contactpersoon Harry van der Molen telefoonnummer (058) 2164021 / (06) 39445559 e-mailadres hvdmolen@leeuwarden.nl betreft
Aan het College van Burgemeester en Wethouders
schriftelijke vragen aan burgemeester en wethouders zoals bedoeld in artikel 41, eerste lid van het reglement van orde gemeenteraad van de gemeente Leeuwarden
T.a.v. wethouder dhr. M. Florijn MA
onderwerp
Postbus 21000
Invoering ‘track and trace’
8900 JA LEEUWARDEN
datum 12 februari 2010
Geacht College, In het burgerjaarverslag 2008, het is nog wachten op dat van 2009, stelde de gemeente zich ten doel om de afhandeling van brieven te versnellen (pagina 13). Dit in het kader van het verbeteren van de dienstverlening aan burgers, bedrijven en instellingen. De gemeente ontvangt jaarlijks een grote hoeveelheid brieven over allerlei zaken. Het is zaak dat deze brieven correct en in een redelijke termijn afgehandeld worden. In het burgerjaarverslag wordt een proefproject aangekondigd, maar daarover is weinig vernomen. Wel kunnen inmiddels meer zaken via het internet afgehandeld worden inmiddels. In de tussentijd wordt onze fractie er met enige regelmaat op aangesproken dat de behandeling van brieven door de gemeente nog steeds erg veel tijd kost en dat voor de burger of instelling niet duidelijk is wat er nu met de brief gebeurt. Blijkbaar slaagt de gemeente er niet in om de dienstverlening op dit punt volledig te verbeteren. Dat terwijl een snelle afhandeling mogelijk irritaties kan voorkomen. Om die reden stellen we een aantal vragen over de huidige gang van zaken en breken we een lans voor een betere voorlichting en de invoering van ‘track and trace’. Een systeem dat door veel bedrijven en in toenemende mate ook door gemeenten wordt gebruikt. Een brief wordt bij ontvangst geregistreerd en is online door de indiener te volgen. Zo weet men meteen hoe ver de gemeente is met afhandeling van de brief. Ook kan de indiener zien of de gemeente de gestelde termijn van beantwoording haalt. Nu krijgen burgers vaak keurig een bevestiging van ontvangt, maar daar blijft het tot de beantwoording vaak ook bij. Wat onze fractie betreft moet dat inzichtelijker, en de technologie maakt dat ook mogelijk. Het wordt tijd om te onderzoeken of we op deze manier de afhandeling van brieven, en daarmee de dienstverlening aan burgers en bedrijven kunnen verbeteren. Vandaar stellen we deze vragen: 1.
Welke stappen heeft het college in 2009 ondernomen, zoals aangekondigd, om de afhandeling van brieven te versnellen? Hoe heeft de gemeente op dit punt gepresteerd in 2009?
2.
Bent u bereid invoering van track and trace serieus te onderzoeken als mogelijkheid om de dienstverlening te verbeteren en daar de gemeenteraad over te berichten?
4.
Bent u met ons van mening dat de voorlichting over het indienen van brieven bij de gemeente op de gemeentelijke website verbeterd kan worden? Zo is op de website niets te vinden over relevante termijnen en wordt er ook geen advies aan burgers gegeven over aan wie zij brieven kunnen richten om een snelle afhandeling mogelijk te maken? Wat gaat u hieraan doen?
Wij gaan er vanuit dat u deze schriftelijke vragen binnen de vastgestelde termijn kunt beantwoorden. Hoogachtend, H. van der Molen Fractiesecretaris