Up2date directie: 15 mei 2013 CAH Vilentum Aan:
Alle medewerkers
Van:
Rieke de Vlieger
INHOUDSOPGAVE • • • • • • • • • • • • • • •
Organisatiemodel planning van de onderwijsorganisatie jaarrekening van 2012 het jaarplan 2014 en de begroting van 2014 Toetsbeleid begeleiding van studenten de examencommissie Onderzoek door studenten Format studentenbedrijf HBO Barneveld Kwaliteitszorg Accreditaties Trainingen van leidinggevenden Het nieuwe gebouw Nieuwe collega’s
Zo tussen Hemelvaart (hopelijk waren het voor velen van ons mooie dagen) en Pinksteren (een goed weekend toegewenst!) een moment van reflectie op de voortgang van een aantal onderwerpen waarmee directie en verschillende collega’s bezig zijn. Als het aanleiding geeft tot instemming dan wel aan- of opmerkingen, laat ze vooral horen! Onze deuren staan regelmatig en onze mailboxen altijd open. Wil je over een niet genoemd onderwerp iets horen, laat ook dat weten. Dan zullen we daar in een volgende Up2date aandacht aan schenken. Het organisatiemodel dat per 1 februari is gestart loopt. We leven de voorgestelde overlegstructuur na, we raken ingesteld op de verschillende overleggen met wat waar aan de orde kan worden gesteld. Als directie hebben we het gevoel dat we weten wat er leeft, wat teamleiders en hoofden van diensten, wat teams bezig houdt. Voor dat laatste proberen we voor de zomer minimaal één keer bij teamoverleggen aan te schuiven. En voel je uitgenodigd om de inloopbijeenkomsten te bezoeken. Ze staan wekelijks gepland. Zie een eerdere Up2date of vraag even na bij Mirjam! Zoals toegezegd in de notitie Organisatie van onderwijs en onderzoek, versie 3.0 d.d. 07-02-2013, zullen we in de loop van juni gelegenheid voor evaluatie plannen. We hebben aandacht besteed aan de planning van de onderwijsorganisatie. Er is een planning voor de perioden 3 en 4. We houden met zgn. thermometers bij hoe we ons houden aan de afgesproken planning. De eerste keer was dat even wennen. Compliment voor dat het inleveren van tentamens voor de 2e tentamenweek veel beter liep dan dat voor de 1e week. Nu loopt er een thermometer voor het inleveren van de beoordeling van periode 3. Let op de uiterlijke inleverdatum van 15 mei. Daarna zul je aangesproken worden door je teamleider in geval je je beoordelingen nog niet hebt aangeleverd bij Bureau Onderwijs. Naast de planning van de perioden 3 en 4 is er een planning voor de voorbereiding van 2013/2014: 26 april was de datum van inleveren van de modulegegevens, 21 mei moet RPK gevuld zijn (door een storing in RPK is dat opgeschoven van 15 naar 21 mei). Bureau Onderwijs is vervolgens druk met de voorbereiding van de OER’en en de roosters van het 1e semester van 2013/2014.
En de jaaragenda voor 2013/2013 is in voorbereiding: Het concept wordt op 22 mei in Up2date gepubliceerd en vervolgens met evt. aanpassingen en aanvullingen op 30 mei door de directie vastgesteld. Voorafgaand aan 22 mei hebben teamleiders kunnen reageren op een eerste concept. Op de managementdagen van 15 en 16 april hebben we uitgebreid stil gestaan bij het resultaat van de jaarrekening van 2012 (met een positief resultaat voor CAH Vilentum van ruim K€ 400). Analyse leverde op dat we in het kader van de 4 maandsrapportage van 2013 stil zullen staan bij een aantal uitgavenposten van 2012. De planning voor het tot stand komen van het jaarplan 2014 en de begroting van 2014 hebben we doorgesproken. Belangrijke data zijn: - 1 juni Begroting 2013 is aangepast, 4 maandsrapportage 2013 is gereed - 1 juni Per team/dienst een conceptjaarplan 2014 en een conceptpersoneelsplan 2014; voorstellen indienen voor i-projecten - 1 juni Investeringsbehoefte opstellen t.b.v. Investeringsbegroting 2014 - 1 juli Eerste opzet Begroting 2014/Meerjarenbegroting 2015-2018 CAH Vilentum - 1 juli Concept Jaarplan CAH Vilentum 2014 - 1 september Per team een definitief jaarplan en een definitief personeelsplan - 1 september Concept Begroting CAH Vilentum - 1 oktober Definitief Jaarplan CAH Vilentum, definitieve Begroting/Meerjarenbegroting CAH Vilentum Belangrijks is te noemen dat we gaan werken met budgetten per team; de teamleiders zijn budgethouder en kunnen goedkeuren tot een bedrag van € 5.000, de hoofden van de diensten tot een bedrag van € 10.000. De directie kan goedkeuring geven tot een bedrag van € 50.000, voor hogere bedragen wordt getekend door het CvB. Voor facturen geldt: altijd 2 parafen, één van degene die weet dat het product/de dienst geleverd is, één van de budgethouder. Facturen van zgn. derden gaan altijd langs de directie voor een paraaf. Het goed in de vingers krijgen van de budgettering per team zal enige tijd vergen. Elkaar tijd geven is van belang. Een bijgewerkte projectenadministratie is van wezenlijk belang voor het bijhouden hoe de teams, hoe CAH Vilentum er voor staan. Daarvoor is nodig dat goed tijd geschreven wordt in Timetell. Omdat per 1 mei declaratie van woonwerkverkeer en dienstreizen gebeurt vanuit Timetell een goed moment om integraal te gaan tijdschrijven. Verwerking van die declaraties loopt alleen goed als teamleiders, hoofden van diensten en directie wekelijks hun goedkeuring verlenen. Goedkeuring betekent ‘gezien’ en niet ‘akkoord’ voor bijvoorbeeld betaling of compensatie van gemaakte uren. Goed werkgeverschap is dat een leidinggevende de geschreven uren bijhoudt en dat leidinggevende en medewerker op tijd het goede gesprek met elkaar voeren. Beiden hebben daarvoor een verantwoordelijkheid! Goedkeuring betekent wel dat de reiskostendeclaraties uitbetaald kunnen worden. Met velen van jullie heeft overleg plaatsgevonden over allerlei onderwerpen. Een greep uit die onderwerpen: - Toetsbeleid. Toon van Aert en Matthijs Breel zijn bezig toetsbeleid te ontwikkelen. Afspraak is: o 1 mei 2013 Aanbieden aan directie o In mei Bespreken in Overleg Onderwijs & Kwaliteit o 1 juli 2013 Aanbieden aan directie van aangepaste versie o Bespreken met studieleiders in september; concepttekst aanpassen o 15 oktober 2013 Aanbieden aan directie o Bespreken met studieleiders in oktober; concepttekst aanpassen o 1 december 2013 Definitieve tekst aanbieden aan de directie o Voor 1 januari Directie stelt de notitie vast
-
-
-
-
Het vastgestelde beleid zal ongetwijfeld leiden tot scholing van docenten in toetsten en beoordelen. Met collega’s die verschillende rollen hebben in de begeleiding van studenten zijn gesprekken gevoerd. Resultaat is een notitie die vervolgens besproken is in het overleg Onderwijs & Kwaliteit. Rollen zijn doorgelicht, eenduidiger gemaakt en worden nu in overleg voorzien van aantallen uren voor 2013/2014. Betrokken rollen zijn bijvoorbeeld vertrouwenspersoon, decaan, mentor restgroepen, instroomcoördinator. Een gesprek over de taken van de examencommissie zal binnenkort plaatsvinden. Belangrijk daarbij is dat examinatoren benoemd worden en dat alle adviezen rond toelating van studenten, studievoortgang en afronding van de opleiding bekrachtigd worden door de examencommissie. Onderzoek door studenten. In de curricula vindt onderzoek door studenten plaats. Belangrijk is dat we dat qua vaardigheden en inhoudelijk goed expliciteren en dat onderzoek van lectoraten gekoppeld wordt aan de curricula. Met collega’s uit de verschillende opleidingen gaan we dit onder de loep nemen! Format studentenbedrijf. Businesscafé ’t Schaep, maar ook de kas/SOTA en het bedrijf Polder porque geven aanleiding om goed na te denken over hoe studentenbedrijven in te richten. Hoe lopen we vooral geen risico als het gaat om strikte scheiding publiek/privaat? Hoe voldoen we aan de belastingwetgeving? Hoe worden inkomsten expliciet geboekt en uitgaven gearchiveerd? Met deskundige collega’s en externen vinden gesprekken plaats om voor de zomer te komen tot een format en de overname van Polder porque. Dat overigens nu al gerund wordt door studenten met mooie resultaten!
Nog wat andere onderwerpen: HBO Barneveld Duidelijk is dat we geen toestemming voor een licentie voor een bacheloropleiding voor Barneveld hoeven te verwachten. Afspraak is dat in 2013/2014 het onderwijs in Barneveld plaats vindt zoals dat nu gebeurt met evt. noodzakelijke aanpassingen in het curriculum. Na de zomer stellen we samen met het CvB een plan voor onderwijs in Barneveld vast. Strategie is aansluiten bij de uitstroom van het Groenhorst College en het lectoraat Pluimvee met uitvoering ter plaatse van AD (‘s) en delen van Bachelors (1e jaar en minor). Hopelijk op termijn daarmee bewijzend dat HBO in Barneveld op zijn plaats is. Kwaliteitszorg De eerste gesprekken om te komen tot één beleid Kwaliteitszorg voor Vilentum Hogeschool zijn gevoerd. Op 21 juni bespreken we een eerste concept, dat voorbereid wordt door Wolter van der Kooij en Arie de Jong. Ondertussen is het van belang dat kwaliteitsmetingen het begin worden van een PlanDoCheckAct-cyclus. Het team Kwaliteitszorg zal monitoren wat de verbeteracties van teams zijn en wat daarvan de resultaten zijn. Resultaten van metingen, verbeteracties en de resultaten daarvan gaan beschreven worden in jaarplannen van teams en de trimesterrapportages van CAH Vilentum. Accreditaties De NVAO heeft de afgelopen tijd twee brieven van het CvB gehad over accreditaties van CAH Vilentum. De accreditaties van Bedrijfskunde en Plattelandsvernieuwing ‘hangen’ nog op bevindingen over de opleidingen in Almere. Die zijn aangevuld en in overleg met de NQA verzonden naar de NVAO. Verder is na overleg met de NVAO gebleken dat daar een stap gezet is in het denken over de accreditatie van bijzondere kenmerken. Ook dat heeft vervolgens een brief opgeleverd met de vraag wat CAH Vilentum nog geacht wordt aanvullend op te leveren opdat het bijzonder kenmerk Ondernemerschap geaccrediteerd kan worden. Wolter van der Kooij heeft prima overzichten opgeleverd van de accreditatieprocessen van opleidingen en onderzoek (VKO). De overzichten zijn besproken met CROHO-regisseurs, de directie en CvB. Trainingen van leidinggevenden Op 5 april heeft een training verzuimbeleid plaatsgevonden, op 31 mei volgt een training Functiegesprekken. Tijdens die training zullen we proberen hoe we de functiegesprekken de komende jaren vooral kunnen voeren in het perspectief van de prestatieafspraken. Daartoe zal het formulier van de functiegesprekken in overleg met verschillende collega’s aangepast worden.
Het nieuwe gebouw Het nieuwe gebouw maakt dat opnieuw gekeken is naar hoe we om moeten gaan met calamiteiten en risico’s. Dat betekent ook oefenen! En het aanpassen van Calamiteitenplan en Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E). Voor de zomer zal een enquête gehouden worden over de ervaringen in en met het nieuwe gebouw. In het gebouw zijn op verschillende plaatsen balies of ruimten waar studenten en medewerkers terecht kunnen voor informatie of serviceverlening. Diensten zijn aan het nadenken of dat eenduidiger en duidelijker kan. Nieuwe collega’s Last but not least: sinds 1 januari zijn 6 nieuwe docenten en 4 ondersteunende medewerkers benoemd. Directie, leidinggevenden, de financiële administratie en P&O/PSA werken nu met een format vacatureaanvraag en een tweewekelijks overzicht van de stand van zaken: van goedkeuring van de aanvraag naar werving en selectie en benoeming. Uitgangspunt is: overuren bestaan niet, alleen vacatures. Betekent dat ook verlengingen, vervangingen en uitbreidingen van aanstellingen via een vacatureaanvraag in het vacatureoverzicht komen. De personeels- en salarisadministratie (PSA) weet zo ook wat in de pijplijn zit! En ze zijn in staat, omdat alles via hen loopt (CAHaanstellingen, payrolling, inhuur van derden, detacheringen en in- en uitleen van en naar andere Aeres instellingen) maandelijks één overzicht te maken van alle werkzaamheden bij CAH Vilentum. Neiuwe medewerkers zijn bekend, wat ook weer fijn is met het oog op snel verkrijgen van werkplek, computer, infoaccount en medewerkerskaart. Het vraagt discipline van ons allemaal, maar levert veel op!