Protocolos de
Convivencia
Los protocolos son reglas de convivencia que la organizaciĂłn funda con la finalidad de establecer los lineamientos bĂĄsicos que garanticen el respeto entre los colaboradores y el buen uso de las instalaciones brindadas para el desempeĂąo de sus labores.
¿Por qué son importantes y necesarios? Los protocolos nos ayudan a mejorar la interacción con otros colaboradores, permitiéndonos identificar necesidades de privacidad, respeto por espacios comunes, cooperación y uso eficiente de los recursos disponibles.
¿Cómo influyen los protocolos en mi área de trabajo? Los protocolos ayudan a establecer lineamientos comunes a los equipos de trabajo para que la convivencia se realice de forma positiva, permitiendo así que los nuevos miembros de nuestra organización puedan adaptarse rápidamente.
En Graña y Montero demostramos respeto por las necesidades del otro
4
Protocolos de Convivencia
GRAÑA Y MONTERO
Recomendaciones
generales
para mantener un ambiente
sano y productivo:
NORMAS BÁSICAS DE CONVIVENCIA
Protocolos de Convivencia
GRAÑA Y MONTERO
Ingreso de Visitantes El ingreso de los visitantes al edificio es por la entrada principal. La recepcionista solicitará al visitante su documento de identidad y a cambio le entregará un fotocheck y un ticket de visita. Al retirarse de las instalaciones, el visitante presentará en recepción el ticket de visita firmado por el colaborador que lo atendió. La recepcionista del hall de ingreso dirigirá al visitante al área de Bienvenida habilitado en cada piso. El colaborador o la asistente de gerencia recibirá al visitante en el área de Bienvenida y lo invitará a esperar en la Sala de Estar. Al término de la reunión, el colaborador acompañará al visitante hasta el área de Bienvenida y lo orientará hacia la salida. Los visitantes solo pueden circular por los espacios comunes (escaleras y pasadizos), quedando prohibido su ingreso a las áreas internas de trabajo, salvo que estén en compañía del colaborador. De manera excepcional, Recursos Humanos podrá otorgar un pase provisional a los visitantes cuyo ingreso sea continuo, como los auditores o consultores. Para ello, el área responsable deberá brindar los datos del visitante y el período de vigencia del pase. De ser necesario, se le asignará al visitante un espacio donde pueda trabajar durante el plazo establecido.
pertenencias personales El colaborador deberá tener en cuenta que: Es responsable de su laptop y demás equipos brindados por la empresa, por lo que deberá tomar las precauciones de seguridad para evitar pérdidas. Al movilizarse de un espacio a otro, deberá asegurarse de recoger todos sus objetos personales. Las mochilas, maletines, entre otros objetos, deberán ser guardados en las cajoneras. Los materiales y/o calzados deberán ser ubicados en las cajoneras u otros espacios pertinentes, no debajo de la mesa de trabajo ya que pueden ocasionar accidentes. En caso de que los objetos personales de valor no sean guardados, éstos serán recogidos a las 10:00 p.m. y podrán ser recuperados al día siguiente previa coordinación con el Área de Seguridad.
5
6
Protocolos de Convivencia
GRAÑA Y MONTERO
Personalización del ambiente de trabajo El colaborador deberá tener en cuenta que: Podrá decorar su espacio de trabajo de acuerdo a su gustos y preferencias, pero manteniendo siempre el orden y la pulcritud. No están permitidas las plantas. En caso de alguna celebración, las decoraciones deberán ser retiradas al término de las mismas.
Orden en el espacio de trabajo Durante la jornada laboral el colaborador deberá: Mantener los cajones cerrados mientras no los esté usando. Guardar el maletín o la cartera en las cajoneras. Mantener los pisos libres de objetos que puedan causar accidentes. Colocar las sillas dentro del escritorio para evitar accidentes.
Política de la Mesa Limpia Al término de la jornada laboral el colaborador deberá: Reducir al mínimo los documentos y objetos dejados sobre las mesas de trabajo. Guardar sus pertenencias y los documentos confidenciales antes de salir de la oficina. En caso de que los objetos personales de valor no sean guardados, éstos serán recogidos a las 10:00 p.m. y podrán ser recuperados al día siguiente previa coordinación con el Área de Seguridad.
Protocolos de Convivencia
GRAÑA Y MONTERO
Temperatura El colaborador deberá tener en cuenta que: El horario de funcionamiento del aire acondicionado es automático y está programado para activarse desde las 7:00 a.m. hasta las 10:00 p.m. En las áreas de trabajo y áreas comunes, la temperatura se gradúa de manera automática entre los 20° a 23°C, según la estación. Solo en oficinas de gerencia y salas de reuniones, el termostato digital es graduable. El encendido y apagado se efectúa de manera automática.
Iluminación El colaborador deberá tener en cuenta que: Las áreas de trabajo y oficinas individuales poseen iluminación controlada por sensores de presencia que se gradúan en función de la luz del día. Las salas de trabajo, oficina de gerencia general y directorios también poseen sensores de movimiento y una botonera para el control manual de la iluminación. Las zonas de circulación, como pasadizos, área de impresión, entre otros, poseen iluminación automática de 7:00 a.m. a 11:00 p.m. Las cortinas roller se gradúan automáticamente, según la estación..
Fotocopias e impresiones El colaborador deberá tener en cuenta que: Cada piso cuenta con una zona destinada para las impresoras de uso para todos los colaboradores de la empresa. Para realizar fotocopias, deberá utilizar la contraseña asignada para el uso personal.
7
8
Protocolos de Convivencia
GRAÑA Y MONTERO
Mesa de Ayuda El colaborador deberá tener en cuenta que: Si requiere ayuda o necesita hacer alguna consulta relacionada al funcionamiento de su computadora, equipo informático o sobre comunicaciones, contáctese al al anexo 0330 y/o al correo mesadeayuda@gym.com.pe.
MATERIALES El colaborador deberá tener en cuenta lo siguiente: Guarde los útiles de oficina, como hojas bond, folders manila, entre otros, en el lugar asignado como Economato. De requerir materiales de escritorio, comuníquese con la asistente de gerencia o la persona encargada en el área para recibir el apoyo correspondiente. La entrega del Economato se realizará los días jueves, por lo que deberá hacer el requerimiento con anticipación.
Correspondencia El colaborador deberá tener en cuenta que: La recepción de los documentos se realizará a través de la Mesa de Partes. Informe de de ello a los proveedores, colaboradores y remitentes en general. La Mesa de Partes es de uso exclusivo para la recepción de documentos vinculados a la empresa. La Mesa de Partes distribuirá la mensajería en dos turnos diarios, por la mañana a las 11:00 am y por la tarde a las 5:00 pm, aproximadamente. De requerir la entrega de un documento urgente y/o directo en la empresa, coordínelo con los mensajeros o contacte a Mesa de Partes de su edificio.
Protocolos de Convivencia
GRAÑA Y MONTERO
Uso de Salas El colaborador deberá tener en cuenta que: Las salas son de diversa capacidad. Resérvela en función de la cantidad de personas y tareas a ejecutar en la reunión. Al término de su uso, retire todos los implementos utilizados y acomode las sillas. En caso haya tomado prestado sillas u otro mobiliario, asegúrese de regresarlos a su lugar de origen.
Ruido y distracciones El colaborador deberá tener en cuenta lo siguiente: Por respeto a los demás, evite utilizar el teléfono en modo altavoz, salvo que esté en la sala de trabajo, sala de reuniones o en las oficinas individuales. Evite hacer cualquier tipo de ruido que altere la concentración de sus compañeros de trabajo. Si necesita atender una llamada de larga duración, diríjase a una sala de trabajo, sala de reunión o a un espacio abierto. Mantenga el teléfono móvil en modo vibrador, de modo que mientras esté ausente las llamadas no interrumpan a los demás. Si desea escuchar música, colóquese los audífonos para no molestar a los demás. Si le perturba algún ruido, comuníquelo a la persona responsable del Área.
9
10
Protocolos de Convivencia
GRAÑA Y MONTERO
Alimentos y bebidas El colaborador deberá tener en cuenta que: Por respeto a los demás colaboradores, no consuma alimentos ni bebidas en lugares que no estén acondicionados para este fin. Debe utilizar únicamente las instalaciones del comedor para el consumo de comidas o loncheras.
COMEDOR El colaborador deberá tener en cuenta que: El horario de atención del comedor es de lunes a viernes de 7:30 a.m. a 7:00 p.m. La atención durante la hora de almuerzo es de 12:30 p.m. a 2:30 p.m. Los hornos microondas están disponibles las 24 horas del día.
Botiquín El colaborador deberá tener en cuenta que: Las asistentes de gerencia serán las responsables de administrar el botiquín, el cual estará a disposición de todos los colaboradores en casos de emergencias.
Reciclaje El colaborador deberá tener en cuenta que: Los puestos de trabajo no contarán con basureros personales. La recolección de materiales de reciclaje se efectúa en el área de Café e Impresión. Es responsabilidad de cada colaborador seleccionar correctamente sus desperdicios y botarlos en los tachos o contenedores disponibles en cada piso.
Protocolos de Convivencia
GRAÑA Y MONTERO
Servicios Higiénicos Todos los usuarios deben utilizar adecuadamente las instalaciones sanitarias y tomar en cuenta lo siguiente: Si hace uso de los inodoros, deposite el papel higiénico únicamente en la papelera, nunca en el inodoro. Jale la palanca del inodoro una vez que lo haya utilizado y verifique que el que el agua no siga escurriendo para evitar su desperdicio. No arroje envases ni otros objetos al urinario o el inodoro. Al usar los urinarios o inodoros tenga cuidado de no ensuciar fuera de él, ya que produce malos olores y puede ser un foco de infección. Luego de usar los lavatorios, verifique que no queden restos de papel, pasta dental, cabellos, jabón u otros residuos. Si observa que otras personas hacen mal uso los servicios higiénicos, oriéntelo sobre la forma correcta de emplearlos.
11
Recomendaciones
generales para el uso eficiente de: infraestructura espacios de trabajo áreas de soporte y apoyo
Espacios
de recibimiento
Bienvenida Es un espacio para recibir, acomodar y orientar a los visitantes de la empresa.
Protocolos de Uso En esta área se recibirá a todos los visitantes externos. Este espacio no puede ser reservado ni empleado para el consumo de alimentos o bebidas. Esta zona debe mantenerse limpia y ordenada en todo momento para causar una buena impresión a los visitantes.
Protocolos dede Protocolos Convivencia Convivencia
Sala de Estar Es un espacio para la recepción de visitas. Se extiende del área de Bienvenida.
Protocolos de Uso Este espacio es para esperas de corta duración. Su uso es libre y por orden de llegada. Empléela para reuniones de corta duración, reuniones informales (no planeadas) o como un lugar para relajarse. En ella puede consumir bebidas y bocaditos, pero no comidas o loncheras. Coma discretamente y evite los alimentos que desprendan olor. Asegúrese de dejar los vasos, restos de comida y objetos desechables en la basura. Mantenga el ruido al mínimo, cualquier persona que sea afectada tendrá el derecho de comunicárselo. Al final del día, la sala debe quedar limpia y ordenada.
GRAÑA Y MONTERO
15
Espacios
de recibimiento
Café Espacio que permite reunir a los colaboradores para tener conversaciones informales mientras comparten unas bebidas. Protocolos de Uso De uso libre y por orden de llegada. En ella puede consumir bebidas y bocaditos, pero no comidas o loncheras. Coma discretamente y evite los alimentos que desprendan olor. Asegúrese de dejar los vasos, restos de comida y objetos desechables en la basura. Respete la política de reciclaje colocando cada desecho en el lugar apropiado. Al retirarse, asegúrese de recoger todas sus pertenencias y deje el lugar tal como le gustaría encontrarlo.
Protocolos dede Protocolos Convivencia Convivencia
Salas de Trabajo Se trata de un conjunto de salas cerradas para reuniones de corta duración (de 1 a 4 horas). Su aforo de 4 personas y pueden ser usadas de manera grupal o personal. Protocolos de Uso De uso libre y por orden de llegada. La sala puede ser empleada para conferencias telefónicas o conversaciones privadas. En ella puede consumir bebidas y bocaditos, pero no comidas. Coma discretamente y evite los alimentos que desprendan olor. Asegúrese de dejar los vasos, restos de comida y objetos desechables en la basura. Al término de su uso, las pizarras de vidrio deben quedar limpias. Al final del día, la sala deberá lucir limpia y ordenada.
GRAÑA Y MONTERO
17
Espacios de trabajo
Salas de Reuniones Se trata de un conjunto de salas cerradas para reuniones grupales de 6 a 10 personas. Protocolos de Uso Para el uso de estas salas se requiere En esta sala puede consumir de una reserva previa. bebidas y bocaditos, pero no comidas. Coma discretamente A fin de no interrumpir el trabajo de y evite los alimentos que los demás, coloque el celular en modo desprendan olor. vibrador o manténgalo apagado. Asegúrese de dejar los vasos, restos Si necesita salir de la sala para de comida y objetos desechables atender una llamada, por favor, en la basura. diríjase a un ambiente adecuado donde no interrumpa a los demás.
Deje las pizarras de vidrio limpias luego de usarlas. Al término de la reunión, asegúrese de recoger sus objetos personales y dejar el espacio como le gustaría encontrarlo. Al final del día, deje las mesas limpias y ordenadas.
Protocolos dede Protocolos Convivencia Convivencia
GRAÑA Y MONTERO
Protocolos de RESERVA Las salas deben ser reservadas vía Outlook con las asistentes de gerencia con la debida anticipación (máximo 30 días). Las salas ofrecen diversa capacidad. Resérvela en función a la cantidad de personas con las que se reunirá y las tareas y proyectos a realizar. La tolerancia para ocupar una sala que ha sido reservada es de 15 minutos. Si la sala reservada no ha sido ocupada en los primeros 15 minutos, esta quedará disponible para cualquier otro requerimiento. Si desea cancelar una reserva, hágalo a través del sistema lo más pronto posible. De encontrarse fuera del edificio, contáctese con la asistente de gerencia para efectuar este proceso.
19
Espacios de trabajo
POOLS Espacios individuales que permiten a los integrantes de un área trabajar de manera independiente. Al ser un área abierta, la comunicación es fluida.
Protocolos de Uso Los pools o estaciones de trabajo son distribuidos de acuerdo a las actividades individuales y necesidades específicas de cada equipo.
Mantenga el ruido al mínimo, cualquier persona que sea afectada tendrá el derecho de comunicárselo.
Si hace uso de sillas o mobiliario pertenecientes a otra sala, regréselas a su lugar de origen al término de su uso.
Si desea escuchar música mantenga el volumen a un nivel razonable o colóquese los audífonos.
Protocolos dede Protocolos Convivencia Convivencia
GRAÑA Y MONTERO
Evite dejar su teléfono móvil en la estación de trabajo cuando esté ausente. El uso del teléfono en modo altavoz (speaker) para las teleconferencias no está permitido en los espacios abiertos. Para ello, utilice las salas de trabajo. En este espacio puede consumir bebidas y bocaditos, pero no comidas. Coma discretamente y evite los alimentos que desprendan olor. Asegúrese de dejar los vasos, restos de comida y objetos desechables en la basura. Respete la política de reciclaje colocando cada material en el lugar apropiado. Deje los cajones y las puertas de los armarios cerrados cuando no los utilice. Guarde las mochilas, maletines y carteras en las cajoneras. Por seguridad, no deje cosas en el piso (mochilas, carteras, papeles, etc.) ni sobre los paneles divisorios. Al final del día, deje las mesas limpias y ordenadas.
21
Espacios de trabajo Gerencias Oficinas individuales que permiten trabajar sin distracciones y reunir hasta 3 personas. Protocolos de Uso Las oficinas son distribuidas de acuerdo a las actividades individuales y necesidades específicas de cada equipo. Si utiliza las pizarras, déjelas limpias al término de su uso. Evite dejar su teléfono móvil en la estación de trabajo cuando esté ausente. En este espacio puede consumir bebidas y bocaditos, pero no comidas. Coma discretamente y evite los alimentos que desprendan olor. Asegúrese de dejar los vasos, restos de comida y objetos desechables en la basura. Respete la política de reciclaje colocando cada material en el lugar apropiado. Si desea escuchar música mantenga el volumen a un nivel razonable o colóquese los audífonos. Al final del día, deje las mesas limpias y ordenadas.
Protocolos dede Protocolos Convivencia Convivencia
GRAÑA Y MONTERO
Directorios Se trata de una gran sala cerrada, con aforo para 12 personas. Puede ser empleada para reuniones formales o programadas. De uso preferencial para los gerentes. Está provista de una computadora, teléfono para teleconferencias y equipo de audio y vídeo. Protocolos de Uso Para su uso se requiere previa reservación. A fin de no interrumpir el trabajo de los demás, coloque el celular en modo vibrador o manténgalo apagado. Si necesita salir de la sala para atender una llamada, por favor, diríjase a un ambiente adecuado donde no interrumpa a los demás. En este espacio puede consumir bebidas y bocaditos, pero no comidas. Ingiera los alimentos discretamente y evite aquellos que desprendan olor. Deje las pizarras de vidrio limpias luego de usarlas. Al término de la reunión, asegúrese de recoger sus objetos personales y dejar el espacio como le gustaría encontrarlo. Al final del día, deje las mesas limpias y ordenadas.
Protocolos de RESERVA Las salas deben ser reservadas vía Outlook con las asistentes de gerencia con la debida anticipación (máximo 30 días). Las salas ofrecen diversa capacidad. Resérvela en función a la cantidad de personas con las que se reunirá y las tareas y proyectos a realizar. La tolerancia para ocupar una sala que ha sido reservada es de 15 minutos. Si la sala reservada no ha sido ocupada en los primeros 15 minutos, esta quedará disponible para cualquier otro requerimiento. Si desea cancelar una reserva, hágalo a través del sistema lo más pronto posible. De encontrarse fuera del edificio, contáctese con la asistente de gerencia para efectuar este proceso.
23
Espacios de reunión ESPACIOS colaborATIVOS Espacios compuestos por una mesa y sillas o sofás para realizar trabajos en equipo o interacciones informales. La intención es que los colaboradores reconozcan que pueden efectuar sus labores de distintas maneras y en diversos espacios. Protocolos de Uso Utilícela para reuniones informales y no planeadas. Esta sala es de uso libre y por orden de llegada. Dicho espacio está destinado para reuniones de corta duración. Por respeto a los demás colaboradores, los teléfonos celulares no deben ser utilizados en estos espacios. Evite hacer bulla u originar otras formas de distracción en espacios abiertos, ya que cualquier persona que sea afectada tendrá el derecho de comunicárselo. En este espacio puede consumir bebidas y bocaditos, pero no comidas. Coma discretamente y evite los alimentos que desprendan olor.
Protocolos dede Protocolos Convivencia Convivencia
GRAÑA Y MONTERO
Los usuarios deben asegurarse de dejar los vasos, restos de comida y objetos desechables en la basura. En caso haya tomado prestado sillas u otro mobiliario, asegúrese de devolverlos a su lugar de origen. Al término de la reunión, asegúrese de recoger sus objetos personales y dejar el espacio como le gustaría encontrarlo.
25
Espacios de uso temporal
Área de Impresión
Protocolos de Uso
Se trata de pequeños espacios donde se puede realizar actividades de soporte, como impresiones, envíos de fax, fotocopias y escaneo de documentos.
Las fotocopiadoras serán administradas con clave individual, para garantizar la confidencialidad de la información.
Antes de sacar copias, espere que termine la impresión en curso y luego ingrese su clave y proceda.
Protocolos dede Protocolos Convivencia Convivencia
Al utilizar las impresoras, asegúrese de que la bandeja esté provista de papel y del tamaño adecuado. Luego de haber realizado copias múltiples, vuelva a programar la máquina en la función encontrada para no perjudicar las impresiones de los demás. Retire de inmediato las impresiones y/o copias para no acumular papeles en la bandeja. Antes de retirarse de la impresora, verifique que los documentos sean los que le corresponden. Los papeles a desechar deben ser colocados en el tacho apropiado para su reciclaje. No están permitidas las comidas ni las bebidas en las áreas de impresión. Si necesita algún material, contáctese con la asistente de gerencia para gestionar el requerimiento.
GRAÑA Y MONTERO
27
Espacios de uso temporal
Salas – ACADEMIA GRAÑA Y MONTERO La Academia Graña y Montero cuenta con 3 salas de diversos tamaños y 1 auditorio con capacidad para 44 personas en la Oficina Principal y con 3 salas de diversos tamaños y un amplio lobby con capacidad para 200 personas en las instalaciones de Petit Thouars. Estas salas tienen como finalidad ser espacios para la capacitación de todos los colaboradores del Grupo Graña y Montero.
Protocolos dede Protocolos Convivencia Convivencia
GRAÑA Y MONTERO
29
SALAS DE LA ACADEMIA GRAÑA Y MONTERO
capacidad capacidad Horarios de aula auditorio
Audiovisual
Dirección Outlook
Nombre
Ubicación
Auditorio
Oficina Principal
8:30 - 7:00pm
-
44
01 Proyector
academiaopauditorio@gym.com.pe
Sala 1
Oficina Principal
8:30 - 7:00pm
15
-
01 Proyector
academiaopsala1@gym.com.pe
Sala 2
Oficina Principal
8:30 - 7:00pm
8
-
01 Proyector
academiaopsala2@gym.com.pe
Sala 3
Oficina Principal
8:30 - 7:00pm
8
-
01 Proyector
academiaopsala3@gym.com.pe
Sala de Cómputo
Oficina Principal
15 Computadoras 01 Proyector
academiaopsalacomputo@gym.com.pe
-
Sala A
Petit Thouars
8:30 - 7:00pm
100
140
02 Proyectores
academiaptsalaa@gym.com.pe
Sala B
Petit Thouars
8:30 - 7:00pm
60
80
02 Proyectores
academiaptsalab@gym.com.pe
Sala C
Petit Thouars
8:30 - 7:00pm
45
60
02 Proyectores
academiaptsalac@gym.com.pe
Loby
Petit Thouars
8:30 - 7:00pm
-
200
Cubo Interactivo 11 Televisores 55”
8:30 - 7:00pm
15
Espacios de uso temporal
Protocolos de Uso El uso de las salas es prioritario para temas de capacitación. Sin embargo, se podrán utilizar para otros fines de índole laboral, cuando éstas estén disponibles. Es posible reservar las salas para temas ajenos a capacitación, no obstante, de surgir algún requerimiento de capacitación, se priorizará esta última. Si desea cancelar una reserva, hágalo enviando un correo según la sala reservada. La tolerancia para ocupar una sala que ha sido reservada es de 15 minutos. Si la sala reservada no ha sido ocupada en los primeros 15 minutos, esta quedará disponible para cualquier otro requerimiento.
Protocolos dede Protocolos Convivencia Convivencia
GRAÑA Y MONTERO
Las salas permanecerán abiertas durante el horario de trabajo. Si es necesario cerrarlas, se deberá informar a la coordinadora de salas. La pérdida de los equipos u otros objetos propios de las salas será responsabilidad de la empresa que haga uso de ellas. La Academia no se responsabilizará por la pérdida de objetos personales o de valor de los beneficiarios dejados al interior de las salas. Al término de la capacitación, asegúrese de recoger sus objetos personales y dejar el espacio como le gustaría encontrarlo. Sólo en las salas de las oficinas de Petit Thouars podrán acomodarse las mesas y sillas alrededor del ambiente para adaptarse al trabajo en grupo, pero deben devolverse a su posición original al finalizar el evento.
31
Espacios de uso temporal Tenga en cuenta que: ALIMENTOS Y BEBIDAS En estas salas se puede consumir bebidas y bocaditos, pero no comidas. Al finalizar el evento se debe dejar la sala limpia, de lo contrario la empresa que está haciendo uso de la misma deberá pagar un fee de limpieza de $50. Las bebidas y bocaditos no están permitidos en la Sala de Cómputo y el Auditorio (Oficina Principal). Catering El servicio de catering se realizará únicamente con el concesionario del edificio. En caso el evento tenga requerimientos especiales podrá contar con un proveedor externo, previa coordinación con la Academia Graña y Montero.
Respecto al Informe de Uso de las Salas: El coordinador de salas enviará el reporte de horas totales utilizadas (según tipo de sala y por empresa) de manera mensual al jefe de la Academia Graña y Montero y a los responsables de capacitación de las empresas. El informe deberá detallar las actividades realizadas y el número de cancelaciones en el mes por empresa. Coordinadora de salas La coordinadora de salas, que reporta al jefe de la Academia Graña y Montero, es responsable de canalizar las solicitudes de reservas de sala de todas las empresas del Grupo G&M, emitir el informe de uso de salas, coordinar el mantenimiento de los equipos, infraestructura y mobiliario. La coordinadora de salas es: Miriam Medina Centti mmedina@gym.com.pe tel (511) 213-6565 anx 6542 RPM #788721
Protocolos de RESERVA 1. Durante el primer mes del año se elabora un plan anual donde se recepciona las solicitudes de uso de salas de todas las empresas. 2. El calendario se ordena dando prioridad a los siguientes eventos: a. Eventos de capacitación de la Academia Graña y Montero b. Eventos de capacitación de las empresas c. Fechas institucionales 3. Todas las solicitudes serán enviadas a las direcciones de Outlook de cada una de las salas indicando en el Asunto: el nombre de la empresa, evento y número de personas (Ejm. GyM – Cuadro Directivo – 200per.) 4. El calendario se revisará mensualmente para reconfirmar las fechas.
Protocolos dede Protocolos Convivencia Convivencia
Tenis de mesa o Ping Pong Juego a disposición de los colaboradores para su aprovechamiento en cualquier hora del día. El colaborador deberá tener en cuenta que: Las paletas y la pelota estarán sobre la mesa, a su disposición, en todo momento. Este juego es para uso de todos los colaboradores. No es posible reservar la mesa. Este juego es para que usted y los demás colaboradores puedan relajarse, respetando el tiempo de uso. En caso no encuentre los implementos del juego sobre la mesa, contactar con la persona responsable: Miriam Medina Centti mmedina@gym.com.pe tel (511) 213-6565 anx 6542 RPM #788721
GRAÑA Y MONTERO
33
Espacios de uso temporal
Archivos Generales Están destinados al almacenamiento de materiales que son compartidos por los miembros de un departamento o grupo. Contienen información acerca de la compañía, productos, servicios, competencia y otros temas relacionados con la industria. Los archivadores pueden ser móviles o fijos.
Protocolos de Uso Todos los colaboradores son responsables de mantener los archivos actualizados, limpios y organizados. Los materiales extraídos deben ser devueltos a su lugar de origen. Si requiere utilizar un documento fuera de la oficina, fotocópielo. Los documentos originales no deben salir de la oficina. Evite subrayar los documentos o utilizar grapas, clips u otros elementos metálicos ya que puede dañarlos y acelerar su deterioro. No está permitido el consumo de comidas ni bebidas en este espacio.
Protocolos dede Protocolos Convivencia Convivencia
Casilleros Utilizados para guardar objetos personales. Se encuentran cerca de las estaciones de trabajo.
Protocolos de Uso Los lockers son ideales para guardar maletines, carteras y otros objetos personales, como equipos de obras. Todas las unidades de almacenamiento personal tienen nombre o número y llave para seguridad de los objetos guardados. Todos somos responsables de retirar y guardar nuestras pertenencias. Mantenga los casilleros limpios y ordenados. No guarde comida o bebidas en el casillero.
GRAÑA Y MONTERO
35
Espacios de uso temporal
COMEDOR Se trata de un espacio estimulante y de alta interacción, donde los colaboradores concurren a tomar los alimentos. Este espacio puede ser utilizado también como zona de entretenimiento y esparcimiento fuera de la hora de almuerzo. Protocolos de Uso Este espacio es para uso de todos los colaboradores. No es posible reservar este ambiente. El comedor debe estar siempre limpio y ordenado. Este espacio es para que usted y los demás colaboradores puedan
relajarse, respetando el tiempo de cada material en el lugar apropiado. estadía. Puede ser utilizado también para conmemoraciones. Si se emplean Los pedidos delivery y otras comidas decoraciones festivas, éstas deben ser deben ser consumidas en estas retiradas al término de la celebración. instalaciones (pizzas, sandwich, etc). Puede ser utilizado para reuniones Al término de su uso, asegúrese de informales o no programadas. recoger sus objetos personales y dejar el espacio como le gustaría Respete la política de reciclaje, colocando encontrarlo.
Protocolos dede Protocolos Convivencia Convivencia
Anfiteatro Espacio con capacidad para 30 personas que permite a los colaboradores tener reuniones de corta duración. La intención es que los colaboradores reconozcan que pueden efectuar sus labores de distintas maneras y en diversos espacios. Protocolos de Uso De uso libre y por orden de llegada. Utilícela para reuniones informales y no planeadas. Dicho espacio está destinado para reuniones de corta duración. Evite hacer bulla u originar otras formas de distracción en espacios abiertos, ya que cualquier persona que sea afectada tendrá el derecho de comunicárselo. En este espacio no se podrá consumir ningún tipo de bebidas y/o alimentos que desprenden olor.
GRAÑA Y MONTERO
37
Espacios de uso temporal
TERRAZA Espacio al aire libre que permite reunir a los colaboradores para tener conversaciones informales. El colaborador deberá tener en cuenta que: Este ambiente es de uso libre de todos los colaboradores. Debe evitar hacer bulla u originar otras formas de distracción en este espacio, ya que cualquier persona que sea afectada tendrá el derecho de comunicárselo. Puede consumir bebidas y bocaditos. Por respeto a los demás colaboradores, está prohibido fumar en la terraza.
Protocolos dede Protocolos Convivencia Convivencia
Rack de bicicletas Estructura metálica en la cual el colaborador podrá estacionar su bicicleta durante la jornada laboral. El colaborador deberá tener en cuenta que: Esta estructura es para uso de todos los colaboradores. Es de uso libre y por orden de llegada. No es posible reservar un espacio. La bicicleta no podrá permanecer en el rack por más de 24 horas. Es el único responsable de su bicicleta, por lo que deberá tomar las precauciones de seguridad para evitar pérdidas o daños.
GRAÑA Y MONTERO
39
40
Protocolos de Convivencia
GRAĂ‘A Y MONTERO
Protocolos de Convivencia
GRAĂ‘A Y MONTERO
41
42
Protocolos de Convivencia
GRAĂ‘A Y MONTERO