Diretrizes, Políticas e Procedimentos

Diretrizes, PolĂ­ticas e Procedimentos da Caritas Internationalis

Expediente Cáritas Brasileira

Endereço: SGAN – Av. L2 Norte, Quadra 601, Módulo F CEP 70830-010 / Brasília (DF) Site: www.caritas.org.br E-mail: caritas@caritas.org.br Telefone: +55-61-3521-0350 Fax: +55-61-3521-0377 SECRETARIADO NACIONAL Diretoria Presidente: Dom Flávio Giovenale Vice-Presidente: Anadete Gonçalves Reis Diretor-Secretário: Pe. Evaldo Praça Ferreira Diretor-Tesoureiro: Aguinaldo Lima Coordenação Colegiada Nacional Diretora executiva nacional: Maria Cristina dos Anjos da Conceição Coordenador: Jaime Conrado de Oliveira Coordenador: Luiz Cláudio Mandela Esta Publicação I Diretrizes, Políticas e Procedimentos da Caritas Internationalis Sistematização e organização I Secretariado Nacional Revisão de textos l Vanice Araújo l arteemmovimento.org Projeto gráfico l arteemmovimento.org Tiragem I 3.000 exemplares Brasília, 2015.

Sumário Apresentação

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Carta da Caritas Internationalis

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Esforçando-nos por viver nossos valores: Código de Ética para a Caritas Internationalis

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Código de Conduta para o Pessoal

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Colocando em prática nossos valores: Código de conduta para o pessoal

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Normas de Gestão da Caritas Internationalis

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Pontos importantes que devemos observar nas Normas de Gestão da Caritas Internationalis

23

Código de ética e código de conduta para o pessoal

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Normas de Gestão – Administração e Organização

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Normas de Gestão – Finanças de projetos e prestação de contas

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Normas de Gestão – Participação dos interessados

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Orientações adicionais

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Apresentação Prezadas organizações-membros da Cáritas Brasileira, Com alegria, partilhamos com vocês a publicação: Diretrizes, políticas e procedimentos da Caritas Internationalis, um novo marco orientador para toda a Rede Cáritas!

Nesse Marco, a Caritas Internationalis apresenta orientações envolvendo as dimensões éticas, de conduta e de gestão, para serem observadas e implementadas por todas as organizações-membros.

Os Códigos de Ética e de Conduta têm por base valores e princípios que são caros à Confederação Cáritas e que precisam ser observados e vivenciados pelas pessoas que fazem parte dessa grande Rede. As normas de gestão são um conjunto de normas que orientam para as boas práticas de administração, gestão e prestação de contas.

Os códigos e normas são ferramentas que poderão contribuir tanto para rever a dinâmica organizativa de cada organização como para fundamentar os valores e princípios delas.

Que este material possa nos ajudar a melhor perceber os elementos éticos orientadores da Confederação Cáritas e nos inspirar e orientar para a construção do marco ético, de conduta e de gestão da Cáritas Brasileira.

Boa leitura para todos e todas nós!

Maria Cristina dos Anjos da Conceição Diretora executiva nacional Cáritas Brasileira

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Cidade do Vaticano, 11 de junho de 2014 Normas de Gestão da Caritas Internationalis Estimados Diretores e Secretários Gerais das organizações-membros Cáritas, No dia 17 de maio de 2014, nosso Conselho Representativo aprovou as Normas de Gestão da Caritas Internationalis(NGCI), que entram em vigor ad experimentum para todas as organizações-membros a partir de 1º de janeiro de 2015.

O propósito da presente carta é informá-los dessa decisão e suas implicações para os senhores.

Anexas a esta carta encontrarão informações mais detalhadas, incluindo algumas reflexões teológicas, aspectos regulamentares e aspectos práticos.

O que são as NGCI? As Normas de Gestão da CI são um conjunto de quatro normas, cada uma delas conta com oito itens, que descrevem boas práticas de administração, gestão, prestação de contas e a observação dos códigos éticos que são considerados essenciais para as organizações-membros da Cáritas.

São uma ferramenta pra que cada organização-membro revise seu próprio “bem-estar” organizacional e identifique áreas a melhorar, e para ajudar as organizações-membros em seu próprio desenvolvimento institucional. Além disso, servem como ponto de referência para fortalecer a Confederação Cáritas em seu conjunto.

Em vigor a partir de 1º de janeiro de 2015 O Conselho Representativo (com base em seu mandato conforme o Artigo 1.3 do Regimento Interno da Cáritas) decidiu que as NGCI entrarão em vigor ad experimentum para todas as organizações-membros a partir de 1º de janeiro de 2015 por um período de quatro anos. Nesse contexto, “em vigor” significa que: • Todas as organizações-membros serão avaliadas sobre a base destas normas, a partir de 2015.1 • Todas as organizações-membros são convidadas e estimuladas a implementar estas normas como base para seu próprio desenvolvimento institucional.

• Requere-se que as organizações-membros em suas respectivas parcerias se refiram a estas normas ao discutir pontos fortes e fracos organizacionais.

1 E posteriormente uma vez a cada quatro anos.

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Avaliações A decisão do Conselho Representativo sobre as NGCI incluiu determinar um nível mínimo, definido como uma pontuação “suficiente” em cada uma das quatro normas, como requisito para a filiação junto à Confederação Cáritas.

Sob a autoridade da Junta Diretora, a Secretaria Geral determinará se as organizações-membros cumprem esse nível mínimo. Um comitê do Conselho Representativo (o “Comitê de Revisão”) estudará essas avaliações e dialogará com as organizações-membros que não cumpram com o nível mínimo requerido a fim de definir um plano de melhoria que aborde as deficiências mais graves.

Acompanhamento Tais planos de melhoria deverão contar com recursos. Em uma Confederação que é baseada nos princípios de subsidiariedade e solidariedade, as organizações-membros que dispõem de recursos ou perícia específica estão convocadas a auxiliar outras organizações-membros que desejam cumprir com as normas da Confederação, mas carecem dos recursos ou perícia. O plano será elaborado com o apoio do grupo de trabalho para o Desenvolvimento Institucional e Fortalecimento de Capacidades (IDCS, sigla em inglês) da Confederação, sob a coordenação dos Coordenadores Regionais e do departamento de IDCS da Secretaria Geral.

Ad experimentum As normas entrarão em vigor ad experimentum. O que isso significa?

• A implementação das normas será iniciada com uma fase experimental de quatro anos durante a qual todas as organizações-membros e toda a Confederação podem aprender o que significa trabalhar com normas comuns.

• Durante o terceiro ano (2017) será feita uma avaliação, a qual deveria verificar se as normas cumprem com seu objetivo como ferramenta para apoiar as organizações-membros em seu próprio desenvolvimento institucional e para fortalecer a Confederação Cáritas.

• No último ano da fase experimental, levando-se em consideração os resultados da avaliação, o Conselho Representativo tomará decisões sobre a fase seguinte (a partir de 1º de janeiro de 2019).

• Durante a fase experimental não haverá consequências negativas para as organizações-membros que não cumpram com o nível mínimo requerido para a filiação (apesar de que são esperados recordações e convites à realização de progressos).

O que é esperado dos senhores?

1. Solicita-se que discutam as NGCI e sua (futura) implementação com seu órgão de administração (Junta) e com o bispo responsável pela Cáritas na Conferência Episcopal (em caso de que este não seja membro do órgão de administração).

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2. Em seguida à discussão, envie-nos de volta a Carta de Confirmação de Recebimento anexa, devidamente assinada pelo Presidente de seu órgão de administração, no mais tardar até 31 de dezembro de 2014.

3. Pede-se que designem um membro do pessoal2 em sua organização para que seja o(a) coordenador(a) das NGCI, e que nos comunique seu nome e informações de contato no mais tardar até 30 de setembro de 2014. O coordenador será nossa pessoa de contato para todas as questões práticas vinculadas às NGCI e o processo de acompanhamento. Ele ou ela trabalhará estreitamente com os senhores para implementar as NGCI em sua organização e, para este objetivo – em estreita colaboração com os Coordenadores Regionais, organizaremos sessões de formação e proporcionaremos materiais de referência para apoiar o(a) coordenador(a) em seu trabalho.

O que podem esperar de nós? a. Antes do final de julho lhes enviaremos uma planilha de uma apresentação em PowerPoint, a qual pode lhes ajudar a comunicar as NGCI em sua organização, com seu órgão de administração e com as autoridades eclesiásticas. b. Ao mesmo tempo, lhes proporcionaremos um guia básico sobre como guiar e dirigir em sua totalidade o processo de implementação das NGCI em sua organização. c. Daremos aos senhores, e a seu(ua) coordenador(a) das NGCI, as ferramentas que serão utilizadas na implementação das NGCI. Agradecemos-lhes sua amável atenção e esperamos receber sua Carta de Confirmação de Recebimento e as informações de contato do membro do pessoal designado como coordenador(a) das NGCI. Fraternalmente em Cristo,

Michel Roy Secretário Geral c.c. Coordenadores Regionais 2 Em caso de que já haja um membro do pessoal com função similar; p. ex. Coordenadores dos CMS Europeus, solicita-se

que designe ele ou ela para esta função.

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Esforçando-nos por viver nossos valores: 3 Código de Ética para a Caritas Internationalis O trabalho da Cáritas está motivado, orientado e definido pelas Sagradas Escrituras, pela doutrina e tradição da Igreja Católica e pelo encontro pessoal de amor com os necessitados4. "Cáritas é o carinho da Igreja para seu povo" 5 e encarna a opção preferencial pelos pobres, excluídos ou marginalizados. Cáritas se esforça para conseguir o desenvolvimento integral da pessoa e aliviar o sofrimento causado por catástrofes, conflitos e injustiças.

O Artigo 1.3 do Regimento Interno da Caritas Internationalis prescreve que: "As organizações-membros devem cumprir com padrões mínimos de administração, infraestrutura organizacional, viabilidade financeira e prestação de contas, além da observação dos códigos éticos de conduta, conforme decidido pelo Conselho Representativo. São autônomas no que refere a sua situação jurídica, econômica e contratual".

Além dos Estatutos e Regimento Interno que proporcionam o marco jurídico canônico para a Caritas Internationalis, foram desenvolvidas várias normas e pautas para o trabalho da Confederação, incluindo as seguintes, cuja condição não mudou.

• A Cooperação Solidária da Cáritas (2003) • O Marco da Caritas Internationalis para a Proteção da infância (2004) • A Caritas Internationalis e as relações com os Militares (2006) • Diretrizes da Caritas Internationalis para a Justiça ambiental (2006) • Diretrizes da Caritas Internationalis para as emergências (2007) • Normas Mínimas da Caritas Internationalis [aprovação pendente] A Caritas Internationalis também é signatária de: • O Código de Conduta para a Cruz Vermelha Internacional e o Movimento do Crescente Vermelho e as Organizações Não Governamentais.

• A Carta Humanitária e as Normas Mínimas de Resposta Humanitária em Casos de Desastre do projeto Esfera.

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A Caritas Internationalis é uma confederação mundial de 164 organizações-membros nacionais da Igreja Católica que oferecem assistência humanitária, desenvolvimento, serviços sociais e incidência ao redor de 200 países e territórios em todo o mundo.

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“Quando alguém se encontra com o mais necessitado, o coração começa a ficar cada vez maior! Porque ao unir-nos se multiplica a capacidade de amor – nosso encontro com outros torna nosso coração maior.

Façam-o!”, Para Francisco, vídeo-mensagem por conta da Festa de São Caetano, 7 de agosto de 2013 (http://www.zenit.org/en/articles/pope-francis-message-for-the-feast-of-saint-cajetan).

5

O Papa Francisco se dirige ao Conselho Representativo da Caritas Internationalis, 17 de maio de 2013 (http://www.caritas.org/about/PopeFrancisInspiresCaritasLeadership.html).

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Além disso, como uma das redes mais importantes na comunidade humanitária e de desenvolvimento, a Caritas Internationalis busca ativamente melhorar seu trabalho e deveria fazer tudo o que for possível para incorporar boas práticas à medida que são desenvolvidas.

O presente Código de Ética tem por base os valores e princípios contidos nos documentos anteriormente mencionados e os resume em uma declaração normativa, que compreende o marco ético regulamentar ao qual se espera que todos os membros e pessoal se vinculem. A Caritas Internationalis, seus membros e seu pessoal 6aspiram a personificar esses valores e princípio sem todo o seu trabalho, e, ao fazê-lo, ser testemunhas vivas da compaixão de Cristo agindo no mundo.

As Normas Mínimas da Caritas Internationalis prescrevem como este Código de Ética se manifesta na política e comportamento organizacional e inclui um procedimento para avaliar o seu cumprimento por parte dos membros. O "Código de Conduta para o Pessoal" descreve o comportamento que se espera de todo o pessoal da Cáritas.

A Caritas Internationalis tem a certeza de que a maioria de seus membros e pessoas atua com grande consciência e integridade, e exemplifica os valores e princípios deste Código de Ética sem a necessidade de referências explícitas. O documento é uma norma regente para os membros da Caritas Internationalis e seu pessoal em todos os níveis. No entanto, por meio deste Código de Ética, garantimos que haja maior clareza e consistência em toda a Confederação, principalmente em sua identidade e missão eclesiástica. Espera-se que todos os membros da Confederação Cáritas: i) adotem este Código de Ética e Princípios Operacionais tal como está redigido; ou ii) o adotem em suas próprias organizações ou garantam que haja consistência entre ambos. Pretende-se que este Código de Ética também seja adotado pelas Cáritas diocesanas, mas se não for esse o caso e se a implementação do programa for realizada pelas dioceses ou contrapartes em nome de membros da Caritas Internationalis, estas deverão garantir que, por meio de acordos específicos, sejam aplicadas apropriadamente estas normas mínimas.

Este Código deveria ser incluído nas políticas de Recursos Humanos das Cáritas nacionais e diocesanas, e o pessoal dessas organizações deveria receber uma cópia dele, formação sobre o Código e cumpri-lo.

Valores e Princípios: Toda a vida humana é sagrada, desde a concepção até a morte natural. Feitos à imagem e semelhança de Deus, todas as mulheres e todos os homens foram criados com uma dignidade única" por serem superiores a todas as coisas, e os seus direitos e deveres são universais e invioláveis".7 "Pois o homem, por sua própria natureza, um ser social, que não pode viver nem desenvolver as suas qualidades sem entrar em 6

Para fins deste Código, "pessoal" se refere a membros diretores, empregados, voluntários, assessores e todos aqueles que atuem como representantes da Confederação em todos os níveis.

7 Concílio Vaticano II, Constituição Pastoral da Igreja no Mundo Atual: Gaudium et Spes (http://www.vatican.va/archive/hist_councils/ii_vatican_council/documents/vat-ii_const_19651207_gaudium-et-spes_ sp.html), #26

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relação com os outros".8 "Toda a vida social é expressão de seu inconfundível protagonismo: a pessoa humana",9 que, "longe de ser o objeto e elemento passivo da vida social, é, pelo contrário, e deve ser e continuar sendo seu agente, seu fundamento e seu fim".10 "A ordem social, fundada na verdade, construída sobre a justiça e vivificada pelo amor, deve ser cada vez mais desenvolvida e, na liberdade, deve encontrar um equilíbrio cada vez mais humano".11 A dignidade humana e a natureza social da pessoa humana são o cimento e a inspiração de uma visão moral da sociedade, que será alcançada se vivermos de acordo com os seguintes valores e princípios:

Valores 1. Justiça: atendendo ao chamado de fé, nos esforçamos para construir uma ordem moral justa e as "relações corretas" em nossa própria vida, organizações, nas comunidades nas quais trabalhamos e em toda a criação de Deus. Acompanhamos, servimos e defendemos a causa daqueles que foram empobrecidos e empurrados às margens, ajudando-lhes a transformar as sociedades nas quais vivem e as estruturas que lhes mantêm pobres.

"A sociedade assegura a justiça social quando respeita a dignidade e os direitos da pessoa, que constituem o seu próprio fim. Além disso, a sociedade procura a justiça social, que está conexa ao bem comum e ao exercício da autoridade, quando realiza as condições que permitam às associações e ao indivíduo obter aquilo a que têm direito".12 2. O bem comum: o desfrute da dignidade humana e a capacidade para crescer em comunidade estão afetados pela forma como organizamos nossa sociedade: social, cultural, econômica, jurídica e politicamente. Trabalhamos no seio da comunhão universal da Igreja Católica e com outras tradições religiosas, governos, a sociedade civil no geral e todos aqueles em postos de autoridade para proteger a dignidade humana, realizar os direitos e responsabilidade individuais e sociais e promover o bem comum.

"Uma sociedade que, em todos os níveis, quer intencionalmente estar a serviço do ser humano é a que se propõe como meta prioritária o bem comum, enquanto bem de todos os homens e do homem todo. A pessoa não pode encontrar plena realização somente em si mesma, prescindindo do seu ser ‘com’ e ‘pelos’ outros".13 O bem comum está sempre orientado ao progresso das pessoas: "A ordem social e o seu progresso devem, pois, reverter sempre em bem das pessoas, já que a ordem das coisas deve estar subordinada à ordem das pessoas, e não o contrário".14 8

Ibid., parágrafo 12.

Catecismo da Igreja Católica, #106.

10 Pío XII, Rádio-mensagem de 24 de dezembro de 1944, 5: AAS 37 (1945), 12.

11 Gaudium et Spes, #26.

12 Catecismo da Igreja Católica, #1928.

13 Pontifício Conselho para a Justiça e Paz, Compêndio da Doutrina Social da Igreja, #165,Libreria Editrice Vaticana, 2005 14 Gaudium et Spes, #26/3.

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8

3. Desenvolvimento Humano Integral: consideramos que o desenvolvimento se baseia na compreensão cristã e holística da pessoa humana, no contexto e na experiência da família e da comunidade em geral, abrangendo elementos espirituais, psicológicos, emocionais, físicos, materiais e econômicos. Onde quer que trabalhemos, nos esforçamos para desenvolver a pessoa e a comunidade como um todo, e transformar os sistemas sociais injustos.

Garantimos que em nosso trabalho haja vínculos fortes e consistentes entre os componentes de socorro, reabilitação e desenvolvimento.

"Para ser autêntico [o desenvolvimento], deve ser integral, quer dizer, promover todos os homens e o homem todo... O homem só é verdadeiramente homem, à medida que, senhor das suas ações e juiz do valor destas, é autor do seu progresso, em conformidade com a natureza que lhe deu o Criador, cujas possibilidades e exigências ele aceita livremente".15 4. Compaixão: unidos em uma só família humana, o sofrimento dos outros nos comove profundamente e temos o dever moral de reconhecer o imperativo humano e responder a tal sofrimento. Esse dever é essencial tanto para a nossa identidade como organização como para sermos membros da família humana. Portanto, como membros da comunidade internacional, reconhecemos, que é nossa obrigação prestar assistência humanitária e que é dever dos outros garantir que tenhamos acesso sem obstáculos para fazê-lo.

"O programa do cristão — o programa do bom Samaritano, o programa de Jesus — é ‘um coração que vê’. Esse coração vê onde há necessidade de amor, e atua em consequência".16 Como nos disse Jesus: "Digo a verdade: O que vocês fizeram a alguns dos meus menores irmãos, a mim o fizeram".17 5. Opção preferencial por e com os pobres e os oprimidos: de acordo com o Evangelho de Jesus, optamos por acompanhar os pobres, marginalizados ou oprimidos. Estamos comprometidos a combater a pobreza desumanizante que rouba das pessoas sua dignidade e humanidade. Guiamo-nos pelas Escrituras Cristãs para trabalhar pela liberdade dos oprimidos, conseguir compartilhar de forma equitativa os bens da terra e ajudar os marginalizados a serem responsáveis pelo seu próprio desenvolvimento. Defendemos a causa dos pobres, como se fosse a nossa, colocando-nos a seu lado. Os acompanhamos em suas necessidades e confrontamos a injustiça que enfrentam.

"O jejum que eu quero é este: acabar com as prisões injustas, desfazer as correntes do jugo, pôr em liberdade os oprimidos e despedaçar qualquer jugo; repartir a comida com quem passar fome, hospedar em sua casa os pobres sem abrigo, vestir aquele que se encontra nu, e não se fechar à sua própria gente".18 15

Papa Paulo VI, Populorum Progressio, Sobre o Desenvolvimento dos Povos, # 14 y 34 (1967), http://www.vatican.va/holy_father/paul_vi/encyclicals/documents/hf_p-vi_enc_26031967_populorum_sp.html 16 Papa Bento XVI, Deus Caritas Est, #31 (2005) http://www.vatican.va/holy_father/benedict_xvi/encyclicals/documents/hf_ben-xvi_enc_20051225_deus-caritas-est_sp.html 17 Mateus 25:40 18

Isaías 58:6-7

9

"A luta contra a pobreza encontra um forte estímulo na opção ou amor preferencial da Igreja pelos pobres".19 "Vejamos os pobres não como um problema, mas como possíveis sujeitos e protagonistas de um futuro novo e mais humano para todo o mundo".20 6. Respeito: respeitamos as tradições religiosas, cultura, estruturas e costumes à medida que melhorem e defendam a dignidade da pessoa humana.

"Uma sociedade justa pode ser alcançada apenas no respeito da dignidade transcendente da pessoa humana".21 7. Solidariedade: trabalhamos em solidariedade com os pobres e marginalizados para alcançar os frutos da paz, da justiça e do desenvolvimento humano. A solidariedade nos une na visão comum de criar um mundo onde todos os seres humanos recebem o que lhes é de direito como filhos e filhas de Deus.

"A solidariedade confere particular relevo à intrínseca sociabilidade da pessoa humana, à igualdade de todos em dignidade e direitos, ao caminho comum dos homens e dos povos para uma unidade cada vez mais convicta".22

Princípios 1. Colaboração: "A autêntica colaboração envolve um compromisso de longo prazo com os objetivos acordados, com base na divisão de valores, estratégias e informações. É caracterizada pela retroalimentação franca, um planejamento conjunto, acompanhamento, transparência e prestação de contas por ambas as partes, assim como franqueza genuína e sensibilidade às necessidades, sentimentos, perícia, experiência e sabedoria dos outros. Baseia-se no respeito mútuo, na confiança e na boa vontade. A parceria eficaz cria solidariedade entre as organizações-membros, outras organizações que compartilham nossa visão e as comunidades e as pessoas com quem trabalhamos".23 “... a Caritas Internationalis promove a cooperação entre seus membros, sem menosprezo de sua devida autonomia, realizando24 tarefas de motivação, coordenação, representação e fomento de capacidades".

2. Subsidiariedade: garantimos que o poder, as decisões e a responsabilidade sejam devolvidos ao nível mais baixo em que podem ser exercidos apropriadamente. Ao fazê-lo, nos esforçamos para maximizar e aproveitar as capacidades e recursos locais.

19 Cfr. João Paulo II, Discurso à Terceira Conferência Geral do Episcopado Latino-Americano, Puebla, México (28 de janeiro

de 1979), I/8: AAS 71 (1979), 194-5.

20

João Paulo II, Mensagem para a Jornada Mundial da Paz 2000, 14: AAS 92 (2000), 366.

21

Ibid. 132

22

Pontifício Conselho para a Justiça e Paz: “Compêndio da Doutrina Social da Igreja” (http://www.vatican.va/roman_curia/pontifical_councils/justpeace/documents/rc_pc_justpeace_doc_20060526_compendiodott-soc_sp.html, #192).

23

A cooperação solidária em Caritas: um manual da Caritas Internationalis para a reflexão e a ação (Roma 2003, http://www.caritas.org/download/16812) pág. 14

24

Estatutos de Caritas Internationalis, Artigo 1.5

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Os membros nacionais, diocesanos e paroquiais são fundamentais para a nossa identidade como Cáritas, e nos esforçaremos para promovê-los e fortalecê-los para permitir que assumam maior autonomia e responsabilidade.

"Como não se pode retirar os indivíduos e dar à comunidade o que eles podem realizar por seu próprio esforço e indústria, também não é justo, constituindo uma lesão grave e perturbação da ordem direita, remover das comunidades menores e inferiores o que elas podem fazer e proporcionar e dar isso a uma sociedade maior e mais elevada, já que cada ação da sociedade, por sua própria força e natureza, deve prestar ajuda aos membros do corpo social, mas não destruí-los e absorvê-los".25 3. Participação: garantimos que aqueles a quem servimos participem na concepção, na gestão e na implementação dos projetos que realizamos em seu nome e nas decisões que lhes dizem respeito desde a avaliação inicial até a avaliação final. A participação é uma expressão da dignidade humana e implica responsabilidade partilhada para a comunidade humana. A Cáritas está comprometida em realizar processos de desenvolvimento que priorizam a participação ativa como fundação de uma sociedade democrática e inclusiva.

"Coere ainda com a dignidade da pessoa o direito de participar ativamente da vida pública, e de trazer assim a sua contribuição pessoal ao bem comum dos concidadãos".26 4. Empoderamento: ajudamos as pessoas a desenvolver e realizar seu pleno potencial, e a construir relações de respeito mútuo para que possam assim controlar e melhorar sua qualidade de vida. Por meio do desenvolvimento humano integral e do empoderamento, promoveremos comunidades locais ativas e poderosas, cujos membros desempenham um papel importante na sociedade civil.

"Quero que haja barulho... Quero que a Igreja saia às ruas, quero que nos defendamos de tudo o que seja mundano, de que seja imobilidade, do que seja comodidade, do que seja clericalismo, do que seja estar fechados em nós mesmos. As paróquias, os colégios, as instituições são para sair".27 5. Independência: como entidades não governamentais, os membros da Cáritas estabelecem nossas prioridades operacionais e programas, e não permitem que nos tornemos instrumentos de interesses políticos ou econômicos, estrangeiros ou nacionais, especialmente quando eles não concordam com a Doutrina Social da Igreja Católica.

25 Papa Pio XI, Carta Encíclica Quadragesimo Anno, AAS 23 (1931), #79.

26

Pacem In Terris. Encíclica do Papa João XXIII sobre o Estabelecimento da Paz Universal na Verdade, na Justiça, na Caridade y na Liberdade (1963), #26 http://www.vatican.va/holy_father/john_xxiii/encyclicals/documents/hf_j-xxiii_enc_11041963_pacem_sp.html

27

Papa Francisco, Palavras aos jovens argentinos, Rio de Janeiro, 25 de julho de 2013. (http://www.vatican.va/holy_father/francesco/speeches/2013/july/documents/papa-francesco_20130725_gmg-argenti ni-rio_sp.html)

11

"Sinais positivos no mundo contemporâneo são, ainda, a maior consciência de solidariedade dos pobres entre si, as suas intervenções de apoio recíproco e as manifestações públicas no cenário social sem fazer recurso à violência, mas fazendo presentes as próprias necessidades e os próprios direitos perante a ineficácia e a corrupção dos poderes públicos".28 6. Boa administração e prestação de contas: faremos todos os esforços possíveis para prestar contas àqueles a quem servimos, aqueles que apoiam nosso trabalho e à sociedade em geral. Também nos certificamos de administrar bem os recursos que nos foram confiados. "Às vezes sucede que o destinatário das ajudas seja utilizado em função de quem o ajuda e que os pobres sirvam para manter de pé dispendiosas organizações burocráticas que reservam para a sua própria conservação percentagens demasiado elevadas dos recursos que, em vez disso, deveriam ser aplicados no desenvolvimento. Nessa perspectiva, seria desejável que todos os organismos internacionais e as organizações não governamentais se comprometessem a uma plena transparência, informando os doadores e a opinião pública acerca da percentagem de fundos recebidos destinada aos programas de cooperação, acerca do verdadeiro conteúdo de tais programas e, por último, acerca da configuração das despesas da própria instituição".29 7. Igualdade, universalidade, imparcialidade e abertura para todos os povos: todo homem, mulher, menino e menina foram criados iguais e fazem sua própria contribuição para o nosso mundo, fazendo coletivamente o que é plenamente humano. Comprometemo-nos para que haja uma participação equitativa e ativa de mulheres e homens, meninas e meninos em todo o nosso trabalho.

Servimos às pessoas de forma imparcial, especialmente aos mais pobres e vulneráveis, de acordo com avaliações objetivas de suas situações e as necessidades que manifestam; independentemente de sua raça, idade, sexo, capacidade física, etnia, credo ou convicção política, sem fazer nenhum tipo de distinção negativa. "É preciso ‘reconhecer, afirmar e defender a igual dignidade do homem e da mulher: ambos são pessoas, diversamente dos outros seres vivos do mundo que os rodeia’ 30 ... Criar para a mulher um espaço onde possa tomar a palavra e exprimir os seus talentos, através de iniciativas que reforcem o seu valor, a estima de si mesma e a sua especificidade, permitir-lhe-ia ocupar, na sociedade, um lugar igual ao do homem".31 28

Sollicitudo Rei Socialis, Papa João Paulo II, para o vigésimo aniversário de“Populorum Progressio" (1987), #39, http://www.vatican.va/holy_father/john_paul_ii/encyclicals/documents/hf_jp-ii_enc_30121987_sollicitudo-rei-socialis_sp.html

29

Papa Bento XVI, Caritas in Veritate, #2009, #47 http://www.vatican.va/holy_father/benedict_xvi/encyclicals/documents/hf_ben-xvi_enc_20090629_caritas-in-veritate_sp.html

30

Papa Bento XVI, Reunião com os movimentos católicos para a promoção da mulher, Paróquia de Santo Antônio, Luanda, Angola 22 de março de 2009 http://www.vatican.va/holy_father/benedict_xvi/speeches/2009/march/documents/hf_ben-xvi_spe_20090322_promozion e-donna_sp.html 31 Papa Bento XVI, Exortação Apostólica Pós-sinodal Africae Munus (2011), #57, http://www.vatican.va/holy_father/benedict_xvi/apost_exhortations/documents/hf_ben-xvi_exh_20111119_africae-munus_en.html

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8. Proteção: procuramos garantir a segurança daqueles com quem e para quem trabalhamos, especialmente crianças, em conformidade com a Convenção da ONU sobre os Direitos da Criança, a legislação nacional e o Marco da Caritas Internationalis para a Proteção da Infância (2004) e outras boas práticas.

"Quis reconhecer pessoalmente o sofrimento causado às vítimas e os esforços honrados realizados para assegurar a segurança de nossas crianças e para afrontar de forma adequada e transparente as acusações quando elas surgem... Pela mesma razão, assim como a Igreja se atem justamente a parâmetros precisos a esse respeito, todas as demais instituições, sem exceção, deveriam se ater aos mesmos critérios".32 9. Economias locais: sempre que possível, utilizamos recursos e produtos locais, e apoiamos a economia local, sempre e quando tal ato não esgotar os suprimentos ou provocar uma inflação excepcional. "À subsidiariedade entendida em sentido positivo, como ajuda econômica, institucional, legislativa oferecida às entidades sociais menores. Não se deve suplantar a sua iniciativa, liberdade e responsabilidade".33 10. Cuidado com a criação e atenção ao impacto ambiental: protegemos as pessoa e o planeta, promovendo o relacionamento correto com toda a criação de Deus, já que o planeta e todos os seus recursos foram confiados à humanidade. Atuando como verdadeiros guardiões da criação, levamos em conta o meio ambiente e o legado para as gerações futuras no planejamento e implementação de todo o nosso trabalho.

"Cultivar e cuidar da criação é uma indicação de Deus dada não só no início da história, mas a cada um de nós; faz parte do seu projeto; significa fazer crescer o mundo com responsabilidade, transformá-lo para que seja um jardim, um lugar habitável para todos".34 11. Coordenação: coordenaremos estreitamente com os governos e autoridades locais, igrejas e outras organizações religiosas, sociedade civil, outros membros das comunidades de ajuda e desenvolvimento, e outros interessados relevantes.

"Nascida do impulso desta Sé Apostólica, que depois acompanhou e orientou as suas atividades, a Caritas Internationalis configura-se como uma Confederação de organismos caritativos, em geral denominados como Cáritas nacionais. Essa Confederação, sem privar as Cáritas nacionais da autonomia que lhes compete, favorece a sua colaboração, desempenhando tarefas de animação, de coordenação e de representação".35 32 Papa Bento XVI, Discurso aos Bispos dos Estados Unidos da América em sua visita Ad Limina, 26 de novembro de

2011, Cidade do Vaticano, http://www.vatican.va/holy_father/benedict_xvi/speeches/2011/november/documents/hf_ben-xvi_spe_20111126_bis hops-usa_sp.html 33 Compendium, ob.cit., #186.

34 Papa Francisco, Audiência Geral, 5 de junho 2013 http://www.vatican.va/holy_father/francesco/audiences/2013/documents/papa-francesco_20130605_udienza-generale_sp.html 35 Papa João Paulo II, Durante a Última Ceia, Carta a Caritas Internationalis para a concessão da Personalidade Jurídica Canónica Pública, 16 de setembro de 2004 http://www.vatican.va/holy_father/john_paul_ii/letters/2004/documents/hf_jp-ii_let_20040916_caritas-internationalis_sp.html

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12. Incidência: incidiremos – em nível nacional e internacional – em nome e com os pobres e os marginalizados para dar testemunho de sua difícil situação e das causas subjacentes ou estruturais da pobreza e da injustiça, e enfrentá-las. Seremos agentes de mudança e transformação social para promover o respeito pelos direitos humanos.

"Depois, gostaria de ressaltar que a vossa missão [da Cáritas] vos leva a desempenhar um papel importante em nível internacional. A experiência que acumulastes durante esses anos ensinou-vos a ser porta-vozes, na comunidade internacional, de uma sadia visão antropológica, alimentada pela doutrina católica e comprometida a defender a dignidade de toda a vida humana... Tudo quanto dizeis e realizais, o testemunho da vossa vida e das vossas atividades são importantes e contribuem para promover o bem integral da pessoa humana".36 13. Aprendizagem e desenvolvimento do pessoal: estamos comprometidos em melhorar nosso trabalho, o que fazemos e como fazemos, por meio da reflexão contínua, do fomento de capacidades, do acompanhamento, da avaliação, da gestão de conhecimentos e do planejamento estratégico. Investiremos em nosso pessoal para garantir que tenham as habilidades, experiência e formação necessárias para atingir seu pleno potencial e garantir que a Cáritas alcance seu potencial e faça maior diferença para os pobres, os marginalizados e os oprimidos.

"As organizações caritativas da Igreja, a começar pela Cáritas (diocesana, nacional e internacional), devem fazer o possível para colocar à disposição os correlativos meios e sobretudo os homens e mulheres que assumam tais tarefas. Relativamente ao serviço que as pessoas realizam em favor dos doentes, requer-se antes mais competência profissional: os socorristas devem ser formados de tal modo que saibam fazer a coisa justa de modo justo, assumindo também o compromisso de continuar o tratamento. A competência profissional é uma primeira e fundamental necessidade, mas por si só não basta. É que se trata de seres humanos, e estes necessitam sempre de algo mais que um tratamento apenas tecnicamente correto: têm necessidade de humanidade, precisam da atenção do coração".37 14. Cuidado com o pessoal: garantiremos que haja condições de trabalho justas, dignas e sustentáveis para todo o nosso pessoal, e cumpriremos com o nosso dever de velar pela pessoa, promovendo boas práticas de gestão de recursos humanos e cumprindo com as leis trabalhistas na jurisdição relevante.

"Os direitos dos trabalhadores, como todos os demais direitos, se baseiam na natureza da pessoa humana e na sua dignidade transcendente".38 36 Papa Bento XVI, Discurso aos Participantes na Assembleia Geral da Caritas Internationalis, 27 de maio de 2011, ob. cit.

37 Deus Caritas Est, #31 a 38 “Compêndio da Doutrina Social da Igreja”

(http://www.vatican.va/roman_curia/pontifical_councils/justpeace/documents/rc_pc_justpeace_doc_20060526_compen dio-dott-soc_sp.html, #301).

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Cรณdigo de Conduta para o Pessoal

Colocando em prática nossos valores: Código de conduta para o pessoal O presente Código de Conduta especifica as atitudes e o comportamento que se espera que todo o pessoal da Cáritas mantenha. O Código é derivado do Código de Ética da Cáritas e está estreitamente vinculado a ele. Este prescreve os valores básicos e as práticas institucionais das organizações Cáritas. 39 "No que se refere ao serviço oferecido aos que sofrem, é preciso que sejam competentes profissionalmente: quem presta ajuda deve ser formado de modo que saiba fazer o mais apropriado e da maneira mais adequada, assumindo o compromisso da continuidade depois da atenção necessária. Um primeiro requisito fundamental é a competência profissional, mas só ela não basta. De fato, trata-se de seres humanos, e os seres humanos necessitam sempre de algo mais que uma atenção apenas tecnicamente correta. Necessitam de humanidade. Necessitam de atenção cordial". 40 O Código se divide em quatro áreas principais para facilitar a consulta.

Espera-se de todo o pessoal da Cáritas: 1. Valores, conduta e ética • Se vincule ou, pelo menos, entenda e respeite os valores sociais e morais e a doutrina da Igreja Católica.

• Assegure em todo momento que sua conduta pessoal e profissional corresponda aos padrões mais altos, e que aparente sê-lo.

• Atue de boa fé e trate os outros com dignidade e respeito, criando um entorno que celebre a diversidade.

• Respeite todos os direitos humanos e combata a discriminação, o assédio, o abuso, a negligência e a exploração que infrinjam os direitos dos outros.

• Evite “impor a fé da Igreja a outros... [sendo] consciente de que o amor, em suapureza e gratuidade, é o melhor testemunho do Deus no qual cremos e que nos impulsiona a amar".41 • Se abstenha de fazer comentários racistas, sexistas ou de qualquer maneira ofensivos tanto em público quanto em privado.

• Tome medidas razoáveis para proteger os outros contra danos.

• Observe a legislação nacional do país onde trabalha, dentro dos limites da consciência.

• Respeite e seja consciente com relação aos costumes e cultura locais, e aja em conformidade com eles.

• Assegure que tanto ele/ela como qualquer membro de pessoal abaixo de seu cargo atue de acordo com as pautas de saúde, segurança e proteção, e se esforce para proteger os outros.

39 Para os propósitos deste Código de Conduta “pessoal” se refere a todos os membros diretores, empregados,

voluntários e assessores.

40 Deus Caritas Est, #31 41 Deus Caritas Est, #31c

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• Assegure que não se desacredite a reputação da Cáritas.

• Mantenha a confidencialidade com relação a qualquer informação e conhecimento obtido durante o exercício de suas funções com a Cáritas.

• Desempenhe suas tarefas de forma competente e com amor, sem preconceitos ou descriminação de qualquer tipo, e mantenha a opção preferencial da Cáritas pelos pobres.

• Tenha em mente as sensibilidades locais na hora de expressar e praticar suas próprias crenças.

• Aceite e desenvolva solidariedade e cooperação com as pessoas de outras organizações Cáritas.

2. Conflitos de interesse, coação e corrupção.

• Evite utilizar postos de poder conferidos por suas funções como empregado da Cáritas para exercer pressão, obter favores ou benefícios pessoais, econômicos, profissionais, políticos ou sexuais.

• Manifeste por escrito qualquer conflito de interesse (econômico, pessoal ou familiar), existente ou potencial, em questões relacionadas com o trabalho da Cáritas a seu supervisor ou outro alto diretor. favores, subornos ou qualquer outra forma de • Se abstenha de aceitar 42 enriquecimento pessoal de beneficiários, contrapartes ou contratados, sob nenhuma circunstância.

3. Proteção da propriedade da Cáritas e exercer a custódia.

• Assegure que os ativos e a propriedade intelectual da Cáritas não sejam desviados e sejam protegidos contra roubo, fraude ou outro prejuízo.

• Mantenha padrões apropriados de honestidade e integridade na prestação de contas financeiras.

4. Conduta pessoal.

• Se abstenha de carregar qualquer tipo de arma ao realizar qualquer atividade da Cáritas ou enquanto se encontre em propriedade (própria ou alugada) da organização, incluindo alojamentos, escritórios, veículos, etc.

• Se abstenha de utilizar drogas recreativas ou consumir quantidades excessivas de álcool.

• Assegure que sua conduta sexual seja apropriada a todo momento.

Implementação do Código de Conduta O Diretor ou Diretor Executivo é o responsável de garantir que todo o pessoal seja informado sobre o Código de Conduta e esteja comprometido a respeitá-lo, e de que o documento seja revisado e atualizado com regularidade.

A adoção ou adaptação do Código de Conduta será avaliada de acordo com os procedimentos determinados pelo artigo 1.3 do Regimento Interno da CI e será incorporada às Normas Mínimas da CI. 42 A fim de respeitar as tradições nacionais e locais, e a hospitalidade convencional, podem ser aceitos pequenos

obséquios com valor simbólico em nome da Cáritas, mas devem ser declarados.

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Mecanismos de denúncia Será desenvolvido um procedimento para apresentar denúncias de acordo com o artigo 1.7 das Normas Mínimas da CI. É particularmente importante que os beneficiários, os membros da comunidade e o pessoal de contrapartes possam fazer denúncias e prestar queixas.

Dever de informar Todos os membros de pessoal têm o dever de informar imediatamente sobre qualquer suspeita ou inquietude relativa a infrações deste código. Na maioria dos casos, o pessoal deverá apresentar qualquer inquietude a seu(ua) supervisor(a).

Isso pode ser feito oralmente ou por escrito, e deverá incluir todos os detalhes e, se possível, provas de suporte. Se por alguma razão (por exemplo, o chefe ou diretor pode estar implicado) isso não for possível, deve-se falar com um diretor ou outra autoridade pertinente.

Toda denúncia será tratada de forma confidencial. Qualquer um que apresente inquietudes com relação à negligência profissional grave será protegido(a) contra represálias ou qualquer outro tratamento prejudicial se expuser preocupações sérias, sempre e quando elas são apresentadas de boa fé. Acusações deliberadamente falsas são uma falta disciplinar grave e serão investigadas e devidamente tratadas.

Infrações ao Código Qualquer infração ao Código de Conduta que seja denunciada será investigada e poderá resultar em medidas disciplinares.

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Normas de GestĂŁo da Caritas Internacionalis

Pontos importantes que devemos observar nas Normas de Gestão da Caritas Internacionalis A Confederação Cáritas é uma expressão da Missão da Igreja Católica que opera dentro do marco estabelecido pelo Direito Canônico e pela legislação nacional de onde se encontram as Cáritas individuais. A opção pelos pobres e marginalizados nos exorta a criar o máximo benefício para aqueles a quem servimos. A esse respeito, a administração de nossos recursos, assim como os princípios éticos do Ensino Social Católico, tais como os princípios de compaixão, solidariedade e subsidiariedade nos guiarão em nossas opções e decisões.

DIREITO CANÔNICO As organizações-membros devem sempre observar o Direito Canônico e o Ensino (Doutrina) Social Católico, podendo ser reconhecido nos regimentos e estatutos das organizações.

Para refletir e avaliar: A organização-membro “garante que todas as suas atividades, incluindo aquelas relativas a cooperação internacional e parcerias, cumpram com a doutrina católica, o direito canônico e os requisitos das autoridades eclesiásticas competentes?” (Estatutos de CI Art. 6a) A esse respeito, a boa administração de nossos recursos, assim como os princípios de subsidiariedade, orienta a organização-membro nas opções e decisões, mostrando sua dedicação ao serviço dos pobres e à promoção da caridade e da justiça? (Estatutos de CI, Art. 1.1).

A Carta Apostólica “Motu Proprio” sobre o Serviço de Caridade, publicada dia 11 de novembro de 2012, é seguida, integrada aos documentos normativos das organizações-membros?

As constituições, estatutos e regimentos devem levar em conta a liberdade de crença (ou a falta dela) em nível local, cumprindo assim com o Direito Canônico?

DIREITO CIVIL As Organizações-membros devem atuar de acordo com as leis nacionais, as normas jurídicas e requisitos, como registro legal, leis impositivas, direito do trabalho, anticorrupção, etc. Podendo ser observado no Certificado Oficial de registro legal da Organização.

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Para refletir e avaliar: A organização-membro respeita e promove a implementação do direito humanitário internacional, incluindo o direito internacional de refugiados e os direitos humanos, e faz referência a esses em seus documentos normativos?

A organização-membro respeita e promove as conclusões de Convenções Internacionais, como as relativas aos Direitos das Crianças, Migração, contra tráfico de pessoas e contra a discriminação, e faz referência a esses em seus documentos normativos?

Os estatutos e regimentos devem cumprir com a legislação do Estado no que se refere à registro oficial, legislação trabalhista e fiscal.

A organização-membro descreve em documentos normativos quais as medidas que impõe para evitar ou conter o suborno e a corrupção na organização?

Código de ética e código de conduta para o pessoal A Cáritas Internacional desenvolveu um Código de Ética e de Conduta de pessoal, como já foi visto neste caderno no capítulo anterior. Eles devem ser colocados em prática pelas organizações-membros.

ÉTICA HUMANITÁRIA Como elementos orientadores, a Caritas Internacionalis indica a Carta Humanitária e normas mínimas para a resposta humanitária do Projeto ESFERA e a política de proteção da infância, que deverão ser observadas como perspectivas de Ética Humanitária. Elas deverão ser citadas nos materiais utilizados nas resposta a situações de desastres.

Para refletir e avaliar: A organização-membro respeita a Carta Humanitária e Normas Mínimas de Reposta Humanitária em casos de desastre do Projeto ESFERA a qual a Caritas Internationalis se adere formalmente e a qual se refere em seus documentos normativos.

A organização-membro respeita a Política de Proteção da Infância da Caritas Internationalis e faz referência a ela em seus documentos normativos.

ÉTICA AMBIENTAL As organizações-membros devem garantir que os recursos sejam utilizados com prudência, o desperdício seja minimizado e que os projetos respeitem o meio ambiente.

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Para refletir e avaliar: A organização-membro deve seguir as Diretrizes da CI sobre Justiça Ambiental e basear-se nelas e fazer referência a elas em seus documentos normativos.

A organização-membro integrou o impacto sobre o meio ambiente em todos os seus planos e contratos de projetos?

PRINCÍPIOS DE PARCERIA As organizações-membros estão comprometidas com os Princípios de Parceria da CI. As organizações internacionais associadas à Cáritas devem obter o consenso da autoridade eclesiástica nacional competente e consultar a Cáritas Internacional antes de estabelecer uma representação em um determinado país.

Para refletir e avaliar: A organização-membro está comprometida com os princípios de uma verdadeira parceria, que se caracteriza pela troca de informações sincera e planejamento conjunto, transparência e responsabilidade por ambas as partes, assim como franqueza genuína e sensibilidade frente às necessidades, perícia, experiência e sabedoria do outro? (Parceria da CI, Capítulo 4).

A organização-membro apenas se envolve com projetos que se encaixam com sua visão e missão, procurando evitar a duplicação dos esforços de outra organização parceira. Esse aspecto é devidamente considerado nas avaliações de necessidades e nas propostas de projetos.

A organização-membro participa ativamente na melhoria de seu trabalho em rede com as organizações das Cáritas diocesanas (quando proceda); por exemplo, por meio de oficinas nacionais de fomento de capacidades, proporcionando essa forma de apoio mútuo e a gestão de projetos coletivos a uma escala que supera os limites de uma área diocesana.

Quando presente fora do país, a organização-membro garante que se estabeleça um diálogo aberto e sincero com a organização membro nacional, com a ideia de construir uma relação de trabalho sólida, baseada nos princípios de parceria. A participação em programa no país será discutida previamente com o(a) diretor(a) da organização-membro. Ambas as organizações-membros devem poder apresentar por escrito um Memorando de Entendimento, dando seu consentimento para sua presença em outro país (Parcerias da CI, Capítulo 4).

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PROCEDIMENTO DE DENÚNCIA As organizações-membros precisam contar com uma Política de trâmite de denúncias como mecanismo formal e adequado para a transmissão de informações, que foi discutido e acordado entre as partes interessadas e publicamente comunicado.

Para refletir e avaliar: O procedimento de denúncia da organização-membro cobre: a) queixas ou reclamações do pessoal, sobre a integridade sexual, política para denúncia de irregularidades, b) beneficiários do projeto e c) outros interessados (com exceção das organizações-membros pequenas).

A organização-membro busca melhorar as políticas e as práticas nas áreas de Administração e liderança, assim como a prestação de contas e transparência?

Para isso, a organização-membro deve orientar os interessados para que informem a organização sobre seu desempenho no procedimento oficial e por escrito de tramitação de denúncias.

IMPLEMENTAÇÃO

Quando a implementação de atividades for realizada por organizações associadas e/ou dioceses, as organizações-membros devem garantir, através de acordos contratuais, que essas normas de gestão sejam devidamente aplicadas por elas.

Para refletir e avaliar: Quando o planejamento e a implementação do projeto são feitos em colaboração com outras partes, antes de tudo, as organizações Cáritas diocesanas (quando cabível), a organização-membro garante que esses projetos sejam realizados em conformidade com as Normas de Gestão atuais, não apenas com base em um acordo escrito, mas também fazendo revisões das capacidades e do trabalho dessas organizações associadas.

Normas de Gestão – Administração e Organização O Papa Francisco nos pede que profissionalizemos o trabalho da Cáritas: "O serviço que as pessoas realizam em favor dos doentes, requer-se antes de mais nada a competência profissional: os agentes devem ser formados de tal modo que saibam fazer a coisa justa de modo justo. Por isso, para tais agentes, além da preparação profissional, requer-se também e sobretudo a «formação do coração»”. Nossa Administração e nossas estruturas organizacionais deveriam refletir sobre isso e equipar a organização para que seja eficaz e eficiente ao prestar assistência humanitária. (Deus Caritas Est, 31., [2005]).

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ESTATUTOS E REGIMENTO As organizações-membros devem ter estatutos e regimentos que incluam ou façam referência a valores que estejam em consonância com o Código de Ética da CI. Para refletir e avaliar: O pessoal tem fácil acesso a tais documentos legais?

Os Estatutos e Regimento da organização-membro devem estar em harmonia com os da Caritas Internationalis (Estatutos da CI, Art. 6b).

Tal documentação legal deve deixar claro o vínculo com a autoridade eclesiástica competente.

Os Estatutos e Regimento da organização-membro deve especificar claramente: o nome e o escritório central da organização-membro; o propósito da organização-membro (no marco da missão da Igreja).

O Estatuto e Regimento da organização-membro deve especificar claramente para todos os órgãos oficiais de Administração: os membros (quem são os membros, como se tornar membro, destituição/perda da condição de membro) e os direitos e deveres dos membros e divulgar as reuniões dos membros (Assembleia Geral, etc.).

ESTRUTURA DE ADMINISTRAÇÃO As funções e as responsabilidades dos diferentes órgãos de Administração devem ser aprovadas pela autoridade eclesiástica nacional e estar devidamente definidas em um organograma atualizado.

Para refletir e avaliar: A organização-membro é reconhecida pela autoridade eclesiástica nacional e é capaz de apresentar documentação por escrito disso.

Existem procedimentos para a comunicação regular com a direção da organização-membro e com a Conferência Episcopal ou um bispo ou grupo de bispos delegados pelo Episcopado Nacional para esse fim.

O tamanho da diretoria da organização-membro é estabelecido para alcançar a eficácia máxima, integrando-se mediante um processo transparente. A diretoria da organização-membro tem pelo menos um membro capacitado na área de finanças.

As funções e responsabilidade dos diferentes órgãos de administração da organização-membro são redigidas e comunicadas claramente.

O processo de tomadas de decisão da organização-membro é: um processo formal, claro e transparente, e foi comunicado a todos os interessados. A tomada de decisão foi projetada para ser um processo participativo? As responsabilidades são delegadas tanto quanto for possível, conforme o princípio de subsidiariedade.

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LIDERANÇA E ADMINISTRAÇÃO GERAL A direção executiva deve fomentar a realização eficiente e eficaz, segundo a visão e missão da organização. Do mesmo modo, deve desenvolver novas visões e estratégias, à medida que mudam as circunstâncias.

Para refletir e avaliar: A Direção Executiva da organização-membro controla os sistemas, processos e estruturas para alcançar as metas e objetivos estabelecidos.

A Direção Executiva da organização-membro presta contas, é transparente, acessível e competente em matéria de informações.

Os papéis e responsabilidades da direção executiva da organização-membro estão expressos por escrito nas descrições de trabalho.

A organização-membro garante que haja pessoal suficiente, tanto com relação a quantidade quanto a qualidade.

Existem princípios de sucessão adequados para substituição (em seu devido momento) de pessoal e diretores principais.

São feitas reuniões regulares com todos os órgãos administrativos da organização-membro?

A direção da organização-membro tem pautas por escrito que estabelecem a forma na qual são conduzidas suas operações e reuniões oficiais.

Todo o pessoal da organização-membro é consciente das políticas e regimentos e, de preferência, assinaram um documento em que expressam tal conhecimento.

GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS

As organizações-membros devem ter um manual de recursos humanos, que seja divulgado e utilizado pela coordenação, pelo pessoal, pelos voluntários e pelos temporários.

Para refletir e avaliar: A organização-membro entende sua responsabilidade de gerir o pessoal com dignidade e recompensá-lo de forma justa.

Os empregados, voluntários e temporários da organização-membro estão plenamente informados da visão, da missão e das atividades da organização e são mantidos atualizados com as informações necessárias para poder entender sua responsabilidade e ser éticos e respeitosos em seu trabalho; (Código de Ética e Conduta do Pessoal da CI).

A organização-membro garante que conta com uma política de contratação não discriminatória quanto a etnia, gênero, vínculos econômicos ou familiares. Este requisito encontra-se por escrito no perfil de contratação da organização?

Durante o horário de expediente ou ao participar de assuntos da organização-membro, o pessoal deve promover com determinação o melhor interesse da organização-membro.

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Os diretores da organização-membro não se consideram a si mesmos os donos dos ativos e dos recursos da organização-membro, mas sim guardiões destes. Este requisito encontra-se por escrito nas descrições dos postos de trabalho?

A organização deve garantir que o pessoal tenha as habilidades apropriadas e adequadas, e que sejam avaliados e receba formação complementar apropriada a suas responsabilidades de trabalho, incluindo a Doutrina Social da Igreja Católica.

O trabalho em equipe é a regra e não a exceção. Este requisito encontra-se por escrito nas descrições dos postos de trabalho?

PLANO ESTRATÉGICO As organizações-membros devem contar com um plano estratégico claro, atualizado, detalhado e realista, que une suas visões, missões, objetivos específicos, programas e financiamentos.

Para refletir e avaliar: O plano estratégico da organização-membro foi elaborado de forma participativa? O plano estratégico deve mencionar quem participou em sua elaboração.

O plano estratégico da organização-membro é baseado em resultados e inclui um sistema de monitoramento e avaliação.

O plano estratégico da organização-membro é suficientemente específico para permitir a elaboração de um orçamento preciso, mas suficientemente flexível para ser modificado quando necessário.

Todo o pessoal entende os objetivos da organização, tal como estabelecidos no plano estratégico.

O plano estratégico da organização-membro deve estar refletido e descrito detalhadamente nos planos operacionais anuais.

PLANO DE ARRECADAÇÃO DE FUNDOS

É importante que as organizações-membros tenham um plano bienal atualizado de mobilização de recursos, em virtude do qual a coordenação aprova coletivamente a mobilização de recursos locais, o estímulo ativo de simpatizantes e a busca de outras oportunidades de financiamento.

Para refletir e avaliar: O plano de mobilização de recursos da organização-membro com seus parceiros busca a diversificação, tanto na rede da CI como fora dela.

O plano de mobilização de recursos da organização-membro deve estar atento especificamente a iniciativas de arrecadação a nível local e estabelecer objetivos plurianuais para seu desenvolvimento.

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A organização-membro deve observar os requisitos jurídicos nacionais para as opções de mobilização de recursos previstas e devem ser consideradas as opções de dedução fiscal.

O plano de mobilização de recursos da organização-membro deve se basear e seguir um procedimento plurianual de planejamento estratégico e de ação.

A organização-membro deve ter um enfoque apropriado com relação à prestação de contas e à transparência para as Organizações parceiras e beneficiários no que se refere a arrecadação de fundos.

GESTÃO DE RISCOS E SUSTENTABILIDADE A cada dois anos, devem ser avaliados meticulosamente os riscos internos e externos que possam impedir que as organizações-membros alcancem seus objetivos. É importante adotar medidas para a redução desses riscos. As organizações-membros devem estabelecer uma ampla base de receita, de fontes múltiplas e diversificadas, que podem garantir a continuidade organizacional e financeira, na prestação de serviços.

Para refletir e avaliar: A organização-membro utiliza um procedimento de avaliação de riscos estrutural e amplo, no qual todos os riscos externos e internos (p. ex. riscos operacionais, de reputação, jurídicos e financeiros) são avaliados.

A direção da organização-membro garante que sejam implementadas estratégias adequadas de redução de riscos e procedimentos para elaborar relatórios de situação para a diretoria da organização-membro.

A organização-membro está atenta, por exemplo, ao risco de alta rotação de pessoal (de pessoal essencial), desastres ou quando um ou vários doadores retiram seu apoio de imediato. Do mesmo modo, são considerados fatores políticos e sociais de um país e a influência que os mesmos podem ter em suas operações.

Existem medidas para reduzir de maneira realista o risco de fraude, corrupção e desvios de dinheiro.

A organização-membro demonstra como evita se tornar dependente de algum/alguns doadores.

A organização-membro possui um montante razoável de capital sem restrições para manter suas operações em caso de limitações orçamentárias não antecipadas.

ORGANIZAÇÃO DE APRENDIZAGEM As organizações-membros são entidades de aprendizagem, que compartilham experiências vão ao encontro das pessoas excluídas. Nesse sentido é muito importante facilitar espaços abertos para oração e a reflexão.

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Para refletir e avaliar: As organizações-membros fomentam a formação, reflexão crítica e a aprendizagem dos membros da Diretoria e do pessoal com o objetivo de melhorias constantes, reconhecendo que podemos aprender não apenas de nossos acertos, mas também de nossos erros.

As avaliações formais, as auditorias e as revisões são elementos básicos desse processo de aprendizagem da organização-membro?

A organização-membro oferece oportunidades e tempo para que seu pessoal possa rezar, refletir e formar o coração.

Normas de Gestão - Finanças de projetos e prestação de contas O Santo Papa exortou os bispos em Benim: "A boa administração das vossas dioceses requer a vossa presença. Para que a vossa mensagem seja credível, fazei com que as vossas dioceses se tornem modelos no comportamento das pessoas, na transparência e boa gestão financeira. Não temais recorrer à competência de peritos de contabilidade, para servir de exemplo tanto aos fiéis como à sociedade inteira". (Africae Munus, 104 [2011])

LIDERANÇA FINANCEIRA A direção das organizações-membros deve priorizar uma administração financeira eficiente e estimula a todos na organização a fazer o mesmo.

Para refletir e avaliar: O pessoal de programas da organização-membro está bem informado da situação financeira da organização?

Existe evidência de que a direção da organização-membro toma as medidas apropriadas assim que recebe os relatórios financeiros?

Existe uma matriz de funções (clarificando o alcance das autorizações) que estabelece quem se encarrega de que no que se refere a processos financeiros?

(Com exceção das organizações-membros pequenas).

Levando em consideração o tamanho da organização-membro, existem controles internos quanto a: divisão de responsabilidades (relativo à dimensão da organização-membro), a possibilidade de rastros de auditoria, documentação, requisitos de assinatura, carimbo (oficial), etc.

GESTÃO DE PROJETOS As organizações-membros garantem que, por meio de contratos de projetos, todos os programas estejam de acordo com sua visão e missão, e sejam realizados conforme estas normas de gestão e outras normas técnicas pertinentes.

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Para refletir e avaliar: Os projetos respondem a necessidades comprovadas e estão em conformidade com a visão e a missão da organização-membro?

O planejamento e implementação de projetos inclui a participação ativa e contribuições dos beneficiários.

Os relatórios dos projetos são apresentados conforme a metodologia e o formato acordados no requerimento do projeto e são feitos de acordo com os prazos acordados no contrato?

As organizações-membros têm uma política clara, a qual foi difundida e acordada com antecedência com os doadores, para determinar a forma em que serão designadas as despesas (indiretas) essenciais (despesas administrativas da organização-membro) e os montantes das mesmas para os projetos (individuais)? A cobertura dos gastos indiretos deve ser adequada para garantir a sustentabilidade da organização.

PLANEJAMENTO FINANCEIRO As organizações-membros devem afirmar os seus objetivos estratégicos em planos plurianuais que devem ser projetados para alcançar estes objetivos.

Para refletir e avaliar: Os planos plurianuais da organização-membro são condizentes com sua estratégia, tal como estatutos e regimento?

O orçamento anual da organização-membro reflete os planos estratégicos e de atividades (projetos) da mesma?

O orçamento é elaborado por escrito e assinado e aprovado pelos órgãos responsáveis?

Todos os orçamentos da organização-membro são: específicos - mensuráveis alcançáveis – realistas.

O(a) diretor(a) de finanças assegura que os pagamentos, uma vez aprovados, sejam autorizados unicamente se cumprirem com as pautas estabelecidas no orçamento?

Na medida do possível, a organização-membro garante que seus orçamentos sejam elaborados de acordo com o princípio de subsidiariedade?

Os orçamentos da organização-membro sempre mostram as receitas e as despesas. A organização-membro conta com procedimentos seja para justificar déficits financeiros ou para declarar a apropriação de excedentes no caso do orçamento não feche?

A direção de uma organização-membro é informada regularmente sobre a projeção do fluxo de caixa?

As projeções de fluxo de caixa da organização-membro levam em conta que fundos restritos não podem ser utilizados para cobrir déficits temporários de caixa?

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MANUAL DE FINANÇAS As normas de contabilidade utilizadas pelas organizações-membros devem atender às legislações nacionais e, preferencialmente, às Normas Internacionais de Contabilidade (NIC) e ser descritas em um manual de políticas e trâmites que fique acessível a todo o pessoal e aos associados.

Para refletir e avaliar: Ao falar de observação das Normas Contábeis Internacionais (NCI), nos referimos às Normas Internacionais de Informação Financeira (NIIF) ou outras normas contábeis vigentes, como os Princípios Contábeis Geralmente Aceitos (GAAP, sigla em inglês).

A intenção de cumprir com tais normas deve estar redigida no manual de finanças e expressa de forma explícita e executada nas contas auditadas.

O manual de políticas e procedimentos da organização-membro é mantido atualizado, e a pessoa responsável por mantê-lo atualizado é o(a) diretor(a) de finanças?

As políticas contábeis são expostas nas notas das contas anuais?

O regimento do escritório inclui regras relativas a relatórios internos e externos, fazer uso pessoal de equipamento da organização-membro, nos casos em que é permitido, e como devem ser efetuadas restituições?

Uma pessoa na organização-membro é designada como responsável dos arquivos do escritório e há espaço suficiente de armazenamento de acordo com as leis (impositivas) nacionais?

POLÍTICA DE COMPRAS E CONTRATOS As organizações-membros devem contar com uma política de compras e contratos por escrito, que descreva os trâmites aprovados e a supervisão, com o objetivo de seguir os trâmites de licitação e aquisição.

Para refletir e avaliar: A organização-membro tem uma política que descreve quando compras e contratos importantes requerem um processo aprovado e um comitê deve supervisar o processo de licitação, ou quando certas tarefas específicas são designadas a titulares responsáveis.

A política de compras e contratos especifica quantos orçamentos são necessitados, define o limiar das transações que devem ser submetidas ao processo de licitação.

Todas as compras estão respaldadas por faturas oficiais dos fornecedores, em nome da organização-membro.

GESTÃO DE ATIVOS

Com base no princípio da boa administração, as organizações-membros devem assegurar os trâmites pertinentes para garantir a existência, manutenção e segurança de todos os bens de capital, como edifícios, veículos e equipamentos de informática.

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Para refletir e avaliar: É feito um registro atualizado dos ativos (fixos) para todos os bens de capital que excedam um montante legalmente aceito?

As dotações e retiradas de ativos são autorizadas adequadamente na contabilidade?

Há um seguro com cobertura adequada para todos os ativos com base em uma análise de risco? Os ativos são mantidos em lugares adequados e seguros?

Os ativos são numerados para facilitar sua conferência com a documentação?

A organização-membro tem instalações adequadas para acomodar o pessoal e os bens, e realizar suas atividades de forma eficiente?

A cada ano é apresentado ao comitê diretor um relatório sobre o estado de manutenção da propriedade? A manutenção e o seguro da propriedade são analisados e tratados com regularidade?

Os veículos são para uso exclusivo dos empregados da organização-membro, qualquer uso é autorizado pelo(a) diretor(a) designado(a)?

A compra de combustível é supervisionada adequadamente; apenas pessoas e fornecedores autorizados o fazem?

O(a) diretor(a) de finanças faz um registro dos veículos que mostra os custos, a data de compra e a data de troca estimada?

GESTÃO DE FUNDOS As organizações-membros devem garantir que seja feita distinção na contabilidade, entre fundos não restritos (utilizados à discrição); fundos temporariamente restritos (com fins específicos ou um determinado período de tempo); e fundos permanentemente restritos(como dotações de capital ou reservas).

Para refletir e avaliar: A organização-membro deve garantir a manutenção de fundos sem restrições suficientes para poder fazer suas operações durante um período de tempo razoável (um mínimo de despesas de 3 a 6 meses).

Os fundos serão apenas utilizados para os fins acordados com aqueles que os proveram.

O manual de finanças e/ou notas das contas auditadas fazem referência clara ao objetivo, procedimentos aprovados para atribuições e desembolsos dos fundos individuais e seus níveis mínimo e máximo.

AUDITORIA Todas as organizações-membros, exceto as definidas organizações-membros pequenas, devem obter anualmente uma auditoria externa de suas contas.

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Para refletir e avaliar: O auditor externo da organização-membro é digno de confiança, imparcial e pertence a uma firma de prestígio reconhecido?

Preferencialmente, é membro de organização da classe nacional de auditores?

Regularmente é realizada (pelo menos a cada cinco anos) uma revisão do auditor externo. Se renovado o contrato com a firma de auditoria, é preciso pelo menos trocar o auditor encarregado.

O auditor é contratado e destituído pela junta, a menos que tal responsabilidade tenha sido delegada à direção da organização-membro.

O pessoal do departamento de auditoria interna da organização-membro tem uma descrição de trabalho clara, está a cargo de uma pessoa(s) com experiência e com competência para mudar com regularidade as tarefas de cada um dos auditores internos em diferentes partes da organização.

Normas de Gestão – Participação dos interessados "A Igreja presta um serviço de grande caridade, defendendo as necessidades reais do destinatário. Em nome do direito de quantos passam necessidade e não têm voz e em nome do respeito e solidariedade que é preciso ter para com eles, a Igreja pede que «os organismos internacionais e as organizações não governamentais se comprometam a uma plena transparência»”. (Africae Munus, 87 [2011] – Caritas in Veritate, 47 [2009])

TRANSPARÊNCIA E PRESTAÇÃO DE CONTAS As organizações-membros devem contar com métodos claros e transparentes para comunicar a todos os interessados (se for possível, que podem ser obtidas publicamente) as informações pertinentes.

Para refletir e avaliar: A informação pública da organização-membro, na internet (se acessível), é aprovada oficialmente pela direção da organização-membro, tal como registrado em atas?

Quando é possível, são utilizadas formas de comunicação alternativas e mais receptivas ao tratar com nossos beneficiários (reuniões comunitárias, quadros de avisos, cartazes).

Existe um protocolo de comunicação claro, tanto para comunicações internas quanto para comunicações externas?

As contas anuais auditadas são divulgadas publicamente ao nível apropriado, o nível mínimo é enviar os documentos à Unidade de Avaliação da CI (com exceção das organizações-membros pequenas).

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COMUNICAÇÃO COM OS INTERESSADOS As organizações-membros devem garantir uma Política de Comunicação que indique a responsabilidade de comunicação com os diferentes grupos de interessados(beneficiários, organismos internacionais, diocesanos e estruturas da Igreja local, associados para a implementação, doadores, público em geral, etc.) e com os canais de comunicação utilizados.

Para refletir e avaliar: A política de comunicação em vigor estabelece quem representa a organização-membro, a que nível e em que grau de competência?

A política de comunicação deve ser aprovada pela direção da organização-membro.

E deve explicitar como se comunicar em situações de emergência.

As organizações-membros se comunicam com seus beneficiários e com as organizações implementadoras com regularidade e de maneira compatível com os princípios de parceria da Caritas Internationalis?

A organização-membro comunica as respostas a perguntas dos beneficiários em um prazo de tempo razoável?

A organização-membro compartilha as publicações e apresentação dos projetos com os beneficiários a seu nível de compreensão e no idioma local e/ou mediante reuniões locais?

INCIDÊNCIA As organizações-membros podem realizar atividades de incidência em nível nacional e internacional, dentro dos limites estabelecidos pela autoridade eclesiástica competente.

Para refletir e avaliar: A organização-membro acompanha a resposta de emergência de programas e incidência que abordem as causas subjacentes dos desastres e fortaleçam a capacidade das comunidades locais para suportar melhor os impactos dos desastres?

Antes de participar em atividades de incidência, a organização-membro proporciona formação a seu pessoal, incluindo em campanhas de conscientização pública?

A organização-membro deve participar em trabalhos de incidência preferencialmente em estreita cooperação com uma ampla gama de organizações e atores na rede Cáritas, assim como com parcerias ecumênicas e seculares que compartilham a visão da Cáritas.

A organização-membro tem um acordo com a autoridade eclesiástica competente quanto aos limites de seu trabalho de incidência?

AVALIAÇÃO DAS NECESSIDADES INICIAIS

As organizações-membros devem promover a participação ativa dos beneficiários, a fim de ajudar as pessoas a desenvolver e atingir seu pleno potencial, de modo que possam controlar e realmente usar seus recursos locais para atender às suas próprias necessidades.

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Para refletir e avaliar: A organização-membro envolve ativamente os beneficiários na avaliação de suas necessidades e posteriormente no processo de planejamento do projeto?

A organização-membro promove, por meio da estrutura das redes Cáritas, a participação ativa em todos os níveis: paroquial, diocesano, nacional e internacional?

Ao realizar uma avaliação de necessidade e redigir uma proposta de projeto, a organização-membro desenvolve os indicadores necessários para acompanhamento?

PLANEJAMENTO E IMPLEMENTAÇÃO DE PROGRAMAS

As organizações-membros devem promover a participação ativa dos beneficiários em todos os diferentes aspectos de planejamento e implementação de projetos.

Para refletir e avaliar: A organização-membro garante que os beneficiários participem ativamente no processo de avaliação. Por exemplo, mediante comitês, com o mínimo nível de consulta e, de preferência e quando possível, em nível de tomadas (informadas) de decisão?

A organização-membro deixa claro por escrito como as atividades delegadas devem ser executadas?

MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO

As organizações-membros devem garantir que seja realizada uma contínua supervisão e avaliação, acompanhando o processo e os progressos dos dados estatísticos e qualitativos, com avaliação contínua ao longo do tempo, facilitando assim as informações necessárias para definir os programas de desenvolvimento institucional.

Para refletir e avaliar: A organização-membro mostra que procura melhorar continuamente sua efetividade mediante atividades de acompanhamento e avaliação, o que incluiu por escrito em seus documentos normativos?

A organização-membro tem processos de avaliação claramente definidos para projetos/programas e diretores/pessoal com base em prestação mútua de contas?

Os procedimentos de acompanhamento e avaliação da organização-membro exigem a participação de beneficiários e comunidades no processo de acompanhamento e avaliação?

REVISÕES DE FUNCIONAMENTO DA ORGANIZAÇÃO As organizações-membros devem garantir que sejam realizadas revisões de funcionamento da organização, pelo menos a cada quatro anos e avaliar a capacidade e precisão para alcançar sua visão e missão.

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Para refletir e avaliar: A organização-membro faz revisões do funcionamento da organização que levam em conta: o cumprimento das leis civis e eclesiásticas.

A organização-membro faz revisões do funcionamento da organização que investiguem a capacidade e a legitimidade da perícia e eficácia da organização no que se refere ao enfoque de suas atividades, levando em conta as capacidades de outros interessados na área (com exceção das organizações-membros pequenas)?

POLÍTICA DE DIVULGAÇÃO DE INFORMAÇÃO

As organizações-membros devem se comprometer a disponibilizar ao público informações sobre seus programas e operações e considerar o acesso do público à informação como elemento essencial de uma participação eficaz de todas as partes interessadas e, acima de tudo, dos seus beneficiários.

Para refletir e avaliar: A organização-membro cumpre com a legislação e diretrizes nacionais sobre divulgação de informações para organizações não governamentais?

A organização-membro publicou sua política de divulgação de informações na sua página de internet e/ou mediante outros meios para compartilhar informações a fim que o público em geral esteja informado de sua política?

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Orientações adicionais PESSOAL FINANCEIRO O pessoal que é designado para trabalhar no financeiro deve ter a formação adequada à sua função e ter conhecimento de contabilidade, isso é muito importante. Além disso, é fundamental que esses profissionais sejam envolvidos em processos de formação que garantam o conhecimento necessário dos requisitos a serem observados e que sejam encorajados em seu dia a dia a comunicar à direção em qualquer caso que observe o descumprimento de algum procedimento.

SISTEMAS FINANCEIROS Preferencialmente, o plano contábil deve ser elaborado em estreita colaboração com as dioceses, isso para facilitar a sincronização na diocese.

Esse plano contábil deve ser simples e permitir que seja realizada com facilidade a consolidação entre os departamentos relevantes.

Ter um único livro-razão é de fundamental importância para uma boa gestão dos recursos. Nele devem constar todas as transações financeiras.

DOCUMENTAÇÃO E GESTÃO DE REGISTROS O uso de formulários padronizados com números sequenciais para registrar recibos e pagamentos em dinheiro e registros no livro-razão ajudam a organizar e a manter o controle. Podem ser aplicados também a todos os documentos periódicos. É importante que todos esses documentos, incluindo faturas originais e aprovações, que respaldam os registros contábeis realizados, sejam arquivados em finanças com fácil acesso. Além disso, devem ser de alguma maneira marcados para evitar que voltem a ser utilizados.

As folhas de ponto ou registros de horário servem como base para os salários e as despesas salariais relativas a todos os projetos no livro-razão. Devem ser adotados processos adequados para garantir que os salários sejam calculados corretamente e sejam feitos os ajustes correspondentes para licença não remunerada, horas extras, etc. E cada profissional deve confirmar o recebimento de seus salários por escrito. Deve-se ter um responsável por elaborar a folha de pagamento e outra pessoa responsável por verificar e conferir, devendo ainda a folha de pagamento ser aprovada por um membro da direção. Após esse procedimento, executar os pagamentos, assim serão evitados erros, ausências e/ou duplicidade em algum pagamento.

CONTROLE INTERNO Para que seja efetivo o controle interno, é importante que a organização-membro possa contar com um processo formal e documentado para adquirir bens e serviços, para receber bens e serviços, para registrar desembolsos em dinheiro e todos os pagamentos, incluindo as fases de requisição, autorização e recebimento. Essa documentação padrão deve respaldar toda a movimentação.

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As transações financeiras devem ser autorizadas pelos funcionários apropriados. E é fundamental estabelecer procedimentos de conferência para todos os caixas e contas bancárias e o(a) diretor(a) de finanças deve aprovar essa conferência e acrescentar sua assinatura e a data da sua realização.

Todos os pagamentos devem ser realizados unicamente com base na fatura original, verificando com a ordem original para ajudar a evitar pagamento duplicado.

RELATÓRIOS FINANCEIROS É importante que a organização-membro elabore um orçamento anual para toda a sua organização. Esse orçamento deve mostrar todas as receitas e despesas projetadas, devendo ser aprovado pela diretoria da Organização.

Relatórios financeiros devem ser cuidadosamente elaborados, revisados e aprovados pela direção. Qualquer variação significativa ou balanços incomuns que tenham sido percebidos durante as revisões mensais devem ser imediatamente verificados. Posteriormente, deve-se gerar um relatório financeiro consolidado e preciso, que esteja devidamente aprovado pela direção, para que seja enviado a toda a diretoria, a doadores, ao governo local e outras partes interessadas, sempre dentro dos prazos estabelecidos inicialmente.

GESTÃO DE INVENTÁRIO Todos os bens inventariáveis, como reservas de alimentos, produtos farmacêuticos e materiais de projetos, recebidos ou comprados pela organização-membro devem ser armazenados em local adequado, um almoxarifado ou depósito, que possa ser fechado à chave quando não utilizados.

Todas as entradas e saídas de bens inventariáveis devem ser anotadas em formulários próprios numerados sequencialmente e registrados em um livro do almoxarifado.

Para o bom funcionamento do almoxarifado, é importante que se tenha um manual, ou mesmo um memorando, com as políticas e práticas de armazenamento da organização-membro, todas registradas ali, sendo de fácil entendimento e acessível a todo o pessoal do almoxarifado.

ATIVOS FIXOS Para os ativos fixos, a organização-membro deve ter um registro de cada ativo fixo comprado que mostre o seu custo, a sua localização, a fonte de financiamento, sua condição atual e o seu número de patrimônio. Esse número deve ser único para cada item “ ativo fixo”.

Esse registro de todos os ativos fixos deve ser conferido com frequência e estar correspondente com o balanço do livro-razão da organização-membro.

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CONTAS A COBRAR Todos os valores antecipados a outras organizações-membros, fornecedores e/ou empregados precisam estar justificados no livro-razão como créditos pendentes. Além disso, faz-se necessário estabelecer procedimento padrão, por escrito, numerado sequencialmente, para empréstimos, adiantamentos salariais e adiantamentos para visitas de trabalho para o pessoal.

Os adiantamentos para visitas de trabalho devem ser pagos na sua totalidade em um prazo máximo a ser fixado pela organização. Apenas deverão ser dados novos adiantamentos se os anteriores forem prestados contas em sua totalidade.

OUTROS ATIVOS E CONTAS A PAGAR A organização-membro deve registrar as compras de bens e/ou de serviços não capitalizados que beneficiam períodos futuros como Pagamentos Antecipados (ativos) em seu livro-razão.

Os valores de dívidas contraídas pela organização-membro devem sempre ser registrados no livro-razão, como contas a pagar. É importante elaborar um cronograma de pagamentos a longo prazo para indicar a capacidade de pagamento da dívida pendente a longo prazo. É importante estabelecer procedimentos para determinar em que ordem os pagamentos a credores são realizados e quais facilidades de crédito serão utilizadas (p. ex. descontos por pronto pagamento, entre outros).

COMPRAS E CONTRATOS É imprescindível que a organização-membro tenha um manual de compras e contratos ou uma série de procedimentos que tenham sido aprovados por escrito pela coordenação. Isso orientará todo o processo de compras.

A organização-membro deve estar atenta e ter processos documentados para garantir que não provê nem proverá com conhecimento, apoio ou recursos materiais a nenhum indivíduo ou entidade que cometa, tente cometer, promova, facilite ou participe em atos ilícitos.

NORMAS E PROCEDIMENTOS DE VENDAS A organização-membro deve elaborar uma política de venda que explicite a forma como devem se dar as vendas em todo o seu processo. Essa política pode conter instrumentos que ajudem a comissão de vendas a definir de forma justa o preço de venda dos itens.

AUDITORIA A organização-membro deve realizar uma auditoria anualmente. É importante que seja feita por uma empresa externa especializada em auditorias e que seja gerado um relatório consolidado depois de cada auditoria. A Coordenação local deve revisar todos os relatórios da auditoria e garantir que sejam atendidos todas as sugestões da auditoria. Qualquer equívoco relevante ou deficiência importante que sejam observado s no relatório da auditoria devem ser imediatamente esclarecidos.

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