Les archives du CDG 35 Comment y contribuer ? Comment s’y retrouver ?
Conseils et bonnes pratiques à l’usage de tous
SOMMAIRE Le préarchivage, une étape essentielle Qui dit établissement public, dit archives publiques… Les archives classées en 14 fonds Des archives bien préparées pour être bien conservées… …Et des archives à éliminer Zoom sur quelques décisions prises par le CDG35 Comment rechercher ? Les ressources au CDG35
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Le préarchivage, une étape essentielle Avec la collaboration des Archives départementales d’Ille et Vilaine, le CDG35 a engagé une mission d’archivage. Elle a été menée d’octobre 2015 à janvier 2017 par Adélie Urbani, archiviste vacataire qui a traité 60 années d’archives stockées en partie dans les locaux du CDG et externalisées chez un prestataire de stockage. Il revient maintenant à chacun d’entre nous d’adopter de bonnes pratiques afin de faciliter les archivages futurs. Cette brochure nous rappelle en premier lieu que les dossiers que nous produisons sont des archives publiques sur lesquelles il faut porter une attention particulière.
permettant de rechercher des documents conservés. Le tableau de gestion, ou tableau d’archivage, propose un état des lieux de la production documentaire actuelle des services. Il indique la DUA (la durée d’utilité administrative), le sort final des différentes typologies de documents et permet de gérer au mieux les flux et le stockage de ces archives courantes et intermédiaires.
Le traitement de ces archives a donné lieu à la réalisation de plusieurs instruments de recherches que vous serez susceptible d’utiliser dans l’exercice de vos fonctions.
La liste des éliminables répertorie les documents externalisés qui seront voués, une fois leur DUA échue, à l’élimination. Elle permet aux services de savoir chaque année quels documents peuvent être éliminés.
Le répertoire, instrument reprenant l’intégralité d’un fonds d’archives définitives traitées et classées, est l’outil essentiel
Afin de ne pas consacrer, au final, des semaines entières de travail, notre effort doit maintenant se concentrer sur le préarchivage, qui est une étape essentielle pour un bon archivage. Il est donc important d’adopter dès à présent certains reflexes que vous trouverez dans cette brochure.
Jean-Paul HUBY, Directeur général des services du CDG35
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Qui dit établissement public, dit archives publiques Le CDG35 est un établissement public local à caractère administratif. Il produit des archives publiques. À la différence des archives dites « privées », les archives publiques sont soumises à une réglementation particulière qui émane principalement du Code du Patrimoine mais également d’autred codes comme le Code général des collectivités territoriales. C’est pourquoi, la production documentaire nécessite une attention particulière en termes de modalités de conservation.
Selon l’article L211-1 du Code du Patrimoine, modifié le 7 juillet 2016 : « Les archives sont l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité. »
Les « trois âges » des archives des impératifs juridiques ou de gestion. Ils se tiennent à proximité des bureaux, notamment dans les espaces partagés.
Au fil du temps, les archives vont connaître ce que l’on appelle les « trois âges » : Les archives courantes : il s’agit des dossiers actifs, fréquemment utilisés qui servent dans la gestion quotidienne. Ces dossiers se tiennent en général dans les bureaux.
Les archives historiques ou définitives : il s’agit de dossiers dont la valeur administrative est arrivée à son terme mais qui ne sont pas voués à l’élimination car ils présentent un intérêt historique. Il est donc nécessaire de classer et garantir la conservation de ces documents indéfiniment.
Les archives intermédiaires : ce sont des dossiers qui n’ont plus d’usage courant mais qui sont susceptibles d’être encore consultés pour
Pourquoi conserver ? Pour assurer : la gestion courante d’un établissement et disposer des informations à tout moment. Il n’y a pas d’administration sans archives. la justification des droits et des obligations des citoyens et des personnes morales. Les archives sont un outil d’aide à la décision. le témoignage, la mémoire, la trace, l’évolution d’un organisme. Les archives permettent également la recherche sociologique, démographique, scientifique…
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Les archives du CDG35 classées en 14 fonds Un fonds d’archives est un ensemble de documents produits par une personne ou une institution dans l'exercice de ses activités. Le CDG35 ayant plusieurs services distincts, les archives se répartissent en 14 fonds, du 1W au 14W.
La localisation des fonds Après leur passage dans les espaces partagés des services, les archives doivent être descendues au sous- sol. Plusieurs locaux sont destinés à les accueillir. De par l’importance ou la confidentialité de leur production, les archives de certains services se trouvent dans un local qui leur est propre (910-911). Le local « 912 » quant à lui contient plusieurs fonds : le Syndicat de communes, la DirectionAdministration, la Comptabilité, les Ressources Humaines, le SMEC, la Communication, la Logistique, l’Informatique, Go+, la Documentation, l’Amicale du personnel du CDG35.
Pourquoi utilise-t-on la lettre W pour classer les fonds du CDG ? La lettre W correspond aux archives dites « contemporaines » (à partir des années 1940). La principale caractéristique de cette lettre est qu’elle est organisée avec un système de cotation unique et surtout en continu.
À noter : quand un nouveau classement sera effectué, il faudra poursuivre la cotation à partir de 15W. On ne doit pas réintégrer les nouveaux dossiers dans les dossiers déjà classés.
Au CDG35, le fonds classé en 1W concerne le Syndicat de communes ; la DirectionAdministration (depuis 1986) est classée en 2W ; la Comptabilité-Finances en 3W
Cette cote se compose du numero de fonds auquel le dossier appartient et d’un numéro de 1 à l’infini. Ex : 1W1 La cote, ou l’étendue de cotes, sont également retranscrites sur les boîtes afin de pouvoir retrouver physiquement les dossiers.
La cotation Lorsqu’un dossier est classé, on lui attribue une cote. Il s’agit d’une référence alphanumérique qui permet de l’identifier et de le distinguer des autres dossiers d’un fonds.
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La cotation au CDG 35 1W 2W 3W 4W 5W 6W 7W
Syndicat de communes Direction-Administration Comptabilité-Finances Gestion du personnel-Ressources humaines Missions Temporaires- MobilitéEmploi- Compétences Gestion des carrières, statut-rémunération Conditions de travail
8W 9W 10W
Concours, examens Informatique Go+
11W
Logistique
12W
Organisation-Conseil et Développement
13W
Communication
14W
Documentation
La recherche dans le répertoire Si l’on souhaite rechercher un dossier qui est archivé, il faut se référer au répertoire. Il dresse, cote après cote, l’état de tout ce qui a été classé. Le répertoire propose également une description plus ou moins précise du dossier avec ce que l’on appelle l’analyse archivistique qui se présente de cette manière : Cote Objet.- action : typologie(s) documentaires date(s) Ex
1W70 Secrétaire général.- recrutement : correspondance, curriculum vitae
Afin de faciliter la recherche, un index se trouve à la fin du répertoire. Il indique pour chaque mot clé, les cotes où il est possible de retrouver le dossier à travers l’ensemble des fonds classés. Des annexes sont présentent dans ce document. Elles contiennent les tables
1980
de matières des délibérations, source d’information essentielle pouvant être complémentaire. Par ailleurs, la version numérique sous WORD du répertoire facilite les recherches en tapant un mot clé.
A noter : Les cotes des éliminables et des éliminations figurent également dans l’index du répertoire. Cela permet d’une part de consulter des archives dont le sort final est l’élimination mais dont la DUA n’est pas encore échue et d’autre part de savoir que certaines archives ont déjà fait l’objet d’une élimination. Cet index favorise une vue d’ensemble de ce qui a été conservé et ce qui a été éliminé.
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Des archives bien préparées pour être bien Conservées… Le préarchivage : c’est l’affaire de tous Lorsqu’un dossier est clos, il faut lui accorder une attention particulière avant de le déposer dans un espace partagé. Voici quelques conseils :
Pour les dossiers
Tout document doit être classé dans une chemise. Il faut ainsi éviter « les feuilles volantes » Inscrire le titre et la date sur le(s)dossier(s)et les sous dossier(s). Eviter les titres « divers » ou « autres », car peu signifiants. Développer les sigles et le vocabulaire employé par le service qui n’est pas toujours commun et qui peut parfois être compliqué à déchiffrer. Eliminer les brouillons qui ne présentent pas d’intérêt Garder une seule version préalable d’un document avec la version finale, éliminer le surplus de versions préalables. Eliminer le maximum de doublons Limiter l’utilisation d’objet métallique comme les agrafes, trombones, attaches, spirales…qui avec le temps, marqueront les documents de rouille. Eviter l’utilisation de plastique (transparent) les élastiques, mais aussi le scotch qui nuisent au papier et réduisent la lisibilité des documents Dans le cadre d’un projet mené en interservices, rassembler tous les dossiers au niveau du service pilote afin de créer un seul et unique dossier pour favoriser son archivage
Il faut retenir que seul le producteur d’un dossier est celui qui le connaît le mieux. Il saura par exemple, quelle version d’un document est la plus essentielle et pourra ainsi proposer un dossier vide de pièces « parasites ». Cela facilitera ensuite le travail de l’archiviste qui traitera un dossier moins volumineux et qui ne se demandera pas quelle est la version finale d’un document.
Pour les boîtes d’archives
Choisir des boîtes solides, facilement maniables et pas trop larges afin d’éviter un port de charge trop lourd Choisir une boîte en fonction du volume des documents à intégrer (parfois des documents « gondolent » car sont en faible quantité dans une boîte trop grande) Inscrire de façon distincte le service producteur, le détail du contenu et la ou les dates. Cela permet d’identifier directement ce que l’on va trouver à l’intérieur de la boîte Numéroter les boites si elles concernent une même affaire. Réutiliser du matériel d’occasion en bon état qui a déjà servi et qui a été retiré par l’archiviste (sous chemises, pochettes, boîtes…). Cela permet de faire d’importantes économies ;
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Zoom sur Le travail de l’arChiviste Comme dans de nombreux établissements et collectivités, le CDG35 pourrait procéder régulièrement à une nouvelle mission d’archivage réalisée par un archiviste.
En quoi consiste le travail d’un archiviste ? Quand cela est possible, les doublons, la documentation trop importante sont retirés.
Avant tout classement, il est nécessaire pour l’archiviste de se familiariser avec l’ensemble d’un fonds qu’il doit traiter. C’est pourquoi il est important que chaque boîte soit facilement identifiable afin d’établir ce que l’on appelle un Récolement. Il s’agit d’un état des lieux qui permettra ainsi de faire les premières distinctions entre ce qui va être à conserver et ce qui va être à placer en éliminables ou élimination. L’archiviste se munit d’outils règlementaires comme les circulaires qui précisent le sort final et la DUA des différentes typologies documentaires que l’on retrouvera également dans le tableau de gestion.
Chaque dossier est coté et saisi dans le répertoire afin de l’identifier et de le retrouver lors d’une recherche. Il est ensuite conditionné dans des liasses en papiers neutres maintenus par des liens sergés, puis insérés dans des boîtes dites « cellodermes » en ph neutre, garantissant une meilleure protection en cas d’inondation ou d’incendie, contrairement aux boîtes utilisées habituellement.
Pour certaines typologies documentaires produites en série, un échantillonnage est parfois nécessaire. Cela consiste pour les éliminables à prélever, selon les modalités choisies (chronologique, alphabétique…), des dossiers qui seront conservés définitivement au CDG35. Cette pratique permet de garder une trace historique pour des travaux de recherche ultérieure et pour valoriser une production documentaire.
Le traitement des archives définitives La majeure partie des dossiers sont traités afin de garantir une conservation pérenne. L’archiviste retire quand cela n’a pas été fait les pièces en plastiques et une « démétalisation » est opérée (trombones, liens en métal, attaches parisiennes, pointes…). Seules les agrafes, par manque de temps, ne sont pas systématiquement enlevées. Les chemises et sous-chemises en mauvais état, abimées sont retirées et remplacées par des chemises en papier de PH neutre blanches. Toutes les indications qui étaient inscrites y sont reportées. Les chemises à sangles et chemises cartonnées sont également extraites car elles contiennent des parties en métal et sont assez volumineuses.
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…Et des archives à éliminer Toute la production documentaire d’un service n’est bien évidemment pas à conserver. Certains documents vont avoir une utilité limitée dans le temps et n’auront pas d’intérêt particulier à être conservés définitivement. Néanmoins, il faut veiller à bien respecter la DUA (durée d’utilité administrative) avant une possible élimination. Les archives du CDG35 étant publiques, elles sont donc imprescriptibles et inaliénables. Cela signifie qu’elles ne peuvent en aucun cas être aliénées ou détruites.
place dans les locaux, le CDG35 externalise ces documents chez un prestataire de stockage d’archives, jusqu’à ce que leur DUA s’écoule et qu’ils puissent faire l’objet d’une élimination.
C’est pourquoi, lorsque la DUA d’un document est échue et qu’il est possible de l’éliminer, il faut effectuer un procès-verbal d’élimination, en listant les documents proposés à la destruction et le faire valider et signer par le directeur des Archives Départementales.
Il sera remis à chaque service la liste de ses archives éliminables qui détaillera par années tout ce qui peut être éliminé. Par exemple : les archives cotées EL2017/ correspondent aux archives qui seront éliminables en 2017.…………………………………… EL2017/1 Comptabilité : mandats n°0001-0340 2006
À noter : Cette procédure d’élimination ne concerne pas essentiellement les archives au format papier, il en est de même pour les archives électroniques car elles répondent à la même règlementation en terme de DUA.
(On rajoute toujours +1 à la DUA effective, ici elle est de 10 ans pour les mandats, ceux de 2006 peuvent donc être éliminés en 2017)
Les éliminables Suite au traitement, des documents sont placés en éliminables, c'est-à-dire qu’ils sont en attente d’élimination. Afin qu’ils ne prennent pas de
Comment récupérer une boîte d’archives éliminables qui a été externalisée ? Si un service souhaite faire rapatrier ou renvoyer une ou plusieurs boîtes, il faut alors contacter le prestataire de stockage par l’intermédiaire de la logistique du CDG35 et lui indiquer la ou les cotes correspondantes aux boîtes souhaitées. Celles-ci seront livrées sous un délai de 1 à 2 jours environ.
À noter : Si plusieurs boîtes sont rapatriées, il est important d’en assurer un suivi, il faut pouvoir en effet les localiser et éviter les pertes.
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Zoom sur les décisions prises par le CDG35 Le cadre règlementaire prescrit par les circulaires des Archives de France est principalement destiné aux communes : la production documentaire du CDG peut donc parfois soulever quelques problématiques. C'est pourquoi une réflexion avec les services et un positionnement de la Direction générale a été parfois nécessaire afin d’attribuer une DUA à certains dossiers.
Ces décisions concernent principalement des dossiers individuels d’agents Il est important de pouvoir assurer une réponse aux demandes des collectivités qui n'ont pas toutes les bons réflexes en matière de gestion des dossiers RH (copies/originaux/pertes...). C’est pourquoi les décisions prises par le CDG dépassent, dans la plupart des cas, les durées prescrites par la réglementation.
Les dossiers médicaux : ils sont gérés par le service Conditions de travail et concernent tous les agents (collectivités, missions temporaires et siège) depuis le Syndicat de communes. Ce sont des dossiers originaux : ni les agents ni les collectivités ne les détiennent. Ils sont dématérialisés depuis 2006. L'arriéré au format papier (environ 24 000 dossiers) a nécessité un reclassement. La conservation intégrale de ces dossiers n’a pas été choisie, un échantillonnage pour conservation définitive a été prélevé et le reste est externalisé en éliminables. La DUA concernant ces dossiers est initialement prévue par la réglementation à 80 ans à partir de la date de naissance de l'agent. Cependant, afin de garantir l'accès au dossier médical (en cas par exemple de recours pour maladie professionnelle), il a été décidé par le CDG d'allonger la DUA à 120 ans partir de la date de naissance de l’agent.
Cependant, s'agissant de copies, les modalités d’archivage ont pu être modifiés et la DUA réduite à 30 ans à partir de la date de départ (retraite, mutation, indisponibilité, décès…) et non de naissance. Tout comme les dossiers médicaux un échantillonnage a été prélevé et le reste des dossiers est externalisé en éliminables. Les fiches de notation et entretiens professionnels des agents des collectivités sont classés à part des dossiers individuels et regroupés par année et par collectivité. La circulaire précise que la DUA est de 5 ans et la conservation est définitive. Cependant, s’agissant également de copies, il a été décidé de conserver définitivement en échantillonnage les fiches de notation des années se terminant par 3 et 8 et d’augmenter la DUA à 50 ans au regard de la durée de la carrière professionnelle. Cela permet ainsi au service Statuts-Rémunération de pouvoir répondre aux demandes, d'une part, lors des révisions de notes et d'autre part, des collectivités ayant égaré certaines fiches.
Les dossiers carrières : ils sont gérés par le service Statuts-Rémunération et concernent essentiellement les dossiers des agents des collectivités. Contrairement aux dossiers médicaux, il s'agit normalement de copies : les collectivités étant censées conserver les originaux de leurs dossiers RH. La DUA de ces dossiers est réglementairement prévue à 80 ans à partir de la date de naissance des agents.
Les Dossiers des agents itinérants : ils sont gérés par le Service Mobilité Emploi Compétences. Le CDG étant l’employeur de ces agents, une conservation intégrale et définitive a été décidée comme pour les agents du siège.
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Comment rechercher ?
Je recherche un document, un dossier ou une boîte...
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Je consulte le tableau de gestion
Pour connaitre : - sa localisation, en fonction de sa date (espace partagé ou archives sous-sol) - son sort final, s'il est à conserver aux archives sous-sol ou s'il est à externaliser en éliminables.
S'il est conservé définitivement au sous-sol Au sous
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Je consulte le répertoire
(par mot clé ou dans l'index) Pour trouver la cote du document, se renseigner au préalable sur la localisation du fonds de son service et rechercher dans le magasin d'archives la boîte contenant le document souhaité.
Je consulte la liste des éliminables
Si une boîte est retirée, il faut remplir un "fantôme", il s'agit d'un papier deposé à l'endroit de la boîte où l'on indique la date d'emprunt et la personne ou le service qui l'a emprunté. Ceci est valable également si un dossier ou un document est retiré de la boîte.
Une fois la boîte trouvée, il faut transmettre la cote au service Logistique qui contactera le prestataire de stockage et fera rapatrier la boite souhaitée.
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(par mot clé dans la liste ou par date)
Ne pas oublier de faire un suivi, si plusieurs boites sont rapatriées.
S'il est externalisé
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Quelques cas pratiques de recherche
2) Il s’avère qu’elle est aux archives sous-sol, je consulte alors le répertoire du fonds du service Mobilité-Emploi-Compétences, je saisis son nom sur le format numérique, ou recherche par année, je trouve son nom sous la cote 5W277.
Je recherche le dossier des orientations budgétaires de 2007 du CDG35. 1) Je consulte le tableau de gestion Comptabilité et je vérifie si l’année que je souhaite est bien conservée et si elle est actuellement dans l’espace partagé ou aux archives sous-sol. 2) Il s’avère qu’elle est aux archives sous-sol, je consulte alors le répertoire du fonds de la Comptabilité. Je trouve la cote 3W36 qui correspond aux débats d’orientation budgétaire entre 2005-2008. 3)...Je peux consulter également les délibérations de 2006 dans le fonds de la Direction en 2W23 et rechercher dans l’annexe correspondant en fin de répertoire où se trouve la délibération : N° 06.59 : FINANCES : Orientations Budgétaires 2007.
Je recherche le dossier carrière d’un agent d’une collectivité parti en retraite en octobre 2013. 1) Je consulte le tableau de gestion du service Statut Rémunérations et vérifie si l’année est actuellement dans l’espace partagé, externalisée, ou si son dossier est conservé en tant qu’échantillonnage (B ou T). 2) Le nom de d’agent ne commençant pas par B ou T, il n’est pas dans le répertoire. Il est donc sur la liste d’éliminables. Je recherche par collectivités, date ou mot clé, le dossier se trouvera en :
Je recherche le dossier d’un agent missions temporaires BXXXX (NOM) Gxxxxxxxx (Prénom) parti en 2013.
EL2044/9 Gestion de carrières : dossiers individuels retraite octobre 2013 3) Je demande au service logistique de contacter le prestataire de stockage en lui indiquant la cote EL2044/9 pour faire rapatrier la boîte.
1) Je consulte le tableau de gestion du service Mobilité-Emploi-Compétences et vérifie si l’année est actuellement dans l’espace partagé ou aux archives sous-sol.
Pour avoir accès au tableau de gestion, répertoire et la liste éliminables, contacter les référents archives de chaque service. Ces instruments de recherches seront par ailleurs disponibles sous version numérique.
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Les ressources au cdg35 Les référents archives : chaque service a désigné un ou plusieurs référents archives. Ils sont les interlocuteurs principaux pour ces questions. Les locaux : le CDG35 dispose de 5 locaux au sous-sol destinés à accueillir des archives. Des normes règlementaires encadrent également les lieux de stockage d’archives pour assurer une bonne conservation. Il faut par exemple maintenir une température (entre 16 et 20°) et une hygrométrie (entre 45-55%) constantes. Il faut également prévoir un espace de 10 cm minimum entre le sol et les boîtes en cas d’inondation. Le service logistique se charge du suivi des éliminables, du rapatriement et de l’élimination des archives. Il est l’interlocuteur des services sur ce sujet et est garant de la bonne organisation du processus.
Quelques chiffres clés… Les 60 années d’archives du CDG35 représentaient environ 1km linéaire Près de 1 000 box externalisés (sachant qu'un box peut contenir 3 à 6 boites selon leurs tailles) 11 Livraisons ont été nécessaires afin de faire rapatrier près de 700 box d’archives à traiter. (Les 300 box restants concernent des éliminables du service concours) 377 box d’éliminables ont déjà été renvoyés chez le prestataire de stockage 86m linéaire de boîtes ont été déjà détruites avec 6 PV d’éliminations Plus de 1500 boites « Cauchard » ont été utilisées pour le reconditionnement des archives définitives.
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CDG35 / Service Ressources - Décembre 2016
N’hésitez pas à consulter pour plus de renseignements et découvertes, les animations « Voyage au cœur des archives 1, 2 et 3 » disponibles sur l’intranet du CDG35 !