FUNCIONES DE EXCEL Las funciones en Excel nos permiten encontrar valores dentro de nuestra hoja de acuerdo a los criterios establecidos en la búsqueda. También nos ayudan a obtener información de referencia de las celdas.
Funciones de Excel para resolver necesidades de la administración de un centro de Cómputo
INDICE INDICE ................................................................................................................................................1 INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................................3 FUNCIONES DE EXCEL .........................................................................................................................4
Funciones lógicas ...................................................................................................................4
La Función SI en Excel.........................................................................................................................5 Sintaxis de la función SI .................................................................................................................6 Ejemplos de la función SI ..............................................................................................................6 Utilizar una función como prueba lógica ........................................................................................7 Utilizar una función como valor de regreso ....................................................................................8 La Función SI Anidada ........................................................................................................................9 Varias Condiciones en la función SI ..................................................................................................11 TABLA DINÁMICA .............................................................................................................................13 Reportes flexibles .........................................................................................................................13 El verdadero problema de las tablas dinámicas ............................................................................13 Cómo crear una tabla dinámica ........................................................................................................14 Crear una tabla dinámica en Excel 2010 ......................................................................................15 Dar formato a una tabla dinámica ....................................................................................................18
Filtrar una tabla dinámica .....................................................................................................20
Crear un gráfico dinámico ....................................................................................................22
Cómo crear un gráfico dinámico en Excel ....................................................................................22 La Función BUSCARV en Excel ..........................................................................................................25 Crear una tabla de búsqueda .........................................................................................................25 Sintaxis de la función BUSCARV................................................................................................26 Ejemplo de la función BUSCARV ...............................................................................................27 Errores comunes al usar la función BUSCARV ...........................................................................29 MACROS DE EXCEL ...........................................................................................................................30 Un lenguaje de programación .......................................................................................................30
Para qué sirve una macro en Excel ................................................................................31
Automatización de tareas .............................................................................................................31 Página 1
¿Cómo se ve una macro en Excel? ...............................................................................................32 Creación de una macro .................................................................................................................33
Mostrar la ficha Programador ...............................................................................................33
Mostrar la ficha Programador en Excel 2010 ...............................................................................33 Grupos de la ficha Programador ...................................................................................................35
La grabadora de macros........................................................................................................35
La grabadora de macros en Excel 2010 ........................................................................................35
Crear una macro ...................................................................................................................37
El código de la Grabadora de macros ...................................................................................40
Establecer seguridad de macros ............................................................................................42
BIBLIOGRAFÍA ...................................................................................................................................44
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INTRODUCCIÓN Es una hoja de cálculo para el registro de números, datos y texto. Si bien sus utilidades y funciones son muy amplias, ya que con Excel puedes realizar desde una simple suma, hasta resolver integrales, pasando por crear gráficos, ordenar y agregar información no numérica, resolver programas matemáticos y un largo etcétera. Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios. Ahora vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Excel, la pantalla, las barras, etc., para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderás cómo se llaman, donde están y para qué sirven. También cómo obtener ayuda, por si en algún momento no sabes cómo seguir trabajando. Cuando conozcas todo esto estarás en disposición de empezar a crear hojas de cálculo en el siguiente tema. Abriendo Excel lo vamos hacer desde el botón iniciar situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla.
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FUNCIONES DE EXCEL Funciones lógicas Las funciones lógicas en Excel se utilizan en la toma de decisiones. En base al resultado de una función decidiremos si ejecutar o no cierta acción requerida. Encuentra el detalle y ejemplos de cada función haciendo clic sobre su nombre.
FALSO
SI
NO
FUNCIONES LÓGICAS VERDADERO
O
SI.ERROR
SI
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La Función SI en Excel La función SI en Excel es parte del grupo de funciones Lógicas y nos permite evaluar una condición para determinar si es falsa o verdadera. La función SI es de gran ayuda para tomar decisiones en base al resultado obtenido en la prueba lógica.
Función Excel SI ¿Qué hace?
• Evalúa una condición y devuelve un valor si la condición es verdadera y otro valor si la condición es falsa.
Sintaxis
• SI(condición, [si_verdadero], [si_falso]) • condición (obligatorio): Condición que se evaluará para saber si es verdadera o falsa. si_verdadero (opcional): Valor que se devolverá si la condición es verdadera. si_falso (opcional): Valor que se devolverá si la condición es falsa.
Ejemplos
• SI(“1<2″, “Excel”, “Total”) = Excel SI(“1>2″, “Excel”, “Total”) = Total
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Sintaxis de la función SI Además de especificar la prueba lógica para la función SI también podemos especificar valores a devolver de acuerdo al resultado de la función.
Prueba_lógica (obligatorio): Expresión lógica que será evaluada para conocer si el resultado es VERDADERO o FALSO.
Valor_si_verdadero (opcional): El valor que se devolverá en caso de que el resultado de la Prueba_lógica sea VERDADERO.
Valor_si_falso (opcional): El valor que se devolverá si el resultado de la evaluación es FALSO.
La Prueba_lógica puede ser una expresión que utilice cualquier operador lógico o también puede ser una función de Excel que regrese como resultado VERDADERO o FALSO. Los argumentos Valor_si_verdadero y Valor_si_falso pueden ser cadenas de texto, números, referencias a otra celda o inclusive otra función de Excel que se ejecutará de acuerdo al resultado de la Prueba_lógica. Ejemplos de la función SI Probaremos la función SI con el siguiente ejemplo. Tengo una lista de alumnos con sus calificaciones correspondientes en la columna B. Utilizando la función SI desplegaré un Página 6
mensaje de APROBADO si la calificación del alumno es superior o igual a 60 y un mensaje de REPROBADO si la calificación es menor a 60. La función que utilizaré será la siguiente: =SI(B2>=60,"APROBADO","REPROBADO") Observa el resultado al aplicar esta fórmula en todas las celdas de la columna C.
Utilizar una función como prueba lógica Es posible utilizar el resultado de otra función como la prueba lógica que necesita la función SI siempre y cuando esa otra función regrese como resultado VERDADERO o FALSO. Un ejemplo de este tipo de función es la función ESNUMERO la cual evalúa el contenido de una celda y devuelve el valor VERDADERO en caso de que sea un valor numérico. En este ejemplo quiero desplegar la leyenda “SI” en caso de que la celda de la columna A efectivamente tenga un número, de lo contrario se mostrará la leyenda “NO”. =SI(ESNUMERO(A2), "SI", "NO") Este es el resultado de aplicar la fórmula sobre los datos de la hoja:
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Utilizar una función como valor de regreso Como último ejemplo mostraré que es posible utilizar una función para especificar el valor de regreso. Utilizando como base el ejemplo anterior, necesito que en caso de que la celda de la columna A contenga un valor numérico se le sume el valor que colocaré en la celda D1. La función que me ayudará a realizar esta operación es la siguiente: =SI(ESNUMERO(A2), SUMA(A2, $D$1), "NO") Como puedes observar, el segundo argumento es una función la cual se ejecutará en caso de que la prueba lógica sea verdadera. Observa el resultado de esta fórmula:
Sólo en los casos donde la función SI era verdadera se realizó la suma. De la misma manera podríamos colocar una función para el tercer argumento en caso de que el resultado de la prueba lógica fuera falso.
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La Función SI Anidada Para utilizar correctamente la función SI anidada debemos utilizar una función SI como el tercer argumento de la función principal. Por ejemplo, para evaluar si una celda tiene alguna de las tres letras posibles (A, B, C) podemos utilizar la siguiente fórmula: =SI(A1="A",100,SI(A1="B",80,60)) Si el valor de la celda A1 tiene la letra A obtendremos el valor 100. Si la celda A1 tiene la letra B, entonces obtendremos el valor 80, de lo contrario obtendremos el valor 60. En este ejemplo tenemos dos pruebas lógicas que nos ayudan a decidir correctamente sobre las tres opciones posibles. Observa cómo esta fórmula regresa el equivalente adecuado para cada letra de la columna A:
Si por el contrario, en lugar de tres opciones necesitamos considerar cuatro, solo debemos agregar otra función SI anidada a nuestra fórmula de la siguiente manera: =SI(A1="A",100,SI(A1="B",80,SI(A1="C",60,40)))
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Observa el resultado de esta fórmula, especialmente para los valores que tienen la letra “D”:
Si tuviéramos una quinta opción, entonces remplazaría el último parámetro de la función SI que tiene el mayor nivel de anidación para insertar una nueva función SI de la siguiente manera: =SI(A1="A",100,SI(A1="B",80,SI(A1="C",60,SI(A1="D",40,20)))) Como podrás ver, con cada función SI que agregamos a nuestra fórmula su complejidad irá en aumento y es muy común que muchos usuarios de Excel comiencen a tener problemas para escribir correctamente múltiples funciones SI anidadas.
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Varias Condiciones en la función SI El primer argumento de la función SI es siempre una prueba lógica que hace una comparación y devuelve como resultado el valor falso o verdadero. De manera predeterminada podemos hacer una sola comparación, pero con el uso de la función Y podemos exigir el cumplimiento de varias condiciones dentro de la función SI. La función Y nos permite evaluar varias condiciones y devuelve el valor verdadero solamente si todas las condiciones son verdaderas. De esta manera, si utilizamos la función Y como el primer argumento de la función SI podremos tomar decisiones en Excel en base al cumplimiento de varias condiciones. En el siguiente ejemplo utilizo la combinación de la función SI con la función Y para conocer si un número es mayor que 5 pero menor que 10:
El primer argumento en esta función SI es precisamente la función Y que valida que un número sea mayor que 5 y además que sea menor a 10: Y(A2>5,A2<10). En el siguiente ejemplo he agregado una nueva condición exigiendo que además de las anteriores el número sea impar: Página 11
Solo
el
número
9
cumple
con
las
tres
condiciones
indicadas:
Y(A5>5,A5<10,ES.IMPAR(A5)). De esta manera podemos exigir el cumplimiento de tantas condiciones como sea necesario, el único límite que tenemos es que la función Y acepta un máximo de 255 argumentos.
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TABLA DINÁMICA Una tabla dinámica es una de las herramientas más poderosas de Excel, pero también es una de las características que más usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar. Si eres uno de ellos te estás perdiendo de utilizar una gran herramienta de Excel. Las tablas dinámicas te permiten resumir y analizar fácilmente grandes cantidades de información con tan sólo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarán el reporte. Reportes flexibles Es verdad que puedes formar muy buenos reportes con lo que ya sabes de Excel, pero imagina la siguiente situación. Ya has creado un gran reporte que compara el total de ventas en las diferentes regiones del país, pero ahora tus superiores han pedido que hagas otro reporte que compare las ventas de cada región con los tipos de productos vendidos. Y por si fuera poco, después de terminar el segundo reporte, te piden un tercero para comparar las ventas de los productos pero ahora por cada ciudad del país. Es muy probable que tengas que empezar desde cero para crear los nuevos reportes. Afortunadamente Excel tiene la funcionalidad de tablas dinámicas que ayuda a resolver este problema. Al utilizar una tabla dinámica podrás crear los reportes sin escribir una sola fórmula, pero lo más notable será que podrás arreglar el reporte de una manera dinámica de acuerdo a tus necesidades. El verdadero problema de las tablas dinámicas Muchos usuarios de Excel evitan el uso de las tablas dinámicas porque parecieran muy complicadas a primera vista. Aunque las tablas dinámicas pueden parecer desafiantes, la realidad es que el problema radica en que muy pocas veces se explican adecuadamente. En varias ocasiones he leído libros o tutoriales en Internet que utilizan términos como “Análisis multidimensional”, que aunque es un concepto importante, el presentar este tema a un principiante con este lenguaje solo lo intimidará desde un principio. Página 13
A partir de hoy iniciaré con una serie de artículos que hablarán sobre tablas dinámicas. Mi objetivo es presentarlas con un lenguaje sencillo de manera que puedas entender fácilmente y pronto puedas utilizar adecuadamente esta característica de Excel que te hará más productivo.
Cómo crear una tabla dinámica Las tablas dinámicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar dinámicamente la información agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de la tabla. En esta ocasión veremos un ejemplo claro de cómo crearlas.
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Crear una tabla dinรกmica en Excel 2010 Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la nueva tabla dinรกmica.
Ahora selecciona el comando Tabla dinรกmica que se encuentra dentro del grupo Tablas de la ficha Insertar.
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Se mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Si es necesario podrás ajustar el rango de datos que se considerará en la tabla dinámica.
En este mismo cuadro de diálogo se puede elegir si se desea colocar la tabla dinámica en una nueva hoja de Excel o en una ya existente. Haz clic en el botón Aceptar y se creará la nueva tabla dinámica.
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Excel agregará en la parte izquierda del libro la tabla dinámica y en la parte derecha la lista de campos. Esta lista de campos está dividida en dos secciones, primero la lista de todos los campos de los cuales podremos elegir y por debajo una zona a donde arrastraremos los campos que darán forma al reporte ya sea como columna, fila, valor o como un filtro. Para completar la tabla dinámica debemos arrastrar los campos al área correspondiente. Siguiendo el ejemplo propuesto delartículo anterior, colocaré como columna el campo Producto y como fila al campo Ciudad. Finalmente como valores colocaré el campo Ventas.
De manera predeterminada Excel aplica la funcón SUMA a los valores y la tabla dinámica que resulta después de hacer esta configuración es la siguiente: Página 17
Utilizando una tabla dinámica fue posible crear un reporte de una manera fácil y sin la necesidad de utilizar fórmulas. Pronto veremos cómo se pueden elaborar tablas dinámicas más complejas que permitirán realizar un análisis profundo de la información.
Dar formato a una tabla dinámica Una vez que has creado una tabla dinámica, Excel permite aplicarle formato fácilmente como si fuera una tabla de datos. La ficha Diseño incluye comandos especiales para aplicar formato a una tabla dinámica. La ficha Diseño es una ficha contextual, por lo que deberás seleccionar la tabla dinámica para que se muestre.
Esta ficha está dividida en tres grupos.
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Diseño. Este grupo permite agregar subtotales y totales generales a la tabla dinámica
así
como
modificar
aspectos
básicos
de
diseño.
Opciones de estilo de tabla dinámica. Las opciones de este grupo permiten restringir la selección de estilos que se muestran en el grupo que se encuentra justo a su derecha. Es decir, si seleccionas la opción “Filas con bandas”, entonces se mostrarán a la derecha los estilos que tienen filas con bandas.
Estilos de tabla dinámica. Muestra la galería de estilos que se pueden aplicar a la tabla dinámica. Con tan sólo hacer clic sobre el estilo deseado se aplicará sobre la tabla.
Puedes hacer clic en el botón Más del grupo Estilos de tabla dinámica para ver todos los estilos disponibles. Con tan sólo elegir alguno de los estilos se aplicará inmediatamente a la tabla dinámica.
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Filtrar una tabla dinámica Puedes filtrar y ordenar la información que se encuentra dentro de una tabla dinámica utilizando los filtros que Excel coloca de manera predeterminada en el reporte como Etiquetas de columna y Etiquetas de fila. Al seleccionar cualquier de las opciones del filtro, la información será resumida y solamente mostrará un subconjunto de los datos de la tabla dinámica. Página 20
Una vez que se ha aplicado un filtro, Excel reemplaza el icono predeterminado para indicar que ese campo estรก siendo actualmente filtrado.
Para mostrar de nuevo todos los valores de los campos filtrados debes hacer clic en el botรณn de filtrado y seleccionar la opciรณn Borrar filtro de.
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De igual manera puedes ordenar instantáneamente los valores de la tabla dinámica. Solamente haz clic sobre el botón de Etiquetas de fila o Etiquetas de columna y elige la opción Ordenar de A a Z o la opción Ordenar de Z a A.
Crear un gráfico dinámico Un gráfico dinámico es un gráfico que está basado en los datos de una tabla dinámica y que se ajusta automáticamente al aplicar cualquier filtro sobre la información. Con este tipo de gráfico podrás ayudar en la comprensión de los datos de una tabla dinámica. Cómo crear un gráfico dinámico en Excel Para crear un gráfico dinámico debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinámica que servirá como base del gráfico y posteriormente hacer clic sobre el comando Gráfico dinámico que se encuentra dentro del grupo Herramientas de la ficha Opciones.
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Se mostrará el cuadro de diálogo Insertar gráfico de donde podrás seleccionar el tipo de gráfico que deseas utilizar.
Una vez que has seleccionado el gráfico adecuado Excel lo insertará en la hoja de trabajo. Observa cómo el gráfico se modifica al momento de aplicar algún filtro sobre la tabla dinámica:
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De igual manera puedes filtrar la información utilizando los botones de filtrado que aparecen dentro del gráfico dinámico:
Para eliminar un gráfico dinámico solamente debes seleccionarlo y pulsar la tecla Suprimir. Página 24
La Función BUSCARV en Excel La función BUSCARV en Excel nos permite buscar un valor dentro de un rango de datos, es decir, nos ayuda a obtener el valor de una tabla que coincide con el valor que estamos buscando. Un ejemplo sencillo que podemos resolver con la función BUSCARV es la búsqueda dentro de un directorio telefónico. Si queremos tener éxito para encontrar el teléfono de una persona dentro del directorio telefónico de nuestra localidad debemos tener el nombre completo de la persona. Posteriormente habrá que buscar el nombre dentro del directorio telefónico para entonces obtener el número correcto. Crear una tabla de búsqueda Para poder utilizar la función BUSCARV debemos cumplir con algunas condiciones en nuestros datos. En primer lugar debemos tener la información organizada de manera vertical con los valores por debajo de cada columna. Esto es necesario porque la función BUSCARV recorre los datos de manera vertical (por eso la “V” en su nombre) hasta encontrar la coincidencia del valor que buscamos. Por ejemplo, nuestro directorio telefónico debería estar organizado de la siguiente manera:
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Otra condición que forzosamente debemos cumplir es que la primera columna de nuestros datos debe ser la columna llave, es decir, los valores de esa columna deben identificar de manera única a cada una de las filas de datos. En este ejemplo la columna Nombre servirá como la columna llave porque no hay dos personas que se llamen igual. Algo que debemos cuidar con la tabla de búsqueda es que si existen otras tablas de datos en la misma hoja de Excel debes dejar al menos una fila en blanco por debajo y una columna en blanco a la derecha de la tabla donde se realizará la búsqueda. Una vez que la tabla de búsqueda está lista podemos utilizar la función BUSCARV. Sintaxis de la función BUSCARV La función BUSCARV tiene 4 argumentos:
Valor_buscado (obligatorio): Este es el valor que se va a buscar en la primera columna de la tabla. Podemos colocar el texto encerrado en comillas o podemos colocar la referencia a una celda que contenga el valor buscado. Excel no hará diferencia entre mayúsculas y minúsculas.
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Matriz_buscar_en (obligatorio): La tabla de búsqueda que contiene todos los datos donde se tratará de encontrar la coincidencia del Valor_buscado.
Indicador_columnas (obligatorio): Una vez que la función BUSCARV encuentre una coincidencia del Valor_buscadonos devolverá como resultado la columna que indiquemos en este argumento. El Indicador_columnas es el número de columna que deseamos obtener siendo la primera columna de la tabla la columna número 1.
Ordenado (opcional): Este argumento debe ser un valor lógico, es decir, puede ser falso
o
verdadero.
Con
este
argumento
indicamos
si
la función
BUSCARV realizará una búsqueda exacta (FALSO) o una búsqueda aproximada (VERDADERO). En caso de que se omita este argumento o que especifiquemos una búsqueda aproximada se recomienda que la primera columna de la tabla de búsqueda esté ordenada de manera ascendente para obtener los mejores resultados. Ejemplo de la función BUSCARV Para probar la función BUSCARV con nuestra tabla de búsqueda ejemplo que contiene información de números telefónicos seguimos los siguientes pasos: 1. En la celda E1 colocaré el valor que deseo buscar. 2. En la celda E2 comienzo a introducir la función BUSCARV de la siguiente manera: =BUSCARV( 3. Hago clic en la celda E1 para incluir la referencia de celda e introduzco una coma (,)
para
concluir
con
el
primer
argumento
de
la
función:
=BUSCARV(E1, 4. Para especificar el segundo argumentos debo seleccionar la tabla de datos sin incluir los títulos de columna. Para el ejemplo será el rango de datos A2:B11. Una vez especificada la matriz de búsqueda debo introducir una coma (,) para finalizar con el segundo
argumento:
=BUSCARV(E1,A2:B11,
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5. Como tercer argumento colocaré el número 2 ya que quiero que la función BUSCARV me devuelva el número de teléfono de la persona indicada en la celda E1. Recuerda que la numeración de columnas empieza con el 1 y por lo tanto la columna Teléfono es la columna número 2. De igual manera finalizo el tercer argumento
con
una
coma
(,):
=BUSCARV(E1,A2:B11,2, 6. Para el último argumento de la función especificaré el valor FALSO ya que deseo hacer
una
búsqueda
exacta
del
nombre.
=BUSCARV(E1,A2:B11,2,FALSO) Observa el resultado de la función recién descrita:
Una ventaja de haber colocado el valor buscado en la celda E1 es que podemos modificar su valor para buscar el teléfono de otra persona y la función BUSCARV actualizará el resultado automáticamente. Página 28
Errores comunes al usar la función BUSCARV
Si la columna llave no tiene valores únicos para cada fila entonces la función BUSCARV regresará el primer resultado encontrado que concuerde con el valor buscado.
Si especificamos un indicador de columna mayor al número de columnas de la tabla obtendremos un error de tipo #REF!
Si colocamos el indicador de columna igual a cero la función BUSCARV regresará un error de tipo #VALOR!
Si configuramos la función BUSCARV para realizar una búsqueda exacta, pero no encuentra el valor buscado, entonces la función regresará un error de tipo #N/A.
La función BUSCARV es una de las funciones más importantes en Excel. Es necesario que dediques tiempo para aprender correctamente su uso y verás que podrás sacar mucho provecho de esta función.
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MACROS DE EXCEL Si utilizas Excel frecuentemente es posible que en alguna ocasión te hayas encontrado ejecutando una misma serie de acciones una y otra vez. Esas acciones que haces repetidas veces se podrían automatizar con una macro. Una macro es un conjunto de comandos que se almacena en un lugar especial de Excel de manera que están siempre disponibles cuando los necesites ejecutar. Por ejemplo, si todas las mañanas creas un reporte de ventas y en ese reporte siempre das el mismo formato a los textos, se podría crear una macro para que lo haga automáticamente por ti. Las macros se utilizan principalmente para eliminar la necesidad de repetir los pasos de aquellas tareas que realizas una y otra vez. Un lenguaje de programación Las macros se escriben en un lenguaje de computadora especial que es conocido como Visual Basic for Applications (VBA). Este lenguaje permite acceder a prácticamente todas las funcionalidades de Excel y con ello también ampliar la funcionalidad del programa.
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Pero no te preocupes si no eres un programador de computadoras, Excel provee de una herramienta especial que permite crear una macro sin necesidad de conocer los detalles del lenguaje de programación.
Aunque si aceptas el desafío y te introduces en el mundo de la programación VBA pronto te convertirás en un Ninja de Excel. Verás que crear una macro en Excel no es tan complicado y será una manera fácil y rápida de eliminar esas tareas repetitivas que todos los días te quitan minutos preciados de tu tiempo.
Para qué sirve una macro en Excel ¿Para qué sirve una macro en Excel? Una macro nos ayuda a automatizar aquellas tareas que hacemos repetidamente. Una macro es una serie de instrucciones que son guardadas dentro de un archivo de Excel para poder ser ejecutadas cuando lo necesitemos. Automatización de tareas Seguramente estás familiarizado con procesos de automatización en el ámbito industrial. Un ejemplo muy claro son las plantas ensambladoras de automóviles donde existen robots que han sustituido tareas que antes eran hechas por humanos. La automatización trajo beneficios como mayor eficiencia y productividad de las plantas y un mejor Página 31
aprovechamiento del tiempo del personal al reducir la cantidad de tareas repetitivas que realizaban. De la misma manera las macros nos ayudan a eliminar esas tareas repetitivas de nuestro trabajo cotidiano al permitirnos utilizar mejor nuestro tiempo en el análisis de los datos y en la toma de decisiones. ¿Cómo se ve una macro en Excel? Las macros son escritas en un lenguaje de computadora conocido como VBA por sus siglas en inglés (Visual Basic for Applications). Como cualquier otro lenguaje de computadora debemos aprender a utilizar los comandos que nos ayudarán a indicar a Excel lo que deseamos hacer con nuestros datos.
Aprender el lenguaje VBA no es nada complicado y se puede lograr fácilmente. Lo que toma un poco más de tiempo es pulir nuestras habilidades de programación. Lo que quiero decir con esto es que para ser un buen programador de macros debes dedicar tiempo en resolver múltiples problemas en donde puedas llevar al límite el lenguaje VBA.
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Creación de una macro Las macros se crean con el Editor de Visual Basic el cual nos permitirá introducir el código con las instrucciones que serán ejecutadas por la macro. Existe otro método que es utilizar la Grabadora de macros la cual irá grabando todas las acciones que realicemos en Excel hasta que detengamos la grabación. Una vez grabada la macro podremos “reproducir” de nuevo las acciones con tan solo un clic. Ahora que ya sabes para qué sirve una macro en Excel puedes dar los primeros pasos en este camino utilizando el tutorialIntroducción a las macros.
Mostrar la ficha Programador Si quieres escribir una nueva macro o ejecutar una macro previamente creada, entonces debes habilitar la ficha Programador dentro de la cinta de opciones. Para mostrar esta ficha sigue los siguientes pasos. Mostrar la ficha Programador en Excel 2010 Haz clic en la ficha Archivo y elige la sección Opciones. Se mostrará el cuadro de diálogo Opciones de Excel donde deberás seleccionar la opción Personalizar cinta de opciones.
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En el panel de la derecha deberรกs asegurarte de seleccionar la ficha Programador.
Acepta los cambios y la ficha se mostrarรก en la cinta de opciones.
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Grupos de la ficha Programador El grupo Código tienes los comandos necesarios para iniciar el Editor de Visual Basic donde se puede escribir directamente código VBA. También nos permitirá ver la lista de macros disponibles para poder ejecutarlas o eliminarlas. Y no podríamos olvidar mencionar que en este grupo se encuentra el comando Grabar macro el cual nos permite crear una macro sin necesidad de saber sobre programación en VBA. El grupo Complementos nos permite administrar y habilitar complementos como el Solver. El grupo Controles incluye funcionalidad para agregar controles especiales a las hojas de Excel como los controles de formulario que son botones, casillas de verificación, botones de opción entre otros más que serán de gran utilidad para ampliar la funcionalidad de Excel. El grupo XML permite importar datos de un archivo XML así como opciones útiles para codificar archivos XML. Finalmente el grupo Modificar solamente contiene el comando Panel de documentos. Aunque pueden parecer intimidantes los comandos de la ficha Programador con el paso del tiempo te irás familiarizando poco a poco con cada uno de ellos.
La grabadora de macros Puedes crear una macro utilizando el lenguaje de programación VBA, pero el método más sencillo es utilizar la grabadora de macros que guardará todos los pasos realizados para ejecutarlos posteriormente. La grabadora de macros en Excel 2010 La grabadora de macros almacena cada acción que se realiza en Excel, por eso es conveniente planear con antelación los pasos a seguir de manera que no se realicen acciones innecesarias mientras se realiza la grabación. Para utilizar la grabadora de macros debes ir a la ficha Programador y seleccionar el comando Grabar macro. Página 35
Al pulsar el botón se mostrará el cuadro de diálogo Grabar macro.
En el cuadro de texto Nombre de la macro deberás colocar el nombre que identificará de manera única a la macro que estamos por crear. De manera opcional puedes asignar un método abreviado de teclado el cual permitirá ejecutar la macro con la combinación de teclas especificadas.
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La lista de opciones Guardar macro en permite seleccionar la ubicación donde se almacenará la macro.
Este libro. Guarda la macro en el libro actual.
Libro nuevo. La macro se guarda en un libro nuevo y que pueden ser ejecutadas en cualquier libro creado durante la sesión actual de Excel.
Libro de macros personal. Esta opción permite utilizar la macro en cualquier momento sin importar el libro de Excel que se esté utilizando.
También puedes colocar una Descripción para la macro que vas a crear. Finalmente debes pulsar el botón Aceptar para iniciar con la grabación de la macro. Al terminar de ejecutar las acciones planeadas deberás pulsar el botón Detener grabación para completar la macro.
Crear una macro En esta ocasión mostraré cómo crear una macro en Excel utilizando la grabadora de macros. La macro será un ejemplo muy sencillo pero permitirá ilustrar el proceso básico de creación. Voy a crear una macro que siempre introduzca el nombre de tres departamentos de una empresa y posteriormente aplique un formato especial al texto. Para iniciar la grabación debes ir al comando Grabar macro que se encuentra en la ficha Programador lo cual mostrará el siguiente cuadro de diálogo.
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Observa cómo he colocado un nombre a la macro y además he especificado el método abreviado CTRL+d para ejecutarla posteriormente. Una vez que se pulsa el botón Aceptar se iniciará la grabación. Observa con detenimiento los pasos.
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Al terminar los pasos se pulsa el comando Detener grabación y la macro habrá quedado guardada. Para ejecutar la macro recién guardada seleccionaré una nueva hoja de Excel y seleccionaré el comando Macros.
Al pulsar el comando Macros se mostrará la lista de todas las macros existentes y de las cuales podrás elegir la más conveniente. Al hacer clic sobre el comando Ejecutar se realizarán todas las acciones almacenadas en la macro y obtendrás el resultado esperado. Por supuesto que si utilizas el método abreviado de teclado de la macro entonces se omitirá este último cuadro de diálogo.
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El código de la Grabadora de macros Una manera muy interesante de descubrir y aprender más sobre código VBA es analizar el código generado por laGrabadora de macros. Para este ejemplo grabaremos una macro muy sencilla que solamente cambie el color de la fuente de la celda actual. Para comenzar debemos ir a la ficha Programador y pulsar el comando Grabar macro lo cual mostrará el cuadro de diálogo donde asignaré un nombre a la macro que estoy por crear.
Pulsa el botón Aceptar y se comenzarán a grabar todas las acciones, así que debes actuar con cuidado porque se grabará absolutamente todo. Para la macro que estoy grabando solo haré lo siguiente: iré a la ficha Inicio y pulsaré el comando Color de fuente y seleccionaré el color rojo para la celda activa.
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Una vez hecho esto debo detener la grabación de la macro y una alternativa para hacerlo es pulsar el icono que se muestra en la barra de estado.
Ahora que ya hemos generado la macro, pulsa el botón Macros que se encuentra en el grupo Código de la ficha Programador. Se mostrará el cuadro de diálogo Macro que enlista todas las macros que hemos creado.
Selecciona la macro recién creada y pulsa el botón Modificar. Esto abrirá el Editor de Visual Basic y mostrará el código generado para la macro.
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Observando este código podemos aprender varias cosas. Para empezar observamos que el objeto Selection tiene una propiedad llamada Font que es la que hace referencia a la fuente de la celda o rango seleccionado. A su vez, la propiedad Font tiene otra propiedad llamada Color que es precisamente la que define el color rojo de nuestra celda. Aunque este ha sido un ejercicio muy sencillo, cuando tengas curiosidad o duda sobre qué objetos utilizar al programar en VBA considera utilizar la Grabadora de macros para darte una idea del camino a seguir. Establecer seguridad de macros La seguridad es un tema importante al hablar de macros en Excel. Si abres algún archivo que contenga una macro maliciosa puedes causar algún tipo de daño al equipo. De manera predeterminada Excel no permite ejecutar macros automáticamente. Sin embargo, si estás creando tus propias macros y deseas remover esta protección porque sabes que no existe código malicioso, entonces puedes modificar la configuración para habilitar todas las macros. Para hacerlo debes seguir los siguientes pasos. Haz clic en la ficha Archivo y posteriormente en Opciones. Dentro del cuadro de diálogo mostrado selecciona la opciónCentro de confianza y posteriormente pulsa el botón Configuración del centro de confianza. Se mostrará el cuadro de diálogo Centro de confianza.
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Dentro de la sección Configuración de macros selecciona alguna de las opciones disponibles.
Deshabilitar todas las macros sin notificación. Deshabilita las macros y permite ejecutar solamente aquellas que estén almacenadas en un lugar confiable. Los lugares confiables se configuran en la sección Ubicaciones de confianza del mismo cuadro de diálogo.
Deshabilitar todas las macros con notificación. Muestra una alerta de seguridad advirtiendo sobre la intención de ejecutar una macro de manera que se pueda decidir si se desea ejecutar. Esta es la opción predeterminada de Excel.
Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente. Solamente se podrán ejecutar las macros que están firmadas digitalmente.
Habilitar todas las macros. Permite ejecutar todas las macros sin enviar alguna notificación al usuario. Esta opción es útil si se ejecutan múltiples macros totalmente confiables. Esta opción es la que corre los mayores riesgos al ejecutar una macro de una fuente desconocida. Página 43
BIBLIOGRAFร A http://exceltotal.com/funciones/busqueda-y-referencia/funcion-buscar/ http://exceltotal.com/tutorial-excel-2010-funcion-si-con-varias-condiciones/ http://exceltotal.com/funcion-si-anidada/ guia_de_macros,Adobe Reade Guia_Tablas_Dinamicas. Adobe Reade Programando_en_Excel. Adobe Reade
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