“O planejamento não é uma tentativa de predizer o que vai acontecer. O planejamento é um instrumento para raciocinar agora, sobre que trabalhos e ações serão necessários hoje, para merecermos um futuro. O produto final do planejamento não é a informação: é sempre o trabalho.” Peter Drucker
Unidade
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Iniciando o Projeto S
eguiremos nesta 4ª. unidade com os processos de Gerenciamento de Projetos. Nesta unidade, entraremos no grupo de processos de Planejamento. Bons estudos!
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Objetivo Ao final desta unidade você estará apto para: • Assimilar o conteúdo do conjunto de processos de planejamento do projeto na área: Escopo.
Conteúdos • Coletando os requisitos; • Definido o Escopo; • Conceitos de Escopo; • Definindo o Escopo; • Declaração do escopo; • Criando a EAP (WBS).
1 Planejando o Projeto: Escopo
O Grupo de Processos de Planejamento é a fase do projeto responsável em planejar e gerenciar o projeto, de forma a levá-lo ao sucesso.
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planejamento do projeto é a mais crítica de todas as fases de um projeto. Dentro desta fase, as pessoas, recursos, dinheiro, fornecedores e tarefas devem estar corretamente programados, de maneira que o gerente de projetos possa monitorar e controlar as entregas do projeto efetivamente. Planejamento parece ser a palavra de ordem de todos que gerenciam projetos. O problema é que algumas pessoas têm uma visão míope dos processos de Planejamento. Alguns acham que um software vai solucionar todos os problemas da sua empresa. Outros acham que não é necessário gastar “tanto tempo e dinheiro planejando, porque afinal nós já fizemos isso mais de mil vezes”. Esses erros são fatais e não costuma poupar projetos e seus gerentes. 2
Em Projetos, planejar é FUNDAMENTAL!
Escopo Antes de seguir, precisamos entender melhor o que é escopo do projeto e escopo do produto. Escopo do projeto (Project Scope): O trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas. Garante que o projeto realize todo e somente o trabalho necessário para o seu sucesso. Define e controla o que será incluído ou não no projeto e inclui somente os artefatos para gerenciar o escopo do projeto e não do produto. Um bom escopo do projeto impedirá a realização de trabalho extra que não faça parte do projeto (gold plating).
O foco está no trabalho, ou melhor, nas atividades necessárias para se atingir o objetivo. Escopo do Produto (Product Scope): As características e funções que caracterizam o produto/resultado do projeto. O foco está no fruto do trabalho. O escopo do produto pode ser dividido em escopo funcional (são normalmente definidos pelo cliente) e escopo técnico (características técnicas, como padrões, especificações, normas legais, procedimentos, etc. e são normalmente definidos pela equipe do projeto). Ambos os tipos de gerenciamento de escopo devem ser integrados para garantir que o trabalho do projeto resulte na entrega do produto especificado. Outro cuidado que temos que ter é que, além dos requisitos explícitos (que estão na forma de registros, especificações, memoriais e outras formas documentadas, e que são facilmente gerenciáveis) também temos os requisitos implícitos. Estes são os que cau3
sam toda a confusão e problemas. Assim, o escopo do produto deve prever todas as funcionalidades esperadas e o do projeto detalhará todo o trabalho a ser executado para que o produto do projeto seja entregue de acordo com o especificado.
Planejar o gerenciamento do escopo O Planejamento do Gerenciamento do Escopo tem por objetivo decidir como abordar, planejar e executar as atividades de gerenciamento de escopo de um projeto, além de buscar também uma definição e controle do que está e o que não está incluído no projeto. Criação de um plano de gerenciamento do escopo do projeto que documenta como o escopo do projeto será definido, verificado, controlado e como a estrutura analítica do projeto (EAP) será criada e definida.
2 Coletar os requisitos
A coleta de requisitos é um processo que visa documentar todas as funcionalidades e características do produto e do projeto para que atenda às expectativas e às necessidades das partes interessadas.
sados e registrados com detalhes suficientes para serem medidos ao longo de todo o projeto, do início ao fim. É com base nesses requisitos que o custo, o cronograma e a qualidade serão construídos.
E quando falamos em documentar, significa registrar (escrever) todas as necessidades, desejos e expectativas de todas as partes interessadas em relação ao projeto. Pode ser um formulário simples ou um documento mais formal, mas deve ser registrado e assinado pelo cliente e pelo patrocinador, a fim de minimizar conflitos ao longo do projeto, ou ao término dele.
O processo de definição do escopo é a descrição detalhada do projeto e do produto, ou seja, é necessário definir tanto o escopo do projeto quanto do produto, e ambos têm que ser claros e específicos, detalhados o suficiente para que todos entendam o projeto.
A coleta de requisitos deve ser feita através de entrevistas, de observações, de respostas a questionários, etc. A correta coleta e gerenciamento dos requisitos do projeto e do produto influenciam diretamente o sucesso do projeto. Os requisitos devem ser definidos, anali4
Deve constar também o que está fora do escopo. Por exemplo, o projeto é o desenvolvimento de um software, porém a implantação e o treinamento estão fora do escopo. É o momento em que realmente entendese o projeto por completo, pois nesta fase analisa-se e define-se todo o trabalho necessário para entregar o produto esperado. Como saída deste processo, teremos a Declaração do Escopo.
3 Declaração de Escopo
A declaração do escopo do projeto descreve, em detalhes, as entregas do projeto e o trabalho necessário para criar essas entregas.
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A declaração do escopo do projeto também fornece um entendimento comum do escopo do projeto a todas as partes interessadas no projeto e descreve os principais objetivos do projeto. Além disso, permite que a equipe do projeto realize um planejamento mais detalhado, orienta o trabalho da equipe do projeto durante a execução e fornece a linha de base para avaliar solicitações de mudanças ou trabalho adicional e verificar se estão contidos dentro ou fora dos limites do projeto. A declaração do escopo detalhada do projeto inclui, diretamente ou referenciando outros documentos:
• Objetivos do projeto: Incluem os critérios mensuráveis do sucesso do projeto. Os projetos podem possuir uma ampla variedade de objetivos técnicos, de negócios, custo, cronograma e qualidade. Os objetivos do projeto também podem incluir metas de custo, cronograma e qualidade. • Descrição do escopo do produto: Características do produto, serviço ou resultado para cuja criação o projeto foi realizado. Essas características terão normalmente menos detalhes nas fases iniciais e mais detalhes nas fases posteriores, conforme as características do produto forem progressivamente elaboradas. A descrição do escopo deve sempre fornecer detalhes suficientes para dar suporte ao planejamento posterior do escopo do projeto. • Escopo do projeto: Normalmente identifica o que está incluído dentro do projeto e declara de forma explícita o que está excluído do projeto, para evitar que uma parte interessada possa supor que um produto, serviço ou resultado específico é um componente do projeto. • Entregas do projeto: As entregas incluem tanto as saídas que compõem o produto ou serviço do projeto, como resultados auxiliares, como documentação e relatórios de gerenciamento de projetos. Dependendo da declaração do escopo do projeto, as entregas podem ser descritas de forma sumarizada ou detalhada.
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• Critérios de aceitação de produtos: Define o processo e os critérios para aceitar os produtos terminados. • Restrições do projeto: Lista e descreve as restrições específicas do projeto associadas ao escopo do projeto que limitam as opções da equipe. Podem ser orçamento predefinido ou datas impostas (marcos do cronograma) divulgadas pelo cliente ou pela organização executora. Quando um projeto for realizado sob contrato, em geral as cláusulas contratuais se constituirão em restrições. As restrições listadas na declaração do escopo detalhada do projeto são normalmente mais numerosas e mais detalhadas do que as listadas no termo de abertura do projeto. • Premissas do projeto: Descreve as premissas específicas do projeto associadas ao escopo do projeto e o impacto potencial dessas premissas, se não forem confirmadas (riscos). As premissas listadas na declaração do escopo detalhada do projeto são normalmente mais numerosas e mais detalhadas do que as listadas no termo de abertura do projeto. • Requisitos de aprovação: Identifica os requisitos de aprovação que podem ser aplicados a itens como objetivos, entregas, documentos e trabalho do projeto.
4 Criar a EAP (WBS)
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EAP organiza e define o escopo total do projeto. A EAP subdivide o trabalho do projeto em partes menores e mais facilmente gerenciáveis. Cada nível descendente da EAP representa uma definição gradativamente mais detalhada da definição do trabalho do projeto. O trabalho planejado está contido nos componentes de nível mais baixo da EAP, denominados pacotes de trabalho. A EAP representa o trabalho especificado na declaração do escopo do projeto atual aprovada. Os componentes que compõem a EAP auxiliam as partes interessadas a visualizar as entregas do projeto. A EAP – Estrutura Analítica do Projeto é uma síntese estrutural do projeto, ou seja, a divisão das atividades em níveis que permitam o controle. Pode ser representada por um diagrama onde podemos observar uma síntese da divisão das atividades e por uma planilha com o detalhamento dessa divisão.
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É a definição clara do objetivo do projeto e das atividades que o compõem. Esta estrutura pode ser tão detalhada quanto necessário, dependendo da necessidade e do feeling do profissional que a elabora. Em um projeto há a atividade-macro, as atividades-mãe, as atividadesfilha e os marcos. Esta hierarquia apresenta-se da seguinte forma: • Atividade macro: é a atividade que dá nome ao projeto; • Atividade-mãe: é a subdivisão da atividade macro em grupos de atividades; • Atividade-filha: cada grupo é composto por pequenas atividades; • Marco: atividade que determina um controle (medição de desempenho) durante o trabalho.
A EAP pode ser construída de diversas formas conforme o propósito e tipo de projeto. As formas mais comuns de montagem da EAP são: Por Fases, Por Entregas e Por Equipes. Abaixo são apresentados exemplos de EAP’s em cada uma das formas.
EAP por Fases: Organiza fases no primeiro nível e eventualmente no segundo nível também. Vantagens: • Oferece uma visão “cronológica” dos acontecimentos no projeto; • Facilita o entendimento de pessoas leigas; • Facilita o posterior gerenciamento das atividades. Desvantagens: • Pode ofuscar a visão das partes necessárias para uma entrega específica; • Tende a incentivar que se incluam atividades administrativas (ex.: Controle do projeto).
EAP por Entregas: Mostra as partes necessárias para compor as entregas do projeto. Vantagens: • Visualiza claramente as partes que compõe o projeto; • Facilita a discussão de soluções técnicas e caminhos alternativos; • Facilita identificação de riscos técnicos. Desvantagens: • Não oferece visão cronológica. EAP por Equipes: Visualiza os pacotes de trabalho a partir da divisão de Equipes do Projeto. Vantagens: • Ótima para ocasiões em que o projeto tem equipes com responsabilidades muito diferentes. Desvantagens: • Não mostra cronologia nem a organização das partes das entregas.
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4 Como montar uma EAP
Figura 6 – Exemplo de Estrutura Analítica do projeto com alguns ramais decompostos até o nível de pacote de trabalho (adaptado de PMBOK) A decomposição da EAP pode ser desenvolvida em um processo de quatro etapas: • Primeira Etapa: Identificar as entregas finais do projeto, concluídas com sua descrição na declaração do escopo. Estas entregas devem ser definidas da forma como o trabalho do projeto é organizado (ciclo de vida do produto). Por exemplo, em um projeto podem estar incluídos: Gerenciamento de Projetos, Viabilidade, Serviços Técnicos, Construção, Instalações e Vendas. • Segunda Etapa: Definir as principais entregas do produto do projeto. • Terceira Etapa: Decompor as entregas principais em componentes menores (componentes constitutivos), para que o nível de detalhamento seja apropriado para a gestão. É preciso fazer estimativas de custo e duração para cada componente identificado. 9
• Quarta Etapa: Revisar a EAP com todos os envolvidos até que haja uma concordância entre os membros para que o planejamento do projeto possa ser completado com sucesso, e na fase de execução possam ser cumpridas as entregas estabelecidas no planejamento. Obs. 01: Cada elemento da EAP deve contribuir para o elemento (resultado) ao qual está subordinado (elemento pai). Obs. 02: ao descer um nível na EAP, a soma dos resultados subordinados corresponde ao resultado do pai. Obs. 03: um elemento da EAP pode ter somente vários elementos (filhos). Mas um elemento filho não pode ter mais de um pai. Obs. 04: os resultados principais necessários ao gerenciamento devem ser incluídos na EAP.
Criar a EAP é o procedimento de subdivisão das entregas e do trabalho do projeto em partes menores e de gerenciamento mais fácil. Assim, se durante a elaboração de um produto, o gerente do projeto teve dificuldades de controlar a realização das atividades, porque estas possuíam demasiadas entregas (deliverables), dificultando seu entendimento do processo de gerenciamento das mesmas, ele deve aumentar o detalhamento da estrutura analítica de projeto (EAP) a fim de minimizar o problema. O resultado (saída) deste processo será a EAP montada, detalhada ao ponto em que o gerente e a equipe de projetos considerarem adequado. As EAPs podem ser construídas usando modelos de projetos semelhantes já concluídos. Embora cada projeto seja único, muitas empresas executam o mesmo tipo de projeto repetidamente. As entregas são similares de projeto para projeto, e eles geralmente seguem um caminho similar. Os modelos de EAP podem ser usados como uma ferramenta para simplificar o trabalho da equipe do projeto, poupando seu precioso tempo. A regra 100% é uma característica importante da EAP e determina que a Estrutura Analítica do Projeto deva incluir 100% do trabalho definido pelo escopo do projeto,
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inclusive todas as suas entregas, sejam elas internas ou externas. A finalidade da EAP é organizar e definir o escopo do projeto – o trabalho que não se encaixa na EAP está fora do projeto. A EAP identifica o relacionamento entre os pacotes de trabalho e deve ser atualizada sempre que necessário, para refletir as mudanças no escopo do projeto. A EAP é essencial no projeto e tem as seguintes utilidades: • Serve como linha de base do escopo; • É uma ferramenta de gerenciamento de projetos; • Permite a visão de todo o projeto; • Serve de base para todo o planejamento; • O trabalho não incluso na EAP não faz parte do projeto; • Cria concordância e aceitação formal do projeto; • Serve como dispositivo de controle para manter o projeto na direção certa; • Possibilita estimativas precisas de custo e tempo; • Serve para blindar as mudanças no escopo do projeto. A forma que você vai encontrar para decompor sua EAP irá depender da cultura da sua empresa e do segmento em que ela atua. Na construção civil, já é hábito decompor os pacotes em etapas, subetapas e tarefas portanto, em qualquer lugar do Brasil, as planilhas orçamentárias são praticamente iguais.
Figura 7 – Exemplo de EAP A criação da EAP não é uma atividade para ser feita isoladamente e nem de uma só vez. O planejamento em ondas sucessivas consta da elaboração progressiva do planejamento, conforme as informações sobre as atividades do projeto forem sendo mais detalhadas. De acordo com o PMBOK®, este detalhamento progressivo do plano do projeto é frequentemente denominado “planejamento em ondas sucessivas”, indicando que o planejamento é um processo iterativo e contínuo. No início do projeto, quando as informações estão menos definidas, as atividades podem ser mantidas no nível de marcos. Precisamos entender que a capacidade de planejar, gerenciar e controlar o trabalho aumenta à medida que o trabalho é decomposto em níveis mais baixos de detalhe. A decomposição de uma entrega pode não ser possível de ser realizada em determinado momento do projeto. Nesse caso, a equipe aguarda até que mais informações cheguem ao seu conhecimento para esclarecer os detalhes pertinentes desta entrega, para que ocorra a decomposição num nível menor e mais gerenciável. Após a EAP é importante montar o dicionário da EAP, que é um documento de supor-
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te à EAP. O dicionário EAP fornece informações mais detalhadas dos elementos da EAP, incluindo os pacotes de trabalho, entregas e atividades. O Dicionário da EAP tem como objetivo: • facilitar o entendimento do que deve ser realizado; • auxiliar o controle do escopo e; • garantir que todos tenham um entendimento comum sobre um determinado pacote de trabalho. Ele pode ser feito em formato de tabela ou de um texto descritivo. Quanto mais detalhado, melhor, pois ajudará a equipe de projetos a realmente compreender o projeto. O dicionário EAP poderia incluir os seguintes elementos: • Código identificador do componente; • Descrição do trabalho do componente; • Entidade responsável pela execução do componente; • Lista dos marcos do cronograma; • Recursos necessários; • Estimativas de custos; • Requisitos de qualidade; • Critérios de aceitação; • Referências técnicas; • Informações do contrato.
Até aqui... No decorrer desta unidade, estudamos o Escopo do projeto, que faz parte do grupo de processos de planejamento. Buscando melhor entendimento do processo, no conceito de escopo, analisamos a distinção entre escopo do projeto e escopo do produto. Concluímos que é necessário definir tanto um quanto o outro No estudo da Declaração do escopo, verificamos a importância de descrever em detalhes as entregas do projeto e o trabalho necessário para criar essas entregas. Finalizamos com o item Criando a EAP (WBS), que organiza e define o escopo total do projeto e subdivide o trabalho do projeto em partes menores e mais facilmente gerenciáveis.
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