Controle do Fluxo de Caixa
Isso é para mim? Se você tem uma empresa e tem uma conta bancária precisa se preocupar com isso. Até mesmo a conta corrente de pessoas físicas tem volumes consideráveis de movimento. São entradas e saídas das mais diversas origens, e controlar tudo não é uma tarefa fácil. Existem débitos automáticos, tarifas de todos os tipos, pagamentos e recebimentos que precisam ser conferidos, classificados e analisados.
Qual o nível de controle preciso ter? Controlar o caixa de uma empresa significa ter conhecimento do significado de cada entrada ou saída de caixa. Tudo que se recebe ou se paga precisa ser conciliado (conciliação bancária). Nenhum controle faz sentido se a informação que se quer controlar não foi conciliada com o banco (extrato bancário). A conciliação bancária é o fundamento do controle de gestão de toda empresa. Obviamente sair dinheiro da conta sem que se saiba do que se trata não faz sentido em nenhum controle financeiro. Uma vez que todo o movimento de entrada e saída da empresa foi conciliado, ou seja, tem-se certeza de que cada pagamento ou cada recebimento tem sua origem e validade comprovada, é preciso classificar todo esse movimento em centros de custos, tipos de despesas e/ou grupos de despesas. Se isso não for feito adequadamente não é possível avaliar os níveis de gastos e estabelecer metas para corrigir os rumos do negócio.
Veja a diferença das visões abaixo. Qual das duas você acha que é a mais adequada para a gestão dos negócios?
Colunas1
Valor R$
Entradas de Caixa
3.672,19
Saídas de Caixa
-2.154,44
Resultado
1.517,75
Exemplo 1
Conta 01
Tipo S
Descrição Recebimentos
01.01
A
Notas Fiscais
02
S
Impostos Diretos
02.01
A
ISS
04
S
TOTAL DAS DESPESAS
04.02
S
04.02.05
A
05 05.01
Valor em R$
% 3.672,19
100%
3.672,19
100%
-189,00
-5,1%
-47,03
-1,3%
-1.620,44
-44,1%
Despesas Administrativas
-730,44
-19,9%
Serviços Terceirizados
-730,44
-19,9%
S
Despesas Comerciais
-890,00
-24,2%
A
Salários Comerciais
-890,00
-24,2%
06
S
Resultado Financeiro
-345,00
-9,4%
06.02
A
Despesa Financeira
-345,00
-9,4%
99
S
RESULTADO FINAL
1.517,75
41%
Exemplo 2
Você não está sozinho É possível comparar o seu negócio com outros negócios semelhantes, discutir com outras empresas e outros financistas e definir metas percentuais para custos e despesas. Por exemplo, gastar 24% da entrada de caixa com despesas comerciais faz sentido? Empresas semelhantes no Mercado gastam isso? Qual é minha despesa financeira ideal? Estou melhorando ou piorando? Outro exemplo, minhas despesas com imóveis do primeiro semestre desse ano foram maiores se comparadas com o mesmo período do ano anterior? É preciso ter controle sobre isso!
Diferença entre custos e despesas Mas como criar esse nível de controle? O detalhamento de todas as saídas de caixa como vimos anteriormente é fundamental. A melhor forma de fazer isso é indicando uma conta contábil ou centro de custo, para que possamos analisar os gastos agrupados por tipo, por exemplo: despesas comerciais, ou despesas de marketing. Entretanto, somente isso não é suficiente para uma correta gestão da empresa. É preciso separar ainda os gastos em grupos denominados CUSTOS e DESPESAS. Os custos são os gastos inerentes a operação do negócio, aquilo que se precisa para entregar produtos e serviços e aqueles gastos que conseguimos alocar diretamente a cada produto ou serviço vendido. Por exemplo, a embalagem de um produto é custo. Um prestador de serviços que atende o cliente diretamente é custo. Custos são salários, insumos, e quaisquer gastos necessários para a entrega de produtos e serviços. Já as despesas não podemos associá-las diretamente aos produtos ou serviços prestados, ou isso é um tanto difícil. Por exemplo, contabilidade, recepção, brindes, eventos, departamento financeiro, são despesas. Tarifas bancárias, juros, multas, são despesas financeiras. Veja no exemplo abaixo como é importante a separação de custos e despesas. COM SEPARAÇÃO DE CUSTOS Conta 01
Descrição
Valor em R$
Recebimentos
5.900,00
01.01
Notas Fiscais
02
Impostos Diretos
5.900,00
02.01
ISS
03
TOTAL DOS CUSTOS
03.01
Custos com Salários
-3.950,00
03.01.01
Salários Serviços
-3.950,00
04
TOTAL DAS DESPESAS
-1.530,00 -26%
04.02
Despesas Administrativas
-640,00
04.02.05
Salários
-640,00
05
Despesas Comerciais
-890,00
05.01
Salários Comercial
-890,00
06
RESULTADO FINANCEIRO
-450,00
06.02
Despesa Financeira
-450,00
99
RESULTADO FINAL
-77,03
-47,03 -47,03 3.950,00 -67%
-8%
Exemplo 1
SEM SEPARAÇÃO DE CUSTOS Conta 01
Descrição Recebimentos
Valor em R$ 5.900,00
01.01
Notas Fiscais
02
Impostos Diretos
-47,03
02.01
ISS
-47,03
03
TOTAL DOS CUSTOS
0,00
03.01
Custos com Salários
0,00
03.01.01
Salários Serviços
04
TOTAL DAS DESPESAS
-5.480,00 -93%
04.02
Despesas Administrativas
-4.590,00
04.02.05
Salários
-4.590,00
05
Despesas Comerciais
-890,00
05.01
Salários Comercial
-890,00
06
RESULTADO FINANCEIRO
-450,00
06.02
Despesa Financeira
-450,00
99
RESULTADO FINAL
-77,03
Exemplo 2
5.900,00
0,00
-8%
O que mais preciso? Esse foi um bom começo. Você pode usar algum software para isso ou usar uma planilha Excel. Avalie as vantagens e desvantagens de cada um. Por fim, os passos abaixo são básicos e imprescindíveis na gestão de qualquer empresa:
Ÿ Manter a conta corrente bancária conciliada diariamente; Ÿ Lançar entradas e saídas de caixa classificadas corretamente nas contas
contábeis e/ou centros de custo; Ÿ Alocar custos e despesas corretamente; Ÿ Emitir semanalmente um DRE (demonstração do resultado) e analisar cada linha dentro das metas e possibilidade da empresa; Ÿ Manter em mente um orçamento para cada linha. Por exemplo: v Despesas Comerciais: 10% v Despesas Financeiras: 4% v Custos com salários: 45% v Despesas com imóveis: 7%