ASOCIACION DE CONSULTORAS & LABORATORIOS AMBIENTALES DE CHILE, AG
Comunicación & Herramientas Promocionales
Seminario La Ley 20434 & La Innovación 2.0 Cómo nos Beneficia . Cómo Nos Afecta 22/11/2011
Descripción general de Estrategia de Comunicación y Herramientas Aplicadas para cumplir con Objetivos de Difusión, Visibilidad y Viralización Online del Evento organizado por ACLAM
Situación ACLAM debía realizar un Seminario de Actualización Profesional dirigido a la industria acuícola de Chile abarcando aspectos técnicos que inciden en el desarrollo de las actividades del sector. Para ello se convocó a referentes reconocidos del campo académico-empresarial que pudieran brindar sus opiniones y experiencias. Desafío Desarrollar el Evento, Comunicar la Propuesta al Público Objetivo, Interesar a Patrocinadores en el apoyo del Seminario y Potenciar la Imagen de ACLAM Estrategia Se pensó en una Estrategia que permitiera difundir la actividad a la mayor cantidad de prospectos posibles y que pudiera al mismo tiempo favorecer la percepción de la Imagen Pública del Gremio. Para ello se contrató los Servicios Profesionales de un especialista en Gestión Comunicacional & Desarrollo de Imagen que brindara una solución eficiente para el cumplimiento de estas metas. Se diseñó una Estrategia Integral de Relaciones Públicas que contempló 6 ejes esenciales para el desarrollo del Seminario: • • • • • •
Planificación del Evento Comunicación Online Comunicaciones Personalizadas Prensa Publicidad Gráfica Comunicación Institucional
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Planificación del Evento Se buscó locación dentro de la ciudad de Puerto Montt que sea de fácil acceso, estuviera ubicado dentro de la zona céntrica de la ciudad y que permitiera brindar una experiencia positiva para asistentes, autoridades y público invitado. Se seleccionó el Gran Hotel Vicente Costanera de la ciudad de Puerto Montt y el salón de la Isla Tenglo como el más apropiado por la convocatoria esperada y las expectativas del evento. También se verificaron que el establecimiento contará con facilidades de servicios gastronómicos y comunicación como: • • • • • • • • • • •
Acceso Wifi Data Escenario Micrófonos Operadores Pantallas Servicios de Garzones Amplificación Música Ambiente Disponibilidad para Stand Disponibilidad de Reserva Hotelera
Es importante destacar que para la fecha tentativa del 17-18 de noviembre las disponibilidades hoteleras se encontraban agotadas por la organización de importantes eventos en la zona lo que impulsó a buscar las mejores opciones que pudieran garantizar tanto el desarrollo óptimo de la actividad como asimismo la acomodación de los relatores en la ciudad durante la actividad. Aspectos Generales sobre Servicios Contemplados, Acomodaciones y Traslados. Servicios Gastronómicos: Coffee Breaks & Almuerzos incluídos sin costo para los asistentes al Seminario Habitaciones en el Hotel: Se contempló la reservas de habitaciones singles para cada uno de los relatores convocados al evento, teniendo en cuenta además aspectos que permitieran una mejor experiencia en su estadía para Cenas, Aperitivos, entre otros temas. Servicio de Traslados: Se contrató los Servicios Privados de Traslado desde el Aeropuerto al Hotel de cada uno de los relatores. www.aclamchile.org info@aclamchile.org Los Carrera N° 435 Castro, Chile @aclamchile
Servicio de Soporte Técnico: Se decidió contar con el apoyo directo de los equipos y personal del hotel para la proyección de las ponencias como los aspectos técnicos vinculados Servicio de Stand: Se contempló la ubicación de Stand Promocionales para Patrocionadores y Sección de Acreditaciones. Ver Mapa Conceptual. Stand Institucional/Acreditaciones: Contratación de Promotora que pudiera cubrir los dos días del evento tanto para las acreditaciones como toda información esencial sobre el evento y entrega de material institucional de ACLAM. Servicio de Registro: Filmaciones y Fotografía durante el evento que pudiera dar testimonio de lo que sucedía durante el evento para también ser utilizado por medios especializados, prensa y el público asistentes con opciones de descarga online. Vistas del Hotel: Habitaciones, Salón, Restaurante y Salas de Estar (Living Room)
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Comunicación Online El escenario online fue una de las herramientas principales para el desarrollo, comunicación y promoción de la actividad como de ACLAM como institución. Para cumplir con los objetivos de Realce Institucional como de Promoción del Seminario se definió construir dos Web Site. Debido al carácter de una entidad organizacional sin fines lucrativos se decidió definir la extensión .org para el dominio de ACLAM. •
AclamChile.org
El Registro Definitivo de ACLAM en internet es: www.aclamchile.org El sitio fue construido bajo plataforma de CMS (Content Management System) según las nuevas tendencias globales en el uso de plataformas digitales. Cuenta con un aspecto institucional que relata aspectos de introducción a ACLAM en sus dimensiones principales de que trata la entidad y su quehacer. Por otra lado la plataforma cuenta con un área dinámica que permite actualización permanente según las necesidades de ACLAM. El Web Site por otro lado se encuentra alojado en Data Centers bajo estándar de seguridad internacional exigidos. Información Técnica de Soporte por favor contactar: info@captaglobal.com
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AclamChile.org/Seminario2011
Se construyó un Sitio exclusivo para el Seminario donde los Asistentes, Interesados, Prensa y Público en general conociera de que trata el evento, programa, relatores , novedades del evento. Además que convertirse en una plataforma de Informaciones & Registración como de Pagos. Para las Registraciones Online se Desarrollaron dos Formularios. Un Formulario de descarga y reenvio a marketing@aclamchile.org como la opción de registro en línea. Para las opciones de Pago Online: Se abrió una cuenta en DineroMail para que los asistentes pudieran optar de abonar la actividad con tarjeta de crédito además de transferencia bancaria y cheque. Se definieron cuentas específicas en Twitter, Facebook y Vimeo para la viralización del evento a través de las redes sociales. En el Caso de Vimeo se desarrollo un Video Promocional del Evento incluyendo el apoyo vital de SERCOTEC para el desarrollo de esta propuesta.
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Email Marketing Campaign
Se incluyó Redacción, Diseño y Envío de Emails anunciando el evento bajo Email Sending Software que permitió verificar en tiempo real los resultados de campaña. Emails rebotados, reenvíos, aperturas de correos identificado por usuarios específicos, etc. Estos datos estadísticos permitieron tener un panorama sobre la permeabilidad de nuestra audiencia en relación a la propuesta del Seminario.
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Comunicaciones Personalizadas
Enfocado en Relatores y Audiencia Interesada. Se redactaron emails claves personalizados para los relatores como también se definió un área de consultas online vía twitter @aclamchile y las consultas dirigidas a marketing@aclamchile.org . Se creó una pieza de Comunicación Digital en formato PDF dirigida como un Manual para Sponsor. Se decidió identificar al Asesor como el enlace estratégico para consultas derivadas de Sponsor, Prensa, Invitados al Evento como una estrategia personalizada, humana y directa para obtener toda la información relacionada con el Seminario. Todos los emails, consultas online y llamados telefónicos fueron seguidos en forma exclusiva, atendiendo las necesidades particulares de cada caso.
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Prensa
Se llevaron adelante acciones de Prensa con medios locales gráficos y digitales para los que se contrató el soporte de enlace para la llegada directa a los medios de comunicación. Se brindo soporte de Branding del Seminario como los lineamientos de Mensaje Clave para efectivizar la acción periodística. Se facilitó al asesor de prensa toda la información, mensajes claves como también los lineamientos de comunicación.
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Publicidad Gráfica
Se contemplaron aspectos de Publicidad dentro del Evento como también de Publicidad Institucional en el Diario Llanquihue por lo que se construyen, diseñaron y redactaron los mensajes publicitarios más acordes para cada canal de comunicación en coordinación con el equipo del medio para dos Avisos Publicitarios.
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Merchandising
Se diseñaron y produjeron diferentes materiales de merchandising como soporte del evento en lo que se incluye: Revista del Evento, Lapiceras, Croqueras, Carpetas, Bolsos, Credenciales y Pendones. En el Caso de la Revista se realizaron entrevista especiales, se incluyo la redacción, diseño y desarrollo tanto gráfico de este medio como también la disponibilidad online de este pieza de comunicación con efectos de animación.
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Comunicación Institucional
Con el propósito de aprovechar este evento como plataforma de posicionamiento de ACLAM se desarrollo una nueva Identidad Corporativa con la construcción de un nuevo Isotipo que contemplara el aspecto icónico del isologo original. Por otro lada se desarrollo una Comunicación Visual de ACLAM que permitiera su reproducción en diferentes formatos y/o canales gráficos, digitales y que respondiera a las tendencias minimalista de la actualidad. Este desarrollo pretende inscribirse en un Programa de Identidad Institucional que será aplicado por ACLAM
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Consideraciones Especiales Cabe destacar que el evento debió ser suspendido por las cenizas volcánicas que impidieron la llegada la mayoría de los relatores por lo que se iniciaron dos medidas de reacción principales: Contactar a cada uno de los asistentes a través de un email que explicara la situación como a través de medios especializados. Cabe Destacar que se envió una Campaña de Email en forma exclusiva frente a este inesperado acontecimiento.
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