Manual do Conselho Deliberativo CEEMPRE
1 - Introdução Este documento é uma reformulação do Primeiro Manual do Conselho e foi elaborado pela Presidente do Conselho da gestão de 2014, Luisa Americano. O primeiro Manual do Conselho foi elaborado pelo Presidente do Conselho da gestão de 2013, Luiz Gustavo dos Santos, com o intuito de tornar claro o papel do conselheiro além de auxiliar em melhorias no desempenho de sua atuação. O Conselho Deliberativo é órgão máximo dentro da organização da CEEMPRE. Assim, é de extrema importância que o Conselho cumpra com seu papel de delimitar as estratégias da Central, contribuindo para o alcance dos nossos objetivos, além de representar a realidade de cada EJ que o compõe. Espera-se que este documento favoreça nosso trabalho e possibilite, cada vez mais, que a CEEMPRE gere resultados para nossas EJs e para o MEJ de forma geral, através de um conselho ativo, responsável e crítico. Só assim continuaremos sendo o Maior do Brasil em qualidade de trabalho também.
2 – Primeiros Passos do Conselho Agora que você já é conselheiro, possui a responsabilidade em ser o elo de sua EJ e a CEEMPRE. Agindo como uma via de mão dupla, é sua função trazer a opinião e as necessidades de sua EJ para a CEEMPRE e divulgar nossa Central em sua empresa. O conselheiro é nossa principal forma de contato com a empresa e por isso contamos com você para repassar as informações necessárias.
3- Comunicação entre Conselho e PresCon Hoje na CEEMPRE possuímos formas de comunicação com o conselho que são divididas em: Vias de Comunicação Rápida e Vias de Gestão do Conhecimento. Você como conselheiro deve criar o hábito de utilizar as vias, tento as de Gestão do Conhecimento como principais.
Essa via possui o Facebook como ferramenta principal. Através de um grupo restrito composto pelos conselheiros e a Presidência do Conselho, utilizamos o Facebook para comunicados rápidos (como postagem de questionários ou avisos em relação ao fórum ou e-mail), notícias interessantes, interação e divulgação.
Mensagens de texto via SMS e Whatsapp também podem ser consideradas vias de comunicação rápida, atendendo as mesmas atribuições que o grupo do Facebook.
As ferramentas ditas como de gestão do conhecimento que possuímos na CEEMPRE são o fórum e o e-mail. Nosso fórum é destinado para postagens de convocatória, atas das reuniões, repasses, discussões sobre algum tema levantado, além de possuir uma área restrita a acesso exclusivo do Conselho, além de áreas específicas de cada diretoria da CEEMPRE para auxiliar no acompanhamento dos trabalhos. Para ter acesso ao fórum, basta registrar-se seguindo as informações do link <http://www.ceempre.org/forum/viewtopic.php?f=37& t=3>. Cada utilizador do fórum tem um perfil e neste deve colocar a assinatura com seus contatos e foto para facilitar a comunicação além do fórum. Na assinatura é importante colocar e-mail, EJ, cargo, celular e Skype. Além disso, o fórum tem um atalho de acesso às mensagens novas, o que facilita para o conselheiro saber o que foi postado recentemente. O e-mail é utilizado para disponibilizar documentos, envio de convocatórias, além de auxiliar na comunicação entre o Conselho e a Presidência do Conselho. Independente da via de comunicação utilizada, todo Conselheiro pode criar discussões e postar novos tópicos quando sentir a necessidade de discutir qualquer assunto novo. A participação de todos é de extrema importância para que a discussão aconteça e seja representativa da nossa realidade.
4- Atribuições do Cargo Como já dito anteriormente, você é o canal entre CEEMPRE e sua EJ, além de responsável por delimitar a estratégia da CEEMPRE. Assim, precisamos da opinião de vocês em várias deliberações que vão dizer o futuro da Central e como as equipes e a diretoria vão atuar. É importante pensar que o Conselho é um órgão único, que deve alinhar sua opinião para chegar ao bem comum para a CEEMPRE. Por isso, é essencial que o conselheiro saiba balancear o que sua EJ quer e o que o Movimento precisa. O Conselho Deliberativo da CEEMPRE é composto por dois representantes de cada EJ, sendo um Titular e um Suplente. O Conselheiro Titular tem a função de representar a EJ perante a CEEMPRE detendo as atribuições do cargo como: participar das Assembleias Gerais e Reuniões Presenciais da Central; votar em nome da empresa; acompanhar o painel de andamento das atividades da Diretoria Executiva (PAPA); realizar os repasses dos projetos e eventos realizados pela Central para todos da EJ; informar à CEEMPRE as necessidades da sua empresa; incentivar os membros da EJ a participar cada vez . mais do MEJ.
O Conselheiro Suplente será o representante da EJ que poderá substituir eventualmente o Conselheiro Titular, além de ser preparado para assumir o cargo de Conselheiro Titular posteriormente. Os conselheiros também participarão de treinamentos diferenciados e atividades desenvolvidas pela Central além de poder despertar senso crítico perante o MEJ e aumentar o contato com outras EJs e empresários juniores.
O Conselheiro Suplente será o representante da EJ que poderá substituir eventualmente o Conselheiro Titular, além de ser preparado para assumir o cargo de Conselheiro Titular posteriormente. Os conselheiros também participarão de treinamentos diferenciados e atividades desenvolvidas pela Central além de poder despertar senso crítico perante o MEJ e aumentar o contato com outras EJs e empresários juniores.
Quando os conselheiros não puderem ir, é importante que outra pessoa represente a EJ e para isso deve ser enviada uma carta ao Presidente do Conselho, informando-lhe sobre a substituição (já existe um modelo desse documento, que deverá ser devidamente preenchido e assinado).
Todo conselheiro pode sugerir tópico para discussão na reunião, contudo, isso deve ser feito com, no mínimo, quinze dias antes da Reunião, para que possa ser programada sua realização. No momento da reunião é importante a participação de todos os conselheiros, seja tirando dúvidas, seja colocando o posicionamento de sua EJ, para fazer desse momento realmente importante e produtivo, aproveitando a presença das demais EJs, diretoria e equipe CEEMPRE. É importante também que os Conselheiros já cheguem com a pauta lida e os documentos estudados em mãos, para facilitar o trabalho e torná-lo mais crítico, aproveitando bem o tempo que passamos juntos. O acompanhamento do trabalho desenvolvido pela Diretoria Executiva é feito através do PAPA – Painel de Acompanhamento dos Planos de Ação. Cabe aos Conselheiros Deliberativos, o monitoramento e a cobrança pelos resultados dos PAPAs. Em se tratando de tomada de decisão, para que uma deliberação seja finalizada, precisamos do posicionamento de mais da metade das empresas juniores que constituem a Central. Mais que isso, é essencial a participação de todas as EJs, dentro do prazo, para representar fielmente a CEEMPRE e não atrasar vários processos que demandam opinião do Conselho.
5- Termo de Compromisso e Certificado Ao entrar para o conselho você adquire a possibilidade de ter um certificado de atuação no cargo de Conselheiro Deliberativo. Para isso, o conselheiro deve assinar um Termo de Compromisso se portando ciente de que o certificado só será adquirido caso as atribuições do cargo descritas no Manual do Conselheiro sejam seguidas. A partir de 6 meses de gestão, o conselheiro adquire o direito de receber uma declaração da CEEMPRE confirmando sua estadia no cargo de conselheiro de sua EJ.
Se o representante do Conselho cumprir com os deveres de seu cargo até o final da gestão (duração de um ano), receberá um certificado da CEEMPRE confirmando a ocupação no cargo.
Caso o conselheiro ocupe o cargo por menos de seis meses não receberá declaração da CEEMPRE confirmando a ocupação do cargo de Conselho Deliberativo.
6- Troca de Gestão O ideal da gestão do conselheiro é que o Titular ocupe seu cargo no período de um ano e, na próxima gestão da CEEMPRE, o Conselheiro Suplente assuma o cargo de Conselheiro Titular tendo um novo membro da EJ como Suplente para retomar o ciclo. Claro, essa seria uma maneira prática que facilitaria a co-gestão entre conselheiros, porém não é obrigatória, respeitando a gestão de cada EJ. É importante que os conselheiros de uma gestão passem para os novos conselheiros os pontos importantes do seu novo papel no Movimento. Conversem sobre como foi sua gestão, a experiência vivida no cargo, como é a atuação da EJ no conselho, o relacionamento com outras empresas, o que deve ser analisado e as atribuições do cargo. Isso facilitará a atuação do novo conselheiro no seu início de gestão. Pense nisso!
7 – Conselhos da PresCon Quem na minha EJ pode ocupar o cargo de Conselheiro Deliberativo? Qualquer membro efetivo que acredite na importância da participação ativa da empresa no Movimento Empresa Júnior e que possa dizer da realidade da sua EJ para a CEEMPRE.
O Conselheiro da CEEMPRE deve ser apaixonado pelo MEJ? Não necessariamente! O Conselheiro da CEEMPRE deve ter responsabilidade para cumprir bem seu papel de elo entre EJ e Núcleo, realizando seu papel de forma consciente, dentro dos prazos, embasado e preocupado com sua atuação.
8 – Considerações Finais Esperamos que esse documento, além de facilitar o trabalho, seja motivador, para que o conselho da CEEMPRE cumpra sua missão de proteger seu patrimônio, no caso, nossas EJs, como um órgão coeso e sólido, participando com responsabilidade e atuando com transparência. Além disso, acreditamos na importância do Conselheiro como disseminador do MEJ, representando a CEEMPRE além de sua EJ, na sua Instituição de Ensino, nos eventos que participa, de acordo com nossos valores e conhecimento do MEJ UFV. Nós somos a CEEMPRE e por isso precisamos trabalhar de forma alinhada, realizando de forma responsável nosso trabalho e tendo orgulho de representar não apenas sua EJ, mas todas as que fazem parte do MEJ UFV. É esse trabalho que nos torna a MAIOR DO BRASIL!