Relatório de atividades | VIII InternEJ O relatório foi dividido por coordenadorias e o coordenador de cada área redigiu sobre as atividades realizadas até o dia 05-06-2013.
Coordenadoria de Comunicação Atividade 1: Organizar documentos e coletar materiais de eventos passados. Responsável: Cleyton Silva. Status: Realizado Prazo: 01-02-2013 O que foi desenvolvido: Foram organizados os documentos existentes no e-mail da coordenadoria e contatos com o Coordenador de Divulgação do VII InternEJ, bem como com o Diretor de Comunicação da CEEMPRE, recolhendo materiais de arquivos existentes. Também foram realizadas buscas em redes sociais. Resultado Esperado: Coletar conteúdos a serem aproveitados pela equipe de comunicação. Resultado Alcançado: Arquivos utilizados na divulgação e confecção de materiais impressos para o dia do evento em formatos originais de edição, registros do contrato de pedido de camisas todos do VII InternEJ e vídeos de algumas edições anteriores do evento. Atividade 2: Seleção dos assessores. Responsável: Coordenadora Geral do VIII InternEJ Raquel Nunes, Coordenadoria de Eventos CEEMPRE e Coordenador de Comunicação Cleyton Silva. Status: Realizado Prazo: 15-02-2013 O que foi desenvolvido: Foram realizadas entrevistas com os candidatos às cinco vagas para trabalho como assessor na Coordenadoria de Comunicação. Os candidatos manifestaram interesse por e-mail, mediante edital. Foram avaliados critérios como responsabilidade, pontualidade, disposição, desenvoltura e disponibilidade. O modelo de entrevista foi o mesmo para todas as coordenadorias.
Resultado Esperado: Escolha de 5 candidatos com perfil para a Coordenadoria de Comunicação. Resultado Alcançado: Foram selecionados 5 empresários juniores adequados ao cargo. Atividade 3: Divulgação do resultado de seleção de assessores. Responsável: Cleyton Silva. Status: Realizado Prazo: 10-02-2013 O que foi desenvolvido: Artes para postagem na fanpage da CEEMPRE com a divulgação dos selecionados para ocupar os cargos de assessores do VIII InternEJ. Resultado Esperado: Divulgação para conhecimento do público geral os escolhidos como assessores. Resultado Alcançado: Divulgação efetiva na página da CEEMPRE. Atividade 4: Redação da proposta da Coordenadoria de Comunicação do VIII InternEJ. Responsável: Cleyton Silva. Status: Realizado Prazo: 28-02-2013 O que foi desenvolvido: Foi escrita a proposta da programação científica para o VIII InternEJ. Disponíveis para consulta no documento “Proposta de Projeto VIII InternEJ”. Resultado Esperado: Obter aprovação do Conselho CEEMPRE. Resultado Alcançado: Projeto aprovado. Atividade 5: Reunião para tomada de decisões Responsável: Cleyton Silva. Status: Realizado Prazo: 20-02-2013 O que foi desenvolvido: Reunião de apresentação da equipe, na qual houve espaço para se conhecerem e tirarem dúvidas quanto ao trabalho da Coordenadoria de Comunicação. Foram realizados repasses e um momento de debate de como poderíamos trabalhar as melhores ideias para divulgação do evento e nosso ambiente de trabalho. Foram definidos: - Facebook como melhor método de comunicação interna (criação de um grupo fechado para a equipe de comunicação).
- Facebook como melhor forma de divulgação do evento (fanpage do evento). - Planilha no docs para compartilhamento de ideias gerais. - Criação de 3 grupos iniciais de trabalho, sendo: - Criação de materiais de imagens do evento: Luan Noé. - Criação de vídeos de divulgação: Nathália Torres e Rodrigo Fuscaldi. - Orçamentos e contatos com divisão de parques e jardins da UFV: Leonardo Lemos e Guilherme Raminho. Resultado Esperado: Divisão de tarefas, apresentação de equipe e organização de ambiente de trabalho. Resultado Alcançado: Houve alterações em algumas partes do cronograma, mas que não prejudicaram o rendimento. Os resultados esperados estão sendo alcançados. Atividade 6: Criação de grupo no Facebook e planilhas no docs. Responsável: Leonardo Lemos. Status: Realizado Prazo: 21-02-2013 O que foi desenvolvido: Criação de um grupo no facebook e planilhas com tópicos da coordenadoria no docs. Resultado Esperado: Comunicação mais rápida com o uso das ferramentas. Resultado Alcançado: Utilização efetiva do Facebook e não tão efetiva das planilhas, mas que não causaram problemas no resultado final que é a comunicação mais rápida. Atividade 7: Reunião de desenvolvimento do logotipo do evento. Responsável: Cleyton Silva, Guilherme Raminho, Leonardo Coelho, Luan Noé, Nathália Torres e Assessor de Publicidade da CEEMPRE Gelsner Penha. Status: Realizado Prazo: 09-03-2013 O que foi desenvolvido: Na reunião realizamos uma discussão sobre os conceitos do tema do evento “Projetando sua Identidade” definindo onde queríamos chegar, realizamos brainstorms sobre cores e representações para o logotipo. Nesta reunião tivemos a participação de Gelsner Penha, assessor de publicidade da CEEMPRE, que nos ajudou a desenvolver as ideias.
Resultado Esperado: Escolha do logotipo e identidade visual a serem utilizada no evento, suas divulgações e documentos. Resultado Alcançado: Desenvolvimento das ideias que geraram o logotipo e forma de utilização. Atividade 8: Divulgação do logotipo em RC para o Conselho da CEEMPRE Responsável: Cleyton Silva, Nathália Torres e Rodrigo Fuscaldi. Status: Realizado Prazo: 17-04-2013 O que foi desenvolvido: Foi desenvolvido um vídeo de apresentação de alguns conceitos e do próprio logotipo. Resultado Esperado: Levar a conhecimento do Conselho Deliberativo da CEEMPRE o logotipo do VIII InternEJ. Resultado Alcançado: Foi apresentado na data prevista. Atividade 9: Localização e medidas de banners Responsável: Leonardo Lemos e Guilherme Raminho. Status: Realizado Prazo: 20-04-2013 O que foi desenvolvido: Verificação de locais estratégicos para serem colocados banners e outras formas de divulgação dentro da UFV com as Divisões de Eventos e Parques e Jardins, além de listagem de medidas para os banners. Resultado Esperado: Coletar medidas e informações a respeito dos locais. Resultado Alcançado: Foi entregue relatório com todos os dados necessários. Atividade 10: Orçamentos. Responsável: Leonardo Lemos e Guilherme Raminho. Status: Realizado Prazo: 04-05-2013 O que foi desenvolvido: Realizados orçamentos de camisas, impressões de banners e adesivos. Resultado Esperado: Orçamentos diversos para tomadas de decisões quanto a necessidades de gastos. Resultado Alcançado: Orçamentos de vários locais dentro e fora de Viçosa.
Atividade 11: Materiais e Documentos. Responsável: Luan Noé. Status: Realizado Prazo: 04-05-2013. O que foi desenvolvido: Foram desenvolvidos os itens para serem utilizados durante o InternEJ, como material a ser entregue aos congressistas, além de outros materiais de uso das coordenadorias: - Pasta de materiais. - Bloco de anotações. - Crachás. - Modelo de camisas. - Página timbrada. Resultado Esperado: Disponibilização de todos os materiais necessários para utilização e para realização de orçamentos. Resultado Alcançado: Todos os materiais citados acima foram entregues no prazo e corresponde à identidade do evento. Atividade 12: Fanpage, Website. Responsável: Guilherme Raminho, Leonardo Lemos, Luan Noé e No Bugs. Status: Realizado Prazo: 05-05-2013 O que foi desenvolvido: Fanpage oficial do VIII InternEJ e a Lauch Page de divulgação. Resultado Esperado: Estar desenvolvido até o último dia do EMEJ a fanpage e o site com a identidade do VIII InternEJ. Resultado Alcançado: Foram entregues no prazo e bem desenvolvidos. Atividade 13: Divulgação do evento no EMEJ Responsável: Cleyton Silva, Guilherme Raminho e Nathália Torres. Status: Realizado Prazo: 05-05-2013 O que foi desenvolvido: Vídeo de divulgação convidando os congressistas do EMEJ a participarem e apresentando um pouco do InternEJ. Placa confeccionada para divulgação, fotos dos congressistas segurando a placa de divulgação que
posteriormente foi postado na fanpage do InternEJ, gravação de vídeo com pessoas respondendo a uma pergunta relacionada ao tema do evento e distribuição de QRCodes com o link para a fanpage. Resultado Esperado: Divulgação do evento para empresários juniores externos ao núcleo. Resultado Alcançado: Foram recebidos feedbacks positivos de quem estava no evento. A fanpage obteve alto índice de alcance não só de pessoas de Viçosa, mas de Belo Horizonte, São joão Del Rey, Ouro Preto e Juiz de Fora principalmente. As fotos tiradas e postadas na fanpage foram o destaque. Atividade 14: Seleção de Assessor. Responsável: Coordenadora Geral Raquel, Coordenadoria de Eventos CEEMPRE e Coordenador de Comunicação Cleyton Silva. Status: Realizado Prazo: 25-05-2013 O que foi desenvolvido: Foram realizadas entrevistas com os candidatos as 2 vagas para trabalho como assessor na Coordenadoria de Comunicação. Os candidatos manifestaram interesse por e-mail, mediante edital. Foram avaliados critérios como responsabilidade, pontualidade, disposição, desenvoltura e disponibilidade. Resultado Esperado: Escolha de 2 candidatos com perfil para a Coordenadoria de Comunicação. Resultado Alcançado: Foi selecionado 1 empresário adequado ao cargo. Atividade 15: Postagens de conteúdo na fanpage. Responsável: Cleyton Silva, Giselle Rosa, Guilherme Raminho, Leonardo Lemos, Luan Noé e Nathália Torres. Status: Em andamento. O que foi desenvolvido: Artes para postagem na fanpage do VIII InternEJ, como conteúdos sobre empreendedorismo, motivacionais, identidade, comunicados do evento e quais outros temas que a coordenadoria julgar necessário. Resultado Esperado: Fixação da identidade, promoção e informativos do evento. Resultado Alcançado: Divulgação efetiva, ainda em desenvolvimento com alcance dentro do esperado.
*O Assessor Rodrigo Fuscali decidiu se desligar da organização do evento, foi aberto edital e foi selecionado no dia 25-05-2013, mediante Edital, Giselle Rosa.
Coordenadoria de Conteúdo e Programação Atividade 1: Organização dos documentos e e-mail da Coordenadoria de C&P. Responsável: Coordenadora de Conteúdo e Programação Esther. Status: Realizado Prazo: 01-02-2013 O que foi desenvolvido: A Coordenadora organizou os arquivos relativos à mesma coordenadoria do VII InternEJ (editais, tabelas de contatos, modelos de avaliação) e também os e-mails relativos à Coordenadoria (conteúdo.internej@ceempre.org, cases.internej@ceempre.org, artigos.internej@ceempre.org, projetos.internej@ceempre.org). Resultado Esperado: Deixar os arquivos preparados para as atividades deste ano. Resultado Alcançado: Todos os arquivos foram organizados. Atividade 2: Seleção dos assessores. Responsável: Coordenadora Geral Raquel, Coordenadoria de Eventos CEEMPRE e Coordenadora de Conteúdo e Programação Esther. Status: Realizado Prazo: 15-02-2013 O que foi desenvolvido: Foram realizadas entrevistas com os candidatos às 5 vagas para trabalho como assessor na Coordenadoria de C&P. Os candidatos manifestaram interesse por email, mediante edital. Foram avaliados critérios como responsabilidade, pontualidade, disposição, desenvoltura e disponibilidade. O modelo de entrevista foi o mesmo para todas as coordenadorias e está disponível para consulta nos arquivos da Coordenadoria. Resultado Esperado: Escolha de 5 candidatos com perfil para a Coordenadoria. Resultado Alcançado: Foram selecionados 5 empresários adequados ao cargo. Atividade 3: Reuniões e divisão de responsabilidades Responsável: Coordenadora de Conteúdo e Programação Esther.
Status: Realizado Prazo: 15-02-2013 O que foi desenvolvido: Em reunião as atividades e responsabilidades da Coordenadoria de C&P foram divididas entre a Coordenadora e os assessores. Cada assessor teve o direito de escolher sua área, ficando assim definido: - Palestras – busca por contatos e contato: Luísa e Karla (assessoras). - Workshops seniores – busca por contatos e contato: Mateus (assessor). - Workshop da EJs: Mateus e Esther (assessor e Coordenadora). - Painel com pós-juniores – busca por contatos e contato: Wilson (assessor). - Editais de cases, artigos e projeto – revisão dos antigos editais e redação dos novos: Amanda (assessora). - Administração das atividades, repasses e busca por suporte às atividades: Esther (Coordenadora). - Atualização e revisão da programação: Esther (Coordenadora). Também foi estipulado um horário semanal para a reunião da Coordenadoria, podendo ser alterado mediante solicitação ou necessidade do grupo. Nestas reuniões serão feitos repasses das atividades propostas. Resultado Esperado: Divisão justa de tarefas e melhor desempenho da equipe. Resultado Alcançado: Até o momento as tarefas foram cumpridas no prazo e com alto desempenho. Atividade 4: Criação de um Dropbox e um grupo no Facebook para a Coordenadoria Responsável: Coordenadora Esther Status: Realizado Prazo: 20-02-2013 O que foi desenvolvido: Foi criado um Dropbox da Coordenadoria de Conteúdo e Programação com pastas referentes a cada tópico da programação científica do evento (Cases, coffee-bech, editais, painel com pós-juniores, palestras e workshops) além de uma pasta com arquivos diversos, úteis para toda a equipe e outra com atas. Resultado Esperado: As pastas devem ser de acesso aos assessores e à Coordenadora para consultas e compartilhamento dos materiais. Resultado Alcançado: Cada assessor se tornou responsável pelo conteúdo de sua respectiva pasta, preenchendo os documentos necessários e arquivando as devidas informações. A troca de materiais se mostrou efetiva até o momento.
Atividade 5: Redação da proposta da Coordenadoria de Conteúdo e Programação do VIII InternEJ. Responsável: Coordenadora Esther Status: Realizado Prazo: 28-02-2013 O que foi desenvolvido: Foi escrita a proposta da programação científica para o VIII InternEJ. A proposta inclui o conteúdo (Palestras, Workshops, Cases, Artigos, Projetos, Painel com Pós Juniores e Coffee-bench) e programação do evento. Disponíveis para consulta no documento “Proposta de Projeto VIII InternEJ”. A proposta descrita é um modelo piloto que pode sofrer alterações quanto à programação (para adequações de horários e durações de cada tópico da programação) ou mesmo de conteúdo, mediante extrema necessidade e aprovação da Coordenação do evento. Resultado Esperado: Obter aprovação do Conselho CEEMPRE. Resultado Alcançado: Projeto aprovado. Atividade 6: Busca por contatos Responsável: Assessores e Coordenadora Status: Em Andamento Prazo: 18-03-2013 O que foi desenvolvido: Toda a coordenadoria deveria buscar contatos de palestrantes, ministrantes de workshops e pós-juniores para participarem do evento. Cada assessor buscou contatos relativos à sua área de responsabilidade. Resultado Esperado: Ter um bom número de opções para o evento deste ano e criar um banco de contatos para as próximas edições do InternEJ. Resultado Alcançado: Vários contatos já foram levantados e arquivados pela coordenadoria. Atividade 7: Redação dos editais Responsável: Assessora Amanda Status: Em Andamento Prazo: 18-03-2013 à 10-06-2013
O que foi desenvolvido: A assessora responsável pela atividade revisou os antigos editais e está redigindo os novos editais para este ano mediante revisão da Coordenadora de C&P e Coordenadora Geral. Resultado Esperado: Ter os editais prontos até quatro meses antes do evento. Resultado Alcançado: Os editais foram concluídos e passam por revisão da Coordenadora Geral. Atividade 8: Contato com os conferencistas. Responsável: Assessores, sob supervisão da Coordenadora. Status: Em Andamento Prazo: 05-03-2013 O que foi desenvolvido: Os assessores responsáveis deverão entrar em contato com os possíveis ministrantes apresentando o evento e fazendo a proposta de convite/contratação. Resultado Esperado: Fechar o convite/contratação de todos os conferencistas necessários para o evento. Resultado Alcançado: Aguardando respostas. Atividade 9: Reunião com o Centev. Responsável: Coordenadora Esther e Assessora Amanda. Status: Realizado. Prazo: 15-04-2013 O que foi desenvolvido: A Coordenadora e Assessora foram até o Centev buscar parceria da incubadora de empresas para avaliar e aprovar um projeto, como ocorreu na última edição do InternEJ. A melhor “Ideia de Negócio” será acompanhada pela incubadora e receberá os devidos suportes. Resultado Esperado: Fechar a parceria para elaborar e divulgar o edital, avaliar as ideias enviadas, aprovar e dar suporte à melhor Ideia de Negócio. Resultado Alcançado: O Centev fechou a parceria com o evento. Atividade 10: Reunião com o Centev. Responsável: Coordenadora Esther e Assessora Amanda. Status: Realizado. Prazo: 16-05-2013
O que foi desenvolvido: A Coordenadora e Assessora foram até o Centev para acertar os detalhes do processo de inscrição das propostas de projeto que deverão ser enviadas para o InternEJ. Resultado Esperado: Determinar qual será o sistema de envio. Resultado Alcançado: Esperando retorno do Centev quanto ao seu sistema online. Atividade 11: Busca de dados para o Workshop das Empresas Juniores. Responsável: Assessor Mateus. Status: Realizado. Prazo: 04-06-2013 O que foi desenvolvido: O assessor buscou, junto à Diretoria de Desenvolvimento da CEEMPRE quais serão as temáticas abordadas nas Capacitações programadas para este ano. Resultado Esperado: Determinar quais serão as temáticas abordadas nos Workshops das empresas juniores. Resultado Alcançado: A etapa de captação de dados foi concluída. Agora os dados serão confrontados com a PND e serão decididos os temas dos Workshops. Atividade 12: Fechamento de palestras, workshops e vinda de pós juniores. Responsável: Assessores, sob supervisão da Coordenadora. Status: Em andamento. Prazo: 05-03-2013 à 31-07-2013 O que foi desenvolvido: Os contatos deverão ser fechados para o evento e os Coordenadores devem buscar todas as informações necessárias sobre as palestras e workshops, além de informações pessoais sobre os conferencistas. Resultado Esperado: Resultado Alcançado: Até o momento foram fechados dois workshops sêniores, uma palestra e seis pós-juniores. Atividade 13: Confecção de banco de contatos. Responsável: Coordenadora Esther e Assessores. Status: Em andamento. Prazo: Até o final do evento.
O que foi desenvolvido: A Coordenadora criou uma planilha que contem todos os dados dos contatos que foram e estão sendo realizados este ano para que possam ser repassados às próximas equipes coordenadoras para que essas tenham uma fonte de contatos. A planilha está sendo preenchida pelos assessores. Outra planilha no mesmo estilo foi criada pelo Assessor Wilson exclusivamente com os contatos de pós-juniores. Resultado Esperado: Construir a parte do processo de gestão do conhecimento. Resultado Alcançado: A planilha está sendo preenchida à medida que a equipe obtém novos contatos. Observação: A planilha contém todos os contatos que a equipe possuí, dentre eles os que serão utilizados para o VIII InternEJ e também aqueles que não são viáveis no momento. Há um campo que discrimina o status do contato, se este foi ou não utilizado no evento deste ano, para que futuras coordenadorias tomem como base. Coordenadoria Geral Atividade 1: Selecionar equipe de Coordenadores Responsável: Raquel, Coordenadoria de eventos da Gestão 2012 e 2013 da CEEMPRE, Pedro Vargas, Presidente da CEEMPRE. Status: Realizado Prazo: 20-01-2013 O que foi desenvolvido: O edital de seleção foi escrito pela coordenadora geral e revisado pelo Presidente da CEEMPRE, as entrevistas foram agendadas tendo em vista a disponibilidade do entrevistado, do coordenador geral, do presidente da CEEMPRE, do coordenador da área do VII InternEJ e do coordenador de eventos da CEEMPRE. A entrevista foi realizada nas datas marcadas seguindo o Roteiro de Entrevista da Diretoria Presidência e perguntas específicas para cada coordenadoria de acordo com a habilidade necessária para a área. A decisão dos coordenadores selecionados foi tomada pelo presidente da CEEMPRE e coordenadoras geral do VII e VIII InternEJ. O resultado foi enviado para a Diretoria de Comunicação da CEEMPRE para que a assessoria de publicidade fizesse a arte e postasse na fanpage. Resultado Esperado: Coordenadores selecionados dentro do prazo estabelecido. Resultado Alcançado: Os coordenadores foram entrevistados e selecionados dentro do prazo, entretanto não teve participação dos coordenadores de cada área do VII InternEJ, é de extrema importância que eles estivessem presentes. O ideal seria ter
todos os coordenadores selecionados ainda em dezembro, mas como a seleção do coordenador geral demorou, não foi possível que isso acontecesse. Atividade 2: Realizar primeira reunião com os coordenadores. Responsável: Raquel Status: Realizado Prazo: 27-01-2013 O que foi desenvolvido: A primeira reunião foi realizada com o objetivo de integração da equipe, para que o time se conhecesse e entendesse o propósito de cada um na equipe. Teve uma dinâmica de integração, apresentação da dinâmica de trabalho, decisão de dia e horário para reunião semanal e explicação de como e quando seriam a seleção dos assessores. Foi estabelecido que a comunicação interna se daria por um grupo no facebook para os coordenadores e a coordenadora de eventos da CEEMPRE que acompanha todas as atividades, através dos e-mails institucionais e por planilhas de acompanhamento via Google Docs. Resultado Esperado: Integrar e equipe e estabelecer uma Dinâmica de Trabalho. Resultado Alcançado: A equipe tem se mostrado integrada e a dinâmica de trabalho tem sido efetiva, mas sempre que necessário a elaboramos melhor para adaptar às necessidades de todos e do evento. Atividade 3: Seleção dos assessores Responsável: Raquel e coordenadores de todas as áreas. Status: Realizado Prazo: 10-02-2013 O que foi desenvolvido: O edital foi escrito pela coordenadora geral e revisado pelo presidente da CEEMPRE. Os candidatos às assessorias enviaram interesse ao email da coordenadoria geral e ele era repassado ao coordenador da área para agendar. As entrevistas foram realizadas seguindo o Roteiro de Entrevistas da Diretoria Presidência e perguntas específicas a cada coordenadoria. Todos os coordenadores e coordenadoria de eventos da CEEMPRE poderiam acompanhar as entrevistas, mas ela era conduzida pelo coordenador da área. O resultado foi divulgado na fanpage da CEEMPRE. Resultado Esperado: Assessores selecionados dentro do prazo estabelecido.
Resultado Alcançado: Os assessores foram selecionados dentro do prazo estabelecido, entretanto como tiveram muitos candidatos e as entrevistas foram realizadas em uma semana, o coordenador geral não pode acompanhar todas as entrevistas. Atividade 4: Realizar Reunião Geral Responsável: Raquel. Status: Realizado Prazo: 03-03-2013 O que foi desenvolvido: Junto com os outros coordenadores foi escolhida a data e alguns temas foram sugeridos para abordagem e capacitações da equipe. Os assessores foram avisados da reunião através do grupo da equipe no facebook e por e-mail através do e-mail de grupo. A assessora de conteúdo e programação Karla Coelho reservou o auditório do DTA III para a realização da reunião. O coordenador de integração ficou responsável pela dinâmica de apresentação no dia e a coordenadoria de eventos da CEEMPRE ficou responsável pelo coffee-break. O presidente da CEEMPRE, Pedro Vargas realizou um treinamento com a equipe. Na reunião foi apresentado por cada coordenador o projeto da sua área e pela coordenadora geral a dinâmica de trabalho. Resultado Esperado: Equipe mais integrada e alinhada ao propósito do evento. Resultado Alcançado: A reunião teve um feedback positivo pela equipe e se mostrou efetiva para um primeiro contato e inserção da equipe no propósito do evento. Atividade 5: Escrever Projeto do Evento Responsável: Raquel e os outros coordenadores Status: Realizado Prazo: 26-02-2013 O que foi desenvolvido: Os coordenadores fizeram um plantão para discutir qual seria o propósito do evento, para então definir o tema. Nesse dia o tema foi decidido a partir de discussões a respeito do relatório de feedback do VII InternEJ, alinhamento a estratégia da CEEMPRE, outros eventos do MEJ e o conceito do evento pelos coordenadores. Alguns assuntos de infraestrutura, cenários esperados, data, grade de programação, foram discutidos e decididos nesse dia. As atividades mais específicas de cada coordenadoria foram escritas por cada coordenador, enviada para a coordenadora geral que estruturou e revisou todo o projeto. Depois de montado o
projeto foi enviado aos coordenadores para revisão, apresentado a equipe na reunião geral e sabatinado e deliberado pelos conselheiros da CEEMPRE. Resultado Esperado: Projeto completo no prazo e aprovado. Resultado Alcançado: O projeto foi aprovado pelos conselheiros deliberativos e foi elogiado por muitas pessoas pela clareza, objetividade e abrangência de todos os detalhes do evento. Atividade 6: Fazer contato com a Coordenadoria de Eventos da Brasil Júnior Responsável: Raquel Status: Realizado Prazo: 20-01-2013 O que foi desenvolvido: Foi realizado uma primeira reunião com a Tatiana, coordenadora de eventos da BJ, com a coordenadora geral e o presidente da CEEMPRE, nessa reunião foi explicado o objetivo do InternEJ, qual o histórico, qual a relação com o núcleo e quais as perspectivas. A partir dessa reunião um assessor de eventos ficou responsável por acompanhar o InternEJ, os coordenadores foram adicionados em um grupo para os organizadores de todos os eventos do MEJ e tem participado de todos os workshop realizados pela coordenadoria. Resultado Esperado: Apoio da Brasil Júnior para o VIII InternEJ Resultado Alcançado: A relação estabelecida foi efetiva e tem sido aproveitada pelos coordenadores. Atividade 7: Avaliação de Desempenho da Equipe Responsável: Raquel e assessores de Gestão de Pessoas da CEEMPRE Status: Em Andamento Prazo: Junho - 2013 O que foi desenvolvido: Coordenador Geral procurou os assessores de Gestão de Pessoas para analisar a viabilidade da Avaliação de Desempenho, fizeram uma primeira reunião e estruturaram como ela seria e definiram datas. Teremos uma próxima reunião para definir metodologia de aplicação e de feedback.
Atividade 8: Reunir com Professor Magnus Responsável: Raquel, Natália e Karoline.
Status: Realizado Prazo: 25-03-2013 O que foi desenvolvido: Nessa reunião foi apresentado o Projeto do Evento para o professor, pedimos sugestões a ajuda em alguns pontos de infraestrutura que estavam pendentes. Resultado Esperado: Estabelecer relação com o Professor Magnus. Resultado Alcançado: A reunião foi muito produtiva ele deu muitas sugestões, aprovou o projeto e se mostrou disponível estabelecendo contato com os coordenadores.
Atividade 9: Estruturar forma de Repasse ao Conselho Deliberativo Responsável: Raquel Status: Realizado O que foi desenvolvido: Foi estabelecido que o repasse seria pelo relatório de atividades e apresentação em RC, e as datas foram estabelecidas e aprovados pelo Presidente do Conselho da CEEMPRE. Resultado Esperado: Repasse claro e com frequência adequada. Coordenadoria de Infraestrutura Atividade 1: Levantamento inicial de empresas montadoras de stands para programação concomitante Responsável:Natália Karnauchovas Status: Não concluído Prazo: 18-03-2013 O que foi desenvolvido: Iniciou-se a busca por empresas que trabalham com montagem de stands para eventos. O levantamento foi feito via internet e, inicialmente, não havia referência alguma de busca por este serviço. Posteriormente entrou-se em contato com o Coordenador de Infraestrutura do JEWC para obter maiores informações e, por meio de busca na internet, encontrou-se um relatório do JEWC com alguns contatos (Tropical Sul, Solare, Cobermax, Gauss, Servitec, Top Flex). Não foi possível encontrar qualquer contato da maioria das empresas, outras não trabalhavam com stands e outras não atendiam Minas Gerais. Resultado Esperado: Obter orçamentos de stands.
Resultado Alcançado: Não foram obtidos orçamentos. Necessidade de novo levantamento de empresas.
Atividade 2: Registro do evento no RAEX Responsável: Luriani Ferreira Status: Não concluído Prazo: 18-03-2013 O que foi desenvolvido: Entrou-se em contato com o professor Magnus a fim de agendar uma reunião para abordar o registro no RAEX e dificuldade de análise de proposição de evento, porém o professor estava de recesso até dia 12-03-2013. A reunião foi marcada e efetuada dia 25-03-2013, estiveram presente Raquel Nunes (Coordenadora Geral), Karoline D’Assunção (Coordenadora de Finanças) e Natália Karnauchovas (Coordenadora de Infraestrutura) e discutiu-se, entre outras questões, o registro do evento no RAEX. O professor Magnus afirmou que o registro no RAEX só é feito a partir da garantia do local do evento. Será marcada uma reunião entre os coordenadores, o prof. Magnus e o Gumercindo (Pró-Reitoria de Extensão e Cultura) para conversar sobre a análise da proposição do evento. Após o pedido ser deferido será verificada a questão do registro no RAEX. Resultado Esperado: Registro no RAEX feito. Resultado Alcançado: Registro do RAEX não feito.
Atividade 3: Verificar viabilidade de almoço no Restaurante Geraes Responsável: Luriani Ferreira Status: Não concluído Prazo: 18-03-2013 O que foi desenvolvido: Entrou-se em contato com a administração do restaurante Geraes, no campus da UFV, para verificar a possibilidade de abertura do restaurante nos dias do evento (feriado e final de semana) para atendimento dos congressistas e conferencistas. O restaurante só funciona em horários excepcionais (feriados e finais de semana) mediante a confirmação de, no mínimo, 100 clientes. Como o evento ainda não tem o número exato de congressistas, dado obtido após abertura das inscrições, o contato será retomado futuramente para analisar a viabilidade de almoço no Geraes.
Resultado Esperado: Análise de viabilidade concluída. Resultado Alcançado: Análise de viabilidade não concluída.
Atividade 4: Orçamento de diárias em hotéis da cidade Responsável: Gabriela Furfuro Status: Realizado Prazo: 18-03-2013 O que foi desenvolvido: Ida nos hotéis Viçosa Palace, Orquídea Hotel, Príncipe Hotel, Alfa Hotel e Hotel da UFV para obter orçamentos de diárias a fim de verificar, posteriormente, a alocação dos congressistas de fora de Viçosa em hotéis ou dar continuidade à Casa MEJ. Resultado Esperado: Obter orçamentos de hotéis Resultado Alcançado: Orçamentos obtidos
Atividade 5: Fazer levantamento de materiais necessário para 300, 400 e 500 congressistas. Responsável: Maíra Magalhães Status: Realizado Prazo: 18-03-2013 O que foi desenvolvido: Fazer a listagem de todos os materiais necessários (pulseiras de identificação, blocos, canetas, pastas, crachás, canecas) para 300, 400 e 500 congressistas a fim de facilitar o processo de pedido de orçamentos. Resultado Esperado: Confeccionar lista de materiais Resultado Alcançado: Lista de materiais confeccionada
Atividade 6: Orçamento de material gráfico Responsável: Maíra Magalhães Status: Realizado Prazo: 18-03-2013 O que foi desenvolvido: Pedido de orçamentos de canetas, pastas e blocos de papel junto a diversas empresas.
Resultado Esperado: Orçamentos obtidos. Resultado Alcançado: Orçamentos obtidos.
Atividade 7: Orçamentos de canecas para festa Responsável: Maíra Magalhães Status: Realizado Prazo: 18-03-2013 O que foi desenvolvido: Pedido de orçamento de canecas junto a diversas empresas. Resultado Esperado: Obter orçamentos de canecas. Resultado Alcançado: Orçamentos obtidos.
Atividade 8: Orçamento de crachás em papel semente Responsável:Luriani Ferreira Status: Realizado Prazo: 18-03-2013 O que foi desenvolvido: Pedido de orçamento de crachás em papel semente junto a diversas empresas. Resultado Esperado: Obter orçamentos de crachás em papel semente. Resultado Alcançado: Orçamentos dos crachás obtidos. No momento, espera-se apenas pelos valores de frete.
Atividade 9: Orçamentos iniciais de coffee-breaks,coffee-end e café da manhã Responsável: Warley Gandra e Ana Luísa Mello Status: Realizado Prazo: 18-03-2013 O que foi desenvolvido: Orçamentos iniciais de coffee-breaks,coffee-end e café da manhã em diversas empresas de Viçosa para verificar produtos oferecidos e respectivos valores e compatibilizar as informações obtidas com as necessidades do evento. Resultado Esperado: Obter orçamentos de coffee-breaks, coffee-end e café da manhã. Resultado Alcançado: Orçamentos obtidos.
Atividade 10: Orçamento de alimentação especial Responsável: Warley Gandra e Ana Luísa Mello Status: Não concluído Prazo: 18-03-2013 O que foi desenvolvido: Entrou-se em contato com a EmpNut (Empresa Júnior de Nutrição) para obtenção de orçamento de alimentação especial para prováveis congressistas com restrições alimentares (intolerância à lactose, glúten, vegetarianos, entre outros). Na época de contato com a empresa a mesma estava reformulando seu cardápio de coffee-break especial, optou-se, então, por retornar o contato futuramente, a partir da definição do número de congressistas com restrições alimentares (pós-inscrição). Resultado Esperado: Obter orçamento de alimentação especial. Resultado Alcançado: Orçamento não obtido.
Atividade 11: Orçamento de stands. Responsável: Natália Karnauchovas, Luriani Ferreira e Gabriela Furfuro Status: Em Andamento Prazo: 24-05-2013 O que foi desenvolvido: A partir da tentativa inicial de contato com empresas montadoras de stands foi feita uma nova busca, desta vez em fanpages do Facebook e com resultados mais satisfatórios. Foram encontradas diversas empresas via internet e buscou-se, na Divisão de Eventos e Secretaria da Semana do Fazendeiro (UFV) contatos de empresas mais próximas que trabalhem com este serviço (muitas das empresas encontradas eram de São Paulo, Rio de Janeiro ou Espírito Santo). Dividiu-se os contatos das empresas para otimizar a obtenção dos orçamentos. Inicialmente tentouse contato direto via e-mail, o que, no entanto, não surtiu resultados. Passou-se então, ao contato via telefone e confirmação via e-mail para pedido dos orçamentos. Resultado Esperado: Obter orçamentos de stands. Resultado Alcançado: Orçamentos obtidos.
Atividade 12: Negociação de valor e cardápio do coffee-break, coffee-end e café da manhã Responsável: Warley Gandra e Ana Luísa Mello Status: Em Andamento Prazo: 25-05-2013 O que foi desenvolvido: A partir dos orçamentos feitos inicialmente foi feita uma reunião entre a Coordenadora de Infraestrutura, Natália Karnauchovas, e os Assessores de Infraestrutura, Warley Gandra e Ana Luísa Mello, para estabelecer um cardápio de coffee-break, coffee-end e café da manhã compatíveis com as necessidades do VIII InternEJ. Após a confecção do cardápio foi retomado o contato com as empresas fornecedoras a fim de obter um novo orçamento e verificar sua forma de trabalho e infraestrutura para o fornecimento das refeições no Espaço Multiuso. Resultado Esperado: Obter os valores de orçamento de acordo com as reais necessidades do evento e obter informações sobre a infraestrutura de fornecimento das refeições nos dias do evento. Resultado Alcançado: Orçamentos obtidos para as reais necessidades do evento. Coordenadoria de Integração Atividade 1: Orçamentos dos locais de Eventos em Viçosa. Responsável: Todos Status: Realizado Prazo: 07-04-2013 O que foi desenvolvido: Listamos os locais para eventos em Viçosa e logo após dividimos para que o mais rápido possível conseguíssemos os preços de todos os locais. Resultado Esperado: Olhar o máximo de locais possíveis e achar algum com um preço mais acessível ao evento. Resultado Alcançado: Tivemos como resultados os orçamentos dos seguintes locais em Viçosa: Fazendinha, Sítio das Palmeiras, Parthenon e Coliseu que foram os adequados para uma festa para o número de pessoas que teremos no evento. Ainda foram analisados outros espaços como: Espaço Requinte, SamSara e Galpão porém foram descartados devido a não comportar, com conforto, todos os congressistas. Atividade 2: Entrar em contato com Dj Thiago
Responsável: Ícaro Status: Realizado Prazo: 10 - 03 - 2013 O que foi desenvolvido: Entrei em contato com o Dj Thiago por ser da mesma cidade dele e já conhecê-lo, e negociamos sobre o preço e o que ele terá a nos oferecer para festa do InternEJ. Resultado Esperado: Preço próximo ao último feito por ele. Resultado Alcançado: Ele está com mais equipamentos e mais luzes, preço totalmente adequado pelos equipamentos e pelo tempo de festa que irá tocar, no caso de tocar de 5 a 6 h na festa. Já deixei-o sobre aviso e até o presente momento será o Dj da festa de Integração.
Atividade 3: Pegar todo material da Copa Jr. passada Responsável: Ícaro e Marcel Status: Realizado Prazo: 17-04-2013 O que foi desenvolvido: Entrar em contato com Joelson (Coordenador de Integração VII InternEJ), com a EFICAP e pegar todo o material disponível relativo a Copa Jr. Resultado Esperado: Recolher tudo dentro do prazo estabelecido. Resultado Alcançado: Todo material já foi passado a nós. Atividade 4: Integração da equipe VIII InternEJ Responsável: Bráulio, Daniel, Marcel, Ricardo e Tiago Status: Em Andamento Prazo: 14-11-2013 O que foi desenvolvido: Tudo o que é preciso para integração já foi feito: orçamento, possíveis locais e datas para se fazer. Resultado Esperado: Realizar a Integração no primeiro mês de aula preferencialmente. Resultado Alcançado: Não foi encontrado locais nas datas disponíveis e houve muito conflito de datas com eventos do MEJ e/ou feriados. Estão estudando outra forma de integração para que a mesma ocorra mais rápido possível. Atividade 5: Reunião com Conteúdo e Programação
Responsável: Todos Status: Realizado Prazo: 03-2013 O que foi desenvolvido: A coordenadora de Conteúdo e Programação, Esther, esteve presente em uma de nossas reuniões e nesse dia definimos os horários e tempos do espaço para coordenadoria durante o evento. Resultado Esperado: Definir horários e duração das atividades de Integração Resultado Alcançado: Tudo definido.
Atividade 6: Possíveis Orçamentos para festa Responsável: Todos Status: Realizado Prazo: 10-04-2013 O que foi desenvolvido: Com base no preço de bebidas, locais e DJ, fizemos orçamentos de nossa festa para termos um parâmetro. Resultado Esperado: Todos fazerem pelo menos um orçamento base. Resultado Alcançado: Os orçamentos tiveram a mesma média de valores o que deu uma direção boa de para onde estamos indo e o quanto será necessário para realização da festa.
Atividade 7: Olhar dinâmicas e atividades para realização durante o evento Responsável: Todos Status: Em Andamento Prazo: 10-09-2013 O que foi desenvolvido: Tivemos algumas reuniões com ideias para ver qual se adequava a cada momento da programação para deixar os congressistas mais a vontade e descansá-los da programação. Resultado Esperado: Ideias inovadoras e/ou concisas. Resultado Alcançado: Brainstorming positivo com boas ideias que serão analisadas com mais calma. Coordenadoria de Recursos
Atividade 1: Leitura de documentos e organização do e-mail da Coordenadoria de Recursos. Responsável: Yasmin Lopes. Status: Realizado Prazo: 01-02-2013 O que foi desenvolvido: A coordenadora leu os repasses do VII InternEJ, conversou com a Coordenadora de Recursos do VII InternEJ, Diana, e organizou os documentos que estão no e-mail da Coordenadoria de Recursos. Resultado Esperado: Se preparar, estar ciente das dificuldades e organizar os documentos para as atividades desse ano. Resultado Alcançado: Organização dos documentos e troca de ideias efetiva. Atividade 2: Seleção das assessoras Responsável: Coordenadora Geral Raquel, Coordenadoria de Eventos CEEMPRE e Coordenadora de Recursos Yasmin. Status: Realizado Prazo: 15-02-2013 O que foi desenvolvido: Foram realizadas entrevistas com os candidatos às 5 vagas para trabalhar como assessor na Coordenadoria de Recursos. Os candidatos manifestaram interesse por e-mail, mediante edital. Foram avaliados critérios como responsabilidade, pontualidade, disposição, desenvoltura e disponibilidade. O modelo de entrevista foi o mesmo para todas as coordenadorias e está disponível para consulta nos arquivos da Coordenadoria. Resultado Esperado: Escolha de 5 candidatos com perfil para a Coordenadoria. Resultado Alcançado: Foram selecionados 5 empresários adequados ao cargo. Atividade 3: Reuniões e divisão de responsabilidades Responsável: Yasmin Lopes. Status: Realizado Prazo: 28-02-2013 O que foi desenvolvido: Em reunião, as atividades e responsabilidades da Coordenadoria foram divididas entre a Coordenadora e as assessoras. Ficando dividido da seguinte forma:
- Parceiros fora de Viçosa: Nilcélia e Priscila - Parceiros de Viçosa: Camilla e Larissa - Editais de fomento e parceiros estratégicos: Yasmin - Confecção de Carta de Patrocínio e Contrato: Melissa Também foi estipulado um horário semanal para a reunião da Coordenadoria, podendo ser alterado mediante solicitação ou necessidade do grupo. Nestas reuniões serão feitos repasses das atividades propostas. Resultado Esperado: Divisão das tarefas de acordo com a afinidade das assessoras. Resultado Alcançado: Até o momento as tarefas foram cumpridas no prazo e com alto desempenho. Atividade 4: Selecionar e montar um Banco de Possíveis Parceiros. Responsável: Assessoras e Yasmin Lopes. Status: Realizado Prazo: 07-03-2013 O que foi desenvolvido: Foi solicitado às assessoras que pesquisassem possíveis parceiros para o evento. A pesquisa deveria ser feita pela internet, observando parceiros de outros eventos de mesma finalidade e parceiros do MEJ e que após essa pesquisa, fosse repassado à coordenadora para que juntasse os dados e montasse o Banco de Parceiros. Resultado Esperado: Coletar possíveis parceiros para o evento. Resultado Alcançado: Foi montado um banco de parceiros para a cidade de Viçosa e outro para empresas fora de Viçosa, observando parcerias que possuíssem o mesmo propósito que o evento. A partir disso, foi confeccionado uma planilha de acompanhamento para monitorar as atividades realizadas pelas assessoras. Atividade 5: Confecção do Plano de Cotas. Responsável: Yasmin Lopes. Status: Realizado Prazo: 07-03-2013 O que foi desenvolvido: A coordenadora, em reunião com suas assessoras, propôs a criação do plano de cotas, que consistia no plano de valores para cada tipo de patrocínio. A parte do plano de divulgação feito pela Coordenadoria de Comunicação,
os valores foram estipulados pelas assessoras e coordenadora, logo depois, houve apresentação e aprovação da coordenadora geral e demais coordenadores. Resultado Esperado: Confeccionar um Plano de Cotas justo e acessível aos parceiros. Resultado Alcançado: Criação do Plano de cotas com valores acessíveis e justos, observando os modos de parcerias adequados para a cidade de Viçosa, e para as empresas fora de Viçosa. Atividade 6: Confecção da Carta de Patrocínio Responsável: Melissa Santana. Status: Realizado Prazo: 07-03-2013 O que foi desenvolvido: A assessora Melissa confeccionou a Carta de Parceria/Patrocínio de acordo com o tema proposto neste ano. O documento se encontra nos arquivos da coordenadoria. Resultado Esperado: Confeccionar a carta para apresentar aos parceiros, contendo o plano de cotas. Resultado Alcançado: Criação da Carta de Patrocínio contendo todas informações sobre o evento, plano de cotas, plano de divulgação. Atividade 7: Reunião com Parceiros de Viçosa Responsável: Larissa e Camilla Status: Em andamento Prazo: 19-03-2013 O que foi desenvolvido: As assessoras Larissa e Camilla preparam as cartas personalizadas para cada parceiro e realizaram uma visita ao estabelecimento do possível parceiro para apresentação do evento. Resultado Esperado: Apresentação do propósito do evento ao possível parceiro para que ele se torne um patrocinador do evento. Resultado Alcançado: As assessoras ainda não finalizaram suas visitas, e a maioria dos parceiros solicitam um prazo para avaliação da proposta, em algumas empresas houve resposta negativa, alegando que a greve atrapalhou o planejamento financeiro da empresa. Obtivemos a resposta positiva da empresa Vivest que já é um parceiro confirmado do VIII InternEJ.
Atividade 8: Envio de E-mail a parceiros fora de Viçosa Responsável: Nilcélia e Priscila Status: Em andamento Prazo: 25-03-2013 O que foi desenvolvido: As assessoras Priscila e Nilcélia prepararam as cartas personalizadas para cada parceiro, e enviaram por e-mail, página específica, ou entraram em contato pelo “Fale Conosco”. Resultado Esperado: Entrar em contato com parceiros de grande porte, apresentando a eles nosso projeto e carta de patrocínio para que possam se tornar parceiros do nosso evento. Resultado Alcançado: As assessoras ainda não finalizaram o envio da proposta aos possíveis parceiros, mas os enviados até agora, obtivemos retorno e estamos esperando a fase de análise por parte da empresa, no momento aguardamos resposta. Atividade 9: Envio do projeto ao CNPq Responsável: Yasmin Lopes. Status: Concluído Prazo: 05-04-2013 O que foi desenvolvido: A coordenadora coletou juntamente com os demais coordenadores as informações necessárias para o envio do edital de fomento do CNPQ. Em reunião com o Prof. Magnus montamos o projeto para enviar ao CNPQ. Resultado Esperado: Contar com o apoio/patrocínio da CNPQ para nosso evento. Resultado Alcançado: O projeto foi enviado a CNPQ cumprindo as exigências solicitadas, mas o prazo para confirmação da parceira é de um mês e meio para mais ou para menos. Sendo assim, ainda estamos aguardando resposta do CNPQ.