Sistema Unico de Información de Servicios Públicos SUI. República de Colombia Proyecto. Manual Cargue de Información al SUI para Alcaldes.
Manual de usuario - Reporte de información de Alcaldes Versión 1.1
Sistema Unico de Información de Servicios Públicos SUI República de Colombia Proyecto. Manual Cargue de Información al SUI para Alcaldes.
Historia de la Revisión Fecha
Versión
Descripción
Autor
17/ene/2006
1.0
Versión inicial
Oficina de Informática
17/ene/2006
1.1
Corrección de observaciones
Oficina de Informática
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Tabla de Contenido 1. Introducción
4
2. Conceptos Generales del SUI.
5
3. Cargue de Información al SUI 3.1 Información a Reportar 3.2 Ingreso al SUI. 3.3 Cargue de Información por Formularios 3.3.1 Instrucciones Generales 3.3.2 Cómo se obtienen los formularios a diligenciar 3.3.3 Estructura de los formularios 3.3.3.1 Encabezado del formulario 3.3.3.2 Cuerpo del formulario 3.3.3.3 Botones de control funcional 3.3.4 Diligenciamiento de formularios. 3.3.4.1 Como ingresar fechas 3.3.4.2 Valores numéricos 3.3.4.3 Textos 3.3.5 Validación de Información 3.3.6 Enviar a Diligenciados. 3.3.7 Radicado de Información. 3.4 Cargue de Información de Proyectos de Inversión 3.4.1 Flujograma Cargue de Información por medio de Cargue Masivo. 3.4.2 Procedimiento Cargue de Información. 3.4.2.1 Archivo Plano 3.4.2.2 Instalar Validadores del SUI 3.4.2.3 Validación archivo plano 3.4.2.4 Cargue de información
6 6 7 9
ANEXO
Detalle de formularios a diligenciar
9 9 13 13 14 14 14 14 14 14 14 16 17 18 18 18 18 22 30 36
50
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1.Introducción El presente manual tiene como objetivo principal servir como herramienta guía de trabajo para facilitar y agilizar el proceso de reporte de información en el SUI por parte de los alcaldes, en atención a la Circular SSPD No. 009 del 22 de diciembre de 2005.
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2. Conceptos Generales del SUI. ¿Qué es el SUI? El SUI es un sistema que busca unificar y consolidar información proveniente de los prestadores de servicios públicos, buscando de esta manera eliminar diferencias de información y duplicidad de esfuerzos. Así mismo, garantizar la consecución de datos completos, confiables y oportunos permitiendo el cumplimiento de las funciones misionales de las entidades gubernamentales que participan en la prestación de los servicios públicos. ¿Cual es su Misión? El SUI busca estandarizar requerimientos de información solicitados a los prestadores de servicios públicos y aportar datos que permitan a las entidades gubernamentales evaluar la prestación de los servicios públicos. De esta manera, el SUI centraliza las necesidades de información de las Comisiones de Regulación, los Ministerios y demás organismos gubernamentales que intervienen en la prestación de servicios públicos. ¿Quien es el encargado? La Superintendencia de Servicios Públicos tiene la responsabilidad de establecer, administrar, mantener y operar el Sistema Único de Información de Servicios Públicos, SUI, de conformidad con lo establecido en la Ley 689 de 2001. ¿Quienes consultan información? La información reportada al SUI es consultada de manera detallada por las entidades gubernamentales tales como: • • • • • • • • • • •
Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico – CRA Departamento Nacional de Planeación – DNP Contraloría General de la República Contaduría General de la Nación Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN Departamento Administrativo Nacional de Estadística – DANE Ministerio de Protección Social Instituto de Hidrologìa, Meteorología y Estudios Ambientales de Colombia – IDEAM Asociación Colombiana de Corporaciones Autónomas Regionales – ASOCARS Procuraduría General de la República
Así mismo, cualquier persona que tenga acceso a la red Internet puede consultar la información agregada de los prestadores de servicios públicos que es recolectada por medio del SUI.
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3.
Cargue de Información al SUI
3.1 Información a Reportar
La información que deben reportar los Alcaldes se encuentra identificada por cada servicio, (acueducto, aseo, alcantarillado) y esta a su vez por los tópicos: administrativo, comercial, técnico operativo y financiero. Existe un link independiente que aplica para los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo mediante el cual será reportada la información de proyectos de inversión. En el siguiente cuadro se presenta la información que será reportada: FORMATO
METODO DE CARGUE
PERIODICIDAD
FECHA LIMITE DE REPORTE
SERVICIO DE ACUEDUCTO Tópico Administrativo Datos Generales del Municipio Empresas prestadoras de servicios en el Municipio Datos Generales Servicio de Acueducto Datos Generales Ley de Servicios Públicos Tópico Comercial Información Comercial ESP Municipio Tópico Técnico operativo Plantas de Potabilización del Municipio Fuentes Abastecimiento del Municipio SERVICIO DE ALCANTARILLADO Tópico Comercial Información Comercial ESP Municipio Tópico Técnico operativo Cuerpos receptores del Municipio Datos Alcantarillado Municipio SERVICIO DE ASEO Tópico Comercial Información Comercial Aseo - Municipio Tópico Técnico operativo Recolección de Residuos Solidos en el Municipio Datos Generales Servicio Aseo en el Municipio PARA TODOS LOS SERVICIOS Proyectos de Inversión
FORMULARIO FORMULARIO FORMULARIO FORMULARIO
ANUAL ANUAL ANUAL ANUAL
31/01/2006 28/02/2006 31/01/2006 31/01/2006
FORMULARIO
ANUAL
31/01/2006
FORMULARIO FORMULARIO
ANUAL ANUAL
31/01/2006 31/01/2006
FORMULARIO
ANUAL
31/01/2006
FORMULARIO FORMULARIO
ANUAL ANUAL
31/01/2006 31/01/2006
FORMULARIO
ANUAL
31/01/2006
FORMULARIO FORMULARIO
ANUAL ANUAL
31/01/2006 31/01/2006
CARGUE MASIVO
ANUAL
31/01/2006
Cuadro 1. Información a Reportar
La información contenida en cada formulario se detalla en el Anexo. Detalle de formularios a diligenciar
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3.2 Ingreso al SUI.
Los Alcaldes ingresarán al sitio web www.sui.gov.co en donde encontrarán la siguiente pantalla:
INGRESAR DATOS
En esta pantalla ingresará en los campos de usuario y contraseña que fueron asignados previamente por el administrador del SUI y marcará el botón señalado como ACEPTAR. Posteriormente se presentará la siguiente pantalla. NOTA: En caso de no tener el usuario y contraseña, el Alcalde deberá comunicarse con el Centro de Soporte con el que Pag 7 de 58
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cuenta el SUI a los telefonos 6913005 Ext 2064, donde recibirá las instrucciones necesarias.
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3.3 Cargue de Información por Formularios 3.3.1 Instrucciones Generales
Para que en el proceso de diligenciamiento de los formularios a enviar al SUI no se presente ningún inconveniente, por favor tenga en cuenta las siguientes recomendaciones. Revise su información antes de enviarla. El Artículo segundo de la resolución No. 000321 de 10 de febrero de 2003 de la Superintendencia de Servicios Públicos (la cual puede ser obtenida en el sitio www.sui.gov.co) estableció que la información reportada al SUI se considerará oficial para todos los efectos previstos en la Ley. En consideración a lo anteriormente expuesto, es de vital importancia que antes de reportar información al SUI se verifique que esta información es veraz y corresponde a la situación real. Cuales son las condiciones técnicas que debe cumplir su equipo de cómputo para acceder a los formularios a diligenciar en el SUI? Las condiciones técnicas mínimas con que debe contar su equipo para acceder al SUI son las siguientes: • Equipo de cómputo que tenga habilitado el acceso a la red pública Internet. • Navegador Explorer 5.0 o superior. Donde acudir en caso de que tenga alguna dificultad en el proceso de envío? Señor usuario, si tiene alguna dificultad en el proceso de diligenciamiento y envío de información, por favor llame al número telefónico 6913005 extensiones 2064 y 2065 en Bogotá o escriba al buzón de correo electrónico sui@superservicios.gov.co en donde el equipo de soporte técnico del SUI lo atenderá. 3.3.2 Cómo se obtienen los formularios a diligenciar
Para obtener los formularios a diligenciar para enviar información al SUI se deben cumplir los siguientes requisitos, los cuales deben ser cumplidos en estricto orden secuencial. De acuerdo a la información solicitada (Cuadro 1. Información a reportar), se selecciona el servicio para obtener los tópicos administrativo, comercial y técnico, tal como es mostrado en el siguiente ejemplo:
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Seguidamente se selecciona el tópico de reporte para obtener el link de Fábrica de formularios.
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Al dar click en el link Fábrica de formularios se obtiene el siguiente cuadro en el cual se muestra dos listas de valores que indican el año y la periodicidad del formulario que se va diligenciar. Teniendo en cuenta la periodicidad indicada en el Cuadro 1. (Información a reportar), debe seleccionarse el año y la periodicidad anual.
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Anual
Una vez seleccionado el año y escogida la periodicidad anual se marca el botón Obtener formularios, en donde se presentan los formularios que deberán ser diligenciados. Inicialmente todos los formularios se encuentran en estado “Pendiente”. El cargue de la información termina cuando se pasa al estado “Radicado”.
El estado “Con Prerequisitos” indica que es necesario diligenciar el formulario que se encuentra en rojo. Una vez este se encuentre en estado enviado los otros formularios quedan disponibles para ser diligenciados. Se sugiere descargar de la columna Plantilla e instructivo el formulario deseado con el fin de conocer los campos que serán diligenciados y las instrucciones que han sido dispuestas para agilizar el diligenciamiento del formulario.
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3.3.3 Estructura de los formularios
Todos los formatos que conforman el modulo de reporte poseen la siguiente estructura.
ENCABEZADO
CUERPO DEL FORMULARIO
BOTONES DE CONTROL FUNCIONAL
3.3.3.1 Encabezado del formulario
Parte del formulario ubicado en la parte superior del formulario, diligenciado automáticamente por el sistema y que contiene los siguientes datos: • • •
Nombre del formato de consulta: Corresponde al nombre del formato. Razón social de la ESP: Corresponde al nombre de la empresa, persona o entidad que hace la solicitud de actualización o cancelación del registro. Fecha de Radicación: Corresponde a la fecha en la cual se efectuó la solicitud de actualización o cancelación del registro. Pag 13 de 58
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•
Estado: Corresponde a la solicitud efectuada al diligenciar los datos de envío.
3.3.3.2 Cuerpo del formulario
Sección del formulario ubicada entre el encabezado y los botones de control. En ésta zona del formulario es en donde se encuentran los campos a diligenciar por parte del usuario. 3.3.3.3 Botones de control funcional
Los botones de control funcional permiten enviar el formulario a diligenciados, guardar la información diligenciada y certificar la información. 3.3.4 Diligenciamiento de formularios.
Se debe contestar cada una de las preguntas que compone el formulario seleccionado, las cuales tienen un número id que aparece en la parte superior de cada cuadro. En algunas preguntas la respuesta se encuentra en una lista de selección, lo cual hace más fácil el proceso de registro de la información. 3.3.4.1 Como ingresar fechas
Los campos tipo fecha se identifican en el sistema por un icono especial que indica que en este campo en cuestión se debe ingresar una fecha válida. En estos casos se dispone un calendario en el cual podrá seleccionarse el año y el mes mediante el cursor que lo indica. El día se marca sobre el calendario. 3.3.4.2 Valores numéricos
Los valores numéricos no deben contener símbolos como por ejemplo $,%,etc. Cuando sea necesario reportar decimales, el símbolo utilizado será el punto y solo se utilizará para la cifra decimal. Por ejemplo el valor (15.545.45) deberá ser reportado como 15545.45. 3.3.4.3 Textos
Cuando se digite un texto, este no debe incluir el símbolo coma (,). Si el texto incluye valores numéricos, estos deben seguir las instrucciones dadas en el numeral 3.3.3.2. 3.3.5 Validación de Información
Una vez el formulario se encuentre diligenciado en su totalidad la información debe ser validada utilizando el botón “Validar Formulario” ubicada en la parte inferior derecha del Formulario. Con esta instrucción se verifica que en todos los campos del formulario se halla registrado información. Existen otras reglas de validación que puede incluir valores mínimos y máximos, tipo de los datos, entre otras. Pag 14 de 58
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En caso de presentarse errores, estos son mostrados en un cuadro de dialogo que indica el motivo del error para cada uno de los id que presentan inconsistencias.
Adicionalmente, los campos que presentan errores son demarcados con color rojo.
Cuando todos los campos del formulario tengan la información solicitada, la validación del formulario estará completada y aparecerá el siguiente mensaje.
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NOTA: Al trabajar en un formulario es necesario borrar las Cookies, las cuales generan mal funcionamiento de la aplicación. El proceso de borrado debe siguiendo las siguientes instrucciones: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Ingresar a Edición Seleccionar Preferencias Seleccionar el link de Privacidad y Seguridad Seleccionar Cookies Seleccionar Administrador de Cookies Seleccionar Suprimir todos los Cookies Cerrar.
3.3.6 Enviar a Diligenciados.
Una vez la información ha sido validada con éxito, se oprime el botón de Enviar a diligenciados, que se encuentra en la parte inferior izquierda, con el cual la información quedará cargada al SUI. El estado de la información cambia de “Pendiente” a “Enviado”.
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3.3.7 Radicado de Información.
El proceso de cargue de información culmina cuando el formato se encuentra radicado. Para radicar la información se le da click al formulario en el estado enviado, el cual muestra un resumen de la información que ha sido cargada. Una vez verificada la información, esta es radicada utilizando el botón de Certificar. Si se desea modificar la información, se selecciona el botón Borrar y se debe iniciar todo el proceso de diligenciamiento del formulario.
Al certificar el formulario, el estado del formulario queda como “Radicado” y muestra el Código de radicación que le fue asignado.
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3.4 Cargue de Información de Proyectos de Inversión
Para la información de Proyectos de Inversión se han dispuesto los formatos que se encuentran disponibles en el módulo 3 del Aplicativo de Proyectos de inversión, (Ver 3.4.2.4 Cargue de Información) que serán cargados utilizando el método de cargue masivo cuyo procedimiento se describe a continuación. 3.4.1 Flujograma Cargue de Información por medio de Cargue Masivo.
A continuación se presenta el diagrama de flujo del procedimiento para reportar la información sobre Proyectos de Inversión al SUI
ELABORAR ARCHIVO PLANO
CERTIFICAR
VALIDAR ARCHIVO Validación sintáctica y lógica
Recepción de Archivos en SUI Los archivos son recibidos en el SUI, descomprimidos, unidos y revisados para luego ser cargados a la Base de Datos del SUI
COMPRIMIR ARCHIVO
ENVIAR ARCHIVO AL SUI
3.4.2 Procedimiento Cargue de Información.
El módulo de recolección de información, por medio de cargue másivo del SUI consiste en la elaboración de un archivo plano, la validación, cargue y certificación. 3.4.2.1 Archivo Plano
Para elaborar el archivo plano es necesario tener en cuenta: •
Configuración Regional del equipo1
Es importante asegurar que el equipo tenga la configuración regional en la cual se indique que el separador de listas sea la coma (,) que el separador de decimales sea el punto (.) y que el separador de miles sea la coma (,) antes de crear el archivo plano CSV. 1
Los nombres de algunos botones y menús de acceso varian de acuerdo a la versión de Windows que se esté utilizando. Pag 18 de 58
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Para acceder a esta pantalla de Configuración Regional se accede por: Inicio
Configuracion
Panel de Control
Se selecciona el ícono de Configuración Regional y la casilla Numeros. En símbolo decimal debe escogerse el punto (.) Separador de listas debe escogerse la coma (,)
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Conversión de un archivo de Excel a archivo plano csv2 Para convertir un archivo de Excel a un archivo CSV se accede desde la página de Excel al menú <Archivo> y una vez desplegado el menú se ingresa a <Guardar como> donde se muestra una lista de opciones. Debe escogerse CSV (Delimitado por Comas) (*csv) •
2
Valores separados por Comas. Pag 20 de 58
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•
Como visualizar el archivo CSV
Una forma fácil de observar el archivo en formato CSV, es abrirlo por el Bloc de Notas, el cual muestra la información, con los valores separados con comas (,). Ingresando por el botón de <Inicio> y luego <Programas> se accede al Bloc de Notas como se muestra a continuación.
Una vez se ha ingresado en el Bloc de notas se abre el archivo deseado.
La información se muestra de la siguiente manera:
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3.4.2.2 Instalar Validadores del SUI
La Superintendencia de Servicios Públicos, con el objetivo de facilitar la validación de la información solicitada por el SUI en archivos planos a los prestadores de servicios públicos, ha desarrollado un programa para efectuar esta labor, el cual esta disponible para ser descargado a través de la página del SUI www.sui.gov.co. La funcionalidad del programa validador depende del archivo que se valide. El programa verifica la sintaxis del archivo plano, realiza las validaciones que deben cumplir cada uno de los registros, lo fragmenta y lo comprime. El objetivo de comprimir el archivo es facilitar y reducir errores que se presenten en la comunicación durante el envió de información a través de Internet. A continuación se detallan los pasos para la instalación del validador. • Bajar Validador El validador queda disponible una vez se ingrese a la página del SUI con el nombre del “Usuario” y la “Contraseña” respectivos.
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SE DEBE INGRESAR CON EL USUARIO Y CONTRASEÑA ASIGNADOS POR EL SUI
Una vez se ha ingresado al SUI con Usuario y Contraseña se muestra al lado derecho de la pantalla el validador para ser descargado como se muestra en la figura a continuación.
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El validador completo solo se instala una vez y luego se actualiza la versión del validador ligero dependiendo del servicio correspondiente (Validador Alcaldías). Para descargar los validadores usted debe:
Hacer de Click en el icono . Al efectuar esta acción el sistema solicita guardar o ejecutar los instaladores, se recomienda que para bajar el instalador del validador completo es mejor guardar los instaladores en cualquier ubicación del equipo de computo en el cual se este efectuando esta acción
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Se selecciona la opción guardar y se escoge la carpeta en la cual desee quede guardado el validador.
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• Como Instalar Validador Completo En el validador completo es descargado el programa validador con los componentes para los diferentes servicios. Una vez se halla guardado el validador, se muestra una pantalla en la cual se debe escoger la opción abrir para que incie el proceso de instalación.
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La instalación se realiza como se muestra a continuación.
Al descargar el validador completo, el instalador procederá a instalar los componentes Java denominados “Java Runtime Enviroment” tal como se muestra en la siguiente pantalla.
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Una vez aceptadas las condiciones de licencia se despliega la siguiente pantalla
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Seleccione la opción “Típica” y presione siguiente, una vez hecho esto se completará la instalación de los componentes Java y se finalizará el proceso de instalación. Si usted ya tiene instalados los componentes Java en su equipo se mostrará la siguiente pantalla:
Escoja “Cancelar” o de lo contrario se desinstalarán los componentes Java y no podrá utilizar el validador.
Una vez ha terminado la instalación se presenta la siguiente pantalla, donde se da click al botón finalizar y termina la instalación.
• Como instalar el Validador Ligero El validador ligero se descarga periodicamente con lo cual se realiza la actualización de la versión anterior. Se debe escoger el Validador Alcaldías. El proceso de descarga e instalación es igual al validador completo que se describió anteriormente.
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3.4.2.3 Validación archivo plano
Para visualizar el validador en el computador se debe ir a la opción inicio posteriormente dar click en todos los programas y buscar la carpeta que se llama “Sui Validador”, allí se encuentra el validador para visualizarlo dar click en “Validador”.
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Al seleccionar el icono Validador o Validador Dos, se abre la ventana del programa Sui Validador
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Una vez elaborado el archivo plano tipo CSV, cumpliendo con las variables establecidas en la Resolución o Circular se procede a validar dicho archivo siguiendo los siguientes pasos: 1. Identificar el servicio, norma y formato a validar Se debe escoger el servicio “General”, la norma “Circular Procuraduría Alcaldías” y el formato puede ser “Proyectos de inversion-Ejecutados” o “Proyectos de inversion-Proyectados”.
2. Seleccionar Archivo Se selecciona el archivo a validar oprimiendo el botón <Selección> que se encuentra en la parte inferior izquierda. Aparece entonces la siguiente pantalla:
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3. Validar Archivo Una vez seleccionado el archivo a validar se da click al boton validar. Los posibles mensajes que puede presentar el validador son: Error en operación del sistema Error que no permite el normal funcionamiento del validador en este caso. Por favor comuníquese con el centro de soporte del SUI. El archivo contiene errores de validación Error del archivo. Corresponde a un tipo de error identificado por el validador. La validación no contiene errores El archivo no presenta errores y por lo tanto puede ser comprimido.
Los errores pueden ser vistos escogiendo la opción Log del menú Ver.
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El log de errores indica la línea y la columna en la cual se presenta el error como se observa a continuación
Para corregir los errores identificados es necesario ajustar el archivo que inicialmente fue validado teniendo en cuenta los errores mostrados. Cuando la validación es exitosa, el validador muestra el siguiente mensaje:
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4. Comprimir Archivo El botón <Comprimir> de la pantalla inicial no se activa hasta tanto no se tenga el archivo CSV sin errores, con el mensaje La validación no contiene errores . Una vez se tengan corregidos los errores se activa el botón <Comprimir>, permitiendo escoger la carpeta en donde se desea guardar dicho archivo ya comprimido, el cual quedará con extensión .SUI.
Al guardar el archivo comprimido el validador arroja un código de chequeo
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Este código de chequeo se debe anotar ya que cuando se cargue el archivo a la página del SUI por Internet se lo pedirá. El código de chequeo esta relacionado con el servicio, el formato, el periodo de reporte y la última versión del validador, por tanto verificar que siempre se este trabajando con la última versión del validador. Hasta aquí ha terminado el proceso de validación del archivo y queda listo con extensión .sui para ser enviado a través del módulo de cargue en la página del SUI. Vea mayor detalle del funcionamiento del programa SUI VALIDADOR, en su respectivo Manual de Funcionamiento, el cual se puede descargar de la página del SUI. 3.4.2.4 Cargue de información
Para cargar la información de Proyectos de Inversión es necesario ingresar al SUI, seleccionar la opción 'Proyectos de inversión'.
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Al dar click en la opción Proyectos de Inversión automáticamente se genera la pantalla que se muestra a continuación:
1
4 2
3
Sección 1: Contiene un resumen de los pasos que se deben seguir para el proceso de reporte de información del archivo de inversiones de infraestructura, se definen los pasos de validación y de cargue de reporte al SUI. Sección 2: En esta sección encontramos el manual para reporte de información y una ayuda dinámica para facilitar el proceso de reporte, de igual manera en esta sección se encuentra el validador de archivo a reportar que es el mismo validador que se encuentra en la página principal del SUI cuando se ingresa con el usuario y la clave. Sección 3: En esta sección se encuentran los formatos que se deben diligenciar para ser cargados en el sistema. Pag 37 de 58
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Las variables contenidas en los formatos guía son: • Expansión: corresponden a las obras que conllevan a una ampliación de la capacidad de los componentes del servicio y que son necesarias para cubrir la demanda requerida. • Reposición: corresponden a las inversiones que tienen como fin cambiar infraestructura existente por nueva infraestructura. • En desarrollo institucional: Se refiere a las inversiones relacionadas con programas de detección y control de fugas, catastro de redes y usuarios, sectorización de redes, gestión comercial, etc. Sección 4: Esta sección contiene los campos para cargar la información al SUI, la descripción de cada campo es: Tipo de Archivo Indica el tipo de archivo que se carga en el SUI. Periodo Indica el periodo de reporte del archivo que se carga en el SUI. Estados Indica en que estado se encuentra la información correspondiente a Podemos distinguir en este campo los siguientes estados: Pendiente: Indica que no ha reportado la información correspondiente al formato. Cargado BD: Indica que ha enviado información y la ha cargado a la Base de Datos. Certificado: Indica que la información se encuentra certificada.
cada
formato.
Archivos Esta opción permite adjuntar el archivo correspondiente al formato que va a reportar. Certificar consolidado Este es el último paso a realizar en el envío de información al SUI. Esta opción certifica la información por cada formato, pasando esta a ser oficial y luego de ejecutarla no se puede hacer ningún cambio en la misma. Para certificar los datos de un formato solo debe dar click en el botón correspondiente de la columna Certificar consolidado. Para poder certificar la información, esta se debe encontrar en estado Cargado a BD. Una vez se ha certificado automáticamente se cambia el estado de Cargado a BD a Certificado y se genera una fecha y hora de la certificación. Una vez certificada la información esta no se puede modificar. El proceso de cargue de información es el siguiente: PASO 1: Para el formato que desea ser cargado, se debe ubicar en la columna que aparece como datos de envío Pag 38 de 58
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según se muestra en la pantalla:
Esta opción permite ingresar a un formulario en el cual se carga los datos básicos de los Alcaldes. El campo de notas no es obligatorio y se podrá registrar la información adicional que se considere necesaria. Al finalizar el cargue de este formulario se debe dar click en el botón “REGISTRAR”. Para el siguiente paso se debe seleccionar el link “Volver al plan de cargue” que llevará al usuario a la pantalla inicial.
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1 2
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PASO 2: Cuando se registren los datos de envío y se vuelva al plan de carga es necesario ingresar a la opción 2. Se muestra el cuadro donde se debe seleccionar la opción “RELACIONAR ARCHIVO”, el cual permite cargar el archivo que fue diligenciado, validado y comprimido.
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PASO 3: Esta pantalla solicita la clave del Validador. Esta corresponde al Digito de Chequeo mencionado en el Paso 6 de validación de archivo plano (Ver Página 35). Luego de ingresar la clave, se da click en cargar archivo.
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PASO 4: El archivo a cargar debe ser seleccionado mediante el cuadro “EXAMINAR”. Para cargarlo debe escogerse la opción “CARGAR ARCHIVO”. NOTA. Recuerde que los archivos que se cargan al SUI son aquellos que tienen extensión .sui
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PASO 5: Cuando se efectúe la opción cargar archivo el estado de este será Recibido. el paso siguiente es dar click en la opción Consolidado Parcial.
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PASO 6: Al dar click en consolidado parcial el SUI muestra un resumen de la información cargada para que sea certificada, una vez se visualice el consolidado parcial dar click en la opción Volver.
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PASO 7: Una vez se da click en la opción volver es necesario cargar el archivo en la Base de Datos del SUI, para ello es necesario dar click en la opción Cargar a BD. NOTA Si observa en el consolidado parcial algún error, puede borrar el archivo señalándolo en el cuadro y utilizando la opción borrar que aparece al final del cuadro. Posteriormente debe iniciar el proceso desde el paso 2.
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PASO 8: Una vez se cargue la información en la BD es necesario culminar el proceso certifican do la información enviada, para lo cual es indispensable dar click en la opción CERTIFICAR.
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PASO 9: Una vez el archivo es validado el SUI muestra la fecha y hora en la cual fue certificado el archivo cargado, como se muestra en el siguiente grafico.
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ANEXO DETALLE DE FORMULARIOS A DILIGENCIAR 1. Contenido de los formularios La información solicitada por medio del SUI corresponde al reporte general de información sobre el estado de la prestación de los servicio públicos de Acueducto, Alcantarillado y Aseo. 1.1 Formularios del servicio de acueducto 1.1.1 Tópico administrativo y financiero 1.1.1.1 Formulario datos generales ley de servicios públicos
En este formulario se debe registrar la información general correspondiente al cumplimiento de la normatividad de servicios públicos. FORMULARIO – A – 0005 DATOS GENERALES LEY DE SERVICIOS PÚBLICOS (ESTE FORMULARIO DEBE SER DEFINIDO POR EL MAVDT3). A continuación se describe la información a diligenciar. Se ha realizado el proceso de transformación empresarial de la entidad prestadora (art 6, 17 y 181 de la ley 142 de 1994)? Indicar si se han realizado los procesos de transformación empresarial de la entidad prestadora como se establece en los artículos 6, 17 y 181 de la Ley 142 de 1994. Se ha realizado estudio de viabilidad de la entidad de los servicios públicos (res cra no. 151 /2001)? Todas las empresas de servicios públicos domiciliarios existentes o que se creen deben llevar a cabo una evaluación de su viabilidad empresarial a mediano y largo plazo, de acuerdo con la metodología definida por la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico – CRA, establecida en la Resolución No. 151 de 2001 expedida por la CRA. Si de la evaluación se desprende que el valor patrimonial es negativo o si las obligaciones existentes exceden la capacidad operativa de la empresa para servirlas, la Comisión de Regulación de Agua potable y Saneamiento Básico – CRA exigirá que se presente un plan de reestructuración financiero y operativo. Se ha realizado estudio de costos y tarifas segun metodologia cra? las entidades prestadoras de los servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado y aseo, deben elaborar y presentar a consideración de la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico – CRA los estudios tarifarios que permitan asegurar su prestación eficiente a los usuarios. Para el efecto, la CRA expidió la Resolución 287 de 2004, la cual establece la metodología tarifaria para regular el cálculo de los costos de prestación de los servicios de acueducto y alcantarillado. Por otra parte, actualmente la Resolución No. 151 de 2001, expedida por la CRA, contiene la metodología tarifaria para regular el cálculo de los costos de prestación del servicio de aseo. Se ha informado a las cra, sspd, autoridades locales y usuarios de los estudios de costos y tarifas de los servicios? Indicar si se ha informado a la CRA, Autoridades Locales y Usuarios de los Estudios de Costos y Tarifas de los Servicios. 3
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Se ha creado y puesto en funcionamiento la oficina de peticiones, quejas y recursos? La Ley 142 de 1994 (Art. 153) establece que todas las personas prestadoras de servicios públicos domiciliarios constituirán una "oficina de peticiones, quejas y recursos", la cual tiene la obligación de recibir, atender, tramitar y responder las peticiones o reclamos y recursos verbales o escritos que presenten los usuarios, los suscriptores o los suscriptores potenciales en relación con el servicio o los servicios que presta dicha empresa. Estas "oficinas" llevarán una detallada relación de las peticiones y recursos presentados y del trámite y las respuestas que dieron. Las peticiones y recursos serán tramitados de conformidad con las normas vigentes sobre el derecho de petición. Se han separado las contabilidades de los servicios? la Ley 142 de 1994 (Art. 6.4.) establece que cuando los municipios asuman la prestación directa de un servicio público, la contabilidad general del municipio debe separarse de la que se lleve para la prestación del servicio; y si presta más de un servicio, la de cada uno de los servicios debe ser independiente de la de la de los demás servicios. Además, su contabilidad distinguirá entre los ingresos y gastos relacionados con dicha actividad, y las rentas tributarias o no tributarias que obtienen como autoridades políticas, de tal manera que la prestación de los servicios quede sometida a las mismas reglas que serían aplicables a otras entidades prestadoras de servicios públicos. En cuanto a las empresas de servicios públicos, la ley señala que cuando tengan objeto social múltiple deberán llevar contabilidad separada para cada uno de los servicios que presten; y el costo y la modalidad de las operaciones entre cada servicio deben registrarse de manera explícita (Art. 18). Se ha implementado el plan de cuentas definido por la sspd (resolución sspd 1416/97)? La Ley 142 de 1994, en su artículo 79.3, modificado por el artículo 13 de la Ley 689 de 2001, así como el artículo 5 del Decreto 990 de 2002, asignó a la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios – SSPD, entre sus funciones, establecer los sistemas uniformes de información y contabilidad que deben aplicar quienes presten servicios públicos, según la naturaleza del servicio y el monto de sus activos, y con sujeción siempre a los principios de contabilidad generalmente aceptados. Para el efecto, la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios – SSPD ha definido mediante actos administrativos los aspectos relacionados con el Plan de Contabilidad que deben adoptar las entidades prestadoras de los servicios públicos domiciliarios. Se ha implementado la estratificación socioeconomica de los usuarios (art 89 ley 142/94)? Según la Ley 142 de 1994 compete fundamentalmente a los municipios asegurar que se presten a sus habitantes, de manera eficiente, los servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado y aseo (Art. 5). Dicha competencia de los municipios se debe ejercer en los términos de la Ley 142 de 1994 y demás que la adicionen o modifiquen, y de los reglamentos que con sujeción a dicha ley expidan los concejos. En el marco de la mencionada ley, también es responsabilidad de los municipios estratificar los inmuebles residenciales de acuerdo con las metodologías trazadas por el Gobierno Nacional. Se ha conformado el comité de desarrollo y control social? Los usuarios pueden participar en la fiscalización de las empresas de servicios públicos a través de la conformación de Comités de Desarrollo y Control Social, quienes deben elegir el vocal de control social. El vocal de control, una vez elegido, debe solicitar su reconocimiento ante el alcalde del respectivo municipio, reconocimiento que lo acredita como interlocutor de la empresa de servicios públicos. Las funciones de los vocales están previstas en el artículo 63 de la Ley 142 de 1994. El Decreto 1429 de 1995 reglamenta el Capítulo I del Título V de la Ley 142 de 1994, en relación con el Control Social de los Servicios Públicos Domiciliarios. Pag 51 de 58
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Se ha creado el fondo de solidaridad y redistribución de ingresos? Los Fondos de Solidaridad y Redistribución de Ingresos, que de acuerdo con la Ley 142/94 deben constituir los concejos municipales y distritales y las asambleas, serán cuentas especiales dentro de la contabilidad de los municipios, distritos y departamentos, a través de las cuales se contabilizarán exclusivamente los recursos destinados a otorgar subsidios a los servicios públicos domiciliarios. Dentro de cada Fondo creado se llevará la contabilidad separada por cada servicio prestado en el municipio o distrito y al interior de ellos no podrán hacerse transferencias de recursos entre servicios. Si en la pregunta anterior contesto aformativo ingrese el no. del acto administrativo por medio del cual se creo el fondo de solidaridad y redistribución de ingresos: Se debe reportar el número del acto administrativo mediante el cual se creo el Fondo de Solidaridad y Redistribución de Ingresos. Se trasladan recursos al fondo de solidaridad y redistribución de ingresos? Informar si se trasladan los recursos al Fondo de Solidaridad y Redistribución de Ingresos. Si la pregunta anterior es afirmativa ingrese el monto total asignado en: 2003 __________ 2004 __________ 2005 _________: Ingresar en unidades de pesos colombianos los valores correspondientes.
1.1.1.2 Formulario datos generales del municipio En este formulario se debe registrar la información general del municipio. A continuación se describe la información a diligenciar. Departamento: Ingresar el nombre del departamento Municipio: Ingresar el nombre del municipio Número de viviendas del municipio: Indique el número de viviendas del municipio, discriminándolas en viviendas urbanas y rurales. Población del municipio: Indique el número de habitantes del municipio, discriminándola en población urbana y rural. 1.1.1.3 Formulario empresas prestadoras de servicios públicos en el municipio En este formulario se debe registrar los prestadores de servicios públicos con que cuenta el municipio. A continuación se describe la información a diligenciar. Ingrese No. de Empresas prestadoras de servicios públicos en el Municipio: Ingresar el número de prestadores de servicios públicos con que cuenta el municipio. Nombre: Ingresar el nombre de las empresas que prestan servicios públicos en el municipio. NIT: Ingresar el número del Nit con el código de chequeo de cada una de las empresas que prestan servicios públicos en el Municipio. Pag 52 de 58
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Naturaleza jurídica: Seleccionar el tipo de naturaleza jurídica de cada uno de los prestadores de servicios públicos del municipio. Clase y Tipo: Seleccionar la clase y tipo dependiendo el tipo de naturaleza jurídica de cada prestador. Presta Acueducto? Informar por cada empresa si presta el servicio público de Acueducto. Presta Alcantarillado? Informar por cada empresa si presta el servicio público de Alcantarillado. Presta Aseo? Informar por cada empresa si presta el servicio público de Aseo. Se encuentra inscrito en Rups? Informar por cada empresa ingresada si se encuentra o no inscrita en el Registro Único de Prestadores -RUPS- del Sistema Único de Información -SUI-. Se encuentra al día en el reporte de información al SUI? Informar por cada empresa ingresada si se encuentra o no al día en el reporte de información solicitada a través del SUI mediante los diferentes actos administrativos expedidos. 1.1.1.4 Formulario datos generales En este formulario se deben ingresar datos generales de la prestación del servicio de Acueducto. A continuación se describe la información a diligenciar. Dispone de Plan Maestro de Acueducto? Indicar si la persona prestadora del servicio de acueducto cuenta o no con un Plan Maestro de Acueducto con base en el cual se están desarrollando las ampliaciones del sistema. Del mismo modo indique el año de elaboración de este y si se encuentra o no en ejecución. Año de elaboración? Ingresar el año de elaboración del plan maestro de acueducto. En ejecución? Ingresar si se tiene o no en ejecución el plan maestro de acueducto. El agua suministrada es potable? Informar si es potable o no el agua suministrada por el prestador del servicio publico. Número de horas que presta el servicio en el día? Ingresar el número de horas promedio al día en que se presta el servicio de agua potable. Número de días en el mes que presta el servicio? Ingresar el número de días promedio al mes en que se presta el servicio de agua potable. Urbano – Número de sectores hidráulicos? Ingresar el número de sectores hidráulicos en los que se encuentra sectorizada la red de distribución. Número de horas diarias promedio prestadas por sector? Ingresar el número de horas promedio en las que se presta el servicio de agua potable por cada sector hidráulico de la red de distribución. Se dispone de catastros actualizados de suscriptores? Informar si se cuenta con catastro de suscriptores actualizado. A que año? Informar a que año se tiene actualizado el catastro de suscriptores. Se dispone de catastro actualizado de redes? Informar si se cuenta con catastro de redes actualizado. A que año? Informar a que año se tiene actualizado el catastro de redes. 1.1.2. Tópico comercial 1.1.2.1 Formulario información comercial esp municipio En este formulario se debe reportar el número de suscriptores, el consumo promedio y el valor facturado para el servicio de Acueducto. A continuación se describe la información a diligenciar. Pag 53 de 58
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Suscriptores: Ingresar el número de suscriptores atendidos en el servicio de acueducto, para cada clase de uso (Urbano, Rural). Estrato: Se refiere al estrato asociado a la estructura tarifaria aplicada (Estrato 1, Estrato 2, Estrato 3, Estrato 4, Estrato 5, Estrato 6). INDUSTRIAL – COMERCIAL – OFICIAL – ESPECIAL: Corresponde a la estratificación asociada para suscriptores no residenciales. Consumo promedio año (M3/Sus/Año): Ingresar el volumen promedio mensual en metros cúbicos de agua, medido por los medidores domiciliarios en cada uno de los estratos y usos dividido por el número promedio mensual de usuarios en cada estrato y uso en el año 2004. Valor de la factura promedio del año ($/Susc/Mes): Obtenga el monto total facturado con lecturas del micromedidor en 2004, en cada estrato o uso y divídalo por el número promedio mensual de suscriptores correspondientes al estrato o uso. 1.1.3 Tópico técnico operativo 1.1.3.1 Formulario plantas de potabilización
En este formulario se deben registrar las plantas de tratamiento con que cuenta el municipio y las características de cada una de ellas. A continuación se describe la información a diligenciar. Número de plantas de tratamiento: Ingresar el número de plantas de tratamiento que tiene el municipio. Nombre: Ingresar el nombre de la planta de tratamiento. En operación: Informar si la planta de tratamiento se encuentra o no en operación. Capacidad instalada: Ingresar la capacidad instalada de la planta en unidades de litros por segundo. Capacidad utilizada: Ingresar la capacidad utilizada de la planta en unidades de litros por segundo. 1.1.3.2. Formulario fuentes abastecimiento del municipio
En este formulario se deben registrar las fuentes de abastecimiento con que cuenta el municipio y las características de cada una de ellas. A continuación se describe la información a diligenciar. Número de fuentes de abastecimiento: Ingresar el número de fuentes de abastecimiento que tiene el municipio. Nombre: Ingresar el nombre de cada una de las fuentes de abastecimiento con que cuenta el municipio Tipo: Seleccione el tipo de fuentes de abastecimiento con que cuenta el municipio. Producción anual de agua: Ingrese la producción anual de agua de cada una de las fuentes de abastecimiento en unidades de litros por segundo.
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1.2 Formularios del servicio de alcantarillado 1.2.1 Tópico comercial 1.2.1.1 Formulario información comercial esp municipio En este formulario se debe reportar el número de suscriptores y el valor facturado para el servicio de Alcantarillado. A continuación se describe la información a diligenciar. Suscriptores: Ingresar el número de suscriptores atendidos en el servicio de acueducto, para cada clase de uso (Urbano, Rural). Estrato: Se refiere al estrato asociado a la estructura tarifaria aplicada (Estrato 1, Estrato 2, Estrato 3, Estrato 4, Estrato 5, Estrato 6). INDUSTRIAL – COMERCIAL – OFICIAL – ESPECIAL: Corresponde a la estratificación asociada para suscriptores no residenciales. Consumo promedio año (M3/Sus/Año): Ingresar el volumen promedio mensual en metros cúbicos de agua, medido por los medidores domiciliarios en cada uno de los estratos y usos dividido por el número promedio mensual de usuarios en cada estrato y uso en el año 2004. Valor de la factura promedio del año ($/Susc/Mes): Obtenga el monto total facturado con lecturas del micromedidor en 2004, en cada estrato o uso y divídalo por el número promedio mensual de suscriptores correspondientes al estrato o uso. 1.2.2. Tópico técnico operativo 1.2.2.1 Formulario cuerpos receptores del municipio
En este formulario se deben registrar los cuerpos receptores con que cuenta el municipio y las características de cada una de ellos. A continuación se describe la información a diligenciar. Número de cuerpos receptores: Ingresar el número de cuerpos receptores que tiene el municipio. Nombre: Ingresar el nombre del cuerpo receptor del cual se esta reportando la información. Tipo: Seleccionar el tipo de cuerpo receptor. 1.2.2.2 Formulario alc-t-0023 datos alcantarillado municipio En este formulario se debe registrar la información general para la prestación del servicio de Alcantarillado en el municipio. A continuación se describe la información a diligenciar. Dispone el municipio de un plan maestro de alcantarillado? Indicar si la persona prestadora del servicio de Pag 55 de 58
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alcantarillado cuenta con un Plan Maestro de Alcantarillado con base en el cual se están desarrollando las ampliaciones del sistema. Año de elaboración del Plan: Indicar el año en que fue elaborado o la fecha de la última actualización del plan maestro. En ejecución?: Indicar si el plan maestro se encuentra o no en ejecución. Número de vertimiento urbanos: Ingresar el número de puntos de vertimiento urbanos con que cuenta el municipio. Número de vertimientos rurales: Ingresar el número de puntos de vertimiento rurales con que cuenta el municipio. Se realiza tratamiento de aguas residuales? Informar si se realiza o no tratamiento de aguas residuales en el municipio. Tipo de tratamiento y disposición de lodos: En caso de realizarse tratamiento de aguas residuales seleccionar el tipo de tratamiento empleado. Capacidad de la PTAR (Planta de Tratamiento de Aguas Residuales)? Indicar la capacidad hidráulica de diseño del sistema de tratamiento de aguas residuales (STAR) y su capacidad instalada en unidades de litros por segundo. Se ha elaborado el Plan de Saneamiento y Manejo de Vertimientos (Resolución MAVDT 1433/04): El PSMV4 es el conjunto de programas, proyectos y actividades, con sus respectivos cronogramas e inversiones necesarias para avanzar en el saneamiento y tratamiento de los vertimientos, incluyendo la recolección, transporte, tratamiento y disposición final de las aguas residuales descargadas al sistema público de alcantarillado, tanto sanitario como pluvial, los cuales deberán estar articulados con los objetivos y las metas de calidad y uso que defina la autoridad ambiental competente para la corriente, tramo o cuerpo de agua. El PSMV debe ser presentado por la persona prestadora del servicio de alcantarillado a la autoridad ambiental competente y será aprobado por esta. El plazo de formulación y presentación vence en diciembre 31 de 2005.
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Plan de Saneamiento y Manejo de Vertimientos Pag 56 de 58
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1.3 Formularios del servicio de aseo 1.3.1. Tópico comercial 1.3.1.1 Formulario información – municipio En este formulario se debe reportar el número de suscriptores y el valor facturado para el servicio de Aseo. A continuación se describe la información a diligenciar. Suscriptores: Ingresar el número de suscriptores atendidos en el servicio de aseo, dependiendo la clase de uso y por clasificación urbano individual, urbano multiusuarios y rurales. Estrato: Se refiere al estrato asociado a la estructura tarifaria aplicada. Pequeños Prestadores - Grandes Generadores - Oficial: Corresponde a la clasificación asociada para suscriptores no residenciales. Valor de la factura promedio del año ($/Susc/Mes): Obtenga el monto total facturado por el servicio de recolección, transporte y disposición final en 2004, en cada estrato y uso, y divídalo por el número promedio mensual de suscriptores correspondientes al estrato o uso. 1.3.2 Tópico técnico operativo 1.3.2.1 Formulario recolección de residuos sólidos en el municipio
En este formulario se debe reportar el número de prestadores de la actividad de recolección de residuos sólidos con que cuéntale municipio. A continuación se describe la información a diligenciar. Número de prestadores: Ingresar el número de prestadores que tiene el municipio. Nombre: Ingresar el nombre de los prestadores de la actividad de recolección con que cuenta el municipio. NIT: Ingresar el Nit de cada uno de los prestadores e la actividad de recolección con que cuenta el municipio. 1.3.2.2 Formulario ase-t-0014 datos generales servicio de aseo en el municipio En este formulario se debe registrar la información general para la prestación del servicio de Aseo en el municipio. A continuación se describe la información a diligenciar. Frecuencia semanal de recolección: Indique el número de veces por semana en que normalmente se viene prestando el servicio de recolección. Frecuencia semanal de barrido: Indique el número de veces por semana en que normalmente se presta el servicio de barrido. Producción estimada de residuos sólidos: Corresponde a la producción en (Ton/mes) de residuos sólidos. Se calcula multiplicando la producción per cápita5 (ppc) (normalmente en kilogramos de basura generados por habitante-día) por el número de habitantes de la ciudad y por 30 días al mes. Nombre de la entidad prestadora servicio de disposición final: El nombre completo y las siglas de la entidad 5
Producción per cápita-día (ppc): Se calcula sumando el volumen en toneladas de residuos sólidos dispuestos en un mes, dividido entre el número de días del mes por el número de usuarios. Pag 57 de 58
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prestadora del servicio de disposición final de residuos en el municipio, o si se está utilizando un sitio de disposición en otro municipio. NIT de la entidad prestadora servicio de disposición final: Ingresar el número del Nit de la empresa que presta la actividad de disposición final. Dígito de chequeo: Ingresar el digito de chequeo del Nit de la de la empresa que presta la actividad de disposición final. Se realiza reciclaje: Indique si se realiza o no reciclaje. Existe algún sistema organizado de aprovechamiento: Indicar si existe o no algún sistema organizado de aprovechamiento y que tipo de aprovechamiento se realiza. Nombre organización sistema de aprovechamiento: Indicar el nombre de la organización que realiza el aprovechamiento de los residuos. Estado del PGIRS6: Indique el estado en el que se encuentra el PGIRS (Formulación, Adoptado, Implementación). Fecha estado del PGIRS: En el caso en que éste ya haya sido adoptado indique la fecha en la cual se realizó el acto administrativo que adoptó el PGIRS. Sistema de disposición final de residuos sólidos: Seleccionar de la lista disponible el tipo de disposición final con que se cuenta. Se realiza pesaje de residuos: Indicar si se realiza o no pesaje de residuos.
Ppc − día = 6
∑Volumen _ toneladas _ dispuestas _ en _ un _ mes Días _ del _ mes ⋅ Numero _ usuarios
Plan para la Gestión Integral de Residuos Sólidos
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