UNIDAD TEMATICA IV DICCIONARIO DE DATOS
Presentado por: CANDELARIA MARIA CANTILLO ORREGO
GRUPO C160505
DOCENTE ANDRY JOHAN MORENO GARZON Ingeniero de Sistemas y Computación
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO PROGRAMA DE CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES ANALISIS Y DISEÑOS DE SISTEMAS DE INFORMACION SAN ANDRES, ISLA ABRIL 2015
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Contenido INTRODUCCION…………………………………………………………………………III OBJETIVOS ESPECIFICOS…………………………………………………………….III DICCIONARIO DE DATOS………………………………………………………….…..IV Unidad IV Actividad Parte 1………………………………………………………….……IV Seleccione un área de trabajo, puede ser de la empresa o institución donde labora o alguna donde tenga fácil acceso a la información……………….……………………………...IV-VII Diagrama de Flujo de Datos que describa uno de los procedimientos realizados en el área de trabajo de la empresa……………………………….………………………………………IX Diccionario de datos basándose en el Diagrama de Flujo de Datos realizado en el punto anterior…………………..……………………………………………………………….X-XI CONCLUSIONES………………………………………………………………………. XII Bibliografía………………………………………………………………………………XIII
III INTRODUCCION
Comprender el procedimiento de desarrollo de los diccionarios de datos que nos permiten agilizar los procesos dentro de una institución para facilitar la entrega oportuna de la información solicitada dentro del proceso de Gestión Documental en una empresa o institución.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
1. Proyectar la construcción de una base de datos. 2. Transmitir mediante este trabajo el conocimiento obtenido después de realizar la actividad. 3. Generar un documento donde se plasme el conocimiento obtenido. 4. Se intermediario entre los usuarios y las bases de datos.
IV BASES DE DATOS Unidad IV Actividad Parte 1.
Realizar un trabajo del tema de esta unidad (Diccionario de datos), el cual contenga los siguientes ítems:
1. Seleccione un área de trabajo, puede ser de la empresa o institución donde labora o alguna donde tenga fácil acceso a la información
Empresa
Área de Trabajo. Oficina de Gestión Documental.
a. Identifique los procesos que se realizan en el área (flujo de información). 1. Recepción documental 2. Despacho documental 3. Organización y 4. Consulta documental
b. Identifique cual es la finalidad de cada una de las actividades.
1. Recepción documental: recibo y radicación de la documentación dirigida a EEDAS S.A. E.S.P., o al personal que constituye la empresa.
2. Despacho documental: radicación y despacho de la documentación dirigida a personal externo a EEDAS S.A. E.S.P.
V 3. Organización: Control e identificación total de la correspondencia recibida y producida por la empresa teniendo en cuenta la TRD.
4. Consulta documental: solicitud por parte de los funcionarios de la empresa y obtención segura y oportuna por parte de la coordinadora de Gestión Documental de la información contenida en la correspondencia recibida y despachada.
c. Qué pasos se siguen para llevarla a cabo.
1. Recepción documental:
Recibo de la correspondencia dirigida a EEDAS S.A. E.S.P., o al personal que constituye la empresa.
No se realiza la recepción si esta no es dirigida a la empresa.
Colocar el sello de radicado
Ingresar al sistema
Enviar por correo electrónico al funcionario responsable
Si es necesario enviar el original (físico) al funcionario responsable de su trámite.
Si se entregó original (físico), Impresión del formato “Distribución de correspondencia recibida”.
Firma de control en el formato.
2. Despacho documental:
Elaboración del documento con el logo y tipo de letra ARIAL 1.
Radicación del documento, donde se asigna fecha y numero a la comunicación.
Entrega del documento al usuario o mensajero para su distribución.
Devolución de la comunicación firmada por el interesado.
Archivo de la documentación.
3. Organización:
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Se recibe la documentación despachada o recibida en la oficina de Gestión Documental
Se clasifica por asunto
Ordena
Se archiva en el asunto correspondiente teniendo en cuenta la TRD.
4. Consulta documental: solicitud por parte de los funcionarios de la empresa y obtención segura y oportuna por parte de la coordinadora de Gestión Documental de la información contenida en la correspondencia recibida y despachada
a. Solicitud de la consulta b. Solicitud de autorización al jefe de la dependencia si el documento es de otra area. c. Diligenciamiento de la planilla control de correspondencia. d. Si es necesario se hace copia del documento o se envía por correo electrónico e. Devolución de los documentos a la oficina de Gestión Documental. f. Archivo del documento en su expediente.
d. Donde se realizan estos pasos:
Los pasos 1,2 y .3, Dentro de la oficina de Gestión Documental
El paso 4, de forma telefónica o personal.
e.
Cuanto tiempo tardan en efectuarlos.
1. Recepción documental: 5minutos 2. Despacho documental: 10 a 15 minutos 3. Organización: debido a la baja cantidad de documentos recibidos y despachados puede tardar entre 5 y 8 minutos 4. Consulta documental: Este depende de la cantidad de información suministrada para localizar el documento más o menos 10 minutos
f. Con qué frecuencia la realizan. De lunes a viernes de 8am a 12pm y de 2 a 6 pm.
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g. Quienes emplean, donde se realizan estos pasos (información). Los usuarios que consultan son los funcionarios y directivos de la empresa y se realiza en la oficina de Gestión Documental ubicada en el Sector punta Hansa frente al Club Náutico.
h. Identifique la utilidad y beneficio del sistema de información existente, así como los posibles fallos encontrados y sus posibles soluciones.
Utilidad y Beneficio
Debido a la baja producción y recepción documental se realiza mayor y ágil control de la documentación.
Fallos
No hay un programa diseñado para la captura de la documentación recibida y despachada. Cuando se envían los documentos recibidos por correo electrónico a los funcionarios responsables, se tiene la posibilidad de que estos por el afán del día a día, se olviden y no se les realice el trámite necesario para dar una respuesta dentro del tiempo estipulado para el mismo.
Soluciones
Diseñar un programa para la captura de la información. Establecer que toda la comunicación recibida sea entregada al funcionario responsable, el cual debe firmar el formato de “Distribución de correspondencia recibida” y quedarse con ella hasta su trámite final.
i. Especifique qué técnica se utilizó y adjunte soportes. Observación directa dentro de la oficina de Gestión Documental de la empresa
VIII Soportes: Formato de transferencia o Inventario.
Tarjeta control de PrĂŠstamo
IX 2. Elabore el Diagrama de Flujo de Datos que describa uno de los procedimientos realizados en el รกrea de trabajo de la empresa. Consulta de Documentos
X 3. Realice un diccionario de datos basándose en el Diagrama de Flujo de Datos realizado en el punto anterior, en el diccionario de datos se debe identificar:
a. Descripción de flujo de datos (Describir uno).
Solicitud de Préstamo de Documentos Descripción: Se recibe la solicitud del documento telefónica o personalmente Tipo: Alfanumérico y Numérico Longitud: 40 caracteres
b. Descripción de estructuras de datos (Describir uno). La estructura de los datos es: Consulta sistematizada Numero de radicado Asunto del documento Destinatario
c. Descripción de elementos de datos (Describir uno). Numero de radicado. Identificación del documento en el sistema manual o Excel Asunto del documento: a lo que se refiere la comunicación Destinatario: nombre de quien envía o a quien se le envía la comunicación.
d. Descripción de almacenes de datos (Describir uno). Descripción: se reciben las solicitudes telefónicas o en la oficina de Gestión Documental para la consulta de documentos Flujo de datos recibidos: cantidad de consultas realizadas Flujo de datos proporcionados: se registra en el formato de control de préstamo de documentos, el asunto o radicado del mismo. Cantidad de solicitudes: 5 por semana, los últimos cinco días de cada mes aumenta la consulta para enviar informe a la junta directiva y asamblea
e. Descripción de procesos (Describir uno).
XI Proceso: Se atiende la solicitud por teléfono o en la oficina Descripción: se consulta el documento por asunto o radicado en el sistema o de forma manual Entrada: Registro de datos (asunto o radicado) Salida: Radicado del documento y lugar donde esta archivado.
XII CONCLUSIONES
Aprendimos la importancia que tiene un diccionario de datos bien estructurado, pues a travĂŠs de ellos se nos facilita cada uno de los procesos que realizamos a diario en nuestras instituciones.
XIII Bibliografía [PDF] Diccionario de Datos PREMIS-Library of Congress [Consultado el 03 de abril de 2016. Visto desde. http://www.loc.gov/standards/premis/PREMIS_es.pdf EEDAS S.A E.S.P. Empresa de Energía del Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina S.A. E.S.P. Manuel de Proceso y Procedimientos. [Consultado el 31 de marzo de 2016]. Wikipedia. Definición Diccionario de datos. [Consultado el 01 de abril de 2016].Visto desde http://es.wikipedia.org/wiki/Diccionario_de_datos http://elvex.ugr.es/idbis/db/docs/design/X-DFDs.pdf