Proposta de Projeto do VIII InternEJ Encontro Interno de Empresas Juniores da UFV
Projetando sua Identidade!
Fevereiro de 2013 Viรงosa/MG
Sumário
1.
Dados da equipe coordenadora ............................................................................................................... 4
2.
Histórico da CEEMPRE ............................................................................................................................... 5
3.
Organização do Evento .............................................................................................................................. 5 3.1
O VII InternEJ - 2012 .......................................................................................................................... 5
3.2
O VIII InternEJ - 2013 ......................................................................................................................... 6
3.2.1 Público Esperado .............................................................................................................................. 6 3.2.2 Data .................................................................................................................................................... 7 3.2.3 Tema .................................................................................................................................................. 7 3.2.4 Alinhamento ao ciclo estratégico do Núcleo ................................................................................. 8 4.
Programação científica .............................................................................................................................. 9 4.1 Palestras .................................................................................................................................................... 9 4.2 Workshops .............................................................................................................................................. 10 4.3 Cases ........................................................................................................................................................ 10 4.4 Painel com Pós-Juniores......................................................................................................................... 11 4.5 Coffee-bench ........................................................................................................................................... 11
5.
Captação de recursos............................................................................................................................... 12
6.
Controle Financeiro ................................................................................................................................. 14 6.1 Planejamento Financeiro ...................................................................................................................... 14 6.2 Controle Financeiro ............................................................................................................................... 15 6.3 Alocação de recursos ............................................................................................................................. 15 6.4 Avaliação e acompanhamento das atividades que dependem das finanças .................................. 15
7.
6.4.1
Junto à Coordenadoria de Comunicação .............................................................................. 15
6.4.2
Junto à Coordenadoria de Conteúdo e Programação ......................................................... 16
6.4.3
Junto àCoordenadoria de Infraestrutura .............................................................................. 16
6.4.4
Junto à Coordenadoria de Integração ................................................................................... 16
Infraestrutura ........................................................................................................................................... 17 7.1A Universidade Federal de Viçosa .......................................................................................................... 18 7.1.1 Centro de Vivência e Espaço Acadêmico-Cultural Fernando Sabino ........................................... 18 7.1.2 Espaço Multiuso .............................................................................................................................. 19 7.2 Refeições ................................................................................................................................................. 19
7.3 Hospedagem ........................................................................................................................................... 20 8.
Integração ................................................................................................................................................. 20
9.
Estratégia de Comunicação ..................................................................................................................... 21 9.1 Criar o logotipo do evento ..................................................................................................................... 21 9.2 Criar fanpage .......................................................................................................................................... 21 9.3 Criação da arte das camisas, venda e distribuição ............................................................................... 22 9.4
Elaborar cartazes .............................................................................................................................. 22
9.5
Administrar o site institucional ....................................................................................................... 22
9.6
Divulgação em eventos do MEJ ....................................................................................................... 23
9.7
Visita a reuniões de EJs do MEJ UFV ............................................................................................... 23
10.
Gestão do Conhecimento ................................................................................................................... 23
11.
Considerações Finais ........................................................................................................................... 24
1. Dados da equipe coordenadora
Coordenador de Comunicação: Cleyton Rodrigo da Silva E-mail: comunicação.internej@ceempre.org Telefone: (31) 8372-4689 Empresa Júnior: No Bugs Coordenadora de Conteúdo e Programação: Esther Silva Salvador de Oliveira E-mail: conteudo.internej@ceempre.org Telefone: (31) 8728-1373 Empresa Júnior: Tetu Coordenador de Integração: Ícaro Saraiva Vilas Boas de Almeida E-mail: integracao.internej@ceempre.org Telefone: (31) 8371-2166 Empresa Júnior: EFICAP Coordenadora de Finanças: Karoline Morais D’Assunção E-mail: financas.internej@ceempre.org Telefone: (31) 8633-5346 Empresa Júnior: CECCO Coordenadora de Infraestrutura: Natália Karnauchovas E-mail: infra.internej@ceempre.org Telefone: (31) 9269-2656 Empresa Júnior: Tetu Coordenadora Geral: Raquel Nunes Silva E-mail: geral.internej@ceempre.org Telefone: (31) 9125-4727 Empresa Júnior: EmpNut Coordenadora de Recursos: Yasmin Lopes Cruz E-mail: recursos.internej@ceempre.org Telefone: (32) 9193-3228 Empresa Júnior: CECCO
2. Histórico da CEEMPRE
A CEEMPRE, o Núcleo de Empresas Juniores da UFV, é composta por Empresas Juniores da Universidade Federal de Viçosa (UFV) em todos os três campi: Viçosa, Rio Paranaíba e Florestal. Além de primeiro, a CEEMPRE é o maior Núcleo de Empresas Juniores do Brasil, ressaltando o engajamento e a preocupação com a formação empreendedora. Reconhecida em todo país por suas práticas de gestão, pela preocupação constante em desenvolver potenciais, tem como base administrativa uma Diretoria Executiva eleita anualmente, legitimada formalmente pela Universidade Federal de Viçosa de acordo com o Regimento Interno da CEMP/CENTEV. O trabalho do Núcleo tem como objetivo básico promover o desenvolvimento e alinhamento do Movimento Empresa Júnior da UFV (MEJ UFV). Para isso são desenvolvidos diversos projetos de capacitação e integração, além de ações jurídicas e de comunicação com objetivos específicos relacionados ao reconhecimento dos serviços prestados. Uma das práticas que tem representado muito bem a grandiosidade da CEEMPRE é a realização do InternEJ, Encontro Interno das Empresas Juniores da UFV. O evento vai ao encontro da missão do núcleo que é unir e impulsionar o MEJ UFV, além de demonstrar de forma estratégica os seus valores: onipresença; senso de urgência; orgulho de ser CEEMPRE; instinto colaborativo e; causar impacto.
3. Organização do Evento
Em sua oitava edição, o InternEJ será organizado em 2013 de forma mais planejada e estratégica. Desde a seleção da equipe já houve uma preocupação maior com a seriedade do evento, já que o Coordenador Geral foi sabatinado e eleito pelo Conselho Deliberativo da CEEMPRE e agora faz parte do Corpo Executivo do Núcleo, alocado na equipe da Presidência. Os Coordenadores e Assessores foram selecionados por entrevistas, formando a equipe completa com um tempo considerável de organização do evento.
3.1 O VII InternEJ - 2012
O VII InternEJ teve o tema “Um novo líder, um novo mercado!” e promoveu a integração de 300 jovens de alto potencial, motivando a reflexão sobre inovação, empreendedorismo e mercado. Focado na troca de experiências pessoais e profissionais, o evento participou da formação de pessoas capazes de gerir conhecimentos e ações coletivas que atendam, de forma sustentável, as demandas do mercado e da sociedade. O grande número de participantes e o feedback positivo consolidou o sucesso e reconhecimento do evento. Tomamos então, como molde algumas práticas adotadas, como a preocupação sustentável do evento, integração e alinhamento da equipe e gerenciamento estratégico.
3.2 O VIII InternEJ - 2013
A expectativa para o VIII InternEJ é de que ele fortaleça sua marca, se tornando um produto da CEEMPRE. A busca pela inovação, levando ao público um conteúdo enriquecedor e condizente às reais necessidades, será um dos focos da organização do evento. Haverá a continuidade das boas práticas adotadas no VII InternEJ, mas com um foco mais estratégico, com preocupação nos detalhes e planejamento.
3.2.1 Público Esperado
A estimativa de público foi feita analisando o histórico dos eventos passados, o foco do planejamento estratégico atual da CEEMPRE e a infraestrutura pretendida para o evento, chegando a três cenários: - Pessimista: 300 Participantes; - Realista: 400 Participantes; - Otimista: 500 Participantes.
3.2.2 Data
A realização do evento está prevista para os dias 15, 16 e 17 de novembro. A data proposta foi escolhida com o objetivo de atender ao Calendário da CEEMPRE e das outras instâncias do MEJ, calendário letivo da UFV e disponibilidade do Auditório Fernando Sabino.
3.2.3 Tema
A escolha do tema foi analisada pensando que desde sua fundação o Movimento Empresa Júnior (MEJ) cresceu muito no Brasil, no entanto, ainda não tem o reconhecimento e proporção que os empresários juniores desejam, seja por parte das instâncias governamentais (federal, estadual, municipal), das universidades, do mercado ou da sociedade. Eventos reunindo quase 2000 empresários juniores, de todas as partes do país e contando com empresários juniores de fora do Brasil, é uma das formas de impactarmos a sociedade, de mostrarmos a cara do MEJ, nossa vontade de fazer melhor, de mudar a sociedade. Os eventos são uma ferramenta ímpar para o desenvolvimento das empresas juniores. Com a troca de práticas, experiências e conhecimentos, é preciso ter foco em projetos, é preciso por a mão na massa para mudar o ambiente onde vivemos. Não basta, no entanto, oferecer projetos ao mercado, à sociedade. Não basta que sejam projetos de qualidade, mas sim de excelência. Não basta ter seu perfil de cliente definido, ter feito segmentação de mercado. Não basta que seu produto tenha uma boa aparência, durabilidade e tecnologia. Não basta colocar os produtos na prateleira e esperar que eles sejam comprados. É preciso atrair o cliente, despertar nele o interesse pelo seu produto, mostrar que seu produto apresenta o diferencial. É preciso fazer mais do que agradar apenas aos olhos, do que impactar com a primeira impressão acreditando que é ela que fica. É possível passar para o cliente uma nova impressão, envolve-lo num processo de encantamento pelo produto, pela empresa, pelas pessoas. O VIII InternEJ acredita que a relação entre imagem e identidade é fundamental para potencializar vendas. Que imagem você quer passar para o mercado de trabalho? Que imagem
você quer que o cliente tenha da sua empresa? Que impacto você espera que sua imagem passe para fechar uma grande parceria ou uma grande contratação? Que imagem a sociedade tem da sua empresa? Que imagem você deseja que a sociedade adquira pelos projetos desenvolvidos por sua empresa? Como e em que medida a imagem que você transmite está aliada à sua identidade pessoal e empresarial? A coerência entre princípios, práticas e imagem é fundamental não só para a formação como para a expressão da identidade, seja ela de uma pessoa ou de uma organização. A forma como você demonstra sua identidade, por meio de uma imagem, é essencial para obter os resultados esperados e extrapolar limites. O VIII InternEJ quer desenvolver esse olhar nos empresários juniores, imagem do jovem empreendedor brasileiro. Qual imagem você tem de você mesmo hoje? As pessoas te enxergam como você se vê? Será que isso pode mudar?Nós queremos projetar sua identidade!
3.2.4 Alinhamento ao ciclo estratégico do Núcleo
Primeiramente, o VIII InternEJ não está somente alinhado à estratégia do núcleo, sua temática está completamente adequada ao Planejamento Estratégico da Rede quando propomos aos congressistas que aprendam conciliar aprendizado por gestão com aprendizado por projetos para que sejam empreendedores mais coerentes entre o que realmente são e a imagem com que eles passam. Nosso objetivo é que os empresários juniores que comparecerem ao evento saiam dele capazes de realizar mais e melhores projetos e que sejam pessoas capazes de causar transformações condizentes às suas identidades. Quanto à CEEMPRE, estamos completamente envolvidos com o alinhamento e desenvolvimento das Empresas Juniores do MEJ UFV, já que o InternEJ é o maior evento do Núcleo, portanto,é o principal momento de capacitá-los e promover integração para que cada vez mais estejamos alinhados e em busca por melhoria contínua. O conteúdo da programação será totalmente voltado aos pontos considerados mais críticos e que estejam impedindo o alinhamento necessário para o amadurecimento desse ciclo do planejamento estratégico do núcleo. A análise desses pontos que estejam em defasagem será feita juntamente com a Diretoria de Desenvolvimento da CEEMPRE com embasamento principalmente na PND.
4. Programação científica
A partir do tema “Projetando sua Identidade”, o VIII InternEJ dará ao congressista maior oportunidade de crescimento pessoal e profissional, algo que se refletirá no seu dia a dia como empresário júnior e futuro profissional do mercado de trabalho. Firmar uma identidade em um mundo que é atualizado cada segundo é certamente algo que exige trabalho e dedicação. Trabalhar a imagem é trabalhar com prospecção e crescimento, com desenvolvimento e aprimoramento. É saber vender seu produto, mostrar ao mercado quem é você, que empresa é essa e o que ela faz. É ir além de uma marca, é fazer entender, é vender uma ideia, ser um diferencial. Dessa forma a programação científica do VIII InternEJ pretende ser a mais abrangente no que condiz em como a projeção da identidade do empresário será capaz de impulsionar a si próprio e sua empresa dentro de uma realidade de mercado que exige os melhores resultados. A ideia é proporcionar ao congressista um conteúdo que trabalhe com subtemas ligados à temática principal, gerando, ao fim do evento, um leque de conhecimento. Assim como os melhores eventos do MEJ nacional e com base nos melhores pontos do VII InternEJ, a programação apresenta-se da seguinte forma:
4.1 Palestras
As palestras são uma forma de apresentar teoricamente um assunto. Porém, elas devem ser dinâmicas e despertar o interesse na plateia. Buscando os melhores contatos, a Coordenadoria de Conteúdo e Programação organizará três palestras, uma em cada dia do evento. A ideia é mesclar palestrantes com longa atuação no mercado e outros que estão iniciando um caminho de sucesso, respectivamente aqueles provenientes de empresas seniores e startups. Isso será feito com o intuito de criar um paralelo de comparação em como uma pessoa/empresa é capaz de ter sua identidade afirmada durante anos, perante seus stakeholders, e como fazer quando você ou sua empresa estão apenas iniciando.
4.2 Workshops
Este ano os workshops estarão mais próximos da realidade das EJs. Buscando suprir as necessidades das empresas juniores da UFV, a proposta é de que as próprias EJs promovam os workshops. A ideia é realizar um levantamento dos principais pontos em que a maior parte das EJs da UFV ainda precisam se desenvolver. Tal levantamento terá como base a PND (Pesquisa de Necessidade de Desenvolvimento) de 2012. Também pela PND é possível verificar quais as empresas que tem atuação destaque em certas áreas e serão estas as quais poderão participar de uma seleção para ministrar os workshops. Por exemplo: se há no MEJ uma carência no quesito “realização de projetos”, será selecionada a empresa destaque em projetos para ministrar o workshop. A finalidade desta reformulação em relação ao ano anterior é valorizar os potencias do MEJ UFV e alinhar as EJs do núcleo, segundo o ciclo do Planejamento Estratégico da CEEMPRE no ano 2013. Em um segundo momento, teremos outra rodada de workshops, dessa vez com Empresas Seniores, a temática envolveria subtemas do tema principal do evento e os ministrantes desses workshops seriam de EJs parceiras do evento.
4.3 Cases
De forma semelhante ao VII InternEJ, serão abertos editais para o envio de cases que após avaliados e selecionados serão apresentados nos dias do evento. Através dos cases é dada a oportunidade ao congressista de adquirir e compartilhar conhecimentos e práticas de sucessos com outras empresas juniores. Serão apresentados quatro cases concomitantes e o melhor destes será premiado ao fim do evento, segundo julgamento dos congressistas. A metodologia de avaliação dos cases estará presente no Edital de Cases que será posteriormente divulgado.
4.4 Painel com Pós-Juniores
Este ano o InternEJ trará um novidade aos seus congressistas. Na última edição do evento, foram promovidos os Jogos Empresariais, em sua primeira edição. Apesar do impacto causado na maioria dos participantes e de muitos feedbacks positivos, pontos como a complexidade da estrutura dos jogos foram criticados. Também uma Roda de Discussão com pós-juniores foi realizada, mas trouxe pouca interatividade entre plateia e conferencistas. Assim, com o intuito de desenvolver ainda mais a integração entre os congressistas e seus potenciais, decidiu-se pela substituição dos jogos e da Roda de Discussão com pós-juniores pela atividade “Painel com Pós-Juniores”, com intuito de envolver e desenvolver as EJs. Essa nova modalidade funcionará em três módulos, separando os congressistas por área de atuação em sua empresa júnior e cada grupo será orientado por um pós-júnior. Ao final da atividade é esperado que as EJs captem o máximo de conhecimento específico por diretorias. A temática do Painel com Pós-Juniores será a conciliação entre gestão interna e gestão de projetos com foco em como manter a continuidade da empresa e seus serviços ao longo das gestões.
4.5 Coffee-bench
De forma semelhante à sétima edição do InternEJ, será promovido um coffee-benchem um dos dias do evento. A atividade consiste em um coffee-break junto a uma exposição de seis painéis de cases. A metodologia de avaliação dos cases estará presente no Edital de Cases a ser divulgado. Cada painel é acompanhado por algum responsável da empresa apto a explicar o case descrito. Este ano, com o planejamento de uma área maior para os coffee-breaks será viável a realização do coffee-bench que não será tumultuado e terá melhor visualização dos painéis, algo que aprimora a atividade em relação à última edição do evento. Haverá ainda atividades culturais e de integração (planejadas pela Coordenadoria de Integração) intercaladas à programação científica, como é possível verificar na proposta inicial de programação a seguir. É válido ressaltar que alterações podem ser feitas nessa proposta para torná-la mais adequada. Todas as alterações serão acompanhadas pelo Conselho através dos relatórios de acompanhamento emitidos periodicamente pela organização do evento.
HORA/DATA 08h00 - 08h30
Sexta (15-11-2013)
08h30 - 09h00
Sábado (16-11-2013) Café da manhã Atividade de integração
09h00 - 10h00 10h00 - 10h30 10h30 - 11h00
Painel parte 1: Discussão de especialistas
11h00 - 11h30
Apresentação de Cases
11h30 - 12h30 12h00 - 13h30 13h30 - 14h00 14h00 - 15h00 15h00 - 15h30
Credenciamento
Almoço Painel parte 2: Montagem dos painéis entre os especialistas
15h30 - 16h00 16h00 - 16h30 16h30 - 17h00
Coffee-Bench
17h00 - 17h30
Atividade de integração
20h30 - 21h30 21h30 - 22h00
Almoço Workshops das EJs Atividade de Integração Coffee-Break
Workshops Seniores
17h30 - 18h00 18h00 - 18h30 18h30 - 19h00 19h00 - 19h30 19h30 - 20h00 20h00 - 20h30
Domingo (17-11-2013)
Abertura Apresentação cultural Espaço BJ, Fejemg, Ceempre, CENTEV Palestra Magna Coffee-End
Painel parte 3: Apresentações
Palestra Magna
Palestra Magna
Festa
Premiações Encerramento
5. Captação de recursos
A captação de recursos e busca por parcerias tem como objetivo fornecer e gerenciar os recursos obtidos distribuindo-os para as demais coordenadorias, observando suas necessidades e prioridades para o sucesso do evento. Abrangerá três áreas principais: alocação de recursos junto à Coordenadoria de Finanças, conhecimento da demanda de recursos a serem captados e metas a serem atingidas, identificar o volume de recursos necessários à satisfação e conforto dos participantes.
Será utilizado um Plano de Cotas, visando à obtenção dos recursos financeiros e/ou recursos através de produtos que diminuam o custo das outras Coordenadorias, analisando os meios e formas de aquisição destes recursos.
Empresas:
De Viçosa
Divulgação:
Fora de Viçosa
Divulgação:
Diamante
Valos: W
Compatível W
Valor: A
Compatível A
Ouro
Valor: X
Compatível X
Valor: B
Compatível B
Prata
Valor: Y
Compatível Y
Valor: C
Compatível C
Bronze
Valor: Z
Compatível Z
Valor: D
Compatível D
Diamante
Valor: W
Compatível W
Valor: A
Compatível A
Ouro
Valor: X
Compatível X
Valor: B
Compatível B
Prata
Valor: Y
Compatível Y
Valor: C
Compatível C
Bronze
Valor: Z
Compatível Z
Valor: D
Compatível D
Tipos de Cotas: EM DINHEIRO
EM PRODUTO
O contato com as empresas de Viçosa será realizado através de um agendamento de reunião com o responsável da empresa para apresentação do projeto. Já as empresas que não forem de Viçosa será feito contato por e-mail, site ou telefone, com envio de material de apresentação do projeto e proposta de parceria. Antes de iniciar o processo de captação de recursos a Coordenadoria fará um banco de possíveis patrocinadores e parceiros, analisando seus objetivos e público-alvo. Para a divulgação das marcas de empresas parceiras durante, antes e depois do evento, conforme tipo de patrocínio, a Coordenadoria de Recursos estará sempre em contato com a Coordenadoria de Comunicação para encontrarem a melhor forma de divulgação da empresa parceira no Plano de Comunicação do evento.
A Carta de Patrocínio consistirá na apresentação da Universidade, do Movimento Empresa Júnior de Viçosa, do Núcleo de Empresas Juniores (CEEMPRE), da história do InternEJ, destacando sua evolução, número de participantes, palestrantes, programação, ideias do evento, entre outros. No período pós-evento, será entregue um feedback para cada empresa parceira para que analisem o que foi atingido com a divulgação no evento, qual o nível de satisfação dessa empresa com o InternEJ. Essa prática é essencial para a fidelização de parceiros e melhoria contínua. Além das empresas com grande potencial de parcerias, também serão procuradas empresas que possam diminuir os gastos de outras Coordenadorias, como fornecedoras de produtos, serviços ou materiais utilizados durante o evento. Esses recursos serão direcionados para sua respectiva coordenadoria, procurando satisfazer as atividades planejadas pelos demais coordenadores, observando sempre, suas prioridades e ordem de pagamento. A Coordenadoria de Recursos ficará atenta também aos Editais de Fomento que poderão ser abertos ao longo do tempo de organização do evento.
6. Controle Financeiro
A Coordenadoria de Finanças do VIII InternEJ, tem como principal objetivo apoiar incessantemente a Coordenadoria de Recursos, uma vez que irá desenvolver seu projeto, baseando-se, muitas vezes, nos objetivos alcançados por essa Coordenadoria. Dentre os demais objetivos, destacam-se o de atender as expectativas das demais coordenadorias, principalmente as que estão diretamente interligadas. Sobre as ações que a coordenadoria irá realizar para alcançar todos os objetivos supracitados, estão o planejamento e controle financeiro, alocação de recursos e avaliação e acompanhamento das atividades que dependem de recurso para a realização.
6.1 Planejamento Financeiro
Serão definidas como as atividades irão acontecer e identificar o volume de recursos necessários para sua realização. Cada coordenador deverá descrever cada atividade que gerará custo para o evento e detalhar o volume de gastos, para que não haja gastos desnecessários para a organização do evento.
6.2 Controle Financeiro A fim de evitar problemas na prestação de contas do evento, o controle financeiro será taxativo quanto a cobrança dos comprovantes (recibo e/ou nota fiscal) de entradas e saídas de recursos, à medida que estes forem sendo realizados. Será feita a contabilidade de todas essas entradas e saídas, bem como os registros das movimentações bancárias.
6.3 Alocação de recursos Serão direcionados os recursos disponíveis para a satisfação das atividades planejadas, observando, principalmente, a ordem de prioridade dos pagamentos.
6.4 Avaliação e acompanhamento das atividades que dependem das finanças
Acompanhar e examinar as atividades que tem dependência econômica e financeira e ver se estas estão sendo trabalhadas em condições adequadas. Além dos serviços específicos, a Coordenadoria de Finanças trabalhará junto a outras coordenadorias, a fim de manter boas práticas já utilizadas pelo evento e de inovar em detalhes relevantes para a melhor realização do evento, no que diz a distribuição dos recursos obtidos.
6.4.1 Junto à Coordenadoria de Comunicação
Será mantida a opção de inscrição online, de forma a facilitar a inscrição de Empresários Juniores dos Campi Rio Paraíba e Florestal, e até mesmo de fora do MEJ-UFV e oferecer a possibilidade de dividir o valor da inscrição pelo “PagSeguro”. Para tal, será necessário abrir as inscrições com prazo suficiente para que não cause descontrole financeiro próximo à data do
evento. Além, de disponibilizar os recursos necessários a realização das outras atividades da Coordenadoria.
6.4.2 Junto à Coordenadoria de Conteúdo e Programação
Será viabilizado as atividades da Coordenadoria de Conteúdo e Programação, bem como a contratação e o pagamento dos palestrantes e das despesas envolvidas.
6.4.3 Junto à Coordenadoria de Infraestrutura
Os orçamentos gerais sobre a Infraestrutura do evento serão definidos pelas duas Coordenadorias. Cabe à Coordenadoria de Infraestrutura providenciar as informações necessárias, principalmente quanto ao número de participantes que irão realizar as atividades e onde serão realizadas, para que a Coordenadoria de Finanças faça os orçamentos e apure os valores. Incluiremos no valor da inscrição a refeição dos congressistas, a serem realizadas no MU/RU, de modo a facilitar o deslocamento dos congressistas, otimizar tempo e frisar a comodidade dos participantes do evento, conforme descrito pela Coordenadoria de Infraestrutura. Os empresários juniores que comprovarem situação de vulnerabilidade socioeconômica, com a apresentação de documentos que comprovarem benefício assistencial recebido da UFV (declaração de bolsa moradia e/ou manutenção, acompanhada de copia dos documentos pessoais de identificação, quais sejam, identidade, CPF e carteirinha estudantil), terão desconto no valor do evento.
6.4.4 Junto à Coordenadoria de Integração
Todas as possibilidades para a realização do evento de integração serão analisadas, conforme descrito pela Coordenadoria de Integração, de forma que as duas coordenadorias cheguem a um consenso do que melhor vai atender a todos.
O VIII InternEJ não tem um orçamento geral inicial. Os orçamentos serão feitos após a aprovação do projeto, pois as coordenadorias viram que seria um risco estabelecer um orçamento prévio, uma vez que a proposta para o evento desse ano abrange uma proporção muito maior do que o do último ano e despensa algumas práticas utilizadas no mesmo. Logo, não teríamos uma base ótima para oferecer informações seguras. Enquanto os orçamentos estiverem sendo feitos, vamos chamar atenção para as empresas que oferecem serviços de qualidade e que já atenderam ao InternEJ outras vezes, de modo que, já conhecendo o evento, sejam mais flexíveis quanto a negociação e a parcerias. Para um armazenamento mais seguro e controle dos recursos captados, será aberta uma conta bancária conjunta no nome das Coordenadoras de Finanças e Geral, uma vez que não é possível abrir no nome do evento, ou da CEEMPRE. Visando a transparência das movimentações financeiras do evento serão feitos relatórios periódicos, de modo que o Conselho Deliberativo da CEEMPRE acompanhe tudo o que está sendo feito.
7. Infraestrutura
Baseando-se no sucesso de público representado pelo VII InternEJ e nos feedbacks dos participantes, sabe-se que muito é esperado desta edição do evento, não só no que diz respeito a conteúdo e programação mas também à infraestrutura geral do VIII InternEJ. O aumento de público de 320 para 500 congressistas reflete a importância que o evento tomou não só para as empresas juniores do MEJ UFV como também para o MEJ nacional, atraindo empresários juniores e pós-juniores de Minas Gerais e também de outros estados. Pensando no maior conforto e satisfação de cada um dos congressistas do evento e também dos palestrantes envolvidos, a Coordenadoria de Infraestrutura se compromete a pensar nos mínimos detalhes para que o VIII InternEJ não só atinja, mas exceda as expectativas de todos, do acolhimento dos empresários juniores do MEJ-UFV (campi Viçosa, Florestal e Rio Paranaíba) aos participantes de fora de Viçosa, do material distribuído aos congressistas ao coffee-break e ao conforto proporcionado a todos. Queremos demonstrar neste evento a força
do MEJ-UFV e sua possibilidade de crescimento e fortalecimento pelo apoio que nos é dado em nossos projetos e iniciativas.
7.1A Universidade Federal de Viçosa
A Universidade Federal de Viçosa foi fundada na cidade de Viçosa em 1922, pelo então Presidente do Estado de Minas Gerais Arthur da Silva Bernardes. Tendo crescido e se desenvolvido ao longo dos anos, a Universidade ganhou renome em todo país. Desde 2006, com a adesão aos programas do Governo Federal de expansão e melhoria da qualidade do ensino superior, a UFV conta com mais dois campi, instalados nas cidades mineiras de Florestal e Rio Paranaíba. Hoje conta com 67 cursos de graduação em seus três campi, além de 40 programas de pós-graduação stricto sensu. Além das atividades acadêmicas de ensino, pesquisa e extensão, a Universidade Federal de Viçosa apoia as atividades das Empresas Juniores e tem a sede da CEEMPRE, o maior Núcleo de empresas juniores do Brasil. Por seus 85 anos de evolução, infraestrutura disponível, histórico de hospedagem das edições anteriores do InternEJ e por ser a casa de mais de 600 empresários juniores, o campus da UFV em Viçosa foi selecionado como local ideal para realização do VIII InternEJ.
7.1.1 Centro de Vivência e Espaço Acadêmico-Cultural Fernando Sabino
Diante da Infraestrutura disponível na Universidade Federal de Viçosa e do público alvo que se pretende atingir, escolheu-se o Espaço Acadêmico-Cultural Fernando Sabino para sediar as principais atividades do VIII InternEJ (abertura, palestras magnas, atividades envolvendo a maioria dos congressistas, entre outros). Com capacidade para 700 congressistas, arcondicionado, cadeiras estofadas com pranchetas embutidas, além de recursos audiovisuais e sala técnica, o espaço apresenta a infraestrutura necessária para o bom desenvolvimento do evento e conforto de congressistas e palestrantes.
Além do espaço de auditório, o hall e o mezanino do centro de vivência também serão utilizados durante o evento, para recepção e credenciamento dos participantes, além de área de circulação e suporte, com banheiros e bebedouros.
7.1.2 Espaço Multiuso
Por sua conexão com o Centro de Vivência, o Espaço Multiuso é o local ideal para o desenvolvimento das demais atividades do VIII InternEJ, como coffee-breaks, palestras e workshops. A proximidade entre o espaço e o auditório reduz o deslocamento dos participantes, além de abrigá-los do mau tempo e otimizar a duração da programação. Para que o espaço seja utilizado com sucesso para coffee-breaks e, principalmente, para sediar palestras e workshops é necessário dotá-lo de bons espaços para circulação e stands (vedados acusticamente e climatizados) para abrigar palestras/workshops. Estima-se que sejam necessários quatro stands para abrigar a programação, a serem dispostos na área livre do Multiuso de modo que seu layout permita circulação ideal e um fluxo seguro de pessoas e materiais, além de uma ambientação agradável.
7.2 Refeições
A respeito da alimentação dos congressistas será verificada a possibilidade de estabelecer parceria com a Pró-Reitoria de Assuntos Comunitários para viabilização de almoço para os congressistas no Restaurante Universitário, nesse caso o livre acesso ao restaurante será garantindo pelo crachá do evento. No caso de não ser possível obter tais condições, ficará a encargo de cada congressista definir seu local de almoço, não incluído no pacote do evento. Para que seja fechada outra parceria de almoço para o final de semana, com o Restaurante Geraes e priorizando o menor deslocamento de congressistas, será analisado a partir do Orçamento Geral do evento a possibilidade de inclusão do almoço de sábado e domingo no valor da inscrição.
7.3 Hospedagem
Na sétima edição do InternEJ contou-se com participantes de fora de Viçosa, fossem eles dos campi UFV Florestal ou Rio Paranaíba ou de fora do MEJ-UFV. Como forma de reduzir os custos dos participantes em relação ao evento de forma geral (inscrição, transporte, hospedagem, alimentação) e também como ferramenta de interação entre as EJs foi criada a “Casa MEJ”. A “Casa MEJ” consistiu na hospedagem de empresários juniores e demais participantes externos ao MEJ-UFV, nas residências de membros do MEJ Viçosa. Pretende-se manter este procedimento no VIII InternEJ, como forma de tornar o evento ainda mais acessível a quem tiver interesse em participar. Devido ao aumento do número de participantes, no entanto, pode-se encontrar certa dificuldade em alojar todos eles nas casas de empresários juniores. Para solucionar esta possível complicação será explorada a possibilidade de obter um desconto exclusivo para os participantes do VIII InternEJ em hotéis da cidade ou no CEE. Quanto à hospedagem dos palestrantes, indica-se o Hotel do CEE como melhor opção, pela proximidade com o local/sede do evento e possibilidade de se obter apoio da FUNARBE para custear as diárias dos palestrantes.
8. Integração
A Coordenadoria de Integração tem a função de fazer com que os congressistas interajam durante o evento e troquem experiências, aumentando o networking e viabilizando benchmarking. Haverá dinâmicas e métodos que não deixem o evento se tornar cansativo ou monótono; serão trazidas práticas inovadoras para tornar o VIII InternEJ um marco na memória dos congressistas, buscando, assim como a CEEMPRE, uma maior união do MEJ UFV. Antes do evento serão realizadas integrações entre os organizadores para que haja uma sinergia entre todos com o foco na melhoria da organização do VIII InternEJ. Para os congressistas e MEJ UFV no geral será promovido, em parceria com a EFICAP Empresa Júnior de Educação Física, a 3ª Copa Júnior de Futsal, levando com o esporte as práticas saudáveis e também promovendo Integração entre os Empresários Juniores. Além do
futsal, aCoordenadoria pode organizar com algum outro esporte uma competição para atender a um maior número de pessoas. Durante o evento serão realizadas dinâmicas que serão planejadas para os congressistas sentirem à vontade e não se desgastarem com o evento. Para Festa de Integração que será realizada ao final do segundo dia de evento, a ideia é promovê-la com bebidas liberadas, em um local de fácil acesso a todos e caso necessário, facilitar o acesso ao local da festa. O local planejado é a Associação de Ex-Alunos da UFV, situada na Vila Gianetti.Como atração principal a ideia é ter uma banda ou DJ, isso dependerá do orçamento e da viabilidade. Além disso, ocorrerão algumas atividades de integração com inovações durante a festa. Com o aumento do numero de congressistas, em relação ao VII InternEJ, as formas como serão oferecidas as atividades de integração bem como a festa, serão totalmente reformuladas para atender com excelência, qualidade e inovação os participantes.
9. Estratégia de Comunicação
9.1 Criar o logotipo do evento
Partindo do tema “Projetando sua Identidade!”, será criado um logotipo, juntamente com a identidade a ser utilizada em toda divulgação do evento e especificações de uso do material visual. A criação de um logotipo que seja impactante e que passe o que o evento quer transmitir aos congressistas em apenas uma imagem deve ser utilizada por todos e de forma correta, para que o evento fique na mente das pessoas. 9.2 Criar fanpage
As redes sociais são o meio de comunicação visual mais rápido e que consegue atingir o maior público possível em um curto espaço de tempo. Será criada a fanpage do Facebook no período de divulgação do evento, abrindo espaços para feedbacks contínuos. A divulgação do material visual do evento será realizada em formas de chamadas moderadas nas páginas e
vídeos, que serão utilizados para introduzir ao assunto abordado no evento, além de promover o conteúdo e a programação do evento.
9.3 Criação da arte das camisas, venda e distribuição
As camisas que serão utilizadas durante o evento e antes como forma de divulgação devem seguir um padrão da identidade, será criada a arte de modelos de camisas e será votado por toda a equipe que compõe a organização do evento. Depois de decidido o modelo, será realizado pesquisa de preço e qualidade com as empresas que prestam o serviço de confecção de camisas. A venda e distribuição deste material deverão ser realizadas em tempo hábil para divulgação e utilização. A principal ideia é que a camisa do evento possa ser incluída no preço de inscrição do evento, para isso será necessário uma parceria com a Coordenadoria de Finanças para que depois que o orçamento geral estiver completo, analisar a viabilidade ou não dessa prática.
9.4 Elaborar cartazes
Cartaz é uma forma de divulgação visual que tem impacto para pessoas que não estão muito atualizadas com o evento, impactando também às pessoas que não são do MEJ a conhecerem o evento. Cartazes serão enviados para Núcleos de fora da UFV, assim como para outros campi. A quantidade a ser produzida desse material será discutida com a Coordenadoria Financeira.
9.5 Administrar o site institucional
Será criado um website com a identidade do evento para maior divulgação e direcionamento de conteúdo. Informações sobre palestrantes, infraestrutura do evento, programação, editais, patrocinadores e a página de inscrição usarão desta ferramenta como forma de divulgação. Além de desenvolvido, o conteúdo da página será administrado pela coordenadoria de Comunicação.
9.6 Divulgação em eventos do MEJ
Ações que motivem as pessoas que participam de eventos do MEJ, como EMEJ e ENEJ, a participarem também do InternEJ. Aproveitar o impacto gerado por estes eventos na mente dos empresários juniores. Serão ações que apoiem o contato boca-a-boca que é um tipo de contato mais efetivo, como o uso das cores propostas para o evento em faixas, divulgação do site e da fanpage e buscar oportunidades com a organização dos eventos para divulgação de vídeos.
9.7 Visita a reuniões de EJs do MEJ UFV
O evento apesar de querer trazer congressistas de todo o país, possui o foco em ajudar as EJs do MEJ UFV a se desenvolverem, para isto serão realizadas visitas às EJs pedindo espaços em reuniões presenciais das mesmas para promover a motivação e um convite mais próximo, exaltando a importância do evento para o desenvolvimento da empresa e dos membros. Enfatizaremos na importância para o evento e para o ciclo estratégico do núcleo que haja a participação efetiva dos empresários juniores do MEJ UFV no evento.
10. Gestão do Conhecimento
Ao realizar um levantamento de históricos de diversos eventos do MEJ estadual e nacional, além das edições passadas do InternEJ, foi observado pela equipe organizadora uma carência de informações que geram uma quebra de conhecimento ao longo dos anos. O VII InternEJ já trabalhou melhor nesse aspecto, realizando um relatório de atividades de cada coordenadoria e uma coletânea dos cases apresentados. Assim, é proposto no VIII InternEJ a prática de Gestão do Conhecimento de forma mais efetiva, tornando-a mais acessível. Isso envolverá toda a equipe coordenadora que documentará o evento, produzindo ao final deste, uma coletânea de todos os cases que serão disponibilizados online e um histórico detalhado do evento e de todas as suas atividades preliminares. O histórico será construído a
partir dos relatórios parciais de acompanhamento enviados ao Conselho Deliberativo da CEEMPRE e do relatório de atividades realizado por cada coordenadoria.
11. Considerações Finais
A Equipe do VIII InternEJ, tanto Assessores quanto Coordenadores estão trabalhando com muito empenho, dedicação e estudo para que esse evento seja um marco no MEJ UFV. Queremos demonstrar a grandiosidade e a capacidade que a CEEMPRE tem de causar impacto e desenvolver potenciais. O orgulho de ser CEEMPRE é o combustível de toda a equipe que está disposta a fazer um evento pautado no planejamento, na preocupação com os detalhes, no gerenciamento estratégico e no alinhamento e desenvolvimento das Empresas Juniores.