C. ADECUADA ELABORACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS OFICIALES ....................... PAG

La figura del anticipo cobra especial importancia en los contratos de consultoría debido a que es un recurso económico indispensable para dar inicio al objeto contractual. Es importante recalcar que la normativa vigente prevé el aseguramiento de estos dineros mediante una póliza, cuyo beneficiario es la entidad contratante, para la correcta destinación de estos recursos en beneficio del cumplimiento de las obligaciones contractuales.

De igual manera, no se puede soslayar el hecho que los contratos de consultoría tienen desde un inicio apropiados los recursos para su ejecución, de manera que no resulta lógico que se desconozca la figura del anticipo, y se traslade la financiación de todos los costos asociados al proyecto durante los primeros meses de ejecución, al consultor. La no entrega de anticipo, genera, además, un flujo de caja negativo del contrato que pone en riesgo, en ese escenario, su correcta terminación.

En tal sentido, como una buena práctica, se recomienda a las entidades contratantes que instauren como política de contratación, el otorgamiento de anticipos o pagos anticipados en la modalidad de concursos de méritos, es decir, estudios, diseños e interventorías, cuyo porcentaje refleje el análisis de variables tan importantes como el presupuesto oficial, el plazo de ejecución, la forma de pago y las condiciones particulares de cada proyecto.

En este ejercicio, cobra especial importancia el cálculo del flujo de caja, el cual debería ser parte de la información consignada en los estudios previos. Este análisis, le permitirá a la entidad contratante determinar el porcentaje de anticipo que requiere cada contrato.

C. ADECUADA ELABORACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS OFICIALES

Los presupuestos de los proyectos de consultoría deben partir de la adecuada definición de los recursos necesarios para su ejecución, teniendo en cuenta el alcance, la complejidad y la duración del proyecto. Dichos presupuestos, deben tener en cuenta los recursos profesionales, técnicos y físicos necesarios para desarrollar adecuadamente el contrato. Así mismo, es indispensable un margen de utilidad que permita a los empresarios fortalecer su negocio y cumplir su objeto comercial de rentabilidad.

A continuación, se sugieren algunas buenas prácticas que permitan establecer de mejor manera los principales componentes de los presupuestos oficiales de un contrato de consultoría:

C.1 TARIFAS

Para los contratos de consultoría, se sugiere retomar modelos como el de la Resolución 747 de 1998 del Ministerio de Transporte (derogada), que en el pasado establecía topes máximos de referencia para sueldos y demás gastos que se pueden pagar en dichos contratos.

Teniendo en cuenta que en muchos casos las entidades contratantes estiman costos por debajo de los precios de mercado, condición que dificulta la contratación de profesionales de alta experiencia e idoneidad, en este manual se sugiere la adopción de las tablas que determinaba la resolución, ajustando el cálculo de las tarifas teniendo en cuenta el IPC como la variación total del salario al año actual, detalle que se puede consultar en el Anexo 1 del presente documento.

De esta resolución, vale la pena también rescatar la definición de las tarifas de personal profesional, conforme a unos requisitos de experiencia general y específica por cada cargo:

TABLA 1. CATEGORÍAS DEL PERSONAL PROFESIONAL

CATEGORÍA CARGOS CATEGORÍA PROFESIONALES EXPERIENCIA GENERAL ESPECÍFICA

CATEGORÍA 1 Funciones del director o especialista de proyectos >= 12 años >= 10 años CATEGORÍA 2 Funciones del director o especialista de proyectos >= 10 años >= 8 años

CATEGORÍA 3

Experiencia técnica y administrativa para especialista de proyectos >= 8 años >= 5años

CATEGORÍA 4

Experiencia técnica y administrativa para especialista de proyectos

CATEGORÍA 5

Experiencia técnica y administrativa para residente de proyectos CATEGORÍA 6 Profesional >= 6 años >= 4 años

>= 4 años >= 3 años

>= 3 años >= 1 año

CATEGORÍA 7 Profesional >= 2 años

CATEGORÍA 8 Profesional < 2 años

Por último, es fundamental que las entidades contratantes reconozcan el pago de un esquema de tarifas aplicable al personal técnico, administrativo y auxiliar técnico, tarifas que siempre consulten la realidad del mercado y se compadezcan con la idoneidad de cada perfil requerido en el marco de cada contrato de consultoría.

C.2 DEDICACIONES

En primera instancia, es importante precisar que la determinación de las dedicaciones del personal que vincula el consultor para la ejecución del contrato debe analizarse rigurosamente en el marco de cada proceso de selección. De esta manera, cada proponente interesado las evaluará y determinará si el proyecto se puede ejecutar con ese presupuesto, asumiendo así el riesgo que estas dedicaciones puedan ser mayores o menores.

No obstante, en el marco de este manual, consideramos relevante sugerir unos sencillos cálculos de parametrización de las dedicaciones, que a manera de ejemplo, se presentan a continuación:

1. Un mes tiene en promedio 4,3 semanas = (52 semanas /12 meses)

2. Cada semana tiene 48 horas laborables

3. Un mes tiene 206 horas laborables en promedio

4. El comité semanal tarda aproximadamente 4 horas y requiere al menos 1 hora de preparación. Por lo tanto, son: 21,5 horas mensuales (10,5%)

5. Elaboración del informe mensual: 8 horas (4%)

6. Revisión de documentos del contratista para aprobación en actas: 16 horas (8%)

7. Revisión de correspondencia y preparación de respuesta: 1 hora por día - 22 horas al mes: (10,7%)

8. Visita semanal a obra: 4 horas por semana 4 = 17,2 horas (8,3%)

Total dedicación mínima de un especialista que asiste a campo y aprueba costos al contratista: 41,5%

Nota: Esta parametrización sugerida es indicativa y puede ser objeto de ajuste, esto en función de las actividades asignadas a cada profesional.

Por otra parte, es importante evidenciar que la dedicación mensual de ciertos profesionales no debe ser necesariamente constante durante ciertos períodos o etapas del proyecto, y su dedicación deberá responder a las necesidades propias del contrato, es decir, que se deben estimar según sea el caso, dedicaciones mensuales diferentes durante un mismo período o etapa del proyecto.

No obstante, lo importante es determinar adecuadamente las dedicaciones conforme al rol y la responsabilidad asignada a cada perfil en el marco de cada contrato de consultoría, en este sentido, recomendamos a las entidades contratantes que dentro de los estudios previos se incluya un plan de cargas de trabajo mensualizado, con el fin de sustentar las dedicaciones, práctica que es usual en las metodologías que los oferentes deben incluir en las ofertas para entidades como el Banco Interamericano de Desarrollo, BID o el Banco Mundial.

C.3 FACTOR MULTIPLICADOR

El factor multiplicador de un contrato de consultoría debe cubrir los costos de una empresa y reconocer sus honorarios. Las empresas consultoras tienen unos costos laborales, unos gastos generales de administración y unos costos de capital que tienen que aplicar y repartir entre sus contratos para que sean absorbidos por el costo del personal facturable.

Estos costos de administración varían con el tiempo debido a factores internos y externos que afectan a la empresa. Entre dichos factores se pueden mencionar: nuevos contratos, contratos terminados, rotación de personal, cambios en la legislación laboral, variaciones en el costo de vida, ampliación o reducción de la compañía, costos comerciales, etc.

Las empresas de igual tamaño y antigüedad seguramente tendrán condiciones administrativas y laborales que implican costos diferentes y por consiguiente multiplicadores diferentes.

Adicionalmente, el incremento de las prestaciones sociales con el transcurso del tiempo incide sobre el factor multiplicador, por lo tanto, éste no puede mantenerse estático para una compañía. Para trabajos cuya duración sea mayor de un año debe preverse un multiplicador que contemple esta variación.

CONFORMACIÓN DEL MULTIPLICADOR SOBRE LOS COSTOS DE PERSONAL

Cuando se utiliza el sistema de factor multiplicador, el costo por concepto de sueldos, horas extras, primas regionales, viáticos, prestaciones sociales, costos indirectos asociados con la prestación de servicios de una empresa de consultoría, así como sus honorarios, deben ser reconocidos aplicando un factor multiplicador sobre costos del personal utilizado específicamente en el proyecto.

En consecuencia, el factor multiplicador está conformado por los siguientes componentes del costo:

1. Costos de personal

2. Prestaciones sociales

3. Costos indirectos de la compañía, costos de perfeccionamiento e impuestos del contrato

4. Honorarios (Utilidades)

COSTOS SOBRE LOS CUALES SE APLICA EL FACTOR MULTIPLICADOR

El factor multiplicador se aplica sobre:

• Sueldos: Corresponde a sueldos pagados por la empresa consultora al personal directamente vinculado al proyecto, o a las tarifas pactadas para las diversas categorías de personal que participan en el mismo, según lo definido por la entidad contratante.

• Viáticos y primas regionales o de localización: Corresponden al valor pagado por el consultor como viático o gastos de viaje a su personal, a la aplicación de las tarifas de viáticos pactadas con la entidad contratante o a las primas regionales y de localización pactadas con la entidad contratante.

• Horas extras: Corresponden a los valores pagados por el consultor por concepto de horas extras de acuerdo con lo previsto en el Código Sustantivo del

Trabajo.

BASES PARA ESTIMAR EL FACTOR MULTIPLICADOR

1. Costos de personal - Salario básico

2. Prestaciones Sociales: Para una compañía el valor de las prestaciones sociales legales depende de la antigüedad promedio ponderada con los sueldos de todo su personal y de las prestaciones extralegales reconocidas por la empresa consultora y definidas dentro de los siguientes componentes:

- Prima anual

- Cesantía anual (Retroactividad cesantías)

- Intereses a las cesantías

- Vacaciones anuales

- EPS (Accidentes de Trabajo y Enfermedad, ATEP; Invalidez, Vejez y

Muerte, IVM; Enfermedad General y Maternidad, EGM)

- Subsidio familiar

- SENA

- ICBF

- Seguros de ley

- Indemnización de ley

- Otros (Incapacidad no cubierta EPS y medicina prepagada, dotación, auxilios varios, prestaciones extralegales)

3. Costos indirectos: Los costos indirectos de la compañía comprenden los gastos y costos de operar la organización como un todo y tienen que ser atendidos en todo momento para ofrecer al cliente la disponibilidad de los servicios. Estos gastos no se originan, ni son efectuados en virtud de un proyecto específico.

4. Honorarios: Es el beneficio económico que percibe el consultor por la ejecución del contrato, el cual debe ser garantizado por las entidades contratantes.

GASTOS GENERALES: como guía se presenta la lista de costos que generalmente se incluyen como gastos generales:

1. Alquiler de oficinas, muebles y equipo de oficina

2. Servicios públicos

3. Papelería y útiles de oficina

4. Fotocopias

5. Gastos bancarios

6. Servicios médicos

7. Mantenimiento de oficinas

8. Alquiler, mantenimiento vehículos de administración y gerencia

9. Seguros incendio y robo

10. Asociaciones profesionales

11. Documentación técnica

12. Revistas y publicaciones

13. Entrenamiento de personal

14. Representación y promoción

15. Preparación y edición de propuestas

16. Gastos de viaje

17. Depreciación

18. Costos de personal no facturable (administración, personal asistencial, contabilidad, etc.)

19. Costos de perfeccionamiento del contrato (pólizas e impuestos)

COSTOS FINANCIEROS: Los gastos financieros son una gravosa carga sobre los costos de las empresas consultoras y se ocasionan por la demora de los clientes en realizar los pagos a los consultores. Por esta razón usualmente se debe pactar el reconocimiento de intereses comerciales por mora en el pago de las cuentas. Como alternativa, cuando no se pactan intereses de mora, se debe incluir dentro del factor multiplicador una suma adicional para cubrir estos costos financieros.

A manera de guía, en el Anexo 2 se presenta un cuadro con la mayoría de los elementos que deben ser contemplados dentro del cálculo del factor multiplicador. Es importante recalcar que este listado es enunciativo y no agota el análisis propio que debe realizar la entidad contratante, en cada uno de sus proyectos.

RECOMENDACIONES PARA LA ADECUADA ESTIMACIÓN DEL FACTOR MULTIPLICADOR

En cuanto al factor multiplicador, es importante que las entidades contratantes establezcan un rango de este factor que permita el fortalecimiento empresarial y no solamente la subsistencia de las empresas consultoras del sector. De esta manera, como una buena práctica, es fundamental que las entidades contratantes realicen un ejercicio detallado al momento de establecer el presupuesto oficial de los concursos de méritos, donde se establezca un factor multiplicador que reconozca la totalidad de los costos mínimos en los que incurrirá el consultor tal como se detalló anteriormente.

Como referencia, en un estudio elaborado por la firma PwC Colombia en el año 2012, se indica que, con el propósito de actualizar los rubros de acuerdo con el comportamiento de las empresas del sector, se debe considerar un factor multiplicador para las tarifas de personal que esté en un rango entre 2,4 y 2,8. De igual manera, se recomienda a las entidades contratantes, la adopción de un factor multiplicador aplicable a los otros costos directos estimado en 1,10, esto con el fin de cubrir la administración, los impuestos sobre ingresos (industria y comercio, estampillas), y la utilidad.

De igual manera, es importante señalar que el factor multiplicador debe reflejar las modificaciones que se han dado en el tiempo por cuenta de los cambios en la legislación laboral (trabajo en alturas, licencias de paternidad, día de la familia, etc.), el aumento del control y alcance de entidades como la superintendencia de sociedades, y el incremento de los impuestos (tarifa de renta, estampillas, etc.). De igual forma, no se puede olvidar que cuando no se asigna anticipo en el marco de un contrato, los costos financieros aumentan, razón por la cual, el factor multiplicador también se debe ajustar.

Es por ello que en el contexto de este manual, se quiere recalcar que para lograr el propósito de crecimiento, la especialización técnica y el fortalecimiento de las empresas que se dedican a esta actividad, deben considerarse factores multiplicadores resultantes de análisis detallados, rigurosos y que reconozcan la realidad del mercado de la ingeniería de consulta, dependiendo de las características del proyecto.

C.4 PUBLICACIÓN DE VARIABLES

Las entidades contratantes, atendiendo los lineamientos dados por Colombia Compra Eficiente en su reciente concepto C-043 de 2022, precisa que al decir el numeral 4 del artículo 2.2.1.1.2.1.1. del Decreto 1082 de 2015, modificado por el

artículo 1 del Decreto 399 de 2021, que «Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos presupuestales en la estimación de aquellos», esto significa, para el caso de los contratos de consultoría, que si el precio de este se calcula atendiendo al valor de las unidades –entregables o actividades– por las cantidades, se debe incluir en los estudios previos las forma como estos precios unitarios se calcularon, de acuerdo con el análisis del sector y los elementos técnicos tenidos en cuenta por la entidad contratante5 .

Así pues, la planeación contractual es una herramienta de gerencia pública que exige estructurar el proceso de selección dedicando tiempo y esfuerzos para elaborar adecuadamente los estudios previos, con el fin de determinar la necesidad que pretende satisfacer el Estado, consultando el tipo de bienes y servicios que ofrece el mercado y sus características, especificaciones, precios, costos, riesgos, garantías, disponibilidad, etc. Todo esto con el propósito de escoger la mejor oferta para beneficiar los intereses y fines públicos inmersos en la contratación de las entidades estatales.

Es necesario insistir en la importancia de los estudios y documentos previos, ya que su deficiencia o ausencia, sin lugar a duda, “(…) genera prácticas indebidas, revocatoria de actos administrativos de apertura, declaratorias de desierta de procesos de selección, comisión de faltas disciplinarias, mayores costos o mayor permanencia de la obra y, en general, el fracaso en la ejecución de contratos estatales (…)”6 .

Por ello, el hecho que las entidades contratantes cumplan con los elementos mínimos establecidos en la norma y aquellos adicionales que identifiquen en la etapa de planeación de los procedimientos de contratación, permite que los contratos resultantes cuenten con el sustento técnico, económico y jurídico que incidirá en una adecuada ejecución.

En conclusión, un aspecto importante que introduce el Decreto 399 de 2021 y que incide sobre el proceso del concurso de méritos, tiene que ver con el contenido de los estudios y documentos previos que soportan el proceso de contratación, por cuanto elimina la prohibición de publicar las variables utilizadas para calcular el valor del contrato, y busca garantizar que los interesados conozcan la información relacionada con el detalle del valor estimado del contrato en los concursos de méritos y potenciar la garantía de los principios de publicidad y transparencia.

5 Agencia Nacional de Contratación Colombia Compra Eficiente, Concepto C-043 de 2022 en respuesta a la consulta número P20220118000320. Temas: CONCURSO DE MÉRITOS – Concepto – Modalidades / CONCURSO DE MÉRITOS – Decreto 1082 de 2015 2.2.1.2.1.3.2 – Suspensión provisional / CONCURSO DE MÉRITOS – Decreto 1082 de 2015 – artículo 2.2.1.2.1.3.2 Decreto 399 de 2021 – Artículo 2 PLANEACIÓN – Variables – Estudios previos unitarios – Decreto 399 de 2021 – Artículo 1. 6 Deik Acostamadiedo, Carolina, Guía de Contratación Estatal: Deber de modalidades de selección, Buenos Aires, 2015.