Manual de Auditoria
Selo CEEMPRE
INTRODUÇÃO Com a finalidade de apoiar as Empresas Juniores no exercício de regularização, o Selo CEEMPRE traz uma série de documentos básicos à manutenção da segurança jurídica de cada associação. Além do mais, proporcionar maior credibilidade frente ao mercado e auxiliar no aperfeiçoamento da gestão interna das instituições. Todavia, é evidente que não são todos que têm o domínio concreto de como elaborar tais documentos ou até mesmo a quem solicitar. Portanto foi elaborado este Manual para explicar a finalidade destes e auxiliar na resolução de dúvidas gerais, além de ser base de apoio na busca de alguns.
EMPRE - Central Estudantil de Empresas Juniores da UFV Casa Verde: Vila Matoso - Casa 02 - Campus Universitário UFV 36570-000 Viçosa
1. ESTATUTO SOCIAL O Estatuto Social é o documento que constitui a Empresa Júnior (EJ) como associação civil, pessoa jurídica de direito privado sem fins lucrativos. É o Estatuto que traz a EJ para o universo jurídico. Este instrumento assemelha-se à certidão de nascimento das pessoas físicas, sendo o Estatuto a certidão de nascimento da pessoa jurídica EJ. Dessa forma, a EJ nasce com o registro do seu Estatuto Social no Cartório de Registro de Pessoas Jurídicas, sendo permitido, a partir de então, adquirir direitos e contrair obrigações. A partir dele a associação passa a existir de direito e suas regras elencadas possuem força normativa. As normas estabelecidas devem ser seguidas, como datas, quóruns e demais procedimentos. Estatuto O Estatuto Social registrado em cartório utilizado pelas associações sem fins lucrativos apresenta função de regular o relacionamento interno e externo da entidade, definindo em seu texto o objeto, o funcionamento, função social, estrutura organizacional e órgãos, a exemplo da Assembleia Geral da Empresa Júnior. Deve estar de acordo com o Código Civil Brasileiro, Lei nº 10.406/2002, garantindo que a Empresa Júnior não encontrará problemas com a Lei em vigor. Antes de registrar o estatuto social da EJ, este deve ser aprovado previamente
EMPRE - Central de este Empresas Juniores da UFV em uma Assembleia GeralEstudantil convocada para fim, constante na ordem do dia. Casa Verde: Vila Matoso - Casa 02 - Campus Universitário UFV Então, deve ser lavrada a ata da Assembleia Geral, em que todos os membros 36570-000 Viçosa
presentes devem assinar a lista de presença que será anexada à ata lavrada, juntamente com a minuta de alteração do estatuto. O próximo passo é levar o estatuto, a ata e a averbação da ata ao cartório para reconhecimento de firma do responsável legal, para enfim encaminhar ao cartório de registro de pessoas jurídicas onde está registrada a EJ. Para fins de auditoria do Selo CEEMPRE, deve constar: I.
Denominação, fins e sede;
II.
Requisitos para admissão, demissão e exclusão dos membros;
III.
Direitos e deveres dos associados;
IV.
Fontes de recurso para a manutenção da associação;
V.
Modo de constituição e de funcionamento dos órgãos deliberativos;
VI.
Condições para a alteração das disposições estatutárias e para a dissolução;
VII. Modo pelo qual se administra e representa, ativa e passivamente, judicial e extrajudicialmente; VIII. Se os membros respondem, ou não, subsidiariamente, pelas obrigações sociais;
EMPRE Estudantil de Empresas da UFV IX.- Central Possibilidade de 1/5 dos associados deJuniores convocar assembleia Casa Verde: Vila Matoso - Casa 02 - Campus Universitário UFV geral; 36570-000 Viçosa X.
Assinatura e registro pelo cartório.
2. REGIMENTO INTERNO O Estatuto é “enxuto”, contendo o mínimo exigido pela legislação, uma vez que seu registro em cartório implica em custos financeiros. Mediante a isso, o detalhamento das funções e processos da Empresa Júnior deve ser feito no Regimento Interno, cuja vigência exige apenas a aprovação da Assembleia Geral e não costuma ser solicitado em procedimentos burocráticos. O Regimento Interno tem como finalidade detalhar a organização e regular as atividades da Empresa Júnior, de acordo e em complementação ao seu Estatuto Social. Em outras palavras, são normas definidas por um grupo para regulamentar o funcionamento de certa organização. Neste documento, consta detalhadamente qual é o organograma da empresa e quais são as funções de cada diretoria. Dispõe também sobre como deve ser divulgado para os associados, participação de convidados, procedimentos de eleição e tomada de decisões, como fazer a verificação de quórum; uso do patrimônio; gestão, controle e prestação de constas dos recursos; processo eleitoral, entre outros. O Regimento Interno não pode ser contraditório nem divergente com o que está disposto no Estatuto. Para fins de auditoria do Selo CEEMPRE, deve constar:
EMPRE - Central Estudantil de Empresas Juniores da UFV Casa Verde: Matoso - Casa 02 - Campus Universitário UFV I. Vila Vacância; 36570-000 Viçosa II.
Processo eleitoral;
III.
Funcionamento Interno;
IV.
Ingresso de novos membros
V. VI.
;
Concordância com o Estatuto; Código de Conduta.
3. ATA DE ELEIÇÃO E POSSE Dentro do Movimento Empresa Júnior é comum a rotatividade da Diretoria Executiva da EJ, composta por gestões anuais ou semestrais, formadas por meio de procedimentos previstos em estatuto. A ata de eleição e posse é instrumento de comprovação da eleição da Diretoria Executiva da EJ conforme tais disposições estatutárias. Formada a diretoria executiva, é lavrada a ata em que deve constar a eleição e a posse da gestão que assumirá a Empresa. Deve ser anexada a lista de presença assinada pelos membros da EJ e, então, levada ao cartório para reconhecimento de firma da gestão que irá assumir e registro do documento, o qual dá legitimidade para que os empossados exerçam atos e firmem obrigações em nome da EJ. Para fins de auditoria do Selo CEEMPRE, deve constar: I.
Validade;
EMPRE - Central Estudantil de Empresas Juniores da UFV DataVila e demais informações condizentes comUniversitário o mandato, como Casa II. Verde: Matoso - Casa 02 - Campus UFV 36570-000nome Viçosa e qualificação dos diretores; III.
Assinatura e registro do documento em cartório.
4. DECLARAÇÃO E TERMO DE VOLUNTARIADO Ao ingressar no Movimento Empresa Júnior, os membros das EJ’s devem ter a ciência de que exercerão trabalho voluntário, nesse sentido, a EJ deve ter instrumento de cada membro confirmando o acordo mútuo de vontades acerca do desenvolvimento de trabalho voluntário na organização, a fim de garantir segurança jurídica a ambas as partes, para que não incorra em nenhum problema de cunho trabalhista. Para fins de auditoria do Selo CEEMPRE, deve constar: I. II.
Ambos documentos datados de 2019; Declaração do presidente da EJ com o nome e os dados de seus membros atuais, alegando que todos possuem o Termo Assinado;
III.
Termo de voluntariado de um dos membros da gestão em exercício, devidamente assinado pelo membro e representantes legais da EJ;
IV. V.
Lei 9.608/98 deve estar especificada; Deveres e Obrigações.
5. COMPROVANTE DE RECONHECIMENTO DE IES O reconhecimento da IES é de suma importância para EJ por atribuir
EMPRE - Central Estudantil de Empresas Juniores da UFV maior credibilidade perante clientes, comoUniversitário para conferir UFV maior Casa Verde: Vila Matoso - Casa 02 - bem Campus 36570-000 segurançaViçosa ao funcionamento e perenidade da EJ.
Para fins de auditoria do Selo CEEMPRE, deve constar: I.
Assinatura do requerente da instituição no documento (Chefe do Departamento e Professor Orientador);
II.
Dados do Chefe do Departamento e Professor Orientador;
III.
Data a partir de 01/2019.
6. FICHA CADASTRAL DA PESSOA JURÍDICA (FCPJ) OU DOCUMENTO BÁSICO DE ENTRADA (DBE), JUNTO AO QUADRO DE SÓCIOS DA EMPRESA JÚNIOR (QSA) Toda alteração (ou inclusão) no CNPJ implica no preenchimento da Ficha Cadastral de Pessoa Jurídica, onde consta o nome do responsável, atividades de alteração no cadastro da empresa, entre outros dados. É importante que as informações contidas na FCPJ ou DBE, estejam de acordo com o Estatuto Social e a ata de eleição e posse. Quais dos dois documentos a EJ deve enviar? O ideal é o envio da DBE, junto ao QSA. Porém a DBE só pode ser enviada, após seu registro em cartório e firma reconhecida do presidente eleito. Caso a DBE ainda não esteja registrada, a EJ deve enviar a FCPJ, que consiste basicamente, em um resumo da alteração de responsável no Quadro dos Sócios
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da empresa, no Vila Cartão CNPJ. - Casa 02 - Campus Universitário UFV Casa Verde: Matoso
36570-000 Viçosa
Dica: SEMPRE REGISTRAR A ATA DE POSSE JUNTO COM A DBE.
Por exemplo: A EJ X passou por eleição recentemente e deu entrada ontem no processo de Troca de Responsável, junto ao contador. Porém, a DBE não será registrada a tempo, para enviarmos para o bloco em que será auditado. Nesse caso, devese enviar a FCPJ. A EJ Y passou por eleição recentemente e deu entrada ontem no processo de Troca de Responsável, junto ao contador. A DBE já se encontra devidamente registrada e a alteração no cartão CNPJ já foi realizada pela Receita Federal. Nesse caso, deve-se enviar a DBE e o QSA. Para fins de auditoria do Selo CEEMPRE, deve constar: I.
Data referente ao representante da EJ em exercício do ano corrente;
II.
Adequação dos nomes dos representantes;
III.
Identidade com a ata de eleição e posse.
7. CADASTRO NACIONAL DE PESSOA JURÍDICA (CNPJ) No Brasil, qualquer pessoa jurídica deve estar cadastrada no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica, onde estão informaçõesJuniores que são de EMPRE - Central Estudantil deasEmpresas dainteresse UFV
Casa Verde: Vila Matoso - CampusÉUniversitário UFV dos órgãos tributários da União,- Casa Estados02 e Municípios. um número único para 36570-000 Viçosa cada empresa, da mesma forma que o CPF para pessoas físicas.
Por meio do cartão de CNPJ disponibilizado pela Receita Federal, é possível saber o número da matrícula no CNPJ, nome da empresa, atividade econômica exercida, além da situação cadastral. Para fins de auditoria do Selo CEEMPRE, deve constar: I.
Emissão a partir de Abril de 2019.
ONDE EMITIR? A emissão pode ser realizada através do site, pelo número do CNPJ da EJ ou solicitando ao contador. Site:https://www.receita.fazenda.gov.br/pessoajuridica/cnpj/cnpjreva/ cnpjreva_solicitacao2.asp
8. CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS É um dispositivo legalEstudantil que dará àsde partes envolvidas, cliente da e EJ, maior EMPRE - Central Empresas Juniores UFV
Casa Verde: Matoso - dos Casa 02 - Campus UFV segurança para Vila o cumprimento acordos firmados. Universitário Ele também serve para 36570-000 Viçosa comprovar que a EJ desempenha um de seus objetivos fundamentais, ou seja,
está atuando na sua área de graduação, por meio da realização de projetos externos. Para fins de auditoria do Selo CEEMPRE, deve constar: II.
Especificação do objeto do contrato;
III.
Forma de pagamento;
IV.
Obrigação das partes contratantes;
V.
Vigência do contrato;
VI.
Rescisão;
VII. Foro; VIII. Assinatura do cliente e dos representantes legais da EJ; IX.
Datado a partir de Outubro de 2018.
9. LIVRO DIÁRIO É uma obrigação legal, prevista na legislação comercial, e serve para registrar e demonstrar os créditos e débitos diários da EJ, bem como assegurar isenções tributárias. Sua exigência perante o Selo EJ, não se dá somente por ser uma obrigação legal, mas por ser uma forma de comprovar que EJ está usando seus recursos consoante o Conceito Nacional de Empresa Júnior – CNEJ. A elaboração do livro depende do repasse das movimentações
- Central Estudantil de Empresas UFV daEMPRE EJ, com os respectivos comprovantes, ao contador Juniores da empresada e posterior Casa Verde: Vila Matoso - Casa 02 - Campus Universitário UFV registro em cartório. 36570-000 Viçosa Para fins de auditoria do Selo CEEMPRE, deve constar:
I.
Assinatura do Contador;
II.
Termo de abertura e encerramento assinados pelo contador e responsável legal, datados respectivamente de 1º de Janeiro de 2018 e 31 de Dezembro de 2018;
III.
10.
Autenticação em Cartório.
CERTIDÃO CONJUNTA NEGATIVA DE DÉBITOS
RELATIVOS A TRIBUTOS FEDERAIS (CND FEDERAL) A Certidão Conjunta Negativa de Débitos Relativos a Tributos Federais comprova que a EJ não apresenta pendências tributárias perante a Receita Federal e, em 2014, tal CND passou a incluir os débitos relativos às contribuições previdenciárias. Hoje a importância de estar regularizado é tão grande, que grandes empresas, bem como as empresas públicas, usam tal critério para decisão para contratação de prestadores de serviços. A conformidade com a Receita também é de extrema importância para evitar surpresas desagradáveis e multas. A consulta da situação da EJ é possível a qualquer momento, e, caso não existam pendências, será emitida a certidão conjunta negativa de débitos relativa a tributos federais. Para fins de auditoria do Selo CEEMPRE, deve constar:
EMPRE - Central Estudantil de Empresas Juniores da UFV I. Validade igual ou- Casa posterior Casa Verde: Vila Matoso 02à-Junho/2019. Campus Universitário UFV 36570-000 Viçosa ONDE EMITIR?
A emissão pode ser realizada através do site, pelo CNPJ da EJ ou solicitando ao contador. Site:http://servicos.receita.fazenda.gov.br/Servicos/certidao/CNDConju ntaInter/InformaNICertidao.asp?tipo=1
OBSERVAÇÃO: Cada CND tem um período de validade definido. Portanto, fique atento ao prazo de validade da CND, para que não haja nenhum empecilho
11.
CERTIDÃO NEGATIVA DE DÉBITOS MUNICIPAIS (CND MUNICIPAL)
Da mesma forma que as empresas de mercado contribuem com os tributos municipais quando realizam seus serviços, pagam a taxa imobiliária e a taxa de emissão do alvará, as EJ’s possuem essas obrigações, então, para evitar multas
EMPREe -problemas Central burocráticos, Estudantil de Empresas Juniores UFV inesperadas é sempre importante manterda a situação Casa Verde: Vila Matoso - Casa 02 - Campus Universitário UFV da EJ regular perante o Município. A situação da empresa em relação a 36570-000 Viçosa
Prefeitura pode ser consultada através da certidão negativa de Débitos Municipais. Para fins de auditoria do Selo CEEMPRE, deve constar: I.
Validade igual ou posterior à Junho/2019.
ONDE EMITIR? A CND deve ser solicitada na Prefeitura Municipal. OBSERVAÇÃO: Cada CND tem um período de validade definido. Portanto, fique atento ao prazo de validade da CND, para que não haja nenhum empecilho
12.
CERTIDÃO NEGATIVA DE DÉBITOS FGTS (CND FGTS)
Estar regulamentado perante o FGTS é condição obrigatória para que o empregador possa relacionar-se com os órgãos da Administração Pública e com instituições oficiais de crédito. No casso das Empresas Juniores, por se tratar de trabalho voluntário, somos isentos do recolhimento do FGTS, o que implica que TODAS as EJ’s devem estar com essa Certidão sem nenhuma pendencia. Para fins de auditoria do Selo CEEMPRE, deve constar: I.
Validade igual ou posterior à Junho/2019.
EMPRE - Central Estudantil de Empresas Juniores da UFV Casa Verde: Vila Matoso - Casa 02 - Campus Universitário UFV ONDE EMITIR? 36570-000 Viçosa A emissão pode ser realizada através do site ou solicitando ao contador.
Site: https://consulta-crf.caixa.gov.br/Cidadao/Crf/FgeCfSCriteriosPesquisa.asp DICA: Não preencher o Campo “UF”, preenchendo somente o campo Inscrição com a Opção CNPJ e digitando o nº do CNPJ da EJ.
OBSERVAÇÃO: Cada CND tem um período de validade definido. Portanto, fique atento ao prazo de validade da CND, para que não haja nenhum empecilho
EMPRE - Central Estudantil de Empresas Juniores da UFV Casa Verde: Vila Matoso - Casa 02 - Campus Universitário UFV 13. RELAÇÃO ANUAL DE INFORMAÇÕES SOCIAIS (RAIS 36570-000 Viçosa NEGATIVA)
Os membros das EJ’s exercem trabalho voluntário, conforme disciplina a Lei nº 9.608/98, portanto, não pode haver nenhum vínculo trabalhista entre os membros e a Empresa Júnior. E todo ano as EJ’s devem declarar a RAIS Negativa. Para fins de auditoria do Selo CEEMPRE, deve constar: I.
Validade;
II.
Ter como Ano Base: 2018.
ONDE EMITIR? A emissão pode ser realizada através do site ou solicitando ao contador. Site: http://www.rais.gov.br/sitio/negativa.jsf
EMPRE - Central Estudantil de Empresas Juniores da UFV Casa Verde: Vila Matoso - Casa 02 - Campus Universitário UFV 36570-000 Viçosa
OBSERVAÇÃO: O prazo legal de entrega da RAIS inicia-se em 18 de fevereiro de 2019 e encerra-se em 05 de abril de 2019, conforme Portaria nº 39, de 14/02/2019, publicada no Diário Oficial em 15/02/2019. DICA: A RAIS deve ser preenchida com as informações idênticas ao Cartão CNPJ. É comum o nome não ficar completo no campo ao digitar. Nossa orientação é que sempre peçam ao contador da sua EJ para preencher a RAIS, uma vez que qualquer erro em seu preenchimento, pode gerar problemas.
14.
NOTA FISCAL
Ao prestar um serviço, a Empresa Júnior deve emitir a Nota Fiscal para o cliente, comprovando o serviço, bem como é uma obrigação fiscal. Para fins de auditoria do Selo CEEMPRE, deve constar: I.
Emissão a partir de Janeiro de 2019;
II.
Dados da EJ e do cliente.
ONDE EMITIR? CAMPUS VIÇOSA:
EMPRE - Central Estudantil de Empresas Juniores da UFV Site: Casa Verde: Vila Matoso - Casa 02 - Campus Universitário UFV 36570-000 Viçosa https://www.ereceita.net.br/inicial.php?urlInicial=U0vOyUzNK0m1LctMzi9OVM
svSC1KTE7Mt83My0zOTCwCAA%3D%3D&session=17712810417453682erecei ta1554075597047837200 CAMPUS RIO PARANAÍBA: Site: http://prefriopara.ddns.net/esiat/ CAMPUS FLORESTAL: Site: http://www.nfsebrasil.net.br/nfse/index.php?cl=3126000
15.
EJ FEDERADA
Nos casos das EJ’s Federadas, não há a necessidade do envio de todos os documentos listados acima. Isso ocorre devido ao fato de que o Selo CEEMPRE é baseado no Selo EJ, organizado pela Confederação Brasileira das Empresas Juniores – Brasil Júnior e pela Federação das Empresas Juniores de Minas Gerais – FEJEMG.
EMPRE - Central Estudantil de Empresas Juniores da UFV Mediante a isso, as EJ’s devem enviar nos Blocos: Casa Verde: Vila Matoso - Casa 02 - Campus Universitário UFV 36570-000 Viçosa
Bloco I: Documentos solicitados para a DARI, que estão abaixo listados e Regimento Interno; Bloco II: Não há a necessidade do envio dos documentos; Bloco III: CND FGTS.
OBSERVAÇÃO: TAL REGRA SE APLICA SOMENTE AS EJ’S FEDERADAS QUE ENVIARAM A DOCUMENTAÇÃO CORRETA E DENTRO DO PRAZO NO SELO EJ. TAIS INFORMAÇÕES SERÃO CONFERIDAS
E
VERIFICADAS
MEDIANTE
PLANILHA
DAS
ENTREGAS DO SELO EJ.
16.
DARI
A Declaração Anual de Reconhecimento Institucional - DARI, emitida pela Central de Empresas Juniores da UFV (CEMP), coordenadoria de unidade do Centro Tecnológico de Desenvolvimento Regional de Viçosa (CENTEV), consiste basicamente em um documento que reconhece a empresa júnior como parte
EMPRE - Central Juniores UFV do da organização. A nãoEstudantil renovaçãodedaEmpresas DARI implicará na da perda Casa Verde: Vila Matoso - Casa 02 - Campus Universitário UFV reconhecimento institucional da denominação de Empresa Júnior da UFV. Neste 36570-000 Viçosa
caso, a empresa ficará impedida de prestar quaisquer serviços como Empresa Júnior até que sua situação seja regularizada perante a CEMP. Para fins de obtenção da DARI, além dos documentos listados acima, que devem ser enviados de acordo com os Blocos, divulgados em Edital, a Empresa Júnior deve enviar também, de acordo com o Regimento Interno da CEMP, outros documentos, NO BLOCO I DO SELO CEEMPRE. Estes documentos são
16.1. ATO DE NOMEAÇÃO DE DOCENTE ORIENTADOR DA EMPRESA Documento no qual consta a nomeação do docente supervisor/orientador da EJ, responsável por participar das Assembleias Gerais realizadas pela Empresa Júnior da UFV à qual estiver vinculada; realizar reuniões periódicas com os membros da diretoria da Empresa Júnior; participar de reuniões convocadas pela CEMP; supervisionar e orientar as atividades da Empresa Júnior; repassar ao Colegiado do Departamento ou do Instituto de origem, ao final de cada exercício, relatório de atividades realizadas pela Empresa Júnior sob sua supervisão e efetuar, no caso de eventos, o registro de atividades de extensão, no RAEX. Para fins de obtenção da DARI, deve constar: I. EMPRE Data a partir de 01/2019; - Central Estudantil de Empresas Juniores da UFV
Casa Verde: Matoso - Casa 02 - Campus Universitário UFV II. Dados do Vila Docente Supervisor (Professor Orientador); 36570-000 Viçosa
III.
Assinatura do Docente Supervisor.
16.2. CARTA DE SERVIÇOS A Carta de Serviços informa ao público quais são os serviços prestados pela Empresa Júnior. Este documento, geralmente, é composto por uma breve apresentação da EJ, da sua história e dos serviços que ela oferece, enumerados e explicados de forma sucinta, clara e objetiva.
16.3. RELATÓRIO DE ATIVIDADES REALIZADAS PELA EJ NO ANO ANTERIOR, DE ACORDO COM O RAEX As atividades de extensão realizadas pela Empresa Júnior durante o ano civil (1º de janeiro a 31 de dezembro), devem ser registradas no sistema de Registro das Atividades de Extensão da UFV (RAEX), pelo professor orientador da Empresa Júnior. Para fins de obtenção da DARI, deve constar: I.
Relatório completo das atividades realizadas pela EJ no ano anterior, constando número de registro no RAEX.
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