DOSSIER FORMATIVO INTEGRADOR
AUDITORIA ADMNISTRATIVA
DOSSIER AUDITORIA ADMINISTRATIVA
CARLA ZUÑIGA FLOREZ
221376
LAURA ALSINA QUINTERO
221312
YEISNER MOLINA BARRIOS 221282
PROFESORA ANETH MAGRETH MUÑOZ VILLEGAS Contadora Pública
UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONOMICAS CONTADURIA PÚBLICA AUDITORIA ADMINISTRATIVA OCAÑA N.S 2017
CASO EMPRESA ELECTRONORTE LTDA La empresa ELECTRONORTE LTDA. Es una Sociedad de Economía Privada, de carácter comercial, organizado bajo la forma de sociedad limitada, del orden nacional, regida por los Estatutos del Código de Comercio y Sociales que se encuentran contenidos en la Escritura Pública No. 346 del 15 de febrero de 2014, otorgada en la Notaría Segunda del Círculo Notarial de Ocaña N. de S. La empresa ELECTRONORTE LTDA. Tiene por objeto social la compra y venta de electrodomésticos, ubicada en la calle 12 #33-87 de la ciudad de Ocaña, N,S Durante los últimos tres años se ha venido presentando una gran disminución en el volumen de ventas, y para conocer el origen del problema se requiere efectuar una Auditoria Administrativa al área de ventas de la empresa. Misión. ELECTRONORTE LTDA. Empresa dedicada a la comercialización de electrodomésticos de arcas propias y representaciones en líneas del hogar, para satisfacer las necesidades y expectativas de distribuidores y consumidores al ofrecer productos de alta calidad. En busca de la excelencia, contamos con un recurso humano competente tanto en el mejoramiento continuo de nuestros procesos, como en la implementación y posterior seguimiento de nuestro sistema de gestión de calidad.
Visión. Para el año 2019 ser reconocida como la principal empresa en la comercialización de electrodomésticos, ampliando la cobertura en todo el territorio nacional, con alto nivel de servicio, lideres en innovación logrando un trabajo en equipo. Objetivos Estratégicos. Fundamentarnos como los primeros en el mercado de muebles y accesorios de oficina, y alcanzar el mayor volumen en ventas. Contribuir al mejoramiento de las condiciones de comercialización de electrodomésticos. Alcanzar el 100% de las ventas de nuestros productos y obtener la máxima utilidad en pro y beneficio de nuestros clientes y de la empresa. Abrir sedes en diferentes puntos de la cuidad y en diferentes ciudades; de igual forma extendernos al mercado internacional en el año 2022. Valores. Comprometidos con el medio ambiente: Cuidamos y preservamos el medio ambiente.
Respetamos a las personas: Escuchamos a todos con atención y valoramos sus aportes. Tenemos compromiso organizacional: Demostrando en las actividades diarias eficiencia y óptimo cumplimiento en el desarrollo de las funciones, cuidando las herramientas de trabajo y potenciando los esfuerzos de todos en el cumplimiento de los objetivos. Trabajamos con transparencia y honestidad: Hacemos uso adecuado y óptimo de los recursos. Comunicamos de forma veraz y completa las actuaciones de la empresa. Trabajamos en equipo: Con el aporte de todos los que invierten en los diferentes procesos, buscamos el logro de los objetivos organizacionales.
Base legal de la empresa ELECTRONORTE LTDA. La base legal con la que cuenta y es administrada la empresa es la siguiente: Ley de régimen tributario interno. La empresa actualmente se encuentra al día con todas sus responsabilidades fiscales. Organismos de control Superintendencia de Sociedades. La empresa cuenta con las certificaciones. Instituto de Seguridad Social. La empresa no le paga a todos sus empleados la seguridad social.
Organigrama estructural. Representación gráfica que comprende la distribución de las funciones, puestos, áreas y relaciones de la empresa.
JUNTA DE SOCIOS
GERENTE GENERAL
AREA DE VENTAS
Cajero
Vendedor
AREA ADMINISTRATIVA
Bodeguero
Contador Público
Auxiliar Contable
Servicios Generales
Políticas de la empresa ELECTRONORTE LTDA La empresa actualmente viene desarrollando su actividad principal en base a disposiciones internas que se entienden como normas o políticas las mismas que regulan la compra y venta de los electrodomésticos.
Políticas de Compra
Seleccionar adecuadamente a los proveedores de la empresa. El proveedor debe entregar la mercancía establecida en un periodo de tiempo máximo de 15 días. Negociar descuentos y condiciones de pago con el proveedor. Verificar que se cumplan las órdenes de compra emitidas. Renegociar los servicios que prestan los proveedores.
Políticas de Venta
El plazo de pago del crédito que se conceda, comenzara a partir de la fecha en que se emita la factura. El cliente que se atrase en el pago de uno de sus créditos, aunque sea por un día, se le suspenderá su línea de crédito, hasta que cumpla por completo con sus compromisos vencidos. En caso de que a un cliente se le suspenda su línea de crédito, solo se le autorizara nuevas compras de contado y al cabo de 6 meses se le activara su línea de crédito. Satisfacer plenamente las necesidades, expectativas y demandas de nuestros clientes, brindándoles lo mejor de nuestros productos. Aplicar incentivos al cliente por pronto pago de sus facturas.
Proveedores. La empresa ELECTRONORTE LTDA. Dispone de los siguientes proveedores
Global Ltda. Credihogar Ltda. Fird Ltda. Juan Pérez
Clientes. Los clientes de ELECTRONORTE LTDA. Son las personas que viven en la ciudad de Ocaña – Norte de Santander. Y sus alrededores. Horario de Trabajo. El horario de trabajo se distribuye de la siguiente manera, por la mañana la entrada es de 9 am hasta las 12:00 del mediodía, y por la tarde de 2:30 pm hasta las 6:00 pm.
Manual de Funciones. La empresa cuenta con un manual de funciones, en el cual se describen las actividades que realiza cada empleado:
ELECTRONORTE LTDA
ELECTRONORTE LTDA
ELECTRONORTE LTDA
ELCTRONORTE LTDA
ELECTRONORTE LTDA
ELECTRONORTELTDA
ELECTRONORTE LTDA
Infraestructura. La empresa funciona en la ciudad de Ocaña – Norte de Santander en la Calle 12 # 33-87 CENTRO. Recursos Tecnológicos.
2 computadores de escritorio. 1 Software contable 1 impresora. 1 Fotocopiadora 1 Cafetera
Productos y servicios que ofrece.
Televisores LG, SONY, SAMSUNG, PHILLIS Neveras MABE, HACEB, SAMSUNG Equipos de Sonido LG, SAMSUNG Hornos LG, SAMSUNG, MABE Licuadoras OSTER, MABE, Lavadoras SAMSUNG, LG, MABE
PREPARACION DEL PROYECTO DE AUDITORÍA PROPUESTA TÉCNICA Naturaleza: Auditoria administrativa Alcance: Área de Ventas Antecedentes: Nunca se ha realizado ningún tipo de auditoría Objetivos: Sentar bases para la ejecución de la auditoria de manera puntual. Establecer una dinámica de trabajo que permita una interacción fluida de las acciones. Implementar una estructura de trabajo que ordene las iniciativas y los recursos con una visión integradora. Lograr que la auditoria convierta las debilidades en fortalezas y las amenazas en oportunidades. Estrategias: El auditor realizara visitas periódicas para conocer el desarrollo de las actividades del establecimiento, mediante la observación dará un diagnóstico de los procesos que se realizan en el interior y el desenvolvimiento tanto del administrador como de los trabajadores. Justificación: Elaborar un diagnóstico del área de ventas para evaluar su funcionamiento. Acciones: Aplicación de cuestionarios, cédulas, entrevistas y observación directa en el área a auditar. Recursos: Carla Zúñiga Flórez, Laura Alsina Quintero y Yeisner Molina Barrios. Resultados: Identificar los procesos utilizados en el establecimiento para proceder a estandarizarlos. Tipificar los escenarios de acción en que se desempeña en el área de ventas. Elaborar recomendaciones y observaciones de orden administrativo para aplicarlas al área. Emitir opinión sobre posibles irregularidades en el área. Detectar los factores internos y externos que influyen en el funcionamiento del área. Asignación de la Responsabilidad: Carla Zúñiga Flórez, Laura Alsina Quintero y Yeisner Molina Barrios. Capacitación: Instrumentarla a través de libros o documentales que se puedan adquirir, para estudiar con mayor detalle los pasos a seguir adecuadamente y si es necesario acudir a su asesor respectivo; de la misma manera con esta información ayudarse para analizar las estrategias que se van aplicar en el proceso de auditoría. Actitud: La labor de investigación se realizara de la manera más objetiva y sin perjuicios por parte del auditor. Diagnóstico Preliminar
Para enriquecer la documentación recabada se investigara sobre esta información para afirmarla y complementarla. Elaboración de un diagnóstico sobre el estado actual del funcionamiento de la organización. Se revisaran las actividades que realiza el personal para precisar sise llevan a cabo conforme las instrucciones del área. Visitas programadas a la empresa para recolectar la información necesaria a través de entrevistas y aplicación de cuestionarios, así como información directa e investigación documental. Los ajustes se harán de acuerdo con la planeación y para concretarlos, la propuesta técnica se someterá a un estudio por parte del dueño del negocio que a la vez hace de administrador, el mismo que nos dará la autorización para realizar las modificaciones procedentes. La determinación de las acciones se apegará al programa definido. Proponer mecanismos de acción que apoyen a la mejora continua. El informe de auditoría de debe preparar de acuerdo con los resultados que se obtengan INSTRUMENTACIÓN Recopilación de la Información: La recopilación de la información se realizó con la herramienta diseñada para ello. La correspondiente a estructura, misión y visión de la empresa fue proporcionada Por el titular de la organización. El resto de la información fue captado por el auditor en cédulas para la detección y registros de hallazgos y evidencias, así como el registro de aspectos relevantes. Técnicas de recolección: Decidí aplicar las siguientes técnicas, debido a la facilidad y rapidez de las mismas para obtener la información necesaria. Investigación documental Observación directa Entrevista Cuestionarios Cedulas Medición: Indicadores de Planeación: Visión = Empleados que lo conocen / Total de empleados Misión = Empleados que la conocen / Total de empleados Políticas = Políticas aplicadas / Políticas establecidas División y distribución de funciones = Empleados / Número de áreas.
Sistema de Control = Controles automáticos / Total de controles PAPELES DE TRABAJO. Los papeles de trabajo a utilizar serán minutas, donde el auditor del equipo llevará un resumen de lo ocurrido durante el proceso de información necesaria para la auditoría. Evidencia. En las visitas que se realizó se comprobó: Evidencia Física Se cuenta con un organigrama y con un manual de funciones. No se cuenta con un manual de procedimientos. No existen señalamientos específicos en el área de operaciones Evidencia Testimonial La opinión de dos clientes a los cuales se les realizó un pequeño cuestionario fue que el servicio en general era bueno, pero todavía falta para excelente, a la vez que acuden al local por los precios bajos a nivel de la competencia.
AUDITORES ELECTRONORTE LTDA ÍNDICE Archivo Permanente Administración de la Auditoría Información Enviada Información Recibida
DE P/ T AP AP AP1. 1/n AP2. 1/n
Archivo de Planificación
APL
Planificación Preliminar Programa de Auditoria Preliminar Entrevista al Gerente Entrevista con empleados Evaluación Control Interno Matriz Preliminar de Riesgo Reporte Planificación Preliminar
PP PP1. 1/n PP2. 1/n PP3. 1/n PP4. 1/n PP5. 1/ PP6. 1/n
Archivo Corriente Planificación Específica Programa de Auditoría Específica Evaluación Control interno Reporte Específico
AC PE PE1. 1/n PE2. 1/n PE3. 1/n
Establecimiento Auditado Cedula Narrativa de Entrevista al Gerente Cedula Narrativa de Entrevista a Empleados Cedula Narrativa Cumplimiento Legal Cedula Aplicación Indicadores de Gestión Cedula Narrativa Listado del Personal Cedula Análisis de precios Cedula Flujograma de Procesos Cedula Horario de Trabajadores
EA EA1. 1/n EA2. 1/n EA3. 1/n EA4. 1/n EA5. 1/n EA6. 1/n EA7. 1/n EA8. 1/n
Seguimiento y Monitoreo Matriz de Seguimiento Cédula de Seguimiento y Monitoreo
SM
Hoja de Hallazgos Hoja de Hallazgos
HH HH. 1/n
SM1. 1/n SM2. 1/n
AUDITORES ALSINA Y ASOCIADOS LTDA AP. AP1. 1/1 CIRCULAR
OCAÑA, OCTUBRE 10 del 2017
Sres. ELECTRONORTE LTDA.
ELECTRONORTE LTDA. De conformidad con el dueño del establecimiento se ha llegado al acuerdo de realizar una AUDITORIA ADMINISTRATIVA A LAORGANIZACION DEL LOCAL , la misma que se les informa que se realizara a partir del 13 de Octubre al 13 de Noviembre del 2017 CARLA ZUÑIGA FLOREZ en comendado. A la vez quiero solicitarles su total colaboración y disponibilidad para proporcionar a la auditora toda la información necesaria, con el fin de cumplir con los plazos dispuestos.
Atentamente, LAURA ALSINA QUINTERO 1.091.569.293
AP. AP2 1/8 Ref: Sobre: RUT Certificado Cámara de Comercio Certificado Matricula Mercantil Certificado Alcaldía – Licencia de funcionamiento Certificado uso del suelo Certificado Bombero Certificado de Sanidad.
AP. AP2 2/8
CERTIFICADO CÁMARA DE COMERCIO
AP. AP2 4/8
AP. AP2 5/8
AP. AP2 6/8
CERTIFICADO USO DEL SUELO
AP. AP2 7/8
CERTIFICADO DE BOMBEROS
AUDITORES ALSINA Y ASOCIADOS LTDA APL. DD1. 1/2 ORDEN DE TRABAJO OCAÑA, OCTUBRE 11 del 2017 Señores ELECTRONORTE LTDA.
Cordial Saludo De conformidad con lo establecido en la carta convenio por mutuo acuerdo, de realizar una auditoría administrativa a la empresa ELECTRONORTE LTDA. Alcance: El examen de Auditoría Administrativa a realizarse a la empresa que cubrirá el período comprendido entre el 13 de Octubre al 13 de Noviembre del 2017. Objetivos: Determinar los niveles eficiencia, efectividad y economía en la administración de la empresa. Verificar el cumplimiento de las funciones por parte de cada empleado que labora en él. Medir la efectividad de las tareas realizadas dentro de los procesos que se realizan diariamente. Evaluar el control dentro del establecimiento y ver qué tan eficaces son los métodos actualmente utilizados para el mismo. Elaborar el respectivo borrador de informe como revelación y resultado del trabajo realizado en el área. Una vez realizada la Planificación Preliminar y la Matriz Preliminar con enfoque de auditoría debe formular los programas de auditoría, realizar la ejecución del trabajo en el campo hasta llegar al borrador de informe con el memorando de síntesis de borrador, mismos que deberán ser presentados. Atentamente, LAURA ALSINA QUINTERO 1.091.569.293
AUDITORES ALSINA Y ASOCIADOS LTDA APL. DD1 2/2 ELECTRONORTE LTDA
AUDITORES ELECTRONORTE LTDA APL.PP1. 1/1 ELECTRONORTE LTDA. PROGRAMA DE AUDITORIA PRELIMINAR Inicio: 13 Octubre 2017
Término: 13 Noviembre 2017
Objetivo: Evaluar y definir la estructura organizacional de la empresa en tal forma que permita desarrollar las funciones y operaciones con eficiencia y control adecuado. Procedimientos: Núm. Actividad del Programa 1 1.1.
1.2
1.3
1.4
2. 2.1
Personal Responsable Aspectos Generales Auditor Programar y efectuar entrevista Auditor preliminar con el dueño de la empresa a efecto de oficializar la actividad y a sus empleados. Solicitar para efecto de Auditor archivo permanente toda la información primordial del negocio, como son RUT, copias de afiliaciones de los trabajadores, entre otros. Solicitar manuales de Auditor procedimientos existentes y precisar si están en operación y si son adecuados al funcionamiento actual. Elaborar nota descriptiva de los Auditor procesos que realiza en el desarrollo de sus actividades. Levantamiento de Información Auditor Seleccionar los puestos a Auditor entrevistar, para ello tomar en cuenta la posición jerárquica y determinar si es posible hora y fecha
Ref
APL. PP2. 1/1 APL. PP3.1/7
Fecha 13/10/2017 13/10/2017
AP.AP1.2/3 AP.AP2.1/8
13/10/2017
AP.PP1.3/3
13/10/2017
APL.PP6.1/1
13/10/2017
APL. PP2. 1/1 APL. PP3.1/7
15/10/2017 15/10/2017
2.2
2.3
3
3.1
3.2
3.3
3.4
Elaborar de preferencia en forma Auditor previa la temática que se abordará en la entrevista y si es posible hora y fecha. Revisar la información Auditor recopilada en la entrevista e identificar los casos que se deben ampliar o aclarar en su caso. Elaboración de un Diagnóstico Auditor conceptual y detallado.
APL. PP2. 1/1 APL. PP3.1/7
APL.PP4.1/1
18/10/2017
Analizar la información Auditor obtenida en la fase preliminar general realizando una cédula narrativa del proceso administrativo. Realizar una matriz de riesgo Auditor preliminar para evaluar el proceso administrativo. Depurar la información Auditor recopilada por medio de las entrevistas y considerar la más significativa para emplearla como referencia en el transcurso de la actividad devaluatoria.
APL.PP6.1/1
18/10/2017
APL.PP5.1/1
18/10/2017
Estudiar la información generada Auditor en el proceso devaluatorio y elaborar como resultado un informe que contenga como mínimo el diagnóstico dirigido al negocio, el cual constate la labor desarrollada.
ELABORADO POR: YEISNER MOLINA FECHA: 20/10/2017
15/10/2017
15/10/2017
18/10/2017
18/10/2017
SUPERVISADO POR: LAURA ALSINA FECHA: 20/10/2017
AUDITORES ELECTRONORTE LTDA APL.PP2.1/1 ELECTRONORTE LTDA ENTREVISTA AL GERENTE PERIODO: Del 13 de Octubre Al 13 de Noviembre del 2017 NOMBRE: EDINSON MOJICA CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 13 de Octubre 2017. 1. ¿Existe un sistema de organización en el cual las personas que trabajan en el establecimiento sepan sus responsabilidades? 2. ¿Existe un manual de procedimientos en el cual los empleados conocen como desarrollar cada una de las funciones correspondientes? 3. ¿Al momento que usted supervisa el trabajo, sabe quien cumple cada función exactamente? 4. ¿Considera usted que las instalaciones del negocio son las más adecuadas para realizar su trabajo, tanto en las áreas de bodega, despacho y facturación? 5. ¿Existe dentro de los procesos que se realizan un sistema de información adecuado que permitan tener información ágil y oportuna? 6. ¿El personal que trabaja cuenta con el perfil adecuado para realizar sus labores? 7. ¿Existe una persona responsable que supervise las actividades de cada trabajador? 8. ¿Se cuenta con un plan de capacitación y motivación al personal? 9. ¿Está usted conforme con el trabajo que realizan sus empleados? 10. ¿Con que frecuencia reúne a sus trabajadores para conocer deficiencias? 11 ¿Existen claramente detallados los objetivos propuestos? Elaborado Por: YEISNER MOLINA Fecha: 13/10/2017
AUDITORES ELECTRONORTE LTDA APL.PP3.1/3 ELECTRONORTE LTDA. ENTREVISTA AL PERSONAL PERIODO: Del 13 de Octubre Al 13 de Noviembre del 2017 NOMBRE:EDUARDO GOMEZ CARGO: VENDEDOR FECHA: 14/10/2017 1. ¿Conoce usted los objetivos estratégicos de la empresa? 2. ¿Le proporciona la empresa un plan de capacitación y motivación? 3. ¿Conoce usted el manual de procedimientos de la empresa? 4. ¿Le pagan todos sus derechos laborales? 5. ¿Cómo es el clima o ambiente de la organización? 6 ¿Cuáles son sus funciones? 7. ¿Considera usted que el salario que percibe va de acuerdo al trabajo que usted realiza? 8. ¿La empresa cuenta con algún manual que le indique cuáles son sus funciones y como debe desempeñarlas?
9. ¿Cómo es su relación con sus demás compañeros? ELABORADO POR: CARLA ZUÑIGA FLOREZ
FECHA: 14/10/2017
AUDITORES ELECTRONORTE LTDA APL.PP3.2/3 ELECTRONORTE LTDA. ENTREVISTA AL PERSONAL PERIODO: Del 13 de Octubre Al 13 de Noviembre del 2017 NOMBRE: ADRIAN PEREZ CARGO: CAJERA FECHA: 14/10/2017 1. ¿Conoce usted las funciones exactas que tiene que desempeñar? 2. ¿Cuáles son sus funciones? 3. ¿Conoce usted el manual de procedimientos de la empresa? 4. ¿Durante cuántas horas realiza su trabajo? 5. ¿Cómo se siente en las horas de trabajo? 6. ¿Considera usted que el salario que percibe va de acuerdo al trabajo que usted realiza? 7.. ¿Cuenta con todas las condiciones necesarias para realizar su trabajo? 8. ¿Se siente identificado con el ambiente laboral? 9. ¿Cuenta con capacitación y motivación periódica sobre las funciones que desempeña? 10. ¿Cuenta usted con todos los derechos laborales? ELABORADO POR: YEISNER MOLINA FECHA: 14/10/2017
AUDITORES ELECTRONORTE LTDA APL.PP3.3/3 ELECTRONORTE LTDA. ENTREVISTA AL PERSONAL PERIODO: Del 13 de Octubre Al 13 de Noviembre del 2017 NOMBRE: EDWIN MARTINEZ CARGO: BODEGUERO FECHA: 14/10/2017 1. ¿Conoce usted las funciones exactas que tiene que desempeñar? 2. ¿Cuáles son sus funciones? 3. ¿Conoce usted el manual de procedimientos de la empresa? 4. ¿Durante cuántas horas realiza su trabajo? 5. ¿Es remunerada por horas extras? 6. ¿Considera usted que el salario que percibe va de acuerdo al trabajo que usted realiza? 7. ¿Cuenta con todas las condiciones necesarias para realizar su trabajo? 8. ¿Se siente identificado con el ambiente laboral? ELABORADO POR: CARLA ZUÑIGA FLOREZ FECHA: 14/10/2017
AUDITORES ELECTRONORTE LTDA APL.PP4. 1/1 ELECTRONORTE LTDA CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PERIODO: Del 13 de Octubre Al 13 de Noviembre del 2017 No. PREGUNTAS
RESPUESTAS SI
NO
OTRAS
OBSERVACIONES
PLANEACION 1
¿En quién recae la responsabilidad de la planeación de la empresa?
2
¿Se ha desarrollado estrategias para mejorar los procesos y de esta manera mejorar las ventas de la empresa?
3
4
5
6
Gerente
X
¿Cuenta usted con políticas alas que se deba regir para desarrollar ciertas actividades?
X
¿Tiene usted programas de trabajo para los días más complicados? ¿Existen niveles de jerarquía dentro de su empresa?
No contamos con un manual de procedimientos.
Cada empleado desarrolla su trabajo
X
X
¿La visión de su negocio constituye la declaración X fundamental de sus valores, aspiraciones y metas?
Se cuenta organigrama.
con
un
7
¿La visión enmarca la experiencia y un conocimiento profundo de su trabajo? X
8
¿Considera la visión como un atributo X primordial a la planeación?
9
¿La misión es realmente un agua de actuación?
X
10
¿El personal que trabaja dentro del negocio conoce los X objetivos?
11
¿Se brinda capacitación permanente o por lo menos de manera semestral? ORGANIZACION
1
¿La división y distribución defunciones es la correcta X para su negocio?
2
¿El personal que trabaja en su establecimiento tiene el perfil X adecuado?
3
¿Cuenta usted con los suficientes X conocimientos para dirigir el negocio?
4
¿Cree usted que la organización estructural del X negocio es la adecuada?
X
Cada empleado se capacita por sí mismo.
DIRECCION 1
¿Existe por parte la suficiente capacidad de X liderazgo?
2
¿La comunicación dentro de la empresa es la X suficiente?
3
¿Existe motivación para el personal que trabaja en su establecimiento?
4
¿Cuándo existe algún conflicto se lo soluciona X rápidamente y de la mejor manera posible?
5
¿Para la toma de decisiones se cuenta con información X rápida y oportuna?
6
¿Se maneja creatividad e innovación?
X
X
CONTROL 1
¿Cuenta con un sistema de información que le ayude a X control las ventas diarias?
Software Contable
2
¿Dentro del establecimiento se cuenta con un manual defunciones y procesos?
Se cuenta con un manual de funciones, pero no de procesos
3
¿Se cuenta con la suficiente capacitación para manejar el software contable?
X
POR ELEMENTOS ESPECIFICO 1
¿Las adquisiciones que se realiza son controladas de X acuerdo a las ventas?
2
¿Se maneja un control de inventarios?
3
X
¿Cuenta usted con asesoría externa acerca de electrodomésticos?
X
4
¿La distribución del espacio físico es el adecuado para el X trabajo?
5
¿Cuenta con algún sistema informático para la X contabilidad de la empresa?
6
¿Se tiene un control de proveedores?
Tecnología Software.
en
X
7
¿Se ha planificado algún X proyecto a futuro?
8
¿El servicio al cliente se basa en normas de procedimientos que estipule la empresa?
Tener sucursales a nivel nacional
X
ELABORADO POR: CARLA ZUÑIGA FLOREZ FECHA: 15/10/2017
Nueva
AUDITORES ELECTRONORTE LTDA APL.PP5. 1/n ELECTRONORTE LTDA MATRIZ PRELIMINAR DE RIESGO AÑO GRAVABLE: 2016
No.
Componente
RIESGO DE CONTROL Alto
Medio
Bajo
ENFOQUE AUDITORIA
DE
PLANIFICACION ESTRATEGICA 1
La empresa cuenta con una planificación estratégica debidamente elaborada, para que tanto sus trabajadores como la dueña tengan el conocimiento de sus objetivos.
Observación física sobre la planificación estratégica. X
ESTRUCTURA ORGANICA 2
Se cuenta con un organigrama funcional donde se detallen las actividades que deben realizar
X
PROCESOS 3
No existe un manual de procedimientos que contribuya al mejoramiento del desempeño
X
DESPACHO Y FACTURACIÓN 4
En el área de despacho y
X
Se cuenta con un manual de funciones.
facturaciรณn todo se realiza con normalidad, la facturaciรณn se hace en el software contable y la persona a cargo si sabe utilizarlo correctamente; en lo que se refiere a despacho el servicio es bueno. ELABORADO POR: YEISNER MOLINA FECHA: 20/10/2017
AUDITORES ELECTRONORTE LTDA APL.PP6. 1/1 ELECTRONORTE LTDA REPORTE PLANIFICACION PRELIMINAR Del 13 de Octubre Al 13 de Noviembre de 2017 MOTIVO DEL EXAMEN. La Auditoria administrativa se realiza para evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los procesos administrativos de la empresa ELECTRONORTE LTDA OBJETIVOS DEL EXAMEN. Determinar los niveles eficiencia, efectividad y economía en la administración de los procesos que se realiza dentro de la empresa. Verificar el cumplimiento de la base legal que está implantada en la empresa. Medir la efectividad de las tareas operativas realizadas internamente, a través de la aplicación de indicadores de gestión. Evaluar el control interno del establecimiento, a fin de mejorar los controles existentes para un adecuado desempeño. ¿Elaborar el respectivo borrador de informe como revelación y resultado del trabajo realizado. ALCANCE. El examen de Auditoría Administrativa a realizarse en la empresa ELECTRONORTE LTDA, cubrirá el período comprendido entre el 13 de Octubre al 13 de Noviembre del 2017. CONOCIMIENTO PRELIMINAR DE LA EMPRESA. El establecimiento cuenta con una persona responsable de la administración, que posee el perfil requerido para desarrollar todas las actividades referentes al manejo de la empresa. Consta de 4 áreas: Gerencia, Contabilidad, Ventas y Servicios Generales y son supervisadas por el administrador de la empresa. ACTIVIDADES PRINCIPALES Las actividades principales que se desarrollan en la empresa son las siguientes: Adquirir los electrodomésticos. Servicio al cliente. Despacho, facturación y entrega del producto solicitado por el cliente
NIVEL DE CONFIANZA. El nivel de riesgo dentro de la empresa es alto ya que no existe una manual de procedimientos, que efectivice correctamente el trabajo que se realiza; lo cual produce algunas deficiencias significativas que retrasan el desarrollo normal de las actividades, por lo tanto el nivel de confianza detectado es medio. CONCLUSIONES No hay un manual de procedimientos, que especifique claramente cómo deben desarrollar las funciones cada empleado. Al cargo de bodeguero no se le pagan prestaciones sociales, ni parafiscales. No se realizan muchas ventas por semana debido a que no se cuenta con electrodomésticos innovadores que los clientes desean. La empresa no realiza capacitaciones para mejorar el desempeño de los empleados. No existe motivación al personal por lo tanto no contribuyen al mejoramiento de la empresa. RECOMENDACIONES Diseñar e implementar un manual de procedimientos, en el cual se especifique cada uno de ellos por área, donde estén paso a paso como realizar cada método de trabajo y las técnicas que se van a utilizar para desarrollar en el menor tiempo posible con eficacia y eficiencia todos los procesos para obtener el producto final a la venta, además del servicio que se va a brindar al cliente. Afiliar a todos y cada uno de los empleados a seguridad social. Buscar nuevos proveedores que brinden electrodomésticos creativos e innovadores para atraer nuevos clientes y no perder a los que se tiene. Estructurar un plan de capacitación y motivación trimestral que comprometa a todos los empleados a cumplir los objetivos de la empresa y a desarrollar sus actividades diarias con mayor satisfacción. Atentamente, Auditora, LAURA ALSINA.
AUDITORES ELECTRONORTE LTDA AC.PE1.1/1 ELECTRONORTE LTDA PLANIFICACIÓN ESPÉCIFICA Período: Del 13 de octubre al 13 de Noviembre de 2017
N° PROCEDIMIENTOS OBJETIVO:
REF PT AP.AP2.1/1
Procesar y obtener la información suficiente, relevante, pertinente, que permita determinar los hallazgos encontrados para la presentación de conclusiones y recomendaciones. 1
Analice la información AC.EA1.1/1 obtenida y presente una cédula AC.EA2.1/3 narrativa de la entrevista realizada al dueño del local y empleados responsables de todos los procesos que se realizan.
2
Verifique el cumplimiento de la base legal De la empresa.
3
Proponga los respectivos organigramas funcional, estructural y personal.
4
Analice y evalúe a través de una cédula narrativa información obtenida en el listado de personal
RESP
FECHA
OBSERVACIONES
5
Analice y compare los precios de la empresa con la competencia.
6
Diseñe los procesos de las áreas de: Gerencia, compras, ventas y servicios generales.
7
Verifique la estabilidad del personal en el registro de documentos de la empresa.
8
Realice una evaluación de control interno del establecimiento.
9
Desarrolle la hoja de hallazgos como resultado de la auditoría realizada.
10
Elabore los papeles de trabajo que creyere convenientes.
11
Realice el respectivo borrador del informe de auditoría.
ELABORADO POR: YEISNER MOLINA FECHA: 20/10/2017
AUDITORES ELECTRONORTE LTDA AC.PE2. 1/1 ELECTRONORTE LTDA EVALUACION CONTROL INTERNO PERIODO: Del 13 de Octubre Al 13 de Noviembre del 2017 No. COMPONENTES
PONDERACION
CALIFICACION OBSERVACIONES
PLANIFICACION No existe 7 planificación dentro de la empresa
5
No existen 7 estrategias para funcionamiento de la empresa
6
Existen políticas 7 dentro de la empresa en compra y venta pero falta sustentar para el resto de actividades
7
No existen 7 programas de trabajo para las actividades fuertes del año
5
No existen niveles de 7 jerarquías el gerente es el único que emite órdenes.
3
La visión de la 7 empresa se encuentra clara para el gerente y los empleados pero
6
No existe planificación lo cual retrasa el trabajo de los empleados.
falta los manuales para poder llegar a la eficacia y eficiencia. La misión está bien 7 definida dentro de la empresa
6
No existe 7 capacitación técnica paro los procesos que se desarrollan en la empresa.
1
ORGANIZACIÓN y 7 de es
4
El personal que 7 trabaja si cuenta con el perfil adecuado
5
La persona que está 7 a cargo cuenta con el perfil adecuado para administrar el negocio
7
La organización 7 estructural del negocio es poco adecuado
4
La división distribución funciones deficiente
DIRECCION Si existe liderazgo 7 por parte del gerente
4
Falta comunicación 7 en el interior de la empresa
5
Existe motivación 7 para los empleados del negocio
1
Falta información 7 oportuna para la toma de decisiones
6
En momentos de 7 conflicto se soluciona de la mejor manera los problemas.
5
CONTROL
Se tiene un sistema 7 de información de ventas (caja registradora)
5
No se cuenta con 7 manuales de funciones y procesos
1
Falta de capacitación 7 para los sistemas de información que existe.
3
ELEMENTOSESPECÍFICOS
Las adquisiciones que se 7 realizan se controlan de acuerdo a las necesidades del local.
4
No se tiene un 7 sistema para control de inventarios
1
Falta asesoría externa 7 para restaurantes de comida rápida.
3
La distribución del 7 espacio físico no es la adecuada
1
No se cuenta con un 7 sistema informático para la contabilidad.
2
175 ELABORADO POR: CARLA ZUÑIGA FECHA: 20/10/2017
100
AUDITORES ELECTRONORTE LTDA AC.PE3.1/1 REPORTE ESPECÍFICO PROCESO DE ADMINISTRACION PERIODO: Del 13 de Octubre Al 13 de Noviembre del 2017 PLANIFICACIÓN: Dentro de esta etapa tenemos que la visión, misión, objetivos, manual de funciones están bien planteados y se revisara en lo posterior que se cumplan. No se tienen estrategias definidas para el cumplimiento de nuestras metas. Las políticas internas de la empresa son pocas y se necesita ampliarlas, además de difundirlas con el personal que labora en el negocio, a la vez no se cuenta con un manual de procedimientos en donde se detallen los pasos a seguir de las actividades a desarrollarse diariamente. ORGANIZACIÓN: La estructura de la empresa está formada por el organigrama estructural que nos demuestra que todo el control tiene una sola persona y desde allí parten las órdenes hacia los demás es de forma circular. No se cuenta con un manual de procedimientos que especifique como realizar cada una de las funciones, lo cual hace que el personal trabaje empíricamente, trayendo de consigo que se desperdicie tiempo. Los instrumentos técnicos con los que cuenta la empresa son adecuados para el funcionamiento del mismo en un 90%, ya que las necesidades del negocio demandan hacer cambios. DIRECCIÓN: Con los que respecta a esta etapa, falta comunicación en las decisiones que se toman por parte del gerente hacia los empleados. No existe motivación ni capacitación para los trabajadores de la empresa. El sistema de información con el que se cuenta es bueno para lo que se refiere ventas. Falta creatividad e innovación para poder llegar a cumplir con el objetivo del negocio. CONTROL: Se cuenta con un control dentro del negocio, en lo que respecta a inventarios y horarios de trabajo. No existe un manual de control interno lo que ocasionaría que la empresa cayera en riesgo. ELABORADO POR: CARLA ZUÑIGA
FECHA: 21/10/2017
AUDITORES ELECTRONORTE LTDA AC.EA1. 1/1 ELECTRONORTE LTDA CÉDULA NARRATIVA DE ENTREVISTA AL GERENTE Período: Del 13 de Octubre al 13 de Noviembre 2017 Analice la información de acuerdo a las entrevistas realizadas al Sr Gerente Propietario: En base a la entrevista realizada se puede concluir que el área física del establecimiento es adecuada para el trabajo que se realiza, lo que ocasiona un buen ambiente organizacional. Con respecto al medio de información con el que cuenta la empresa es buena, el software utilizado ayuda a que la información requerida para la toma de decisiones sea rápida y oportuna. En cuanto a las personas que laboran aquí cuentan con el perfil necesario para realizar sus funciones correctamente, y han ganado la suficiente experiencia en el transcurso de estos cuatro años que la empresa está funcionando. Referente al manual de funciones, cada empleado sabe cuáles son sus deberes en la empresa, pero no se cuenta con un manual de procedimientos que les especifique como desempeñar dichas funciones. Se ha determinado que la empresa no brinda capacitaciones a sus empleados, lo cual es perjudicial para la empresa, porque esta no los ayuda a capacitarse y son ellos mismos los que pagan por esto. La empresa no cuenta con incentivos de motivación al personal. El dueño no está satisfecho al 100% con el trabajo de sus empleados, debido a que no se están logrando los objetivos propuestos, no se están generando los suficientes ingresos para que la organización permanezca en el mercado, CRUCE DE INFORMACION CON ENTREVISTAS REALIZADAS ✔ ELABORADO POR: YEISNER MOLINA
FECHA: 22/10/2017
AUDITORES ELECTRONORTE LTDA AC.EA2. 1/1 ELECTRONORTE LTDA CÉDULA NARRATIVA DE ENTREVISTA A LOS EMPLEADOS Período: Del 13 de Octubre al 13 de Noviembre de 2017 Análisis de la entrevista realizada a empleados: En base a la información obtenida de cada uno de los responsables se puede definir que el horario de trabajo corresponde a ocho horas diarias, que el bodeguero es el único empleado que presta servicios de horas extras en ciertas ocasiones cuando el pedido de electrodomésticos llega en jornada nocturna. Existe un ambiente de trabajo adecuado que permite desempeñar sus actividades normalmente, sin embargo consideran que se debería aumentar su salario y cada quien se capacita dependiendo de sus ingresos. A demás no a todos los empleados se les paga seguridad social y aportes parafiscales; la empresa no los incentiva motivacionalmente.
CRUCE DE INFORMACION CON ENTREVISTAS REALIZADAS ✔ ELABORADO POR: CARLA ZUÑIGA FECHA: 22/10/2017
AUDITORES ELECTRONORTE LTDA AC.EA3. 1/1 ELECTRONORTE LTDA CÉDULA NARRATIVA DEL CUMPLIMIENTO DE LA BASE LEGAL Período: Del 13 de Octubre al 13 de noviembre de 2017 En lo que respecta a la empresa, su base legal consta de cumplir con lo establecido por el cómo cumplir con la planilla PILA. En la verificación de los mismos que se realizó pudimos constatar que cuenta con todos los permisos requeridos y está al día en sus declaraciones. Con excepción de que no todos los empleados están afiliados, lo que podría desembocar en problemas para la empresa. CRUCE DE INFORMACION ✔
ELABORADO POR: YEISNER MOLINA FECHA: 22/10/2017
AUDITORES ELECTRONORTE LTDA AC.EA4. 1/1 ELECTRONORTE LTDA APLICACIÓN DE INDICADORES DE GESTION Período: Del 13 de Octubre Al 13 de Noviembre de 2017 Visión = Empleados que lo conocen / Total de empleados Misión = Empleados que la conocen / Total de empleados = Empleados que participan en su definición / Total de empleados Políticas = Políticas aplicadas / Políticas establecidas División y distribución de funciones = Empleados / Número de áreas. Sistema de Control = Controles automáticos / Total de controles ELABORADO POR: CARLA ZUÑIGA FECHA:26/10/2017
AUDITORES ELECTRONORTE LTDA AC.EA5. 1/1 ELECTRONORTE LTDA CEDULA NARRATIVA DEL LISTADO DEL PERSONAL Período: Del 13 de Octubre al 13 de noviembre de 2017
Se presenta un análisis de la información obtenida del listado de personal donde consta: nombre y apellido, cargo, tipo de contrato, perfil profesional, funciones específicas: Los empleados que conforman el establecimiento tienen un contrato fijo lo que permite determinar la estabilidad laboral de los mismos. Cumplen con un perfil adecuado que permita cumplir con las responsabilidades asignadas. El personal que consta en nómina tiene horarios iguales de ingreso y salida a su trabajo. CRUCE DE INFORMACION CON LISTA DE EMPLEADOS ✔ ELABORADO POR: CARLA ZUÑIGA FECHA: 25/10/2017
AUDITORES ELECTRONORTE LTDA AC.EA6. 1/1 ELECTRONORTE LTDA CÉDULA NARRATIVA DE ANÁLISIS DE PRECIOS Período: Del 13 de Octubre al 13 de noviembre de 2017
La empresa maneja precios bajos, asequibles a la comunidad en general, lo que ocasiono en la apertura de la organización atraer a los clientes, pero esta ventaja ya no está funcionando, debido a que la empresa no ha adquirido electrodomésticos creativos e innovadores. ELABORADO POR: YEISNER MOLINA FECHA: 26/10/2017
AUDITORES ELECTRONORTE LTDA AC.EA7. 1/1 ELECTRONORTE LTDA FLUJOGRAMA DE PROCESOS Período: Del 13 de Octubre al 13 de noviembre de 2017
ELABORADO POR: CARLA ZUÑIGA FECHA: 26/10/2017
AUDITORES ELECTRONORTE LTDA AC.EA8. 1/1 ELECTRONORTE LTDA CEDULA NARRATIVA HORARIO DE TRABAJADORES Período: Del 13 de Octubre al 13 de noviembre de 2017 La empresa tiene establecido un horario de 8 horas diarias, que empieza desde las 8 am hasta las 12 pm, y desde las 2:30 pm hasta las 6 pm, para que los empleados tengan un tiempo de descanso y así no se estresen, y cumplan con excelencia su labor dentro de esta. PAPEL PROPORCIONADO POR EL CLIENTE ELABORADO POR: YEISNER MOLINA FECHA: 27/10/2017
AUDITORES ELECTRONORTE LTDA AC.EA9. 1/1 ELECTRONORTE LTDA CEDULA NARRATIVA CONTROL DE INVENTARIO Período: Del 13 de Octubre al 13 de noviembre de 2017 Dentro de esta área hemos verificado que existe una persona responsable del control de los productos, que hay una revisión diaria de los electrodomésticos para que no haya inconvenientes. Observado ELABORADO POR :CARLA ZUÑIGA FECHA:28/10/2017
AUDITORES ELECTRONORTE LTDA AC.EA10. 1/1 ELECTRONORTE LTDA CEDULA NARRATIVA AREA DE DESPACHO, SERVICIO Y FACTURACION PERIODO: Del 13 de Octubre al 13 de noviembre del 2017 Dentro de esta รกrea de la empresa se encuentra la encargada de caja y despacho, quien es la misma persona encargada de cobrar, se emiten facturas siempre y la informaciรณn es registrada en el software contable. Observado ELABORADO POR : YEISNER MOLINA FECHA: 28/10/2017
AUDITORES ELECTRONORTE LTDA AC.EA11. 1/1 ELECTRONORTE LTDA CÉDULA NARRATIVA DE PROCESOS PERIODO: Del 13 de octubre al 13 de noviembre del 2017 AREA: VENTAS RESPONSABLE: ADMINISTRACION FECHA: 29//10/2017 OBJETIVO: Revisar el manual de funciones con los que cuenta la empresa. COMENTARIO: Al momento de solicitar la Auditora CARLA ZUÑIGA los manuales de procedimientos y funciones, se ha detectado que existe un manual de funciones que indique las funciones que debe realizar cada empleado, pero no existe un manual de procedimientos en la empresa, y se están manejando los procesos de manera empírica
ELABORADO POR: CARLA ZUÑIGA FECHA: 29/10/2017
AUDITORES ELECTRONORTE LTDA HH. 1/3 ELECTRONORTE LTDA HOJA DE HALLAZGOS No. 1 PERIODO: Del 13 de octubre al 13 de noviembre del 2017 PERSONAL DE LA EMPRESA QUE NO SE ENCUENTRA AFILIADO AL SEGURO
Condición. En la revisión de la base legal, solo se encontró que se encuentran afiliadas 5 personas de las 7 que trabajan en la empresa. Criterio. La estabilidad laboral de los empleados permitirá tener mejor nivel de desempeño dentro de sus labores diarias. Causa. La falta de recursos económicos no permite que la propietaria logre afiliar a todo su personal. Efecto. Los empleados en gran parte no se sienten respaldados por la empresa y esto puede ser causa de molestias en ellos, lo cual no les permite desempeñarse al 100 % en su trabajo. Inconformidad y desmotivación por parte del personal, retraso generado por la falta de Continuidad en el desarrollo de actividades provocando perjuicios para la empresa. CONCLUSIÓN El negocio no cuenta con una organización suficiente que le permita verificar sus procesos, para poder brindar estabilidad laborar a sus trabajadores; debido a la falta de control que existe por parte de los dueños; lo cual genera que no se rinda al 100% dentro de cada responsabilidad que tiene los empleados perjudicando al negocio en el desarrollo de sus actividades. RECOMENDACIONES: A el señor Edinson Mojica. (Gerente General) más graves con el Estado lo cual perjudicaría gravemente a la gerente y su empresa; a la vez que sus empleados tendrían estabilidad laboral afianzando su seguridad dentro del trabajo, mejorando el ambiente laboral llevando a realizar sus funciones con más eficiencia y eficacia desembocando en un incremento de ventas que sería beneficio para la empresa. ELABORADO POR: LAURA ALSINA FECHA: 01/11/2017
AUDITORES ELECTRONORTE LTDA HH. 2/3 ELECTRONORTE LTDA HOJA DE HALLAZGOS No. 2 PERIODO: Del 13 de octubre al 13 de noviembre del 2017 INEXISTENCIA DE CONTROL INTERNO Condición: Se ha constatado que no existe un manual de control interno para el establecimiento, el cual facilitaría el desarrollo de las funciones administrativas y operativas ayudando a la comunicación interna, de la misma manera para llegar a cumplir con los objetivos propuestos y evaluar las actividades del personal. Criterio: La aplicación de un sistema de control interno que cumpla con los requerimientos de la empresa y permita obtener información útil y oportuna. Causa: La falta de control ha provocado que dentro del negocio se produzcan errores significativos que retrasen el progreso del mismo. Efecto: Información no confiable y oportuna genera inconsistencias y pérdidas en los procesos que se realizan dentro del local. CONCLUSIÓN: Se ha determinado que no existe un sistema de control interno que ayude a la parte administrativa a la toma de decisiones adecuadas para el negocio, ya que el mismo ayudaría a convertirse en un elemento informativo en donde se describa y especifique las actividades que deben realizarse para cada tarea. RECOMENDACIONES: Al Sr Gerente propietario l que fortalezca la Gestión Administrativa para la toma de decisiones en una manera eficiente y efectiva, que ayude a brindar soluciones a problemas o situaciones que se presenten. y Financiero por parte del dueño, constituyéndose en una herramienta idónea para la realización de las actividades.
ELABORADO POR: CARLA ZUÑIGA FECHA: 04/11/2017 AUDITORES ELECTRONORTE LTDA HH. 3/3 ELECTRONORTE LTDA HOJA DE HALLAZGOS No. 3 PERIODO: Del 13 de octubre al 13 de noviembre del 2017 INEXISTENCIA DE UN PLAN DE CAPACITACION Y MOTIVACION Condición. Los empleados no cuentan con un proceso de capacitación y motivación que los ayude a trabajar mejor diariamente y contribuya al crecimiento empresarial. Criterio. Si se implementa un sistema de capacitación y motivación al personal, se podría cumplir de mejor manera con las expectativas de la empresa. Causa. La falta de recursos por el mismo hecho de que no hay ventas. Efecto. Por la falta de actualización de los implementos del local se retrasa la entrega de los pedidos. CONCLUSIÓN La falta de un plan de capacitación para con los empleados de la empresa, hace que ellos se desempeñen al 100% las funciones diarias a realizar, lo cual provoca una desmotivación al persona y un desmejoramiento de la empresa. RECOMENDACIÓN. Al Sr Gerente Propietario Implementar un plan de capacitación al personal, en el que se les apoye y motive a ser buenos trabajadores diariamente, y llevarlo a cabo cada 3 meses.
ELABORADO POR: YEISNER MOLINA FECHA: 07/11/2017