7º Edição – Ano 2013/1 Relatório pós-evento Elaborado por:
Carolina Maria de Gouveia Matos Fiorante Laura de Oliveira Gutterres Ana Cristina Rocha Almeida Carolina Teixeira Moreira Clara Reis Nunes Rabelo Edson de Carvalho Araújo Fernanda Guimarães Coelho Isabella Alves Peçanha
1. O evento O Sabadão das Crianças, em sua 7ª edição, é um evento promovido pelo Núcleo das Empresas Juniores da UFV e que tem como objetivo proporcionar a integração entre os empresários juniores e a comunidade de Viçosa por meio da RSE, Responsabilidade Social Empresarial. Entre os dias 05-03 e 15-03, foram realizadas entrevistas para aqueles que se interessassem em participar da Equipe de Trabalho que organizaria o evento. Após a seleção dos candidatos, a organização do evento teve início, oficialmente, no início do mês de março, com previsão de acontecimento no dia 25-05, na Creche Rebusca, no bairro de Posses. 2. Dados do evento Nome: Sabadão das Crianças Data do evento: 25-5-2013 Horário: 08h às 12h Local: Creche Rebusca Número de participantes: cerca de 60 empresários juniores e 60 crianças Público alvo: Comunidade Carente de Posses 3. Divisão das atividades Na primeira reunião, foram divididas as atividades entre os membros da Equipe:
Ana Cristina: o
Integração;
o
Organizar atividades e brincadeiras a serem realizadas no dia do evento;
o
Programar as atividades do dia do evento.
Carolina Teixeira o
Patrocínio;
o
Entrar em contato com comércios de Viçosa;
o
Fechar patrocínios.
Clara Rabelo o
Divulgação;
o
Entrar em contato com a Diretoria de Comunicação da CEEMPRE para a elaboração das artes;
o
Pensar nas estratégias de divulgação para o MEJ e comunidade.
Edson Araújo o
Patrocínio
o
Entrar em contato com comércios de Viçosa;
o
Fechar patrocínios.
Fernanda Coelho o
Integração;
o
Organizar atividades e brincadeiras a serem realizadas no dia do evento;
o
Programar as atividades do dia do evento.
Isabella Peçanha o
Decoração;
o
Fazer orçamento de para material de decoração.
4. Patrocínio Em um primeiro momento foi feita uma reunião com a Coordenadoria de Parceria (Assessora Mariana) para alinharmos, juntamente com a CEEMPRE, a forma de abordar os estabelecimentos. Após estabelecer os principais locais que seriam procurados para os patrocínios, uma carta de patrocínio (Anexo1) foi escrita e entregue nos estabelecimentos. Os patrocinadores/apoiadores e suas respectivas contribuições estão listados abaixo: Patrocinador
Patrocínio
Funarbe
R$ 700,00 (gastos no Supermercado Escola)
Copiadora Souza
200 panfletos
Number One
R$ 100,00
Amantino
R$ 100,00
Galvão Calçados e Esportes
4 mochilas
Taconsede
8 galões de água
Pizzaria To na Moda
1 vale pizza média e R$ 50,00
Padaria São João Batista
250 pães para cachorro quente
Vivest
9 camisas
Viçosa Embalagens
200 copos (200ml), 100 guardanapos e 200 saquinhos para cachorro-quente
TOTAL
R$ 950,00
Como forma de arrecadar uma maior quantidade de dinheiro, foram rifadas 2 (duas) mochilas doadas pela Galvão Calçados e Esportes, sendo o valor arrecadado de R$ 135,00. Outra forma utilizada para aumentar a quantia em dinheiro foi reverter algum valor referente ao patrocínio da FUNARBE em dinheiro, através de compras pessoais da Equipe de Trabalho e esse valor gasto foi passado para o Sabadão das Crianças em forma de dinheiro, o valor foi de R$ 64,20. Sendo assim, o valor arrecadado em dinheiro foi de R$ 449,20. O transporte dos empresários juniores até o local do evento foi patrocinado pelo vereador Geraldão, que disponibilizou um ônibus para esse transporte. 5. Atividades recreativas para o dia Foram realizadas as seguintes atividades com as crianças.
Cama elástica (pula-pula);
Pintura de rosto;
Escultura com balões;
Brincadeiras;
Contadora de história;
Apresentação de mágico;
Desenhos.
Uma programação para as atividades foi elaborada, o que facilitou o desenvolvimento do evento para que toda a Equipe soubesse quais atrações seriam realizadas em certos momentos. Mesmo que os horários não tenham sido seguidos à risca, o planejamento facilitou para que o evento tivesse uma sequencia. 6. Divulgação A divulgação para o MEJ foi feita, principalmente, pelas redes sociais, através de duas artes, uma chamada para o Sabadão das Crianças (Anexo 2) e um cartaz de divulgação do evento (Anexo 3). Na semana do evento a responsável pela divulgação, ligou para as EJs para convidar os membros a participarem do Sabadão das Crianças. Para divulgação na creche, foram impressos cartazes e panfletos. Alguns membros da Equipe foram à creche convidar as crianças para participarem, pregaram alguns cartazes e entregaram panfletos. O evento foi divulgado em um jornal de circulação da cidade (Jornal Folha da Mata) (Anexo 4).
7. Alimentação e distribuição de balas Durante o evento foram servidos:
Algodão doce;
Pipoca salgada;
Cachorro-quente;
Refrigerante;
Suco;
Água.
Houve também, a distribuição de saquinhos de balas para as crianças. 8. Gastos Seguem todos os gastos com as atrações, as compras no Supermercado Escola (com o patrocínio do FUNARBE) e materiais (papelaria e loja de embalagem) que não foram encontrados no Supermercado Escola. Atrações Mágico Pula-Pula Contador de História Algodão Doce Brincadeiras Total
Compras Supermercado Escola Salsicha Pif Paf Molho de Tomate Quero Cebola Tempero Pronto Sal cisne Batata palha Leve Milho de pipoca Yoki Óleo Corcovado Refrigerante Pepsi 2,5l Refrigerante Guaraná 2,5l Pincéis (n°8 e n°10)
Valor (R$) 200,00 70,00 0,00 30,00 0,00 R$ 300,00
Quantidade 13,138 Kg 15 pacotes de 340g 2,84 kg 1 pote 1 kg 7 pacotes de 300g 3 pacotes de 500g 3 garrafas 17 garrafas 23 garrafas 6 unidades (3 de cada n°)
Valor (R$) 62,25 19,65 8,46 1,85 1,50 30,45 9,68 9,75 75,82 102,58 10,44
Bala Dori Lua Cheia Bala Dori Morango Bala Mel Extra Bala Dori Amendoim Pirulito Copo Descartável (200ml) Guardanapo Papel Branco A4 Saco para lixo Papel Higiênico Suco Bela Ischia Caju Açúcar Detergente Ypê Esponja Pano de prato Saco de chão Cesta Básica Total
2 pacotes 2 pacotes 2 pacotes 2 pacotes 4 pacotes 5 pacotes 7 pacotes 1 pacote de 500 folhas 1 pacote (30 unidades) 1 pacotão (16 unidades) 2 garrafas 1 pacote 5kg + 1 pacote 2kg 1 unidade 1 unidade 2 unidades 1 unidade 2 unidades
Estabelecimento Item Zip Embalagens Palitos para algodão- doce Fitinhos coloridos Viçosa Sacos transparentes pra bala Embalagens Barbante Balões canudos Viçosa Festas Balões normais Sacos para hamburguer Vilela Avenida Molho de Tomate Supermercado* Tinta para pintar rosto Livraria e Apontadores Papelaria Viçosa Lápis de cor Giz de cera Padaria Modelo Coca-cola (Lanche da Mortadela Equipe) Pão de sal Total
Quantidade 400 unidades 100 unidades 200 unidades 1 unidade 100 unidades 100 unidades 300 unidades 2 kg 5 cores 3 unidades 2 caixas com 12 unid. 1 caixa com 12 unid. 2 litros 300 gramas 8 unidades
* Antigo Supermercado Marota. 9. Balanço Geral Segue planilha com balanço geral do evento (gastos e dinheiro arrecadado).
15,80 14,74 12,60 14,90 17,52 19,50 5,25 12,98 16,81 7,99 10,90 10,74 1,29 0,70 4,50 2,65 91,70 593,00
Valor (R$) 10,80 17,70
26,60 7,80
19,00
15,38 79,58
Arrecadações e Gastos Supermercado Escola Rifas Patrocínio Sub Total Atrações Papelaria e embalagens Sub Total Total
Valor 64,20 135,00 250,00 449,20 300,00 79,60 379,60 69,60
10. Preparação para o Evento Desde a seleção da Equipe de Trabalho, foram realizadas reuniões para decidirmos quais seriam nossas metas para a realização do evento. O local do evento foi decido devido o fato de uma das integrantes da Equipe já conhecer a creche, facilitando nosso contato. A partir de então, outras decisões como as brincadeiras e atrações que teriam no dia do evento, assim como o que seria dado para a alimentação das crianças e empresários juniores. As decisões foram tomadas levando em consideração o ano anterior (5ª Edição). As compras no Supermercado Escola foram realizadas 2 (dois) dias antes do evento (23-05) e levada para a casa de uma das integrantes. A salsicha e a cebola foram cortadas no dia anterior ao evento (24-06), para adiantar o serviço no dia. Os saquinhos de bala também foram feitos no dia anterior. Os responsáveis pelos patrocínios começaram a buscar patrocinadores assim que a carta de patrocínio (Anexo 1) e uma reunião com a assessora de parcerias foi realizada. 11. O dia do evento Uma parte da Equipe foi às 5h30 para a creche, para levar os materiais, começar os primeiros preparativos da decoração e preparar o cachorro-quente e a pipoca. O pula-pula chegou nesse mesmo horário e começou a ser montado pelo responsável. O restante da equipe chegou logo depois, com o restante do material. A Equipe contou com a ajuda do caseiro da creche, Anderson, que nos recebeu no local e abriu a creche para iniciarmos nossos trabalhos. Duas pessoas ficaram responsáveis pelo preparo da pipoca e cachorro quente e o restante pela organização do lugar. Contamos com a ajuda de outros empresários fora da Equipe para fazer o suco e colocar as pipocas nos saquinhos.
Uma integrante da Equipe e o Diretor-Presidente ficaram para ir à creche no ônibus cedido pela prefeitura, que levou os empresários juniores que foram voluntários no dia. O ônibus chegou às 8h15 e os voluntários se dividiram, realizando vários tipos de tarefas. Às 10h a contadora de história se apresentou e às 10h30 o mágico fez sua apresentação. A pipoca e o suco foram entregues no inicio (9h) do evento e o cachorro quente e refrigerante ao final das atividades (11h). O algodão doce foi servido a partir das 8h40 até o final do evento. O evento terminou às 11h50. 12. Vulnerabilidades
O aumento do número do Grupo de Trabalho favoreceu no andamento das atividades;
Dois integrantes eram de Viçosa e isso ajudou à respeito do patrocínio, pois eles conheciam todo o mercado viçosense;
Divulgação do evento na mídia e nos jornais;
Um dos integrantes da Equipe de Trabalho possuía carro, o que facilitou a locomoção da Equipe de trabalho, após as compras e para levar o material para o local do evento;
A dependência da Equipe pela Diretoria de Comunicação para a elaboração das artes, dificultou o trabalho de divulgação do evento. Visto que o material demorou a ser entregue para que a divulgação fosse iniciada, assim como a elaboração da arte para as camisas da Equipe que foram patrocinadas;
Visitar o local com antecedência, para avaliar quais atividades poderão ser realizadas no dia, principalmente, no caso de chuva, visto que o evento é realizado é uma época de muita chuva.
Procurar o supermercado escola com mais de mês de antecedência com o orçamento já feito;
Procurar na prefeitura ou câmara municipal para conseguirmos uma parceria, principalmente no transporte. 13. Sugestões de melhoria
Fazer um melhor planejamento para a compra dos materiais. Algumas coisas sobraram e outras foram poucas. Item Guardanapo
Quantidade 5 pacotes
Óleo Refrigerantes Bala Molho de Tomate Milho para pipoca
2 litros 19 litros 1 pacote Pouco (2kg foram comprados no dia do evento) Pouco (acabou muito cedo)
É importante manter um contato efetivo e constante com a creche escolhida, para um melhor repasse de informações, tanto da Equipe para a creche, quanto da creche para a Equipe. A Equipe deve ser constantemente cobrada pela coordenadoria de eventos para dar repasses das atividades e para que as atividades não sejam deixadas para ultima hora. Planejar a decoração desde início das atividades, por isso, é importante que o local seja definido o quanto antes para que o responsável pela decoração possa, desde o começo das atividades, planejar tudo que será necessário e realizado. Procurar a padaria São João Batista para conseguir os pães, já que a mãe de uma das integrantes da Equipe de Trabalho se colocou a disposição pra ajudar no Sabadão das Crianças de 2014 também. Fazer uma maior divulgação dos patrocinadores.
ANEXOS
ANEXO 1 – Carta de Patrocínio Viçosa, ____ de __________ de 2013.
Senhores: A CEEMPRE é uma instituição formada por Empresas Juniores da Universidade Federal de Viçosa (UFV) e que possui, dentre suas finalidades, o objetivo de capacitar e promover o desenvolvimento dos seus membros. As nossas empresas adotam a Responsabilidade Social Empresarial (RSE) como forma de gestão, definida pela relação ética e transparente da organização com todos os públicos com os quais se relacionam pelo estabelecimento de metas empresariais que impulsionem o desenvolvimento sustentável da sociedade, preservando recursos ambientais e culturais para as gerações futuras, respeitando a diversidade e promovendo a redução das desigualdades sociais. A RSE pode ser uma iniciativa da empresa ou uma contribuição a um projeto já existente. É com esse intuito que a CEEMPRE, juntamente com as Empresas Juniores da UFV, desenvolve o Projeto Sabadão das Crianças, já em sua 6ª edição, voltado para crianças carentes, que acontecerá no dia 25 de maio deste ano. No evento, serão promovidas atividades recreativas, apresentações, espaço de leitura e distribuição de brindes, com o objetivo de promover a interação das Empresas Juniores e dos nossos parceiros com a comunidade de Viçosa. O Sabadão das Crianças será realizado com fundos da CEEMPRE, das Empresas Juniores e dos patrocínios e apoios dos empresários da cidade. Assim, queremos que vocês também façam parte desse projeto para que o evento cresça e alcance um número ainda maior de crianças nesta edição. Por se tratar de um evento de grande mobilização da cidade, ao colaborar com o Sabadão das Crianças, sua empresa ganhará visibilidade e será reconhecida como aquela que, além de oferecer produtos e serviços de qualidade, também se preocupa com o bem-estar de toda sociedade. Dessa forma, seus clientes perceberão sua marca em uma posição de destaque com relação às empresas que não possuem essa preocupação social. A divulgação da sua empresa poderá ser realizada por meio das redes sociais de divulgação do evento, jornais, no site da UFV, cartazes ou banners afixados no dia do evento e brindes personalizados que poderão ser distribuídos. Sua equipe também será bem-vinda a participar pessoalmente das atividades com as crianças. Quaisquer dúvidas entrem em contato conosco pelo telefone (31) 8607-8243 (Carolina – Coordenadora de eventos) ou (31) 9797-2645 (Edson – organização do Sabadão 2013). Contamos com a sua colaboração para construirmos juntos um Sabadão de cultura e diversão para as Crianças! Atenciosamente, CEEMPRE
ANEXO 2 - Artes de chamada
ANEXO 3 – Cartaz de divulgação
ANEXO 4 – Reportagem no jornal