BY: CARLOS FILIBERTO CARDONA
ÍNDICE: 1.- BUSINESS LETTER .- carta de negocio/carta comercial 2.- MEETING REQUEST.- convocatoria de reunión 3.- MEETING MINUTES.- acta de reunión 4.- GREETING.- agradecimientos 5.- APPLICATION.- solicitud/instancia 6.- CERTIFICATE.- certificado 7.- BUSINESS CARD.- tarjeta de empresa 8.- PRESS RELEASE.- nota de prensa 9.- E-MAIL.- correo electrónico
BUSSINES LETTER: Este tipo de documento escrito tiene como finalidad el intercambio de información entre 2 compañías, generalmente, una ejerciendo de proveedor y otra de cliente, a los efectos de trasladar datos y contenidos relacionados con la actividad comercial del proveedor y el interés comercial del cliente sobre determinados productos ó servicios. Además del fondo, es decir del significado de la información que se traslada, es importante la forma, es decir, la imagen cercana y personal que pretendemos transmitir, lo cual incluye además mantener la estructura general propia de este tipo de documento: Letterhead Place & Date Data of the Receiver Reference, To, Subject Salutation, Message, Good Bye expression Company Name, Signature, Name,
MEETING REQUEST: Es un documento cuya finalidad es convocar una reunión ó asamblea a realizar en una fecha determinada. Generalmente, la persona o departamento convocante es una instancia superior ó de igual rango a los que va dirigida la convocatoria. Las convocatorias de suelen remitir a los destinatarios con al menos 48 horas de antelación. En ellas se detallan: Fecha Hora Lugar Orden del Día: Puntos a tratar, analizar y debatir en la reunión, y generalmente sometidos a votación y aprobación. En la mayoría de ocasiones, junto con la convocatoria se adjuntará la documentación necesaria para cada uno de los destinatarios para su estudio, previo a la reunión.
MEETING MINUTES: Un Acta de Reunión, consiste en un documento el cual certifica y expone los contenidos desarrollados en una reunión. Es decir, da fe de los asuntos y acuerdos tratados en la misma. Dicha reunión debe estar basada en su convocatoria previa y el acta correspondiente a la misma debe reflejar la siguiente estructura: Reunidos en 1ª ó en 2ª convocatoria Puntos del Orden del Día Exposición de cada punto, su análisis y debate (lo más relevante) Adopción de Acuerdos referentes al Orden del Día Nº y Nombre de todos los asistentes (incluyendos sus firmas y el sentido de su voto en cada punto.)
GREETING: Es un documento que consiste básicamente en trasladar al destinatario muestras de aprecio, agradecimiento e incluso invitarlo a un evento como muestra de ello. Generalmente es una propuesta que suelen hacer las compañías proveedoras a sus clientes. Su estructura es: El puesto que ocupa el emisor del documento en la compañía. La palabra “SALUDA” en mayúsculas y bien visible. El nombre del receptor del mensaje, por ejemplo nombre del cliente ó compañía cliente. Mensaje de Agradecimiento e Invitación motivados. El nombre del emisor. Propuesta en firme de Invitación. Localidad de emisión del mensaje y fecha del mismo.
APPLICATION: Se trata de un documento que se utiliza por un usuario o demandante para pedir ó solicitar algún tipo de servicio o prestación que debe otorgar una autoridad competente. Es un documento muy característico de la administración pública pero también lo utiliza la empresa privada. Su estructura es: Solicitud o Instancia. Encabezamiento: datos personales del solicitante. Exposición de motivos: razones que llevan a la petición (EXPONE…QUE…) Petición/Solicitud: Se detalla la petición o la cuestión a solicitar, de manera breve y concisa. (SOLICITA…) Despedida: localidad, fecha, firma y nombre del solicitante. Pie de página: Persona u Órgano al cual va dirigida la solicitud.
CERTIFICATE: Es un documento que tiene Valor Legal cuya función es certificar y dar fe de que los datos que el documento contiene son ciertos. Generalmente son emitidos por órganos superiores de las administraciones públicas, aunque también por empresas privadas, y suelen ser firmados por órganos superiores ó alta dirección, previa petición de las personas interesadas. Su estructura es: Encabezamiento: Nombre del Órgano Advo. ó de la Empresa y/ o Logo. Nombre y puesto de la persona que certifica y firma el documento Cuerpo: La palabra CERTIFICA… en mayúsculas; QUE…..datos personales del interesado; el motivo por el cual se pide la certificación… Cierre: Lugar de emisión del certificado y Fecha del mismo. Sello y Firma de la persona que certifica el documento.
BUSINESS CARD: Es un documento, que se suele reducir a un formato de pequeño tamaño y de cartón, no papel, y su función es hacer entrega del mismo al cliente ó potenciales clientes con el objeto de que tengan la oportunidad de recordar ó recurrir de un solo vistazo a la información básica de contacto de nuestra organización. Esta tarjeta, muestra una primera imagen corporativa de nuestra empresa y un contacto fácil y directo con la misma. Su estructura incluye: Nombre y Logo de la compañía / ó nombre del empleado Actividad de la empresa /ó categoría profesional del empleado Detalles de contacto de la empresa/ ó del Empleado (direcciones, teléfonos, e-mails…)
PRESS RELEASE: Consiste en un documento elaborado por la empresa, detallando información acerca del producto, clientes o actividades, que por alguna razón, normalmente de imagen, interesa que llegue al mayor número de personas, es decir dirigida al público en general. Para ello, la nota de prensa, es enviada a los medios de comunicación que nos interese según su difusión, para que si lo estiman oportuno, sea publicada dicha información. Este documento debe ser redactado de forma breve y concisa; y por otro lado el periodista, es decir el receptor, de comprobar su veracidad, antes de su decisión de publicarlo ó no…en función de si es una noticia que pueda generar interés. Su estructura es: Nombre de la empresa y Logo La palabra: NOTA DE PRENSA como título. Lugar y Fecha Encabezado: Titular en 2 ó 3 líneas de la noticia. Contenido de la nota de prensa: en 3 ó 4 líneas. Desarrollo de la noticia y toda su información básica. Detalles de contacto: dirección, e-mail, teléfonos, web…..de la compañía.
E-MAIL: Consiste en enviar un documento a uno ó varios destinatarios, a través de internet. Esta comunicación no requiere que ambas partes, emisor y receptor/es, estén conectados al mismo tiempo. Uno de los requisitos es que para que el mensaje llegue a su destino, se debe hacer constar la dirección de correo electrónico que previamente el receptor nos hubiera facilitado. La transmisión de un e-mail, se puede realizar a través de softwares como: Outlook…etc; ó a través de internet como: yahoo, Gmail…etc. Su estructura es: De: emisor del mensaje (incluye su dirección de e-mail) Para: receptor/es del mensaje (incluye sus direcciones de e-mail) CC: Copias del mensaje a otros destinatarios Asunto: título del tema que se quiere tratar en el mensaje Saludo y desarrollo del mensaje Despedida Nombre, firma (ó logo de empresa), y puesto del emisor…