Bericht der Geschäftsprüfungskommission

Die Geschäftsprüfungskommission (GPK) hat ihren Kontrollauftrag 2021 an vier Sitzungen (eine davon zusätzlich als Kurzklausur / Self-Assessment der GPK) wahrgenommen und hat sich mit folgenden Schwerpunkten befasst:

Im Zusammenhang mit der externen Rechnungsrevision geprüfte Unterlagen

– Jahresrechnung 2020 (inkl. Kommentar, Kennzahlen, Jahresrechnung im Vergleich mit Budget und mittelfristigem Finanzplan sowie externer Finanzbericht) – Bericht der Revisionsstelle zur Jahresrechnung 2020 von Caritas Schweiz – Umfassender Bericht der Revisionsstelle zur Prüfung der Jahresrechnung 2020 mit Stellungnahme der Geschäftsleitung (Management Response) zu den Revisionsbemerkungen und zum

Management Letter zur Jahresrechnung 2020 – Assurance-Bericht über die internen Revisionen 2020 mit Revisionsplan 2021

Empfehlungen der GPK im Zusammenhang mit der internen Revision

– Zusammen mit der Verantwortlichen für die interne Revision hat die GPK eine Standortbestimmung vorgenommen. Die GPK hat dabei festgehalten, dass die Zusammenarbeit zwischen interner und externer Revision bei Caritas Schweiz gut funktioniert und die internen Revisionen mit einem angemessenen Umfang an personellen Ressourcen und damit mit einem vernünftigen Verhältnis zwischen Kosten und Nutzen durchgeführt werden. – Um die interne Revision künftig verstärkt mit der GPK als Kontroll- und Aufsichtsorgan zu koordinieren, werden der GPK gemäss ihrer Empfehlung neu die Berichte von durchgeführten, internen Revisionen unterbreitet. Die GPK entscheidet aufgrund der in den Berichten festgehaltenen Ergebnisse / Feststellungen, ob diese durch dieses Gremium vertieft zu analysieren und mit den verantwortlichen Personen zu diskutieren sind. Ebenso wird die GPK neu zeitnah über Änderungen im Revisionsplan des laufenden Geschäftsjahrs orientiert (2021 mussten geplante Revisionen Coronabedingt zeitlich verschoben bzw. sistiert werden). – Im Bereich des Risikomanagements hat die GPK empfohlen, eine sog. Assurance Map zu erstellen, um so die Rollen/Verantwortungen des Managements, der Kontrollsysteme sowie der internen Revision (= 3 Linien) im Bereich des Risikomanagements klar zu definieren. – Der Assurance-Bericht soll künftig strukturell ebenfalls auf dem 3-Linienmodell aufbauen (Empfehlung GPK).

Weitere von der GPK behandelte Geschäfte sowie Berichte/Präsentationen von Mitarbeitenden

– Stellungnahme zur Management-Review 2020 von Caritas Schweiz auf gesamtbetrieblicher

Ebene und für die einzelnen Bereiche – Stellungnahme zum Stellenrapport und Personalcontrolling 2020 – Stellungnahme zu den quartalsweisen Budgetvergleichen 2021 – Stellungnahme zuhanden von Präsidium und Vorstand zur Jahresplanung 2022: Tätigkeitsplan,

Stellenplan, Lohnanpassung sowie Budget (inklusive Kommentar, Kennzahlen sowie Vergleich

Budget mit Rahmenwerten des Finanzplans 2025): Die GPK erachtet das mit dem Budget 2022 verbundene Defizit aufgrund der Begründungen der Geschäftsleitung als vertretbar. Zuhanden von Präsidium und Vorstand empfiehlt sie allerdings, dass mittels entsprechender Massnahmen der Geschäftsleitung ein ausgeglichenes Budget 2023 (keine Fondsabnahme) präsentiert wird, um damit ein allfälliges Sparprogramm in den Folgejahren verhindern zu können.

– Kenntnisnahme von verschiedenen Aspekten im Zusammenhang mit dem Audit, welches von der EFK (Eidg. Finanzkontrolle) im Zeitraum Mai-Oktober 2021 beim Bereich IZA durchgeführt wurde (Leitfrage: Respektiert Caritas als Partner-NGO der DEZA / des Bundes im Bereich

Humanitäre Hilfe die Vorgaben hinsichtlich Governance und Transparenz sowie die Richtlinien zur Finanzierung?) – Kenntnisnahme von den Informationen im Zusammenhang mit dem aktuellen Stand und weiteren Schritten zur Umsetzung der Lohnsystemrevision bei Caritas Schweiz (geplante

Umsetzung: Frühjahr 2022)

– Kenntnisnahme von den Protokollen des Anlagerates, des Präsidiums und des Vorstandes – Kenntnisnahme von den Traktanden sowie den Wahlvorschlägen zuhanden der Delegiertenversammlung Caritas Schweiz 2021 für die Ergänzungswahlen in die einzelnen Gremien von

Caritas Schweiz innerhalb der Wahlperiode 2020-2024 – Kenntnisnahme von den Hinter- und Beweggründen zur erfolgten Trennung vom Direktor per Mitte August 2021. Die GPK ist dazu durch die ehemalige Präsidentin und den aktuellen

Präsidenten von Caritas Schweiz aus erster Hand orientiert worden. – Kenntnisnahme von den detaillierten Informationen des Bereichs IZA zur neu erarbeiteten

Weisung bezüglich Anti-Korruptionspolitik (Teil des Code of Conduct von Caritas Schweiz) – Kenntnisnahme von den regelmässigen Informationen des Direktors respektive des stellvertretenden Direktors in Form eines Reportings zu Geschäften des operativen Bereichs

Diese Geschäfte wurden durch die GPK intensiv und kritisch diskutiert. Zudem hat die GPK dazu verschiedene Empfehlungen sowie ihre jeweiligen Einschätzungen vermittelt.

Darüber hinaus hat die GPK sich im Rahmen einer Kurz-Klausur bezüglich ihrer Aufgaben, ihrer Rolle und Kompetenzen selbst reflektiert und eine Auslegeordnung bezüglich ihrer aktuellen sowie künftigen personellen Zusammensetzung nach Ende der Amtsperiode 2020-2024 vorgenommen. Unter Berücksichtigung des für das gesamte Gremium geforderten Anforderungsprofils sowie mit Blick auf eine ausgewogene personelle Zusammensetzung, hat die GPK in Absprache mit der Direktion eine Selektion an Personen getroffen, die für diese Aufgabe angefragt werden. Als besonders dringend erachtete die GPK die möglichst baldige Ergänzung des Gremiums gemäss den vorerwähnten Kriterien durch neue Personen, damit die Beschlussfähigkeit auch bei Verhinderungen oder Ausfällen von gewählten Mitgliedern jederzeit gewähr-leistet ist.

Die GPK dankt der Geschäftsleitung dafür, dass sie die Herausforderungen während des Jahres 2021 zeitnah, kompetent und proaktiv angegangen ist. Somit konnte Caritas unter teilweise noch immer erschwerten Bedingungen (Stichwort: COVID-19-Pandemie) einen wichtigen Beitrag zur Bekämpfung der Armut im In- und Ausland leisten, betriebliche Herausforderungen (Stichwort: Trennung vom Direktor, Rekrutierung einer Nachfolgeperson) meistern und so den Blick wieder konsequent nach vorne richten.

Zudem dankt die GPK der Geschäftsleitung für die ausgezeichnete Zusammenarbeit und die stets zeitnahe und transparente Form der Information.

Luzern, 3. Dezember 2021

Alois Bissig Präsident der GPK