Movimientos al Inventario

Ventana principal

Ventas Compras Devolución de Ventas Devolución de Compras

Catálogo de zonas

Ventas

Temas relacionados Definición Consideraciones antes de trabajar la Interfase Las conciliaciones Ventana del listado de pólizas generadas en SAE Agregar póliza Ver documentos incluidos en la póliza Enviar póliza modelo por correo electrónico Contabilización en línea hacia Aspel-COI Cuentas contables Configuración / Cuentas contables

Póliza de ventas Qué es Esta póliza acumula los totales de los siguientes conceptos: Concepto

Descripción

Cuenta contable

Ventas de Clientes o Suma el importe total de las facturas (con descuentos e impuestos Clientes Ventas de clientes incluidos). Mostrador Ventas productos

de Indica el total de la venta de los productos, utilizando el siguiente cálculo: Ventas Precio unitario X Cantidad de producto vendido - Descuento otorgado al cliente. Cuando la póliza se genera con detalle de impuestos, se indicará un registro por cada tipo de impuesto aplicado, ejemplo: Ventas de productos al 10.00% Ventas de productos con esquema exento

Bancos

Desglosa los abonos de los pagos efectuados en la factura.

Bancos

Ventas de servicios Presenta la suma de la venta de los servicios y productos no Ventas inventariables. El importe es calculado de manera similar a las ventas. En esta cuenta se contabilizan también los montos por concepto de costo por Flete. Total de impuesto Desglosa y totaliza los montos de los impuestos correspondientes a los Otros impuestos 1,2,3 y 4 impuestos 1,2 3 y 4 aplicados en cada una de las facturas. Cuando se solicita la p liza Detallada por impuestos, el sistema desglosa y acumula los montos de los impuestos por tasa. Cuando la póliza se genera con detalle de impuestos, se indicará un registro por cada tipo de impuesto aplicado, ejemplo: I.E.P.S 20.00% I.V.A 10.00% Impuestos pagar

por Desglosa y totaliza los montos del impuesto 4, correspondiente al IVA Impuestos aplicado en cada una de las facturas. Puedes solicitar el desglose o detalle de impuestos mediante la activación del campo "Impuestos", explicado más adelante.

Impuesto por pagar Desglosa y totaliza los montos del impuesto correspondiente al flete Impuesto por pagar flete aplicado en la factura. Retención IVA del Acumula los montos de la retención asignada al cliente por concepto de Impuesto 3 (se carga Flete flete. Para más información consulta el tema: Alta de clientes. a la cuenta de la retención del IVA) Total Descuento Totaliza el descuento financiero incluido en las facturas. financiero Nota Pueden existir varios registros o conceptos de movimiento representados por una misma cuenta. ¿Donde se definen las cuentas contables para estos conceptos?. Campos generales

Descuento financiero ventas

Campos Campo Nombre archivo

Descripción del Este campo muestra el nombre que por omisión el sistema le está asignando al archivo de póliza que estás generando. El nombre propuesto se basa en el tipo de póliza y la fecha en la que se esté generando la póliza (p.ej., para una p liza de ventas (VT ) del 31 de enero de 2005 (310105), el nombre sugerido por el sistema será: VT310105. La póliza se graba en la ruta especificada en los Parámetros de configuración como la ruta de trabajo, esta la podrás identificar por la extensión (P01 ), donde "P" significa que es un documento de póliza y "01 " el número de la empresa en la cual se generó el archivo de póliza. Desde la ventana "Listado de pólizas generadas en SAE " podrás consultar la ruta donde se grabó el archivo de póliza generado. Notas: Si utilizas este nombre evitarás problemas de identificación de archivos. Si el archivo especificado ya existe, el sistema te avisará, de tal manera que si aceptas la operación se sobreescribirá la información. Si seleccionas otra fecha (DESDE/HASTA) para la generación de la póliza diferente a la que por omisión propone el sistema, te recomendamos modificar manualmente el nombre del archivo con la fecha que corresponda.

Clasificación del cliente

Si en este campo se indica algún dato, la póliza podrá incluir únicamente los montos de los clientes que pertenecen a la clasificación anotada.

Periodo COI

Selecciona o proporciona el periodo de Aspel-COI donde se contabilizarán los movimientos incluidos en el archivo de póliza a generar.

Detalle de la póliza por… Impuestos

Al activar este campo, se desglosan y totalizan los montos de los distintos impuestos (1,2, 3) utilizados o aplicados en cada una de las facturas. Para el caso del impuesto por pagar (IVA) también se mostrará su desglose utilizando como concepto del movimiento la leyenda "IVA (tasa aplicada)". Nota Por cada porcentaje o tasa manejado para el cálculo del IVA, se puede definir una cuenta. Donde se definen las cuentas contables

Con detalle Sin detalle

Moneda

Al seleccionar este campo, se mostrarรก en el concepto del movimiento la clave de la moneda utilizada en dicho movimiento. Adicionalmente si tienes activado los campos detalle del cliente por zona o clave, se adicionarรก en esta partida la informaciรณn que corresponda a estos campos. Si no activas este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento serรก "Ventas de clientes". Nota El sistema siempre realizarรก la conversiรณn a moneda base, sin importar en que moneda se hayan hecho los movimientos.

Documento Al seleccionar este campo, se desglosan los saldos por concepto de ventas con el nรบmero de documento que los originรณ, desglosando en la pรณliza documento por documento, se adiciona tambiรฉn la fecha y hora en la que se efectuรณ dicho documento. Con detalle

Sin detalle

Clientes Para identificar fรกcilmente la pรณliza y/o obtener informaciรณn mas detallada del movimiento, podrรกs incluir como parte del nombre del concepto del movimiento, la clave, la zona o ninguna del cliente . Si no activas este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento serรก "Ventas de clientes ". Si adicionalmente, tienes activado el campo moneda, tambiรฉn se mostrarรก la moneda utilizada en el movimiento. Manejo Aspel Una vez definido el filtro con la informaciรณn que deseas incluir en la pรณliza, se generarรก el archivo o pรณliza, la cual podrรกs consultar, modificar o eliminar, desde la Ventana principal del listado de pรณlizas generadas en SAE. De igual forma desde dicha ventana podrรกs Contabilizar la pรณliza para que las afectaciones se realicen de manera automรกtica en el sistema Aspel-COI. Notas Independientemente de la activaciรณn del detalle por impuestos, si el movimiento o pรณliza tiene cargos por concepto de flete, serรกn listados en la pรณliza con su saldo correspondiente. Para todas las pรณlizas se desglosa y totalizan los montos de los distintos impuestos utilizados o aplicados (Total impuesto 1,2,y 3) y Total de impuestos a pagar "IVA"". Antes de empezar a contabilizar los movimientos registrados en Aspel-SAE es importante que definas las cuentas contables en las que se realizarรกn los cargos o abonos resultado de dichos movimientos. Donde se definen las cuentas contables. La correcta definiciรณn de las cuentas, es decir, asociar las cuentas utilizadas o definidas desde Aspel-COI a los procesos o conceptos manejados en Aspel-SAE, te facilitarรก la contabilizaciรณn de tus movimientos. Los movimientos por concepto de costo de flete, se acumularรกn en el cuenta denominada Venta de Servicios, al igual que las ventas de tipo servicios proporcionados por la empresa. Mensajes de error

El archivo ……… Ya El nombre proporcionado para la generación de la póliza ya existe, proporciona otro nombre o existe ¿Desea bien al aceptar este mensaje se sobreescribirá el archivo. remplazarlo? No existen registros Este mensaje indica que no existe ningún movimiento con los datos especificados en el filtro o que cumplan con el bien ya existe un archivo del tipo de póliza que se esté generando con los movimientos filtro. registrados hasta este momento. Para el último punto, te recomendamos que desde la ventana principal del listado de pólizas elimines el archivo del tipo de póliza que deseas crear nuevamente, de tal forma que se vuelva a generar la información. Esto es útil para el caso en que hayas definido los números de cuentas posterior a la generación de la póliza. Esta recomendación también aplica en el caso de que desees adicionar en un s lo archivo los movimiento, tomando en cuenta que se realizaron nuevos movimiento posterior a la generación del archivo de póliza. La fecha DESDE No Proporciona en el campo "Hasta" una fecha posterior a la anotada en el campo "DESDE". debe ser mayor a la fecha HASTA. Temas relacionados Póliza de devolución de ventas Póliza de compras Póliza de devolución de compras Póliza de cuentas por cobrar Póliza de cuentas por pagar Póliza de movimientos al inventario

Póliza de devolución de ventas Qué es Esta póliza retoma los mismos aspectos que la póliza de ventas, pero los aplica a las devoluciones realizadas. En ella se invertirán los conceptos de cargo y abono de las diferentes cuentas; p.ej, el descuento financiero en la póliza de venta se toma como un cargo y en la de devolución de venta, se indica como un abono. Esta póliza acumula los totales de los siguientes conceptos: Concepto movimiento

del Descripción

Ventas de Suma el importe total de las facturas (con descuentos e impuestos incluidos). Clientes o Ventas de clientes Mostrador Devolución ventas

Cuenta contable Clientes

de Indica el total de la venta de los productos, utilizando el siguiente cálculo: Precio Devolución unitario X Cantidad de producto vendido - Descuento otorgado al cliente. de ventas Cuando la póliza se genera con detalle de impuestos, se indicará un registro por cada tipo de impuesto aplicado, ejemplo: Ventas de productos al 10.00% Ventas de productos con esquema exento

Bancos

Desglosa los abonos de los pagos efectuados en la factura.

Bancos

Devolución de Presenta la suma de la venta de los servicios y productos no inventariables. El importe Devolución Ventas de servic es calculado de manera similar a las ventas. En esta cuenta se contabilizan también de ventas los montos por concepto de costo por Flete. Total de impuesto Desglosa y totaliza los montos de los impuestos correspondientes a los impuestos Otros 1,2,3 1,2,y,3 aplicados en cada una de las facturas. Cuando se solicita la póliza Detallada impuestos por impuestos, el sistema desglosa y acumula los montos de los impuestos por tasa. Cuando la póliza se genera con detalle de impuestos, se indicará un registro por cada tipo de impuesto aplicado, ejemplo: I.E.P.S 20.00% Total impuestos pagar

de Desglosa y totaliza los montos del impuesto 4, correspondiente al IVA aplicado en Impuesto por por cada una de las facturas. Puedes solicitar el desglose o detalle de impuestos pagar mediante la activación del campo "Impuestos", explicado más adelante. Para registrar los saldos por tasa aplicada, puedes configurar una Cuenta por cada una. Para que se totalicen en su cuenta correspondiente, debes indicar al sistema que genere la póliza con detalle de impuestos.

Impuesto pagar flete

por Desglosa y totaliza los montos del impuesto correspondiente al flete aplicado en la Impuesto por factura. pagar

Total de retención Acumula los montos de la retención asignada al cliente del cual se efectuó la factura. Impuestos Para más información consulta el tema: Alta de clientes. retenidos Total Descuento Totaliza el descuento financiero incluido en las facturas. financiero

Nota

Descuento financiero ventas

Pueden existir varios registros o conceptos de movimiento representados por una misma cuenta. Póliza de ventas Campos generales Campos Campo Nombre archivo

Descripción del Este campo muestra el nombre que por omisión el sistema le está asignando al archivo de póliza que estás generando. El nombre propuesto se basa en el tipo de póliza y la fecha en la que se esté generando la póliza (p.ej., para una p liza de devolución de ventas (DV ) del 31 de enero de 2005 (310105), el nombre sugerido por el sistema será: DV310105. La póliza se graba en la ruta especificada en los Parámetros de configuración como la ruta de trabajo, esta la podrás identificar por la extensión (P01 ), donde "P" significa que es un documento de póliza y "01 " el número de la empresa en la cual se generó el archivo de póliza. Desde la ventana "Listado de pólizas generadas en SAE " podrás consultar la ruta donde se grabó el archivo de póliza generado. Notas: Si utilizas este nombre evitarás problemas de identificación de archivos. Si el archivo especificado ya existe, el sistema te avisará, de tal manera que si aceptas la operación se sobreescribirá la información. Si seleccionas otra fecha (DESDE/HASTA) para la generación de la póliza diferente a la que por omisión propone el sistema, te recomendamos modificar manualmente el nombre del archivo con la fecha que corresponda.

Clasificación del cliente

Si en este campo se indica algún dato, la póliza podrá incluir únicamente los montos de los clientes que pertenecen a la clasificación anotada.

Periodo COI

Selecciona o proporciona el periodo de Aspel-COI donde se contabilizarán los movimientos incluidos en el archivo de póliza a generar.

Detalle de la póliza por… Impuestos Al activar este campo, se desglosan y totalizan los montos de los distintos impuestos (1,2 o 3) utilizados o aplicados en la factura a devolver. Para el caso del impuesto por pagar (IVA) también se mostrará su desglose utilizando como concepto del movimiento la leyenda "IVA (tasa aplicada)". Nota Por cada porcentaje o tasa manejado para el cálculo del IVA, se puede definir una cuenta. Donde se definen las cuentas contables Con detalle Sin detalle

Moneda

Sin detalle

Clientes Para identificar fรกcilmente la pรณliza y/o obtener informaciรณn mรกs detallada del movimiento, podrรกs incluir como parte del nombre del concepto del movimiento, la clave, la zona o ninguna del cliente . Si no activas este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento serรก "Ventas de clientes ". Si adicionalmente, tienes activado el campo moneda, tambiรฉn se mostrarรก la moneda utilizada en el movimiento. Manejo Aspel Una vez definido el filtro con la informaciรณn que deseas incluir en la pรณliza, se generarรก el archivo o pรณliza, la cual podrรกs consultar, modificar o eliminar, desde la Ventana principal del listado de pรณlizas generadas en SAE. De igual forma desde dicha ventana podrรกs Contabilizar la pรณliza para que las afectaciones se realicen de manera automรกtica en el sistema Aspel-COI. Notas Independientemente de la activaciรณn del detalle por impuestos, si el movimiento o pรณliza tiene cargos por concepto de flete, serรกn listados en la pรณliza con su saldo correspondiente. Para todas las pรณlizas se desglosa y totalizan los montos de los distintos impuestos utilizados o aplicados (Total impuesto 1,2,y 3) y Total de impuestos a pagar "IVA". Antes de empezar a contabilizar los movimientos registrados en Aspel-SAE es importante que definas las cuentas contables en las que se realizarรกn los cargos o abonos resultado de dichos movimientos. Donde se definen las cuentas contables. La correcta definiciรณn de las cuentas, es decir, asociar las cuentas utilizadas o definidas desde Aspel-COI a los procesos o conceptos manejados en Aspel-SAE, te facilitarรก la contabilizaciรณn de tus movimientos. Los movimientos por concepto de costo de flete, se acumularรกn en el cuenta denominada Venta de Servicios, al igual que las ventas de tipo servicios proporcionados por la empresa. Mensajes de error

El archivo ……… Ya El nombre proporcionado para la generación de la póliza ya existe, proporciona otro nombre o existe ¿Desea bien al aceptar este mensaje se sobreescribirá el archivo. remplazarlo? No existen registros Este mensaje indica que no existe ningún movimiento con los datos especificados en el filtro o que cumplan con el bien ya existe un archivo del tipo de póliza que se esté generando con los movimientos filtro. registrados hasta este momento. Para el último punto, te recomendamos que desde la ventana principal del listado de pólizas elimines el archivo del tipo de póliza que deseas crear nuevamente, de tal forma que se vuelva a generar la información. Esto es útil para el caso en que hayas definido los números de cuentas posterior a la generación de la póliza. Esta recomendación también aplica en el caso de que desees adicionar en un s lo archivo los movimientos, tomando en cuenta que se realizaron nuevos movimiento posterior a la generación del archivo de póliza. La fecha DESDE No Proporciona en el campo "Hasta" una fecha posterior a la anotada en el campo "Desde". debe ser mayor a la fecha HASTA. Temas relacionados Póliza de ventas Póliza de compras Póliza de devolución de compras Póliza de cuentas por cobrar Póliza de cuentas por pagar Póliza de movimientos al inventario

Póliza de compras Qué es Esta póliza incluye los totales de las siguientes cuentas contables maestras: Concepto movimiento

del Descripción

Compras PROVEEDORES

Cuenta Contable

a Totaliza el importe de las compras con descuentos e impuestos incluidos.

Proveedores

Total Descuento Proporciona el total de todos los descuentos financieros anotados en las Descuento financiero recepciones de mercancía. financiero compras Almacén

Señala el total del costo de los productos que ingresaron al inventario sin Almacén tomar en cuenta el monto de los impuestos ni de los descuentos financieros. Si pides el detalle por línea de producto, la leyenda para el concepto del movimiento será "Línea".

Compras servicios Total impuestos acreditar

de Indica el total de los servicios y productos no inventariables adquiridos. Compra de servicios Este total no incluye impuestos ni descuentos financieros. de Desglosa y totaliza los montos de todos los impuestos aplicados en la Impuestos por recepci n de compras (impuesto 1,2,3,4 "IVA"). Puedes solicitar el (Se deberá configurar desglose o detalle de impuestos mediante la activación del campo cuenta por impuesto). "Impuestos", explicado más adelante.

una

Nota: por cada tasa diferente de impuesto manejado, se registrará una partida especificando la tasa aplicada, esto si tienes activado el detalle de impuestos, un movimiento. I.E.P.S 20.00% IVA del flete Retención del Flete

Desglosa y totaliza los montos del impuesto correspondiente al flete Impuesto por acreditar aplicado en la factura. IVA Desglosa y totaliza los montos de la retención correspondiente a lo configurado para el proveedor.

del

flete Impuesto 3

Total Descuento Totaliza el descuento financiero incluido en los documentos de Descuento financiero compras financiero compras. Nota Pueden existir varios registros o conceptos de movimiento representados por una misma cuenta. Campos generales Campos

Campo

Descripciรณn

Nombre del archivo

Este campo muestra el nombre que por omisiรณn el sistema le estรก asignando al archivo de pรณliza que estรกs generando. El nombre propuesto se basa en el tipo de pรณliza y la fecha en la que se estรฉ generando la pรณliza (p.ej., para una p liza de compras (CO ) del 31 de enero de 2005 (310105), el nombre sugerido por el sistema serรก: CO310105. La pรณliza se graba en la ruta especificada en los Parรกmetros de configuraciรณn como la ruta de trabajo, esta la podrรกs identificar por la extensiรณn (P01 ), donde "P" significa que es un documento de pรณliza y "01 " el nรบmero de la empresa en la cual se generรณ el archivo de pรณliza. Desde la ventana "Listado de pรณlizas generadas en SAE " podrรกs consultar la ruta donde se grabรณ el archivo de pรณliza generado. Notas: Si utilizas este nombre evitarรกs problemas de identificaciรณn de archivos. Si el archivo especificado ya existe, el sistema te avisarรก, de tal manera que si aceptas la operaciรณn se sobreescribirรก la informaciรณn. Si seleccionas otra fecha (DESDE/HASTA) para la generaciรณn de la pรณliza diferente a la que por omisiรณn propone el sistema, te recomendamos modificar manualmente el nombre del archivo con la fecha que corresponda.

Periodo COI

Selecciona o proporciona el periodo de Aspel-COI donde se contabilizarรกn los movimientos incluidos en el archivo de pรณliza a generar.

Detalle de la pรณliza porโ ฆ Impuestos Al activar este campo, se desglosan y totalizan los montos de los distintos impuestos (1,2, 3 4 ) utilizados o aplicados en la compra. Por cada tasa de impuesto aplicado, se registrarรก un movimiento y como parte del concepto del movimiento se adicionarรก el porcentaje de impuesto aplicado. Con detalle Sin detalle

Moneda

Al seleccionar este campo, se mostrará en el concepto del movimiento la clave de la moneda utilizada en dicho movimiento. Adicionalmente si tienes activado los campos detalle del proveedor por zona o clave, se adicionará en esta partida la información que corresponda a estos campos. Si no activas este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento será "Compras de proveedores". Nota El sistema siempre realizará la conversión a moneda base, sin importar en que moneda se hayan hecho los movimientos.

Línea de Si seleccionas este campo, se mostrará para la cuenta de Almacén como leyenda del concepto del producto movimiento, la clave de la línea correspondiente al producto involucrado en la compra. En caso contrario se mostrará la leyenda "Almacén". Cada línea podrá tener asignada una cuenta en particular, las podrás definir al dar de alta la línea desde el módulo de inventarios, o bien desde la opción "Cuenta contables" disponibles en la Ventana principal del listado de pólizas generadas en SAE.

Documento Al seleccionar este campo, se desglosan los saldos por concepto de ventas con el número de documento que los originó, desglosando en la póliza documento por documento, se adiciona también la fecha y hora en la que se efectuó dicho documento. Con detalle

Sin detalle

Proveedores Para identificar fácilmente la póliza y/o obtener información más detallada del movimiento, podrás incluir en lugar del nombre del concepto "Compras a proveedores", la clave, la zona del proveedor . Si no activas este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento será "Compras a proveedores ". Si adicionalmente, tienes activado el campo moneda, también se mostrará la moneda utilizada en el movimiento. Manejo Aspel Una vez definido el filtro con la información que deseas incluir en la póliza, se generará el archivo o póliza, la cual podrás consultar, modificar o eliminar, desde la Ventana principal del listado de pólizas generadas en SAE. De igual forma desde dicha ventana podrás Contabilizar la póliza para que las afectaciones se realicen de manera automática en el sistema Aspel-COI. Notas Independientemente de la activación del detalle por impuestos, si la póliza tiene cargos por concepto de flete, serán listados en la póliza con su saldo correspondiente. Para todas las pólizas se desglosa y totalizan los montos de los distintos impuestos utilizados o aplicados (Total impuesto 1, 2, 3 y 4) y por flete. Antes de empezar a contabilizar los movimientos registrados en Aspel-SAE es importante que definas las cuentas contables en las que se realizarán los cargos o abonos resultado de dichos movimientos. Donde se definen las cuentas contables.

La correcta definición de las cuentas, es decir, asociar las cuentas utilizadas o definidas desde Aspel-COI a los procesos o conceptos manejados en Aspel-SAE, te facilitará la contabilización de tus movimientos. Los movimientos por concepto de costo de flete, se acumularán en el cuenta denominada Venta de Servicios, al igual que las compras de servicios proporcionados por la empresa. Mensajes de error El archivo ……… Ya El nombre proporcionado para la generación de la póliza ya existe, proporciona otro nombre o existe ¿Desea bien al aceptar este mensaje se sobreescribirá el archivo. remplazarlo? No existen registros Este mensaje indica que no existe ningún movimiento con los datos especificados en el filtro o que cumplan con el bien ya existe un archivo del tipo de póliza que se esté generando con los movimientos filtro. registrados hasta este momento. Para el último punto, te recomendamos que desde la ventana principal del listado de pólizas elimines el archivo del tipo de póliza que deseas crear nuevamente, de tal forma que se vuelva a generar la información. Esto es útil para el caso en que hayas definido los números de cuentas posterior a la generación de la póliza. Esta recomendación también aplica en el caso de que desees adicionar en un s lo archivo los movimiento, tomando en cuenta que se realizaron nuevos movimiento posterior a la generación del archivo de póliza. La fecha DESDE No Proporciona en el campo "Hasta" una fecha posterior a la anotada en el campo "DESDE". debe ser mayor a la fecha HASTA. Temas relacionados Póliza de ventas Póliza de devolución de ventas Póliza de compras Póliza de devolución de compras Póliza de cuentas por cobrar Póliza de cuentas por pagar Póliza de movimientos al inventario

Póliza de devolución de compras Qué es Se contabilizan las mismas cuentas maestras que en la póliza de compras, pero tomando en cuenta sólo las devoluciones de compra. En ella, los aspectos que en la póliza de compra representaban un abono se presentarán como cargos y viceversa. También se crea otro movimiento entre las diferencias de entradas y salidas del inventario que afectarán a dos cuentas contables maestras: Diferencia costo-compras y almacén. Esta póliza incluye los totales de las siguientes cuentas contables maestras: Concepto del movimiento

Descripción

Cuenta Contable

Compras a PROVEEDORES Totaliza el importe de las compras con descuentos e impuestos Proveedores incluidos. Total Descuento financiero Proporciona el total de todos los descuentos financieros anotados en Descuento las recepciones de mercancía. financiero compras Almacén

Señala el total del costo de los productos que ingresaron al inventario Almacén sin tomar en cuenta el monto de los impuestos ni de los descuentos financieros. Si pides el detalle por línea de producto, la leyenda para el concepto del movimiento será "Línea".

Compras de servicios Total impuestos acreditar

Indica el total de los servicios y productos no inventariables adquiridos. Compra de Este total no incluye impuestos ni descuentos financieros. servicios

de Desglosa y totaliza los montos de todos los impuestos aplicados en la Impuesto por recepción de compras (impuesto 1,2,3,4 y IVA). Puedes solicitar el por desglose o detalle de impuestos mediante la activación del campo acreditar "Impuestos", explicado más adelante. Nota: por cada tasa diferente de impuesto manejado, se registrará una partida especificando la tasa aplicad, esto si tienes activado el detalle de impuestos, un movimiento.

IVA del flete

Retención del Flete

Desglosa y totaliza los montos del impuesto correspondiente al flete Impuesto aplicado en la factura. por acreditar IVA Desglosa y totaliza los montos de la retención del flete correspondiente Impuesto 3 a lo configurado para el proveedor.

Total Descuento Totaliza el descuento financiero incluido en los documentos de Descuento financiero compras. financiero compras Almacenes por La cuenta de Diferencia costo-compras se usa cuando existen Almacén diferencia costo- devoluciones o cancelaciones de ventas, y guarda una fuerte relación compras con el concepto de costeo. Cuando se vende un producto, sale del inventario con un costo (dependiendo del método de costeo del producto). Se aplica la siguiente fórmula: (cantidad*costo-descuentos) cantidad*costo_sae, donde: costo (nuevo precio registrado en la compra), costo_sae (precio del producto en el inventario). En este proceso interviene el tipo de costo que se esté llevando para el producto.

Ver ejemplo Diferencia costo La cuenta de Diferencia costo-compras se usa cuando existen Diferencia - compras devoluciones o cancelaciones de ventas, y guarda una fuerte relación costo de con el concepto de costeo. Cuando se vende un producto, sale del compras inventario con un costo (dependiendo del método de costeo del producto). Se aplica la siguiente fórmula: (cantidad*costo-descuentos) cantidad*costo_sae, donde: costo (nuevo precio registrado en la compra), costo_sae (precio del producto en el inventario). En este proceso interviene el tipo de costo que se esté llevando para el producto. Ver ejemplo Donde se definen las cuentas contables Nota Pueden existir varios registros o conceptos de movimientos representados por una misma cuenta. Campos generales Campos Campo Nombre archivo

Descripción del Este campo muestra el nombre que por omisión el sistema le está asignando al archivo de póliza que estás generando. El nombre propuesto se basa en el tipo de póliza y la fecha en la que se esté generando la póliza (p.ej., para una p liza de devolución de compras (DC ) del 31 de enero de 2005 (310105), el nombre sugerido por el sistema será: CO310105. La póliza se graba en la ruta especificada en los Parámetros de configuración como la ruta de trabajo, esta la podrás identificar por la extensión (P01 ), donde "P" significa que es un documento de póliza y "01 " el número de la empresa en la cual se generó el archivo de póliza. Desde la ventana "Listado de pólizas generadas en SAE " podrás consultar la ruta donde se grabó el archivo de póliza generado. Notas: Si utilizas este nombre evitarás problemas de identificación de archivos. Si el archivo especificado ya existe, el sistema te avisará, de tal manera que si aceptas la operación se sobreescribirá la información. Si seleccionas otra fecha (DESDE/HASTA) para la generación de la póliza diferente a la que por omisión propone el sistema, te recomendamos modificar manualmente el nombre del archivo con la fecha que corresponda.

Periodo COI

Selecciona o proporciona el periodo de Aspel-COI donde se contabilizarán los movimientos incluidos en el archivo de póliza a generar.

Detalle de la póliza por…

Impuestos

Al activar este campo, se desglosan y totalizan los montos de los distintos impuestos (1,2, 3 4 ) utilizados o aplicados en la compra. Por cada tasa de impuesto aplicado, se registrará un movimiento y como parte del concepto del movimiento se adicionará el porcentaje de impuesto aplicado.

Moneda

Línea producto

de Si seleccionas este campo, se mostrará para la cuenta de Almacén como leyenda del concepto del movimiento, la clave de la línea correspondiente al producto involucrado en la compra. En caso contrario se mostrará la leyenda "Almacén". Cada línea podrá tener asignada una cuenta en particular, las podrás definir al dar de alta la línea desde el módulo de inventarios, o bien desde la opción "Cuenta contables" disponibles en la Ventana principal del listado de pólizas generadas en SAE.

Documento

Con detalle

Proveedores

Al seleccionar este campo, se desglosan los saldos por concepto de ventas con el número de documento que los originó, desglosando en la póliza documento por documento, se adiciona también la fecha y hora en la que se efectuó dicho documento. Sin detalle

Para identificar fácilmente la póliza y/o obtener información más detallada del movimiento, podrás incluir en lugar del nombre del concepto "Compras a proveedores", la clave, la zona del proveedor . Si no activas este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento será "Compras a proveedores ". Si adicionalmente, tienes activado el campo moneda, también se mostrará la moneda utilizada en el movimiento.

Manejo Aspel Una vez definido el filtro con la información que deseas incluir en la póliza, se generará el archivo o póliza, la cual podrás consultar, modificar o eliminar, desde la Ventana principal del listado de pólizas generadas en SAE. De igual forma desde dicha ventana podrás Contabilizar la póliza para que las afectaciones se realicen de manera automática en el sistema Aspel-COI.

Notas Independientemente de la activación del detalle por impuestos, si la póliza tiene cargos por concepto de flete, serán listados en la póliza con su saldo correspondiente. Para todas las pólizas se desglosa y totalizan los montos de los distintos impuestos utilizados o aplicados (Total impuesto 1, 2, 3 y 4) y por flete. Antes de empezar a contabilizar los movimientos registrados en Aspel-SAE es importante que definas las cuentas contables en las que se realizarán los cargos o abonos resultado de dichos movimientos. Donde se definen las cuentas contables. La correcta definición de las cuentas, es decir, asociar las cuentas utilizadas o definidas desde Aspel-COI a los procesos o conceptos manejados en Aspel-SAE, te facilitará la contabilización de tus movimientos. Los movimientos por concepto de costo de flete, se acumularán en el cuenta denominada Venta de Servicios, al igual que las compras de servicios proporcionados por la empresa. Ejemplo con método de costeo UEPS: Asiento Cantidad Costo

Costo operado

1. Compra

100

1000

2. Compra 2

110

1100

3. Venta

108.333333 1300

4. Compra 3

120

1200

5. Dev de compra 10 En contabilidad se tendría

120

1200 Como la capa ya se vendió, el sistema costeó

En el almacén se tiene, realmente 8 productos a $ 100.00=800, por lo que el datos registrado contablemente en almacén, veamos los asientos de la póliza 5.

Dado que los costos de la compra que se está devolviendo fueron de 10 a110= 1100, pero por las capas disponibles salieron 10 a 120= 1200, de ahí la diferencia de los $100 en almacén, para cuadrar el dato en el almacén, se generan los

asientos marcados con el número 6:

Quedando la póliza de devolución como sigue:

Mensajes de error El archivo ……… Ya El nombre proporcionado para la generación de la póliza ya existe, proporciona otro nombre o existe ¿Desea bien al aceptar este mensaje se sobreescribirá el archivo. remplazarlo? No existen registros Este mensaje indica que no existe ningún movimiento con los datos especificados en el filtro o que cumplan con el bien ya existe un archivo del tipo de póliza que se esté generando con los movimientos filtro. registrados hasta este momento. Para el último punto, te recomendamos que desde la ventana principal del listado de pólizas elimines el archivo del tipo de póliza que deseas crear nuevamente, de tal forma que se vuelva a generar la información. Esto es útil para el caso en que hayas definido los números de cuentas posterior a la generación de la póliza. Esta recomendación también aplica en el caso de que desees adicionar en un s lo archivo los movimiento, tomando en cuenta que se realizaron nuevos movimiento posterior a la generación del archivo de póliza. La fecha DESDE No Proporciona en el campo "Hasta" una fecha posterior a la anotada en el campo "DESDE". debe ser mayor a la fecha HASTA. Temas relacionados Póliza de ventas Póliza de devolución de ventas Póliza de compras Póliza de cuentas por cobrar Póliza de cuentas por pagar Póliza de movimientos al inventario

Póliza de cuentas por cobrar Qué es Esta póliza muestra el total acumulado de los distintos conceptos del catálogo de Cuentas por cobrar, en los que hayas especificado una cuenta contable (módulo de Clientes y CXC, menú Archivos, opción Conceptos de CXC) o desde la ventana principal del listado de pólizas generadas en SAE/botón cuentas contables. La diferencia entre cargos y abonos afectarán la cuenta contable maestra de Clientes. Ver: Conceptos de CxC Esta póliza incluye los totales de las siguientes cuentas contables maestras: Concepto del Descripción movimiento

Cuenta Contable

Factura

Suma el importe total de las facturas (con descuentos e impuestos incluidos).

Cuenta general Muestra por movimiento la cantidad o venta cargada al cliente. Por cada operación de Clientes de cliente ventas se visualizará un movimiento. Si seleccionaste el desglose por detalle con clave o moneda, como concepto del movimiento visualizarás la clave del cliente y/o la moneda involucrada en la venta. Retención flete

x Acumula los montos de la retención asignada al cliente del cual se efectuó la factura.

Retención por flete

Adicionalmente se listarán los movimientos de las distintas formas de pagos aplicadas al documento, como pueden ser, efectivo, cheque, etc. Donde se definen las cuentas contables Nota Pueden existir varios registros o conceptos de movimientos representados por una misma cuenta. Campos generales Campos Específicos Campo Descripción Nombre Este campo muestra el nombre que por omisión el sistema le está asignando al archivo de póliza que estás del archivo generando. El nombre propuesto se basa en el tipo de póliza y la fecha en la que se esté generando la póliza (p.ej., para una p liza de cuentas por cobrar (CC ) del 31 de enero de 2005 (310105), el nombre sugerido por el sistema será: CC310105. La póliza se graba en la ruta especificada en los Parámetros de configuración como la ruta de trabajo, esta la podrás identificar por la extensión (P01 ), donde "P" significa que es un documento de póliza y "01 " el número de la empresa en la cual se generó el archivo de póliza. Desde la ventana "Listado de pólizas generadas en SAE " podrás consultar la ruta donde se grabó el archivo de póliza generado. Notas: Si utilizas este nombre evitarás problemas de identificación de archivos. Si el archivo especificado ya existe, el sistema te avisará, de tal manera que si aceptas la operación se sobreescribirá la información. Si seleccionas otra fecha (DESDE/HASTA) para la generación de la póliza diferente a la que por omisión propone el sistema, te recomendamos modificar manualmente el nombre del archivo con la fecha que corresponda. Número de Indica aquí el número de concepto para el que deseas generar la póliza. concepto

Periodo COI

Selecciona o proporciona el periodo de Aspel-COI donde se contabilizarán los movimientos incluidos en el archivo de póliza a generar.

Detalle de la póliza por… Clave

Para identificar fácilmente la póliza y/o obtener información más detallada del movimiento, podrás incluir en lugar del nombre del concepto "Cuenta general de cliente", la clave del cliente, y la moneda con la que se realizó el movimiento. Si no activas este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento será "concepto "Cuenta general de cliente". Si adicionalmente, tienes activado el campo moneda, también se mostrará la moneda utilizada en el movimiento.

Moneda Al seleccionar este campo se desglosarán los saldos por el tipo de moneda utilizada en el movimiento de venta. Nota El sistema siempre realizará la conversión a moneda base, sin importar en que moneda se hayan hecho los movimientos. Manejo Aspel Una vez definido el filtro con la información que deseas incluir en la póliza, se generará el archivo o póliza, la cual podrás consultar, modificar o eliminar, desde la Ventana principal del listado de pólizas generadas en SAE. De igual forma desde dicha ventana podrás Contabilizar la póliza para que las afectaciones se realicen de manera automática en el sistema Aspel-COI. Mensajes de error El archivo ……… Ya El nombre proporcionado para la generación de la póliza ya existe, proporciona otro nombre o existe ¿Desea bien al aceptar este mensaje se sobreescribirá el archivo. remplazarlo? No existen registros Este mensaje indica que no existe ningún movimiento con los datos especificados en el filtro o que cumplan con el bien ya existe un archivo del tipo de póliza que se esté generando con los movimientos filtro. registrados hasta este momento. Para el último punto, te recomendamos que desde la ventana principal del listado de pólizas elimines el archivo del tipo de póliza que deseas crear nuevamente, de tal forma que se vuelva a generar la información. Esto es útil para el caso en que hayas definido los números de cuentas posterior a la generación de la póliza. Esta recomendación también aplica en el caso de que desees adicionar en un s lo archivo los movimiento, tomando en cuenta que se realizaron nuevos movimiento posterior a la generación del archivo de póliza. La fecha DESDE No Proporciona en el campo "Hasta" una fecha posterior a la anotada en el campo "DESDE". debe ser mayor a la fecha HASTA. Temas relacionados Póliza de ventas Póliza de devolución de ventas Póliza de compras Póliza de devolución de compras Póliza de cuentas por pagar Póliza de movimientos al inventario

Póliza de cuentas por pagar Qué es Presenta los cargos y abonos acumulados de cada rubro que forma parte de Conceptos de cuentas por pagar, en los cuales se haya definido una cuenta contable. La diferencia entre cargos y abonos afectará a la cuenta contable maestra de proveedores. Ver: Conceptos de CxP Esta póliza incluye los totales de las siguientes cuentas contables maestras: Concepto movimiento Compras

del Descripción Suma el importe total de las compras (con descuentos e impuestos incluidos).

Cuenta Contable Compras

Cuenta general Muestra por movimiento la cantidad o compra efectuada por el proveedor. Por cada Proveedores de proveedores operación de compras se visualizará un movimiento. Si seleccionaste el desglose por detalle con clave o moneda, como concepto del movimiento visualizarás la clave del proveedor y/o la moneda involucrada en la compra. Retención x flete Acumula los montos de la retención asignada al proveedor del cual se efectuó la Retención por compra. flete Adicionalmente se listarán los movimientos de las distintas formas de pagos aplicada al documento, como pueden ser, efectivo, cheque, etc. Nota Pueden existir varios registros o conceptos de movimientos representados por una misma cuenta. Campos Específicos Campo Descripción Nombre Este campo muestra el nombre que por omisión el sistema le está asignando al archivo de póliza que estás del archivo generando. El nombre propuesto se basa en el tipo de póliza y la fecha en la que se esté generando la póliza (p.ej., para una p liza de cuentas por pagar (CP ) del 31 de enero de 2005 (310105), el nombre sugerido por el sistema será: CP310105. La póliza se graba en la ruta especificada en los Parámetros de configuración como la ruta de trabajo, esta la podrás identificar por la extensión (P01 ), donde "P" significa que es un documento de póliza y "01 " el número de la empresa en la cual se generó el archivo de póliza. Desde la ventana "Listado de pólizas generadas en SAE " podrás consultar la ruta donde se grabó el archivo de póliza generado. Notas: Si utilizas este nombre evitarás problemas de identificación de archivos. Si el archivo especificado ya existe, el sistema te avisará, de tal manera que si aceptas la operación se sobreescribirá la información. Si seleccionas otra fecha (DESDE/HASTA) para la generación de la póliza diferente a la que por omisión propone el sistema, te recomendamos modificar manualmente el nombre del archivo con la fecha que corresponda. Número de Indica aquí el número de concepto para el que deseas generar la póliza. concepto Periodo COI

Selecciona o proporciona el periodo de Aspel-COI donde se contabilizarán los movimientos incluidos en el archivo de póliza a generar.

Detalle de la póliza por…

Clave

Para identificar fácilmente la póliza y/o obtener información más detallada del movimiento, podrás incluir en lugar del nombre del concepto "Cuenta general de proveedor", la clave del cliente, y la moneda con la que se realizó el movimiento. Si no activas este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento será "concepto "Cuenta general de proveedor". Si adicionalmente, tienes activado el campo moneda, también se mostrará la moneda utilizada en el movimiento.

Moneda Al seleccionar este campo se desglosarán los saldos por el tipo de moneda utilizada en el movimiento de compra. Manejo Aspel Una vez definido el filtro con la información que deseas incluir en la póliza, se generará el archivo o póliza, la cual podrás consultar, modificar o eliminar, desde la Ventana principal del listado de pólizas generadas en SAE. De igual forma desde dicha ventana podrás Contabilizar la póliza para que las afectaciones se realicen de manera automática en el sistema Aspel-COI. Mensajes de error El archivo ……… Ya El nombre proporcionado para la generación de la póliza ya existe, proporciona otro nombre o existe ¿Desea bien al aceptar este mensaje se sobreescribirá el archivo. remplazarlo? No existen registros Este mensaje indica que no existe ningún movimiento con los datos especificados en el filtro o que cumplan con el bien ya existe un archivo del tipo de póliza que se esté generando con los movimientos filtro. registrados hasta este momento. Para el último punto, te recomendamos que desde la ventana principal del listado de pólizas elimines el archivo del tipo de póliza que deseas crear nuevamente, de tal forma que se vuelva a generar la información. Esto es útil para el caso en que hayas definido los números de cuentas posterior a la generación de la póliza. Esta recomendación también aplica en el caso de que desees adicionar en un s lo archivo los movimiento, tomando en cuenta que se realizaron nuevos movimiento posterior a la generación del archivo de póliza. La fecha DESDE No Proporciona en el campo "Hasta" una fecha posterior a la anotada en el campo "DESDE". debe ser mayor a la fecha HASTA. Temas relacionados Póliza de ventas Póliza de devolución de ventas Póliza de compras Póliza de devolución de compras Póliza de cuentas por cobrar Póliza de movimientos al inventario

Póliza de movimientos al inventario Qué es Muestra el acumulado de cada aspecto perteneciente al Catálogo de conceptos de movimientos al inventario que tenga asignada una cuenta contable. Ver: Conceptos de Movimientos al inventario Es la única póliza que puede emitirse tanto para un almacén en particular como para un sólo concepto. Las diferencias entre entradas y salidas del inventario afectarán a dos cuentas contables maestras: Diferencia costocompras y almacén. La cuenta de Diferencia costo-compras se usa cuando existen devoluciones o cancelaciones de ventas, y guarda una fuerte relación con el concepto de costeo. Cuando se vende un producto, sale del inventario con un costo (dependiendo del método de costeo del producto). Esta póliza incluye los totales de las siguientes cuentas contables maestras: Concepto del Descripción movimiento

Cuenta Contable

Ventas

Suma el importe total de las compras (con descuentos e impuestos incluidos).

Cuenta general Muestra por movimiento la cantidad o compra efectuada por el proveedor. Por cada Almacén de almacén operación de compras se visualizará un movimiento. Si seleccionaste el desglose por detalle con clave o moneda, como concepto del movimiento visualizarás la clave del proveedor y/o la moneda involucrada en la compra. Adicionalmente se listarán los movimientos que involucren cualquiera de los distintos conceptos disponibles para el módulo de Cuentas x Pagar. Donde se definen las cuentas contables Nota Pueden existir varios registros o conceptos de movimientos representados por una misma cuenta. Campos Específicos Campo Descripción Nombre del Este campo muestra el nombre que por omisión el sistema le está asignando al archivo de archivo póliza que estás generando. El nombre propuesto se basa en el tipo de póliza y la fecha en la que se esté generando la póliza (p.ej., para una p liza de movimientos al inventario (MI ) del 31 de enero de 2005 (310105), el nombre sugerido por el sistema será: CP310105. La póliza se graba en la ruta especificada en los Parámetros de configuración como la ruta de trabajo, esta la podrás identificar por la extensión (P01 ), donde "P" significa que es un documento de póliza y "01 " el número de la empresa en la cual se generó el archivo de póliza. Desde la ventana "Listado de pólizas generadas en SAE " podrás consultar la ruta donde se grabó el archivo de póliza generado. Notas: Si utilizas este nombre evitarás problemas de identificación de archivos. Si el archivo especificado ya existe, el sistema te avisará, de tal manera que si aceptas la operación se sobreescribirá la información. Si seleccionas otra fecha (DESDE/HASTA) para la generación de la póliza diferente a la que por omisión propone el sistema, te recomendamos modificar manualmente el nombre del archivo con la fecha que corresponda.

Número de Indica aquí el número de concepto para el que deseas generar la póliza. concepto Almacén

Especifica el número de almacén del cual se tomarán los movimientos al inventario para su contabilización.

Periodo COI Selecciona o proporciona el periodo de Aspel-COI donde se contabilizarán los movimientos incluidos en el archivo de póliza a generar. Detalle de la póliza por… Almacén Al activar este campo se mostrará en lugar del concepto "Cuenta general de almacén " el número del almacén involucrado en el movimiento. Este campo no filtra la información de un almacén en particular, si no que sólo muestra la clave del almacén del cual se llevó el registro u movimiento. Si tienes activado el detalle por línea de producto, se adicionará a esta información la línea de producto al que pertenece el producto involucrado en el movimiento. Con detalle

Línea producto

Sin detalle

de Al activar este campo se mostrará en lugar del concepto "Cuenta general de almacén " la línea de producto al que pertenece el artículo involucrado en el movimiento.

El archivo ……… Ya El nombre proporcionado para la generación de la póliza ya existe, proporciona otro nombre o existe ¿Desea bien al aceptar este mensaje se sobreescribirá el archivo. remplazarlo? No existen registros Este mensaje indica que no existe ningún movimiento con los datos especificados en el filtro o que cumplan con el bien ya existe un archivo del tipo de póliza que se esté generando con los movimientos filtro. registrados hasta este momento. Para el último punto, te recomendamos que desde la ventana principal del listado de pólizas elimines el archivo del tipo de póliza que deseas crear nuevamente, de tal forma que se vuelva a generar la información. Esto es útil para el caso en que hayas definido los números de cuentas posterior a la generación de la póliza. Esta recomendación también aplica en el caso de que desees adicionar en un s lo archivo los movimiento, tomando en cuenta que se realizaron nuevos movimiento posterior a la generación del archivo de póliza. La fecha DESDE No Proporciona en el campo "Hasta" una fecha posterior a la anotada en el campo "Desde". debe ser mayor a la fecha HASTA. Temas relacionados Póliza de ventas Póliza de devolución de ventas Póliza de compras Póliza de devolución de compras Póliza de cuentas por cobrar Póliza de cuentas por pagar

Generación de la póliza por ajuste de Reforma Fiscal 2010 Manejo Para el caso en el que se desee ver expresamente las afectaciones en clientes del Ajuste, te recomendamos solicitar la póliza de CxC filtrada "Por Concepto" (el asignado al ajuste) ya que de otro modo, se podría perder el efecto de ajuste por reforma, Ejemplo: Factura 2009 $ 1,317.50 Pago en 2010 $ 1,329.00 Ajuste por reforma $ 11.50 Como se generan las pólizas de interfase COI desde SAE.

En este supuesto, como puedes observar se pierde el efecto del ajuste por reforma ya que el sistema muestra el monto por cliente, para ver en las pólizas el efecto de este ajuste, tendrás que solicitar la póliza de CxC por concepto y entonces el efecto del ejemplo sería:

Si se solicitan las p贸lizas de CxC por concepto, se puede detallar el efecto contable del ajuste por reforma. Tema relacionado Ajuste de saldos por Reforma Fiscal en CxC

Consideraciones antes de trabajar la Interfaz Aspel-SAE - Aspel-COI Manejo La póliza generada se almacenará en un archivo; si deseas consultarlo lo podrás hacer desde el Editor de formatos o bien desde la Ventana principal de pólizas generadas en SAE . Ver: Editor de formatos Para una mayor seguridad, considera estos aspectos: 1. Da de alta todos los números de cuenta a afectar con el proceso. Esto incluirá tanto los números de cuenta contables de los catálogos de conceptos de cuentas por cobrar, cuentas por pagar y movimientos al inventario, como los números de cuentas maestras. 2. Las cuentas maestras definidas en Aspel-SAE deben ser idénticas a las especificadas en Aspel-COI para esos conceptos dirígete al siguiente tema: Configuración cuentas Contables Maestras . Ventana del listado de pólizas en generadas en SAE / Botón Cuentas contables 3. Los conceptos a los que no hayas asignado un número de cuenta no serán contabilizados. 4. Aspel-SAE separa las ventas de servicios y productos no inventariables de las de aquellos que sí pueden contar con existencias en almacén, al igual que las ventas a clientes mostrador. Para que el sistema contabilice correctamente las ventas de servicios, es necesario alimentar la cuenta maestra correspondiente en el módulo de Cuentas contables maestras. Para evitar diferencias entre Aspel-SAE y tu contabilidad, la interfase no incluye los movimientos de CxP, CxC y Movimientos al inventario que ya hayan sido contabilizados, e ignora algunos movimientos como las facturas canceladas y las recepciones canceladas, porque se graban como ya contabilizados. Si ya asentaste en libros, necesitarás generar un movimiento bajo el concepto de Devolución de compra o Devolución de venta. Cuando se realiza la Interfase COI el sistema marca los registros cuya póliza ya fue generada, a fin de evitar que esos movimientos sean considerados al generar las pólizas nuevamente. Esencial Por todo lo anterior, antes de ejecutar la Interfase se recomienda que realices un respaldo de todos los archivos de datos de Aspel-SAE y Aspel-COI respectivamente. Esto es muy importante ya que, si existe algún error en la solicitud de fechas u otros parámetros de emisión de las pólizas o, si se pierde el disco donde se había generado la póliza, o si se produce una falla en la energía eléctrica al ejecutar el proceso, no se generaría la póliza correctamente y los registros quedarían marcados como si ya se hubieran contabilizado. Si emites nuevamente la póliza sobre este archivo, los registros que quedaron señalados ya no serán tomados en cuenta y, por lo tanto, las cifras que arroje la póliza estarán equivocadas. Al tener un respaldo de datos puedes utilizar este archivo para ejecutar nuevamente el proceso, con los datos correctos. Ver: Respaldo de archivos Las pólizas emitidas por este procedimiento deben ser leídas desde Aspel-COI con la opción de Pólizas modelo o consultándolas en Aspel-SAE desde la ventana de listado de pólizas generadas por SAE . Desde Aspel-SAE podrás contabilizar los movimientos sin tener que acceder a Aspel-COI o bien también podrás desde Aspel-COI cargar el archivo de póliza generado en SAE para posteriormente contabilizar los datos. En el caso de tener activo el parámetro de Contabilización en línea de Aspel-COI, se contabilizará de manera automática; de lo contrario, habrá que correr el proceso de Contabilización (para mayor información revisa el manual de dicho sistema). Temas relacionados Definición Las conciliaciones Donde se definen las cuentas contables Ventana del listado de pólizas generadas en SAE Agregar póliza Ver documentos incluidos en la póliza

Enviar p贸liza modelo por correo electr贸nico Contabilizaci贸n en l铆nea hacia Aspel-COI

Las conciliaciones En qué consiste Las conciliaciones que pueden realizarse para revisar el procedimiento son: Saldo total de Clientes arrojado por COI contra el saldo del Reporte de Cobranza General de Cuentas por Cobrar de SAE, emitido el día último del mes. En caso de existir discrepancias se necesitará conciliar el reporte de SAE para Windows® con el Auxiliar de cuenta de clientes generado por COI. Saldo total de la cuenta de Proveedores arrojado por COI contra el reporte de Pagos Generales de CxP de SAE Windows®, generado para el último día del mes. Si los saldos no son idénticos será necesario confrontar el reporte de SAE Windows contra el de Auxiliar de la Cuenta de Proveedores de Aspel-COI. Saldo total de la cuenta de Almacén perteneciente a Aspel-COI contra el reporte de Existencias y costos (incluido en el catálogo de Inventarios y servicios de SAE para Windows®), poniendo atención en que el costeo solicitado para dicho reporte sea a "Costo Promedio". Esto puede aplicarse aún si el método de costeo del producto es U.E.P.S. o P.E.P.S, debido a que el sistema calcula continuamente el Costo promedio del artículo. Si existen diferencias entre los saldos, se puede emitir el reporte de Movimientos al Inventario de SAE para Windows® y compararlo con el auxiliar de la cuenta de Almacén de COI. Saldo de la cuenta de ventas de COI contra el Reporte Resumen de Facturas del módulo de Facturas y Vendedores de SAE. Nota Cuando un movimiento afecta a dos módulos diferentes, el sistema lo marca como ya contabilizado al incluirlo en la póliza de uno de los módulos y lo deja sin señalar en el otro, de tal forma que sólo se le tome en cuenta en una de las p lizas. Esto ocurre con la interfase de los documentos de Facturas y Compras que se consideran en las pólizas de Ventas y Compras respectivamente y no en las pólizas de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar. Los parámetros de Redondeo de Montos y Redondeo de Costos afectan al proceso de emisión de pólizas, pudiendo ser el motivo por el que no cuadren los saldos. Temas relacionados Definición Consideraciones antes de trabajar la Interfase Donde se definen las cuentas contables Ventana del listado de pólizas generadas en SAE Agregar póliza Ver documentos incluidos en la póliza Enviar póliza modelo por correo electrónico Contabilización en línea hacia Aspel-COI

Administrador de reportes Acceso Desde cualquier módulo del sistema, Menú Reportes, Administrador de reportes Definición Desde este Administrador de reportes, podrás crear y organizar tus propios reportes personalizados con extensión QR2, seleccionando de una lista de campos disponibles la información que deseas incluir en tu reporte utilizando sentencias SQL. Adicionalmente podrás consultar y generar reportes con formato FTO utilizando los comandos y campos del editor de formatos tradicional. ¿Qué es un reporte en formato QR2 y FTO? Un reporte QR2 es aquel que obtiene información para armar los reportes directamente de la base de datos o tablas del sistema. Para dar de alta reportes con este formato el sistema proporciona el Diseñador de reportes. Para estos formatos puedes usar sentencias SQL. Un reporte o formato FTO es para obtener e imprimir información usa campos, comandos o fórmulas virtuales armadas especialmente para su uso en estos formatos, es lo llamado interprete Aspel. Para dar de alta reportes de este formato se proporciona una Lista de comandos, campos y fórmulas que podrás usar para diseñar dichos reportes. Por lo que dependiendo del tipo de reporte a editar es el tipo de herramienta que se desplegará. De manera general desde este administrador podrás: Dar de alta tus reportes personalizados en formato Qr2 y FTO. Modificar los reportes previamente creados con este administrador. Obtener una vista preliminar del reporte e imprimirlo. Borrar un reporte. Añadir un reporte creado en formato FTO. Preparar el archivo para su envío a Internet. Enviar el reporte vía e-mail. Manejo Aspel El sistema por omisión incluye algunos reportes en formato Qr2 y FTO organizados Por grupos . Los grupos y los reportes incluidos, dependerán del módulo en el cual estés utilizando dicho Administrador, es decir, el Administrador estará disponible desde cualquier módulo, pero sólo podrás consultar los reportes del módulo correspondiente. La ventana es la siguiente:

Para ver la presentación preliminar del reporte, haz doble clic sobre el mismo, en ese momento se desplegará el Filtro correspondiente para obtener información específica, la información que se solicita en el filtro varia dependiendo del grupo donde esté incluido el reporte. Es importante que para dar de alta un reporte (formato FTO o QR2) primero te posiciones en grupo de reportes donde deseas incluirlo. Tipo de filtros por grupo de reportes Nota: Algunos reportes que estaban ubicados en el menú Reportes, se reubicaron en este administrador de reportes, ejemplo, los reportes de emisión de documentos.

Botones de esta ventana Botones Descripción Con este botón podrás realizar lo siguiente: Dar de alta un nuevo reporte QR2 . Para esto se desplegará el diseñador de reportes. Para mayor información consulta el archivo de ayuda del Diseñador de reportes. Para este caso debes seleccionar la opción "Nuevo". Dar de alta un nuevo reporte en formato FTO . Para esto el sistema proporciona una Ventana en la cual podrás fácil y rápidamente crear un reporte en formato FTO. Para este caso debes seleccionar la opción "Archivo FTO". Nota : Para ambas opciones deberás primero posicionarte sobre el grupo de reportes donde deseas añadir el reporte. Recuerda que dependiendo en el grupo donde sean añadidos o creados es el tipo de filtro que adoptan. Agregar un reporte al administrador de reportes (QR2 o FTO) . Para este caso se desplegará una ventana de Windows® para que proporciones la ruta y el nombre del reporte a incluir. Los pasos para añadir un reporte son los siguientes: 1. Posiciónate sobre el grupo de reportes en el cual deseas añadir el reporte. Recuerda que estos grupos ya los tiene asignado el sistema por omisión. 2. Utiliza este botón, selecciona la opción Agregar e indica la ruta del reporte a incluir.

Nota Es importante que tomes en cuenta que no podrás añadir un reporte que haya sido creado desde otro sistema o desde otro módulo (en el caso de Aspel-SAE), ya que recuerda que al crear un reporte éste se relaciona muy particularmente en el Grupo de reporte en el cual fue creado. Con esta opción podrás modificar el reporte seleccionado. Dependiendo del formato del reporte el manejo será el siguiente: Formato QR2 El reporte se abrirá con el diseñador de reportes. Modificar reporte. Formato FTO Se abrirá el reporte con la aplicación asociada para archivos de texto (Bloc de notas). Para modificar el reporte utiliza la Lista de campos y fórmulas disponibles desde la barra de herramientas con el botón Para mayor información consulta el Editor de formatos. Con este botón podrás eliminar el reporte previamente dado de alta o añadido al administrador de reportes. Al eliminar un reporte deberás tomar en cuenta los siguientes puntos: El reporte se elimina del administrador de reportes y también se elimina de la ruta o carpeta donde se encuentre, es decir el archivo. Si por alguna razón eliminaste un reporte de los que por omisión proporciona el sistema, te recomendamos correr el proceso de "Reparación" para nuevamente se instalen o recuperen los archivo de reportes borrados. Lo único que tendrás que tomar en cuenta, es que al realizar este proceso se borrarán las entradas o referencias de los reportes creados o añadidos por ti, para este caso te recomendamos hacer un respaldo manual desde el explorador de Windows® del archivo, para que posteriormente con la opción Agregar un reporte los añadas nuevamente al administrador de reportes. Muestra una Vista preliminar del reporte. Al solicitar la vista previa se desplegará el filtro del reporte para delimitar la información a emitir en el reporte. Nota: Recuerda que si no específicas ningún dato en el filtro el reporte considerará todos los datos. Tipo de filtros Con este botón podrás imprimir el reporte. Antes de ser enviado el reporte a la impresora, se desplegará su Filtro correspondiente por si deseas especificar que sólo cierta información se emita y posteriormente se desplegará la ventana de windows® para configurar ciertas opciones para a impresión del reporte. Preparar el reporte para su envío y/o publicación. El reporte podrá ser enviado en PDF o HTML. Notas: Esta opción sólo estará disponible para los reportes en formato QR2. Envía y publica en tu espacio de Internet, el o los archivos de consultas. Notas: Esta opción sólo estará disponible para los reportes en formato QR2. Despliega la lista de las fórmulas y campos que podrás utilizar para armar tus reportes fto (vía formato) a la medida de tus necesidades. Edita tus formatos de reportes Esta opción genera el reporte en formato PDF para su envío por Internet. Al seleccionar este botón, primero se desplegará el Filtro correspondiente dependiendo al grupo al que pertenezca el reporte, segundo, se generará el archivo PDF con la información del reporte y por último, dicho reporte se adiciona como un archivo adjunto en la aplicación de correo predeterminada en tu computadora. Nota:

Esta opci贸n s贸lo estar谩 disponible para los reportes en formato QR2. Temas relacionados Tipo de filtro por grupo de reportes Presentaci贸n preliminar Agregar un reporte en formato FTO

Agregar un reporte en formato FTO Acceso Desde cualquier módulo del sistema, Menú Reportes, Administrador de reportes, botón

, opción Nuevo FTO.

Manejo Esta opción te permitirá crear un archivo de texto para diseñar con ayuda de los campos y fórmulas del sistema un reporte con formato FTO. Los datos que deberás definir son:

Ayúdate con la ventana de campos y fórmulas del sistema para crear tus reportes, disponible la cual desde el Administrador de reportes con el botón . Para mayor información consulta: Editor de Formatos Mensajes que se despliegan desde esta ventana Mensaje

Descripción

Favor de teclear el título Para dar de alta el archivo de reporte, es necesario proporcionar el título que lo identificará del reporte. dentro del administrador de reportes. Favor de teclear el nombre Para que se pueda dar de alta el archivo de reporte, deberás proporcionar el nombre con el del archivo. que se guardará dicho archivo. Favor de teclear la ruta del Es necesario que indiques o selecciones la ruta donde se creará / guardará el archivo de archivo. reporte. Directorio no válido.

La ruta donde se creará el archivo de reporte FTO no existe, verifica mediante la ayuda del botón

si la ruta seleccionada en el campo "Ruta" existe.

Temas relacionados Tipo de filtro por grupo de reportes Presentación preliminar Administrador de reportes información general

Edita tus formatos de reportes Acceso Administración de reportes, editar reporte o con el botón En qué consiste Los sistemas Aspel cuentan con un Editor de formatos, que te permite modificar o crear los formatos de impresión de tus documentos y reportes para así reportar la información de tu empresa satisfaciendo tus necesidades. Puedes imprimir estos formatos de 2 maneras: 1. EN LÍNEA: Dentro de los módulos de Facturas y Compras, cuando se graba un documento, a continuación se dispara la ventana de Emisión de documentos, dentro de la cual podrás definir el número de copias, nombre del formato (ya sea el sugerido por el sistema, o bien, el que tú mismo hayas diseñado o modificado), y la ruta donde se encuentra el mismo. También dentro de esta ventana de emisión de documentos tendrás la opción de editar un formato. 2. DESDE EL MENÚ REPORTES: Al elegir la opción Emisión de documentos, se dispara una ventana, en la cual podrás elegir entre varias opciones de filtrado para la emisión, además del nombre del formato y la ruta. Es imprescindible que el archivo de formato conserve su terminación .FTO para poder ser utilizado. Ventajas de la edición de formatos Con la ayuda de los campos podrás manejar toda la información del sistema y ordenarla según tus necesidades; esto incluye tanto la información de totales y acumulados, como cálculos predefinido por el programa. Los comandos están en español, permitiéndote controlar: cómo se procesarán los datos, la impresión de campos o variables calculadas, acumulados, condicionar ciertas operaciones, etc. Se pueden crear los formatos en cualquier editor de textos, utilizando el c digo que proporciona el sistema; entre estos procesadores está el Notepad de Windows, Wordpad, Winword entre otros, siempre y cuando estos archivos se guarden con extensión .FTO. Cada módulo tiene sus propios campos que puedes conocer y utilizarlos. Cada formato está conformado por una serie de instrucciones o comandos que indican al sistema que ejecute una serie de tareas. Cada instrucción está constituida por el nombre del comando y su argumento o parámetros. El argumento puede contener: campos de impresión, rangos numéricos, constantes, máscaras, variables de cálculo, funciones especiales u operadores. El sistema requiere que en cada línea se especifique un sólo comando y su argumento. El archivo será repasado línea por línea, ejecutando las instrucciones de arriba hacia abajo. Así mismo, se debe respetar un orden en las instrucciones, para que se ejecute correctamente el formato y no existan problemas de sintaxis y tengas que consultar el anexo de Mensajes de error . Se te recomienda trabajar siempre copiando el archivo con extensión .FTO o modificándolo con otro nombre, para que no pierdas los formatos originales. Campos "Selección de un formato a editar" Campo Descripción Nombre del Anota el nombre del formato que deseas editar, indicando la ruta donde se encuentra. Puedes elegir archivo / Ruta cualquiera de los formatos (revisa la siguiente tabla), los cuales se encuentran dentro del directorio de tu sistema, en el subdirectorio o carpeta Datos. Esencial Para poder acceder al Editor de formatos automáticamente desde el sistema, previamente debes definir la Aplicación asociada, en este caso, algún editor de textos. Lo anterior se hace desde la ventana principal, Menú Configuración / Aplicaciones Asociadas . Ver: Estructura de cada formato de reporte Tabla de formatos

Tabla de formatos con los que cuenta el sistema Qué es Considera la siguiente tabla, que muestra los formatos de reporte que puedes utilizar y modificar en cada módulo, para adaptarlos a tus necesidades. Advierte que algunos de ellos son específicos para la impresión en Láser o en impresoras de matriz, dentro de los cuales algunos están diseñados para imprimir en las Formas de impresión Aspel (que conocerás después de esta tabla). Refiérete a la ayuda para información más completa de los formatos para operaciones en multimoneda, así como los formatos con procesos "batch" (es decir, que se procesan en etapas). Clientes y CXC Proveedores y CXP Facturas y Vendedores Inventarios Compras

Estructura de cada formato de reporte Qué es En general, todos los formatos se dividen en las siguientes secciones: Sección 1. Parámetros reporte 2. Encabezados

Función del Le indica al sistema las características generales que tendrá el reporte, como son: número de caracteres que se imprimirán, tipo de letra, definición de la máscara que utilizarán las cantidades numéricas, font a utilizar, dispositivo de salida del formato, etc. Define las cualidades del encabezado que lleva el reporte, como la línea divisoria, los textos, los espacios entre éstos y las líneas, etc.

3. Contenido del reporte Define los campos que mostrará el reporte, es decir, los valores a emitir, con los cálculos y/o partidas y ciclos que se quieran añadir y las especificaciones o textos complementarios que acompañen a dichas cantidades. 4. Totales

Indica la sección de totales del reporte, mostrando las cantidades correspondientes y las anotaciones finales que se quieran incluir, como una firma, una raya, etc.

Manejo Cada comando que utiliza el Editor, opera en alguna de estas secciones. Cuando se explica cada comando, se indica en qué sección debe ubicarse. El siguiente es un formato ejemplo que muestra estas secciones.

Ver: Consulta la lista de campos para formatos

Consulta la lista de campos para formatos Acceso Desde el Administrador de reportes, botón

/ Lista de campos del Editor.

Qué es Los campos son la información detallada contenida en tus catálogos. Ejemplo de campos son: Nombre de la empresa, Nombre del cliente / proveedor, Teléfono del proveedor, No. de documento, Observaciones del mismo, Saldo de los documentos en X periodo, etc. Estos campos tú los puedes incluir en cualquiera de tus reportes en el orden que requieras, gracias al Editor de formatos. Cada uno de los campos tiene un número entre corchetes, como por ejemplo, el campo "Importe del documento", al que le corresponde el número <33>. Todos los campos tienen una longitud, la cual deberás considerar para que al imprimir tu reporte éste no se salga de la hoja y puedas incluir en el mismo la mayor cantidad posible de información y no la encime. Campos Cada módulo cuenta con sus propios campos, dentro de los cuales existen campos numéricos y alfanuméricos que puedes utilizar en tus reportes; todos los demás campos contienen datos específicos de catálogos y funciones. La lista de campos está dividida de acuerdo a los módulos en los cuales se utilizan, lo que te permite consultarla de manera dinámica. Facturación Compras Cuentas por cobrar y Cuentas por pagar Inventarios Tema relacionado Lista de comandos y fórmulas para formatos

Lista de comandos y fórmulas para formatos Acceso Dentro de cualquier módulo, menú Reportes, opción Administración de reportes, con el botón

Qué es El Editor de formatos te permite utilizar diferentes comandos y fórmulas para la edición de tus formatos de reportes, los cuales son instrucciones que ejecutan diferentes operaciones dentro de los reportes. Estos comandos requieren de una sintaxis, es decir, de una estructura y una manera de integrarlos para que ejecuten una operación. La tabla que se presenta es una guía de apoyo en orden alfabético, conteniendo los comandos que se utilizan en diversos sistemas de la línea Aspel, y que puedes consultar al mismo tiempo que modificas un formato de reportes, gracias a las ventajas del ambiente Windows. Para editar el reporte utiliza la opción "Editar reporte" disponible desde el menú flotante seleccionando el reporte FTO a editar. El editor de formatos que se describe en esta ayuda, es en forma genérica para todos los sistemas de la línea Aspel, pero algunos comandos son específicos para un determinado sistema. Comandos Fórmulas

Mensajes de error del editor Qué son Los mensajes de error sirven para orientarte cuando estés ejecutando un formato y éste no se pueda llevar a cabo exitosamente. Generalmente el mensaje indica la línea del formato con el problema, lo que hará más fácil que lo identifiques y corrijas. A continuación te presentamos los mensajes de error más importantes, en orden alfabético: Mensaje de error

Aparece

Archivos inexistentes Este mensaje aparece precedido por el aviso: "No se puede acceder el archivo: (Nombre del para cambio de archivo); <ENTER>" y se despliega generalmente cuando especificas una fecha inexistente a periodo. través del comando ABRE. Verifica la fecha anotada o la especificación del directorio de datos. Asignación inválida, o Cadena Inválida

Este error se refiere a los comandos que llevan una cadena de caracteres. Ocurre cuando en el comando (ASIGNA principalmente) especificas para un campo de fecha, una cifra o una cadena de caracteres delimitada por comillas. Ocurrirá también si defines un caracter para un campo que requiere un número o viceversa. Aparece igualmente cuando haces una asignación sobre un campo reservado, es decir, cuando tratas de ejecutar un comando ASIGNA sobre alguno de los campos que ya están definidos dentro del editor y que se muestran al oprimir la tecla F3 .

Campo inválido.

Tienes hasta un campo límite para definir variables de usuario. Este número de campo varía de acuerdo al sistema o módulo de que se trate (en el caso de SAE ). Si dentro de un formato especificas un número de campo mayor al especificado, el sistema te enviará este mensaje.

Campo no definido.

Aparece cuando solicitas al sistema algo como: ESCRIBE 1, <002> para que despliegue el contenido de una variable alfanumérica que no ha sido definida con el comando DATO, ni se le ha especificado ningún "Texto".

Columna inválida.

El mensaje aparecerá cuando definas un comando ESCRIBE o TRADUCE y en el parámetro correspondiente al número de columna especifiques un número que no sea entero.

Comando inválido.

Cuando las tres primeras letras de una línea no corresponden a ningún comando conocido por el sistema o cuando al escribir el comando cometiste un error de sintaxis. Rectifica que el comando esté escrito correctamente y vuelve a ejecutar el formato.

DEFINE FENCABEZADOS.

sin Definiste un inicio de encabezado, pero no le indicaste al sistema hasta dónde termina éste. Recuerda que cada instrucción DEFINE debe llevar su correspondiente FENCABEZADOS.

El campo a capturar, Si especificas una variable alfanumérica a través del comando DATO y le defines una longitud no puede ser mayor a superior a 255 caracteres. Por ejemplo: DATO <002>, 256, "Texto". NOTA: En los sistemas NOI 255 caracteres. y SAE la longitud máxima es de 250 caracteres. El campo no puede ser Si solicitas al sistema que redondee campos alfanuméricos o campos de fecha. Por razones redondeado. lógicas el sistema sólo puede redondear campos puramente numéricos. Rectifica que el campo sea numérico. Esperaba ' , '.

Aparece en los comandos que requieren más de un parámetro para funcionar y uno de ellos no se ha definido. Aparece también cuando has especificado dos o más parámetros de un comando y entre cada uno de ellos no has anotado una coma. Verifica la línea que te indica el sistema y corrige la omisión.

Esperaba comilla.

Indica que dentro de la línea especificada, olvidaste cerrar las comillas cuando hiciste referencia a un texto.

Esperaba (E)spañol o Cuando utilizas el comando TRADUCE y anotas una letra distinta a (E)spañol o (I)nglés, para el (I)nglés idioma a utilizar (E o I ). Esperaba número Aparecerá si especificas un número que no sea entero o de más de un dígito al utilizar el entero en el rango de 1 comando TIPO. a 6.

Esperaba un carácter.

Al comando RAYA se le puede especificar únicamente un caracter de repetición; por lo tanto, este mensaje aparecerá si especificas algo como: RAYA 15, 10, "SI".

Esperaba una fecha

Aparece si especificas una fecha inexistente a través del comando ABRE. Verifica la fecha anotada o la especificación del directorio de datos. Se despliega en el sistema CAJA . Si estás trabajando con COI , el mensaje aparecerá cuando se trate de definir una fecha directamente, sin emplear un campo numérico.

Exceso de anidados. Exceso anidados.

ciclos Este mensaje aparece cuando especificas más de 8 ciclos anidados a lo largo del formato.

SI's La aparición de este mensaje depende de la capacidad de memoria de tu máquina. Cuando se presente es recomendable que sustituyas alguno de los comandos SI por la función especial @SI.

Expresión inválida.

Este mensaje lo envía el sistema por varios motivos. El más común, es por un error en la sintaxis dentro del comando. Por ejemplo: SI "047" = 1 en lugar de SI <047> = 1. Revisa que la sintaxis y el uso de comillas o < > sean correctos. Otra causa común es que abras más paréntesis de los que cierras.

Fecha inválida.

Aparece cuando utilizas el comando ABRE especificando al menos un caracter y no una fecha. Recuerda que el formato de fecha es Día/Mes/Año con dos caracteres para cada rubro.

INICIA-TERMINA incompletos.

Sucede cuando el sistema encuentra un comando INICIA y no encuentra su correspondiente TERMINA o viceversa. Rectifica que cada ciclo especificado tenga definidos ambos parámetros.

Mascarilla inválida.

Indica que especificaste en un comando MASCARA un caracter diferente a #, comas o punto.

Memoria insuficiente.

Aparece generalmente cuando el sistema no encuentra memoria suficiente para ejecutar el proceso y se puede deber a las siguientes causas: 1) Que tengas activo en memoria un programa residente; 2) Que otro sistema haya dejado corrupta la memoria, lo que impedirá al sistema trabajar correctamente. Lo más recomendable es reinicializar tu computadora.

No puede haber más de Este mensaje es del sistema NOI . Este sistema permite anidar un INICIA PD dentro de un un INICIA PD anidado. INICIA TB o viceversa, pero no pueden anidarse dos de un mismo tipo. Ingresa al formato y rectifica los ciclos que estás solicitando. No puede haber más de Este mensaje aparece en el sistema NOI . Dicho sistema permite el anidamiento de un INICIA un INICIA TB anidado. PD dentro de un INICIA TB o viceversa, pero no permitirá que se aniden dos INICIA del mismo tipo, ni tampoco un tercer anidamiento. Paréntesis desbalanceados.

Sucede cuando en una línea del formato cierras un número mayor de paréntesis de los que hayas abierto.

Se esperaba número Aparece cuando en alguno de los siguientes comandos especificas un número que no es sin decimales. entero: SALTA, RAYA, CARACTERES. Sucede cuando haces una especificación con decimales en cualquiera de los comandos que requieran el parámetro de Número de columna. Se esperaba '>'.

Indica que al utilizar un comando ASIGNA, en el número del campo o variable especificaste algo como: ASIGNA <115 y debes cerrar el pico paréntesis así: ASIGNA <115>.

Se esperaba '<'.

El mensaje aparecerá cuando dentro de un comando ASIGNA especifiques el número de la variable definida por el usuario de manera incompleta. Por ejemplo ASIGNA 115>. Debe decir ASIGNA <115>.

SI-SIF incompletos.

El mensaje se despliega cuando se definió un comando SI y no se especificó el final de la condicional con un SIFIN. Aparece también cuando el sistema encuentra un SIFIN, sin un SI que le anteceda.

Sólo puede definirse El sistema te indica que entre las instrucciones DEFINE y FENCABEZADOS se pretende definir un solo encabezado. otro comando DEFINE. No es posible que un encabezado se anide dentro de otra definición de encabezado. Texto para captura Aparece cuando al utilizar el comando DATO, el tercer parámetro (que corresponde al "Texto") demasiado grande. es superior a 45 caracteres. En NOI la longitud del tercer parámetro no podrá ser mayor a 28 caracteres.

Uso de ENCABEZADOS El comando ENCABEZADOS s贸lo puede ser utilizado una vez que definas el contenido del no definido. mismo a trav茅s de los comandos DEFINE y FENCABEZADOS.

Definición de ciclos Qué son Cada sistema tiene predefinidos sus propios ciclos de lectura / operación, permitiendo que los registros se vayan leyendo y utilizando de acuerdo a diferentes campos o rubros. Por ejemplo, puedes acceder los archivos de acuerdo al orden que sigue tu clave, número de cuenta, etc., y ejecutar cierta operación para los registros que indiques. En algunos sistemas no hay restricciones en cuanto al uso de los ciclos dentro de los formatos, mientras que en otros debes tener cuidado con su definición. Un problema que se puede presentar cuando usas mal un ciclo "general", es que el sistema empiece a imprimir la misma información una y otra vez hasta que se apague la impresora. Esto se debe a que el sistema ya tiene definido internamente un ciclo, de manera que la inclusión de otro, impide que pueda recorrer adecuadamente el archivo de datos. A diferencia de los comandos que sólo necesitan las tres primeras letras para ser identificados, el sistema sólo reconoce a los ciclos con el nombre completo. Para definir un ciclo necesitas los comandos: Inicia y Termina, explicados en el apartado anterior de Comandos. A continuación se explican los diferentes ciclos para cada sistema Aspel. Ciclos de Aspel-SAE

Tipo de filtros por grupo de reportes Acceso Desde cualquier módulo del sistema, Menú Reportes, Administrador de reportes Manejo Como se mencionó en el tema Administrador de reportes información general, el tipo de información solicitada en cada uno de los filtros para obtener información específica, varía dependiendo del tipo o grupo de reporte en el cual fueron creados. A continuación se en listan los diferentes grupos en los cuales se clasifican o se ordenan los reportes dentro del administrador de reportes. Para obtener información específica del filtro selecciona la liga que lleva a su descripción detallada. Se denomina grupo de reportes, al reporte en el cual se organizan o se agrupan varios reportes de un mismo tipo.

Hay dos tipos de reportes que se manejan en el administrador, los que son formatos QR2 y los FTO, en un mismo grupo se pueden manejar cualquiera de estos formato incluso los dos, sólo deberás tomar en cuenta que los filtros definidos por grupo también varían dependiendo del formato. A continuación se en listan los diferentes grupos de reportes que se manejan por módulo. Grupos para el administrador de reportes para los reportes QR2 Catálogo de proveedores Catálogo de proveedores Estado de cuenta general Reporte de cuenta general detallado Resumen de movimientos Catálogo de clientes Clientes por Campañas

Catálogo de clientes Estado de cuenta detallado Estado de cuenta general Pagos por Internet Resumen de movimientos Catálogo de inventarios Compras por proveedor Detalle de movimientos al inventario Histórico de números de serie Inventarios y servicios Kits Multialmacén Números de serie Pedimento y lote Resumen de movimientos Ventas por cliente Ventas por vendedor Catálogo de facturas Catálogo de políticas de oferta Catálogo de vendedores Comprobantes fiscales Cotizaciones Cotizaciones detallado Devoluciones Devoluciones detallado Facturas Facturas detallado Pagos por Internet Pedidos Pedidos detallado Productos devueltos/pendientes Remisiones Remisiones detallado Ventas por cliente Catálogo de compras Compras por proveedor Devoluciones (compras) Devoluciones detallado Órdenes Órdenes detallado Productos devueltos Recepciones Recepciones detallado Independientemente en el grupo en el que estés, los reportes de formatos (FTO) desplegarán un mismo filtro (Emisión de documentos), la información solicitada en el filtro sólo varia dependiendo del catálogo del que se trate. Emisión de documentos en facturas Emisión de documentos en inventarios Emisión de documentos en compras Emisión de documentos en proveedores Emisión de documentos en clientes

Temas relacionados Administrador de reportes informaci贸n general

Corte anual Acceso Ventana principal, Menú Utilerías, opción Corte anual – Elige la opción que deseas. Qué es La finalidad de esta opción es inicializar (borrar) los acumulados que se almacenan en los archivos de clientes, proveedores e inventarios. ARCHIVO

AL REALIZAR EL CORTE ANUAL:

Proveedores Al ejecutar el corte anual los campos de acumulados anuales de compras y ventas se inicializan a cero. Clientes Inventarios

Inicializan a cero los campos de compra y ventas anuales en monto y en cantidad.

Traducción de archivos Acceso Ventana principal, menú Utilerías, Traducción, opción Traducción de archivos Manejo Las traducciones trabajarán de la siguiente forma: Este proceso te permite convertir los datos que manejabas en las versiones de Aspel-SAE 2.0 en adelante, para hacerlas compatibles con este nuevo sistema (versión 4.6). El formato que se maneje en la base de datos origen es el que se respetará al momento de la traducción a la base de datos destino, si existieran tablas en varios formatos primero deberás uniformar la base de datos a traducir tablas en BDE permanecerán en directorio o alias Origen , las tablas que no existan se crearán en el mismo formato de la base de datos que se está traduciendo. Recuerda que el formato por omisión es PARADOX. Ver: Respaldo de archivos

El subdirectorio origen no podrá ser el mismo que el subdirectorio destino por cuestión de seguridad. Después de traducir, es recomendable verificar que la información de Aspel-SAE 4.X (4.0, 4.5 y 4.6) sea la correcta, en caso contrario deberá revisarse la información antes traducida y volver a realizar el proceso. Cuando termine el proceso, el sistema mediante un mensaje preguntará para el caso en la que los datos traducidos no se hayan colocado en la ruta actual de trabajo, lo siguiente:

N OTAS IMPORTANTES

Te recomendamos que generes un Respaldo de tu información antes de traducir tus datos a la nueva versión, al igual que Recuperar y regenerar los índices de toda tu información desde la versión anterior a la 4.0, es decir, de la cual se tomarán los datos para la nueva versión. Esto ordenará los datos, ya que de otra manera no podrán ser leídos desde la nueva versión de Aspel-SAE. Es muy importante y recomendable que verifiques o en su caso Recuperes todos los archivos que pienses traducir, ya que si se encuentra algún registro dañado no podrá ser traducido, y al abrir el catálogo se puede presentar mensajes de error de archivo. Si la base de datos que se va a traducir no usa el parámetro multialmacén, verifica que dicho Parámetro esté desactivado en la nueva versión antes de realizar este proceso (Traducción de archivos). En versiones anteriores a la 2.5 de Aspel-SAE sólo se contemplaba el uso de dos impuestos, tradicionalmente IEPS e IVA; desde la versión 3.0 se utiliza un Catálogo de esquema de impuestos para poder cubrir los requerimientos de la nueva ley de impuestos, ya que se debe contemplar el manejo del impuesto Estatal y el Impuesto sobre la Venta de Bienes y Servicios Suntuarios (IVBSS). Al realizar la traducción de archivos el sistema asignará automáticamente para cada uno de los artículos, un esquema de impuesto; el esquema será el que coincida con los porcentajes de impuesto definidos para cada artículo en la versión anterior. Si el artículo tuviera un porcentaje de IEPS y/o IVA diferente a los registrados en los esquemas de Aspel-SAE 3.0 en adelante, se creará un nuevo esquema con estos porcentajes y será asignado al producto. Si manejabas en versiones anteriores a la 3.0 el I.V.B.S.S dentro del I.V.A. (calculando un 20% en vez de un 15%); al final de la Traducción de Archivos el sistema te permitirá realizar la División de estos impuestos , ya que en esta versión se puede acumular cada impuesto por separado. Te recomendamos, que al momento de actualizar sus tablas de datos (para las bases de datos con estructura cliente/servidor SQL, DB2 y Oracle) dentro de los procesos de instalación automática, avanzado y exportación deshabilitar el parámetro ENABLE SCHEMA CACHE (se encuentra en el "bdeadmin" instalado en la ruta donde fue instalado el BDE por primera vez) y eliminar los archivos que se encuentren en el directorio configurado en SCHEMA CACHE DIR , esto para el mejor funcionamiento y actualización de información al momento de utilizar el control de archivos y de traducción de archivos. Una vez realizados los procesos anteriores también es recomendable habilitar de nuevo el parámetro ENABLE SCHEMA CACHE , pues este agiliza las consultas hacia las tablas. Campos Campo Directorio fuente

Descripción Datos Indica la ruta donde se localizan los datos que vas a traducir.

Directorio anterior

SAE Indica la ruta de instalación del sistema Aspel-SAE del cual se tomarán los datos que vas a traducir.

Directorio destino

Datos Indica la ruta donde se registrarán los datos ya traducidos. Para correr este proceso oprime el botón Aceptar.

Problema y solución Problema

Solución

No puedo traducir desde Aspel-SAE Contacta de inmediato con tu distribuidor o directamente a nuestro 4.5 o 4.6 mi base de datos de Aspel- departamento de Soporte Técnico para adquirir la herramienta necesaria para la SAE 1.X y DOS 5.X traducción. El sistema te presentará un mensaje Este mensaje se presenta debido a que el sistema esta detectando que ya se de aviso de que no se volverá a realizó una traducción de archivos y no es necesario volver a traducirlos ya que traducir los archivos esta completa la tabla de datos para poder trabajar. Temas relacionados Traducción Perfiles de usuario Parámetros de empresa

Traducci贸n de impuestos

Parámetros de la empresa Acceso Ventana principal, menú Utilerías, Traducción, opción Parámetros de empresa. Qué hace El proceso de traducción en la versión 4.6 te permitirá incluir o trasladar los parámetros definidos en la versión anterior (2x o 3.0), a la nueva versión. Antes de ejecutar este proceso te recomendamos que generes un respaldo de los archivos de configuración de la empresa anterior. Campos Campo

Descripción

Versión del sistema

Selecciona la versión de la que se realizará la traducción

Ruta de instalación de la Campo informativo . Muestra la ruta de trabajo, ruta donde se depositarán los archivos nueva versión (4.6). traducidos. Archivo origen Selección origen

Indica la ruta donde se tomará el archivo Empresaw.sae de la versión a traducir. la

empresa De las empresas que se enlisten, selecciona aquella en la que se tomarán los datos para la traducción. Para correr este proceso oprime el botón Aceptar.

Temas relacionados Traducción de archivos Parámetros de empresa Traducción parámetros de la empresa con multimoneda

Parámetros de empresa con multimoneda Acceso Ventana principal, menú Utilerías, opción Traducción, Parámetros de empresa. Qué hace Este proceso actualizará los parámetros de configuración de la empresa actual. Antes de ejecutar este proceso te recomendamos que generes un Respaldo de archivos de configuración de la empresa. Campos Campo

Descripción

Archivo destino

Indica la ruta donde se registrarán los archivos ya traducidos. Para correr este proceso oprime el botón Aceptar.

Selección de empresa origen

la De las empresas que se enlisten selecciona a la cual se traducirán los parámetros para esta versión, para correr este proceso oprime el botón Aceptar.

Traducción Perfiles de usuario Acceso Ventana principal, menú Utilerías, Traducción, opción Perfiles de usuario. Qué hace Este proceso te permite convertir el archivo de perfiles de usuario de Aspel-SAE generado en las versiones anteriores para hacerlo compatible con esta nueva versión del sistema. Campos de esta ventana Campo

Descripción

Ruta donde está instalado tu SAE anterior.

Selecciona la versión (Aspel-SAE 3.0, 2.6, 2.5 ó 2.0) de la cual traducirás el archivo de perfiles de usuario para poder trabajar con esa información en tu versión de Aspel-SAE 4.6.

Directorio Aspel- SAE Anota la ruta donde se localiza la instalación de tu Aspel-SAE anterior, y del cual tomarás los fuente. datos a traducir. Dirección SAE destino

Campo informativo. Muestra. La ruta donde se depositarán los datos ya traducidos, este dato se toma de lo configurado en el Módulo de configuración . Para esto, primero deberás configurar la ruta del directorio de trabajo para esta versión. Para iniciar el proceso oprime el botón Aceptar.

Manejo Cuando se inicie el proceso de traducción, el sistema verifica que existan usuarios dados de alta en la versión anterior si existen, se desplegará una ventana para indicar ciertas propiedades o criterios a considerar en la traducción.

Por cada usuario dado de alta en la versión anterior deberás, indicar alguno de los siguiente criterios:

Crear como usuario nuevo. Al indicar este criterio, le estás indicando al sistema que incorpore este usuario para su uso en la nueva versión. Para este caso por cada usuario se desplegará la ventana de Alta de usuarios para indicar datos importantes y algunos necesarios para su alta, como puede ser, correo electrónico, clave de alta, etc.

Esta ventana se desplegará por cada usuario del cual se esté realizando una traducción. Posteriormente desde el módulo de perfiles podrás modificar loa datos generales del usuario. No traducir este usuario . Si seleccionas esta opción, al momento de realizar este proceso este usuario no se considerará para dicho proceso, es decir, le estarás indicando al sistema que no deseas realizar la traducción de este usuario para su uso en esta versión. Ahora bien, si sólo deseas Conservar y/ traducir los perfiles definidos , indica por cada usuario creado desde la versión anterior, un usuario creado en la versión 4.6 de Aspel-SAE. De tal forma que el usuario dado de alta desde esta versión (4.6 adopte un perfil previamente definido desde una versión anterior. Para esto, primero deberás Dar de alta los usuarios que trabajarán con esta versión del sistema, para posteriormente realizar este proceso de traducción. El sistema mandará un mensaje de confirmación para el cambio de perfil:

Observaciones

El subdirectorio fuente no podrá ser el mismo que el subdirectorio destino por cuestión de seguridad. Después de traducir, es recomendable verificar que la información de Aspel-SAE sea la correcta, en caso contrario deberá revisarse la información antes de traducir y volver a realizar el proceso. Este proceso traducirá todos los perfiles definidos para el usuario, pero, para aquellos procesos nuevos, es decir, incorporados en esta versión, se visualizará el criterio definido por omisión para dichos procesos; por lo que te recomendamos que una vez finalizado este proceso de traducción, revises los criterios o derechos asignados a estos procesos, dependiendo del perfil del usuario. Perfiles de usuarios Podrás realizar nuevamente este proceso sin que esto afecte la información de los usuarios que ya tengas dados de alta en el módulo de perfiles del usuario. Temas relacionados Traducción de archivos Parámetros de empresa

Control de archivos Acceso Ventana principal, Menú Utilerías, opción Control de archivos. Proceso Recurre al mantenimiento de archivos cuando por algún problema ocurra una interrupción eléctrica abrupta en tu computadora o ésta reciba algún daño y el sistema señale alguna anomalía con ellos o adviertas que la información de tus catálogos no aparece o se encuentra desordenada. Este proceso te ayudará a saber en qué condiciones se encuentran tus bases de datos, si hubo algún daño considerable en alguno de tus archivos y si puedes recuperarlos y en qué porcentaje. NOTA: Antes de ejecutar cualquier operación de Control de Archivos, genera un respaldo de tu información. Ventana de Control de archivos Es esencial que conozcas el contenido de esta ventana:

Procesos que puedes ejecutar: Si seleccionas un archivo de datos podrás ejecutar los procesos de: Diagnóstico Compactación Recuperación Creación Avanzado Conversión Si seleccionas un archivo de índice sólo podrás ejecutar: Regeneración Si eliges un archivo de Observaciones, podrás ejecutar: Creación En cualquier caso podrás ejecutar el proceso de: Instalación automática Esencial

Si no generaste la base de datos, podrás hacerlo con la Instalación Automática , que crea los archivos que no existen en la base de datos (si existe un archivo con datos, la Instalación no los borrará). Notas Importantes Se recomienda al usuario de la versión de Aspel-SAE: Que si su base está en un formato con estructura clientes/servidor (SQL, DB2 y Oracle), al momento de actualizar sus tablas de datos mediante los procesos de Instalación automática, Avanzado y Exportación, deshabilitar el parámetro ENABLE SCHEMA CACHE (se encuentra en el "bdeadmin" ubicado en la ruta donde fue instalado el BDE por primera vez) y eliminar los archivos que se encuentren en el directorio configurado en SCHEMA CACHE DIR, esto para mejorar el funcionamiento y actualización de información al momento de utilizar el Control de archivos y la Traducción de archivos. Una vez realizados los procesos anteriores también es recomendable habilitar de nuevo el parámetro ENABLE SCHEMA CACHE , pues éste agiliza las consultas hacia las tablas. Base de datos abiertas Se implementó una nueva funcionalidad, la cual consiste en el crecimiento de la tabla en función a las necesidades de uso e incremento de la información. Con esto nos referimos a que cuando en Aspel-SAE se ubique el cursor en cualquiera de las tablas (por ejemplo:facturas, compras, movimientos al inventario, etc) dicha tabla pudiera ampliar su tamaño o capacidad de almacenamiento ya que ahora con sólo ubicar el cursor en alguno de los archivos listados SAE realizará la revisión y re-estructuración de la tabla en mantenimiento para definir un block size mayor (este parámetro está disponible en el Driver de Paradox) en caso de que se esté llegando al 80% del tamaño en bytes para la tabla. El parámetro que proporciona esta capacidad de almacenamiento es: BLOCK SIZE. Tamaño de bloque de disco usado para almacenar los registros en las tablas de PARADOX, en múltiplos de 1024 bytes. Las configuraciones válidas dependen del formato de la tabla: [1] Level 5 y 7 1024, 2048, 4096, 16384, y 32768 Level 3 y 4 1024, 2048, y 4096 Default: 2048 Temas relacionados Diagnóstico de archivos Verifica tus archivos Recuperación de archivos Compactación Creación de archivos Regenera los índices Instalación automática Avanzado Conversión

Cómo se forma tu base de datos La base de datos que instala el sistema por omisión, se encuentra en formato PARADOX. La información que el sistema genera se almacena en "tablas" dentro de la computadora en la unidad de disco que elijas desde el momento en que instalas tu base de datos. Se crean dos tipos de archivos: de datos (terminación ".DB") y de índice (terminación "PX,XG0 y YG0"), donde: Archivos con extensión Descripción DB

Los archivos de datos contienen los registros tal y como los capturaste.

Índice de datos primarios.

XG0 / YG0

Índices de control secundarios.

Los índices contienen información de la organización de tus registros dentro del archivo de datos correspondiente. El sistema los ocupa para acceder y presentar más rápidamente la información capturada. Observaciones Es importante que cuando realices el respaldo de algún archivo consideres tanto los archivos de datos como los de índice, ya que de lo contrario estarías respaldando incompleta la información. Esencial Es muy importante que el lugar donde se archiven tus datos siempre sea el mismo para cada empresa (la misma ruta en el mismo disco o dispositivo de guardado). Tu sistema numera y registra automáticamente algunos documentos por lo que, si guardas información en diferentes directorios y luego intentas unirlos, ya no será posible.

Archivos que genera Aspel-SAE Archivos consultados desde la ventana de control de archivos: Archivo de Datos Contiene

Índice(s) que le corresponde(n)

CLIE01.DB

CLIE01.PX CLIE01.X02, CLIE01.Y02 CLIM01. PX

Datos del Catálogo de Clientes (Índice de clientes) (Índice máscara de clientes)

OCLI01. DB

Observaciones del catálogo de Clientes

FACT01.DB

Datos del Catálogo de Facturas (Índice de facturación) (Índice documentos por cliente)

OCLI01.PX FACT01.PX,FACT01.XG, FACT01.YG0 FCLI01.XG1, FCLI01.YG1 FACF01.XG2, FACF01.YG2

(Índice fechas de factura) OFAC01. DB

Observaciones del catálogo de Facturas

OFAC01. PX

AFACT01.DB

Acumulados de ventas

AFACT01.PX

POLI01.DB

Catálogo de políticas de venta

POLI01.PX

VEND01.DB

Catálogo de Vendedores

VEND01.PX, VEND01.X02, VEND01.Y02,

(Índice de vendedores) CUEN01. DB

Catálogo de Cuentas por cobrar (Índice de cuentas por cobrar)

CUEN01.PX, CUEN01.XG0, CUEN01.YG0,

OCXC01.DB

Observaciones del catálogo de Cuentas por cobrar OCXC01.PX

FOLCXC01.DB

Folios de cuentas por cobrar

CONC01.DB

Datos del Catálogo de Conceptos de Cuentas por CONC01.PX cobrar

PAGA01. DB

Datos del Catálogo de Cuentas por pagar

FOLCXC01. PX

(Índice de cuentas por pagar)

PAGA01.PX, PAGA01.XG0, PAGA01.YG0

OCXP01.DB

Observaciones del catálogo de Cuentas por pagar

FOLCX01.DB

Folios de cuentas por pagar

FOLCX01.PX, FOLCX01.XG0, FOLCX01.YG0

(Índice de folios de cuentas por pagar) CONP01. DB

Datos del Catálogo de Conceptos de Cuentas por CONP01.PX pagar

INVE01. DB

Datos del Catálogo de Inventarios y Servicios (Índice de inventarios) (Índice máscara de productos)

INVE01.PX, INVE01.X02, INVE01.Y02, INVM01.PX INVE201. Y02

(Índice de productos con clave alterna) OINV01. DB

Observaciones del catálogo de Inventarios

OINV01.PX

MULT01. DB

Datos del Catálogo de Multialmacén

MULT01.XG0, MULT01.XG1, MULT01.YG0, MULT01.YG1, MULT01.PX

(Índice de multialmacén) (2do. índice de multialmacén) CLIN01. DB

Datos del catálogo de Líneas de inventarios

CLIN01.PX

FACT01.XG0,

LTPD01. DB

Datos del Catálogo de Lotes y Pedimentos (Indice de Lotes y Pedimentos)

LPTD01.PX, LPTD01.XG0, LPTD01.YGO

OLTPD01. DB

Observaciones del catálogo de Lotes y Pedimentos OLTPD01.PX

KITS01. DB

Datos del Catálogo de Kits (Indice de Kits)

MINV01. DB

Datos del Catálogo de Movimientos al Inventario (Indice de movs. a inventarios)

KITS01.PX, KITS01.XG0, KITS01.YG0 MINV01.PX, MINV01.XG0, MINV01.YG0

OMIN. 01 DB

Observaciones del catálogo de Movimientos al OMIN01.PX inventario

CONM01. DB

Datos del Catálogo de Conceptos de Movs. al CONM01.PX Inventario

PROV01. DB

Datos del Catálogo de Proveedores. (Índice de proveedores) (Índice máscara de proveedores)

PROV01.PX, PROV01.X02, PROV01.Y02 PROM01.PX

OPRV01. DB

Observaciones del catálogo de Proveedores

OPRV01.PX

COMP01. DB

Datos del Catálogo de Compras

COMP01.PX, COMP01.XG0, COMP01.XG1, COMP01.XG2, CPRO01.YG0, CPRO01.YG1, COMP01.YG2

(Índice de compras) (Índice documentos por proveedor) (Índice fechas de compra) OCOM01. DB

Observaciones del catálogo de Compras

OCOM01. PX

ACOMP01. DB

Datos de Acumulados de Compras

ACOMP01. PX

MONED01. DB

Datos del Catálogo de Monedas

MONED01.PX

IMPU01. DB

Esquema de Impuestos

IMPU01.PX

CTAESQ01.DB

Cuentas contables del esquema

CTAESQ01.PX

BITA01.DB

Bitácora de movimientos

BITA01.PX BITA01.XG1 BITA01.XG2, BITA201.YG0, BITA201.YG1,

(Índice de la bitácora) (Segundo índice de la bitácora) ACTCAT01.DB

Catálogo de actividades (Índice del catálogo de actividades)

RESCAT01.DB

Catálogo de resultados (Índice del catálogo de resultados

CAMP01.DB

Catálogo de campañas (Índice del catálogo de campañas

GUICAM01.DB

Catálogo de guías de campañas (Índice del catálogo de guías de campañas

ACTCAT01.PX ACTCAT01.XG1 ACTCAT01.XG2, RESCAT01.PX RESCAT01.XG1 RESCAT01.XG2, CAMP01.PX CAMP01.XG1 CAMP01.XG2, GUICAM01.PX GUICAM01.XG1 GUICAM01.XG2,

EDOCAM01.DB

Catálogo de actividades por campañas EDOCAM01.PX (Índice del catálogo de actividades por campañas EDOCAM01.XG1 EDOCAM01.XG2,

DESEDO01.DB

Catálogo de descripción de actividades DESEDO01.PX (Índice del Catálogo de descripción de actividades DESEDO01.XG1 DESEDO01.XG2,

EDCLCA.01

Actividades de clientes por campañas EDCLCA.PX (Índice de Actividades de clientes por campañas EDCLCA.XG1 EDCLCA.XG2,

INFCL01.DB

Información del cliente (Índice de información del cliente

ZONA01.DB

Información de zonas (Índice de información de zonas

INTCOI01.DV

Interfaz COI (Índice de la interfaz COI

TALLA01.DB

Tallas (Índice de tallas

COLOR01.DB

Colores (Índice de clores

CFGLIN01.DB

Configuración de líneas (Índice de la interfaz COI

HNUMSER01.DB Histórico de números de serie (Índice uno (Índice dos NUMSER01. DB

Datos del Catálogo de números de serie

INFCL01.PX INFCL01.XG1 INFCL01.XG2, ZONA01.PX ZONA01.XG1 ZONA01.XG2, INTCOI01.PX INTCOI01.XG1 INTCOI01.XG2, TALLA01.PX TALLA01.XG1 TALLA01.XG2, INTCOI01.PX INTCOI01.XG1 INTCOI01.XG2, CFGLIN01.PX CFGLIN01.XG1 CFGLIN01.XG2, HNUMSER01.PX HNUMSERA01.XG1 HNUMSERA01.XG2, HNUMSERB01.XG1 HNUMSERB01.XG2,

(Indice de Números de serie)

NUMSER01.PX, NUMSER01.XG0 NUMSER01.XG1, NUMSER01.YG0,

CNSEST01.DB

Consulta de estadísticas

CNSEST01.PX

CONTAC01.DB

Contactos de los clientes

CONTAC01.PX

LNKOLKC01.DB

Contactos en Outlook para clientes

LNKOLKC01.PX

CONTAP01.DB

Contactos de los proveedores

CONTAP01.PX

LNKOLKP01.DB

Contactos en Outlook para proveedores

LNKOLKP01.PX

CITAS01.DB

Catálogo de citas

CITAS01.PX

PERIODOS01.DB Tabla de períodos CLIECDF01.DB

PERIODOS01.PX

Catálogo de clientes de comprobantes fiscales CLIECDF01.PX, CLIECDF01.XG0 digitales CLIECDF01.XG1, CLIECDF01.YG0, (Indice de clientes CFD)

COND01.DV

Condiciones de movimientos al inventario

COND01.PX

CONDFC01.DB

Condiciones de facturas y compras

CONDFC01.PX

CONDBITA01.DB Condiciones de la bitácora

CONDBITA01.PX

CONDCRM01.DB Condiciones del administrador de clientes

CONDCRM01.PX

Esencial Las últimas dos cifras del nombre del archivo, indican el número de empresa a la que pertenece la información; en estos casos, se trata de la empresa No. 1, ejemplo: CLIE01 .PX, FACT01 .DB. Manejo Es importante que conozcas la existencia de estos archivos porque, si se dañan, deberás recuperarlos o reiniciar la captura de tu información desde el momento en que ésta se perdió. Base de datos abierta

Los nombres de los archivos de datos y sus respectivas extensiones varĂan dependiendo del formato en el que se encuentre la base de datos. Ver: Base de datos Abiertas

Diagnóstico de archivos Acceso Ventana principal, Menú Utilerías, opción Control de archivos / Botón Diagnóstico. Qué es Por medio de esta función podrás conocer datos generales del archivo seleccionado, así como la información de su estado. El sistema muestra de manera automática el diagnóstico en la parte inferior de la ventana de control de archivos, sólo basta con estar posicionado sobre el archivo. Campos Campo

Descripción

Nombre

Este campo informativo te mostrará el nombre del archivo que seleccionaste.

Descripción

Este campo informativo te mostrará la información que contiene el archivo.

Estado

Este campo informativo te mostrará el estado del archivo, es decir si existe o no; o en su caso si ya fue verificado.

Tamaño

Este campo te mostrará el tamaño actual del archivo; éste dependerá de los movimientos registrados en el mismo.

Hora

Este campo te mostrará la hora en que se modificó el archivo por última vez.

Fecha

Este campo te mostrará la fecha en que se modificó el archivo por última vez.

Cifra control

Este campo informativo representa el control interno del sistema que refleja el número de registros que se han almacenado; generalmente esta cifra corresponde a la cantidad de registros grabados en el archivo.

Registros calculados

Este campo informativo representa una cifra teórica; se refiere al número de registros que deberían estar grabados en el archivo. El total de registros calculados se obtiene dividiendo el tamaño del archivo (en bytes) entre el tamaño que ocupa un registro (también en bytes).

Esencial Si la cifra en el registro de control y los Registros calculados son iguales, tu archivo está correcto; si no es así, significará que tu archivo está dañado. En este caso es recomendable que utilices el respaldo del archivo, si cuentas con él, en caso contrario ejecuta el proceso de Recuperación. Ver: Recuperación de archivos Manejo Este botón, sólo se encontrará activo cuando estés diagnosticando un archivo de datos (con terminación .DB). Ver: Verificación de archivos

Verifica tus archivos Acceso Ventana principal, Menú Utilerías, opción Control de archivos / Botón Diagnóstico - botón Qué es Esta opción verifica tus archivos de Datos (terminación .DB) para que conozcas el estado en que se encuentran. Al iniciar este proceso, el sistema comprueba registro por registro que la información que contienen los campos sea del tipo especificado (por ejemplo, que en un campo numérico no aparezca una letra o basura, que la longitud sea la correcta, etc.). Esencial Si el proceso de Verificación indica algún daño, será necesario realizar el proceso de Recuperación. Recuperación de archivos

Recuperación de archivos Acceso Ventana principal, menú Utilerías, opción Control de archivos / Botón Recuperación. Qué es Esta función te permite recuperar la mayor cantidad de información de los archivos que se encuentren dañados; una vez terminado el proceso el sistema indicará dentro de la ventana de control de archivos el Estado del archivo como recuperado y el total de registros recuperados. Se te pedirá que confirmes el proceso; si tu respuesta es afirmativa, se presentará una ventana donde se señalará el avance del mismo. Si al seleccionar el archivo, el sistema dice: No existen registros en el Archivo, es porque ya no tienes movimiento alguno en el mismo. Consideraciones especiales para el uso de base de datos en formato SQL 2005 y SQL express. Esencial Si en el Diagnóstico de Archivos observaste un Estado de archivo como dañado, debes llevar a cabo la Recuperación de archivo. Al ejecutar el proceso no se recupera la información del registro dañado, pero sí de los registros anteriores y de los posteriores, necesitando capturar sólo los registros dañados o los más recientes. Es importante que consideres que si deseas realizar una exportación de la base de datos (formatos SQL y Oracle), desactives el parámetro "enabled schema cache " desde el Administrador de la base de dato s, es decir debe decir "False" para realizar el proceso y posteriormente activarlo nuevamente. De lo contrario al efectuar el proceso e iniciar nuevamente a los módulos, envía el mensaje "Error de apertura ", esto se debe a que sólo existen los archivos DB pero no los índices. Afecta Antes de ejecutar este proceso debes contar con un respaldo reciente de tu información. Si por algún error efectuaste el proceso de Recuperación sobre un archivo que no lo necesitaba, tu información no se verá afectada. Después de recuperar un archivo será necesario regenerar el índice del mismo. Ver: Regeneración de índices Manejo y sugerencia El sistema leerá el archivo indicado y, si el registro es correcto, lo grabará en un archivo temporal. Cuando se localiza un registro dañado, el sistema preguntará si deseas continuar recuperando la información, eliminando el registro incorrecto. Si contestas afirmativamente se continuará la recuperación hasta terminar de leer el archivo. Si, por el contrario contestas de manera negativa el proceso se dará por terminado y el archivo quedará compuesto por los registros correctos que se encontraban almacenados antes del dañado. En ambos casos al finalizar, el sistema pregunta si se sustituirán o no los registros recuperados. Se recomienda usar esta función sólo cuando los archivos que la Verificación marca como existentes son superiores al 60% de tu información y no cuentas con un respaldo reciente, debido a que tendrás que volver a capturar aquellos movimientos que no se recuperaron. Problema y Solución Problema

Solución

En la ventana de control de archivo, dentro del El sistema encontró algún registro dañado y no fue recuperado estado el sistema muestra: Error al recuperar. porque suspendiste el proceso de recuperación.

Compactación Acceso Ventana principal, Menú Utilerías, opción Control de archivos / Botón Compactación. Qué es La finalidad de esta operación es ayudarte a tener más espacio en tu disco y agilizar el manejo de los datos. Afecta Al correr esta función, el sistema Elimina registros que ya no se utilizan, productos borrados de tu inventario, registros en blanco y todo aquel registro que tenga movimientos anteriores a la fecha de compactación, sustituyendo el archivo de datos compactado por uno de tamaño menor. Por ello, debes respaldar toda la información de tu empresa antes de realizar el proceso , de manera que cuentes con un archivo de protección. Los documentos de pedidos, cotizaciones, remisiones y facturas que estén cancelados, documentos enlazados sin pendientes, recepciones saldadas con fecha anterior a la fecha de corte serán eliminados, en el caso de documentos de devolución se eliminarán todos los documentos sin importar el estatus de acuerdo a la fecha de corte, solamente se dejarán los registros que se hayan grabado sin integración con Cuentas por Cobrar . Ver: Respaldo de archivos Esencial Antes de compactar tus datos, debes ejecutar una Actualización de archivos, ya que este proceso te permitirá tener la información lo más completa posible, además de que al ejecutar el proceso de Compactación no se eliminará información que no esté actualizada para conservar la integridad de los datos. La información presentada en registros calculados es sólo información histórica de los archivos, ya que corresponde a la cantidad máxima que tenía el archivo antes de la compactación. Manejo Archivos que no compactará: Cuentas por cobrar no saldadas. Cuentas por pagar no saldadas. Pedidos y órdenes de compra con unidades pendientes. Capas UEPS y PEPS que no hayan sido vendidas en su totalidad. Remisiones y Cotizaciones originales o no enlazadas. Catálogo de monedas. Archivos que compactará: Clientes: Elimina los registros o espacios en blanco de los clientes que hayas eliminado de tu archivo. Cuentas por Cobrar: Cuentas que tengan saldo cero y que se hayan grabado con fecha anterior a la fecha de corte. Facturación : El sistema eliminan todos los documentos de acuerdo a la fecha de corte, solamente deja los registros que se hayan grabado sin integración de Cuentas por Cobrar. Vendedores : Elimina los registros o espacios en blanco de los vendedores que hayas eliminado del archivo de vendedores. Inventarios: Elimina los registros o espacios en blanco correspondientes a productos dados de baja del archivo de inventarios. Movimientos al inventario : Eliminará los movimientos que se hayan elaborado en una fecha anterior a la indicada

en la fecha de corte. Números de serie: Elimina los números de serie con estatus de baja y los que tienen el estatus de vendido y cuya fecha de documento de salida sea anterior a la fecha de corte indicada. Lotes y pedimentos : Elimina los registros en blanco por los lotes y/o pedimentos eliminados y aquellos lotes y pedimentos con existencias iguales a cero. Catálogo de Kits : Elimina los registros o espacios en blanco de los kits que hayas eliminado del archivo de inventarios. Proveedores: Elimina los registros o espacios en blanco de los proveedores que hayas eliminado del archivo de proveedores. Compras: Recepción de mercancía, Orden de compra y Devolución de compra que estén cancelados, documentos enlazados sin pendientes, recepciones saldadas con fecha anterior a la fecha de corte. Cuentas por Pagar : Elimina todas las cuentas que tengan saldo cero con fecha anterior a la fecha de corte. Multialmacén : Elimina los espacios en blanco de los productos eliminados de los almacenes. Catálogo de políticas de venta : Elimina del catálogo las políticas que tengan el estatus de baja. Números de serie. Elimina los números de los productos que ya no existan o no tengan asociado ningún documento de entrada. Toma en cuenta también la fecha de corte, eliminando aquellos registros y que se hayan grabado con fecha anterior a la fecha de corte. Bitácora de actividades. Elimina los registros que se hayan grabado con fecha anterior a la fecha de corte y cuyos registros tengan el estatus Finalizada. Campañas. Elimina los registros que se hayan grabado con fecha anterior a la fecha de corte y cuyos registros tengan el estatus Cerrada. Estados de la campaña. Borra las campañas que no se estén usando en la tabla o archivo de campañas. Citas. Elimina las citas de los clientes que no estén dados de alta en el catálogo de clientes. Interfase/COI. Archivos creados que ya han sido actualizados en Aspel-COI y que son posteriores a la fecha de corte. Información del cliente. Borra la información del cliente y documentos que no estén dentro del archivo de facturas. Tallas y Colores. Borra las tallas y colores o la clasificación que se le haya dada a la combinación de elementos, aquellos que no se estén utilizando en el archivo de inventarios.

Esencial Este proceso no elimina las facturas y/o compras que tengan un saldo, o bien, sean anteriores a la fecha de corte de la compactación. Los índices de los archivos compactados se regeneran automáticamente durante la operación. Las observaciones de cada archivo se borran paralelamente a los registros que se eliminan. Después de estar posicionado en el archivo de Datos a compactar, al oprimir el botón de Compactación de la ventana de Control de archivos, el sistema enviará un aviso advirtiéndote que debes tener un respaldo antes de correr este proceso. NOTA: En caso de una interrupción eléctrica durante la compactación, bastará con reiniciar el proceso sobre el respaldo.

Creación de archivos Acceso Ventana principal, Menú Utilerías, opción Control de archivos / Botón Creación. Qué es El proceso de creación de tablas en control de archivos las creará en formato PARADOX. Este proceso genera el nuevo archivo de datos que hayas marcado en la ventana de Control de Archivos. Al crear cualquier archivo, si éste ya existía, el sistema mandará el mensaje: "El archivo ya existe ¿Desea reiniciarlo?"; si respondes afirmativamente perderás toda la información contenida en el archivo anterior; en caso de que no exista el archivo, se creará automáticamente. Manejo Aspel Cuando el archivo o tabla lo requiere solicitará ciertos parámetros o especificaciones para la creación del archivo, tal y como se solicita cuando estás efectuando una Instalación automática . Esencial Cuando el estado indicado en la ventana de Control de Archivos diga que el archivo No existe, utiliza esta opción para crear cada Archivo de datos, estos archivos se crearán por omisión en la base de datos en la que se esté trabajando. Al crear los archivos de datos automáticamente se generarán los índices asociados.

Regenera los índices Acceso Ventana principal, Menú Utilerías, opción Control de archivos / Botón Regeneración. Qué es Esta es una de las opciones de mayor utilidad dentro del Control de archivos, ya que soluciona muchos de los problemas que se pueden presentar cuando ocurre una descarga eléctrica o cuando alguien apaga la computadora mientras se ejecutaba alguna operación de guardado. Solamente podrás ejecutarla sobre archivos de tipo índice (archivos con extensión PX, XGO / YGO, XG1 / YG1, XG2 / YG2, X01 / Y01). Una vez que ejecutas el proceso, se te preguntará: "¿Estás seguro de que deseas regenerar el índice?", al aceptar se presentará una ventana que indica el avance del proceso. Una vez terminado, regresa a la ventana de Control de archivos y observarás que el estado del archivo habrá cambiado a Regenerado . Utiliza esta opción cuando: Los datos que reporta el sistema se generen fuera de orden, están duplicados o no aparecen. Los archivos de índice no existen. El Estado aparece como Incorrecto. Existen problemas de operación. Consideraciones especiales para el uso de base de datos en formato SQL 2005 y SQL express.

Importante Si ejecutas la regeneración de un índice que no requería este proceso, tus archivos no se verán afectados. Es importante que consideres que si deseas realizar una exportación de la base de datos (formatos SQL y Oracle), desactives el parámetro "enabled schema cache " desde el Administrador de la base de dato s, es decir debe decir "False" para realizar el proceso y posteriormente activarlo nuevamente. De lo contrario al efectuar el proceso e iniciar nuevamente a los módulos, envía el mensaje "Error de apertura ", esto se debe a que sólo existen los archivos DB pero no los índices. Afecta En caso de que algún registro esté dañado, la regeneración de índices no lo podrá recuperar. Si los archivos de alguno de los catálogos no reflejan información: Regenera los índices. Si no se pudieron regenerar adecuadamente, utiliza la Recuperación de archivos.

Instalación Automática Acceso Al iniciar una sección con el sistema y se detecte que aún no haz creado tu base de datos Menú Utilerías, Control de archivos, Botón Instalación automática Qué es Esta opción te permite crear los archivos necesarios para trabajar con el sistema de manera automática y rápida, únicamente suministrando algunos parámetros necesarios. Esta forma de instalación te asegura que el sistema esté listo para trabajar de inmediato, para que posteriormente definas los parámetros de configuración de manera particular dependiendo del manejo de tu empresa. El proceso de instalación automática creará las tablas en formato PARADOX, considerando que si existe alguna tabla ésta no se creará por lo que permanecerá en su formato original. Manejo Aspel Existen dos formas en que puedes generar tu base de datos mediante el proceso instalación automática: 1. Al iniciar una sección con el sistema Si al iniciar una sección con el sistema y el asistente de configuración ya no está disponible y no haz creado aún tu base de datos, después de proporcionar tu clave de acceso al sistema, se desplegará un mensaje el cual te invitará a crear tu base de datos en ese momento. Si tu respuesta fue afirmativa, el sistema permitirá que proporciones cierta información como: Si usarás multialmacenes Cual será el descuento comercial aplicado a los clientes Si manejarás un número secuencial para facturas La ruta del directorio donde se creará la base de datos, es decir la ruta de trabajo, así como el formato y el Alias de la base de datos que se generará. Cabe mencionar que desde el explorador de Windows® deberás crear una carpeta la cual considerarás como la carpeta donde almacenarás tus Datos, puedes crearla al mismo nivel donde está creada la base de datos ejemplo: Archivos de programas/ Archivos comunes/ ASPEL/ Sistemas Aspel/ SAE4.50. Nota: La ruta de datos indicada en el campo directorio de trabajo es la que se configurará en los parámetros del sistema como la base o directorio de trabajo para la empresa. Una vez proporcionados los datos antes citados, acepta la ventana para que inicié el proceso de Instalación automática . Este proceso lo podrás realizar cada vez que inicies una sesión con el sistema, siempre y cuando no hayas creado tu Base de datos anteriormente 2. Desde control de archivos Para crear tu base de datos, realiza lo siguiente: Crea desde el explorador de Windows® una carpeta la cual considerarás como la carpeta donde almacenarás tus Datos, puedes crearla al mismo nivel donde está creada la base de datos ejemplo: Archivos de programas/ Archivos comunes/ ASPEL/ Sistemas Aspel/ SAE4.50. Posteriormente accede a los parámetros de configuración, e identifica en el apartado Parámetros Generales el Botón "Configuración", ahí indica la ruta o directorio creado en el paso anterior. De esta forma le indicarás al sistema la ruta de trabajo para todos los usuarios habilitados para trabajar en la empresa que estés configurando. Como último paso antes de abrir cualquier módulo del sistema, accede al módulo de Control de archivos y ejecuta el proceso de "Instalación automática" .

Notas Cuando se haya completado la instalación de la base de datos el sistema estará listo para trabajar y no tendrás que ejecutar la instalación automática nuevamente, a menos que necesites generar una nueva base de datos. En caso de que hayas solicitado la Instalación automática y tengas archivos con información en el subdirectorio indicado, este proceso no los borrará, únicamente creará los que hagan falta. Para el caso en el que el control de archivos detecte que algún archivo no fue creado correctamente o por alguna razón se encuentre dañado, desde este módulo también estará disponible el proceso de "Instalación automática". Si cuentas con una base de datos generada en otra versión, primero deberás crear el directorio donde se colocarán los datos, para posteriormente desde el proceso de traducción de archivos llevar a cabo la traducción de los datos. Temas relacionados Cómo se forma tu base de datos Aspel Archivos que genera Aspel-SAE Instalación de la Base de Datos Control de Archivos

Avanzado Acceso Ventana principal, Menú Utilerías, opción Control de archivos / Botón Avanzado. Qué es Esta opción te permite manejar los archivos de Datos de tu empresa en diferentes formatos como Dbase, SQL server, ODBC. Al poder manejar los archivos de datos en formatos de manejadores de bases de datos, se permite explotar toda la información administrativa de tu empresa desde otras aplicaciones. Una vez que manejes tu base de datos en formato Dbase, SQL server, o cualquier otro tipo el sistema podrá leerla y actualizarla sin problema. Manejo Aspel Si es la primera vez que utilizas esta opción, para que se genere tu base de datos en la ruta y formato seleccionado, sólo activa el campo Exportar la información". Si ya creaste con anterioridad tu base de datos, sólo selecciona el formato a usar y dependiendo el caso indica la ruta donde está la base de datos o alias de la misma. Ver: Conversión Con s i d e r a c i o n e s p a r a l a o p e r a c i o n e n f o r m a t o d b a s e La operación del sistema cuando la base de datos se encuentre en formato Dbase será limitada en los siguientes aspectos: - Módulo de Facturas: No se soporta el alta y control de comprobantes fiscales digitales (Facturas y Devoluciones Digitales) - Módulo de Clientes y CxC: En los movimientos que se registren tanto en la Bitácora de Movimientos como en el Catálogo de Citas, se grabará la fecha en que se realice el registro pero no se considerará la hora. Dadas estas limitantes al ejecutar los procesos de Traducción o Exportación de archivos (desde la opción Avanzado en Control de Archivos) si el formato elegido es Dbase, se presentará el mensaje de advertencia: "Recuerde que en formato Dbase no se soporta el manejo de bitácora, citas y comprobantes fiscales. Desea continuar? SI/NO". Consideraciones especiales para el uso de base de datos en formato SQL 2005 y SQL express. Recomendaciones de importancia En el BDE Administrator se modificó el valor por omisión del parámetro BLOCKSIZE para el driver nativo de Paradox (BdeAdministrator.exe/Configuration/Drivers/Native/Paradox), ahora el valor por omisión con el que se crearán las nuevas bases de datos es 4096, lo que ayudará a que SAE tenga un mejor desempeño en cuanto a velocidad de respuesta cuando el tamaño de los archivos o tablas se vaya incrementado y le permitirá soportar el alta de una mayor cantidad de registros en las diferentes tablas. Se recomienda utilizar o tener un directorio por cada base de datos distinta que se maneje, así como para cada empresa registrada, esto para la buena administración de los respaldos. Es importante que consideres que para el formato DBASE no se podrá soportar o manejar los procesos de bitácora, citas y comprobantes fiscales, esto lo advertirá el sistema con un mensaje informativo. Para actualizaciones posteriores también podrás usar este proceso, pero te recomendamos que si sólo es un archivo en particular, utilices el proceso de Conversión . Es importante que consideres que si deseas realizar una exportación de la base de datos (formatos SQL y Oracle), desactives el parámetro "enabled schema cache " desde el Administrador de la base de dato s, es decir debe decir "False" para realizar el proceso y posteriormente activarlo nuevamente. De lo contrario al efectuar el proceso e iniciar nuevamente a los módulos, envía el mensaje "Error de apertura ", esto se debe a que sólo existen los archivos DB pero

no los índices. Al iniciar el proceso, este puede tardar unos minutos, espera pacientemente y no canceles el proceso, ya que se puede dañar la base de datos. Siempre antes de ejecutar cualquier proceso del control de archivos es importante que ya cuentes con un respaldo de tu información. Te recomendamos que sólo uses esta opción para exportar tu base de trabajo en otro formato de base de datos diferente al actual, para cambiar la ruta de trabajo y base a usar es recomendable realizar dicho cambio desde el módulo de configuración/Parámetros generales/Botón configuración. Es importante que si realizas varias exportaciones a diferentes formatos te asegures que siempre se realice sobre la base de datos fuente o bien que esta contenga todos los archivos, de tal forma de no tener archivos con datos y otros vacíos, esto podría conllevar a irregularidades en la base de datos que origen problemas a la hora de leer la información. Si deseas crear los archivos vacíos puedes utilizar el proceso normal de Instalación automática . A través de esta opción también puedes indicarle al sistema el tipo de formato y el lugar donde se encuentra el archivo de datos, pero si el sistema detecta que en la ruta o alias indicado no existe ningún archivo con el formato especificado, el sistema marcará error cada vez que trate de abrir una tabla o archivo. Si el proceso es ejecutado varias veces para una misma base de datos (esto por que deseas actualizar la información), toma en cuenta que cuando el sistema informe que los archivos ya existen, estos se sobreescriban todos, ya que se puede dar pie a irregularidades en cuanto a la relación entre la información y tablas de datos. Campos Campo Exportar información

Descripción la Si está activada esta opción, se exportará toda la base de datos actual de trabajo al formato seleccionado y adicionalmente se le indica al sistema que use esta base de datos. Posteriormente desde el módulo de parámetros del sistema, Carpeta Generales/Botón Configuración, podrás cerciorarte de la ruta de trabajo. Si está desactivada esta opción sólo le estará indicando al sistema que use como base de trabajo la seleccionado en el campo "Ruta o alias". Te recomendamos ampliamente que para este caso mejor utilices el módulo de configuración para especificar la ruta de trabajo. Configuración/Parámetros generales/Botón configuración

El formato al que Formato se desea migrar Selecciona el formato en la cual deseas exportar tu información o en sus caso el formato en la que se es encuentra la base de datos. Ruta o alias

Ruta Selecciona la ruta donde seas sean depositados los archivos exportados de la base de trabajo. Para el caso en el que sólo estás especificando la ruta de trabajo selecciona o proporciona el directorio donde se encuentra dicha base de datos. Alias Selecciona el alias del formato indicado en el campo anterior. Este dato solo lo podrás indicar si el formato especificado no es nativo, es decir, de tipo servidor. Para que este alias este disponible, deberás realizar lo siguiente: 1. Instala un cliente SQL 2. En el cliente SQL debiste dar de alta o configurar tu servidor. 3. Crear la base de datos en el servidor (sin datos) 4. Crear un Alias de tipo SQL en el BDE admin. apuntando a la base de datos creada con

1. 2. 3. 4. anterioridad desde el servidor SQL. Nota: Estas indicaciones son para el caso en que el formato seleccionado sea MSSQL. Una vez realizado lo anterior, el Alias se listará de manera automática en este campo, ya que AspelSAE lee directamente la información del BDE admin. Si al seleccionar estos datos el sistema detecta que no existe tanto el directorio de datos como el Alias lo advertirá con el siguiente mensaje "El directorio o Alias no existe o no corresponde al Driver especificado ". Temas relacionados Conversión de archivos Configuración del drivers ODBC Configuración de los drivers Nativos

Conversión Acceso Ventana principal, Menú Utilerías, opción Control de archivos / Botón Conversión. Qué es Esta opción te permitirá exportar o convertir los archivos de tu base de datos con la que estés trabajando a otros formatos, no modifica el contenido propio de los datos, puedes convertirlos a los formatos Paradox®, Dbase®, SQL® Server, entre otros. Este proceso se tendrá que realizar archivo por archivo. Manejo Aspel Desde el control de archivos posiciónate sobre la tabla o archivo que deseas exportar y selecciona el botón de Conversión.

Campos Campo

Descripción

Nombre del Nombre propuesto por el sistema para la tabla que se desea convertir. Archivo seleccionado en la ventana archivo de control de archivos. El nombre propuesto se armará con el siguiente formato, Nombre de la tabla, mas la leyenda _E. El nombre podrá ser modificado según lo requieres. Tipo base datos

de Formato de Selecciona el formato en la cual deseas exportar tu información o en sus caso el formato en la que se encuentra la base de datos.

Ruta o alias Ruta Selecciona la ruta donde seas sean depositados los archivos exportados de la base de trabajo. Para el caso en el que sólo estás especificando la ruta de trabajo selecciona o proporciona el directorio donde se encuentra dicha base de datos. Alias Selecciona el alias del formato indicado en el campo anterior. Este dato solo lo podrás indicar si el formato especificado no es nativo, es decir, de tipo servidor. Para que este alias este disponible, deberás realizar lo siguiente: 5. Instala un cliente SQL 6. 7. 8.

5. 6. En el cliente SQL debiste dar de alta o configurar tu servidor. 7. Crear la base de datos en el servidor (sin datos) 8. Crear un Alias de tipo SQL en el BDE admin. apuntando a la base de datos creada con anterioridad desde el servidor SQL. Nota: Estas indicaciones son para el caso en que el formato seleccionado sea MSSQL. Una vez realizado lo anterior, el Alias se listará de manera automática en este campo, ya que Aspel-SAE lee directamente la información del BDE admin. Si al seleccionar estos datos el sistema detecta que no existe tanto el directorio de datos como el Alias lo advertirá con el siguiente mensaje "El directorio o Alias no existe o no corresponde al Driver especificado ". Esencial Diferencias entre el botón avanzado y el botón conversión: Con el proceso Avanzado exporta toda la base de datos a un formato en especial y le indica al sistema la base y tipo de formato a usar por el sistema, es decir la base de trabajo para su actualización. Con el proceso de Conversión , el sistema pasar o convierte un archivo de la base de datos para su exploración desde otra aplicación. También se puede utilizar para actualizar un archivo en particular hacia una base de datos en específico. Es importante que consideres que si deseas realizar una exportación de la base de datos (formatos SQL y Oracle), desactives el parámetro "enabled schema cache " desde el Administrador de la base de dato s, es decir debe decir "False" para realizar el proceso y posteriormente activarlo nuevamente. De lo contrario al efectuar el proceso e iniciar nuevamente a los módulos, envía el mensaje "Error de apertura ", esto se debe a que sólo existen los archivos DB pero no los índices.

Temas relacionados Avanzado

Actualización de archivos Qué es Sirve para integrar los movimientos de diversos catálogos cuando en tus parámetros indicaste que trabajarías de manera separada. Permite la actualización de los Inventarios, las Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar el proceso de actualización de estos archivos normalmente se realiza de manera automática durante el alta de documentos cuando los módulos están integrados, pero cuando no es así, es necesario utilizar este proceso para efectuar la actualización. Otra causa por la que pueden no haberse generado los movimientos de inventarios, es cuando se factura sin existencias. Esencial Cuando se elige cualquier opción de actualización que afecte a los módulos el sistema solicita el rango de fechas de actualización el cual debes indicar para establecer un periodo de tiempo del cual quieres actualizar tu información. Temas relacionados Facturas a Cuentas por Cobrar Facturas a Inventarios Compras a cuentas por pagar Compras a inventarios Actualización de pendientes Actualización de ventas anuales Actualización de compras anuales

Facturas a cuentas por cobrar Acceso Ventana principal, Menú Utilerías, opción Actualización de archivos/ Facturas a cuentas por cobrar. Qué es Realiza o genera los movimientos de Facturas (1) y Devolución de facturas (8), que no se crearon en el alta de documentos, por haber trabajado en forma desintegrada los módulos Facturas y vendedores con Clientes y cuentas por cobrar. Esencial La actualización de facturas a cuentas por cobrar: Cuando se tenga una factura cancelada no se generará ningún movimiento ya que fue cancelada antes de generar la actualización.

Facturas a inventarios Acceso Ventana principal, Menú Utilerías, opción Actualización de archivos/ Facturas a Inventarios. Qué es Genera los movimientos en Inventarios de Venta (51), Cancelación de Devolución (56) y de entrada como Cancelación de Factura (4) y Devolución de Venta (2). Esencial Algunos motivos por los que no se pueden actualizar se refieren a la falta de existencias suficientes para poder actualizar, que el producto no se encuentre en el almacén especificado o que haya sido dado de baja en el inventario. Al terminar el proceso el sistema pregunta si deseas imprimir los registros no actualizados, al contestar afirmativamente se presenta un reporte detallado en el que encontrarás los datos de las partidas que no se pudieron actualizar porque no hay existencias disponibles del producto, en el reporte no se incluyen las partidas de los productos que no se actualizaron por que estos no existen en el almacén o inventario, debes efectuar los movimientos de alta y modificación de productos manualmente para poder intentar nuevamente la actualización y que ésta se efectué exitosamente; el archivo se considera actualizado cuando al realizar este proceso el sistema no envía algún mensaje.

Compras a Cuentas por pagar Acceso Ventana principal, Menú Utilerías, opción Actualización de archivos/ Compras a cuentas por pagar. Qué es Genera los cargos y abonos en las CxP correspondientes a los movimientos de Compras (1) o Devolución de Compra (8) realizados en el módulo de compras.

Compras a inventarios Acceso Ventana principal, Menú Utilerías, opción Actualización de archivos/ Compras a Inventarios. Qué es Genera los movimientos en el módulo de inventarios correspondientes a los movimientos de Compras (1), Devolución de compra (52), Cancelación de la compra (57) y Cancelación de la devolución de compra (5) realizados en el módulo de compras.

Actualización de pendientes Acceso Ventana principal, Menú Utilerías, opción Actualización de archivos/ Actualización de pendientes. Qué es Recorre el archivo de Facturación y Compras para actualizar en inventarios los pendientes por surtir y por recibir registrados en pedidos y ordenes respectivamente. Esencial Cuando se elige cualquier opción de actualización el sistema solicita el rango de fechas de actualización. En el caso de Actualización de pendientes pregunta si desea Pendientes por recibir, por surtir o ambos. Posteriormente se te pregunta si la fecha delimita las ordenes y pedidos que se consideraron para formar los pendientes.

Actualización de ventas anuales Acceso Ventana principal, Menú Utilerías, opción Actualización de archivos/ Actualización de ventas anuales. Qué es Actualiza las ventas anuales de los clientes con base a los movimientos registrados en el módulo de Facturas Esencial Las actualizaciones de Ventas y Compras Anuales sólo se deben ejecutar en caso extremo ya que borrarán los acumulados de clientes y proveedores que se tienen hasta el momento para sustituirlos por los montos de los movimientos realizados en los Módulos de Facturación y Compras respectivamente. Si realiza un proceso de compactación y después una actualización de compras o ventas anuales, las cifras obtenidas podrán no corresponder a la realidad debido a que la compactación elimina los registros dados de baja y los documentos saldados, por tanto, los montos que presenta no contemplan ya los registros eliminados por la compactación.

Actualización de compras anuales Acceso Ventana principal, Menú Utilerías, opción Actualización de archivos./ Actualización de compras anuales. Qué es Actualiza las compras anuales de los proveedores con base a los movimientos registrados en el módulo de compras. Esencial Las actualizaciones de Ventas y Compras Anuales sólo se deben ejecutar en caso extremo ya que borrarán los acumulados de clientes y proveedores que se tienen hasta el momento para sustituirlos por los montos de los movimientos realizados en los Módulos de Facturación y Compras respectivamente. Si realiza un proceso de compactación y después una actualización de compras o ventas anuales, las cifras obtenidas podrán no corresponder a la realidad debido a que la compactación elimina los registros dados de baja y los documentos saldados, por tanto, los montos que presenta no contemplan ya los registros eliminados por la compactación.

Generación de un respaldo Acceso Menú Utilerías / Respaldo de archivos / Generación del respaldo Qué es Esta opción sirve para copiar tus archivos de trabajo a otros dispositivos, como un disquete o en CD en la unidad de tu computadora, o al mismo disco duro, en otro directorio. El asistente creará un archivo "ZIP" con el nombre que le proporciones al sistema, este archivo contendrá uno o más archivos con la extensión .ZIP que a su vez contendrán los archivos con los datos que se quieren respaldar. Esta operación te permite contar con un antecedente de todos los movimientos que se efectuaron para que, en caso de que algún archivo se dañe definitivamente, puedas restablecerlo en tu directorio de trabajo. Nota: Para que el respaldo que generes funcione correctamente es necesario que los archivos de datos y de índices sean respaldados. El procedimiento es muy sencillo: 1. Anota los campos que te solicita esta ventana en su parte superior, sin olvidar el nombre que llevará tu respaldo. 2. Selecciona el tipo de información que vayas a respaldar, para este caso Aspel-SAE te da varias opciones:

Mis datos

Respalda todos tus archivos de datos, incluyendo los índices y en general todos los archivos contenidos en el directorio de datos.

Archivos configuración

de Esta opción te permite respaldar todos tus archivos donde se encuentra almacenada la configuración del sistema y datos de tu empresa.

Perfiles de usuario Comprobantes digitales

Esta opción te permite respaldar los archivos relacionados con todos los perfiles de usuario definidos para tus sistemas Aspel.

fiscales Te permite respaldar tus Comprobantes Fiscales Digitales.

INFOWEB

Esta opción te permite respaldar todos los archivos y configuración de tus cuentas y espacios en Internet para la publicación de tus documentos.

3. Oprime el botón Respaldar para que tu información quede grabada. Campos de este proceso Campo Descripción Detalles de instalación de Aspel-SAE Ruta de instalación

Ruta donde se encuentra instalado Aspel - SAE

Ruta de datos

Ruta donde se encuentran las bases de datos con que estás trabajando.

Ruta de archivos comunes Ruta donde se encuentra la carpeta de archivos comunes. Detalle del respaldo Directorio destino

Anota la ruta del dispositivo y lugar donde se depositará la información de tu empresa. Por razones de seguridad NO debes guardar el respaldo en el mismo lugar en el que están tus datos originales.

Nombre del Anota el nombre que llevará el respaldo, el sistema lo guarda en un archivo comprimido con extensión .zip . archivo Te recomendamos que utilices las terminaciones para indicar el número de la empresa registrada en tu sistema, por ejemplo: R-140902E01, donde puedes indicar que es un respaldo de la contabilidad del 14 de septiembre del 2002, de la empresa 01. Proteger con contraseña Contraseña

Si quieres que tu respaldo sea protegido con una contraseña deberás activar esta opción al igual que deberás escribir una clave.

Confirmar

Vuelve a escribir la contraseña para confirmar que has escrito bien la contraseña.

¿Qué quieres Selecciona los datos que vas a necesitar respaldar. respaldar? Máscara nombre archivo

para Esta máscara sirve para poder respaldar sólo algunos archivos de acuerdo al contenido de cada uno de de los datos a respaldar, por ejemplo: Quiero respaldar todos los archivos que tengan el nombre contab010205, para esto deberás poner contab010205.*, para que tome los archivos con este y nombre y la extensión de diferente tipo; también podrás buscar otros archivos con los caracteres ? para sustituir una letra o un * para sustituir uno o más caracteres. Si quieres que tome todos los archivos puedes poner *.* o dejar en blanco el campo máscara; este manejo también se aplica para Perfiles de usuario, Comprobantes Fiscales digitales e Infoweb. Para respaldar archivos específicos de configuración deberás escribirlos como * o ? para seleccionar uno o más caracteres pero con las extensiones .sae, .xml, .ver, .inf o .ini. Nota: Si escribes el nombre del archivo completo, es decir Empresa01.SAE, sólo tomará en cuenta ese archivo de ese módulo, en este caso Archivos de configuración, y el sistema lo tomará en cuenta.

Nota Es necesario que interrumpas la operación de todos los usuarios conectados al sistema hasta que se termine de elaborar el respaldo, ya que, si otra persona está trabajando con un archivo y trata de hacerle afectaciones mientras se está respaldando, el sistema indicará que el archivo No existe.

Problemas / Soluciones PROBLEMAS

SOLUCIONES

La ruta o directorio destino no es válido. Escribe correctamente la ruta donde se guardará el archivo de respaldo, de lo contrario si no existe el directorio se originará este error. Ya existe un archivo con ese nombre. Si el nombre que ingresas para el respaldo coincide con un respaldo ya ¿Está seguro que desea remplazarlo? existente el asistente lo indicará. Escribe un nombre diferente de lo contrario lo sobrescribirá. El nombre proporcionado para archivo de respaldo no es válido. Las contraseñas coinciden.

ingresadas

Temas relacionados Reinstalación del respaldo

el Si no ingresas ningún nombre para el respaldo el asistente lo indicará y proporcionará un nombre por omisión para el respaldo. no Si el respaldo va ha protegerse con contraseña e ingresa dos contraseñas diferentes el asistente marca un error.

Reinstalación de un respaldo Acceso Menú Utilerías/ Respaldo de archivos/ Reinstalación de respaldo. Qué es Con esta opción podrás reinstalar los archivos que hayas respaldado con anterioridad. La información proviene del respaldo que hayas realizado, ya sea de disco, de otra unidad o de otro directorio. El procedimiento es muy sencillo: 1. Selecciona el archivo de respaldo que vayas a reinstalar. 2. Selecciona el tipo de información que vayas a respaldar, para este caso Aspel - SAE 4.6 te da varias opciones:

Mis datos

Respalda todos tus archivos de datos, incluyendo los índices y en general todos los archivos contenidos en el directorio de datos.

Archivos configuración

de Esta opción te permite respaldar todos tus archivos donde se encuentra almacenada la configuración del sistema y datos de tu empresa.

Perfiles de usuario Comprobantes digitales INFOWEB

Esta opción te permite respaldar los archivos relacionados con todos los perfiles de usuario definidos para tus sistemas Aspel.

fiscales Te permite respaldar tus Comprobantes Fiscales Digitales. Esta opción te permite respaldar todos los archivos y configuración de tus cuentas y espacios en Internet para la publicación de tus documentos.

3. Oprime el botón Restaurar para que tu información se instale.

3. Campos de este proceso Campo Descripción Detalles de instalación de Aspel-SAE 4.60 Ruta de instalación

Ruta donde se encuentra instalado Aspel - SAE 4.60

Ruta de datos

Ruta donde se encuentran las bases de datos con que estás trabajando.

Ruta de archivos comunes Ruta donde se encuentra la carpeta de archivos comunes. Respaldo a restaurar Directorio Anota la ruta del dispositivo y lugar donde se encuentra el archivo de respaldo con extensión .ZIP origen Respaldo protegido con contraseña Contraseña

Si el archivo a reinstalar tiene contraseña, deberás escribirla, de lo contrario no podrás realizar el proceso de reinstalación.

¿Qué quieres Selecciona los datos que vas a necesitar respaldar. Al seleccionar el respaldo, el sistema detecta los restaurar? archivos que se encuentran en el respaldo y se habilitarán en la parte de los datos que se quieren restaurar. Nota Te sugerimos que la reinstalación de un respaldo lo hagas en un directorio vacío para evitar problemas en el proceso y se sobreescribir datos. Problemas / Soluciones PROBLEMAS

SOLUCIONES

El archivo de respaldo no contiene la Si el archivo que seleccionó no fue creado con el asistente o si es uno de los información necesaria para ser archivos zip’s que se encuentran dentro de un archivo de respaldo creado por restaurado por este asistente. el asistente; no se podrá restaurar dicho respaldo y el asistente lo indicará. El archivo de respaldo no existe. Verifica que la ruta o el nombre del archivo estén correctamente escritos de lo Verifique la ruta y el nombre. contrario el sistema mandará este error. No se restauró el respaldo debido a Escribe correctamente la contraseña que le asignaste al archivo de lo contrario que la contraseña ingresada es no podrás restaurarlo. incorrecta. Es necesario introducir la contraseña Escribe la contraseña que fue asignada a este archivo de respaldo, si no para restaurar el respaldo. ingresas alguna contraseña y dejas el espacio en blanco, no podrás restaurarlo. Temas relacionados Generación del respaldo

Periodicidad del respaldo Acceso Menú Utilerías/ Respaldo de archivos/ Periodicidad. Después de acceder a una base de datos, cuando el sistema lanza la ventana de aviso de respaldo (dependiendo lo configurado desde esta opción), Botón "Periodicidad" Manejo Esta opción te permitirá programar de manera oportuna y de acuerdo a tus necesidades un aviso de generación de respaldo. Este aviso se presentará al acceder a la empresa o base de trabajo mediante las especificaciones proporcionadas y/o configuradas desde esta ventana u opción. Mediante la programación periódica de se le indica al sistema en que momento debe disparar una ventana de aviso. La ventana de esta opción es:

Campos de esta ventana Campos Recordarme respaldo

realizar

Descripción mi Selecciona este campo si deseas que el aviso de generación de respaldo se realice en un tiempo determinado, selecciona el periodo o tiempo del aviso, cada 7 días, cada 30, etc.

Cuando hayan pasado …….. Selecciona esta opción si deseas que el aviso de generación de respaldo se realice a días de mi último respaldo un determinado día después de la realización del último respaldo. La ventana de aviso es la siguiente:

Este mensaje de aviso se rige por los siguientes puntos: El mensaje de aviso saldrá dependiendo de lo configurado en la ventana de periodicidad y se mostrará sólo una vez. Si seleccionas el botón "Aceptar" de la ventana de aviso, se lanzará la ventana de Respaldo de archivos para iniciar el proceso de respaldo. Con el botón "Periodicidad ", puedes configurar cada cuando el sistema debe sugerir el respaldo de tu información.

Temas relacionados Generaci贸n de respaldos